DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO PARA LA NORMA DE...

DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO PARA LA NORMADE PREVENCIÓN Y CONTROL DEL RIESGO DELAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO

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1. OBJETIVODefinir los lineamientos para dar cumplimiento de lo dispuesto en la Circular Externa000009 de 2016 (en la cual se imparten instrucciones relativas al sistema deadministración del riesgo de lavado de activos y la financiación del terrorismo SARLAFT).

2. RESPONSABLESLos responsables de la ejecución de la presente Directriz son el Gerente de Mercadeo yAlianzas, Gerente UEN AC, Oficial de Cumplimiento, Director Financiero, Gerente deCadena de Suministros, Gerente de Gestión Humana y de Conocimiento, Revisor Fiscal,Gerente de Soporte, Gestor de Convenio.

3. ALCANCELa presente Directriz aplica para la prevención y control del riesgo de lavado de activos yfinanciación del terrorismo de los socios, clientes externos, proveedores, empleados y/ocandidatos a trabajar en IPS Especializada S.A.

4. DEFINICIONES

ALTA GERENCIA: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativao corporativa de la entidad. Son responsables del giro ordinario del negocio de laentidad y encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de lamisma. Se incluyen también el Director General o Presidente Ejecutivo y elContralor Interno.

BENEFICIARIO FINAL: Se refiere a la(s) persona(s) natural(es) que finalmenteposee(n) o controla(n) a un cliente y/o la persona natural en cuyo nombre serealiza una transacción.

Incluye también a las personas que ejercen el control efectivo final sobre una persona jurídica u otra estructura jurídica.

CLIENTE Y/O CONTRAPARTE: Es toda persona natural o jurídica con quien laentidad formaliza una relación contractual o legal, sea contratista, proveedor,suministro de medicamentos e insumos, contratos de red de prestadores,compradores y/o cualquier figura contractual que suponga inyección efectiva derecursos, como lo son los afiliados a los planes voluntarios de salud.

ELABORADO POR: LMG/IPS

APROBADO POR: DRA/IPS

VERSIÓN:02

FECHA: 17/01/2019

“TODA COPIA DE ESTE DOCUMENTO CONSULTADA FUERA DEL APLICATIVO NO TIENE VALIDEZ DENTRODEL SGC”

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Debido a la obligatoriedad del aseguramiento y la prestación de servicios de saludpor parte de la EPS y prestadores, no se considera como clientes y/o contraparteslos usuarios (afiliados) de las EPS, ni los pacientes de las IPS cuyos servicios seancancelados efectivamente por algún tipo de seguro (Plan Obligatorio de Salud,sistema de Riesgos Laborales y Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito –SOAT, Planes Adicionales de Salud, entre otros). Es así que, para estos casos, noserá necesario la identificación del usuario.

CONTROL DEL RIESGO DE LA/FT: Comprende la implementación de políticas,procesos, prácticas u otras acciones existentes que actúan para minimizar el riesgode LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realice la entidad.

DEBIDA DILIGENCIA: Equivale a ejecutar algo con suficiente cuidado. Existendos interpretaciones sobre la utilización de este concepto en la actividadempresarial. La primera, se concibe como actuar con el cuidado que sea necesariopara evitar la posibilidad de llegar a ser considerado culpable por negligencia y deincurrir en las respectivas responsabilidades administrativas, civiles o penales. Lasegunda, de contenido económico y proactivo, se identifica como el conjunto deprocesos necesarios para poder adoptar decisiones suficientemente informadas.

FACTORES DE RIESGO DE LA/FT: Son aquellas circunstancias y característicasde los clientes y/o contraparte, personas naturales y jurídicas, y de las operacionesque hacen que exista una mayor probabilidad de corresponder con una operaciónsospechosa de LA/FT.

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: Delito que cometa toda persona queincurra en alguna de las conductas descritas en el artículo 345 del Código PenalColombiano.

