Documento Metodológico Sobre Contenidos de La Ley 1712 de 2014 - 14 de Octubre de 2015 (1)

PRODUCTO

Documento conceptual y metodológico para el desarrollo de talleres, donde se aclaran los contenidos básicos de la ley 1712, los componentes de una estrategia básica de implementación y las pautas para fundamentar las excepciones jurídicas en los casos que se requiera

Bogotá D.C, 14 de Octubre de 2015Corporación Con Tacto Local

Contenido

MODULO 1: CONTENIDOS BÁSICOS DE LA LEY 1712

Conceptos a tener en cuenta: (art 6 – Ley 1712 de 2014)

Contexto histórico de la Ley de Transparencia

¿Qué regula la ley?

¿Qué obligaciones trae la ley?

MODULO 2: ESTRATEGIA BÁSICA DE IMPLEMENTACIÓN


¿Qué herramientas se tienen para implementar la Ley de Transparencia?

PASO A PASO.

PASO 1. Identificación de iniciativas y normas preexistentes

PASO 2. Diagnóstico – levantamiento de línea de base.

PASO 3. Conformación de Comités o equipos de trabajo.

PASO 4. Elaboración y ejecución de Planes de Acción para la implementación de la Ley

MODULO 3: PAUTAS PARA FUNDAMENTAR LAS EXCEPCIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN


¿A quiénes obliga la Ley?

Contenido de la Ley

Pautas para las excepciones acceso a la información:

ANEXO – AYUDAS

2Desarrollo con sentido humano

DOCUMENTO CONCEPTUAL Y METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE TALLERES, DONDE SE ACLARAN LOS CONTENIDOS BÁSICOS DE LA LEY 1712, LOS COMPONENTES DE UNA ESTRATEGIA BÁSICA DE IMPLEMENTACIÓN Y LAS PAUTAS PARA FUNDAMENTAR LAS EXCEPCIONES JURÍDICAS EN LOS

CASOS QUE SE REQUIERA

MODULO 1: CONTENIDOS BÁSICOS DE LA LEY 1712


Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Publicar o divulgar. Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión;


Artículo 19 - 2 Toda persona tiene derecho a la libertad de expresión; este derecho comprende la libertad de buscar, recibir y difundir informaciones e ideas de toda índole, sin consideración de fronteras, ya sea oralmente, por escrito o en forma impresa o artística, o por cualquier otro procedimiento de su elección.

Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos

Contexto histórico de la Ley de Transparencia

La Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública. Este derecho se encuentra garantizado en varios tratados internacionales que han sido ratificados por el Estado colombiano. Los más importantes de estos son el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos en su artículo 19 y la Convención Americana de Derechos Humanos en su artículo 13.

Además de esto, este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución.

El primero de estos establece el derecho a buscar y recibir información y el segundo indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la ley. Adicionalmente, el artículo 23 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información. Previamente a la existencia de esta ley, ya existían otras normas que desarrollaban parcialmente el derecho de acceso a la información pública. Un ejemplo de esto es el Código Contencioso Administrativo de 1984 y la Ley 57 de 1985, que establecían procedimientos para presentar solicitudes de información, la regla de que todo documento era de acceso público salvo que estuviera relacionado con la seguridad nacional y el recurso de insistencia. Posteriormente, en leyes como la Ley de Archivos (Ley 594 de 2000) se establecía unas obligaciones y lineamientos para las entidades en materia de archivos y en la Ley 1341 de 2009 se disponía la masificación de la estrategia de Gobierno en Línea. Posteriormente, la Ley 1437 de 2011 creó el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, renovando algunas normas


relacionadas con este derecho. Por otro lado, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollan el derecho de Habeas data y de protección de datos personales, que consiste en la posibilidad que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar informaciones sobre sí misma que haya sido recolectada en bases de datos. Adicionalmente, varias normas, como el artículo 209 de la Constitución, el Estatuto Anticorrupción, y las normas de Contratación Pública, establecieron la transparencia y la publicidad como un principio de la Administración Pública.

A pesar de la existencia de estas normas, varias organizaciones de la sociedad civil manifestaron en varios momentos que “aunque en algunos casos los funcionarios o las entidades públicas ejecutan buenas prácticas en acceso a la información, en general se observa una preponderancia de la cultura del secreto”1. Adicionalmente, se identificó que “se presenta una gran dispersión normativa que regula de acceso a la información”2.

