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Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad; 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados, Paseo los Estudiantes San José, Costa Rica – Tels.: (506) 2539-4339 – Correo: [email protected] – Pág. Web www.hacienda.go.cr

DIRECTRIZ DGABCA-0017-2019

LINEAMIENTOS PARA LA PRESENTACIÓN DEL INFORME ANUAL DE BIENES DEL

PERIODO 2019 DE: Fabián David Quirós Álvarez

DIRECTOR GENERAL PARA: Ministros(as), Ministerios del Poder Ejecutivo

Máximos Jerarcas, Órganos Desconcentrados de la Administración Central

Cc: Encargados(as) de Bienes, Unidades de Administración de Bienes Institucionales Proveedores(as) Institucionales, Proveedurías Institucionales Ministerios del Poder Ejecutivo y Órganos Desconcentrados de la Administración Central Miembros, Comisión de Coordinación de la Administración Financiera, Ministerio de

Hacienda FECHA: 04 de diciembre de 2019 ASUNTO: Lineamientos para la presentación del Informe Anual de Bienes del periodo 2019

De conformidad con lo dispuesto en el “Artículo 52 Envío de informes a la Contraloría General de la República” de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131; y concordantemente lo establecido en el “Artículo 142 Presentación de informes” de su Reglamento, en los primeros quince días de enero del 2020, las instituciones de la Administración Central deben presentar ante esta Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), el Informe Anual de Bienes correspondiente al ejercicio económico 2019. Por lo tanto, a más tardar el 15 de enero del 2020, toda institución de la Administración Central debe cumplir esta obligación. Para los efectos, con fundamento en las potestades conferidas a esta DGABCA, en el artículo 99 de la supra citada Ley Nº 8131, y concordantes de su Reglamento, así como otra normativa conexa, se emite mediante la presente Directriz, los lineamientos para la elaboración de dicho Informe. El Informe deberá ser remitido únicamente por medio electrónico, en formato Pdf, al correo electrónico [email protected], debidamente firmado digitalmente por el jerarca de la respectiva institución. Asimismo, aportar el documento en formato Word y en Excel los reportes que respaldan la información contenida en el mismo.

mailto:[email protected]

http://www.hacienda.go.cr/


Directriz DGABCA-0017-2019 San José, 04 de diciembre de 2019

Dirección: Edificio Wimmer, Calle 11, Avenida 10, Distrito Catedral, Barrio La Soledad; 100 metros al este de Acueductos y Alcantarillados, Paseo los Estudiantes San José,

Costa Rica – Tels.: (506) 2539-4339 – Correo: [email protected] – Pág. Web www.hacienda.go.cr

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1. INFORMACIÓN DEL INVENTARIO DE BIENES DEL PERIODO 2019 Y LAS VARIACIONES CON RESPECTO AL PERIODO ANTERIOR. 1.1. La institución debe aportar la información digital de los bienes patrimoniales que conforman su

inventario, al 31 de diciembre del 2019; mediante los reportes del sistema SIBINET. Los reportes que se deben generar para este punto son:

Reporte Bienes Patrimoniables por Clase, con corte al 31/12/2019. Reporte Bienes Patrimoniables por Clase, con corte al 31/12/2018. Reporte Detalle bienes por tipo (uso anual), Año presupuestario 2019. Reporte Detalle bienes por tipo comparativo con el año anterior (uso anual), Año

presupuestario 2019. Es responsabilidad exclusiva de cada institución, que la información de los bienes muebles e inmuebles que conforman su patrimonio, registrada en el sistema SIBINET, esté actualizada, siendo veraz, completa, y depurada, de conformidad con la normativa, directrices emitidas y coordinaciones realizadas por esta DGABCA a través del año. Los ministerios que tienen órganos adscritos que reportan sus bienes a través del inventario del respectivo ministerio, deben presentar la información tanto en forma consolidada como separada. Para los efectos, el sistema SIBINET cuenta con los reportes “Bienes patrimoniables por clase (adscritas uso trimestral y anual)” y “Detalle bienes por tipo (filtro de adscritas uso anual)”, que permite dicha separación. Los reportes indicados pueden accederse a través del navegador Google Chrome, en la dirección https://sibinet.hacienda.go.cr/SIBINET/. Una vez que se ingresa, se selecciona la opción “Reportes”, luego “Reportes Informes DGABCA”, que desplegará el menú de reportes, incluyendo los indicados anteriormente, como se ilustra a continuación:



https://sibinet.hacienda.go.cr/SIBINET/

http://172.18.190.50/reportserver/?%2fReportes+para+presentaci%c3%b3n+de+informes+DGABCA&rs:Command=ListChildren




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1.2. Certificación donde conste el porcentaje de los bienes muebles e inmuebles que conforman el patrimonio de la institución, registrados en el sistema SIBINET, detallando cantidades y valores, según el formato que se adjunta en el Anexo 1; firmada digitalmente ya sea por el Encargado de Bienes, el jerarca de la Institución o a quien éste delegue, como responsable de la información que consigna ese documento. Se recuerda la obligación de toda institución, de tener el 100% de sus bienes patrimoniales registrados en el Sistema.

1.3. Con base en el reporte consolidado “Detalle bienes por tipo (uso anual)”, presentar un informe

sobre la situación de los bienes de la institución para el periodo 2019; detallando cantidades, valor de adquisición, depreciación acumulada y valor en libros. En el Anexo 2 se presenta el formato a utilizar.

1.4. Con base en el reporte comparativo “Detalle bienes por tipo comparativo con el año anterior

(uso anual)”, realizar un análisis y explicar las variaciones que tuvo el inventario de bienes, en relación con el periodo anterior (2018) para los diferentes rubros, especificando claramente el origen de los cambios ocurridos, ya sea por altas (detallando si se debe a compras, donaciones, etc.); o bajas (igualmente detallando qué tipo de bajas); en ambos casos con las respectivas cantidades y montos. Se solicita utilizar el formato presentado en el Anexo 3.

2. ACCIONES RELEVANTES EJECUTADAS DURANTE EL PERIODO 2019 EN ADMINISTRACIÓN DE BIENES.

Es importante que se informe sobre los esfuerzos y acciones realizadas por la institución durante el periodo 2019, para promover una adecuada administración de sus bienes, asimismo, las limitaciones que afectaron el logro de objetivos en esta materia. Si hubiera alguna otra información relevante que a criterio de la institución deba ser incorporada o explicada, incluirla.






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3. INFORMACIÓN ADICIONAL QUE DEBE PRESENTARSE EN EL INFORME ANUAL DE BIENES. 3.1. Informe de Obras o Construcciones en Proceso. Presentar un resumen de la situación al 31 de diciembre del 2019, de las obras o construcciones en proceso, así como las que concluyeron durante el periodo, según los cuadros que se muestran en el Anexo 4. 3.2. Informe de Inventario de Armas. Presentar un informe del inventario de armas con que cuenta la institución, según el siguiente detalle:

Saldo al 31/12/2018 (periodo anterior) Adquisiciones del periodo 2019, especificando si fue por compra, donación, decomiso u otro. Bajas del periodo 2019, especificando si fue por destrucción, donación, robo, pérdida u otro. Saldo al 31/12/2019 (periodo actual)

3.3. Informe de Bienes Dados en Concesión. Las instituciones que tengan bienes dados en concesión deben informarlo, detallando lo siguiente:

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

BIENES EN CONCESIÓN REGISTRADOS EN EL SISTEMA SIBINET – PERIODO 2019

Nº de Placa Descripción Valor de

Adquisición Concesionario

Plazo de la Concesión

3.4. Informe de Bienes Demaniales. Las instituciones que tengan bienes demaniales deben informarlo, detallando lo siguiente:


BIENES DEMANIALES REGISTRADOS EN EL SISTEMA SIBINET - PERIODO 2019

Nº DE PLACA DESCRIPCIÓN VALOR DE ADQUISICIÓN






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4. OTRAS INDICACIONES

Se solicita a los jerarcas y encargados de las Unidades de Administración de Bienes Institucionales, tomar las medidas pertinentes para que al 31 de diciembre del año en curso, estén registrados en el sistema SIBINET, todos los bienes adquiridos en el año 2019. Para garantizar esta condición, el sistema permanecerá habilitado hasta el 07 de enero del 2020, para que las instituciones que tengan pendiente algún registro, puedan concluirlo. A partir de las 8:00 horas del 08 de enero del 2020, se inhabilitará el sistema SIBINET.