FUENTES DE RIESGO DE LA/FT: Son los agentes generadores de riesgo deLA/FT en una entidad y se deben tener en cuenta para identificar las situacionesque puedan generarle este riesgo en las operaciones, negocios o contratos querealiza.

GESTIÓN DEL RIESGO DE LA/FT: Consiste en la adopción de políticas yprocedimientos que permitan prevenir y controlar el riesgo e LA/FT.

HERRAMIENTAS DE SARLAFT: Son los medios que utiliza la entidad paraprevenir que se presente el riesgo de LA/FT y para detectar operaciones



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intentadas, inusuales o sospechosas. Dentro de dichas herramientas se debenmencionar, entre otras, las señales de alerta, indicadores de operacionesinusuales, programas para administración de riesgos empresariales y hojaselectrónicas de control.

LAVADO DE ACTIVOS: Delito que comete toda persona que busca dar aparienciade legalidad a bienes o dinero provenientes de alguna de las actividades descritasen el artículo 323 del Código Penal Colombiano.

LISTAS NACIONALES E INTERNACIONALES: Relación de personas que deacuerdo con el organismo que las publica, pueden estar vinculadas con actividadesde lavado de activos o financiación del terrorismo, como lo son las listas delConsejo de Seguridad de las Naciones Unidas, que son vinculante para Colombia.Adicionalmente, pueden ser consultadas por internet u otros medios técnicos laslistas OFAC, INTERPOL, Policía Nacional, entre otras.

MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL: Es el máximo órgano de gobierno de la entidad. Esla Asamblea General o quien haga sus veces y puede variar su denominaciónsegún la figura jurídica de la que se trate. Se conforman por accionistas en casode una sociedad comercial por acciones, por socios en las sociedades comercialescon cuotas o partes de interés, por asociados en caso de las organizaciones deeconomía solidaria, por afiliados en caso de una caja de compensación familiar quecuentan con autorización para operar programas de salud. Su principal función esvelar por el cumplimiento, de los objetivos misionales de la entidad, mediante larealización de asambleas, que puede darse de manera ordinaria o extraordinaria,según lo establece el Código de Comercio o la norma que regule cada tipo especialde la entidad y los estatutos.

MONITOREO: Es el proceso continuo y sistemático que realizan los sujetosobligados, y mediante el cual se verifica la eficiencia y la eficacia de la política o deun proceso, así como la identificación de sus fortalezas y debilidades pararecomendar medidas correctivas tendientes a optimizar los resultados esperados.Es condición para rectificar o profundizar la ejecución y para asegurar laretroalimentación entre los objetivos, los presupuestos teóricos y las leccionesaprendidas a partir de la práctica.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO: El Oficial de Cumplimiento, o máxima personaencargada del cumplimiento de SARLAFT, es un funcionario de la entidad vigiladaencargado de verificar el cumplimiento de los manuales y políticas de



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procedimiento de la entidad, así como de la implementación de SARLAFT. El Oficialde Cumplimiento, deberá ser un empleado directo de la entidad, dependerádirectamente del órgano de administración o dirección dentro de la estructuraorganizacional y funcional de la entidad, es decir, pertenecerá como mínimo alsegundo nivel jerárquico en el área administrativa o corporativa de la entidad.Adicionalmente el Oficial de Cumplimiento, deberá acreditar conocimiento enmateria de administración de riesgos, particularmente en el riesgo del LA/FT.

Para el caso de los grupos empresariales oficialmente reconocidos, se puedenombrar a un mismo Oficial de Cumplimiento para todo el grupo, siempre ycuando éste sea funcionario de alguna de las entidades que conforman dichogrupo y que reúna las condiciones ya reseñadas y las señaladas en el numeral6.2.1 de la Circular 00009 de 2016, nombrándolo como cargo adjunto o dedesempeño alterno a otra función que desempeñara en la entidad.

