Doc project management 2010
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Gestión de Proyectos Gestión de Proyectos Claves y metodología
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Gestión de ProyectosGestión de ProyectosClaves y metodología
Noviembre de 2009
Presentación: Quiénes somos, por qué estamos aquí ?
Nombre
Empresa, Departamento, Rol
Experiencia en proyectos
Mejor y peor vivencia en un
proyecto
Objetivos personales /
Expectativas para este curso
(2 minutos por persona)
3
Gestión de Proyectos: objetivos y agenda
Introducir los conceptos clave en Gestión de Proyectos y los estándares del Project Management Institute (PMI)
Proporcionar a los participantes el método, las plantillas y las herramientas del día a día para la gestión de proyectos
Agenda orientativa
Mañana
• Introducción
• Inicio del proyecto
• Planificación del Proyecto
Tarde
• La Ejecución: Gestión y control
• Cierre del Proyecto
• Recapitulación y plan de acción personal
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
IntroducciónIntroducción
INTRODUCCIÓN
Project Management Institute (PMI), Estándares
¿Qué es un proyecto?
Ingredientes clave para el éxito del proyecto
Revisar el ciclo de vida de un proyecto (PMI)
Conocer el “project triangle”
Concepto de “trade-off” (canjes) en proyectos
Project Management Institute
El Project Management Institute, creado en 1969, es una
organización sin ánimo de lucro dedicada al “estado del arte” en
Gestión de Proyectos.
PMI (www.pmi.org) está representado en más de 170 países y cuenta
con más de 270.000 miembros en todo el mundo
Sus actividades comprenden:
Desarrollo de estándares en Dirección de Proyectos, basados en el PMBOK®
(Project Management Body of Knowledge), único estándar ANSI para la
gestión de proyectos.
Programas de Certificación, Publicaciones Profesionales, Grupos de Trabajo,
Congresos …
¿ Qué es un Proyecto ?
… un conjunto de tareas interrelacionadas
para conseguir un resultado específico
en un período de tiempo determinado
?
Ingredientes clave para el éxito del proyecto
Objetivos claros y documentados
Ámbito/Alcance tiempo y/o coste priorizados
Las partes implicadas (stakeholders) dan feedback y “compran”
el proyecto
Roles y Responsabilidades claramente documentados
Planificación realista y organización sólida
“Baseline” documentada y aceptada formalmente
Cambios, Incidencias y Riesgos gestionados
Comunicación excelente y liderazgo del equipo
Soporte de sponsor / management
?
El triángulo del proyecto (PMI: “The project triangle”)
Tiempo / Schedule(Time)
Presupuesto / Budget (Cost)
Alcance / Features(Scope)
Los “cimientos” de la Gestión de Proyectos …
PMI también introduce Calidad, Riesgos y Satisfacción del Cliente
PMI también introduce Calidad, Riesgos y Satisfacción del Cliente
Estableciendo prioridades …
Project Tradeoff Matrix (select prioritisation of project triangle components: Schedule, Resources, Scope)
Accept (We will accept impacts to the …)
Optimize (to optimize the)
Fixed (while maintaining fixed our)
Resources (budget)
Schedule Scope (features)
Es conveniente establecer las prioridades y parámetros de
decisión utilizando las 3 dimensiones del “triángulo “del
proyecto
Una forma es utilizar en el project charter una matriz de
“tradeoffs”, es decir prioridades a la hora de tomar decisiones
sobre “canjes” en cualquiera de los 3 componentes del
triángulo
Ciclo de vida de un proyecto - Project Lifecycle (PMI)
PMBOK – 3a Edición
Inicio Planning Ejecución Control Cierre
“Esfuerzo” a lo largo del proyecto
Cambios y “stakeholders” a lo largo del proyecto
Las áreas de gestión de un proyecto
PMI distingue 9 áreas de gestión “transversales”
Integration Management
Scope Management
Time Management
Cost Management
Quality Management
Human Resources Management
Communications Management
Risks Management
Procurement Management
Areas de gestión, ciclo de vida y procesos asociados
PMI distingue 9 áreas de gestión y procesos para cada fase del ciclo de vida
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Roles en un proyecto
Normalmente …
Project sponsor (Sponsor)
Project manager (Jefe de Proyecto)
Project team members (miembros del equipo)
Otros,
Steering Committee (Comité de dirección)
Vendors (Proveedores)
Customer (Clientes)
…
Atributos de un buen Project Manager?
