EL ASESOR JURÍDICO DEL INSTITUTO DE DEPORTES Y … · Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos,...
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR INSTITUTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN – INDER, ALCALDÍA DE MEDELLÍN FECHA DE APROBACIÓN: 26/06/2018 COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSIÓN: 1 FECHA DE PUBLICACIÓN: 13/07/2018
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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
INSTITUTO DE DEPORTES Y RECREACIÓN – INDER, ALCALDÍA DE
MEDELLÍN
FECHA DE APROBACIÓN: 26/06/2018
COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
ARCHIVO CENTRAL
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
VERSIÓN: 1
FECHA DE PUBLICACIÓN: 13/07/2018
INSTITUTO DE DEPORTES Y RECREACÍON INDER, ALCALDÍA DE MEDELLÍN
PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. CONTEXTO ESTRATÉGICO .................................................................................................................... 5
1.1. MISIÓN .............................................................................................................................................. 6 1.2. VISIÓN .............................................................................................................................................. 6 1.3. VALORES ÉTICOS ........................................................................................................................... 6
1.3.1. Responsabilidad ....................................................................................................................... 7 1.3.2. Transparencia ........................................................................................................................... 7 1.3.3. Compromiso ............................................................................................................................. 7 1.3.4. Honestidad................................................................................................................................ 8 1.3.5. Confianza ................................................................................................................................. 8 1.3.6. Rectitud .................................................................................................................................... 9 1.3.7. Respeto .................................................................................................................................... 9
1.4. ESTRUCTURA INTERNA ................................................................................................................10 2. PROPÓSITO ............................................................................................................................................10 3. MARCO REFERENCIAL ..........................................................................................................................11
3.1. MARCO LEGAL ...............................................................................................................................11 3.2. MARCO CONCEPTUAL ...................................................................................................................12
4. POLÍTICA DE CALIDAD...........................................................................................................................15 4.1. OBJETIVO DE CALIDAD: ................................................................................................................16
5. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS ..................................................................................................16 5.1. DIAGNÓSTICO Y/O IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL .............................................16
5.1.1. Locativo ...................................................................................................................................16 5.1.2. Condiciones Medioambientales ...............................................................................................17 5.1.3. Recursos Humanos .................................................................................................................18 5.1.4. Recursos Físicos .....................................................................................................................18 5.1.5. Recursos Tecnológicos ...........................................................................................................18 5.1.6. Administración de los procesos archivísticos ..........................................................................18 5.1.7. Mapa de Riesgos .....................................................................................................................19 5.1.8. Matriz DOFA ............................................................................................................................20
5.2. IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS ..................................................21 5.2.1. IDENTIFICACIÓN ....................................................................................................................21
5.2.2. PRIORIZACIÓN ...........................................................................................................................22 5.3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR ...............................................................................................28 5.4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ........................................................................................................29 5.5. FORMULACIÓN PLANES Y PROYECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL ....................................29 5.6. MAPA DE RUTA ..............................................................................................................................30 5.7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA ..........................................................................................31 5.8. AJUSTES DEL PLAN .......................................................................................................................31
ANEXOS
INTRODUCCIÓN
El Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, creado
mediante Decreto 270 de 1993, como entidad pública descentralizada del orden
municipal, adscrita a la Alcaldía de Medellín, encargado de fomentar el deporte, la
actividad física, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre, mediante la
oferta de programas, en espacios que contribuyan al mejoramiento de la cultura
ciudadana y la calidad de vida de los habitantes del municipio de Medellín.
Además en su calidad de entidad pública, con el objeto de dar cumplimiento al
Decreto Ley 2609 de 2012, ha previsto desarrollar para el periodo 2018 al 2022 un
Plan Institucional de Archivos –PINAR, teniendo como punto de referencia las
necesidades identificadas en el diagnóstico integral de archivos, la matriz DOFA y
los diferentes planes de mejoramiento internos y externos generados para dar
respuesta a estas.
En este documento se describe el Plan Institucional de Archivos, como el
instrumento para la planeación de la función archivística que se articula con los
demás planes y proyectos estratégicos previstos por la entidad.
La formulación del PINAR establece la planeación y seguimiento de las
actividades necesarias para su cumplimiento y evidencia la ejecución del
Programa de Gestión Documental – PGD, en su implementación se contemplan el
recurso humano, tecnológico, presupuestal y de infraestructura.
Posteriormente se estructuran los planes que pertenecen a la gestión documental,
estableciendo metas, fechas de realización e indicadores para cada uno de ellos.
La metodología utilizada para su diseño fue la establecida por el Archivo General
de la Nación de Colombia en el Manual para la Formulación del Plan Institucional
de Archivo y la Metodología General ajustada al Instituto.
