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Sistemas de InformaciónSistemas de Información

DIRECCIÓN DE PROYECTOS DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI TI –– Parte 1Parte 1

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TISistemas de InformaciónSistemas de Información

Objetivo: OBTENER UNA VISIÓN BÁSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A

TRATAR EN ESTE MÓDULO

Finalidad:EVITAR ASOCIAR DIRECCIÓN DE PROYECTO DE TI A GESTIÓN DEL

CRONOGRAMA DE PROYECTO

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS


En el año 2008 se sigue

estimando que sólo entre el15%

Y el 25% de los proyectos

finaliza satisfactoriamente

(desviaciones inferiores al 10%),

que un 50% finaliza con

desviaciones significativas

(+10%) o muy significativas

(+50%), y que entre un 35% y un

25% de los proyectos son

cancelados.

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS


LA REALIZACIÓN DE UN PROYECTO IMPLICA EMPRENDER UN ESFUERZO TEMPORAL PARA CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO, O SEA, NO EXISTENTE HASTA LA FECHA (PMBOK-2003 PÁGINA 5)

• ESFUERZO TEMPORAL:

• Todo proyecto tiene una fecha inicio y una fecha final claramente definida, aunque pueden variar en el tiempo

• SE CREA UN EQUIPO NUEVO Y ÚNICO PARA EL PROYECTO, Y CUANDO FINALIZA ESTE EQUIPO ES REASIGNADO A OTROS PROYECTOS

• PRODUCTO O SERVICIO NO EXISTENTE:

• Por ejemplo, la construcción de un estadio olímpico, o la puesta en marcha de los procesos operativos de una empresa aunque ya hayamos construido estadios olímpicos, uno más implica nuevos propietarios, nuevo presupuesto, nuevo diseño, etc

• ELABORACION GRADUAL

DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Qué es un Proyecto?


Temporal:• Inicio y final definidos

• El final se alcanza cuando:

• Se han logrado los objetivos

• Cuando queda claro que los objetivos no podrán ser alcanzados

• Cuando ya no exista la necesidad del proyecto

• Al acabar el proyecto suele disolverse el equipo de trabajo

Los proyectos requieren una Elaboración gradual:

• Elaboración Trabajo cuidadoso y con integración de muchos elementos

• Gradual Paso a Paso, menos elaborado al principio y más elaborado

al final

DEFINICIÓN DE PROYECTO: Temporal y Elaboración Gradual


Se engloban en el término "proyecto" aquellas peticiones que no pueden

satisfacerse mediante la operatoria normal de la empresa

No identifican al proyecto

• Su duración pequeña o grande

• El número de recursos asignados

• Los departamentos u organizaciones implicados

• Si el promotor es interno o externo

DEFINICIÓN DE PROYECTO

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIOBJETIVO DE LA GESTIÓN : Proyectos vs. Operaciones


Aunque los proyectos y las operaciones tienen realmente elementos en común como son

la participación de las personas, la restricciones en tiempo y coste, y que suelen ser

planificados, ejecutados y controlados, no hay que confundir ambos conceptos ya que:

• LOS PROYECTOS: • Tienen una duración acotada en el tiempo, generan un resultado único, y el equipo

técnico ha de crearse y deshacerse con el proyecto

• Su objetivo es conseguir los objetivos fijados y finalizar

• LAS OPERACIONES: • Son procesos repetitivos y el equipo técnico puede mantenerse constante en el

tiempo

• Su objetivo es mantenerse en funcionamiento

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS


La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto (PMBOK®)

• La Dirección de Proyectos ofrece un conjunto de técnicas y herramientas quepermiten describir, organizar y monitorizar el trabajo de las actividades del proyecto

La Dirección de Proyectos incluye :

• Identificar los requisitos

• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes yexpectativas de los diferentes interesados

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS II


Dirigir un proyecto es un conjunto de iteraciones de progresiva elaboración en las

que a medida que se avanza en el conocimiento del propio proyecto, mejores

decisiones se pueden tomar

• Tomar decisiones es propio de la Dirección no de la Gestión

La Dirección de Proyectos se encarga de llevar a término el trabajo con

independencia de la metodología utilizada y asegurando el éxito

• Se considera que un proyecto ha tenido éxito cuando se alcanzan o superan lasnecesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

• La metodología dice cómo hacer el trabajo

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDIRECCION DE PROYECTOS III


Para dirigir correctamente un proyecto es necesario tener los

conocimientos suficientes sobre todas aquellos factores que

pueden influir en el éxito o fracaso del mismo

• Exigencias (constraints) fundamentales de un proyecto

• Plazos

• Coste

• Alcance (El contenido del proyecto)

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIAREAS DE CONOCIMIENTO


La triple restricción (triangulo fundamental de un Proyecto)

• Alcance, tiempos y costes

• La calidad se ve afectada por el equilibrio entre las tres restricciones

Costo

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIDEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Cuál ?


