DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Subdirección de ...

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Subdirección de Recursos Humanos MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE

Página Presentación I Estructura Orgánica II Simbología III Descripción de Procedimientos IV Oficina de nómina Selección de Personal 8 Elaboración de identificaciones oficiales 14 Autorización y Registro de Movimientos de Personal 18 Cálculo y Aplicación de Incidencias de Personal en

Nómina 26

Cálculo, Recepción y Aplicación de Descuentos por Demandas Alimenticias 31

Emisión de nomina 37 Distribución y Comprobación de Productos 42 Orden de Resguardo de pagos 46 Cancelación de Cheques 50 Recuperación de pagos en exceso 55 Pagos Directos 60

Elaboración de Cuadros de Liquidación a Terceros Institucionales 65

Certificación de Sueldos para Solicitud de Préstamos al IPE 70

ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA AUTORIZACIÓN

Dirección General de Administración

Subdirección de Recursos Humanos

Procurador General de Justicia

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Oficina de operación y control de pagos Apertura de Cuentas de Nómina 75 Proceso de la Nómina de Gratificación Extraordinaria 85 Distribución y Pago de Nómina 96 Comprobación de Nómina Local 103

Oficina de planeación y desarrollo organizacional

Capturar el anteproyecto y/o modificación del Programa Operativo Anual.

109

Captura de los avances mensuales correspondientes a las diversas áreas de la Institución. 115

Difusión de los programas instituidos. 119 Seguimiento de los programas instituidos. 123 Registro y seguimiento de las acciones de

modernización y desarrollo administrativo. 127

Emisión de gafetes de identificación, rótulos, carteles de señalización y de trámites. 131

Envío de los lineamientos y formatos a las áreas correspondientes. 136

Apoyar a las áreas en la integración de los manuales administrativos. 139

Analizar y dar el trámite correspondiente a los manuales administrativos. 142

Oficina de medicina del trabajo

Elaborar peritajes médicos de los trabajadores con incapacidad laboral de acuerdo al diagnostico previo. 146

Elaborar peritajes especializados en Psicología 151





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Elaborar peritajes médicos especializados en Traumatología y Ortopedia. 156

Oficina de custodia de documentación Recepción y organización de documentación 161 Control de préstamos de información documental en

custodia. 165

Emisión de informe semestral de inventario de información documental bajo custodia. 169

Transferencia de Archivos de Trámite al Depósito del Archivo General del Estado 173

Control de baja de información documental en paquete. 176

Directorio V

Firmas de Autorización VI





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PRESENTACIÓN I Para cumplir con los objetivos de las funciones sustantivas, en materia de recursos humanos, se requiere apoyar a la organización y mediante la aplicación de una serie de sistemas administrativos que permitan lograr una mayor eficiencia en la operación de los procedimientos básicos y complementarios, dado que su funcionamiento depende de la coherencia del sistema de recursos humanos. Describir de manera clara y sencilla las bases, las atribuciones y la conformación de la Subdirección de Recursos Humanos de la Procuraduría General de Justicia del Estado de Veracruz, con el fin de dar una visión de conjunto de las actividades que se realizan y precisar las mismas, para evitar la duplicidad de funciones, detectar omisiones, optimizar tiempos, deslindar y asignar responsabilidades, además de proporcionar información para la planeación del trabajo e implementar medidas de simplificación administrativa logrando así la integración del personal. El presente manual va dirigido principalmente al personal que labora la Subdirección, así mismo, el de informar a las diferentes áreas de las dependencias que integran la Procuraduría General de Justicia del Estado que están íntimamente ligadas a los procesos de la Subdirección de Recursos Humanos para su conocimiento. La metodología utilizada en este manual de organización es la sugerida por la Contraloría General del Estado en su “Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos” en su última de 2008.

Octubre del 2010.





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ESTRUCTURA ORGÁNICA II

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES

ENLACES ADMINISTRATIVOS

OFICINA DE CAJA

OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE ADQUISICIONES

OFICINA DE SERVICIOS GENERALES Y OBRA PÚBLICA

OFICINA DE TRANSPORTE

OFICINA DE ALMACEN Y CONTROL DE INVENTARIOS

OFICINA DE NÓMINA

OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

OFICINA DE OPERACIÓN Y CONTROL DE PAGOS

OFICINA DE MEDICINA DEL TRABAJO

OFICINA DE CUSTODIA DE DOCUMENTACIÓN





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Simbología III

SÍMBOLO TERMINO

Terminal:

Inicio del procedimiento o final del mismo.

Operación:

Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar.

Decisión y/o alternativa:

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas.

Documento:

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el número de copias.

Archivo Provisional:

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Archivo Definitivo:

Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo “Documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientes instrucciones:

Alfabético

N. Numérico C. Cronológico

Conector: Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.





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Simbología

SÍMBOLO TERMINO

Conector fuera de página:

Conecta el diagrama de flujo a otra página.

Preparación: Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para continuar con lo descrito.

Líneas de flujo: Conectan los símbolos señalando el orden o dirección en que se debe realizar el procedimiento.

Sistema Informático:

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o cheque:

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

Pasa el tiempo:

Representa una interrupción del proceso.

Aclaración:

Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente as una actividad del procedimiento.

Dispositivo de Almacenamiento Portátil: Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética.





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Selección de personal. Objetivo: Organizar y operar la bolsa de trabajo de la Dependencia

para cubrir los puestos vacantes

Frecuencia: Periódica

Normas

1.- La Oficina de Nómina de la Subdirección de Recursos Humanos deberá solicitar la aplicación de un Examen de psicométrico al aspirante para decidir su contratación.

2.- Cuando la Dependencia no cuente con el material documental y personal capacitado para la aplicación de Exámenes psicométricos y para la elaboración de Diagnósticos, deberá solicitar apoyo a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

3.- Debido a la confidencialidad de la información de los Expedientes de personal, la Subdirección de Recursos Humanos únicamente podrá proporcionarlos a solicitud escrita de los Titulares de las Unidades Presupuestales.

4.- Este procedimiento deberá operar con base en los lineamientos en materia de reclutamiento y selección establecidos en el Manual de políticas de recursos humanos emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

5.- La Oficina de Nómina de la Subdirección de Recursos Humanos deberá verificar que el aspirante requisite los Formato de nuevo ingreso, proporcionados por la propia Subdirección y que estos cumplan con los requisitos establecidos por la Procuraduría General de Justicia.





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Descripción narrativa

Área Actividad Descripción

Oficina de Nómina

1 Entrevista al interesado para recabar información sobre datos generales y escolaridad; analizando el perfil que cubre. ¿Se requiere el perfil del aspirante en la bolsa de trabajo? En caso de no ser requerido el perfil del aspirante :

1ª Rechaza al aspirante. FIN. En caso de ser requerido el perfil del aspirante: Solicita requisitos documentales.

2

¿Reúne el aspirante el perfil requerido? En caso de que el aspirante no reúna el perfil:

3 Recibe del aspirante Curriculum vitae en original y Fotografía de frente tamaño credencial y programa fecha de examen psicométrico, según calendario autorizado por el área de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo.





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Oficina de Nómina

4 Llegada la fecha del Examen psicométrico y de conocimientos procede a darle aviso oportuno al aspirante de presentarse en la fecha que proporciono la Secretaría de Finanzas y Planeación.

5 Aplica el Examen psicométrico, califica e informa a la Oficina de Nómina de la Subdirección de Recursos Humanos de la Procuraduría General de Justicia los resultados obtenidos.

6 Recibe del área de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el informe de resultado de examen psicométrico del personal evaluado. ¿Obtuvo calificación satisfactoria?

6A En caso de no obtener la calificación satisfactoria: Rechaza al aspirante devolviéndole el Curriculum vitae en original y procede archivar en forma cronológica definitiva el informe del resultado de Examen psicométrico y la Solicitud de empleo con Fotografía en original (Mantiene el Curriculum vitae para una bolsa de trabajo). FIN.





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En caso de obtener calificación satisfactoria:

7

Integra el Expediente con los documentos siguientes: Curriculum vitae en original, Examen psicométrico, documentos generales y procede a archivar el Expediente en forma alfabética temporal (turnar para su alta).

Pasa el tiempo.

8 Recibe de la Unidad Presupuestal solicitud de personal.

9 Obtiene de su archivo alfabético temporal los Expedientes de personal y los analiza con base en los requerimientos solicitados por la Unidad Presupuestal.

¿Seleccionó algún candidato ? En caso de no haber seleccionado algún candidato.

10 Solicita nueva evaluación de aspirante a la Subdirección de Recursos Humanos. Continúa con la actividad No. 1

En caso de haber seleccionado algún Candidato:

11 Informa al candidato que fue seleccionado y le solicita la documentación soporte para que la presente en la Subdirección de Recursos Humanos.





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Pasa tiempo. 12 Completa la Requisición de personal

y presenta oficio de propuesta de movimiento de alta para autorización ante la Dirección General de Administración, turnando la propuesta a la Subdirección de Recursos Humanos. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento: Autorización y Registro de Movimientos de Personal.





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Diagrama de flujo

OFICIO DE INFORME DE RESULTADO

EXPEDIENTES

EXPEDIENTE

SOLICITUD DE EMPLEO CON FOTOGRAFIA 0

DOCUMENTOS GENERALES

EXAMEN PSICOMETRICO

CURRICULUM 0

INTERESADO

INICIO

ENTREVISTA Y ANALIZA PERFIL

SE REQUIERE PERFIL DEL

INTERESADO EN BOLSA DE TRABAJO

?

NO

SI

FOTOGRAFIA

CURRICULUM 0

RECIBE Y ESTABLECE

FECHA DE EXAMEN

INTERESADO

FIN

RECHAZA

( 1A )

SOLICITA REQUISITOS

DOCUMENTALES

1

FOTOGRAFIA

SOLICITUD DE EMPLEO 0

SOLICITA COMPLETE Y

ADHIERE

INTERESADO

INTERESADO

LLEGADA LA FECHA DE EXAMEN

EXAMEN DE

EXAMEN PSICOMETRICO

APLICA Y CALIFICA

OBTUVO CALIFICACION

SATISFACTORIA ?

NO

SI

INTEGRA EXPEDIENTE

A

RECIBE SOLICITUD DE

PERSONAL

UNIDAD PRESUPUESTAL

OBTIENE Y ANALIZA CON BASE EN

REQUERIMIENTOS

A

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA CON BASE EN RESULTADOS

DE EXAMEN PSICOMETRICO Y

DE CONOCIMIENTOS


EXAMEN DE CONOCIMIENTOS

EXAMEN PSICOMETRICO

CURRICULUM 0

RECHAZA Y DEVUELVE

FIN C

INTERESADO

DOCUMENTACION SOPORTE

INFORMA Y

SOLICITA

A

OFICINA DE NOMINA SECCION DE ADMON. DE PERSONAL

REUNE EL ASPIRANTE EL PERFIL

REQUERIDO ??

NO

SI

INTERESADO

FIN

RECHAZA

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

RECIBE

LA UNIDAD PRESUPUESTAL SOLICITANTE

SELECCIONÓ ALGÚN

CANDIDATO ?

NO

SI

SOLICITA NUEVA EVALUACION DE

ASPIRANTE

RESULTADO DE EXAMEN PSICOMETRICO

RECIBE



1

AREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN

OFICIO DE INFORME DE RESULTADO

EXPEDIENTES

EXPEDIENTE


DOCUMENTOS GENERALES

EXAMEN PSICOMETRICO

CURRICULUM 0

INTERESADO

INICIO

ENTREVISTA Y ANALIZA PERFIL

SE REQUIERE PERFIL DEL

INTERESADO EN BOLSA DE TRABAJO

?

NO

SI

FOTOGRAFIA

CURRICULUM 0

RECIBE Y ESTABLECE

FECHA DE EXAMEN

INTERESADO

FIN

RECHAZA

SOLICITA REQUISITOS

DOCUMENTALES

1

FOTOGRAFIA

SOLICITUD DE EMPLEO 0

SOLICITA COMPLETE Y

ADHIERE

INTERESADO

INTERESADO

LLEGADA LA FECHA DE EXAMEN


EXAMEN PSICOMETRICO

APLICA Y CALIFICA

OBTUVO CALIFICACION

SATISFACTORIA ?

NO

SI

INTEGRA EXPEDIENTE

A

RECIBE SOLICITUD DE

PERSONAL

UNIDAD PRESUPUESTAL

OBTIENE Y ANALIZA CON BASE EN

REQUERIMIENTOS

A

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA CON BASE EN RESULTADOS

DE EXAMEN PSICOMETRICO Y

DE CONOCIMIENTOS



EXAMEN PSICOMETRICO

CURRICULUM 0

RECHAZA Y DEVUELVE

FIN C

INTERESADO

DOCUMENTACION SOPORTE

INFORMA Y

SOLICITA

A

OFICINA DE NOMINA SECCION DE ADMON. DE PERSONAL

REUNE EL ASPIRANTE EL PERFIL

REQUERIDO ??

NO

SI

INTERESADO

FIN

RECHAZA


RECIBE

LA UNIDAD PRESUPUESTAL SOLICITANTE

SELECCIONÓ ALGÚN

CANDIDATO ?

NO

SI

SOLICITA NUEVA EVALUACION DE

ASPIRANTE

RESULTADO DE EXAMEN PSICOMETRICO

RECIBE



1

AREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN

OFICIO DE PROPUESTA DE MOVIMIENTO DE ALTA

REQUISICION DE PERSONAL

0 - 4

COMPLETA, PRESENTA Y TURNA

RECURSOS HUMANOS.

FIN

OFICIO DE PROPUESTA DE MOVIMIENTO DE ALTA


0 - 4

COMPLETA, PRESENTA Y TURNA

SUBDIRECCION DE

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: AUTORIZACION Y REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRATCION





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de identificaciones oficiales y tarjetas de acceso al edificio principal.

Objetivo: Proporcionar al personal operativo y administrativo Credencial Oficial que lo identifique como servidor público de la Procuraduría General de Justicia.

Frecuencia: Diario

Normas

1. Para obtener la identificación oficial, se deberá contar con el

nombramiento correspondiente firmado por el C. Procurador General, donde se especifique cargo y lugar de adscripción.

2. El trabajador deberá registrar su firma autógrafa en la credencial para acreditar su adscripción a la Dependencia.

3. La identificación oficial del personal operativo con portación de arma que emita la Procuraduría General de Justicia, servirá para identificar a estos en operativos así como en actividades ministeriales.

4. La identificación oficial para todo el personal será válida si cuenta con la firma de autorización del C. Procurador General y el C. Director General de Administración que se encuentren vigentes.

5. En caso de extravió así como de deterioro de la identificación oficial, el empleado deberá tramitar un Acta Circunstanciada ante Autoridad Judicial para que proceda la actualización o reposición de su credencial que lo acredita.

6. La tarjeta de acceso solo se otorgara al personal que labora dentro de las instalaciones del edificio principal.





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Oficina de Nómina

1

Recibe al trabajador que se presenta en el área de credencialización para trámite de su identificación oficial, así como de tarjeta de acceso (personal adscrito dentro del edificio principal), en el caso de personal operativo AVI, por cambio de armas y reposición por perdida, el cual deberá presentar su nombramiento en caso de nuevo ingreso y/o promoción, coteja y devuelve.

¿Cuenta con su nombramiento el interesado?

Si no cuenta con su nombramiento:

1A Procede a verificar en el expediente de personal el nombramiento.

Si cuenta con su nombramiento:

2

Revisa en el Sistema de Personal los datos del registro de Alta. ¿Está registrado en el sistema de credenciales? En caso de no estar registrado en el Sistema de Credenciales:

3

Captura Datos del empleado en el Sistema de Credenciales.





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4 Toma fotografía al empleado e ingresa en el Sistema de Credenciales.

En caso de estar registrado en el Sistema de Credenciales:

5 Actualiza datos del empleado y/o fotografía del mismo.

6 Emite la identificación oficial del trabajador, con el número de expediente y cronológico, en el caso de la tarjeta de acceso deberá contar con el número de personal emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación al momento del alta del empleado.

7 Recaba la firma del trabajador en la identificación oficial y/o en tarjeta de acceso, impresas por el sistema de foto-credencialización.

8 Elabora recibo de personal operativo con portación de arma o bien de personal administrativo.

9 Entrega al trabajador la identificación oficial.

10 Recaba la firma de recibido del empleado en el recibo de personal operativo con portación de arma ó bien de personal administrativo, lo archiva de manera definitiva en el expediente de control de credenciales.

Fin del Procedimiento.





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Diagrama de flujo

CREDENCIAL OFICIAL DEL TRABAJADOR

INICIO

AUTORIZACION DE CREDENCIAL

RECIBE

REVISA DATOS DEL EMPLEADO

SISTEMA DE CREDENCIALES

¿ESTA REGISTRADO EN SISTEMA

DE CREDENCIALES? CAPTURA DATOS DEL EMPLEADO


NO

TOMA FOTOGRAFIA

ACTUALIZA DATOS DEL EMPLEADO

SI


EMITE

CREDENCIAL

RECABA FIRMA

TRABAJADOR

TRABAJADOR

CREDENCIAL OFICIAL DEL TRABAJADOR

ENTREGA

TRABAJADOR

RECIBO DE PERSONAL OPERATIVO O ADMINISTRATIVO

ELABORA

C

EXPEDIENTE DE CONTROL

DE CREDENCIALES


RECABA FIRMA

TRABAJADOR

FIN

TARJETA DE ACCESO Y/O CREDENCIAL O

OFICIAL DEL

INICIO

AUTORIZACION DE TARJETA DE

CREDENCIAL O

RECIBE

REVISA DATOS DEL EMPLEADO


¿ESTA REGISTRADO EN SISTEMA

DE CREDENCIALES? CAPTURA DATOS DEL EMPLEADO


NO

TOMA FOTOGRAFIA

ACTUALIZA DATOS DEL EMPLEADO

SI


EMITE

TARJETA DE ACCESO Y/O CREDENCIAL O

RECABA FIRMA

TRABAJADOR

TRABAJADOR TARJETA DE ACCESO Y/O CREDENCIAL O

ENTREGA

TRABAJADOR


ELABORA

C

EXPEDIENTE DE CONTROL

DE CREDENCIALES


RECABA FIRMA

TRABAJADOR

FIN

ACCESO Y/O





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Autorización y registro de movimientos de personal.

Objetivo: Actualizar y registrar en el sistema los movimientos de personal autorizados.

Frecuencia: Semanal.

Normas

1. La Requisición de personal deberá acompañarse de los

formatos de ingreso, así como de la documentación personal básica y la Cédula de información personal en los casos de alta por nuevo ingreso.

2. El Oficio de rechazo enviado a las Unidades Presupuestales, deberá especificar detalladamente el motivo de la improcedencia del movimiento, o en su caso las correcciones que deberán realizarse para enviar nuevamente la Requisición de personal con la documentación soporte respectivo.

