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Dirección de Finanzas
Subdirección de Contaduría
Módulo de Captura de Pólizas
Manual de Operación
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 1 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Índice:
Contenido
Objetivo: .................................................................................................................................................... 2
Consideración antes de empezar la captura. ............................................................................................. 3
Ingresar al menú de actualización del catálogo de responsables. ...................................................... 3
Alta de responsables en catálogo. ..................................................................................................... 4
Modificación de responsables en catálogo. ........................................................................................ 6
Eliminación de responsables en catálogo. ......................................................................................... 7
Consulta de responsables en catálogo. .............................................................................................. 8
Acceso a módulo de captura. ................................................................................................................... 10
Elementos de Pantalla ..................................................................................................................... 10
Captura de Póliza .................................................................................................................................... 12
Estructura de datos y valores de captura permitidos en la póliza de registro contable: .................... 12
Validaciones por campo y globales: ................................................................................................. 18
Guardar información ........................................................................................................................ 19
Replicación de valores: .................................................................................................................... 20
Borrado y localización de renglones por hoja. .................................................................................. 20
Localización de registro por hoja ...................................................................................................... 21
Captura de datos en la sección de autorizaciones. .......................................................................... 22
Modificación de Póliza ............................................................................................................................. 23
Importar Póliza ......................................................................................................................................... 24
Póliza existente. ............................................................................................................................... 29
Póliza con errores. ........................................................................................................................... 30
Póliza importada con éxito. .............................................................................................................. 30
Captura de sección de autorización. ................................................................................................ 31
Eliminar Pólizas ....................................................................................................................................... 34
Reportes .................................................................................................................................................. 35
Reporte de Validación ...................................................................................................................... 35
Formato de codificación de registro de póliza contable .................................................................... 36
Reportes de status de pólizas. ......................................................................................................... 37
Bloqueo de Mes ....................................................................................................................................... 39
Valida....................................................................................................................................................... 41
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 2 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Objetivo:
Contar con un módulo de captura de pólizas de registro contable, que ofrezca una interfaz
eficiente y fácil de operar, asimismo permita la incorporación del registro contable mediante
la importación de un archivo plano, que tenga origen de un archivo en Excel con una
estructura definida.
Evitar la captura en el formato de codificación en Excel, así como la recaptura en el Sistem a
Contable (SIC).
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 3 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Consideración antes de empezar la captura. El módulo de captura trabaja en base a un catálogo de responsables, es decir, las personas quien serán las
encargadas de avalar la póliza como revisoras y autorizadoras. Es recomendable que este catálogo sea
definido antes de iniciar la captura, con el propósito que en el momento de que el sistema solicite
seleccionar dichos datos ya se encuentren en el catálogo respectivo.
Ingresar al menú de actualización del catálogo de responsables.
Ingresar mediante el botón ubicado en el menú principal CATALOGO . (Ver. Fig. A)
Fig. A
En esta opción podrá; (Ver. Fig. B)
Dar de alta (NUEVO)
Cambios (MODIFICAR)
Dar de baja (ELIMINAR)
Emitir reportes (CONSULTA)
Fig. B
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 4 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Alta de responsables en catálogo.
Al dar clic en el botón NUEVO, el sistema mostrará la pantalla de alta, asignado por manera
predeterminada la clave ID (número consecutivo de altas) así como la clave delegacional, misma que es
asignada en base al centro de trabajo que pertenece la cuenta de usuario.
Los datos que se capturan son: Nombre, Apellidos y Puesto como desea que aparezca en la póliza; y
finalmente se selecciona de la lista, la función que desempeñará la persona: (Ver. Fig. C)
1.-Autorizar
2.-Revisar
3.-Ambos
Fig. C
De la selección de RESPONSABLE DE, dependerá en qué catálogo aparecerá (autorizadores y/o
Revisores) al momento de su asociación a la póliza en captura o de importación.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 5 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
En caso de que el alta se haya llevado a cabo satisfactoriamente, el sistema lo notificará, quedando
disponible el nombre de la persona para ser usado. (Ver. Fig. D)
Fig. D
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 6 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Modificación de responsables en catálogo.
Para aplicar un cambio en el catálogo de responsables, dar clic en el botón CATALOGO, posteriormente
seleccionar el usuario que se desea cambiar y dar clic en el botón MODIFICAR. (Ver. Fig. E)
Fig. E
En seguida se podrá a su disposición el registro seleccionado y podrá modificar exclusivamente el Nombre,
Apellidos, Puesto y RESPOSANBLE DE, y una vez terminado el cambio dar clic en el botón OK. En este
instante queda aplicado el cambio. (Ver. Fig. F)
Fig. F
Seleccionar el dato a
modificar Dar clic en el botón
MODIFICAR
Dar clic en el botón OK,
para aceptar los cambios
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 7 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Eliminación de responsables en catálogo.
Para aplicar una baja en el catálogo de responsables, dar clic en el botón CATALOGO, posteriormente
seleccionar el usuario que se desea borrar y dar clic en el botón ELIMINAR. (Ver. Fig. G)
Fig. G
En seguida el sistema solicitará confirme la eliminación, mostrando los datos a borrar. (Ver. Fig. H)
Fig. H
Seleccionar el dato a borrar
Dar clic en el botón
ELIMINAR
El sistema muestra datos a
eliminar.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 8 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
En el caso de que su respuesta sea afirmativa (BORRADO), el sistema mostrará el mensaje de baja: (Ver
Fig. I)
Fig. I
Consulta de responsables en catálogo.
