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DISPOSITIVOS PERSONALES EN UN ENTORNO LABORAL MÓVIL La perspectiva de Verizon y Cisco

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Contenido

Resumen ejecutivo ................................................................................................................................. 1

EOD madura a gran velocidad ................................................................................................................ 3

Descubra el valor intrínseco de EOD ...................................................................................................... 4

Seguridad y cumplimiento ..................................................................................................................... 7

En la inteligencia de red, la clave es IP .................................................................................................. 7

Costes y asignación de gastos ................................................................................................................ 8

El entorno de EOD .................................................................................................................................. 8

El desarrollo de una estrategia donde todos ganan .............................................................................. 9

Conclusión ............................................................................................................................................ 10

Acerca de Verizon Enterprise Solutions ............................................................................................... 11

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Este estudio, encargado por Verizon y Cisco, examina el fenómeno de los dispositivos propiedad de los empleados en Europa, centrándose en los factores que fomentan su adopción y las principales consideraciones a la hora de planificar una iniciativa de este tipo.

Resumen ejecutivo

La demanda de los usuarios, las presiones económicas y el deseo de conseguir una ventaja competitiva propician la irrupción en el entorno laboral de generaciones sucesivas de tecnologías. Muchas empresas han comenzado a transformar esta tendencia disruptiva en una oportunidad.

El mejor ejemplo de ello es el fenómeno del uso en el trabajo de dispositivos propiedad de los empleados, o EOD (Employee Owned Device), que permite que los empleados escojan los dispositivos que prefieren utilizar en el trabajo, así como lo hacen en su vida privada.

Los usuarios exigen de sus dispositivos móviles y portátiles libertad, espontaneidad y

disponibilidad, y esta exigencia está dejando atrás a muchas empresas. Si se les permite utilizar sus dispositivos, aplicaciones y servicios de nube, y elegir la hora y el lugar desde donde trabajan, los empleados pueden dar paso a una nueva era de eficiencia y productividad.

Tanto Forrester como Gartner han identificado la consumerización de la TI como la tendencia más problemática de la década, una tendencia que nadie puede permitirse ignorar.

Cuando se implementa correctamente, el uso de dispositivos personales inteligentes en el lugar de trabajo puede reportar importantes beneficios para las empresas en cuanto a reducción de los gastos de equipo y mayor flexibilidad para los empleados se refiere, lo que a su vez redunda en la mejora de la eficiencia operativa, la productividad y el nivel de satisfacción y retención del personal.

Cuando se ignora, o no se implementa debidamente o se hace de manera fragmentada, EOD puede convertirse en un niño malcriado, que exige enormes inversiones de tiempo, gestión de riesgo e infraestructura de TI; intentar estar siempre un paso por delante de esta fuerza puede conducir a una serie de callejones sin salida que pueden afectar a la empresa a todos los niveles.

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Cantidad media de dispositivos conectados por empleado entre 2012 y 2014

En 2016, el 66% de la fuerza laboral móvil dispondrá de smartphone propio y el 40% de la fuerza laboral global será móvil (Gartner Research 2012). La media de dispositivos personales por usuario empresarial se ha disparado en todo el mundo.

EOD no es una moda pasajera. Por eso hay que tomar medidas que garanticen su adopción segura y eficaz. Los modelos de TI antiguos madurarán hasta el punto de que acabarán convirtiéndose en un simple pie de página de la historia. El ritmo de la innovación y la dinámica de la competencia global han creado una nueva realidad para muchas organizaciones. Las estructuras organizativas dependen cada vez más de la colaboración y su complejidad es proporcional a esta nueva

realidad. Una multitud de presiones transforman la relación entre las empresas, la tecnología y la organización de TI.

A medida que se difuminan las fronteras entre la vida personal y la profesional, la seguridad deja de consistir solo en impedir la entrada de intrusos y se convierte en una cuestión de cómo permitir el acceso a las personas que lo necesitan. La TI necesita encontrar un compromiso entre la seguridad y la facilitación y tender un puente entre la demanda de los usuarios y la protección de la organización.

