Por:John Fredy Barona Garcés

Martha Roció PulidoLaura Carolina Pedroza

Leida Liliana Ospina Sepúlveda

Docente:Jorge Mario Zuluaga Campuzano

Ingeniero de Sistemas, Especialista en Desarrollo de Software

Asignatura:Análisis y Diseño de Sistemas de Información II

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA

DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA2012

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en herramientas electrónicas son la base de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, por lo tanto dichos resultados no sólo se deben a las herramientas como tal; iremos avanzando en el estudio de los Diseños de Entrada y Controles de Datos al sistema para descubrir la importancia de éstos en el desarrollo de aplicaciones que son las que dan soporte a dichos procesos.

La calidad de la entrada del sistema determina la calidad de la salida del mismo. Es vital que los formularios de entrada, las pantallas y los documentos web interactivos se diseñen tomando en cuenta esta importante relación.

En la presentación encontraran varios conceptos sobre los Diseños de Entradas y Controles de Datos y un ejercicio que tiene como propósito representar lo expresado en la teoría.

El diseño de la entrada consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los pasos necesarios para poner los datos de una transacción en una forma utilizable para su procesamiento, así como la entrada de éstos.

La entrada se logra al instruir la computadora para que lea los datos, ya sea de documentos escritos o impresos, o por personas que los escriben directamente en el sistema.

Las especificaciones de entrada:

Describen la manera en que los datos ingresarán al sistema para su procesamiento. Las características de diseño de la entrada pueden asegurar la confiabilidad del sistema y producir resultados a partir de datos exactos, o también pueden dar como resultado la producción de información errónea.

El diseño de la entrada determina sí el usuario puede interactuar con el sistema de manera eficiente.

El diseño de la entrada es el enlace que une al sistema de información con el mundo y sus usuarios.

Existen varias razones que explican porqué un buen diseño debe controlar la cantidad de datos en la entrada.

Evitar Retrasos:Un retraso en el

procesamiento, que es un resultado de las operaciones de

preparación o de entrada de datos, recibe el

nombre de cuello de botella. Evitar los cuellos

de botella debe ser siempre uno de los

objetivos que el analista persiga al diseñar la

entrada

Evitar errores de datos:

En cierto sentido la tasa de errores depende de la cantidad de datos, ya que entre más pequeña sea ésta, menores serán las oportunidades para cometer errores. El analista puede reducir el número de errores al disminuir el volumen de datos que deben ingresarse por cada transacción. El analista también puede modificar las tasas de error de una operación a través del diseño de la entrada, ya que la forma en que deben ingresar los datos puede tener efectos sobre la incidencia de los errores.

Las verificaciones y balances en los programas para entrada de datos, denominadas técnicas de validación de entradas, también descubren errores en la entrada.

Evitar pasos adicionales:

Algunas veces el volumen de transacciones y la cantidad de datos en preparación, o en el trabajo de entrada de datos, es algo que no se puede controlar.

Cuando no es posible reducir el volumen de transacciones, el analista debe asegurar que el proceso sea lo más eficiente posible.

El analista experimentado también evitará diseños para la entrada que traigan como consecuencia una mayor cantidad de pasos a seguir.

Mantener la sencillez del proceso.

Quizá el mejor consejo para los analistas es alcanzar todos los objetivos ya mencionados en la forma más sencilla posible.

La simplicidad funciona y es aceptada por los usuarios.

Cuesta trabajo que los usuarios acepten diseños para la entrada que sean complejos o confusos, y no existe ninguna garantía para el éxito al instalar un sistema complejo.

En consecuencia, es aconsejable evitar la complejidad cuando hay opciones más sencillas.

Validación dela entrada:

•Los diseños de las entradas tienen como finalidad reducir la posibilidad de cometer errores o equivocaciones durante la entrada de datos. Sin embargo, siempre debe suponer que se presentarán errores. •Estos deben detectarse durante la entrada y corregirse antes de guardar los datos o procesarlos. Es mucho más difícil corregir datos equivocados después de almacenarlos que antes de hacerlo.