Gran habilidad de análisis y resolución de problemas
Habilidades de comunicación
Habilidad para trabajar bajo presión
Iniciativa y liderazgo
Gran capacidad de gestión de equipos
Orientación a resultados
Gran habilidad de organización y coordinación
Introducción – resumiendo …
Qué es un proyecto?
Las 5 fases del PMI project lifecycle?
Ingredientes clave para un proyecto de éxito?
Las 9 areas de gestión de un proyecto?
Los 3 elementos del project triangle?
“Trade-off” en gestión de proyectos ?
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Fase de InicioFase de Inicio
Planning Ejecución Control CierreInicio
Fase de INICIO…
El project charter o acta de alcance del proyecto
Business case, razón de ser o visión del proyecto
Identificar riesgos
Preparar los “project logs” / hojas de seguimiento
Definir un plan de communicación
Definir roles y responsibilidades
Obtener la aprobación de stakeholders
Initiation Phase, características
El objetivo de la “initiation phase” es definir el proyecto para obtener
la aprobación y pasar a planificarlo en detalle
Idealmente, el project sponsor completa el “business case” (razón de
ser, visión) y los requerimientos a alto nivel
En esta fase se asigna el Project manager
Los “entregables” de la “initiation phase” son:
Project charter, incluyendo el business case
Project logs
Pre-baseline presentation
Finaliza con la aprobación del project charter (Pre-baseline
presentation), por el project sponsor y/o cliente (u otros stakeholders)
Preparar el business Case o “enunciado de alcance”
Un documento que justifica por qué un proyecto debería iniciarse
Contiene la siguiente información preliminar para describir el
escenario del proyecto:
• El por qué, la motivación de la iniciativa (‘why’), Beneficios, ROI
• Partes implicadas (‘who’)
• Fechas deseadas (‘when’)
• Dependencias, hipótesis …
Proceso
El Sponsor, Cliente y/o Project Manager rellena el documento
Se asigna un Project Manager, si se aprueba el proyecto
Se integra en el Project Charter o “acta de constitución del proyecto”
Project Charter o acta de constitución del proyecto
Qué es un Project Charter?
Un documento que resume todos los aspectos clave de un proyecto
Propósito
Que todas las partes implicadas tengan toda la información
necesaria para que se pueda realizar la planificación detallada.
Proceso
Se basa en la información del Business Case o alcance y la amplía y
desarrolla
Se revisa con sponsor(s) y cliente(s) para acordar el contenido
Aprobación formal del sponsor(s) y cliente(s)
Nos permite iniciar la planificación
Estructura del Project Charter
1. Propósito del proyecto (Descripción, Problemática, Beneficios)
1. Objetivos
2. Principales Actividades
3. Alcance: Incluído/No incluído
4. Criterios de satisfacción cliente / éxito del proyecto
2. Roles y Responsabilidades & Resp. (Mgr, Sponsor, Team)
3. Costes/Presupuesto estimado
4. Tiempos estimados, hitos clave
5. Plan de comunicación inicial (acciones, reuniones, frecuencia)
6. Hipótesis, Dependencias
7. Riesgos iniciales detectados
Ejercicio: Acta de Alcance o Project Charter
La Dirección de la empresa ha decidido encargarles la “Organización de una Fiesta Fin de Año en Familia”
(empleados con sus parejas y niños)
Los parámetros generales aprobados por la Dirección son: Fecha realización: 2º sábado de diciembre Lugar: no más de 30 Km de Barcelona Participantes: Aprox. 500 personas incluyendo los niños Duración evento: 6 horas desde las 11.00 hasta las 17.00hs Presupuesto: € 100.000 Sponsor del proyecto: Julián Aguirre, Director de RRHH
Completad la información básica en el Project Charter
Pre-Baseline Presentation
Qué es una pre-baseline presentation? La presentación formal del Project Charter
Propósito Conseguir la aprobación formal de los stakeholder para asignar
recursos al proyecto y detallar su planificación Aprobación del presupuesto y planificación prevista
Proceso PowerPoint, normalmente Presentación a stakeholders en una “Pre-baseline meeting” Aprobación y validación formal
Project Logs (formularios de registro)
Qué son los project logs?
