Dropbox tus archivos en cualquier lugar

Tus archivos, en cualquier lugar.

Aplicaciones gratuitas para contextos educativos & de negocios

DISEÑO & DIAGRAMACIÓN

Ing. Fidel Miñán Ayasta


DIRECTOR GENERAL

Dr. Hugo Nava

DIRECTOR ACADÉMICO

Dr. Enrique Román

Este manual del usuario se enmarca dentro de los lineamientos de ADOC & ADEX, que buscan integrar los procesos de enseñanza y de aprendizaje de las instituciones educativas a la cultura digital.

Uno de los objetivos de ADEX es “fomentar el conocimiento y la apropiación crítica de las Tecnologías de la Información y de la Comunicación (TIC) en la comunidad educativa y en la sociedad en general”.

Cada una de las aplicaciones que forman parte de este banco de recursos son herramientas que, utilizándolas de forma creativa, permiten aprender en entornos digitales. Todas las aplicaciones son de uso libre y pueden descargarse gratuitamente de Internet e instalarse en cualquier computadora. De esta manera, se promueve la igualdad de oportunidades y posibilidades para que todos puedan acceder a herramientas que desarrollen la optimización de recursos.

En cada uno de estos manuales se presentan “consideraciones pedagógicas y tecnológicas” que funcionan como disparadores pero que no deben limitar a los usuarios a explorar y desarrollar capacidades.

La aplicación de este manual no constituye por sí misma una propuesta pedagógica. Su funcionalidad cobra sentido cuando se integra a un proceso. Cada persona que quiera utilizar estos recursos podrá construir su propio recorrido.

Ing. Fidel Miñán AyastaCoordinador ADOC para ADEX

Coordinador Módulo TIC para ISTECEX


PRÓ

LOGO


ÍNDIC

EUna mirada rápida...............................................................

6 ideas para utilizar Dropbox en equipo.............................

5 usos útiles para tu Dropbox.............................................

Elije las carpetas que sincronizes......................................

Recuperar archivos borrados o sobreescritos.................

p.5

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p.11

p.13

p.14

Tus archivos, en cualquier lugarCualquier archivo que guardes en tu Dropbox también se guarda automáticamente

en tus equipos, teléfonos y en el sitio web de Dropbox.

?

Windows Mac Linux iPad iPhone Android Blackberry

2 GB de espacio gratis disponible en Dropbox con una suscripción de hasta 100 GB.

?Tus archivos siempre están disponibles en un sitio web seguro de Dropbox.

?Dropbox funciona con , , , , , y .

?Funciona incluso sin conexión. Siempre tienes tus archivos aunque estés desconectado.

?Dropbox transfiere sólo las partes del archivo que cambian (no todo el archivo).

?Configura manualmente el límite del ancho de banda; Dropbox no acaparará la conexión.

Aplicaciones gratuitas para contextos educativos & de negocios pág. 5

UNA

MIRA

DA R

ÁPID

A

Comparte fácilmenteLas carpetas compartidas permiten que la gente trabaje junta en los mismos

proyectos y documentos.

?Invita a amistades, familiares y compañeros de equipo a una carpeta, y será como si hubieras guardado esa

carpeta en sus computadoras.

?Mira los cambios de otras personas al instante.

?Crea galerías de fotos visibles por todos los que elijas.

?Envía un enlace al archivo en tu Dropbox, con tu carpeta pública.

Dropbox móvilLas aplicaciones para iPhone, iPad, Android y Blackberry mantienen tu Dropbox a

mano, aunque estés de viaje.

?Lleva tus archivos contigo cuando sales de viaje.

?Edita los archivos de Dropbox con tu teléfono.

?Carga fácilmente tus fotos y videos a Dropbox.

?Comparte libremente con tus familiares y amigos.



Dropbox es de una esas aplicaciones que la empiezas a utilizar para una cosa y

terminas dándole infinidad de usos prácticos. Como le eches un poco de imaginación

puede cambiarte por completo las rutinas de trabajo. Y cuando además de ti hay otras

personas involucradas (trabajo en equipo), el cambio puede ser tremendo.

No obstante, todavía hay muchas personas que a la hora de trabajar en equipo, o

colaborar o compartir documentos con otras personas, siguen utilizando el Email

como herramienta de intercambio. Adjuntar-modificar-renombrar-reenviar sigue

siendo la única forma de trabajar que conocen. Y por tanto creen que es la más

eficiente y productiva.

Por contra, Dropbox ofrece muchas posibilidades y usos prácticos para compartir y

colaborar en equipo. En absoluto es una herramienta “sólo para uno”.

Así que se me ha ocurrido reunir algunas ideas para utilizar Dropbox junto a otras

personas. Tal vez te pueda dar alguna pista para trabajar con compañeros,

colaboradores o clientes.