El equipo de trabajo del Archivo Central como responsable de la elaboración del
PINAR, presenta a continuación este instrumento de planeación archivística para
Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín.
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO
El Instituto de Deportes y Recreación – INDER, como entidad pública
descentralizada del orden municipal, adscrita a la Alcaldía de Medellín, debe
acogerse a lo establecido en la Ley General de Archivos (594 de 2000) y a sus
decretos, acuerdos y circulares reglamentarias.
El INDER, cuenta con una estructura de 8 dependencias, entre las cuales se
encuentra Dirección General, Oficina de Control Interno, Subdirección de Fomento
Deportivo y Recreativo, Subdirección de Escenarios, Oficina Asesora de
Planeación, Oficina Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora Jurídica y la
Subdirección Administrativa y Financiera quien actúa como responsable del
equipo de trabajo del Archivo Central del Instituto.
El Archivo Central, conformado por un equipo de trabajo de servidores, entre líder,
técnicos, auxiliares y contratistas, es el responsable de elaborar el PINAR, el cual
deberá ser coherente con el contexto estratégico del Instituto de Deportes y
Recreación – INDER.
Por esta razón, el PINAR del Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía
de Medellín, se fundamenta en:
1.1. MISIÓN
Fomentar el deporte, la actividad física, la recreación y el aprovechamiento del
tiempo libre, mediante la oferta de programas en espacios que contribuyan al
mejoramiento de la cultura ciudadana y la calidad de vida de los habitantes del
municipio de Medellín.
1.2. VISIÓN
El Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, será un
agente de formación de cultura ciudadana y transformación social, líder en el
desarrollo del deporte, la actividad física y la recreación, dinámico, altamente
eficiente y el principal referente en la proyección, construcción y administración de
infraestructura deportiva, recreativa y de actividad física para una ciudad
equitativa, incluyente y respetuosa de la vida.
1.3. VALORES ÉTICOS
Son la forma de ser, pensar y actuar de las personas, los que posibilitan la
construcción de todo lo bueno y favorable que tiene el ser humano, además
permiten su desarrollo y realización.
En el Instituto de Deporte y Recreación de Medellín se reconoce y se actúa
partiendo de los valores que a continuación se relacionan:
1.3.1. Responsabilidad
Es aquel enmarcado en la conciencia de la persona humana que le permite
reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos y que
debemos tener en nuestra vida diaria. Nace a partir de la capacidad humana para
elegir entre diferentes opciones y actuar, haciendo uso de la libre voluntad.
Comportamiento: El servidor INDER Medellín, se obliga a responder por sus actos,
procesos, acciones y programas; que a su vez, cumple con sus obligaciones o que
pone cuidado y atención en lo que hace o decide.
1.3.2. Transparencia
Conducta evidente y sin ambigüedades, siguiendo los procesos de acuerdo con
los lineamientos establecidos y dando a conocer los resultados de la gestión en
forma clara, veraz y oportuna generando confianza y credibilidad.
Comportamiento: En el INDER Medellín, se comunican ampliamente los
resultados de la gestión y se entrega al público la información solicitada de
manera veraz y oportuna. Hay disposición al libre examen por parte de la
comunidad y de las entidades de control.
1.3.3. Compromiso
Es la capacidad del individuo para tomar conciencia, para cumplir con el desarrollo
de su trabajo y de los objetivos trazados por la Institución; labor que debe ser
asumida con profesionalidad, responsabilidad y lealtad, poniendo el mayor
esfuerzo para lograr un servicio de calidad que satisfaga y supere las expectativas
de los usuarios y demás colaboradores.
Comportamiento; Los servidores del INDER Medellín cumplen con la obligación
contraída, la palabra dada y la fe empeñada, en algo o en alguien, por plena
convicción personal y los obliga a grandes realizaciones.
1.3.4. Honestidad
Tiene una estrecha relación con la verdad y la justicia. En la relación entre el
pensar y el actuar, busca entregar en términos misionales a cada quien lo que
competa, de acuerdo con lo planteado como objetivo en la Institución. La
honestidad, refleja la actitud de confianza en la que se cimenta el respeto por los
otros y por sí mismo. En un sentido evidente, se refiere al respeto a la verdad en
concordancia con las personas, las cosas y el mundo.
Comportamiento: La honestidad como fundamento del comportamiento humano,
basa el actuar de los servidores del INDER Medellín, dirigido a proyectar la
Institución con criterio justo, de confianza y transparencia hacia la comunidad.
1.3.5. Confianza
Es el convencimiento que alcanzamos sobre nuestras propias capacidades y
cualidades, generando proyección de credibilidad en el actuar. La confianza se
expresa en la toma de decisiones, en el manejo de las relaciones interpersonales
y en la certeza del cumplimiento de lo asignado.