OMISIÓN DE DENUNCIA DE PARTICULAR: Consiste en tener conocimiento dela comisión de los delitos señalados en el artículo 441 del Código Penal y nodenunciarlos ante las autoridades competentes.

OMISIÓN DE REPORTE: Determinado por el artículo 325A del Código PenalColombiano que establece: “Aquellos sujetos sometidos a control de la Unidad deInformación y Análisis Financiero (UIAF) que deliberadamente omitan elcumplimiento de los reportes a esta entidad para las transacciones en efectivo opara movilización o para el almacenamiento de dinero en efectivo, incurrirán, poresa sola conducta en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128)meses y multa de ciento treinta y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil(15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

OPERACIÓN INTENTADA: Se configura cuando se tiene conocimiento de laintención de una persona natural o jurídica de realizar una operación sospechosa,pero no se perfecciona por cuanto quien intenta llevarla a cabo desiste de lamisma o porque los controles establecidos o definidos por los agentes del SGSSSno permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única yexclusivamente a la UIAF.

OPERACIÓN INUSUAL: Es aquella cuya cuantía o características no guarda

relación con la actividad económica de los clientes y/o contrapartes, o que, por sunúmero, por las cantidades transadas o por sus características particulares, sesalen de los parámetros de normalidad establecidos.



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OPERACIÓN SOSPECHOSA: Es aquella que por su número, cantidad ocaracterísticas no se enmarca dentro de los sistemas y practicas normales de losnegocios, de una industria o de actividad que se trate y, además, que de acuerdocon los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha podido serrazonablemente justificada. Cuando se detecten esta clase de operaciones, debenser reportadas a la UIAF.

ÓRGANO DE ADMINISTRACIÓN O DIRECCIÓN: Es la Junta directiva o quienhaga sus veces y puede variar su denominación según la figura jurídica de la quese trate. En organizaciones de economía solidaria, se denomina consejo deadministración. En el caso de las cajas de compensación familiar, se denominaConsejo directivo. Estos Consejos directivos se apoyarán de un comité dedirección de EPS, integrado por un subconjunto de los miembros del Consejodirectivo e invitados externos. Sus principales funciones son la de dirigir yrepresentar a la entidad en la gestión técnica, administrativa y financiera, lograndorealizar los objetivos y estrategias de la misma. Asimismo, establecer los principiosy procedimientos para la selección de sus miembros, sus funciones yresponsabilidades, la forma de organizarse, deliberar y las instancias paraevaluación y rendición de cuentas.

ÓRGANO DE CONTROL: Es la instancia creada al interior de la persona jurídicapara ejercer las funciones de control interno. Sus principales funciones son las deevaluar, monitorear y verificar que los procesos y procedimientos a cargo de laentidad, cumplan con las metas y propósitos previamente planteados en torno a lagestión con calidad.

PERSONAS EXPUESTAS PÚBLICAMENTE (PEP): Son personas nacionales oextranjeras que por razón de su cargo manejan o han manejado recursos públicos,o tienen poder de disposición sobre estos o gozan de reconocimiento público. LasPEP extranjeras son individuos que cumplen o a quienes se les han confiadofunciones públicas prominentes en otro país, como por ejemplo los Jefes de Estadoo de Gobierno, políticos de alto nivel, funcionarios gubernamentales o judiciales dealto nivel o militares de alto rango, ejecutivos de alto nivel de corporacionesestatales, funcionarios de partidos políticos importantes.

POLÍTICAS: Son los lineamientos, orientaciones o aspectos que fundamentan laprevención y el control del riesgo de LA/FT en la entidad. Deben hacer parte delproceso de gestión del riesgo de LA/FT.



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REPORTES INTERNOS: Son aquellos que se manejan al interior de la entidad yestán dirigidos al Oficial de Cumplimiento y pueden ser efectuados por cualquierempleado o miembro de la organización, que tenga conocimiento de una posibleoperación intentada, inusual o sospechosa.

