Propuesta de desarrollo de la poltica de direccin por proyecto Las polticas sobre la Comunicacin e Informacin estn muy bien definidas y la poltica de direccin por proyecto en apoyo a las anteriores, requiere de una formulacin adecuada a los intereses del MPPCI, con el objetivo de fortalecer su implementacin en todas sus dependencias y entidades.

La poltica de trabajar por proyecto en el MPPCI se refleja en todas sus dependencias y en los contenidos de los programas de la TV y los diferentes medios de difusin, donde se informa a la poblacin de los logros del proceso Bolivariano y los resultados de los proyectos priorizados que desarrolla el estado.

La poltica de direccin por proyecto existe en el nivel nacional y es necesario formularla a travs de una estrategia maestra en el ministerio, con el objetivo de garantizar la gestin por proyecto en todas sus dependencias y entidades.

El proyecto de Integracin en el MPPCI que desarrolla Albet S.A. con el objetivo de perfeccionar la poltica de Direccin por Proyecto en el ministerio, requiere de determinadas premisas, supuestos y requerimientos para garantizar su efectividad, en este sentido el fortalecimiento de la poltica de direccin por proyecto es de vital importancia para garantizar el impacto de los resultados previstos.

El fortalecimiento de la poltica de direccin por proyecto en el MPPCI tiene como visin: Formular la poltica de Direccin por Proyecto en el MPPCI atendiendo a la poltica del gobierno, ajustada a la misin y visin del organismo y en apoyo a las polticas maestras establecidas de Comunicacin e Informacin. La direccin del MPPCI establece una estrategia maestra, para fortalecer la poltica de Direccin por Proyecto, que permita a las direcciones del MPPCI establecer su estrategia especfica ajustada a la maestra. La Oficina estratgica de seguimiento y evaluacin de polticas pblicas formula la estrategia maestra del MPPCI. Las direcciones del MPPCI y entidades a partir de la estrategia maestra definida por la Oficina estratgica de seguimiento y evaluacin de polticas pblicas define: Su estrategia especfica dando respuesta a la estrategia maestra y la poltica de trabajar por proyecto. El plan de acciones para garantizar el desarrollo de su estrategia especifica El banco de los problemas estructurado por prioridades en funcin del plan de acciones. Elaboracin de las fichas de los problemas sociales de comunicacin e informacin. Elaboracin de propuestas de proyectos Desarrollo de proyectos en funcin del banco de problemasTodas las dependencias dominan su banco de problemas y dirigen los recursos del ministerio en funcin de las prioridades establecidas en el banco de problemas a travs de los proyectos

Para garantizar la direccin por proyecto, no basta con definir las estrategias y las acciones, es necesario precisar los problemas, formular las fichas y estimular la elaboracin de los proyectos. Las direcciones del MPPCI y sus entidades, conocen los principales problemas que deben resolver como forma de garantizar la estrategia.

El proceso propuesto requiere inicialmente de un control sistemtico desde la alta direccin del organismo, hasta las dependencias y entidades a travs de la estructura funcional. Despus de establecido el sistema requiere de un seguimiento efectivo. Las dependencias y entidades del organismo ejecutan lo que se les planifica y se les controla a travs de la ejecucin de los proyectos con el objetivo de optimizar el uso de los recursos.

La direccin a travs de la estructura funcional, accionando sobre los procesos claves del organismo y las entidades, a travs del consejo de direccin, es un modelo tradicional que funciona para la toma de decisiones tcticas y operativas. Cuando se establece la Direccin Estratgica Integrada, la Direccin por Objetivos haciendo uso de los valores y la Direccin Integrada por Proyectos, comienza el proceso de Direccin por Proyecto, evaluando las acciones de las direcciones sobre el desarrollo de los proyectos estructurados en funcin de sus prioridades, con el objetivo de garantizar las acciones de la estructura funcional y procesos claves sobre los proyectos. Es un cambio de estilo de direccin en el que se evalan los proyectos por prioridades, sus problemas y las acciones de la estructura funcional para garantizar el xito de los mismos con el objetivo de optimizar los recursos.

En la medida que se fortalece la poltica de direccin por proyecto, el estilo de direccin de los consejos cambia, se evalan las incidencias y problemas de los procesos claves y de apoyo como planificacin, presupuesto, financiamiento y compras entre otros, pero se analiza la incidencia de los procesos de apoyo al desarrollo de los proyectos segn sus prioridades, evaluando las causas y tomando decisiones para garantizar la obtencin de los resultados de los proyectos en el plazo planificado, en el marco del presupuesto y con la calidad demandada por la sociedad. La direccin por proyecto permite identificar los aspectos novedosos, el conocimiento que generan los proyectos y las deficiencias, funcionan como una retroalimentacin de las estrategias del sistema de direccin del MPPCI, en un proceso de mejora continua en funcin de su perfeccionamiento, en respuesta a las necesidades siempre crecientes del desarrollo social.

