Universidad de La Salle Universidad de La Salle

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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

1-1-2016

Diseño e implementación de buenas prácticas para Diseño e implementación de buenas prácticas para

fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la

Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar

Incondicionalmente Siempre GABIS Incondicionalmente Siempre GABIS

Edward Andres Tovar Garzon Universidad de La Salle, Bogotá

Fabian Andres Castro Mejia Universidad de La Salle, Bogotá

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Citación recomendada Citación recomendada Tovar Garzon, E. A., & Castro Mejia, F. A. (2016). Diseño e implementación de buenas prácticas para fortalecimiento de estrategias administrativas y contables en la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre GABIS. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/930

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DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA

FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR

INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.

EDWARD ANDRES TOVAR GARZON

FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA

PÚBLICA

BOGOTÁ D.C.

2016

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE BUENAS PRÁCTICAS PARA

FORTALECIMIENTO DE ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

EN LA FUNDACION SOCIAL GRANDES ALEGRIAS PARA BRINDAR

INCONDICIONALMENTE SIEMPRE GABIS.

EDWARD ANDRES TOVAR GARZON

FABIAN ANDRES CASTRO MEJIA

Docente: Martha Luz Chacón Páez

Director trabajo de grado

Programa de proyección social

UNIVERSIDAD DE LA SALLE

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURÍA

PÚBLICA

BOGOTÁ D.C.

2016

Contenido

INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 8

1. MACRO VARIABLES .............................................................................................................. 9

1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO .................................................................................... 9

1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR ....................................................... 9

1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS ............................ 10

1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO ............................................. 12

1.2 SOCIOECONÓMICAS ................................................................................................... 13

1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS .............................................................................. 13

1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO .................................................................... 14

1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO .............................................................................. 14

1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS .................................................................. 14

1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO ................. 15

1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES ...................................................................................... 16

1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL ............................................................................. 17

1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES ........................................................................ 17

1.4 SIMBÓLICO CULTURALES ......................................................................................... 18

2. ANÁLISIS DOFA .................................................................................................................... 19

2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA .................................................................................. 20

2.2 GESTIÓN CONTABLE .............................................................................................. 21

2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ........................................................ 21

2.4 ANALISIS MATRIZ FODA ......................................................................................... 23

3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO .......................................................... 24

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................................... 24

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................................. 26

3.3 OBJETIVO ....................................................................................................................... 26

3.3.1 OBJETIVOS GENERAL ........................................................................................ 26

3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................ 26

4. JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................... 27

5. MARCOS DE REFERENCIA ............................................................................................... 29

5.1 MARCO TEORICO ......................................................................................................... 29

5.2 MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................ 32

5.3 MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................ 35

5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS ............................................................ 35

5.3.2 VINCULOS POTENCIALES ................................................................................. 36

6. EJECUCIÓN DE TRABAJO ................................................................................................ 37

• RECURSOS TECNOLÓGICOS: .................................................................................. 40

• RECURSOS HUMANOS: .............................................................................................. 40

• RECURSOS ECONÓMICOS: ...................................................................................... 40

• OTROS RECURSOS: .................................................................................................... 40

7. DISEÑO METODOLÓGICO ................................................................................................. 40

7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN ........................................................................................ 40

7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN .......................................................................................... 40

7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................. 41

7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ........................................................................................... 42

8. RESULTADOS ....................................................................................................................... 42

8.1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MARCO INSTITUCIONAL Y

ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACIÓN ............................................................................... 43

8.1.1 REDISEÑO DE LA MISIÓN Y VISIÓN ................................................................ 43

8.1.2 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ............................................... 45

8.1.3 DISEÑO DE PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES ..... 46

8.2 DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES ............................................................... 48

8.3 ACTUALIZACIÓN DEL BROCHURE DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN ....... 57

8.4 FORTALECIMIENTO DE PRÁCTICAS PARA EL MANEJO DE REDES

SOCIALES Y MEDIOS DE PROMOCIÓN WEB DE LA FUNDACIÓN .............................. 59

8.4.1 Facebook ................................................................................................................. 60

8.4.2 Instagram ................................................................................................................. 61

8.4.3 Twitter ....................................................................................................................... 61

8.4.4 Página Web Gratuita .............................................................................................. 62

8.5 RECOLECCIÓN DE SOPORTES CONTABLES DEL PERIODO CONTABLE

AÑO 2015 .................................................................................................................................... 64

8.6 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE SOPORTES CONTABLES ........................... 65

8.6.1 Recibo de Caja Menor ............................................................................................... 65

8.6.2 Comprobante de caja ................................................................................................ 66

8.6.3 Cuentas de cobro y formato de proveedor de servicios:...................................... 67

8.6.4 Formato Proveedor de Servicios ............................................................................. 68

8.7 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE ........................................... 69

8.8 INGRESO Y ALIMENTACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE A IMPLEMENTAR

71

8.9 ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN GABIS

PERIODO 2015 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS) ........................ 75

8.10 DISEÑO DE PRÁCTICAS COMPLEMENTARIAS AL FORTALECIMIENTO DE LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE ........................................................................ 75

8.11 OBTENCIÓN DE DONACIONES POR PARTE DE TERCEROS. ......................... 79

9 CONCLUSIONES ................................................................................................................... 85

10 RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 87

REFERENCIAS .............................................................................................................................. 90

INDICE DE TABLA DE GRAFICOS

Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011...…................... 12

Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015………………… 12

Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy ………………………………………15

Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo……………...……………… 15

Tabla 05. Matriz FODA – Gestión Administrativa……………………………………………... 20

Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable……………………………………………………. 21

Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable…………………………………. 21

Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa……………………………………………..... 22

Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable……………………………………………………. .23

INDICE DE TABLA DE FIGURAS

Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC …………………………. 9

Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC ……………………………………. 10

Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC…………………………….. 10

Figura 04. Formato Entrevista Fundación GABIS………………………………………………. 41

Figura 05. Organigrama Fundación Social GABIS……………………………………………… 45

Figura 06. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 1………………………………………………... 58

Figura 07. Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 2……………………………………………….... 59

Figura 08. Facebook Fundación Social GABIS…………………………………………………. 60

Figura 09. Instagram Fundación Social GABIS ………………………………………………… 61

Figura 10. Twitter Fundación Social GABIS……………………………………………………… 61

Figura 11. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 62

Figura 12. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 62

Figura 13. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 63

Figura 14. Página Web de La Fundación Social GABIS……...……………………………………… 63

Figura 15. Recibo de Caja Menor……………………………………………………….………… 65

Figura 16. Recibo de Caja…………………………………………………………………………. 66

Figura 17. Cuenta de Cobro…………………………………………………………………….… 67

Figura 18. Formato Proveedor de Servicios……………………………………………….…..... 68

Figura 19. Licencia del Sistema Software Contable Easy Contable……………………….….…..... 69

Figura 20. Factura de Compra del Sistema Software Contable Easy Contable …………………... 70

Figura 21. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 70

Figura 22. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 72

Figura 23. Sistema Software Contable Easy Contable………………………………………… 72

Figura 24. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 1.. 73

Figura 25. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 2.. 74

Figura 26. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 3.. 75

Figura 27. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance General Año 2015 ………………... 76

Figura 28. Sistema Software Contable Easy Contable – Estado de Resultados Año 2015 ………….. 77

Figura 29. Formato de Autorización ………….…………………………………………………… 79

Figura 30. Jóvenes utilizando los computadores donados en la clase de sistemas…………. 81

Figura 31. Carta de Donación Banco Colpatria S.A……………………………………………... 82

Figura 32. Carta de Donación de Imaginarium S.A.S ……………………………………………... 83

Figura 33. Utensilios de Cocina Donados……………………………………………………….… 84

Figura 34. Aros Ula Ula Donados ………………………………………………………………… 84

Figura 35. Multifuncional Donada ………………………………………………………………… 85

Figura 36. Horno Microondas…………………………………………….………………………. 85

Figura 37. AZ para archivo físico…………………………………………………………………. 86

INTRODUCCIÓN

La ejecución y desarrollo de este proyecto surge del espacio que brinda la

Universidad de La Salle por medio del programa de Proyección Social dentro del

cual de manera voluntaria se optó por esta modalidad de grado, donde se

consideró que es una oportunidad de crecimiento profesional y social para enfocar

los conocimientos administrativos y contables adquiridos, en pro del desarrollo de

las comunidades menos favorecidas, siendo así el foco de trabajo, en caso

particular la Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente

Siempre (GABIS).

La Fundación GABIS está dirigida a la población de la primera infancia, jóvenes

activos, madres lactantes y gestantes, personas con discapacidad y al adulto

mayor, donde su principal función es contribuir al asesoramiento, formación y

orientación de los integrantes de la fundación, por medio de proyectos lúdico

pedagógicos y sociales que complementen un medio de vida íntegro y digno a la

comunidad vulnerable en el sector de la localidad de Kennedy, Bogotá D.C.

Teniendo en cuenta lo anterior, en pro de las necesidades identificadas en la

Fundación GABIS, la ejecución de este proyecto tiene como fin contribuir con el

desarrollo y la implementación de buenas prácticas a nivel administrativo y

contable, logrando así consolidar estrategias que permitan a la Fundación realizar

su gestión administrativa de manera correcta para la ejecución de sus objetivos,

consolidar si información contable para asegurar una planificación financiera y la

toma de decisiones adecuadas.

9

1. MACRO VARIABLES

1.1 BIOFÍSICAS DEL TERRITORIO

1.1.1 CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DEL LUGAR

Figura 01. Distribución de Localidades de la Ciudad de Bogotá DC

Fuente: http://nuestrabogotamisena.blogspot.com.co/2009/06/division-de-bogota.html

Se identifica que la Fundación GABIS, está ubicada en la localidad de Kennedy en

la Carrera 82 B No. 42 H sur 18 Barrio La Loma, en la ciudad de Bogotá. La casa

cuenta con tres pisos, el primer piso cuenta con dos entradas, uno para el ingreso

de las personas que viven en arriendo en el primer piso y el otro ingreso es por un

garaje adecuado como oficina de la fundación donde atiende los distintos

requerimientos de las personas vinculadas a la fundación, así mismo se utiliza

como lugar de almacenaje de los productos comprados al Banco de Alimentos; El

segundo piso tiene tres salones, una cocina, un baño y una sala múltiple. Un salón

es utilizado para la entrega de alimentos a los niños y para actividades educativas.

Otro salón donde realizan actividades lúdicas con material didáctico y por último el

otro salón que es utilizado para almacenar material didáctico, libros y juguetes. El

salón múltiple es utilizado para realizar actividades lúdicas con ayudas

audiovisuales, además de ser utilizado para las reuniones con las personas

integrantes de la fundación y por último en el tercer piso cuenta con dos salones,

un baño, una cocina y sala modificada para guardar libros, material didáctico y

ropa de los niños. Uno de los salones tiene cunas para los niños más pequeños y

por último el otro salón es utilizado para dar clases y zona de alimentación.

10

Kennedy es la localidad número 8 del distrito capital y una de las de mayor

población. Está ubicada al sur occidente de Bogotá, limitando al norte con la

localidad de Fontibón, al sur con la localidad a de Bosa, al oriente con Puente

Aranda, colindando en un pequeño sector con las localidades de Tunjuelito y

Cuidad Bolívar, de igual modo con la autopista sur con Boyacá.

La extensión de la localidad de Kennedy es de 3.859 hectáreas, distribuidas en un

98.1% es área urbana y 1.8% es área rural. Cuenta con un número de habitantes

de 1.019.949 distribuidos en 328 barrios. Kennedy cuenta con 12 UPZ (Unidades

de Planeamiento Zonal): Kennedy Central, Timiza, Carvajal, Américas, Bavaria,

Castilla, Tintal Norte, Calandaima; Corabastos, Gran Britalia, Patio Bonito y Las

Margaritas.

1.1.2 CONDICIONES DE VIVIENDA Y SERVICIOS PÚBLICOS

Figura 02. Localidad de Kennedy – Ciudad de Bogotá DC

Fuente: http://calandaima.blogspot.com.co/

La Fundación GABIS se encuentra ubicada en la localidad de Kennedy,

exactamente en el barrio La Loma, su ubicación esta próxima a avenidas

principales como la Troncal Av. Cali y próxima a la Calle 43 Sur; así mismo a

medios de transporte masivo ( Servicio Transmilenio, Sitp, Buses Urbanos, entre

otros) , de igual forma es importante resaltar que las instalaciones de la Fundación

11

cuenta con un diseño elevado de tres pisos, en condiciones óptimas y

considerables para desempeñarse con sus labores.

Figura 03. Ubicación Fundación GABIS – Ciudad de Bogotá DC

Fuente: Google Maps

Localidad de Kennedy actualmente en su mayoría residencial, otra parte

dotacional e industrial. Kennedy representa el 13.7% de la población de Bogotá,

que la convierte en la segunda localidad más grande con 1.019.949 habitantes,

con una distribución por genero de 496.508 hombres y 523.441 mujeres. De

acuerdo a los datos de la Secretaria de Planeación Distrital se proyectó un

aumento de la población entre el 2011 a 2015 de 4,9% es decir un crecimiento de

1.069.469 habitantes en la Localidad.

Con relación a las condiciones de vivienda, en la localidad de Kennedy existen

276.800 viviendas y 288.293 hogares, con un tamaño promedio de 3,4 personas

por hogar. De las 276.800 viviendas, dentro de las diferentes opciones de

vivienda, predomina la tendencia del arriendo o subarriendo, con el 41,7% de los

hogares, vivienda propia de 38,1%, el restante que es el 1,6% hace referencia a la

tenencia (propiedad colectiva, ocupante de hecho y posesión sin título).

