Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

1. Presentacin de la Organizacin Actualmente la red de Metro de Madrid est conformada por 14 lneas, con un total de 284 kilmetros de va y 335 trenes en circulacin durante las horas punta. Sus 294 estaciones son utilizadas diariamente por 2,4 millones de viajeros. Metro de Madrid es hoy la tercera red de metro en extensin del mundo por detrs de Londres y Nueva York. Principales datos:

En la siguiente tabla puede apreciarse la evolucin de las principales magnitudes del negocio que desarrolla:

Longitud de red 233 284N Estaciones ferroviarias 243 294Parque en explotacin (n coches) 1.823 2.281Produccin coches km (M) 151 201Viajeros (M) 657 650Ingresos (M) 809 1.241Gastos (M) 769 1.259Inversiones (M) 316 173Plantilla 6.213 6.967Plazas por km (M) 27.545 35.386

2009Indicadores 2006

Principales Servicios Prestados

a) Servicios de Ingeniera, Consultora y Asistencia Tcnica. b) Servicios de Explotacin Ferroviaria: Operacin y/o Mantenimiento. c) Servicios de Suministro. d) Servicios de Formacin. Grupos de inters clave

Los principales grupos de inters de la compaa son:

1. Empleados 2. Clientes 3. Sociedad 4. Proveedores 5. Administraciones Pblicas

Plan Estratgico 2004-2008-2011

El lanzamiento del Plan Estratgico, cuyo origen se remonta seis aos atrs, como respuesta a los nuevos retos que ya entonces planteaba la evolucin en el marco jurdico regulador y en el grado de exigencia cada vez mayor por parte de sus clientes y de la sociedad en general, supuso un reto enorme para toda la organizacin La estrategia de Metro de Madrid est centrada en maximizar la aportacin de la Compaa en trminos de rentabilidad social al desarrollo sostenible de la movilidad en la regin de Madrid, incidiendo por tanto en las dimensiones econmica, social y medioambiental del valor que genera la Empresa.

Para asegurar la consecucin de esa Misin,

Ser la opcin de movilidad socialmente ms rentable y cercana

a las expectativas de los clientes

Metro de Madrid defini su Visin estratgica basndose en cuatro lneas de actuacin principales:

SER COMPETITIVOS EN LINEASDE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

EVOLUC

IN

CULTU

RA M

ETRO

GESTIONAR LA AMPLIACIN Y

TRANSFORMACION DE LA RED

EXCELENCIA EN ELSERVICIO DE

TRANSPORTE

MEJORAR LA EXPERIENCIADEL CLIENTE

SER COMPETITIVOS EN

LINEAS DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

SER COMPETITIVOS EN LINEASDE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

EVOLUC

IN

CULTU

RA M

ETRO

GESTIONAR LA AMPLIACIN Y

TRANSFORMACION DE LA RED

EXCELENCIA EN ELSERVICIO DE

TRANSPORTE

MEJORAR LA EXPERIENCIADEL CLIENTE

SER COMPETITIVOS EN

LINEAS DE NEGOCIO COMPLEMENTARIAS

Grfica 1.-Visin, lneas estratgicas-

Reconocimientos

1. Se dispone de 10 sistemas certificados: tres corporativos OHSAS 18001, ISO 14001, UNE-EN 13816, y siete ISO 9001 en diferentes unidades organizativas.

2. Balance Scorecard Hall of Fame for executing strategy.

3. Ganadores del V Premio a la Excelencia y Calidad del Servicio Pblico de la Comunidad de Madrid.

4. Marca Madrid Excelente. 5. Ganadores de la IV Edicin del Premio Madrid

Excelente a la Confianza de los Clientes. 6. Puntos EFQM: 400+ 7. Premio Diamante en las Compras 2010

concedido por AERCE Datos de contacto para el premio:

Organizacin Metro de Madrid, S.A.

Contacto Javier Bartolome Castilla

Posicin Responsable Gabinete de Estudios y

Benchmarking

Mail javier_bartolome@mail.metromadrid.es

2. Titulo de la buena prctica

Organizacin Metro de Madrid, S.A.

