EFECTIVO. CONCEPTO. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO. PARTIDAS QUE NO SON EFECTIVO. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO. CAJA CHICA. REGISTRO CONTABLE DE LA CAJA CHICA. CONCILIACIÓN BANCARIA.

Concepto de Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: El dinero en efectivo, que es el más liquido de los activos, es el medio estándar de cambio y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Generalmente se clasifica como activo circulante. Para clasificarlo como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas.

El efectivo se compone de moneda, divisas y fondos disponibles en depósitos bancarios. Los instrumentos negociables como los giros postales, cheques, certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios también se consideran efectivo. Las cuentas de ahorros generalmente se clasifican también como efectivo, aunque el banco tiene el derecho legal de exigir una notificación antes de efectuar un retiro. Dado este privilegio se ejecuta en muy pocos casos, las cuentas bancarias se consideran efectivo.

Los fondos del mercado monetario, los certificados de ahorro del mercado monetario, certificados de depósitos (CD) y otros tipos similares de depósitos y documentos a corto plazo que dan a los pequeños inversionistas la oportunidad de obtener mayores tasas de interés se clasifican generalmente como inversiones temporales y no como efectivo....

El efectivo consiste en partidas que generalmente se aceptan como medios de cambio y que se tienen disponibles para efectuar pagos de cualquier naturaleza: Por ejemplo, el efectivo incluye monedas, billetes, cheques, giros bancarios, los montos disponibles en cuentas corrientes y de ahorro, cupones por intereses vencidos aún no cobrados, los montos depositados en Fondos de Activos Líquidos, etc. La moneda extranjera se puede considerar efectivo si existe libertad para su uso. Para su presentación debe convertirse a su equivalente en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance.

El efectivo representa un bien propiedad de una empresa. En la práctica, desde el punto de vista contable está representado por: Caja Chica, Caja, Banco y las Inversiones en Moneda Extranjera.

El Boletín C-1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define el efectivo de la siguiente manera: El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o su equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales

como: depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados”.

Partidas que no se consideran Efectivo.

1) Vales de Caja: No se considera efectivo, ya que no está bajo el control de la empresa y no puede ser utilizado. En un arqueo debe presentarse como Cuentas a cobrar funcionarios y empleados.

2) Estampillas fiscales o postales: No es una forma común de pago y no se considera efectivo. En un arqueo deben presentarse como Existencias de estampillas o Timbres fiscales.

3) Depósitos a plazo fijo: No deben ser considerados efectivo en la sección del Activo circulante de un Balance General, pues posiblemente representen a fondos que no se encuentran disponibles para su inmediata utilización. Pueden ser considerados en la sección del Activo circulante (sí su plazo está entre un ciclo normal de operaciones), pero separado del efectivo.

4) Depósitos para fines específicos: Son montos de dinero que pueden disponerse total o parcialmente en condiciones especiales o para fines predeterminados: por tanto, ese dinero no debe ser considerado como partida en efectivo. Su presentación en el Balance depende del uso que se le vaya a dar (ejemplo: fondos específicos dentro del activo circulante).

5) Depósitos en bancos cerrados o intervenidos: Deben presentarse en el Activo como no circulante y a su valor calculado de liquidación.

6) Depósitos en bancos extranjeros: No se consideran efectivo, cuando exista alguna restricción para su retiro. Si no existe restricción para su retiro, puede considerarse efectivo y se le da una conversión al tipo de cambio vigente.

7) Cheque con fecha adelantada: No se consideran efectivo, ya que es un dinero que no puede ser depositado, por lo tanto, no se considera disponible. En caso de cierre debe presentarse como una cuenta por cobrar.

Manejo y control del Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: La administración y control del efectivo presenta problemas especiales, no solo porque entra en muchas transacciones, sino también por las siguientes razones:

1) El efectivo es el único activo que se puede convertir inmediatamente en otro activo: Es fácil de ocultar y transportar y es casi universalmente deseado. Por tanto, la correcta contabilización de las transacciones con

efectivo exige que se establezcan controles para cerciorarse de que el efectivo de la empresa no sea indebidamente usado para fines personales por alguien de la empresa o relacionado con ella.

2) Se debe controlar cuidadosamente la cantidad de efectivo de una empresa para que nunca esté disponible en cantidad excesivo ni insuficiente: Debe hacerlo siempre en una cantidad adecuada que no limite los recursos de la compañía. Como es el medio de intercambio, se necesita para pagar todos los bienes de activos y servicios que la empresa compra y para cumplir con todas sus obligaciones al vencimiento. Por tanto, el desembolso de efectivo ocurre todos los días y debe tenerse a la mano un fondo suficiente para satisfacer estas necesidades. Por otra parte, el efectivo como tal no es un activo productivo, no produce utilidades. De aquí que no es deseable tener a la mano una cantidad de efectivo mayor de la que se necesita para satisfacer las necesidades cotidianas con un margen razonable para emergencias. El efectivo adicional al que se necesita se debe invertir, ya sea en valores que reditúen o en otros activos que produzca.

Las transacciones con efectivo deben tener controles necesarios para impedir que se realicen operaciones no autorizadas y auque se tengan los equipos más perfeccionados, los errores pueden ocurrir y ocurren. Por lo tanto la gerencia debe proporcionar la información necesaria para administrarlo por medio de transacciones especiales o préstamos o inversiones.

Reglas de Valuación.

El Boletín C-1 señala, en relación con las reglas de valuación lo siguiente: “El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros”. Cuando se habla de metales preciosos amonedados y moneda extranjera se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros, esto se traduce que a la fecha de preparación del balance se hará la valuación correspondiente y como consecuencia se registrará el asiento de ajuste resultante.

