REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD “Dr. RAFAEL BELLOSOS CHACÍN”

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DE EFECTIVO PARA LA EMPRESA ATEL TRADING,

C.A.

TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA

PRESENTADO POR: Br. MOLERO, Yadira

Br. ROLDAN, Juan Carlos

ASESORADO POR: Lic. Oscar Lossada Lic. Yandira Negretti

MARACAIBO, ENERO DE 2001

DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE EFECTIVO PARA LA EMPRESA “ATEL TRADING, C. A.”

DEDICATORIA

A Dios por estar conmigo en cada momento de mi vida. A mis padres, por haberme ayudado a cumplir mi sueño y acompañarme en todos los caminos para seguir adelante. A mi familia y Amigos que me ayudaron a cumplir esta meta. A mi novia Nathalia, por haber compartido todos estos momentos, especialmente en la realización de este proyecto. A mi compañera de tesis, porque juntos nos trazamos una meta la cual hemos alcanzado.

A todos ustedes mil Gracias.

Juan C. Roldan

AGRADECIMIENTOS

A nuestra ilustre Universidad Dr. Rafael Belloso Chacín, por ser la cuna de nuestros conocimientos y gracias a la cual hoy pudimos cumplir uno de las metas más importantes de nuestras vidas. A todos y cada uno de los profesores que con su empeño y sabiduría pusieron un granito de arena para formarnos como profesionales y así mismo entrar en el campo laborar aplicando y tomando en cuenta los conocimientos que nos brindaron permanentemente y que hicieron un hecho este proyecto de investigación. Agradecemos muy especialmente a nuestros dos tutores, en primer lugar al Lic. Oscar Lossada, tutor Académico, por su ayuda constante y siempre amigo, dándonos ánimos para seguir adelante a pesar de todos los obstáculos y dando fe de sus conocimientos permitiéndonos plasmar nuestras ideas claras y precisas en cuanto al logro de los objetivos de dicho proyecto, en segundo lugar a la Lic. Yandira Negretti, tutora Metodológica, ya que a pesar de las trabas presentadas, siempre estuvo con nosotros dándonos críticas sanas para mejorar el proyecto cada día, gracias a su apoyo, ayuda y perseverancia; gracias a ambos de verdad por todo.

A la Lic. Geralin Blanco por sus preocupaciones y por todo la información suministrada.

A nuestras compañeras Ruby y Jacklym, ya que gracias a su empeño y su

perseverancia lograron que hoy estuviésemos terminando este proyecto. A la empresa Atel Trading C.A. por permitirnos realizar nuestra tesis de grado dentro

de la organización, especialmente a la Lic. Karín Sánchez, tutora Industrial que estuvo siempre brindándonos su ayuda fiel y sincera, para obtener todo los instrumentos necesarias para lograr nuestro propósito. A la firma de contadores Nava&Asociados, por permitirnos encontrar la información precisa para la realización de este Diseño. A todas cada una de las personas que directa e indirectamente nos ayudaron a ser realidad este proyecto y cuyos nombres no se encuentran en esta hoja.

A todos mil Gracias

Yadira y Juan

MOLERO FUENMAYOR, Yadira Beatriz y ROLDAN VILLALOBOS, Juan Carlos. Diseño de un Sistema de Control Interno de Efectivo para la Empresa ATEL TRADING, C.A. Universidad Rafael Belloso Chacín Facultad de Ciencias Administrativas. Escuela de Contaduría Pública. Trabajo Especial de Grado para optar al título de Lic. en Contaduría Pública. Maracaibo 2001