Se les recuerda que si los reportes que respaldan la información del Informe, son generados antes

del cierre del SIBINET, después de emitidos, no se debe realizar ningún movimiento en el Sistema.

Cualquier consulta puede ser canalizada a través del respectivo funcionario(a) enlace de la

Dirección de Fiscalización de Adquisiciones y Registro de Bienes de esta DGABCA.

Esta DGABCA comunicará oportunamente la fecha en que se habilitará nuevamente el sistema SIBINET.






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5. SOLO PARA MINISTERIOS: INFORMACIÓN PARA LA CONTABILIDAD NACIONAL. Con el Informe Anual de Bienes se requiere que los ministerios del Poder Ejecutivo, únicamente, sin considerar los órganos desconcentrados; presenten la información que se detallará en este apartado, generalmente solicitada por la Contabilidad Nacional. La información debe ser clasificada y totalizada por clase de activo, conforme información contenida en el sistema SIBINET. Para mayor facilidad, se adjuntan a esta Directriz los formatos requeridos, en Excel. Si la institución no tiene activos en la condición de alguno de los puntos, debe indicarlo expresamente.

5.1. Propiedad, planta y equipo que están afectos como garantía al cumplimiento de determinadas obligaciones. Se refiere a activos que están dados en garantía como respaldo de alguna operación bancaria u otra deuda.

5.2. Valor en libros de los activos fijos que se encuentran temporalmente fuera de servicio. Se refiere a aquellos activos que no están en uso por alguna razón, por ejemplo, a la espera de un repuesto para reparar algún vehículo, maquinaria o equipo; o que no se haya brindado la capacitación necesaria a los funcionarios, sobre el manejo de un equipo, entonces, mientras tanto el mismo esté sin uso. Para clasificar los activos bajo este título, se debe tener la certeza que una vez corregida la situación, dejarán de estar ociosos.

5.3. Valor en libros de bienes que estando totalmente depreciados están todavía un uso. Se refiere al valor de adquisición con que se registró el bien.

5.4. Activos dados en concesión. Brindar el detalle de los bienes que se encuentran en esta condición.

5.5. Detalle de activos donados por la institución. Aclarar si existen bienes no patrimoniales donados, que no afectan los registros contables, además, aportar el número de Acta de donación, el beneficiario de la donación y el listado de los bienes donados en el periodo correspondiente.

5.6. Los incrementos o disminuciones resultantes de las revaluaciones.

5.7. Las partidas de propiedad, planta y equipo que hayan sufrido pérdidas por deterioro. Se refiere a bienes que por alguna razón no están siendo utilizados, y como consecuencia se están deteriorando, pero que podrían ser reutilizados si fueran reparados. Se diferencian de los bienes temporalmente fuera de servicio, en el hecho que éstos no generan pérdida por deterioro.






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ANEXO 1

CERTIFICACIÓN DE BIENES INFORME ANUAL DE BIENES 2019

(NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN)

Quien suscribe, XXXXXX, XXXXX, (calidades) ___________, certifica: PRIMERO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100% del inventario de bienes muebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el sistema SIBINET. El 100% del inventario de bienes muebles de la Institución consta de _______ bienes,1 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________2, depreciación acumulada de ¢_________________3 y valor en libros de ¢_______________4,. SEGUNDO: Que a la fecha de la presente certificación, la información del 100 % del inventario de bienes inmuebles con que cuenta esta Institución, se encuentra registrada en el SIBINET El total del inventario de bienes inmuebles de la Institución consta de _______ bienes,5 y se encuentran registrados en el sistema SIBINET con un valor de adquisición total de ¢________________6, depreciación acumulada de ¢_________________7 y valor en libros de ¢_______________8. TERCERO: Certifico que toda la información contenida en el Informe Anual de Bienes, al que se adjunta la presente certificación, es veraz, confiable y actualizada, sobre los bienes patrimoniales con que cuenta la Institución que represento.