3. En los casos en que se trate de un movimiento de creación de plazas, la documentación soporte deberá incluir una justificación.

4. El movimiento de personal se emitirá como comprobante cuando la situación laboral del trabajador se modifique por un movimiento de cancelación, transferencia, re-categorización y rezonificación.

5. El Nombramiento se emitirá en los casos de alta por nuevo ingreso o reingreso en una función distinta.

6. El Nombramiento deberá ser autorizado por el C. Procurador General de Justicia del Estado, y la Constancia de movimiento de personal deberá llevar el visto bueno del





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Director General de Administración. 7. La Unidad Presupuestal deberá entregar copia del movimiento

de personal y/o original del nombramiento al interesado. 8. En caso de recibir una Requisición de personal

extemporánea por alguno de los siguientes casos: Baja. Cambio de Zona Económica de mayor a menor. Cambio de categoría de mayor a menor. Se procederá a la recuperación de pagos en exceso y al

ajuste del acumulado anual.





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Oficina de Nómina

1 Recibe de la Unidad Presupuestal la Requisición de personal en original, acompañado de la Documentación soporte.

2

Sella de recibido, firma y devuelve a la Unidad Presupuestal la primera copia de la Requisición de personal. Emite aviso de movimiento de personal, en original y cuatro copias, anexando la documentación.

3

Solicita autorización en la Requisición de personal en original del Subdirector de Recursos Humanos y recaba visto bueno del Director General de Administración. ¿Obtuvo autorización? En caso de no ser autorizado:

3A Elabora y recaba firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos en el Oficio de rechazo en original y copia, registrando el motivo de la devolución, en el caso de que sea por Documentación soporte errónea o incompleta, señala lo que es necesario corregir para presentar el movimiento nuevamente.





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3.A.1 Devuelve a la Unidad Presupuestal la Requisición de personal , la Documentación soporte y el Oficio de rechazo en original y archiva la copia de éste en forma cronológica definitiva. FIN.

En caso de ser autorizado: 4 Clasifica por tipo de movimiento.

¿Qué tipo de movimiento es? − Creación. − Cancelación. − Transferencia. − Recategorización. − Rezonificación.

4.A Elabora un Oficio solicitud de movimientos en original y copia y recaba la firma del Titular de la Dependencia

4.A.1 Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud de movimientos en original, y archiva la copia en forma cronológica definitiva. Conecta con el procedimiento: Afiliación o reingreso al Seguro Social. Pasa el tiempo, período en que la SEFIPLAN evalúa la solicitud del movimiento enviado.





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5 Recibe de la Subdirección de Recursos Humanos de la SEFIPLAN la Autorización del movimiento. Continúa con la actividad No. 5 NOTA: El registro de estos movimientos podrán realizarse, anterior a la recepción de la Autorización de movimiento de la gaceta de plazas, ya que cuando el sistema lo permita indicará que ya fue autorizado por la SEFIPLAN. En caso de ser un movimiento de:

• Alta. • Baja • Licencia. • Incapacidad. • Prestación. • Cambio de Adscripción

6 Accesa al sistema de Recursos Humanos en el módulo de Movimientos de personal y realiza el registro con base en la Requisición de personal en original y la Documentación soporte

7 Emite cada quincena a través del sistema de Recursos Humanos en el módulo de procesos de nómina la Constancia de movimiento original y dos copias y/o Nombramiento en





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original y una copia

8 Recaba firma y/o visto bueno del C. Procurador General de Justicia del Estado y/o Director General de Administración, en la Constancia de movimiento original y cuatro copias y/o Nombramiento en original y una copia.

9 Distribuye los documentos de la siguiente manera: Al Interesado:

− Copia verde de movimiento de personal al interesado y/o Nombramiento en original.

A la Unidad Presupuestal:

− Original de movimiento de personal.

Al Instituto de Pensiones del Estado :

− Copia rosada de movimiento de personal.

A la Secretaría de Finanzas y Planeación:

- Copia amarilla de movimiento de personal.

- Copia azul de movimiento de personal.





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Y archiva de manera cronológica definitiva los siguientes documentos:

− Nombramiento en copia. − Requisición de personal en

original. Autorización de movimiento en la gaceta de plazas en un tanto.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Emisión de Nómina.





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Diagrama de flujo

AUTORIZACION DE MOVTO. DE PLAZAS. T

REQUISICION DE PERSONAL.

0

NOMBRAMIENTO 1

DOCUMENTACIÓN SOPORTE

4


3 2

CONSTANCIA DE MOVIMIENTO

1


2

1

1 OFICIO DE RECHAZO 0


UNIDAD PRESUPUESTAL



0 - 4

INICIO

RECIBE


1

SELLA, FIRMA Y

DEVUELVE UNIDAD PRESUPUESTAL



0

SOLICITA AUTORIZACION

Y Vo.Bo . A OFICIAL MAYOR

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS. .

OBTUVO AUTORIZACION

? NO

SI

OFICIO DE RECHAZO

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA



0 - 3

DEVUELVE

C

UNIDAD PRESUPUESTAL

FIN

CLASIFICA POR TIPO DE

MOVIMIENTO

QUE TIPO DE

MOVIMIENTO ES ?

- ALTA - BAJA - LICENCIA - INCAPACIDAD - PERCEPCION



0

REALIZA REGISTRO

DEL MOVIMIENTO

C

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

NOMBRAMIENTO 0 - 1


0 - 2

EMITE SISTEMA

DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRAMIENTO 0 - 1


0 - 2

RECABA Vo.Bo .

AUTORIZACION DE MOVTO. DE PLAZAS

1

RECIBE

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS DE LA SEFIPLAN

OFICIO DE SOLICI - TUD DE MOVIMIEN TOS

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA

OFICIO DE SOLICI - TUD DE MOVTOS.

0 - 1

TURNA

AUTORIZACION Y REGISTRO DE

MOVIMIENTOS DE PERSONAL DE LA GACETA PLAZAS


CONSTANCIA DE MOVIMIENTO Y/O NOMBRAMIEN TO 0

DISTRIBUYE INTERESADO

UNIDAD PRESUPUESTAL

INSTITUTO DE PENSIONES

SEFIPLAN ÁREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

C

EN SU CASO

FIN CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:

- CREACION - CANCELACION - TRANSFEREN. - RECATEGORIZ. - REZONIFICACION

AUTORIZACION DE MOVTO. DE PLAZAS. T


0

NOMBRAMIENTO 1


4


3 2


1


2

1

1 OFICIO DE RECHAZO 0


UNIDAD PRESUPUESTAL



0 - 4

INICIO

RECIBE


1

SELLA, FIRMA Y

DEVUELVE UNIDAD PRESUPUESTAL



0

SOLICITA AUTORIZACION

Y Vo.Bo . A OFICIAL MAYOR

SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS. .

OBTUVO AUTORIZACION

? NO

SI

OFICIO DE RECHAZO

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA



0 - 3

DEVUELVE

C

UNIDAD PRESUPUESTAL

FIN

CLASIFICA POR TIPO DE

MOVIMIENTO

QUE TIPO DE

MOVIMIENTO ES ?

- ALTA - BAJA - LICENCIA - INCAPACIDAD - PERCEPCION



0

REALIZA REGISTRO

DEL MOVIMIENTO

C

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

NOMBRAMIENTO 0 - 1


0 - 2

EMITE SISTEMA

DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRAMIENTO 0 - 1


0 - 2

RECABA Vo.Bo .

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

AUTORIZACION DE MOVTO. DE PLAZAS

1

RECIBE


OFICIO DE SOLICI - TUD DE MOVIMIEN TOS

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA

DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION

OFICIO DE SOLICI - TUD DE MOVTOS.

0 - 1

TURNA

Y REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL DE LA GACETA PLAZAS


CONSTANCIA DE MOVIMIENTO Y/O NOMBRAMIEN TO 0

DISTRIBUYE INTERESADO

UNIDAD PRESUPUESTAL

INSTITUTO DE PENSIONES

SEFIPLAN ÁREA DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

C

EN SU CASO


EMISION DE NOMINA

- CREACION - CANCELACION - TRANSFEREN. - RECATEGORIZ. - REZONIFICACION





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Cálculo y aplicación de incidencias de personal en nómina.

Objetivo: Obtener la información sobre las incidencias del personal para su registro y aplicación en Nómina.

Frecuencia: Quincenal

Normas

1. El trámite y autorización de permisos así como la justificación

de incidencias, deberán realizarse de acuerdo con lo señalado en el apartado de control de personal del Manual de Recursos Humanos emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación y las Condiciones Generales de trabajo emitidas en coordinación por el Gobierno Estatal y el Sindicato de Trabajadores del Poder Ejecutivo del Estado (mayoritario).

2. El trabajador registrara su huella en los lectores electrónicos ubicados en la entrada principal del edificio, en las áreas establecidas fuera del edificio principal el trabajador deberá anotar su entrada y salida en Listados de asistencia.

3. Los reintegros a favor del trabajador, sólo se realizarán si el importe de éste es igual o menor al del descuento aplicado y deberá presentar Oficio firmado por su Jefe inmediato donde justifique la solicitud de reintegro.

4. El interesado deberá presentar la justificación correspondiente en un lapso no mayor a 30 días hábiles para que proceda el reintegro de su incidencia, a excepción de las aplicadas por Actas Administrativas y por instrucciones de Contraloría General del Estado.

5. Al referirnos a las Secretaria de Finanzas y Planeación, lo haremos de la siguiente forma SEFIPLAN.





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Oficina de Nómina

1

Recibe Oficio de entrega de información en medio electrónico los Listados de asistencia del registro quincenal de las incidencias de personal de las diferentes áreas que se encuentran ubicadas en el Edificio Principal, así como de las áreas externas al edificio por m edio de Listados de asistencia impresos, para realizar el análisis y calculo respectivo de las incidencias de personal.

2

Captura y calcula por vinculación en plantilla de personal en excell y ordena alfabeticamente las incidencias de personal, con los siguientes encabezados:

− Número de personal − Nombre − Clave de incidencia (90, 91 o

92) − Sueldo − Tipo de contratación (Base,

Contrato, Todo por compensación.)

− Importe a descontar por clave de incidencia.





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3 Elabora y captura reporte final con los siguientes datos:

- Numero del personal - Clave de incidencia - Importe

Genera archivo con el nombre de la quincena que se esta afectando en el sistema anexo al de la SEFIPLAN y se imprime el reporte correspondiente.

4 Valida el reporte emitido por el sistema anexo de la SEFIPLAN contra el reporte elaborado inicialmente.

5

Solicita clave para transmitir incidencias al sistema NOMBRE de recursos humanos de Sefiplan, en el módulo de Procesos eventuales en la opción Descuentos a terceros, carga información y verifica en el mismo la información para llevar a cabo la afectación correspondiente en la nómina.

6 Elabora el Oficio de entrega de información en original y copia y recaba la firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos; turna a la Oficina de Operación y Control de Pagos el original del Oficio con el reporte de las incidencias aplicadas en nómina básica y archiva la copia de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.





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7

Entrega a la Oficina de Operación y Control de Pagos el informe de registros de incidencias del personal aplicados y rechazados y el Listado de registros aplicados y rechazados y archiva de manera cronológica temporal.






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Diagrama de flujo

REPORTE DE LAS INCIDENCIAS FINAL 0-1

JUSTIFICANTES AUTORIZADOS JUSTIFICANTES AUTORIZADOS LISTADOS

DE CONTROL DE ASISTENCIAS LISTADOS DE CONTROL DE ASISTENCIAS LISTADOS DE CONTROL DE ASISTENCIAS

0

LISTADOS DE CONTROL DE ASISTENCIAS

TARJETAS CHECADORAS

0

INICIO

OBTIENE Y

ACTUALIZA DIARIAMENTE

CONSULTA RECEPCION

FIN


TARJETAS CHECADORAS

0

INICIO

OBTIENE Y

ACTUALIZA ( 1 )

DIARIAMENTE

C

CONSULTA RECEPCION


OFICIO 0

INICIO

RECIBE DIARIAMENTE

CAPTURA CALCULA E IMPRIME

DE PLANTILLA PERSONAL

0

C REPORTE DE INCIDENCIAS DE LA PLANTILLA

0 DE LA PLANTILLA

SISTEMA DE RECURSOS HUAMNOS

REPORTE DE LAS INCIDENCIAS FINAL

CONSULTA RECEPCION CONSULTA RECEPCION ELABORA Y CAPTURA

REPORTE DE INCIDENCIAS DE LA PLANTILLA

0

0

DE LA PLANTILLA


DE CONTROL DE ASISTENCIAS LISTADOS DE CONTROL DE ASISTENCIAS OFICIO DE INCIDENCIAS

0-

CONSULTA RECEPCION CONSULTA RECEPCION SOLICITA

Y TRANSMITE

REPORTE DE INCIDENCIAS

0-1 FINAL

C


REPORTE DE LAS INCIDENCIAS FINAL

CONSULTA RECEPCION CONSULTA RECEPCION VALIDA

REPORTE DE INCIDENCIAS DE LA PLANTILLA

0

0

DE LA PLANTILLA

C



Y TRANSMITE


DE CONTROL DE ASISTENCIAS LISTADOS DE CONTROL DE ASISTENCIAS OFICIO DE INCIDENCIAS

1


Y TRANSMITE

REPORTE DE INCIDENCIAS

1 FINAL C

O REPORTE DE INCIDENCIAS

O FINAL

OFICIO DE INCIDENCIAS

OFICINA DE OPERACION Y

CONTROL DE PAGOS





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Cálculo y aplicación de descuentos por demandas alimenticias en nomina básica.

Objetivo: Cumplir con las disposiciones dictadas en el Oficio de descuento de pensión alimenticia emitido por los Juzgados competentes.

Frecuencia: Eventual

Normas

1. El Titular de la Subdirección de Recursos Humanos deberá

verificar que el Oficio de descuento de pensión alimenticia contenga: − El sello original de la Autoridad Judicial competente. − La firma autógrafa del Juez solicitante. − Número de Oficio.

2. El Oficio de descuento de pensión alimenticia deberá contener:

− Nombre completo del acreedor alimentario − Numero de juicio − Importe a aplicar por porcentaje o cuota fija sobre el

sueldo o sueldo más prestaciones − Nombre correcto del demandado

3. El Oficio deberá mencionar si es pensión provisional o definitiva, aumento, reducción y/o cancelación de pensión.

4. Los descuentos al sueldo de un trabajador con embargo de más de una pensión alimenticia, deberán aplicarse en el orden cronológico de su recepción.

5. Cuando una segunda pensión alimenticia rebase el ingreso disponible del trabajador, el descuento se realizará precisamente por el monto disponible, y se notificará al Juez





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dicha situación. 6. La base para asignar el lugar de pago en el sistema, será el

centro de trabajo que dictamine el juzgado en donde se levantó la demanda (exhorto).

7. El lugar de pago únicamente podrá cambiarse a petición de la interesada y sólo mediante oficio.

8. La Oficina de Nómina deberá notificar al Juez sobre el curso que se le haya dado a su instrucción mediante Oficio firmado por el Subdirector de Recursos Humanos, en un plazo no mayor de 5 días hábiles posteriores a la fecha de la quincena en que se haya aplicado dicha instrucción.






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Oficina de Nómina

1

Recibe de la Autoridad Judicial competente el Oficio de descuento de pensión alimenticia en original y verifica en el sistema de Recursos Humanos y en la base de empleados todo compensación en el módulo de Empleados, si el empleado demandado está registrado. ¿ Está registrado en el sistema? En caso de no estar registrado en el sistema:

1.A

Elabora un Oficio de rechazo en original y copia, en el que señala el motivo por el cual no puede dar trámite al Oficio de descuento recibido y recaba la firma del Subdirector de Recursos Humanos.

1.A.1

Envía a la Autoridad Judicial competente el Oficio de rechazo en original devolviendo además el Oficio de descuento de pensión alimenticia original y archiva de manera cronológica definitiva la copia del Oficio de rechazo, en la cual recabó firma de recibido. FIN.





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En caso de estar registrado en el sistema:

2 Analiza el tipo de modalidad del descuento, es decir, si es por cuota fija o por porcentaje sobre el sueldo o sueldo más prestaciones.

3 Accesa al sistema de Recursos Humanos en el módulo de Empleados, y aplica el descuento registrando los siguientes datos de acuerdo con el Oficio de descuento de pensión alimenticia original:

− Nombre del beneficiario. − Parentesco con el

trabajador. − Sobre cuales prestaciones es el

descuento. − Sobre sueldo o sueldo mas

prestaciones. − Cantidad fija o porcentaje de

descuento. − Lugar de pago. − No. de Oficio. − Fecha de Oficio. − Juzgado Exhortante. − No. de Oficio. − Fecha de Oficio. − Juzgado Ejecutor. − Expediente. − Fecha de recepción.





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4 Elabora el Oficio de notificación del descuento en original y copia, en el cual señala la fecha de la quincena de aplicación de la instrucción judicial y recaba la firma del Subdirector de Recursos Humanos.

5 Envía a la Autoridad Judicial competente el Oficio de notificación del curso que se le dio a la instrucción en original, la primera copia en la cual recabó sello de recibido la archiva en el expediente del trabajador en forma cronologica definitiva junto con el Oficio de descuento de pensión alimenticia original y la segunda copia la archiva en minutario de pensiones alimenticias descontadas por año.






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Diagrama de flujo

PENSION ALIMENTICIA 0

OFICIO DE DESCUENTO DE PENSION ALIMENTICIA 0

INICIO

RECIBE Y VERIFICA

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

ESTA REGISTRADO

EN EL SISTEMA

?

SI OFICIO DE RECHAZO

0 - 1

ELABORA Y RECABA FIRMA

TITULAR DE SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

NO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE NOMINA

AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE

C

OFICIO DE RECHAZO

0

ENVIA AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE ANALIZA MODALIDAD

DEL DESCUENTO

OFICIO DE DESCUENTO DE PENSION ALIMENTICIA 0

APLICA DESCUENTO

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

FIN

OFICIO DE DESCUENTO DE PENSION ALIMENTI - 0 CIA

1

OFICIO DE NOTIFICACION DEL DESCUENTO 0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA

C

OFICIO DE NOTIFICACION DE DESCUENTO 0

ENVIA AUTORIDAD JUDICIAL COMPETENTE

FIN

TITULAR DE LA SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Emisión de nómina. Objetivo: Preparar oportunamente, la integración y la emisión

de las percepciones que por las jornadas laborales les correspondan a los servidores públicos adscritos a la Procuraduría General de Justicia del Estado.


Normas

1. La emisión de la nómina incluye el pago de las percepciones

que corresponden al personal de la dependencia. 2. La integración y emisión de la nómina, deberá apegarse al

calendario establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

3. Para llevar a cabo el proceso de integración y emisión de la nómina, la Oficina de Nómina considerará el Marco Normativo de Percepciones y Deducciones establecido por le Secretaría de Finanzas y Planeación.