Paralelamente, la Corte Interamericana de Derechos Humanos dijo en 2006 en el caso Claude Reyes y otros Vs. Chile que los Estados tienen la obligación de crear una norma que desarrolle de forma integral el derecho de acceso a la información pública. Después de esto, en el 2010, la Organización de Estados Americanos creó una Ley Modelo Interamericana Sobre Acceso a la Información Pública.

Es por estas razones que la Alianza Más Información Más Derechos3 presentó ante el Congreso el Proyecto de ley 156 de 2011 de Senado y 228 de 2012 de Cámara, que, después de ser aprobado en todos sus debates y validado por la Corte Constitucional en la sentencia C 274 de 2014, se convirtió en la Ley 1712 de 2014.

¿Qué regula la ley?

La Ley 1712 de 2014 regula el derecho de acceso a la información pública mencionado anteriormente. Antes de la existencia de esta norma, el derecho era visto principalmente desde el concepto de la respuesta a las solicitudes de información o derechos de petición, también conocida como Transparencia pasiva. Como principal novedad para esto, la ley trae el concepto de Transparencia activa.

1 ROJAS FORERO, Claudia, El acceso a la información pública en Colombia. Entre el secreto y la filtración, Fundación para la Libertad de Prensa (FLIP), 2011, Bogotá, pág. 50.2 Gaceta del Congreso No. 816 de 2011.3 Actualmente integrada por la Fundación para la Libertad de Prensa, Transparencia por Colombia, el Centro de Estudios de Derecho, Justicia y Sociedad-Dejusticia, Corporación Ocasa y el Proyecto Antonio Nariño.


Ese concepto de Transparencia activa se encuentra principalmente en el artículo 4 de la ley, que indica que “El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública”.

Es decir, las entidades garantizan este derecho de dos formas: 1. Con las respuestas que dan a las solicitudes de información y; 2. Con la puesta de información pública a disposición de la ciudadanía sin que esta sea solicitada, por medio de los diferentes mecanismos de comunicación, como son las páginas web o los espacios físicos en las sedes o dependencias.

¿Qué obligaciones trae la ley?

Responder a Solicitudes de Información: Transparencia pasiva

La Ley 1712 de 2014, al igual que otras normas anteriores como el Código Contencioso Administrativo o la Ley 1437 de 2011, pide que las respuestas a las solicitudes de información se hagan de forma motivada.

Las solicitudes pueden presentarse de las siguientes formas (Decreto 1081 de 2015)

Personalmente por medio escrito u oral Telefónicamente, de la cual debe quedar una constancia Por medio de correo físico o postal Por correo electrónico Por medio de los formularios electrónicos que disponga la entidad

Además de lo anterior, las entidades que reciban solicitudes de información deben indicar un número o código para que el ciudadano pueda hacer seguimiento al estado de las mismas.

Las respuestas a las solicitudes deben cumplir los siguientes requisitos: (Decreto 1081 de 2015)

No pueden tener un costo superior al de la reproducción de la información y al envío de la misma


Derecho de Acceso a la

InformaciónLas entidades garantizan este

derecho de dos formas: 1. Con las respuestas que dan a las solicitudes

de información y; 2. Con la puesta de información pública a disposición de

la ciudadanía sin que esta sea solicitada,

Deben hacerse por escrito, ya sea por medio físico o electrónico, de acuerdo a lo que prefiera el solicitante

Debe hacerse de forma objetiva, veraz, completa, motivada y actualizada Debe hacerse de forma oportuna, es decir, dentro de los términos establecidos por la ley

(10 días hábiles) Se deben incluir los recursos administrativos y judiciales con los que cuenta el ciudadano

en caso de no estar satisfecho con la respuesta

Con respecto a las respuestas de solicitudes de información que sea reservada o clasificada, la ley indica que la entidad debe indicar lo siguiente:

1. El artículo de la Constitución o de la Ley que establece la excepción que quieren aplicar;

2. La relación con uno de los intereses particulares o bienes públicos que se enlistan en los artículos 18 y 19 de esa ley;

3. La existencia de un daño presente, probable y específico superior al interés de entregar la información.

Adicionalmente, la Ley que las clasificaciones de información serán por tiempo ilimitado y las reservas solo podrán darse por un máximo de 15 años. Por otro lado, la ley clarifica que, cuando un documento tenga apartes que son reservados o clasificados, podrá entregarse una versión parcial del documento, en la que se tache, anonimice, translitere o edite las partes que no pueden ser públicas.