Esta localidad se caracteriza por contar con estratos entre 1 y 4 con predominio

del 2 y 3, esto de acuerdo a la consolidación y desarrollo urbanístico de los

mismos barrios. Dentro de los servicios públicos cuenta con un cubrimiento casi

total, en relación a los domiciliarios, la cobertura de alcantarillado sanitario,

12

energía eléctrica y aseo es del 100%, gas natural es del 93%, alcantarillado pluvial

es de 97% y telefonía fija de 83%

Tabla 01. Bogotá D.C. Hogares por Cobertura de Servicios Públicos 2011

Fuente: DANE – SDP. Encuesta Multipropósito para Bogotá 2011

Teniendo en cuenta el punto anterior es importante aclarar que la Fundación

cuenta con los servicios públicos básicos y adicionalmente cuenta con servicios de

cobertura telefónica y de internet, los cuales son elementales para el correcto

funcionamiento de sus actividades de apoyo a la comunidad.

1.1.3 CONDICIONES DE VÍAS Y ESPACIO PÚBLICO

Con relación a las vías la localidad de Kennedy, según el último informe dado a

conocer por el Instituto de desarrollo Urbano IDU a junio de 2015, la extensión de

Km-Carril es de 1.638,8 solo en la localidad de Kennedy con la siguiente

información:

Tabla 02. Bogotá D.C. Vías Localidad de Kennedy Segundo Periodo 2015

MALLA VIAL BUENO REGULAR MALO TOTAL KM-CARRIL

ARTERIAL 186,43 30,37 40,71 257,51

TRONCAL 69,46 10,1 1,3 80,86

INTERMEDIA 224,85 45,04 64,76 334,65

LOCAL 177,8 243,4 544,58 965,78Fuente: http://app.idu.gov.co/geodata/IntenasMain/estadisticas.html Autor- EAT. FC

13

De acuerdo a la información anterior, se puede decir que vías se encuentra en

condiciones favorables para los distintos medios de transporte, son aquellas de

mayor circulación o vías principales, donde pasan los articulados y alimentadores

de Transmilenio, así como los buses del Sitp, compartido con los vehículos

particulares.

Con relación a las vías intermedias o local, hace referencia a las vías internas de

los barrios, que siguen siendo precarias, pues encontramos aún calles o carreras

pavimentadas que cruzan con otras que no lo están, dificultando el acceso a

vehículos de emergencia, servicio públicos, entre otros.

Los espacios públicos en Kennedy, son de fácil acceso para toda su población,

ciclorutas, parques metropolitanos como el Porvenir Gibraltal, Timiza y la red de

parques vecinales.

Dentro de lo que respecta a la Fundación GABIS, identificamos que la relación

próxima a sus vías principales de acceso son la troncal Av Cali, la Calle 43 Sur y

la Carrera 82 b que se encuentra en un estado considerable.

1.2 SOCIOECONÓMICAS

1.2.1 SECTORES PRODUCTIVOS

En Kennedy se localizan 15.196 de las empresas de Bogotá, que equivalente al

7% del total de las empresas capitalinas. La estructura empresarial de la localidad

se concentra en el sector servicios (76%), industria (19%) y construcción (3%).

De acuerdo a los sectores productivos mencionados es importante identificar que

la Fundación GABIS está localizada a la prestación de servicios de enseñanza y

de acompañamiento psicológico, generando así participación en cuanto los

ámbitos de educación, cultura, artística y recreación.

Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas

de la localidad Kennedy son: comercio (44%), industria (18%), servicios

inmobiliario, empresariales y de alquiler (8,1%), transporte, almacenamiento y

comunicaciones (8%), y hoteles y restaurantes (7%).

14

1.2.2 EMPRENDIMIENTO ECONÓMICO

En el objeto social de la Fundación GABIS no existe un marco de desarrollo

dirigido directamente al ámbito de promoción laboral, dado que sus servicios están

principalmente dirigidos a la comunidad no productiva (infantes y adolecentes

escolares) y por otro lado un grupo reducido de adultos en etapa productiva y

retirada; teniendo esto en cuenta se da un punto a favor el aporte que genera la

fundación de manera indirecta con el desarrollo de sus programas, brinda el apoyo

a los padres de familia que están en una etapa de productividad laboral para que

puedan desempeñarse laboralmente mientras sus infantes o adolecentes están

con el acompañamiento de la Fundación durante la jornada diaria y así mismo un

acompañamiento psicológico para que el aprovechamiento en familia se evidencie

en los hogares de las familias vinculadas.

1.2.3 DINÁMICAS DEL MERCADO

Aunque dentro del sector de la localidad de Kennedy existen otras alternativas

de apoyo familiar, asesoramiento psicológico y de apoyo educativo, brindado por

instituciones del gobierno como secretaria de integración social, IDRD, Acción

Social, Juntas de Acción Comunal, entre otros y sin ánimo de lucro como

Fundación Semillas de Amor, Fundación Social Sueños de Vida, Fundación

Martha Chacón, entre otras que aunque tiene otro programas, están dirigidas a la

población infante, adolecente, vulnerable y de escasos recursos.

Gracias a la disciplina dada por las promotoras de la Fundación, esta ha logrado

tener una participación durante los últimos cuatro años y así ir fortaleciendo sus

programas, al igual que su estructura organizacional, dando así un impacto

positivo y un reconocimiento en su comunidad.

1.2.4 ALIANZAS PÚBLICAS Y PRIVADAS

El apoyo con el que cuenta para su desempeño esta soportado por el Banco de

Alimentos, personas naturales y donantes esporádicos.

En el caso del Banco de alimentos, se recibe un apoyo en suministro de alimentos

y otros recursos que son de utilidad para el desarrollo de los programas de la

15

Fundación como una comida balanceada, muebles y enseres que facilitan la

actividad diaria y mercados para las familias que la conforman.

En cuanto a las personas naturales, el apoyo es representativo, ya que se cuenta

con suministro de diferentes recursos, monetarios, enseres, de apoyo educativo,

recreación, de alimentación, entre otros que son de gran ayuda para el desarrollo

de la Fundación, esto al igual sucede con los donantes esporádicos.

1.2.5 CUANTIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO

Tabla 03. Personal Ocupado en Empresas de Kennedy

Fuente: CCB (2006).Registro Mercantil. CCB, Bogotá. Cálculos: Dirección de Estudios e Investigaciones de la CCB.

Tabla 04. Población Ocupada por posición ocupacional y sexo.

Fuente: DANE – SDP, Encuesta de Calidad de Vida Bogotá 2007.Nota. En la columna „Otra‟ se incluyen los

trabajadores familiares sin remuneración, trabajadores sin remuneración de em- presas o negocios de otros

hogares y otros ocupados.

La tasa de ocupación (55,5%) es inferior a la de la Ciudad (55,1%), según. Las

actividades que más ocuparon personas residentes en Kennedy fueron: comercio,

hoteles y restaurantes (29%), servicios sociales, comunales y personales (25%),

industria manufacturera (19%).

16

La tasa de desempleo (16,3%) es la más alta de las localidades y está por encima

de la de Bogotá (13,1%). En Kennedy reside el mayor número de desempleados

de Bogotá (71.000).

Los sectores más representativos en la generación de empleo en la localidad

fueron: industria (39%), comercio (30%), transporte, almacenamiento y

comunicaciones (14%). La mipyme generó el 64% de puestos de trabajo y la gran

empresa el 36%.

En el caso de la Fundación el capital humano que se emplea para el desarrollo

ordinario, es reducido, ya que en este caso las personas que permanecen en sus

instalaciones son la directora, la administradora, la encargada de la cocina, y un

docente, aunque en algunos casos se recibe el apoyo de practicantes

universitarios, aprendices del SENA y en algunos casos de la misma comunidad.

1.3 POLÍTICO-INTITUCIONALES

El Distrito Capital, en cabeza de su Alcalde Mayor y como presencia del Estado en

las distintas localidades de Bogotá, cuenta con alcaldías locales, creadas para

atender las distintas necesidades de la población perteneciente a cada localidad;

su propósito es formular e implementar políticas públicas relacionadas con temas

de acceso a la justicia, derechos humanos, convivencia, seguridad, cultura,

inclusión y participación democrática.

Las alcaldías locales están integradas por un Grupo de Gestión Jurídica y un

Grupo de gestión Administrativa y Financiera, que se encuentra apoyado por la

Secretaria de Gobierno Distrital con recurso humano de las oficinas de asuntos

jurídicos, planeación, obras, almacén y presupuesto.

La Alcaldía Local es el centro de contacto más cercano del ciudadano con la

Administración Distrital, con el que se busca una mejor prestación de los servicios

del Gobierno de la ciudad.

• Promover la organización social y estimular la participación de los

ciudadanos (as) y organizaciones en los procesos de gestión pública.

17

• Promover la convivencia pacífica, la aplicación de las normas de policía y

coordinar los distintos mecanismos e instancias de resolución pacífica de

conflictos tales como mediación, conciliación, facilitar la interlocución de

todas las instancias y organismos que ejerzan funciones que impacten en la

localidad.

• Contribuir a las metas del Plan de Desarrollo Distrital.

• Desarrollar los procesos de gestión pública requeridos para el cumplimiento

de sus funciones misionales y de las funciones de los Alcaldes o Alcaldesas

Locales.

• Adelantar los procesos de apoyo a las Alcaldesas o Alcaldes locales en la

atribución de coordinar la acción administrativa del Distrito en la localidad,

de acuerdo con lo estipulado en el Decreto Ley 1421 de 1993.

1.3.1 DEBERES ALCALDÍA LOCAL

• Liderar, orientar y coordinar la formulación de políticas, planes y programas

encaminados a garantizar la participación de los habitantes en las

decisiones que les afecten y en el control social a la gestión pública en el

marco del Sistema Distrital de Participación.

• Garantizar la convivencia pacífica, el respeto de los derechos humanos, la

seguridad ciudadana y la preservación del orden público en la ciudad.

• Promover, desarrollar y organizar las iniciativas y procesos ciudadanos

solidarios para la atención de las poblaciones vulnerables desde la

perspectiva de convivencia y seguridad ciudadana.

• La defensa y protección de los derechos constitucionales de los ciudadanos

en todo el territorio Distrital.

1.3.2 RED DE SERVICIOS SOCIALES

La alcaldía Local de Kennedy cuenta con una red de servicios sociales, con el

apoyo de las distintas instituciones creadas por la Alcaldía Mayor de Bogotá, para

el acompañamiento y seguimiento de toda la población vulnerable e integrante de

18

la localidad. Dentro de los servicios sociales se encontró los siguientes de mayor

impacto:

• Población en condición de discapacidad y adulto mayor: Este servicio está

apoyado por la Secretaria Distrital de Integración Social. Su propósito es

identificar y registrar esta población para brindar subsidios monetarios en

canasta alimentaria o cupos en comedores alimentarios, de igual modo

atención en salud con la ayuda del Hospital del Sur.

• Poblaciones diversas: Este servicio va enfocado a las personas dedicadas

a las ventas ambulantes, recicladores, desplazados, discapacitados,

comerciantes de plazas de mercado, entre otros; su propósito es crear

unidades productivas de emprendimiento, apoyados por el Instituto para la

Economía Social IPES.

• Población Vulnerable: El propósito de este programa es ayudar a hogares

que no superen los 4 smlv, no estén afiliados a una caja de compensación

familiar, no tengan vivienda ni se hayan postulado a ningún tipo de subsidio

y poder acceder al programa de Subsidio Distrital de Vivienda. Su finalidad

es contribuir a la reducción de la pobreza y desigualdad.

• Población Desplazada por conflicto armado: En el Centro Dignificar

Kennedy- UAO (Unidad de Atención y Orientación al Desplazado), se

atiende manera oportuna y efectiva a la población desplazada por conflicto

violento que necesita información y orientación de los diferentes programas

implementados por el distrito para su atención.

Los otros puntos de presencia del estado en la localidad de Kennedy son:

Secretaria Distrital de Integración Social, SuperCADES, Familias en Acción,

Personería Local de Kennedy, Casa de la Justicia, Fiscalía Seccional Kennedy,

Dirección Local de Educación, ICBF Kennedy, Comisaria de Kennedy, Comisaria

de Familia, entre otros.

1.4 SIMBÓLICO CULTURALES

La localidad de Kennedy cuenta un gran grupo de agrupaciones, organizaciones,

colectivos, agentes artísticos y culturales. Los más representativos artísticamente

19

son las danzas, el teatro y la música. Son importantes los grupos de adultos

mayores que realizan actividades de música y danza, así como los de mayor

movilidad en escenarios locales son los grupos de rock y hip hop. La localidad

cuenta con población indígena representada por el cabildo Nasa y población

afrodescendiente ubicados en la UPZ de Timiza, Gran Britalia y Patio Bonito.

Dentro de la localidad también se encuentran los gitanos o pueblo Rom, ubicados

en el sector de Marcella.

La Alcaldía Mayor de Bogotá, dentro de su Plan distrital de Cultura 2012-2021,

que incluye a todas las localidades, Kennedy es participante por su gran

contribución a la cultura capitalina. Dentro de las propuestas formuladas y

aceptadas para la localidad y de mayor impacto en el año 2015, se encuentra la

creación de la Casa de las Artes, la Cultura y el Patrimonio que sirve como

espacio de organización y ejecución de las distintas prácticas culturales locales,

de igual modo que sirva como apoyo de la documentación de la memoria escrita y

audiovisual de los eventos realizados y patrocinados por la localidad.

Kennedy cuenta con 2 Centros de Arte para la Niñez y la Juventud (CLAN), que

atiende a más de 2500 niños y jóvenes de la localidad, que incentivan por medio

del arte y la cultura las herramientas para construir una mejor sociedad.

Dentro de las distintas actividades que ayudan a la integración y participación de

la comunidad, realizadas en lo corrido del año 2015, encontramos las salidas

recreo deportivas para los adultos mayores, entrega de un nuevo parque en el

barrio Britalia, entrega de una cancha de futbol sintética para las escuelas

juveniles, festivales de música y los más representativos de la localidad es el Rock

al Kennedy e Hip-Hop Kennedy, de los cuales se deben hacer preselección de

grupos participantes por la cantidad que están con la intensión de participar.

