Efectivo y Equivalentes de Efectivo

Normas de Información Financiera

C-1

DefiniciónEfectivo: moneda de curso legal en caja y en depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad.

Equivalentes de efectivo: valores de corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor.

Equivalentes de efectivo, restringidos: son el efectivo y los equivalentes de efectivo que tienen ciertas limitaciones para su disponibilidad, las cuales son normalmente de tipo contractual o legal.

Costo de adquisición: monto pagado de efectivo o equivalentes por un activo o servicio al momento de su adquisición

Inversiones disponibles a la vista: valores cuya disposición por parte de la entidad se prevé de forma inmediata, generan rendimientos y tienen riesgos poco importantes de cambios en su valor; tales como, inversiones de muy corto plazo,

Valor neto de realización: monto que se recibe en efectivo, equivalentes de efectivo o en especie, por la venta o intercambio de un activo

Valor nominal: cantidad en unidades monetarias expresada en billetes, monedas, títulos e instrumentos

Valor razonable: representa el monto de efectivo o equivalentes que participantes en el mercado estarían dispuestos a intercambiar para la compra o venta de un activo, o para asumir o liquidar un pasivo, en una operación entre partes interesadas, dispuestas e informadas, en un mercado de libre competencia. Cuando no se tenga un valor de intercambio accesible de la operación debe realizarse una estimación del mismo mediante técnicas de valuación.

ValuaciónEl efectivo debe valuarse a su valor nominal

Todos los equivalentes de efectivo en su reconocimiento inicial deben reconocerse a su costo de adquisición.

Reconocimiento posterior de los equivalentes de efectivo

Los equivalentes de efectivo representados por metales preciosos amonedados deben valuarse a su valor razonable; para esto, debe utilizarse su valor neto de realización a la fecha de cierre de los estados financieros. Los efectos por cambios en su valor deben reconocerse en el estado de resultados conforme se devenguen.

Los equivalentes de efectivo denominados en monedas extranjeras deben convertirse o reexpresarse a la moneda de informe utilizando el tipo de cambio con el que pudieron haberse realizado a la fecha de cierre de los estados financieros. Los efectos de tales conversiones deben reconocerse en el estado de resultados conforme se devenguen.

Los equivalentes de efectivo denominados en otra medida de intercambio, como es el caso de las Unidades de Inversión (UDI), deben convertirse o reexpresarse a la medida de intercambio correspondiente a la fecha de cierre de los estados financieros. Los efectos por cambios en su reexpresión deben reconocerse en el estado de resultados conforme se devenguen.

Las inversiones disponibles a la vista deben valuarse a su valor razonable; debe utilizarse su valor neto de realización a la fecha de cierre de los estados financieros; los efectos por cambios en su valor deben reconocerse en resultados conforme se devenguen. Asimismo, los rendimientos generados por dichas inversiones deben reconocerse en resultados conforme se devenguen.

Presentación En el estado de situación financiera, el efectivo y equivalentes de efectivo deben presentarse en un solo renglón como el primer rubro del activo a corto plazo, incluyendo el efectivo y equivalentes de efectivo, restringidos, siempre que dicha restricción expire dentro de los doce meses siguientes a la fecha del estado de situación financiera o en el transcurso del ciclo normal de operaciones de la entidad; el rubro debe denominarse Efectivo y equivalentes de efectivo. Si la restricción expira en fecha posterior a las referencias anteriores, dicho concepto debe presentarse en el activo a largo plazo y debe denominarse Efectivo y equivalentes de efectivo, restringidos.

El monto de los cheques emitidos con anterioridad a la fecha de los estados financieros que estén pendientes de entrega a los beneficiarios debe reincorporarse al rubro de efectivo reconociendo el pasivo correspondiente.

Cuando no se tengan convenios de compensación con la institución financiera correspondiente, los sobregiros deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aun cuando se mantengan otras cuentas de cheques con saldo deudor en la misma institución.

Con base en la NIF B-3, Estado de resultados, deben presentarse en el resultado integral de financiamiento:a) Los intereses generados por el efectivo y equivalentes de efectivo;b) Las fluctuaciones cambiarias de los equivalentes de efectivo denominados en moneda extranjera o en alguna otra medida de intercambioc) Los ajustes a valor razonable de los equivalentes de efectivo.

