Dispositivo prensa en eventos
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DISPOSITIVO DE PRENSA Por: Alicia Yáñez
ANTES DEL EVENTO
Diseño del dispositivo
Tipo de cobertura
• Según el tipo de evento, el lugar en el que se celebre, las autoridades que asistan, etc. Se debe decidir el tipo de cobertura que tendrá:
• Libre, todos los periodistas acreditados.
• Pool, selección de unos pocos para ciertos momentos que pasarán la información al resto de Medios.
• Señal Institucional, solo los medios seleccionados para el evento. El resto podrán informar desde el centro de prensa.
Establecer la disposición del espacio de los MMCC
• Donde se situará la zona de acreditaciones
• Donde estará el centro de prensa
• Donde se situarán los periodistas gráficos
• Donde se colocarán los micrófonos de los radiofónicos
Además hay que determinar la situación de los puntos de interés de los periodistas tales como:
• Puntos de foto
• Donde se situará el Photocall
• Donde estará la zona de ruedas de prensa
• Donde será la Línea de saludo
• Donde será la foto de familia
• Donde será el descubrimiento de placa
• Donde estarán los escenarios de interés periodístico
1º contacto con los Medios
• Convocatoria de prensa. Invitación que reciben los medios para que acudan a cubrir el evento. Debe enviarse con unas 2 semanas de antelación y reenviarla dos días antes.
• Acreditaciones. Con la convocatoria recibirán las instrucciones para acreditarse.
• Programa de prensa. Información detallada sobre el evento como:
• Fases del evento y timing
• Planos
• Puntos de foto
• Photocall
• Horarios de ruedas de prensa
• Discursos
• Asistentes
• Llegadas de asistentes
• Etc.
Durante el evento
En el desarrollo
Primeros pasos
• Acreditaciones y control de accesos. En el espacio para tal fin, a su llegada, los periodistas si identificarán y recibirán su press pass.
• Dossier de prensa. Se entrega a la llegada este documento que debe contener información sobre la entidad que organiza el evento como:
• Historia
• Datos y cifras
• Logo
• Página web
• Contacto
• Manual de prensa. Se les entrega a su llegada, recoge información de aspectos operativos del evento:
• Horarios del centro de prensa y normas
• Servicios
• Horarios de ruedas de prensa
• Emplazamientos para los gráficos
• Contactos, etc.
Desarrollo del evento
• Se debe facilitar el trabajo de los periodistas y cubrir todas las necesidades técnicas de estos.
• El centro de prensa, donde trabajarán los periodistas, debe equiparse con:
• Ordenadores
• Líneas telefónicas
• Conexión a Internet
• Fotocopiadoras, fax, escáner
• Pantallas de tv
• Cabinas de edición de radio y tv
• Centros de realización
• Salas de reuniones
• Salas de descanso y catering
• Traductores
Además, servicio técnico de apoyo
• Habilitar zonas especiales para los medios gráficos.
• Zonas de aparcamiento para las unidades móviles.
• Cuidado en la iluminación para los medios gráficos.
• Colocar los micrófonos y grabadoras cerca de los protagonistas.
Tras el evento
Toque final
Impacto
• Notas de prensa. Se enviarán a los medios, a los que hayan podido asistir y a los que no, con toda la información relevante del evento.
• Se controlará el impacto del evento en los medios el los días posteriores.
– Alicia Yáñez