doc comerciales

Prof. Claudia Albrecht

Tema: DOCUMENTOS COMERCIALES

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LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

Las empresas comerciales realizan diariamente operaciones básicas

para lograr los objetivos propuestos.

Las actividades mas frecuentes son:

Comprar: adquirir bienes y/o servicios.

Vender: colocar los bienes y/o servicios en el

mercado.

Cobrar: recibir dinero u otros valores.

Pagar: abonar.

La empresa debe emitir o exigir constancia escrita de todas las

operaciones que realiza para dejar registradas dichas transacciones. Esas

constancias son los documentos comerciales.

Los documentos comerciales son comprobantes escritos que respaldan las operaciones comerciales de la empresa.



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La importancia de los documentos radica en la función

que cumple:

Función

Legal: Medio de prueba frente a

cualquier problema.

Contable: Es fuente y respaldo de los registros contables.

De control: Permite comprobar con exactitud las operaciones

efectuada e identifica las partes que intervienen.

DOCUMENTOS COMERCIALES MÁS

UTILIZADOS

1. ORDEN DE COMPRA 2. REMITO 3. FACTURA “A”, “B”, “C”, OTROS: Factura “A”con leyenda, Factura “M”. 4. NOTA DE DÉBITO 5. NOTA DE CRÉDITO 6. RECIBO 7. OTROS CHEQUE, PAGARE, ECT.



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Las empresas deben contar con un sistema de archivo que permita conservar los documentos durante 10 años a partir de su fecha de emisión. Los requisitos que deben cumplir los

documentos comerciales dependen de las normas vigentes exigidos por la ADMINISTRACION FEDERAL DE INGRESOS PUBLICOS (AFIP). La AFIP es una entidad que tiene como una de sus funciones aplicar,

recaudar y fiscalizar los tributos como el IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA). El Impuesto Al Valor Agregado (IVA) es un impuesto nacional que grava la

venta de bienes muebles, la realización de obras sobre inmuebles y la prestación de la mayoría de los servicios. La tasa general del I.V.A. es del 21%. La emisión de los documentos comerciales dependerá también de la categoría

de responsable frente al IVA que establece la AFIP.

OPERACIONES COMERCIALES

COMPRAS VENTAS COBROS PAGOS DEPOSITOS

C O M P R O B A N T E S

Orden De Compra (Dup) Remito (Orig) Factura (Orig)

Orden De Compra (Orig) Remito (Dup)

Factura (Dup)

Recibo (Dup) Pagare Cheque

Recibo (Orig) Pagare Cheque

Boleta De Depósito

CUADRO Nºº1



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Condiciones frente al IVA CATEGORIAS *

CUADRO Nº2 1. ORDEN DE COMPRA / NTA. DE PEDIDO Es el comprobante que emite el comprador para pedir mercaderías al proveedor indicando condiciones de pago y forma de entrega. También es llamado nota de pedido. En la Orden de Compra intervienen el comprador y el vendedor. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. Requisitos: � Lugar y fecha de emisión.

� Nombre y número de orden del comprobante.

� Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.

� Número de C.U.I.T.; ingresos brutos; fecha de inicio de actividades

y condición frente al I.V.A. del emisor.

� Número de C.U.I.T. y condición frente al I.V.A. del destinatario.

� Detalle de las mercaderías solicitadas.

� Condición de pago y entrega.

Responsables Inscripto (RI)

Debe detallar el impuesto en el comprobante que emite a otro Responsable Inscripto, retener el importe del IVA y entregar a la AFIP mensualmente con una declaración jurada.

� Emiten Factura “A” a otro RI

� Emiten Factura “B”

a las demás categorías

Responsable exentos Es eximido por ley � Emiten Factura “C” No responsable Realización de actividades no alcanzado por

el impuesto

Responsable Monotributo

Le corresponde un impuesto unificado. Pago mensual fijo.

