Dispute Board Oportunidad Para Mandantes y Contexto Local Eduardo Sanhueza IDIEM

V Encuentro Mandante Contratista «Dispute Boards: Prevención y solución de conflicto»

9 de octubre de 2014

“Dispute Board: Oportunidad para mandantes y contexto local”

www.cdt.cl

Eduardo Sanhueza Subdirector IDIEM y representante en Chile The Dispute Resolution

Board Foundation

53 páginas

Copyright © Dispute Resolution Board Foundation 2014

DISPUTE BOARD: OPORTUNIDAD PARA MANDANTES Y CONTEXTO LOCAL

Eduardo Sanhueza R Subdirector IDIEM


EERR IDIEM – Proyectado a Diciembre 2014

¿QUÉ ESTA PASANDO CON LOS PROYECTOS Y LAS OBRAS?


1.- LOS PLAZOS DE EJECUCIÓN EXCEDEN LO PROGRAMADO

PLAZO PACTADO PLAZO REAL

0

10

20

30

40

50

60

70

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100

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10

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70

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90

100

Atraso


0

20

40

60

80

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120

140

160

180

UTILIDADES

GASTOS GENERALES

COSTO DIRECTO

PÉRDIDA

Monto Contrato +

Adicionales

Gastos Reales

2.- LOS COSTOS REALES SUPERAN A LOS CONTRATADOS


CONTRATO SITUACIÓN

INICIO

CONTRATO IMPACTADO

Un contrato pactado en un escenario inicial controlado y teórico

Un contrato que en la realidad se ve impactado por múltiples factores


CONTRATO

REALIDAD


PLAZO

COSTOS

¿Quién asume estos


EERR IDIEM – Proyectado a Diciembre 2014

¿POR QUÉ ESTÁ PASANDO ESTO?


CONTEXTO DE LA INDUSTRIA

DIFICULTADES EN LA RELACIÓN

MANDANTE - CONTRATISTA


CONTEXTO DE LA INDUSTRIA

• Mercado globalizado: Presencia de mandantes y/o constructoras extranjeras. Lo que ha traído al mercado formas nuevas de operar los proyectos y/o contratos. Desconocimiento del mercado. Mayor ofertas.


• Mercado altamente competitivo: Las altas exigencias de los mandantes en plazos y calidad, se suman a los estrechos márgenes que en este escenario de competencia manejan las constructoras.


• Un complejo escenario laboral, con escasez de mano de obra, tanto general como especializada, junto a un aumento de los sueldos, han traído como consecuencia un aumento de costos y plazos, e incluso mayores ineficiencias en todo el proceso de proyecto y/o construcción.

DISPONIBLE

NO DISPONIBLE


• Proyectos FastTrack: Se construye sin tener el proyecto terminado, buscando reducir plazos.

Construcción

Diseño


•Profesionales Jóvenes enfrentados a grandes desafios: Ante el aumento de proyectos, nuevos profesionales deben asumir responsabilidades antes de madurar totalmente.


• Exigencias Mayores: Han

aumentado las regulaciones medioambientales, las exigencias contractuales, y la influencia de las comunidades.


Mayor cantidad de proyectos y aumento de la inversión. En contraposición hay mayor cantidad de empresas, lo que hace que se hayan incorporado empresas nuevas al mercado, obviamente con menor experiencia.


En este contexto, se están generando con mayor frecuencia y probabilidad situaciones de controversia entre mandantes y contratistas.


DIFICULTADES EN LA RELACIÓN MANDANTE - CONTRATISTA


Existe una asimétrica asignación de riesgos, y éstos no son considerados adecuadamente por mandantes y constructoras. Rigidez admistrativa y legal Subestimación inicial de costos y plazos. Procesos de licitación que no permiten un adecuado estudio de los proyectos.

Deficiencias en el gerenciamiento del proyecto y/o construcción.


Entrega de Ingeniería con errores y omisiones (Falta de completitud, indefiniciones y contradicciones a nivel de proyecto).

Atraso en la entrega de la Ingeniería.

Introducción de modificaciones que generan impacto en el proyecto, en algunos casos en forma extemporánea.


Documentos contractuales que resultan deficientes, con indefiniciones y excesiva rigidez.

Inexistencia de sistemas de resolución temprana de controversias. Cuando los hay no se aplican, por evitar los conflictos en el desarrollo de las obras.


Baja productividad (exceso de

trabajo no productivo).

No cumplimiento de entrega de terrenos y/o equipamiento.

Inadecuado manejo de contratos en paralelo.


•¿qué hacemos? •¿qué y cómo se esta abordando esta problemática en otros países?