Cuando las empresas gestionan EOD correctamente, pueden pasar de simplemente reaccionar ante la situación a sacar provecho de una importante fuente de valor.

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Total EE. UU. Reino Unido Alemania Francia Rusia China India México Brasil

2012 2014

Fuente: Cisco IBSG, 2012 N = 4.892

El 42% de los smartphones y el 38% de los portátiles que circulan en las empresas pertenecen a los empleados.

EOD no puede seguir considerándose una tendencia emergente, sino que ya forma parte integrante de las empresas de todo el mundo.

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EOD madura a gran velocidad

Según las investigaciones de Gartner, en 2017 la mitad de las empresas del mundo pedirán a sus empleados que utilicen sus propios dispositivos en el trabajo. Según un estudio de Ovum sobre EOD, el 56,8% de los empleados utilizan un dispositivo personal en sus actividades profesionales. La comparación con la edición anterior del estudio, que se llevó a cabo en 2012, revela que la práctica de EOD entre los profesionales de todo el mundo se ha mantenido estable. Más de un tercio de los empleados utilizan sus dispositivos personales para trabajar sin antes informar al departamento de TI. La cantidad de empleados que utilizan tabletas ha subido del 28,4% al 44,5% en los últimos 12 meses, lo cual sugiere que las empresas detectan estos dispositivos en sus redes con más frecuencia que nunca.

Muchas organizaciones intentan adelantarse a la demanda y encuentran respuestas innovadoras al cambiante panorama de la movilidad. Sin embargo, y especialmente en Europa, EOD se considera algo que le pasa a la organización, un inconveniente sin controles operativos, que perturba el orden establecido al tener acceso a los recursos de TI sin un marco de trabajo consensuado. La reacción más frecuente de la seguridad de TI ha sido una postura defensiva y fragmentada, independiente del resto de la empresa.

Por este motivo, muchos gerentes de TI en Europa se resisten a permitir EOD entre sus empleados y como consecuencia han visto

una disminución de los dispositivos propiedad de los empleados y una subida de las aplicaciones no aprobadas. En resumen puede decirse que su reacción se dirige a amortiguar los efectos de la amenaza en lugar de adoptarla para dar una mayor libertad a los empleados para que puedan elegir la forma en que trabajan.

Esto ha creado una fisura entre la necesidad empresarial y la solución de TI. Esta fisura potencial ha impedido que muchas organizaciones hagan realidad los beneficios de EOD, ya que la demanda y el uso por parte de los empleados supera con creces la voluntad de reaccionar que tienen las empresas. Por eso el punto de partida cuando una organización se enfrenta al reto que plantea EOD suele ser el rechazo y la defensa reactiva subsiguiente. Embarcarse en esta aventura con un conjunto de acciones táctico puede resolver los problemas tecnológicos tácticos de hoy, pero, para que la respuesta sea realmente eficaz, será necesario detenerse a evaluar la situación y escoger un plan estratégico inteligente que maximice las oportunidades de EOD ahora y en el futuro.

Las empresas europeas podrían quedarse atrás ante otros países que utilizan EOD para potenciar la productividad, la colaboración y el rendimiento de su fuerza laboral.

La única forma de obtener beneficios tangibles es aceptar esta tendencia y crear una estrategia que respete EOD como un valioso factor propulsor y tome la iniciativa a la hora de alinearse con las oportunidades.

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Descubra el valor intrínseco de EOD

EOD no es simplemente un problema táctico en busca de una solución puramente técnica. Aunque la mejor respuesta exige un profundo entendimiento de la tecnología y la capacidad de crear soluciones técnicas especializadas, está claro que se trata principalmente de un problema estratégico que necesita una solución estratégica.

No hacer nada no entra dentro de las posibilidades, aunque eso es exactamente lo que hacen algunas empresas ante el reto que presenta EOD. Cada vez hay más organizaciones en Europa que entienden la necesidad de reaccionar sin demora para ponerse al nivel de la demanda de sus empleados. De entre ellas, algunas solo reaccionan ante lo inevitable mientras que otras acogen el cambio como catalizador del crecimiento estratégico.

