DOCUMENTOS DEL DIRECTOR * Carta Convocando a Reunión *Agenda *Hoja de Asistencia *Minuta

BETSY BURGOSEDUC 633

PROF. C. FELICIANO

CARTA DE CONVOCATORIA…Debe tener:

“Timbre de la escuela, fecha, a quien va dirigida, a quien la dirige y el tema de la reunion a la que se convoca”.

En la parte inferior, debe ir escrito como nota al calce, la explicación de “no discrimen”

Director la utiliza para: Avisar a la facultad que éste(a) desea reunirlos.Se presenta el propósito de la reunión.Se les indica fecha, hora y lugar, (si es dentro o fuera de

la escuela.)

CONVOCATORIA…Es un aviso o una notificación escrita en que se inivita a

personas específicas a la celebración de una junta o reunión.

Dicha convocatoria debe ser enviada a las personas que se desea estén presentes.

Puede contener información sobre la razón por la que se realiza y los temas que se tratarán; el día, la hora y el lugar en el que se celebrará; un aproximado del tiempo de duración; nombre de la o las personas que la organizan y la relación entre lo convocados.

Tel. (787) 887-2778 Fax. (787) 887-8056

ESCUELA SUPERIOR PEDRO FALU

17 de Agosto de 2015

Madres, Padres y/o Encargados

Gladys Carrión RiveraDirectora Escolar

PRIMERA REUNION DE PADRES CLASE GRADUANDA 2015-2016

Reciban saludos cordiales. Les extiendo la más cordial bienvenida al curso escolar 2015-2016. A través de este comunicado les invito a la “Primera Reunión de Padres de nuestra Clase Graduanda”, el miércoles19 de Agosto de 2015, a las 6:00 p.m., en el Pabellón Comunitario de nuestro plantel escolar.

Compartiremos ideas y comenzaremos los trabajos pertinentes para que la graduación sea todo un éxito. Esperamos su asistencia y puntualidad.

1.El es Sistema educativo, hay diferentes tipos de Cartas de Convocación: -A padres -A la facultad -A los Comités de trabajo -Al personal no docente -Al personal Custodio -A los estudiantes, entre otros.2. El contenido debe ser claro, entendible y directo.3. Reguralmente las convocatorias a estudiantes, deben ser directas y sin rodeos, con un “cuerpo de atracción” rápida, que “agarre” la atención del estudiante, inmediatamente y éste responda a esa convocación.

Convocatoria de reuniónColegio Teotihuacán S.C

10 de febrero de 2015

A los padres de familia:

Con la presente se les hace la convocatoria correspondiente al evento de fin de año, donde se realizará la firma de autorización de fin de curso.Es indispensable realizar este trámite para poder culminar con el ciclo correspondiente a este año y poder seguir con el siguiente.La reunión se realizará en tres días: Jueves 26, Viernes 27 y Sábado 28 del mes de febrero, de las diez de la mañana hasta las tres de la tarde y de las tres hasta las ocho de la noche, para que puedan asistir todos los padres por razones laborales.

Esperamos su participación,

Atentamente,

Prof. Lidia Jazmín Torres LunaDirectora del colegio Teotihuacán S.C

Referencia: URL del artículo: http://www.ejemplode.com/64-cartas/1787-ejemplo_de_convocatoria_de_reunion.html Nota completa: Convocatoria de Reunión

AGENDA… Se identifica como la Carta Convocatoria: Timbre del DE, de la escuela, debe

llevar escrito el título de la actividad o reunion, fecha y hora. No es necesario el detalle de a quien va dirigida, eso ya se escribió en la

convocación. Los asuntos a tratar deben estar enumerados, por orden de prioridad, (no en

orden alfabético). Recogen el contenido a ser discutido, dependiendo del tipo de reunion a la

que se convocó. No debe estar muy cargada con puntos a ser tratados, porque no se podrá

completer, solo lo pertinente al propósito de convocación. Debe ser clara y precisa, que aunque el convocado no sepa de que hablará el

director, tenga una noción de los puntos que se discutirán.

AGENDA…

Una reunión bien organizada necesita una agenda bien escrita. Se pueden presentar el objetivo y propósito de la reunión (sería lo más

apropiado). No permitas que tu reunión se convierta en el esfuerzo ineficaz y

excesivamente largo en el que muchas reuniones parecen terminar. Al apegarte a una agenda detallada pero a la vez flexible podrás mantener

una reunión simplificada y concentrada, asegurándote de cumplir todos los objetivos establecidos en la menor cantidad de tiempo posible.

Escuelas Públicas República de Panamá

AGENDA DE REUNIÓN

CARACTERISTICAS DE LA EDUCACIÓN EN PANAMÁ Lunes, 31 octubre 2011 Lugar: Facultad de Negocios, Aula Nª206, salón de turismo, IIpiso, Turno nocturno Hora: 7:45 p.m. a 10:15 p.m.

