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Guía de Apache OpenOffice 4 Calc Diseño de una hoja Antonio Roldán

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DISEÑO DE UNA HOJA

El uso de una hoja de cálculo no se limita a tablas y

gráficos. También es un excelente medio para comunicar

resultados sin tener que acudir a textos o presentaciones.

Para lograr informes atractivos se dispone de muchas

herramientas y objetos que complementan los contenidos

numéricos.

CONTENIDO

Diseño de una hoja ............................................................. 1

Objetos elementales ......................................................... 3

Objetos elementales ......................................................... 3

Cuadros de texto ............................................................ 5

Inserción de formas básicas ........................................... 7

Importar una forma ....................................................... 12

Inserción de imágenes .................................................... 13

Filtros ............................................................................ 14

Color ............................................................................. 15

Resto de cambios ......................................................... 15

Cambios en el diseño ..................................................... 17

Inmovilizar paneles ....................................................... 17

Subíndices y superíndices ............................................ 18


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Textos largos y salto de línea ....................................... 19

Protección de una hoja ................................................. 20

Vínculos .......................................................................... 22

Insertar objetos vinculados ........................................... 22

Hipervínculos ................................................................ 23

Otros objetos ................................................................... 27

Inserción de caracteres especiales .............................. 27

Inserción de otros objetos ............................................. 28


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OBJETOS ELEMENTALES

Una de las utilidades más apreciadas de las Hojas de

Cálculo es la posibilidad de insertar gráficos e imágenes de

todo tipo en los estudios e informes que se confeccionen.

Calc posee una gestión de objetos visuales bastante

aceptable, y en su uso en la enseñanza y en pequeñas

oficinas permite cumplir la mayoría de los objetivos para la

confección de documentos atractivos.

OBJETOS ELEMENTALES

Veremos algunos de los objetos que se pueden insertar en

una hoja. Todos admiten varios niveles de profundidad en

su uso, lo que hace imprescindible la exploración personal

para dominar su uso.

COMENTARIOS

Se pueden insertar comentarios o notas en una celda

determinada. Esto es útil cuando varias personas acceden

a un mismo libro de Calc o bien si no se quiere olvidar

algún hecho concerniente a los datos de esa celda. Por

ejemplo, en una cantidad en euros se desea destacar que

el apunte no está actualizado:

Para ello es muy útil insertar un comentario. Selecciona la

celda deseada y busca en el menú Insertar la opción de

Comentarios.


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Obtendrás un cuadro de texto en el que podrás escribir lo

que desees, e incluso seleccionando el escrito, cambiar

fuentes y colores:

Cuando se selecciona la celda se abre el comentario

automáticamente, y se oculta si mueves el cursor a otra

celda. Sin embargo, un pequeño triangulo rojo en el vértice

superior derecho te avisa de que es una celda con

comentario.

Si señalas la celda con una pulsación del botón derecho,

obtienes, entre otras, las acciones que se te permiten

efectuar sobre el comentario. Como ves en la imagen,

insertarlo, eliminar yn comentario o mostrar. Esta última te

permite que el comentario quede fijo en la celda y que no

sólo aparezca cuando señalas la celda con el ratón. Esta

misma acción lo oculta si la usas de nuevo.


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CUADROS DE TEXTO

Muy parecidos a los anteriores son los cuadros de texto,

pero estos no se ocultan. Permiten controlar su texto y

fondo de una forma muy potente. Por ejemplo, en una tabla

cualquiera se desea destacar las autoras y la fecha de

confección, con vistas a un informe, y se quiere que

aparezcan como algo independiente de los datos. Para ello

es muy útil el uso de un cuadro de texto

Busca en la Barra de Dibujo el icono de cuadro de texto (si

no ves esa barra, actívala en Ver – Barras de

herramientas)

El cursor se transformará en una cruz que nos servirá para

determinar las dimensiones del cuadro. En ese momento

se puede escribir el texto del comentario.


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En un segundo paso, si pulsas en su interior, obtienes

automáticamente la barra de objetos

Si la recorres verás que puedes cambiar el fondo, bordes y

demás características. Es preferible aquí la

experimentación personal

Lo hemos recargado de color para que veas las

posibilidades. Si pulsas con doble clic en su interior podrás

cambiar el texto y sus características. Puedes también

llevarlo al fondo y hacer cálculos sobre él. Experimenta,

que es lo mejor. Si no te gusta, lo eliminas con la tecla Supr

como cualquier otro objeto.


