DIRIGIR REUNIONES

Crear y fortalecer equipos, promueve el trabajo en equipo y la cooperación, coordina perspectivas, crea y transforma la cultura y difunde modelos adecuados de comportamiento son, responsabilidades ineludibles de quienes desempeñan funciones directivas de supervisión y de liderazgo, también lo es dirigir esos complejos escenarios, tanto su productividad y eficacia como sus procesos de comunicación interpersonal.

1. LAS REUNIONES COMO OPORTUNIDAD O COMO RIESGOReunirse puede ser un riesgo, no sólo por la insatisfacción y estrés que puede generar, sino, por el gasto excesivo de tiempo y energía que puede llegar a utilizar improductivamente. Es, muy común la queja de que hay demasiadas reuniones, de que duran demasiado tiempo y de que la mayor parte de ellas son improductivas y constituyen una pérdida de tiempo y una manera de "no trabajar" y de que, lejos de ayudar a tomar decisiones, contribuyen a dilatarlas en el tiempo. Las reuniones también pueden ser un elemento negativo en la vida de un equipo, motivo de irritación, de descontento, de generación de conflictos y de expectativas de auto derrotismo, así como un obstáculo para la consecución de los objetivos del grupo, sobre todo cuando no se tienen claros los objetivos de las reuniones mismas, no se tiene percepción de control sobre ellas y se tiene una experiencia repetida de fracaso.

2. FUNCIONES Y TAREAS DE QUIEN DIRIGE LA REUNIÓNSu eficacia para obtener los objetivos y resultados apetecidos dependerá en buena medida de la dinámica que sus miembros sean capaces de establecer y desarrollar, tanto en la productividad y eficacia logradas en la tarea propia de la reunión como en la comunicación interpersonal verbal y no verbal y en la integración mutua en tomo al interés común que plantea la reunión. Esa dinámica dependerá mucho de los roles que desempeñen los participantes en la reunión y cómo la persona que dirige la reunión desempeñe su rol facilitador y sus funciones y tareas, y que son:

2.1 Clarificar Supone garantizar que los participantes conozcan y entiendan las razones por las cuales se reúnen y lo que se dice en el transcurso de la reunión, y tengan percepción de control de lo que en ella ocurre. 2.2. Coordinar, controlar, moderar Garantizar que las cosas transcurran de acuerdo a un procedimiento que facilite las comunicaciones, que evite la sensación de "caos" y desorientación y que permita lograr los resultados deseados 2.3. Dinamizar, animar, facilitar La reunión transcurra con un tono suficientemente vivo como para animar la participación, incentivar las aportaciones y la solución de problemas y la obtención de resultados en el tiempo previsto 2.4. Desarrollar un clima social adecuado El grado de comprensión mutua, la calidad de la información y de conocimiento compartidos, de la solución de los problemas, de la toma de decisiones y de los acuerdos adoptados en la reunión, dependen en gran medida de la capacidad de quien la dirige para facilitar un clima social y emocional satisfactorio para la comunicación entre biografías personales singulares y diferentes, y para lograr que la experiencia de acudir a la reunión constituya para ellas un incentivo. 3.- ESTRATEGIAS Y HABILIDADES PARA DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS 3.1. Preparación Las reuniones resultarán más efectivas cuanto mejor se preparen. La preparación comportará exigencias especiales cuando prevemos realizar una serie de reuniones a lo largo de un período determinado de tiempo en el contexto de un comité, de un grupo de trabajo, de un taller. 3.2. Preámbulo o toma de contacto Los momentos previos al comienzo de la reunión también tienen una gran importancia para que todos tengan una base común de partida. 3.3. Encuadre: dar énfasis y significación a la reunión a) Saludos y presentaciones. b) Revisamos, las actas de reuniones anteriores y preguntamos si se necesita agregar o corregir algo. c) Nos aseguramos de que todos han recibido la documentación. Tenemos preparada documentación de reserva por si hubiera alguna persona que no dispone de ella. d) Establecemos con claridad el objetivo de la reunión y subrayamos la importancia que reviste para el grupo y los beneficios que su logro puede aportar al equipo e) Damos la oportunidad de que los participantes comuniquen sus opiniones y expectativas acerca de la reunión o serie de reuniones que vamos a tener, de la situación de la que se parte y que motiva la convocatoria y de los objetivos que tiene asignados. f) Anticipamos y centramos los temas que se van a tratar, el orden en que se van a tratar, el tiempo disponible y la hora de terminación. g) Cuando las circunstancias lo requieran, valoramos la oportunidad de incluir en el orden del día algún tema nuevo no previsto. 3.4. Desarrollo de la agenda a) Revisamos el progreso realizado hasta la fecha desde la última reunión. b) Obtenemos información de cada uno de los miembros acerca de la tarea que les fue asignada con anterioridad y comprobaremos que "ha hecho los deberes". c) En el plan de desarrollo - Abordamos los temas de la agenda de uno en uno, de manera que la discusión de los mismos y la comunicación entre los participantes se haga ordenadamente hacemos una breve introducción de cada uno de los puntos del orden del día según se vayan desarrollando y una definición clara de las tareas que se vayan afrontando en cada momento y de lo que se espera de los asistentes, delimitando el tiempo disponible. - Comenzamos por un tema suave, seguimos con algunos temas más fuertes y cerramos con alguno menos

