PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

DECRETO NÚMERO _________ DE 2014 (Borrador para consulta)

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras

disposiciones”

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución Política, y

CONSIDERANDO:

Que mediante sentencia C-274 de 2013 la Corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria número 156 de 2011 Senado, 228 de 2012 Cámara, el cual fue posteriormente sancionado como Ley 1712 de 2014;

Que mediante la Ley 1712 de 2014 se expidió la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional que tiene por objeto regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información, y la cual constituye el marco general de la protección del ejercicio del derecho de acceso a la información pública en Colombia; Que la Ley 1712 de 2014, en lo relativo a la adopción del Esquema de Publicación, del Registro de Activos de Información, y del Programa de Gestión Documental, establece que los sujetos obligados deberán seguir los lineamientos y recomendaciones del Archivo General de la Nación. Que el artículo 9° de la Ley 1712 de 2014 señala que los sujetos obligados deben observar lo establecido por la estrategia de Gobierno en Línea, o la que haga sus veces, en cuanto a la publicación y divulgación de la información; Que la Ley 1712 de 2014 en su artículo 9º de señala que el Departamento Administrativo de la Función Pública establecerá el formato del directorio de servidores públicos y personas naturales con contrato de prestación de servicios; Que la Ley 1712 de 2014 establece nuevas obligaciones de publicidad de información relacionada con la contratación con recursos públicos y de naturaleza pública; Que el artículo 32 de la Ley 1712 de 2014 establece que el diseño, promoción e implementación de la política pública de acceso a la información pública estará a cargo de la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación, el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística;

DECRETO DE 2014 Página 2 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Que el artículo 23 de la Ley 1712 de 2014, le asigna al Ministerio Público la función de velar por el adecuado cumplimiento de las obligaciones asignadas a los sujetos obligados; Que la Constitución Política, en su artículo 113 señala que los diferentes órganos del Estado tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus funciones; Que el ámbito de la potestad reglamentaria de las leyes estatutarias ha sido reconocido y delimitado por la Corte Constitucional en varios fallos como lo destacan por ejemplo, la Sentencia C-226 de 1994: "…existen ámbitos de los derechos constitucionales en los cuales algunas autoridades administrativas pueden ejercer un poder de policía subsidiario, esto es, puede dictar; reglamentos, normas generales, impersonales y preexistentes, reguladoras del comportamiento ciudadano, que tienen que ver con el orden público y con la libertad. Pero, como es obvio, tales reglamentos pueden desarrollar la ley pero no contradecirla"; Que con el fin de facilitar la implementación y cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 se hace necesaria su reglamentación.

DECRETA:

TÍTULO I

Disposiciones Generales y Definiciones

Artículo 1º. Objeto. Este decreto tiene por objeto reglamentar la Ley 1712 de 2014, en lo que tiene que ver con la gestión de la información pública. Artículo 2º. Ámbito de aplicación. Las disposiciones del presente decreto serán aplicables a los sujetos obligados a los que se refiere el artículo 5º de la Ley 1712 de 2014, en los términos allí señalados. Parágrafo. Para los sujetos obligados previstos en los literales c, d, f y en el párrafo del mencionado artículo 5º, las disposiciones contenidas en este decreto será aplicables respecto a la información relacionada con el cumplimiento de la función pública delegada o servicio público que presten o los fondos o recursos de naturaleza u origen público que reciban, intermedien o administren. Artículo 3º. Definiciones. Para la aplicación del presente decreto, las expresiones aquí utilizadas deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica: (1) Formato alternativo. Es la forma, tamaño o modo en la que se presenta la

información pública o se permite su visualización o consulta para los grupos étnicos y culturales del país, y para las personas en situación de discapacidad, en aplicación del criterio diferencial de accesibilidad.

(2) Información reutilizable o procesable. Es una característica de la calidad de la

información pública que hace referencia a la posibilidad que tiene la

DECRETO DE 2014 Página 3 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

ciudadanía, interesados o usuarios, de usar la información y transformarla como insumo para diversos fines, comerciales o no.

(3) Medios remotos y locales de comunicación electrónica. Son aquellos que

permiten a la ciudadanía, interesados o usuarios, haciendo uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, disponer de la información pública en posesión, control o custodia del sujeto obligado. Los medios remotos permiten el acceso a la información de manera electrónica desde cualquier lugar, sin necesidad de desplazarse a las instalaciones físicas del mismo. Los medios locales permiten el acceso en las sedes físicas del sujeto obligado, por lo que requiere el traslado de las personas a éstas.

(4) (5) Plan de Compras Anual. Debe ser entendido como el Plan Anual de

Adquisiciones a que se refiere el artículo 4º del Decreto 1510 de 2013 o la norma que lo modifique, complemente o sustituya

(6) Tabla de retención documental. Listado de series documentales con sus

correspondientes tipos de documentos, a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

(7) Ventanilla. Son espacios físicos y electrónicos para la gestión de la información

pública, que permiten a la ciudadanía, interesados o usuarios la interacción con los sujetos obligados, en al menos: la realización de solicitudes de acceso a información pública y seguimiento a las mismas; la gestión de trámites y/o servicios; y la solicitud y recepción de orientaciones sobre las obligaciones y/o funciones del sujeto obligado. La ventanilla electrónica también permite al sujeto obligado la divulgación proactiva de la información pública.

Para efectos del cumplimiento del presente decreto, los términos ventanilla electrónica, sitio web oficial y medio electrónico institucional se entenderán como equivalentes.

TÍTULO II

Publicación y divulgación de la Información Pública – Transparencia Activa

CAPÍTULO I

Información Mínima a Publicar Artículo 4º. Publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados deben publicar en el menú principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información:

(1) Los mínimos a publicar de que tratan los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712

de 2014, sin perjuicio de lo previsto en el artículo inmediatamente siguiente respecto a los sujetos obligados a publicar en los sistemas de información del Estado.