RIESGOS DE LA/FT: Es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir unaentidad, por su propensión a ser utilizada directa o a través de sus operaciones,como instrumento para cometer los delitos de Lavado de Activo o la canalizaciónde recursos para la Financiación del Terrorismo.

RIESGOS ASOCIADOS AL LA/FT: Son aquellos a través de los cuales se puedellegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son: contagio, legal, operativo yreputacional.

Riesgo de contagio: En el marco de SARLAFT, es la posibilidad de pérdida odaño que puede sufrir una entidad directa o indirectamente, por acción de unapersona natural o jurídica que posee vínculos con la entidad.

Riesgo legal: En el marco del SARLAFT, es la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar dañoscomo resultado del incumplimiento de normas o regulaciones, obligacionescontractuales, fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuacionesmalintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización oejecución de contratos o transacciones.

Riesgo operativo: En el marco del SARLAFT, es la probabilidad de pérdida odaño que puede sufrir una entidad al incurrir en pérdida de deficiencias, fallas oinadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, lainfraestructura, por fraude y corrupción, o por la ocurrencia de acontecimientosexternos, entre otros.

Riesgo reputacional: En el marco del SARLAFT, es la posibilidad de pérdida enque incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa,verdadera o no, respecto a la institución y sus prácticas de negocios, que causeuna disminución de su base de clientes, disminución de los negocios o ingresos, oincurrir en procesos judiciales.



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RIESGO INHERENTE: Es el nivel de riesgo propio de la actividad, cuyaevaluación se efectúa sin considerar el efecto de los mecanismos de mitigación yde control.

RIESGO NETO O RESIDUAL: Es el nivel resultante del riesgo después de laaplicación de los mecanismos de control o mitigación existentes a los riesgosinherentes.

SEGMENTACIÓN: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separaciónde elementos en grupos que comparten características homogéneas al interior deellos y heterogéneos entre ellos. La separación es fundamental en elreconocimiento de diferencias significativas en sus características (variables desegmentación).

SEÑALES DE ALERTA: Son circunstancias particulares que llaman la atención yjustifican un mayor análisis. Son realizadas por personas naturales o jurídicas quepresentan como actividad económica principal o secundaria aquellas relacionadascon el sector salud y que pueden llegar a presentar a manera de ejemplo lassiguientes situaciones:◦ Características inusuales de las actividades, productos o lugares de

procedencia.◦ Inconsistencias en la información relacionada con la existencia, identificación,

dirección del domicilio, o ubicación del usuario.◦ Inconsistencias en la información que suministra el cliente y/o contraparte

frente a la que suministran otras fuentes.◦ Facturas que contengan precios ostensiblemente diferenciales frente a los del

mercado.

TRANSACCIONES EN EFECTIVO: Es el recibo o entrega de dinero en efectivode billetes o monedas, donde el sujeto de la transacción debe tener la condición decliente y/o contraparte de la entidad vigilada.

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO-UIAF: Es una unidadadministrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda yCrédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones quepuedan ser utilizadas para el LA/FT. Así mismo, impone obligaciones de reporte deoperaciones a determinados sectores económicos.



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USUARIO: Es toda persona natural a la que, sin ser cliente y/o contraparte, laentidad le suministra o presta un servicio de salud.

5. DESCRIPCIÓN O CONTENIDO

Con el fin de implementar el sistema de autocontrol IPS Especializada S.A. define lossiguientes mecanismos de acuerdo a cada numeral de la Norma:

Numeral 4. Sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT

Para el adecuado autocontrol y gestión del riesgo de LA/FT IPS Especializada S.A.vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud, cuenta en su Sistema de Gestión deCalidad (SGC) con los documentos “PL-IPS002 Política para la prevención y control delriesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo” y el “D-IPS001 Directriz decumplimiento para la norma de prevención y control del riesgo de lavado de activos yfinanciación del terrorismo” que contemplan todas las actividades que realiza yherramientas utilizadas en desarrollo de su objeto social y que permiten el eficiente,efectivo y oportuno funcionamiento del sistema de autocontrol y gestión del riesgoLA/FT.

