UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALAFACULTAD DE CIENCIA ECONÓMICASDEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS ESTUDIANTILESEN LA COMUNIDAD –PROPEC-SEGUNDO SEMESTRE 2015

“Ejecución y Supervisión de la Auditoría”PRÁCTICA PROFESIONAL DE

CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

LIC. CESAR MOISES SARAT RAMÍREZDOCENTE SUPERVISOR

Guatemala, 18 de julio 2015

Elaborado por:Grupo No. 3Salón 110, Edificio S-3Jornada Nocturna

Integrantes: Carnet

Angel Estuardo González 201214871

Catherine Pamela Marroquín Ortiz 201214891

Gabriela Mariel Reneau Pastor 201214916

Arnol de Jesús García Quiroz 201214924

Eduardo Marco Antonio Flores Mollinedo 201214953

Jose Alfredo Martín 201215021Coordinador

“Ejecución y Supervisión de la Auditoría”PRÁCTICA PROFESIONAL DE

CONTADURÍA PÚBLICA Y AUDITORÍA

INDICE:

CONTENIDO: Página:

INTRODUCCIÓN VI

1. Ejecución y Supervisión de la Auditoría 7

1.1 Ejecución 7

1.2 Alcance 7

1.3 Importancia 7

2. Supervisión de la auditoría 8

2.1 Alcance de la Supervisión 8

2.2 Importancia de la Supervisión 8

3. Responsabilidad del Auditor en la Ejecución de la

Auditoría NIA -200- 8

3.1 Fases de la Ejecución 9

3.1.1 Fase de reunión de inicio 9

3.1.2 Recopilación de datos e información 9

3.1.3 Análisis y evaluación de datos e información 9

3.1.4 Reunión de cierre 10

3.2 Establecimiento y Evaluación de la condición y su

Comparación con el criterio del auditor 10-11

3.3 Verificar y analizar las causas y efectos de la

Observación 11-12

3.4 Evaluación de la suficiencia. Pertinencia y utilidad de

De la Evidencia 12-14

3.5 Identificar servidores responsables del área y líneas

De autoridad 14

3.6 Comunicar y trasladar al auditado las observaciones 14

3.7 Evaluar y validar la respuesta del auditado 15

CONTENIDO: Página:

4. Responsabilidad del Auditor de la Supervisión de la

Auditoría NIA -220- 15-16

4.1 La Supervisión en la etapa de planeación de la

Auditoría 17

4.2 La Supervisión en las diferentes fases de la ejecución

De la auditoría 17-18

4.3 La Supervisión en la etapa de terminación del trabajo

De auditoría 18-19

4.4 Evidencia de la supervisión ejercida en los papeles

De trabajo 19

5. Papeles de Trabajo 20

5.1 Definición 20

5.2 Objetivos 21

5.3 Contenido 22

5.3.1 Requisitos mínimos de un papel de trabajo 22-23

5.3.2 Tipos de Papeles de Trabajo 23-25

5.4 Forma 25

Ejemplo de un Papel de Trabajo 26

5.5 Archivo 27

5.5.1 Archivo Permanente 27

5.5.2 Archivo Corriente 28

5.6 Propiedad y Custodia de los papeles de trabajo 28

5.7 Importancia de los Papeles de Trabajo 28

5.8 Naturaleza Confidencial 29

CONCLUSIONES 30

BIBLIOFRAFÍA 31

INTRODUCCIÓN:

La responsabilidad que tiene el auditor al emitir su opinión sobre los estados

financieros, le obliga a obtener un resultado satisfactorio del examen que

practique. Para obtener este resultado, se hace necesario establecer una

apropiada planeación, ejecución y supervisión de la auditoria a realizar.

La planeación permitirá garantizar un mínimo de calidad en su labor, a la par que

le dará a conocer anticipadamente a la realización del trabajo, el manejo de la

empresa objeto del examen, sus políticas generales, sus políticas contables, su

sistema de control interno, sus instalaciones, el personal responsable, etc.

Además la planeación permitirá ahorrar tiempo y dinero pues el auditor y sus

asistentes abocarán el trabajo directamente y sin rodeos, pues de antemano se

tienen prefijadas las metas a alcanzar en cada área sometida a estudio.