Comportamiento: Quienes prestan sus servicios al INDER Medellín, lo deben
hacer de manera eficaz generando confianza entre nuestros usuarios.
1.3.6. Rectitud
Actuación ordenada, sin desviaciones y orientada al cumplimiento día a día de la
misión institucional y del ordenamiento jurídico vigente: procurando satisfacer el
interés general, sin buscar provecho o ventaja personal, para sí o para otras
personas.
Comportamiento: Quienes prestan sus servicios al INDER Medellín, para actuar
con rectitud deben garantizar su independencia; de tal manera, que sólo busquen
la satisfacción de las necesidades de la comunidad.
1.3.7. Respeto
Es el reconocimiento de los derechos que tienen los individuos y la sociedad,
reconoce la autonomía de cada ser humano y acepta el derecho a ser diferente.
Significa valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad.
Comportamiento: En el INDER Medellín, se reconoce el respeto en el trato digno y
amable en la atención y prestación de los servicios, tanto al público interno como a
los usuarios y la comunidad en general, sin distingo de edad, sexo, raza, religión,
condición política o educación.
El Código de Ética, del INDER Alcaldía de Medellín es el cimiento de los
principios, valores y las políticas éticas, que dan forma al marco orientador para la
toma de decisiones de las personas que integran el Instituto; en consecuencia, se
asume como el sistema de parámetros básicos para la acción cotidiana que
convoca al compromiso de actuar con transparencia, eficiencia y equidad en cada
decisión.
1.4. ESTRUCTURA INTERNA
2. PROPÓSITO
Elaborar el instrumento que permita la planeación archivística y construir un plan
de acción que contribuya a la mejora continua de los procesos del Instituto de
Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, el cual deberá alinearse
con todas las dependencias y la información generada en sus funciones en todos
los soportes (físico, magnético, electrónico, etc.). La formulación del PINAR
prioriza las actividades necesarias para la ejecución y cumplimiento del Programa
de Gestión Documental – PGD.
3. MARCO REFERENCIAL
3.1. MARCO LEGAL
Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, especialmente el Artículo 4
“Principios Generales”.
Ley 1712 de 2014, Ley de Transparencia y de Derecho de acceso a la
Información Pública Nacional, especialmente en el artículo 16 “Archivos”.
Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura” Libro II “régimen reglamentario del sector
cultura” Parte VIII “Patrimonio bibliográfico, hemerográfico, documental y
archivístico” Titulo II “Patrimonio archivístico”.
Decreto Ley 2609 de 2012, Artículo 8 “Instrumentos Archivísticos para la
Gestión Documental”.
Acuerdo 049 del 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 61 del capítulo 7º
de conservación documentos el reglamento general de archivos sobre
"condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
Acuerdo 050 del 2000. Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII
"conservación de documento", del Reglamento general de archivos sobre
"Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de
riesgo".
3.2. MARCO CONCEPTUAL
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas
a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Aspecto crítico: Percepción de problemáticas referentes a la función archivística
que presenta el Instituto, como resultado de la evaluación de la situación actual.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como
la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la
investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una
institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración
y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta,
película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por
computador.
Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Instrumentos archivísticos: Herramientas con propósitos específicos, que tienen
por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión
documental y la función archivística.
Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer
archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Programa de Gestión Documental – PGD: Documento estratégico para la
gestión documental en el que se establecen las estrategias que permitan a corto
mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de la prestación de
servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas
específicos del proceso de gestión documental. El PGD hace parte del Plan
Estratégico Institucional, es aprobado por el Comité Interno de Archivo y está
armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión, establecidos por
la legislación, dando alcance al cumplimiento a la aplicación de la normatividad
vigente en la materia.
Plan: Diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro.
Plan Estratégico Institucional: Instrumento que organiza y orienta
estratégicamente las acciones de la Entidad en un plazo de cuatro años, para
alcanzar objetivos acordes con su misión y con el Plan Nacional de Desarrollo.
Riesgo: Posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre los
objetivos institucionales o de proceso. Se expresa en términos de probabilidad y
consecuencia.
4. POLÍTICA DE CALIDAD
El Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, contribuye a
la formación de la cultura ciudadana y la convivencia en el municipio de Medellín,
a través de la oferta de actividad física saludable, prácticas deportivas y
recreativas, en espacios sostenibles, segura y adecuada. El Instituto enmarca su
empeño de gestión Integral, en el cumplimiento de sus requisitos aplicables, la
planificación estructurada, el control y mejoramiento continuo de los procesos y
asumiendo con responsabilidad los siguientes compromisos:
Cliente Externo:
Identificamos las necesidades y expectativas de forma permanente con el fin
de orientar la gestión a la satisfacción del ciudadano.