Numeral 4.1 Diseño y aprobación de las políticas

El diseño de las políticas para la implementación del sistema de autocontrol y gestióndel riesgo LA/FT está a cargo del Representante Legal de IPS Especializada S.A. quiendebe verificar que las mismas se ajusten a las características de la empresa. Dentro delciclo de auditorías internas se verifica que IPS Especializada S.A cumpla con lo dispuestoen la presente Directriz. Generando y realizando seguimiento a las acciones de acuerdoa los hallazgos encontrados.

El correspondiente plan de acción de incorporación para dar cumplimiento a la CircularExterna 000009 de 2016 fue presentado por el Representante Legal de IPSEspecializada S.A. a la Junta Directiva de la misma.

Numeral 4.2 Ejecución

El Representante Legal de IPS Especializada S.A. a través del área de Calidad harácumplir las políticas “PL-IPS002 Política para la prevención y control del riesgo de lavadode activos y financiación del terrorismo” y la Directriz “D-IPS011D-IPS011 Directriz decumplimiento para la norma de prevención y control del riesgo de lavado de activos y



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financiación del terrorismo” que en materia de prevención y control de LA/FT fueronaprobadas por la Junta Directiva. Igualmente, suministrará los recursos tecnológicos“Listas restrictivas sobre el lavado de activos y terrorismo”, humanos y físicos necesariospara la implementación del sistema y atiende los requerimientos o recomendacionesrealizados por el Ente de Control, Junta directiva, Revisor fiscal y demás interesados,para su adecuado cumplimiento.

Numeral 4.3 Seguimiento

El Representante Legal de IPS Especializada S.A. rendirá informes de forma anual a laJunta Directiva tanto para conocimiento de éstos como de partes interesadas sobre laimplementación, desarrollo, avances, gestión y ejecución del sistema de autocontrol ygestión del riesgo LA/FT y los cambios que se hayan realizado a las Políticas yDirectrices inicialmente aprobadas.

Numeral 4.4 Verificación

El Revisor Fiscal, en cumplimiento de las funciones señaladas en el artículo 207 delCódigo de Comercio, se cerciorará que se esté dando aplicación al sistema deautocontrol y gestión del riesgo de LA/FT a través de verificación anual programada.

Numeral 4.5 Comunicación

La Política “PL-IPS002 Política para la prevención y control del riesgo de lavado deactivos y financiación del terrorismo” y Directriz “D-IPS011 Directriz de cumplimientopara la norma de prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación delterrorismo” adoptadas para la implementación del sistema de autocontrol y gestión delriesgo LA/FT serán comunicadas a todos los empleados, socios, y cualquier otra personaque tenga vinculación con IPS Especializada S.A., con el fin de asegurar que seanentendidas, implementadas y mantenidas en todos los niveles de la Organización ya queéstos documentos están disponibles en la Intranet en el Aplicativo “Control de losdocumentos, registros y AC/AP”. Este aplicativo permite a su vez el control permanentede los documentos y asegura que son fácilmente identificables y legibles, así como ladisponibilidad de las versiones.

Numeral 4.6 Capacitación

Todo funcionario nuevo que ingrese a IPS Especializada S.A. recibe un proceso deinducción dentro del cual se incluye la socialización sobre las políticas, directrices,



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procedimientos, herramientas y controles adoptados para dar cumplimiento al sistemade autocontrol y gestión del riesgo LA/FT y capacitaciones de forma anual cuandoaplique.