La planeación hará posible la adecuada ejecución y supervisión del personal

involucrado en el estudio de la empresa, pues provee los instrumentos necesarios

para que la auditoría sea realizada de acuerdo a Normas Internacionales de

Auditoría, considerando el marco local aplicable referente a todos las técnicas,

procedimientos y criterios para realizar una auditoría.

1. EJECUCIÓN Y SUPERVISION DE LA AUDITORIA

1.1 EJECUCION

Es la fase del proceso, donde se ejecuta lo anteriormente planeado por el auditor,

aquí es donde se observa que se cumplan los objetivos trazados por este y para

lograrlo debe mantener la dirección de la auditoria y una adecuada supervisión al

trabajo que se realice, siendo individual o supervisando a sus asistentes o

auxiliares.

1.2 ALCANCE

Delimita el proceso de la auditoria, al proporcionar la información necesaria de

la entidad al auditor para así alcanzar sus objetivos.

Para determinar el alcance se tienen que ver los siguientes aspectos:

1) Periodo a evaluar

2) Los procesos

3) Las operaciones

4) Productos o resultados

5) Los Estados Financieros

6) Las cuentas contables de la entidad

1.3 IMPORTANCIAVerifica el cumplimiento del control interno autorizado por la gerencia, asimismo la

manera los procedimientos para el registro de las operaciones contables. De esto

se obtiene la evidencia suficiente que ayudaran al auditor a emitir su opinión.

2. SUPERVISION DE LA AUDITORÍA

Aquí se ejerce la inspección a áreas determinadas, esto implica la revisión del

trabajo de los ayudantes y comprobar que se cumplan los objetivos de la

evaluación y determinara que se cumpla con el alcance de la auditoria.

2.1 Alcance de la SupervisiónLa supervisión se efectúa desde el momento en que el trabajo de auditoría haya

comenzado, así mismo durante el desarrollo del mismo hasta que se concluye las

labores en las oficinas del cliente.

2.2 Importancia de la SupervisiónLa supervisión debe de efectuarse en todas las etapas que conllevan la realización

de la auditoria, desde la planeación, ejecución y culminación de la auditoria para

están en las mejores condiciones de emitir un informe objetivo y profesional. Esto

conlleva una gran ventaja para el auditor, ya que se minimizan errores y se logran

detectar los problemas que afectan la entidad, y la auditoria tendrá una mayor

eficiencia.

3. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EN LA EJECUCION DE LA AUDITORIA -NIA 200-

En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y análisis a los estados

financieros para determinar su razonabilidad. Se detectan los errores, si los hay,

se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos. Se

elaboran las conclusiones y recomendaciones y se las comunican a las

autoridades de la entidad auditada.

Están es una de las fases más importante porque aquí se ve reflejado el trabajo

del auditor y sus resultados. Durante la ejecución de la auditoría, el auditor debe

asegurarse del cumplimiento de las Normas Internacionales de Auditoria, y del

conocimiento y dominio del manual de auditoría de la entidad a que está

subordinado; debe cumplirse el planeamiento concebido en tiempo y con la

calidad requerida, pues de ello depende la calidad del servicio que debe brindar y

los posibles riesgos en el cumplimiento de los objetivos.

3.1 Fases de la Ejecución:

3.1.1 Fase de reunión de inicio

Presentación del equipo auditor

Comunicación de la auditoría

Confirmar los canales de comunicación

Presentación de Cronograma tentativo

3.1.2 Recopilación de datos e información

Obtención de información para la auditoría

Obtención de documentos claves

Aplicación de procedimientos de auditoría de acuerdo al programa:

1. Las Pruebas de Auditoría

2. Técnicas de Muestreo

3. Evidencias de Auditoría

4. Papeles de Trabajo

5. Hallazgos de Auditoría

3.1.3 Análisis y evaluación de datos e información

Análisis de resultados y hallazgos de auditoría

Análisis de las recomendaciones basadas en los resultados

Determinar recomendaciones finales

3.1.4 Reunión de Cierre

Comunicar los principales resultados

Formalizar acuerdos, si corresponde

Relevar importancia de toma de medidas

El auditor debe tener evidencia suficiente y competente en sus papeles de trabajo

para apoyar su opinión sobre la confiabilidad de los estados financieros de

acuerdo al planeamiento estratégico y evaluación de los controles internos.