(2) El Registro de Activos de Información. (3) El Índice de Información Clasificada y Reservada. (4) El Esquema de Publicación.

DECRETO DE 2014 Página 4 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

(5) El Programa de Gestión Documental. (6) Los cuadros de clasificación documental. (7) El informe de registro de solicitudes de acceso a la información señalado en

el artículo 65 del presente decreto. (8) El acto administrativo o documento equivalente, con la motivación de los

costos de reproducción de la información pública. (9) Otra información pública adicional a la anterior, publicada de manera

proactiva, de acuerdo a lo establecido en el Esquema de Publicación de Información de cada sujeto obligado.

Parágrafo. Para asegurar el cumplimiento de lo previsto en el numeral 1, los sujetos obligados podrán habilitar los enlaces de la información referida, para permitir a la ciudadanía, interesados o usuarios acceder a la misma en un solo lugar del sitio web oficial. Artículo 5º. Publicación de información en los sistemas de información del Estado. Los sujetos obligados que se encuentran cobijados por las normas que regulan la publicidad en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP); el Sistema Único de Información de Trámites (SUIT); y el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), publicarán en estos sistemas la información prevista en los artículos 9, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 relacionada con el Directorio de servidores públicos, empleados y contratistas; los trámites que presta la entidad; y los procesos de contratación realizados, en los términos previstos en los artículos 6 al 15 del presente decreto.

CAPÍTULO II

Directrices Generales para la Publicación de Información Pública

(A) Publicidad de Información sobre Servidores Públicos, Empleados y Contratistas

Artículo 6º. Formato de información de servidores públicos, empleados y contratistas. Los sujetos obligados deben publicar de forma proactiva un Directorio que incluya la siguiente información pública de sus servidores públicos, empleados y personas naturales vinculadas mediante contratos de prestación de servicios:

(1) Nombres y apellidos completos. (2) Nombre de la entidad o institución. (3) País, Departamento y Ciudad de nacimiento. (4) Formación académica. (5) Experiencia laboral y profesional. (6) Cargo para servidores públicos y empleados del sector privado;

Contratista, para personas naturales con contrato de prestación de servicios.

(7) Dirección de correo electrónico institucional. (8) Teléfono Institucional. (9) Escala salarial según las categorías para servidores públicos y/o

empleados del sector privado y valor total de los honorarios en caso de contratistas.

(10) Objeto, fecha de inicio y de terminación de los contratos de prestación de servicios.

DECRETO DE 2014 Página 5 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Los sujetos obligados, dependiendo del régimen legal aplicable, deben publicar el Directorio conforme a lo previsto en los artículos 4º y 5º del presente decreto, y lo actualizarán, como mínimo, cada mes. Para los sujetos obligados que publican en el Sistema de Gestión del Empleo Público (SIGEP), conforme a lo previsto en el artículo 18 de la Ley 909 de 2004 y el artículo 10 del Decreto 2842 de 2010, o en el que lo sustituya, administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública, se entenderá cumplido lo previsto en el literal c y el parágrafo 2º del artículo 9 de la Ley 1712 de 2014, cuando habiliten, en su sitio web oficial, un enlace a la sección SIGEP donde se muestre la información del Directorio de la respectiva entidad.

(B) Publicidad de Trámites

Artículo 7º. Información de los trámites que se adelantan ante los sujetos obligados. Los sujetos obligados deben publicar en su sitio web oficial los trámites que se adelantan ante los mismos, señalando la norma que los sustenta, procedimientos, costos, formatos y formularios requeridos. Para los sujetos obligados a inscribir sus trámites en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos Administrativos (SUIT), conforme a lo establecido en el artículo 1º de la Ley 962 de 2005 y el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012, se entenderá cumplido lo previsto en el literal b del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, con la inscripción de los trámites en dicho sistema y la relación de los nombres de los mismos en el respectivo sitio web oficial del sujeto obligado con un enlace al Portal del Estado Colombiano, o el que lo sustituya, donde se muestra la información de cada uno de los trámites de la respectiva entidad.

(C) Publicidad de la Contratación Artículo 8º. Publicación de plan de compras anual. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal deben publicar el Plan de Compras Anual o Plan Anual de Adquisiciones, utilizando el procedimiento descrito en el artículo 6 del Decreto 1510 de 2013 y modificarlo de conformidad con el artículo 7 del Decreto 1510 de 2013 o la norma que los modifique, complemente o sustituya. Parágrafo. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal deben actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la oportunidad que para el efecto disponga la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente de acuerdo con el artículo 7 del decreto 1510 de 2013 o la norma que los modifique, complemente o sustituya. Artículo 9º. Publicación de Contrataciones adjudicadas con recursos de funcionamiento e inversión. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal, en la publicación de sus procesos contractuales en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, deben señalar si la fuente que los financia pertenece a recursos de funcionamiento o de inversión.