Se extiende la presente certificación a solicitud de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en la ciudad de XXXX, a las XXX horas, del XXX de enero del dos mil veinte, para efectos de acreditar la exactitud y veracidad de la información del inventario de bienes de esta Institución, registrado en el sistema SIBINET.

_________________________________________________ _________________________________________ NOMBRE Y CARGO DE QUIEN FIRMA FIRMA Y SELLO DE LA INSTITUCIÓN

1 Indicar cantidad total de bienes muebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 2 Indicar valor de adquisición total de los bienes muebles registrados en SIBINET. 3 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes muebles registrados en SIBINET. 4 Indicar valor en libros acumulado de los bienes muebles registrados en SIBINET. 5 Indicar cantidad total de bienes inmuebles que constituyen el patrimonio de la Institución. 6 Indicar valor de adquisición total de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 7 Indicar valor de depreciación acumulada de los bienes inmuebles registrados en SIBINET. 8 Indicar valor en libros de los bienes inmuebles registrados en SIBINET.






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ANEXO 2

FORMATO PARA INFORME CONSOLIDADO POR INSTITUCIÓN


INSERTAR EL SIGUIENTE CUADRO CONSOLIDADO GENERADO DEL SISTEMA


REPORTE TOTAL DE BIENES PARA EL PERIODO 2019

DETALLE CANTIDAD VALOR

ADQUISICIÓN DEPRECIACIÓN

ACUMULADA VALOR EN

LIBROS

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES

Al 31 de diciembre del 2019, el Ministerio XXX (o Institución) cuenta con un total de XXX bienes registrados en el

sistema SIBINET, de los cuales XXX corresponden a bienes muebles, representando un XXX% del total y XXX a bienes inmuebles (SI APLICA), que representan el XXX% del total de bienes de la Institución.

El valor de adquisición del total de los bienes es de ¢XXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. La depreciación acumulada del total de los bienes es de ¢XXXXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. El valor en libros del total de los bienes es de ¢ XXXXXX, donde ¢XXXXXXXX corresponde a los bienes muebles, un XXX% y ¢XXXXXX a los bienes inmuebles, un XXX%. Los bienes muebles están conformados por: - Otros Bienes Muebles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles,

con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.






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- Semovientes: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

- Vehículos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor

de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX. Si el rubro de vehículos incluye otro equipo de transporte, detallar y realizar las aclaraciones correspondientes; como se indica a continuación: Se aclara que el rubro de vehículos refleja un total de XXXX, no obstante, entre éstos se encuentran XXX bienes (detallar, por ejemplo: perras, botes inflables, motores fuera borda, cuadraciclos), que si bien se clasifican en la partida de equipo de transporte, no corresponden propiamente a vehículos automotores. Estos bienes representan ¢XXXXXX del valor de adquisición del rubro de vehículos, ¢XXXXX de la depreciación acumulada y ¢XXXXXX del valor en libros. - Intangibles: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes muebles, con un valor

de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX. (CUANDO LA INSTITUCIÓN TENGA BIENES INMUEBLES) Los bienes inmuebles de la Institución están conformados por: - Terrenos: con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes inmuebles, con un valor

de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX. - Otros (edificios, XXXX): con una cantidad de XXX bienes, que representa el XX% del total de bienes

inmuebles, con un valor de adquisición de ¢XXXXXXX, depreciación acumulada de ¢XXXXXXX y valor en libros de ¢XXXXXXX.