4. La dispersión de la nomina se realiza vía electrónica a través del la institución bancaria uno o dos días antes de la fecha de pago.

5. Las formas valoradas se deberán recibir de conformidad con el total que se indica en la solicitud contra reporta entregado por la Subdirección de Recursos Financieros.






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Oficina de Nómina

1

Solicita a la Subdirección de Recursos Financieros a través de Tarjeta las formas valoradas (cheques y formas para notificación de pago) para la impresión de cheques y notificaciones de depósito, de acuerdo al calendario de operación de nomina emitido por la Secretaria de Finanzas y Planeación.

2 Recibe las formas valoradas para la impresión.

3

Acceda con su clave de acceso al Módulo de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, obtiene Reporte de Cifras Control y Resúmenes de Nomina.

4 Imprime Reporte de Cifras Control y Resúmenes de Nomina, los cuales anexa a Oficio solicitud de ministración, el cual deberá llevar rubrica del Jefe de la Oficina de Nomina y del Subdirector de Recursos Humanos, recaba firma del Director General de Administración y envía a la Tesorería de la Secretaria de Finanzas y Planeación.





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Que pasa con el oficio?? regresa

5 Imprime Nominas de base, contrato y pensión alimenticia, asi como cheques y notificaciones de pago correspondientes, validando que la numeración asignada corresponda al numero de cheque, turna al Subdirector de Recursos Humanos para su firma en la hoja Resumen de Empleados por Centro de Trabajo.

6 Genera impresión de Reportes de Nomina de base, contrato y pensión alimenticia, para su distribución. (Ver procedimiento de Distribución y comprobación de productos de nomina)

7 Accede al Modulo de Nomina de la Secretaria de Finanzas y Planeación y genera Archivos Financieros para la afectación presupuestal que realiza la Subdirección de Recursos Financieros, transmite vía electrónica a la Oficina de Control Presupuestal y a la Oficina de Contabilidad.

Pasa el tiempo 8

Recibe Oficio de instrucción para dispersión firmado por el Jefe de la oficina, dicho oficio se genera en base al reporte de depósitos al personal de base y contrato, emitido por el sistema





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de recursos humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación y deberá contener los siguientes datos:

• Monto a dispersar • Bloqueos de pago • Total de registros

9 Accede con su clave vía electrónica al Sistema de la Institución Bancaria correspondiente y efectúa la dispersión de la nómina para el depósito que corresponde a los empleados de la Dependencia.

10 Imprime reporte de dispersión de nomina el cual debe coincidir con los importes indicados en el Oficio instrucción, turna al Jefe de la Oficina para su conocimiento.

Fin del procedimiento.





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Diagrama de flujo

1

OFICIO DE MINISTRACION

0

TARJETA DE SOLICITUD FORMAS VALORADAS 0

INICIO

SOLICITA

RESUMENES DE NOMINA

0

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

C

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

FORMAS VALORADAS

0

RECIBE

SUBDIRECCION DE RECURSOS HFINACIEROS

RECIBE

ACCEDA

1

REPORTE DE CIFRAS CONTROL

0

IMPRIME Y RECABA FIRMA

TESORERIA DE LASEFIPLAN

NOTIFICACIONES DE PAGO

0

CHEQUES 0

NOMINAS DE BASE CONTRATO Y PENSION ALIMENTICIA 0

IMPRIME Y RECABA FIRMA

REPORTES DE BASE CONTRATO Y PENSION ALIMENTICIA 0

GENERA IMPRESION

ACCEDE Y AFECTA

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE DISPERSION DE NOMINA 0

RECIBE

FIN

ACCEDE Y EFECTUA

SISTEMA DE LA INSTITUCION BANACARIA

OFICIO DE DISPERSION DE NOMINA 0

REPORTE DE DISPERSION DE NOMINA 0

IMPRIME

C





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Distribución y Comprobación de Productos Objetivo: Otorgar la información de pagos a la Oficina de

Operación y Control de Pagos y a la Subdirección de Recursos Financieros, para el pago efectivo de la nomina


Normas

1. El Resumen de nómina deberá ser entregado al área de

Presupuestos de la Subdirección de Recursos Financieros para la afectación presupuestal, así como al área de Contabilidad para los registros contables correspondientes como máximo tres días después de haberse emitido la Nómina, de acuerdo con el calendario de pagos establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

2. Las nominas impresas entregadas a la Oficina de Operación y Control de Pagos deberán ir en paquetes clasificados por Nomina de Base, Nomina de Contrato y Nomina de Pensión Alimenticia; así mismo deberán de glosarse en el siguiente orden:

• Notificaciones • Cheques • Factura • Nomina





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Área Actividad

Descripción

Oficina de Nómina

1

Recibe la nomina impresa y los reportes de nomina, con notificaciones y cheques.

2

Integra paquetes de pago con un tanto de la nómina, los cheques y las notificaciones de depósito.

3 Verifica que no existan remanentes

¿Existen remanentes de formas valoradas? Si no existen remanentes Pasa a la actividad 7

3A Si existen remanentes Verifica cuantas formas valoradas se imprimieron, las que sobran y las que se cancelaron y se llena el formato de comprobación de formas valoradas en original y copia.

4 Remite de manera económica a la Oficina de Caja de la Subdirección de Recursos Financieros el formato de comprobación de formas valoradas, adjuntando las formas valoradas sobrantes y las canceladas y solicita acuse en la copia.

Pasa el tiempo





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5 Recibe la acuse de formato de comprobación de formas valoradas, archiva de manera cronologica y definitiva.

6 Notifica de manera economica a la Oficina de Operación y Control de Pagos proceda a recibir los paquetes de pago






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Diagrama de flujo

NOMINA NOTIFICACIONES Y CHEQUES 0

INICIO

RECIBE

0 REPORTES DE NOMINA


INTEGRA

0 REPORTES DE NOMINA

SI

-

NO

NOTIFICA

VERIFICA

¿EXISTEN REMANETES DE

FORMAS VALORADAS


0-1 FORMATO DE COMPROBACION DE FORMAS VALORADAS

VERIFICA

VERIFICA


0 FORMATO DE COMPROBACION DE FORMAS VALORADAS

REMITE

1

SUBIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

VERIFICA

1 FORMATO DE COMPROBACION DE FORMAS VALORADAS

REMITE

C

FIN

FIN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Orden de resguardo de pagos Objetivo: Registrar e integrar la información referente a los

pagos en resguardado.


Normas

1. El Oficio de resguardo de pagos sólo tendrá validez con la

autorización del Titular del área correspondiente. 2. La relación de pagos con situación administrativa se

elaborara por las siguientes situaciones: − Bajas del personal − Cambios de plaza y/o situación administrativa − Sanciones disciplinarias − Pago de alcances proporcionales y/o finiquitos − Adeudos − Pensiones alimenticias correspondientes

Estos pagos se resguardarán en la Oficina de Nómina.

4. Deberá turnar copia de la relación de pagos a resguardar a la Oficina de Operación y Control de Pagos, para que a su vez entreguen a la Oficina de Nomina los cheques y/o notificaciones correspondientes.

3. En el caso de que algún trabajador interrumpa su relación laboral y esté recibiendo el pago de su sueldo a través del sistema de depósito en Tarjeta de débito, se deberá proceder al bloqueo del depósito, así como a la desactivación de la cuenta correspondiente.





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Oficina de Nómina

1

Recibe del Titular de la Unidad Presupuestal notificación vía Oficio del resguardo de pago. Así como los movimientos de baja que aparezcan en la captura de personal.

2

Elabora la relación de pagos con situación administrativa de cheques y/o notificaciones de pago para su resguardo correspondiente.

3 Envia relación de pagos a resguardar a la Oficina de Operación y Control de Pagos, para que a su vez entreguen a la Oficina de Nomina los cheques y/o notificaciones de pago correspondientes.

4 Recibe de la Oficina de Operación y Control Pagos los cheques y/o notificaciones de pago solicitadas en la relación de pagos con situación administrativa.

5 Resguarda temporalmente los cheques y/o notificaciones de pago, se liberan o se cancelan de acuerdo a la aclaración de su situación administrativa.

¿Aclara su situación admninistrativa? Si es favorable:





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6 Entrega fisicamente a la Oficina de Operación y Control de Pagos, los cheques y/o notificaciones de pago, archiva en carpeta de resguardo de pagos en forma cronologica permanente fotocopia del pago liberado.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Distribución de Productos y

Subproductos de Nómina. Control de Cheques Cancelados.





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Diagrama de flujo

1 NOMINA NOTIFICACIONES Y CHEQUES

OFICIO 0

INICIO

RECIBE

0 MOVIMIENTOS DE BAJA

RELACION DE PAGOS CON SITUACION ADMINISTRATIVA Y/O NOTIFICACAIONES 0

ELABORA

- VERIFICA

CHEQUES Y/O NOTIFICACAIONES

0

0 RELACION DE PAGOS CON SITUACION ADMINISTRATIVA

RECIBE

VERIFICA


RESGUARDA

VERIFICA

0 NOMINA NOTIFICACIONES Y CHEQUES

ACLARA Y ENTREGA

C FIN

UNIDAD PRESUPUESTAL

RELACION DE PAGOS CON SITUACION ADMINISTRATIVA Y/O NOTIFICACAIONES 0

ENVIA

OFICINA DE OPERACION Y CONTROL DE PAGOS

C







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PROCEDIMIENTO

Nombre: Cancelación de cheques y/o notificaciones de pago

Objetivo: Registrar e integrar la información referente a los Cheques cancelados.


Normas

1. El Oficio de cancelación de pagos sólo tendrá validez con la

autorización del Titular de la Unidad Presupuestal. 2. Los cheques cancelados obedecerán a pagos nominales de

trabajadores en las situaciones de pagos improcedentes, así como: defunción, invalidez, retiro, término de interinato, abandono de empleo, etc. A los que se les asignará el sello de cancelado, procediendo a la cancelación en el sistema.

3. Se deberá efectuar la cancelación en el sistema de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación de acuerdo a la calendarización correspondiente.

4. En el caso de que algún trabajador interrumpa su relación laboral y esté recibiendo el pago de su sueldo a través del sistema de depósito en tarjeta de débito, se procederá a la desactivación de la cuenta.





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Oficina de Nómina

1

Recibe del Titular de la Unidad Presupuestal notificación vía Oficio de la cancelación de pagos cheques y/o notificaciones. Así como los movimientos de baja que aparezcan en la captura de personal.

2 Valida en el sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, si las fechas de baja corresponden a la cancelación del pago.

3

Procede a la cancelación física de cheques y/o notificaciones de pago improcedentes estampando sello de cancelado.

4 Captura en el sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación en el rubro de cheques cancelados, los siguientes datos:

− Ejercicio fiscal − Quincena y año en la cual se esta

cancelando. − Numero progresivo − Numero de cheque − R.F.C. del empleado − Numero de plaza − Partidas de percepciones y

deducciones con importes.





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5 Imprime reporte de cheques y/o notificaciones de pago cancelados, para su validación correspondiente y genera archivos de respaldo.

6 Imprime del sistema los siguientes reportes:

− Resumen general − Relación de empleados y/o

beneficiarios por demandas judiciales.

− Reporte de los cheques y/o notificaciones

− Resumen programático − Reporte por partidas afectadas

7 Recaba firma del Director General de

Administración y del Subdirector de Recursos Humanos, procede al envio por Oficio a:

− SEFIPLAN(Tesoreria,Contabilidad Gubernamental y Ordenes de Pago)

− Subdirección de Recursos Financieros de la PGJ

8 Archiva en orden cronologico definitivo en carpeta de cheques cancelados CIFRAS y turna copia a la Oficina de Operación y Control de Pagos.





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9 Elabora Relación de pagos cancelados por quincena y procede a turnarla a la Oficina de Operación y Control de Pagos anexando los cheques y/o notificaciones de pago cancelados, para efecto de la cancelación de espacios en blanco en la nómina correspondiente. Archiva copia de la relación y de los pagos cancelados en órden cronologico definitivo en carpeta de cheques cancelados.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Distribución de Productos y

Subproductos de Nómina. Control de Cheques Cancelados.





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Diagrama de flujo

FIN

0

REPORTE POR PARTDAS AFECTADAS

1 1 RESUMEN

PROGRAMATICO

HUMANOS

REPORTE DE NOTIFICACIONES Y/O CHEQUES

1

RESUMEN GENERAL

1

1 RELACION DE EMPLEADOS Y BENEFICIARIOS POR DEMANDAS JUDICIALES


0 0 RESUMEN PROGRAMATICO

HUMANOS


0

RESUMEN GENERAL

0


SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

NOTIFICACIONES Y/O CHEQUES

0

OFICIO 0

INICIO

RECIBE

0 MOVIMIENTOS DE BAJA

VALIDA

VERIFICA

REPORTE DE NOPTIFICACIONES Y/O CHEQUES CANCELADOS 0

IMPRIME

UNIDAD PRESUPUESTAL

SUBDIRECCION DE RECURSOS FINANCIEROS

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

CAPTURA

NOTIFICACIONES Y/O CHEQUES

0

CANCELA

SISTEMA DE

RECURSOS

CAPTURA E IMPRIME


0 0 RESUMEN PROGRAMATICO

HUMANOS


0

RESUMEN GENERAL

0


OFICIO 0

RECABA FIRMA Y ENVIA

SEFIPLAN (TESOREIA, CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL Y ORDENES DE PAGO

1 CIFRAS 0

ARCHIVA


C

RELACION DE PAGOS CANCELADOS 0

ELABORA Y ENVIA

C

1 CHEQUES CANCELADOS






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PROCEDIMIENTO

Nombre: Recuperación de pagos en exceso. Objetivo: Recuperar los pagos excedentes aplicados

indebidamente a los trabajadores. Frecuencia: Quincenal.

Normas

1. Los pagos en exceso se detectarán en la validación de la

captura de movimientos de personal por alguno de los siguientes casos:

Altas Baja

- Cambio de una zona económica de mayor a menor. - Cambio de categoría de mayor a menor.

Estos casos aplican dentro del rubro de descuentos programados.

2. El porcentaje máximo a descontar por reintegro será 30% del sueldo neto quincenal del trabajador.

3. Se considera que un trabajador no seguirá vigente en Nómina cuando cause baja por alguno de los siguientes motivos:

Jubilación Renuncia Rescisión de labores Fallecimiento Incapacidad permanente Abandono de empleo Vejez Término de labores

Estos descuentos se aplican en pago directo.





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Oficina de Nómina

1

Identifica en la Validación de la captura de movimientos de personal el motivo del pago en exceso.

2

Accesa al sistema de Recursos Humanos en el módulo de Empleados en la opción Visores, identifica la situación laboral del trabajador y cuantifica la cantidad a reintegrar por el mismo, indicando las fechas de la deducción.

3 Elabora y recaba firma del Titular de la Oficina de Nómina y del Subdirector de Recursos Humanos en el Resultado de validación de adeudo en original.

4 Captura la partida 99 con los importes correspondientes a descontar en el sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, imprime reporte de captura.

Pasa el tiempo.

5 Verifica de acuerdo a calendarización la correcta aplicación en el sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación de la clave 99. Archiva el Resultado de validación de adeudo en la carpeta validación de nómina, en orden cronologico definitivo.





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6 Valida el reporte de captura de los movimientos de bajas temporales y definitivas.

FIN. Conecta con el procedimiento: Elaboración de Cuadros de liquidación a terceros Institucionales.

7 Cuantifica y aplica el descuento a personal de baja mediante la partida 99, en el pago de sus alcances proporcionales y/o finiquito de acuerdo a lo que percibio en exceso.

8 Elabora poliza contable en original y tres copias en la cual detalla el pago en exceso, así como los datos del trabajador: Nombre, R.F.C., numero de plaza, numero de personal, unidad presupuestal, quincena enla que se efectuo el cobro en exceso.

9 Recaba firma en la poliza contable del Subdirector de Recursos Humanos y envia original y copia al Depto. de Presupuesto y Contabilidad de la Secretaria de Finanzas y Planeación, turna copia la Subdirección de Rec. Financieros al Depto. de Contablidad y copia a la Oficina de Operación y Control de Pagos.





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10 Archiva acuse en forma cronológica definitiva en la carpeta de Cifras de Cheques cancelados.






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Diagrama de flujo

3

CAPTURA 0

RESULTADO DE VALIDACION DE ADEUDO 0

IDENTIFICA LA SITUACION DEL TRABAJADOR Y CUANTIFICA REINTEGRO

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

2 1

INICIO

IDENTIFICA

RESULTADO DE VALIDACION DE ADEUDO 0 -

ELABORA Y RECABA FIRMA

? REPORTE DE CAPTURA

0

CAPTURA E IMPRIME

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

VERIFICA Y ARCHIVA

POLIZA CONTABLE

0

VALIDA

RECABA Y ENVIA

FIN

DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD DE LA SEFIPLAN

C

POLIZA CONTABLE

0-3

ELABORA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO: EMISION DE NOMINA ACCESA

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

C

CUANTIFICA Y APLICA

REPORTE DE

OFICINA DE CONTABILIDAD OFICINA DE OPERACION Y CONTROL DE PAGOS

O

ARCHIVA

TARJETA





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Pagos Directos Objetivo: Emitir los pagos no generados durante el proceso de

nomina básica quincenal, a los empleados y/o ex empleados, mismos que les corresponden por laborar o haber laborado en Procuraduría General de Justicia, respectivamente.


Normas

1.- Los pagos deberán efectuarse de acuerdo a la normatividad

emitida por la Secretaria de Finanzas y Planeación. 2.- Todo pago nominal quincenal no emitido automáticamente por

el Sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, deberá autorizarse mediante Oficio firmado por el Director General de Administración.

3.- Los pagos directos a efectuarse serán por los siguientes conceptos:

− Reexpedición de cheques cancelados − Días laborados − Alcances proporcionales y/o finiquitos

− Devolución de descuentos improcedentes (faltas, retardos, sanciones disciplinarias y pensiones alimenticias)

4.- Se consideran pagos extraordinarios los siguientes: − Bono del día de las madres − Retroactivos de incrementos salariales − Días económicos no disfrutados (personal sindicalizado)





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Oficina de Nómina

1

Recibe solicitud de pago por escrito firmada por el interesado y/o autorización para pago directo firmada por el Subdirector de Recursos Humanos y el Jefe de Oficina.

2

Accede al sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación y revisa en la Carpeta de Empleados los siguientes datos:

Nombre Registro Federal de Causantes Número de plaza y/o de contrato Tabulador de sueldos Adscripción Zona Económica Periodo laborado Pensión Alimenticia en su caso

¿Procede el pago? No procede la solicitud:

2A Archiva en orden cronologico permanente, la solicitud de pago y/o autorización para pago directo. FIN. Si procede la solicitud:





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3 Realiza el cálculo correspondiente de acuerdo al tabulador de sueldos, zona económica y periodo laborado.

