Curso de Excel AvanzadoLunes 19 al Jueves 22 de abril de 2010

9-14 horas

CFE Zona Morelia Sur

M.C. Juan Carlos Olivares Rojas

juancarlosolivares@hotmail.com

jcolivar@itmorelia.edu.mx

@jcolivares

Celular: 4431813542

http://antares.itmorelia.edu.mx/~jcolivar/

Bienvenidos al curso de Excel avanzado. En este curso se verán los tópicos más importantes de Excel. El curso parte de que los participantes ya tienen conocimientos básicos sobre Excel, de cualquier forma se parte desde cero de un inicio.

Para llevar a buen término el curso es necesario que los participantes realicen las actividades recomendadas. Se les pide de la manera más atenta el tener consideración por sus demás compañeros que pueden ir más atrasados que nosotros. Se les pide puedan ayudar a sus compañeros con alguna duda que se pudiera presentar.

Más que un libro de texto, queremos que el curso sea 100 práctico aunque se irán elaborando notas por si tenemos alguna duda. Se seguirá la metodología de enseñanza-aprendizaje “Bambi”; es decir, a prueba y error.

En el curso se verán los siguientes tópicos:

0. Políticas generales del curso y repaso de Excel básico

1. Creación de Fórmulas y vínculos

2. Auditoría de Libros de Trabajos

3. Creación de formularios

4. Filtros totales

5. Subtotales en listas

6. Analizar Datos con Tablas dinámicas

7. Compartir libros de trabajo

8. Automatización de Tareas

9. Trabajos con escenarios

10. Creación de Plantillas

En cuanto al material y referencias bibliográficas existen muchas fuentes, algunas actualizadas otras más viejas. Mucha documentación se puede encontrar en Internet. No existe un libro base para ello. Se sugiere mucho la búsqueda de videotutoriales como los que existen en Youtube y páginas similares.

0. Políticas generales y Repaso de Excel.

Se deberán entregar todos los productos.

El horario del receso será ¿? Aunque están en la total libertad de tomar un refrigerio en cualquier momento.

La asistencia al curso es fundamental.

Las actividades se pueden reformular hacia su trabajo si es que la actividad se puede adaptar.

Dinámica de rompehielos: ¿Cómo me llamo? ¿Cómo aplico Excel en mi trabajo, en la vida diaria, o bien sino lo aplico en que lo aplicaría?

Aprovecharemos el concepto de “Inteligencia Colectiva”. De esta forma trabajaremos para la construcción de la documentación. Es decir, de lo que es realmente relevante y significativo para mí será de lo que tomaremos nota y compartiremos con los demás compañeros vía el correo electrónico del profesor.

Para los trabajos se deberán guardar en base al siguiente formato: iniciales de mi nombre(s), apellido paterno, apellido materno, seguido del número consecutivo de la actividad. Así la tarea 3 de su profesor sería jcolivaresrojas3.xlsx

Se sugiere guardar los archivos de Excel en formato 2007 y sólo en el caso de que sea necesario se convertirán en una versión más antigua.

Inicio de Excel

¿Dónde esta Excel?

¿Qué es Excel?

¿Qué versión manejo?

¿Para qué me puede servir Excel?

Historia y Futuro de Excel

Interfaz Gráfica (manejo de la aplicación y de las opciones)

Actividad 1. Realización del formato de asistencia al curso. El objetivo es aplicar formato a la hoja de cálculo (tablas con bordes y fondo de colores, toda la hoja con fondo, etc.). Se contará con una hoja para indicar el porcentaje de asistencia. Se dividirán los campos de Número, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre, se colocará una columna para cada día de la semana del Lunes al Jueves (ver series). Así como una columna que nos indique el porcentaje de asistencia. Se colocará un 1 si asistió a clases y un 0 si no. Si el porcentaje de asistencia es mayor o igual al 75% podrá acreditar el curso (mostrar en pantalla el mensaje de acreditado, no acreditado) con una celda

Tópicos a tratar: formatos, fórmulas básicas, fórmulas avanzadas. Formato condicional y fórmulas condicionales.

Actividad 2. Del ejemplo anterior, considérese el esquema en que puede existir retardos, en donde cada retardo es media asistencia. ¿Cómo tendría que cambiarse la hoja de cálculo anterior.

Tópicos a tratar: reformulación de hoja de cálculo.

Actividad 3. Del ejemplo anterior imagínese que se utilizan datos en forma de escala y se colocan letras para el manejo de la asistencia: A-Asistió, I-Inasistencia y R-Retardo. Ahora cada dos inasistencias se consideran un retardo (así si sólo tuve un retardo no se me penaliza). También se desea saber quien, o quienes son los más faltistas así como los que nunca faltan.

Tópicos: fórmulas de conteo, funciones básicas de filtro funciones de búsqueda.

1. Creación de fórmulas y vínculosLa parte más importante de Excel es el trabajo numérico a través de la especificación de fórmulas propias.

El programa cuenta con fórmulas propias aunque como se verá más adelante podemos crear nuestras propias fórmulas para luego utilizarlas (formulario).

El manejo de fórmulas puede realizarse a través de los asistentes o bien de forma directa utilizando el operador =

Si una celda inicia con = indica que se debe tratar como una fórmula. Las fórmulas generalmente tienen nombre en Español salvo que el programa este en otro idioma.

IMPORTANTE: Las configuraciones de Excel y de muchos programas depende de la configuración regional definida en el sistema

La selección de las celdas se puede hacer de manera manual o bien utilizando el puntero del ratón. Se deberá tener cuidado de

Se pueden simplificar mucho el cálculo de fórmulas utilizando rango de nombres.

