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Manual de Supervisión a la Ejecución de

Contratos con Proveedores

Versión: 04 Código: MN-CA-1083 Fecha de aprobación: 06 08 2019

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Versión 04 • MN-CA-1083 Manual de supervisión a la ejecución de contratos con proveedores •

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION ........................................................................................................................................................ 4

1. MARCO CONCEPTUAL ....................................................................................................................... 4

2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO........................................................................................................... 4

3. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 5

4. ALCANCE DEL MANUAL ..................................................................................................................... 5

5. DESARROLLO DEL MANUAL ............................................................................................................... 5

5.1. SUPERVISIÓN A LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS CON PROVEEDORES. ...................................... 5

5.1.1. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISIÓN .......................................................................................... 5

5.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISIÓN ................................................................................... 5

5.1.3. QUIEN PUEDE EJERCER FUNCIONES DE SUPERVISIÓN ...................................................................... 6

5.1.4. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR ................................................................................................ 6

5.1.5. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR ...................................................................................................... 7

5.1.6. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR ..................................................................................................... 8

5.1.7. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN ....................................................................................................... 9

5.1.7.1. AL INICIO DEL CONTRATO ................................................................................................................. 9

5.1.7.1.1. Función Administrativa Y Legal ......................................................................................................... 9

5.1.7.1.2. Función Técnica ............................................................................................................................... 10

5.1.7.1.3. Función Financiera .......................................................................................................................... 10

5.1.7.2. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (SEGUIMIENTO) ............................................................ 10

5.1.7.2.1. Función Administrativa Y Legal ....................................................................................................... 10

5.1.7.2.2. Función Técnica ............................................................................................................................... 11


5.1.7.3. POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO ............................................................................ 13

5.1.7.3.1. Función Administrativa Y Legal ....................................................................................................... 13

5.1.7.3.2. Función Técnica ............................................................................................................................... 13


5.1.8. EVIDENCIAS E INFORMES DE LA SUPERVISIÓN ............................................................................... 14

5.1.8.1. Acta De Inicio ................................................................................................................................... 14

5.1.8.2. Acta De Seguimiento (Informes) ..................................................................................................... 15

5.1.8.3. Acta De Suspensión ......................................................................................................................... 16

5.1.8.4. Acta De Reinicio ............................................................................................................................... 16

5.1.8.5. Acta De Terminación ....................................................................................................................... 16

5.1.8.6. Acta De Liquidación ......................................................................................................................... 17

5.2. SUPERVISIÓN INTERDISCIPLINARIA ................................................................................................. 17

5.3. POLÍTICAS OPERACIONALES ............................................................................................................ 21

5.4. LINEAMIENTOS GENERALES FRENTE A INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL .................................... 21

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5.5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN Y LA SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA .............................. 22

6 ADHERENCIA Y MONITORIZACIÓN DEL CUMPLIMIENTO ................................................................ 22

7 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL ........................................................................................................ 22

8 DOCUMENTOS RELACIONADOS Y FORMATOS UTILIZADOS............................................................ 23

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................................................................... 23

RESPONSABLES DE LA ACTUALIZACIÒN DEL MANUAL ........................................................................................... 24

NOTAS DE CAMBIO ................................................................................................................................................. 24

ANEXOS ................................................................................................................................................................... 25

GLOSARIO ............................................................................................................................................................... 25

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INTRODUCCION La IPS UNIVERSITARIA por su Modelo de Gestión Administrativa basado en la atención por procesos con aliados estratégicos tiene la responsabilidad de ejercer seguimiento y control a la ejecución de cada contrato, con miras a garantizar el cumplimiento de los fines misionales de la institución y la efectividad de la inversión de los recursos, teniendo en cuenta los principios de planeación, transparencia, responsabilidad, contemplados en el reglamento de contratación de la IPS. Para garantizar dichos propósitos, se hace necesario diseñar y desarrollar un manual de Supervisión que sirva como guía de gestión y orientación en el desarrollo de la actividad de vigilancia contractual, para que aquellas personas que ejerzan dicha función encuentren una descripción detallada de sus funciones, obligaciones, deberes y prohibiciones, y de este modo, evitar desviaciones u omisiones en su labor.

1. MARCO CONCEPTUAL

La IPS Universitaria con la finalidad de cumplir con su objetivo misional celebra gran variedad de contratos civiles y comerciales con diversos proveedores y aliados estratégicos. Sin embargo, el modelo de gestión administrativa implementado por la Institución, exige que dichos procesos contractuales tengan un nivel de seguimiento y control por parte de las directivas de la IPS. En este sentido, se requiere de la existencia de diferentes mecanismos que busquen garantizar el cumplimiento contractual y la efectividad en la inversión de los recursos. De este modo, mediante la aplicación de los principios de planeación, transparencia y responsabilidad consagrados en el Reglamento de Contratación de la IPS, se proyecta como solución el diseño, desarrollo e implementación del Manual de Supervisión. Aunque en principio la obligación de contar con Supervisores se consagra únicamente para las entidades de derecho público y en la celebración de contratos estatales, esto no impide que la IPS Universitaria –con miras a mantener una exitosa gestión administrativa- atribuya funciones a sus trabajadores el seguimiento de las actividades relacionadas con la inspección, vigilancia y control de los contratos suscritos. Así pues, durante la ejecución de los contratos celebrados por la IPS Universitaria, los Supervisores deben cumplir la función de ser garantes y reguladores del proceso de ejecución contractual y el cumplimiento de las obligaciones tanto de la parte contratista como de la Institución contratante, bajo los lineamientos contemplados en el presente manual. Por ello, es responsable de ejercer un control técnico, administrativo, legal y financiero a la ejecución de los contratos, bienes o servicios puestos a su cargo, en aras de garantizar que las obligaciones estipuladas sean cumplidas a cabalidad, y por consiguiente, que se alcancen los fines pretendidos por la IPS Universitaria con la celebración de dichos contratos y la prestación de los servicios de Salud.

2. MARCO LEGAL Y NORMATIVO

En virtud del régimen jurídico que le resulta aplicable la IPS UNIVERSITARIA se encuentra obligada a adelantar sus actividades de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 209 y 267 de la Constitución Política de Colombia, al igual que en el reglamento general de contratación de la institución, como son: igualdad, moralidad,

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eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, buena fe, eficiencia, responsabilidad y transparencia. El desarrollo de estos principios conlleva para la institución la necesidad de ejercer vigilancia continua sobre la correcta ejecución de los objetos contractuales mediante el seguimiento que debe ejercer un Supervisor. Así mismo, las disposiciones normativas que reglamenten el sector salud que dentro de su alcance este la vigilancia y control de la prestación de los servicios como: Resolución 2003 de 2014, Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud. Responde a Todos los servicios, estándar de procesos prioritarios y Resolución 2082 de 2014, que establece el Manual de Acreditación en Salud Ambulatorio y Hospitalario, Estándar 100: Delegación de procesos; y demás normas que lo reglamenten, modifiquen o deroguen.