4 Elabora cedula contable con los datos del interesado y el monto a pagar, recaba firma del Jefe de Oficina, procede a enviar archivo electrónico al Departamento de Control de Plazas y Nominas de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, para su validación correspondiente.

Pasa el tiempo 5 Recibe instrucción vía telefonica por

parte Departamento de Control de Plazas y Nominas de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación para proceder al pago correspondiente.

6 Elabora Oficio de requerimiento de pago directo dirigido al Subdirector de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación, con los siguientes datos: -Registro Federal de causantes -Nombre -Numero de plaza y/o contrato -Motivo del pago -Referencia -Percepción total Recaba firma del Director General de Administración y rubricas de Subdirector de Recursos Humanos y del Jefe de la Oficina.





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7 Accede mediante clave al sistema de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeción, en el apartado Visor de pago y revisa que los datos coincidan con los del Oficio de requerimiento de pago directo y confirma via telefonica con el Departamento de Control de Plazas y Nominas de la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaria de Finanzas y Planeación.

8 Archiva en la carpeta de Pagos Directos el Oficio de requerimiento de pago directo, cedula contable y solicitud de pago y/o autorización para pago directo, en orden cronologico permanente.






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Diagrama de flujo

0 OFICIO DE REQUERIMIENTO PAGO DIRECTO

CEDULA CONTABLE

0

C

SOLICITUD DE PAGO Y/O AUTORIZACION PARA PAGO DIRECTO

0

0 OFICIO DE REQUERIMIENTO PAGO DIRECTO

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS SISTEMA

DE RECURSOS HUMANOS

0

IDENTIFICA LA SITUACION DEL TRABAJADOR Y CUANTIFICA REINTEGRO

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

INICIO

RECIBE

-

REALIZA CALCULO

CEDULA CONTABLE

0

ELABORA Y ENVIA

RECIBE INSTRUCCION

ELABORA Y RECABA

FIRMA

FIN

ACCEDE SISTEMA

DE RECURSOS HUMANOS

OFICIO DE REQUERIMIENTO PAGO DIRECTO

ARCHIVA

INTERESADO

SI

NO ¿PRIOCEDE EL PAGO?

FIN

ARCHIVA SOLICITUD DE PAGO Y/O AUTORIZACION PARA PAGO DIRECTO

0 C

DATOS DE LA CEDULA VIA ELECTRONICA

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PLAZAS Y

NOMINAS DE LA SEFIPLAN

SITUACION DEL TRABAJADOR Y CUANTIFICA

ACCEDE Y VALIDA

SOLICITUD DE PAGO Y/O AUTORIZACION PARA PAGO DIRECTO

0





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de cuadros de liquidación a terceros institucionales.

Objetivo: Proporcionar a la Secretaría de Finanzas y Planeación la información para la realización de pagos a Terceros Institucionales.

Frecuencia: Quincenal.

Normas

1. El resumen de nómina y los cuadros de liquidación a

terceros institucionales deberán entregarse en las fechas señaladas por la Secretaría de Finanzas y Planeación a fin de que ésta liquide el pago a terceros institucionales por los distintos conceptos.

2. Los cuadros de liquidación se elaborarán con la información del resumen de nómina, resumen acumulado de cheques cancelados y reporte de adeudos.

3. Los cuadros de liquidación a terceros institucionales los elaborará el área de Registro y Control de Nómina y deberán estar firmados por el Titular de la Subdirección de Recursos Humanos y el Director General de Administración.





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4. La Subdirección de Recursos Humanos turnará a la Secretaría

de Finanzas y Planeación los cuadros de liquidación de acuerdo a lo siguiente: Quincenalmente: Sindicatos, Seguro Social de Magisterio e

Instituto de Pensiones del Estado, dos días hábiles anteriores a la fecha de pago de los sueldos.

Mensualmente: Impuesto Sobre la Renta durante los primeros cinco días naturales de cada mes.

Bimestralmente: Sistema de Ahorro para el Retiro, durante los ocho días naturales siguientes al bimestre que se reporta.

Anualmente: Prima de Seguro Institucional, durante la última semana del mes de agosto.

5. La consolidación de la información para la liquidación del

Instituto Mexicano del Seguro Social será responsabilidad de la Secretaría de Finanzas y Planeación.





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Oficina de Nómina

1

Obtiene del archivo cronológico temporal los siguientes documentos: -Resumen de nómina en un tanto. -Resumen acumulado de Cheques cancelados en un tanto. - Reportes de adeudo en segunda copia.

2

Elabora los Cuadros de liquidación a terceros institucionales en original y dos copias, y con base en la información mencionada en el punto anterior, recaba firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos y del Director General de Administración.

3 Obtiene del archivo cronológico temporal la Relación de descuentos en dos tantos.

4 Elabora un Oficio de envío en original y copia, y recaba la firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos.

5 Turna a la Subdirección de Recursos Humanos de la Secretaría de Finanzas y Planeación los siguientes documentos: - Oficio de envío en original. - Cuadro de liquidación en original y copia. - Relación de descuentos en un tanto. Archiva de manera cronológica definitiva lo siguiente:





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Cuadro de liquidación en segunda copia. - Resumen de nómina en un tanto. - Relación de descuentos en un tanto. -Resumen acumulado de Cheques cancelados en un tanto. - Reporte de adeudos en segunda copia. -Oficio de envío en copia, en la cual recabó sello de recibido.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Consolidación de Información para Pago a Terceros Institucionales inherente a la Secretaría de Finanzas y Planeación





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Diagrama de flujo

DESCUENTOS T

CUADRO DE LIQUIDACION

0 - 1

REPORTE DE ADEUDOS

2

RESUMEN ACUMULADO DE CHEQUES CANCELADOS Y/O COMPROB. T NO REC.

RESUMEN DE NOMINA

T

INICIO

OBTIENE

C

CUADROS DE LIQUIDACION

0 - 2

ELABORA Y

RECABA FIRMAS

RELACION DE DESCUENTOS

2T

OBTIENE

C

OFICIO DE ENVIO

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA

- SUBDIRECCION DE RECURSOS HUMANOS


OFICIO DE ENVIO

0

TURNA


CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN PARA PAGO A TERCEROS INSTITUCIONALES

C OFICIO DE ENVIO

1

REPORTE DE ADEUDOS

2

RESUM. ACUMULADO DE CHEQUES CANC. Y/O COMPROB. T NO REC.

T


T

RESUMEN DE NOMINA

T


2


T


0 - 1

REPORTE DE ADEUDOS

2

RESUMEN ACUMULADO DE CHEQUES CANCELADOS Y/O COMPROB. T NO REC.

RESUMEN DE NOMINA

T

INICIO

OBTIENE

C

CUADROS DE LIQUIDACION

0 - 2

ELABORA Y

RECABA FIRMAS


2T

OBTIENE

C

OFICIO DE ENVIO

0 - 1

ELABORA Y

RECABA FIRMA

DE RECURSOS HUMANOS


OFICIO DE ENVIO

0

TURNA DIRECCION GENERAL DE ADMINISTRACION


CONSOLIDACION DE INFORMACIÓN PARA PAGO A TERCEROS INSTITUCIONALES

C OFICIO DE ENVIO

1

REPORTE DE ADEUDOS

2

RESUM. ACUMULADO DE CHEQUES CANC. Y/O COMPROB. T NO REC.

T


T

RESUMEN DE NOMINA

T


2

RELACION DE





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Certificación de sueldos para solicitud de prestamos al Instituto de Pensiones del Estado.

Objetivo: Proporcionar al empleado solicitante el documento en el que se indique el monto de sus percepciones y deducciones.

Frecuencia: Diario

Normas

1. El trabajador deberá llenar correctamente los datos requeridos

en la Solicitud de préstamo al IPE, en caso contrario la Subdirección de Recursos Humanos deberá devolverla para su corrección.

2. El área de Recursos Humanos deberá certificar que los datos proporcionados por el trabajador sean correctos y que coincidan con los datos del sistema así como de sellar y anotar en la Solicitud de préstamo IPE lo siguiente:

* Sueldo neto mensual. * Categoría * Dependencia

3. La Solicitud de préstamo al IPE no tendrá validez sin la

firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos de la Dependencia.

4. La Solicitud de préstamo al IPE únicamente podrán solicitarla trabajadores de base y de confianza que tengan más de seis meses de cotizar para esa Institución.





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5. La Solicitud de préstamo al IPE será rechazada cuando el

trabajador no esté vigente en nómina.

6. Solo se procederá a efectuar la certificación de una Solicitud de préstamo al IPE a la vez (mediano plazo o largo plazo).

7. El solicitante y el aval deberá presentar la siguiente documentación para poder solicitar la certificación de Solicitud de préstamo al IPE:

− Copia de las dos últimas notificaciones de deposito − Copia de la credencial del IPE

8. Al referirnos al Instituto de Pensiones del Estado lo haremos de la siguiente forma IPE.





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Oficina de Nómina

1

Recibe del interesado la Solicitud de préstamo al IPE en original debidamente completada así como los dos ultimos Talónes del cheque en fotocopia y copia de la credencial del IPE.

2

Accesa al sistema de Recursos Humanos en el módulo de Empleados en la opción Visor de pagos, consulta datos y verifica la situación del trabajador en el sistema, contra la información de la Solicitud de préstamo al IPE en original.

¿Está correcta la información ? En caso de no estar correcta la información:

2A

Devuelve al interesado la Solicitud de préstamo al IPE y los dos ultimos Talónes de cheque en fotocopia, asi como la credencial del IPE, para su corrección o en su caso para rechazo.

Continúa con la actividad No. 2





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En caso de estar correcta la información:

3 Verifica en el Tabulador de Sueldos, la categoria y la zona economica, del solicitante ydel aval.

4

Registra los siguientes datos en la Solicitud de préstamo al IPE: - Sueldo neto mensual (de acuerdo al tabulador). -Nombre de quien certifica la información. - Fecha.

5 Recaba firma de autorización del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos en la Solicitud de préstamo al IPE en original.

6 Devuelve al interesado la Solicitud de préstamo al IPE en original y sus Talón de cheque en fotocopia.






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Diagrama de flujo

CREDENCIAL C

TALONES DE CHEQUE 0

CREDENCIAL C

TALONES DE CHEQUE 0

CREDENCIAL C

SOLICITUD ( 5 )

SOLICITUD ENTREGA

SOLICITUD DE RECBA FIRMA PRESTAMO AL IPE NO

INTERESADO

ACCESA Y ( 12 ) VERIFICA HUMANOS

SOLICITUD DE

SISTEMA SISTEMA DE

REGISTRA RECURSOS ( 2A ) HUMANOS CORRECCION

ESTAN SOLICITA CORRECTOS

DEVUELVE Y

SOLICITUD ?

DEVUELVE Y CORRECTOS SOLICITA

ESTAN CORRECCION HUMANOS

REGISTRA DE

SISTEMA SISTEMA

RECURSOS ( 2 ) HUMANOS

( 12 ) SI

NO

RECBA FIRMA

ENTREGA SOLICITUD

SOLICITUD

INICIO

PRESTAMO AL IPE

INTERESADO

ACCESA Y VERIFICA

SOLICITUD

SISTEMA DE

RECURSOS HUMANOS

ESTAN CORRECTOS

? SOLICITUD

DEVUELVE Y SOLICITA

CORRECCION

REGISTRA SISTEMA

DE RECURSOS HUMANOS

SI

NO

RECBA FIRMA

FIN

ENTREGA

TALONES DE CHEQUE 0

SOLICITUD 0

RECIBE

0

0





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Apertura de Cuentas de Nómina (Banorte)

Objetivo: Agilizar el trámite de la Cuenta de Nómina al personal solicitante.

Frecuencia: Diaria

Normas

1.- El personal en periodo de interinato no podrá tramitar la

apertura de la cuenta de nómina. 2.- Deberá recomendarse al interesado que, al recibir su Tarjeta

de Nómina, acuda al cajero automático a verificar el funcionamiento de ésta.

3.- La Oficina de Operación y Control de Pagos, deberá de informar al trabajador sobre la responsabilidad de recoger su notificación de depósito, así como firmar la nómina quincenalmente, en un plazo no mayor de 5 días a partir de la fecha de pago.





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Oficina de Operación y Control de Pagos

1

Atiende y entrega al empleado y/o al enlace administrativo la Solicitud de Aperturación de Cuenta de Nómina.

Pasa el tiempo.

2

Recibe del empleado y/o del Enlace Administraivo el formato de Solicitud de Aperturación de Cuenta de Nómina Banorte.

3 Valida si el formato está debidamente requistado. ¿Está debidamente requisitado? En caso de no estar debidamente requisitado:

3A Recaba la información necesaria indispensable para la aperturación de la cuenta.

4 Consulta la situación administrativa de cada empleado y la anota en el formato de Solicitud de Aperturación de Cuenta de Nómina.

5 Captura la información del formato de Solicitud de Aperturación de Cuenta de Nómina y el de la de tarjeta genérica de cuenta nómina, en la página web de la Institución bancaria.





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6 Valida que la información capturada sea la correcta. ¿Está capturada correctamente? En caso de no estar correctamente capturada:

6A Realiza las correcciones necesarias en la pantalla de captura.

7 Apertura la cuenta de Nómina en línea con la Institución bancaria.

8 Imprime el “Contrato Básico de Nómina” en dos tantos.

9 Fotocopia la carátula del Contrato Básico de Nómina, en 2 tantos para el personal de base y/contrato, y en 1 tanto en el caso del personal de Todo por Compensación.

10 Turna el Contrato Básico de Nómina con su respectiva tarjeta a el pagador, para que éste lo entregue a su vez a el interesado o al Enlace Administrativo correspondiente.

11 Envía por medio de tarjeta a la Subdirección de Recursos Humanos, una de las fotocopias de las carátulas de los contratos del personal de base y/o contrato, para la carga de la cuenta en el sistema de nómina básica.





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12 Resguarda por orden cronológico una de las fotocopias de las carátulas del Contrato Básico de Nómina, del personal de base, contrato y Todo por Compensación.

13 Turna, de manera temporal, al analista administrativo que carga la nómina de gratificación extraordinaria, la carátula del Contrato Básico de Nómina de personal de base, contrato y gratificación extraordinaria, para la carga del número de cuenta en el Sistema de la Nómina de Gratificación Extraordinaria.

14 Reintegra, una vez capturado el número de cuenta en el Sistema de Gratificación Extraordinaria, la carátula del Contrato Básico de Nómina al expediente del empleado y archiva en orden cronológico definitivo.

15 Recibe del pagador, el Contrato Básico de Nómina, ya requisitado con la firma dell empleado.

16 Valida si ambas copias del Contrato Básico de Nómina contienen todas las firmas del empleado. ¿Contienen ambas copias todas las firmas? En caso de no contar con las firmas:

16A Devuelve el contrato al pagador y/o Enlaces Administrativo para que recabe





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las firmas faltantes.

En caso de si contar con las firmas: 17 Elabora Oficio de envío de Contrato

Básico de Nómina a Institución Bancaria.

18 Recaba la firma del Subdirector de Recursos Humanos, en el contrato ya debidamente firmados por el empleado y en el Oficio para el envío de los mismos a la Institución Bancaria.

19 Envía a la Institución Bancaria el Contrato Básico de Nómina ya requisitado (firmas del empleado y del Subdirector de Recursos Humanos), para la firma del Ejecutivo Bancario .

Pasa el tiempo 20 Recibe de la Institución Bancaria los

contratos ya debidamente firmados por el Ejecutivo Bancario.

21 Valida que el Contrato Básico de Nómina se encuentre debidamente requisitadio en la firma del Ejecutivo bancario.

¿Se encuentra debidamente requisitado con las firmas correspondientes? En caso de no contener las firmas correspondientes:

21A Devuelve al banco el Contrato Básico de Nómina para la correcta firma del mismo.

En caso de si contener las firmas correspondientes:





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22 Archiva los contratos con todas las firmas en forma cronológica permanente.






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Diagrama de flujo

SOLICITUD DE APERTURA DE CUENTA DE NÓMINA O


OFICINA DE OPERACIÓN Y

CONTROL DE PAGOS

INICIO

ATIENDE Y ENTREGA

EMPLEADO Y/Ó ENLACE ADMINISTRATIVO


RECIBE

EMPLEADO Y/Ó ENLACE

ADMINISTRATIVO

¿ESTÁ

BIEN

REQUISITADO

NO

SI

RECABA LA

INFORMACIÓN NECESARIA

3

3


CONSULTA Y ANOTA

2

1

2


VALIDA

3

4

3A

INFORMACION PERSONAL DEL

EMPLEADO

TARJETA GENÉRICA DE CUENTA DE NÓMINA


PÁGINA WEB DE LA INSTITUCIÓN BANCARIA

CAPTURA

SITUACION ADMINISTRATIVA DEL EMPLEADO

4



VALIDA

INFORMACION CAPTURADA

INFORMACION Y NUMERO DE

CUENTA

5

6





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1

¿ESTÁ BIEN

CAPTURADA?

NO

SI




REALIZA

CORRECCIONES

6

3

6A




APERTURA Y ARCHIVA

A

7

NUMERO DE

CUENTA


CONTRATO BÁSICO DE NÓMINA 2 T


IMPRIME

9

8


CONTRATO BÁSICO DE NÓMINA 2T

CONTRATO BÁSICO DE NÓMINA 1- 2

FOTOCOPIA

INTERESADO, PAGADOR Ó

ENLACE ADMINISTRATIVO

8

9

1

CONTRATO BÁSICO DE NÓMINA 1

ENVIA

11



CONTRATO BÁSICO DE NÓMINA 1- 2

TURNA



10

SUBDIRECCION DE RECURSOS

HUMANOS





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C


SISTEMA DE NOMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA PGJ

2

4


RESGUARDA

12

C TURNA Y CAPTURA

13

NUMERO DE

CUENTA


SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN ESTRAORDINAIRA PGJ

REINTEGRA Y ARCHIVA

EXPEDIENTE DEL EMPLEADO

14




RECIBE

16

15


VALIDA FIRMAS

16

15

¿ESTÁN FIRMADOS?

NO


DEVUELVE



SI

16


OFICIO 1T

ELABORA

SUBDIRECTOR DE RECURSOS

HUMANOS


OFICIO 1T

RECABA FIRMA

16 A

17

18





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3


OFICIO 1T

ENVIA

SUBDIRECTOR DE RECURSOS

HUMANOS INSTITUCIÓN BANCARIA

19

RECIBE

INSTITUCIÓN BANCARIA

20

¿ESTÁN FIRMADOS?

