Ejemplo Manual de Procesos y Procedimientos Por Corregir

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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SENA

CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA

TECNLOGO EN GESTION DEL TALENTO HUMANO

LUIS FERNANDO ZAMUDIO

DOCUMENTAR

ALEXANDRA GARZON

ELENA MORA

JOHANA BUITRAGO

DAYANNA RIVERA

69507

363219

2013


Fecha: 15 sep-2013

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Cdigo: MPPO-01

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CONTENIDO

GENERALIDADES

1. Introduccin .2

2. Objetivo del manual 3

3. Justificacin ..4

4. Metodologa .5

5. Simbologa utilizada .6

MARCO INSTITUCIONAL

6. Resea histrica ..7

7. Misin .8

8. Visin .....8

9. Polticas y principios corporativos 9

10. Organigrama .10

MAPA DE PROCESOS

11. Mapa de procesos de la pyme 11

12. Mapa de subprocesos de GTH 12

CADENA DE VALOR DE GTH

13. Procedimientos documentados 13-60


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INTRODUCCION

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta de vital importancia para un

desarrollo ms prctico en los procesos administrativos, para implementar estrategias de mejora

en cada uno de los departamentos de la empresa.

RECTIJAPON quiere por medio de cada uno de estos procedimientos mostrar y ensear de manera

organizada y clara el paso a paso que se realiza en cada uno de los procesos de recursos humanos

ya que este va ligado a cada uno de los departamentos de la empresa. Es por eso que la empresa

desea darles a conocer sus objetivos un poco ms de su historia y como se crearon cada uno de

estos procedimientos teniendo en cuenta cada una de las actividades que se debe realizar.

Se debe tener en cuenta que el manual de procesos y procedimientos hace parte de la estructura

completa de la documentacin total de la empresa, por ello a continuacin se describir el paso a

paso de cada procedimiento con el fin de implementarlo de manera adecuada para lograr los

objetivos enfocados de la empresa.


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OBJETIVO DEL MANUAL

Fortalecer los procesos de la empresa de una manera ms organizada, aadir una herramienta que

aporte al desarrollo de la organizacin con el fin de que se lleven a cabo los objetivos planteados

por la organizacin, obtener mayor productividad, darle un manejo adecuado a los clientes de la

empresa y de igual manera que el personal que hace parte de la empresa implemente el manual

en cada uno de los cargos que desempea para cumplir una misin y una visin.


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JUSTIFICACION

El manual es una herramienta que se quiere establecer en la empresa, para un mejor desarrollo

optando por cada una de las actividades a realizar, para hacerlas ms optimas y darle calidad a

cada uno de los procesos de la rectificacin de motores, es necesario que la organizacin a nivel

interno establezca cada uno de los procedimientos para as cumplir cada una de las actividades

con el fin de que se realice cada labor con calidad y complejidad.

Rectijapon, quiere conseguir que por medio del manual de procesos y procedimientos cada una

de las reas que la componen se dote de conocimiento, adems buscar la actualizacin continua

de cada proceso.

Este manual se elabor con el propsito de que el personal de la empresa tenga acceso a l con el

fin de que cumplan a cabalidad con sus responsabilidades y desempear la labor que se les fue

asignada en cada uno de sus puestos de trabajo.


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METODOLOGIA

Para la elaboracin de este manual se tuvo en cuenta el mapa de procesos, los procesos

estratgicos, misionales y de apoyo y se adopt una metodologa que permita conocer el paso a

paso de cada uno de los procesos por medio de los procedimientos que se darn a continuacin.

En cada procedimiento se elabor un formato adecuado para la recopilacin de toda la

informacin de cada proceso. Lo cual las actividades que se encuentran en cada diagrama van de

manera codificada como tambin lo son los formatos o anexos de cada uno de los procedimientos

comenzando con la codificacin del mapa de procesos hasta la enumeracin de cada actividad o

anexo segn su orden. Para as tener una plena descripcin de las tareas a realizar, ubicacin, tipo

de actividad de cada puesto de trabajo, determina de una manera sencilla de comprender las

responsabilidades de cada actividad.

En este manual se encuentran comprimidos todos los procedimientos recursos humanos lo cual

facilitara al empleado a tener conocimiento pleno de sus deberes, facilita una coordinacin de

cada actividad si se est llevando a cabo y se est cumpliendo con lo requerido segn el

reglamento interno de la empresa.

La codificacin ayuda a llevar un orden en cada procedimiento y de donde se origina dicha

actividad a continuacin se mostraran algunos ejemplos de la codificacin en cada uno de los

subprocesos para tenerlos ms claros.

Ejemplos:

Si detallamos un subproceso de preseleccin los anexos que usaramos serian:

FDR-MP-01= (formato de requisicin- mapa de procesos numero 1)

FDP-MP-02= (formato de presupuesto-mapa de procesos numero 2)

FDC-MP-03= (formato de convocatoria-mapa de procesos numero 3)

Estos son algunos de los ejemplos de codificaciones teniendo en cuenta el mapa de procesos y que

tipo de proceso es si estratgico, misional o de apoyo segn su orden


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SIMBOLOGIA

Indica el inicio o final de cada procedimiento

Esta representa la actividad o tarea de cada proceso

Es el momento del flujo grama donde representa alguna decisin

Direccionar cada actividad

Conector cuando indica que se sigue en la siguiente hoja

Un conector de la toma de decisin


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RESEA HISTORICA

Rectijapon L.T.D.A es una empresa que se dedica a la rectificacin de motores, esta empresa fue

creada hace 25 aos por tres hermanos, donde actualmente su gerente es el seor ALBERTO DIAZ

esta empresa fue fundada en el ao 1984 al paso del tiempo ha demostrado ser una empresa con

crecimiento, lo cual es evidente por su maquinaria e infraestructura, hoy da la empresa se

encuentra en proceso de certificacin bajo la norma ISO 9001-2009, estandarizando la calidad de

los productos y servicio, adems de esto, la empresa busca ser lder en el mercado distinguirse por

su tecnologa y calidad del servicio, contamos con servicios de retiro de motores a domicilio dar

informacin detallada, ya que la empresa cuenta con talento humano para el buen servicio.


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MISION

Tenemos como misin especial exceder constantemente las expectativas de nuestros clientes en

la rectificacin y/o reconstruccin de motores diesel, gas natural, gasolina para automotores y

estacionarios.

Esta labor la realizamos en un ambiente de respeto, responsabilidad, calidad e innovacin, donde

nuestros productos y servicios son el reflejo del equipo de trabajo con el que contamos y el

compromiso que tenemos como empresa para con nuestros clientes, proveedores, accionistas,

medio ambiente y la sociedad.

VISION

Nuestra tecnologa, equipo de trabajo y excelente calidad en nuestros productos y servicios. Ser

la mejor eleccin al momento de rectificar un motor.


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POLITICAS Y PRINCIPIOS COORPORATIVOS

Contamos con gran capital humano destacado por su experiencia y amplios valores morales.

Siendo importante para la organizacin el mejoramiento continuo de los procesos productivos y

operativos de produccin ms limpia, con el fin de brindar un producto o servicio de excelente

calidad que satisfaga las necesidades de nuestros sin generar impactos ambientales que

perjudiquen nuestra sociedad.

Estos principios se trasmitieron a los trabajadores por medio de carteleras y anuncios en la

empresa a nivel general, para que tengan conocimiento de los principios de la organizacin, estos

mecanismos fueron implementados de los socios fundadores de rectijapon.

Es importante mantener informados a nuestros trabajadores para que ellos sepan hacia donde se

rige el actuar de la organizacin.

El departamento encargado de la atencin al cliente las relaciones publicas y la imagen

corporativa de nuestra organizacin es recursos humanos con el aval de gerencia la organizacin

establece comunicacin en algunos casos con asociaciones de naturaleza similar por medio de

correos electrnicos.

Nuestra fortaleza es que nuestros mecanismos de comunicacin han sido rpidos y eficaces tanto

para personal interno como externo, nuestra debilidad es implementar nuevos mecanismos de

comunicacin.