2. ANÁLISIS DOFA

Para el desarrollo de este esquema de análisis, es importante tener en cuenta que

para su ejecución se conformó un grupo con el que se logró identificar las

necesidades más relevantes y a las que se les genero un plan de trabajo, con la

implementación de estrategias de mejora. El grupo de trabajo lo conformo la

20

representante legal, la encargada de la administración y nosotros como grupo de

apoyo administrativo y contable. Por otro parte, se realizó un diagnóstico de

reconocimiento sobre del funcionamiento interno de la Fundación GABIS,

procesos establecidos, falencias, oportunidades, programas, vínculos,

organización, entre otros aspectos relevantes para determinar el direccionamiento

del proyecto.

Realizada la identificación de las necesidades de la fundación, se pudo establecer

el tipo de asesoría requerida como apoyo y el enfoque del proyecto. Se determinó

y propuso generar la ejecución de un plan de trabajo para abordar y suscitar las

necesidades identificadas. Mediante el análisis FODA y determinando una

priorización de las variables identificadas, se asignó un orden de acción y

desarrollo para subsanar las necesidades.

2.1 GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Tabla 05. Matriz FODA – Gestión Administrativa.

21

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

2.2 GESTIÓN CONTABLE

Tabla 06. Matriz FODA – Gestión Contable.

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

2.3 GESTION ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

Tabla 07. Matriz FODA – Gestión administrativa y contable

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

22

Partiendo del análisis que se realizó en la Fundación e identificadas las

necesidades que se requieren para fortalecer las prácticas administrativas y

contables se acordó y priorizo las siguientes estrategias:

Tabla 08. Matriz FODA – Gestión Administrativa.

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

23

Tabla 09. Matriz FODA – Gestión Contable

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

2.4 ANALISIS MATRIZ FODA

Dentro de los puntos estudiados de manera muy selectiva y confrontando la

información de las anteriores bases se determinó lo siguiente:

• La Fundación GABIS, tiene la disposición de realizar todos los posibles

cambios propuestos para el mejoramiento de su funcionamiento, de igual

modo implementar todos los correctivos operacionales que a la fecha hacen

que no tengan una gestión administrativa y contable eficiente.

• Es claro que la estructura administrativa actual de la fundación no está

completa y es necesario rediseñarla para crear un sentido de pertenencia

en los distintos colaboradores, además que da la oportunidad al momento

24

de presentarla a posibles donantes, que es una fundación seria y bien

estructurada.

• La información contable es importante para cualquier organización y el

propósito de implementar un software y política contable en la fundación

GABIS, es necesario para llevar el respectivo control de las distintas

actividades de ingresos y gastos, teniendo en cuenta que como es una

actividad sin ánimo de lucro, todo movimiento que realice la fundación debe

quedar registrado para no generar ningún inconveniente legal o de

requerimiento por parte de las entidades de control sobre estas

organizaciones.

• El buen nombre y reconocimiento de la fundación es parte esencial de su

funcionamiento, por eso es claro el manejo de la redes sociales, ya que

ahora son la forma de darse a conocer en el mercado, además que esto no

genera ningún costo de funcionamiento y su divulgación llega a más

personas de manera fácil y rápida. Además es necesario crear un brochure

para ser entregado a distintas personas o empresas con sentido social para

posibles donaciones.

• El seguimiento y control de las distintas actividades contables y

administrativas de la fundación deben ser soportadas en cada momento,

por eso surge la necesidad de crear formatos institucionales donde se

registre todo movimiento o actividad realizada, para verificar el

cumplimiento, de los distintos propósitos que quiere alcanzar la fundación

en su cambio de mejoramiento.

3. CONSOLIDACIÓN Y EJECUCIÓN DE TRABAJO

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La Fundación GABIS tiene como representante legal a la señora Luz Dary Ruiz

León quien es la representante legal y acompaña su funcionamiento desde el 4 de

Marzo de 2013, está ubicada en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, en la

localidad de Kennedy barrio Villas de La Loma. Hoy en día la Fundación GABIS

cuenta con un grupo de trabajo de tres personas encargadas de planta y de

manera ocasional cuenta con la colaboración y apoyo de practicantes

25

universitarios, donde en su desarrollo social trabaja con un grupo aproximado de

sesenta y dos (62) personas, comprendido entre los doce (12) meses de nacido y

los sesenta (60) años, donde su mayor grupo de integrantes se concentra en niños

de doce (12) meses y jóvenes de quince (15) años vulnerables socialmente y

económicamente, donde su primordial objetivo es brindar a su comunidad la

mejoría de las condiciones alimentarias, educativas y de valores.

Para el desarrollo del trabajo es importante tener un conocimiento directo del

lugar, el entorno, la comunidad que acoge y lo más importante como funciona la

Fundación en su campo administrativo y contable que es el foco que se quiere

abordar para así lograr mejorar su desempeño; por lo tanto dentro de las visitas

que se realizaron a la Fundación GABIS se logran identificar diferentes puntos a

los cuales habrá que aplicarse una mejora, otros que serán de enfocar y otros que

son importantes aplicar. La Fundación, en sus cuatro años de funcionamiento ha

tratado de implementar una gestión administrativa y contable para dar un buen

trabajo y resultado a la comunidad que acoge, pero no se han logrado consolidar

buenas prácticas de gestión administrativa y no ha logrado tener una información

financiera confiable, organizada y actualizada.

Llevado acabo el análisis, se pudo identificar que la Fundación no cuenta con un

soporte solido de reconocimiento y posicionamiento del sector en el que trabaja,

además de no contar con un aleado fuerte de apoyo, por otro lado a pesar de que

cuenta con un blog en la red social Facebook, esta no tiene los permisos de

manejo de registros fílmicos y material fotográfico que se requiere como norma de

seguridad a la infancia y en este caso la información de la fundación no se

encuentra actualizada, por otro lado no cuentan con un brochure de presentación

o un medio donde los interesados puedan tener claridad de la actividad social, en

cuanto los programas brindados, no se cuenta con una política de satisfacción,

efectividad y de avance que mida la viabilidad de los programas que se ofrecen;

también, se identificó que la Fundación no cuenta con un manual de funciones

establecido en los cargos, teniendo en cuenta lo anterior es importante generar un

26

programa que consolide estas irregularidades y que le brinde un apoyo

significativo. En consecución con el análisis, dentro de los aspectos contables se

logró identificar que la Fundación carece de información contable real, no posee

una cuenta propia de recaudo, no cuenta con procesos definidos para el manejo

del efectivo, carece de políticas contables, además no cuenta con una información

financiera real y/o actualizada, en consideración y como un proceso esencial, la

fundación carece de un archivo documental.

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante tomar las medidas correctas para

brindar una guía a la Fundación GABIS en cuando al manejo administrativo y

contable que se debería estar dando para su buen funcionamiento y para tomar

las decisiones correctas; es por eso que nace la necesidad de diseñar e

implementar pautas de buenas prácticas administrativas y contables, dirigidas al

fortalecimiento de estrategias que le permitan a la Fundación GABIS llevar una

debida gestión dentro los ámbitos legales, administrativos y visionarios; sumado a

esto, dentro del enfoque contable es importante resaltar que se debe generar una

reconstrucción y consolidación de la información contable de lo que lleva de

corrido el año dos mil quince (2015), con fin de contribuir a la disponibilidad de una

información real y actualizada.

3.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿El diseño e implementación de un plan estratégico, contribuirá a las buenas

prácticas y fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS?

3.3 OBJETIVO

3.3.1 OBJETIVOS GENERAL

Diseñar e implementar un plan estratégico que contribuya a las buenas prácticas y

al fortalecimiento administrativo y contable en la Fundación GABIS.

3.3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Diagnosticar el estado actual de la fundación, para determinar las falencias en

cuanto a la gestión administrativa y contable.

27

• Rediseñar el marco institucional (misión y visión) y crear un marco de

principios, objetivos y metas institucionales

• Redactar el manual de funciones de los distintos cargos establecidos en el

organigrama de la fundación, así como la creación de nuevos manuales de

funciones para personas que brinda apoyo social.

• Realizar la reconstrucción de la información contable y financiera de la

Fundación.

• Implementar el uso de un software contable y capacitar al personal encargado.

• Capacitar a las personas encargadas del área contable para el correcto manejo

de la información contable y el debido registro de las operaciones.

• Diseñar y difundir un Brochure, para hacer la presentación formal de la

fundación, ante las diferentes posibles empresas que puedan realizar

donaciones.

• Implementar el manejo de las redes sociales y la creación de una página web

con el registro de las distintas actividades de la fundación para su promoción y

divulgación.

• Crear un formato de autorización para el manejo de material infantil que se

ajuste a las medidas legales.

• Capacitar a las personas encargadas de la parte administrativa para incentivar

a la apropiación de las estrategias diseñadas.

• Buscar vínculos empresariales que contribuyan con donaciones monetarias y

en especie a la Fundación

4. JUSTIFICACIÓN

El carácter social dentro de la cultura lasallista es un pilar de enseñanza y de

principio para la formación en la Universidad La Salle, como un medio de dar

participación al estudiante a la integración con aspectos sociales y de retribución a

la comunidad; de lo anterior nace la voluntad como estudiantes de esta institución,

el participar en un proyecto dirigido a la contribución social, en este caso optamos

por dar y brindar nuestra formación profesional a la ayuda de una fundación, que

requiere y está abierta a la ayuda de nosotros como estudiantes de la faculta de

ciencias administrativas.

28

Como motivo del trabajo asignado por la Universidad de La Salle y la Fundación

Banco Arquidiocesano de Alimentos de Bogotá, es para brindar aportes de

desarrollo a la Fundación Social GABIS, esto con el fin de contribuir en materia de

gestión administrativa y gestión contable.

La propuesta de trabajo para la Fundación GABIS, se origina por la falta de una

organización administrativa y contable que allí existe. Es de aclarar que las

personas que dirigen la fundación no poseen conocimientos específicos para el

direccionamiento de una organización de este tipo, lo que ha llevado a realizar

prácticas inadecuadas y su propósito no es eficiente.

La planeación del proyecto tiene como fin lograr fijar un marco estratégico solido

que le permita a la Fundación GABIS, tener acceso a una gestión administrativa

sólida en diferentes ámbitos como el mejoramiento de procesos internos,

cumplimiento de requerimientos legales, posicionamiento y reconocimiento, como

también implementar una correcta gestión contable que este enfocada a una

reconstrucción de información financiera real, oportuna y actualizada, junto con el

complemento tecnológico del uso de una herramienta contable, lo cual le permitirá

lograr la obtención de información efectiva que de paso a que la Fundación dirija

sus decisiones en oportunidad a sus objetivos y propósito.

Se pretende fortalecer en la Fundación GABIS, los distintos inconvenientes en la

gestión administrativa y contable, implementado una nueva estructura

organizacional, acompañada de nuevos procesos y capacitación que ayuden para

el seguimiento y control de las distintas actividades diarias; todo esto para que se

mantenga dinámica y vigente en el campo de las instituciones sin ánimo de lucro

en el país.

El propósito de los cambios que surgen de las distintas necesidades de la

fundación, es buscar y alcanzar la confiabilidad de la gestión interna, acompañada

de un direccionamiento administrativo serio, constante y futurista, de igual modo

un manejo contable riguroso, que pueda tener control sobre las finanzas de la

fundación. Lo anterior busca como beneficio un excelente manejo organizacional

29

que proyecte seguridad para los distintos integrantes de la fundación y poder

mantenerse en el tiempo.

La ejecución de este proyecto lograra que la Fundación GABIS desarrolle una

gestión que le permita cumplir sus objetivos misionales, como también crear

confiabilidad en su gestión interna, generando así solidificar procesos en pro de sí

misma y de la comunidad a la que está dirigida, beneficiando en su conjunto a los

beneficiarios del servicio de la Fundación y consolidando la confianza en la misma.

5. MARCOS DE REFERENCIA

5.1 MARCO TEORICO

El presente trabajo tiene como base principal a Henry Fayol (1841-1925) y su

teoría clásica de la Administración, donde su enfoque propuesto es que toda

empresa necesita de todos sus componentes para que funcione de manera

sistemática e integral, así cada uno sea un sistema independiente dentro de la

organización acompañada de un direccionamiento de jefes responsables en su

función de administrar y de liderar.

Para Fayol los jefes son los representantes de la autoridad y unidad de mando y

su propósito es ser los responsables de sus equipos de trabajo, ya que estos

deben dirigir todo lo planeado y así mismo ser soporte de conocimientos para sus

subalternos. Este concepto para el direccionamiento de una fundación es clave, ya

el éxito y duración en el tiempo, depende del uso eficiente de sus recursos físicos

e intelectuales, teniendo como base el propósito por el cual fue creada. Para

alcanzar dicho propósito se debe cumplir con un buen manejo organizacional para

obtener resultados eficientes y eficaces, todos apoyados en relación a la función

administrativa, Fayol estructuro 5 componentes previsión, dirección, organización,

coordinación y control; que son la herramienta para una gestión administrativa

correcta.

Dentro de estos componentes la previsión que hace referencia a los

acontecimientos futuros y cómo reaccionar ante estos teniendo en cuenta la

situación actual de la empresa. El caso de una fundación los recursos en

30

ocasiones son limitados y por eso la administración de los mismos deben ser bien

manejados y utilizados de acuerdo a cada actividad planteada.

Otro componente a tomar es la dirección, que para Fayol es hacer dar el máximo

de todos los empleados y que este sea encaminado a un objetivo o interés común.

Para una fundación este componente es de gran importancia ya que su propósito

es social, por tal razón el director siempre debe ser claro con sus empleados e

informar que la mayor recompensa es el reconocimiento de la comunidad y el

aporte que hacen a la sociedad.

Otros conceptos de apoyo para este trabajo son los de Koontz que dice que los

administradores “asumen la responsabilidad de emprender acciones que permitan

a los individuos realizar sus mejores contribuciones” (Koontz, Weihrich, & Cannice,

1998), este concepto es importante para tomarlo como parte de la mejora de la

gestión administrativa de la Fundación GABIS. Es decir, una organización funciona

de manera sistemática y ordenada con el liderazgo de un administrador que

propone cambios para mejorar pero que así mismo acompañe en el proceso.