Listas de incidencias, riesgos y cambios del proyecto detallando
sus “dueños” (ownership), status & fecha de resolución
Propósito
Seguimiento de incidencias, cambios y riesgos a lo largo del
proyecto
Tipos de Project logs
Incidencias y acciones (Issues) – “actual”
Riesgos (Risks) – “futuro”
Cambios (changes)
Registro de incidencias y riesgos (Issue, risk log)
# Status (Open/ Closed)
Date Opened
Owner Issue Description
Impact if not addressed
Priority 1:high 2:med
3:low
Resolution Plan
Target Resolutio
n Date
Date Resolved
1 2 3
Ejemplo de Issue log
Ejemplo de Risk log
# Status (Open/ Closed)
Date
Opened
Owner Risk Descriptio
n
Impact if not
addressed
Probability (Low = 1-3,
Med = 4-7, High = 8,10)
Impact (Low = 1-3, Med = 4-7,
High = 8,10)
Ranking (Probability
x Impact)
Mitigation
Contingency Plan
Current
Status
Triggers Date Resolved
1 0 2 0 3 0
RACI, Establecer roles y responsabilidades
Tasks Project Manager
Designer Homeowners Painters Inspector
Paint Project A R R R R
Design Job I A/R C
Select Contractor I A/R C
Procure Materials I C I A/R
Site Preparation I C I A/R I
Paint & Inspect I C I A/R R
Communication Plan
Item Contents Format MethodFrequen
cyOwner of Item
When are Updates Due to
Owner?
Publish Date
Sent to (Dist List)
Template & Location
Overall Project Status
Milestones Status, Key Issues, Key Risks , Help
Wanted
Excel to HTML
Email Weekly? EOD
Monday
Sponsor Update
Present Project Status, Resolve Issues, Changes
with external dependenciesPowerPoint Sponsor Meeting
Every other
week?
Noon, every other
Monday
Detail Project Status
Milestones Status, Key Issues, Key Risks , Help
Wanted
Excel to HTML
Core Team Mtg Weekly? EOD
Friday
ScheduleTask timing, coordination,
ownershipMSProject Core Team Mtg Weekly?
EOD Friday
BudgetBudget items, including
variancesExcel Email Weekly?
EOD Friday
IssuesIssues, impacts, resolution,
owner, due dateExcel
Email; on project website
Constant Constant
RisksRisks, consequnces,
mitigation, contingency, trigger, owner, due date
ExcelEmail; on project
websiteConstant Constant
Scope Changes
Changes to approved project scope, schedule,
budgetExcel
Email; on project website
Constant EOD
Friday
Key Decisions Excel Sponsor Meeting Ad Hoc?
Objetivo: Establecer las pautas de comunicación a lo largo del proyecto.
Por ejemplo...
Fase de Inicio – resumiendo …
Entregables de la Initiation Phase?
Cuál es el principal propósito del Project Charter?
Qué contiene el project charter?
Qué son los project logs ?
Qué es un RACI
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Fase de PlanificaciónFase de Planificación
Inicio Ejecución Control Cierre Planning
Fase de Planificación …
Utilizar Work Breakdown Structure (WBS)
para la planificación del proyecto
Identificar el critical path (camino crítico)
Completar la “baseline presentation”
Beneficios de un Project Plan
Los Planes por naturaleza no son perfectos, es nuestra mejor
estimación de cómo se desarrollará el proyecto
Debe ajustarse a medida que el proyecto avanza, lo
desconocido no nos debe impedir planificar el proyecto
La planificación es un PROCESO iterativo
WBS o EDT: (PMI)
“Un grupo de elementos del proyecto orientados a obtener
entregables, que organiza y define el alcance total del proyecto
Cada nivel descendente representa un nivel superior de detalle de
un componente del proyecto que pueden ser productos o servicios
Pasos para descomponer el trabajo
Work Breakdown Structure (WBS) muestra la descomposición jerárquica del trabajo del proyecto