3. OBJETIVO Establecer pautas que sirvan de guía a los trabajadores de la IPS UNIVERSITARIA que intervienen en el proceso de Supervisión a la ejecución de contratos, con el fin de generar seguimientos completos y facilitar su función asignada. Este manual contribuye al cumplimiento de la política estratégica de sostenibilidad y la política estratégica de gobernanza institucional.

4. ALCANCE DEL MANUAL El presente Manual tiene efectos vinculantes para todas las personas naturales y jurídicas que cumplan funciones de Supervisión de los diferentes contratos celebrados por la IPS Universitaria en todas sus sedes.

5. DESARROLLO DEL MANUAL 5.1. SUPERVISIÓN A LA EJECUCION DE LOS CONTRATOS CON PROVEEDORES. 5.1.1. OBJETIVO GENERAL DE LA SUPERVISIÓN Vigilar y controlar la ejecución de todos los contratos celebrados por la IPS UNIVERSITARIA con la finalidad de hacer el debido seguimiento administrativo, técnico, legal y financiero, a partir de la firma y perfeccionamiento de los mismos, hasta su terminación o liquidación, según el caso, con el propósito de prevenir los posibles actos de corrupción y garantizar su transparencia y correcta ejecución.

5.1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA SUPERVISIÓN

Garantizar el seguimiento a las obligaciones contractuales de las partes

Velar por la correcta inversión de los recursos de la Institución.

Conocer en tiempo real las condiciones técnicas, administrativas, financieras y legales de los contratos

Evidenciar la correcta ejecución de los contratos celebrados por la Institución

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Emitir las alertas necesarias para subsanar posibles incumplimientos por parte del Contratista

Evitar la improvisación en el desarrollo del objeto contractual.

Brindar soluciones conjuntas a las problemáticas (Supervisor – Contratista).

5.1.3. QUIEN PUEDE EJERCER FUNCIONES DE SUPERVISIÓN

Interno: De acuerdo con el MN-CA-0040 Reglamento General de Contratación, las actividades de Supervisión interna recaerán en los coordinadores de servicios asistenciales o administrativos según el caso, o a quien la Dirección General de la institución designe de forma escrita, bien sea como cláusula adicional del contrato o mediante documento de designación de Supervisión, en todo caso deberá ser una persona vinculada a la IPS UNIVERSITARIA con formación y experiencia profesional o técnica.

Externo: Persona natural o jurídica externa a quien la institución contrate y que acredite formación y experiencia profesional o técnica relacionada con el objeto contractual.

Cambio de Supervisor: Se realizará por medio escrito en documento de designación de Supervisión donde se le informará al empleado sobre la decisión de la Dirección General, el cual así mismo deberá informar al contratista.

Encargo de la Supervisión: En el caso que el Supervisor deba asuntarse por un período de tiempo que haga imposible una debida vigilancia a las obligaciones del Contratista (v.gr. vacaciones, licencias etc.), deberá encargarse la función de la Supervisión temporalmente a otro empleado a través del documento designación de Supervisión y crearle el perfil en el Ghips.

Remoción del Supervisor: En el caso que la Dirección evidencie que el Supervisor no ha cumplido correctamente con su función, podrá removerlo de su función y designar un nuevo Supervisor. De cualquier manera, junto con la remoción del Supervisor deberá iniciarse un proceso disciplinario al interior de la Institución con la finalidad de determinar la gravedad de su omisión y la respectiva sanción si hubiere lugar a ella.

Terminación de la Supervisión: La función de la Supervisión cesará una vez el contrato termine y sea liquidado entre las partes. En ningún caso la labor de Supervisión podrá terminar antes de la liquidación o paz y salvo del contrato.

5.1.4. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR

Es deber del Supervisor vigilar, controlar y hacer seguimiento a la ejecución de los contratos que le sean asignados, en sus componentes técnicos, administrativo y legal, con la finalidad de garantizar el cumplimiento de las condiciones y obligaciones pactadas en ellos. En este sentido, responderán disciplinaria, civil y penalmente por los hechos u omisiones que le fueren imputables a título de dolo o culpa grave, o que causen cualquier perjuicio a la Institución

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5.1.5. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR Son obligaciones del Supervisor de la IPS UNIVERSITARIA las siguientes:

Conocer y cumplir el MN-CA-0040 reglamento general de contratación, PC-CA-0840 procedimiento de contratación para la adquisición de bienes y servicios, procedimiento de Supervisión, código de ética y buen gobierno y este manual.

Conocer las especificaciones contenidas en los documentos que soportan la etapa precontractual (requerimiento contractual, términos de referencia, propuesta, portafolio y/o anexos, entre otros), en sus componentes técnicos, administrativos y financieros, hasta la contractual (obligaciones del contrato y anexos tarifarios, entre otros).

Identificar y velar por que los conceptos para avalar se encuentren parametrizados en el GHIPS de acuerdo a lo contratado.

Conocer la normativa legal vigente aplicable a cada contrato.

Propender por el cumplimiento de las obligaciones del contrato.

Supervisar, verificar, controlar y evaluar el cumplimiento de las obligaciones contractuales en sus diferentes etapas desde el inicio hasta la liquidación.

Evidenciar el seguimiento realizado al contrato, mediante los documentos, actas e informes respectivos, en aras de soportar probatoriamente cualquier causal que pudiera servir para hacer exigibles acciones contractuales y extracontractuales en contra del Contratista.

Suministrar oportunamente al contratista la información necesaria para el desarrollo del objeto contractual (ejem: protocolos, procedimientos, guías, manuales, listados requeridos, entre otros)

Hacer visitas periódicas al sitio donde se presta el servicio o se cumple el objeto del contrato y dejar evidencia escrita de las observaciones pertinentes al desarrollo del contrato.

Ser el canal de comunicación entre la IPS UNIVERSITARIA y el contratista.

Prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones que puedan afectar el cumplimiento del objeto contratado.

Evitar que se generen controversias entre Las partes y adoptar medidas tendientes a solucionarlas.

Velar por la correcta utilización de los recursos.

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Solicitar oportunamente que se subsanen las inconsistencias ocurridas en la ejecución del Contrato suscrito por la IPS Universitaria

En el caso de encontrar incumplimientos contractuales o amenazas a la satisfactoria ejecución del contrato, exigir al Contratista el estricto cumplimiento de las obligaciones pactadas, con fundamento en el contenido del acuerdo y las garantías ofrecidas por el Contratista

Presentar oportunamente al contratista las observaciones y/o recomendaciones necesarias o convenientes para el cabal cumplimiento del objeto contractual.

Informar oportunamente a la dirección de la entidad contratante cualquier anormalidad detectada en la Ejecución del contrato.

Avalar cada una de las ejecuciones contractuales para soportar los pagos.

5.1.6. PROHIBICIONES DEL SUPERVISOR

En el ejercicio de su función, le está estrictamente prohibido al Supervisor realizar cualquiera de las siguientes actividades:

Adoptar decisiones que no estén previamente acordadas entre el contratante y el contratista mediante otrosí debidamente legalizado, que impliquen la modificación de las obligaciones, la prórroga, la ampliación o la adición del contrato.

Solicitar o recibir directa o por interpuesta persona, para sí o para un tercero dádivas, favores o cualquier otra clase de beneficios del Contratista.