Son muchas las fundaciones sin ánimo de lucro, que funcionan en nuestra

sociedad, pero no muchas tienen claro la responsabilidad social que esta tiene

para con la sociedad. Para Koontz la responsabilidad social es “capacidad de una

empresa de establecer una relación con sus operaciones y políticas con las

condiciones sociales de su entorno” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998), esta

idea permite aterrizar e identificar el ser u objeto funcional de una fundación, la

responsabilidad social que se tiene para con una comunidad y en el caso de la

Fundación GABIS es grande, ya que ahora su servicio se centra en el

acompañamiento y educación de niños pequeños en edad temprana, y esa

formación acompañada con la de los mismos hogares, son los que forman a las

personas para actuar y convivir en la sociedad actual.

Con relación a la ética administrativa, para Koontz “la ética empresarial tiene que

ver con la verdad y la justicia y posee muchos aspectos, como las expectativas de

la sociedad y las responsabilidades sociales” (Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998),

para el caso de las fundaciones sin ánimo de lucro, el manejo de recursos que se

31

donan para el funcionamiento de las misma, debe ser manejado con

responsabilidad ya que estos recursos son para las personas en situación de

vulnerabilidad que acuden a la fundación y no para el uso personal o de lucro para

los administradores.

Por lo general el objetivo principal de las fundaciones es el apoyo a la educación,

le sigue el desarrollo comunitario y por último el desarrollo económico.

Aclarando la importancia de una buena gestión administrativa por medio de la

implementación de estrategias dirigidas a las necesidades y al cambio, la

información financiera también forma parte esencial para que esta gestión tome

forma y se consoliden las estrategias definidas, de tal manera que la buena

gestión de la información contable forma parte del correcto engranaje de la buena

gestión de las organizaciones, ya que la información contable “es una necesidad

primordial de las organizaciones o entidades al proporcionar información, que es la

base de la toma acertada de decisiones” (Romero Lopez, 1995); es decir que la

toma de decisiones correctas y la información financiera real son el resultado de

un proceso fuerte y definido, ya que la combinación de estas dos ciencias tiene

como fin dar herramientas que conducen al cumplimento de los objetivos

estratégicos de la organización.

La información contable en la gestión empresarial es una herramienta que en el

caso de las entidades u organizaciones colombianas se ha dirigido a la gestión

netamente de cumplimiento fiscal y tributario, pero las organizaciones no han

descubierto que la información de la gestión contable es una herramienta que

forma un engranaje con la toma de decisiones, “Esto es un efecto del

desconocimiento que tiene el empresario colombiano de las PYMES sobre el

verdadero alcance y la importancia de la contabilidad como una herramienta de

gestión empresarial; ignora que la contabilidad es el eje central de información

alrededor del cual deben girar las decisiones comerciales, de gestión y de

inversión de las empresas.” (Maldonado Garcia, 2003)

32

Las fundaciones sociales son entidades sin ánimo de lucro, que reinvierten sus

recursos obtenidos en diferentes escenarios, para cumplir sus propósitos u

objetivos fundacionales. Según datos de la Cámara de Comercio de Bogotá, en el

distrito capital existes 6.307 fundaciones activas a 2015. Teniendo en cuenta lo

anterior, la directora de la Fundación Saldarriaga Concha, afirma “Hay muchas

fundaciones muy buenas, pero también las hay confusas, diversas y con objetos

poco claros” (Montoya Soraya, 2015). Es decir, tiene un propósito, pero no un

orden en su funcionamiento, lo que en ocasiones lleva a que muchas fundaciones

cierren en el camino de su consolidación.

5.2 MARCO CONCEPTUAL

El trabajo realizado en la Fundación GABIS, tiene de fondo conceptos tales como:

Palabras claves: fundación, organización, sin ánimo de lucro, planificación,

planificación estratégica, FODA, contabilidad; información financiera, ingresos,

decisión, gestión administrativa, gestión contable, donación.

5.2.1 CONCEPTOS DESDE LA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Partiendo de lo anterior, lo siguiente tiene como fin, aclarar lo clave del proyecto

desde la perspectiva de la Administración:

• Fundación: “las fundaciones son personas jurídicas creadas por iniciativa

particular para atender, sin ánimo de lucro, servicios de interés social,

conforme a la voluntad de los fundadores.” (Camara de Comercio de

Medellín para Antioquia, 2015)

33

• Organización: “es la identificación y clasificación de las actividades

requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los

objetivos, la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la

autoridad necesaria para supervisarlo (delegación) y las medidas para

coordinar horizontalmente y verticalmente en la estructura organizacional.”

(Koontz, Weihrich, & Cannice, 1998)

• Entidad Sin Ánimo de Lucro: “esta expresión califica aquellas acciones

de beneficio propio o comunitario cuyo fin en sí mismo no contiene la

obtención de ganancias meramente dinerarias para las entidades sin ánimo

de lucro su objeto contiene fines loables de solidaridad, acompañamiento,

apoyo, ayuda, como solución a necesidades del orden social, de salud,

académico, artístico entre otros.

La diferencia entre una entidad con ánimo de lucro y una entidad sin ánimo

de lucro radica en que en la primera se distribuyen las utilidades entre los

socios y en la segunda los rendimientos no se distribuyen entre los

asociados sino se destinan única y exclusivamente al desarrollo del objeto

social.” (Alcaldia Mayor de Bogotá , 2014)

• Planificación: “proporciona la base para una acción efectiva que resulta de

la habilidad de la administración para anticiparse y prepararse para los

cambios que podrían afectar los objetivos organizacionales, es la

plataforma para integrar las funciones administrativas y es necesaria para

controlar las operaciones de la organización.” (Sanchéz, 2010)

• Planificación Estratégica: “se refiere a la forma por cual una organización

pretende aplicar una determinada estrategia para alcanzar los objetivos

propuestos.” (Chiavneato, 2006)

• FODA: “es una herramienta de diagnóstico y análisis para la generación

creativa de posibles estrategias a partir de la identificación de los factores

internos y externos de la organización, dada su actual situación y contexto.

Se identifican las áreas y actividades que tienen el mayor potencial para un

mayor desarrollo y mejora y que permiten minimizar los impactos negativos

34

del contexto. El nombre es un acrónimo de las iniciales de los factores

analizados: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.”

(Universidad Nacional de Colombia - Bogotá, 2012)

5.2.2 CONCEPTOS DESDE LA CONTADURÍA PÚBLICA

Así mismo complementando la aclaración de términos relacionado en el desarrollo

de este trabajo, desde la Contaduría Pública:

• Contabilidad: “es una técnica importante para la elaboración y

presentación de información financiera de las transacciones (operaciones)

comerciales, financieras, económicas y sus efectos derivados, realizadas

por las entidades comerciales, industriales, de servicios, públicas y

privadas, y cuando se utiliza en la toma de decisiones.” (Romero López,

1995)

• Información Financiera: “es aquella que en conjunto representa un

conjunto de información con utilidad, confiabilidad y provisionalidad; donde

la información representa la cualidad o capacidad de mostrar mediante

conceptos y cifras, a la entidad y su evolución, su estado presente y en

diferentes puntos del tiempo. La información representa utilidad, un

contenido informativo (significancia, relevancia, veracidad y comparabilidad)

y que en conjunto esta represente una oportunidad.” (Romero López, 1995)

• Ingresos: “Los ingresos, en términos económicos, hacen referencia a

todas las entradas económicas que recibe una persona, una familia, una

empresa, una organización, un gobierno, etc.” (Banco de la Republica de

Colombia, 2015)

• Decisión: “la toma de decisiones es un proceso de prueba y error. Otras,

las decisiones son certeras y sus resultados favorables con un margen de

error mínimo, generalmente porque media la experiencia y el dominio de un

campo específico o la energía positiva de quien las toma. En realidad, todas

las decisiones entrañan un aprendizaje. Lo importante radica en la

35

intención, la actitud y los valores que se manejan en el proceso.”

(Fincowsky, 2011)

• Gestión Administrativa: “conjunto de acciones mediante las cuales el

directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases

del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.”

(Universidad Nacional Mayor de San Marcos, 2015)

• Gestión Contable: “permite llevar un registro y un control de las

operaciones financieras que se llevan a cabo en la organización.

Se trata de un modelo básico que es complementado con un sistema de

información que ofrece compatibilidad, control y flexibilidad, acompañado

con una correcta relación de coste y beneficio.

Además, también involucra a la comunicación entre sectores de la empresa

y a su correcta interpretación para ser utilizada como una herramienta más

en la toma de decisiones.” (Gestión.org, 2015)

• Donación: “la donación entre vivos es un acto por el cual una persona

transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra

persona que los acepta” (Contreras Restrepo, Tafur Gonzalez, & Castro

Guerrero, 2009)

5.3 MARCO INSTITUCIONAL

5.3.1 ANTECEDENTES FUNDACIÓN GABIS

La Fundación Social Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente

Siempre “GABIS”, es una entidad privada, sin ánimo de lucro, oficialmente

constituida el 22 de Marzo de 2013; fundada por la Psicóloga Luz Dary Ruiz León,

egresada de la Universidad Konrad Lorenz; quién durante varios años perteneció

activamente a labores de trabajo Social relacionadas a la educación; hoy en día

hace parte de esta labor como líder, ofreciendo un Centro de Atención a primera

Infancia, actividades de refuerzo escolar y manejo del tiempo libre para niños y

niñas en edad escolar, actividades de inclusión para jóvenes activos, talleres

36

psicoeducativos para madres cabeza de hogar, madres lactantes y gestantes y

propósito de acompañamiento a población con discapacidad y adulto mayor.

Abrió sus puertas en la sede del Barrio Villa la Loma – Kennedy en el sur de la

ciudad de Bogotá, el 4 de marzo de 2013; acogiendo con amor y comprensión a

un grupo pequeño de niños y niñas de la localidad en el Programa de Refuerzo

Académico y ocupación del tiempo libre, fortaleciendo la estimulación del

pensamiento y del diálogo, de tal manera que se evitaría el fracaso y la deserción

escolar. La Psicóloga Luz, concibió dentro de su gestión, mantener el bienestar de

los niños en su formación y acompañamiento logrando éxito que permitió

reconocimiento en el sector.

Luego para darle fuerza al desarrollo a la primera infancia, niñez, adolescentes y

adultos; contó con el apoyo de personal amable y profesional para así atender los

servicios de refuerzo escolar, adicionando los talleres psicoeducativos, el

componente nutricional y los proyectos ecológico-artísticos, que en primer

momento se dio como una tarea netamente gratuita a los beneficiarios y solo con

condiciones de vinculación; para entonces se buscó que la comunidad conociera

los programas y así poder brindarles herramientas para la construcción de un

adecuado estilo de vida y el fortalecimiento de la dinámica familiar para que se

proyectara en una labor visible en medio de la sociedad.

5.3.2 VINCULOS POTENCIALES

A lo largo la Fundación GABIS ha logrado tener un acogimiento en la comunidad a

la que brinda sus servicios, dentro de su desarrollo, también ha primado el lograr

buscar aliados con la causa y el objeto de la misma, así obteniendo como

resultado vínculos como los son:

• El Banco de Arquidiocesano de alimentos de Bogotá: por medio del Banco

de Alimentos se logra obtener alimentos a un bajo costo que complementa

la actividad de la Fundación y así mismo los programas de mercados que

se manejan para las familias y/o personas interesadas.

37

• Universidad de La Salle: de esta institución se ha logrado recibir un apoyo

profesional humano, que complementa en la organización y fortalecimiento

de la Fundación, este vínculo se ha logrado por medio del Banco de

Alimentos y del Programa de la Universidad denominado Proyección social.

• Pontificia Universidad Javeriana: mediante esta institución se ha logrado

contar igualmente con el apoyo profesional y asesoramiento de los

programas de Contaduría Pública de la Universidad, como herramienta de

fortalecimiento social.

• SENA: de esta institución educativa, se ha logrado tener el apoyo de

diferentes programas como modalidad de práctica o labor social.

Además de los anteriormente anunciados, se ha logrado fortalecer el aporte

voluntario de servicios por profesionales y/o personas interesadas en dar

donaciones ya sean materiales, monetarias, recreativas, entre otras que aportan al

crecimiento de la Fundación.

6. EJECUCIÓN DE TRABAJO

La ejecución de nuestro proyecto de grado, cumpliendo con las expectativas que

surgen para consolidar un aporte social y profesional significativo a la Fundación

GABIS, fijando así estrategias claras, que den como resultado la satisfacción de

las partes involucradas y el cumplimiento de los objetivos propuestos.

De igual modo, establecer en la Fundación GABIS, mediante la implementación de

estas buenas practicas propuestas, se consolide con un buen manejo

administrativo y contable, llegando a un punto de fortalecimiento en sus procesos

internos y logre proyectar confianza en su personal interno y en su comunidad.

Además de tener un compromiso social como lasallistas y como futuros

profesionales, es necesario brindar a la Fundación GABIS herramientas que le

permitan surgir y proyectarse con objetivos sólidos, acompañado de una gestión

administración y contable que trabajen de la mano, para el manejo adecuado de

los recursos propios o dados en donación.

38

Es importante resaltar que la Fundación debe mantenerse y progresar, entregando

de lleno su razón social y su sentido humano, para ello necesitan un apoyo y

respaldo de conocimientos para guiar su gestión de manera correcta y así

satisfacer las necesidades de su comunidad.

Este es el motivo por el que queremos diseñar una trasformación de políticas,

procesos y objetivos de acuerdo a las necesidades que presenta la fundación y así

lograr que se soporte en el manejo de buenas prácticas administrativas y

contables.

Con el fin de lograr los objetivos propuestos anteriormente se ha logrado

establecer un plan de trabajo que dará lugar al cumplimiento de las metas del

proyecto social ejecutado por nosotros, para la Fundación GABIS.