Actividad 4. De la primera actividad. El profesor quiere saber de forma automática como quedan los nombres de los archivos para cada alumno.

Tópicos: utilizar fórmulas de manipulación de cadenas

Actividad 5. De la siguiente tabla se desea obtener lo siguientes estadísticos todos ellos aplicados al suedo neto:

Media, Mediana, Moda, Máximo, Mínimo. Además de realizar una tabla de frecuencias y graficarla.

Los datos de las tablas se llenarán en base a fórmula y debe de ser dinámica. La antigüedad se calcula en base a la fecha de hoy (no la que viene en la hoja). El bono se calcula en base a los años de antigüedad. Se deberá ubicar el intervalo adecuado. El impuesto se calcula en base al rango de valor considerado en porcentaje y no la cuenta fija. Revisar si es del salario total (base + bono) para obtener el valor de descuento del IMSS y del sindicato. El sueldo neto se calcula en base a la suma de base+bono – todos los impuestos.

Si los datos de la tabla se ven muy pequeños favor de abrirla en algún programa editor de imágenes como Paint o hacer zoom (acercamiento a la imagen)

Tópicos: funciones estadísticas, graficación.

Los vínculos (enlaces) nos permiten ligar diferentes documentos o diferentes hojas de cálculo. Cuando se manejen referencias hacia otros libros de trabajo se deberá seguir el formato Hoja!celda.

Recuerden que existen celdas absolutas y relativas. Una celda relativa puede variar su ubicación en las fórmulas. Para hacer fijo ya sea una fila, columna o ambas se maneja el operador $ para hacerlo. Así por ejemplo $C$4 indica que la celda C4 nunca cambia de lugar al aplicar la fórmula.

EXTRA: Pasar las tablas de bono e impuesto en dos hojas aparte.

2. Auditoria de libros de trabajoLos libros de trabajo se pueden auditar para encontrar características que a simple vista no pueden observarse.

La auditoría tiene gran utilidad cuando se están observando los valores de una fórmula. Por una parte

Actividad 6. Realizar una hoja de cálculo que permita obtener las raíces de una ecuación cuadrática por fórmula general. Se deberá plantear la fórmula y los resultados. Así como graficar los resultados. Colocar algunos valore para la tuplas A,B y C entre ellos por ejemplo 0 1 2; 1 0 4; etc.

Tópicos: auditoría de celdas y libros. De donde se obtienen los datos. Graficación

La gran mayoría de los errores se produce por que no se realizan validaciones adecuadas al momento de capturar datos.

Actividad 7. Se desea hacer un listado completo de los participantes con algunos datos básicos como: entidad federativa de nacimiento, estado civil (soltero, casado, viudo, unión libre), departamento de trabajo. Todos estos datos deberán estar validados en forma de lista. Se deberá validar en forma númérica. Se protegerá la celdas de afuera para que no puedan ser modificadas, el libro se protegerá con contraseña.

Tópicos: validación de datos y protección de celdas y hojas de trabajo.

3. Creación de FormulariosLa creación de formularios implica el uso y manejo de macros. Las macros posibilitan la realización de actividades repetitivas.

Una macro es un programa realizado en el lenguaje Visual Basic que puede ejecutarse dentro de la suite de Office. La programación de macros hace más versátil el uso de Excel. En la gran mayoría de las ocasiones

Actividad 8. Realizar una macro que permita que una serie de texto dada en una columna tenga el siguiente formato: color rojo, fondo amarillo, letra courier 14, bordes de la fila en color azul a doble línea..

Tópico: Formato, Grabación de Macros

Extra: desarrollar una macro que permita ser la firma de un documento (mi nombre, mi departamento, dirección y teléfono)

Actividad 9. Realizar un formulario para el cálculo de áreas de figuras geométricas cómo: cuadrado, rectángulo, círculo, trapecio, triángulo, rombo y romboide.

Tópico: Programación de macros

Actividad 10. En muchas ocasiones es más fácil pedir una serie de datos a los usuarios directamente a través de un formulario (ventana gráfica). Esto da la posibilidad de obtener directamente los datos. Para crear un formulario se puede realizar desde la interfaz de programación de Visual Basic.

Tópicos: Programación de Formularios

IMPORTANTE: las macros se pueden considerar como archivos peligrosos por lo que su uso debe de estar limitado sino se conoce que hacen. En 2007 se tiene que guardar

el libro con un nuevo formato de libro habilitado para macros para mejorar la seguridad.

4. Filtros TotalesUno de los usos más frecuentes de Excel es el filtrado de datos, el cual permite seleccionar una vista de los datos obteniendo información más específica. Los filtros pueden aplicar a condicionales numéricas o de texto. Existen filtros que se puede utilizar automáticamente llamados autofiltros.

Actividad 11. De la actividad 5 “Proyecto Little Sister” realizar filtrado de aquellas personas que ganan más de 15,000 sueldo bruto. Realizar el filtrado para conocer a las 5 personas que en total pagan menos impuestos. Realizar un filtrado por apellidos de los trabajadores. Ordenarlos de forma ascendente (A-Z).

Tópicos: Autofiltros.

En la pestaña de datos generalmente se muestra información relativa a los autofiltros. Hasta este momento sean manejado filtros básicos los cuales dependen de una condicional. También existe los filtros avanzados, para poder definirlos se necesita dar una tabla de criterios de filtrados. Si cuando se realiza un filtro interesa remarcar los datos que cumplen la condición debe de manejarse el formato condicional el cual es nuevo de Excel 2007.

Actividad 12. Del ejercicio anterior, crear un filtro para que se pueda conocer cuales trabajadores tienen más de 10 años de antigüedad ganan menos de 15,000 totales.