intenso, sin perder nunca de vista el objetivo de la reunión. - En cada tema tratado, damos la oportunidad de que se expongan los pros y los contras de cada cuestión, - En cada punto del orden del día, vamos de lo analítico a lo sintético, de la apertura al cierre. - Hacemos balances intermedios y resumimos periódicamente los progresos que se van logrando. - Promovemos la formulación gradual de conclusiones y acuerdos para la acción. d) Estamos atentos, tanto al tratamiento de los temas de la agenda para asegurar la eficacia con que los vamos tratando, como al flujo de comunicaciones que tiene lugar entre los asistentes y que hemos de gestionar (intervenciones facilitadoras, ataques personales, quejas, etc.) e) Hacemos uso de medios auxiliares de información audiovisual (pizarra, retro proyector, rotafolios, diapositivas, vídeo, planos, gráficos...) como un complemento que facilite la apropiada atención, comprensión y procesamiento de la información y el intercambio entre los participantes. f) Limitamos el número de intervenciones de cada participante y el tiempo de cada intervención para cada asunto de la agenda, teniendo en cuenta el tiempo total disponible, los asistentes y los temas del orden del día. g) Aseguramos que alguien haga funciones de "secretario" y tome notas de los asuntos tratados, de las propuestas y, de las conclusiones y de la asignación de tareas. Será el responsable de redactar el acta de la reunión distribuirla antes de la próxima reunión y archivarla debidamente.3.5. Favorecer una participación democrática y equitativa de todosEvitamos que la dinámica de la reunión se centralice en quien la dirige y promovemos el potencial de participación y de corresponsabilidad de los asistentes. Establecemos la equidad como norma, asegurando la contribución proporcional que cada uno puede hacer al asunto que se está tratando o a la decisión que hay que tomar en función de su información y capacitación técnica. La participación no equitativa que impide la contribución de quienes pueden hacer aportaciones relevantes puede restar eficacia al grupo y provocar insatisfacción en quienes consideran que no han contado con oportunidades y tiempo suficientes para hacer su contribución, los cuales mostrarán probablemente pasividad y menos disposición a aceptar las decisiones.Las técnicas de Lluvia de ideas, de Grupo nominal o de Phillips 66, pueden ser muy útiles para favorecer la participación y la equidad sobre todo cuando hay muchos asistentes a la reunión.3.6. Cierre de la reunión a) Dejamos tiempo suficiente para resumir sin precipitaciones las conclusiones o lo que se ha conseguido y avanzado en relación con los objetivos que estaban fijados, y remarcamos los acuerdos y el plan de acción para llevarlos a cabo. b) Cuando los acuerdos alcanzados tienen trascendencia y no son meras cuestiones de procedimiento, damos la oportunidad de que los asistentes comuniquen brevemente su valoración de los acuerdos. c) Señalamos en dónde queda el grupo en relación con el tema que se está tratando y cuál será la tarea del grupo en la siguiente reunión. d) Concretamos las decisiones y los compromisos y la asignación de responsabilidades y tareas a los participantes, fijando plazos y asegurando la existencia de recursos para la realización de las mismas y para que el esfuerzo y los frutos obtenidos en la reunión se transfieran a la vida diaria de la organización. e) Si un punto del orden del día no está preparado para el cierre en el tiempo previsto, tomamos una decisión respecto a qué hacer con él. f) Si procede, preparamos el plan de la reunión o reuniones siguientes, que cual facilitará quienes van a asistir a ellas puedan preparar los temas de la agenda con antelación. g) Comunicamos agradecimientos y hacemos, la despedida.

h) Levantamos la sesión.

3.7. Después de la reunión

a) Evaluamos la reunión, la preparación, los aspectos materiales y de escenario, el grado de cumplimiento de los objetivos, la dinámica del grupo, el comportamiento del moderador/a y de los asistentes, la satisfacción de los asistentes u otros aspectos y determinar qué se puede hacer para mejorar. Puede hacerse verbalmente o mediante cuestionarios sencillos. b) Aseguramos que los asistentes a la reunión reciban el acta, que elaborará el secretario de la reunión. El hecho de que figuren por escrito los acuerdos, las decisiones y los compromisos garantiza que los que han participado en la reunión y otros miembros de la organización reciban todos la misma información y se eviten las deformaciones de la misma. c) Hacemos seguimiento de los acuerdos y compromisos alcanzados y aseguramos su cumplimiento.3.8. Comportamientos que conviene evitarEstos comportamientos pueden poner en riesgo la eficacia de la reunión y que, por consiguiente, deberemos evitar:

1. Imponer por encima de todo una agenda de temas o las propias ideas.2. Demorar en exceso el comienzo de la reunión.3. Ser el último en llegar.4. Comenzar la reunión sin objetivos claros.5. Dejar que la reunión transcurra desordenadamente, sin un plan.6. Dejar que los asistentes se impliquen en interacciones ajenas al objetivo de la reunión y a la agenda de temas.7. Hablar demasiado o permitir que alguien lo haga, que argumente en exceso las tesis que plantea o que acapare la

palabra con monólogos prolongados.8. Intentar hacerse el gracioso hasta el extremo de trivializar excesivamente temas que merecen otro acercamiento.9. Permitir que alguien avasalle o intimide a otro.10. Dejar que la reunión continúe a sabiendas de que hay términos que no se comprenden suficientemente.11. Reñir o decir a los participantes que están actuando mal.12. Permitir que la reunión transcurra más allá del tiempo fijado.13. Permitir que una reunión termine sin conclusiones, acuerdos y compromisos.