Dentro de las actividades que se tiene planeado hacer es importante resaltar que

busca como fin que:

• Entrevista personal previa con las personas de la administración de la

Fundación GABIS: con el fin de identificar sus necesidades, aclarar sus

inquietudes y fortalecer su gestión

• Actualización de elementos organizacionales y planeación estratégica.

(misión, visión, principios y valores, objetivos estratégicos, metas)

• Diseño de prácticas de reconocimiento de la Fundación por diferentes

canales.

• Estableciendo prácticas de fortalecimiento, que definan de manera clara la

estructura (organigrama) y así mismo los alcances de los integrantes de la

Fundación GABIS (responsabilidades y funciones).

• Reconstrucción de la información contable del periodo 2015 (soportes,

facturas y estados financieros)

• Implementación de un software contable (Easy-contable) como buena

práctica del manejo de la información contable y financiera,

• Brindar los conocimientos necesarios para que las buenas prácticas

administrativas y contables establecidas se apliquen de manera correcta y

satisfactoria.

39

• Lograr obtención de recursos por medio de donaciones y crear vínculos de

terceros con la Fundación GABIS.

• Fortalecimiento de procesos legales y requerimientos necesarios para el

buen funcionamiento de la Fundación.

Teniendo en cuenta el plan de trabajo diseñado para la ejecución y el

cumplimiento a los objetivos propuestos, se estableció un tiempo no superior a los

seis meses, pero de ser necesario alguna modificación a este tiempo por motivos

de disponibilidad de la información o disponibilidad de recursos, este será

modificado.

El inicio de actividades del proyecto se dio en una etapa de estudio, conocimiento

y diagnóstico de la Fundación GABIS, a mediados del mes de Julio de 2015,

acompañado por Edward Andrés Tovar Garzón, estudiante Administración de

Empresas y Fabián Andrés Castro Mejía, estudiante de Contaduría Pública,

planteando así un cronograma de desarrollo y cumplimiento desde el día 1 de

noviembre de 2015 y el día 31 de Enero de 2016.

El desarrollo del proyecto se llevara a cabo en las instalaciones de la Fundación

GABIS, dando cumplimiento al plan de trabajo establecido y de igual manera, se

desarrollara en nuestros espacios de tiempo libre y en los espacios que se

requieran para la correcta ejecución.

El propósito es lograr el cumplimiento y ejecución de los objetivos establecidos en

el plan de trabajo, donde su idea principal es implementar un conjunto de buenas

prácticas administrativas y contables en la Fundación GABIS, que le permita

fortalecer sus procesos internos de funcionamiento, apropiación de su labor social

por parte de los colaboradores de la fundación y consolidar sus lazos externos con

terceros y con sus beneficiarios, creando confianza, seguridad y reconocimiento

en la comunidad por la ayuda social y la organización que presta la Fundación a la

comunidad.

40

Los recursos destinados para el desarrollo y ejecución del proyecto fueron:

• RECURSOS TECNOLÓGICOS:

Dentro de estos recursos fue necesario contar con un equipo de cómputo propio

para el desarrollo del proyecto y rendición de informes.

• RECURSOS HUMANOS:

Dentro de estos recursos se dispuso del tiempo de los gestores del proyecto y de

igual forma del personal administrativo de la Fundación GABIS así como de los

usuarios que integra a la misma.

• RECURSOS ECONÓMICOS:

Dentro de estos recursos se contó con un presupuesto personal y asumido

directamente por los gestores del proyecto y así mismo con los costos o gastos

que fueron necesarios para la ejecución de las buenas prácticas diseñadas para la

Fundación GABIS.

• OTROS RECURSOS:

Dentro de este ítem se destacó la necesidad de buscar recursos que facilitaran la

operación del proyecto como lo fue una persona con conocimientos en diseño de

brochures, manejo de programas de diseño; por otro lado, se requiere de un

software contable de fácil manejo y comprensión, como también un equipo de

cómputo con las características necesarios para la ejecutar correctamente el

software contable.

7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 LINEA DE INVESTIGACIÓN

Para el desarrollo de este trabajo se tomó como línea de investigación el

desarrollo de empresas de economía solidaria, con énfasis en el desarrollo

económico sustentable y organizaciones solidarias.

7.2 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El proyecto de investigación es descriptivo debido a que para la recolección de

datos y de información se obtuvo de fuentes como entrevistas personales y de

41

observación, las cuales permitieron identificar las características y la magnitud del

problema abordado.

7.3 METODO DE INVESTIGACIÓN

Para la obtención de la información se hizo una entrevista a todo el personal que

participa en las actividades de la fundación, así como de los usuarios de la misma,

con la que se logró obtener puntos de vista directos y claros sobre el

funcionamiento de la Fundación GABIS. El propósito de este método era conocer

la operatividad administrativa y contable como la imagen que tienen de la

fundación.

Figura 04. Formato de entrevista

Fuente: Edward Andrés Tovar Garzón y Fabián Andrés Castro Mejía.

42

Esta entrevista permitió elaborar y establecer un plan de trabajo de acuerdo a las

necesidades identificadas, así mismo la entrevista fue complementada con la

observación física de las instalaciones, los recursos y procesos con las que

operan día a día la fundación.

7.4 POBLACIÓN Y MUESTRA

La población para el respectivo estudio y recolección de información para la

realización del trabajo, tomara la totalidad del equipo de trabajo y beneficiarios de

la Fundación GABIS, el en cual el total de la población seleccionada está

conformada por 70 personas, distribuidas entre 30 niños, 33 padres de familia y 7

de personal administrativo.

8. RESULTADOS

En esta parte del trabajo se presentan todos los resultados obtenidos, razón por la

cual no presenta anexos, si no que están discriminados en cada objetivo

alcanzado. Ahora bien, teniendo en cuenta el análisis obtenido de la información

recopilada, se logró definir un marco de actividades y resultados, que abarcara de

manera oportuna y completa el cumplimiento de los objetivos propuestos para la

Fundación GABIS, los cuales fueron consultado y aprobados por la Directora de la

Fundación y que se alcanzados de la siguiente manera:

• Actualización y fortalecimiento del marco institucional y administrativo de la

Fundación.

• Diseño de manuales de funciones.

• Actualización del brochure de servicios de la Fundación.

• Implementación de un software contable.

• Fortalecimiento de prácticas para el manejo de redes sociales y medios de

promoción de la fundación.

• Recolección de soportes contables del periodo contable año 2015.

• Capacitación en el manejo de soportes contables

• Actualización de la información contable a corte del año 2015

• Ingreso y alimentación del software contable a implementar.

43

• Entrega de estados financieros de la Fundación GABIS periodo 2015

(balance general y estado de resultados).

• Diseño de prácticas complementarias al fortalecimiento de la gestión

administrativa y contable.

• Obtención de donaciones por parte de terceros.

8.1 ACTUALIZACIÓN Y FORTALECIMIENTO DEL MARCO INSTITUCIONAL

Y ADMINISTRATIVO DE LA FUNDACIÓN

8.1.1 REDISEÑO DE LA MISIÓN Y VISIÓN

La fundación GABIS al necesitar una consolidación en su administración y su

gestión contable, es importante replantear su estructura en el marco institucional,

dado que su misión y visión actual tienden a ser muy específicas y a ser extensas

en sus detalles, lo cual genera de manera indirecta la limitación de sus programas

y la necesidad de modificar cada vez que se cree un nuevo esquema de trabajo

social.

Para el alcance de este objetivo y la consolidación de esta buena práctica, se

logró rediseñar y fortalecer la consolidación de la misión y visión del marco

institucional de la Fundación GABIS, de tal forma que, para llevar a cabo esta

labor, se identificó la misión y visión antigua, siendo las siguientes:

“Misión

Somos una entidad sin ánimo de lucro, orientada a la construcción de nuevos

ciudadanos, formando y acompañando en su desarrollo a niños y niñas de edad

de primera infancia, infancia, adolescentes y adultos; contando con personal

amable y profesional, atendiendo los servicios de guardería, refuerzo escolar,

talleres psicoeducativos, componente nutricional y proyectos ecológicos artísticos,

que brindad herramientas autoras de un adecuado estilo de vida y una dinámica

que se proyecta en una mejor sociedad.”

44

“Visión

La Fundación Social GABIS será reconocida en el 2020 como una institución líder

en el ámbito socioeducativo, a través del modelo transformacional que contribuye

al fortalecimiento de habilidades y competencias en el ámbito familiar y social de

cada uno de los niños y niñas, adolescentes pertenecientes al programa.”

Realizando un análisis de la información anterior, se logra definir desde nuestras

competencias profesionales y en cabeza del estudiante de administración de

empresas la necesidad de rediseñar la misión y visión, como buena práctica de

gestión administrativa, definiendo la nueva y aprobada por la directora de

fundación así:

“Misión

La Fundación Social GABIS es una entidad sin ánimo de lucro, comprometida con

el servicio social en comunidades vulnerables, que trabaja en la formación y

acompañamiento de niños y niñas de primera infancia, adolecentes, adultos y

adulto mayor; que se gestiona con programas de asistencia integral y personal

calificado, para generar bienestar y un estilo de vida que contribuya a una mejor

comunidad y una sociedad con igualdad de oportunidades.”

En la modificación de la Misión de la Fundación GABIS se buscó reflejar las

actividades que actualmente se están prestando en la comunidad y así mismo,

cambiar la limitación de programas que ofrece la Fundación y dejar su labor y

actividad abierta a nuevos proyectos.

En cuanto al objeto de cambio a la que se sometió la Visión, fue la siguiente:

“Visión

Para el año 2020 la Fundación Social GABIS será reconocida a nivel local y

distrital, como una organización líder, sólida y precursora de cambios sociales

significativos en nuestra población objetivo, con la implementación de renovados

programas de atención y asistencia integral, acompañados de nuevos socios

benefactores que contribuyan con nuestro propósito social.”

45

La trasformación que presenta la visión de la Fundación GABIS, es una estrategia

de consolidar su proyección en un tiempo, un espacio y en la gestión con terceros,

creando un plan de acción a futuro en pro del desarrollo y el reconocimiento.

8.1.2 DISEÑO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

De acuerdo al análisis realizado a la información obtenida, se identificó de igual la

necesidad de implementar como buena práctica en gestión administrativa la

creación e implementación de un organigrama, el cual se estructuro de la siguiente

manera:

Figura 05. Organigrama Fundación Social GABIS

Fundación Social GABIS

Directora General

Auxiliar de Servicios Generales

Equipo de ApoyoEquipo AdministrativoEquipo Proyecto Social

Voluntariado

Pasante SENA

Trabajador Social Auxiliar de CocinaAux. Administrativo y

Contable

Contador

Fuente: Edward Andrés Tovar Garzón y Fabián Andrés Castro Mejía.

En la implementación de esta práctica, se da lugar a una estructura clara y

definida en un orden de mando encabezado directamente por la Directora de la

Fundación (Representante legal), una figura externa como lo es el caso del

Contador Público; por otro lado, se definen tres órganos de trabajo que intervienen

en la actividad de la fundación, en un caso está el Equipo de Proyección Social, el

equipo Administrativo y por otro lado el equipo de Apoyo.

Teniendo en cuenta el interés de la Administración por fortalecer el marco

estratégico de la Fundación y consolidar su estructura, se ha diseñado la

implementación de unos principios institucionales que resalten los atributos

46

internos de la Fundación para con la comunidad y terceros que día a día

intervienen en el objeto de la organización.

8.1.3 DISEÑO DE PRINCIPIOS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES

Teniendo en cuenta el análisis previo se identificó la necesidad de fortalecer el

marco institucional de la Fundación y consolidar su estructura organizacional, se

diseñó e implementó un marco de principios, objetivos y metas institucionales que

resalten los atributos internos de la Fundación para con la comunidad y terceros

que día a día intervienen en el objeto de la organización.

8.1.3.1 PRINCIPIOS INSTITUCIONALES

Como resultado de la gestión y de la definición de los principios institucionales, se

logró que cada uno representara la gestión, la labor y el objeto de la Fundación

GABIS, definiéndolos de la siguiente manera:

• Servicio Oportuno: Los colaboradores de la Fundación propenderán por

satisfacer las necesidades de la comunidad, en forma oportuna y eficiente

dentro de la ley.

• Cultura de Calidad: Todos los colaboradores de la fundación están

comprometidos con una cultura de calidad y la obligación permanente de

mejores prácticas en todos los procesos y servicios para garantizar la

excelencia organizacional y la satisfacción de los clientes y sus familias

• Responsabilidad Social: La Fundación Social GABIS está comprometida

con el mejoramiento y el bienestar de cada uno de sus integrantes con el

propósito de brindar una calidad de vida prospera y duradera, que

contribuya con la estabilidad de las familias y la comunidad.

• Compromiso: Nuestro propósito es cumplir en todo momento con el

desarrollo de todos los programas y actividades diseñados por la

Fundación.

• Respeto: El respeto en los colaboradores es la vocación del día a día,

donde propiciamos espacios y ambientes de tolerancia, acompañamiento y

corrección sobre la marcha.

47

8.1.3.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES

De igual manera, se definió los objetivos institucionales con los que se buscos

resaltar la labor, proyección y su compromiso con la gestión de la Fundación

GABIS, definiéndolos de la siguiente manera:

• Crear, gestionar, desarrollar e implementar programas de atención integral

de psicología, bienestar, refuerzo escolar y nutrición con el fin de mejorar la

calidad de vida de nuestros niños, niñas, adolescentes y adultos mayores

que busquen ayuda en la fundación.

• Fortalecer la educación y acompañamiento en niños y niñas de primera

infancia con vulnerabilidad social.

• Acompañar a cada uno de los integrantes de la fundación, escuchando sus

necesidades, con el propósito de brindar ayuda personalizada haciendo

seguimiento de cada uno de los casos dependiendo la situación.