Omitir, negar o retardar la atención de los asuntos a su cargo.

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

Gestionar indebidamente a título personal asuntos relativos a la celebración, ejecución o liquidación del contrato.

Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

Autorizar la ejecución del contrato por fuera de los plazos previstos para ello, sin que se hubiere realizado la respectiva legalización o ampliación del contrato.

Transar o conciliar diferencias sin la autorización respectiva.

Recibir a satisfacción bienes o servicios que no correspondan con lo contratado.

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Retardar o no expedir oportunamente el Recibo a Satisfacción respectivo, cuando el Contratista hubiere cumplido a cabalidad con sus obligaciones.

5.1.7. FUNCIONES DE LA SUPERVISIÓN Para el desarrollo de sus funciones el Supervisor debe tener en cuenta los siguientes aspectos que hacen parte de la Supervisión a la ejecución de los contratos en sus diferentes etapas de inicio, ejecución y terminación:

Administrativos y legal: Es el conocimiento de los documentos constitutivos y legales del contrato durante la etapa precontractual y contractual y el control sobre el cumplimiento de las diligencias de orden administrativo propias del contrato.

Técnicos: Es el resultado de comparar el objeto contratado con lo ejecutado realizando informes de Supervisión de forma periódica.

Financieros: Es la vigilancia que se hace a la inversión de los recursos destinados por la institución, evitando sobrecostos, sobre ejecuciones, y tarifas no pactadas en los contratos de bienes y servicios contratados, verificando que la ejecución presupuestal, refleje la aplicación de los recursos de conformidad con las actividades contratadas y los precios pactados.

5.1.7.1. AL INICIO DEL CONTRATO

5.1.7.1.1. Función Administrativa Y Legal

Conocer las especificaciones contenidas en el contrato y sus anexos (solicitud del bien o servicio, requerimiento contractual, términos de referencia, propuesta, portafolio, obligaciones del contrato y/o anexos tarifarios, entre otros).

Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de iniciar la ejecución del mismo.

Establecer las necesidades y programa de capacitaciones cuando así se requiera.

Orientar e informar al contratista la metodología que se utilizará en la institución para desarrollar las actividades u obligaciones pactadas en forma eficiente, eficaz, oportuna y adecuada.

Para los contratos de obra civil verificar que se encuentre adjunto la Matriz de peligro y valoración de riesgo.

Identificar y dejar especificado el personal, las instalaciones, el equipo y los recursos del contratista que se encuentran disponibles en el sitio de ejecución (inventario), así como los recursos de la institución que quedaran bajo responsabilidad de éste.

Suscribir el acta de inicio

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5.1.7.1.2. Función Técnica

Verificar y aprobar cronograma presentado para la ejecución del objeto cuando aplique.

Estandarizar con las áreas de apoyo las necesidades del proceso para garantizar la coordinación interacción y continuidad de objeto contratado

Exigir al Contratista que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con los requerimientos pactados en el mismo ; de igual forma solicitar listado del talento humano actualizado e informar cuando existan novedades del personal, para los contratos en que aplique

Comunicar al contratista los criterios o indicadores de evaluación que se medirán durante la ejecución del contrato de acuerdo con el objeto del mismo.

En la eventualidad en que el contratista requiera contar con subcontratista se le debe dejar claro desde el inicio que, se requiere previamente la autorización por parte del contratante

Establecer las condiciones, instrucciones, acuerdos específicos y/o demás observaciones que aplican para el inicio y ejecución del contrato que considere necesario.

5.1.7.1.3. Función Financiera

Al iniciar el contrato el Supervisor debe tener claro las condiciones financieras e Identificar:

Valor del objeto contratado. (Presupuesto disponible)

Valor anticipo pagado (si aplica)

Para los casos en que aplique anticipo se debe verificar dicho valor y generar el aval una vez se tenga suscrita el acta de inicio

5.1.7.2. DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO (SEGUIMIENTO) 5.1.7.2.1. Función Administrativa Y Legal

Control y seguimiento a los plazos del contrato en apoyo de la respectiva área de contratación.

Control y seguimiento a las vigencias de las garantías en apoyo de la respectiva área de contratación.

Dar trámite a las solicitudes de ampliación, adición, suspensión o modificación de los contratos, soportando debidamente las razones que ameriten dicha actuación, La solicitud deberá hacerse mínimo con 15 días hábiles de antelación a la terminación del contrato o renovación de tarifas.

Verificar y controlar la documentación de las adiciones y/o modificaciones del contrato.

Exigir, para cada aval al contratista las planillas de afiliación y pago al Sistema de Seguridad Social integral (salud, pensiones y riesgos laborales) y verificar que el personal referenciado en dichos documentos correspondan efectivamente al personal que desarrolla la actividad, vigilando que el contratista se encuentre cumpliendo con dichos pagos y cualquier otra carga parafiscal que se determine como norma o en el reglamento interno de trabajo, esto se realizará en apoyo del área de talento humano.

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Vigilar el cumplimiento por parte del Contratista de las disposiciones legales de carácter laborar y de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo (SST) de acuerdo con el informe reportado desde el área de SST.

Informar a la Dirección General y a la Secretaría General y Jurídica cuando con ocasión del contrato se presenten situaciones que puedan causar perjuicios a la Institución, con el objetivo de efectuar los trámites inherentes a obtener la respectiva indemnización

Responder oportunamente a las solicitudes y peticiones del Contratista o darle trámite ante la dependencia correspondiente; Así mismo proyectar respuesta a solicitudes y peticiones a ciudadanos, asociación de usuarios, y organismos de control con sus respectivos soportes.

Elaborar y suscribir las actas e informes correspondientes durante su ejercicio como Supervisor.

Generar informes de Supervisión a través del módulo, informe parcial Supervisión- aval del GHIPS, los cuales ordenan los pagos, con base en lo efectivamente ejecutado y que haya sido objeto de recibo a satisfacción.


Verificar el avance de la ejecución del contrato de forma periódica (diaria, semanal o mensual, según obligaciones y características del contrato) Nota: Para el caso de contratos de prestación de servicios de salud o sindicales verificar el cumplimiento diario y las novedades de turnos y/o actividades cuando aplique.

Verificar que los servicios contratados se presten con eficiencia, eficacia y calidad.

Verificar cumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el contrato.

Verificar y controlar el cumplimiento de cronogramas o programaciones establecidas para la ejecución del contrato.

Revisar detalladamente la documentación que soporte la ejecución del contrato durante el periodo, (informes generados por el sistema, relaciones de actividades, registros diarios, soportes de cantidades entregadas o servicios realizados, informes presentados, entre otros), con el fin de que la Supervisión cuente con todos los soportes documentados pertinentes, se avale correctamente y se controle el presupuesto. Y la ejecución del mismo.

En caso donde el contratista entregue informes de avances de ejecución del contrato, estos deberán ser verificados por el Supervisor quien le dará su visto bueno con el fin de que se agregue dicho documento como parte de soportes de la ejecución contractual y la Supervisión.

Verificar la producción y productividad de las actividades contratadas de forma periódica y mantener informado al director o gerente del área respectiva, realizando Medición de indicadores de producción del servicio cuando aplique.