Solo las empresas que pongan en práctica una estrategia que no solamente soporte sino que aproveche las posibilidades de esta demanda

creciente podrán hacer realidad todo el valor intrínseco de EOD.

Con EOD, la organización puede beneficiarse de la capacidad y la productividad que ofrece una fuerza laboral cada vez más móvil. Los empleados solían disfrutar en el trabajo de una tecnología muy superior a la de sus casas. Esto ha cambiado con la llegada de los dispositivos inteligentes, lo que ha dado lugar a EOD, una tendencia que mejora la productividad, la satisfacción y la retención de los empleados, al corresponderse mejor con la manera en que quieren vivir y trabajar. También se benefician los clientes y proveedores, ya que la empresa puede responder más rápida y eficazmente a las cambiantes necesidades de toda la cadena de suministro.

Estos beneficios solo revelan su valor mensurable cuando el reto de EOD se enmarca dentro de una perspectiva positiva. Si únicamente se emplean tácticas tecnológicas defensivas, se pierde de vista el panorama general y se diluyen, o incluso destruyen, los beneficios subsiguientes.

«La rápida maduración de EOD impide que muchas empresas puedan abordar debidamente este fenómeno y extraer beneficios de él».

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IT no es una barrera al crecimiento

La consumerización de la tecnología y el equipamiento, junto con la demanda de los empleados, hacen que el fenómeno de EOD siga expandiéndose con o sin la intervención de TI. No es nada nuevo que los ejecutivos introduzcan en la empresa dispositivos no aprobados, independientemente de los protocolos de TI en vigor. Muchos de ellos siempre han conseguido esquivar las directrices y conectarse. Por lo tanto, no es sorprendente que desde arriba la mayoría de los ejecutivos y los gerentes apoyen EOD. Los empleados, a su vez, impulsan la demanda desde abajo. El resultado es una gran presión sobre TI para encontrar una manera de hacer que funcione.

Cualquier conversación sobre EOD suele sacar a relucir preocupaciones sobre la seguridad de los datos, el riesgo y el cumplimiento, no en referencia a los beneficios que pueden reportar directrices más estrictas, sino como una barrera para la adopción. La mayoría de los empleados con smartphones (67,8%) se los llevan al trabajo y el 15,4% de ellos lo hacen sin que lo sepa TI, mientras que una quinta parte lo hace en contravención de las directrices corporativas sobre EOD.

Lo que esto revela es que TI no siempre es capaz de responder a las demandas y tendencias de

comportamiento de una fuerza laboral movilizada y consumerizada. Si los empleados utilizan sus propias aplicaciones para hacer su trabajo, puede ser porque la empresa y TI en particular no les ofrecen las herramientas necesarias o una experiencia de usuario adecuada.

La movilidad es un hecho habitual para casi todas las empresas y con ella las complejidades de infraestructura que conlleva. EOD y las exigencias de los empleados, más la fragmentación de las aplicaciones de usuario, crecen a un ritmo que pone a prueba las infraestructuras empresariales. En respuesta, algunas empresas han decidido utilizar servicios basados en la nube para, entre otras cosas, prestar a sus empleados servicios de gestión de dispositivos móviles y tiendas de aplicaciones privadas. Todo esto es parte de una progresión natural hacia la movilidad empresarial como servicio (EMaaS), por la cual se transferirán a servicios en la nube de un tercero casi todos los servicios que solían prestar los sistemas internos de TI, como pueden ser la gestión de dispositivos, la gestión de la seguridad, la instalación de aplicaciones y la implementación de directrices.

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Trabajadores móviles oficiales Utilizan un dispositivo móvil para trabajar

«Una media del 60% de los empleados utilizan un dispositivo móvil en el trabajo, un 13% más que la cifra oficial de empleados móviles».

«El 60% de las empresas dicen que sus usuarios se conectan a la red con dispositivos desde fuera de la oficina y más del 40% lo hace desde la oficina misma».