RevelaciónEn las notas a los estados financieros debe revelarse la siguiente información:

o La integración del efectivo y equivalentes de efectivo indicando, en su caso, la política de valuación y la moneda o medida de intercambio de su denominación

o En caso de que exista efectivo y equivalentes de efectivo, restringidos, debe revelarse su importe y las razones de su restricción y la fecha probable en que ésta expirará

o Los importes de efectivo y equivalentes de efectivo que estén destinados a un fin específico por parte de la administración

o El efecto de los hechos posteriores que, por su importancia, hayan modificado sustancialmente la valuación del efectivo en moneda extranjera, en metales preciosos amonedados y en inversiones disponibles a la vista, entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que éstos son autorizados para su emisión; esto con base en lo establecido en la NIF B13, hechos posteriores a la fecha de los estados financieros.

Control Interno

Guías de Auditoría

GeneralidadesLas Normas de Información Financiera indican que el Efectivo debe estar constituido por la moneda de curso legal tanto en caja como en los depósitos bancarios disponibles para la operación de la entidad; incluyendo cuentas de cheques, giros bancarios, giros telegráficos o postales y remesas en tránsito.

Así mismo establecen que los equivalentes de efectivo son valores de corto plazo, con gran liquidez y fácilmente convertibles en efectivo.

Alcance y limitacionesEfectivo y equivalentes en efectivo, la restricción serían las inversiones en valores de carácter permanente.

ObjetivoEstablecer los procedimientos de auditoría recomendados para el efectivo y equivalentes de efectivo tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.

Objetivos de auditoría1. Comprobar la existencia del efectivo y del equivalente de efectivo , y corroborar que en

el balance general este incluidos todos los fondos de propiedad de la entidad.2. Verificar su correcta valuación con correlación con las NIF3. Precisar su disponibilidad inmediata o restricciones4. Verificar que el registro de los rendimientos de las inversiones en el periodo sea

correcto5. Cotejar su adecuada presentación en el balance general y la revelación de

restricciones, existencia de metales amonedados, efectivo o equivalente de efectivo en

divisa extranjera, así también las bases de la valuación de las inversiones y los gravámenes existentes

Control InternoEl estudio y evaluación del control deberá apoyarse en la NIA 315 Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y su entorno. Paralelamente cumpliéndose los objetivos de autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, así como salvaguarda física, de verificación y evaluación.

o Controlar adecuadamente las entradas diarias de dinero; mediante recibos prenumerados, relaciones de cobranza y valores recibidos por correo, endosos, etc. Estas medidas permiten un control eficaz, sirviendo de base para su registro contables y su verificación posterior.

o Depósito íntegro e inmediato de la cobranza.o Aprobación por parte de la administración de las firmas autorizadas para girar contra las

cuentas bancarias, ventas y gravámenes de los valores. o Autorización previa de las salidas de efectivo, expedición de cheques o límites para el

manejo de valores.

Así como deben existir controles adecuados de las entradas de efectivo, debe ponerse atención en las salidas de efectivo exigiendo la documentación comprobatoria pertinente.

Desglose minucioso de las funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos.

Por la fácil disponibilidad de efectivo y valores es indispensable que exista una marcada separación de funciones que permita una supervisión constante y automática de los aspectos de autorización, custodia y registro de sus movimientos y operaciones.

Es indispensable el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

Valuación periódica de las inversiones.

Elaborar estudios periódicos acerca de su cotización en el mercado, presentados por escritos para su validación por un funcionario responsable; para poder tomar decisiones oportunas de compra venta para mantener un novel óptimo en la productividad de las inversiones.

Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

Arqueos periódicos del efectivo y valores.

Los registros deben tener toda la información necesaria para su fácil identificación.

Formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

Cheques con firmas mancomunadas

Arqueo de caja

Materialidad y riesgos de auditoríaEl auditor debe considerar la materialidad de estos activos en relación con los estados financieros en su conjunto.

El auditor debe prever:

o La naturaleza y características de la entidado La falta de una adecuada segregación de funcioneso Falta de controles adecuados sobre los movimientos del efectivo y valoreso La existencia de operaciones con partes relacionadaso Falta de conciliaciones y depuraciones mensuales de las cuentas bancarias y de

inversioneso Falta de análisis periódico para determinar la correcta valuación de las inversioneso Registros auxiliares poco confiableso Existencia de partidas en monedas extranjeraso Inversiones en valores no cotizados en bolsa

Procedimientos de auditoria

Planeación

De acuerdo con la NIA 300 el auditor deberá obtener información sobre las características de los fondos y valores; dicha información incluye la forma en que opera la empresa, condiciones jurídicas, sistemas de información, calidad de la organización, segregación de funciones, definición de las líneas de autoridad, de responsabilidad, existencia de auditoría interna; y en su caso determinar las posibles limitaciones que pueden afectar su trabajo y opinión.