Realizar la respectiva evaluación de proveedores, cuya periodicidad será determinada por el Supervisor de acuerdo a la criticidad del contrato, tiempo y valor, en todo caso se realizará como mínimo cada 3 meses y al finalizar el contrato si el plazo así lo permite.

Para contratos de prestación de servicios de salud y sindicales deberá informar al contratista los resultados de los indicadores de calidad que se generen en la institución de cada una de las áreas de apoyo y formular en conjunto con el contratista las acciones que hacen parte de plan de mejoramiento cuando haya lugar a este. De acuerdo a Ver: MN-MJ-1087 Manual de mejoramiento

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Para contratos asistenciales, en caso de verificar su ejecución por medio de informes de actividades mensuales generadas en el Sistema GHIPS, se debe revisar las actividades, cantidades y tarifas contratadas, y los demás aspectos que considere el Supervisor relevante para sus verificaciones.

Realizar rondas o visitas de verificación y dejar por escrito el resultado de las mismas, cuando aplique.

Verificar que el área correspondiente supervise el inventario físico entregado al contratista para la prestación del servicio.

Dejar por escrito las dificultades presentadas, las recomendaciones dadas al contratista y los correctivos aplicados

Programar y coordinar reuniones periódicas con el contratista, para analizar el estado de ejecución y avance del contrato cuando a ello hubiere lugar dejando la respectiva acta de reunión.

Exigir al contratista la corrección de las inconsistencias de los bienes o servicios prestados o la reposición de los elementos que no cumplan con lo requerido

Para contratos de obra civil además de lo anterior se debe tener en cuenta y verificar los siguientes aspectos:

Verificar que el contratista cumpla con los permisos al día de disposición final de escombros y tierra, antes de iniciar la ejecución.

Llevar registros en una bitácora de obra de los eventos sobresalientes y seguimiento de todas las obras que se ejecutan.

Mantener cuadros de obra acumulada que permita controlar que cantidad se ha ejecutado vs lo contractual.

Registro fotográfico, que evidencie cronológicamente el avance de la obra.

El informe de Supervisión debe describir el avance de obra conforme a la programación, las actividades críticas y que circunstancias han afectado el avance.

Toda adición u obra extra debe registrarse, estar debidamente sustentada y autorizada por parte del Comité de Compras y se debe igualmente dejar registro por parte de la Supervisión sea interna o externa.

Todo cambio de obra debe registrarse y estar debidamente soportada por parte de la Supervisión sea interna o externa.

Mantener en carpeta de registro documental, control de precios por obra extra y adicional. 5.1.7.2.3. Función Financiera Se debe llevar un control del estado financiero del contrato, identificando siempre:

Valor del objeto contratado.

El valor avalado acumulado a la fecha.

El valor pagado acumulado a la fecha.

El saldo pendiente por pagar.

Presupuesto disponible.

Total pagado.

Controlar el estado financiero del contrato y llevar un registro de las operaciones efectuadas en virtud del mismo.

Velar por la eficiente ejecución e inversión de los recursos del contrato.

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Presentar la debida Alerta sobre las situaciones que afecten o puedan afectar el equilibrio económico o financiero del contrato

Para los contratos de compra de bienes se deberá revisar y aprobar la facturación presentada por el Contratista verificando que en ella se consigne de manera clara y precisa el valor del bien, que el concepto de cobro corresponda con el objeto contratado, que sea presentada en el tiempo pactado y junto con la documentación necesaria para efectuar el pago.

Verificar que el valor avalado esté acorde con las tarifas pactadas en el contrato

Alertar sobre variaciones en los valores, indagar y encontrar causas de dichas variaciones, e informar a las áreas de apoyo correspondiente.

Verificar y aplicar los Recobros pactados en el contrato o glosas aplicadas.

Avalar periódicamente de acuerdo a lo pactado contractualmente los servicios objeto del contrato Lo anterior con el fin de controlar presupuesto, evitar sobre ejecuciones y conocer el estado de cuenta con el contratista. Estos seguimientos se realizan solicitando periódicamente la información de pagos de los contratos al área de presupuesto facilitando número de contrato, nombre y NIT del contratista.

5.1.7.3. POSTERIOR A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO

5.1.7.3.1. Función Administrativa Y Legal

Suscribir oportunamente el acta de terminación en la fecha de la finalización del contrato, establecida en el acta de inicio.

Liquidar de mutuo acuerdo el contrato, a más tardar dentro de los 4 meses posteriores a la terminación del mismo; en esta etapa se acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar, para poner fin a las divergencias presentadas. De la liquidación se levantará un acta que deberá estar suscrita por el contratista y por el Supervisor del contrato designado. Aplica para contratos de obra o los que la institución considere y en virtud del Reglamento General De Contratación.


Verificar que el objeto contratado se haya concluido en su totalidad de acuerdo a condiciones pactadas y se realiza la evaluación final del proveedor a través de los formatos de evaluación de proveedores. Ver: PC-CA-0585 procedimiento gestión de proveedores

Verificar recibo final por parte del contratante de las actividades, de los bienes o servicios contratados, de los insumos, recurso humano y recurso físico devueltos por el contratista.

Verificar estado de las obligaciones de cada una de las partes e identificar pendientes

5.1.7.3.3. Función Financiera

Comprobar al finalizar el contrato, el estado financiero del mismo, verificando:

El valor total ejecutado a la fecha de su terminación.

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Los pagos parciales realizados.

Pago total a la fecha.

Saldo pendiente por pagar

5.1.8. EVIDENCIAS E INFORMES DE LA SUPERVISIÓN

La Supervisión en todas sus etapas debe contar con informes que permitan evidenciar el avance y soportes de la ejecución en todos sus aspectos (administrativos, legales, técnicos y financieros), los cuales se deben registrar en los formatos de actas específicos (inicio, seguimiento, suspensión, reinicio, terminación y liquidación) publicados en CALIPSU o en el módulo de informe parcial de Supervisión- aval, cuando se realicen informes para generar orden de pago. En los contratos de ejecución instantánea se presentará un informe final de Supervisión al terminar la ejecución del contrato el cual servirá de soporte para la cancelación del pago final, Para los demás contratos el Supervisor presentará un Informe mensual o por cada aval, Además de las actas que puedan derivarse de la actividad de Supervisión, cada Supervisor es libre de incluir los elementos, soportes y documentos adicionales que le sean de utilidad para llevar a cabo su función. VER: Procedimiento de Supervisión A continuación se describen los principales criterios a tener en cuenta para la elaboración de cada uno de los informes 5.1.8.1. Acta De Inicio Es el documento firmado por el Supervisor y persona natural con quien se contrate o el Representante legal de la persona jurídica, mediante el cual se fija la fecha de inicio, a partir de esta se comienza a contabilizar el plazo para la ejecución física y material del objeto contratado y se estipula la fecha de terminación en dicha acta. Se suscribirá cuando se hayan cumplido todos los requisitos legales de perfeccionamiento del contrato, así como los requisitos para iniciar su ejecución. Ver: FR-CA-5007 Formato acta de inicio de contratos En esta se debe dejar plasmado los aspectos administrativos, legales, técnicos y financieros iniciales que se considera necesarios para la adecuada ejecución del contrato, como:

Metodología o parámetros para la ejecución del contrato en caso de no estar contemplada en el contrato o propuesta, describiendo detalles que considere importante para su ejecución como horarios de atención, lugares de recepción, etc.