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INSERCIÓN DE FORMAS BÁSICAS

En la misma Barra de Dibujo dispondrás de un catálogo

amplio de flechas, elipses, polígonos, diagramas de

bloques y muchas más.

Con cada forma debes seguir tres pasos: Elegir, dibujar y

concretar su formato

Ejemplo

Deseamos insertar una estrella que nos sirva de llamada

de atención en una hoja. En primer lugar la elegimos.

Observa que en la Barra de Dibujo existen entradas

diversas, para formas, flechas, diálogos…Si elegimos las

estrellas, podemos concretar la que deseamos:

Después, el puntero del ratón cambia a una pequeña cruz

que te invita a extender la forma con el botón izquierdo

pulsado. Intenta esa operación con cualquier forma y no

sueltes el dedo hasta que adquiera el tamaño deseado.

Si una vez insertada deseas cambiar su aspecto,

selecciónala y acude al botón derecho o a la barra


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superior de herramientas para elegir rellenos, sombras,

texturas, líneas o añadido de textos.

Estos últimos se pueden escribir directamente y después

cambian de aspecto si los seleccionas con doble clic

(negrita, tamaño, color, etc.)

Recorre la barra que aparece arriba cuando seleccionas

una forma:

En ella figura el botón de rotar, que aunque no es muy útil,

te permite girar la forma a tu gusto.

Combinaciones de formas

Son tantas las posibilidades, que es preferible que las

experimentes poco a poco. Se insertan a continuación

algunos resultados por si deseas conseguirlos.


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Un ejemplo básico de agrupación de formas es el de los

organigramas:

En la imagen hemos dejado

abierta la forma de la derecha

para que descubras el botón

amarillo. Con él se puede

alterar la forma del objeto. Lo

hemos efectuado en los tres de abajo, que aparecen más

redondeados que el de arriba.

Como en otros temas, dejamos a los lectores que

experimenten.

Efectos 3D

En algunas formas se puede activar el efecto en 3D,

mediante el último botón de la barra de dibujo rotulado

como “Activar o desactivar extrusión”. Al activar se abre

una barra de Configuración 3D con muchas opciones de

posición, perspectiva y sombra que pueden enriquecer la

forma elegida.


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Dejamos a los lectores que experimenten posibilidades.

FONTWORKS

Puedes insertar también títulos llamativos (fontworks). Los

tienes al final a la derecha de la Barra de Dibujo. Abres un

catálogo y eliges el formato del título.

Después, en un segundo paso, puedes cambiar el texto,

que por defecto es “Fontworks”, pulsando sobre la forma

con doble clic y esperando a que aparezca el texto en

negro.

Igual que en otras ocasiones, al pulsar sobre el fontwork se

abre arriba la herramienta de imágenes, en la que puedes


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cambiar colores, fondos o líneas. Puedes usar también los

puntos del contorno para cambiar la curvatura. Experimenta

todo lo que puedas con el doble clic y el botón derecho.

De la misma forma, la pulsación sobre la

forma abre una barra especial para este

tipo. El primer botón te vuelve a la Galería. El segundo te

permite cambiar la forma del fontwork sin alterar su tipo.

Señçalalo y se abrirá el catálogo de formas.

Los otros tres se entienden sin tener que

explicarlos: igualar el tamaño de las letras,

alinear y controlar la separación de letras en

el texto.

A los Fontworks se les puede, con el icono de Activar

extrusión, añadir efectos en 3D como los que conseguimos

con las formas básicas:


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IMPORTAR UNA FORMA

El último botón de la Barra de Dibujo te permite importar

una forma que tengas diseñada en un archivo. Aquí hemos

usado el árbol que nos sirvió para los gráficos, al que

podemos añadir texto

También dispones de una barra para estos objetos que se

abre automáticamente cuando los señalas

Con estas herramientas puedes aprovechar diseños que

hayas creado para otros trabajos. Aquí hemos convertido

en forma con texto una imagen procedente de nuestra web:


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INSERCIÓN DE IMÁGENES

En un documento de Calc se puede desear incluir un

logotipo de la organización, una imagen que lo haga más

atractivo, o cualquier figura que aclare un proceso. Esta

operación se puede hacer fundamentalmente de dos

formas, o insertando desde un archivo o con las

operaciones de copiar y pegar.

Copiar y Pegar

Si se ha creado una imagen en un programa de dibujo y se

quiere transferir a Calc se usará el procedimiento universal

de Copiar (CTRL+C) y Pegar (CTRL+V).