Numeral 5. Objetivo y medidas para la prevención del riesgo de LA/FT

Numeral 5.1 Identificar las situaciones que puedan generar a la empresariesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza laempresa

En IPS Especializada S.A. se revisarán todas las operaciones, negocios y contratos querealiza la empresa con sus Clientes, con el propósito de identificar las situaciones quepuedan generarle riesgo de LA/FT. Esta identificación implica reconocer el riesgo ytomar las medidas que apliquen para generar controles, entre ellos la consulta delcomportamiento del cliente en las Listas restrictivas al momento de la vinculación delmismo en cuanto a la persona jurídica y su representante legal de acuerdo a lainformación referenciada por éste en el Formato “F-IPS074 Conocimiento del Cliente,Socio y Proveedor” y la documentación financiera mínima exigida y definida en elprocedimiento del SGC “P-IPS039 Vinculación de clientes a IPS Especializada”, lainformación referente a los datos generales del Cliente se encuentra almacenada en elaplicativo “Modulo de Clientes”. Anualmente se realizará consulta masiva en listasrestrictivas tanto de clientes, socios y funcionarios. Tanto los soportes de ladocumentación exigida como los soportes de la validación de su comportamiento seencontrarán en el aplicativo “Sistema administrador de documentos digitalizadosSADDA” para facilitar su conservación y seguimiento hasta la desvinculación del Cliente.

Los formatos “F-IPS074” deberán ser actualizados por los clientes y proveedores en elmomento que estos tengan cambios de composición accionaria.

Cuando se encuentre un Cliente reportado en las Listas restrictivas se debe informar a laUIAF en el informe mensual para su respectiva investigación, informar a la JuntaDirectiva para definir los controles que apliquen para con éste y revisar si aplica seguirteniendo vínculos comerciales.



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Numeral 5.2 Establecer procedimientos de debida diligencia

A- Conocimiento de los clientes:

Toda la información referente a los datos generales del Cliente se encuentraalmacenada en el aplicativo “Modulo de Clientes” y en el Formato “F-IPS074Conocimiento del Cliente, Socio y Proveedor”, resultado del proceso de vinculación delmismo de acuerdo al Procedimiento del SGC “P-IPS039 Vinculación de clientes a IPSEspecializada”.

B- Conocimiento de personas expuestas públicamente:

En caso que IPS Especializada S.A. celebre operaciones con personas expuestaspúblicamente, se debe indagar sobre la autorización para contratar o negociar otorgadapor el órgano competente, cuya actividad será definida por el área Jurídica de laempresa.

C- Conocimiento de los proveedores:

Respecto a los Proveedores de Bienes y Servicios, medicamentos, dispositivos médicos ymateriales especiales de IPS Especializada S.A. se solicitarán los Requisitos legalesactuales vigentes en el momento de la selección y de acuerdo a la informaciónreferenciada por éste en el Formato “F-IPS074 Conocimiento del Cliente, Socio yProveedor” y el procedimiento del SGC “P-IPS024 Gestión de pagos Prestación deServicios y Ofertas mercantiles IPS”, se verifica su comportamiento en las Listasrestrictivas en cuanto a la persona jurídica y su representante legal siempre y cuando latransacción sea igual o superior a 1 SMMLV única compra o acumulado anual.Anualmente para éstos Proveedores con compras mayores acumuladas a 15 SMMLV sevalida nuevamente su comportamiento.

Tanto los soportes de la documentación exigida a los Proveedores como los soportes dela validación de su comportamiento se encuentran en el aplicativo “SADDA” para facilitarsu conservación y seguimiento hasta la desvinculación del Proveedor.

D- Conocimiento de los Socios:

Para establecer plenamente la identidad de sus socios y accionistas, confirmar sus datosy tenerlos actualizados permanentemente, IPS Especializada S.A. cuenta con Hojas devida y la información financiera referenciada por éstos en el Formato “F-IPS074



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Conocimiento del Cliente, Socio y Proveedor”, su comportamiento se verifica en laspáginas de acceso que se tienen a través de las Listas restrictivas. Anualmente paratodos los socios se valida nuevamente su comportamiento. Tanto los soportes de ladocumentación exigida, así como los soportes de la validación de su comportamiento enlas listas restrictivas se encuentran salvaguardados por el área de Impuestos.