Nuestros valores corporativos estos orientados a los cuidados del medio ambiente y nuestra

responsabilidad social est encaminada hacia el medio ambiente por ejemplo: la recoleccin de

residuos de sustancias contaminantes ACPM gracias a los programas de capacitacin que da la

secretaria de medio ambiente ACERCAR adems se hace la reutilizacin de elementos reciclables,

hacemos la disposicin para la incineracin a REII de nuestros residuos peligrosos que pueden

afectar el entorno. Nuestros trabajadores tienen conocimiento de los valores para alcanzar el xito

en la empresa. Los trabajadores tienen en cuenta las expectativas que se tienen en relacin con l

y la empresa como la responsabilidad el trabajo en equipo la iniciativa, los desafos la solucin de

conflictos etc.


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Cada trabajador tiene una pequea induccin al ingresar en el cual se le indica acerca de sus

funciones y reglamentos que tiene la organizacin. Tratamos que como personal de la empresa

nuestros valores sean puestos en prctica, para lograr un buen desempeo, la figura de nuestro

fundador es muy importante ya que es el gerente general de la empresa el cual todo el personal

est regido, ya que gracias al paso del tiempo hemos aprendido su valor por el trabajo en equipo,

la iniciativa y la dedicacin hacia nuestra labor,


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ORGANIGRAMA


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MAPA DE PROCESOS DE LA PYME


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MAPA DE SUBPROCESOS DE GTH


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ENTRADA FLUJOGRAMA DESCRIPCION DE

LA ACTIVIDAD

SALIDA RESPONSABLE

Elaborar diagnstico de riesgos laborales

Se realiza un anlisis en donde se observen factores como: los tipos de riesgos en cada rea de la empresa, los elementos de proteccin que usan los empleados si el empleado los emplea adecuadamente. Que cosas estn

Resultados del anlisis

Jefe de recursos humanos

SALUD OCUPACIONAL C:MPGTH-01 F: 29 JULIO V:01

OBJETIVO: Proporcionar seguridad al personal de la empresa, atencin y proteccin al empleado en el cargo que desempee, observando factores para mejora como lo es el nivel de riesgo del trabajador el ambiente en que efecta la labor siempre y cuando que se encuentre en ptimas condiciones.

ALCANCE: comienza en aplicar un diagnstico de los niveles de riesgo de la empresa para implementar mejoras y finaliza en la evaluacin del progreso de los proyectos, si al ser implementados cumplieron los objetivos que se tenan planeados en cada una de las reas

RESPONSABLE: Coordinador de recursos humanos

NORMATIVIDAD LEGAL: Resolucin 2013-1983 (copazo) Resolucin 1401-2007 (investigacin incidentes y accidentes de trabajo)

INICIO

OO

Aplicar

instrumento

diagnostico

Observar la

informacin


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Implementacin de planes de promocin y prevencin Conformar representantes del comit de salud ocupacional Implementacin del programa de salud ocupacional

bien y que hace falta Se llevan a cabo planes de prevencin en donde se disminuya los niveles de riesgos laborales, de igual manera aplicar medicina preventiva para todo tipo de enfermedad profesional que se pueda presentar Se hace una eleccin de los representantes del comit, luego se realiza una convocatoria y se capacita a todo el comit paritario Se cita a todo el personal de la empresa para

Control de asistencia Elaboracin de planes de emergencia para todo el personal de la organizacin Cartilla del programa

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos, representante del COPASO Jefe de recursos humanos

Implementar

plan de

prevencin y

promocin

Citar a los aspirantes

para ser representantes

de comit de salud

Conformar los

representantes

del comit

paritario

Implementar

programa de salud

ocupacional

Observar

constantemente

el cumplimiento

del programa

Fin.


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una induccin en donde se les explicara cmo se les implementara los planes de mejora

FORMATOS: inscripcin de candidatos al comit paritario( F-ICP-01) circular de convocatoria (F-CC-02) hoja de votos(F-HV-03) apertura de elecciones para comit (F-AE-04) control de asistencia de votantes (F-CA-05) escrutinio (F-E-06) Instrumento diagnstico de salud ocupacional (F-ID-07)

GLOSARIO:

Accidente de Trabajo: Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasin del trabajo y que produzca en el trabajador una lesin orgnica, una perturbacin funcional, una invalidez o la muerte. Tambin, es aquel que se produce durante la ejecucin de rdenes del empleador, o durante la ejecucin de una labor bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo.}

Administradora de Riesgos Profesionales: Entidades que tienen como objetivo prevenir, proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

Atenciones: Es el proceso de evaluacin mdica o paramdica (enfermera u odontologa) que se le realiza a los afiliados lesionados para la bsqueda de la mejora en las condiciones de salud.

Auxilio funerario: Es el valor que se le reconoce a la persona que compruebe haber sufragado los gastos de entierro de un afiliado o pensionado por invalidez del Sistema General de Riesgos Profesionales.

Capacidad Laboral: Es el conjunto de las habilidades, destrezas, aptitudes o potencialidades de orden fsico, mental y social de un individuo que le permiten desempearse en un trabajo habitual.

Clase de riesgo: Codificacin definida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para clasificar a las empresas de acuerdo con la actividad econmica a la que se dedican. Existen cinco clases de riesgo, comenzando desde la I hasta la V

Enfermedad Profesional: Es todo estado patolgico permanente o temporal que sobrevenga como consecuencia obligada y directa de la clase de trabajo que desempea el trabajador, en el medio en que se


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ELABORO: aprendices REVISO: I. Diego Garay APROBO: I. Diego Garay

ha visto obligado a trabajar, y que ha sido determinada como tal por el Gobierno Nacional.

Equipo de Proteccin Personal: Es un elemento diseado para evitar que las personas que estn expuestas a un peligro en particular entren en contacto directo con l. El equipo de proteccin evita el contacto con el riesgo pero no lo elimina, por eso se utiliza como ltimo recurso en el control de los riesgos, una vez agotadas las posibilidades de disminuirlos en la fuente o en el medio. Los elementos de proteccin personal se han diseado para diferentes partes del cuerpo que pueden resultar lesionadas durante la realizacin de las actividades.

Evacuacin: Accin tendiente a establecer una barrera o distancia entre una fuente de riesgo y personas amenazadas, hasta y a travs de lugares de menor riesgo.

Copazo: Es un organismo de promocin y vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa.


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ENTRADA FLUJOGRAMA DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

SALIDA RESPONSABLE

Identificar el nivel jerrquico Localizar en qu departamento o rea se encuentra ubicado jerarqua superior

Se pone a disposicin las funciones, por un grado, orden o rango. Identificando factores como, responsabilidad, autoridad, confidencialidad. Se revisa los diferentes tipos de departamentos que hay en la organizacin y segn sus funciones los ubicamos en uno de estos. Se determina ante quien responde ese cargo y se encuentra bajo la autoridad y el mando de

Se determina el nivel del cargo (centralizacin) Se le da el lugar correspondiente en el organigrama De quien recibe ordenes

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos

ESTRUCTURAR CARGOS C:MPGTH-01 F: 02 AGOSTO V:01

OBJETIVO: identificar las competencias correspondientes y las tareas que conforman un cargo para as realizar su estructura.

ALCANCE: va desde el inventario de deberes y responsabilidades que corresponde el cargo, hasta el requerimiento del perfil que se necesita para para ocuparlo.

RESPONSABLE: jefe de recursos humanos

NORMATIVIDAD LEGAL: Ley 909 del 2004 poder pblico y rama legislativa

Inicio

Nivel jerrquico

Ubicacin del cargo en

organigrama

Si o no hay

un mando

No

Si


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Subordinacin

Se determina el cargo segn su funcin ante quien o quienes ejerce alguna autoridad o mano

Autoridad ante quien


FORMATOS: Anlisis del cargo (F-EC-01)

GLOSARIO: Organigrama: es la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. Cargo: se define como la agrupacin de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar especfico dentro del organigrama de la empresa. Entonces podramos decir que la descripcin de cargo no es ms que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Anlisis del cargo: procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Jerarquizacin del cargo: es el proceso de evaluacin el cual clasifica y ordena los diferentes tipos de cargos que hay en una empresa, de acuerdo con la descripcin que posean los mismos. Subordinacin: Dependencia de una persona o una cosa respecto de otra o de otras, por las que est regida o a las que est sometida Autoridad: se refiere a aquellos que gobiernan o ejercen el mando. La autoridad tambin es el prestigio ganado por una persona u organizacin gracias a su calidad o a la competencia de cierta labor. Rol: se refiere a un conjunto de normas o comportamientos y derechos definidos social y culturalmente que

Su jefe es

Usted es jefe de.