DECRETO DE 2014 Página 6 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Artículo 10. Publicación de Contrataciones. Los sujetos obligados que contratan con cargo a recursos públicos deben publicar oportunamente su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP, sin que sea relevante para la exigencia de ésta obligación su régimen jurídico, naturaleza de público o privado o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Artículo 11. Publicación de contratos de prestación de servicios. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal deben publicar en el SECOP los contratos de prestación de servicios que celebren con personas naturales, sin perjuicio de las obligaciones derivadas del artículo 18 de la Ley 909 de 2004. Artículo 12. Publicación de información sobre los procesos contractuales en el medio electrónico institucional. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal que se rijan por la Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias, para cada uno de los procesos contractuales que se adelanten deben publicar en su medio electrónico institucional la información relacionada con:

(1) Objeto de la contratación. (2) Modalidad de contratación. (3) Número del proceso. (4) Datos de contacto de la persona y/o área responsable del proceso. (5) Fecha de apertura del proceso (6) Fecha de cierre del proceso (7) Plazos del contrato (8) Estado del proceso (9) Tipo de Gasto (Funcionamiento – Inversión)

Esta información debe contar con un vínculo al Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP, a través del cual podrá accederse directamente a la totalidad de la información y documentos correspondientes al respectivo proceso contractual. Los demás sujetos obligados que no se rijan por la Ley 80 de 1993 y sus normas complementarias, deben publicar la información de sus procesos de contratación en los términos que señalan los artículos 9 y 11 de la Ley 1712 de 2014, en su sitio web oficial a través de un enlace llamado “Contratación”, conforme lo previsto en el artículo 4º del presente decreto. Lo anterior aplica para la contratación con recursos de origen o naturaleza pública, de acuerdo con la función o servicio público delegado, de acuerdo con la naturaleza del sujeto obligado y en los términos que señala el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014. Artículo 13. Plazo para publicar la actividad contractual. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal están obligadas a publicar en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública - SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del proceso de contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. Artículo 14. Publicación de procedimientos, lineamientos y políticas en materia de Adquisiciones y Compras. Respecto de los sujetos obligados al régimen de contratación estatal se entenderá por procedimientos, lineamientos y políticas en materia de Adquisiciones y Compras de los que trata el artículo 11 de la Ley 1712 de 2014, los establecidos en su respectivo Manual de Contratación.

DECRETO DE 2014 Página 7 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, deben adoptar un Manual de Contratación que tenga en cuenta los lineamientos establecidos por la Agencia Nacional de Contratación pública -Colombia Compra Eficiente. Dicha información debe ser publicada en el medio electrónico institucional de las entidades del Estado de forma actualizada, conforme a lo previsto en el artículo 4º del presente decreto.

Artículo 15. Publicación de información de ejecución de contratos. Los sujetos obligados al régimen de contratación estatal deben publicar en el SECOP los informes, productos recibidos, o cualquier documento que permita constatar el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista. Se entenderá como información de ejecución de contratos la información correspondiente al cumplimiento de las obligaciones del contratista.

(D) Datos Abiertos

Artículo 16. Los sujetos obligados deben identificar la información pública estructurada y la susceptible de ser estructurada, para exponerla en formatos abiertos que faciliten su procesamiento, de acuerdo con los lineamientos que indique el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Datos no estructurados (o información no estructurada) se refiere a la información que, o bien no tiene un modelo de datos pre-definido o no se organiza de una manera pre establecida. Datos estructurados (o información estructurada) se refiere a la información con un alto grado de organización, de tal manera que es posible su inclusión en una base de datos relacional y es de fácil consulta a través de herramientas de búsqueda. Los sujetos obligados deberán iniciar la estructuración de la información pública generada con antelación a la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014, dando prioridad como mínimo a aquella que haya sido identificada por la ciudadanía, usuarios o interesados en los procesos de consulta para la elaboración del Esquema de Publicación de Información. Respecto de toda la información pública que se genere partir de la entrada en vigencia de la Ley 1712 de 2014, los sujetos obligados deberán disponerla de manera estructurada, atendiendo a criterios de razonabilidad y proporcionalidad.

(E) Accesibilidad y otras Directrices

Artículo 17. Accesibilidad para grupos étnicos y culturales. Los sujetos obligados deben disponer de formatos alternativos para que la información pública divulgada proactivamente se adecúe o traduzca a diversos idiomas y lenguas, cuando su contenido afecte o se relacione con grupos étnicos y culturales del país. Independientemente de que las autoridades de estos grupos soliciten la adecuación o traducción de información pública, los sujetos obligados deben divulgar, de manera proactiva, en el idioma o lengua que corresponda, el nombre o título de la información generada que afecte al grupo étnico o cultural del país.

DECRETO DE 2014 Página 8 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Se entenderá por formato alternativo en medios de comunicación electrónica la disposición de la información divulgada en el formato que permita entender la información en la lengua o idioma que se requiere.

Artículo 18. Accesibilidad en medios electrónicos para población en situación de discapacidad. Todos los medios de comunicación electrónica dispuestos para divulgar la información deberán cumplir con las directrices de accesibilidad y usabilidad que dicte el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Para accesibilidad web deben atenderse a lo señalado en la Norma Técnica Colombiana 5854, “Accesibilidad a Páginas Web”, o la que la sustituya Artículo 19. Accesibilidad a espacios físicos para población en situación de discapacidad. Los sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos generales de accesibilidad y señalización de todos los espacios físicos destinados para la atención de solicitudes de información pública y/o divulgación de la misma, conforme a los lineamientos de la Norma Técnica Colombiana 6047, “Accesibilidad al medio físico. Espacios de servicio al ciudadano en la Administración Pública. Requisitos”, atendiendo al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma. Artículo 20. Solicitudes reiterativas. Cuando un sujeto obligado haya recibido 10 solicitudes de una misma información pública no sometida a reserva o clasificación, procederá a publicar, de manera proactiva, el contenido de la respuesta, dentro de los 30 días siguientes a la última solicitud recibida. Artículo 21. Publicación del mecanismo o procedimiento para participar en la formulación de políticas o en el ejercicio de las facultades del sujeto obligado. Los sujetos obligados, de acuerdo con el régimen legal aplicable, deben publicar los procedimientos a seguir por los ciudadanos y sus organizaciones para participar en la formulación de políticas y en el control o evaluación de la gestión institucional, indicando: los sujetos que pueden participar, los medios presenciales y electrónicos, y las áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento. Artículo 22. Información georreferenciada. En la medida de sus posibilidades, del talento humano y de los recursos físicos y presupuestales, los sujetos obligados deben divulgar la información pública que generen, de manera georreferenciada.