Publicar información sin que medie solicitud: Transparencia activa

La Ley 1712 de 2014 aplica el concepto de Transparencia activa al imponer en sus artículos 9, 10 y 11 unas obligaciones mínimas de información que debe ser publicada por la entidad. Por su parte, el artículo 2.1.1.2.1.4. del Decreto 1081 de 2015 establece que esa información deberá ser publicada en la página web de las entidades en una sección titulada “Transparencia y Acceso a la información”.


Publicación parcial

Cuando un documento tenga apartes que son reservados o

clasificados, podrá entregarse una versión parcial del documento, en

la que se tache, anonimice, translitere o edite las partes que no

pueden ser públicas.

La información que piden esos artículos que se publique es la siguiente:

Información relacionada con la estructura de la entidad

descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, ubicación de sedes y áreas, divisiones o departamentos, y horas de atención al público;

Presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal

Directorio con cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de empleados y funcionarios y escalas salariales;

Normatividad de la entidad, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y resultados de auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño;

Plan de adquisiciones, contrataciones adjudicadas para la vigencia, obras públicas, bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico. Objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de las personas naturales con contrato de prestación de servicios;

Plazos de cumplimiento de los contratos; Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Frente a la los contratos sometidos al régimen de contratación estatal Contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación

pública o el que haga sus veces.

Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento de la entidad Detalles sobre los servicios que se brinden al público, incluyendo normas,

formularios y protocolos de atención; Información sobre los trámites que se pueden agotar en la entidad, incluyendo

normativa relacionada, proceso, costos asociados y formatos o formularios requeridos;

Descripción de procedimientos para tomar decisiones en las diferentes áreas;


El contenido de las decisiones o políticas que afecten al público, con sus fundamentos e interpretación autorizada;

Los informes de gestión, evaluación y auditoría; Los mecanismos internos y externos de supervisión, notificación y vigilancia; Procedimientos, lineamientos, políticas de adquisiciones y compras, datos de

adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones; Los mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a

disposición del público en relación con acciones u omisiones de la entidad, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta;

Los mecanismos o procedimientos de participación del público en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de la entidad;

Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la ley 1712 de 2014 y automáticamente disponibles, y un Registro de Activos de Información;

Datos abiertos.

MODULO 2: ESTRATEGIA BÁSICA DE IMPLEMENTACIÓN


Gestión documental. Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Documento de archivo. Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Archivo. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.


Datos Abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

¿Qué herramientas se tienen para implementar la Ley de Transparencia?

El Estado Colombiano cuenta con diferentes herramientas que son útiles para el cumplimiento de las obligaciones de la ley 1712 de 2014, como las páginas web de las entidades, el modelo integrado de planeación y gestión y la Estrategia de Gobierno en Línea. Además de esto, el Decreto 1081 de 2014 establece lo siguiente con el fin de cumplir algunas de las obligaciones de transparencia activa que establece esta ley:

La publicación del directorio de servidores públicos, empleados y contratistas puede cumplirse mediante la inscripción de la información que contiene el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP)

La publicación de trámites puede cumplirse mediante la inscripción de los mismos en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos Administrativo (SUIT)

La publicación de información contractual que pide la ley debe cumplirse mediante la inscripción de la misma en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP)

Instrumentos de gestión de información

El Decreto 1081 de 2014, establece como principal herramienta para implementación de la Ley de Transparencia a los instrumentos de gestión de información, que son:

1. Registro de Activos de Información

Es el inventario de toda la información que la entidad genere, obtenga, adquiera, transforme, o controle. Este instrumento debe contener:

Las categorías de información publicada por la entidad Todos los registros publicados Los registros disponibles para el público


2. Índice de Información Clasificada y Reservada

Es el inventario de la información que la entidad genere, obtenga, adquiera, transforme o controle que no podrá ser entregada al público por ser clasificada o reservada. Este instrumento sirve para que la ciudadanía conozca la existencia de los documentos que no pueden ser públicos. Además de esto, los diferentes datos que tiene este índice son necesarios para motivar las respuestas en las que se niegan solicitudes de información. Este índice debe incluir las denominaciones, motivación e individualización del acto que califica los documentos como clasificados o reservados.

