Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdministración

Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de

la eAdministración

Jordi Serra Serra

Jornada “Administración digital”

Instituto Vaso de Administración Pública

Herri Arduralaritzaren Euskal Erakundea

Vitoria-Gasteiz, 28 de noviembre de 2012

Cuestiones abiertas

Captura de la evidencia

Cuestiones aceptadas

• Es posible capturar íntegramente la información generada por cualquier trámite realizado a través de un portal de eAdministración.

• Las plataformas de interoperabilidad permiten la generación de documentos a partir de entornos datacéntricos.

• Los servicios de notificación permiten que el trámite retorne a la ciudadania por vía telemática.

• Los medios de autentificación permiten generar originales electrónicos en cualquier entorno. Y los originales electrónicos son irreversibles.

Jordi Serra SerraVitoria-Gasteiz28 de noviembre de 2012

Documento y archivo electrónicos: cuestiones abiertas en el marco de la eAdministración

Jornada “Administración digital”Instituto Vaso de Administración PúblicaHerri Arduralaritzaren Euskal Erakundea

Trámites generadores de originales electrónicos en la Generalitat de Catalunya

A 30 de Junio de 2012:

• 417 trámites íntegramente telemáticos (sólo OVT).

• Tres portales:

• Oficina Virtual de Tràmits• Canal Empresa• EACAT




Uso de servicios comunes(durante Junio de 2012)




Cuestiones abiertas:trámites externos y/o reglados

• La evidencia es multiforme (diversa en formatos y estructuras), y esto complica su tratamiento.

• La integración entre sistemas dispersa las evidencias de un mismo trámite en distintos entornos, en función del marco competencial.

• A menudo no existe un back-office específico para cada trámite, ni un back-office genérico de uso transversal. No hay respuesta para estos casos.

• La traza de uso de las transacciones realizadas a través de una plataforma de interoperabilidad tiene carácter autenticante de los datos intercambiados. Sin embargo, no hay consenso sobre cómo se conserva asociada con dichos datos.




Las trazas de interoperabilidad:el ejemplo de la PICA

• El emisor, el requeridor y la plataforma de interoperabilidad estan obligados a conservar la siguiente traza de cada consulta realizada:

• Órgano cesionario y usuario final (receptor)• Tipo de información• Fecha y hora de la consulta• Existencia de consentimiento o aplicación de ley• Finalidad de la consulta

• El organismo emisor debe conservar la traza de la consulta, junto con los datos originales o el histórico de su estado en el momento de la consulta.

• La PICA conserva el resultado de la consulta durante un período de entre 30 y 60 días. A continuación genera un histórico del resultado, que conserva durante 4 meses. Transcurrido este plazo, lo elimina.

• El organismo requeridor debe conservar, junto con la traza, el resultado de la consulta asociado al expediente que la justifica, durante el plazo de vigencia del expediente o, en su defecto, durante un período mínimo de 5 años (en función del plazo de auditoría).




Cuestiones abiertas:trámites internos y no reglados

• Los trámites no reglados o internos no disponen a menudo de un nodo orquestador (portal) a través del cual gestionar su captura. Buena parte de esta responsabilidad depende del usuario final.

• Las fuentes de la evidencia son múltiples. Las herramientas de col·laboración y los servicios de redes sociales a menudo no se incluyen en las políticas de captura sistemática.

• Determinados sistemas son aparentemente autosuficientes (ERP), y a menudo no se considera necesaria su integración con el resto de sistemas a nivel de gestión documental.




The TIMBUS Project




Formación del expediente


• En el entorno digital continua siendo plenamente vigente la noción de expediente.

• El expediente incluye tanto datos estructurados como documentos-objeto.

• La integridad (y existencia) del expediente se garantiza mediante el foliado electrónico.

• La interoperabilidad y la preservación pueden utilizar de forma natural el expediente como unidad de trabajo.

• Las herramientas ECM y ERP permiten incorporar sin dificultad el concepto de expediente electrónico.




Esquema Nacional de Interoperabilidad:Norma técnica de expediente




Cuestiones abiertas

• El concepto de expediente no se aplica de forma sistemàtica, especialmente en los procesos no reglados, que se reflejan en el uso preferente del correo electrónico, las herramientas de colaboración y las redes sociales. Esto dificulta que se extrapolen a estos entornos las políticas de gestión documental.

• El uso del expediente electrónico, así como su normalización, se asocian a una perspectiva transversal en el diseño de sistema. Los sistemas resultado de un desarrollo vertical a menudo no implantan el concepto, o lo hacen de forma sesgada.

• El referente normativo (Norma Técnica del ENIOP) es mejorable.




Esquema de exportación del TEI(ENIOP compliant)




Limitaciones de la Norma Técnicadel ENIOP para el expediente

• Necesidad de definir elementos complejos o repetibles (identificador, clasificación, etc.).

• Inclusión de información estructurada (datos transaccionales, historial de tramitación, etc.).

• Inclusión del concepto de representación propio de PREMIS (o componente documental en NEDA) en la definición del documento.

• Correspondencia con el esquema e-EMGDE.Jordi Serra SerraVitoria-Gasteiz28 de noviembre de 2012



Cuestiones abiertas

• Las herramientas BPM no incluyen en su concepción funcional el concepto de expediente. Lo que debería ser un elemento asegurador de la correcta formación del expediente, a menudo se convierte en un factor de distorsión.