Dispute Resolution Board Foundation

Fomento de Mejores Prácticas en Gestión de Proyectos y

Resolución de Conflictos en el mundo


Corporación sin fines de lucro Creada en 1996 para promover el uso de Dispute Board en el Mundo Tiene sobre 700 miembros en 59 paises del mundo

Dispute Resolution Board Foundation

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Comunicación Publicar Practicas y Procedimientos Publicar newsletter (Forum) and otras publicaciones Participar en las redes sociales para compartir información y promover el dialogo entre miembros. Provee networking de los mimbros Proporciona información detallada sobre el uso de los DBs, estudio de casos, etc.

DRBF Objetivos

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Educación y Entrenamiento Aumentar el conocimiento del proceso DBs Educar a la industría en el proceso Ofrece workshop, entrenamiento.

DRBF Objetivos

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Qué es un DB? Dispute Board (DB) es un panel de profesionales imparciales nombrados en el inicio de un proyecto para seguir el progreso de la construcción, fomentar la prevención de controversias, y ayudar en la resolución de controversias a lo largo de un proyecto.

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Organizado antes que comience la construcción Tipicamente 3 miembros con uno de los miembros que hace de presidente

Las Partes aseguran que todos los miembros del DB sean Imparcial Experiencia en contratos de construcción Tener habilidades complementarias

Qué es un DB?

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Único ADR que incluye la prevención de disputas DB precede otros metodos, tales como arbitraje y litigio

¿los DBs en otros procesos de resolución alternativa de conflictos (ADR)?

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Low Cost Resolution High Cost Resolution L

ess C

on

tro

l

M

ore

Co

ntr

ol

Negotiation

Facilitation

Early Neutral Evaluation

Joint Experts

Mediation

Mini-Trial

Arbitration

Court Special Master

Court Settlement Conference

Bench or Jury Trial

Partnering

ADR Continuum

DISPUTE BOARD

DISPUTE BOARD

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A cada miembro se le entrega copias de los documentos contractuales Cada miembro se familiariza con

El proyecto Las partes del contrato y otros participantes

Todas las comunicaciones son a través del presidente

Como es el trabajo de un DB?

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Sostienen reuniones conjuntas durante las visitas regulares con los representantes del mandante y contratista Alienta la resolución de controversias en la obra

Indentifica y discute problemas antes que se transformen en controversia. Sostiene audiencias informales para proveer opiniones expertas Sostiene audiencias, si es necesario, y provee recomendaciones por escrito

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Como es el trabajo de un DB?


Evalua la aplicabilidad de un DB al proyecto Decide el uso del DB Incluye especificaciones de un DB en documentos de la licitación

Rol del Mandante

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Todos los miembros del DB son aprobados por ambas partes DB se convoca formalmente

Se firma acuerdo tripartito Se celebra primera reunión

Se mantienen a intervalos regulares reuniones y visitas a obra.

Rol de las Partes

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Se mantiene informado de las actividades y desarrollo de la obra entre reuniones Alienta la resolución de problemas por las partes antes que se conviertan en controversias Cuando la controversia se remite al DB:

Se generan audiencias Preparar recomendación escrita

Rol del DB

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Opinión asesora: opinion verbal sobre un problema después de reuniones informales y antes que se transforme en disputa. Recomendaciones y/o decisiones: proporcionada por escrito con argumentos objetivos después de un proceso de DB.

DB Opiniones, Recomendaciones, & Decisiones

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Costo directo entre 0.06-0.30% del valor final del contrato, el cual se comparte por las partes

USD2000 a USD3000 por día por miembro Pago mensual Tiempo de viajes a las reuniones y gastos

Costos de los DBs


Costo directo en relación a lo reclamado

Costos de los DBs


Costos indirectos Distribución de información al DB. Los gastos de la partes en la preparación y participación de audiencias y reuniones del DB.

Costos de los DBs

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“DBs no agrega valor” Realidad:

DB ventajas Ofertas más competitivas Mejor comunicación Resolución de problemas en la obra Menos reclamaciones al final del proyecto

… reduce los costos del contrato y disminuye los tiempos.

Percepciones erroneas de los DBs

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Beneficios para el proyecto y las partes Reduce los gastos legales y de consultoría Reduce las ofertas debido a que existen menos costos en la resolución de disputas (menos financiamiento, mejor certeza, menos riesgo)

Beneficios

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La presencia de un DB: Promueve la resolución mutua Promueve las relaciones positivas Facilita la comunicación Facilita la confianza y cooperación

Beneficios de la prevención y resolución de disputas

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Se focaliza en la temprana identificación y evaluación de controversias. Proporciona un foro imparcial Proporciona informal y racional forma de resolución de controversias Altas tasas de resolución

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Reduce los retrasos debido a las disputas Decisiones mejor informadas Incrementa el número de ofertas

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46

12

FOUNDATION FORUM

relationship, in addition to settling ad-

versarial disputes (Groton 2009). FDOT

construction contracts make the DRB

hearing a condition precedent to access

to any further dispute resolution alter-

natives. Similarly, the State Arbitration

Board is a condition precedent to access

to litigation for most contract disputes.

