MENUMENU

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL  

OBJETIVO: ANALIZAR DIFERENTES TIPOS

DE DOCUMENTOS, ESTABLECIENDO  

SUS CARACTERÍSTICAS, CLASES, TIPOS,

VALORES Y EDADES.     

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LIBROSLIBROS REVISTASREVISTAS FOTOGRAFIASFOTOGRAFIAS PARTITURASPARTITURAS MAPASMAPAS

SELLOSSELLOS MEDALLASMEDALLAS CUADROSCUADROSDISCOSDISCOS

CASETTESCASETTES

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DOCUMENTO CUALQUIER SOPORTE QUE CONTIENE REGISTRADA INFORMACIÓN. 

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DOCUMENTO ARCHIVÍSTICO

REGISTRO DE INFORMACIÓN INDEPENDIENTE DE SU SOPORTE, PRODUCIDA O RECIBIDA POR UNA PERSONA O ENTIDAD PÚBLICA O PRIVADA EN RAZÓN A SUS FUNCIONES.   

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CARACTERÍSTICAS

    INTERNAS

• LENGUA EMPLEADA AL AUTOR

• DESTINATARIO

• AL FORMULARIO Y SUS CLÁUSULAS

• CONTENIDO O MENSAJE

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CARACTERÍSTICAS  EXTERNAS

• MATERIA O SOPORTE (PERGAMINO, PAPEL, CINTA, DISQUETTE, ETC)

• MEDIO UTILIZADO PARA FIJAR EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO (ESCRITURA; DIBUJOS Y COLORES),

• FORMATO (TAMAÑO: CUADERNILLOS, FOLIO..)

• SIGNOS ESPECIALES Y VISIBLES (SELLOS, RUEDAS, LETRAS INICIALES)

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CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

·       EL SOPORTE

·       SU AUTOR

·       SU FINALIDAD

·       FUNCION EN EL TIEMPO

·       SU TRAMITACION1 PAGINA1 PAGINA

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  SEGÚN EL SOPORTE 

PAPEL ·       DOCUMENTOS TEXTUALES ·       DOCUMENTOS GRAFICOS: PLANOS, MAPAS Y DIBUJOS EN GENERAL.

 DOCUMENTOS DE IMÁGEN FOTOGRAFÍAS, CUADROS, PINTURAS.   

 

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SEGÚN EL SOPORTE 

• CINTA: AUDIOVISUALES COMO: VIDEOS, PELÍCULAS, CASSETES, CINTAS MAGNÉTICAS, MICROFILM Y MICROFICHAS.

•   OTROS SOPORTES: DISQUETES, DISCO ÓPTICO, SELLOS, MONEDAS

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SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

 

·       DOCUMENTO PUBLICO: EXPEDIDO

POR EL FUNCIONARIO PÚBLICO, EN

EJERCICIO DE SUS FUNCIONES COMO

REPRESENTANTE DEL GOBIERNO.   

  ·      

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SEGÚN EL ENTE PRODUCTOR O SU AUTOR

• DOCUMENTO PRIVADO:

EXPEDIDO POR PARTICULARES O POR FUNCIONARIOS PÚBLICOS CUANDO NO ESTÁN EJERCIENDO SU FUNCIÓN.

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 SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA        DOCUMENTOS DISPOSITIVOSAUTORIDAD ASIENTA SU VOLUNTAD CO INTENCIÓN DE SER OBEDECIDA

Documento esencial

LEYES, DECRETOS, RESOLUCIONES, SENTENCIAS. MANUALES DE PROCEDIMIENTO, REGLAMENTOS DE

TRABAJO, INSTRUCCIONES ADMINISTRATIVAS.      1 PAGINA1 PAGINA

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SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

 •    DOCUMENTOS TESTIMONIALES• AUTORIDAD ASIENTA O ACEPTA LA

INFORMACIÓN DA FÉ Y TIENE VALOR LEGAL - SIRVEN DE PRUEBA O TESTIMONIO

Documento esencial • EJEMPLOS: ACTAS, DOCUMENTOS

CONTABLES (LIBROS Y BALANCES), ESCRITURAS, CONVENIOS, CONTRATOS, PLANOS DE LAS OBRAS.

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SEGÚN LA FINALIDAD QUE PERSIGA

 • DOCUMENTOS INFORMATIVOS

SE ASIENTA INFORMACIÓN O NOTICIA RELACIONADA CON LA TRAMITACIÓN

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SEGÚN FUNCIÓN

• SUSTANTIVOS

SIRVEN A LAS FUNCIONES INSTITUCIONALES

• COMUNES O FACILITATIVOS

FUNCIONES DE APOYO ADMINISTRATIVO

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CLASIFICACIÓN

• Documento misional. Documento producido o recibido por una institución en razón de s u objeto social.

• Documento original. Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

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SEGÚN SU FUNCION EN EL TIEMPO  SE AGRUPAN LOS DOCUMENTOS, SEGÚN LA IMPORTANCIA QUE REPRESENTA PARA LA EMPRESA:        VITALES: SON AQUELLOS DOCUMENTOS INDISPENSABLES PARA EL FUNCIONAMIENTO Y CRECIMIENTO DE LA ENTIDAD. EJEMPLOS: ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN, DE PROPIEDAD, PATENTES DE FUNCIONAMIENTO, REGISTROS O SUSCRIPCIONES, PLANOS, DISEÑOS.        IMPORTANTES: DOCUMENTOS QUE CONTIENEN INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN POR PERÍODOS DE CINCO A SEIS AÑOS. EJEMPLOS: FACTURAS CUENTAS POR COBRAR, POR PAGAR, ESTADOS FINANCIEROS. • UTILES: DOCUMENTOS QUE AYUDAN A LA GESTIÓN, GENERALMENTE POR EL AÑO DE LA VIGENCIA. EJEMPLOS: CORRESPONDENCIA TANTO INTERNA COMO EXTERNA.        NO ESENCIALES: DOCUMENTOS QUE YA NO TIENEN NINGÚN VALOR DESPUÉS DE SEIS MESES. EJEMPLOS: ANUNCIOS, COMUNICACIONES INTERNAS, CIRCULARES INFORMATIVAS.

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SEGÚN SU TRAMITACION         DOCUMENTOS CORRIENTES: SON LOS QUE PRODUCE O RECIBE UNA INSTITUCIÓN EN DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, MIENTRAS CUMPLEN LA FUNCIÓN QUE LES DIO ORIGEN. 

EJEMPLOS: CARTAS, CIRCULARES, MEMORANDOS

       DOCUMENTOS SEMICORRIENTES: SON AQUELLOS QUE CUMPLIDO SU TRÁMITE, SON REMITIDOS A UN ARCHIVO EN DONDE SE CONSERVAN PARA FINES ADMINISTRATIVOS, JURÍDICOS O FISCALES. UNA VEZ CUMPLIDO SE DECIDE SU POSTERIOR EVALUACIÓN, CONSERVACIÓN PERMANENTE Y/O ELIMINACIÓN. 

EJEMPLOS: CONTRATOS, HOJAS DE VIDA ...         DOCUMENTOS NO CORRIENTES: SON AQUELLOS QUE SE CONSERVAN PERMANENTEMENTE POR SER ÚTILES A LA HISTORIA, LA CIENCIA, LA CULTURA Y OTROS ÁMBITOS DE INTERÉS PARA LA NACIÓN, SUS INSTITUCIONES, SUS CIUDADANOS Y LA HUMANIDAD. 

EJEMPLOS: CÉDULA, ESCRITURAS, INVENTOS ETC.

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