Dirección de Operaciones (Compras, Almacén y Servicios) Dirección General de Institutos...

Dirección de Operaciones

(Compras, Almacén y Servicios)

Dirección General de Institutos

Dirección de Administración y

Finanzas (Contabilidad,

Tesorería, RRHH)

Dirección de Procesos y Tecnología (Procesos

Académicos y Administrativos, Soporte y

Comunicaciones y Desarrollo de Aplicaciones)

Legal

Proyectos : Jefe de

Producto

Telemarketing

Auditoría Interna

SISTEMA ACADEMICO (Procesos Operativos: impacto directo sobre el cliente final)

CONTROLD I R E C C I O N

PROCESOS DE SOPORTE (Impacto indirecto en el cliente final)

ALUMNO INGRESANTE

ALUMNO TITULADO

Vicepresidencia Ejecutiva

Dirección de Operaciones ACADEMICO

Vicepresidencia Ejecutiva

Dirección de Administración

y Finanzas

Dirección de Procesos y Tecnología

Legal

INTERRELACIONES DEL SISTEMA ACADEMICO

- Compras- Almacenes- Servicios

- Contabilidad- Tesorería- Recursos Humanos

- Procesos Académicos y Administrativos- Desarrollo de Aplicaciones- Soporte y Comunicaciones

Auditoría

Telemarketing

Programación de Inicios

Matrícula Oficial

Contratación de Docentes y Administrativos

Recuperación de

Alumnos

Servicio de Atención al

Alumno (SAA)

Desarrollo Académico

Cobranzas de armadas y productos

varios

Titulación

MAPA DE PROCESOS DE SISE

PROCESOS DE SOPORTE OPERACIONAL

ALUMNO INGRESANTE

ALUMNO TITULADO

Inscripción-Ventas

Nóminas y Actas

PROCESOS OPERACIONALES

Laboratorios Mantenimiento

de Equipos

1.- Elaboración del ¨MANUAL DE TERMINOLOGIA ESTANDARIZADA¨; el cual contiene:

Términos comúnmente usadosCuadro de Estados del AlumnoModalidades de IngresoTipos de Matrícula.

Está pendiente la aprobación del Director Académico.

PRE MATRICULA / COBRANZAS / MATRICULA

1.- Elaboración de Políticas: 100%.

2.- Elaboración de Normas: 100%.

3.- Elaboración de Flujogramas: 100%.

4.- Elaboración de Formatos, Reportes y Guías de Usuario: 100%

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA

¨PREMATRICULA REGULAR¨

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ¨COBRANZA DE

LA MATRICULA¨

Proceso de validar y emitir la cuenta corriente, enviar y actualizar la información al banco:





Está pendiente la aprobación del Director Académico.





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA ¨ MATRICULA

REGULAR¨



3.- Elaboración de Procesos: 100%.


MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨TRASLADO

EXTERNO¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨TRASLADO

ENTRE SEDES¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨CAMBIO DE

ESPECIALIDAD¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨REINGRESO¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨CONVALIDACION

DE CURSOS¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨VALIDACION DE

PAGOS¨





MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTO DE ¨

TRANSFERENCIA DE PAGOS¨

Todo alumno que requiere realizar un trámite; antes deberá SANEAR (LIMPIAR) su CUENTA CORRIENTE.

Eliminar la elaboración de MEMORANDUM; para la ejecución de una operación; bastará con una indicación de correo de Jefe a Jefe con copia a quienes corresponda. (el correo impreso debe servir de sustento para AUDITORIA).

CAMBIOS PARA LA OPTIMIZACION DE LA MATRICULA (1)

Es responsabilidad del Jefe de Créditos y Cobranzas realizar un TRABAJO PRO ACTIVO; respecto a la VALIDACION DE LA CATEGORIA DEL ALUMNO. No debemos esperar que el alumno venga a PRE MATRICULARSE para recién empezar a resolverle su caso. ( Deberá formarse un Comité de Trabajo: integrado por: DG / Jefe de S.A.A. / DA / PROCESOS / SISTEMAS); que Informe de Avances Semanales (resultados).