3. Esquema de Publicación de Información

Este instrumento es el que deben usar las entidades para informar a la ciudadanía y diferentes personas interesadas la información que se encuentra publicada y que se publicará y los medios por los que se puede acceder a esta. Para esto, el esquema de publicación de información debe contener:

Las clases de información que el sujeto obligado publicará de manera proactiva La manera en la cual publicará dicha información La periodicidad de la divulgación, acorde a los principios administrativos de la función

pública

4. Programa de Gestión Documental.

Es el plan que debe tener cada entidad para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública desde el momento en que esta es creada hasta que esta sea eliminada o dispuesta para conservación permanente.

Archivos de derechos humanos

Otra obligación importante que trae esta ley es que se le debe dar un especial tratamiento a los documentos relacionados con violaciones a los derechos humanos, garantizando los derechos de las víctimas de los mismos. Esto se encuentra en el artículo 21 de la ley, que dispone que para este tipo de documentos no aplicarán las excepciones al derecho de acceso a la información pública. Frente a esto, el artículo 2.1.1.5.4.7. del Decreto 1081 de 2015 establece que debe haber una protección especial para estos documentos y establece unos criterios para identificar los mismos.


PASO A PASO.

Antes de iniciar el proceso de implementación de la Ley, cada sujeto obligado debe revisar una serie de aspectos que le permitan identificar el Estado de avance, responsables y retos frente a la implementación de la ley y sus decretos reglamentarios. En este sentido, a continuación se establecen 4 pasos que debe seguir cada entidad para arrancar por buen camino la aplicación de la ley de transparencia.

PASO 1. Identificación de iniciativas y normas preexistentes

Como se indicó en el módulo anterior, previo a la expedición de la Ley 1712 de 2014, Colombia contaba con un importante marco normativo e iniciativas que promovían el derecho de acceso a la información de los ciudadanos. Este primer paso consiste en la identificación por parte de los sujetos obligados de las herramientas, iniciativas y normas existentes en el país o su institución previa entrada en vigencia la ley, que le permitían avanzar en los postulados promovidos por la norma.

Lo anterior es el caso de la normatividad internacional y nacional y sus procedimientos, así como políticas de gobierno (nacional o local) o iniciativas que promovieran el uso, acceso a la información, libertad de expresión entre otros. Siendo este el caso de políticas como las de gobierno en línea, gestión documental, servicio al ciudadano, libertad de prensa, rendición de cuentas, etc. Las cuales se implementaban en el Estado colombiano previa sanción de la Ley de Transparencia.

PASO 2. Diagnóstico – levantamiento de línea de base.

Una vez identificadas las iniciativas o normas que ya se encontraban en desarrollo por parte de la entidad – sujeto obligado- previa entrada en vigencia de la ley de Transparencia, es necesario que la entidad identifique el estado de avance de implementación de los mandatos contenidos en la ley y en sus decretos reglamentarios, de esta forma podrá identificar fortalezas y debilidades para iniciar las acciones de implementación sin duplicar esfuerzos, y apoyándose en las políticas públicas ya existentes y en los avances conseguidos en las mismas.


Para la elaboración del Diagnóstico, la entidad puede apoyarse en las guías y formatos dispuestos por la Procuraduría General de la Nación a través del Grupo de Transparencia y Acceso a la Información Pública; o en las preguntas contenidas en el Formulario Único de Reporte de Avances en la Gestión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión del Gobierno Nacional – Departamento Administrativo de la Función Pública.

Los diagnósticos deben identificar debilidades de cumplimiento respecto a los mandatos de la norma, así como de los aspectos internos y externos de la gestión que son necesarios para el adecuado cumplimiento de los mandatos. Este es el caso de: capacidad de personal, asignación de funciones, infraestructura tecnológica, institucionalización de comités o instancias de gobierno que permitan la coordinación interna para la implementación de actividades, etc.

PASO 3. Conformación de Comités o equipos de trabajo.

Teniendo en cuenta que los mandatos de la Ley 1712 de 2014 son interdisciplinarios, requieren de la articulación de varias de las dependencias que lideran procesos tanto misionales como de apoyo al interior de los diferentes grupos de sujetos obligados. Por esta razón, el tercer paso para la adecuada implementación de la norma y de sus decretos reglamentarios, consiste en la conformación de comités o grupos de trabajo interdisciplinarios, o asignación de funciones a grupos ya existentes, que se encarguen de liderar al interior y exterior de la entidad el desarrollo de las actividades necesarias para el cumplimiento de los mandatos.

Estos comités o grupos de trabajo, deberán estar conformados al menos, por representantes de las áreas misionales de la entidad, así como de los responsables de los procesos de tecnologías de la información, gestión documental, atención o servicio al ciudadano, comunicaciones y planeación. Se recomienda tener como invitado permanente al jefe de control interno o al que haga sus veces.