Tópicos: Filtro avanzado

Algunos datos pueden ser llenados de forma más fácil a través del uso de formularios predeterminados utilizando el asistente de formularios.

5. Subtotales en listaOtra de las variantes de filtro es la realización de estadísticos finales como los totales (sumas), promedios, subtotales (sumas parciales) así como otros estadísticos de fácil acceso y uso. Para poder utilizar estas funciones los datos generalmente se manejan en forma de base de datos o bien de lista, aunque en general pueden aplicar sin necesidad de estructurarlos de esta forma.

Actividad 14. Del ejercicio anterior realizar los subtotales de cada columna: contar número de trabajadores, promedio de antigüedad, total, máximo, mínimo, promedio y desviación de los demás campos (salvo las fechas).

Tópicos: manejo de subtotales

En muchas ocasiones se requiere utilizar los datos de otras fuentes para ello se pueden utilizar las funciones reimportar datos. Esto debido a que en muchas ocasiones el hecho de copiar y pegar no aplica para todos los formatos. En otras

ocasiones nuestros datos deben utilizarse en otras aplicaciones, para ello es necesario Exportar los datos.

El formato más popular de exportación/importación de datos es el formato CSV (Valores separados por coma) que son archivos en formato de texto plano (sin formatos) se parados por algún carácter como la coma o los tabuladores típicamente.

Extra: guardar los datos en formato CSV separados por tabuladores. Utilizar dicha información en programas como Access.

6. Analizar Datos con Tablas DinámicasEn muchas ocasiones se requiere visualizar la información de diferentes formas. Tradicionalmente para lograr esto se realizan varias tablas o bien, varias consultas a las tablas. Una mejor forma de hacer esto es a través de una tabla dinámica..

Las tablas dinámicas permiten observar los datos desde diferentes perspectivas. Para crearlas una vez insertada una tabla dinámica habrá que jalar los datos en las filas y columnas así como el criterio de filtros.

Las tablas dinámicas parten de datos estáticos. Generalmente tienen tres dimensiones, una para filtrar datos, una para mostrar la información en filas, otra para columnas. Adicionalmente se pueden agregar funciones de totales para completar la información. A partir de una tabla dinámica se puede crear una gráfica dinámica.

Una vez creada la tabla dinámica sus dimensiones se pueden mover o incluso agregar de otras columnas de los datos originales.

Actividad 15. De la tabla principal creada en la actividad 5. Realizar diferentes tablas dinámicas de los datos, por ejemplo, mostrar aquellas personas que ganas más de $20,000 sueldo base, mostrando su antigüedad y cuota sindical.

Tópicos: Tabla Dinámica

Se aconseja que una vez realizada la tabla dinámica se guarde una copia estática de los datos.

7. Compartir libros de trabajoLa compartición de libros de trabajos es una función que permite trabajar colaborativamente en un archivo de Excel.

La forma más fácil de colaboración es a través de habilitar la opción de Revisión y Control de Cambios. Esto nos permite saber donde han cambiado los datos, quien y en que tiempo se han hecho.

Este último ejemplo es una compartición de libros estática puesto que el documento se pasa a otro usuario sin poderse editar de forma dinámica. Para lograr una

compatricion dinámica se debe de utilizar la opción de compartir libro se deberá marcar para usarse simultáneamente por varios usuarios. Ahora si, un documento puede abrirse por varios usuarios a la vez al mismo tiempo. Ahora solo es necesaria configurar la red y compartir una carpeta para que todos en la red puedan acceder al documento.

Actividad 16. Marcar el control de cambios en un libro de Excel realizado previamente utilizando la opción de resaltar cambios. Pasar su documento a otro compañero. El otro compañero deberá modificar algunas celdas de nuestro libro ya se agregando, eliminado o actualizando información. Una vez modificado el archivo deberá de ser devuelto a su dueño. Su dueño revisará los cambios y dará el visto bueno o no sobre los mismos.

Tópicos: Control de Cambios

Extra: si se cuenta con red en el laboratorio, habilitar en el libro de trabajo las opciones de compartición de libro de trabajo. Copiar dicho archivo a nuestra carpeta compartida (o bien crear nuestra propia carpeta compartida). Otro compañero deberá acceder a dicho documento en la red y los dos trabajar al mismo tiempo.

Nótese que al compartir dinámicamente un libro de trabajo no hay problema para leer datos ni para escribir en celdas diferentes, el problema se presenta cuando se modifica una celda al mismo tiempo por dos o más personas. En estas situaciones el programa nos pregunta que opción realizar.

8. Automatización de TareasLa automatización de Tareas puede realizarse de varias formas generalmente a través de macros. Otra forma de automatizar el trabajo es a través de la creación y uso de plantillas que se verá en el tema 10. Otras opciones de automatización ya se ahn tratado en temas previos. Por ejemplo el uso de estilos o bien la definición de nombres.

La inserción de comentarios y objetos puede ser muy útil para automatizar procesos en Excel. Las herramientas de idioma y ortografía ayudan mucho en el proceso. También las herramientas de auto comprobación y coerción de errores.

9. Trabajos con escenariosEl trabajar con escenarios nos permite realizar simulaciones y jugar con los datos para saber preguntas del tipo ¿qué pasaría si…?

Para trabajar con escenarios es necesario definir un conjunto de datos y utilizar la herramienta de escenarios. Al momento de abrir dicha herramienta. Se nos pedirá el nombre del escenario y el rango de celdas, de manera predeterminada se asignan los valores actuales al escenario. Al agregar varios escenarios podemos observar como

varían los cálculos. La ventaja de utilizar escenarios es que no es necesario repetir las tablas ni modificarlas a cada rato.

Actividad 17. En base a la actividad 5 realizar tres escenarios (uno con los datos originales) de que pasaría sí la antigüedad de los compañeros aumenta o disminuye.