Cliente Interno:
Prevenimos la ocurrencia de enfermedades y accidentes laborales
identificando peligros, valorando y controlando riesgos. Contamos con
personal y proveedores competentes y calificados.
Con el medio ambiente:
Promovemos la protección del medio ambiente y nos comprometemos a
mejorar nuestro desempeño ambiental, haciendo un uso eficiente de los
recursos naturales, reduciendo la contaminación y generando cultura
ambiental en nuestro personal y usuarios.
Con la administración de recursos:
Administramos de forma eficiente los recursos financieros, físicos,
tecnológicos, naturales y el talento humano. Asignamos los recursos para
garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales, la satisfacción de
las necesidades y expectativas del ciudadano, un ambiente laboral seguro y
saludable.”
4.1. OBJETIVO DE CALIDAD:
Fortalecer el Sistema de Gestión Integral proponiendo herramientas prácticas que
apoyen los procesos institucionales, dando respuesta a los requerimientos legales
y promoviendo la mejora continua del sistema.
5. PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS
5.1. DIAGNÓSTICO Y/O IDENTIFICACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
Para la elaboración del diagnóstico se aplicó la metodología del Archivo General
de la Nación, la referencia normativa de la Ley 594 del 2000, Acuerdo 049 del
2000, Acuerdo 50 del 2000 y el manual de formulación del Plan Institucional de
Archivos – PINAR, por medio de la cual se identifican los siguientes aspectos
referentes a la situación actual del área:
5.1.1. Locativo
El Archivo Central del Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de
Medellín, está ubicado en la calle 47D No. 75 - 276 Sector velódromo, con un área
de 186 m²; el Archivo Histórico está ubicado en las instalaciones del Estadio
Atanasio Girardot Carrera 74 No. 48010, con un área de 250 m². Los pisos, muros
y techos de ambas áreas se encuentran en buen estado.
Respecto a su capacidad de almacenamiento, en el depósito de Archivo Central
se encuentran 983 metros lineales (ml) de archivo dispuestos en 91 estanterías y
2 archivadores rodantes, el espacio de este depósito no es suficiente para alojar la
documentación de las transferencias documentales primarias anuales, motivo por
lo cual se debe trasladar la documentación a un espacio que pertenece al Archivo
Histórico. En el Archivo Histórico se encuentran 400 metros lineales (ml) de
archivo dispuestos en 27 estanterías, y 149 estanterías de documentación
perteneciente al Archivo central.
Los Archivos de Gestión están ubicados en las 27 oficinas productoras de
documentos, se cuenta con 120 metros lineales (ml) de archivo dispuestos en
archivadores verticales y horizontales de gavetas porta carpetas.
5.1.2. Condiciones Medioambientales
El Archivo Central cuenta con ventilación natural, las ventanas no están
completamente polarizadas, lo cual permite la entrada de luz directa a los
documentos, la temperatura es inadecuada, ya que el depósito no cuenta con
extractores de aire para mantener una temperatura apropiada que evite afectar la
calidad de la documentación y su conservación.
El Archivo Histórico no cuenta con ventilación natural, las dos ventanas son de un
diámetro angosto y no permiten la circulación de aire constante, la temperatura es
inadecuada, ya que el depósito cuenta con dos extractores de aire de tamaño
limitado frente a la necesidad del área del depósito, que no cumplen con lo
requerido para mantener una temperatura adecuada en el archivo.
5.1.3. Recursos Humanos
El personal asignado al área de gestión documental está conformado por un líder
y once auxiliares administrativos con formación y experiencia en el manejo de la
documentación.
5.1.4. Recursos Físicos
El instituto cuenta con los insumos requeridos para el cabal cumplimiento de la
organización y preservación de la documentación generada, como el papel, las
tintas, las cajas X200, ganchos legajadores, cumpliendo con los estándares y
políticas establecidos por el instituto y la normatividad vigente.
5.1.5. Recursos Tecnológicos
El archivo Central e Histórico posee doce equipos de cómputo, una impresora,
cinco escáner y un Sistema de Gestión electrónico Documental con la
infraestructura necesaria para la administración de comunicaciones oficiales.
5.1.6. Administración de los procesos archivísticos
El Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, de acuerdo a
los lineamientos establecidos por la Ley 594 de 2000, los Decretos, Acuerdos,
Circulares reglamentarias, y según el del Decreto Ley 2609 de 2012, artículo 8°
sobre “Instrumentos archivísticos para la gestión documental”, la entidad cuenta
con los siguientes instrumentos archivísticos:
Cuadros de Clasificación Documental (CCD)
Tablas de Retención Documental (TRD)
Plan Institucional de Archivos (PINAR)
Inventario Documental.