En el análisis el auditor debe tener en cuenta que las causas y los efectos estén

interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro;

por ejemplo, conocer el sistema de administración o manejo de los recursos

humanos ayuda a entender su punto de eficiencia. Cualquier efecto adverso debe

ser cuantificado cuando el caso así lo exija.

Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrón que indique

potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno. Las causas pueden ser

externas al auditado. Hasta donde sea posible, la relación causa - efecto debe ser

lo suficientemente clara. La labor de supervisión debe asegurar que las evidencias

que apoyen hallazgos y resultados del análisis de causa y efecto, sean discutidas

en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administración del auditado. 

3.2 Establecimiento y evaluación de la condición y su comparación con el criterio del auditor

Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observación,

mediante el debate y la valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para

responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o

situaciones. Este análisis incluye la comparación de operaciones con los criterios o

requerimientos establecidos. La condición es la situación encontrada en el

ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o

procesos desarrollados por el ente auditado.

Cuando la condición está acorde con el criterio se considera que el auditado está

cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el

desarrollo de su misión y objetivos institucionales.

Cuando la condición no se ajusta a los criterios se considera que el auditado no

está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el

desarrollo de su misión y objetivos institucionales. Toda desviación resultante de la

comparación entre la condición y el criterio se identifica como una observación, la

que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo.

En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el

juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor y

por los fallos proferidos anteriormente por hechos de igual eso similares al caso

objeto de estudio.

Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba

de auditoría y debe quedar documentado en los papeles de trabajo.

3.3 Verificar y analizar las causas y efectos de la observación

Una vez detectada la observación, el auditor debe establecer las causas ó razones

por las cuales se da la condición, o no se cumple con el criterio. Sin embargo, la

simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber

ser, no es suficiente para configurar un hallazgo. El auditor debe identificar, revisar

y comprender de manera imparcial las causas de la observación antes de dar

inicio a otros procedimientos.

Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y sí existen

procedimientos internos para evitarla. Generalmente, una debilidad del control

fiscal interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida

desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observación,

frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el

auditor complemente su examen.

Dentro del proceso de evaluación del auditado es necesario considerarla relación

que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situación determinada, por

cuanto le facilita a su administrador implementarlas acciones correctivas o

preventivas que le permitan mejorarla gestión y los resultados. Los efectos de una

observación se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que

resultan de la condición encontrada; normalmente representa la pérdida en dinero,

bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos o

ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.

Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o

irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y

desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos

o actividades del auditado.

Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las circunstancias que rodean al

auditado, como su naturaleza, organización y el ambiente en que éste opera, las

cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades

u omisiones.

Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma más

específica posible, basándose en comprobaciones, comparaciones, documentos

de la entidad, informes de auditoría interna u otras fuentes apropiadas.

3.4 Evaluación de la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia

La validez de una observación depende de su importancia relativa. La importancia

de un hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. Además, es necesario

evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este

último caso indicar su frecuencia.

Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en

términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de

transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, la observación debe incluir

datos suficientes que demuestren su importancia.

El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los

potencialmente de largo alcance, sean éstos tangibles o intangibles. En cuanto

sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o pérdida

causada por una deficiencia identificada.

Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y

opiniones emitidos en el informe. Identificada la observación de auditoría, es

necesario establecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y

aunque ésta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran

importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial. Así, una

condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser

recurrente aún, pero podría tener implicaciones o posibilidades más importantes si

no se elimina.

En el análisis deben tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las

evidencias. Para cada observación se hace necesario evaluar la suficiencia y

pertinencia de la evidencia que la respalda y si ésta no cumple con estos

requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de auditoría, ya sea

que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas

sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y técnicas, cuando

lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de

confiabilidad.

Durante una auditoría es usual que se presente la incertidumbre sobre la

necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de

las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta frente a cualquier

decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las

circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.