Therefore, the analysis of the number of

cases submitted to the FDOT State Ar-

bitration Board over a period of time is

an indicator of the effectiveness of the

DRBs in both dispute avoidance and

resolution.

Fig. 1 presents the number of State Arbi-

tration Board cases per year from 1998

to 2008.4 No arbitration case information

-

vative, 2009-2011 were excluded from

the analysis. The number of disputes

heard by the FDOT State Arbitration

-

plementation of the DRBs in the FDOT

program. A simple linear regression

analysis was run to analyze the trend in

reduced arbitration cases. The resulting

(slope)(R2 = 0.66, pmodel = 0.002, and

both pint and pslope <0.05. indicating a rela-

less arbitration case, on average, was to

be expected with every passing year.5

project the agency has undertaken. Table

2 provides the results of the time growth

comparison. Similar to cost growth ob-

servations, DRB projects seemed to have

less time growth than nonDRB projects.

The average project time growth dur-

ing the 1999 to 2001 period for projects

without DRBs was 28.96%. The average

project time growth during the 2000 to

2001 period for project with DRBs was

12.92%.

Additionally, the improved performance

in terms of both time and cost in 2002

is not completely attributable to DRBs

(i.e., DRB projects constitute a relatively

small component of the overall program,

approximately 9% for the data set ana-

lyzed) because it is safe to assume that

the agency employed additional proac-

tive measures to improve the project per-

formance in addition to adopting DRBs.

DRB, Effectiveness, in, Avoiding,

and,Resolving,Disputes

To address the question of effectiveness

of DRBs in avoiding and resolving dis-

putes, the number of projects with DRB

costs and the number of disputes heard

at the State Arbitration Board were used.

DRBs are praised for their contribution

in improving the dynamics of the tra-

ditionally adversarial owner-contractor

Table(1.(Cost Growth on FDOT Projects

Year DRB Projects Non-DRB Projects

1999 NA 12.35%

2000 6.88% 11.53%

2001 9.22% 11.89%

Average (1999-2001) 8.05% 11.92%

2002 6.16%

Table(2.(Time Growth on FDOT Projects

Year DRB Projects Non-DRB Projects

2001 16.58 31.68

Average (1999-2001) 12.92 28.96

2002 15.92


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Foundat ion For um

early in the process it was experimental, and many issues were

brought to the DRBs that should never have reached the stage of a hearing. The level of re-

remove from them the responsibility for adopting a realistic and sensible approach to claim

submissions, and DRB members have gained experience and adopted a much more proac-

tive approach

6

7

15 1.84% 12.12%

60 19.10% 17.89%

4 DRBF website: www.drb.org.5 Private communication, J Norton, DRBF Executive Board, April 2011.6 Analysis of Construction Dispute Review Boards, D Azdas & R D Ellis, DRBF Forum, V 17,

No. 3, Sep 2013; [reproduced with permission from ASCE Journal of Legal Affairs and

Dispute Resolution in Engineering and Construction Aug 2013, Vol. 5, No. 3, pp. 122-127].7 “Success of DRBs in Florida,” Ralph Ellis, presentation to DRBF Florida Chapter.


“Los DBs imponen sus propios conceptos de justicia y equidad” Realidad:

Los DBs deben aplicar el contrato escrito.

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“La presencia de los DBs promueve reclamos ” Realidad:

Muchas partes han encontrado que se evitan controversias Ninguna de las partes quiere perder credibilidad con la presentación de reclamos sin merito

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“Miembros parciales y de baja calificación” Realidad:

Las partes aceptan solo aquellos que ambos consideren imparciales y que tengan experiencia en el contrato en cuestión

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“DBs no son confiables pues carecen de la formalidad de los procedimientos judiciales”

Realidad: Existen procedimientos establecidos para llevar los procesos DBs conducen exhaustivas y ordenadas audiencias Menos del 2% de todas las disputas llevadas por los DBs han ido a un arbitraje o juicio.

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Questions?

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Dispute Resolution Board Foundation 19550 International Blvd., Suite 314

Seattle, WA 98188 USA P: 1-206-878-3336 F:1-206-878-3338

E: [email protected] W: www.drb.org

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