Dentro de las funciones del comité o grupo de trabajo, se deben tener en cuenta: la elaboración de los planes de acción para la implementación de la Ley, Igualmente la asignación de funciones a las áreas o grupos responsables, la coordinación entre las dependencias de la entidad, la elaboración y actualización de diagnósticos, y la ejecución de actividades necesarias para el cumplimiento de la norma y políticas derivadas o relacionadas.


PASO 4. Elaboración y ejecución de Planes de Acción para la implementación de la Ley.

El cuarto paso, necesario para iniciar de forma adecuada la implementación de la Ley de Transparencia, debe ser la elaboración de los planes de acción que permitan a la entidad, a partir del diagnóstico, de la designación de líderes, asi como la definición qué actividades, metas, plazos y recursos va a usar para cumplir la norma.

La planeación debe contener la planeación estratégica y la operativa. En el primer caso implica incluir acciones de largo plazo en planes tales como los Planes de Desarrollo o Planes Estratégicos Sectoriales. Para el caso de la planeación operativa, la misma debe estar orientada a actividades de máximo un año de duración, las cuales deberían estar integradas al Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano del que trata la ley 1474 de 2011, “Estatuto Anticorrupción”.

MODULO 3: PAUTAS PARA FUNDAMENTAR LAS EXCEPCIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN


Información pública clasificada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley.

Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley.

Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida en el artículo 5° de la Ley 1712 de 2014.


Documento en construcción. No será considerada información pública aquella información preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujeto obligado en su calidad de tal.

¿A quiénes obliga la ley?

Esta ley establece en su artículo 5 las diferentes personas que están obligadas a cumplir la misma:

1. Entidades de las 3 ramas del poder público en los diferentes niveles2. Órganos, organismos y entidades independientes o autónomos y de control3. Prestadores de servicios públicos con respecto a la prestación del servicio4. Personas que desempeñen función pública, con respecto a la función5. Partidos, movimientos políticos o grupos significativos de ciudadanos6. Entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u

origen público.7. Personas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales

en razón de los fondos o beneficios públicos que reciban o intermedien

Contenido de la ley

La Ley 1712 de 2014 está dividida en 5 títulos o secciones. Estos son:

1. Disposiciones generales

En este título se explica en qué consiste el derecho de acceso a la información pública, se establecen los principios generales del mismo, como son el de transparencia, facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, calidad de la información, divulgación proactiva y responsabilidad en el uso. Adicionalmente, se indica cuáles son las entidades que están obligadas a cumplir los diferentes mandatos de la ley y se establecen unas definiciones generales como la de información pública, clasificada y reservada, archivo.

2. De la publicidad y del contenido de la información

Este título se refiere principalmente a los instrumentos de gestión de información. Es decir, a las diferentes herramientas con las que cuentan las entidades para organizar sus documentos con el fin de poder tener una mejor conservación y manejo de los mismos. Adicionalmente, esta sección


de la ley establece las obligaciones de divulgación proactiva o transparencia activa, que consiste en que las entidades deben hacer pública determinada información sin que esta sea solicitada por alguien en particular. Dicha información consiste principalmente en temas relacionados con la contratación, con los servicios que presta la entidad y con su estructura orgánica.

3. Excepciones acceso a la información

Esta sección establece los casos en los que la información pueda ser negada porque afecta a derechos de particulares (artículo 18) bienes públicos (artículo 19). Además, este título indica que la información podrá ser reservada por un máximo de 15 años y que, cuando sea clasificada, será por tiempo ilimitado. Por otro lado, este aparte dispone que, cuando parte de un documento sea reservada o clasificada, los apartes que sean públicos podrán ser conocidos en una versión que no incluya las partes que deben ser exceptuadas. Además de esto, en esta parte de la ley se establece la obligación de crear el índice de información clasificada y reservada, que es el listado de la información que la entidad no puede hacer pública de acuerdo a las reglas establecidas en la ley.