De los nueve instrumentos Archivísticos definidos en el artículo 8° del Decreto Ley
2609 de 2012, se encuentra en proceso de aprobación por el Comité Interno de
Archivo el Programa de Gestión Documental (PGD). En proceso de convalidación
y aprobación por el Consejo Departamental de Archivos la segunda actualización
de la Tabla de Retención Documental (TRD) y por elaborar el Modelo de requisitos
para la gestión de documentos electrónicos, los mapas de procesos, flujos
documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de
la entidad y Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los
documentos.
5.1.7. Mapa de Riesgos
Para la elaboración de este plan se tuvo en cuenta el mapa de riesgos del proceso
de Gestión Documental, en la cual se identifican los siguientes riesgos: Brindar
información errónea; Omisión de registros necesarios; Daño de la Información;
Tráfico de influencias; Falsedad en documento y; Decisiones ajustadas a intereses
particulares.
5.1.8. Matriz DOFA
FORTALEZAS AMENAZAS
Comité Interno de Archivo con su reglamento y funciones. Sanción por incumplimiento de la normatividad vigente en cuanto al espacio de los archivos de gestión y condiciones ambientales.
La entidad dispone de dos depósitos para alojar la documentación producida por las diferentes dependencias.
Deterioro de los documentos por factores de origen biológico, físico, químico virus informáticos y catástrofes.
Se cuenta con una Unidad de Correspondencia debidamente adecuada para la recepción y envío de documentación.
Perdida de documentos.
Se cuenta con un sistema de Información para el recibo y radicación de los documentos recibidos y enviados del instituto.
En caso de siniestro, no se cuenta con un plan de emergencias para la documentación y será difícil atenderlo de manera adecuada.
El área de archivo cuenta con personal idóneo para el cabal cumplimiento de la gestión documental.
Dificultad en la búsqueda de la información solicitada, incurriendo en el incumplimiento a los tiempos de respuesta de las PQRSC.
Se ha contribuido y ejecutado proyectos de Gestión Documental que han permitido la organización, custodia y dispuestos para la consulta.
Se cuenta con Tablas de Retención Documental.
Se cuenta con Tablas de Valoración aprobadas e implementadas.
Se cuenta con unidades de almacenamiento (Planotecas) para otros documentos especiales, como planos.
DEBILIDADES OPORTUNIDADES
La infraestructura física de los depósitos es insuficiente para almacenar la alta producción documental, de igual manera requiere adecuaciones de sistemas de seguridad (alarmas), sistemas de ventilación y regular la iluminación directa en los espacios que almacenen documentación. No se cuenta con un Programa de Gestión Documental – PGD, aprobado.
La normatividad archivística Colombiana establece el alcance, metodología, uso, aplicación y condiciones técnicas ideales de la gestión documental y sus diferentes instrumentos.
No se cuenta con el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Se cuenta con recurso humano de apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia, siendo un punto de partida para la implementación de una adecuada administración de la documentación.
No se cuenta con bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
Convenios de práctica académica para la provisión de servicios archivísticos de apoyo.
No se cuenta con mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
Oferta de cursos de formación y actualización en gestión documental.
No se cuenta con Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Se están realizando procesos de organización y procesos de conservación.
No se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación.
Se dispone de una infraestructura que puede ser adaptada y puesta a disposición para un adecuado almacenamiento documental.
No se cuenta consolidado el Manual de Gestión Documental. No se cuenta con un Plan de Prevención y Respuesta ante emergencias para el Archivo Histórico.
5.2. IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE ASPECTOS CRÍTICOS
5.2.1. IDENTIFICACIÓN
Se analizaron los Planes de mejoramiento del Proceso de Gestión Documental
resultado de las auditorías ejecutadas, el diagnóstico integral de archivos, y la
revisión de los procedimientos de Gestión Documental, concluyendo los aspectos
críticos y sus riesgos como se observa en la siguiente tabla:
ASPECTOS CRÍTICOS RIESGO
No se cuenta con un Programa de Gestión Documental – PGD, aprobado. La infraestructura física de los depósitos es insuficiente para almacenar la alta producción documental, de igual manera requiere adecuaciones de sistemas de seguridad (alarmas), sistemas de ventilación y regular la iluminación directa en los espacios que almacenen documentación.
Ineficiencia: conservar en el depósito de Archivo Central los documentos durante todo su ciclo vital.
Deterioro documental
No se cuenta con el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
Deterioro y daños irreparables en los documentos.
No se cuenta con bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
Incumplimiento de la normatividad archivística Colombiana.
No se cuenta con mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
Brindar información errónea.
No se cuenta con Tablas de control de acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
Omisión de registros necesarios.
No se cuenta con un Sistema Integrado de Conservación.