RESUMEN

El propósito del presente estudio fue Diseñar un Sistema de Control Interno de Efectivo para la Empresa ATEL TRADING, C.A. Dicho sistema es una herramienta clave para optimizar el desempeño de las actividades que intervienen en el proceso de Efectivo, y de esta manera lograr obtener un manejo eficiente y confiable de este rubro que merece especial y delicado tratamiento para evitar así su mal uso o despilfarro. El Marco Teórico de la investigación se fundamentó en los postulados de Kohler (1974), Stoner (1995), Gitman (1996), Rosemberg (1994) entre otros; con relación al área de efectivo y a los procesos de Control Interno que permiten guiarlos. La investigación se calificó según su tipo Aplicada, descriptiva y de Campo; tomando como población 6 personas que forman parte de la Junta Directiva, La Gerencia administrativa y la Contabilidad de la empresa, para recopilar datos referentes a la situación actual del sistema de efectivo dentro de la empresa, por medio del uso de dos instrumentos, el primero un cuestionario que consta de 45 ítemes los cuales están constituidos por preguntas cerradas y abiertas; y el segundo instrumento se refiere a una guía de observación que está constituida por 48 parámetros de información; los cuales fueron validados por expertos en el proceso de sistemas contables. Entre las conclusiones más relevantes se puede destacar que existe una alta necesidad de crear normas, políticas y procedimientos para que puedan ser utilizados en el proceso del manejo de efectivo, por medio de un sistema de control Interno que sea eficaz, para así de esta manera mejorar las deficiencias presentadas. Los resultados obtenidos en los instrumentos fueron representados en tablas y por medio del análisis realizado a los mismos se logró obtener como resultado el Diseño de un sistema de Control Interno de Efectivo logrando la realización de este debido a la falta de organización y definición de procesos y actividades a realizar dentro del rubro de efectivo en la empresa. Dentro del diseño se representan flujogramas que definen gráficamente estas actividades así como los responsables de su realización; para finalizar se realizaron las conclusiones que contienen un resumen de los resultados obtenidos y que muestran las fallas que presenta la empresa y por ende refleja la necesidad de un Sistema de Control Interno de Efectivo para la organización, recomendando para esto la aplicación en un corto plazo del diseño elaborado.

INDICE GENERAL

VEREDICTO.................................................................................................... iii

DEDICATORIA................................................................................................ v

AGRADECIMIENTO........................................................................................ vii

RESUMEN....................................................................................................... viii

INDICE GENERAL.......................................................................................... ix

INDICE DE TABLAS....................................................................................... xii

INDICE DE ANEXOS....................................................................................... xiv

INTRODUCCION............................................................................................. 2

CAPITULO I. EL PROBLEMA

1. Planteamiento del Problema.....................................................................................5

1.1. Formulación del Problema..........................................................................8

2. Objetivos de la Investigación.....................................................................................8

2.2. Objetivo General..............................................................................................8

2.3. Objetivos Específicos ......................................................................................9

3. Justificación................................................................................................................9

4. Delimitación................................................................................................................11

CAPITULO II. MARCO TEÓRICO.

1. Antecedentes de la Investigación ...........................................................................13

2. Fundamentación Teórica.........................................................................................18

2.1. Sistemas...........................................................................................................19

2.1.1.Teoría de los Sistemas............................................................................19

2.1.2. Clasificación de los Sistemas................................................................. 22

2.1.3. Características de los Sistemas.............................................................23

2.1.4. Constitución de los sistemas..................................................................24

2.1.5. Fases de los Sistemas...........................................................................26

2.2. Control Interno................................................................................................26

2.2.1.Elementos del Control Interno...............................................................28

2.2.2. Importancia del Control Interno............................................................31

2.2.3. Sistema Básico de Control Interno para efectivo...................................33

2.3. Definición de Políticas......................................................................................34

2.3.1. Características de las Políticas...............................................................34

2.3.2. Clasificación de las Políticas...................................................................35

2.4. Definición de Normas.......................................................................................35

2.5. Definición de Procedimientos...........................................................................36

2.5.1. Características de los Procedimientos.............................................37

2.5.2. Clasificación de los Procedimientos.................................................37

2.6. Efectivo.............................................................................................................38