Aprobar el cronograma establecido para la ejecución del objeto

Dejar especificado el personal, las instalaciones, el equipo y los recursos del contratista que se encuentran disponibles en el sitio de ejecución (inventario), así como los recursos de la institución que quedaran bajo responsabilidad de éste, cuando no exista inventario como anexo.

Dejar por escrito las condiciones, instrucciones, acuerdos específicos y/o demás observaciones que aplican para el inicio y ejecución del contrato que considere necesario

Establecer las guías, protocolos, procesos, procedimientos e indicadores de evaluación con que serán medidos de acuerdo con el objeto contratado y periodicidad de evaluación.

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El acta de inicio debe estar soportada con los siguientes documentos cuando apliquen:

Cronograma de actividades.

Metodología de trabajo.

Acta de reunión, si se realizó reunión previa.

Inventario de bienes entregados a la hora de inicio

Listado de personal a ejecutar el objeto

Entre otros 5.1.8.2. Acta De Seguimiento (Informes) Describe la situación actual del mismo en sus aspectos administrativos, legales, técnicos y financieros, dejando constancia del avance de la ejecución del contrato y las incidencias del mismo, este informe se debe realizar en el módulo de informe de Supervisión parcial- aval en el GHIPS, para soportar cada aval y autorizar el respectivo pago, o en formato acta de seguimiento a contratos cuando el informe no va ligado a un aval. En este informe se deja plasmado como parte de las evidencias y soportes aspectos como:

Dejar por escrito la relación del avance en la ejecución del contrato (Que se ha realizado hasta la fecha, porcentaje de cumplimiento, relación de actividades, o cantidades entregadas o recibidas entre otros)

Dejar evidencia de todo tipo de verificaciones legales, administrativos, técnicos y financieros que durante su ejecución se hayan realizado.

Verificar y documentar el cumplimiento de cada una de las obligaciones pactadas en el contrato

Dejar constancia de las dificultades presentadas, los correctivos aplicados o las recomendaciones a seguir, si es del caso o los planes de mejoramiento a que diere lugar

Dejar constancia que el bien o servicio del periodo avalado se recibe a satisfacción, de lo contrario plantear plan de mejoramiento con el contratista.

Dejar plasmado el estado financiero del contrato.

El acta de seguimiento debe estar soportada con los siguientes documentos (que apliquen):

Formato de evaluación a proveedores, según el tipo de proveedor y de acuerdo a periodicidad establecida.

Detalle o relación de actividades del periodo.

Resumen acumulativo de cortes (aplica solo para Supervisiones de infraestructura).

Informe fotográfico del periodo.

Acta de reuniones y/o comités. Ver FR-MJ-3412 formato acta de reuniones.

Reclamaciones formales del contratista o contratante.

Pago Seguridad social integral de contratista.

Cuadros de turno cuando aplique

Factura

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5.1.8.3. Acta De Suspensión Es el documento en el cual el contratista y el Supervisor suspenden de manera temporal el contrato, de común acuerdo o por circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito y asumen plena responsabilidad respecto a las siguientes especificaciones, las cuales se dejan constatadas en el acta en el FR-CA-5008 Formato acta de suspensión:

Condiciones técnicas y económicas que justifican la necesidad de suspender el contrato.

Fecha de suspensión del contrato respecto al plazo del contrato.

Fecha prevista de reinicio.

Relación de personal, maquinaria, insumos que estarán inactivos durante la suspensión. Igualmente se realizará Informe de ejecución del contrato a la fecha, junto con la indicación del costo que causa dicha suspensión a la Institución y definición del responsable que asume dichos costos. .

El contratista deberá informar y remitir copia de la presente acta a la compañía aseguradora y al área de contratación, una vez sea suscrita con el fin de suspender a su vez las pólizas respectivas. 5.1.8.4. Acta De Reinicio Enervadas las circunstancias que hayan motivado la suspensión temporal del contrato o vencido el plazo pactado en la suspensión, el Supervisor elaborará el Acta de Reinicio del Contrato, la cual será suscrita por éste, y el Contratista. Esta Acta dejará constancia del tiempo total de la suspensión, de la fecha de terminación del contrato, y servirá de fundamento para hacer exigibles las obligaciones y garantías del Contratista. Ver: FR-CA-5009Formato acta de reinicio. Se debe enviar el acta suscrita a la aseguradora para la expedición del nuevo anexo de las pólizas, y deben ser remitidas al área de contratación para verificación. Finalmente, deberá aclararse en la misma acta la nueva fecha de terminación del contrato, y exigirse la novedad, mediante nuevo anexo de pólizas, que soportan su ejecución.

El acta de reinicio debe estar soportada con los siguientes documentos (que apliquen):

Anexo de las pólizas

Aprobación de pólizas

Actas de reuniones 5.1.8.5. Acta De Terminación

Acta suscrita por ambas partes y por el Supervisor cuando el plazo del contrato se haya cumplido, cuando se haya acordado la terminación del contrato por mutuo acuerdo o por cualquier otra causal prevista en el contrato o la ley. Esta Acta explicará el motivo de la terminación, el estado del cumplimiento del objeto contractual y los

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reconocimientos a que hubiere lugar. Ver: FR-CA-5010 Formato acta de terminación. Queda constancia de la entrega de los bienes, las obras o los servicios contratados por parte del contratista y la constancia del recibido a satisfacción de la IPS UNIVERSITARIA firmada por el Supervisor y el Contratista. Se debe verificar el cumplimiento final del objeto contractual y sus condiciones técnicas:

Esta acta se debe suscribir en la fecha de la finalización del contrato, establecida en el acta de inicio o reinicio según el caso.

Dejar constancia de la verificación del cumplimiento de cada una de las obligaciones contractuales y se realiza la evaluación final del proveedor a través del Formato de evaluación a proveedores correspondiente.

Dejar constancia de lo que se recibe a satisfacción debidamente firmada por el Supervisor

Dejar constancia del recurso físico e insumos, devueltos por el contratista cuando haya lugar.

Describir el estado de las obligaciones en que se termina, definición de obligaciones pendientes.

Para contratos de obra civil además de lo anterior, tener en cuenta y verificar los siguientes aspectos:

Dejar plasmado en el acta de terminación el consolidado de todos los cortes de obra pagados al contratista, en el cual aparezcan todas las actividades ejecutadas y pagadas.

El acta de terminación debe estar soportada con los siguientes documentos (que apliquen):

Formato de evaluación a proveedores, según el tipo de proveedor.

Detalle o relación de actividades del periodo.

Consolidado de todos los cortes de obra pagados con actividades ejecutadas (para contratos de obra civil y mantenimiento).

Informe fotográfico del periodo.

Acta de reuniones y/o comités.

Pago Seguridad social integral

Comprobantes de pago.