Asistentes:• Profesor de Técnicas de negociación: Luis Carlos Samudio G.• Estudiantes del turno nocturno de la Licenciatura deTurismo• Expositora: Yissel Isaza /estudiante del turno nocturno

PROGRAMA: 07:45- 07:50 Bienvenida y presentación 07:50- 09:00 Exposición 09:00- 09:15 Descanso, Tiempo libre, Coffeebrake. 09:15- 10:00 Continuación de la exposición 10:00- 10:15 Discusión de los puntos que se trataron y posibles soluciones. 10:15 Finalización de la reunión

Bienvenida: Introducción: Entre otros… (Continua…)

Se puede identificar usando un título: -Comite de.. -Grupo de… -Empleados de… entre otros.

Si es de mediodía o de todo el día:- Título de la Agenda- Saluos- Reflexión- Quien dirige la reunion (persona a

cargo) * Recurso invitado, en algunos casos- Temas del día a ser tratados, en

orden de importanciaSi es corta, de una hora:- No require reflexión- Saludos (breves)- Se enumeran los puntos a tratar * (que se puedan cubrir en una hora)

HOJA DE ASITENCIA… Recolpila nombres y firmas del personal que asiste a la reunion o actividad. Hay ocasiones en que se solicita el número de teléfono y/o, la dirección de

correo electrónico. El documento lleva un encabezado: Timbre que identifica, DE, Escuela,

Distrito y/o Municipio. Debe contener el título de la actividad en la que se toma la asistencia, la

hora y el lugar. Debe estar enumerada. Timbre que identifica, Título de la reunion,

Hora, Lugar….NOMBRE DE… FIRMA DE … POSICION

MINUTA… Las minutas de las reuniones se originan en base a las notas que toma un

asistente designado. Registran lo que ocurrió en una reunión. Las notas están formalmente por escrito y cada asistente a la reunión

recibirá una copia. Estas minutas formales son un registro de las decisiones tomadas y de las

asignaciones de los planes de acción. Las notas para la minuta se pueden tomar manuscritas o incorporadas en

una computadora portátil. La laptop tiene ventajas claras ya que las minutas se pueden crear con

mayor facilidad a partir de las notas.

MINUTAS…

La persona designada que crea la minuta de una reunión no debe ser la persona que dirija la reunión. En una organización, la secretaria puede cumplir este rol. El cuerpo de la organización nombrará a cualquier otra persona para cumpla con

esta responsabilidad Las minutas de la reunión deben incluir fecha, hora y lugar de la reunión. Los asistentes deben ser anotados y los asistentes ausentes pueden ser

observados. Cada tema de discusión importante se debe incluir en la lista, junto con las

observaciones importantes, las decisiones y los planes de acción. Las notas no tienen por qué ser una descripción, palabra por palabra, sólo

una visión general de los puntos más importantes de la discusión. Para cada plan de acción, anota una lista de las personas responsables de

cumplirlo y para cuándo se deben esperar los resultados.

MINUTA…

Siempre mantenga el tono imparcial, respetuoso y profesional en la minuta. No de lugar a interpretaciones erróneas de personas que no asistieron a la

reunión. Al final de la minuta anota la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. La agenda de la reunión es un gran punto de partida para el formato de la

minuta. Para cada tema del programa, completa la información acerca de las

decisiones y planes de acción. Las minutas pueden ser utilizadas como base para la agenda de la reunión

siguiente. En las minutas a computadora, usa Negrita para resaltar los elementos

importantes e Itálico, para organizar los temas a tratar.

MINUTA…

Las minutas de cada reunión deben contener por lo menos la siguiente información. Todas las partes son necesarias para dar informe completo y correcto con propósitos de futura referencia e información legal.

Tiempo (fecha, hora, y minutos) Lugar, tanto dirección o nombre del sitio y número del salón o descripción (salón

social, estudio del ministro, biblioteca) Declaración de que la reunión fue debidamente convocada:

Por quién Por la clase de aviso (regularmente fijado, o si es una reunión especial convocada,

entonces se debe seguir el procedimiento fijado en los reglamentos) Oficial que preside Secretario de la reunión Nombres de los que están presentes y de los que están ausentes (en caso de

que se haga provisión para voto mediante representante, las minutas deben mostrar los nombres y el número de los que votan mediante representante)

MINUTA…

Lectura, corrección, y adopción de las minutas de la reunión anterior (se hace un resumen)

Adopción de la agenda si es que está preparada en forma escrita (aceptada o no)

Un registro de lo que ocurrió en la reunión, incluso: Resoluciones propuestas Resoluciones adoptadas (nombres de los que presentan moción y de los que secundan

y el resultado del voto, incluso el número a favor, en contra, y los que se abstienen si es que se cuentan)

Informes de los oficiales, comités, departamentos, y ministros (especialmente el informe del tesorero)

Asuntos primarios o temas que se discutieron Momento de clausura (fecha, hora, minutos) Firma del secretario o persona designada Contrafirma del oficial que preside (obtenida en la próxima reunión, cuando se

adoptan estas minutas)