COSTO

COSTO

REQUISITOS (Alcance)

OBJETIVO

TIEMPO

TIEMPO

OBJETIVO

REQUISITOS (Alcance)

COSTO

OBJETIVO

TIEMPOREQUISITOS



Recursos que intervienen en la ejecución del proyecto

• RRHH internos

• Suministros y aprovisionamientos externos

• Integración y coordinación

SuministrosRRHH

Integración

Costo



Consideraciones a tener en cuenta a lo largo de todo el proyecto

• La calidad

• La comunicación

• Los riesgos

RRHH Suministros

Integración

Costo

Calidad

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO


La Dirección de proyectos incluye en mayor o menor medida nueve disciplinas o áreas de conocimiento

• Integración o coordinación global del proyecto

• Gestión del alcance

• Gestión del tiempo

• Gestión del coste

• Gestión de la calidad

• Gestión de los recursos internos

• Gestión de las comunicaciones

• Gestión de los riesgos

• Gestión de los recursos externos

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas


Gestión de la Integración del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del

proyecto sean coordinados apropiadamente

Gestión del Alcance del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el

trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto con

éxito

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a

tiempo



Gestión de Costes del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete

dentro del presupuesto aprobado

Gestión de la Calidad del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer

las necesidades por las que se ha llevado a término

Gestión de la Comunicación del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que la información se genera,

almacena y distribuye en el tiempo y forma adecuada



Gestión del Riesgo del Proyecto

• Describe los procesos relativos a la identificación, análisis y respuesta a los

riesgos del proyecto

Gestión de los RRHH del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las

personas involucradas en el proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la

organización ejecutante

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIELEMENTOS DE LA GESTIÓN


Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TILAS TAREAS DE EXPERIENCIA DEL DIRECTOR DE PROYECTOS


Fundamentos de la Dirección de proyectos

Conocimientos, normas Conocimientos, normas y regulaciones del área y regulaciones del área de aplicación de aplicación

Comprensión del Comprensión del entorno del entorno del proyectoproyecto

Conocimientos y Conocimientos y habilidades de habilidades de

dirección generaldirección general

Habilidades Habilidades interpersonalesinterpersonales

Guía de PMBOK®

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIFUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS


• Definición del ciclo de vida del proyecto

• Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del

trabajo que se está desarrollando

• El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida

del proyecto"

• Cinco grupos de procesos de la Dirección de Proyectos • Iniciar el proceso

• Planificar el proceso

• Ejecutar el proceso

• Controlar el proceso

• Cerrar el proceso

• Nueve áreas de Conocimiento

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL AREA DEAPLICACION


• Una norma es un documento establecido por consenso y aprobado por un

cuerpo reconocido, y que proporciona reglas, pautas, con el propósito de

lograr el óptimo grado de orden en un contexto

• No son de obligado cumplimiento

• Cada organización establecerá el grado de cumplimiento

• Una regulación es un requisito impuesto por el gobierno, que especifica las

características de productos, procesos o servicios

• Son de obligado cumplimiento

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICOMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO


• Entorno cultural y social

• Económico, demográfico, educativo, ético, étnicos, religiosos,

• Entorno internacional y político

• Leyes, costumbres, clima político

• Nacionales, regionales y locales

• Horarios, festivos, ..

• Entorno físico

• Si el proyecto va a afectar o puede ser afectado por el entorno geográfico,

ecológico , ..

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL


• Gestión financiera y contabilidad

• Compras y adquisiciones

• Ventas y comercialización

• Contratos y derecho mercantil

• Fabricación y distribución

• Logística y cadena de suministro

• Planificación estratégica, táctica y operativa

• RRHH

• Tecnología de la información..

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIHABILIDADES INTERPERSONALES


• Comunicación efectiva

• Influencia en la organización

• Capacidad para "logra que las cosas se hagan"

• Liderazgo

• Motivación

• Negociación y gestión de conflictos

• Resolución de problemas

• Definición de problemas

• Identificación y análisis de alternativas

• Toma de decisiones

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICONTEXTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS


Programa • Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para

obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual

Dirección de Programas • La Dirección de Programas es la dirección centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr

los objetivos y beneficios estratégicos del programa

Portafolios • Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas específica para maximizar el valor del

portafolio Usar los recursos de forma eficiente

Oficina de Gestión de Proyectos

• Una oficina de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección

de proyectos a su cargo ,pueden operar en funciones de respaldo O tomar la dirección y responsabilidad

directa de los proyectos

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICICLO DE VIDA DEL PROYECTO


Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del trabajo que se está desarrollando