Por otra parte, si la institución tiene bienes en desuso, debe indicar las gestiones que ha realizado para darlos de baja del sistema SIBINET.






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ANEXO 3

FORMATO PARA INFORME COMPARATIVO POR INSTITUCIÓN


INSERTAR EL SIGUIENTE CUADRO COMPARATIVO GENERADO DEL SISTEMA


RESUMEN COMPARATIVO DE INVENTARIO 2018 - 2019

DETALLE CANTIDAD VALOR EN LIBROS

2.018 2.019 2.018 2.019

Otros Bienes Muebles

Semovientes

Vehículos

Intangibles

Bienes Inmuebles

Terrenos

Otros

TOTALES

En el cuadro anterior se observa que en el año 2018, se reportó una cantidad total de XXX bienes, con un valor en libros de ¢XXXXXX. En el año 2019 la cantidad total de bienes es de XXX, con un valor en libros de ¢XXXXXX. Por lo tanto, entre los periodos 2018 y 2019 se dio un incremento (disminución) en el total de bienes de XXX, representando un XXX%; asimismo, un incremento (disminución) de ¢XXXXX en el valor en libros, representando un XXX%.

Variación de los bienes reportados para el periodo 2019, en relación con el informe de bienes reportados en el año 2018.

Es importante señalar que el total de bienes reportados en el Informe Anual de Bienes del año 2018 fue de XXX, reflejándose ahora para ese mismo periodo un total de XXX, presentándose una diferencia de XXX bienes (más o menos). Esta situación se genera por altas o bajas registradas durante el año 2019, que afectaron el inventario de bienes reportado al 31 de diciembre del 2018.






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Variación de los bienes entre los periodos 2018 y 2019. BIENES MUEBLES. El total de bienes muebles tuvo una variación en cantidad entre el 2018 y 2019 de XXX bienes, representando un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXXXX%. A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes muebles. (ANALIZAR CADA RUBRO INDICANDO LA VARIACIÓN Y A QUÉ SE DEBE. SE PUEDE UTILIZAR LA SIGUIENTE SECUENCIA). - Otros Bienes Muebles: El rubro con mayor variación fue el de XXXXX, pasando de XXX a XXX bienes, con un

incremento del XXX%. Asimismo, el valor en libros pasó de ¢XXXXX a ¢XXXXX, con un incremento (disminución) del XX%. Esto se debe a XXXXXXX.

- Semovientes: Por otra parte, los semovientes tuvieron un incremento de XXXX, un XXX%, esto por cuanto

XXXX - Vehículos: Los vehículos se incrementaron en XXXX bienes, un XXX%, lo cual se justifica en XXXXXX. - Intangibles: BIENES INMUEBLES. El total de bienes inmuebles tuvo una variación en cantidad entre el 2018 y 2019 de XXX bienes, un XXXX% y en el valor en libros de ¢XXXX, un XXX %. A continuación se analizan las variaciones de cada uno de los rubros que conforman el grupo de bienes inmuebles. - Terrenos: XXXXXXXX - Otros (edificios, XXX): XXXXX

Si la institución cuenta con bienes inmuebles, brindar un detalle de los movimientos que tuvieron estos bienes (terrenos y edificaciones) durante el periodo 2019, ya sea por altas o bajas (compra, donación, venta, traslados u otros), indicando el número de placa del bien que fue afectado y la justificación. Si no tiene bienes inmuebles, o teniendo, no hubo variación alguna de los mismos, indicarlo expresamente.






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ANEXO 4

FORMATO PARA INFORME DE OBRAS Y CONSTRUCCIONES EN PROCESO

Nombre de la Institución

Informe de Obras y Construcciones en Proceso - Periodo 2019

Nombre del Proyecto Partida

Presupuestaria Fecha de Inicio Costo Proyecto

Porcentaje de Avance

Nombre de la Institución

Informe de Obras y Construcciones Concluidas - Periodo 2019

Nombre del Proyecto Partida

Presupuestaria

Fechas Número de Placa

Valor de Adquisición Inicio Finalización



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