Insertar desde archivo

Si disponemos de la imagen en un archivo, es preferible

usar la opción Imagen – A partir de archivo del menú

Insertar para buscarla en un explorador de carpetas

Una vez insertada, si pulsas sobre ella aparecerá la barra

de herramientas de Imagen con muchas opciones que

recorreremos pausadamente.

El primer botón de la barra vuelve a ofrecer la inserción

desde un archivo, por lo que prescindiremos de él.


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FILTROS

Imaginemos que hemos insertado desde un

archivo la imagen de un utensilio de cocina. La

primera operación posible es la de cambiar su

tamaño. Como las cámaras fotográficas

actuales trabajan con mucha resolución

aparecen muy grandes al insertarlas.

Después podemos usar los filtros del segundo

botón de la barra. Hay un buen catálogo,

unos más eficaces que otros, por lo que se

aconseja ir probando para ver su efecto.

Presentamos algunos de ellos como ejemplo:

Junto al botón de filtros dispones de algunos más en una

lista desplegable


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COLOR

A continuación de los filtros se ofrece la posibilidad

de alterar la proporción de rojo, azul y verde en la

imagen, así como el grado de brillo y contraste.

También ofrece la corrección gamma, pero a

nuestro nivel podemos prescindir de ella.

Funcionan de manera aceptable y en algunos detalles con

más precisión que otras hojas.

RESTO DE CAMBIOS

Los siguientes botones de la barra de imágenes tienen ya

menos interés:

Transparencia

Dispones de un control que va añadiendo transparencia a

la imagen, en formato de porcentaje. Lo puedes usar si

deseas que la imagen quede más desvaída e incluso que

parezca una marca de agua. Aquí tienes un ejemplo del

efecto:

Línea

Permite rodear la imagen con un marco de color. Debes

concretar el estilo, que suele ser continuo, el grosor y el

color. En nuestro caso hemos rodeado la foto con un marco

verde oscuro grueso.


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A continuación de la barra se te ofrece la opción de

Relleno, pero con imágenes de este tipo no funciona. Sí

puedes añadir una sombra (siguiente botón)

Recortar

Está pensado para ser muy preciso, pero resulta premioso.

Si pides recortar se abre una serie de controles para

desplazar el recorte de la izquierda, derecha, arriba y

abajo, guiados por una pequeña imagen situada al lado.

Como en una hoja de cálculo no

son demasiado importantes las

imágenes, sólo te sugerimos

que practiques con todos los

recortes puestos a tu

disposición.


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CAMBIOS EN EL DISEÑO

INMOVILIZAR PANELES

Si deseas que la cabecera de una hoja de Calc se siga

viendo en pantalla aunque te desplaces hacia abajo en una

tabla muy larga, puedes hacer lo siguiente:

Selecciona una celda que esté situada debajo y a la

derecha de las celdas que deseas inmovilizar

Abre el menú Ventana y activa Fijar. De esta forma, todo lo

que esté situado arriba o a la izquierda de esa celda

quedará inmovilizado aunque cambies de página.

De esta forma, si mueves la tabla arriba y abajo, ese panel

no se moverá. Para anular la fijación sigue la misma ruta de

comandos y desactiva.

Si en lugar de Fijar hubieras elegido Dividir, tendrás a tu

disposición dos ventanas distintas para ver la misma hoja

desde celdas diferentes. También se anula siguiendo el

mismo camino.


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SUBÍNDICES Y SUPERÍNDICES

Los subíndices y superíndices sólo se necesitan en las

celdas con formato de texto, pues no se reconocen en los

cálculos numéricos. El procedimiento para incluirlos es el

de ir escribiendo el texto, seleccionando después los

caracteres que irán a una altura diferente y una vez

concretados acudir al botón derecho para acceder al

Formato de celda. Si esta ya estaba editada, puedes usar

un doble clic para poder efectuar este

cambio.

Observa que, además del superíndice y

subíndice se te ofrecen varios estilos distintos

de fuente.

Elegimos superíndice si deseamos una

potencia y nos quedará X2, que, como

hemos recordado, no tiene valor numérico


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Con el mismo procedimiento lograríamos subíndices.

TEXTOS LARGOS Y SALTO DE LÍNEA

Cuando un texto excede la

capacidad de una celda

podemos obligar a que

aparezcan saltos de línea para

cortarlo. Normalmente se

aumenta antes la altura de la

fila o se combinan celdas. El ajuste de texto se logra, una

vez escrito, con Formato – Celdas – Alineación y

activando el ajuste automático de texto.