NO


DEVUELVE

INSTITUCIÓN BANCARIA

SI

22


VALIDA FIRMA

21

21

21 A

22


ARCHIVA

C

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO EMISION DE NÓMINA





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Proceso de la Nómina de Gratificación

Extraordinaria Objetivo: Elaborar la Nómina de Gratificación Extraordinaria de

los empleados de la Procuraduría General de Justicia, a fin de realizar su pago en las fechas marcadas por el calendario de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Frecuencia: Mensual

Normas

1.- El proceso de la emisión de nómina de Gratificación Extraordinaria se lleva a cabo en dos sistemas de nómina a la vez: el sistema de nómina de Gratificación Extraordinaria de la Secretaria de Finanzas y Planeación (externo) y el de la Procuraduría General de Justicia (Sistema desarrollado en la institución que responde a las necesidades y organización de información de la Procuraduría General de Justicia).

2.- La emisión de la nómina, recibos y cheques se generan a partir del sistema de nómina de la Gratificación Extraordinaria de la Procuraduría General de Justicia, en virtud de que el sistema de la Secretaria de Finanzas y Planeación se alimenta únicamente con propósitos informativos hacia esa Secretaría.

3.- Periódicamente se analizará la conveniencia de cambiar la forma de pago de depósito a cheque al personal que adeude firmas de nómina por más de cuatro meses, para promover que éste acuda a la Oficina de Operación y Control de Pagos a recoger su cheque previa firma de su nómina, y así evitar observaciones de los órganos fiscalizadores que periódicamente





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realizan auditorias a esta área.

4.- Al referirnos a la Procuraduría General de Justicia, utilizaremos las siglas PGJ.

5.- Al referirnos a la Secretaria de Finanzas y Planeación, utilizaremos las siglas SEFIPLAN.





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1 Recibe de la Oficina de Nómina el listado de movimientos de nómina quincenal y reporte de nómina mensual. El reporte de nómina mensual debe contener información completa de los movimientos de nómina, cambios de funciones, adscripción, altas y bajas.

2

Captura todos los movimientos en el sistema de Nómina de Gratificación Extraordinaria de la PGJ, e informa al analista informático que concluyó la captura de la información para su trámite subsecuente.

3 Ejecuta el proceso de conciliación de movimientos de altas, bajas y modificaciones de sueldos del personal en el Sistema de Nómina de Gratificación Extraordinaria de la PGJ

4 Elabora Oficio de Requerimiento de recursos y sus anexos conforme a formatos establecidos a través de una aplicación de Excel creada por la SEFIPLAN. Anexos: Resumen por clave programática, Resumen de pago de requerimiento de partida 1502, Conciliación por Unidad Presupuestal, con altas, bajas,





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modificaciones y retroactivos. 5 Entrega al Jefe de la Oficina de

Operación y Control de Pagos el proyecto de Oficio de Requerimiento de recursos y anexos para su visto bueno y firmas. Somete visto bueno y firma del Subdirector de Recursos Humanos en los anexos del Oficio de Requerimiento de recursos y recaba firma del Director General de Administración el Oficio de Requerimiento de recursos y sus anexos.

6 Recibe del Jefe de la Oficina de Operación y Control de Pagos Oficio de Requerimiento de recursos con anexos y envía al Departamento de Gratificación Extraordinaria de SEFIPLAN, Oficio de requerimiento de recursos y anexos. Recaba acuse y archiva en folder expediente mensual permanente.

7 Captura la información en el sistema de Gratificación Extraordinaria de la SEFIPLAN. (Se trata de la misma información capturada en la actividad no. 2 en el Sistema de la PGJ).

8 Captura de las incidencias del personal en ambos sistemas.

9 Captura de los descuentos de las casas comerciales de forma manual en el sistema de SEFIPLAN y a través del disco electrónico carga la información directamente en el sistema de la PGJ.

10 Recibe notificación de la SEFIPLAN, por mensajería instantánea de que los





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nominales están listos para los procesos de IMSS e ISR.

11 Ejecuta el procedimiento para el cálculo de cuotas obreras al IMSS.

12 Valida aleatoriamente las cuotas determinadas por el Sistema.

¿El cálculo es correcto? No

12A Informa vía Mensajería Instantánea a la SEFIPLAN, los errores de cálculo detectados para su corrección inmediata. Continúa actividad 13.

¿El cálculo es correcto? Si

13 Entrega la información al Analista Informático Administrativo para que realice la carga de información en el sistema de la PGJ de la información del archivo al sistema de Nómina de Gratificación Extraordinaria de la PGJ.

14 Realiza la carga de la información en el sistema de Nómina de Gratificación Extraordinaria de la PGJ.

15 Obtiene del archivo cronológico temporal, los Oficios de Pensiones Alimenticias y realiza la captura de las nuevas demandas de pensiones alimenticias correspondientes en el mes del proceso.

16 Procesa y valida el cálculo del Impuesto Sobre la Renta y Subsidio al Empleo de la Gratificación Extraordinaria.

17 Elabora Oficios de Ministración de





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1502, 1501 y de subsidio al empleo pagado. Entrega al Jefe de la Oficina de Operación y Control de Pagos el proyecto de Oficio de Ministración de recursos y anexos para someter al visto bueno y firma del Subdirector de Recursos Humanos los anexos y recaba firma del Director General de Administración el oficio y sus anexos.

18 Recibe el Oficio de Ministración de recursos con anexos ya autorizado.

19 Entrega al Departamento de Gratificación Extraordinaria de la SEFIPLAN y archiva las copias del acuse de recibido.

20 Actualiza las formas de pago en el sistema de la PGJ, a través de la captura en su caso de las cuentas de Nomina Banorte del personal de nuevo ingreso o cambia de depósito a cheque y viceversa dependiendo de los requerimientos de los empleados o bien de la política para recabar las firmas pendientes en la nómina.

21 Genera el soporte de póliza y póliza para su afectación presupuestal en los sistemas de la SEFIPLAN.

22 Envía Póliza y Soporte de Póliza mensual en formato pdf vía correo electrónico a la Oficina de Control Presupuestal de la Subdirección de Recursos Financieros de la PGJ.

23 Procesa la impresión de la Nómina





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Mensual de Gratificación Extraordinaria y ordena por centro de trabajo y unidad presupuestal de forma alfabética para su respectivo pago.

Fin del Procedimiento. Conecta con el procedimiento: Aperturación de cuentas de Nómina Distribución y pago de Nómina.





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Diagrama de flujo

DEPARTAMENTO DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DE LA SEFIPLAN

ANEXOS

OFICIO

APLICACIÓN DE EXCEL DE LA SEFIPLAN

REPORTE DE NÓMINA MENSUAL

LISTADO DE MOVIMIENTOS DE NÓMINA QUINCENAL

SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIADE LA PGJ

ACUSE DE OFICIO Y ANEXOS

INICIO




RECIBE

OFICINA DE NÓMINA

CAPTURA E INFORMA



4

3

ELABORA

JEFE DE LA OFICINA DE OPERACIÓN Y CONTROL DE PAGOS SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

ANEXOS

OFICIO

ENTREGA PARA

ANEXOS

OFICIO

RECIBE Y ENVIA

JEFE DE LA OFICINA DE OPERACIÓN Y CONTROL DE PAGOS

C

1

2

3

1

PROCESO DE CONCILIACIÓN DE MOVIMIENTOS

4

5

6

Vo.Bo. Y FIRMAS

C

2

SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIADE LA PGJ

EJECUTA





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SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DE LA SEFIPLAN

SISTEMA DE NÓMINA DE DE LA SEFIPLAN



SISTEMA DE NÓMINA DE LA SEFIPLAN




SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DE LA PGJ

SISTEMA DE NÓMINA DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DE LA SEFIPLAN

C

1

EXTRAE Y CAPTURA

7

8

INCIDENCIAS

9

CAPTURA

DESCUENTOS CREDITOS COMERCIALES

8

9

RECIBE

10

SEFIPLAN

NOTIFICACIÓN VÍA MENSAJERÍA INSTANTÁNEA

PROCESO DE IMSS E ISR

EJECUTA

11

VALIDA

12

CUOTAS DETERMINADAS POR SISTEMA

¿CÁLCULO

ES CORRECTO?

NO

INFORMA

12 A

SEFIPLAN

ERRORES DETECTADOS

SI

3

C

CAPTURA Y ARCHIVA





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OFICIOS DE PENSIONES ALIMENTICIAS O


OFICIOS DE PENSIONES ALIMENTICIAS O


ANEXOS 1

OFICIOS DE MINISTRACIÓN 1

ANEXOS O

2

INFORMACIÓN O

ENTREGA Y CAPTURA

13

ANALISTA INFORMÁTICO ADMINISTRATIVO

CARGA

14

OBTIENE Y CAPTURA

15

INFORMACIÓN

PROCESA Y VALIDA

16

CÁLCULO DEL ISR Y SUBSIDIO AL EMPLEO

17

C

OFICIOS DE MINISTRACIÓN O

ELABORA, ENTREGA Y

RECABA

17


16

Vo.Bo. Y FIRMAS DE: SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS Y DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

ANEXOS O


RECIBE

18


ANEXOS O


ENTREGA

19

DEPARTAMENTO DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA DE LA SEFIPLAN

C

C

4





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SISTEMA DE NÓMINA DE PGJ

SOPORTE DE PÓLIZA

PÓLIZA

SISTEMAS DE LA SEFIPLAN

3

ACTUALIZA

20

FORMAS DE PAGO

GENERA

21

SOPORTE DE PÓLIZA

PÓLIZA

ENVÍA

22

DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

VÍA CORREO ELECTRÓNICO

NÓMINA MENSUAL DE GRATIFICACIÓN EXTRAORDINARIA

IMPRIME Y ORDENA

23

FIN

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS: APERTURACIÓN DE CUENTAS DE NÓMINA DISTRIBUCIÓN Y PAGO DE NÓMINA

POR CENTRO DE TRABAJO





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Distribución y pago de nómina. Objetivo: Integrar la Nómina para su distribución

correspondiente Frecuencia: Quincenal

Normas

1. En la distribución de la Nómina foránea se apoyará con los

Enlaces Administrativos de las Subprocuradurías Regionales de Justicia, mediante pagadores habilitados para tal efecto.

2. En los casos que por volumen, la Oficina de Operación y Control de Pagos deba delegar el conteo de Cheques y verificación contra la Nómina, deberá recabarles firma en un Recibo el cual detallará los siguientes datos: Folio inicial y final de los Cheques y/o Comprobantes

de depósitos por tarjeta. Quincena a que corresponden. Centro de trabajo. Total de Cheques entregados y/o Comprobantes de

depósito por tarjeta. Fecha. Nombre y firma de quien empaca

3. Al finalizar el proceso de conteo de Cheques y/o

Comprobantes de depósito por tarjeta y verificación contra la Nómina, se procederá a integrar paquetes por centros de trabajo y serán entregados al área de Pagos de la Oficina de Operación y Control de Pagos.

4. El área de Registro y Control de Nómina entregará a la Oficina de Operación y Control de Pagos el(los) paquete(s) de Nómina correspondientes a la quincena a pagar a más tardar





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tres días antes de la fecha de pago. Descripción narrativa


Oficina de operación y control de pagos

1

Separa por zonas geográficas la Nómina en un tanto, realiza conteo y verifica los folios de los Cheques y/o notificaciones por tarjeta recibidos y separa en dos tantos junto con la Nómina y las Facturas por centro de trabajo.

2

Verifica la existencia de volantes de cheques cancelados y /o retenidos.

¿Existen Cheques para cancelar y/o resguardar? En caso de no existir Cheques para cancelar y/o resguardar: Continúa con la actividad No.3 En caso de existir Cheques para cancelar o resguardar:

2A.1 Separa y resguarda en caja fuerte los Cheques que se le solicita resguardar y asigna sello de cancelado a los Cheques que se indica, los cuales archiva en orden numérica temporal. Conecta con el procedimiento: Cancelación de cheques y/o

notificaciones 2A.2 Integra a la Nómina en un tanto los

Volantes de Cheques cancelados y/o resguardados en original, los cuales explican el motivo de la cancelación y/o resguardo.





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3 Integra en paquete para entrega local o foránea lo siguiente: la Nómina en un tanto, los Cheques, Notificaciones y las Facturas por centro de trabajo en dos tantos.

¿Qué tipo de Nómina es? En caso de ser Nómina local:

3A.1 Elabora la Factura de entrega en original y copia, la cual deberá contener los siguientes datos:

Quincena afectada Número de cheques Importe total Número de hojas de nómina.

Recaba firma de recibido de pagadores habilitados en la factura de entrega original.

3A.2 Entrega a Pagadores Habilitados los paquetes que contienen la Nómina, los Cheques y/o notificaciones, las Facturas por centro de trabajo en dos tantos y la Factura de entrega en original, archivando en orden cronológico definitivo la copia de esta última. FIN.

Conecta con el procedimiento: - Recepción de Nómina y Cheques locales, inherente a la Oficina de Caja. En caso de ser Nómina foránea:

4 Elabora el Documento de Entrega/Recepción de Nómina en original y copia.





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5 Entrega a Pagadores Habilitados los paquetes que contienen la Nómina en un tanto, los Cheques, Notificaciones y las Facturas por Centro de Trabajo en dos tantos, y el Documento de Entrega/Recepción de Nómina en original y copia.

6 Recibe del Area de Pagos de la Oficina de Operación y Control de Pagos los paquetes con la Nómina en un tanto, los Cheques, Notificaciones y Facturas por centro de trabajo en dos tantos y el Documento de Entrega/Recepción de Nómina en original y copia.

7 Firma y sella de recibido en el Documento de Entrega/Recepción de Nómina en original y copia y devuelve la copia al Area de Pagos.

8 Envía a las Unidades Presupuestales Foráneas correspondientes los paquetes que contienen: Nómina en un tanto, los Cheques, notificaciones y las Facturas por centro de trabajo en dos tantos, procede a archivar en orden cronológico definitivo el Documento de Entrega/Recepción de Nómina en original.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Pago a Unidades Presupuestales Foráneas y Comprobación de Nómina.





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Diagrama de flujo

FACTURAS

CHEQUES CANCELADOS

CHEQUES PARA RESGUARDO

CHEQUES

VOLANTES DE CHEQUES CANCELADOS Y/Ó RESGUARDADOS 1T

FACTURAS

CHEQUES Y/Ó NOTIFICACIONES

NÓMINA

NÓMINA

FACTURAS


NÓMINA

SEPARA, CUENTA Y

VERIFICA

1

INICIO


FACTURAS


NÓMINA

VERIFICA

2

EXISTENCIA DE CHEQUES CANCELADOS Y/Ó RETENIDOS

¿EXISTEN CHEQUES PARA CANCELAR Y/Ó RESGUARDAR?

SI

2A.1

3 CONECTA CON CANCELACIÓN DE CHEQUES Y/Ó NOTIFICACIONES

INTEGRA

2A.2

SEPARA , RESGUARDA,

ASIGNA Y ARCHIVA

2A.1

N

SELLO DE CANCELADO

CAJA FUERTE

FIN

2





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DOCUMENTO DE ENTREGA / RECEPCIÓN DE NÓMINA 1T - 1

PAQUETES


FACTURA DE ENTREGA 1

FACTURA DE ENTREGA 1T

DOCUMENTO DE ENTREGA / RECEPCIÓN DE NÓMINA 1

DOCUMENTO DE ENTREGA / RECEPCIÓN DE NÓMINA 1T

FACTURA DE ENTREGA 1T - 1

VOLANTES DE CHEQUES CANCELADOS Y/Ó RESGUARDADOS 1T

FACTURAS


NÓMINA

INTEGRA

3

1

¿QUÉ TIPO DE NÓMINA ES?

LOCAL

FORÁNEA

ELABORA Y RECABA

3 A1

PAQUETES

PAQUETES

ENTREGA

3 A.2

PAGADORES HABILITADOS

C

FIN CONECTA CON: RECEPCIÓN DE NÓMINA Y CHEQUES LOCALES


ELABORA

4

PAQUETES

ENTREGA

5

5

4


RECIBE

6


AREA DE PAGOS

FIRMA , SELLA Y

DEVUELVE

AREA DE PAGOS

7

3

FIRMA DE RECIBIDO DE PAGADORES





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2

DOCUMENTO DE ENTREGA / RECEPCIÓN DE NÓMINA 1T

PAQUETES

ENVÍA Y ARCHIVA

8

UNIDADES PRESUPUESTALES FORÁNEAS

C

FIN

CONECTA CON: PAGO A UNIDADES PRESUPUESTALES FORÁNEAS COMPROBACIÓN DE NÓMINA





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Comprobación de Nómina local

Objetivo: Recibir y verificar las Nóminas locales


Normas

1. El pagador habilitado deberá entregar la Nómina y Cheques

cancelados y/o Notificaciones de pago al área de pagos de la Oficina de Operación y Control de Pagos de la Subdirección de Recursos Humanos, máximo al sexto día hábil después de su pago.

2. El área de pagos de la Oficina de Operación y Control de Pagos deberá entregar al pagador habilitado la Tarjeta de liberación de nómina al momento de la comprobación.

3. Será requisito indispensable que el pagador habilitado entregue la Tarjeta de liberación de la nómina anterior para poder recoger la Nómina siguiente.





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Oficina de operación y control de pagos

1

Recibe del pagador habilitado Nómina en un tanto, los Cheques no entregados selando el motivo, Notificaciones de pago no reclamadas y las Facturas por centro de trabajo en un tanto, revisa que los Cheques cancelados y/o Notificaciones de pago no reclamados coincidan con lo registrado en las Facturas por centro de trabajo y en la Nómina; obtiene del archivo cronológico temporal la Libreta control de Nóminas pagadas.

2

Verifica en la Nómina lo siguiente: Que el número de firmas

correspondan con los Cheques entregados.

Que esté completa de acuerdo a su paginación progresiva.

Y archiva de manera numérica temporal los Cheques no entregados y/o Notificaciones de pago no reclamados.

¿Existen inconsistencias? En caso de no existir inconsistencias:





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2A.1 Registra la recepción de la Nómina y los Cheques no entregados en la Libreta control de Nóminas pagadas, entrega al pagador habilitado la Tarjeta de liberación de Nómina y archiva en orden cronológico definitivo las Facturas por centro de trabajo en un tanto y en orden cronológico temporal Libreta control de Nóminas pagadas.

2.A.2 Elabora Oficio de entrega, recaba firma del Subdirector de Recursos Humanos en el original y copia, turna al Area de Contabilidad el Informe de nómina en un tanto y el Oficio de entrega en original, archivando la copia en orden cronológico definitiva.

FIN. Conecta con el procedimiento: Cancelación de cheques y/o Notificaciones de pago. En caso de existir inconsistencias:

3 Separa de la Nómina la(s) hoja(s) de Nómina incorrecta(s).

4 Completa y recaba firma del Titular de la Subdirección de Recursos Humanos en el Formato de Requerimiento para corrección de inconsistencias en la comprobación de la Nómina en





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original y copia.