6 ID

EAS P

ARA

UTILI

ZAR

DRO

PBO

X 6 ideas para utilizar Dropbox en equipo

Carpeta común para Proyectos y Clientes1El uso más habitual es el de compartir una carpeta entre varias personas. Se crea una o

varias carpetas para los distintos Proyectos y Clientes. Luego se colocan ahí todos los

archivos a los que los distintos miembros del equipo deben tener acceso:

presentaciones comerciales, informes y memorandos, imágenes, hojas de cálculo… A

continuación se autoriza uno a uno a las personas que pueden entrar ahí.

La opción para controlar y restaurar versiones es perfecta para trabajar en equipo


Las ventajas de centralizar esta información en esas carpetas comunes son múltiples:

?Los miembros siempre acceden a las últimas versiones de cada archivo. Todos los

archivos son accesibles desde cualquier ordenador (autorizado).

?Si alguien borra por error algún fichero puede recuperarse.

?Si se realizan cambios en un archivo pero se quieren desechar, se puede regresar

sobre el historial y restaurar cualquier versión anterior.

?Se puede acceder a esos archivos “en ruta”, desde el teléfono móvil, iPad…

?Si no tienes ni tu portátil ni tu móvil, basta un ordenador con un navegador para

consultar cualquier dato de esas carpetas.

?Si los miembros del equipo cuentan con un iPhone/iPad, cualquier archivo puede

marcarse como "favorito" y acceder a él aun cuando no haya conexión (en un

avión).

Igualmente, se puede dar acceso puntual a clientes externos para que vayan

revisando, corrigiendo o tomando de esa carpeta las versiones o trabajos finales que

vayas completando.

Un Tablón de Anuncios internos2Calendario de vacaciones, lista actualizada de contactos y números de teléfono,

próximas acciones conjuntas… Muchos avisos, notificaciones y actualizaciones que

tradicionalmente se comunican por Email, podrían hacerse llegar mediante un Tablón

de Anuncios interno.

Para ello basta con crear una sencilla página web (en HTML), colgarla en una carpeta y

obtener la URL que todo archivo de Dropbox tiene asignado. Basta con dar a los

colaboradores esa dirección y pedirles que la guarden en sus Favoritos. Para conocer

las últimas novedades o actualizaciones sólo tienen que hacer clic.

Este uso resulta especialmente útil en pequeñas organizaciones o pymes que no

cuentan con una Intranet propia. Es una solución barata y

de andar por casa, pero que en la práctica

funciona bien.

Y si quieres que ese tablón esté abierto a

todo el mundo (proveedores, clientes…),

poned el archivo HTML en la carpeta pública de

Dropbox y proporcionales su enlace único.


Imagina que visitas al cliente “X” para tratar un tema importante. En la reunión hay

bastante actividad:

Surgen montones de ideas? Anótalas en un documento de texto

directamente en la carpeta “X” de Dropbox.

Analizas Webs de la competencia? Haz capturas de las páginas y guárdalas

en Dropbox.

En la pizarra se dibuja un gráfico importante? haz una foto con tu móvil y

súbela a Dropbox.

Si puedes grabar el audio (o vídeo) de la reunión o una parte y guárdalo al

terminar en la carpeta “X”.

Para cuando salgas por la puerta todo el equipo que está en la oficina (o en otras

partes del mundo) tendrá todo el material que se trató en la reunión. Con una llamada

o un email se podrán asignar trabajos y los tiempos de respuesta se acelerarán

mucho.

Repositorio de Catálogos o Publicaciones4Cuando después de un curso tengo que enviarle a un cliente una presentación

voluminosa en PDF, siempre lo hago mediante Dropbox. Tengo una carpeta fija

llamada “Cursos” y ahí voy poniendo las correspondientes presentaciones. Luego

distribuyo el enlace del fichero para que asistentes y alumnos lo descarguen cuando

quieran.

Extendiendo este ejemplo a catálogos, manuales, documentación, guías de estilo…,

puede crearse un gran repositorio de publicaciones “vivas”. Clientes, proveedores,

freelances y colaboradores con los que solemos intercambiar esa información por

Email podrán hacerlo ahora yendo directamente a una carpeta o con un enlace. Es

más cómodo, limpio (elegante) y eficaz.

Carpeta “activa” para reuniones3

Dropbox convierte las carpetas de imágenes en galerías Web que tienen una URL única

Crear una galería con fotos de un evento5En todas las cuentas de Dropbox hay una carpeta llamada “Photos”. Cuando tú pones

dentro de ella otra carpeta con varias fotografías, Dropbox las detecta y

automáticamente crea una galería de imágenes accesible desde cualquier navegador.

Esa galería tiene un link único que puedes compartir con quien tú quieras.