No se cuenta consolidado el Manual de Gestión Documental. Falsedad en documento.
No se cuenta con un Plan de Prevención y Respuesta ante emergencias para el Archivo Histórico.
Daño de la Información.
Decisiones ajustadas a intereses particulares.
5.2.2. PRIORIZACIÓN
De acuerdo a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 594 del 2000, se identifican cinco ejes articuladores que permiten agrupar y mejorar la gestión documental de las entidades, estos son:
1. Administración de Archivos: Involucra aspectos de la infraestructura, el presupuesto, la normatividad y la política, los procesos, procedimientos y el personal.
2. Acceso a la información: Comprende aspectos como transparencia, la participación y el servicio al ciudadano, y la organización documental.
3. Preservación de la información: Incluye aspectos como la conservación y almacenamiento de información.
4. Aspectos tecnológicos y de seguridad: Abarca aspectos como la seguridad de la información y la infraestructura tecnológica.
5. Fortalecimiento y articulación: Involucra aspectos como la armonización de la gestión documental con otros modelos de gestión.
El criterio de la evaluación se dará dependiendo el impacto que ocasione cada
aspecto, al final la sumatoria no puede exceder de diez según lo dictado por el AGN (Archivo General de la Nación) en el Manual para la formulación del plan institucional de archivo PINAR.
Eje No. Aspecto a evaluar Si No Parcialmente Observaciones
Administración de archivos
1 Se considera el ciclo vital de los documentos integrados aspectos, administrativos, legales, funcionales y técnicos
x
2 Se cuenta con todos los instrumentos archivísticos socializados e implementados
x
Se cuenta con Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD), Tabla de Valoración Documental (TVD) e Inventario Documental, estos instrumentos estan implementados y socializados.
3 Se cuenta con procesos de seguimiento, evaluación y mejora para la gestión documental
x
4 Se tiene establecida la política de la gestión documental
x Se encuentra en proceso de aprobación.
5 Los Instrumentos archivísticos involucran la documentación electrónica
x Los documentos electrónicos se encuentran contemplados en los programas específicos del posterior Programa de gestión Documental - PGD
6 Se cuenta con procesos y flujos documentales normalizados y medibles
x No se ha realizado el análisis de procesos y flujos documentales.
7 Se documentan procesos o actividades de gestión documental
x
Los procesos y actividades de gestión documental vigentes se encuentran registrados en el Sistema Integrado de Gestión del Instituto, sin embargo los mismos se encuentran en análisis para su actualización y se contempla adicionar nuevos procesos.
8 Se cuenta con la infraestructura adecuada para resolver las necesidades documentales y de archivo
x
La infraestructura física de los depósitos es insuficiente para almacenar la alta producción documental, de igual manera requiere adecuaciones de sistemas de seguridad (alarmas), sistemas de ventilación y regular la iluminación directa en los espacios que almacenen documentación.
9 El personal de la entidad conoce la importancia de los documentos e interioriza las políticas y directrices concernientes a la gestión de los documentos
x
Debido a que el personal de la entidad está en constante rotación, se dificulta la total aceptación e interiorización de las políticas y directrices de la gestión documental.
10 Se cuenta con el presupuesto adecuado para atender las necesidades de la gestión documental y de archivo
x
Total 3 3 4
Eje No. Aspecto a evaluar Si No Parcialmente Observaciones
Acceso a la información
1 Se cuenta con políticas que garanticen la disponibilidad y accesibilidad de la información
x Se encuentra en proceso de aprobación.
2 Se cuenta con personal idóneo y suficiente para atender las necesidades documentales y de archivo de los usuarios
x
3 se cuenta con un esquema de comunicación en la entidad para difundir la importancia de la gestión
x
4 Se cuenta con un esquema de capacitación y formación internos para la gestión de documentos, articulados con el plan institucional de capacitación.
x
La inclusión dentro del Plan Institucional de Capacitación se encuentran contemplada en los programas específicos del posterior Programa de gestión Documental - PGD
5 Se cuenta con instrumentos archivísticos de descripción y clasificación para sus archivos.
x
6 El personal hace buen uso de las herramientas tecnológicas destinadas a la administración de la información de la entidad.
x
7 Se ha establecido la caracterización de usuarios de acuerdo a sus necesidades de información.
x En la actualidad no se cuenta con la caracterización
para definir estos perfiles.
8 Se cuenta con iniciativas para fomentar el uso de nuevas tecnologías para optimizar el uso del papel
x
Actualmente se está analizando el Sistema de Gestión Documental para fomentar el uso de las nuevas tecnologías, partiendo del expediente
electrónico.
9 Se tiene implementada la estrategia de gobierno en línea -GEL
x Actualmente el instituto se encuentra en la
construcción de esta estrategia.