El Boletín C-1, también señala: “Los renglones de efectivo e inversiones temporales, deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separado en el activo circulante o no circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un año o su destino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos a largo plazo, se presentarán fuera del activo circulante.

Las restricciones a que se refiere al párrafo anterior deben revelarse en las notas a los estados financieros.

Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o de inversiones en valores en la misma institución, siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

Deben revelarse l existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporales denominados en moneda extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente a moneda nacional.

En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de valuación seguidas en su caso, el efecto de los hechos posteriores que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del efectivo e inversiones temporales entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.

Control interno del Efectivo.

El control interno es una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, obtener una buena información contable y lograr una mayor eficacia en las operaciones del negocio. Los procedimientos de control interno varían de una empresa a otra, pero generalmente lo fundamental es la segregación de funciones, para evitar errores y poder establecer responsabilidades.

Por tal motivo diremos que para un control interno adecuado:

1) Deben fijarse responsabilidades.2) La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no

debe ocupar un puesto en el cual tenga control de la contabilidad y control de las operaciones que originen asientos de la contabilidad.

3) Se debe comprobar la exactitud de las operaciones de contabilidad y verificar que se lleven en forma exacta.

4) Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.

5) Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal.6) Si es posible el personal debe ser rotado; además, que el personal debe tomar

vacaciones (principalmente los que tienen cargos de confianza).7) Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar por escrito.8) Los empleados deben tener pólizas de fianzas.9) Debe hacerse uso de las cuentas control en la mayor amplitud posible.

En cuanto al efectivo:

1) Los depósitos deben hacerse el mismo día o al día siguiente en forma intacta, es decir, no deberían efectuarse desembolsos utilizando los ingresos recibidos y no depositados.

2) Todos los pagos deben realizarse mediante cheques, a excepción de los pagos menores autorizados por caja chica.

3) Todos los cheques deben ser prenumerados en forma consecutiva, igualmente los comprobantes de ingresos (facturas de ventas al contado, recibo de cobro, etc.).

4) Los pagos de cheques deben estar respaldados por su justificante.5) Es conveniente que los cheques sean firmados por más de una persona (firmas

conjuntas).6) Debe controlarse la secuencia de los cheques prenumerados.7) La conciliación bancaria, la debe realizar un funcionario distinto al cajero.8) La recepción del efectivo debe estar separada de la función de pago.9) El cajero, el tenedor de libros y el auxiliar de contabilidad, deben ser personas

distintas.10)Se deben inutilizar con un sello los comprobantes cancelados.

Hay que tener presenta que toda compañía tiene un registro del efectivo recibido y desembolsado y del saldo. Sin embargo, siendo muy numerosas las transacciones, se pueden cometer errores u omisiones en estos registros. Por tanto, es necesario comprobar periódicamente el saldo que arroja el libro mayor. El efectivo que está en la oficina (fondo fijo de caja chica, fondos de cambios o ingresos no depositados) se cuentan para comprobar su importe y con respecto al efectivo que está en los bancos, se comprueba por medio de las conciliaciones bancarias, es decir, una comparación entre los registros que proporcionan los bancos y el registro que tiene la compañía en el banco.

Caja Chica.

Casi todas las empresas necesitan efectuar pequeños pagos como son comidas de los trabajadores, servicios de taxis, compra de pequeños artículos de oficina y otros gastos menores. Uno de los métodos de ejercer un control razonable sobre estos pequeños desembolsos, los cuales no suelen cancelarse con cheques es a través de la creación de un fondo fijo de caja chica.

Normalmente para la creación del fondo fijo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que se pudieran realizar en un período no menor de un mes, con base en este análisis se determina un monto razonable para la creación del fondo, se establecen las normas de funcionamiento entre las que mencionamos las más importantes:

1) Se designa una persona como custodio de la caja chica y se le entrega la cantidad de dinero determinada como fondo para hacer pagos chicos.

2) Se establece un monto límite o máximo de los pagos que van a efectuarse.3) A medido que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene

recibos firmados por cada una de las personas a quienes pagan. 4) Los comprobantes de desembolsos deben ser prenumerados.5) Todo pago debe estar acompañado por documentación que justifique el

desembolso; así mismo en el comprobante del desembolso debe constar la firma de quien lo autorizó y de la persona que recibió el dinero.

6) Se debe establecer un mínimo de efectivo que pueda tener la Caja chica.

Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario:

Caja Chica XXXBanco XXX

(Creación del fondo fijo)

Esta cuenta se denomina Fondo Fijo, porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:

Aumento del fondo fijo:

Caja Chica XXXBanco XXX

Disminución del fondo fijo:

Banco XXXCaja Chica XXX

La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).

Reembolso de Caja Chica.

La reposición o reembolso de la Caja chica, consiste en lo siguiente: Cuando el cajero a efectuado pagos por un monto previamente establecido procede a recopilar los documentos y procede a entregárselo a la persona encargada de

revisarlos y emitir el cheque de la reposición, de tal forma, de tener de nuevo el monto total disponible para los pagos.

Arqueo de Caja Chica.

Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía. Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay que tomar en consideración:

1) Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes.

2) Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos el sobrante.

3) Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes más el faltante.

Hay que tener presente, que el custodio es responsable en todo momento del importe del fondo, ya sea del efectivo o de los comprobantes firmados, ya que estos últimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo para expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante usado para reembolso, debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o mutilado, de manera de prevenir que pueda ser usado para un segundo reembolso.