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Porcentaje de empresas que consideran que la seguridad es el principal reto de EOD

Los directores de tecnología de la información tienen una relación ambivalente con EOD

Aspectos positivos:

Reduce el coste de la adquisición y actualización del equipo.

Mejora la productividad.

Aumenta la agilidad y la capacidad de respuesta.

Contribuye a la satisfacción de los empleados.

Aspectos negativos:

Aumenta los riesgos contra la seguridad.

Crea un entorno no estandarizado.

Hace más compleja la asistencia técnica.

Falta de definición del plan tecnológico.

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Total EE. UU. ReinoUnido

Alemania Francia Rusia China India México Brasil

«La percepción de peligro de EOD contra la seguridad de la red corporativa es uno de los principales motivos por el que las empresas europeas no han acogido esta tendencia con

tanto entusiasmo como los otros países.

Aparte de China, los países de Europa son los más preocupados por los efectos negativos de EOD sobre la seguridad de las redes corporativas. Es interesante apuntar que esta

preocupación no ha aumentado la reticencia de las empresas chinas a la hora de adoptar EOD, porque están convencidas de que los beneficios superan los posibles costes».

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Seguridad y cumplimiento

Es evidente que las inquietudes tradicionales sobre el robo o pérdida de dispositivos y la seguridad de la red siguen estando a la cabeza de las preocupaciones corporativas y que la expansión de la movilidad no ha hecho sino aumentar el riesgo para muchas empresas.

En muchos sectores muy regulados, como pueden ser la banca, la sanidad, la educación y los servicios públicos, nada debe poner en peligro los expedientes corporativos, empresariales y de datos de los clientes, ni desviar a la organización del camino del cumplimiento.

Sin embargo, muchos de los riesgos y problemas de seguridad vinculados a la adopción de EOD desde el punto de vista del departamento de TI, ya existían antes de la aparición de EOD, aunque tuvieran otra forma. Muy pocas organizaciones disponen de directrices estrictas que regulen y supervisen el traslado de documentos impresos fuera de las oficinas, el acceso protegido de ordenadores en la residencia de los empleados o incluso el uso de lápices de memoria. Los datos confidenciales siempre han sido móviles y no dejarán de serlo, aunque se empleen otras formas de acceder a ellos y transportarlos.

La verdadera oportunidad que EOD presenta a los especialistas de TI es reevaluar la gestión de todos los aspectos de la seguridad, actualizar las soluciones tecnológicas para reforzar la protección contra ataques de denegación de servicio distribuido (DDoS), aprovechar la libertad que ofrecen directrices sobre datos, riesgo y cumplimiento más estrictas, utilizarlas para encontrar soluciones a los problemas presentes y adoptar EOD sin reservas.

En la inteligencia de red, la clave es IP

La red está involucrada en todo y de ella no entra ni sale ningún dispositivo con una dirección de IP sin que intervenga la IPAM (gestión de direcciones de IP). Esto convierte a la plataforma IPAM en el centro neurálgico de la inteligencia de red, en el que residen las relaciones críticas entre direcciones de IP, dispositivos, usuarios, ubicaciones físicas y actividades de la red. La dirección de IP es un identificador exclusivo asignado a cada dispositivo de la red, por lo que el espacio de la dirección de IP tiene un gran valor estratégico. La capacidad de ver y gestionar con IPAM las direcciones de IP desde un punto central es la clave para extraer información útil de la red corporativa. La inteligencia de red que proporciona IPAM es esencial para hacer cumplir las directrices corporativas y saber a qué aplicaciones se solicita acceso, quiénes lo solicitan y de qué forma se utilizan los datos confidenciales.

Junto con los servicios de sistema de nombre de dominio (DNS) y protocolo de configuración de host dinámica (DHCP), IPAM es fundamental para la salud y la integridad de la red:

IPAM es un punto central de gestión y control de la red y las direcciones.

DNS conecta los dispositivos a los sitios web, las aplicaciones y los usuarios.