10 Se cuenta con canales (locales en línea) de servicio, atención y orientación al ciudadano.
x
Total 5 4 1
Eje No. Aspecto a evaluar Si No Parcialmente Observaciones
Preservación de la información
1 Se cuenta con procesos de herramientas normalizados para la preservación y conservación a largo plazo de los documentos.
x No se ha elaborado el Sistema Integrado de
Conservación - SIC
2 Se cuenta con un esquema de metadatos, integrados a otros sistemas de gestión.
x
El Programa de Implementación de Metadatos se encuentra contemplado en los programas
específicos del posterior Programa de gestión Documental - PGD
3 Se cuenta con archivos central e histórico. x
4 La conservación y preservación se basa en la normativa, requisitos legales, administrativos y técnicos que le aplica a la entidad.
x
5 Se cuenta con un sistema integrado de conservación - SIC
x No se ha elaborado el Sistema Integrado de
Conservación - SIC
6 Se cuenta con una infraestructura adecuada para el almacenamiento, conservación y preservación de la documentación física y electrónica.
x Actualmente no se ha adecuado la infraestructura
para la documentación electrónica.
7 Se cuenta con procesos documentados de valoración y disposición final.
x
8 Se tienen implementados los estándares que garanticen la preservación y conservación de los documentos.
x No se ha elaborado el Sistema Integrado de
Conservación - SIC
9 Se cuenta con esquema de migración y conversión normalizados.
x Actualmente no se cuenta con este esquema.
10 Se cuenta con modelos o esquemas de continuidad del negocio.
x Actualmente no se cuenta con este esquema.
Total 3 6 1
Eje No. Aspecto a evaluar Si No Parcialmente Observaciones
Aspectos tecnológicos y de seguridad
1
Se cuenta con políticas asociadas a las herramientas tecnológicas que respaldan la seguridad, usabilidad, accesibilidad y autenticidad de la información.
x Se encuentra en proceso de aprobación.
2 Se cuenta con herramientas tecnológicas acordes a las necesidades de la entidad, las cuales permiten hacer buen uso de los documentos.
x
3 Se cuenta con acuerdos de confidencialidad y políticas de protección de datos a nivel interno y con terceros.
x Actualmente no se cuenta con estos acuerdos o
políticas.
4 Se cuenta con políticas que permitan adoptar tecnologías que contemplen servicios de contenidos orientados a gestión de los documentos.
x Actualmente no se cuenta con estas políticas.
5 Las aplicaciones son capaces de generar y gestionar documentos de valor archivístico cumpliendo con los procesos establecidos.
x Actualmente las aplicaciones no generan
documentos de valor archivístico.
6
Se encuentra estandarizada la administración y gestión de la información y los datos en herramientas tecnologías articuladas con el sistema de gestión de seguridad de la información y los procesos archivísticos establecidos.
x Actualmente no se cuenta estandarizada.
7 Se cuenta con mecanismos técnicos que permitan mejorar la adquisición, uso y mantenimiento de las herramientas tecnológicas.
x
8 Se cuenta con tecnologías asociadas al servicio del ciudadano, que le permita la participación e interacción.
x
9 Se cuenta con modelos para la identificación, evaluación y análisis de riesgos.
x Actualmente no se han establecido.
10
Se cuenta con directrices de seguridad de información con relación al recurso humano, al entorno físico y electrónico, al acceso y los sistemas de información.
x
Total 4 6 0
Eje No. Aspecto a evaluar Si No Parcialmente Observaciones
Fortalecimiento y articulación.
1 La gestión documental se encuentra implementada con el modelo integrado de planeación y gestión.
x Actualmente se encuentra en proceso de
actualización y articulación.
2 Se tiene articulada la política de gestión documental con los sistemas y modelos de gestión de la entidad.
x Actualmente se encuentra en proceso de
actualización y articulación.
3 Se cuenta con alianzas estratégicas que permitan mejorar e innovar la función archivística de la entidad.
x Actualmente no hay alianza con ninguna entidad
referente a la función archivística.
4 Se aplica el marco legal y normativo concerniente a la función archivística.
x
5 Se cuenta con un Sistema de Gestion Documental basado en estándares nacionales e internacionales.
x Actualmente se encuentra en análisis para aplicar acciones de mejora que apunten a los estándares
nacionales e internacionales.
6 Se tienen implementadas acciones para la gestión del cambio.
x Actualmente no hay implementadas acciones para
la gestión del cambio.
7 Se cuenta con procesos de mejora continua. x Se realizan constantemente procesos de mejora de
acuerdo a los requerimientos normativos.
8 Se cuenta con instancias asesoras que formulen lineamientos para la aplicación de la función archivística de la entidad.
x Actualmente no se ha establecido contacto con
alguna entidad asesora.
