Control Efectivo

7/23/2019 Control Efectivo

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EL CONTROL EFECTIVO

1. Introduccin

El control ha sido defnido bajo dos grandes perspectivas, una perspectivalimitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se


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concibe como la verifcacin a posterior de los resultados conseguidos en elseguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos invertido en elproceso realizado por los niveles directivos donde la estandarizacin entrminos cuantitativos, orma parte central de la accin de control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no sloa nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientandoa la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajomecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enoue hacenasis en los actores sociales y culturales presentes en el conte!toinstitucional ya ue parte del principio ue es el propio comportamientoindividual uien defne en "ltima instancia la efcacia de los mtodos de controlelegidos en la din#mica de gestin.

$odo esto lleva a pensar ue el control es un mecanismo ue permite corregirdesviaciones a travs de indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un

conte!to social amplio, a fn de lograr el cumplimiento de los objetivos clavespara el !ito organizacional, es decir, el control se entiende no como unproceso netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un procesoinormal donde se eval"an actores culturales, organizativos, humanos ygrupales.

2. Defnicin de control


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El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunue unaempresa cuente con magn%fcos planes, una estructura organizacionaladecuada y una direccin efciente, el ejecutivo no podr# verifcar cu#l es lasituacin real de la organizacin y no e!iste un mecanismo ue se cerciore einorme si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el conte!toorganizacional para evaluar el desempe&o general rente a un plan estratgico.

' fn de incentivar ue cada uno establezca una defnicin propia del conceptose revisara algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema(

- Henry Farol El control consiste en verifcar si todo ocurre deconormidad con el )'*+ adoptado, con las instrucciones emitidas y conlos principios establecidos. $iene como fn se&alar las debilidades yerrores a fn de rectifcarlos e impedir ue se produzcan nuevamente.

- Ro!ert ". "uc#eleEl proceso de medir los actuales resultados enrelacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones ytomando las medidas correctivas necesarias.

- $eor%e R. TerryEl proceso para determinar lo ue se est# llevando acabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, demanera ue la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

- "ur &. 'canlanEl control tiene como objetivo cerciorarse de ue loshechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

- Ro!ert C. ())le!ya medicin y correccin de las realizaciones de lossubordinados con el fn de asegurar ue tanto los objetivos de laempresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y

efcazmente.- Ro!ert Ec*le+, Ronald Caric#ael y "ernard 'arc#etEs laregulacin de las actividades, de conormidad con un plan creado paraalcanzar ciertos objetivos.

- Harold &oont y Ciril O/Donell-mplica la medicin de lo logrado enrelacin con lo est#ndar y la correccin de las desviaciones, paraasegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

- C#ia0enatoEl control es una uncin administrativa( es la ase delproceso administrativo ue mide y eval"a el desempe&o y toma laaccin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es unproceso esencialmente regulador.

a palabra control tiene muchas connotaciones y su signifcado depende de launcin o del #rea en ue se apliue puede ser entendida(

/omo la uncin administrativa ue hace parte del proceso administrativo juntocon la planeacin, organizacin y direccin, y lo ue la precede.

/omo los medios de regulacin utilizados por un individuo o empresa, comodeterminadas tareas reguladoras ue un controlador aplica en una empresa


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para acompa&ar y avalar su desempe&o y orientar las decisiones. $ambin haycasos en ue la palabra control sirve para dise&ar un sistema autom#tico uemantenga un grado constante de 0ujo o de uncionamiento del sistema totales el caso del proceso de control de las refner%as de petrleo o de industriasu%micas de procesamiento continuo y autom#tico( el mecanismo de control

detecta cualuier desv%o de los patrones normales, haciendo posible la debidaregulacin.

/omo la uncin restrictiva de un sistema para mantener a los participantesdentro de los patrones deseados y evitar cualuier desv%o. Es el caso delcontrol de recuencia y e!pediente del personal para evitar posibles abusos.1ay una imagen popular seg"n la cual la palabra control est# asociada a unaspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y en lasociedad es interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin,direccin, reuerzo, manipulacin e inhibicin.

$ambin hay otras connotaciones para la palabra control(/omprobar o verifcar 2egular /omparar con un patrn Ejercer autoridadsobre alguien 3dirigir o mandar4 5renar o impedir.

Evidentemente todas esas defniciones representan concepciones incompletasdel control, uiz#s defnidas en un modo subjetivo y de aplicacin endefnitiva, debe entenderse el control como(

6na uncin administrativa, ya ue conorma parte del proceso deadministracin, ue permite verifcar, constatar, palpar, medir, si la actividad,proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est# cumpliendo y7oalcanzando o no los resultados ue se esperan.

. Eleento+ de conce)to

2elacin con lo planteado( 8iempre e!iste para verifcar el logro de losobjetivos ue se establecen en la planeacin.

+edicin( )ara controlar es imprescindible medir y cuantifcar los resultados.

Detectar desviaciones( 6na de las unciones inherentes al control, es descubrirlas dierencias ue se presentan entre la ejecucin y la planeacin.

Establecer medidas correctivas( El objeto del control es prever y corregir loserrores.