TÍTULO III

Gestión de Solicitudes de Información Pública – Transparencia Pasiva

CAPÍTULO ÚNICO

Recepción y Respuesta a Solicitudes de Información Pública y otras Directrices

Artículo 23. Medios idóneos para recibir solicitudes de información Pública. Se consideran medios idóneos para la recepción de solicitudes de información los siguientes:

DECRETO DE 2014 Página 9 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

(1) Personalmente, por escrito o vía oral, en los espacios físicos destinado por

el sujeto obligado para la recepción de solicitudes de información pública. (2) Telefónicamente, al número fijo o móvil destinado por el sujeto obligado

para la recepción de solicitudes de información pública. (3) Correo físico o postal, en la dirección destinada por el sujeto obligado para

la recepción de solicitudes de información pública. (4) Correo electrónico institucional destinado por el sujeto obligado para la

recepción de solicitudes de información pública. (5) Formulario electrónico dispuesto en el sitio web oficial del sujeto obligado,

en un formato que siga las directrices definidas por el Ministerio de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones

Parágrafo 1°. Los sujetos obligados deben divulgar en el sitio web oficial, en medios de comunicación física y en otros de comunicación masiva, los números telefónicos y las direcciones físicas y electrónicas oficiales destinadas para la recepción de las solicitudes de información pública. Parágrafo 2º. Los medios electrónicos adicionales que defina la entidad para la recepción de solicitudes de información, incluyendo redes sociales, deberán cumplir con las especificaciones técnicas de los medios electrónicos oficiales señalados en el artículo 24 del presente decreto. Artículo 24. Especificaciones de los medios electrónicos oficiales. Los medios electrónicos oficiales para la recepción y trámite de las solicitudes de información pública deben cumplir con las siguientes especificaciones:

(1) Respecto de la seguridad de la infraestructura que soportará el canal oficial,

los sujetos obligados deben cumplir con los requisitos mínimos que disponga el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

(2) La administración y gestión de la seguridad de la infraestructura que soporta el canal oficial debe ser responsabilidad del respectivo sujeto obligado, sin perjuicio de que sea operado directamente por él o a través de un tercero a fin de garantizar la trazabilidad, disponibilidad y seguimiento de la información.

(3) El medio electrónico debe garantizar la disponibilidad, integridad y autenticidad, así como la validez del mensaje de datos conforme con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y en el Título III, Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011.

Artículo 25. Sistema de recepción y gestión de solicitudes de información pública. Los sujetos obligados deben disponer de un sistema automatizado para el registro de la recepción y gestión de solicitudes de acceso a información pública. Dicho sistema podrá ser el mismo dispuesto para la gestión de peticiones, quejas, reclamos y denuncias. El Sistema puede contener el formulario electrónico de recepción de solicitudes de acceso a la información pública y debe estar integrado al sitio web oficial o la ventanilla electrónica. Artículo 26. Seguimiento a las solicitudes de información pública. En la recepción de solicitudes de información pública los sujetos obligados deben indicar al

DECRETO DE 2014 Página 10 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

solicitante un número o código que permita hacer seguimiento al estado de la solicitud, la fecha de su recepción, y los medios por los cuáles se puede hacer seguimiento a la misma. Artículo 27. Solicitudes de acceso a información con identificación reservada. Para el registro de la recepción y trámite de solicitudes de información pública bajo el procedimiento especial con identificación reservada, previsto en el parágrafo del artículo 4º de la Ley 1712 de 2014, el Ministerio Público dispondrá un formulario electrónico. Este mecanismo electrónico es adicional a los medios ordinarios de recepción de solicitudes de acceso a información pública dispuestos por las entidades que conforman el Ministerio Público. Artículo 28. Contenido y oportunidad de las respuestas a solicitudes de acceso a información pública. Conforme a lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, en el acto de respuesta a solicitudes de acceso a información pública, los sujetos obligados deben aplicar las siguientes directrices:

(1) El acto de respuesta debe ser por escrito, por medio electrónico o físico de acuerdo con la preferencia del solicitante. Cuando la solicitud se realice por medio electrónico el sujeto obligado podrá responder por el mismo medio cuando el solicitante no señale lo contrario.

(2) El acto de respuesta debe ser objetivo, veraz, completo, motivado y actualizado y debe estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes o interesados en la información allí contenida.

(3) El acto de respuesta debe ser oportuno respetando los términos de respuesta al derecho de petición de documentos y de información que señala el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, o las normas que lo complementen o sustituyan.

(4) El acto de respuesta debe informar sobre los recursos administrativos y judiciales de los que dispone el solicitante en caso de no hallarse conforme con la respuesta recibida.

Parágrafo 1°. En los casos de respuestas a solicitudes de información clasificada o reservada, además de las directrices antes señaladas, debe tenerse en cuenta lo establecido en el Capítulo II del Título III, del presente decreto. Parágrafo 2°. Cuando las solicitudes se refieran a consulta de documentos que están disponibles en medio físico y no se solicite su reproducción, los sujetos obligados dispondrán de un sitio físico para la consulta. Artículo 29. Principio de gratuidad y costos de reproducción. En concordancia con lo establecido en el artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, en la gestión y respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública, los sujetos obligados deben:

(1) Aplicar el principio de gratuidad y, en consecuencia, no cobrar costos adicionales a los de reproducción de la información.