•De hecho los datos equivocados se olvidan con frecuencia hasta que alguien utilice un reporte basado en esos datos y cuestiona su exactitud y validez.

Las decisiones de diseño para el manejo de entradas, especifican la forma en que serán aceptados los datos

para su procesamiento por computadora.

Los analistas deciden si los datos serán proporcionados directamente, quizá a través de una estación de trabajo, o por el uso de documentos, donde los datos a su vez son transferidos hacia la computadora para su procesamiento.

1. Qué datos ingresan al sistema. 2. Qué medios utilizar. 3. La forma en que se deben disponer o codificar los datos. 4. El diálogo que servirá de guía a los usuarios para dar entrada a los datos. 5. Validación necesaria de datos y transacciones para detectar errores. 6. Métodos para llevar a cabo la validación de las entradas y los pasos a seguir cuando se presentan errores.

Es el proceso mediante el cual el SI toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, CD-ROM, Pendriver, los códigos de barras, los escáneres, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Son aquellos equipos y componentes que permiten ingresar información a la unidad de procesamiento. El teclado, el mouse (ratón), el escáner, la cámara web (webcam), el lápiz óptico y el micrófono son dispositivos de entrada: permiten enviar datos a través de las teclas, el movimiento del dispositivo y la acción de clickear con los botones, por ejemplo.

Emiten información a través de la pantalla, otros dispositivos, como las placas de red y los módems, son mencionados como dispositivos de entrada/salida, ya que reciben información y la distribuyen a otras unidades de procedimiento.

Una definición más precisa muestra que todos los dispositivos son de entrada/salida (el teclado, el mouse y el escáner también envían y reciben señales desde y hacia las distintas partes de la computadora).

El teclado, nos permite ingresar la información en forma de caracteres los mismos que son codificados al lenguaje binario y así ser entendibles por el PC.

El ratón, También conocido como Mouse es el que nos permite manipular la información del computador, este se visualiza en la pantalla como un puntero.

Joystick o Palanca de Juego, permite al usuario controlar el movimiento de un cursor o elemento móvil en la pantalla del ordenador de una forma más sencilla que con otros dispositivos

Pantalla Táctil, Consiste en una pantalla que dispone de unos sensores que son capaces de detectar cuando el usuario pulsa sobre alguno de los iconos que muestra.

Escáner, es un dispositivo de captura de imágenes o documentos mediante un barrido del mismo, utilizando una serie de pequeñas células fotoeléctricas que convierten el documento en un mapa de bits que el ordenador puede entender.

El sistema seleccionado es el Welcome to Olib 8.1, del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia, el cual está conformado por varios Módulos, pero para efectos del ejercicio nos enfocaremos en el Módulo de “Préstamo de Material Documental”.

OLIB es un sistema de administración de bibliotecas que ofrece una exclusiva combinación de eficiencia bibliotecaria, facilidad de uso y capacidades de recursos electrónicos.

Para entrar al Sistema Welcome to Olib 8.1., el cual se encuentra en el escritorio, se le debe dar doble clic al icono, luego se debe ingresar la clave y contraseña asignada por la Administración de la biblioteca a las personas que tienen autorización para ingresar al módulo.

Se selecciona el icono de Circulación y Préstamo, representado por un código de barras y ubicado en la parte superior derecha de la barra de herramientas, se le da clic para hacerlo visible.

Aparece el Módulo de Préstamo como se muestra en el pantallazo

Para empezar hacer efectivo el préstamo se debe validar el usuario antes, el icono VALIDAR, está ubicado en el escritorio

Validar el usuario permite la conexión al programa Mares (base de datos de Admisiones y Registro y a Nómina de la Universidad), de esta manera se puede saber si el usuario tiene vínculo con la Universidad.

Objetivo o propósito del diseño de las entradas:

•Diseñar formularios completos y útiles•Limitar el acceso solo al personal autorizado para controlar que no se hagan modificaciones sobre el sistema o a la información contenida.•Garantizar que los datos que se ingresen al sistema sean reales para así evitar los errores en el ingreso de los datos.