4. De las garantías al ejercicio del derecho de acceso a la información

Esta sección de la ley establece las funciones con las que cuenta el Ministerio Público (Procuraduría, Personerías y Defensoría) para la garantía del derecho de acceso a la información pública, los requisitos con los que debe contar una respuesta a una solicitud de acceso a la información, los recursos con los que cuenta el ciudadano cuando no está conforme con la respuesta, la claridad de que ocultar, destruir o alterar un documento público puede ser delito y la carga de la prueba que debe cumplir la entidad cuando niega información. Esto a último, consiste en, a grandes rasgos, que la excepción que se busca aplicar debe estar de forma explícita en la Constitución o en una ley, debe estar relacionado con uno de los intereses particulares o públicos que aparecen en los artículos 18 y 19 de la misma ley y debe probarse la existencia de un daño presente, probable y especifico.

5. Vigencia y medidas de promoción

Esta sección de la ley establece obligaciones del Ministerio Público y del Ministerio de Educación en la capacitación del derecho de acceso a la información pública e indica que la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y


las Comunicaciones, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) estarán a cargo de liderar la política pública de este derecho. Por último, este título dispone que la ley entrará en vigencia a los seis meses de su promulgación para los sujetos obligados del orden nacional y en un año para los del orden territorial.

Pautas para las excepciones acceso a la información:

Como se indicó anteriormente la Ley 1712 de 2014, dentro de sus componentes, define las condiciones para exceptuar el acceso a la información en Colombia. Dichas excepciones están consagradas principalmente en los artículos 18 y 19 de la norma.

Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas. Corregido por el art. 2, Decreto Nacional 1494 de 2015. Es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los siguientes derechos:

a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado;

b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

Parágrafo. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el régimen de publicidad aplicable.

Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos. Es toda aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:

a) La defensa y seguridad nacional;


b) La seguridad pública;

c) Las relaciones internacionales;

d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso;

e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;

f) La administración efectiva de la justicia;

g) Los derechos de la infancia y la adolescencia;

h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país;

i) La salud pública.

Parágrafo. Se exceptúan también los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.

En complemento a los mandatos de la Ley, el decreto reglamentario 1081 de 2015, desarrolla pautas específicas que debe tener en cuenta una entidad al momento de calificar la información en el marco de la implementación de los instrumentos de gestión de información.

De acuerdo con el mencionado decreto, al momento de calificar la información pública el sujeto obligado debe:

1. Identificar la norma que dispone que la información sea clasificada o reservada: Para asignar el carácter de clasificada o reservada a la información pública que se encuentra bajo su posesión, control o custodia, los sujetos obligados deben identificar las disposiciones constitucionales o legales que expresamente así lo dispongan.

2. Verificar la existencia y divulgación integral o parcial de la información: Si un mismo acto o documento contiene información que puede ser divulgada e información clasificada o reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar.

Los sujetos obligados podrán tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; abrir un nuevo expediente con la información pública que puede ser divulgada;


o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información.

3. Garantizar la Coordinación interinstitucional: Si un sujeto obligado remite o entrega información pública calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado, deberá advertir tal circunstancia e incluir la motivación de la calificación, para que este último excepcione también su divulgación.

Adicionalmente el mencionado Decreto 1081 de 2015, define el “Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegación del derecho de acceso a información pública por clasificación o reserva.”

DE acuerdo con la precitada norma, el acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva, además de seguir las directrices señaladas en el presente decreto, y en especial lo previsto en el índice de Información Clasificada y Reservada, deberá contener:

El fundamento constitucional o legal que establece el objetivo legítimo de la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la calificación,

La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada;

El tiempo por el que se extiende la clasificación o reserva, contado a partir de la fecha de generación de la información; y, (4) La determinación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de la información pública y la relación de las razones y las pruebas, en caso de que existan, que acrediten la amenaza del daño.

En ningún caso procederá el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni para proteger el prestigio de personas, organizaciones o autoridades

Las solicitudes de información sobre contratación con recursos públicos no podrán ser negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices señaladas la ley y en el presente decreto


ANEXO – AYUDAS

Normas con las que se relaciona el contenido de la Ley 1712 de 2014

A continuación se presenta una relación de las normas con las que se complementa el contenido de la Ley 1712 de 2014 y los artículos del Decreto 1081 de 2015 que buscan dar cumplimiento al mismo.

Artículo de la Ley 1712 de 2014 Artículo del Decreto 1081 de 2015

Normas con las que se relaciona

Artículo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal.

Constitución política, artículo 74

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

Principio de transparencia.



Principio de buena fe



Principio de facilitación



Principio de no discriminación

Ley 1755 de 2015, Artículo 15, Presentación y radicación de peticiones, parágrafo


Principio de gratuidad

Artículo 2.1.1.3.1.5. Principio de gratuidad y costos de reproducción.Artículo 2.1.1.3.1.6. Motivación de los costos de reproducción de información pública.Artículo 2.1.1.3.1.7. Creación o producción de información pública.