(2) Permitir al ciudadano, interesados o usuario: (a) Elegir el medio por el cual quiere recibir la respuesta, (b) Conocer el formato en el cual se encuentra la información solicitada, de

acuerdo con lo establecido en el Registro de Activos de Información. (c) Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los

costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la

DECRETO DE 2014 Página 11 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública.

Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la solicitud de información pública se haya realizado por correo electrónico o por cualquier otro medio electrónico y el formato en el que repose el documento o información solicitada sea electrónico o digital, el sujeto obligado enviará la respuesta a la dirección del correo electrónico del solicitante o al medio electrónico indicado, , caso en el cual no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información. Artículo 30. Motivación de los costos de reproducción de información pública. Por cada anualidad los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que éstos se encuentren dentro de parámetros del mercado. Los costos de reproducción deben ser razonables y proporcionales, de tal forma que no dificulte ni imposibilite el acceso igualitario de la información pública requerida por los ciudadanos, interesados o usuarios. Cualquier cobro adicional que no corresponda a los de reproducción de la información pública, se entenderá como una restricción al ejercicio del derecho de acceso a la información pública nacional. El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 4° del presente decreto. Parágrafo. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública. Artículo 31. Creación o producción de información pública. La solicitud de acceso a la información pública no implica el deber de los sujetos obligados de generar o producir información no disponible o que no tengan obligación de tener al momento de efectuarse la solicitud. En este caso, el sujeto obligado comunicará por escrito que la denegación de la solicitud se debe a la inexistencia de datos en su poder.

DECRETO DE 2014 Página 12 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Los peticionarios no pueden exigir a los sujetos obligados que efectúen evaluaciones o análisis de la información que posean, salvo aquellos que por sus objetivos institucionales deban producir. No se entenderá por producción de información pública la recopilación o compilación de información dispersa del sujeto obligado. Artículo 32. Supervigilancia al derecho de acceso a la información pública. Los solicitantes de acceso a información podrán acudir a la Procuraduría General de la Nación cuando consideren que es necesario realizar una solicitud de supervigilancia al derecho de acceso a información pública, en aras de garantizar su realización.

TÍTULO IV

Gestión de la Información Clasificada y Reservada Artículo 33. Excepciones al Derecho fundamental de acceso a la información pública. Los sujetos obligados garantizarán la eficacia del ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información pública, sin perjuicio de su facultad de restringirlo en los casos autorizados por la Constitución o la ley, y conforme a lo previsto en los artículos 18 y 19 la Ley 1712 de 2014, en consonancia con las definiciones previstas en los literales c) y d) del artículo 6º, de la mencionada ley.

CAPÍTULO I

Información Pública Clasificada Artículo 34. Acceso general a datos semi-privados, privados o sensibles. La información pública que contiene datos semi-privados o privados, definidos en los literales g) y h) del artículo 3º de la Ley 1266 de 2008, o datos personales o sensibles, según lo previsto en los artículos 3º y 5º de la Ley 1581 de 2012 y en el numeral 3º del artículo 3º del Decreto 1377 de 2013, sólo podrá divulgarse según las reglas establecidas en dichas normas. Artículo 35. Acceso a datos personales en posesión de los sujetos obligados. Los sujetos obligados no podrán permitir el acceso a datos personales de titulares de información sin su autorización, salvo que concurra alguna de las excepciones consagradas en los artículos 6º y 10 de la Ley 1581 de 2012.

Tampoco podrá permitirse el acceso a los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos que sean de naturaleza pública, de acuerdo con lo previsto en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012. Parágrafo 1º. Permitir el acceso de un dato semi-privado, privado o sensible no le quita el carácter de información clasificada, ni puede implicar su desprotección. Parágrafo 2º. Salvo que medie autorización del titular, a los datos semi-privados, privados y sensibles contenidos en documentos públicos sólo podrá accederse por decisión de autoridad jurisdiccional o de autoridad administrativa en ejercicio de sus funciones.

DECRETO DE 2014 Página 13 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

CAPÍTULO II

Información Pública Reservada

Artículo 36. Responsable de la calificación de Reserva de la información pública por razones de defensa y seguridad nacional, seguridad pública o relaciones internacionales. La calificación de reservada de la información prevista en los literales a), b) y c) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, corresponderá exclusivamente al jefe de la dependencia, división o área responsable de la generación, posesión, control o custodia de la información, o funcionario o empleado del nivel directivo, que por su completo e integral conocimiento de la información pública pueda garantizar que la calificación sea razonable y proporcionada. Artículo 37. Reserva de la información pública en la administración de justicia. Las excepciones previstas en los literales d), e) y f) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 solo son aplicables cuando existan elementos objetivos de los que pueda derivarse una afectación del interés público en la administración de justicia. Serán elementos objetivos los que razonable y proporcionadamente puedan generar daño al curso de una investigación, al procedimiento seguido para administrar justicia, a la estrategia sustancial y procesal, a la igualdad de las partes, a las actividades de prevención o persecución de los delitos, a las medidas adoptadas para evitar su comisión o a los derechos de las víctimas. Parágrafo. La información contenida en las investigaciones penales podrá ser divulgada una vez se haga efectiva la medida de aseguramiento; y la de las investigaciones disciplinarias, una vez se formule pliego de cargos. En los casos en que quien solicite la información pública sea uno de los investigados o no sea procedente la medida de aseguramiento, la divulgación de la información se sujetará a lo previsto en las respectivas normas penales. Artículo 38. Reserva de la información pública por razones de estabilidad macroeconómica y financiera. La excepción prevista en el literal h) del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014 podrá amparar la calificación de información pública reservada cuando:

(1) Pueda afectar la estabilidad de la economía o los mercados, la eficacia de la política macroeconómica y financiera o el cumplimiento de las funciones de las entidades que tienen a su cargo el diseño y la implementación de estas políticas; y,

(2) Esté relacionada con las labores de supervisión necesarias para garantizar la estabilidad del sistema financiero y la confianza del público en el mismo.