5 Notifica inconsistencias al Pagador Habilitado y le envía el Requerimiento para corrección de inconsistencias en la comprobación de la Nómina en original y la(s) hoja(s) de Nómina incorrecta(s); archivando en orden cronológico temporal la copia del Requerimiento para corrección de inconsistencias en la comprobación de la Nómina.

Pasa el tiempo 6 Recibe del Pagador Habilitado los

siguientes documentos: Hoja(s) de Nómina correcta(s), Requerimiento para corrección de inconsistencias en la comprobación de la Nómina en original, obtiene de su archivo cronológico temporal la copia del Requerimiento para corrección de inconsistencias en la comprobación de la Nómina y revisa los documentos; procediendo a destruir dicho requerimiento.

7 Integra y turna al Area de pagos la(s) Hoja(s) de Nómina correcta(s), y la Nómina en un tanto.






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Diagrama de flujo

OFICIO DE ENTREGA 1

INFORME DE NÓMINA 1T

OFICIO DE ENTREGA 1T

ÁREA DE CONTABILIDAD

FACTURAS POR CENTRO DE TRABAJO 1T

NÓMINA 1T

LIBRETA CONTROL DE NÓMINAS PAGADAS

TARJETA DE LIBERACIÓN DE NÓMINA

NOTIFICACIONES DE PAGO NO RECLAMADAS

CHEQUES NO ENTREGADOS


NÓMINA 1T



NOTIFICACIONES DE PAGO NO RECLAMADAS


CHEQUES NO ENTREGADOS

NÓMINA 1T

RECIBE, REVISA Y

OBTIENE

1

INICIO


C

PAGADOR HABILITADO

VERIFICA Y ARCHIVA

2

QUE ESTÉ COMPLETA, QUE COINCIDAN FIRMAS Y CHEQUES

N

¿EXISTEN INCONSIS-TENCIAS?

NO

SI

REGISTRA, ENTREGA Y

ARCHIVA

2 A.1

RECEPCIÓN DE NÓMINA Y CHEQUES NO ENTREGADOS

PAGADOR HABILITADO

C

ELABORA, RECABA, TURNA Y ARCHIVA

2 A.2

FIRMA DEL SUBDIRECTOR DE REC. HUM.

FIN

CONECTA CON: CANCELACIÓN DE CHEQUES Y/Ó NOTIFICACIONES DE PAGO

2

C





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FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS 1

FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS 1T

NÓMINA 1T

HOJAS DE NÓMINA CORRECTAS 1T

POSTERIORMENTE LO DESTRUYE

C

HOJAS DE NÓMINA CORRECTAS 1T

FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS 1

HOJAS DE NÓMINA INCORRECTAS 1T

FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS 1T-1

2

NÓMINA 1T

SEPARA

3

HOJAS DE NÓMINA INCORRECTAS

COMPLETA Y RECABA

4

6

5

FORMATO DE REQUERIMIENTO PARA CORRECCIÓN DE INCONSISTENCIAS 1T

NOTIFICA Y ENVÍA

5

PAGADOR HABILITADO

RECIBE, OBTIENE Y

REVISA

6

PAGADOR HABILITADO

INTEGRA Y TURNA

7

ÁREA DE PAGOS

FIN

FIRMA DEL SUBDIRECTOR DE REC. HUM.





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Captura de anteproyecto y/o modificación del “Programa Operativo Anual”

Objetivo: Reflejar las necesidades y los requerimientos de la dependencia ante la Secretaría de Finanzas y Planeación mediante la obtención de los recursos necesarios para el logro de los objetivos institucionales.

Frecuencia: Anual.

Normas

1. El Anteproyecto Programa Operativo Anual de la dependencia deberá regir por la Metodología para la Elaboración del Programa Operativo Anual para cumplir con los lineamientos emitidos por Secretaría de Finanzas y Planeación.

2. El Anteproyecto se realizará en los meses de Agosto o Septiembre a solicitud de la Secretaría y de acuerdo con la Apertura de la Base de Datos Programa Operativo Anual de la misma.

3. Se emitirá en el mes de Enero el Programa Operativo Anual Aprobado con las Modificaciones de acuerdo al ajuste presupuestal realizado.

4. Las Modificaciones se realizarán en los meses de Enero, Abril y Agosto en cumplimiento a los lineamientos emitidos por Secretaría. La modificación en Enero es el al Programa Operativo Anual Autorizado.

5. Los Formatos de Entrega del Anteproyecto y las Modificaciones deberán ser firmados por el titular de área.





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Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional

1

Recibe, analiza y turna al Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional los lineamientos para la Elaboración del Programa Operativo Anual para dar cumplimiento a la información necesaria por parte de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

1A

¿Detecta alguna nueva necesidad de información? En caso de no detectar una nueva necesidad de información. Continúa imprimiendo los formatos, reportes e instructivos de llenado para la Elaboración del Anteproyecto del Programa Operativo Anual. Sigue con la actividad 3.

2 En caso de detectar una nueva necesidad de información. Analiza, elabora, imprime y entrega las propuestas y/o modificaciones de los formatos de: Anteproyecto de avances (Formato 1 y 2), instructivos de llenado y reporte de Seguimiento, para su revisión y/o autorización por parte del Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional.

Pasa el tiempo





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3 Recibe, crea y/o adapta, imprime formatos de Avances (Formato 1 y 2) e instructivos de llenado l aprobados, fotocopia, entrega y archiva los Oficios de solicitud del Anteproyecto a las diversas áreas de la institución.

Pasa el tiempo. 4 Recibe y revisa Oficios de Entrega y

Formatos del Anteproyecto de las diversas áreas de la institución

5 Captura, valida, imprime, integra y solicita engargolar el Anteproyecto de la Base de Datos del Sistema Interno en cuatro tantos y de la Base de Datos de la Secretaría en un tanto y archiva Oficios de Entrega y Formatos del Anteproyecto remitidos por las diversas áreas de la institución.

6 Recibe, remite y archiva, los Oficios de Entrega del Anteproyecto y los Engargolados del Anteproyecto de la Base de Datos del Sistema Interno a la Dirección General de Administración, Contraloría Interna, Programa de Gobierno y esta oficina; y de la Base de Datos de la Secretaría para esta oficina.

7 Recibe Oficios de Entrega del Anteproyecto del Programa Operativo Anual a las diversas áreas de la institución.

8 Imprime, integra, entrega y archiva Oficios de Entrega y Anteproyecto del Programa Operativo Anual a las diversas áreas de la institución.

Pasa el tiempo





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9 Recibe y entrega Oficios de Solicitud de Modificaciones al Anteproyecto o al Programa Operativo Anual.

Pasa el tiempo 10 Recibe y revisa Oficios de Entrega de

Modificaciones y Formatos 11 Captura, valida, imprime, integra y solicita

engargolar el Programa Operativo Anual Modificado de la Base de Datos del Sistema Interno en cuatro tantos y de la Base de Datos de la Secretaría en un tanto y archiva Oficios de Entrega y Formatos de Modificaciones de las diversas áreas de la institución.

Pasa el tiempo 12 Recibe, remite y archiva, los Oficios de

Entrega y los Engargolados del Programa Operativo Anual Modificado de la Base de Datos del Sistema Interno a la Dirección General de Administración, Contraloría Interna, Programa de Gobierno y esta oficina; y de la Base de Datos de la Secretaría para esta oficina.

13 Recibe Oficios de Entrega y Programa Operativo Anual Modificado para las diversas áreas de la institución.

14 Imprime, integra, entrega y archiva Oficios y Programa Operativo Anual Modificado a las diversas áreas de la institución.

15 Requiere modificar el Programa Operativo Anual

15A ¿Cumple con los periodos autorizados para modificaciones al Programa Operativo anual?





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En caso de no cumplir con los periodos autorizados para modificaciones al Programa Operativo Anual. Espera al periodo correspondiente para modificar Programa Operativo Anual.

FIN.

En caso de detectar una nueva necesidad de información. Sigue con la actividad 10.

Fin del procedimiento Conecta con el procedimiento: Capturar los avances mensuales correspondientes las diversas áreas de la institución.





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Diagrama de flujo

Sistema Interno y Sistema SEFIPLAN

Anteproyecto del

Programa Operativo Anual (Sistema

SEFIPLAN) O


Modificaciones al


SEFIPLAN) O

3

Programa de Gobierno

Contraloría Interna

Oficio de Entrega y Anteproyecto POA

Recibe

C

Anteproyecto del


SEFIPLAN)

C

Anteproyecto del


SEFIPLAN)

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Anteproyecto del


Interno) O

Captura, valida, imprime, integra y solicita engargolar

C

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos,

2

Formatos, reportes,

instructivos,

1

Oficio con Lineamientos para la Elaboración del

POA O

Inicio

Recibe, analiza y turna

Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo

Organizacional

Secretaría de Finanzas y Planeación

Detecta nueva

necesidad

SI

NO

Formato de:

Anteproyecto, Avances, e instructivos

Analiza, elabora,

imprime y entrega

O

1

1


Organizacional

Oficio y Formatos,

reportes, instructivos de llenado del Anteproyecto O

Recibe, crea y/o adapta, imprime

formatos, entrega y archiva

Jefe de la Oficina de Planeación y

Desarrollo Organizacional

Diversas áreas Contraloría Interna Dirección General de

Administración

Oficio de Entrega y Anteproyecto POA

O

Recibe y revisa

Diversas áreas

C

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Anteproyecto del


Interno) O

Diversas áreas

Imprime, integra entrega y archiva

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Oficio y Anteproyecto

del Programa Operativo Anual

O

Recibe, remite y archiva



Programa de Gobierno Contraloría Interna


Oficio de Entrega del

Anteproyecto Programa Operativo Anual

O

Recibe



Formatos, reportes,

instructivos,

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Modificaciones al


Interno) O


Oficio de solicitud y Modificaciones al

Anteproyecto o al POA O

Recibe y entrega

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos,

1

Oficio y Formatos,

reportes, instructivos de llenado del Anteproyecto

O




O



Diversas áreas

Oficio de solicitud y Modificaciones al

Anteproyecto o al POA O

Recibe y revisa

Diversas áreas



C

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Programa Operativo

Anual (Sistema Interno) O

Imprime, integra entrega y archiva

O

Requiere Modificar

POA

NO

SI 2

Fin

2

Dirección Gral de Administración

Diversas áreas

Diversas áreas





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Captura de los avances mensuales correspondientes a las diversas áreas de la Institución.

Objetivo: Reportar el Avance de las metas programadas reflejando el desempeño y evolución de las actividades realizadas por las diversas áreas de la institución.

Frecuencia: Mensual

Normas

1. Los formatos Avances del Programa Operativo Anual deberán de ser entregados por oficio los formatos deberán estar firmados por el titular del área, entregados dentro de los tres primeros días naturales de cada mes, impresos y en disquete para mantener la integridad de la información contenida.

2. Los formatos deberán apegarse a los instructivos de llenado con las recomendaciones descritas en ellos.

3. En los reportes de Avances se deberán incluir las justificaciones de las actividades que no iniciaron, no cumplidas y que sobrepasan la meta.





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1

Recibe y revisa Oficios de Entrega y Formatos de Avances del Programa Operativo Anual (Formatos 1 y 2) de las diversas áreas de la institución.

2

Captura, valida, imprime, integra y solicita engargolar los Avances del Programa Operativo Anual de la Base de Datos del Sistema Interno en cuatro tantos y de la Base de Datos de la Secretaría en un tanto y archiva Oficios de Avances y Formatos de las diversas áreas de la institución.

3 Recibe, entrega y archiva los Oficios de envío de Avances del Programa Operativo Anual y los Engargolados de la Base de Datos del Sistema Interno a la Dirección General de Administración, Contraloría Interna, Programa de Gobierno y esta oficina.

4 Elabora, imprime y turna Jefe de la Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional el Reporte de Seguimiento, Evaluación, Análisis y Control del Programa Operativo Anual con la información de los avances mensuales.

5 Recibe, entrega y archiva el Oficio de Entrega y Reporte de Seguimiento, Evaluación, Análisis y Control del Programa Operativo Anual a la Dirección General de Administración.

6 Recibe, entrega y archiva los Oficios de





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Avances del Programa Operativo Anual para las diversas áreas de la institución.

Fin del procedimiento. Conecta con el procedimiento: Capturar el Anteproyecto y/o Modificaciones del Programa Operativo Anual.





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Diagrama de flujo

C

O


Avances mensuales del Programa Operativo

Anual (Sistema SEFIPLAN) O

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Avances mensuales del Programa Operativo

Anual (Sistema Interno) O


Oficio con Lineamientos para la Elaboración del

POA O

Inicio

Recibe y revisa.


Organizacional

Diversas Áreas

C

Anteproyecto del


SEFIPLAN)

Formatos, reportes,

instructivos, 3

Formatos, reportes,

instructivos, 2

Formatos, reportes,

instructivos, 1

Oficio y Anteproyecto

del Programa Operativo Anual O


Jefe de la Oficina de

Planeación y Desarrollo Organizacional

Oficio de Entrega del

Anteproyecto Programa Operativo Anual

Recibe

Fin

Programa de Gobierno Contraloría Interna Dirección General de

Administración


Organizacional





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Difusión de los programas instituidos.

Objetivo: Dar a conocer al interior de la institución, los programas instituidos para mejorar la Administración Pública.


Normas

1. La información relativa a los distintos programas de Desarrollo Administrativo será coordinada por la Contraloría General del Estado.

2. La información relativa a los distintos programas de Desarrollo Administrativo implementados por la Contraloría General del Estado la dará a conocer a las distintas áreas de la Dependencia.

3. La información sobre los requisitos a cubrir para participar en los futuros programas se les proporcionará a los aspirantes, cuando lo soliciten.





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1

Recibe de la Contraloría general del Estado, Invitación a participar en el Programa de Desarrollo Administrativo.

2

Elabora y turna los Oficios y Carteles para enviarlos a las áreas correspondientes, invitando al personal que la integra a participar en el Programa de Desarrollo Administrativo establecido por la Contraloría del Estado, archivando copia del Oficio.

Pasa el tiempo

3 Recibe y/o atiende por teléfono a los interesados en participar en cada uno de los programas instituidos por la Contraloría General del Estado, dándoles la información necesaria para que reúnan los requisitos solicitados.

4 Verifica que cuenten con los requisitos solicitados.

¿Reúne los requisitos? En caso de no reunir los requisitos:

4A Registra en la base de datos, sus datos, para contemplarlos en futuros talleres, indicándoles que deben estar pendientes de las Convocatorias, y solicitándoles su número telefónico para poderlos localizar. Si reúne los requisitos:





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5 Canaliza a la Contraloría General del Estado, Subdirección de Programas de Profesionalización, para su registro e incorporación al Programa de Apoyo a la Titulación, a los interesados en participar en dicho programa.






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Diagrama de flujo

INVITACIÓN O

DOCUMENTOS

OFICIOS 1

CARTELES 1

OFICIO O

INICIO

ELABORA Y

TURNA

REUNE LOS REQUISITOS

¿

CANALIZA

BASE DE DATOS

FIN DEL PROCEDIMIENTO

VERIFICA

RECIBE Y/O

ATIENDE

RECIBE

A LA CONTRALORÍA GENERAL DEL

ESTADO.

A LOS INTERESADOS

DE LA CONTRALORÍA

GENERAL DEL ESTADO

SI

INTERESADOS EN PARTICIPAR EN LOS PROGRAMAS DE TITULACIÓN.

A LAS AREAS CORRESPONDIENTES

NO

PARA PARTICIPAR EN EL PROGRAMA DE

DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REGISTRA PARA CONTEMPLARLOS EN FUTUROS TALLERES





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Seguimiento de los programas instituidos.


Frecuencia: Periódica

Normas

1. La sección de Desarrollo Administrativo será la responsable de otorgar la información del personal incorporado en los programas instituidos por Contraloría General del Estado, Subdirección de Programas de Profesionalización.

2. La Contraloría General del Estado difundirá los Programas de Desarrollo Administrativo y sección de Desarrollo Administrativo será la responsable de informar a las áreas de la Dependencia.





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1

Solicita mediante oficio a la Contraloría General del Estado, Subdirección de Programas de Profesionalización, informe sobre el personal de esta Dependencia que fueron incorporados a los programas.

2

Informa al Jefe Inmediato (en base a la información obtenida), el número de participantes en los distintos Programas de Apoyo a la Titulación.

Pasa el tiempo.

3 Verifica el número de servidores públicos que concluyó el programa de titulación.

¿ Todos concluyeron el programa ¿ En caso de que no todos concluyeran el Programa:

3A Registra en la base de datos para participar en próximos cursos.

En caso de que sí hayan concluido el Programa:

4 Solicita Copia del Acta de Examen o del Título Profesional.

Pasa el tiempo. 5 Recibe de los participantes copia del Acta de

Examen Profesional y turna a la Contraloría General del Estado, así como a la





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Subdirección de Recursos Humanos, para ser integrada a su expediente de personal respectivo, copia fotostática de las mismas.

6 Informa al Jefe Inmediato, sobre el número de Servidores Públicos que han concluido satisfactoriamente en los distintos Programas de Apoyo a la Titulación y archiva cronologicamente .






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Diagrama de flujo

FIN

C

ACTA DE EXÁMEN O TÍTULO PROFESIONAL 1

ACTA DE EXÁMEN O TÍTULO PROFESIONAL 1

INFORME

INICIO

SOLICITA

CONCLUYERON EL PROGRAMA

¿

REGISTRA EN LA BASE DE

DATOS

INFORMA

SOLICITA

RECIBE Y

TURNA

1

1

INFORMA

VERIFICA

CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO

SERVIDORES PÚBLICOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE TITULACIÓN

SERVIDORES PÚBLICOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE TITULACIÓN

CONTRALORÍA GRAL. DEL EDO. Y SUBDIRECCIÓN DE REC. HUMANOS.

JEFE INMEDIATO

AL JEFE INMEDIATO, EL NÚMERO DE SERVIDORES PÚBLICOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE TITULACIÓN

NÚMERO DE SERVIDORES PÚBLICOS QUE CONCLUYÓ EL PROGRAMA.

PARA PARTICIPAR EN PRÓXIMOS CURSOS.

NO

A LOS PARTICIPANTES QUE CONCLUYERON EL PROGRAMA





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Registro y Seguimiento de las Acciones de Modernización y Desarrollo Administrativo.


Frecuencia: Eventual.

Normas

1. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional de la Subdirección de Recursos Humanos solicitará a la Contraloría General del Estado, toda la información relativa a los distintos programas de Desarrollo Administrativo.

2. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional deberá dar a conocer a las distintas áreas de la Dependencia, la información proporcionada por la Contraloría General del Estado, en relación a los Programas de Desarrollo Administrativo





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1

Recibe los reportes de seguimiento de las acciones implementadas por cada área de la Dependencia.