Fin


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ELABORO: aprendices REVISO: inst. Yovana Andrade APROBO: inst. Yovana Andrade

se espera que una persona cumpla. Estructura organizacional: Estructura que descompone la labor de la compaa en tareas especializadas, asigna stas a personas y departamentos y coordina las tareas mediante la definicin de vnculos formales entre personas y departamentos, estableciendo lnea de autoridad y comunicacin. Toma de decisiones: Accin de seleccionar, bajo ciertos criterios, entre dos o ms alternativas para dar solucin a un problema. El proceso de toma de decisiones constituye un elemento central dentro de la planificacin. Unidad de mando: Principio de administracin que establece que cada supervisado debe informar slo a un supervisor.


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OBJETIVO: Disear y desarrollar una herramienta sistmica que permita realizar tareas correspondientes a los pagos de nmina y prestaciones sociales de los empleados de rectijapon, para as facilitar el proceso de nmina paso a paso. De acuerdo con las normas legales vigentes.

ALCANCE: Inicia El control de las novedades que presente cada empleado durante el mes o quincena dependiendo del pago, aplicar las novedades ya sean horas extras, comisiones, bonificaciones, vacaciones, incapacidades, crditos, libranzas, embargos. Todos los pagos correspondientes a seguridad social Realizar debido procedimiento de rete fuente para quienes corresponda. Y finaliza Se hace el anlisis de la nmina para que sea pagada

RESPONSABLE: Jefe de recursos humanos

NORMATIVIDAD LEGAL: Articulo 22 (CST) CONTRATO LABORAL articulo 64 (CST.) pago segn el contrato trabajo

NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES C:MPGTH-01 F:09 AGOSTO V:01


SALIDA RESPONSABLE


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Ingreso de personal Registro Novedades Pago de nomina

El personal nuevo despus de haber sido contratado se ingresa al sistema de nmina, con los datos correspondientes y necesarios para la base de datos Una vez que ya se encuentran en la base de datos, se manda a departamento de contabilidad Se realiza el reporte de las novedades d cada trabajador lo cual se deben registrar en un formato donde se diligencie la novedad. Para el pago de la nmina se tiene en cuenta el sueldo del empleado las novedades tales como horas extras, recargos, vacaciones, embargos, bonificaciones, comisiones etc. todo lo que son devengados y deducidos. Se realiza el informe donde este toda la informacin de la nmina del mes los

Ingreso a la base de datos Pago dela nomina Registro de novedad Sabana de nomina

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos

Inicio

Recibir datos del personal

a ingresar a la nomina

Registrar la nmina para

cada empleado

Aplicar las novedades

correspondientes

Realizar la liquidacin de la

nomina

Es correcta

No

Hacer

las

correcc

iones

Generar el pago de la

misma

Si


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Cierre de la nomina

movimientos realizados y las novedades que se presentaron

Informe final

Jefe de recursos humanos Realizar informe final de los

movimientos que se

presentaron en el mes

Fin


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ELABORO: aprendices REVISO: Claudia coy APROBO: Claudia coy

FORMATOS: Contrato de trabajo (FCT-01) Novedades (FN-02) Solicitud de vacaciones (FSV-03) Sabana de nmina (FSN-04) Base de datos (FBD-05)

GLOSARIO: Nomina: La preparacin de cheques de nmina constituye una funcin generalmente separada del mantenimiento de los registros que muestran el salario, cargo, tiempo de trabajo, deducciones y devengados, adiciones de nmina y dems datos relacionados con el personal. Hora extra: La hora extra hace referencia a la hora que se trabaja adicional a la jornada legal o contractual. Remuneracin: El salario es el pago que recibe de forma peridica un trabajador de mano de su empleador a cambio de que ste trabaje durante un tiempo determinado para el que fue contratado produzca una determinada cantidad de mercancas equivalentes a ese tiempo de trabajo Salario: Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. Incapacidad laboral: Se define como incapacidad laboral, la incapacidad que afronta un trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un trabajo. La incapacidad laboral puede presentarse de forma temporal o permanente, y puede ser parcial o total. Una incapacidad permanente conduce necesariamente a la pensin del trabajador. Devengados: el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneracin, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado Prestaciones sociales: Las prestaciones sociales son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador vinculado mediante Contrato de trabajo por sus servicios prestados. Es el reconociendo a su aporte en la generacin de ingresos y utilidad en la empresa o unidad econmica. Recargo nocturno: Cuando un trabajador labora despus de las 10 de la noche, tiene derecho a que se le pague un recargo por el hecho de trabajar en horario nocturno, lo que se conoce como recargo nocturno Comisin: La comisin es la cantidad que se cobra por realizar una transaccin comercial que corresponde a un porcentaje sobre el importe de la operacin. Cesantas: Las cesantas son una prestacin social que contempla la legislacin laboral colombiana que busca proteger de alguna forma al trabajador que queda cesante, es decir, aquel trabajador que queda desempleado o que simplemente se le termina el contrato de trabajo, lo cual no siempre implica que quede desempleado, pero la ley as lo ha supuesto.


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SALIDA RESPONSABLE

Solicitud de personal del jefe de rea

Identificacin de vacante por el jefe de rea o departamento para lo cual se utiliza una requisicin de personal, en el formato se indica tipo de puesto a contratar , el rea de adscripcin , el anlisis de puesto de cargo y los Datos generales de contratacin, se enva a talento humano con previo visto del gerente

Requisicin

Jefe de recurso humano

OBJETIVO: Definir las actividades y lineamientos de preseleccin de personal, a fin de asegurar que el personal a contratar cubra plenamente perfil del cargo

ALCANCE: Cubrir desde la elaboracin de requerimiento por parte de la dependencia, la publicacin de la convocatoria, el reclutamiento de hojas de vidas, base de datos e informe final. Este procedimiento es aplicable a todos los candidatos interesados en incorporarse como personal de la organizacin RECTIJAPON LTDA.

RESPONSABLE: jefe de recursos humanos

NORMATIVIDAD LEGAL: LEY 909 DE 2004- reglamentacin de la seleccin de personal de servicio publico

PRESELECCION C:MPGTH-01 F: 05 AGOSTO V:01

INICIO

Realizar requisicin de

personal

Verificar disponibilidad

presupuestal

Elaborar convocatoria

Difundir convocatoria

en distintos medios


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Planeacin y presupuesto Elaboracin de convocatoria Realizar Difusin de la convocatoria

general. Se realiza cronograma de actividades y presupuestos de acuerdo con el perfil del cargo a cubrir. Dentro de las actividades se encuentran por ejemplo: el definir as bases fases de proceso de seleccin, Seleccionar que pruebas se van aplicar a los candidatos como de conocimientos actitudes,

Es necesario elabora la convocatoria que contenga toda la informacin pertinente al puesto solicitado como Lo es horario, salarios estudio, tiempo, requisitos excluyentes Fecha de realizacin .etc. Teniendo lista la convocatoria se procede a realizar su difusin por los diferentes medios

Presupuesto Convocatoria

Jefe de recurso humano Jefe de talento humano

Documentar hojas de

vida

Cumple

con los

requisitos No

Se documenta

hoja de vida

para futura

convocatoria

Si

Realizar base de

datos de

preseleccin

Elaborar informe final de

preseleccin

Fin


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Recibir Documentacin de Candidatos Elaboracin de Base de Datos Informe Final de Preseleccionados

como internet, paginas sociales ,radio y peridico Realizar anlisis de hojas de vida Revisando la documentacin de los candidatos que este completa y cumplan con los requerimientos y requisitos incluyentes y excluyentes de acuerdo con el perfil requerido, para lo cual se tendr en cuenta el formato de anlisis de hoja de vida Realizacin de base de datos; se alimenta la base de datos (archivo digital) con las hojas de vida de acuerdo al perfil recibido, con el fin de tener en cuenta en futuros procesos de seleccin. descripcin de los resultados de preseleccin estudio de preseleccin de hojas de vida