Denominacin

de la B.P

Eficiencia y Responsabilidad en la

Gestin de la Contratacin

Responsable

de la B.P Vctor Jimnez Rodrguez

Posicin Responsable Unidad de Contratacin

Mail victor.jimenez@metromadrid.es

Criterio de

Excelencia

Gestin de Procesos / Creatividad e

Innovacin

Metro de Madrid, S.A. 1

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

LOGRAR LA EXCELENCIA EN EL SERVICIO DE TRANSPORTE

MEJORAR LA EXPERIENCIA DEL CLIENTE

GESTIONAR LA AMPLIACION Y TRANSFORMACIN DE LA RED

SER COMPETITIVOS EN LINEAS DENEGOCIO COMPLEMENTARIAS

3. Desarrollo de la buena prctica Garantizar la Eficiencia y la Responsabilidad en los

diferentes procesos que rigen la Gestin de la

Contratacin es una de las prioridades de la Unidad de

Contratacin de Metro de Madrid, S.A. Esta prioridad

se fundamenta en las siguientes consideraciones:

a) Apoyo a la Estrategia de Metro de Madrid: La

buena practica de la Unidad de Contratacin apoya

la consecucin de la misin de la compaa

consiguiendo que sus procesos sean realmente

rentables en trminos econmicos, sociales y

medioambientales, e impactando en los siguientes

objetivos estratgicos (ver Grfica 2)

consiguiendo los resultados que se presentarn en

este documento.

VALO

RCL

IENT

ESPR

OCES

OSES

TRUC

TURA

Orientar los aprovisionamientos

al cliente interno

Optimizar costes para alcanzar los niveles de calidad

requeridos

Minimizar las reclamaciones de clientes internos

Garantizar la disponibilidad del

material matriculado

Posicionar a Metro como referente en el

mbito de los aprovisionamientos

Ser excelente en la gestin de las reclamaciones de clientes externos

Optimizar los plazos de compras y

contrataciones

Garantizar la calidad de

proveedores y contratistasEstablecer y

asegurar el cumplimiento de

ANSs con clientes y proveedores

internos

Ser pro-activos en la deteccin de las

necesidades de los clientes internos

Impulsar la comunicacininterna

Fomentar e impulsarla implicacin

en la OrganizacinDesarrollar una cultura

de seguridad y saludImplicar al personal

tcnicoen proyectos

multidepartamentales

Mantener a Metro en la vanguardia

tecnolgica

CMI Unidad de Contratacin

Gestionar los niveles de stock de material matriculado de forma

eficiente

VALORES: Excelencia en la Gestin, Servicio pblico, Dinamismo e Innovacin

Grfica 2.- Cuadro de Mando Unidad de Contratacin-

U.C: Unidad Contratacin

U.E. Unidad Econmica

Este proyecto apoya simultneamente la Estrategia de

Responsabilidad Corporativa de Metro de Madrid,

incrementando la eficiencia en el uso de los

recursos: a travs de los ahorros en consumos

energticos y de papel, contribuyendo a cuidar el

medioambiente, siendo necesaria la implicacin e

involucracin de los empleados en el proceso.

b) Optimizacin del proceso de contratacin. La

actividad de contratacin de Metro de Madrid,

S.A. se centraliza en la Unidad de Contratacin,

que coordina todo el proceso y vela por el correcto

funcionamiento de cada una de las etapas del ciclo.

Resumidamente su ciclo es: (ver Grfica 3) Su

optimizacin se ha abordado como consecuencia

del dialogo con los grupos de inters (ver Grfica

4).

c) Acciones de Formacin y Comunicacin. Para la

implantacin de la buena prctica se han

desarrollado acciones formativas y campaas de

comunicacin. Todos los procesos internos estn

en el sistema de gestin documental corporativo

Platn. Los procesos que implican a otros

agentes externos (proveedores) estn

documentados a travs de la Pgina Web de Metro

de Madrid en la seccin Perfil del Contratante.

INCIO PROCESO

NECESIDAD CONVOCATORIA

DE CONCURSO

CONVOCATORIA DE CONCURSO

PROPUESTA DE CONTRATACIN

CONTRATO PEDIDO

SEGUIMIENTO ECONOMICO

SEGUIMIENTO ADMINISTRAC

Identificacin necesidades Grupos de

inters

Los departamentos solicitan a la U.C la peticin de

ofertas . WorkFlow SAP R3

La U.C convoca, recepciona las ofertas a travs de la web. Se

comprueba validez firma electrnica y se envian digitalmente las ofertas.

MySAP SRM

La U.C enva la valoracin automtica de las ofertas

econmicas y los departamentos elaboran el informe de

adjudicacin para su aprobacin. WorkFlow SAP R3

La U. E realiza el control presupuestario

de gastos e inversiones.

La facturacin electrnica permite

conocer el estado on-line de las facturas.

SAP R3 MM, FI

Se aprueba digitalmente y la U.C materializa el contrato, anexando la documentacin. Cada departamento

visualiza los contratos que gestiona y su documentacin asociada. SAP R3 MM,

SAP R3 FI

La U.C realiza el seguimiento de los avales y coordina la evaluacin de proveedores. MySAP

SRM, SAP R3 MM

Grfica 3.- Gestion de la Contratacin-

Metro de Madrid, S.A. 2

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

NECESIDAD GRUPO

DE INTERS PROCESO AFECTADO DESCRIPCIN DE LA SOLUCIN

Necesidad de Convocatoria de Concurso

Herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que canaliza digitalmente todas las peticiones que recibe la U. Contratacin para lanzar procesos de peticin de oferta Unificar canales de comunicacin Empleados

Propuesta de Contratacin Los usuarios de los diferentes departamentos cumplimentan un formulario nico con datos relativos a la adjudicacin Necesidad de

Convocatoria de ConcursoSistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexen las especificaciones tcnicas en formato electrnico (Word, pdf...)