Si deseamos escribir el texto

después de configurar la celda,

podremos usar la combinación de

teclas Ctrl+INTRO (o ENTER)

para crear un salto de línea.


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PROTECCIÓN DE UNA HOJA

Esta opción no la usarás a menudo, pero a veces puedes

desear que nadie altere lo que has escrito. Se puede

proteger el libro completo para dejar inalterada su

estructura en hojas, o bien proteger una hoja

individualmente.

Antes de proteger una hoja debemos declarar, si lo

deseamos, qué celdas estarán libres de esa protección,

para que cualquier usuario pueda editarlas. Lo vemos con

un ejemplo:

En este esquema podemos

querer dejar libres las tres

primeras celdas y proteger las

otras dos para que no se puedan

alterar las fórmulas.

En primer lugar deberemos desproteger las tres primeras.

Las seleccionamos y pedimos Formato de Celda, Abrimos

la pestaña de Protección de celda y las desbloquemos

desactivando la opción de “Protegido”.

De esta forma, si ahora protegemos toda la

hoja, esas tres quedarán sin proteger y las

demás sí.

Busca ahora en Herramientas la opción de

Proteger Documento - Hoja:


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En la ventana que se abre puedes concretar una

contraseña y definir los permisos de uso.

Para trabajos individuales no es muy necesaria la

protección y menos aún la contraseña, que a veces se

olvida irremediablemente.


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VÍNCULOS

Con la palabra vínculos nos referiremos a dos clases de

ellos:

Objetos vinculados, que insertan en un documento un

vínculo a un objeto situado en otro, de forma que permita

las actualizaciones.

Hipervínculos (o enlaces, hiperenlaces, vínculos, links,

que de todas estas formas se nombran), que son los

propios de Internet y de los hipertextos

INSERTAR OBJETOS VINCULADOS

En algunas ocasiones se desea disponer en un documento

(no necesariamente de Calc) de una copia de una tabla u

objeto situados en otro documento distinto, pero que al

cambiar los datos originales, esos cambios se reflejen en la

copia. Esta operación se conoce con el nombre de vincular.

En ellos se leen los datos directamente del archivo que

contiene el original. Por eso, si se abre el archivo que

contiene la copia, se nos preguntará si deseamos actualizar

los vínculos.

Como la gestión de los vínculos puede ser compleja, sólo

incluiremos la forma más sencilla de insertar una tabla o

gráfico de un archivo de Calc en cualquier otro documento.

Abre un archivo de Calc, selecciona en él cualquier tabla de

datos y pide Copiar.

Abre otro documento de Word, PowerPoint, Calc, Writer o

Impress. y pide Pegado Especial y concreta que deseas

Pegar vínculo. Cada uno de esos programas reaccionará


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de forma distinta a los cambios. En algunos de ellos los

notarás hasta que hayas guardado ambos y abierto el

destino de nuevo.

Caso particular: Programas de OpenOffice

Con Writer e Impress la gestión concreta es:

Copias un rango de Calc

Pasa al otro programa y pides Pegado especial

Vínculo DDE.

De esta forma los cambios realizados en Calc se

reflejarán de forma instantánea en Writer o Impress.

A veces no funciona bien si no has guardado

previamente el archivo origen.

HIPERVÍNCULOS

Es bueno que un documento posea vínculos (o enlaces, o

hiperenlaces) que al ser pulsados nos lleven a los archivos,

hojas o celdas que contienen los datos originales. Ya

conoces de sobra los vínculos, tan usados en Internet y en

todos los hipertextos. A continuación aprenderás a

insertarlos en tus documentos.

No es difícil insertar un hipervínculo en Calc. En la

barra de herramientas Estándar dispones del botón

correspondiente. También puedes usar el menú Insertar y

elegir después Hiperenlace. Con ambos métodos accedes

a esta ventana


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De las opciones ofrecidas nos interesarán dos:

Internet

Deja marcada la opción Web y escribe o copia una

dirección de Internet

En la imagen hemos enlazado con la página oficial de

OpenOffice

Al pulsar sobre Aplicar y después Cerrar, la celda actual

cambiará de aspecto y contendrá un enlace a la página

dada. La verás con fondo oscuro, y al pasar el puntero del

ratón por ella se verá una una mano señalando en logar de

la flecha. Pulsa sobre ella y se abrirá la página solicitada.