Base de datos de preseleccionados informe

Jefe de recurso humano Jefe de recurso humano Jefe de recurso humano


Fecha: 15 sep-2013

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FORMATOS: -requisicin ( freq-01) -presupuesto( fpre-02) -convocatoria (fcon-03) -evaluacin de hoja de vida (feh-04) -base de datos (fbdd-05)

GLOSARIO: BASE DE DATOS: es una coleccin de informacin organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rpidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrnico. CANDIDATO: Se denomina candidato a la persona que se postula a ser elegida para algn cargo o responsabilidad DESCRIPCION DEL CARGO: La descripcin de cargos es una herramienta que permite reunir en un solo documento relevante, las atribuciones, funciones y tareas de un cargo, desplegadas en relacin a su periodicidad en el ejercicio y respondiendo claramente las interrogantes relacionadas con el cargo como son: qu hace, cmo lo hace y porqu lo hace. Esta herramienta constituye una valiosa gua para quin le toca desempear el cargo en forma estable o eventual, permitiendo su operatividad y productividad en el mnimo tiempo. HOJA DE VIDA: La hoja de vida es un resumen escrito y ordenado de su capacitacin profesional y de su experiencia laboral. De su correcta elaboracin y presentacin, depender el xito en su bsqueda de empleo. El objetivo principal de la misma ser presentar a su potencial empleador INFORME: Comunicado oral o escrito en el que se dan a conocer ordenadamente los resultados de una investigacin o de un trabajo. PLANEACION: El proceso de establecer y de definir el alcance de un proyecto, la manera en que el proyecto ser realizado (los procedimientos y las tareas), los papeles y las responsabilidades, el tiempo y las valoraciones de costos PRESUPUESTO: Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica REQUISICION DE PERSONAL: Es un documento donde un determinado departamento de una empresa solicita que se le cubra un vacante. El documento debe contener: Departamento que lo expide. Autorizacin del responsable Perfil de la persona que se requiere, edad, aptitudes, sexo, etc.

SOLICITUD DE PERSONAL: El mecanismo utilizado para atender las demandas de personal es por medio del "Formato de Solicitud de Personal", el cual es diligenciado por la compaa precisando en l, el perfil del


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ELABORO: aprendices REVISO: instructor APROBO: instructor


SALIDA RESPONSABLE

REVISION BASE DE DATOS DE PRESELECCIONADOS RECIBIR DOCUMENTACION DE LOS CANDIDATOS

elaborar base de datos con los candidatos preseleccionados Revisar que la documentacin de los candidatos este completa y cumpla con los requerimientos de la

base de datos recepcin de documentos

Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos

cargo requerido. VACANTE: El uso ms habitual de concepto est relacionado con una posicin, un cargo o un puesto. La vacante puede completarse con la incorporacin de una persona ajena a la organizacin en cuestin

OBJETIVO: Definir las actividades y lineamientos para la seleccin de personal de nuevo ingreso, a fin de asegurar que el personal contratado a partir de la identificacin de las necesidades de las reas cumpla los requisitos definidos en la descripcin y perfil del puesto correspondiente y, en lo posible evitar riesgos que pudieran afectar la calidad y consistencia del servicio e incluso la seguridad de la organizacin.

ALCANCE: Cubre a partir de la obtencin de la base de datos, la realizacin de las pruebas de seleccin, entrevista hasta la seleccin del candidato. Este procedimiento es aplicable a todos los candidatos interesados en incorporarse como personal de la organizacin RECTIJAPON.

RESPONSABLE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS (Psicloga)

NORMATIVIDAD LEGAL: ley 909 del 2004- regula el empleo pblico y las personas quienes prestan sus servicios remunerados

SELECCIN C:MPGTH-01 F: 12 AGOSTO V:01

INICIO

REVIZAR BASE DE DATOS

DE PRESELECCION

RECIBIR DOCUMENTACION

DE CANDIDATOS


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

31

APLICAR EXAMENES DE CONOCIMIENTO Y HABILIDADES APLICAR PRUEBAS PSICOTECNICAS

convocatoria y los candidatos que cumplan pasaran a la siguiente fase A los candidatos que cumplieron con los requerimientos de la convocatoria se le aplicaran los exmenes de conocimiento y habilidades correspondientes para su cargo A los candidatos que aprobaron el examen de conocimiento y habilidades se les aplicaran las pruebas psicotcnicas referentes a su cargo y a los que las aprueben se les informa para que se preparen para la siguiente fase de igual manera se les informara a los que no queden seleccionados se les agradece y se informa de prximas convocatorias. Realizar visita domiciliaria con los

formato de conocimiento habilidades(dependiendo para cada rea ) formato de pruebas psicotcnicas

Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos

APLICAR PRUEBAS DE

CONOCIMIENTO

APLICAR PRUEBAS

PSICOTECNICAS

APROBO

PRUEBAS

NO

SI

Se tendr

en cuenta

para futura

seleccin

REALIZAR VISITA

DOMICILIARIA

SOLICITAR RESULTADOS

MEDICOS


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

32

REALIZAR VISITA DOMICILIARIA SOLICITAR ESTUDIO EXAMEN MEDICO PROGRAMAR ENTREVISTA FINAL

candidatos que aprobaron las prueba psicotcnicas y a los que aprueben la visita se les informa para que se preparen para la siguiente fase Con los candidatos seleccionados se proceder a enviarlos a realizarse los respectivos exmenes para su cargo los que lo aprueben pasaran a la siguiente fase Se programa una entrevista final con el jefe del rea del cargo a ocupar y dependiendo del resultado se enviara el informe sobre el personal o candidato seleccionado listo para contratar y desde luego se informa al candidato seleccionado. Se elabora el informe final de

formato de visita domiciliaria solicitud de exmenes mdicos formato de entrevista

Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos

REALIZAR ENTREVISTA

FINAL

ELABORAR INFORME DE

SELECCIN

FIN


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

33

ELABORAR INFORME FINAL DE SELECCIN

seleccionados informe final

Jefe de Recursos Humanos

ELABORO: aprendices REVISO: Tatiana reinoso APROBO: Tatiana reinoso

FORMATOS: Visita domiciliaria (F-VD-01) Solicitud exmenes mdicos (F-SEM-02) Entrevista (F-E-03) Calificacin de entrevista( F-CE-04)

GLOSARIO: Competencia laboral: se define como el conjunto de capacidades socio afectivas y habilidades cognoscitivas, sicolgicas y motrices, que permiten a la persona llevar a cabo de manera adecuada, una actividad, un papel, una funcin, utilizando los conocimientos, actitudes y valores que posee. Competencias actitudinales: puede clasificarse en rangos grados de dominio, es decir, grados de pericia con los que una persona desarrolla una determinada actividad Entrevista grupal: conversacin que tiene como objeto y se desarrolla en una situacin, social de interrogacin de arma que implica un profesional y al menos una persona. Entrevista individual: tcnica de recopilacin de informacin que tiene lugar cara a cara entre el evaluador y la persona entrevistada. Exmenes mdicos de ingreso: examen o prueba para identificar estado fsico de la persona, defectos fsicos, enfermedades profesionales etc. Perfil del cargo: Es el conjunto de actividades o responsabilidades que debe desempear una persona. Donde se consigna el mayor nmero de posibles funciones y tareas concretas que debe cumplir quien ocupe un determinado cargo. Polticas de seleccin del personal: tienen como fin encontrar a aquellas personas que, con el menor coste posible, puedan adecuarse de la mejor manera a la organizacin y contribuir as con su trabajo a la consecucin de la misin y de los objetivos empresariales. Preseleccin de candidatos: saber si un candidato cumple con los requisitos bsicos para una vacante especfica. Prueba psicotcnica: son pruebas de instrumentos cientficos para examinar conductas humanas en una situacin determinada. Verificacin de referencias: Las referencias laborales difieren de las personales en que describen la trayectoria del solicitante en el campo del trabajo. Pero tambin ponen en tela de juicio dichas referencias ya que los antiguos superiores, pueden no ser totalmente objetivos. Visita domiciliaria: actividad complementaria a la seleccin de personal en la bsqueda informacin.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

34

OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para satisfacer las expectativas de quienes acuden a nuestra compaa con el fin de obtener una respuesta en relacin con algn asunto , pregunta o inconformidad

ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los clientes los cuales necesitan una rectificacin a sus motores tanto clientes particulares como empresas de transportes. Comprende en buscar una solucin a los problemas del motor.