Proceso
1. Revisa el alcance de proyecto y entregables con el equipo
2. Explica por qué es necesario el consenso
3. Delega entregables a los líderes de equipo para su descomposición
4. El equipo acuerda los entregables e hitos de proyecto
5. PM gestiona el WBS hasta un nivel de “profundidad”; de los niveles inferiores se encargan los líderes de equipo.
6. El propietario de la tarea es quién hace la estimación de su
duración
Formula – Establecer tiempo de tarea
(O +4M + P) ÷ 6 = Tiempo
O = OptimistaM = Más ProbableP = Pesimista
Actividad: Planificación
Seleccionar un Project Manager (60 s.)
PM explica el ejercicio al equipo
PM identifica 5 Sub Equipos
Identificar Tareas en vuestro equipo (Post-it’s)
1 POST-IT POR TAREA
Identificar “Días/hombre” Requiridas por tarea
Colocar los post-it agrupados
PM presentará al cliente una fecha estimada de entrega
PainterPainter CarpenterCarpenter ElectricianElectrician PlumberPlumber
Task
Task
Task
Task
Task Task
Task
4 Tipos de relaciones entre tareas
Finish-to-Start (FS)
La relación más habitual, cuando una tarea
(predecesora) termina, otra tarea (sucesora) comienza
Start-to-Start (SS)
La fecha de inicio de la predecesora determina la fecha
de inicio de la sucesora
Finish-to-Finish (FF)
La fecha de fin de la predecesora determina la fecha de
fin de la sucesora
Start-to-Finish (SF)
La fecha de inicio de la predecesora determina la fecha
de fin de la sucesora
Actividad: Planificación
Identificar relaciones y dependencias entre tareas
Presentar al cliente una nueva fecha estimada de entrega
Camino Crítico - Critical Path
Explicación del experto …
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
Task Description
El Critical path es el camino más largo del proyecto compuesto de actividades con flexibilidad cero
Pasos para ajustar la planificación
Analizar la planificación de recursos, sus asignaciones y
problemas, resolverlos
Identificar y optimizar el camino crítico
Negociar trade-offs para equilibrar la realidad de negocio y del
proyecto
Guardar siempre la “baseline” de tu planificación y sus versiones
Problemas típicos:
Recursos “sobre-asignados”
Relaciones entre tareas incorrectas
Asignaciones de recursos incorrectas o no actualizadas
Cálculo de tiempos incorrecto
Qué es Baseline?
‘Line in the sand;’ el objetivo; el punto de referencia
El Plan contra el cual podemos medir nuestro progreso
El plan de Proyecto acordado: Time, Cost & budget Requerimientos y especificaciones WBS (deliverables and milestones) detallado y planificación
detallada Presupuesto detallado Estándares de calidad y plan para alcanzarlos Indicadores y métricas de éxito Planes de entrega, transición formación y documentación
Después de la Baseline, cualquier cambio de be gestionarse mediante un proceso de gestión de cambios
Baseline Presentation
Qué es una Baseline presentation?
Presentación formal del Project Plan
Propósito
Aprobación fomal de stakeholders para ejecutar el proyecto
Proceso
PowerPoint normalmente
Presentado a stakeholders en un Baseline meeting o kickoff
Aceptación formal
Fase de Planificación – resumiendo …
Qué es el Work Breakdown Structure?
Cuál es el beneficio de completar el WBS y planificarlo con
el equipo?
Qué es un Project Plan?
Qué es el Critical Path?
Qué es Baseline?
Qué es la Baseline presentation?