Artículo 39. Derechos de la infancia y la adolescencia. En concordancia con los artículos 8º y 9º de la Ley 1098 de 2006, la decisión de divulgar información pública reservada que contenga datos de niños, niñas y adolescentes deberá tener en cuenta la garantía simultánea e integral de todos sus derechos. Artículo 40. Temporalidad de la reserva. Sin perjuicio del período máximo de reserva de la información a que hace referencia el artículo 22 de la Ley 1712 de

DECRETO DE 2014 Página 14 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

2014, la información respectiva debe divulgarse si desaparecen las condiciones materiales que justificaban su reserva. El término máximo de quince (15) años a que se refiere el artículo 22 de la Ley 1712 de 2014 empezará a contarse a partir de la fecha en que la información se generó.

CAPÍTULO III

Directrices para la Calificación de Información Pública como Clasificada o Reservada

Artículo 41. Identificación de la norma que clasifica o reserva. Para asignar el carácter de clasificada o reservada a la información pública que se encuentra bajo su posesión, control o custodia, los sujetos obligados deben identificar las disposiciones constitucionales o legales que expresamente así lo dispongan. Artículo 42. Aplicación restrictiva de las excepciones al acceso a la información pública. Los sujetos obligados aplicarán restrictivamente las excepciones al deber de divulgación de la información pública y determinarán, con el mismo criterio, qué información es clasificada o reservada. Parágrafo 1º. Conforme a lo previsto en la Ley 1712 de 2014, la aplicación restrictiva de las excepciones de que trata este artículo implica que la clasificación o reserva de información pública no es una facultad absoluta, sino que está limitada por el derecho fundamental de acceso a la información pública, en tanto se presume que toda la información en poder de los sujetos obligados es pública en virtud de los principios de máxima publicidad para titular universal y de transparencia, contenidos en los artículos 2º y 3º de la misma Ley estatutaria. Parágrafo 2º. En caso de duda sobre el carácter reservado de la información, los sujetos obligados deberán divulgarla cuando se la requieran. Artículo 43. Existencia y divulgación integral o parcial de la información. Si un mismo acto o documento contiene información que puede ser divulgada e información clasificada o reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y explicar genéricamente el contenido de los que no pueden divulgarse, junto con los fundamentos jurídicos para retenerlos. Los sujetos obligados podrán tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; abrir un nuevo expediente con la información pública que puede ser divulgada; o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información.

Artículo 44. Criterios y principios para la identificación del daño. En la identificación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de la información, los sujetos obligados deben atender las previsiones del artículo 3º de la Ley 1712 de 2014, en especial los criterios de razonabilidad y

DECRETO DE 2014 Página 15 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

proporcionalidad, y los principios de transparencia, buena fe, facilitación, eficacia y responsabilidad en el uso de la información. Artículo 45. Definición de daño presente, probable y específico. Se entenderá que el daño es presente siempre que no sea remoto ni eventual; probable cuando existan las circunstancias que harían posible su materialización; y específico sólo si puede individualizarse y no se trate de una afectación genérica. Artículo 46. Criterios de razonabilidad y proporcionalidad. Para mostrar que la decisión de clasificar o reservar un dato es razonable, los sujetos obligados propenderán por adoptar la medida que menos perjudique el interés público de transparentar una situación jurídica y que sea estrictamente necesaria para proteger el derecho fundamental afectado con la calificación; y para mostrar que es proporcional, expondrán las razones que demuestran que la medida garantiza los intereses particulares o públicos, previstos en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, e impide una lesión mayor a la causada al derecho de acceso a la información pública con la clasificación o reserva de datos bajo su posesión, control o custodia. Artículo 47. Pruebas de la calificación. Los sujetos obligados deben aportar las razones y las pruebas que fundamenten y evidencien la condición de clasificada o reservada que ha asignado a la información pública bajo su posesión, control o custodia. Artículo 48. Coordinación interinstitucional. Si un sujeto obligado comparte con otro información pública calificada como clasificada o reservada, deberá advertirle de tal circunstancia para que éste último excepcione también su divulgación. Si es el sujeto obligado que recibe la información pública el que la califica, así deberá advertírselo a su remitente para que restrinja su revelación.

CAPÍTULO IV

Denegación o rechazo del Derecho de Acceso a la Información Pública por

Clasificación o Reserva

Artículo 49. Contenido del acto de respuesta de rechazo o denegación del derecho de acceso a información pública por clasificación o reserva. El acto de respuesta del sujeto obligado que deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva, además de las directrices señaladas en el artículo 28 y lo previsto en el Índice de Información Clasificada y Reservada, deberá contener:

a. El fundamento constitucional o legal que justifican el objetivo legítimo de la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara;

b. La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada;

c. El tiempo que cobija la clasificación o reserva a partir de la fecha de generación de la información.

DECRETO DE 2014 Página 16 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

d. La determinación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de la información pública y la relación de las pruebas que acrediten la amenaza del daño, en caso de que existan.

En ningún caso procederá el rechazo de una solicitud por razones tales como encubrir violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni para proteger el prestigio de personas, organizaciones o autoridades. La solicitudes de información sobre contratación con recursos públicos no podrán ser negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices señaladas en el presente decreto.

TÍTULO V

Instrumentos de la Gestión de Información Pública Artículo 50. Instrumentos de gestión de la información pública. Los instrumentos para la gestión de la información pública, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, son:

(1) Registro de Activos de Información. (2) Índice de Información Clasificada y Reservada. (3) Esquema de Publicación de Información. (4) Programa de Gestión Documental.