8.1.3.3 METAS INSTITUCIONALES

En la realización e implementación de las metas institucionales, se logró que estas

representaran el esfuerzo, la dirección y los resultados con que la gestión de la

Fundación GABIS se proyectara en su consolidación, así tomando estas metas

como las siguientes:

• Reconocimiento: Nuestro propósito es ser una fundación líder y

reconocida en la comunidad del barrio La Loma, por su compromiso de

ayuda y mejoramiento social a todas las personas en estado de

vulnerabilidad.

• Inclusión: Sin importar la condición social de las personas que buscan

ayuda en la Fundación GABIS, una de nuestras metas es incluir a más

personas a nuestra labor social, para así alcanzar un grupo numeroso tanto

de colaboradores como de beneficiarios.

• Nuevos aliados: Conseguir de manera frecuente y constante la ayuda de

personas jurídicas o naturales, que contribuyan al funcionamiento y

48

operatividad de la fundación, para que esta se sostenga y perdure en la

comunidad.

• Actualización Constante: Es importante para la fundación estar a la

vanguardia de nuevos enfoques psicológicos y educativos que apoyen el

proyecto social, con el fin brindar mejores recomendaciones y procesos de

acompañamiento en los niños, niñas, adolescentes y adultos mayores.

8.2 DISEÑO DE MANUALES DE FUNCIONES

La importancia del diseño de los manuales de funciones en una organización,

como buena práctica administrativa que facilita a la organización definir su rol en

su contexto interno hacía en usuario final, donde se destaca una proyección de

funciones, dando cumplimiento a parámetros y resultados esperados.

Se genera un acuerdo con la administración de la fundación para definir los cargos

que se manejan y sus respectivas funciones, así definiendo que para el desarrollo

de sus actividades es necesaria la intervención de un equipo de trabajo

conformado por:

8.2.1 Directora General

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo DIRECTORA GENERAL

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Profesional en Psicología, Administración de

Empresas, Ingeniería Industrial y/o Trabajo Social.

Requisitos de Experiencia Tres (3) años de experiencia profesional

relacionada.

49

Objetivo principal

Representar a la Fundación Social GABIS, de manera legal y administrativa ante

los diferentes entes de control nacional. Encargada de promover las diferentes

actividades administrativas y contables para el buen funcionamiento de la

fundación.

Funciones Esenciales

- Coordinar, supervisar y evaluar las actividades propias del personal bajo su

inmediata responsabilidad.

- Coordinar el diseño, organización, ejecución y control de planes,

programas, proyectos o actividades administrativas de la fundación en el

grupo de trabajo, así como velar por la correcta aplicación de las normas y

de los procedimientos vigentes con el manejo y acompañamiento de niños,

niñas, adolescente y adultos mayores.

- Poner al servicio de la fundación todos sus conocimientos, estudios,

experiencia y diligencia en los procesos y proyectos de la fundación.

- Responder, cuidar y velar por el buen uso de los distintos recursos que

posee la fundación.

- Dirigir y controlar las actividades administrativas y contables bajo las

normas legales nacionales.

- Vigilar y hacer seguimiento de los colaboradores de la fundación, para

verificar el cumplimento de los planes trabajo.

- Reportar a los diferentes entes de control nacional, los requerimientos de

información de la fundación, cuando estos los soliciten.

- Analizar, proyectar, perfeccionar y recomendar las acciones que deban

adoptarse para el logro de los objetivos y las metas creados por la

fundación.

50

Competencias

Experticia Profesional, trabajo en equipo, orientación a logros y resultados,

creatividad e innovación, eficiencia operacional, compromiso Institucional,

liderazgo y acompañamiento, comunicación efectiva, retroalimentación oportuna,

toma de decisiones, planeación y organización, manejo de la información.

8.2.2 Auxiliar. Administrativo y Contable

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Aux. Administrativo y Contable

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación

Estudiante de Administración de Empresas,

Contaduría, Ingeniería Industrial, Técnico o

Tecnólogo en carreras afines.

Requisitos de Experiencia Uno (1) a Dos (2) años de experiencia laboral

relacionada.

Objetivo principal

Apoyar a la Directora General y a los demás colaboradores de la fundación en las

distintas actividades de gestión administrativa que contribuyan con el alto

desempeño de su objeto social. Asegurar el orden y la cronología de la

información contable y financiera.

Funciones Esenciales

- Actualizar la información contable en sistema, garantizando que la misma

cuente con las especificaciones dadas.

- Realizar, Revisar y aprobar los diferentes impuestos que está obligado a

presentar la empresa.

51

- Elaborar el estado de resultados y el balance general de la empresa.

- Ser parte integral en el proceso de implementación de gestión de calidad

con el fin de cumplir la política y objetivos de calidad de la empresa.

- Informar ante los diferentes organismo de control a los cuales la empresa

este obligada a rendir informes.

- Efectuar de acuerdo con las órdenes e instrucciones de Gerente, otras

labores que le sean asignadas relacionadas con su perfil.

- Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y

entregar los mensajes respectivos

- Apoyar al personal de la dependencia en la trascripción y presentación de

informes.

- Apoyar los trámites administrativos que requiera la dependencia para el

cumplimiento de su finalidad.

- Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos

relacionados con su dependencia.

- Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes,

programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo.

Competencias

Comunicación efectiva, Concentración, Sensibilidad interpersonal, Trabajo en

equipo, Toma de decisiones, Pensamiento creativo, Disposición de aprendizaje,

Manejo de la información, Adaptabilidad, Perseverancia, Vitalidad, Tolerancia,

Obtención de resultados, Iniciativa, Planeación y Organización, Orientación,

Innovación, Servicio, Trabajo bajo presión, Calidad integral, Sentido de

pertenencia.

52

8.2.3 Trabajador Social (Estudiantes en Pasantía o Práctica)

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Trabajador Social

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Estudiante de Trabajo Social 5 semestre en

adelante. Estudiantes SENA

Requisitos de Experiencia . Estudiantes en Pasantía o Practica

Objetivo principal

Contribuir en la investigación, creación, planeación, ejecución y evaluación de

programas de bienestar y desarrollo social. El propósito es dar análisis y

diagnóstico a los distintos problemas sociales de la comunidad integrante de la

fundación, para buscar soluciones y mejorar la calidad de vida de las personas.

Funciones Esenciales

- Actuar de manera preventiva sobre las causas que general problemáticas

individual y colectivo, derivadas de las relaciones humanas y el entorno

social.

- Diseñar programas y metodologías de acompañamiento y capacitación a

los grupos de interés de la fundación.

- Prevenir la aparición de situaciones de riesgo social en los integrantes de la

fundación.

- Registrar, evaluar y hacer seguimiento de las distintas actividades

propuestas en el desarrollo de su trabajo.

- Mantener una relación respetuosa, tolerante y de compromiso social con los

integrantes de la fundación.

- Incentivar la creación, desarrollo de proyectos de inserción social.

53

- Proponer, preparar e implementar los distintos procedimientos y actividades

que sean necesarios para la mejora de la prestación de los servicios

sociales ofrecidos por la fundación.

- Elaborar informes mensuales de las actividades desarrolladas en la

fundación para ser presentados a las Directora.

- Cualquier otra actividad que el Director de la fundación considere que deba

hacer para el cumplimiento de su trabajo.

Competencias

Trabajo en equipo, orientación a logros y resultados, creatividad e innovación,

eficiencia operacional, compromiso Institucional, liderazgo y acompañamiento,

comunicación efectiva, retroalimentación oportuna, toma de decisiones,

planeación y organización en grupos de personas con vulnerabilidad social,

manejo de la información, intervención social.

8.2.4 Profesional Contador Público

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Contador Público

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Profesional Contador Público

Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia profesional relacionada.

Objetivo principal

Profesional Contador Público, indispensable conocimiento en Normas

Internacionales y amplia experiencia en Impuestos de entidades sin ánimo de

lucro y preferiblemente del sector educativo, conocimiento en Legislación

Tributaria vigente para realizar el respetivo acompañamiento del registro contable

de las distintas operaciones que realiza la fundación.

54

Funciones Esenciales

- Planificar y coordinar todas las funciones relacionadas con el área contable

y de impuestos con el fin de obtener la consolidación de los Estados

Financieros y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

- Coordina la ejecución de políticas relacionadas con el área contable,

asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad y las normas

internacionales, al igual que las normas fiscales vigentes.

- Elaborar estados financieros mensuales con información oportuna y

verídica.

- Verificar y depurar cuentas contables.

- Controlar el correcto registro del auxiliar administrativo y contabilidad.

- Revisar causaciones, corroborando los cálculos presentados especialmente

en lo relacionado con las retenciones en la fuente.

- Elaborar las declaraciones de impuestos Nacionales y Distritales.

- Revisar y firmar conciliaciones bancarias y de tarjeta de crédito.

- Elaborar y presentar información Tributaria a la DIAN.

- Cierre contable anual y elaboración de Estados Financieros anuales.

- Responder requerimientos de la Secretaría de Educación referentes a los

Estados Financieros.

- Colaborar con el Área Administrativa (Caja, Tesorería, Recursos Humanos)

para mantener establecer las mejoras prácticas contables.

Competencias

Compromiso, ética, integridad, capacidad de planificación y de organización,

comunicación efectiva, solidez en los conocimientos y habilidades contables y

administrativas, adaptabilidad al cambio, manejo en liquidación de impuestos u

otros relacionados con la profesión.

55

8.2.5 Jefe de Cocina

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Auxiliar de Cocina

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación

Técnico en Cocina con experiencia relacionada.

Personas con certificación y carnet de

Manipulación de alimentos.

Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia relacionada.

Objetivo principal

Dirigir y supervisar la preparación correcta y entrega de los alimentos a los

distintos integrantes de la fundación. Cumpliendo con las distintas normas de

salubridad e higiene teniendo en cuenta su experiencia y formación educativa en

la manipulación de alimentos.

Funciones Esenciales

- Manipulación y preparación de alimentos teniendo en cuenta porciones,

ingredientes, cocción y equipo de cocina.

- Servir los alimentos a las horas establecidas.

- Limpieza y clasificación de los utensilios de cocina utilizados para el

servicio.

- Control el inventario de los alimentos almacenados en la fundación o

entregados a diario por los integrantes de la fundación para el desarrollo de

su actividad.

- Mantener en buen estado de limpieza y orden los distintos implementos de

cocina utilizados a diario.

56

- Recoger los desperdicios y basuras y alistarlos para su evacuación.

- Participar en el almacenamiento, conservación y alistamiento de los

alimentos.

- Solicitar oportunamente los elementos necesarios para el desempeño de

sus funciones.

- Utilizar debidamente los elementos de dotación, de protección y de

seguridad personal, de acuerdo con las normas de seguridad ocupacional.

- Desempeñar las demás funciones asignadas por la Directora de la

fundación.

Competencias

Compromiso, ética, integridad, capacidad de planificación y de organización,

comunicación efectiva, solidez en los conocimientos y habilidades relacionadas a

su cargo, manejo de información, relaciones interpersonales.

8.2.6 Auxiliar de Servicios Generales

IDENTIFICAIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo Auxiliar de Servicios Generales

Requisitos Mínimos

Requisitos de Formación Bachiller Académico

Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia laboral relacionada.

Objetivo principal

Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, ofreciendo un excelente servicio

a los funcionarios en sus respectivos lugares de trabajo. Mantener ordenado y con

los distintos elementos de trabajo cada espacio diseñado en la fundación para el

desarrollo de las actividades programadas.

57

Funciones Esenciales

- Mantener aseadas y vigilar que las áreas de oficina y de trabajo de los

funcionarios de la fundación siempre estén bien presentadas.

- Mantener limpio y aseado baños, pisos, muebles, ventanas y demás

elementos de físicos que hagan parte de las instalaciones físicas de la

fundación.

- Clasificar y reciclar los distintos desechos orgánicos e inorgánicos, papeles

y de más materiales por separado.

- Ayudar con el servicio de cafetería dependiendo la necesidad de cada

funcionario.

- Proponer e implementar nuevos procesos dentro de sus funciones para

mejorar el servicio de su cargo.

- Desempeñar las demás funciones asignadas por la Directora de la

fundación.

Competencias

Servicio al cliente, técnicas de aseo y limpieza, responsabilidad, compromiso con

la fundación, ética, disciplina, manejo de información, relaciones interpersonales,

colaboración, comunicación efectiva

De acuerdo al análisis realizado, se creó un manual de funciones para los distintos

cargos que intervienen en el desarrollo del objeto de la fundación, definiéndolos

con sus perfiles y respectivas funciones, requisitos necesarios, el objetivo del

cargo, como también sus funciones esenciales y sus respectivas competencias.

8.3 ACTUALIZACIÓN DEL BROCHURE DE SERVICIOS DE LA FUNDACIÓN

Dentro del desarrollo de una buena práctica administrativa con un enfoque a la

promoción y mercadeo de una imagen institucional, se logró definir la

implementación del brochure como una herramienta publicitaria y así mismo como

58

un medio para que terceros conozcan a la Fundación desde un lado más personal

y que se interesen por ver los servicios y los resultados, pero esto lográndose con

un brochure ameno y agradable a la vista.

El brochure elaborado para la fundación contiene su historia, su propósito social

en la comunidad; así como la imagen de los niños de la fundación, que son el

grupo más grande y que han sido los beneficiarios de la labor social de la

fundación. En el brochure además contiene información de contacto, cuenta

bancaria para donaciones y las redes sociales para los nuevos seguidores de la

fundación.

Figura 06. Nuevo Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 1

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

59

Figura 07. Nuevo Brochure de la Fundación GABIS Cara No. 2

Fuente: Elaborado por Edwar Andres Tovar Garzon – Fabian Andres Castro Mejia

El resultado con la implementación del brochure es crear de igual manera una

carta de presentación para la Fundación Social GABIS donde este sea una

herramienta para llegar a todas las personas jurídicas y naturales, que pueden

llegar a ser benefactoras acordes al propósito social de la fundación.