Tópicos: Escenarios

10. Creación de PlantillasLas plantillas sirven de base para la creación de nuevos documentos a partir de un diseño y datos de base. En general siempre al crear un documento nos basamos en una plantilla estándar que generalmente es un documento en blanco.

Para crear una plantilla es sumamente simple, simplemente el libro de Excel debe de ser guardado en formato de plantilla. Al momento de darle doble clic sobre una plantilla nos abre un documento en blanco con el formato de la plantilla.

Actividad 18. Crear un formato de tabla personalizado para lista de asistencia al grupo. Dejar la tabla en blanco sin valores de asistencia. Guardar en formato de plantilla y en base a ésta crear un nuevo documento.

Tópicos: Plantillas

Apéndice: Notas del curso

Función Promedio

Calcula la media aritmética:

=promedio(ramgoceldas)

Suma(rangoceldas)/contar(rangoceldas)

Fórmula condicional

=si(condición, accionVerdadera, accionFalsa)

Condición debe de devolver un valor lógico: VERDADERO y FALSO

Si es VERDADERO la condición se realiza el bloque de instrucciones accionVerdadera

Si es FALSO se realiza el bloque de instrucciones accionFALSA

NOTA: se pueden dejar en blanco las acciones.

Ejemplo de una lista de edades, determinar si una persona es mayor de edad.

=SI(B4>=18, "Mayor de Edad", "Menor de edad")

Una comilla simple como esta: ‘ permite que un número sea tratado como texto

Función contar

=contar(rangoceldas)

Devuelve el número de celdas que contienen un valor numérico. Contar nos evita contar celdas de forma manual. Las celdas en blanco (las celdas vacías/ sin valor) no las cuenta.

Función ContarA

=contara(rangoceldas)

Cuenta celdas cuyo contenido es texto. Siempre que se maneje texto muchas funciones manejarán al final la letra A para hacer referencia a datos alfanuméricos.

Si se desea conocer única y exclusivamente la cantidad de celdas que contienen texto tendremos que utilizar una fórmula compuesta:

=contara(rangoceldas)-contar(rangoceldas)

Donde rangoceldas tiene el mismo valor en las dos funciones

Función absoluto

=abs(número)

El valor de un número sin importar su signo. Por ejemplo si el número es -2 y se realiza =abs(-2) se devuelve un 2.

Función contar en base a una condicional

=contar.si(rangoceldas, condicional)

Donde condicional es la expresión que servirá de filtro para contabilizar o no las celdas. Sólo se contabilizan las celdas cuyo valor coincide con el de la condición.

La condición si es un solo valor numérico va tal cual. Si es para un rango de valores debe de ir encerrado entre comillas dobles. Por ejemplo, si se desea saber cuantas

personas son mayor de edad, se pondría una fórmula como la siguiente: =contar.si(a2:a5, “>=18”)

El símbolo de + sirve también para utilizar funciones.

RESIDUO

Cuando dividimos dos números en Excel por ejemplo 7/3, el resultado siempre nos da un valor con decimal si es que la operación tiene residuo. Para algunos problemas nos interesa conocer que valores se tienen tanto en la parte entera como en el residuo de la división.

El resultado de dividir 7/3 en Excel nos da 2.3333

Ilustración 1 Entero y Residuo en Excel

=entero(dividendo, divisor)

Entero(7, 3)=2

=residuo(dividendo, divisor)

Residuo(7, 3)=1

Análisis de la fórmula de la actividad 3 para contabilizar asistencias

=(CONTAR.SI(E2:H2, "A")+(RESIDUO(CONTAR.SI(E2:H2, "R"),2)))/(CONTARA(E2:H2))

La función más anidada es la que se realiza primero, en este caso contar.si(e2:h2, “R”) la cual nos contabiliza el número de retardos. Si el número de retardos es par no se suma asistencia, si es impar si se suma. Esto lo sabemos a través de la siguiente función anidad la cual es: residuo(valorobtenido,2) donde valorobtenido es el número retardos contabilizados. Al momento de ejecutar está función si es impar el residuo

nos va a dar un 1, lo cual se va a sumar con la siguiente función, en este caso contar.si(e2:h2, “A”), la cual cuenta el número de asistencias. Al ejecutarse estas dos funciones nos devuelve el total de asistencia ahora se necesita saber el número de días para poder calcular el porcentaje de asistencia. Esto se conoce a través de la función contara(e2:h2), por lo que ahora se realiza finalmente la operación de división /.

Funciones de Texto (cadena)

Concatenar

Juntar dos cadenas en una sola. Se utiliza así: =concatenar(“CFE”, “Morelia”) esto daría como resultado la cadena de texto = “CFEMorelia”. Esta función de concatenar puede recibir dos o más cadenas o un rango de celdas. Las celdas tienen que ser alfanuméricas.

IZQUIERDA

Devuelve un número determinado de caracteres de una cadena a partir de la izquierda. Su sintaxis es: =izquierda(texto, numcaracteres). Numcaracteres se puede omitir, si se omite se asume el valor de 1. Ejemplo: =izquierda(“Comisión”, 3) devuelve la cadena de texto “Com”.

Derecha

Devuelve el número de caracteres indicados a partir de la derecha. La sintaxis de esta función es: =derecha(texto, numcaracteres). Numcaracteres es opcional, sino va se asume un 1. Ejemplo: =derecha(“Comisión”,3 ) devuelve la cadena de texto “ión”.

Largo

La función longitud devuelve el tamaño de una cadena de texto. Su sintaxis es =largo(cadena). Por ejemplo: =largo(“Morelia”) devuelve el valor 7.