Propuesta de Contratacin Sistemtica cero papeles: El formulario exige, para poder ser tramitado, que se anexe el informe de adjudicacin y las ofertas ganadoras

Necesidad de recibir la informacin en formato electrnico por parte de los departamentos solicitantes y los

proveedores

Empleados/ Proveedores

Convocatoria de Concurso Sistemtica cero papeles: desarrollo de la herramienta Web MySAP SRM para la recogida electrnica de pliegos y presentacin de oferta

Facilitar la bsqueda y accesibilidad de toda la informacin Empleados Contrato - Pedido

Desarrollo del mdulo SAP que gestiona la elaboracin de pedidos y contratos con la posibilidad de anexar toda la documentacin asociada al contrato en el pedido SAP. Cada departamento visualiza los contratos que gestiona y su documentacin asociada

Integrar el seguimiento administrativo de los contratos en la

sistemtica cero papeles Empleados Seguimiento administrativo

Desarrollo de la funcionalidad SRM que permite hacer un seguimiento de los avales bancarios de los licitadores. Esta herramienta lanza automticamente (va correo electrnico), una vez recepcionado el 90% del importe del contrato, una ficha de evaluacin que permite al Director Facultativo valorar el rendimiento del Contratista

Integrar el seguimiento econmico de los contratos en la sistemtica

cero papeles

Empleados/ Proveedores Seguimiento econmico

Desarrollo funcionalidad en SAP que realiza el control presupuestario de los diferentes gastos e inversiones. Se implant la facturacin electrnica, que permite conocer el estado de las facturas on line

Ahorro de Espacio Empleados Todos

Ahorro de papel Proveedor / Empleados / A. Pblica

Todos

La solucin reduce drsticamente el volumen de papel empleado, su espacio fsico destinado a operaciones de archivo y almacenaje, as como redunda en un ahorro en coste de papel y en la mejora del Medio Ambiente

Garantizar a las empresas licitantes la confidencialidad Proveedores Convocatoria de Concurso

Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP insertada en la Web de Metro de Madrid en la que el proveedor ha de validar su identidad mediante Certificado Digital de Clase 2

Convocatoria de Concurso

Diseo de una base de datos de Proveedores (proTRANS) que ha permitido implantar un sistema de seleccin de proveedores objetivo. Desarrollo de la funcionalidad SRM de SAP que permite que se realice la valoracin tcnica de las ofertas sin conocer el importe, garantizando su transparencia y trazabilidad. Diseo de una seccin en la pgina Web de Metro de Madrid destinada a publicar tanto las licitaciones convocadas como las adjudicaciones realizadas

Garantizar la transparencia y la trazabilidad en el proceso de

adjudicacin

Proveedores/ Empleados /

A.Pblica

Propuesta de Contratacin

Desarrollo de herramienta informtica (WorkFlow de SAP) que recoge todo el circuito de aprobaciones necesarias para materializar la contratacin; el flujo de aprobacin se extiende hasta el Consejo de Administracin. Diseo de una herramienta que realiza la valoracin de las ofertas econmicas de forma automtica teniendo en cuenta la dispersin y el importe econmico y propone el adjudicatario tras introducir la valoracin tcnica

Grfica 4.-Respuesta a necesidades de los grupos de inters-

Metro de Madrid, S.A. 3

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

4. Resultados La sistematizacin de los procesos ha posibilitado

estudiar la evolucin de cada una de las etapas del ciclo

de contratacin, establecer indicadores de revisin e

implantar planes de mejora en los casos en que sea

necesario.

23

42

89

81

2009200820072006

N DE SOLICITUDES DE CONCURSO

ETAPA INDICADOR

N solicitudes recibidas al ao Solicitud de Convocatoria de

Concurso Tiempo medio de tramitacin de

una solicitud

Convocatoria de Concurso

(Herramienta Web)

N Ofertas presentadas al ao

Ahorro econmico

Ahorro medioambiental

Contrato - Pedido SAP Tiempo medio de tramitacin de

la propuesta (plazo de

contratacin)

Desde el lanzamiento de la Herramienta Web que

permite la captura de pliegos de condiciones y

posterior presentacin de ofertas (SRM) el nmero de

solicitudes de concurso y ofertas recibidas ha

aumentado considerablemente. Las ventajas que

proporciona una herramienta Web (accesibilidad,

rapidez, ahorro papel y transporte) estimula a las

empresas a presentar sus ofertas a travs de este canal

de comunicacin.