DHCP aprovisiona la conexión de cada dispositivo a la red.

La plataforma IPAM consolida todos los datos de IPAM, DNS y DHCP en un repositorio central, para facilitar la gestión empresarial de las redes y los dispositivos. Las plataformas IPAM necesitan ofrecer tres prestaciones básicas que respondan a las crecientes necesidades de conectividad:

Seguridad móvil

Gestión de direcciones

Automatización y autoservicio

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Sin estas tres soluciones, la empresa no podrá obtener la inteligencia de red que necesita para poner en práctica iniciativas de EOD eficaces, virtualización y servicios de nube, y mucho menos para aprovechar las tecnologías emergentes, como pueden ser las tecnologías de máquina a máquina (M2M) y redes definidas por software (SDN).

Costes y asignación de gastos

Una vez que la empresa decide entre un modelo de financiación corporativa —por el que los empleados eligen sus propios dispositivos que paga y gestiona la empresa— o uno en el que los empleados son responsables de todos los aspectos como titulares del dispositivo, todavía queda un dilema por resolver: ¿cómo se separan los costes laborales y personales que genera el uso del dispositivo?

Este problema ya es lo suficientemente complicado cuando se trata de calcular únicamente los gastos de voz, pero se vuelve aún más complejo cuando a esto se añade la actividad de datos. En el caso de una multinacional con una fuerza laboral numerosa, se puede incurrir en gastos importantes. Además, el hecho de que los cargos varíen por encima de ciertos niveles de uso de datos complica la asignación de cargos al uso laboral o personal.

Antes de decidir el modelo a adoptar, la empresa tiene que sopesar los costes del uso del dispositivo personal y los costes de la gestión del proceso de reembolso al empleado.

Sea cual sea el modelo que se decida adoptar, la integridad y precisión de la directriz implantada depende de los datos de facturación que faciliten los proveedores, ya que su éxito depende de la facilidad con que se pueda distinguir el uso personal del laboral.

En el caso de muchas empresas que se enfrentan a la tendencia de EOD, lo más probable es que no dispongan de las capacidades técnicas necesarias para

responder debidamente al nivel de manipulación de los datos y transparencia de los costes que exige la implantación de este tipo de directrices.

El entorno de EOD

A medida que crece la gama de dispositivos que coexisten dentro de una empresa y aumenta el porcentaje de empleados móviles dentro del espacio laboral global, surge la necesidad de una estructura de servicio y soporte ágil e inteligente.

En la mayor parte de los casos, el departamento de TI será el encargado de gestionar y dar soporte a los dispositivos móviles con unos recursos limitados.

La puesta en práctica de programas de EOD debería servir para que el personal de TI fuera más productivo porque no necesitará dedicar tanto tiempo al mantenimiento de la infraestructura general, además de que la composición del personal de TI también cambiará debido a que las preguntas sobre smartphones y tabletas suelen ser menos complicadas de responder que las relacionadas con problemas de configuración de ordenadores. Esta tendencia forma parte de un cambio importante en la forma en que los usuarios perciben al equipo de TI, desde una organización reactiva a una proactiva concentrada en facilitar el trabajo de los empleados.

Algunas empresas prevén una disminución de las llamadas al centro de atención, tanto de las relacionadas con los equipos como de las relativas al software. Los empleados ya saben usar sus dispositivos, por lo que no hay necesidad de enseñarles. Si tienen alguna pregunta sobre sus dispositivos personales, la empresa puede dirigirlos a su operador de telecomunicaciones o al fabricante del dispositivo, en lugar de al centro de atención interno. Sin embargo, la introducción de más aplicaciones móviles puede producir un incremento de las llamadas y solicitudes a dicho centro de atención.

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Al aumentar la cantidad de usuarios de aplicaciones móviles debido a EOD, las posibilidades de innovación también crecen. La distribución de aplicaciones entre los empleados ofrece multitud de oportunidades que van más allá del correo electrónico y las comunicaciones móviles tradicionales e incluyen, entre otras, fichas horarias, registros de entrada y salida, aplicaciones de recursos humanos con autoservicio y una mejor planificación de la continuidad empresarial. El legado final del fenómeno EOD puede ser la ampliación del acceso y el fomento de la innovación.