ESPACIOS

La función espacios elimina de la cadena todos los espacios en blanco antes y después de la cadena, así como los de en medio que estén de más. Así por ejemplo la cadena “ Hola Mundo“ la cual tiene una longitud de 12 caracteres. Aplicando la función =ESPACIOS(“ Hola Mundo”) se convierte a “Hola Mundo” que tiene un tamaño de 10 caracteres.

N

La función N convierte un valor de una celda a número. Sintaxis =N(valor) devuelve el valor en número. Debe de ser el valor de tipo numérico sino de lo contrario marca error.

Hallar

Esta función determina si existe un carácter o cadena contenida dentro de otra cadena. La forma de usarse es =hallar(cadenaabuscar, cadenaorigen) esto devuelve un valor numérico en caso de que exista la cadena a buscar. Si no existe la cadena marca error. Por ejemplo =hallar(“a”, “María”) devuelve el valor de 2.

Extrae

La función extrae como su nombre lo indica extrae caracteres de una cadena, en este sentido es muy similar a izquierda y derecha con la diferencia de que podemos agarrar caracteres intermedios. Su sintaxis es: =extrae(cad, posicionorigen, tamaño) y devuelve una cadena de texto. Ejemplo: =extrae(“Morelia”, 2, 3) se obtendría como resultado la cadena “ore”.

ESERROR

Determina si el valor de una celda es un error o no. La sintaxis es: =ESERROR(celda). Por ejemplo si colocamos ESERROR(7/0) nos va a devolver VERDADERO.

ES.PAR

Indica si un valor numérico es par. Ejemplo =es.par(17) devuelve el valor lógico FALSO

ES.IMPAR

Determina si un valor es impar. Ejemplo = es.impar(15) devuelve un valor lógico de VERDAD

ESNUMERO

Determina si un valor de una celda es un número. Ejemplo: =esnumero(23) devuelve el valor lógico VERDADERO().

Análisis de la fórmula

=CONCATENAR(IZQUIERDA(D2), SI(ESERROR(HALLAR(" ", D2)), , (EXTRAE(D2, HALLAR(" ", D2)+1, 1))),CONCATENAR(B2, C2))

La función realiza la concatenación de cadenas para el ejercicio 4. El cual implica tomar el primer carácter del nombre o nombres de una persona seguido de sus apellidos paterno y materno.

Primeramente la función más anidada de todas es hallar(“ ”, D2) la cual pregunta si el nombre de una persona es un nombre compuesta. Si no es un nombre compuesto se valida con la función eserror, la cual haría que no se concatene ningún carácter puesto que no es un nombre compuesto, en caso contrario agregaría el carácter del segundo nombre. Todo esto se valida con la función condicional si que le precede. En caso de que no marque error indica que si hay un segundo nombre y tiene que concatenarse su primer carácter, esto se realiza en la función extrae, la cual uno de sus argumentos el de posición está dado por el de la función hallar sumado en una posición para que no agarre el carácter en blanco. Todo lo demás que sigue en la fórmula es concatenar los apellidos siguientes.

Auditoría de Fórmulas

La auditoría de fórmulas nos permite realizar entre otras cosas la evaluación paso de una fórmula. Para hacer esto necesitamos dirigirnos al menú fórmula, auditoría de fórmula en la opción de evaluar expresión.

Al hacer este paso se nos muestra un cuadro de dialogo donde podemos ver paso a paso la ejecución de la fórmula.

Funciones buscar

Estas funciones nos permiten obtener datos de una tabla aplicando una serie de criterios. Para que estas funciones trabaja en es necesario en primera instancia que los datos estén ordenados (al menos en el campo de búsqueda). El campo de búsqueda siempre debe de ser la primera columna de la matriz a buscar.

buscarv(valorabuscar, rangoceldasdondebuscar, numerodecolumnaamostrar). La sintaxis sería =buscarv(30, a2:c6, 3).

Ocultar celdas

Excel permite el ocultar hojas de cálculo, lo cual es muy útil cuando tenemos procesos intermedios que no queremos mostrar a todos. Para ocultar las hojas, simplemente se da clic derecho y se selecciona la opciñon ocultar. Para mostrar hojas ocultas, se selecciona cualquier hoja y se le da la opción de mostrar… la cual nos abre un cuadro de diálogo preguntando como se llama la hoja a mostrar.

Referencias hacia otras hojas

Para pegar un valor de una hoja a otra, se necesita indicar el signo = de formula seguido del nombre de la hoja separando las celdas con el símbolo ! (admiración cierre). Por lo tanto la referencia =a!c2:d4 hace referencia a la hoja llamada “a” a sus celdas c2 hasta d4.

Fórmulas de Fecha

Si algunas fórmulas no trabajan adecuadamente se les deberá dar formatoo a la celda de fecha o bien de número o texto según corresponda.

Se pueden aplicar operaciones aritméticas como suma y resta a tipos de datos fechas. Por ejemplo si se resta 20/04/2010 – 10/04/2010 la diferencia obtenidas es un 10que indica el número de días transcurridos entre esas dos fechas.

Ahora

=ahora() devuelve la fecha y hora actual

Hoy

=hoy() devuelve la fecha actual

Año

=año(fecha) devuelve únicamente el año que contiene la fecha. Ejemplo =año(03/05/2009) devolver 2009

Mes

=mes(fecha) devolver únicamente el mes de una fecha dada. Ejemplo =mes(03/05/2009) el valor de la función es 05

Día

= dia(fecha) devolver el día de una fecha dada. Ejemplo =dia(03/05/2009) por lo tanto se devuelve el valor 3.