RESPONSABLE: todo el personal de la empresa

NORMATIVIDAD LEGAL: Ley 1328 del 2009. Rgimen de proteccin al consumidor

SERVICIO AL CLIENTE C:MPGTH-01 F: 16 AGOSTO V: 01


SALIDA RESPONSABLE

Mdulo de orientacin

.

-Tomar la informacin e identificar su requisito. -Seleccionar cada requisito y hacer una evaluacin de desempeo ms relevante para poder identificar el nivel de necesidad del servicio. -Consignar en nuestro formato de atencin telefnica las necesidades del cliente. -Aplicar la

Se toma la peticin del cliente

TODOS LOS EMPLEADOS

Inicio

Llegada del

cliente

Atender su

requerimiento

Recepcionista

atiende el

requerimiento

No

El cliente decide

dejar el motor


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

35

estrategia diseada que le permita de manera conjunta la informacin del grado de necesidad del cliente. -Registrar la informacin obtenida.

Identificar las

necesidades del

cliente frente a nuestra empresa

-Realizar los planes de servicio. -Acordar con el cliente segn el mdulo de orientacin, el servicio las fechas de inicio y finalizacin la cual se pretender tener en la hora y lugar correspondiente. -Registrar lo acordado en el formato de servicios.

TODOS LOS EMPLEADOS

Acordar plan de

servicios.

-Ubicar al cliente en el plan de servicios de la empresa. -Propiciar la solicitud teniendo en cuenta al cliente permitiendo que conozca nuestro trabajo de manera ms

TODOS LOS EMPLEADOS

Se realiza la remisin

Para recibir el motor

Rectificacin del motor


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

36

cercana brindndole nuestros servicios de manera atenta y eficaz. -Definir con los clientes los servicios a llevar a cabo y si podemos integrar ms servicios conforme a sus exigencias.

Asesorar conforme

las reas de servicio de la empresa.

-Tener en cuenta los criterios establecidos en nuestros servicios. -Aplicar nuestros mecanismos de evaluacin del cual tomaremos en cuenta el servicio y la satisfaccin. -Registrar informacin relativa al avance del proceso de los mecanismos usados para prestar un buen servicio. -Revisar con el cliente el proceso y el ajuste que requiere el servicio. -Brindar un servicio de calidad y saber manejar su

TODOS LOS EMPLEADO

S


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

37

ELABORO: aprendices REVISO: inst. Doris Soler APROBO: inst. Doris Soler

solicitud.

FORMATOS: Remisin (F-REM-01)

GLOSARIO: Cliente: Un cliente es tanto para los negocios y el marketing como para la informtica un individuo, sujeto o entidad que accede a recursos, productos o servicios brindados por otra Comunicacin: La comunicacin es el proceso mediante el cual se transmite informacin de una entidad a otra. Los procesos de comunicacin son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semiticas comunes Servicio: El servicio es el conjunto de prestaciones que el cliente espera, adems del producto o servicio bsico. El servicio es algo que va ms all de la amabilidad y de la gentileza. El servicio es "un valor agregado para el cliente", y en ese campo el cliente es cada vez ms exigente. Tcnica de dialogo: el saber hacer preguntas para averiguar que necesita el cliente que anda mal o cmo podemos ayudarle. De esta manera el cliente se dar cuenta que estamos interesados a su peticin. Tcnica de la aceptacin: consiste en hacerle saber a los clientes el inters de uno hacia la peticin de ellos se les indica cual es el paso a seguir para la solucin de esta solicitud. Tcnica de orientacin: consiste en hacer saber al cliente que se est atenta y lista para tomar accin, para buscar una solucin y ponerla en prctica para la solucin del problema Buzn de sugerencias: est diseado para que los consumidores sin necesidad de escribir su nombre o sepan quin es da la opinin de cmo le para rece el servicio o lo atencin prestada en el establecimiento. Disposicin: est diseado para que los consumidores sin necesidad de escribir su nombre o sepan quin es da la opinin de cmo le para rece el servicio o lo atencin prestada en el establecimiento. Quejas: es la forma en que tiene el cliente de mostrar su inconformidad con un servicio o producto que este adquiriendo. Tambin lo toman como modo de protesta. Momento de verdad: es el contacto fsico que tiene el cliente con la organizacin donde sabemos cmo se prestara el servicio a cada uno de los clientes.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

38


SALIDA RESPONSABLE

ESTRUCTURAR SALARIOS C:MPGTH-01 F:16 agosto V:01

OBJETIVO: Adquirir las habilidades para administrar el subproceso de compensacin salarial de tal forma que disee, implemente y mantenga una estructura salarial que sea justa y equitativa para el trabajador y para la empresa, que contenga tres tcnicas bsicas de la compensacin: Importancia del cargo, mercado y productividad.

ALCANCE: Cubre todos los cargos a partir de la obtencin de los factores a evaluar, estos mtodos pueden ser aplicados a todos los cargos de la organizacin

RESPONSABLE: Jefe de recursos humanos Realiza estudios comparativos de las remuneraciones e interviene tanto en el montante fijo como en el variable

NORMATIVIDAD LEGAL: Cdigo sustantivo del trabajo/ titulo v/ capitulo l / salarios Articulo 127 al 144 Cdigo sustantivo del trabajo/capitulo ll/ salario mnimo Articulo 145 al 148 Cdigo sustantivo del trabajo/ capitulo lll/ retencin, deduccin y compensacin de los salarios Articulo 149 al 153


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

39

Anlisis del cargo Comparacin por factores Comparacin por pun

Se realiza una evaluacin al cargo partiendo desde los factores como los son: responsabilidad, ubicacin geogrfica, nivel de mando, nivel de riesgo. Para as determinar el salario requerido para el cargo por medio de un estudio de benchmarking. Se comparan los factores de evaluacin con los cargos, para as definir habilidades exigidas, responsabilidades, condiciones de trabajo, o que nos permite escalonar cada cargo. Se asignan de manera cuantitativa en valores numricos a los factores evaluativos o elemento o aspecto del cargo los cual se suman y eso nos arroja un resultado por factor.

Diagnstico de la encuesta de anlisis Comparacin de factor y escala de puestos Confeccin y valoracin del manual de calificacin


FORMATOS: Anlisis del cargo( FAC-01) Comparacin por factores (FCF-02) Comparacin por puntos (FCP-03)

Inicio

Disear encuesta de

anlisis del cargo

Aplicar instrumento

diagnstico del cargo

Revisar encuestas

para resultados

Comparar los

factores

Comparar por puntos

Estructurar escala

salarial

Fin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

40

GLOSARIO: Anlisis del cargo: el anlisis de cargos tienen que ver directamente con la productividad y competitividad de las empresas, ya que implican una relacin directa con el recurso humano que en definitiva es la base para el desarrollo de cualquier organizacin. Beneficios: son los pagos financieros indirectos ofrecidos a los empleados. Incluyen salud y seguridad, vacaciones, pensiones, planes de educacin, descuentos en productos de la compaa, etc. Beneficios legales: exigidos por la legislacin laboral y de seguridad social. L o s principales beneficios legales son: Vacaciones Prima salarial Jubilacin Seguro de accidentes de trabajo Auxilio por enfermedad Salario- familia (prima por matrimonio) Salario- maternidad (prima por hijos), etc. Beneficios extralegales: son beneficios concedidos por mera liberalidad de las empresas, ya que no son exigidos por la ley ni por negociacin colectiva beneficios voluntarios incluye Bonificaciones Restaurantes o cafeteras para el personal Transporte Seguro de vida colectivo Prstamos a los empleados Asistencia medico hospitalaria diferente al convenio Complementacin de jubilacin o planes de seguridad social, etc. Contrato laboral: Contrato de trabajo es aqul por el cual una persona natural se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurdica, bajo la continuada dependencia o subordinacin de la segunda y mediante remuneracin. Quien presta el servicio se denomina trabajador, quien lo recibe y remunera, patrono, y la remuneracin, cualquiera que sea su forma, salario. Descripcin del puesto: nos permitir hallar el valor relativo de los diferentes trabajos. Encuesta salarial: es El uso de esta herramienta le permitir tomar mejores decisiones estratgicas con el fin de definir la poltica salarial en su organizacin Estructura salarial: es un sistema que le permite a las organizaciones establecer una Poltica de Remuneracin Global, que le facilita gestionar estratgicamente el desarrollo y reordenamiento de su estructura.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