Ley 1755, artículo 29, Reproducción de documentos




Principio de celeridadArtículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

Principio de eficacia



Principio de calidad de la información

Ley 594 de 200, Artículo 46, conservación de documentos; Artículo 47, calidad de los soportes; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de información en línea


Principio de la divulgación proactiva de la información

Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de información en línea

Artículo 4°. Concepto del derecho

Artículo 2.1.1.3.1.3. Solicitudes de acceso a información con identificación reservada.

Constitución política, artículo 74; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de información en línea

Artículo 7°. Disponibilidad de la Información

Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de información en línea

Artículo 8°. Criterio diferencial de accesibilidad.

Artículo 2.1.1.2.2.1. Formato alternativo.Artículo 2.1.1.2.2.2. Accesibilidad en medios electrónicos para población en situación de discapacidad.Artículo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad.

LEY 361 DE 1997, Por la cual se establecen mecanismos de integración social de la personas con limitación y se dictan otras disposiciones; Ley 1618 de 2013, Por medio de la cual se establecen las disposiciones para garantizar el pleno ejercicio de los derechos de las personas con discapacidad; LEY 1680 DE 2013

Por la cual se garantiza a las personas ciegas y con baja visión, el acceso a la información, a las comunicaciones, al conocimiento y a las tecnologías de la información y de las comunicaciones

Artículo 9°. Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado.

Artículo 2.1.1.2.1.4. Publicación de información en sección particular del sitio web oficial.Artículo 2.1.1.2.1.5. Directorio de

Ley 962 de 2005, Artículo 7, Publicidad electrónica de normas y actos generales emitidos por la administración pública, Artículo


Información de servidores públicos, empleados y contratistas.Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual.Artículo 2.1.1.2.1.10. Publicación del Plan Anual de Adquisiciones.

8, entrega de información; Ley 1150 de 2007 Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos; Ley 1437 de 2011, Artículo 8, deber de información al público; Ley 1474 de 2011, Artículo 77, Publicación proyectos de inversión Decreto-ley 019 de 2012, Articulo 224, eliminación de la publicación de las convocatorias a licitación; Decreto 1082 de 2015, Artículo 2.2.1.1.1.4.4. Actualización del Plan Anual de Adquisiciones Publicación del Plan Anual de Adquisiciones, Artículo 2.2.1.1.1.7.1. Publicidad en eI SECOP; Decreto 1083 de 2015, Título 17, Sistema de Información y Gestión del empleo público: SIGEP; Decreto 2641 de 2012, Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; Decreto 3402 de 2007, Formulario único Territorial; Estrategia de Gobierno en línea, componente de información en línea

Artículo 10. Publicidad de la contratación.

Artículo 2.1.1.2.1.4. Publicación de información en sección particular del sitio web oficial.Artículo 2.1.1.2.1.7. Publicación de la información contractual.

Ley 1150 de 2007 Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos; Decreto-ley 019 de 2012, Articulo 224, eliminación de la publicación de las convocatorias a licitación; Estrategia de Gobierno en línea, componente de información en línea

Artículo 11. Información mínima Artículo 2.1.1.2.1.4. Publicación Ley 962 de 2005, Artículo1,


obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.

de información en sección particular del sitio web oficial.Artículo 2.1.1.2.1.6. Publicación de los trámites y servicios que se adelantan ante los sujetos obligados.Artículo 2.1.1.2.1.8. Publicación de la ejecución de contratos.Artículo 2.1.1.2.1.9. Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de adquisición y compras.Artículo 2.1.1.2.1.11. Publicación de Datos Abiertos.Artículo 2.1.1.2.2.4. Publicación del mecanismo o procedimiento para participar en la formulación de políticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado.Artículo 2.1.1.6.2. Informes de solicitudes de acceso a información.

Objeto y principios rectores, numeral 3, Información y Publicidad (SUIT), Artículo 3, Derechos de las personas, Artículo 31, formulario único común, Ley 1474 de 2011, Artículo 76, Oficina de Quejas, Sugerencias y Reclamos; Decreto Ley 019 de 2012, Artículo 26. Divulgación y gratuidad de formularios oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos, Artículo 40, Información y publicidad (SUIT); Ley 1757 de 2015, Por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática; Estrategia de Gobierno en línea, componente de información en línea

Artículo 12. Adopción de esquemas de publicación.