Tipos de datos y Captura de datos:

Los tipos de datos que se encuentran dentro del “Módulo de Préstamo” son: TITULOSAUTORESENCABEZADO MATERIACLASIFICACIONESSERIESEJEMPLARESUSUARIOSLOCALIZACIONESBUSQUEDAS GUARDADASSEARCH QUERYCATALOGACIÒNCIRCULACIÒNNOTIFICACIONESDATOS REFERENCIALESILL

Captura de datos:

Datos Variables: Aquellos datos que cambian en cada transacción.

Usuario

Ejemplar

Datos de Identificación: Es el dato que identifica en forma única el artículo que está siendo procesado.

No. de Cédula

No. de Código de barras

Características del diseño de documentos que utiliza la aplicación:

En cuanto al diseño de documentos que utiliza la aplicación, Welcome to Olib 8., lo más destacable son los informes que dicho sistema puede generar, los cuales son perfectamente compatibles con un formato XLS, donde se pueden hacer mejoras para brindar informes más detallados de funcionamiento de la biblioteca, sobre todo en lo que concierne a productividad, inventarios, estadísticas, entre otros. Otra de las tantas características con las que cuenta el diseño de los documentos en la aplicación es:- La creación de formularios fáciles de contestar (reduce errores, ingreso rápido de datos)- Cumple el propósito para el cual fue diseñada (propósito de registro, procesamiento, almacenamiento y recuperación de información de las universidad) - Garantiza que los formularios se contesten con precisión (recopile los datos necesarios, precisos y confiables)- Validación (permite detectar errores con anticipación)

•Validación de entradas que autoriza el sistema:

Con el programa Validar usuario que tiene la Universidad, permite la conexión al programa Mares (base de datos de Admisiones y Registro y a Nómina de la Universidad), de esta manera se puede saber si el usuario tiene vínculo con la Universidad.

Para poder realizar la validación de entrada en el módulo de Préstamo de Material, es necesario: •Tener vínculos con la Universidad para que el software reconozca que los datos que se ingresan son los correctos.•El sistema debe verificar que los datos ingresados y que se envían son por personas autorizadas, de igual forma, el sistema debe invalidar las transacciones cuando los datos han sido ingresados por personas no autorizadas. •Ejecución de una acción inaceptable. El validador de Usuarios del Sistema de Bibliotecas, se hace con un lector de huella de datos, o con un lector de código de barras.

El diseño de la entrada, consiste en el desarrollo de especificaciones y procedimientos para la preparación de datos.

El diseño de la entrada, depende de la estructura de los pasos necesarios para poner los datos analizados en una forma utilizable para su procesamiento.

La entrada de los datos se logra al instruir la máquina para que los lea.

Todo buen diseño depende del control en la entrada de los datos.

En el ejercicio se percibe la calidad y el control que se ejerce en el sistema Welcome to Olib 8.1, del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia

OCLC. Descripción General. [en línea] http://www.oclc.org/americalatina/es/olib/overview/default.htm [consultado el 7 de mayo de 2012]

DEJSOFT. [en línea] http://puertoparalelo-rawde.blogspot.com/2009/05/codigos-de-autovalidacion.html [consultado el 7 de mayo de 2012]

DISPOSITIVOS DE ENTRADA. [en línea] http://jackson1reyes2.wordpress.com/2007/10/19/dispositivos-de-entrada/ [consultado el 9 de mayo de 2012]

KENDALL&KENDALL. Análisis y Diseño de Sistemas. 6 ed. México : Parson,. 2005. pàg. 365-423

Verificaciones de validación. [en línea] http://help.sap.com/saphelp_40b/helpdata/es/c0/974f1a43ad11d189ee0000e81ddfac/content.htm [consultado el 10 de mayo de 2012]

UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA. Módulo Olib 8. [en línea] http://www.udea.edu.co/portal/page/portal/portal [consultado el 10 de mayo de 2012]

Al docente por proponer temas de interés y a los

compañeros por la atención prestada.

“En un mundo en constante movimiento, el que se queda en el mismo lugar retrocede”

Lewis Carrol