Documentación requerida para la aplicación de la norma ISO 14000

Bachiller. Luis A Velásquez C.I: 24.437.845Código 46

El mejor método para demostrar la existencia de cualquier sistema de gestión es la documentación. Por lo tanto, la documentación representa el componente más importante de su sistema de gestión medioambientalTres niveles de documentación requeridos para que un sistema de gestión medioambiental cumpla con la ISO 14000:

¿Cómo preparar la documentación de un sistema de gestión medioambiental

basado en la ISO 14000?

Documentos de Nivel

1Documentos de Nivel 2

Documentos de Nivel 3

Documentos de Nivel 1

Son declaraciones políticas para cada elemento de la Sección 4 en la ISO 14001. Estas declaraciones políticas explican por qué una compañía está conforme con un elemento en particular.

Cada declaración política debe nombrar una persona y título responsable de la implementación de la política. La de una compañía típica debería ocupar una página o menos. Todas las manifestaciones políticas, la política medioambiental global de la compañía y un cuadro organizativo deben ser agrupados dentro de un manual de política medioambiental

Documentos de Nivel 2

Son los procedimientos operativos estándar que se utilizan dentro de la compañía.

Los documentos de Nivel II relacionados con la norma de gestión medioambiental se agrupan en el manual de procedimiento medioambiental.

Estos mismos procedimientos pueden formar parte de un manual de procedimientos más extenso de la compañía. Los procedimientos de operación estándar describen un proceso en particular, generalmente llevado a cabo por una serie de gente diferente.

Describirá cómo, cuando, quién, dónde y con qué equipamiento se llevará a cabo el cumplimiento de un proceso formado por una serie de tareas relacionadas con él.

Documentos de Nivel 3Son las instrucciones de trabajo escritas utilizadas por un individuo para completar una de las tareas listadas en el procedimiento de operación estándar.

La tarea se descompone en pasos identificables. Una buena instrucción de trabajo utiliza un

mínimo de palabras para recopilar una cantidad

máxima de información.

Las ilustraciones, diagramas, tablas de

referencia y otras ayudas, se recomiendan

para respaldar las instrucciones de trabajo.

Los resultados medioambientales

producidos a partir de la implementación de

políticas y del uso de procedimientos e

instrucciones de trabajo crean lo que a veces se

denomina cuarto nivel de documentación

¿cómo utilizar los diagramas de flujo para preparar su documentación?

Un diagrama de flujo se puede utilizar para identificar las fases más importantes del proceso o para mostrar el flujo de tareas requeridas para completar una fase de un proceso.

Redacción de un procedimiento: respuesta de emergencia

El rectángulo representa una fase del proceso. Los recuadros en forma de diamante son puntos de decisión del proceso. Se pueden utilizar otros símbolos para representar actividades tales como conexiones con otros procesos o como documentación producida por el proceso

Ejemplo:

UN MEJOR DIAGRAMA DE FLUJO

El diagrama de flujo básico se puede modificar

para adecuarse a la necesidad específica de

elaboración de un procedimiento operativo

específico.

Si se divide cada fase en las tareas específicas

implicadas, se conseguirá la información necesaria

para redactar el procedimiento.

Para cada tarea identificada se añade

información sobre quién lo hace, cuándo se hace, qué

equipamiento se utiliza, qué rendimiento se espera

y cómo se hace.

Utilizando esta forma, podemos elaborar un diagrama de flujo y después añadir la información que

necesitamos para redactar un procedimiento

Utilizando esta forma, podemos elaborar un diagrama de flujo y después añadir la información que necesitamos para redactar un procedimiento.

Para cada una de las tareas, el equipo determinará quién será responsable del cumplimiento de la tarea, cuándo la llevará a cabo, dónde tendrán lugar estas

actividades y qué equipamiento se utilizará. Si existen instrucciones de trabajo para completar esta tarea, se tomará nota de ella junto con la información previa en nuestro

formulario.

Para cada fase describirán las tareas que se tienen que cumplir. Se haría una lista de éstas en la segunda columna de la hoja del diagrama del flujo. Las tareas se listarán por

orden de realización.

Este diagrama de flujo nuevo se representará en la primera columna de la hoja del diagrama de flujo . Después el equipo cambiará su análisis para centrarse en cada fase

del proceso en particular.

Utilizando el diagrama de flujo creado para el proceso de respuesta de emergencia, podemos cumplimentar este formulario para ayudarnos a redactar el procedimiento de respuesta de emergencia. Ello se consigue representando en primer lugar el diagrama de flujo en la primera columna, que se debe preparar utilizando un equipo multifuncional.