En PUERTA el Jefe de Créditos y Cobranzas deberá retener el SISECARD de todos los alumnos que ¨suena en puerta¨ e invitarles que se acerquen a Caja a regularizar su caso.


Reducir o eliminar el PROCESO DE VALIDACION DE PAGOS; pues genera mucho cuello de botella en la PRE MATRICULA; así como un efecto contable, demoras, confusiones. (Responsables: Jefe de S.A.A. y Jefe de Créditos y Cobranzas).

Establecer montos mínimos a los REINGRESOS (EJEMPLO: S/. 5.00 Solicitud de Reingreso); de tal forma de eliminar la VALIDACION DE PAGOS


Es responsabilidad del Jefe de S.A.A. realizar un TRABAJO PRO ACTIVO; respecto a la VALIDACION DEL ESTADO ACADEMICO DEL ALUMNO. No debemos esperar que el alumno venga a PRE MATRICULARSE para recién empezar a resolverle su caso. ( Deberá formarse un Comité de Trabajo: integrado por: DG / Jefe de S.A.A. / DA / PROCESOS / SISTEMAS); que Informe de Avances Semanales (resultados).


Coordinar y revisar en forma proactiva los listados de alumnos a PRE MATRICULARSE; para revisar su ESTADO ACADEMICO con antelación a la PRE MATRICULA DE MAYO (Comité de Trabajo).


Establecer claramente las POLITICAS, NORMAS Y PROCESOS CLAVES. (Area de Procesos)

Capacitar a las Jefaturas y personal operativo sobre las PROCESOS. (Dirección Académica / Area de Procesos)

Evaluar a la jefaturas y personal operativo sobre los PROCESOS establecidos (retroalimentación)


Coordinar con RRHH para encontrar formas de MOTIVACION DEL PERSONAL; que garantice la estabilidad laboral de las personas que ocupan los PUESTOS CLAVES (valorar el Recurso Humano capacitado por SISE y retenerlo); teniendo en cuenta que dada la informalidad en que hemos venido trabajando a la fecha; los USUARIOS no han percibido un APOYO VALIOSO por parte de PROCESOS Y SISTEMAS; que se está dando recién ahora.


Pues antes los USUARIOS se sentían olvidados por sus Jefes, con PROCESOS no claros, desconocimiento de POLITICAS, impotentes en la RESOLUCION DE CASOS con los alumnos y por ende INSATISFACCION LABORAL; generando molestias. (hay que revertir ésta situación).


Conseguir que el SISTEMA sea SOLIDO; con Niveles de Control y Validación ALTOS; con una ¨secuencia de operaciones¨ concordantes con los MANUALES DE PROCESOS APROBADOS; que garanticen que si el USUARIO va a cometer un error el SISTEMA LE AVISA con ¨ventanitas¨ de ayuda, advertencia, barreras de entrada; reduciendo así al máximo la cantidad de errores que originan los USUARIOS en el ingreso de datos (por desconocimiento, rapidez).


Se requiere confeccionar los MANUALES DE USUARIOS de todos los módulos del Sistema.

Capacitar a los USUARIOS en los módulos del Sistema

Evaluar a los usuarios en el uso del Sistema. (retroalimentación).

Se requiere que el SISTEMA sea más amigable al USUARIO; que todos los íconos en el Sistema tengan nombres que coincidan con el uso para el cual fueron creados.


Debemos tener presente que seguirán saliendo a la luz más CASOS PROBLEMAS; pues estamos en un PROCESO DE CAMBIO CON OPTIMIZACION; de tal manera que al detectar la CAUSA que origina el problema; se está corrigiendo para que no vuelva a ocurrir (Procesos, Sistemas, falta de capacitación, etc.)