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Ejecución y ControlEjecución y Control
Inicio Planning Ejecución CierreControl
Ejecución y control …
Gestionar la comunicación en el proyecto
Gestion de cambios, gestionar ajustes a la
planificación
Avance de proyecto: Completar el weekly
status reports
Liderazgo y rendimiento del equipo
Comunicación en proyectos
Cómo se documentó
Cómo se documentó
Lo que se instalóLo que se instaló Lo que se facturóLo que se facturó El soporte que se dió
El soporte que se dió
Lo que el cliente quería
Lo que el cliente quería
Lo que el cliente explicó
Lo que el cliente explicó
Lo que el JP entendió
Lo que el JP entendió
Lo que se diseñó Lo que se diseñó Lo que se construyóLo que se construyó
Lo que el consultor dijo
Lo que el consultor dijo
Comunicación en proyectos
Asegurar una visión común del estado del proyecto
Identificar el avance (o la falta de ) para informar y tomar
acciones
Obtener ayuda
Cómo ?
(Weekly) status report
Reuniones de equipo
Reuniones 1:1 con Sponsor
Reuniones de steering committee
Otras ...
Project Team Meetings – Reuniones de equipo de proyecto
Publica la agenda (standard o personalizada)
Objeto: De información o toma de decisiones ?
Periodicidad? Semanal?
Enfocada en los entregables
• Revisa issues and risks
• Obtén budget updates (si hay)
Resuelve presiones y decisiones de cambios
Incorpora los cambios aceptados y “re-baseline”
Es necesaria un acta y un plan de acción.
Realiza seguimiento
Realiza regularmente (cada mes?) una mini revisión de
proyecto y de lecciones aprendidas hasta la fecha
(Weekly) Status Report
La herramienta más poderosa
Report de Tareas completadas Próximas Tareas Issues y risks Budget status
Enviada a stakeholders y team members
Tu cuadro de mando, utiliza los códigos de color
Status Summary ( )
Schedule:
Budget:
Features: Issues:
Risks:
Actividad: Cambios
Analizar las siguientes peticiones del cliente:
El Cliente no quiere moqueta sino parquet
El Cliente quiere una habitación más con baño completo (suite)
Analizar y sugerir next steps
Presentad opciones al cliente
Gestión de Cambios
Un cambio en los requerimientos iniciales (Baseline)
El Project Sponsor es quien acepta/rechaza una petición de cambio
Tienes el derecho (y el DEBER!) de controlar los cambios
El proyecto debe tener flexibilidad para acomodar algunos
cambios
Revisalos con tu equipo para evaluar alternativas y
recomendaciones
Los cambios se gestionan con un proceso formal de gestión de
cambios
Receive a request for a change
Change Request
Make the change
Analyse requested
change
Prepare written documentation of the change
Update your plan
Inform everyone about the change
Tell requester that change
won’t be made
Change Request
Yes
No
Control del Proyecto
Crear carpetas de documentación para
Planning
Recursos
• Compras
• Proveedores …
Equipo de proyecto
Alcance
Incidencias y Riesgos
Control Cambios
Comunicación
…
Herramientas y técnicas de Control de proyectos
Revisiones y reuniones
Procesos corporativos
Plantillas / formularios, documentación de gestión
Project status reports
Task assignment forms
Time reports
Petición de cambios y registro de cambios
Registro de incidencias y riesgos
Gestión de compras y proveedores
Herramientas de Gestión de Proyectos (Ms Project ...)
Gestionar el planning
El planning debe tener un nivel “adecuado” de detalle
Partes del planning deben delegarse
El esfuerzo del PM’s debe centrarse en gestionar
Ten siempre un ojo en el Critical Path
Promueve la resolución rápida de incidencias
Reporting del Proyecto Informes de progreso/avances
• Client
• Management
• Project team
• Third party Standard reports Project reviews Metrics / Indicadores
“Go Live” Meeting
El equipo revisa que todas las tareas se han completado
Se verifican/prueban los entregables
Se realiza formación si es necesario
Se comunica a stakeholders que el proyecto está listo
Aceptación formal de Stakeholders
Fase de Inicio – resumiendo …
Por qué es importante la comunicación en proyectos?
Por qué el status report es LA herramienta ?
3 cosas que debes discutir en una reunión de equipo de
proyecto ?
Qué debemos controlar en el proyecto?
Herramientas de control ?
Cuál es el propósito de la gestión de cambios?
Quién debe aprobar un cambio importante?