41

ELABORO: aprendices REVISO: Intr. Yovana Andrade APROBO: intr.Yovana Andrade

Factor genrico: son las caractersticas que se evalan de cada cargo ejemplo: responsabilidad, conocimiento, experiencia, escolaridad. Jerarquizacin: La jerarqua cuando se individualiza podra definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa, as el individuo que desempea como gerente goza indudablemente de un respetable status dentro de la misma, pero la diferencia de este individuo en su cargo tambin condicionar su mayor o menor jerarqua dentro de una empresa. Consiste en Clasificar todos los puestos de trabajo por orden de importancia de los mismos. Manual de valoracin: es un instrumento que se utiliza para establecer la importancia de cada puesto de trabajo en relacin con los dems, nos permitir hallar el valor relativo de los diferentes trabajos. Mercado laboral: El mercado de trabajo es el entorno econmico en el cual concurren la oferta, formada por el nmero de horas que quiere trabajar la poblacin en actividades remuneradas y la demanda, constituida por las oportunidades de empleo.

Salario: es la remuneracin, la cual consisten en la contraprestacin que el empleado da en dinero o en especie al trabajador por su trabajo

Subordinacin: es la facultar que tiene un patrono, empleador o contratante, de dar rdenes a sus empleados, de disponer de su capacidad y fuerza de trabajo segn sus instrucciones, necesidades y conveniencias.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

42


SALIDA RESPONSABLE

Anlisis del cargo Realizar mapa funcional

Se elabora un instrumento donde cada trabajador realice una corta descripcin de cada funcin que le es asignada con sus respectivos datos personales En el mapa funcional definimos las funciones principales de la empresa, a partir de las funciones principales se van desglosando ms funciones de cada una de las principales para

Resultados de anlisis del cargo Resultados del anlisis del cargo

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos

OBJETIVO: determinar las funciones de cada cargo de manera especfica y completa, as como tambin identificar los perfiles de cada competencia y que sea un instrumento para que ayude a asignar las funciones de cada trabajador

ALCANCE: Va desde el anlisis de cargo hasta la construccin del manual de funciones, el cual aplica para todo el personal de la empresa.

RESPONSABLE: Jefe de talento humano

NORMATIVIDAD LEGAL: Artculo 2 del decreto 2400 (funciones asignadas al empleado) Anexo 5 decreto 785 de marzo 17 del 2005 (ajuste del manual especifico de funciones)

MANUAL DE FUNCIONES C:MPGTH-01 F: 19 AGOSTO V:01

Inicio

Implementar

instrumento de anlisis

del cargo

Esperar

resultados

de anlisis

Elaborar mapa funcional


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

43

Relacionar la informacin recopilada Elaboracin de manual de funciones

as mismo tener idea de la construccin de las labores de cada cargo. Relacionar los resultados adquiridos con la CNO, las funciones, el nivel jerrquico para as comenzar a elaborar el manual de funciones Se confecciona el manual de funciones teniendo en cuenta el paso a paso para su elaboracin: cargo, nivel, cdigo, funciones, nivel de riesgo, competencias aptitudinales, funcionales, contribuciones individuales, propsito principal, nivel educativo.

Consultar CNO Manual de funciones


FORMATOS: Anlisis del cargo (FAC-01)

GLOSARIO: Anlisis del cargo: procedimiento por el cual se determinan los deberes y la naturaleza de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que ms tarde se utilizaran para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones de los mismos. Organigrama: Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa u organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin.

Comparar funciones

obtenidas con la CNO

Construir manual de

funciones y

competencias

Fin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

44

ELABORO: aprendices REVISO: Yovana Andrade APROBO: Yovana Andrade

Cargo: se define como la agrupacin de todas aquellas actividades realizadas por un solo empleado que ocupen un lugar especfico dentro del organigrama de la empresa. Descripcin del cargo: no es ms que enumerar detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros. Manual de funciones: Un manual de funciones o manual de organizacin comprende las funciones o responsabilidades de cada rea de la empresa, por ejemplo gerencia, produccin, ventas, etc., describiendo como se intervienen en el funcionamiento general de la empresa, contiene la visin, misin, los objetivos, metas y la descripcin de cada rea as como sus responsabilidades Departamentalizacin: Fase del anlisis administrativo que se ocupa de analizar y dividir el trabajo como un todo, estableciendo los niveles de especializacin y complejidad de todas las partes o componentes del trabajo y dando figura al organigrama. Responsables: Son los funcionarios que reciben rdenes de sus superiores o las tienen en virtud del puesto que ocupan, sobre actividades a su cargo. Pueden ser de dos clases: unidades organizativas o funcionarios Competencias funcionales: Son funciones esenciales del empleo y capacidades que se identifican a partir de un anlisis del propsito principal del empleo y su desagregacin progresiva, con el objeto de establecer las contribuciones individuales del empleo, los conocimientos bsicos, los contextos en los que se debern Mapa funcional: El mapa funcional, o rbol funcional, es la representacin grfica de los resultados del anlisis funcional. Su forma en "rbol" (dispuesto horizontalmente) refleja la metodologa seguida para su elaboracin en la que, una vez definido el propsito clave, este se desagrega sucesivamente en las funciones constitutivas.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

45


SALIDA RESPONSABLE

Revisin del reglamento Anlisis de las actividades Definir criterios y competencias

Se hace una revisin de la normatividad para as aplicar las mejoras pertinentes. Se realiza la planeacin de las actividades que se llevaran a cabo para realizar la evaluacin de manera cualitativa y cuantitativa

Resultados de la revisin Actividad a ejecutar Lista de competencias

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de rea

EVALUACION DE DESEMPEO C:MPGTH-01 F: 23 AGOSTO V:01

OBJETIVO: La evaluacin de desempeo se realiza con el fin de medir el desempeo de los trabajadores para as mirar que factores estn bien y que factores deben de mejorar

ALCANCE: va desde la valoracin del desempeo del trabajador segn la normatividad vigente y las polticas establecidas por la empresa hasta el seguimiento del personal en las acciones de mejora que se vallan a implementar.

RESPONSABLE: jefe de recursos humanos y jefe de rea

NORMATIVIDAD LEGAL: decreto 039 del 01 de junio del 2009( se adopta el sistema de evaluacin de desempeo laboral)

Inicio

Recolectar informacin

de normatividad y

procesos de mejora

Planear actividad para

evaluar cualitativa y

cuantitativa

Definir criterios y o

competencias que se

evaluaran

Disear instrumento

evaluativo


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

46

Diseo del proceso de evaluacin Aplicar el instrumento de evolucin Revisin Accin de mejora

Se toman los criterios de los cuales el trabajador ser evaluado para as mirar con cuales cumple y en cuales se debe realizar accin de mejora Se estructura el instrumento evaluativo con los requerimientos del cargo los criterios y competencias que sern evaluadas, la escala evaluativa, y los datos especficos de cada trabajador Se realiza la evaluacin al trabajador Se sacan los resultados de la evaluacin y se determina que criterios y competencias del trabajador cumple y cuales no Si el trabajador no

Instrumento de evaluacin de desempeo Aplicacin de instrumento Resultado evaluativo Planeacin de mejora

Jefe de recursos humanos Jefe de rea Jefe de recursos humanos Jefe de rea Jefe de rea Jefe de recursos humanos Jefe de rea

