Ejempo Definicion de Procedimientos

7/24/2019 Ejempo Definicion de Procedimientos

1/4

Clave PSGC01Revisin 1Fecha 27/05/04

Definicin de Procedimientos

Pgina 1 de 4Aprobado por:

Arturo Ojeda de la CruzCoordinador del SGC

Revisado por:Arturo Ojeda de la Cruz

Coordinador del SGC

1.- PROPSITO: Establecer un estndar para elaborar los documentos del SGC de laAUNISON, con los mismos puntos, criterios de edicin y contenido.

2.- ALCANCE: Todos los procesos y actividades del SGC que sea necesariodocumentar.

3.- REFERENCIAS:PSGC02 Control de Documentos

4.- DEFINICIONES:SGC: Sistema de Gestin de Calidad.Coordinador del SGC: Persona designada para representar al Comitde Calidad en lo relativo al SGC.Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o queinteractan, las cuales transforman elementos de entrada enresultados.Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad oun proceso.Instruccin de Trabajo: Descripcin detallada de cmo realizar yregistrar las tareas por una persona.Formato: Documento utilizado para registrar los datos requeridos porel SGC.Responsable del Proceso: Director del rea a la que pertenece un

proceso.NA: No Aplica.

5.- DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:

5.1 El Coordinador del SGC es el responsable de que todos los procesos y actividadesdel SGC se definan, revisen y aprueben de acuerdo a este procedimiento.

5.2 Toda la documentacin del SGC se elabora y controla por medio electrnico a travsdel software denominado CEDOC (Control Electrnico de Documentos) segn sedescribe en el procedimiento "Control de Documentos" (PSGC02).

5.3 La documentacin del SGC tiene un encabezado en todas las pginas con lossiguientes datos de identificacin y control :

* Escudo de la Universidad de Sonora en el margen superior izquierdo* Logotipo del SGC en el margen superior derecho,* Nombre del documento,* Clave del documento: se asigna de tal forma que incluya los componentes: XYZ,donde:


2/4






Coordinador del SGC

X se substituye por la letra M cuando se trata del manual de calidad, por P cuando setrata de un procedimiento o por IT de instruccin de trabajo cuando corresponde auna tarea especfica.Y son dos o tres letras maysculas que corresponden a las siglas del nombre delproceso al que corresponden los documentos. Para el manual de calidad y losprocedimientos que aplican a todo el Sistema de Gestin de Calidad se utilizan lassiglas SGCZ son dos dgitos que empiezan del 00 para el caso del documento donde se defineun proceso general y que van incrementndose en funcin de los procedimientos quese requieran en cada proceso. De manera similar, al manual de calidad se le asigna00 y se va incrementando en funcin de los procedimientos del SGC. En el caso delas instrucciones de trabajo, Z inicia en 01 en cada proceso.

Ejemplos de claves:MSGC00: Manual de Calidad del Sistema de Gestin de CalidadPSGC03: Tercer procedimiento del SGCPSB00: Procedimiento del proceso general de Servicios Bibliotecarios.PSB01: Primer procedimiento del proceso Servicios Bibliotecarios.ITLCI01: Primera instruccin de trabajo del proceso Laboratorio Central deInformtica

* Revisin: indica el nmero de veces que ha sido actualizado el documento y la

primera vez se le asigna el digito 0 (cero).

* Fecha de revisin: se indica con un formato de 6 dgitos separados por diagonalese iniciando con el da, el mes y el ao.

* Nmero y total de pginas

* Aprobado por: indica el nombre y puesto del Responsable del Proceso.

* Revisado por: debe ser llenada con el nombre del Coordinador del SGC. Dicharevisin consiste en asegurarse de que se cumpla con la normatividad del SGC ISO

9001:2000.

5.4 Si el documento corresponde a un procedimiento, incluye 7 secciones como sedetalla a continuacin:

PROPSITO: Establece en forma clara y breve el objetivo del documento

ALCANCE: Indica la extensin de la aplicacin del documento.


3/4






Coordinador del SGC

REFERENCIAS: Enlista e identifica con nombre y clave (cuando aplique) losdocumentos asociados o mencionados en el procedimiento.

DEFINICIONES: Describe el significado de trminos que son utilizados en eldocumento. Tambin puede definir siglas correspondientes a trminos que se usanfrecuentemente y se quiere abreviar su escritura. De no ser necesario incluirdefiniciones, se indicarn las siglas NA.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: Describe de forma ordenada, clara y concisa lasactividades y responsabilidades; el nivel de detalle puede variar dependiendo de lacomplejidad, los mtodos utilizados, y la competencia del personal que las realiza. Sedebe definir lo siguiente: quin es el responsable de la actividad, en qu consiste laactividad, cundo se realiza, dnde se realiza, cmo se realiza. Se recomiendaescribir en forma simple y en lenguaje que sea fcil de entender.

En caso de que alguna actividad requiera de una descripcin muy detallada, sepuede elaborar una "Instruccin de Trabajo" segn se describe en el punto 5.5 deeste documento, y se debe hacer referencia a ella citando la clave y el nombre de laInstruccin de Trabajo.

ANEXOS: Enlista con su nombre y clave todos los anexos del documento. Losanexos contienen informacin de apoyo al procedimiento documentado, tales como:tablas, grficos, diagramas de flujo y formatos. De no ser necesario incluir anexos, se

indicarn las siglas NA.

Todos los anexos se incluirn al final del documento. Deben tener un encabezadodonde se indique la palabra Anexo, seguido de la letra correspondiente; por ejemplo

Anexo A, Anexo B, etc. Deben estar identificados con la clave del documento que loscontiene, una diagonal y una letra mayscula que se asigna en orden alfabticoconforme aparezcan; por ejemplo: PSGC09/A, PSGC09/B, etc. Se puede hacerreferencia a los anexos en el propio documento que los contiene u otros documentosdel SGC.

HISTORIAL DE CAMBIOS: Tabla donde se identifican los cambios del documento,

indicando: nmero de revisin, fecha del cambio, nombre de la persona(s) queelabor o modific el documento y breve descripcin de las modificacionesrealizadas.

5.5 Si el documento corresponde a una instruccin de trabajo, stas deben estarreferidas en los procedimientos correspondientes y tienen nicamente dos seccionesdespus del encabezado:

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD: en esta seccin, se definen los pasos para


4/4






Coordinador del SGC

realizar la actividad y el responsable de ejecutarla. Al describir cada paso se puedenincluir tablas de datos, especificaciones, ejemplos, dibujos o se puede hacerreferencia a ellos y agregarlos al final del documento como anexos. Tambin, encaso de tener necesidad de registrar informacin se disean e incluyen los formatosen la ltima parte como anexos.

ANEXOS: En la segunda seccin de la instruccin de trabajo, se indican todos losanexos identificados con su clave y nombre. De no ser necesario incluirlos, seindicar con las siglas NA.

Los anexos se identifican en la parte inferior derecha con la clave de la actividad, unadiagonal y una letra mayscula que se asigna en orden alfabtico conformeaparezcan; por ejemplo ITSB03/A.

6.- ANEXOSNA

7.- HISTORIAL DE CAMBIOS

RevisinNo.

FechaElaborado/ Modificado

porDescripcin del cambio

0 14/04/03 Jose Lozano Taylor Versin Original

1 27/05/04Margarita Mara Snchez

Bours

Se incluyen datos de identificacin y control entodas las pginas, se modifican claves paraidentificar documentos que aplican a todo el SGCy se agrega la seccin de Historial de Cambios.

Ejempo Definicion de Procedimientos

Documents

Transcript of Ejempo Definicion de Procedimientos