9 Se tienen identificados los roles y responsabilidades del personal y las áreas frente a los documentos.
x
10 La alta dirección está comprometida con el desarrollo de la función archivística de la entidad.
x
Total 3 3 4
Para la priorización, se establece una escala de calificación de 1 a 10, que obedece al grado de afectación del aspecto crítico en relación al eje articulador. Siendo 1 el de menor afectación y 10 el de mayor. La sumatoria total de la calificación se obtiene de la suma de cada uno de los aspectos críticos y cada eje articulador, los resultados reflejan el impacto que tienen cada uno de ellos en la gestión de la información en el instituto.
Administración
de archivos
Acceso a la
información
Preservación
de la
información
Aspectos
tecnológicos y
de seguridad
Fortalecimiento
y articulaciónTotal
1 Programa de Gestión Documental – PGD 8 7 4 7 7 33
2 Infraestructura física 6 6 8 2 2 24
3Modelo de requisitos para la gestión de documentos
electrónicos6 6 4 7 5 28
4Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series
documentales.4 6 2 4 2 18
5Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de
las funciones de las unidades administrativas de la entidad.5 5 2 4 6 22
6 Tablas de control de acceso 6 6 2 5 4 23
7 Sistema Integrado de Conservación - SIC 6 5 9 8 4 32
8 Manual de Gestión Documental 7 6 4 2 7 26
9 Plan de Prevención y Respuesta ante emergencias 4 3 5 3 3 18
Total 52 50 40 42 40
Items Aspecto críticos
Ejes articuladores
5.3. VISIÓN ESTRATÉGICA DEL PINAR
El Instituto de Deportes y Recreación INDER – Alcaldía de Medellín, contará con un Instrumento que permite implementar, apropiar y mejorar la información física y digital desde su producción, trazabilidad, recuperación, preservación y conservación, articulando todos los planes y proyectos de la gestión documental que garantizan el cumplimiento a las necesidades de la administración y los usuarios, con una gestión transparente, eficaz y eficiente.
5.4. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Lograr el fortalecimiento de las políticas de la gestión documental.
Fortalecer la importancia de la gestión documental y todos los programas y
proyectos propuestos.
Promover la implementación de los recursos tecnológicos en relación a la
gestión documental del Instituto.
Asesorar, capacitar y apoyar en la aplicación de los nuevos planes que se
articulen con los programas y proyectos estratégicos del Instituto.
5.5. FORMULACIÓN PLANES Y PROYECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Los planes y proyectos fueron alineados a partir del establecimiento de los
aspectos críticos y su priorización, partiendo de los ejes articuladores. Se tuvo en
cuenta el alcance, las metas, las actividades a desarrollar, los indicadores,
recursos y responsables.
Anexo 1. Planes y Proyectos Archivísticos.
5.6. MAPA DE RUTA
El siguiente Mapa de Ruta se elabora partiendo del puntaje obtenido en la
priorización de los aspectos críticos y ejes articuladores, siendo una herramienta
que permite al Instituto reconocer la importancia de cada uno de los planes y
proyectos que se encuentran en trámite y aquellos que están previstos para su
realización y ejecución, desarrollándolos a corto, mediano y largo plazo, en un
orden consecutivo de acuerdo a este puntaje, partiendo del que haya obtenido
mayor valor hasta el de menor valor.
Mapa de Ruta
No. Plan o Proyecto Corto plazo Mediano plazo Largo plazo
2017 2018 2019 2020 2021 2022
1 Programa de Gestión Documental – PGD
2 Sistema Integrado de Conservación - SIC
3 Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
4 Manual de Gestión Documental
5 Ampliación y adecuación de las instalaciones locativas del Archivo
6 Tablas de Control de Acceso
7 Mapas de procesos, flujos documentales y descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
8 Bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
9 Plan de Prevención y Respuesta ante emergencias - Archivo
5.7. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEJORA
Basados en el Manual Formulación Plan Institucional de Archivos – PINAR del Archivo General de la Nación, el Instituto diseñó un cuadro de Seguimiento, control y mejora, partiendo de los indicadores establecidos para cada uno de los Programas y Proyectos, contemplando su medición trimestral durante la ejecución. Anexo 2. Seguimiento, control y mejora
5.8. AJUSTES DEL PLAN
El equipo técnico del Archivo Central del Instituto de Deportes y Recreación – INDER, Alcaldía de Medellín, realizará los ajustes necesarios del presente Plan Institucional de Archivos – PINAR, teniendo en cuenta el Mapa de Ruta, el desarrollo de las actividades programadas y sus tiempos de ejecución. ANEXOS Por motivos de formato se consolidan en un documento adicional.