Una cena de empresa, un evento con clientes o patrocinadores, un viaje o una

excursión de todo el equipo… Pero también imágenes, gráficos o fotos que necesitan

todos, como logotipos corporativos, fotos de los miembros del equipo, fondos de

escritorio comunes… La próxima vez súbelas a Flickr si quieres, o bien ponlas en tu

Dropbox y dale el enlace de la galería de fotos a tus colaboradores y compañeros.

Flujo de trabajo mediante carpetas6Imagina que dentro de un mismo equipo hay tres diseñadores. Con una estructura

simple de carpetas se puede montar un flujo de trabajo común. De la carpeta

“Conceptos” pasando por “Revisiones” a “Final”. Cada archivo en cada carpeta tiene

un status claro. Cuando cada diseñador hace los cambios necesarios pasa el archivo a

la siguiente carpeta sin necesidad de avisar a nadie.

Este ejemplo puede ampliarse con facilidad a cualquier equipo que trabaje en

documentos por fases o etapas (presentaciones,

maquetaciones, traducciones, informes...). El

historial con el control de versiones asegura

que si alguien mete la pata o elimina por error

un fichero, en cualquier momento puedes



En algunos aspectos Dropbox me recuerda a Evernote. Empezó “siendo” sólo un disco

online y poco a poco vamos descubriendo nuevos usos y aplicaciones que lo hacen

más original y útil.

Personalmente he ido descubriendo y dando nuevos usos a mi Dropbox hasta

convertirse en una de mis 5-7 herramientas imprescindibles. He recogido los mejores

usos que personalmente le doy. Así utilizo yo mi Dropbox.

5 US

OS Ú

TILES

PARA

TU D

ROPB

OX 5 usos útiles para tu Dropbox

Ebooks para leerlos desde cualquier parte1Buena parte de mi actividad online se ha convertido en la publicación de Ebooks,

Manuales y Guías prácticas en PDF. Yo las tengo todas en una carpeta de Dropbox lo

que me permite leerlas desde mi Tablet y mi HTC (Smartphone).

Igualmente, con tu Android (y Blackberry pronto) puedes acceder a esos PDFs y

leerlos desde cualquier parte. Puedes crear una auténtica biblioteca online con los

libros y artículos que vayas guardando.

Publica una página web sencilla2Imagina que quieres publicar o poner en Internet una página web sencilla (html e

imágenes). Lo único que tendrías que hacer es colocarlas en la carpeta “Público” de tu

Dropbox, obtener la URL pública para la portada (por ejemplo index.html) y dársela a

quien quisiera entrar.

Naturalmente que no se trata de alojar tu web ahí porque sólo admite contenidos

estáticos. Pero precisamente, para cosas sencillas, con una o cinco páginas, es

suficiente, funciona y apenas lleva tiempo. Luego puedes dar la URL corta y

personalizada, y cualquier persona podrá acceder con comodidad a esa página.

Guarda el contenido “permanente”3Hay contenido, información, archivos y datos que siempre van a estar ahí. Da igual si

compras un ordenador nuevo o reinstalas todo de cero en el que tienes ahora.

Siempre terminas por necesitar e instalar esa información, esos ficheros. En lugar de

recuperarlos de otro sitio, o, peor, de volver a descargarlos uno por uno de Internet,

ponlos en una carpeta donde alojar ese contenido “permanente”.

Yo ahí tengo tipos de fuente que utilizo, pantallazos con la configuración de ciertas

aplicaciones, datos de conexión (router), scripts de iTunes…


Guarda las librerías de aplicaciones4Es uno de los usos más populares y del que precisamente me hacía eco en este

manual. Dado que algunas aplicaciones guardan su configuración, sus preferencias y

su librería en local, si lo ponemos en Dropbox las podríamos tener siempre

sincronizadas y acceder desde múltiples ordenadores a las últimas versiones.

Aplicaciones para la gestión de contraseñas (1Password o Keypass); de Mac que

utilizan librerías de imágenes (iPhoto o LittleSnapper); gestión de tareas (Things,

Omnifocus o The Hit List); iTunes, que utiliza una única biblioteca musical; o Firefox,

podrían acceder a Dropbox cada vez que se arranquen, y tomar los datos de ahí. A

este respecto utilizo Dropbox para tener siempre sincronizados 1Password,

LittleSnapper y TextExpander.

Descargas remotas de torrents5Aplicaciones de torrents como Transmission tienen la capacidad de iniciar una

descarga siempre que encuentren torrents en una determinada carpeta. Basta con

indicarle que esa carpeta está en Dropbox y podrás arrancar las descargas

remótamente. De ese modo podrás poner en Dropbox un torrent cuando estés en la

oficina y al llegar a casa ya se habrá descargado la película para ver esta noche.

¿Y tú? ¿Cómo le sacas partido a Dropbox? Coméntanos los usos que le das (envía tus

comentarios a [email protected]).