El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"

El cierre de una fase proporciona los elementos para iniciar la siguiente

Iniciar Planificar

Controlar Ejecutar

Cerrar

Iniciar Planificar

Controlar Ejecutar

Cerrar

Fase de construcción

Fase de Diseño

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICICLO DE VIDA DEL PROYECTO


Cada fase del proyecto se caracteriza por la finalización y entrega de unos resultados previamente definidos: "entregables"

• Los entregables deben ser tangibles y verificables

La finalización de cada fase del proyecto suele darse cuando se han verificado y aceptado los entregables de aquella fase

• Suele coincidir con una revisión de la marcha del proyecto en cuanto a costes y plazos

• La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior

Las fases de un proyecto suelen tomar el nombre de los entregables principales de aquella fases y que son los que marcarán el nivel de calidad del resultado obtenido.

• Definición de requerimientos

• Diseño

• Construcción

• Documentación ,etc.

Cerrar

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICARACTERISTICAS DEL CICLO DE VIDA


La secuencia de fases definida en la mayoría de ciclos de vida, comporta una transferencia de tecnología

• Requerimientos a Diseño

• Diseño a Construcción

• Esta característica obliga a que se apruebe una fase antes de que pueda empezar la siguiente

Se denomina "fast tracking" al hecho de empezar una fase antes de que se haya terminado la anterior y por tanto, de que se haya aprobado

• Esta práctica acorta los plazos pero entraña un considerable riesgo

Fast tracking = Ejecución rápida

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGENERALMENTE EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINE:


Qué trabajo técnico debe hacerse en cada fase y en que fase debe hacerse cada trabajo

• En que fase se realiza la documentación de usuario

Quién estará involucrado en cada fase

• Si los usuarios participarán o no de la especificación funcional detallada (operatoria)

Cuándo se deben generar los productos entregables

• Y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable

Cómo controlar y aprobar cada fase

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TICARACTERISTICAS COMUNES DE LA MAYORIA DE CICLOS DE VIDA


• Al comenzar el proyecto, el riesgo y la incertidumbre son altos

• A medida que el proyecto avanza, aumenta la probabilidad de completarlo con éxito

• El nivel de costo y de personal son bajos al comienzo, crecen al avanzar el proyecto y caen rápidamente al final

• El poder de los interesados para influir en las características finales del producto y en el coste del proyecto

• Es muy alto al comienzo

• Decrece a medida que el proyecto avanza

• La razón es que el coste de los cambios y la corrección de errores aumenta a medida que avanza el proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TINO DEBE CONFUNDIRSE


• El ciclo de vida de la gestión del proyecto

• El ciclo de vida del proyecto

• El ciclo de vida del producto

• El proyecto de lanzamiento de un producto al mercado suele ser una fase del

ciclo de vida del producto

Reflexión final

• El descomponer un proyecto en fases permite al Director de Proyecto

• Centrar la atención en la fase actual,

• Dirigiendo cada una de las fases como si fuera un proyecto completo

PMI trata cada fase como un subproyecto, desde su inicio hasta su cierre

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIINTERESADOS EN EL PROYECTO


En la Dirección de Proyectos se utiliza frecuentemente el término "Interesados en el Proyecto" o "Stakeholders"

• Son y están interesados en el proyecto

• los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en él

• o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la ejecución o conclusión del proyecto

El Director del Proyecto debe

• identificar a los Interesados en el proyecto,

• determinar sus requerimientos

• gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el éxito del proyecto

A veces, la identificación de todos los interesados es especialmente difícil

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIFORMAN PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO :


• El Director del Proyecto y la Oficina de Proyectos

• Los usuarios

• La organización que ejecuta el proyecto

• El equipo de proyecto

• El patrocinador (Sponsor)

• Clientes actuales y potenciales

• Proveedores

• Administración y otros influyentes

• Etc.

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIINTERESADOS EN EL PROYECTO


Patrocinador del

proyecto

Director del

proyecto

Equipo de Dirección del proyecto

Equipo del proyecto

Interesados en el proyecto

Proyecto

Dirección de Proyectos TIDirección de Proyectos TIGESTION DE EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO


La gestión de expectativas de los interesados puede ser difícil

• Con frecuencia tienen objetivos distintos que pueden entrar en conflicto

• El poder de los interesados en el proyecto para influir en las características y coste del producto final

• Son altas al principio

• Y disminuyen paulatinamente a medida que el proyecto avanza

Los conflictos entre los interesados en el proyecto debe resolverse siempre a favor del cliente

• Este hecho pone de manifiesto la importancia de identificar rápidamente a todos los interesados en el proyecto, sus necesidades y expectativas

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

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