Domine Office 2010 (Extracto Del Libro)

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Crear una plantilla basada en una plantilla existenteUna plantilla permite guardar los estilos de presentación, de texto, etc. para automatizar el trabajo. Un

documento nuevo se basa en una plantilla que es, de forma predeterminada, la plantilla Normal.dotm.

Pulse la ficha Archivo y luego en la opción Nuevo.

K Para basar la nueva plantilla en la plantilla predeterminada Normal.dotm o en una plantilla personaliza-

da (plantilla creada por el usuario), seleccione la categoría Mis plantillas del apartado Plantillas dis-ponibles.

Para basar la nueva plantilla en una plantilla predefinida (plantilla que Word proporciona), seleccione lacategoría Plantillas de ejemplo del apartado Plantillas disponibles.La lista de las plantillas predefinidas aparece en el panel central; para mostrar otra vez el contenido de

la ventana de inicio, haga clic en el botón .

Active la opción Plantilla que aparece en la parte inferior de la ventana.Haga clic en la plantilla que servirá de base para la nueva plantilla; la plantilla Normal.dotm no aparece en la lista de plantilla predefinidas.Pulse, según el caso, el botón Aceptar o el botón Crear.

Gracias a la barra de título, en la cual aparece el nombre Plantillan , se puede ver si se está creando una nueva plantilla.Configure los estilos, los textos predefinidos, etc. de la plantilla.Haga clic en la ficha Archivo y seleccione la opción Guardar o seleccione la herramienta oT G.

K Escriba el nombre de la plantilla en la casilla Nombre de archivo.La extensión asignada a las plantillas es .dotx.Pulse el botón Guardar y cierre la plantilla.

La ubicación en la que se encuentran las plantillas creadas es la carpeta Plantillas, cuya ruta deacceso es, de forma predeterminada: C:\Usuarios\Administrador\AppData\Roaming\Microsoft\Plantil-

las. Atención, de forma predeterminada, la carpeta AppData es una carpeta oculta. Para poder

verla, abra la ventana del Explorador de Windows y active la opción Mostrar todos los archivos

y carpetas ocultos del cuadro de diálogo Opciones de carpeta (botón Organizar - Opciones

de carpeta y de búsqueda - ficha Ver).Las plantillas predefinidas (plantillas que Word proporciona) se ordenan en la carpeta 1036 cuya rutade acceso es de forma predeterminada: C:\Archivos de Programa\Microsoft Office\Templates\1036.

Para guardar las plantillas en una carpeta que no sea la carpeta Plantillas, deberá crear una sub-

carpeta dentro de la carpeta Plantillas. De esta forma, una ficha adicional con el nombre de la

nueva carpeta aparecerá en el cuadro de diálogo Nueva (ficha Archivo - opción Nuevo - doble

clic en Mis plantillas). Un clic en dicha ficha permitirá ver las plantillas guardadas en la nueva carpeta.

MICROSOFT WORD

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Crear una plantilla basada en una plantilla existente

En la imagen, se muestra el cuadro de diálogo que contiene las plantillaspersonalizadas además de la plantilla Normal.dotm.

La carpeta Plantillas está seleccionada de manera predeterminada.

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E d i t i o n s E N I -

R e p r o d u c c

i ó n p r o h i b i d a

Plantillas

Word, Excel, PowerPoint y Outlook 63



Crear una plantilla basada en un documento existente Abra el documento a partir del cual desea crear la plantilla y, si fuera necesario, modifique su contenido.

Haga clic en la ficha Archivo, en la opción Guardar y enviar y luego haga clic en la opción Cambiar el

tipo de archivo que se encuentra en la zona Tipos de archivo.Haga doble clic en Plantilla (*.dotx) que se encuentra en la zona Cambiar el tipo de archivo.

Haga clic en la carpeta Plantillas que se muestra en la parte superior del panel izquierdo del cuadro dediálogo.

K Modifique, si fuese necesario, el Nombre de archivo en la casilla correspondiente.

Pulse el botón Guardar.