La dinmica del organismo exige una estrategia formulada a corto, mediano y largo plazo, donde el corto plazo requiere de decisiones oportunas y precisas en funcin de las exigencias de las dinmicas actuales del proceso revolucionario, sin olvidar el pronstico donde la poltica de direccin por proyecto tiene una mayor accin. Es necesario ganar el presente con visin de futuro. El futuro se predice o se padece.

La batalla de la Direccin por Proyecto se gana en la medida que las dependencias y entidades desarrollan este proceso con la calidad requerida a partir de un proceso de formacin y la exigencia de los directivos, apoyados por un sistema informtico que brinde la informacin oportuna y necesaria para la toma de decisiones. En este proceso las entidades juegan un papel importante.

El establecimiento de la poltica, las estrategias, los planes de accin y los bancos de problemas por dependencias y entidades no es un proceso espontaneo, debe ser un proceso planificado y controlado en todos los niveles segn el desarrollo de sus funciones, donde se hace necesario que las direcciones dominen los problemas a resolver para dirigir el uso de los recursos financieros en funcin de las necesidades siempre crecientes del desarrollo social. El hombre no hace lo que se le dice, el hombre hace lo que se le planifica y se le controla.

Integracin de las estrategias del MPPCI y los procesos claves con la direccin por proyectosLa poltica de trabajo por proyecto se establece a nivel del MPPCI, en apoyo a las polticas claves de Comunicacin e Informacin.

Los procesos claves y de apoyo inciden en el desarrollo de los proyectos que ejecuta el ministerio y sus entidades, con el objetivo de lograr resultados con mayor efectividad en el desarrollo social.

Las direcciones del organismo con sus procesos claves responsabilizados con la identificacin de los problemas sociales a resolver, brindan la informacin necesaria para la formulacin de las posibles soluciones materializadas en proyectos. Los procesos de apoyo desarrollan los procedimientos que rigen la gestin por proyectos siguiendo la poltica establecida en las estrategias del MPPCI. La poltica definida est asociada a la direccin por proyectos acorde con el estado del arte en el tema, determinado por la Ciencia del Proyecto, la Metodologa de la Investigacin y su filosofa, atendiendo a las tecnologas de los procesos, con el apoyo informtico correspondiente para el desarrollo de un sistema integrado de direccin por proyecto.

Los procesos claves identifican las necesidades en funcin de las estrategias definidas y generan proyectos para darles solucin, con el propsito de precisar los objetivos, resultados y beneficios en funcin de un presupuesto determinado. Los procesos de apoyo generan la base metodolgica para que los proyectos alcancen los resultados en el plazo de tiempo establecido, con la calidad requerida y en el marco del presupuesto planificado.

El ciclo de vida de los proyectos transita por la concepcin, planificacin, ejecucin y cierre. Todos estos procesos tienen su evaluacin para garantizar la calidad de la gestin del proyecto. Al final el proyecto consume recursos, financiamiento y genera resultados que deben corresponderse con las estrategias definidas en los procesos claves, con su correspondiente apoyo. El anlisis de los resultados de los proyectos en funcin de las estrategias, cierra un ciclo de perfeccionamiento que permite ajustar y perfeccionar tanto las estrategias como los procesos claves y de apoyo, que deben garantizar el buen funcionamiento del ministerio.

La unidad de desarrollo del proyecto. Los procesos claves y de apoyo conjuntamente con las entidades, tienen entre sus funciones la seleccin de los actores de la unidad de desarrollo del proyecto, controlar su comportamiento y garantizar el cumplimiento de los objetivos previstos, con una actitud consciente y comprometida con los resultados.

La unidad de desarrollo del proyecto est integrada por dos actores fundamentales, el director de proyecto con un dominio tcnico, econmico y social de la gestin de proyecto y la contrapartida del director de proyecto con el inversionista, que representa los intereses definidos por los procesos claves, controlando los resultados planificados y administrando el financiamiento en funcin de su cumplimiento segn lo aprobado en el cronograma de ejecucin.

Ambos actores tienen como objetivo comn la obtencin de los resultados, con la calidad requerida, en el marco del presupuesto y en el plazo establecido. El director de proyecto debe estar certificado por una institucin de reconocido prestigio.

El director de proyecto dependiendo del alcance, generalmente atiende un proyecto, mientras que el inversionista como funcionario del MPPCI y/o de las entidades, puede atender varios proyectos cuando su alcance y prioridad lo permita. Un buen inversionista debe transitar previamente por un director de proyecto.

El buen funcionamiento de la unidad de desarrollo del proyecto debe estar caracterizado por buenas relaciones humanas entre los actores, una comunicacin efectiva, transparente y veraz, la estimulacin necesaria y el desarrollo de la creatividad. Dependiendo del xito de la misma y la obtencin de sus resultados, los actores una vez terminado el proyecto podrn asumir la responsabilidad de nuevos proyectos cuando obtienen buenos desempeos en la direccin de los mismos. Recursos humanos brinda una atencin priorizada a los actores de la unidad de desarrollo del proyecto estimulando su creatividad y pertinencia en el desarrollo de sus funciones. Las contradicciones tcnicas en el marco de la unidad del proyecto, generan su desarrollo.