Hace poco un lector de ThinkWasabi que utiliza Dropbox en su portátil me planteaba

esta pregunta: «Mi Dropbox sigue creciendo y me estoy quedando sin espacio en mi

disco duro». Dado que todo el contenido de Dropbox se replica en local, y que por

otro lado había puesto más archivos y carpetas en su disco duro, con el tiempo su

capacidad se había reducido drásticamente.

Pero Dropbox ofrece, en sus Preferencias, una opción para personalizar qué

carpetas quieres sincronizar en un equipo. En el caso de este lector, le sugerí

detectar qué carpetas de Dropbox eran las más voluminosas o bien aquéllas a las que

no necesitaba acceder de forma constante, y “sacarlas” de la sincronización. Su disco

duro volvió a respirar de nuevo.

ELIJE

LAS C

ARPE

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UE SI

NCRO

NIZES Elije las carpetas que sincronizes

Se llama “Sincronización Selectiva”1Esta funcionalidad (desconozco cómo lo han traducido al castellano) te permite

desactivar una a una aquellas carpetas de Dropbox que no quieres replicar en un

ordenador en concreto. De esta manera, por ejemplo, en el ordenador de casa puedes

tener replicado todo, en el de la oficina una parte y en el portátil otra.

Dentro de las Preferencias lo encontrarás bajo el apartado “Avanzado”. Una vez

dentro podrás activar/desactivar qué carpetas (y subcarpetas) se sincronizarán en ese

mismo equipo.

Ya, pero si realmente el propósito de Dropbox es poder acceder a tus documentos,

¿en qué casos puede interesar sincronizar una parte? ¿Tiene sentido? Pues sí, puede

venir bien…

Cuando en Dropbox tengas archivos voluminosos en una carpeta que no quieras

sincronizar cuando te mueves con un portátil y una conexión móvil.

Cuando te estés quedando sin espacio en el disco de un equipo o bien no quieras

llenarlo con archivos que sabes no necesitarás abrir a menudo.

Cuando por conveniencia no quieres que un tipo de carpeta —por su contenido—

se replique ahí. Por ejemplo la carpeta “Public” o “Photos”.

?

?

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Una de las características más jugosas y útiles de Dropbox es la posibilidad de

recuperar archivos “desde el pasado”. Pueden ser archivos que alguien por error

sobrescribió o que tú mismo eliminaste accidentalmente. En ambos casos puedes

devolverlos a su lugar y estado original con un par de clics. Si bien no lo podrás hacer

directamente desde tu sistema operativo, sí lo conseguirás desde la interfaz web de tu

cuenta de Dropbox.

Esta “pequeña” funcionalidad cobra más importancia cuando trabajas en remoto con

más personas sobre una misma carpeta y documentos. La posibilidad de restaurar

archivos sobrescritos o borrados por error y volver sobre versiones anteriores de un

documento modificado es de una impagable utilidad.

RECU

PERA

ARC

HIVO

S BO

RRAD

OS Recupera archivos borrados o

sobrescritos

Versiones anteriores1Imagina que por la mañana abres tu carpeta Dropbox y vas a la subcarpeta del

proyecto en el que trabajan varias personas. Alguien ha modificado por error el

archivo, te ha pisado unas correcciones tuyas o, simplemente, quieres ver la versión

anterior del fichero para compararlo con otro anterior.

(Dentro de tu sistema operativo) Haz clic derecho sobre el archivo y en el menú

Dropbox verás la opción de ver las versiones anteriores. Automáticamente se abrirá tu

navegador y accederás a la interfaz web de tu cuenta. Ahí, mostradas por fechas, verás

un historial de todas las versiones de ese documento. Sólo tienes que seleccionar la

que quieras y proceder a restaurarla. Incluso podrás pre visualizarla para asegurarte

de que esa en efecto es la versión que quieres rescatar.


Recuperar los borrados2Haz esto desde tu la interfaz web de tu cuenta: entra en la carpeta donde estaba

almacenado el archivo o los archivos eliminados. En la barra de “herramientas” verás

la opción para Mostrar Archivos Borrados. Eso te permitirá mostrarlos/ocultarlos,

ver en qué momento se eliminaron y, muy importante, proceder a restaurar y

recuperar el que te interese.

Para ciertos trabajos y proyectos yo personalmente trabajo en remoto con archivos

alojados en Dropbox. No es la primera vez que la funcionalidad de recuperar archivos

borrados (por otras personas o por mí mismo) me ha salvado el pellejo y unas cuantas

horas de trabajo extra. Me parecía muy útil comentártelo en una entrada porque es

uno de los puntos fuertes de Dropbox.

Bueno eso es todo por el momento, sugerencias o apor tes a

[email protected]

www.adexperu.edu.pe

Contácto:

[email protected]

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