149

395310

935975

20092008200720062005

N DE OFERTAS PRESENTADAS A TRAVS DE LA HERRAMIENTA WEB SRM

Desde la puesta en marcha del Work Flow de SAP

Solicitudes de Concurso, se ha triplicado el nmero

de peticiones generadas, alcanzando el mximo en

2008.

6,5

8,9

14,8

10,3

2009200820072006

TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE UNA SOLICITUD DE CONCURSO

(dias)

En este mismo ejercicio se produce un aumento

significativo de los tiempos medios de tramitacin de

una solicitud de concurso y de su propuesta de

contratacin, debido a la falta de previsin en la

recepcin de las peticiones.

A final de 2008 se pone en marcha un plan de mejora

(reasignacin de recursos, eliminacin de procesos

innecesarios,) con el fin de reducir los plazos

asociados a este proceso, consiguindose en 2009.

6,37

7,36

11,55

8,47

2009200820072006

TIEMPO MEDIO DE TRAMITACION DE LA PROPUESTA DE CONTRATACIN (dias)

Se entiende que esta buena prctica es un claro ejemplo

de puesta en prctica de polticas de Responsabilidad

Social Corporativa, en el sentido de que esta mejora se

ha trasladado a la cadena de suministros de Metro

de Madrid. Es decir, Metro ha generado adems un

impacto positivo al orientar a sus licitadores a adoptar

medidas y comportamientos ms responsables y

sostenibles, provocando un efecto multiplicador de las

mejoras derivadas de esta accin, muy beneficioso para

el entorno y la sociedad.

Las ofertas para una licitacin son generadas por las

empresas ofertantes, por lo que realmente estos ahorros

han sido obtenidos por el grupo de inters proveedores.

Metro de Madrid, S.A. 4

Eficiencia y Responsabilidad en la Gestin de la Contratacin

Metro de Madrid, S.A. 5

11.481 11.045

29.936 31.099

2009200820072006

AHORROS ECONMICOS EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO

11.480,5011.044,53

29.936,5031.099,08

2009200820072006

AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO

(kg. de CO2)

La implantacin de esta buena prctica es referencia a

nivel nacional e internacional, destacando las

innovaciones realizadas en el mbito de la

confidencialidad y transparencia, como el certificado

de identidad electrnica. Dicha solucin fue presentada

en Alemania en un Congreso Internacional organizado

por SAP, como Caso de Estudio de xito.

5. Lecciones aprendidas A continuacin se recogen una serie de

recomendaciones para Empresas que se enfrenten a un

proceso de optimizacin en la gestin de la

contratacin, similar al que nos enfrentamos en su da

en Metro de Madrid, S.A.

El factor ms importante para el xito del nuevo sistema de gestin es el apoyo de la Direccin. Es

fundamental que este apoyo sea continuado en el

tiempo porque el proceso va a ser largo y que

todos los miembros del equipo de Contratacin

perciban que todos los esfuerzos van en el mismo

sentido.

4.393,424.229,18

El Sistema informtico elegido para la gestin de la informacin debe ser global, modular y

compatible con otros sistemas informticos

existentes.

1.560,281.621,87

2009200820072006

AHORROS MEDIOAMBIENTALES EN LAS CONVOCATORIAS DE CONCURSO

(kg. de papel)

- Global: Debe contemplar todas las fases del

expediente de contratacin, desde el proceso de

peticin de ofertas hasta la gestin de la

facturacin.

- Modular: La estructura del sistema informtico de

Gestin debe estar compuesta de bloques, de

manera que puedan ser implantados

independientemente.

- Compatible: Sea cual sea el sistema informtico

seleccionado, debe ser compatible con otros

sistemas existentes en la Empresa.

La implantacin de los nuevos procesos de gestin de la contratacin debe poderse acometer de forma

paulatina y escalonada, con el fin de poder ir

adaptando los aspectos que sean necesario

rectificar.

Uno de los factores clave para el xito es el compromiso y la formacin de las personas

involucradas. De nada sirve implantar el mejor

sistema de gestin de la contratacin si los

usuarios tienen reservas a la hora de ponerlo en

prctica.

Por ltimo, si la implantacin del nuevo sistema requiere la contratacin de una empresa externa, es

necesario contar con una empresa que tenga mucha

experiencia en implantaciones similares y,

tambin, disponer de un equipo interno de

asistencia tcnica que supervise todas las fases de

implantacin y asesore ante posibles dificultades y

que, posteriormente, una vez en produccin, sea

capaz de efectuar las modificaciones precisas y las

labores de mantenimiento.