3.5 Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad

Una vez analizada la observación, el auditor debe identificar los responsables

directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad

y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a la observación

formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia

fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información

necesaria para los trámites posteriores.

Los manuales de funciones y reglamentos internos, así como los objetivos

concertados para la evaluación de desempeño y las órdenes deservicio o

contratos de prestación de servicios, según la situación evaluada, son fuente

importante para que el auditor determine las líneas de autoridad y la

responsabilidad.

3.6 Comunicar y trasladar al auditado las observaciones

Una vez logrado el consenso o acuerdo en mesa de trabajo frente al análisis y

alcance de las observaciones de auditoría, éstas deben ser comunicadas al

auditado, en el informe preliminar, para que éste presente los argumentos y

soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro del proceso

auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de contradicción.

Las observaciones deben incluir las presuntas incidencias que hayan sido

validadas en mesa de trabajo por el equipo auditor.

3.7 Evaluar y validar la respuesta del auditadoLa respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede, en

ocasiones, develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administración toma

decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben

ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en

hechos razonables en su momento.

Se debe, en la medida de lo posible, procurar puntos de vista coincidentes, tanto

del auditor como de los funcionarios correspondientes, acerca del análisis sobre

ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos,

importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las

conclusiones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión. Cuando

la respuesta del auditado requiera de niveles superiores de consulta para llegar a

un consenso al interior del equipo auditor, en la reunión de mesa de trabajo se

convocará a la sesión al funcionario competente para decidir conforme a las

normas de administración del proceso auditor.

4. RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR EN LA SUPERVISION DE LA AUDITORIA -NIA 220-

La supervisión implica dirigir los esfuerzos de los ayudantes que participan en

lograr los objetivos del examen, y determinar si se logran esos objetivos. Los

elementos de la supervisión incluyen dar instrucciones a los ayudantes,

mantenerse informado de los problemas importantes que se encuentren, revisar el

trabajo realizado y conocer las diferencias de opinión entre el personal del equipo

de auditoría.

Los ayudantes deben ser informados de sus responsabilidades y de los objetivos

de los procedimientos que han de ejecutar, así mismo de los asuntos que puedan

afectar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos que han de

aplicar, tales como la naturaleza del negocio de la entidad en lo que se relacione

con su asignación y posibles problemas de contabilidad y auditoría.

El auditor tiene la responsabilidad final del examen, debe instruir a los ayudantes

para que hagan de su conocimiento las cuestiones significativas de contabilidad y

auditoría que surjan durante el examen, para que pueda evaluar su importancia. 

El grado de supervisión apropiado en una situación determinada depende de

muchos factores, incluyendo la complejidad del asunto particular y la capacitación

de las personas que hacen el trabajo. La supervisión debe ejercerse en proporción

inversa a la experiencia, la preparación técnica la capacidad profesional del

auditor supervisado.

La supervisión debe ejercerse en todos los niveles o categorías del personal que

intervenga en el trabajo de auditoría. De acuerdo con la organización del

despacho podrán existir diversos niveles de experiencia en su estructura como

son el propio CPA o socios del despacho y el resto de auditores con diferentes

grados de experiencia y responsabilidad.

Las situaciones que pueden presentarse en la práctica son muy variadas en lo que

se refiere al personal que participa en la planeación, el desarrollo del trabajo y la

terminación del mismo, por lo que la supervisión debe hacerse en función de esas

situaciones particulares y de la estructura del despacho. Sin embargo todo trabajo

ejecutado debe estar supervisado por una persona de mayor experiencia y

capacidad profesional, de tal manera que el auditor asuma la responsabilidad total

del trabajo como si lo hubiera hecho personalmente.