Flujo de proceso

Tareas Quien Cúando

Dónde

Equipamiento

Instrucciones de trabajo relativa

Formulario tipo de gráfico de flujo para ayudar en la redacción de procedimientos de operación estándar

Hay varios elementos que se pueden incluir en cualquier documentación. Estos incluyen el título del documento, su número, una firma que indique que el documento ha sido autorizado, el nivel de revisión, nombre de la compañía y un esquema de numeración de páginas. Un buen formato para los procedimientos operativos e instrucciones de trabajo es numerar los párrafos según su nivel de descripción. Por ejemplo, el tema de «finalidad» puede ser numerado 1.0. La descripción general de este tema se puede numerar 1.1.0. Los principales temas a cubrir por un procedimiento operativo estándar incluirían los siguientes:

Finalidad Alcance y objetivos Responsabilidades Procedimientos definiciones Documentos relacionados Cuestiones de auditoría

EL ESTILO EN LA REDACCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Un manual de procedimientos no debe levantar una barrera para las operaciones.

La idea es hacer que su manual de procedimientos sea fácil de usar para que la gente se anime a seguir las instrucciones de trabajo.

El formato que seleccione debe dejar algunos espacios en blanco en la página y tener un aspecto atractivo.

Los procedimientos e instrucciones de trabajo deben ser tipografiados o impresos en una impresora que tenga un tamaño mínimo de 12 puntos y que sea fácil de leer.

Redactar procedimientos que puedan ser comprendidos por todos los empleados.

Para empezar, el procedimiento debe estar redactado de forma clara, concisa y utilizando un lenguaje sencillo.

Además de los procedimientos escritos, su manual de procedimientos debe estar organizado en torno a las siguientes líneas: En primer lugar, el manual se debe preparar utilizando una carpeta de tres anillas; de este modo se podrán actualizar fácilmente los procedimientos existentes. En segundo lugar, la cubierta debe indicar claramente que se trata de su manual de procedimiento medioambiental. No dude en utilizar un logo de la compañía y en dar a cada manual un número de control como parte de su sistema de control de documentos. La primera página del manual debe ser una copia de su política de calidad medioambiental global de la compañía.

Debe ir seguida de un índice que enumere todos los procedimientos incluidos y sus correspondientes niveles de revisión. Haciendo una lista de los niveles de revisión será más fácil que su equipo de auditoría interna pueda confirmar que su manual está al día.

Después del índice debe haber un prefacio que describa la finalidad general de su manual de procedimiento medioambiental. Después seguirá una copia del cuadro organizativo.

EL DISEÑO Y LA UTILIZACIÓN CORRECTOS DE LAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Las instrucciones de trabajo también son diferentes de los procedimientos operativos en cuanto a intención y presentación. En primer lugar, la intención de una instrucción de trabajo es informar a un individuo sobre cómo completar una tarea. En lugar de descomponer cada fase del proceso en tareas, ahora tomamos una tarea y la descomponemos en pasos identificarles La cantidad de detalle necesario dentro de una instrucción de trabajo variará en función de varios factores, como por ejemplo:

La complejidad de la tarea

El nivel de conocimiento que posean los trabajadores

La posibilidad de que las tareas las complete un trabajador temporal

El idioma que hablen los empleados La necesidad de ilustraciones o muestras

En segundo lugar, una instrucción de trabajo está presentada en un formato diferente.

Al igual que un procedimiento, hay un bloque de apertura con el nombre de la instrucción, la fecha de revisión, el nivel de revisión, la firma de autorización, el número de instrucción y el número de páginas.

Después empieza la instrucción mediante la descripción de las tareas que se deben completar, incluida una descripción del alcance de aplicación, en otras palabras, dónde se va a utilizar esta instrucción.

Esto va seguido por una lista del equipamiento y de otros recursos necesarios para completar la tarea.

Después empieza el proceso de descripción de cómo se van a completar las tareas.

Después puede añadir información adicional, como listas de comprobación de defectos, criterios del profesional, precauciones de seguridad, con quién contactar si tiene dudas, y otros

Lo que debe intentar es redactar una instrucción de trabajo que pueda ser seguida por una persona responsable de la actividad, incluso si esa persona tuviese un conocimiento limitado de su compañía producto y operaciones.

Las instrucciones deben incluir información sobre dónde obtener el equipamiento necesario, precauciones a seguir y resultado a conseguir.

Al mismo tiempo, debe utilizar el menor número posible de palabras para comunicar la información, pero instrucciones suficientes para satisfacer las necesidades de la situación particular.

El análisis del trabajo y de la tarea le pueden ayudar a elaborar instrucciones de trabajo y procedimientos así como un flujo de documentos para ayudarle a cumplir sus necesidades de formación, descripción de puestos de trabajo, pruebas de aptitud, gestión de personas, y otras necesidades. No es la única manera de conseguirlo, pero es uno de los caminos más eficientes para lograr un sistema de gestión medioambiental de mejor calidad.

Conclusiones