Los sujetos obligados deben articular dichos instrumentos mediante el uso eficiente de las tecnologías de la información y las comunicaciones, y garantizar su actualización y divulgación. Artículo 51. Mecanismo de adopción y actualización de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública. El Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación Información, y el Programa de Gestión Documental, deben ser adoptados y actualizados por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo.

CAPÍTULO I

Registro de Activos de Información

Artículo 52. Concepto. El Registro de Activos de Información es el inventario de la información pública que el sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, transforme o controle en su calidad de tal,

Artículo 53. Componentes. El Registro de Activos de Información debe contener, como mínimo, los siguientes componentes:

(1) Toda la información publicada por el sujeto obligado. (2) Toda la información disponible para ser solicitada por el público. (3) Toda la información calificada de clasificada y reservada (Índice de

Información Clasificada y Reservada).

DECRETO DE 2014 Página 17 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Información debe detallarse los siguientes datos:

a. Categorías o Series de información: de Conjunto de unidades de

información de contenidos homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

b. Nombre o título de la información: Palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información

c. Descripción de la información: Define brevemente de qué se trata la información.

d. Idioma: Establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información.

e. Medio de conservación y/o soporte: Establece soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio visual entre otros. (físico- análogo o digital- electrónico).

f. Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.

g. Fecha de generación de la información: Identifica el momento de la creación de la información.

h. Nombre del responsable de la producción de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad que creó la información.

i. Frecuencia de generación de información. Identifica la frecuencia con que se genera la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable.

j. Frecuencia de actualización: Identifica la periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualización la información, de acuerdo a su naturaleza y a la normativa aplicable.

k. Nombre del responsable de la información. Corresponde al nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso.

l. Información publicada o disponible. Indica si la información está publicada o disponible para ser solicitada, señalando dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar.

Adicional a los anteriores datos, el Índice de Información Clasificada y Reservada contendrá las especificaciones establecidas en el artículo 55 del presente decreto.

Parágrafo 1º. El Registro de Activos de Información debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, conforme a lo previsto en el artículo 4º del presente decreto, así como en el portal de datos abiertos del Estado Colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya. Parágrafo 2°. El sujeto obligado debe actualizar el Registro de Activos de Información de acuerdo con los procedimientos y lineamientos definidos en su Programa de Gestión Documental.

DECRETO DE 2014 Página 18 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

Parágrafo 3º. El Ministerio Público podrá establecer estándares para el Registro de Activos de Información de los sujetos obligados.

CAPÍTULO II

Índice de Información Clasificada y Reservada Artículo 54. Concepto del Índice de Información Clasificada y Reservada. El Índice de Información Clasificada y Reservada es el componente del Registro de Activos de Información en el que se registra la información pública generada, obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, en calidad de tal, que ha sido calificada como clasificada o reservada. Artículo 55. Contenido del Índice de Información Clasificada y Reservada. Además de los datos que contiene el Registro de Activos de Información previstos en el artículo 53 del presente decreto, el Índice de Información Clasificada y Reservada indicará, para cada información calificada como reservada o clasificada, lo siguiente:

e. El fundamento constitucional o legal que justifican el objetivo legítimo de la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara;

f. La identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada;

g. Una breve motivación de la clasificación o reserva, donde se señalen las razones, motivos o circunstancias especiales que llevaron al sujeto obligado a la calificación de la información.

h. Según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas;

i. La fecha de la calificación de la información como reservada o clasificada; j. El tiempo que cobija la clasificación o reserva.

Parágrafo 1°. El índice de Información Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo Índice y en el Programa de Gestión Documental. Parágrafo 2º. El Índice de Información Clasificada y Reservada será de carácter público y se divulgará en el sitio web oficial del sujeto obligado, conforme a lo previsto en el artículo 4º del presente decreto.

CAPÍTULO III

Esquema de Publicación de Información

Artículo 56. Concepto. El Esquema de Publicación de Información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada,

DECRETO DE 2014 Página 19 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la misma. Artículo 57. Componentes del Esquema de Publicación de Información. En concordancia con lo establecido en el artículo 12 de la Ley 1712 de 2014, el Esquema de Publicación de Información debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

(1) El listado de información mínima publicada en el sitio web oficial del sujeto

obligado o en los sistemas de información del Estado, conforme a lo previsto en los artículos 9º, 10º y 11º de la Ley 1712 de 2014.

(2) El listado de la información publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior, y conforme a lo ordenado por otras normas distintas a la Ley de Transparencia y del Derecho al Acceso a la Información Pública Nacional.

(3) El listado de la información publicada por el sujeto obligado en su sitio web oficial, adicional a la mencionada en los dos numerales anteriores, producto de las respuestas a 10 solicitudes similares de información formuladas por la ciudadanía, interesados o usuarios, sobre un mismo tema.

(4) Información publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de información divulgada con anterioridad, de que trata el artículo 14 de la Ley 1712 de 2014.

(5) Información de interés para la ciudadanía, interesados o usuarios, publicada de manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estratégicos.

(6) La información que se publicará de manera proactiva.

Adicional a los datos contenidos del Registro de Activos de Información previstos en el artículo 53 del presente decreto, para cada una de los anteriores componentes de Esquema de Publicación de Información se debe indicar:

a. Lugar en el sitio web en donde se puede descargar la información cuyo

contenido se describe; b. Para el caso de la información señalada en el numeral 6º indicar la manera

en la cual publicará la información y cómo acceder a la información cuyo contenido se describe.