Fecha

La función fecha convierte una secuencia de año, mes, día a un dato tipo fecha de Excel. Sintaxis: =fecha(2010, 04, 21) devuelve como resultado 21/04/2010

Frac.Año

Esta función calcula los años transcurridos a partir de un número de días válidos. Para cálculos más simples se puede dividir los días entre 365 pero se tiene la desventaja de que no considera años bisiestos. Esta función si lo hace. Por ejemplo =Frac.Ano(375) devuelve como resultado 1.01

Redondear

Esta función permite redondear un número en base a los decimales dados. El criterio de rendondeo es cualquier fracción mayor o igual a 5 se eleva al entero inmediato superior, en caso contrario se queda igual. La sintaxis es = redondear(número, numdecimales) Por ejemplo =redondear(23.768, 1) da como resultado 23.8, = redondear(23.768, 0) da 24 como resultado.

Análisis de la Fórmula =ENTERO(FRAC.AÑO(FECHA(D5,C5, B5), D2))

Convertimos los datos aislados de año, mes y día en un formato de fecha válido de Excel a través de la función fecha. Esta conversión se realizó para poder obtener el número de años transcurridos entre dos fechas, lo cual se obtiene a través de la función frac.año. Como el resultado se obtiene en decimal, y los valores para posteriores cálculos se requieren en entero utilizamos la función entero, la cual elimina los decimales sin redondear.

NOTA

Existen dos tipos de referencia hacia las celdas en Excel. Las referencias relativas indicadas simplemente en el formato de Filas y Columnas, ejemplo: A3. Las referencias relaticvas permiten moverse a través de las fórmulas en Excel. En algunas ocasiones requerimos que el valor de una celda en una referencia en una fórmula sea constante, esto lo logramos a través de las referencias absolutas. Las referencias absolutas se logran anteponiendo a las filas y las columnas el carácter $. Así la celda A3 para indicar que su referencia es absoluta la colocaremos como $A$3.

Funciones de Operadores Lógicos

Estas funciones aplican cuando tenemos condiciones lógicas compuestas como por ejemplo cuando tenemos un rango de valores.

Funcion Y

La función Y permite juntar dos condiciones lógicas simples dando un valor de verdadero cuando las dos expresiones son verdaderas. Sintaxis = y(valorlogico1, valorlogico2). Ejemplo si lse tiene la fórmula =y(23>15, 11>9) devuelve un valor de verdadero. Si ahora fuera la función: =y(23<11, 11>3) regresaría el valor de FALSO.

Función O

Esta función permite juntar dos o más condicione slógicas simples dando un valor de verdadero cuando al menos una expresión lógica es verdadersa. Su forma de uso es =0(valorlogico1, valorlogico2). Ejemplo: =O(3>5, 5>2) devuelve el valor de VERDADERO

Función NO

La función NO invierte el valor lógico de una expresión. Sintaxis =no(valorlogico). Ejemplo =no(3<5) devuelve el valor FALSO.

Aduitoria de Fórmulas

Las opciones de rastrear precedente y rastrear dependientes nos permiten visualizar en forma gráfica los valores de entrada y de salida para una formula respectivamente. Cómo estas flechas una vez activadas no se quitan, se cuenta con la opción de quitar flechas.

Análisis de la fórmula =SI(Y(I22>=5,I22<10),I22*$E$10,SI(Y(I22>=10,I22<15),I22*$F$10,"menor que 5 o mayor igual que 15"))

Esta fórmula pregunta si el valor de la celda i22 se encuentra en ell rango de 5-9, si es así calcula el bono del 5%, sino es así, se vuelve a preguntar si se encuentra en el rango de 10-14, si se encuentra en dicho rango se calcula el bono del 10%, en caso contrario se imprime el mensaje de que no se encuentra en el rango.

Funcion buscarh

Está función ayuda a encontrar valores en una tabla horizontal, en donde las filas son las que tienen los vlaores de los campos. Sintaxis: =buscarh(valorbuscado, rangoceldasabuscar, numerofilaamostrar).

Funcione Estadísticas

Función Min

Devuelve el valor mínimo de un rango de celdas. Sintaxis: =min(rangoceldas)

Función max

Devuelve el valor más grande de un rango de celdas. Sintaxis: =max(rangoceldas)

Función Promedio

En Excel la función promedio es equivalente a la función estadística media aritmética. Sintaxis =promedio(rangoceldas)

Funcion mediana

Devuelve el valor que está a la mitad de una serie ordenada de datos. Sintaxis =mediana(rangoceldas)

Función moda

Devuelve el valor que se repite con mayor frecuencia. En caso de empate toma un valor. Sintaxis: =moda(rangoceldas)

Funcion desvest

Está función calcula la desviación estándar de un rango de celdas. Sintaxis =desvest(rangoceldas)

Hipervínculos

Cualquier objeto en Excel: texto, números, formas, gráficas, imágenes, etc. Sepuede vincular hacia otros documentos o recursos en la Web a través de la opción de hipervínculo, la cual se puede encontrar en el menú contextual (click derecho) y la opción hipervínculo.

Auditoría de Fórmulas

La opción de Mostrar fórmulas nos permite visualizar que celdas tienen una fórmula y cual es la fórmula que aplican.

La ventana de inspección nos permite ver el valor de una celda en el transcurso del tiempo.

Funciones Diversas

Aleatorio

Esta función genera un número al azar entre 0 y 1. Sintaxis =aleatorio(). Esto podría devolver un valor como 0.345 o bien en otra ejecución 0.71.

Aleatorio.entre

Está funciona genera valores entre un límite inferior y superior dado. Sintaxis =aleatorio.entre(1, 10)generará un número aleatorio entre 1 y 10. Por ejemplo la primera vez podría dar un valor como 5, luego un 3, luego un 7, etc.