4.1 La Supervisión en la Etapa de Planeación de la Auditoría:

a) Análisis de los grados de experiencia y capacidad profesional de los

auditores que participarán en el trabajo, para asegurarse de que son los

adecuados. Si por alguna razón existe cierta capacidad inferior o superior a

la requerida, se corregirá con mayor supervisión en el primer caso o con

una supervisión menor, pero directa del auditor que dictamina en el

segundo caso.

b) La Supervisión del plan general del trabajo así como la definición de los

objetivos que se persiguen en el examen, con las personas que van a

ejecutarlo o supervisarlo, para asegurarse de que se darán los pasos

necesarios tendientes a lograr un trabajo de máxima calidad profesional.

c) Discusión del plan de trabajo preparado por el auditor encargado. En esta

etapa se evalúan los alcances de los procedimientos que se van a aplicar

en cada una de las áreas para ajustarlas de acuerdo con la eficiencia del

control interno del cliente y con los objetivos del trabajo.

d) Discusión y fijación del presupuesto de tiempo que va a utilizar el personal

que participe en el trabajo.

4.2 La Supervisión en las diferentes Fases de la Ejecución de la Auditoría

a) Consiste en la revisión del programa de auditoria, preparado con base en el

resultado del estudio y evaluación del control interno, así como las

modificaciones que se hagan durante el desarrollo de la auditoria.

b) Explicación a los auditores, de acuerdo con el grado de experiencia que

cada uno tenga, de la forma en que debe realizarse el trabajo, los

elementos del cliente con que se cuenta para efectuarlo y el tiempo

estimado para la realización de las pruebas de auditoria.

c) Presentación de los auditores al personal del cliente con el que van a tratar

y explicación de los sistemas contables, registros y demás elementos con

los que van a trabajar.

d) Vigilancia constante y estrecha del trabajo que están realizando los

auditores, y aclaración oportuna de las dudas que le van surgiendo en el

transcurso de su trabajo, evitando de ésta manera realizar un trabajo que

no sea efectivo para el objetivo que se persigue.

e) Control del tiempo invertido por cada uno de los auditores analizando las

variaciones contra el presupuestado. La vigilancia oportuna de estas

variaciones pueden detectar ineficiencias, o áreas en las que se requiera

modificar el programa de auditoria.

f) Revisión oportuna y minuciosa de todos los papeles de trabajo preparados

por los auditores de niveles inferiores. Si las pruebas no fueron realizadas

satisfactoriamente se exigirán pruebas adicionales que deben realizarse

para completar el trabajo.

4.3 La Supervisión en la Etapa de Terminación del Trabajo de Auditoría

a) Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para cerciorarse de

que éstos están completos y que se ha cumplido con los parámetros y

lineamientos establecidos por las Normas de Internacionales de Auditoria.

b) Revisión y aprobación del auditor que dictamina y del informe que resulta

del trabajo de auditoria realizado. En ésta etapa se repasan todos los

problemas importantes que se encontraron y que deben estar reflejados en

los papeles de trabajo; las soluciones que se les dieron y la forma en que

se reflejan en los estados financieros y en el dictamen.

c) Es recomendable que antes de emitir el informe, una persona del despacho

pero ajena al trabajo específico, revise los borradores y ciertos papeles de

trabajo, a fin de satisfacerse de que se ha cumplido con las normas de

auditoria y que la opinión que se pretende emitir está justificada y

debidamente amparada por el trabajo realizado.

4.4 Evidencia de la Supervisión Ejercida en los Papeles de Trabajo

Es indispensable dejar evidencia de la supervisión ejercida, para un mejor control

y efectividad de la supervisión en el nivel inmediato superior, hasta llegar el

Contador Público y Auditor que dictamina.

Es recomendable dejar evidencia de la supervisión de todo el trabajo realizado y

en todas las etapas de auditoría considerando los siguientes aspectos:

Membrete de identificación de papeles de trabajo.

Por medio de la utilización de colores en las marcas de auditoría.

Utilizando una hoja de Control de Supervisión.

Haciendo anotaciones en papeles de trabajo, complementando lo

efectuado por los auditores de menos experiencia para describir de

mejor manera el trabajo efectuado y las conclusiones.

Preparando informes sobre la actuación de los auditores en donde

normalmente se indique los trabajos que efectuaron, la efectividad con

que lo hicieron, el grado de preparación técnica y el grado de capacidad

alcanzada.