2.6.1. Caja...............................................................................................39

2.6.2. Caja Chica....................................................................................39

2.6.2.1. Funcionamiento de Caja Chica........................................40

2.6.3. Banco ...........................................................................................41

2.6.3.1. Funcionamiento de Banco................................................41

2.6.3.2. Conciliaciones de la Cuenta Banco..................................42

2.6.3.3. Sobregiros........................................................................43

2.7. Diagrama de Flujo..........................................................................................44

2.7.2. Flujogramas Secuenciales............................................................48

2.7.3. Flujogramas Columnares..............................................................48

2.7.4. Flujogramas Analíticos..................................................................49

3. Definición de Términos Básicos...............................................................................49

4. Definición Conceptual de la Variable........................................................................50

5. Definición Operacional de la Variable......................................................................50

6. Mapa de la Variable..................................................................................................51

CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO.

1. Tipo de Investigación...............................................................................................54

2. Diseño de la Investigación.......................................................................................55

3. Población.................................................................................................................56

4. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos................................................57

5. Validez y Confiabilidad del Instrumento..................................................................58

6. Tratamiento de la Información...............................................................................58

CAPITULO IV. RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN.

1. Análisis de los resultados del Cuestionario.............................................................61

2. Análisis de los Resultados de la Guía de Observación...........................................91

3. Interpretación de los Resultados.............................................................................96

CAPITULO V. SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE EFECTIVO.

Presentación del Capítulo.............................................................................................101

CONCLUSIONES ................................................................................................................131

RECOMENDACIONES .......................................................................................................134

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS....................................................................................135

ANEXOS..............................................................................................................................137

Anexo 1. Cuestionario.................................................................................................. 120

Anexo 2. Guía de Observación .....................................................................................120

Anexo 3. Instrumento de Validación de Contenido ...................................................120

Anexo 4. Formato de Diseño...................................................................................... 120

2

INDICE DE TABLAS

Tabla No. 1. Existencia de las Normas de Caja Chica........................................................61 Tabla No. 2 Establecimiento de las Normas de Caja Chica................................................62 Tabla No. 3. Necesidad de Establecer normas de Caja Chica.............................................62 Tabla No. 4. Límite de Desembolso de Caja Chica.............................................................63 Tabla No. 5. Cheque de Reembolso de Caja Chica............................................................64 Tabla No. 6. Existencia de las políticas de Caja Chica.......................................................64 Tabla No. 7. Existencia de las Políticas Adecuadas...........................................................65 Tabla No. 8. Existencia de Custodio de Caja Chica............................................................66 Tabla No. 9. Monto Estipulado para Caja Chica.................................................................66 Tabla No. 10. Fondo Fijo de Caja Chica Ajustado a las necesidades..................................67 Tabla No. 12. Reposición del Fondo Caja Chica.................................................................68 Tabla No. 13. Tiempo de Realizar el Reembolso.................................................................69 Tabla No 14. Existencia de procedimientos de Caja Chica..................................................69 Tabla No. 15. Existencia de las normas de Caja Principal...................................................70 Tabla No. 16. Establecimientos de normas de Caja Principal..............................................70 Tabla No. 17. Necesidad de Normas de Caja Principal.......................................................71 Tabla No. 18. Existencia de Políticas de Caja Principal.......................................................72 Tabla No. 19. Políticas Adecuadas.......................................................................................72 Tabla No. 21. Existencia de Registro de Información para Caja Principal...........................73 Tabla No. 22. Destino del Dinero que entra Diariamente en Caja........................................74