� Emiten Factura “C”

Consumidor Final Es la persona sobre la cual recae la totalidad del impuesto

� No emiten Factura



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� Firma del comprador o encargado de compras.

� Datos de la empresa que imprime el documento, habilitación

municipal, fecha de impresión y numeración de los documentos

impresos.

� Debe aclararse que es un documento no válido como factura y

colocar la letra "X".

Modelo

1. ORDEN DE COMPRA

Orden de Compra

Nº 0000- ……….…de…………………de…………..

C.U.I.T. Nº…………………………… ING. BRUTOS Inicio de actividades………../……../…………

X No valido como

factura

SEÑOR (ES):……………………………………………..……………………………………………... DOMICILIO:…………………………………………………LOCALIDAD:………………………….. I.V.A:…………………………………………………………...C.U.I.T. Nº:…..……………………….

CONDICIONES DE VENTA:…………………………………..………………………………….……

CANTIDAD DETALLE PREC.UNIT IMPORTE

Despachar por ……………………………………………………………………………………………..

Domicilio de entrega:……………………………………………………………………………………... Entregar hasta……………………….……………………………………………………………………..

Imprenta: ARIAS LARROZA CUIT Nº……………………….. Fecha de impresión: 07/05/ Habilitación Munic. Nº39823 Desde Nº000000000000001 Hasta Nº000000000100000

ORIGINAL DUPLICADO TRIPLICADO

OBSERVACIONES………………………………………………………



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2. REMITO Es un documento que emite el vendedor, está destinado al comprador y acompaña a las mercaderías vendidas o a un servicio como comprobante de su entrega o realización respectiva. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la factura. Las partes intervinientes son el comprador y el vendedor. El remito se extiende por triplicado: � el original firmado por el vendedor se entrega al adquirente o

comprador; � el duplicado, con la

conformidad del comprador por los

efectos que los ha recibido, queda

en poder del vendedor y se destina

a la sección facturación para que

proceda a la emisión de la factura; � el triplicado es para el

transportista y, en este sentido, es

un documento de control de su

entrega.



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En lo que respecta a la letra que identifica a este documento y los requisitos que debe tener en cuenta la imprenta, varían según el responsable: 1) En el caso de los Responsables Inscriptos, los remitos deberán

contener los siguientes datos:

� La letra “R” como identificación

� La fecha de inicio de las actividades

� Una leyenda indicando que es un documento no válido como

factura

� En el pie del documento, en los datos de la imprenta se indicará el

número de CAI y la fecha de vencimiento.

2) Cuando se trata de No Responsables, Exentos y Monotributistas

emiten Remitos con los siguientes datos:

� La letra “X” como identificación

� Con respecto a la fecha de inicio de las actividades es indistinto

colocarla o no.

� Una leyenda indicando que es un documento no válido como

factura.

3. FACTURA Es un comprobante de compra escrita que el vendedor entrega al comprador detallando las mercancías que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de la venta. La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda concretada y concluida la operación y es un documento



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de contabilidad y medio de prueba legal. Como mínimo la factura debe extenderse por duplicado. El original queda en poder del comprador y representa la constancia de una compra realizada a plazo o al contado. El duplicado queda para el vendedor y representa la constancia de una venta realizada a plazo o al contado. Requisitos de la Factura: � Numeración progresiva, consecutiva

� Nombre y apellido o Razón Social

� Domicilio Comercial

� Número de CUIT

� Deberán estar identificadas por las letras A, B, C, ubicadas en el

centro del espacio superior según corresponda en su relación al IVA

� Nombre y CUIT de imprenta

Tipos de facturas La AFIP-DGI clasifica a los contribuyentes para el pago del IVA en las siguientes categorías:

TIPO DE

CONTRIBUYENTES

CARACTERIZACIÓN

RESPONSABLES

INSCRIPTOS

Son los sujetos que efectúan ventas, locaciones y/o prestaciones de servicios, alcanzados por el IVA en tanto y en cuanto el monto anual de sus operaciones supere un determinado tope fijado por la AFIP.