5.1.8.6. Acta De Liquidación Documento a través del cual una vez concluido el contrato, las partes cruzan cuentas respecto sus obligaciones recíprocas. Ver: FR-CA-5011 Formato acta de liquidación.

5.2. SUPERVISIONES INTERDISCIPLINARIAS

Para la IPS UNIVERSITARIA es importante fortalecer la actividad de la Supervisión en aquellos contratos misionales y/o más críticos de la institución, por lo que cuenta con la metodología de Supervisiones interdisciplinarias en las cuales se designa un equipo de Supervisores formado por profesionales de distintas

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disciplinas, y por lo tanto están especializados en los diferentes aspectos de la Supervisión, aportando cada uno los conocimientos y habilidades derivados de su profesión, y a la vez se complementa con los demás.

La Supervisión interdisciplinaria se conforma de la siguiente manera:

Supervisor técnico o asistencial. Supervisor de calidad (para contratos de salud). Supervisor Jurídico. Supervisor Financiero.

Teniendo en cuenta las funciones definidas en el presente manual, se especifican las mismas para cada Supervisor en esta modalidad:

Funciones Supervisor técnico o asistencial.


Verificar que para el contrato se hayan cumplido en su totalidad los requisitos de perfeccionamiento y legalización antes de iniciar la ejecución del mismo.

Estandarizar con las áreas de apoyo las necesidades del proceso para garantizar la coordinación interacción y continuidad de objeto contratado

Orientar e informar al contratista la metodología que se utilizará en la institución para desarrollar las actividades u obligaciones pactadas en forma eficiente, eficaz, oportuna y adecuada.

Exigir al Contratista que el personal requerido para la ejecución del contrato cumpla con los requerimientos pactados en el mismo ; de igual forma solicitar listado del talento humano actualizado e informar cuando existan novedades del personal, para los contratos en que aplique, con apoyo del área de talento humano

Establecer las necesidades y programa de capacitaciones cuando así se requiera

Verificar el avance, la producción y productividad de las actividades de la ejecución del contrato de forma periódica (diaria, semanal o mensual, según obligaciones y características del contrato) Nota: Para el caso de contratos de prestación de servicios de salud o sindicales verificar el cumplimiento diario y las novedades de turnos y/o actividades cuando aplique

Verificar que los servicios contratados se presten con eficiencia, eficacia y cuidado

Revisar detalladamente la documentación soporte de ejecución del contrato durante el periodo, (informes generados por el sistema, relaciones de actividades, cuadros de turnos entre otros), con el fin de que la verificación cuente con todos los soportes documentados pertinente, se avale correctamente y se controle el presupuesto.

En caso de ser servicios avalados por procesos (paquetes) o cuadros de turnos, verificar el cumplimiento diario y las novedades de dichos turnos y/o actividades

Para contratos asistenciales, en caso de verificar su ejecución por medio de informes de actividades mensuales generadas en el Sistema GHIPS, se debe revisar las actividades, cantidades y tarifas contratadas, y los demás aspectos que considere el Supervisor relevante para sus verificaciones.

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Verificar y controlar cronogramas o programaciones establecidas para la ejecución del contrato.

Verificar el buen uso y custodia de inventario bajo responsabilidad del contratista

Realizar rondas de verificación cuando aplique

Medición de indicadores de producción y oportunidad del servicio cuando aplique

Convocar a reunión de Supervisores cuando sea pertinente para análisis de informes de Supervisión- aval

Revisar los informes de SUPERVISIÓN generados por cada Supervisor e informar de manera formal al contratista los respectivos hallazgos, Solicitar los planes de mejora a que haya lugar

Ser canal de comunicación con el contratista y equipo de Supervisores

Control y seguimiento a los plazos del contrato en apoyo de la respectiva área de contratación.

Dar trámite a las solicitudes de ampliación, adición, suspensión o modificación de los contratos, soportando debidamente las razones que ameriten dicha actuación, La solicitud deberá hacerse mínimo con 15 días hábiles de antelación a la terminación del contrato o renovación de tarifas.


Realizar la respectiva evaluación de proveedores, cuya periodicidad será determinada por el Supervisor de acuerdo a la criticidad del contrato, tiempo y valor, en todo caso se realizará como mínimo cada 3 meses y al finalizar el contrato si el plazo así lo permite.

Dejar por escrito las dificultades presentadas, las recomendaciones dadas al contratista y los correctivos aplicados

Programar y coordinar reuniones periódicas con el contratista, para analizar el estado de ejecución y avance del contrato cuando a ello hubiere lugar dejando la respectiva acta de reunión.

Realizar las Supervisiones mensuales en el módulo de Supervisión dejando clara la información recogida y concepto técnico

Dar visto Bueno a los informes de Supervisión parciales – aval periódicamente de acuerdo a criterio de su Supervisión

Generar informe parcial Supervisión - aval unificado de manera mensual

Supervisor de calidad (para contratos de salud).


Identificación de indicadores, metas y periodicidad para evaluar al contratista

Velar y verificar la adecuada adherencia a guías, protocolos, procedimientos y proceso en la prestación del servicio

Identificar, Unificar y recopilar indicadores e informes de calidad generados en la institución desde las áreas de apoyo

Solicitar planes de mejora cuando haya lugar

Hacer seguimiento a planes de mejora, Ver: MN-MJ-1087 Manual de mejoramiento


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Programar y coordinar reuniones con el contratista, para analizar temas específicos de la Supervisión y avance del acciones cuando a ello hubiere lugar dejando la respectiva acta de reunión, en compañía de Supervisor técnico

Realizar las Supervisiones mensuales en el módulo de Supervisión dejando clara la información recogida y concepto de calidad.

Supervisor Jurídico


Verificar que el contratista se encuentre cumpliendo con la afiliación y pago oportuno de las cotizaciones al sistema general de pensiones, ARL, Y SGSS, y cualquier otra carga parafiscal que se determine como norma o en el reglamento interno de trabajo.

Verificar documentación legal que hace parte integral del contrato.

Intervenir cuando con ocasión del contrato se presenten situaciones que puedan causar perjuicios legales a la Institución.

Intervenir oportunamente cuando se advierta irregularidades o incumplimientos en la ejecución del contrato de los cuales se derive una posible terminación de la relación contractual, reclamación en favor de la IPS UNIVERSITARIA, o cualquier otra situación que amerite análisis jurídico

Resolución de conflictos

Programar y coordinar reuniones con el contratista, para analizar temas específicos de la Supervisión y avance del acciones cuando a ello hubiere lugar dejando la respectiva acta de reunión, en compañía de Supervisor técnico

Realizar las Supervisiones mensuales en el módulo de Supervisión dejando clara la información recogida y concepto de Jurídica


Supervisor Financiero

Verificar que el valor avalado por el Supervisor técnico o asistencial esté acorde con las tarifas pactadas en el contrato.

Realizar compilación, análisis y seguimiento financiero a los contratos. Alertar variaciones significativas en los valores, indagar y encontrar causas de dichas variaciones, realizar recomendaciones de ajustes y control del consumo de los recursos.

Realizar acompañamiento a los coordinadores e Supervisores técnicos en el control de los servicios contratados.