3

Tabla No. 23. Uso de un Registro de Ingreso de Efectivo....................................................75 Tabla No. 24. Separación del Registro y procesamiento del Efectivo..................................75 Tabla No. 25. Emisión de Comprobantes de Caja Principal.................................................76 Tabla No. 26. Comprobantes en números y en letras..........................................................76 Tabla No. 27. Dinero que entra aproximadamente en Caja Principal..................................77 Tabla No. 28. Existencia de Normas de Banco....................................................................78 Tabla No. 29. Establecimiento de las normas de Banco......................................................78 Tabla No. 30. Sistemas de Control de Banco.......................................................................79 Tabla No. 31. Distribución de las Funciones........................................................................80 Tabla No. 32. Necesidad del establecimiento de Normas....................................................80 Tabla No. 33. Existencia de políticas de Banco...................................................................81 Tabla No. 36. Responsable del Proceso de Banco.............................................................82 Tabla No. 37. Personas Autorizadas para firmar los cheques.............................................83 Tabla No. 38. Los desembolsos son autorizados.................................................................83 Tabla No. 39. Registros de desembolsos utilizados en la empresa.....................................84 Tabla No. 40. Soporte para justificar los egresos.................................................................85 Tabla No. 41. Sellados de los cheques................................................................................85 Tabla No. 42. Son firmados por dos personas los cheques.................................................86 Tabla No. 43. Distribución del funcionamiento de Banco.....................................................87 Tabla No. 44. Distribución de Funciones de Banco..............................................................87 Tabla No. 45. Distribución de Funciones de Banco..............................................................88

2

INTRODUCCIÓN

Dentro de una organización la importancia de poseer Manuales que definan las

Normas, Políticas y Procedimientos que deben ser utilizados, constituye una herramienta

directa y esencial, la cuál permite organizar, reglamentar y sincronizar las actividades y las

operaciones en cualquier área de la empresa. Es un instrumento informativo conveniente, por

medio del cuál las personas que intervienen en dichas operaciones poseen actividades

definidas con normas que rigen dichos procesos, logrando así la participación efectiva y

eficiente en el logro del éxito y en la productividad de la organización.

Mediante la presente investigación se muestra un Diseño que brinda solución a un

problema que se considera grave, como es la ausencia de un Sistema de Control Interno

para el manejo del efectivo, tal como ocurre en la empresa ATEL Trading, C.A.

En la actualidad las organizaciones han comprendido la importancia de planificar los

diferentes procesos que se realizan dentro de la misma, ya que por medio de ellos se pueden

obtener una toma de desiciones basadas en parámetros definidos que ayude a los empleados

a realizar actividades acorde con los objetivos planteados por la organización.

En función de lo antes señalado se estructuró la investigación en cinco (5) capítulos

que representadas fases ejecutadas en el estudio:

En el capítulo I se presentó el planteamiento del problema, donde se hace referencia

a los basamentos e interrogantes que crearon la necesidad de llevar a cabo la presente

investigación, para ello se determinó un objetivo general con sus objetivos específicos

requeridos, así mismo en la identificación de la investigación se hizo referencia de la

importancia y relevancia que posee el presente estudio para la empresa ATEL Trading, C.A.

3

El Capítulo II se encuentra constituido por todos los fundamentos teóricos en los

cuales está basa esta investigación, así como la interpretación que se le da a los mismo en el

manejo de los términos en este proyecto de investigación, además se tomaron en cuenta

otras investigaciones inherentes las variables objeto de estudio, del mismo modo se

determinaron las variables con sus respectivos indicadores.

Seguidamente el capítulo III muestra la metodología utilizada para la realización del

proyecto, así como el tipo de investigación, la población constituida por seis personas del

personal Gerencial, Administrativo y Contable de la empresa, en este capítulo se muestra

además cuáles fueron los instrumentos de recolección de datos para obtener los resultados

de dicha investigación y como se desarrollaría el tratamiento de dicha información.

Por otra parte, el capítulo IV expresa los resultados de la investigación, mostrando por

medio de este la interpretación y el análisis que se hicieron de los mismos, de acuerdo al

estudio sistemático y analíticos de las respuestas y observaciones que se obtuvieron.

Por último el Capítulo V refleja el resultado obtenido y dando de esta manera la

propuesta de la investigación, este resultado esta representado por el Diseño de un Sistema

de Control Interno en el área de Efectivo, elaborado de acuerdo con los objetivos propuestos,

con sus respectivas conclusiones y recomendaciones pertinentes a la propuesta estudiada.