8.4 FORTALECIMIENTO DE PRÁCTICAS PARA EL MANEJO DE REDES

SOCIALES Y MEDIOS DE PROMOCIÓN WEB DE LA FUNDACIÓN

Dentro de las estrategias de mejoramiento e implementación de buenas prácticas

para el reconocimiento de la Fundación Social GABIS, el Social Media es la

oportunidad sencilla y sin ningún costo manejo, siendo una plataforma de

comunicación donde el nombre se posiciona entre los mismos colaboradores,

amigos, familiares y desconocidos.

60

El propósito es mostrar lo que hace la fundación, tener comentarios de

agradecimiento, felicitaciones, críticas y demás, que son la oportunidad para

mejorar gracias a los seguidores que se buscan alcanzar a través de las redes

sociales. Las siguientes son las redes sociales de mayor seguimiento por las

personas en la web donde la fundación ahora tiene presencia de la siguiente

manera:

8.4.1 Facebook

Búsqueda por nombre Grandes Alegrías GABIS, esta es una red social muy

reconocida y que de por si es un medio masivo de promoción y de fácil acceso.

Figura 08. Facebook Fundación Social GABIS

Fuente: https://www.facebook.com/gabriela.hoyos.984?fref=ts

61

8.4.2 Instagram

FUNDAGABIS

Este medio es una red social, de gran reconocimiento y se maneja por medio de

imágenes, lo cual implica que la fundación deberá estar actualizando imágenes de

actividades, eventos y programas que desarrollen en su diario.

Figura 09. Instagram Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web Instagram – Fundagabis

8.4.3 Twitter

@FundaGabis

Por medio de esta red social, promoverán frases de valores de apoyo, además de

ser otro medio masivo de comunicación y promoción.

Figura 10. Twitter Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web twitter - @FundaGabis

62

8.4.4 Página Web Gratuita

La página web es otra de las cartas de presentación que se implementó con el

propósito de ampliar sus medios de promoción, Pero el costo de funcionamiento y

manejo de las páginas web son altos dependiendo su complejidad y en este caso

para una fundación sin ánimo de lucro y que hasta ahora está iniciando de forma

organizada es un gasto innecesario; por esta razón se decido diseñar la página

web con la plataforma gratuita WIX.

Figura 11. Página Web de La Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web www.wix.com

Figura 12. Página Web de La Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web www.wix.com

63

Figura 13. Página Web de La Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web www.wix.com

Figura 14. Página Web de La Fundación Social GABIS

Fuente: sitio web www.wix.com

Mediante esta página web se logró dar a conocer el objeto de la fundación,

acompaña de imágenes, información de contacto y de los programas que ofrecen.

64

8.5 RECOLECCIÓN DE SOPORTES CONTABLES DEL PERIODO

CONTABLE AÑO 2015

Con el fin de mitigar esta alerta se busca crear una buena práctica en la gestión

contable, se creó e implemento un archivo y un proceso de recolección de datos y

soportes contables de las operaciones comprendidas en el periodo de enero –

diciembre del año 2015.

Para el logro de esta actividad se creó un parámetro de recolección de datos el

cual se parametrizó en la creación de grupos de meses, los cuales se

comprendieron de la siguiente manera:

• Enero – Mayo

• Junio – Agosto

• Septiembre – Diciembre

En el análisis de cada grupo, se realizó una validación y estudio individual de las

operaciones registradas, con su respectivo soporte y así mismo de hacer falta se

creó el soporte contable requerido.

El desarrollo de esta actividad logró obtener una reconstrucción documental de

soportes y operaciones realizadas y comprendidas en el periodo contable del año

2015, así mismo se validó que los soportes contables y de operaciones diarias,

sean similares con los registros en las hojas de cálculo que lleva la Fundación

GABIS, creando un archivo físico con estos soportes de las actividades

registradas.

Lo anterior dio como resultado que las personas encargadas de la gestión

contable de la fundación lograran tener control, conocimiento y certeza de la

situación real económica, creando una pauta para el registro ordenado y

sistemático de las operaciones contables de los posteriores años contables.

65

8.6 CAPACITACIÓN DEL MANEJO DE SOPORTES CONTABLES

Durante el desarrollo de conocimiento de la fundación y en vista del registro de la

información contable y del manejo de los soportes de las operaciones diarias, se

logró identificar que la Fundación GABIS no cuenta con un completo conocimiento

del manejo de los soportes contables y sus respectivos respaldos.

Necesidad por la cual se hace un llamado para que la administración aplique este

procedimiento a sus operaciones, así que se implementó una actividad de

capacitación en cuanto al registro de las operaciones y sus respectivos soportes

contables.

Con lo anterior, se determinó que esta capacitación se realizó de manera clara y

en términos sencillos para su comprensión, donde se trató el manejo de lo

siguiente:

8.6.1 Recibo de Caja Menor

Descripción: este recibo de caja menor es un soporte del pago de los gastos que

implica un pago en efectivo y de valores mínimos, este soporte es un elemento

esencial para controlar el manejo del rubro que se destina para caja menor.

Figura 15. Recibo de Caja Menor

Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon

Requisitos: se deben diligenciar todos los espacios mencionados en el formato y

debe contar con el detalle de para qué fue destinado y quien fue el beneficiario, en

este caso cuando se maneje un gasto del cual es difícil tener un soporte, al auxiliar

administrativo y contable deberá dar un aval al gasto (autorización)

66

Aplicación: para el manejo de este recibo se tienen identificadas actividades que

implican un bajo movimiento de efectivo, en el caso de la Fundación GABIS por

ejemplo operaciones como: compra de bolsas de agua, fruta, verduras, elementos

de aseo, lo importante es que para el uso de este soporte se relaciones solo

operaciones que no impliquen un movimiento superior a los $ 30.000 pesos.

En el caso de las operaciones realizadas en tiendas de barrio o establecimientos

que no generan factura, este soporte debe tener el aval de la administración

mediante una marca (sello).

De igual forma es importante resaltar que dado que la fundación no manejo en sus

procesos de pagos a terceros por medio de cuenta bancaria, los recibos de caja

menor soportaran transacciones superiores siempre y cuando la directora los

autorice, ejemplo claro (obligaciones con terceros, facturas, servicios públicos.

Compras elementos de equipo de la fundación, entre otros).

8.6.2 Comprobante de caja

Descripción: este soporte de contabilidad refleja los ingresos en efectivo o

recaudos de la organización, allí se registran los pagos, abonos o totales de los

beneficiarios de los servicios prestados.

Figura 16. Recibo de Caja

Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon

67

Requisitos: se deben diligenciar todos los espacios mencionados en el formato,

naturaleza de la transacción y quien fue pagador, al auxiliar administrativo y

contable le corresponderá el registro y diligenciamiento de este soporte contable.

Aplicación: identificando el comportamiento de registro de la Fundación GABIS, la

aplicación de este soporte contable debe dirigirse al registro de operaciones como:

pago de pensiones, abonos, pago de servicios de asesoría psicológica y de otros

ingresos derivados de los servicios de la Fundación, también el registro de las

ventas de los mercados y/o productos que se venden a los beneficiarios.

8.6.3 Cuentas de cobro y formato de proveedor de servicios:

Descripción: este tipo de comprobante cumple la función de comprobante de la

realización de un pago a cuenta de un tercero, usualmente se presenta para el

cobro de prestación de servicios.

Figura 17. Cuenta de Cobro

Fuente: Elaborado por Fundación GABIS

Requisitos: inicialmente se debe especificar el número de la consecución de la

cuenta de cobro en un orden consecutivo, debe estar dirigida a la Fundación

68

GABIS, seguido de a quien se le debe girar el pago de la cuenta de cobro (nombre

completo y número de cedula de ciudadanía, posteriormente se mencionara en

número y letras el valor a girar en la cuenta de cobro, acompañado del concepto a

cargo por el cual se gira y para finalizar se mencionara fecha, mes y año.

Para finalizar se firmara con nombre completo, numero de cedula, teléfono fijo y/o

celular y dirección física.

Aplicación: este se empleara en el caso de operaciones de cobro por parte de

terceros que han prestado sus servicios a la Fundación GABIS y que de igual

forma han sido autorizados para su gasto.

8.6.4 Formato Proveedor de Servicios

Descripción: este comprobante cumple la función de crear un perfil de datos del

proveedor de servicios.

Figura 18. Formato Proveedor de Servicios

Fuente: Elaborado Fundación GABIS

Requisitos: este debe ser diligenciado en su totalidad y debe presentar un selo y

firma de autorización por parte de la administración.

Aplicación: se empleara como soporte adicional a la cuentas de cobro de los

proveedores de servicios a la fundación.

69

Teniendo en cuenta la realización de esta capacitación se logró obtener el

cubrimiento y eliminación del vacío que se tenía en la gestión contable con

respecto al registro de las operaciones y al manejo de soportes contables.

8.7 IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE

En el conocimiento de la Fundación se logró identificar que a pesar que la

fundación cuenta con un registro básico en hojas de cálculo electrónicas de las

operaciones diarias que esta presenta, existe una preocupación por la

administración de la Fundación GABIS enfocada en la integridad, confiabilidad y

seguridad de la información contable.

La implementación de un sistema que complemente sus procesos y su gestión

contable es indispensable, ya que, genera confianza, control y seguridad en los

resultados esperados.

Después de un estudio a las necesidades de posibles software que podrían ser de

utilidad a la fundación, se determinó que la herramienta debe llevar control de las

operaciones diarias, generar estados financieros con todas las disposiciones

legales, pero en especial que cuente con un fácil manejo y sea comprensible para

alguien de poco conocimiento contable.

Figura 19. Licencia del Sistema Software Contable Easy Contable

Fuente: Documentacion del Software Easy Contable

70

Figura 20. Factura de Compra del Sistema Software Contable Easy Contable

Fuente: Factura Software Easy Contable

Se identificó una herramienta contable que satisface de manera óptima los

requerimientos definidos para la implementación de un Software contable y de fácil

manejo para la administración. Donde este se denomina EASY_CONTABLE,

distribuido por MAKRO BITS.

Figura 21. Sistema Software Contable Easy Contable

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

71

Esta herramienta es adquirida por la Fundación GABIS por medio de donación,

para su implementación y como buena práctica para el manejo de la información

contable y financiera, la cual será ejecutada por el contador y la administración

junto con sus otros controles como lo son las hojas de cálculo electrónicas de

registro diario.

De lo anterior se establece como una estrategia en pro del desarrollo de la

Fundación y que esta será implementada para el registro de la información del

periodo contable 2015 y en los posteriores periodos.

Además, este sería un medio de fortalecer sus controles en el manejo y registro de

información contable y financiera, como también una buena práctica para la

seguridad de la información.

8.8 INGRESO Y ALIMENTACIÓN DEL SOFTWARE CONTABLE A

IMPLEMENTAR

Partiendo de la recolección y reconstrucción de la información contable del periodo

contable año 2015, que se realizó de manera rigurosa, donde cada operación se

soportó de manera correcta y con su respectivo documento de respaldo.

Se tomó un proceso de alimentación al nuevo software que se definió para

implementar en el manejo y registro de la información contable de la Fundación

GABIS, en este caso se realizó una alimentación manual de cada una de las

transacciones identificadas por día y mes corrido.

Es decir, se ingresó la información correspondiente a lo corrido del año 2015,

creando el registro igualmente de terceros, proveedores de servicios y otro que

intervinieron en la actividad de la Fundación en este periodo.

Es importante resaltar que la información de saldos iniciales se ingresó partiendo

de los estados financieros que se entregaron certificados por anterior Contador

Público y por la representante legal.

72

Figura 22. Sistema Software Contable Easy Contable

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

Figura 23. Sistema Software Contable Easy Contable

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

Para el cumplimiento de esta tarea se tomó fiel nota de las operaciones

registradas en las hojas de cálculo que llevaba la fundación y al igual esta se

confronto con los soportes físicos almacenados en un AZ.

73

Figura 24. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No.1

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

En cuenta a esta imagen, se refleja un balance de prueba del la Fundacion

GABIS, en cual se evidencia el registro de las transacciones del periodo contable

año 2015, en este se aprecia los movimientos con respecto a las cuentas del

Activo, desde sus saldos inicales a saldos finales del ejercicio y de igual forma las

cuentas del Pasivo.

Figura 25. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 2

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

En esta siguiente se reflejan los movimientos de las cuentas de Patrimonio de la

Fundación, al igual que los movimientos en las cuentas de Ingresos, igualmente se

reflejan desde sus saldos iniciales a los saldos al final del periodo contable año

2015.

Figura 26. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance de Prueba Pagina No. 3

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

74

Por medio de esta imagen se refleja los saldos iniciales y los saldos finales de los

gastos operacionales y no operacionales que se presentaron en la Fundación

GABIS durante el periodo año 2015.

Esta información se ingresó de manera correcta y exitosamente en el software,

arrojando como resultado un balance de prueba el cual reflejo los movimientos a

las cuentas desde los saldos iniciales hasta el cierre del periodo contable año

2015.

75

8.9 ENTREGA DE ESTADOS FINANCIEROS DE LA FUNDACIÓN GABIS

PERIODO 2015 (BALANCE GENERAL Y ESTADO DE RESULTADOS)

Después de una minuciosa tarea de reconstrucción de la información contable y

financiera de la Fundación GABIS y así mismo de crear un valor e importancia del

correcto manejo de esta, se logró tener provecho de la herramienta que se

implementó y como resultado de esta buena práctica se obtuvieron de manera

satisfactoria los estados financieros que se entregaron al Contador Público que de

manera voluntaria dono sus servicios para futuros periodos.

Figura 27. Sistema Software Contable Easy Contable – Balance General Año 2015

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

En este caso, también se generó el Estado de Resultados de la Fundación GABIS,

a corte 31 Diciembre de 2015, así:

Figura 28. Sistema Software Contable Easy Contable – Estado de Resultados Año 2015

Fuente: Pantallazo Software Easy Contable

Estos estados financieros fueron de gran utilidad para el Contador que asumió el

manejo de la Fundación, dado que le transmitió una realidad económica, confianza

de las cifras y fidelidad de la información que allí se reflejó y se obtuvo de este

trabajo.