Revisión analítica

El auditor, para poder realizar bien su trabajo, podrá aplicar las siguientes pruebas:

o Comparación de cifras con las de ejercicios anteriores, tomando en consideración los índices de inflación general, fluctuaciones cambiarias, etc.

o Análisis de razones financieras para comprobar si las variaciones y tendencias de las mismas concuerdan

Estudio y evaluación preliminar del control interno

Consiste en llevar a cabo el estudio y evolución del control interno contable y la localización de los controles para el manejo de efectivo y equivalentes de efectivo.

Habiendo hecho un análisis de la entidad y la forma de operar el efectivo y los equivalentes de efectivo el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoría.

Pruebas de cumplimiento

Son medidas de seguridad que al auditor implementa para tener la certeza de que los procesos de control interno se aplican eficazmente.

Pruebas sustantivas

Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente del correcto manejo del efectivo y equivalentes de efectivo son:

o Arqueos: es la inspección física del efectivo, fondos, títulos, valores, etc. Para verificar su existencia y propiedad a favor de la entidad.

o Confirmación: obtención directa de la información de la empresa sobre los saldos, restricciones, firmas autorizadas y otras características de las cuentas bancarias y las inversiones de los valores de las instituciones de crédito y casas de bolsa que los manejan.

o El auditor debe mantener en absoluto control las confirmaciones, pero debe tomar en cuenta que la mayoría de estas confirmaciones se obtengan a la fecha del cierre del ejercicio, recordando que éstas incluyen las cuentas inactivas o canceladas a lo largo del ejercicio.

o Revisar la conciliaciones bancarias y de inversioneso El auditor deberá enfocar su atención en las partidas antiguas para comprobar los

ajustes necesarios.o Revisión de transacciones: examen de la documentación que ampara y adquisición y

venta de valores, para verificar su autenticidad, su correcta contabilización, y comprobar que se han seguido las políticas y procedimientos de control aprobados.

o Corte de movimientos: el auditor debe comprobar el corte de ingresos y egresos de efectivo y equivalentes a la fecha del balance para cerciorarse de que las operaciones efectuadas hayan sido registradas en el ejercicio que les corresponde. Deben verificarse las cuentas de balance y resultados que hayan sido efectuados por los ingresos obtenidos y los egresos efectuados.

o El auditor también deberá verificar los movimientos del efectivo y los equivalentes de efectivo en el periodo anterior y posterior al cierre del ejercicio para comprobar su correcto registro.

o Revisión de traspasos de fondos: comprobar que los traspasos de fondos entre las cuentas bancarias de la misma entidad o con sus filiales se correspondan oportunamente.

o Comprobación de la valuación: verificación de la correcta valuación de los fondos y valores en moneda extranjera con base a las cotizaciones al cierre del ejercicio; las inversiones deberán estar valuadas conforme las NIF.

o Para la correcta valuación de las inversiones, el auditor puede acudir a la información bursátil, y si los valores no se cotizan en bolsa, a los estados financieros de las empresas emisoras, preferentemente dictaminadas por un Contador Público.

o Cálculo de rendimientos: verificación de la corrección de los rendimientos, utilidades o pérdidas por enajenación de valores, impuestos retenidos, etc.

o Declaraciones: verificar que en la carta de declaraciones de la administración se indiquen los aspectos relevantes al efectivo y equivalentes de efectivo.

o Presentación y revelación: cerciorarse de que existe una presentación y revelación adecuadas en los estados financieros tomando en cuenta

o Los renglones de efectivo y equivalentes de efectivo deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante.

o Si existen restricciones en cuento a su disponibilidad deberán mostrarse por separado mediante notas en los estados financieros.

o Si su disponibilidad es un plazo mayor a un año o su destino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o como pago de pasivos a largo plazo, se presentaran fuera del activo circulante.

o Deberá revelarse la existencia de metales preciosos amonedados, indicando su monto, la moneda de que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente en moneda nacional.

o Deberán revelarse las políticas de valuación de las inversiones temporales.