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De concepto ormal, es decir de propiedades ormales o sint#cticascomounciones lgicasy matem#ticas( 3conjuncionesy operaciones lgico9matem#ticas4.

/omentar cr%ticamente cada una de las caracter%sticas del concepto.

-ndagar la relacin inversa ue e!iste entre la comprensin y la e!tensin delos conceptos

Dierenciar la e!tensa clasifcacin de los conceptos y aplicarlos.

Defnir concretamente cada uno de los trminos undamentales empleados enel concepto.

2econocer las diversas maneras ue e!iste para e!presar un concepto.

Especifcar las relaciones ue e!isten entre conceptos.

Defnir concretamente cada uno de los trminos undamentales empleados enel concepto.

. Re3ui+ito+ de un !uen control

/orreccin de allas y errores( El control debe detectar e indicar errores deplaneacin, organizacin o direccin.

)revisin de allas o errores uturos( el control, al detectar e indicar erroresactuales, debe prevenir errores uturos, ya sean de planeacin, organizacin odireccin.

Ejemplo de un mtodo para proporcionar /ontrol del Eectivo(

:.9$odos los cobros recibidos y los totales de las acturas o tic;et de las cajasdeben ser listados y sumados por un empleado de confanza ue no sea elcajero ni el contador. El dinero debe pasarse al cajero, y una copia de lasacturas o tic;et, debe entregarse al contador.


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>.9)uede a&adirse una proteccin m#s haciendo ue un uinto empleadoconcilie las cuentas bancarias.

4. I)ortancia del control

6na de las razones m#s evidentes de la importancia del control es poruehasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para(

/rear mejor calidad( as allas del proceso se detectan y el proceso se corrigepara eliminar errores.

Enrentar el cambio( Este orma parte ineludible del ambiente de cualuierorganizacin. os mercados cambian, la competencia en todo el mundo oreceproductos o servicios nuevos ue captan la atencin del p"blico. 8urgenmateriales y tecnolog%as nuevas. 8e aprueban o enmiendan reglamentosgubernamentales. a uncin del control sirve a los gerentes para responder alas amenazas o las oportunidades de todo ello, porue les ayuda a detectar loscambios ue est#n aectando los productos y los servicios de susorganizaciones.

)roducir ciclos m#s r#pidos( 6na cosa es reconocer la demanda de losconsumidores para un dise&o, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otramuy distinta es acelerar los ciclos ue implican el desarrollo y la entrega deesos productos y servicios nuevos a los clientes. os clientes de la actualidadno solo esperan velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.

'gregar valor( os tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtenerventajas competitivas. ?tra orma, aplicada por el e!perto de la administracin

japonesa @enichi ?hmae, es agregar valor. $ratar de igualar todos losmovimientos de la competencia puede resultar muy costoso ycontraproducente. ?hmae, advierte, en cambio, ue el principal objetivo deuna organizacin deber%a ser Aagregar valorA a su producto o servicio, de talmanera ue los clientes lo comprar#n, prefrindolo sobre la oerta delconsumidor. /on recuencia, este valor agregado adopta la orma de unacalidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

5acilitar la delegacin y el trabajo en euipo( a tendencia contempor#neahacia la administracin participativa tambin aumenta la necesidad de delegar

autoridad y de omentar ue los empleados trabajen juntos en euipo. Esto nodisminuye la responsabilidad "ltima de la gerencia. )or el contrario, cambia la%ndole del proceso de control. )or tanto, el proceso de control permite ue elgerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad oparticipacin en el trabajo


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5. "a+e+ del control

8e podr%a comenzar defniendo u es una base. Bastar%a traer a nuestramemoria y fjarnos en la clase de geometr%a cuando nos e!plicaban ue untri#ngulo est# conormado por dos elementos principales( base y altura. )ara

auel entonces bastaba fjarnos en la parte inerior de la fgura y darnos cuentaue sin auella base ser%a acaso posible la estabilidad del tri#nguloC 'simismounciona con el control organizacional y sus basamentos, podr%amos decir ueel control se basa en la consecucin de las siguientes actividades(

)lanear y organizar.

1acer.

Evaluar.

+ejorar.

os objetivos son los programas ue desea lograr la empresa, los ueacilitar#n alcanzar la meta de esta. o ue hace necesaria la planifcacin yorganizacin para fjar u debe hacerse y cmo.

El hacer es poner en pr#ctica el cmo se planifc y organiz la consecucin delos objetivos. De ste hacer se desprende una inormacin ue proporcionadetalles sobre lo ue se est# realizando, o sea, ella va a esclarecer cu#les sonlos hechos reales. Esta inormacin debe ser clara, pr#ctica y actualizada alevaluar.

El evaluar ue no es m#s ue la interpretacin y comparacin de la inormacinobtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones acerca de uemedidas deben ser necesarias tomar.

a mejora es la puesta en pr#ctica de las medidas ue resolver#n lasdesviaciones ue hacen perder el euilibrio al sistema.