2

Verifica los reportes de seguimiento de las acciones implementadas en cada área.

¿ Están bien elaboradas ¿

Si no están bien elaboradas:

2A Corrige y turna el reporte de seguimiento de las acciones implementadas al titular del área correspondiente para su firma.

Si están bien elaboradas: 3 Turna el informe de avance de las acciones

implementadas a la Dirección General de Administración para firma del titular de la misma

4 Envía a la Contraloría General del Estado el informe de avance de las acciones implementadas, para su inscripción y asignación de clave correspondiente.

5 Da seguimiento a las acciones implementadas, hasta que sean totalmente concluidas en el ejercicio presupuestal

¿ Han sido totalmente concluidas ¿ Si no han sido totalmente concluidas:





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4A Elabora oficio y turna a las áreas correspondientes, que tienen acciones programadas sin concluir, para que informen a esta Oficina, los motivos por los que no han sido concluidas.

Si ya fueron totalmente concluidas. 5 Informa al Jefe Inmediato, sobre las áreas de

la Institución que ya concluyeron con sus acciones programadas, para la implementación de nuevas acciones.






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Diagrama de flujo

REPORTE DE SEGUIMIENTO O-1

REPORTE DE SEGUIMIENTO

REPORTE DE SEGUIMIENTO

REPORTE DE SEGUIMIENTO O

INICIO

RECIBE

VERIFICA

ESTA BIEN

ELABORADO ¿

CORRIGE Y TURNA

PARA SU FIRMA

TURNA PARA FIRMA

ENVIA

1

1

AREA

CORRESPONDIENTE

LAS ACCIONES IMPLEMENTADAS

EN EL AREA

AL AREA CORRESPONDIENTE

NO

DIRECCIÒN GENERAL DE ADMINSTRACIÒN

SI


PARA SU INSCRIPCIÓN Y ASIGNACIÓN DE CLAVE

C

1

OFICIO O

NO

ACCIONES CONCLUIDAS

VERIFICA QUE SEAN

CONCLUIDAS

HAN CONCLUI

DO ¿

ELABORA Y

TURNA

INFORMA

FIN

LAS ACCIONES REGISTRADAS

A LAS AREAS RESPONSABLES

AL JEFE INMEDIATO

SI

FIN

1

1





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Emisión de gafetes de identificación, rótulos, carteles de señalización y de trámites.



Normas

1. Los gafetes del Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana se emitirán a petición por escrito del Jefe del Área de adscripción del interesado.

2. Los gafetes del Programa de Calidad y Transparencia en la Atención Ciudadana se emitirán por: nuevo ingreso, cambio de puesto, extravío, o modificaciones.

3. Las solicitudes de gafetes, deberá indicar si es nuevo ingreso, cambio de puesto o extravío.

4. El interesado deberá acudir al Agente del Ministerio Público a levantar Acta de Hechos por Extravío, y enviar copia de la misma, en la solicitud de reposición del gafete.

5. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional de la Subdirección de Recursos Humanos solicitará a la Dirección del Centro de Información (Área de Diseño), la impresión de los gafetes de Calidad y Transparencia en la Atención ciudadana.





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1

Recibe y Verifica el Oficio de las áreas correspondientes, mediante el cual solicitan los Gafetes de Identificación, rótulos, Cartéles de Señalización de áreas y Cartéles de Trámites.

¿ Son gafetes, Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites los que se solicitan?

En caso de ser Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites los que se solicitan?

1A Elabora el diseño de los Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites que se solicitan?

1B Turna el diseño mediante Tarjeta al Centro de Información para su elaboración.

Son gafetes, los que se solicitan 2 Verifica en la estructura orgánica autorizada,

el puesto que desempeña el Servidor Público de quien se solicita el gafete de identificación.

3 Elabora el Oficio en original y copia para solicitar la impresión respectiva, al área de diseño.

Pasa el Tiempo ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ FECHA AUTORIZACIÓN




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4 Recibe y Verifica la impresión solicitada mediante tarjeta ú oficio del área de diseño.

¿ Está bien las impresiones ? No están bien las impresiones:

4A Se envian al Centro de Información para su correción.

Sí están bien las impresiones: 5 Prepara el Oficio en original y copia para

enviar al área solicitante los gafetes, Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites que solicitan.

6 Envia por Oficialia de Partes o entrega personalmente al responsable del área administrativa, la impresión solicitada.

¿ Son gafetes, Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites los que se solicitan?

En caso de ser Rótulos, Cartéles de Señalización de áreas o Cartéles de Trámites los que se solicitan?

6A Recaba la firma de acuse de recibido del área Administrativa correspondiente.

Son gafetes, los que se solicitan 7 Adiciona en el Oficio de envio, el texto:

“Deberá enviar a esta oficina de Planeación el gafete anterior al que sustituya el enviado“.

Pasa el tiempo.





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8 Recibe del área solicitante, el acuse respectivo del Servidor Público beneficiado con el mismo.






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Diagrama de flujo

TARJETA

OFICIO

INICIO

RECIBE Y

VERIFICA

¿SON

GAFETES ¿

VERIFICA

ESTAN

CORRECTOS LOS DATOS

¿

ELABORA EL

DISEÑO

TURNA EL DISEÑO

PARA PARTICIPAR EN PRÓXIMOS CURSOS.

SOLICITA

RECIBE

ELABORA

1

2

1

AREA

CORRESPONDIENTE

AL JEFE INMEDIATO PARA SU APROBACIÓN

RECURSOS HUMANOS

RESPUESTA DE LO SOLICITADO

NO

SI

NO

SI

VERIFICACIÓN DE PUESTO Y ADSCRIPCIÓN EN LA BASE DE DATOS

RECURSOS HUMANOS

SOLICITANDO IMPRESIÓN

GAFETES O CARTELES O

C

GAFETES O CARTELES O

ACUSE 1

OFICIO O-1

IMPRESIONES

GAFETES Y CARTESLES

RECIBE Y VERIFICA

ESTAN BIEN LAS IMPRESIONES

DEVUELVE

ELABORA

ENVÍA

FIN

RECIBE

3

RECIBE

CENTRO DE INFORMACIÓN

PARA SU

CORRECCIÓN

CENTRO DE INFORMACIÓN

CORREGIDO

DE LOS GAFETES ENTREGADOS A LOS INTERESADOS

A AREAS

SOLICITANTES

DE AREAS

SOLICITANTES

NO

SI

EN LA ESTRUCTURA ORGÁNICA

AUTORIZADA

3

3

3





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Envío de los Lineamientos y Formatos a las Áreas Correspondientes.



Normas


2. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional deberá dar a conocer a las distintas áreas de la Dependencia, la información proporcionada por la Contraloría General del Estado, en relación a los Programas de Desarrollo Administrativo.





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1

Recibe de la Contraloría General del Estado, los lineamientos y formatos autorizados para la elaboración de los Manuales Administrativos de las áreas de la Institución.

2

Fotocopia los lineamientos y formatos autorizados para la elaboración de los Manuales Administrativos.

3 Envia las fotocopias de los lineamientos y formatos autorizados a las áreas de la Institución.






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Diagrama de flujo

LINEAMIENTOS Y FORMATOS AUTORIZADOS N

LINEAMIENTOS Y FORMATOS AUTORIZADOS 1

LINEAMIENTOS Y FORMATOS AUTORIZADOS O

INICIO

RECIBE

ENVÍA

FIN

PARA LA

ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

ADMINISTRATIVOS

CONTRALORÍA

GENERAL DEL ESTADO

FOTOCOPIA

SUBPROCURADURÍAS DIRECCIONES Y SUBDIRECCIONES DE LA DEPENDENCIA





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Apoyar a las Áreas en la Integración de los Manuales Administrativos.



Normas


2. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional deberá dar a conocer a las distintas áreas de la Dependencia, la información proporcionada por la Contraloría General del Estado, en relación a los Programas de Desarrollo Administrativo.





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1

Atiende a las areas que lo requieren, en la integración de sus manuales administrativos.

2

Informa a las áreas que lo requieren, para la elaboración de los Manuales Administrativos.

En caso de que la información proporcionada no fuera lo suficientemente aclaratoria

2A Concerta una cita con el personal de la Contraloría General del Estado, para que la persona interesada, séa asesorada en la forma de elaborar sus Manuales Administrativos, con el propósito de aclararle las dudas al respecto.

Si la información proporcionada fue suficiente:

3 Informa al jefe inmediato sobre el grado de avance en la elaboración de los Manuales Administrativos de cada área atendida.






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Diagrama de flujo

INICIO

DA INFORMACIÓN

FUE SUFICIENTE L A

IIINFORMACIIÓN

PROPORCIO

NADA

INFORMA

FIN

CONCERTA CITA

NO

SI

CON EL PERSONAL DE

LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO PARA QUE LE BRINDEN

INFORMACIÓN

AL JEFE INMEDIATO SOBRE EL AVANCE DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

A LAS QUE LO REQUIEREN SOBRE LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Analizar y dar el trámite correspondiente a los Manuales Administrativos.



Normas


2. La Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional deberá dar a conocer a las distintas áreas de la Dependencia, la información proporcionada por la Contraloría General del Estado, en relación a los Programas de Desarrollo Administrativo





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1

Recibe los Manuales Administrativos de las áreas responsables de su elaboración.

2

Analiza que los Manuales Administrativos se apeguen a la estructura orgánica autorizada, y respetando los lineamientos establecidos.

3 Emite un informe previo, en relación a las observaciones encontradas.

4 Envía los Manuales Administrativos a la Contraloría General del Estado, para su revisión, junto con el informe previo para su aprobación o emisión de sus comentarios pertinentes.

Pasa el tiempo. 5 Recibe los Manuales Administrativos

remitidos de la Contraloría General del Estado, con las recomendaciones u opiniones emitidas con motivo de la revisión.

6 Verifica los Manuales Administrativos remitidos de la Contraloría General del Estado.

Se recibieron los Manuales Sin observaciones

No, tienen observaciones emitidas por la Contraloría General del Estado.

6A Turna los Manuales Administrativos al área responsable, para su debida corrección. Si, se recibieron sin observaciones.





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6B Prepara los Manuales Administrativos en sus respectivas carpetas, para ser enviados a firma de Autorización del C. Procurador.

Pasa el tiempo. 7 Recibe los Manuales Administrativos

autorizados. 8 Fotocopia los Manuales Administrativos

autorizados. 9 Envia la copia con la firma de autorizado, a las

áreas correspondientes. 10 Conserva el original de los Manuales

Administrativos para su resguardo y custodia. Fin del procedimiento.





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Diagrama de flujo

MANUALES ADMINISTRATIVOS

INFORME PRELIMINAR

MANUALES ADMINISTRATIVOS O

OBSERVACIONES O RECOMENDACIONES O

MANUALES ADMINISTRATIVOS

INFORME PRELIMINAR

INICIO

RECIBE Y

ANALIZA

EMITE

ENVÍA

RECIBE Y

VERIFICA

SE RECIBIERON

SIN OBSERVACI

ONES.

1

1

DIFERENTES AREAS DE LA DEPENDENCIA



SI


ÁREA

RESPONSABLE


TURNA

RECIBE

1. Y VERIFICA

2

PARA SU

CORRECCIÓN

QUE HAYAN SIDO

CORREGIDOS

NO

ÁREA

RESPONSABLE

1




PREPARA

TURNA

RECIBE

2

AL C. PROCURADOR GENERAL DE JUSTICIA PARA SU FIRMA

DEL AREA DEL C. PROCURADOR GENERAL DE JUSTICIA

1





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de peritajes médicos de los trabajadores con Incapacidad para laborar de acuerdo al diagnostico previo.

Objetivo: Dictaminar el estado de salud física a través de una revisión médica de los trabajadores a fin de establecer su aptitud para laborar.


Normas

1. La elaboración de los Dictámenes se llevará a cabo a solicitud de la Subdirección de Recursos Humanos a través del encargado de asuntos laborales de la misma.

2. La revisión del trabajador se realizará en el consultorio ubicado en el edificio central de la Procuraduría General de Justicia o en el domicilio del trabajador según lo amerite el tipo de incapacidad emitida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

3. El Dictamen deberá contener un diagnóstico clínico; se estipulará si el trabajador es apto para laborar según su padecimiento, así como las observaciones que el médico considere convenientes para los efectos legales correspondientes.





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Oficina de Medicina del Trabajo

1

Recibe Oficio por parte del encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos en el cual se solicita la elaboración de un peritaje de revisión médica.

2

Comunica verbalmente al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos fecha y hora en la cual deberá ser citado el trabajador.

3 Solicita el expediente del trabajador al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos.

4 Evalúa la documentación del expediente del trabajador: incapacidades expedidas por el IMSS y valoraciones médicas realizadas por dicha Institución.

5 Efectúa exploración médica del trabajador el día convenido.

6 Evalúa si es necesario un dictamen especializado en apoyo a su valoración por parte del Perito Psicólogo o del Perito Médico especialista en Traumatología y Ortopedia.

¿Es necesario dictamen especializado?

En caso de ser necesario:

6A Notifica verbalmente al Perito para que realice la valoración y elabore el dictamen correspondiente





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En caso de no ser necesario:

7 Elabora el dictamen de revisión médica según los resultados obtenidos a través de los métodos clínicos correspondientes.

8 Turna el dictamen de forma impresa al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos para los efectos legales correspondientes.

9 Recibe documentación del proceso jurídico de la situación del trabajador según lo dictaminado por parte del enlace de Recursos Humanos.

¿Es necesaria una revaloración?

Si es necesaria una revaloración:

9A Conecta con la actividad Nº 2

No es necesaria una revaloración:

10 Archiva la documentación del proceso jurídico de la situación del trabajador en forma cronológica definitiva.






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Diagrama de flujo

DICTAMEN DE REVISIÓN MÉDICA


VALORACIONES MÉDICAS IMSS

INCAPACIDADES MÉDICAS DEL IMSS

EXPEDIENTE DEL TRABAJADOR

OFICIO

RECIBE

1

INICIO


ENCARGADO DE ASUNTOS LABORALES

COMUNICA

2

¿ES NECESARIO DICTAMEN ESPECIALI-

ZADO?

NO

SI

6 A

2

SOLICITA PERITAJE DE REVISIÓN MÉDICA


SOLICITA

3


EXPEDIENTE DEL TRABAJADOR

EVALÚA

4

5

EFECTÚA

5

4

EXPLORACIÓN MÉDICA DEL TRABAJADOR

ELABORA

6

SEGÚN RESULTADOS OBTENIDOS

EVALÚA

LA NECESIDAD DE VALORACION ESPECIALIZADA DEL PERITO PSICÓLOGO Ó PERITO EN TRAUMATOLOGÍA Y ORTOPEDIA

NOTIFICA

VERBALMENTE A PERITOS PARA VALORACIÓN Y ELABORACIÓN DE DICTAMEN

7 7


TURNA

8


PARA LOS EFECTOS LEGALES CORRESPONDIENTES

C

9.1

FECHA Y HORA DE CITA AL TRABAJADOR

6A





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2

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO O

RECIBE Y ANALIZA

9

ENLACE DE RECURSOS HUMANOS

¿ES NECESARIA REVALORA-

CIÓN?

NO

SI

FIN

2

DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO O

ARCHIVA

10

C





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de peritajes especializados en Psicología.

Objetivo: Dictaminar el estado de Salud Mental a través de una revisión clínica de los trabajadores a fin de establecer su aptitud psicológica para laborar.


Normas

1. La realización de los dictámenes se llevará a cabo a solicitud del Médico especializado en Medicina del Trabajo.

2. La revisión del trabajador se realizará en el consultorio ubicado en el Edificio central de la Procuraduría General de Justicia o en el domicilio del trabajador según lo amerite el tipo de incapacidad emitida por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

3. El dictamen deberá referir si el trabajador es apto psicológicamente para laborar según su padecimiento, así como las observaciones que el Perito Psicólogo considere convenientes para los efectos legales correspondientes.





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1

Recibe notificación verbal por parte del médico especializado en Medicina del Trabajo con la encomienda de realizar un dictamen de revisión psicológica del trabajador.

2

Realiza valoración psicológica del trabajador correspondiente.

3 Elabora dictamen de revisión psicológica en dos tantos, en base a la entrevista clínica y/o métodos psicológicos que considere convenientes.

4 Turna el dictamen de revisión psicológica en original, en formato físico al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos y archiva un tanto en forma cronológica temporal.

Pasa el tiempo

5 Recibe documentación del proceso jurídico de la situación del trabajador según lo dictaminado por parte del enlace de Recursos Humanos.

6 Analiza si es necesaria una revaloración según el tipo de padecimiento y la situación laboral jurídica del trabajador.

No es necesaria una revaloración:





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6A Archiva de manera cronológica definitiva, la documentación del proceso jurídico. (FIN).



7 Solicita verbalmente al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos realice un citatorio al trabajador para que asista nuevamente a una valoración psicológica.

8 Realiza revaloración Psicológica al Trabajador.

9 Elabora el dictamen de revisión Psicológica según los resultados obtenidos a través de los métodos clínicos correspondientes.

10 Turna el dictamen de revisión Psicológica de forma impresa al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos para los efectos legales correspondientes, y archiva un tanto en cronológica temportal.






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Diagrama de flujo

DICTAMEN DE REVISIÓN

Ó

RECIBE

1

INICIO


MÉDICO ESP. EN MEDICINA DEL TRABAJO


Ó

5

NOTIFICACIÓN VERBAL PARA REALIZAR VALORACIÓN PSICOLÓGICA

REALIZA

2

VALORACIÓN PSICOLÓGICA DEL TRABAJADOR

ELABORA

3

EN BASE A ENTREVISTA CLÍNICA Y/Ó MÉTODOS PSICOLÓGICOS


Ó

TURNA

4

C


DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO JURÍDICO

RECIBE

5


4


CIÓN?

NO

SI

FIN


ARCHIVA

6 A

C SOLICITA

7


5A

SI ES NECESARIA REVALORACIÓN


ANALIZA

REALIZA REVALORACIÓN

PSICOLÓGICA AL TRABAJADOR

CITAR AL TRABAJADOR

6

2

8





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1

DICTAMEN DE REVISIÓN PSICOLÓGICA 1T


ELABORA

9

EN BASE A ENTREVISTA CLÍNICA Y/Ó MÉTODOS PSICOLÓGICOS


TURNA Y ARCHIVA

10

C


FIN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de peritajes médicos especializados en Traumatología y Ortopedia.

Objetivo: Dictaminar el estado de salud física de trabajadores que cuenten con lesiones traumatológicas a través métodos especializados en Traumatología y Ortopedia.


Normas

1. La realización de los dictámenes se llevará a cabo a solicitud del perito médico especializado en Medicina del Trabajo.