Si es preciso, configure los estilos, los textos, borre todo lo que no debe guardarse en la plantilla,

cambie el formato de la página, etc.Guarde las modificaciones efectuadas a la plantilla pulsando la herramienta y ciérrela.

Modificar una plantilla de documentoHaga clic en la ficha Archivo y luego en la opción Abrir.

KAcceda a la carpeta Plantillas; si la plantilla que desea abrir se encuentra en una subcarpeta de la carpeta Plantillas, haga doble clic en la correspondiente subcarpeta para abrirla.

Si no puede ver las plantillas, seleccione la opción Todos los documentos de Word en la lista que semuestra a la derecha del cuadro de texto Nombre de archivo.

Haga doble clic en el nombre de la plantilla que desea abrir.

Efectúe las modificaciones necesarias, guarde la plantilla y ciérrela.

De forma predeterminada, los documentos Word se basan en la plantilla Normal.dotm. Puedeabrir y modificar esta plantilla como cualquier otra plantilla. Las personalizaciones se aplicarán atodos los nuevos documentos que se creen.

Si la plantilla Normal.dotm se elimina, se mueve o se le cambia el nombre, Word la volverá a crearde forma automática la siguiente vez que se inicie la aplicación.

Para eliminar una plantilla de documento, selecciónela en el cuadro de diálogo Abrir (T A ),pulse la tecla. y, a continuación, pulse el botón Sí para confirmar la eliminación. El hecho deeliminar una plantilla no tiene consecuencias en los documentos creados a partir de dicha plantilla.

MICROSOFT WORD




Crear una plantilla basada en un documento existente

Modificar una plantilla de documento

De forma predeterminada, Word muestra todos los tipos de documentos Word;para visualizar únicamente las plantillas, en la lista Tipo de archivo seleccione Plantillas

de Word (*.dotx) o Todas las plantillas de Word.

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R e p r o d u c c


Plantillas




Etapas de creación de un mailingEl mailing o combinación de correspondencia permite enviar el mismo documento a muchos destinatarios, los cuales están inscritos en un archivo de datos.

Esta operación implica el uso de dos archivos:- un documento principal con el texto fijo y los campos que servirán de vínculo con el archivo de datos,

- un archivo de datos que contiene las informaciones variables.

K Un archivo de datos se compone de campos y registros.

Cada registro es numerado según un orden de introducción de datos o de una clasificación.

Cree el documento principal.

Asocie el archivo de datos al documento principal (si fuese preciso, cree el archivo de datos).

Inserte los campos del archivo de datos en el documento principal.Inicie la ejecución del mailing.

Definir el documento principalPara utilizar un nuevo documento en blanco como documento principal, créelo con el método abreviadode tecladoT U.

Para utilizar una plantilla como documento principal, pulse en la ficha Archivo y, a continuación en laopción Nuevo. Haga clic en el botón Plantillas de ejemplo para una plantilla prediseñada y luego hagadoble clic en la plantilla que desea utilizar o haga clic en el botón Mis plantillas para utilizar una de lasplantillas personalizadas.

Para utilizar un documento existente, ábralo: puede ser un documento normal o un documento principalcreado y utilizado en una combinación de correspondencia anterior.

Haga clic en la ficha Correspondencia.

K Pulse el botón Iniciar combinación de correspondencia y, a continuación, según el tipo de docu-

mento principal que desee crear, haga clic en la opción Cartas o la opción Mensajes de correoelectrónico.

La opción Mensajes de correo electrónico permitirá enviar un mensaje electrónico personalizado a los destinatarios de la libreta de direcciones de correo electrónico. Para poder utilizar esta función, debe

tener instalado el programa de correo electrónico Outlook 2010 en el equipo.

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Etapas de creación de un mailing

Ejemplo de un archivo de datos: toda la información de ARMANDO y BARO constituyelos registros. Cada tipo de información (Nombre, Apellido...) es un campo.

Definir el documento principal

La opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia tambiénle permite crear un mailing utilizando un asistente que le guiará en todos los pasos.

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R e p r o d u c c


Mailing


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