8.10 DISEÑO DE PRÁCTICAS COMPLEMENTARIAS AL FORTALECIMIENTO

DE LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

En el análisis de la información analizada se encontró la necesidad de fortalecer

actividades de la fundación por medio de buenas prácticas como las siguientes:

- Manejo de la información fotográfica y fílmica de los beneficiarios menores

de edad de la fundación.

- El manejo y recaudo de donaciones en efectivo.

76

- El archivo de la documentación en general de la gestión administrativa y

contable.

8.10.1 Manejo de la información fotográfica y fílmica de los beneficiarios menores

de edad de la fundación.

Así mismo, Se evidencia que la gestión de la Fundación maneja materia fílmica y

fotográfica de los infantes que son beneficiarios de los servicios ofrecidos por la

misma, de tal forma que esto implica permisos especiales para el manejo de este

tipo de material y adicionalmente como prevención de posibles conflictos legales.

Se desarrolló un formato para la gestión y manejo de este material en la

Fundación GABIS y donde este formato será diligenciado por todos los

beneficiarios de los programas de la fundación en especial de los infantes

menores de 18 años y donde este consta de un cuerpo debidamente informativo y

diseñado para que se dé un acuerdo entre las partes para el manejo y uso de este

material.

Figura 29. Formato de Autorización

77

Fuente: Elaborado por Fabian Andres Castro Mejia - Edwar Andres Tovar Garzon

78

8.10.2 El manejo y recaudo de donaciones en efectivo.

De tal forma que por otro lado, como buena práctica en cuanto al manejo y

recaudo de donaciones en efectivo, se buscó la creación de un canal para

obtención de recursos confiable y que se formalizo en el sector financiero por

medio de la creación de la apertura de una cuenta de ahorro en el Cooperativa de

Ahorro CONFIAR, a nombre de la Fundación GABIS, cumpliendo así con los

requisitos para su legalización en el sector.

8.10.2 El archivo de la documentación en general de la gestión administrativa y

contable

Por último, al no existir un sistema organizado y un correcto manejo de los

documentos, soportes y/u otros que se derivan de la gestión administrativa y

contable de la Fundación GABIS. Se ha evidenciado que existe una distorsión en

los periodos de tiempo y riesgo de pérdida de información, se implementó mejorar

la organización, almacenamiento y custodia de los distintos documentos

generados o recibidos por la Fundación, se determinó crear un archivo físico y

digital, para contar con toda la evidencia de las distintas actividades realizadas en

función diaria de la Fundación.

Con relación al archivo físico se decidió cambiar las carpetas de cartón, por A-Z,

con mayor espacio de almacenamiento, así como separar cada uno de los

documentos de acuerdo a su naturaleza, es decir tener por separado, la

información de constitución de la fundación, documentos y recibos contables,

manuales de funciones, información de los beneficiarios de la fundación entre

otros.

Dentro del proceso de mejora y modernización de las actividades de la fundación,

la conservación de la información, la custodia y almacenamiento de la misma será

apoyada con la digitalización y archivo magnético de todos los documentos

recibidos o elaborados.

El propósito es crear carpetas digitales y por temas separados, donde se

almacene en orden cronológico toda la documentación y sea de fácil consulta de

acuerdo la necesidad.

79

Para el logro de esta actividad de mejora se logró conseguir el aporte por medio

de donación de cinco A-Z para el archivo físico de los documentos y una

impresora multifuncional para la digitalización y archivo magnético de los mismos.

8.11 OBTENCIÓN DE DONACIONES POR PARTE DE TERCEROS.

Durante el desarrollo de la proyección social en el Fundación GABIS, se tuvo

necesidad de varios recursos para lograr la ejecución del proyecto, como al igual

se buscaron medios y recursos para cubrir algunas necesidades de la Fundación

en la prestación de sus servicios.

Por medio de solicitudes a empresas, se logró tener participación y consolidación

de vínculos con organizaciones como el Banco Colpatria S.A y el de Imaginarium

SAS y MAKROBITS, al igual que se logró participación de personas naturales que

dieron su donación.

Por medio de la donación del Banco Colpatria S.A, se logró la obtención de tres

equipos de cómputo, en óptimas condiciones y con sus accesorios completos.

Figura 30. Jóvenes utilizando los computadores donados en la clase de sistemas

Fuente: Foto tomada por Fabian Castro - Edward Tovar

80

Esta obtención de tecnología, fue dada gracias una carta enviada al departamento

de tecnología y de responsabilidad social del Banco. En la cual se dio el motivo y

las circunstancias de la necesidad.

Figura 31. Carta de Donación Banco Colpatria S.A

Fuente: Elaborada por Fabian Castro - Edward Tovar

81

Por otro lado se recibió el apoyo y donación de parte de la Empresa de

Imaginarium SAS, quienes dieron su apoyo con el suministro de 30 platos

metálicos y 30 vasos metálicos; un horno microondas de segunda mano en buen

estado; una multifuncional, 20 ula ulas y unos AZ para archivo.

Figura 32. Carta de Donación de Imaginarium S.A.S

Fuente: Emitida por Imaginarium S.A.S

82

Figura 33. Utensilios de Cocina Donados.

Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro

Figura 34. Aros Ula Ula Donados.

Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro

83

Figura 35. Multifuncional Donada.

Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro

Figura 36. Horno Microondas.

Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro

84

Figura 37. AZ para archivo físico.

Fuente: Foto tomada por Andres Tovar – Fabian Castro

Esta obtención de recursos varios, fue dada gracias a gestión propia del grupo de

trabajo de este proyecto y de lo cual se obtuvo una respuesta satisfactoria y de

buen resultado.

Además de contar igualmente con la participación de un apoyo donativo para la

adquisición de la herramienta contable por parte de MAKROBITS en cabeza del

señor Rafael Díaz, representante y distribuidor del Software contable.

También es importante resaltar la participación de personas naturales quienes

dieron su donación a la Fundación GABIS, por medio de un televisor, libros

educativos, juguetes, cuentos y materiales didácticos.

En gestión al desarrollo y fortalecimiento de los vínculos de la fundación se logró

crear un apoyo continuo en pro de la comunidad beneficiaria. Es importante

resaltar que el vínculo creado entre las organizaciones y las personas naturales,

se consolido con el fin de dar un apoyo continuo.

85

9 CONCLUSIONES

Partiendo del resultado obtenido y posterior al desarrollo de este proyecto se

obtuvo un cumplimiento a los objetivos planteados y así mismo se concluyó lo

siguiente:

Por medio del desarrollo de este trabajo se logró el diseño de un conjunto de

buenas prácticas administrativas y contables, como también la implementación de

estas, donde se logró el fortalecimiento Administrativo y Contable de la Fundación

Grandes Alegrías para Brindar Incondicionalmente Siempre GABIS y así mismo se

logró obtener como resultado una transformación en pro del desarrollo y

crecimiento de la misma.

Además, mediante el desarrollo e implementación de estas buenas prácticas se

logró como resultado, el fortalecimiento de diferentes aspectos importantes de la

gestión Administrativa y Contable, donde se obtuvo de manera favorable lo

siguiente:

• se logró diseñar un plan de acción con cual dirigir el proyecto, con el cual

se cumplió los objetivos propuestos, donde el punto de partida se dio por

medio de una visita de conocimiento de la organización donde se logró

identificar, determinar las falencias en la gestión administrativa y contable

de la Fundación GABIS.

• Se logró rediseñar una misión y una visión, acorde al propósito social de la

Fundación GABIS, teniendo en cuenta los servicios ofrecidos que

actualmente se encuentran desarrollando en su comunidad, al igual se

obtuvo como resultado la creación de un marco de principios, objetivos y

metas institucionales dirigidas al fortalecimiento y cumplimiento del objeto

social de la fundación.

• Además, se diseñó y se implementó un organigrama, que estructuro las

áreas y dio responsabilidad a los distintos cargos que intervienen en la

gestión de las actividades cotidianas en la Fundación GABIS.

• Se elaboró la redacción e implementación de un manual de funciones para

los cargos existentes en la fundación y establecidos en el nuevo

86

organigrama, donde se especificó el perfil, los requisitos, las

responsabilidades y funciones de cada uno.

• Se realizó la reconstrucción de la información contable y financiera del

periodo contable 2015, donde se obtuvo una realidad económica y

consolidación de los datos financieros.

• Se implementó un software contable (EASY_CONTABLE), en el cual se

logró el registro de los movimientos y partidas contables del periodo 2015,

generando como resultado la disponibilidad de información de manera

organizada, real y sistematizada, lo que concluyo con la obtención de los

estados financieros como balance general y estado de resultados del año

2015.

• Se capacito a la persona responsable del manejo de la información

contable de la fundación, en el registro e ingreso de datos en el software

contable y así mismo en el manejo de los soportes respectivos para la

realización de cada operación.

• Se diseñó un brochure como carta de presentación formal de la Fundación

GABIS para llegar a todas las personas jurídicas y naturales, con el

propósito de ser reconocidos en la comunidad y conseguir benefactores

que apoyen el propósito social de la fundación.

• Se creó registro el nombre de la Fundación GABIS en las distintas redes

sociales más reconocidas, como Facebook, Instagram y Twitter. Se creó

una página web a través de la herramienta gratuita WIX en donde registra

toda la información, programas y el contacto, para las personas

interesadas en participar y/o apoyar el objeto de la Fundación. Lo anterior

se implementó como buena práctica de promoción y divulgación de las

distintas actividades que realiza la Fundación.

• Se creó un formato de autorización para el manejo del material infantil

(fílmico y fotográfico) que se maneja en la Fundación, donde este se

ajustó a las medidas legales requeridas, teniendo en cuenta que ahora la

Fundación se encuentra en las redes sociales y en la web, con imágenes

de los menores de edad que forman parte de la Fundación.

87

• Se propuso a la directora de la Fundación realizar unas reuniones con el

personal, para la interiorización de las buenas prácticas administrativas y

contables creadas y aprobadas para que todos dirijan su trabajo en misma

línea organizacional, enfocada en la comunidad, usuarios y terceros.

• Se logró la creación de vínculos empresariales con organizaciones como

el Banco Colpatria, Imaginarium SAS, al igual que el apoyo de personas

naturales, todo con el objeto de apoyar la labor social de la fundación

GABIS.

10 RECOMENDACIONES

Desde los aspectos administrativos y contables, como gestores del trabajo de

proyección social en la Fundación GABIS, realizamos las siguientes

recomendaciones como resultado del estudio, desarrollo de buenas prácticas

administrativas y contables, como también están dirigidas al fortalecimiento

continuo del desarrollo y consolidación de las mismas, de tal forma que lo sugerido

es lo siguiente:

Estas recomendaciones se realizan desde el aspecto de la Gestión Administrativa:

• Para el 2020, es necesario revisar y actualizar la respectiva misión y visón,

teniendo en cuenta el comportamiento funcional de la Fundación, para que

esta sea acorde a los resultados obtenidos y así alcanzar nuevos

propósitos de mejoramiento y compromiso con la comunidad.

• Mantener actualizada las respectivas redes sociales y pagina web, con

todas las actividades y eventos que realice la fundación, para que el uso de

estas plataformas tecnologías se manejen de la manera más eficiente y

económica para promoción y reconocimiento en la comunidad ya

perteneciente a la fundación así como los nuevos y posibles usuarios y

benefactores.

• Archivar de manera cronológica y por asunto, todos los documentos que se

origen en función del objeto social de la fundación. El manejo adecuado de

dichos documentos, se deben resguardar mediante los recursos obtenidos

88

por donaciones para este fin, como las A-Z para los documentos físicos y la

multifuncional para el respectivo scanner y archivo digital.

• Con relación a los manuales de funciones, estos deben ser revisados y

actualizados en un periodo de no mayor a dos años, ya que se pueden

presentar modificaciones en las funciones de los cargos a contratar, así

como el mejoramiento del perfil profesional del personal.

• Certificar el funcionamiento de la fundación ante la Secretaria de

Integración Social de Bogotá, es decir, cumplir con la normatividad exigida

con relación a seguridad física, manejo de desastres, programas de

formación educativa formales, manipulación de alimentos y demás

disposiciones solicitadas por el distrito.

Estas recomendaciones se realizan desde el aspecto de la Gestión Contable:

• Mantener el control sobre el registro de las operaciones diarias en las hojas

de cálculo, fecha, concepto y valor, como estrategia de un libro de diario de

operaciones de la Fundación.

• Actualizar la información contable en la herramienta implementada Easy

Contable, de manera semanal.

• Crear el habito contable sobre el registro de operaciones de cuantías

mínimas, que implican salidas de efectivo por cantidades inferiores a los

$5.000 pesos moneda corriente.

• Mantener el correcto manejo de la caja menor y sobre todo, un control

constante sobre el manejo de efectivo recibido y la entrada del mismo, con

el fin no tener pérdidas o faltantes.

• Recomendamos el manejo e implementación de un cierre de caja diario y

un soporte de la actividad, como evidencia de cumplimiento a esta política.

• Es importante que la Fundación mantenga el cumplimiento de

implementación de los soportes contables a cada operación diaria.

• Con el fin de mantener una información real y actualizada, es importante

que el registro de las operaciones se realice la fecha en que se ejecute la

transacción.

89

• Crear un programa que implique una ganancia en cuanto a la venta de los

mercados del banco de alimentos, dado que estos están implicando un

gasto y pérdida a la Fundación.

Por otro lado realizamos unas recomendaciones adicionales, que complementaran

y ayudaran al desarrollo de la Fundación GABIS y a la comunidad beneficiaria:

• Buscar nuevos socios o benefactores estratégicos, que contribuyan con el

propósito de la fundación, para no depender exclusivamente del Banco de

Alimentos y no contar con recursos limitados para el cumplimiento de su

objeto social.

• Concretar con distintas entidades de educación superior (universidades y

SENA) las pasantías en acción social o trabajo social, para que estas sirvan

como apoyo en el cumplimiento del propósito de la fundación, no solo en

sus instalaciones sino también en la comunidad para fomentar tejido social.

• Fortalecimiento académico y actualización constante de los programas

ofertados.

90

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