Aplicar el instrumento al

personal

Revisar los resultados

obtenidos

Objetivos cumplidos

segn calificacin

No

Implementar

acciones de

mejora Si

Llevar el seguimiento

del desempeo del

trabajador segn la

normatividad

Capacitar o sensibilizar

al personal para el

diligenciamiento


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

47

cumple al 100% con lo establecido segn la normatividad de la organizacin se aplica una accin de mejora, la cual se planean estrategias para que el trabajador alcance los objetivos que requiere la labor y el cargo

FORMATOS: Instrumento de evaluacin de desempeo Anlisis de resultados

GLOSARIO: ADAPTABILIDAD: capacidad para comprender y apreciar perspectivas diferentes, cambiar convicciones y conductas a fin de adaptarse en forma rpida y eficiente a diversas situaciones, contextos, medios y personas. ADAPTACIN AL CAMBIO: Es la capacidad para adaptarse y amoldarse a los cambios. Hace referencia a la capacidad de modificar la propia conducta para alcanzar determinados objetivos cuando surgen dificultades, nuevos datos o cambios en el medio. Se asocia con la versatilidad del comportamiento para adaptarse a distintos contextos, situaciones, medios y personas rpida y adecuadamente. Implica conducir a su grupo en funcin de la correcta comprensin de los escenarios cambiantes dentro de las polticas de la organizacin. ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS: es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la planeacin y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organizacin necesita antes definir en qu negocio est actuando y a dnde pretende llegar. APTITUD: capacidad de una persona para hacer correctamente una labor o actividad Conjunto de condiciones que hacen a un hombre idneo para una funcin determinada. AUTOEVALUACIN: Proceso sistemtico mediante el cual una persona o grupo examina y valora sus procedimientos, comportamientos y resultados para identificar que requiere corregirse o modificarse. COEVALUACIN: Es la evaluacin realizada entre pares, de una actividad o trabajo realizado. Este tipo de evaluacin puede darse en diversas circunstancias

Fin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

48

ELABORO: aprendices REVISO: INSTRUCTORA DORIS SOLER

APROBO: INST. DORIS SOLER

CLIMA ORGANIZACIONAL Clima organizacional es el nombre dado al ambiente generado por las emociones de los miembros de un grupo u organizacin, el cual est relacionado con la motivacin de los empleados. COMPETENCIAS ACTITUDINALES Son aquellos componentes actitudinales es lo que la persona es capaz de ejercer un trabajo dando eficiencia y resultados ptimos para la garanta de su trabajo CONTROL ADMINISTRATIVO Es el proceso que les permite a los altos mandos de una empresa de controlar los debidos procesos que se hacen en la empresa para as conseguir u obtener buenos resultados y cumplimiento de la labor DESEMPEO El desempeo laboral es la forma en que los empleados realizan su trabajo. ste se evala durante las revisiones de su rendimiento, mediante las cuales un empleador tiene en cuenta factores como la capacidad de liderazgo, la gestin del tiempo, las habilidades organizativas y la productividad para analizar cada empleado de forma individual.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

49


SALIDA RESPONSABLE

Plantear los valores Establecer pautas ticas : con los cliente Establecer pautas ticas : con los competidores

Se plantean los valores que guiaran la conducta de la empresa y sus empleados. Se implanta la conducta hacia nuestros clientes deber estar regida en la seriedad y profesionalismo en la satisfaccin de sus necesidades. Se crean objetivos inspirados en la lealtad y el respeto

Se compila de manera sencilla y practica los principales valores Solidaridad , equidad , responsabilidad confianza y respeto Satisfacer las necesidades del cliente con nuestros productos y servicios. Como consecuencia de esto se abstendrn de actos que atenten contra la libre competencia

Alta Gerencia Alta gerencia /Jefe de talento humano Alta gerencia /Jefe de talento humano

PROMOVER LA INTERACCION IDONEA C:MPGTH-01 F:23 AGOSTO V:01

OBJETIVO: Como el objetivo fundamental de este cdigo es propiciar la interaccin armnica y equitativa al Interior de la EMPRESA RECTIJAPON y entre los diferentes pblicos que la conforman.

ALCANCE: Inicia en identificar los valores que se establecen hasta la elaboracin del cdigo de tica que Va dirigido a la empresa y todos los empleados que hacen parte de ella

RESPONSABLE: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

NORMATIVIDAD LEGAL:

Plantear los

valores

principales

Solidaridad

Equidad

Responsab

ilidad,

confianza y

respeto.

Establecer pautas

con los clientes:

Seriedad y

profesionalismo

INICIo


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

50

Establecer pautas ticas :con los proveedores

Sostener con sus proveedores de productos y servicios relaciones transparentes leales y regidas por la buena fe.

Actuar de manera consistentes con sus principios ticos.

Alta gerencia /Jefe de talento humano

FORMATOS: cdigo de tica (F-CE-01)

GLOSARIO: Cdigo de tica: Un cdigo de tica es un plan para desarrollar una cultura de valores en una organizacin. Consiste de un conjunto de pautas escritas y manifestadas claramente que los gerentes, empleados y agentes de una organizacin deben seguir. Un cdigo de tica es una herramienta de referencia que proporciona orientacin tanto a los empleados como a los gerentes sobre cmo implementar y practicar la tica empresarial en el lugar de trabajo. Debe incorporar tanto los estndares de negocios (tales como satisfaccin del cliente, una alta calidad de productos, seguridad y derechos del empleado) como los valores (tales como mutua confianza, respeto y honestidad).

Establecer

pautas ticas

con los

competidores:

Lealtad y

respeto

Establecer

pautas con los

proveedores

Relaciones

transparentes y

leales

Fin.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

51

ELABORO:APRENDIZES REVISO: Juan Sebastin Sierra Palacios

APROBO: Juan Sebastin sierra Palacios

COMPROMISO: Es el cumplir con la obligacin contrada. Se trata de una actitud personal y laboral que permita hacer realidad la mstica de servicio institucional. TICA: Se relaciona con el estudio de la moral ,y la accin humana INTEGRIDAD: Es la honestidad, atendiendo siempre a la verdad, para fomentar la credibilidad de la sociedad en nuestra empresa, y con ello contribuir a generar una cultura de confianza y apego a la verdad. No se debe utilizar un cargo para obtener algn provecho o ventaja personal o a favor de terceros. Tampoco se debe buscar o aceptar compensaciones o prestaciones de cualquier persona u organizacin que puedan comprometer su desempeo como trabajador. LEALTAD: Es el apego a la fidelidad y al honor. Cdigo de ETICA MORAL: Son las reglas o normas por las que se rige la conducta de un ser humano en concordancia con la sociedad y consigo mismo. PRINCIPIOS ETICOS: El cumplimiento de los principios ticos morales es la base para una convivencia sana y armnica pues proporciona satisfaccin personal. Los principios ticos-morales no pueden ser impuestos, sino elegidos libremente por cada individuo, por lo tanto, solo la conciencia de cada uno de nosotros nos puede indicar si nuestra conducta es realmente moral o inmoral. Nuestra conducta social depende de las normas culturales vigentes en un determinado momento en la sociedad en la que vivimos. RESPETO: Es el trato digno, cordial y tolerante. Por ello, est obligado el reconocimiento y consideracin en todo momento de los derechos, libertades y cualidades inherentes a la condicin humana. RESPONSABILIDAD: Es la capacidad para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho realizado libremente, lo que conlleva al cumplimiento de las obligaciones contradas. VALOR: Son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en funcin de realizarnos como personas. Son creencias fundamentales que nos ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de otras, o un comportamiento en lugar de otro. Tambin son fuente de satisfaccin y plenitud.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

52


SALIDA RESPONSABLE

Determinar el nmero de personas Programar proceso Informar al

Generar un listado de personas con informacin como datos personales, rea o departamento al cual va hacer vinculado, fecha de ingreso, tipo de contrato. Programar proceso de induccin a empleados nuevos. Exponer al nuevo empleado de los fundamentos y filosofa de la Entidad: Misin, Visin,

Base de datos Comunicado interno Carta de bienvenida


INTEGRAR TRABAJADORES C:MPGTH-01 F:26 AGOSTO V:01

OBJETIVO: Definir las actividades necesarias para ofrecer al personal de nuevo ingreso, las facilidades para que su proceso de incorporacin a la organizacin se realice oportunamente, con base en informacin clara respecto a las caractersticas de la organizacin, las responsabilidades asociadas al puesto, los compromisos y responsabilidades que asume al incorporarse como empleado de rectijapon Ltda.

