La vida es aprendizaje, cuando dejes de aprender, mueres.

Tom Clancy

Estimadas(os) compañeras(os):En esta oportunidad me es grato presentar en forma resumida la micro clase El Ciclo de Vida de un Documento.

Profesora: Rosa R. Robertson

PRESENTACIÓN

Objetivo:Identificar las fases del ciclo de vida de un documento, desde su creación hasta su disposición o destrucción, basados en las políticas para la conservación de los mismos.

El Ciclo de Vida de un Documento Creación o recibo Distribución Archivo Protección Localización y uso Transferencia Disposición

Tema a Desarrollar:

¿Cómo podrías hacerle

ver a tus estudiantes,

acerca de la

importancia de

conocer el ciclo de

vida de los

documentos?

EL CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

Se refiere a la vida útil del mismo: desde su creación hasta su disposición o destrucción.

Consta de las siguientes fases:

Creación o recibo: Se refiere al documento mecanografiado, a la preparación de un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario.

Distribución: Consiste en hacerlos llegar a las personas que necesitan la información. La misma puede ser interna o externa.

Conservación o archivo: Se refiere a las copias en papel, en el disco duro de la computadora o en discos flexibles, de los documentos que algunas empresas prefieren conservar.

Esto se puede hacer como medio alterno para tener acceso a la información activa cuando el sistema computarizado no está funcionando.

Protección: Cualquier documento de valor debe conservarse adecuadamente, de tal modo que se pueda localizar con facilidad al necesitarlo. Cada institución establece las medidas de seguridad de sus documentos durante su vida útil. Además de seguir los lineamientos que estableces las autoridades nacionales para la conservación de los documentos.

Localización y uso: ¿Por qué se conservan los documentos? Por una razón sencilla: Su uso. No se justifica

perder tiempo y dinero archivando documentos a los que nadie se referirá.

Se requiere conocer la institución y el buen juicio para determinar qué documentos serán usados posteriormente como referencia o como base para la toma de decisiones.

Transferencia: Esto es cuando los documentos activos se convierten en inactivos, deberán transferirse a los archivos semi-activos o inactivos.

De este modo no se recargan los archivos activos. (se hace periódicamente, de acuerdo a un plan establecido).

Disposición o destrucción: Esta es la última fase de un documento cuando ya no tiene ningún valor para la empresa.

El proceso de gestión de archivos de oficina garantizará la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información.

La política para la conservación de los documentos tiene que basarse en las disposiciones legales, la utilidad para la empresa, el valor histórico y los costos involucrados.

Que incluye: velar por la protección y conservación del ambiente.

Luego de observar la explicación del tema, le invito a participar de la siguiente actividad: Divida el grupo en dos, y haga equipos de trabajo, (clases presenciales), luego contestarán las interrogantes que haga el monitor de la clase (profesor), el equipo que contesta más preguntas acertadamente gana. La participación se evaluará de forma individual.

Actividad de clase

Destrezas de Trabajo Colaborativas: : Equipos de trabajoNombre del maestro/a: R Robertson 

Nombre del estudiante:     ________________________________________

CATEGORY 4 3 2 1Trabajando con Otros

Casi siempre escucha, comparte y apoya el esfuerzo de otros. Trata de mantener la unión de los miembros trabajando en grupo.

Usualmente escucha, comparte y apoya el esfuerzo de otros. No causa \"problemas\" en el grupo.

A veces escucha, comparte y apoya el esfuerzo de otros, pero algunas veces no es un buen miembro del grupo.

Raramente escucha, comparte y apoya el esfuerzo de otros. Frecuentemente no es un buen miembro del grupo.

Contribuciones Proporciona siempre ideas útiles cuando participa en el grupo y en la discusión en clase. Es un líder definido que contribuye con mucho esfuerzo.

Por lo general, proporciona ideas útiles cuando participa en el grupo y en la discusión en clase. Un miembro fuerte del grupo que se esfuerza.

Algunas veces proporciona ideas útiles cuando participa en el grupo y en la discusión en clase. Un miembro satisfactorio del grupo que hace lo que se le pide.

Rara vez proporciona ideas útiles cuando participa en el grupo y en la discusión en clase. Puede rehusarse a participar.

Actitud Nunca critica públicamente el proyecto o el trabajo de otros. Siempre tiene una actitud positiva hacia el trabajo.

Rara vez critica públicamente el proyecto o el trabajo de otros. A menudo tiene una actitud positiva hacia el trabajo.

Ocasionalmente critica en público el proyecto o el trabajo de otros miembros de el grupo. Tiene una actitud positiva hacia el trabajo.

Con frecuencia critica en público el proyecto o el trabajo de otros miembros de el grupo. A menudo tiene una actitud positiva hacia el trabajo.

Equipos de trabajoNombre del maestro/a: R Robertson Nombre del estudiante: ________________________________________

Tarea No. 1: Observa los enlaces que se te presenta acerca del ciclo de vida de un documento y los métodos básicos de archivo.

Actividad: Escribe un ensayo sobre el tema, siguiendo los pasos establecidos para la presentación de este e ilustra tu trabajo. Envía como adjunto a la sección destinada para ello.

Ensayo Creativo

Nombre de la profesora: Rosa Robertson Nombre del estudiante: ________________________________________

CATEGORY 4 - Sobre el estándar 3 - Cumple el estándar 2 - Se aproxima al estándar 1 - Debajo del estándar Score

Enfoque o Idea principal

La idea principal nombra el tema del ensayo y esquematiza los puntos principales a discutir.

La idea principal nombra el tema del ensayo.

La idea principal esquematiza algunos o todos los puntos a discutir, pero no menciona el tema.

La idea principal no menciona el tema y ni los puntos a discutir.

Evidencia y ejemplos

Toda la evidencia y los ejemplos son específicos, relevantes y las explicaciones dadas muestran cómo cada elemento apoya la opinión del autor.

La mayoría de la evidencia y de los ejemplos son específicos, relevantes y las explicaciones dadas muestran cómo cada elemento apoya la opinión del autor.

Por lo menos un elemento de evidencia y alguno de los ejemplos es relevante y hay alguna explicación que muestra cómo ese elemento apoya la opinión del autor.

La evidencia y los ejemplos No son relevantes y/o no están explicados.

Conclusión La conclusión es fuerte y dej al lector con una idea absolutamente clara de la posición del autor. Un parafraseo efectivo de la idea principal empieza la conclusión.

La conclusión es evidente. La posición del autor es parafraseada en las primeras dos oraciones de la conclusión.

La posición del autor es parafraseada en la conclusión, pero no

MUCHAS GRACIAS POR LA ATENCIÓN