Artículo 2.1.1.5.1. Instrumentos de gestión de la información pública.Artículo 2.1.1.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública.Artículo 2.1.1.5.3.1. Concepto.Artículo 2.1.1.5.3.2. Componentes del Esquema de Publicación de Información.Artículo 2.1.1.5.3.3. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Decreto 2482 de 2012, Modelo Integrado de Planeación y Gestión; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de Transformación

Artículo 13. Registros de Activos de Información.

Artículo 2.1.1.5.1. Instrumentos de gestión de la información pública.Artículo 2.1.1.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública.Artículo 2.1.1.5.1.1. Concepto del Registro de Activos de



Información.Artículo 2.1.1.5.1.1. Componentes del Registro de Activos de Información.

Artículo 14. Información publicada con anterioridad.

Artículo 2.1.1.5.4.5. Conservación de la información publicada con anterioridad.


Artículo 15. Programa de Gestión Documental.

Artículo 2.1.1.5.1. Instrumentos de gestión de la información pública.Artículo 2.1.1.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública.Artículo 2.1.1.5.4.1. Concepto del Programa de Gestión Documental.Artículo 2.1.1.5.4.2. Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, Decreto 2482 de 2012, Modelo Integrado de Planeación y Gestión; Decreto 2609 de 2012; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de Transformación

Artículo 16. Archivos. Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Decreto 2482 de 2012, Modelo Integrado de Planeación y Gestión; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de Transformación

Artículo 17. Sistemas de información.

Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Decreto 2482 de 2012, Modelo Integrado de Planeación y Gestión; Estrategia de Gobierno en Línea, Componente de elementos transversales

Artículo 18. Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas.

Artículo 2.1.1.4.1.1. Acceso general a datos semiprivados, privados o sensibles.Artículo 2.1.1.4.1.2. Acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados.Artículo 2.1.1.4.3.1. Identificación de la norma que dispone que la información sea clasificada o reservada.


Artículo 19. Información exceptuada por daño a los intereses públicos.

Artículo 2.1.1.4.2.1. Responsable de la calificación de Reserva de la información pública por razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pública o relaciones internacionales.Artículo 2.1.1.4.3.1. Identificación de la norma que dispone que la información sea clasificada o reservada.

Artículo 20. Índice de información clasificada y reservada

Artículo 2.1.1.5.1. Instrumentos de gestión de la información pública.Artículo 2.1.1.5.2.1. Concepto del índice de Información Clasificada y Reservada.Artículo 2.1.1.5.2. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública.Artículo 2.1.1.5.2.2. Contenido del Índice de Información Clasificada y Reservada.

Artículo 21. Divulgación parcial y otras reglas.

Artículo 2.1.1.4.3.2. Existencia y divulgación integral o parcial de la información.Artículo 2.1.1.5.4.7. Documentos y archivos de derechos humanos.

Ley 1437 de 2011, Artículo 36, Formación y examen de expedientes

Artículo 23. Funciones del Ministerio Público.

Artículo 2.1.1.3.1.8. Supervigilancia al derecho de acceso a la información pública.

Constitución Política, Artículos 275 a 284, Del Ministerio Público, Decreto Ley 262 de 2000, Artículo 7, Funciones

Artículo 25. Solicitud de acceso a la Información Pública.

Artículo 2.1.1.3.1.1. Medios idóneos para recibir solicitudes de información pública.Artículo 2.1.1.3.1.2. Seguimiento a las solicitudes de información pública.

Ley 1755 de 2015, Artículo 16, Contenido de las peticiones

Artículo 26. Respuesta a solicitud de acceso a información.

Artículo 2.1.1.3.1.4. Contenido y oportunidad de las respuestas a solicitudes de acceso a información pública.

Ley 1755 de 2015, Artículo 14, Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones

Artículo 27. Recursos del solicitante.

Ley 1755 de 2015, Artículo 26, Insistencia del solicitante en caso de reserva

Artículo 28. Carga de la prueba. Artículo 2.1.1.4.4.1. Contenido del acto de respuesta de rechazo

Ley 1755 de 2015, Artículo 25, Rechazo de las peticiones por


o denegación del derecho de acceso a información pública por clasificación o reserva.Artículo 2.1.1.4.4.2. Definición de daño presente, probable y específico.

motivo de reserva

Artículo 29. Responsabilidad Penal.

Código Penal, Articulo 292, Destrucción, supresión u ocultamiento de documento público


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