Informar al Supervisor técnico cualquier salvedad financiera que se tenga para dar el aval definitivo.

Informar las posibles deducciones que se deban realizar al aval

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Realizar las Supervisiones mensuales en el módulo de Supervisión dejando clara la información recogida y concepto financiero


5.3. POLÍTICAS OPERACIONALES

El acta de inicio se debe suscribir máximo un día después de legalizado el contrato y remitirla al área de contratación de forma inmediata.

Todas las funciones de los Supervisores se realizarán con apoyo de cada área administrativa y/o asistencial que corresponda

Todos los contratos y sus garantías entran en vigencia a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio. Por ningún motivo se debe dar inicio al objeto contractual sin la debida legalización del contrato y suscripción de dicha acta.

La comunicación entre el Supervisor y el Contratista es absolutamente formal y deberá constar siempre por escrito.

Los Supervisores son responsables por sus actuaciones y decisiones durante y después de la ejecución del contrato.

Las actas de inicio, suspensión, reinicio, seguimiento, terminación y liquidación deberán ser firmadas por el contratista y el Supervisor del contrato; en caso de que el contratista delegue a un represente para hacer seguimiento a la ejecución del contrato, esta deberá quedar por escrito y radicada debidamente en la Institución.

Todas las actas de inicio, suspensión, reinicio, terminación y liquidación de los contratos deben ser cargadas al módulo de adquisiciones de bienes y servicios, remitidas al área de contratación de forma digital a través del administrador documental y los documentos físicos se archivan en la carpeta del contrato a través de la oficina de administración documental.

Todos los contratos y documentos anexos deben ser remitidos a administración documental para que sean debidamente foliados con el orden establecido para su archivo, no se deben imprimir documentos contractuales y soportes en papel reciclado ni contener tachones o enmendaduras.

Todas las recomendaciones que el Supervisor realice al Contratista y/o planes de mejoramiento que se formulen deberán cumplirse en un plazo razonable, establecido por el Supervisor en los respectivos informes.

En el evento de presentarse diferencias entre el bien solicitado y lo recibido, se procederá a su devolución, dejando constancia de ello, describiendo el motivo de las devoluciones y acciones a seguir.

5.4. LINEAMIENTOS GENERALES FRENTE A INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL

Como herramienta para que la función de Supervisión logre cumplir con su cometido de verificar y controlar el cumplimiento de los contratos suscritos por la IPS UNIVERSITARIA, se deben tener claros los lineamientos que permitan evidenciar un posible incumplimiento contractual:

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1. El Supervisor debe identificar los posibles incumplimientos, verificar que efectivamente se esté incurriendo en los mismos y documentarlos con los soportes necesarios y completos.

2. El Supervisor comunicará al contratista los incumplimientos a través de informes de Supervisión y/o comunicados escritos, los cuales deben hacer parte de la carpeta contractual (física y virtual) y realizar el requerimiento formal para que dé cumplimiento a las condiciones pactadas.

3. El contratista debe presentar al Supervisor, las explicaciones que considere necesarias para desvirtuar los incumplimientos comunicados o aceptarlos.

4. El Supervisor hará un análisis de las explicaciones dadas y aceptará o rechazará las respuestas presentadas, si las acepta las levantará de plano, de lo contrario las ratificará y así lo comunicará al contratista.

5. Si fueren ratificados los incumplimientos por parte del Supervisor, el contratista presentará un plan con las acciones y plazos que considere necesarias para corregir los mismos en un plazo máximo de 5 días hábiles, sin perjuicio de las sanciones a que diere lugar el incumplimiento conforme a lo estipulado en el contrato.

6. El Supervisor debe hacer seguimiento a las acciones y plazos propuestos por el contratista. 7. Si existiere incumplimiento en las acciones y plazos, el Supervisor comunicará a la Secretaría General y

Jurídica y al área de contratación respectiva, mediante comunicación escrita, el detalle de cada uno de los incumplimientos.

8. De conformidad con el informe recibido de la Supervisión sobre los incumplimientos, el equipo jurídico decidirá las acciones a seguir: suspensión de pagos (avales), suspensión del servicio, terminación del contrato, sanciones monetarias o acudir a las respectivas instancias judiciales entre otras.

5.5. RESPONSABILIDAD DE LA SECRETARÍA GENERAL Y JURÍDICA Y LA DIRECCION La Secretaría General y Jurídica de la IPS UNIVERSITARIA acompañará y apoyará a cada una de las áreas en el proceso de Supervisión, para esto se deben realizar capacitaciones periódicas establecidas según necesidad, cambios y/o actualizaciones de manual y procedimientos de Supervisión para todos los Supervisores de la IPS UNIVERSITARIA en todas sus sedes, así mismo debe capacitar a cada colaborador nuevo que inicie su función como Supervisor. Además debe hacer el seguimiento a la adherencia y monitorización del cumplimiento del presente manual.

6 ADHERENCIA Y MONITORIZACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

La adherencia al manual de Supervisión se refleja mediante la calidad de los informes de Supervisión y los indicadores del proceso, VERIFICANDO que el Supervisor realice su labor de acuerdo a lo dispuesto en este Manual, a través de la revisión periódica de los contratos conforme a los indicadores establecidos para el proceso.

7 ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL La actualización del presente manual, se realizara cada 4 años, o cada que se realice algún cambio significativo en los requisitos de los distintos sistemas de gestión y de los entes de control.

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8 DOCUMENTOS RELACIONADOS Y FORMATOS UTILIZADOS

MN-CA-0040 Reglamento general de contratación

PC-CA-0585 Procedimiento gestión de proveedores

CR-CA-4425 Caracterización proceso de contratación y adquisiciones

PC-CA-0840 Procedimiento de contratación para la adquisición de bienes y servicios

PC-JR-0808 Procedimiento de Supervisión de contratos con proveedores

MN-MJ-1087 Manual de mejoramiento

FR-CA-5007 Formato acta de inicio de contratos

FR-CA-3419 Formato acta de seguimiento de contratos

FR-CA-5010 Formato acta de terminación de contratos

FR-CA-5011 Formato acta de liquidación de contratos

FR-CA-5009 Formato acta de reinicio de contratos

FR-CA-5008 Formato acta de suspensión de contratos

FR-CA-3125 Formato de evaluación a proveedores Asistenciales.

FR-IE-3096 Formato de evaluación a proveedores de Obra civil y Mantenimiento.

FR-LG-3126 Formato de evaluación a proveedores de Apoyo logístico.

FR-CA-3099 Formato de evaluación a proveedores de Suministros.

FR-CA-2670 Formato de seguimiento a proveedores del Servicio farmacéutico.

FR-MJ-2845 Formato Plan de mejoramiento del desempeño de proceso.

FR-MJ-3412 Formato acta de reuniones.

FR-CA-2974 Lista de chequeo para contratos con proveedores

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Colombia. Congreso de Colombia. Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Diario oficial 48128 (Jul. 12 2011).

ICONTEC. Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2001, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. [Internet]. [Consultado 2015 05 05]. Disponible en: http://www.maternidadrafaelcalvo.gov.co/nosotrosdocs/MANUAL_DE_INTERVENTORIA DE_LA_E.S.E.CLINICA.pdf http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/normograma/Norma%20ISO-9001%20Version%202008.pdf

NTC ISO 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario.