Validación de Datos

Dentro del menú de fórmulas se encuentra esta opción la cual permite validar celdas para que tengan un valor. De manera predeterminada ninguna celda está validada. Se puede validar que una celda sea númerica, puro texto, de un tamaño de longitud predeterminada, que cumpla una reestricción dada una fórmula, un catálogo de una lista, etc.

Cada que se realice la validación de un rango de celdas se puede definir un mensaje predeterminado de entrada y uno de salida. El mensaje de entrada define el globo (pequeño cuadro amarillo que flota sobre la pantalla) para mostrar que tipos de datos se aceptan. En el mensaje de salida, se configura el mensaje que aparecerá si una persona no introduce de forma adecuada los datos.

Para agregar datos a una lista desplegable previamente se tiene que definir la tabla de valores que debe de estar en la misma hija que el control de valdación.

NOTA

Cuando en la esquina superior izquierda se muestra coloreada de color verde indica un posible error de truncamiento o conversión de dato.

Si la esquina superior izquierda se muestra de color amarillo, indicará una advertencia o un error dando la posibilidad de hacer el rastreo de errores.

Si la esquina superior derecha se muestra de color rojo, indica que esa celda tiene un comentario. Un comentario permite indicar información adicional con respecto al uso de la celda. Para ver los comentarios hay que pasar el puntero del ratón sobre la celda. Los comentarios se insertan en el menú insertar.

Cuando se presenta un error se muestra siempre un valor que inicia con el símbolo #. A continuación se muestran los principales tipos de error.

Un error del tipo #### indica que el valor de un dato no cabe en la celda y que tendrá que redimensionarse para que pueda verse de forma adecuada.

Cuando aparece el error #¿Nombre? Indica que el nombre de una función dentro de una fórmula está mal escrito

Cuando se tiene el error #!Valor! indica que un argumento de una función de la fórmula no es correcto.

El error #!DIV/0! Indica que se dividió entre 0 en una fórmula.

El error #!REF! indica que existe un error en una referencia a una celda dentro de una fórmula.

Protección de Libros de Trabajos, Hojas y Celdas.

Aunado a la validación de datos para garantizar la salvaguarda de la información se necesita evitar que personas sin autorización puedan alterar la información.

De manera predetermina un libro, hoja o celda de excel no vienen bloqueadas por lo que cualquiera puede editar un documento que probablemente no debería.

La protección de un libro de trabajo determina una contraseña para acceder a él, Sino se cuenta con la contraseña simplemente se deniega el acceso. Por el contrario, si se cuenta se permite el acceso total.

En algunas ocasiones se desea que la información sea visualida pero no editada. Para estos casos la mejor opción es bloquear las hojas de trabajos pudiendo tener contraseña o no. Al momento de bloquear una hoja de trabajo todas las celdas se inhabilitan para escritura ya que de manera predeterminada todas las celdas tienen activada la opción de bloqueadas, sólo que el bloqueo no es activo hasta que se aplique proteger hoja.

Si se desea que un uuario pueda modificar un conjunto de celdas única y exclusivamente de un libro de trabajo, se selecciona dicho rango de celdas y en propiedades de celda, en la pestaña protección se desmarca la opción de bloqueadas. Esto hará que al momento de bloquear una hoja ese rango seleccionado quede desbloqueado y todo lo demás bloqueado.

Al momento de proteger una hoja, se nos preguntará el nivel de acceso que se le permite a los usuarios. De manera predetermina se tiene el privilegio de desplazarse y ver el contenido de las celdas. Se pueden quitar todos los permisos o bien, agregar permisos específicos como quizas agregar nuevas filas o columnas en celdas no bloqueadas.

La ocultación de celdas nos permite que los usuarios ya no puedan ver si un dato es calculado o no. Es útil cuando no deseamos que se nos roben la fórmula.

Macros

Las macros nos permiten optimizar tareas repetitivas. Para crear una macro, se va al menú datos en el botón macro. La primera opción que hay que resaltar es la de utilizar celdas relativas. Si se activa está acción la macro se podrá guardar en cualquier parte y dar sus resultados en cualquier parte. Sino está activa esta opción, los resultados se manejan de forma absoluta siempre en la misma celda.

El siguiente paso es grabar la macro, al momemnto de activar esta opción, todo lo que hagamos como excel quedará grabado. En realidad una macro es un programa de computadora realizado en el lenguaje Visual Basic. Para ver el código de una macro se puede utilizar la opción de editar una macro dentro de la opción ver macros del menú macros, o bien presionando la combinación de teclas Alt+F11 para abrir el editor de Visual Basic.

Es muy importante que al momento de estar grabando la macro hagamos referencia nada más al programa de Excel por que de lo contrario se podrían presentar algunos errores. Se recomienda que se ensaye previamente las opciones de la macro

Para poder ejecutar una macro es muy simple, sólo es necesario ejecutar la combinación de teclas configurada al inicio, al momento de grabar la macro o bien, a través del botón ejecutar en la opción de ver macros del menú macros.

En muchas ocasiones lo que nos interesa es crear nuestras propias fórmulas para definir un formulario, ya sea que la fórmula sea muy grande o compleja, o simplemente para ser más claro en el desarrollo de los cálculos.

Para crear una macro que permita calcular el área de un tríangulo se escribirá el siguiente código:

‘Mi primera fórmula

Function areatriangulo(base, altura)

areatrinagulo = base * altura / 2

End Function

La primera línea ‘Mi primera fórmula e sun comentario. Los comentarios sirven para dar información adicional y pueden ser cualquier cadena de texto, sólo debe de comenzar con el carácter apostrofe: ‘

La segunda línea Function areatriangulo(base, altura) indica que se va a definir una función llamada áreatríangulo (nótese que va todo junto) la cual recibe como parámetro dos argumentos llamados base y altura. La tercera línea realiza el calculo mientras que la 4 línea indica el final de la definición de la función.