Parágrafo 1º. Para facilitar el acceso a la información, los sujetos obligados publicarán el Cuadro de Clasificación Documental conforme a lo previsto en el artículo 4º del presente decreto. Parágrafo 2º. El Ministerio Público podrá hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicación de Información. Artículo 58. Procedimiento participativo para la adopción y actualización del Esquema de Publicación. Los sujetos obligados implementarán mecanismos de consulta a ciudadanos, interesados o usuarios en los procesos de adopción y actualización del Esquema de Publicación, con el fin de identificar información que pueda publicarse de manera proactiva y de establecer los formatos alternativos que faciliten la accesibilidad a poblaciones específicas.

DECRETO DE 2014 Página 20 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

CAPÍTULO IV

Programa de Gestión Documental

Artículo 59. Concepto. El Programa de Gestión Documental es un plan elaborado por el sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación. Artículo 60. Articulación y/o integración del Programa de Gestión Documental con los instrumentos de gestión de información. La información incluida en el Registro de Activos de Información, en el Índice de Información Clasificada y Reservada, y en el Esquema de Publicación de Información, definidos en el presente decreto, debe ser identificada, gestionada, clasificada, organizada y conservada de acuerdo con los procedimientos, lineamientos, valoración y tiempos definidos en el Programa de Gestión Documental del sujeto obligado. Parágrafo. El sujeto obligado debe contar con políticas de eliminación segura y permanente de la información, una vez cumplido el tiempo de conservación establecido en las tablas de retención documental, de acuerdo a lo establecido en el Programa de Gestión Documental. Artículo 61. Conservación de la información publicada con anterioridad. Los sujetos obligados deben garantizar la conservación de los documentos divulgados en su sitio web o en sistemas de información que contengan o produzcan información pública, para lo cual seguirán los procedimientos de valoración documental y delimitarán los medios, formatos y plazos para la conservación de la información publicada con anterioridad, con el fin de permitir su fácil acceso luego de retirada la publicación. Artículo 62. Información publicada con anterioridad. Los sujetos obligados deben definir un procedimiento para retirar la información que haya sido publicada y garantizar la recuperación de información retrospectiva que haya sido desfijada o retirada. En los casos de liquidaciones, supresiones, fusiones o escisiones, los sujetos obligados deben asegurar que los esquemas de publicación se mantengan, sin que se obstaculice el acceso a la información pública. La entrega de la información al sujeto obligado que asuma las responsabilidades del cesante se garantizará mediante inventarios debidamente ordenados. Artículo 63. Aplicación de lineamientos generales sobre el Programa de Gestión Documental. Los sujetos obligados aplicarán en la elaboración del Programa de Gestión Documental los lineamientos contenidos en Decreto 2609 de 2012 o las normas que lo sustituyan o modifiquen. Artículo 64. Lineamientos sobre el Programa de Gestión Documental para los sujetos obligados de naturaleza privada. Los sujetos obligados de naturaleza privada que no están cobijados por el Decreto 2609 de 2012, deben cumplir, en la elaboración del Programa de Gestión Documental, como mínimo, con las siguientes directrices:

DECRETO DE 2014 Página 21 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

(1) Contar con una instancia de alto nivel responsable de aprobar la política y el Programa de Gestión Documental, así como las tablas de retención documental;

(2) Elaborar y aprobar sus tablas de retención documental; (3) Crear un archivo institucional y asignarle su administración a un

empleado del nivel profesional; (4) Articular el Programa de Gestión Documental con los sistemas de

calidad y con otros sistemas administrativos; (5) Diseñar políticas para la gestión de sus documentos electrónicos,

incluyendo políticas de preservación digital; (6) Integrarse el Sistema Nacional de Archivos; (7) Reportar información sobre los avances del Programa de Gestión

Documental al Archivo General de la Nación; y (8) Publicar los cuadros de clasificación documental conforme a lo

previsto en el artículo 4º del presente decreto.

TÍTULO VI

Seguimiento a la gestión de la Información

Artículo 65. Seguimiento a la gestión de la información pública. Los sujetos obligados deben adelantar las acciones pertinentes para hacer seguimiento a la gestión de la información pública. El Ministerio Público y las entidades líderes de la política de transparencia y de acceso a la información pública definidas en el artículo 32 de la Ley 1712 de 2014, de acuerdo con su ámbito de competencia, adelantarán acciones que permitan medir el avance en la implementación de la ley de transparencia por parte de los sujetos obligados, quienes deben colaborar armónicamente en el suministro de la información que se requiera.

Artículo 66. Registro de solicitudes de acceso a información. Los sujetos obligados implementarán, entre sus mecanismos de seguimiento a la gestión de la información pública, un registro de solicitudes y gestión de acceso a información pública, en el que se discrimine:

(1) El número de solicitudes recibidas. (2) El tiempo que se tomó el sujeto obligado para decidir de fondo cada

solicitud. (3) El número de decisiones en las que se decidió favorablemente. (4) El número de solicitudes en las que se negó completamente el acceso a la

información. (5) El número de solicitudes en las que se negó parcialmente el acceso a la

información. (6) Los motivos que soportaron las decisiones o resoluciones negativas.

Parágrafo. Este registro de solicitudes de acceso a información estará a disposición del público en los términos establecidos en el artículo 4º del presente decreto. Artículo 67. Vigencia y derogatoria. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicación, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 33 de la Ley 1712 de 2014, respecto a la diferencia de la entrada en vigencia para el orden nacional y el territorial.

DECRETO DE 2014 Página 22 de 23

“Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

______________________________________________________________________________

El presente decreto deroga todas las normas que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dado en Bogotá D.C., a los………. –

JUAN MANUEL SANTOS

El Ministro de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, DIEGO MOLANO VEGA

La Ministra de Cultura, MARIANA GARCÉS CÓRDOBA

El Director General del Departamento Nacional de Planeación, SIMÓN GAVIRIA MUÑOZ

La Directora del Departamento Administrativo de la Función Pública, LILIANA CABALLERO DURÁN