Mediante la preparación de un memorándum donde se describa la

revisión y efectividad del personal que realiza el trabajo de auditoria, y

de las diferentes personas que desarrollan funciones de supervisión,

incluyendo al auditor que dictamina

5. PAPELES DE TRABAJO

5.1 Definición

Los papeles de trabajo son archivos que guardan y respaldan el trabajo efectuado

por el auditor. Estos comprenden la evidencia de los análisis, comprobaciones,

verificaciones e interpretaciones, a través de cédulas o documentos que son

elaborados por el Contador Público, para fundamentar sus conclusiones sobre las

cuales emite una opinión y juicio sobre el sistema de información examinado.

Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la

información obtenida por el auditor en su revisión, así como los resultados de los

procedimientos y pruebas de auditoría aplicados; con ellos se sustentan las

observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el

informe correspondiente.

Estos documentos constituyen un medio de enlace entre los registros contables de

la empresa que se examina y los informes que proporciona el Auditor y son

elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas; otros son obtenidos por

medio de su cliente, procedimientos externos y por terceras personas (cartas,

certificaciones, estados de cuentas, confirmaciones, observación física y/o

criterios) pero al constituirse  en pruebas o elementos de comprobación y

fundamentación  de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que

constituyen en general, los papeles de trabajo.

Condiciones de su preparación:

Claros: Ser legibles, que pueda interpretarlos cualquier persona.

Sencillos: No deben ser muy elaborados, evitando perder la estética.

Limpios: Un papel limpio y presentable habla por sí solo.

Concisos: Breves respecto a la información que se pretende revelar.

5.2 Objetivos

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y

actividades realizadas por el auditor, de acuerdo con normas y

procedimientos de auditoría.

Documenta el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.

Proporcionar la base de evidencia suficiente y adecuada para la rendición

de informes.

Fundamentar y facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del

trabajo de auditoría.

Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores, el máximo de eficiencia con

un mínimo de tiempo.

Desarrollar información y sugerencias que ayuden al cliente a mejorar sus

procedimientos.

Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que

el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del

Órgano de Control y demás normatividad aplicable.

Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría

para próximas revisiones.

5.3 Contenido

De conformidad con lo establecido a la NIA 230 - Responsabilidad del auditor en la

preparación de la documentación, trata de la responsabilidad que tiene el auditor

en la preparación de la documentación de auditoría correspondiente a una

auditoría de estados financieros.

El objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione:

Un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditoría;

Evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con las

NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.

El auditor al preparar los papeles de trabajo deberá evitar el exceso en la

documentación, es decir medir el trabajo por la calidad y no por la cantidad, de tal

manera que resulten suficientemente completos y detallados para proporcionar

una comprensión global de la auditoría.

5.3.1 Requisitos mínimos de un papel de trabajo

Los papeles de trabajo deberán cumplir con los siguientes requisitos, no

importando el área, rubro o cuenta que se pretende examinar:

1. Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el

programa deberá relacionarse con los papeles de trabajo mediante índices

cruzados.

2. Nombre del cliente

3. Título de la cedula o descripción del papel de trabajo

4. Fecha de examen o período cubierto por la auditoría.

5. Índice de la cédula (numérico, alfabético, alfanumérico)

6. Iniciales, fechas y firmas de quienes formulan, revisan y supervisan el papel

de trabajo.

7. Objetivos del papel de trabajo

8. Procedimientos de auditoría para su elaboración

9. Prueba (Incluyendo títulos de las columnas, los nombres, códigos y cifras

de los rubros examinados)

10.Referenciación de tal forma que cualquier información (cédula) pueda ser

encontrada fácilmente cuando se revisen los papeles; cada cédula debe

contener una referencia en rojo (lápiz) en la esquina superior derecha.

11.Describir la fuente de información u obtención

12.Marcas de Auditoría en color rojo

13.Comentarios

14.Conclusiones

15.Escritura y gramática correctas.