• El uso de BPM en las Administraciones públicas es todavía bajo, lo que menoscaba su potencial normalizador en la formación de expedientes.

• La integración de un BPM con un gestor de expedientes todavía requiere, en muchos casos, desarrollos específicos.




Gestión de la hibridez


• El expediente híbrido es posible, y perfectamente viable dentro del diseño de un sistema integrado de gestión documental.

• El expediente completamente electrónico también es posible, y compatible con la existencia simultánea de expedientes en soportes físicos.

• La conversión bidireccional papel-electrónico está reconocida normativamente de forma exhaustiva, y dispone de suficiente tecnologia para llevarse a cabo de forma sistemática.




Los procesos de conversión autentificantes papel-electrónico

• La normativa establece:• Electrónico a electrónico sin cambio de formato• Electrónico a electrónico con cambio de formato• Electrónico a papel con código seguro de verificación• Papel a electrónico por digitalización certificada/segura

• La realidad es más compleja:• Las copias pueden ser totales o parciales, imitativas o no. La creación de un

documento-objeto a partir de datos estructurados podrá tener, por lo tanto, la consideración de copia auténtica no imitativa.

• La copia de electrónico a electrónico hacia un formato de destino susceptible de impresión deberia incluir también el CSV.

• La verificación del código contra el sistema custodio es muy costosa en términos corporativos, lo que justifica la creación de repositorios de verificación (registros de copias).

• El CSV no sirve únicamente para verificar, sinó también para interoperar y reaprovechar (presentación reiterada durante el período de validez).




El epicentro/agregador:el expediente electrónico

La hibridez afecta tanto el soporte

como el formato/estructura

Da existencia a la información dentro del

SGD como ente gestionable y autónomo




El diseño del sistema híbrido




El diseño del sistema:la dimensión conceptual




El diseño del sistema:la dimensión física




El diseño del sistema: elementos con implementación diferenciada




Instrumento de descripción

Depósitos

Procedimientos

Registros de actividad

Instrumento de descripción (catálogo de expedientes)

Depósitos lógicos (formatos digitales)

Procedimientos (automáticos

monitorizados)

Registros de actividad

Depósitos físicos (soportes físicos)

Procedimientos (semiautomáticos)

Cuestiones abiertas

• Se debe avanzar desde la hibridez total a la hibridez por procedencias o actores dentro de un procedimiento. La clave para este cambio son las soluciones de conversión válida de soportes.

• La gestión de la hibridez requiere una perspectiva transversal y corporativa de las soluciones de conversión, así como una disponibilidad completa desde el primer trámite en el que se implanta.

• Las organizaciones no estan preparadas, en su distribución interna de competencias, para la gestión de la hibridez.

• La confusión permanente entre soluciones de gestión documental y soluciones de gestión de archivo no permite establecer fácilmente el punto de agregación.




Gestión de la vigencia

Cuestiones abiertas

• No está claro que exista la fase semiactiva en la gestión de documentos electrónicos, ni qué ventajas aporta su consideración dentro del ciclo de vida. La dificultad para la implantación de sistemas ERM es un argumento en este sentido.

• Tampoco está clara la propiedad del sistema de gestión documental. No es una herramienta de archivo, pero permite incorporar las políticas de archivo.

• La integración entre sistemas puede ofrecer el mismo resultado que la existencia de un único sistema transversal. La solución centralizada es un desideratum, pero no es la única solución. Un conjunto de políticas públicamente accesibles e interoperables puede proporcionar el mismo resultado.

• Los sistemas de preservación digital, un posible referente, se articulan cada vez más en forma de un conjunto de servicios accesibles desde un sistema de almacenamiento distribuido (y federado).




DOMEA Konzept




Fuente: Wettmann, Andrea. “The DOMEA Concept”. En: 7th European Conference on Archives. Warsaw, May 18-20, 2006.

El ciclo de vida documental




Fuente: Projecte SIGeDA. Subdirecció General d'Arxius i Museus de la Generalitat de Catalunya, 2010.

iArxiu




Fuente: http://www.aoc.cat/, 2012

http://www.aoc.cat/

DESA’L





http://www.aoc.cat/

Conservación a largo plazo


• El soporte físico ya no es un problema.

• Los procedimientos de preservación estan fijados de forma estable, y el consenso dentro de la comunidad de la preservación digital es muy amplio.

• La noción de objeto de información de conservación a largo plazo está consolidada, así como los correspondientes esquemas de metadatos.

• Existen soluciones operativas para documentos objeto, para datos estructurados y para páginas Web.

• Se dispone de herramientas y servicios que cubren el ciclo de vida completo de la preservación digital.




Los recursos para la preservación




El universo OAIS




Archival Information Package (AIP)




XML Formatted Data Unit (XFDU)




Metadata Encoding & Transmission Standard (METS)




iARXIU





http://www.aoc.cat/

Cuestiones abiertas

• Los servicios de preservación digital todavía no ofrecen un nivel de operatividad completo.

• El mercado del software todavía no ha entrado de forma masiva en el ámbito de la preservación digital, que se mueve todavía en el campo de la experimentación.

• La responsabilidad sobre la preservación es difusa. Los servicios cloud y las redes sociales añaden confusión.

• Las responsabilidades institucionales no se asumen con la energía suficiente.




Muchas gracias.

Jordi Serra Serra

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http://bd.ub.edu/pub/serra/

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