Gestión de ProyectosGestión de Proyectos
Ejecución y ControlEjecución y Control
Inicio Planning Ejecución Control Cierre
Cierre del proyecto …
Conocer los 4 tipos de fin/transición de
proyecto
Describir los beneficios de un adecuado
proceso de “post-mortem”
Crear el close-out report (o revisión de
proyecto)
Obtener la aceptación de stakeholders
Final y/o transición de proyecto
Tipo Definición
“Addition” El proyecto se integra como una operación regular en su unidad Ejemplo: Instalación de un software ERP, CRM ….
Inanición No hay más recursos para el proyecto, se cancelan o “se cortan” Ejemplo: Recortes corporativos, cancelaciones de proyectos …
Integración El proyecto pasa a otra área, se reasignana recursos que pasan a
otras areas en la organización, o se asignan a otros proyectos.
Extinción El proyecto se termina y acepta por stakeholders, los objetivos del
proyecto se cumplen.
Post Mortem o Revisión final de proyecto
Reune a todo el project team y stakeholders para analizar:
1. Qué fue bien?
2. Qué podía haber ido mejor?
3. Sugerencias de mejora
• Keep doing
• Start doing
• Stop doing
• Do it better
Recoger los resultados en el “close-out report” o project review
Publica los resultados y haz el seguimiento con project team y stakeholders
Establecer / Añadir a una base de datos de conocimiento corporativa
Puede ser facilitado por terceras personas
Close Out Report
El close-out report
Informe formal de finalización de proyecto y resultados “post-
mortem”
Propósito
Estado final del proyecto, reutilizables y lecciones aprendidas
Comunicar a stakeholders que el proyecto ha acabado y cómo
Documentar y publicar lessons learned
Proceso
Enviado al project team y stakeholders
Cerrar el proyecto
Verificar que los entregables cumplen con las especificaciones
Notifica a stakeholders la finalización
Finaliza la documentación, formación …
Obtén aceptación formal de los stakeholders
Facilitar el post mortem y documenta las lessons learned
Desmantela el project team
Fiesta !!!
Desmantelar el equipo
Comunicar al equipo que el proyecto ha terminado
Felicitar a los team members
Contribuir en su evaluación de rendimiento
Reasignar el equipo
Celebrarlo !!
Fase de Planificación – resumiendo …
Tipos de finalización de proyecto
Qué es el Post-Mortem?
A quién debes enviar el close out report?
Recomendaciones finales
Mantén una visión compartida del proyecto con todo el
equipo
Nunca dejes que la gente caiga al “lado oscuro”
Si empiezas a tropezar, evita caer del todo
No cambies una fecha mala por otra igualmente mala o
peor
Cómo pudo ser que este proyecto acabara un año
tarde??
Una pequeña desviación , un día determinado …
Para finalizar …
Usted no será el primero: Ningún proyecto importante termina en plazo, dentro del presupuesto o por el mismo equipo que lo inició.
Progreso: Los proyectos progresan rápidamente hasta el 90 % de lo proyectado… luego permanecen un 90 % completos para siempre.
Objetivos: Una ventaja de los objetivos difusos es que evitan la complicación de tener que estimar con precisión los costes.
Anticipación: Si las cosas andan bien, algo andará mal. Si las cosas pueden ir peor, lo harán. Si las cosas parecen ir mejor… Usted ha pasado algo por algo por alto.
Cambios: Si el objetivo de un proyecto puede cambiar libremente, la velocidad a la que se sucederán los cambios excederá rápidamente la velocidad de avance del proyecto.
Planificación: Un proyecto planificado descuidadamente tardará tres veces más en finalizarse que lo previsto. Un proyecto planificado cuidadosamente solo demandará el doble.
Informes: Equipos de proyecto aborrecen los informes de avance del proyecto porque ponen vívidamente de manifiesto su falta de avance.
Referencias, Bibliografía
PMI: www.pmi.org Project Management Body of Knowledge, 3rd Edition, PMI PMP Exam Prep, Mulcahey Practice Standard for Work Breakdown Structures, PMI Using Earned Value, Webb The Project Management Professional, Newell Passing the PMP Exam, McGary BUSM 4903 Project Management Workbook, Northwest
University
Gracias
Aula del Talento