2. La revisión del trabajador se realizará en el consultorio ubicado en el edificio central de la Procuraduría General de Justicia.

3. El dictamen deberá contener diagnóstico clínico; se estipulará si el trabajador es apto para laborar según el estado de sus lesiones, así como las observaciones que el médico considere convenientes para los efectos legales correspondientes.





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1

Recibe notificación verbal por parte del médico especializado en Medicina del Trabajo con la encomienda de realizar un dictamen de revisión traumatológica de un trabajador.

2

Realiza exploración médica traumatológica del trabajador correspondiente.

3 Elabora dictamen de revisión traumatológica en base a los métodos de evaluación de su especialidad.

4 Turna el dictamen en formato físico al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos. Y archiva un tanto de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

5 Recibe documentación del proceso jurídico de la situación del trabajador según lo dictaminado por parte del enlace de Recursos Humanos

6 Analiza si es necesaria una revaloración según el tipo de padecimiento y la situación laboral jurídica del trabajador.


Si no es necesaria una revaloración:

6A Archiva de forma cronológica definitiva, la documentación del proceso jurídico de la





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situación del trabajador.


7 Solicita verbalmente al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos realice un citatorio al trabajador para que asista nuevamente a una valoración médica-traumatológica.

8 Realiza Revaloración médica traumatológica al trabajador.

9 Elabora el dictamen de revisión médica según los resultados obtenidos a través de los métodos clínicos correspondientes.

10 Turna el dictamen de forma impresa al encargado de asuntos laborales de la Subdirección de Recursos Humanos para los efectos legales correspondientes. Y archiva de manera cronológica temporal un tanto del dictamen.






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Diagrama de flujo


Ó

RECIBE

1

INICIO


MÉDICO ESP. EN MEDICINA DEL TRABAJO


Ó

5

NOTIFICACIÓN VERBAL PARA REALIZAR REVISIÓN PSICOLÓGICA

REALIZA

2

EXPLORACIÓN MÉDICA TRAUMATOLÓGICA DEL TRABAJADOR

ELABORA

3

EN BASE A MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE SU ESPECIALIDAD


Ó

TURNA

4

C



RECIBE

5


4


CIÓN?

NO

SI

FIN


ARCHIVA

6 A

C SOLICITA

7


5A

SI ES NECESARIA REVALORACIÓN


ANALIZA

REALIZA REVALORACIÓN

MÉDICA TRAUMATOLÓGICA DEL TRABAJADOR

CITAR AL TRABAJADOR

6

2

8





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1

DICTAMEN DE REVISIÓN TRAUMATOLÓGICA 1T

DICTAMEN DE REVISIÓN TRAUMATOLÓGICA 2T

ELABORA

9

EN BASE A MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE SU ESPECIALIDAD


TURNA Y ARCHIVA

10

C


FIN





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Recepción y organización de documentación.

Objetivo: Recibir la información documental de las diversas áreas de la Procuraduría General de Justicia para su resguardo y custodia en el área de archivo.

Frecuencia: Diario (de acuerdo al calendario anual de recepción de archivo para las diversas áreas).

Normas

1. La Oficina de Custodia de Documentación será la responsable de la recepción, resguardo y custodia de la información documental que las diversas áreas de la Institución transfieran al archivo.

2. Los documentos deberán enviarse a través de oficio, en paquetes, en el formato de relación de archivos y bajo los lineamientos emitidos por esta Oficina para ese fin.





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Oficina de Custodia de documentación

1

Recibe el formato de relación de archivos con el contenido y paquetes de documentación.

2

Asigna al personal correspondiente dependiendo del tipo de documentación.

Archivos en General:

3 Revisa que la documentación recibida coincida con lo que se indica en el formato de relación de archivos (cotejo), tamaño de los paquetes, tiempo de resguardo, número de paquetes y estado de la documentación.

3A Ordena la documentación por paquete, se envuelve, se identifica con una tarjeta que contiene número de inventario, área y breve descripcion del contenido.

3B Revisado y ordenado el archivo se sella el acuse del área indicando fecha, hora y persona que recibe.

3C Asigna las áreas de resguardo o acomodo de los paquetes.

FIN.

Documentos enviados por la Dirección General de Control de Procesos:

4 Las causas penales, órdenes de aprehensión, consignaciones, amparos, pedimentos y resoluciones se reciben, organizan y clasifican por Distrito Judicial,





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Juzgado y año. 5 Captura en base de datos correspondiente a

esta información. 6 Archiva en los paquetes bajo resguardo

ordenados por Distrito Judicial, Juzgado y año en forma cronológica definitiva.






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Diagrama de flujo

LISTADO

FIN

INICIO

COTEJA LISTADOS Y PAQUETES

( 1 )

LISTADO

ASIGNA SEGÚN TIPO DOCUMENTAL

( 2 )

LIBRO GUIA DE CONTROL

REGISTRO EN LIBRO GUIA DE ARCHIVO

( 4 )

LISTADO

ASIGNA NUMERO DE CONTROL DE INVENTARIO

( 5 )

ASIGNA AREA PARA RESGUARDO

( 6 )

LISTADO

REALIZA ACOMODO EN AREA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

( 7 )

FORMATO DE CONTROL

REGISTRA EN FORMATO DE CONTROL

( 3 )

LISTADO

FIN

INICIO

COTEJA LISTADOS Y PAQUETES

( 1 )

LISTADO

ASIGNA SEGÚN TIPO DOCUMENTAL

( 2 )

LIBRO GUIA DE CONTROL

REGISTRO EN LIBRO GUIA DE ARCHIVO

( 4 )

LISTADO

ASIGNA NUMERO DE CONTROL DE INVENTARIO

( 5 )

ASIGNA AREA PARA RESGUARDO

( 6 )

LISTADO

REALIZA ACOMODO EN AREA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

( 7 )

FORMATO DE CONTROL

REGISTRA EN FORMATO DE CONTROL

( 3 )





Octubre/2010

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PROCEDIMIENTO

Nombre: Control de préstamos de información documental en custodia.

Objetivo: Organizar y controlar el préstamo del archivo documental de la Institución.

Frecuencia: Eventual (no tiene frecuencia definida, se realiza cuando se presenta el evento).

Normas

1. La Oficina de Custodia de Documentación será la responsable de organizar la información documental que sea resguardada en área de archivo, así como de controlar el préstamo de la información que sea depositada en este.

2. Las áreas deberán realizar solicitud para el préstamo de la información documental que se encuentre en este archivo o en el depósito documental del archivo general del Estado.





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Oficina de custodia de documentación

1

Recibe la solicitud del (os) documento(s) que se requiere(n).

2

Revisa la solicitud de documento(s) y localiza el (los) número (s) de inventario de lo solicitado y su ubicación física.

Archivo transferido al depósito del Estado:

3 Solicita autorización para su retiro.

4 Elabora y autoriza el vale de préstamo, uno por cada documento solicitado. Para el depósito del archivo del Estado, además se elabora vale de préstamo de esta Dependencia.

5 Envía el vale de préstamo autorizado con el(los) documento al área solicitante para su entrega y acuse correspondiente.

Pasa el tiempo 6 Recibe el (los) vale de préstamo firmado por

el solicitante y verifica su firma que avala la integridad de los documentos que se entregan.

7 Registra el(os) vale(s) de préstamo del documento(s) entregado(s) y archiva de forma cronológica temporal.

Archivo en poder de la oficina de custodia de documentación:





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8 Elabora y autoriza el vale de préstamo, uno

por cada documento solicitado. 9 Envía el vale de préstamo autorizado con

el(los) documento al área solicitante para su entrega y acuse correspondiente.

Pasa el tiempo 10 Recibe el (los) vale de préstamo firmado por

el solicitante y verifica su firma que avala la integridad de los documentos que se entregan.

11 Registra el(os) vale(s) de préstamo del documento(s) entregado(s) y archiva de forma cronológica temporal.






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Diagrama de flujo

INICIO

RECIBE LISTADO DE DOCUMENTO SOLCITADO

( 1 )

REVISA SOLICITUD DE INFORMACION DOCUMENTAL

AUTORIZA EL PRESTAMO DE INFORMACION DOCUMENTAL

INFORMA AUTORIZACION A AREA DE ARCHIVO

RECIBE AUTORIZACION DE SOLICITUD Y PASE DE SALIDA

REGRESA CREDENCIAL DE IDENTIDICACION

FIRMA LA ENTREGA DE LA INFORMACION DOCUMENTAL SOLICITADA

ARCHIVA SOLICITUD DE INFORMACION DOCUMENTAL

REGISTRA EN LIBROS DE CONTRL FIN

( 2 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 ) ( 9 ) ( 10 )

SOLICITA CREDENCIAL DE IDENTIFICACION Y RESGUARDA

INICIO

Revisa la solicitud de documentos

( 1 )

REVISA SOLICITUD DE INFORMACION DOCUMENTAL

AUTORIZA EL PRESTAMO DE INFORMACION DOCUMENTAL

INFORMA AUTORIZACION A AREA DE ARCHIVO

RECIBE AUTORIZACION DE SOLICITUD Y PASE DE SALIDA

REGRESA CREDENCIAL DE IDENTIDICACION

FIRMA LA ENTREGA DE LA INFORMACION DOCUMENTAL SOLICITADA

ARCHIVA SOLICITUD DE INFORMACION DOCUMENTAL

REGISTRA EN LIBROS DE CONTROL FIN

( 2 )

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 ) ( 9 ) ( 10 )

SOLICITA CREDENCIAL DE IDENTIFICACION Y RESGUARDA





Octubre/2010

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PROCEDIMIENTO

Nombre: Emisión de informe semestral de inventario de la información documental bajo custodia.

Objetivo: Informar del inventario de información documental que se encuentra bajo resguardo y custodia en el área de archivo.

Frecuencia: Semestral.

Normas

1. La Oficina de Custodia de Documentación será la responsable de realizar el informe del inventario de la información documental que se encuentra en el área archivo.





Octubre/2010

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1

Solicita reporte del inventario de las diferentes áreas de la Oficina de Custodia de documentación.

2

Recibe reportes del inventario del archivo de los documentos de la Dirección de Control de Procesos y de archivos generales.

3 Concilia el resultado del inventario de consignaciones por cada subtotal de distrito, del periodo anterior menos las bajas actuales, mas lo ingresado en el semestre y coteja con el resultado actual.

4 Concilia el inventario de causas penales del periodo anterior, los rangos que existen, el nuevo saldo por cada número de distrito, juzgado, año y subtotales.

5 Concilia por área de procedencia el reporte del periodo anterior con lo recibido , y en su caso, las transferencias o bajas.

6 Integra los reportes del inventario de todas las áreas que resguardan documentación.

7 Asigna la captura de los formatos de inventario documental.

8 Revisa los formatos de inventario documental elaborados.

9 Solicita el diseño, engargolado y copiado del documento para su entrega.





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10 Envía documento original al Subdirector de Recursos Humanos, archiva copia de forma cronologica definitiva.






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Diagrama de flujo

INICIO

VERIFICA LA INTEGRACION DEL INFORME

( 1 )

CONCILIA INFORME DE INVENTARIO

?

SI

NO

LISTADO

INTEGRA INFORME

( 4 )

( 3 )

ASIGNA LA ELABORACION DE REPORTES

REVISA LOS REPORTES DE AREA DE ARCHIVO

FOTOCOPIA REPORTE DE AREA DE ARCHIVO

COMUNICA INFORMESEMESTRAL DE INVENTARIO DE INFORMACION DOCUMENTAL EN RESGUARDO

FIN

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

RECIBE EL INFORME DE INVENTARIO

( 2 )

INICIO

VERIFICA LA INTEGRACION DEL INFORME

( 1 )

CONCILIA INFORME DE INVENTARIO

?

SI

NO

LISTADO

INTEGRA INFORME

( 4 )

( 3 )

ASIGNA LA ELABORACION DE REPORTES

REVISA LOS REPORTES DE AREA DE ARCHIVO

FOTOCOPIA REPORTE DE AREA DE ARCHIVO

COMUNICA INFORMESEMESTRAL DE INVENTARIO DE INFORMACION DOCUMENTAL EN RESGUARDO

FIN

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

RECIBE EL INFORME DE INVENTARIO

( 2 )





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Transferencia de archivos de trámite al depósito del archivo general del Estado.

Objetivo: Organizar y ejecutar la transferencia del archivo de trámite de la Institución al depósito del archivo general del Estado, de acuerdo a los lineamientos y leyes de la materia.

Frecuencia: Anual.

Normas

1. La Oficina de Custodia de Documentación será la responsable de organizar y ejecutar el proceso de transferencia de archivo de trámite en paquete al depósito documental del archivo general del Estado.

2. Determinar los archivos que deberán de transferirse, considerando año de generación, movimiento y valor de los documentos, sujeto a las necesidades de espacio para archivo.

3. La transferencia de archivos en paquete deberá cumplir con la normatividad y lineamientos emitidos por el archivo general del Estado y estará sujeta a la disponibilidad de espacio del depósito documental.





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1

Revisa los inventarios suceptibles de transferencia fundamentado en el año de generación, el movimiento de los documentos,y el valor documental que determina su tiempo de vida útil.

2

Notifica al Titular del área responsable de la documentación suceptible de transferencia, anexando los formatos de transferencia respectivos.

3 Solicita al archivo general del Estado la transferencia de archivos documentales en paquetes, anexando los formatos de transferencia por cada una de las áreas.

4 Recibe la autorización del titular del archivo del Estado con los formatos de transferencia firmados.

5 Solicita a la Subdirección de Recursos Materiales el apoyo logístico necesario para el traslado del archivo al depósito.

6 Procede a realizar la transferencia en la fecha que determine el archivo del Estado.

7 Recibe la documentación comprobatoria de la entrega de la documentación; sellada de recibido y se archiva el expediente original Cronologicamente.






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Diagrama de flujo

FIN

INICIO

DETECTA NECESIDAD DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

( 1 )

Notifica al titular del area para su utorizaciòn

( 2 )

LISTADO

RECIBE PROPUESTA DE TRANSFERENCIA

( 3 )

APRUEBA TRANSFERENCIA

?

SI

NO

LISTADO

ELABORA LISTADOS DE DEPURACIÓN APROBADO

( 5 )

LISTADO

NOTIFICA MEDIANTE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION

LISTADO

RECIBE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION SELLADO

( 4 )

( 6 ) ( 9 )

SOLICITA VEHICULO ( 7 )

LISTADO

COMUNICA MEDIANTE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION

( 8 )

FIN

INICIO

revisa los inventarios suceptibles de transferir.

( 1 )

( 2 )

LISTADO

RECIBE PROPUESTA DE TRANSFERENCIA

( 3 )

APRUEBA TRANSFERENCIA

?

SI

NO

LISTADO

ELABORA LISTADOS DE DEPURACIÓN APROBADO

( 5 )

LISTADO

NOTIFICA MEDIANTE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION

LISTADO

RECIBE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION SELLADO

( 4 )

( 6 ) ( 9 )

SOLICITA VEHICULO ( 7 )

LISTADO

COMUNICA MEDIANTE OFICIO ENVIO DE DOCUMENTACION

( 8 )

LISTADO

LISTADO





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PROCEDIMIENTO

Nombre: Control de baja de información documental en paquete.

Objetivo: Organizar la depuración del archivo documental de la Institución, así como del registro de baja de documentación.

Frecuencia: Anual

Normas

1. La Oficina de Custodia de Documentación será la responsable de organizar y controlar el proceso de baja de la información documental que sea resguardada en el área de archivo o en el depósito documental del archivo general del Estado.

2. Las áreas involucradas deberán autorizar la baja de la información documental en paquete que se encuentra bajo custodia en el archivo mediante formatos de transferencia.

3. La baja documental deberá cumplir con la normatividad y lineamientos emitidos por el Archivo General del Estado así como de las leyes y reglamentos de la materia.





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1

Revisa los listados susceptibles de baja fundamentado en el año de creación y el valor de los documentos (fiscal, contable, legal y /o administrativo).

2 Notifica al Titular del área de la documentación suceptible de baja definitiva.

3 Gira Oficio a los Titulares de las áreas generadoras que intervengan en la baja de la documentación, exponiendo las causas de la baja, tipo de documentación y los listados correspondientes para su autorización.

4 Notifica a la Contraloría Interna y al Archivo General del Estado.

5 Recibe la autorización de los titulares del área de procedencia de los documentos, en el Formato de Autorización de baja de archivo.

6 Testifica en el acto avalado por el representante de la Contraloría Interna y del archivo general del Estado, por medio de acta administrativa.

7 Procede a la baja de la documentación. 8 Entrega copia del acta administrativa al

Subdirector, Contraloría Interna y archivo general del Estado y archiva acta administrativa y anexos en forma cronologica definitiva.






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Diagrama de flujo

INICIO

REVISA INFORMACION DOCUMENTAL SUCEPTIBLE DE BAJA

( 1 )

APRUEBA BAJA DOCUMENTAL

?

SI

NO

LISTADO

NOTIFICA INFORMACION DOCUMENTAL SUCEPTIBLE DE BAJA

( 3 )

( 2 )

GIRA OFICIOS A TITULARES DE AREA PARA SOLICITAR BAJA DE INFORMACION DOCUMENTAL NOTIFICA A LA CONTRALORIA INTERNA Y AL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

RECIBE AUTORIZACION

TESTIFICA EN EL ACTO DE BAJA DOCUMENTAL

PROCEDE A LA DESTRUCCION DE INFORMACION DOCUMENTAL

ENTREGA COPIA DE BAJA DE INFORMACION DOCUMENTAL

FIN

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )

INICIO

REVISA INFORMACION DOCUMENTAL SUCEPTIBLE DE BAJA

( 1 )

APRUEBA BAJA DOCUMENTAL

?

SI

NO

LISTADO

NOTIFICA INFORMACION DOCUMENTAL SUCEPTIBLE DE BAJA

( 3 )

( 2 )

GIRA OFICIOS A TITULARES DE AREA PARA SOLICITAR BAJA DE INFORMACION DOCUMENTAL NOTIFICA A LA CONTRALORIA INTERNA Y AL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

RECIBE AUTORIZACION

TESTIFICA EN EL ACTO DE BAJA DOCUMENTAL

PROCEDE A LA BAJA DE LA INFORMACION DOCUMENTAL

ENTREGA COPIA DE BAJA DE INFORMACION DOCUMENTAL

FIN

( 4 )

( 5 )

( 6 )

( 7 )

( 8 )

( 9 )





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DIRECTORIO

Lic. Alejandro González Campos

Subdirección de Recursos Financieros

Lic. Francisco Martínez Ostos

Oficina de Nomina

C.P. María Isabel Pulido Manteca


C.P. Martin Castro Coria


Dr. Julio Cesar Rodríguez Trujillo


Sr. Celso Lezama Hernández

Oficina de Custodia de Documentación





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