E- Conocimiento de trabajadores o empleados:

IPS Especializada S.A. verifica los antecedentes de sus trabajadores o empleados antesde su vinculación de acuerdo a lo definido en el procedimiento del SGC “P-IPS013Selección y vinculación del personal de la IPS Especializada” y su comportamiento severifica en las páginas de acceso que se tienen a través de las Listas restrictivas, cuandose identifica un empleado reportado se debe informar a la UIAF en el informe mensualpara su respectiva investigación, informar al área jurídica para definir los controles queapliquen para con éste y revisar si aplica seguir teniendo vínculos laborales. Para nuevofuncionario el área de vinculación, ingresa los datos personales del trabajador en elaplicativo “funcionarios” y es deber del empleado reportar los cambios en los mismos.Anualmente se realiza una actualización de sus datos y se verifica nuevamente sucomportamiento.

F- Otras medidas de debida diligencia:

Previamente a la celebración de cualquier negocio de venta o compra de bienes oservicios, donde es posible identificar plenamente a la contraparte y la cuantía loamerite, IPS Especializada S.A. consulta los nombres en las páginas de acceso que setienen a través de las Listas restrictivas LA/FT.

Numeral 5.3 Reglamentar el manejo de dinero en efectivo al interior dela empresa

Para prevenir el riesgo de LA/FT, IPS Especializada S.A. ha establecido controles yprocedimientos para reglamentar la cantidad máxima de dinero en efectivo que puedeoperarse, definidos en el Procedimiento del SGC “P-IPS016 Cierre de periodo financieroIPS”.

Numeral 6. Medidas para el control del riesgo de LA/FT

Numeral 6.1 Controles para reducir las situaciones que generen riesgode LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que realiza la empresa



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1. IPS Especializada S.A. ha establecido medidas y controles que no permiten larealización de operaciones que no se ajusten a las políticas y procedimientosestablecidos y que pueden generar riesgo de LA/FT en cada operación. Estoscontroles se encuentran definidos por área responsable en la “Matriz de RiesgosLA/FT A-IPS041”.

Cuando se trata de productos importados, IPS Especializada S.A. verifica el origen de lasmercancías mediante los documentos que expide el agente aduanero con quien setenga convenio, y de igual forma para conocimiento de Clientes y Proveedores lainformación financiera referenciada por éstos en el Formato “F-IPS074 Conocimiento delCliente, Socio y Proveedor” y su comportamiento se verifica en las páginas de accesoque se tienen a través de las Listas restrictivas.

Numeral 6.2 Establecer herramientas para identificar operacionesinusuales o sospechosas

IPS Especializada S.A. ha establecido como herramienta la consulta en listas restrictivasde clientes, socios, proveedores, empleados de la información financiera referenciadapor éstos en el Formato “F-IPS074 Conocimiento del Cliente, Socio y Proveedor” ypolíticas que permiten identificar operaciones inusuales o sospechosas, las cuales seencuentran en el SGC “P-IPS024 Gestión de pagos Prestación de Servicios y Ofertasmercantiles IPS y mediante la validación de la solicitud y legalización de anticipos ygastos.

Una vez identificada y analizada una operación inusual o sospechosa de socios, clientes,proveedores y empleados, se conservan los soportes en el aplicativo SADDA que dieronlugar a calificarla en una u otra categoría.

Numeral 6.3 Acreditar con soportes todas las operaciones, negocios ycontratos

IPS Especializada S.A. ha establecido reglas específicas, que prohíben la realización deactividades, negocios y contratos sin que exista el respectivo contrato administrativo conservicios por un tiempo de 3 meses seguidos, debidamente fechado y autorizado porquienes intervienen en ellos o los elaboran.