Nota importante: Si una celda contiene un enlace y la

quieres seleccionar, con el ratón te va a resultar imposible,


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porque saltará el enlace. Debes acercarte a ella con el

teclado, hasta seleccionarla.

Hipervínculo al mismo documento

Deberás elegir Documento y pulsar sobre el botón de

la segunda línea que te abre el navegador.

Dentro del mismo puedes ir abriendo hojas, áreas de datos

o rangos hasta dar con el que te interesa. En la imagen

hemos elegido el rango “prueba”

Pulsas Aplicar dos veces y ya tienes construido el enlace.

El enlace a una sola celda lo puedes conseguir

insertándole un nombre y después usando el Navegador, o

bien escribiendo directamente su referencia en esa

segunda línea

Si la celda está en otra hoja y no tiene nombre asignado,

puedes escribir su referencia con el nombre de la hoja

delante y separadas ambos por un punto:

Enlace a otro documento


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Procede como en los casos anteriores, pero previamente

escribe en la primera línea la ruta para llegar al documento,

o mejor aún, usa el botón de búsqueda de su derecha y se

abrirá un explorador de archivos que te permitirá insertar

esa ruta

Después, en la segunda línea escribiremos la celda o

rango.

Abajo tienes otras opciones menos interesantes, como la

de cambiar el texto.


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OTROS OBJETOS

INSERCIÓN DE CARACTERES ESPECIALES

En las hojas de cálculo usarás fundamentalmente los

caracteres usuales de letras, números y operadores

aritméticos, pero a veces desearás insertar el símbolo de

Copyright, el número pi o una carita sonriente. Para

insertarlos puedes acudir al menú Insertar y elegir

Símbolos…

Obtienes una ventana en la que puedes elegir la fuente y el

carácter.

No olvides usar la fuente adecuada. Por ejemplo, para

alfabeto griego y Matemáticas es muy buena Symbol, que

es que aparece en la imagen, pero hay otras fuentes, como

la Webdings o la Wingdings que te ofrecen pequeños

dibujos muy sugestivos.


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Una vez elegido el símbolo deseado, pulsa en el botón

Aceptar y se insertará en el texto. Después puedes

copiarlo como cualquier otro carácter.

INSERCIÓN DE OTROS OBJETOS

Calc puede ser un contenedor de otros muchos tipos de

objetos: fórmulas, vídeos, sonido, etc. Su gestión no es

objeto de estas guías, pero es bueno que se conozca esta

posibilidad. Damos algunas ideas

Fórmulas: Calc posee un editor de fórmulas para el uso de

los símbolos matemáticos. En el menú Insertar elige

Objeto y después Fórmula

No entraremos en detalles, pero con él

se pueden escribir fórmulas

matemáticas con muy buen diseño. No

es difícil aprender su funcionamiento,

pero no es objetivo de esta guía. Su funcionamiento pasa

por ir incorporando distintas estructuras matemáticas

rellenando después sus datos.

Aquí tienes una muestra:

La herramienta no es muy amigable, y tiene fallos, pero ahí

está para cuando la necesites. Puedes crear también una

fórmula como archivo nuevo. Pide Archivo – Nuevo y elige

Fórmula.


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Otros objetos

Para insertar otros objetos deberás acudir, como siempre,

al menú Insertar y buscar la opción Objeto y estudiar el

catálogo que se ofrece.

No es una hoja de cálculo el mejor contenedor de sonidos y

vídeos, que en ella no parecen tener mucha utilidad. No

obstante, se puede intentar, pero recuerda que no funciona

muy bien el reproductor de medios y que no todos los

formatos son adecuados.

Puedes usar Insertar Vídeo y sonido y se abrirá el

Explorador de Windows para que elijas el sonido. Una vez

elegido y aceptado observarás un rectángulo que contiene

ese sonido y al activarlo con doble clic el reproductor de

medios se abrirá en la parte baja, como verás en la

siguiente imagen:


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Ahí dispones de los controles clásicos de Play, Stop y

Pause, junto con el control de volumen.

Para los vídeos se procede de la misma forma. Pero muy

pocos formatos son compatibles con OpenOffice. Quizás

no merezca la pena el esfuerzo.

Insertar objetos OLE

Mediante esta opción puedes insertar cualquier objeto

creado con OpenOffice, como puedes ver en la imagen,

pero tampoco parecer presentar gran interés.

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