Para poder ejecutar la fórmula, pondremos la fórmula =areatriangulo(3, 4) y nos dará como resultado 6. Nótese que la fórmula definida se tiene que llamar igual y tener los mismos parámetros definidos al momento de ejecutarla.

En algunas ocasiones hay calculos que se complican meter en fórmulas conidicionales. A continuación se muestra una macro llamada calcularbono que permite calcular el bono de un trabajador en base a su salario y antigüedad. Si su antigüedad es menor de 5 años no hay bono, si está entre 5 y 9 años su bono es del 5% y si es 10 años o más su bono es de 15%.:

Function calcularbono(salario, antigüedad)

IF antigüedad < 5 Then

Calcularbono = 0

ELSE IF antigüedad < 10 Then

calcularbono = salario*0.05

ELSE

calcularbonono = salario * 0.15

END IF

End Function

Esta macro hace uso de la condicional if que sería equivalente a la función si() de excel. La gran mayoría de las funciones de Vsual Basic difiere en nombre con las de Excel pero casi hay una relaciónd e uno a uno. Para ejecutar dicha macro sería algo así en las hojas de excel =calcularbono(a4, b4)

En algunas ocasiones lo que se desea es desplegar de forma más fácil los datos. Para ello se utilizan formularios. A continuación se muestra el código que después se explicará:

Sub areacirculo()

Radio = InputBox(“Dame el radio”)

Radio = Int(Radio)

Area = 3.1416 * radio * radio

MsgBox(“El area es =”&area)

End Sub

La primera línea Sub areacirculo() nos está definiendo una macro de tipo subrutina. Una subrutina es un procedimiento, es una porción de código que no devuelve un valor, a diferencia de las funciones que regresan un valor. Por este motivo las subrutinas no pueden invocarse desde fórmula, se tienen que hacer a travñes de combinaciones de teclas o del menú ver macros. Nótetse que al darle la opción ver macro no a parecen las funciones previamente definidas, sólo las subrutinas.

La segunda línea lo que dice es visualiza un cuadro de diálogo con el mensaje “Dame el radio” y el valor que introduzca el usuario almacenalo en la variable Radio. La tercera

línea dice convierte a entero el valor de radio y guardalo nuevamente en dicha variable. La cuarta línea realiza el cálculo, la quinta línea imprime un cuadro de dialogo con el mensaje “El resultado es =” y le concatena el valor del área calculada.

Para ejecutar esta macro tambien podemos crear una forma, un objeto o cualquier elemento de Excel y asignarle una macro dando clic derecho yy seleccionando la opción de asignar macro. De esta forma al dar clic sobre el objeto, ejecutará la macro.

Filtors avanzados

Los filtros avanzados pueden ser una de las opciones más útiles en todo Excel. Cuando se plican filtros automátcas la información sólo puede ser filtrada por un campo. Para que pueda ser filtrado por otros se necesitan crear los filtros avanzados, los cuales se encuentran en la pestaña de Datos en la opción de filtros personalizados.

Para crear un filtro avanzado se deberá crear adicional a la tabla de datos una tabla auxiliar con los criterios de búsqueda. Esta tabla deberá contener el mismo nombre de las columnas que se desean filtrar además del criterio de selección, en este caso, colocando valor y operador condicional.

El unico detalle que tienen los filtros automáticos es que no se actualizan de forma automática al momento de actualizar los criterios de filtros; es necesario realizar nuevamente el filtro.

Tablas Dinámicas

Las tablas dinámicas es una característica poco utilizada de Excel pero muy útil para realizar reporte. Las tablas dinámicas nos permiten visualizar la información en infinidad de formas. Una tabla dinámica se construye al utilizar el asistente para Tablas Dinámicas, el cual se encuentra en el menu Insertar, en la opción de tablas dinámicas.

Al momento de crear una tabla dinámica aparece un menú para crear la tabla dinámica, en este caso nos muestra 4 criterios a visualizar. El primero de ello es seleccionar que columna o columnas nos servirán de Filtro (nótese que esta opción sería muy parecida a la opción de filtro avanzado visto en la sección previa), esto nos reducirá el número de filas de información. Después se tiene tanto columnas como filas a mostrar. Al momento de agregar campos a filas y/o columnas se va visualizando como va quedando la tabla. Después viene el criterio de cálculo que generalmente indica sumatoria pero puede ser cualquier función de agregación vista previamente (max, min, promedio, etc.)

Los valores de una tabla dinámica no se puede modificar, pero si se modifican los datos originales se actualizan los datos de la tabla dinámica. Generlamnete las tablas dinámicas se crean de forma separada en otras hojas. Si un resultado se desea

guardar, se recomienda que se generé otra tabla dinámica en otra ubicación guardando la anterior.

Escenarios

En algunas ocasiones lo que nos interesa es hacer simulaciones con los datos de una hoja de cálculo para determinar que pasaría si se cambian algunos valores. A este tipo de estudio se le llama análisis de sensibilidad. Para poderlo hacer en excel se cuenta con la opción de agregar escenarios dentro de las opciones de la herramienta Analysis y si? Dentro del menú datos.

Para definir escenario se seleccionar las celdas que tengan valores que nos gustaría ver que ocurre si se modifican. Se selecciona la opción de agregar escenarios cuantas veces queramos tener de escenaros. En cada escenario se deberán modificar los valores. Simplemente en la opción de administración de escenarios, se selecciona el escenario y al darle clic en el botón escenario, cambia los valores permitiendo ver que sucedería.