6. Eleento+ del control

El control es un proceso c%clico y repetitivo. Est# compuesto de cuatroelementos ue se suceden(

Establecimiento de est#ndares( Es la primera etapa del control, ue establecelos est#ndares o criterios de evaluacin o comparacin. 6n est#ndar es unanorma o un criterio ue sirve de base para la evaluacin o comparacin dealguna cosa. E!isten cuatro tipos de est#ndares los cuales se presentan acontinuacin(


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Est#ndares de cantidad( /omo volumen de produccin, cantidad dee!istencias, cantidad de materiales primas, n"meros de horas, entreotros.

Est#ndares de calidad( /omo control de materia prima recibida, control

de calidad de produccin, especifcaciones del producto, entre otros.

Est#ndares de tiempo( /omo tiempo est#ndar para producir undeterminado producto, tiempo medio de e!istencias de un productodeterminado, entre otros.

Est#ndares de costos( /omo costos de produccin, costos deadministracin, costos de ventas, entre otros.

Evaluacin del desempe&o( Es la segunda etapa del control, ue tienecomo fn evaluar lo ue se est# haciendo.

/omparacin del desempe&o con el est#ndar establecido( Es la terceraetapa del control, ue compara el desempe&o con lo ue ue establecidocomo est#ndar, para verifcar si hay desv%o o variacin, esto es, alg"nerror o alla con relacin al desempe&o esperado.

'ccin correctiva( Es la cuarta y "ltima etapa del control ue buscacorregir el desempe&o para adecuarlo al est#ndar esperado. a accincorrectiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de alg"ndesv%o o variacin con relacin al est#ndar esperado.

7.- 8rea+ del control

El control act"a en todas las #reas y en todos los niveles de la empresa.)r#cticamente todas las actividades de una empresa est#n bajo alguna ormade control o monitoreo.

as principales #reas de control en la empresa son(

reas de produccin( 8i la empresa es industrial, el #rea de produccin esauella donde se abrican los productos si la empresa uera prestadora deservicios, el #rea de produccin es auella donde se prestan los servicios losprincipales controles e!istentes en el #rea de produccin son los siguientes(

/ontrol de produccin( El objetivo undamental de este control es programar,coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optimarendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar m#s


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idneos para lograr las metas de produccin, cumpliendo as% con todas lasnecesidades del departamento de ventas.

/ontrol de calidad( /orregir cualuier desv%o de los est#ndares de calidad delos productos o servicios, en cada seccin 3control de rechazos, inspecciones,entre otros4.

/ontrol de costos( erifcar continuamente los costos de produccin, ya sea demateria prima o de mano de obra.

/ontrol de los tiempos de produccin( )or operario o por mauinaria paraeliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudiosde tiempos y movimientos.

/ontrol de inventarios( De materias primas, partes y herramientas, productos,tanto sub9ensamblados como terminados, entre otros.

/ontrol de operaciones )roductivos( 5ijacin de rutas, programas yabastecimientos, entre otros.

/ontrol de desperdicios( 8e refere la fjacin de sus m%nimos tolerables ydeseables.

/ontrol de mantenimiento y conservacin( $iempos de m#uinas paradas,costos, entre otros.


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9.- Conclu+ione+

El control es una uncin administrativa( es la ase del procesoadministrativo ue mide y eval"a el desempe&o y toma la accin

correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un procesoesencialmente regulador.

El control es una uncin administrativa( es la ase del procesoadministrativo ue mide y eval"a el desempe&o y toma la accincorrectiva cuando se necesita. De este modo, el control es un procesoesencialmente regulador.

a aplicacin de un control en las organizaciones busca atender dos

fnalidades principales( /orregir allas o errores e!istentes( F )revenirnuevas allas o errores de los procesos.

)ara ue el control sea eectivo debe desarrollarse como una unidad yaplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasifcarse en( /ontrol)reliminar, /ontrol concurrente, /ontrol posterior


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El control se apoya en la comprobacin, fscalizacin e inspeccin de lasvariables organizativas para descubrir desviaciones reales o potencialesue in0uyen o pueden llegar a in0uir sobre los objetivos de la empresa.

a aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistemapuede generar distintos benefcios y logros, sin embargo, su aplicacinindistintamente del proceso ue se uiera AcontrolarA es importanteporue establece medidas para corregir las actividades, de orma ue sealcancen los planes e!itosamente, se aplica a todo a unidades, apersonas, y a los actos, determina y analiza r#pidamente las causas uepueden originar desviaciones, para ue no vuelvan a presentar en eluturo, localiza los sectores responsables de la administracin, desde elmomento en ue se establecen las medidas correctivas, proporcionainormacin acerca de la situacin de la ejecucin de los planes,sirviendo como undamento al reiniciarse en el proceso de planeacin,

reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su aplicacin incidedirectamente en la racionalizacin de la administracin yconsecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursosde la empresa.

El 8istema de /ontrol de Gestin es en trminos sencillos defnir( uin,cmo y cu#ndo, aplicar# las estrategias de control y evaluar# los5actores /r%ticos de H!ito de la organizacin 35/E4, adem#s de uintomar# y ejecutar# las decisiones correctivas en los dierentes niveles de

la entidad.


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