El desarrollo de una estrategia donde todos ganan

No hay duda de que la consumerización de la TI es uno de los factores que más han impactado al mundo empresarial durante la última década. Es un fenómeno que exige una respuesta controlada, que responda al mismo

tiempo a los objetivos de la organización y a las necesidades de los empleados.

Como ocurre con muchas decisiones cuando existe un volumen abrumador de información contradictoria, la vía más inteligente suele ser un punto medio entre unas directrices rígidas y restrictivas que ignoren la convergencia de la vida privada y laboral de los empleados y unas directrices permisivas que dejen que usen cualquier dispositivo sin ningún control.

En resumen puede decirse que hace falta encontrar un equilibrio que satisfaga los deseos de los empleados y los objetivos de la empresa, cumpla los requisitos de cumplimiento y cree una plataforma íntegra para el soporte de TI.

Verizon entiende los retos de EOD a los que se enfrentan nuestros clientes. Nuestra meta es ayudarles a elaborar un plan estratégico que les sitúe en la posición ideal para aprovechar los beneficios de mayor productividad y colaboración que ofrece EOD y ponerlos al servicio de sus intereses.

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Conclusión

Con Verizon como socio, las organizaciones podrán llevar a cabo una evaluación estratégica del impacto y las oportunidades que presenta EOD, elaborar un plan estratégico de crecimiento y poner en marcha una estrategia de EOD y un entorno de trabajo móvil, con el fin de abordar algunas de las preocupaciones que despierta este fenómeno: responder a la consumerización de las soluciones y dispositivos móviles, dar soporte a más dispositivos, smartphones y tabletas, y ampliar los sistemas internos de acceso móvil.

Todo esto redundará en beneficios en cinco áreas funcionales principales: productividad,

gestión del riesgo y cumplimiento, control de costes, adquisición de recursos y gestión del ecosistema. Como resultado, la estrategia que le ayudaremos a diseñar servirá para que su empresa haga realidad todo su potencial mediante un acceso seguro en todo momento y en todo lugar.

El impacto y las ventajas de las soluciones de Verizon afectan a toda la empresa. Con nuestra ayuda, podrá crear una solución que aproveche al máximo la movilidad y tenga un impacto positivo en el balance general, la productividad de los empleados y sus ambiciones comerciales, al servir de llave para descubrir el valor intrínseco de las oportunidades que presenta EOD.

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Colaboradores de Verizon Colaboradores de Cisco

Neil Cook,

Consultor principal, UCC y móvil

Craig Cerasi,

Jefe de Soluciones de movilidad de marketing

Gavan Egan,

Vicepresidente de ventas de EMEA de cloud y seguridad para Verizon Europa

Stacey Goldsmith,

Desarrollo empresarial, Espacio laboral unificado – Soluciones inteligentes

Martin Patten,

Desarrollo empresarial, Espacio laboral unificado – Soluciones inteligentes

Paul Durzan,

Director de Espacio laboral unificado – Soluciones inteligentes

Fabien Gandola,

Ingeniero de sistemas consultor, Espacio laboral unificado – Soluciones inteligentes

Jason Freeth,

Arquitecto, Cisco IT

Acerca de Verizon Enterprise Solutions

Verizon Enterprise Solutions suministra soluciones de redes inteligentes, nube, movilidad, seguridad gestionada y máquina a máquina (M2M) a las empresas más importantes del mundo. Con soluciones específicas para cada sector y toda una gama de productos mayoristas, Verizon Enterprise Solutions ayuda a crear nuevas oportunidades de innovación, inversión y transformación en todo el mundo. Visite verizonenterprise.com/es o el centro de noticias de Verizon Enterprise Solutions para más información.

Verizon Europa: www.verizonenterprise.com/es

Cisco: www.cisco.com/es

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