ESE Clínica de maternidad Rafael Calvo. Manual de Interventoría y/o supervisión de contratos. [Internet]. [Consultado 2015 05 05]. Disponible en:

http://www.maternidadrafaelcalvo.gov.co/nosotrosdocs/MANUAL_DE_INTERVENTORIA

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/normograma/Norma%20ISO-9001%20Version%202008.pdf

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/oci/Documents/normograma/Norma%20ISO-9001%20Version%202008.pdf

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http://www.maternidadrafaelcalvo.gov.co/nosotrosdocs/MANUAL_DE_INTERVENTORÌA SUPERVISIÓN_DE_LA_E.S.E.CLINICA.pdf

Marvin Alberto Acevedo de la Ossa, contratista IPS UNIVERSITARIA, Propuesta Manual de supervisión e interventorìa. 2017

RESPONSABLES DE LA ACTUALIZACIÒN DEL MANUAL

ACTUALIZACIÓN Luisa Fernanda Vélez Cano. Líder de Supervisión

REVISIÓN Adriana Patricia Gaviria Monsalve. Secretaria General y Jurídica

APROBACIÓN Adriana Patricia Gaviria Monsalve. Secretaria General y Jurídica

NOTAS DE CAMBIO

FECHA Y VERSIÓN

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

21/05/2015 V01

No aplica.

11/08/2017 V02

Se incluyen aspectos para ejercer la Supervisión, responsabilidades y prohibiciones. Se modifica la estructura de la documentación del presente manual. Se especifican las funciones en cada aspecto administrativo, técnico y financiero, y se desagregan las evidencias e informes para cada uno. Se articula la Supervisión con los nuevos procedimientos para avalar contratos. Se extrae la metodología del proceso de evaluación de proveedores y se referencia en el procedimiento de gestión de proveedores Se incluyen los lineamientos generales frente a incumplimiento contractual articulado con el proceso de mejoramiento institucional. Se modifica responsabilidad de la Secretaría General y Jurídica y la dirección. Se amplían conceptos de la Supervisión.

19/04/2018 V03

Se define periodicidad para realizar de evaluación de proveedores. Se especifican los diferentes formatos de actas de Supervisión (inicio, seguimiento, suspensión, reinicio, terminación y liquidación). Se cambian los lineamientos generales frente a incumplimiento contractual. Se especifica metodología de evaluación de adherencia al manual por medio de indicadores establecidos. Se cambia método de liquidación de contratos ajustado a reglamento general de contratación.

18/03/2019 V04

Se modifican aspectos en adición y/o cambio de obra civil durante la ejecución del contrato en la Función técnica. Se cambia la figura de “Interventor” por “Supervisor” conforme decisión del Comité Directivo el 9 de julio de 2019.

http://www.maternidadrafaelcalvo.gov.co/nosotrosdocs/MANUAL_DE_INTERVENTORÌA

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ANEXOS

No aplica.

GLOSARIO Acta: Documento que recoge temas o acuerdos discutidos en una reunión, o resumen de actividades desarrolladas con el fin de darle validez a dichos puntos. Anticipo: Es el porcentaje pactado del valor total del contrato que se le cancela al contratista una vez legalizado el contrato, el cual será pagado antes de su iniciación o durante su desarrollo. Aval: Ordenador del pago para actividad específica, generado por el Supervisor. Contratista: persona natural o jurídica con la que se celebra un contrato para la ejecución de una obra material o prestación de un servicio que necesita la IPS UNIVERSITARIA para llevar a cabo sus fines misionales. Contrato: Acuerdo de voluntades entre partes que aceptan ciertas obligaciones y derechos sobre una materia determinada. Contratos de ejecución instantánea: las obligaciones se cumplen en un solo momento o acto, ejemplo: Contratos de compraventa, donde se entrega el producto y se paga en un solo momento Entes de control: Son las entidades encargados de garantizar el cumplimiento de la gestión pública, de garantizar que los servicios a cargo del Estado, prestados a través de entidades como la IPS UNIVERSITARIA, para cumplir con los que los objetivos y funciones del Estado. Etapas contractuales: Son aquellas etapas que hacen parte de la ejecución del contrato, desde su inicio hasta su liquidación. Etapa precontractual: Es la etapa en la que las partes se ponen de acuerdo de que necesita la una de la otra, y acordar los asuntos estructurales del contrato que se realizará. Inicia desde la definición de la necesidad hasta la legalización del contrato Etapa contractual: Es la etapa en donde se ejecuta el objeto del contrato, es aquella donde las partes cumplen con lo establecido en el contrato, abarca desde el inicio del contrato hasta su terminación Etapa poscontractual: Es la etapa donde ya habiéndose cumplido lo pactado se debe pagarlas obligaciones adquiridas, es en esta etapa donde se liquida el contrato. Póliza: Contrato expedido por una compañía de seguros y que se exigen los contratos con el fin de garantizar las obligaciones del Contratista y así prever los riesgos asociados al contrato.

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Legalización del contrato: Es la etapa donde se perfecciona el contrato con las firmas de las partes. Liquidación: es la etapa final del negocio jurídico donde se hace un balance económico, jurídico y técnico de lo ejecutado, definiéndose el estado en que queda el contrato después de su ejecución, o terminación por cualquier otra causa. Liquidación unilateral: es cuando la liquidación es realizada por el contratante en virtud de las facultades otorgadas por este manual o norma también aplicable. Liquidación bilateral: es cuando la liquidación es realizada tanto por el contratante y el contratista. Liquidación unilateral. Módulo Informe parcial de Supervisión- Aval: Módulo en el sistema GHIPS para documentar la Supervisión los cuales van a dar el aval y soporte para pagos a contratistas por actividades ejecutadas. Otrosí: Documento formal por el cual se hacen modificaciones y/o adhesiones a los contratos Pagos parciales: Aquellos pagos en los cuales no se paga la totalidad del valor del contrato, Pagos realizados al contratista de forma fraccionada de acuerdo al valor de las facturas radicadas. Plazo o vigencia: transcurso de tiempo en el que se va a ejecutar el objeto contratado. Sistemas integrados de gestión: Conjunto de sistemas de gestión orientados a la mejora continua de la organización y al desarrollo sostenible de la misma. Subcontratista: persona o en muchos casos, una empresa que firma un contrato para realizar parte o la totalidad de las obligaciones del contrato de un tercero. Términos de referencia: condiciones técnicas, jurídicas, económicas y administrativas para desarrollar un determinado objeto contractual Valor avalado acumulado: Es el valor total que se ha aprobado a la fecha del seguimiento para pago de determinado contrato por parte del Supervisor. Valor pagado acumulado: Valor total que se ha pagado al contratista a la fecha del corte o seguimiento Supervisión interdisciplinaria: Es la acción de verificar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato, por medio de un equipo designado de Supervisores profesionales de distintas disciplinas, están especializados y tienen funciones en los diferentes aspectos de la Supervisión (Legal, administrativo, técnico y financiero)

https://es.wikipedia.org/wiki/Negocio

https://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

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