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MONOTRIBUTISTA

S

Son aquellos que pertenecen a un régimen integrado y simplificado que abarca: IVA, Ganancias y Sistema previsional. El volumen de sus operaciones no supera el monto fijado por la AFIP. Pueden optar por ser RI.

NO

RESPONSABLES

No están alcanzados por el impuesto.

CONSUMIDOR

FINAL

Son aquellas que destinarán el bien o servicio adquirido al consumo particular. Sobre ellos recae en definitiva, el IVA.

EXENTOS Son actividades que por su naturaleza se encuentran dentro del ámbito del IVA, pero en virtud de la propia ley del impuesto o de otras leyes, se dispone que no generen IVA en la venta, pero sí que se pague en las compras.

Las facturas pueden ser de tres tipos: A, B o C. Esto depende de las categorías que tengan quienes intervengan en dicha operación.



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CUADRO Nºº1 MODELA FACTURA A:

TIPO DE FACTURA Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA a otro (RI) Factura “A” Responsables Inscriptos. Deben detallar el importe del IVA en la Factura. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emiten las Impresoras Fiscales. Emiten los Responsables Inscriptos (RI) en el IVA Factura “B” a las demás categorías.*. Esta Factura se puede remplazar por el Ticket que emiten las Impresoras Fiscales Factura “C” Emiten los Monotributista a las demás categorías.*



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MODELO FACTURA B: MODELO FACTURA C:

4- Nota de débito: Es el comprobante que envía el proveedor o vendedor al comprador, comunicándole que aumento su deuda por motivos que en el se especifica. Varios son los casos en que se utiliza este documento, siendo algunos los siguientes: � Por cobro de fletes; � Recargo de intereses



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� Cobro de sellados u comisiones sobre documentos � Por error de facturación en menos El original es para el comprador y representa que su deuda ha aumentado. El duplicado es para el vendedor y significa que le deben más. Requisitos: � Lugar y fecha en que se extiende � Nombre, Apellido y domicilio del que la envía y de aquel a quien se remite � Detalle del cargo � Importe � Número de individualización � Letra correspondiente (A, B o C según la factura que le dio origen) 5- Nota de crédito: Es el documento en el cual el comerciante o vendedor envía a su cliente, con el objeto de comunicar la disminución en su cuenta de una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Motivos por los que suele confeccionarse: � Por error de facturación en más.

� Por devolución de mercaderías.

� Por descuentos o bonificaciones realizadas.



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El original es para el comprador y representa que su deuda ha disminuido. El duplicado es para el vendedor y representa que le deben menos. Requisitos: � Lugar y fecha en que se extiende � Nombre y domicilio del que envía la nota y de aquel a quien va remitida � Detalle del motivo que origina el descargo o crédito � Importe que se acredita � Número de individualización � Letra identificatoria (A, B o C, según corresponda)

6. RECIBO

Cuando una persona física o jurídica (empresa) cobra una cierta cantidad de dinero de otra, el primero deberá extender al segundo un documento que acredite o justifique que ha cobrado una cierta cantidad de dinero de otra por un determinado concepto. A ese documento se le denomina recibo.

Los recibos deben contener la información necesaria para que tengan validez, éstos deberán disponer de un número que identifica al recibo (de las misma manera que los pedidos, abonos y facturas), del nombre de la persona física o jurídica que paga, y del importe del mismo expresado en letras y número; del concepto por



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el que se paga dicho importe, del lugar y la fecha en la que se expide el recibo, del nombre y de la firma de la persona que recibe el dinero.

El original es para el pagador y significa que pagó; el duplicado es para el cobrador y significa que ha recibido dinero por un motivo determinado.

El recibo también puede ser modelo A, B o C, pero en el caso de que se haya enviado una factura anteriormente, llevará una X para Monotributista y R para Inscriptos.

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