5.3.2 Tipos de papeles de trabajo

En función de la fuente de la que procedan los papeles de trabajo, éstos se podrán

clasificar en tres grupos:

a) Preparados por la entidad auditada. Se trata de toda aquella

documentación que la empresa pone al servicio del auditor para que pueda

llevar a cabo su trabajo: estados financieros, memoria, escritura, contratos

o acuerdos.

b) Confirmaciones de terceros. Una parte del trabajo de auditoría consiste en

la verificación de los saldos que aparecen en el balance de situación a

auditar.

c) Preparados por el auditor. Este último grupo estará formado por toda la

documentación elaborada por el propio auditor a lo largo del trabajo a

desarrollar: cuestionarios y programas, descripciones, detalles de los

diferentes capítulos de los estados financieros, cuentas, transacciones,…

Los papeles de trabajo denominados cédulas de auditoría, se clasifican de

acuerdo a la Guía para la Elaboración de Papeles de Trabajo, en cédulas

sumarias o de resumen, analíticas, subanalíticas, de informe, de observaciones y

de seguimiento de recomendaciones.

1. Cédulas sumarias o de resumen

En las cédulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y

conclusiones del área, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a

examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales.

2. Cédula Analítica

Además de contener la desagregación o análisis de un saldo, concepto,

cifra, operación o movimiento del área por revisar, en las cédulas analíticas

se detallan la información obtenida, las pruebas realizadas y los resultados

obtenidos. Asimismo, en las cédulas analíticas se incluyen los resultados

finales, representados por las observaciones.

3. Cédulas Subanalíticas

Por medio de las cédulas subanalíticas, se desagregan o analizan con

detalle los datos contenidos en una cédula analítica.

4. Cédula de Observaciones

Las deficiencias e irregularidades que se hayan encontrado en el transcurso

de la revisión, se resumirán en esta cédula de observaciones, debidamente

identificados con el número de cédula correspondiente, a fin de facilitar su

consulta y revisión.           

5. Cédula de Informes

Una vez concluido el trabajo de auditoría, y de manera adicional a las

cédulas en que se presenten las conclusiones, se integrará, al inicio del

expediente de papeles de trabajo, un informe donde se expongan

brevemente los antecedentes de auditoría, los procedimientos de auditoría

aplicados y sus resultados, a fin de ofrecer un panorama de trabajo

realizado y de las posibles acciones por emprender.           

6. Cédula de seguimiento de recomendaciones

Si del trabajo de auditoría se derivan recomendaciones u otro tipo de

acciones legales, será necesario dejar constancia de ello, primeramente en

cédulas de discusión o de comentarios y después en cédulas de control de

seguimiento.

5.4 Forma

De acuerdo a la NIA 500, referente a Evidencia de auditoría, el alcance de los

procedimientos de auditoría y la extensión de los papeles de trabajo es un caso de

juicio profesional por lo que es necesario y práctico documentar todos los asuntos

importantes que se requieran junto a la concusión del auditor durante el proceso

de auditoría

Los papeles de trabajo son diseñados para cumplir con las circunstancias y las

necesidades del auditor para cada auditoría en particular. A continuación se

presenta un ejemplo respecto a la adecuada forma de presentación de un papel

de trabajo:

5.5 Archivo

Los papeles de trabajo podrán ser almacenados en forma impresa, en archivos

magnéticos u otros medios idóneos. Los papeles de trabajo son de

responsabilidad exclusiva del auditor tanto en su confección como en su custodia

y no pueden ser divulgados ni entregados a terceros, salvo por requerimiento

judicial.

Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria. Los archivos de

los papeles de trabajo de una auditoria generalmente suelen clasificarse en dos

tipos: archivo permanente y archivo corriente.

5.5.1 Archivo Permanente

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de

tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener

que reproducir esta información cada año. El archivo permanente debe

contener toda aquella información que es válida en el tiempo y no se refiere

exclusivamente a un solo período. Este archivo debe suministrar al equipo

de auditoría la mayor parte de la información sobre el negocio del cliente

para llevar a cabo una auditoría eficaz y objetiva. Contiene información que

servirá para auditorias posteriores.

Ventajas del Archivo Permanente:

Hace posible que el análisis y revisión de las cuentas del período sea más rigurosa, ya que existe información comparativa con años anteriores.

Es rápido y existe mejor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente y de la industria.

Evita que todos los años se hagan las mismas preguntas al personal del cliente.

Reduce el tiempo de ejecución y revisión de la auditoria. Evita muchos problemas en el caso de que sea necesario cambiar el

equipo de auditoría.

5.5.2 Archivo Corriente

Este archivo recoge todos los papeles de trabajo relacionados con la

auditoria específica de un período.