Integracin de los procesos claves y de apoyo con la unidad del proyecto Las unidades de desarrollo de los proyectos y las acciones centralizadas, con sus acciones especficas, la asignacin de los recursos y el control de los resultados programados en funcin del financiamiento, transita a lo largo del ciclo de vida del proyecto, atendiendo a las amenazas, riesgos, rdenes de cambio y afectaciones que funcionan como barreras que se oponen a la obtencin de los resultados. La informacin que se genera en los cortes, para la toma de decisiones oportuna y efectiva, permite corregir el rumbo en funcin de las estrategias definidas por el organismo.

El objetivo central de las direcciones de ministerio, los procesos claves, de apoyo y las entidades, es brindarles toda la asesora necesaria a los actores de la unidad de desarrollo del proyecto para el cumplimiento de sus objetivos. El objetivo de la unidad de desarrollo del proyecto es el logro de los resultados planificados en el plazo establecido, en el marco del presupuesto y con la calidad requerida.

El director de proyecto es un especialista que domina el contenido del proyecto y cumple con todos los requerimientos definidos por recursos humanos, relacionados con la idoneidad, capacidad, competencia y certificacin. El inversionista como contrapartida del director de proyecto, domina su contenido, lo comparte en el desarrollo de las decisiones que toma el director de proyecto y supervisa el uso y asignacin del financiamiento planificado en funcin de los resultados parciales y entregables obtenidos. Un buen inversionista ha transitado con xito como director de proyecto.

Perfeccionamiento del sistema durante su propio desarrolloLa direccin por proyecto genera un sistema integrado, donde un colectivo desarrolla un conjunto de acciones bien estructuradas en funcin de objetivos que brindan soluciones al desarrollo social. El modelo propuesto tiene dos estrategias fundamentales que se enriquecen en funcin de su perfeccionamiento, garantizando la mejora continua. El primero define la poltica y sus estrategias, desarrollando los proyectos siguiendo una metodologa de trabajo y comprobando la forma en que los resultados se corresponden con las estrategias, procediendo a realizar los ajustes necesarios en los procesos claves y de apoyo que ejecuta la estructura funcional del ministerio y las entidades, en los casos que as se requiera. La otra estrategia est dada por la aplicacin del modelo de gestin del conocimiento que generan los proyectos en funcin de la elevacin de la calidad de los nuevos proyectos. En la figura se muestran los proyectos P1, P2, P3 y Pn. y la unidad de desarrollo del proyecto transitando por su ciclo de vida. Al finalizar en el proceso de cierre, se realiza una evaluacin integral con medida de las desviaciones en costo, tiempo, calidad, logstica y desempeo, precisando los resultados obtenidos. La evaluacin del cierre permite medir en qu medida los resultados responden a las estrategias dadas por el MPPCI y las necesidades planteadas por los procesos claves siguiendo la poltica trazada de trabajar por proyecto y en qu medida los procesos de apoyo asesoraron correctamente el desarrollo del proyecto.

Al terminar el proyecto P1 y evaluar sus resultados con sus novedades, aciertos y desaciertos, es necesario evaluar la incidencia los procesos claves y de apoyo en la obtencin de los resultados de los proyectos y proceder a perfeccionar el sistema, con el objetivo de elevar la calidad del nuevo proyecto P2. Este proceso se repite en el resto de los proyectos. De esta forma se cierra el ciclo del sistema de direccin, la continuidad en el sistema permite la mejora continua en un desarrollo ascendente en espiral, permitiendo su perfeccionamiento. En el propio desarrollo del sistema est implcito su perfeccionamiento.En el proceso de direccin por proyecto las deficiencias detectadas durante el control de ejecucin, son evidencias importantes para perfeccionar los procesos claves y de apoyo del ministerio, que pueden ir desde un ajuste de la tecnologa apoyado por los sistemas informticos, pasando por la modernizacin de algunos equipos y la capacitacin de parte de su personal, a travs del desarrollo de acciones centralizadas, con el objetivo de lograr un mejor asesoramiento a la unidad de desarrollo de los proyectos y estableciendo un balance entre el financiamiento de los proyectos que brindan soluciones socialmente tiles a la poblacin y el financiamiento de las acciones centralizadas que perfeccionan los procesos claves y de apoyo. Si los proyectos funcionan bien es un reflejo de la calidad del asesoramiento que desarrollan los procesos claves de la estructura funcional del MPPCI y sus entidades.

La capacitacin de los especialistas personalizando los contenidos asociados a su puesto de trabajo y la capacitacin de los directivos con los conocimientos necesarios de acuerdo con su nivel en la estructura, garantizan el mapeo del proceso y el flujo de la informacin en el proceso de direccin por proyecto. La capacitacin de los directivos representa el motor impulsor de la implantacin de la direccin por proyecto en la entidad.