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Numeral 6.4 Reportar a la UIAF las operaciones intentadas y operacionessospechosas

Sí se llegara a tener conocimiento de una operación sospechosa o una operaciónintentada en la medida de lo posible debe reportarse por el Oficial de cumplimiento deIPS, como ROS directamente a la UIAF y de manera inmediata, conforme a lasinstrucciones señaladas en la circular externa 000009 de 2016 numeral 8.2 Reportes a laUIAF de la Supersalud o consultando la página de Internet www.uiaf.gov.co y, se debecatalogar la operación como intentada o sospechosa sin que se tenga certeza de que setrata de una actividad delictiva, ni de identificar el tipo penal o de verificar que losrecursos tienen origen ilícito, de acuerdo a los términos definidos en la misma circular,el envío del ROS no constituye una denuncia y no da lugar a ningún tipo deresponsabilidad para IPS Especializada S.A., como tampoco para las personas que hayanparticipado en su detección o reporte.

Los soportes de la operación reportada, así como la información de registros detransacciones y documentos del conocimiento del cliente, socio, proveedor y empleadose conservan como mínimo por diez (10) años o hasta la desvinculación de los mismos,dado que pueden ser solicitados por las autoridades competentes.

Ninguna persona de IPS Especializada S.A. podrá dar a conocer que se ha efectuado elreporte de una operación sospechosa a la UIAF, según lo determina el inciso cuarto delartículo 11 de la Ley 526 de 1999.

Numeral 7. Otros riesgos y recomendaciones

Numeral 7.1 Riesgos asociados

Riesgo legal: Es la eventualidad de pérdida en que incurre una empresa, losasociados, sus administradores o cualquier otra persona vinculada, al ser sancionados,multados u obligados a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normaso regulaciones relacionadas con la prevención de LA/FT.

Riesgo reputacional: Es la posibilidad de pérdida en que incurre una empresa pordesprestigio, mala imagen, publicidad negativa cierta o no, respecto de la institución ysus prácticas de negocios, que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos ovinculación a procesos judiciales.



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Riesgo operacional: Es la posibilidad de ser utilizado en actividades de LA/FT pordeficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología,la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos.

Riesgo de contagio: Es la posibilidad de pérdida que una empresa puede sufrir,directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un cliente, empleado,proveedor, asociado o relacionado, vinculado con los delitos de LA/FT. El relacionado oasociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de ejercerinfluencia sobre la empresa.

Numeral 7.2 Modelo de gestión del riesgo de LA/FT en el Sector Real

IPS Especializada S.A. adopta sus políticas, directrices y procedimientos de acuerdo a lodispuesto en la Circular Externa 000009 de 2016 (en la cual se imparten instruccionesrelativas al sistema de administración del riesgo de lavado de activos y la financiacióndel terrorismo SARLAF).

Numeral 8. Reporte obligatorio a la unidad de información y análisisfinanciero – UIAF de transacciones, operaciones intentadas y operacionessospechosas – ROS

IPS Especializada S.A. es una empresa obligada a efectuar reportes, si se llegara a tenerconocimiento de una operación sospechosa o una operación intentada -ROS,cumpliendo con éste requerimiento y atendiendo las especificaciones detalladas en lasresoluciones o normas que se expidan al respecto o consultando la página de Internetwww.uiaf.gov.co.

6. ANEXOS DE LA DIRECTRIZ

DOCUMENTO CÓDIGO

Formato único de conocimiento del Cliente, Socio yProveedor

F-IPS074

Política para la prevención y control del riesgo delavado de activos y financiación del terrorismo

PL-IPS002



VERSIÓN:02

FECHA: 17/01/2019


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http://www.uiaf.gov.co/


TERRORISMO

D-IPS011

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTO CÓDIGO

Vinculación de Clientes a IPS Especializada P-IPS039

Gestión de pagos Prestación de Servicios y Ofertasmercantiles IPS

P-IPS024

Selección y vinculación del personal de la IPSEspecializada

P-IPS013

Cierre de periodo financiero IPS P-IPS016



VERSIÓN:02

FECHA: 17/01/2019


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DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO PARA LA NORMA DE...

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