ALCANCE: Este procedimiento es aplicable a todo el personal nuevo que va a ingresar a la organizacin

RESPONSABLE: Jefe de recursos humanos/ director de planeacin

NORMATIVIDAD LEGAL:

Inicio

Determinar el nmero de

las personas

Realizar planeacin de las

actividades que se llevaran

a cabo

Citar a los seleccionados al

proceso de induccin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

53

nuevo empleado. Contestar dudas generadas Presentar al empleado Recibir al empleado nuevo

Polticas, Objetivos, Principios, valores ticos, Atiende las preguntas del interesado y dudas generadas en el proceso Presentar al nuevo empleado con su jefe inmediato quien seguir el procedimiento de induccin Recibe al nuevo empleado y continua el proceso de induccin indicando al trabajador sus responsabilidades especficas en el rea, lo presenta con sus compaeros de trabajo y le Indica su lugar de trabajo.

Evaluacin de conocimiento Evaluacin de satisfaccin


Implementar proceso de

induccin

Aplicar evaluacin de

conocimiento

Aplicar evaluacin de

satisfaccin

Realizar informe de

proceso de induccin

Fin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

54

FORMATOS: Carta de bienvenida(FCB-01) Evaluacin de conocimiento (FEC-02) Evaluacin de satisfaccin (FES-03) Cronograma de actividades (FCA-04) Asistencia (FA-05) Base de datos de induccin(FBDI-06) Lista de chequeo (FLC-07)

GLOSARIO: Carta de bienvenida: es un comunicado el cual la empresa se dirige al nuevo empleado para darle la bienvenida y hacerle un buen recibimiento para el empleado a la organizacin. Evaluacin de desempeo: se cuestiona al nuevo trabajador por los conocimientos adquiridos durante el proceso de induccin. Evaluacin de satisfaccin: se aplica una encuesta en donde se le pregunta al trabajador si se sinti satisfecho por la induccin que se llev a cabo. Cronograma de actividades: se realiza una planeacin de las actividades que se llevaran a cabo durante el proceso de induccin. Lista de asistencia: se lleva un control de las personas que asistieron al proceso de induccin Induccin: es el proceso donde se integra al trabajador con la organizacin, donde se les presenta la organizacin, la cultura organizacional, su sitio de trabajo, los cambios que ha adquirido la organizacin, el clima organizacional. Re induccin: es donde se les da a conocer a los trabajadores antiguos los cambios o novedades que ha tenido la organizacin. Induccin interna: es donde se le da la induccin en especfico a un trabajador sobre su puesto de trabajo o cargo que va a desempear. Induccin externa: es donde la induccin se realiza a nivel general a todos los nuevos colaboradores. Cooperacin: Est relacionado con el apoyo oportuno, con el nacimiento y mantenimiento de un espritu de equipo en vas de lograr objetivos comunes relacionados a su vez, con los objetivos de la empresa


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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ELABORO: aprendices REVISO: ints. Doris Soler APROBO: ints. Doris Soler


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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SALIDA RESPONSABLE

Identificar las necesidades Aplicar instrumento

Se desarrolla una estrategia como instrumento donde se identifique la satisfaccin de los trabajadores Se aplica el cuestionario a cada uno de los trabajadores teniendo en cuenta las dimensiones para la elaboracin de cada uno de los tems

Diseo de cuestionario Encuesta de clima organizacional


BIENESTAR SOCIAL C:MPGTH-01 F:30 AGOSTO V:01

OBJETIVO: Implementar y desarrollar planes de bienestar a todos los trabajadores de la empresa, para as adquirir una mejor calidad de vida para cada trabajador, que puedan adquirir actitudes buenas tanto en salud, recreacin y educacin, para que cada uno de los empleados puedan tener un buen desempeo en cada una de sus labores.

ALCANCE: El proceso de bienestar aplica para todos los trabajadores de la empresa

RESPONSABLE: Jefe de recursos humanos

NORMATIVIDAD LEGAL: Decreto 1567 de 1998(sistemas de estmulo para empleados del estado)

Inicio

Identificar las necesidades

Disear instrumento de

clima organizacional

Aplicar instrumento a los

trabajadores

Esperar resultados de la

encuesta


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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Informe de resultados Generar presupuesto del plan de bienestar que se llevara a cabo Aplicar plan de bienestar Control de las actividades

Se realiza el informe de los resultados que arroj la encuesta de clima organizacional Se realiza el presupuesto de los gastos que requiere llevar a cabo las actividades propuestas por la direccin de bienestar Se implementa el plan de bienestar en los trabajadores de la organizacin segn las actividades programadas Se evala si se cumplieron los objetivos planteados por la direccin de bienestar

Informe Presupuesto Formato de evaluacin

Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos Jefe de recursos humanos

Realizar informe de

resultados

Proponer

soluciones

Realizar presupuesto de

actividades

Implementar acciones de

mejora

Aprobacin

Controlar a cabalidad las

actividades

Analizar resultados para

generar indicadores

Fin


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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Anlisis de resultados

Al obtener los resultados se generan indicadores que puedan mostrar el grado de satisfaccin de los trabajadores

Informe de anlisis de resultados


FORMATOS: Instrumento de clima organizacional (FCO-01) Presupuesto (FP-02)

GLOSARIO: AUTOEFICACIA. Creencia de que se cuenta con las capacidades necesarias para realizar una tarea, responder a las expectativas del rol y cumplir con una situacin difcil sin problemas. AUTOEVALUACIN. Proceso de pedir a los individuos que identifiquen y comparen sus puntos dbiles y sus puntos fuertes. AUTORREALIZACIN. Necesidad de llegar a ser todo lo que uno es capaz de alcanzar. CLIMA ORGANIZACIONAL. Conjunto de percepciones compartidas que los servidores desarrollan en relacin con las caractersticas de su entidad, tales como las polticas, prcticas y procedimientos, formales e informales, que la distinguen de otras entidades e influyen COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL. Estudio y aplicacin del conocimiento acerca de cmo las personas actan dentro de una organizacin. CULTURA CORPORATIVA: La Cultura Corporativa es el conjunto de valores, costumbres, hbitos y creencias compartidas de una empresa. En la realidad, no se va a limitar a lo positivo, algunos de los componentes pueden ser negativos. DESARROLLO ORGANIZACIONAL: creacin de un sentido de identificacin de las personas en relacin con la organizacin. Se busca la motivacin en conjunto con el compromiso, el compartir objetivos comunes. Desarrollo de espritu de equipo por medio de la integracin y de la interaccin de las personas. Perfeccionamiento de la percepcin sobre el ambiente externo con la finalidad de facilitar la adaptacin de toda la organizacin. ESTRATEGIAS Son herramientas que se usan para lograr conseguir un objetivo o una meta para un crecimiento personal o en equipo en el mbito laboral, con el fin de que se logren los objetivos planeados.


Fecha: 15 sep-2013

Versin: 01

Cdigo: MPPO-01

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ELABORO: aprendices REVISO: inst. Tatiana Reinoso APROBO: inst. Tatiana Reinoso

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION CAMBIOS FECHA APROBO

EVALUACION DE NESECIDADES Es una herramienta que permite ver las necesidades que tienen los empleados y permite mirar que cosas hay en el momento y que es lo que se desea conseguir INCENTIVOS PECUNARIOS Son un reconocimiento de manera monetaria a partir de 40 salarios mnimos legales vigentes a un equipo o grupo de trabajo que les corresponda. JERARQUIA DE NECESIDADES Segn maslow es calificar las necesidades del ser humano las cuales pueden ser agrupadas en cinco categoras

- Necesidades fisiolgicas- hambre, sed, sueo - Necesidades de seguridad- proteccin contra riesgos - Necesidades sociales- pertenecer a grupos - Necesidades psicolgicas- estimacin propia y de otros - Necesidades de autorrealizacin- desarrollo de la personalidad

Ejemplo Manual de Procesos y Procedimientos Por Corregir

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