5.6 Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, sin embargo, el derecho de

propiedad sobre los papeles de trabajo está sujeto a aquellas limitaciones

impuestas por la ética profesional, establecidas para prevenir la revelación

indebida por parte del auditor sobre asuntos confidenciales relativos al negocio del

cliente.

El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener en custodia

segura sus papeles de trabajo y debe conservarlos por un período suficiente para

cumplir con las necesidades de su práctica profesional y satisfacer cualquier

requisito legal sobre la retención de los mismos. El periodo de retención para los

papeles de trabajo de auditoría, normalmente no es de menos de cinco años a

partir de la fecha del dictamen del auditor.

Es necesario que el auditor se ajuste a la normativa local aplicable y relacionada

con la información tomando en cuenta que los papeles de trabajo son el pilar de la

auditoria que se está ejecutando por lo tanto es importante que el auditor presente

la atención debida a la custodia en las oficinas del cliente de estos papeles.

5.7Importancia de los Papeles de Trabajo

Debido a la importancia que los papeles de trabajo tienen como base para la

opinión del auditor y por lo importante que pueden llegar a tener posteriormente

para su propia responsabilidad profesional, es absolutamente indispensable dejar

asentado, que la propiedad absoluta e irrestricta, de los correspondientes papeles

de trabajo es del propio auditor que ha realizado el examen, sujeto solamente en

el uso de dichos papeles de trabajo y de la información en ellos contenida, a las

exigencias ineludibles del deber ético de secreto profesional que todo auditor

posee.

5.8 Naturaleza Confidencial

Según las Normas Internacionales de Control de Calidad, con referencia a la

NICC 1 en el contexto de las obligaciones de organización de una auditoría. El

párrafo A56 de la NICC 1 indica que las exigencias éticas pertinentes establecen

la obligación para el personal de la organización auditora de observar siempre la

confidencialidad de la información incluida en la documentación del trabajo, a

menos que la entidad haya autorizado específicamente revelarla, o que exista una

obligación legal o profesional para hacerlo.

Una diferencia fundamental entre los sectores privado y público estriba en que en

este último pueden existir exigencias legislativas específicas en materia de

confidencialidad y derechos de acceso atribuidos a terceros. En el sector público

se da la necesidad constante de equilibrar la confidencialidad y la necesidad de

transparencia y rendición de cuentas.

El equilibrio entre confidencialidad y transparencia exige el ejercicio del juicio

profesional para garantizar que la documentación de naturaleza confidencial se

identifique claramente y se trate como tal, permitiendo al mismo tiempo el acceso

adecuado a la misma.

Es importante conocer las políticas y procedimientos de las entidades

fiscalizadoras superiores en materia de confidencialidad. Estos procedimientos

pueden incluir los tipos de documentación de auditoría que pueden ponerse a

disposición del público, unas líneas de responsabilidad claramente definidas para

la autorización de la revelación de dicha documentación y los procedimientos para

facilitar la información, en su caso.

CONCLUSIONES:

La ejecución y supervisión de la auditoria deberán contemplarse desde la

planeación de la misma para lograr los objetivos de manera eficiente.

Previo a ejecutar la auditoria en una entidad cualquiera que esta sea

deberán conocerse primero las instalaciones de la misma para estar

familiarizado con el entorno de la empresa en la que se llevará a cabo el

proceso de auditoría.

La supervisión de la auditoria será más fácil si se cuenta con personal

calificado ya que esto hace que el encargado de la revisión de los procesos

tenga un mayor grado de confianza en las revisiones que fueron hechas por

el personal a su cargo.

BIBLIOGRAFÍA:

Normas Internacionales de Auditoria NIA, emitidas por la Federación Internacional de Contadores (IFAC)

Auditoria de Estados Financieros (practica, moderna e integral) segunda edición, Sánchez Curiel, Gabriel, Editorial Pesaron.

Fundamentos Teóricos de Auditoria Financiera, Orta Pérez Manuel, Castrillo Lara Luis Ángel, Editorial Pirámide.

Auditoria Practica de Estados Financieros, Ambrosio Juárez Víctor Antonio.