Se requiere que el alumno pueda pagar en el banco el mismo día en que se PRE MATRICULA.

Se requiere PLANIFICAR adecuadamente los INICIOS; cada dos meses; que permita ordenar todo lo necesario para el PROCESO DE MATRICULA; garantizando que el número de aulas sea el adecuado.


Se requiere mejorar la difusión; en cuanto a la obligatoriedad de los profesores en el ingreso de notas en el CAMPUS VIRTUAL.

Se requiere mejorar la difusión a los alumnos; en cuanto al uso del CAMPUS VIRTUAL para sus consultas.


El Director Académico deberá establecer claramente el Criterio de Evaluación; el Número exacto de Prácticas Calificadas, las ¨Modalidades de Calificación¨ que el profesor debe usar en cada Curso; el mismo que debe estar claramente establecido en el SILLABUS; más no dejar a libre elección de los profesores. Los profesores sólo deben limitarse exclusivamente al ingreso de notas en el CAMPUS VIRTUAL de los cursos que dictan.


El Director Académico deberá garantizar que el cien por ciento (100%) de los profesores ingresen sus notas en el CAMPUS VIRTUAL; correspondientes al cien por ciento (100%) de los cursos de todas las Especialidades que se dicten; a más tardar a los dos (02) días útiles (se considera de lunes a sábado) posteriores a las prácticas y exámenes parciales, finales y sustitutorios.


El Director Académico deberá garantizar que se ejecute una Auditoría Académica; por parte de su personal; con el fin de detectar la diversidad de errores, corregirlos, hacer retroalimentación, capacitar y aplicar el ¨Mejoramiento Contínuo¨.


El Director Académico debe establecer la MATRICULA MODULAR para el cien por ciento (100%) de los Cursos de todas las Especialidades; para aquellos cursos que por el momento figuran de seis (06) meses deberán ser adaptados a un sólo módulo de tres (03) meses.


El Director General deberá garantizar que todos los Jefes de Producto entreguen las TABLAS DE EQUIVALENCIAS de todos los Cursos de todas las Currículas (001, 002, 003, 004) con los Cursos de la Currícula Actual (005); en un lapso no mayor a un (01) mes a la Dirección de Procesos y Tecnología. Se requiere la correcta equivalencia entre Currículas y equivalencias entre Programas que se debe usar. (pero antes dejar claramente establecido si realmente lo que va a figurar en el Sistema se va a usar).


Todos los Reportes que use el Sistema deben manejarse con ¨Tablas Dinámicas¨; que permitan al usuario escoger entre una gama de Reportes de acuerdo a su necesidad; los mismos que además deberán ser fácilmente exportables al Excel.

Los NIVELES DE ACCESO de cada PERFIL; deberá estar celosamente asignado a cada Puesto de Trabajo; de acuerdo a las funciones que realice el Usuario; así mismo la verificación de los mismos deberá realizarse por lo menos una (01) vez al mes; por parte del personal de la Dirección de Procesos y Tecnología.


El Sistema deberá garantizar que todos los alumnos que se PRE MATRICULEN en sus CURSOS A CARGO; lo puedan hacer en su misma Especialidad; más no en la ESPECIALIDAD CURSOS CARGO; lo cual implica contar con un único Record Académico del alumno, con un único Consolidado de Notas; en el cual se indique el número de veces que el alumno llevó el curso; además que permita cobrar correctamente al alumno (hacer los cambios necesarios en el Módulo de Cobranzas).


Contar con una Base de Datos UNIFICADA; correspondiente a todas las Sedes; la misma que debe respetar que todos los datos de los alumnos figuren en la Sede que corresponde (en la sede donde va a estudiar realmente el alumno); evitando de ésta manera futuros TRASLADOS por motivos de alumnos que se Pre Matriculan en una determinada Sede y el alumno realmente va a estudiar en otra Sede.

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