Dar clic en el botón CONSULTA, y el sistema mostrará la pantalla que solicita el valor de búsqueda.
El valor de búsqueda puede ser uno o varios campos que componen el registro: (Clave delegacional,
Nombre, Puesto y Responsable de).
El o los datos de búsqueda deben ser introducidos con la ayuda de meta caracteres para una búsqueda
más exacta y dar clic en el botón Aceptar.
Ejemplo: buscar registros con *GABINO. (Ver Fig. J)
Fig. J
Búsqueda por Nombre:
* GABINO
Una vez introducidos los
valores de búsqueda, dar
clic en el botón Aceptar.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 9 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Si existe un valor coincidente en el catálogo, el sistema mostrará los registros que cumpla la condición (Ver
Fig. K), caso contrario muestra el mensaje de inexistencia del registro solicitado.
Fig. K
El sistema muestra los
registros que cumple con el
criterio de búsqueda.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 10 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Acceso a módulo de captura.
Para acceder al módulo de captura de pólizas, deberá ingresar a:
Central: SIC CENT\POL-CENT\ CAPTURA Y/CARGA\ CAPTURA POLIZA Y/O CARGA
Delegacional SIC DELEG\POLIZA\ CAPTURA POLIZA\ CAPTURA POLIZA REG. CONTABLE EXCELL
Elementos de Pantalla
Fig. 1
Encabezado de póliza: Se
definen los datos globales
de la póliza.
Cuerpo de póliza: Área de
captura del registro contable
Sumatorias automáticas de cargos y abonos.
Pie de póliza: Definición de
concepto del registro, así
como de las personas que
avalan en registro contable.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 11 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Elementos de Pantalla
Fig. 2
Captura o modificación de
una póliza.
Importar pólizas de un
archivo delimitado por
comas (CSV).
Borrado de pólizas
capturadas o importadas
Imprime listado de
validación y/o formato de
codificación de registro
contable.
Solo Administrador
Altas, bajas, cambios y
reportes al catálogo de
autorizaciones de pólizas.
Abandona el módulo de
captura.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 12 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Captura de Póliza El módulo de captura está diseñado con una funcionalidad similar a una hoja de cálculo, la cual ofrece
ventajas como:
Modificación y eliminación de registros en la misma pantalla.
Validación de datos por campo o global mostrados por reporte.
Asignar a la póliza, los conceptos y nombres personas que revisan y autorizan
Reportes de validación y formato de póliza de registro contable.
Estructura de datos y valores de captura permitidos en la póliza de registro contable:
No. Campo Descripción Longitud Valores Permitidos Obli-
gatorio Observaciones
1 Tipo Tipo de Póliza 1
A=Abastecimientos. (Remesas de bienes de consumo e inversión) B= Red bancaria G=Rechazos del convertidor de egresos I=Ingresos M=Obra Pública y Activo Fijo N=Prestamos personales y Deudores P=Pensiones R=Recursos Humanos S=Seguridad e higiene
SÍ
2 No. Número de póliza 6 Números enteros mayores que 0 SÍ
Comienza en 1 por cada mes Para Pólizas delegacionales el usuario captura solo 3 dígitos, el sistema asigna los otros Para Pólizas centrales el usuario captura solo 4 dígitos, el sistema asigna los otros
3 Año Ejercicio Fiscal 4 Números SÍ
4 Mes Mes de registro contable
2 Números SÍ
5 Clave Debe Haber Tipo de Registro 1 1= Cargo 2= Abono
SÍ
6 Cta. Cuenta Contable 4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
7 Subcuenta Subcuenta Contable 2 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
8 Subsubcuenta. Subsubcuenta Contable.
4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
9 Part.
Partida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto.
5 Números NO
10 SPart.
Subpartida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto
4 Números NO
11 TP Tipo de pago del clasificador por objeto del gasto.
2 Números NO
12 DEL Clave de Delegación 2 01 al 08, 10 al 43, 50, 70, 80, 90 al 99 SI En Central SI, en Delegaciones no existe el
campo
13 UR Clave de la Unidad Responsable
3 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
14 CT Clave del Centro de Trabajo
3 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
15 Aux Auxiliar 2 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
16 Fdo.
Fondo de acuerdo al ingreso y gasto, para dar cumplimiento al artículo 247 de la Ley del ISSSTE vigente
2
0 .-Administración si redistribuir en cuentas de gastos. 00.-Administración 01.-Seguro de Salud 02.-Invalidez y Vida 03.-Prestaciones Sociales y Culturales 04.-Riesgos de Trabajo 05.-Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 06.-Préstamos Personales 07.-Préstamos Hipotecarios y FOVISSSTE 08.-PENSIONISSSTE
SÍ
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 13 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
17 Importe Importe del registro contable
12, 2 Números enteros con dos decimales SÍ 12, 2 indica 12 números enteros y 2 decimales más el punto decimal
18 Número Auxiliar Número de Auxiliar para Personas Físicas o Morales
13 Ver Catálogo General NO
Anotar el número de auxiliar (persona física o moral) El número de auxiliar será el mismo que asignó presupuesto a la Cuenta por Liquidar Certificada, excepto para casos de anticipos de gasto, viáticos, pasajes, etc. asignados al personal en cuyo caso, se anotará el número asignado por presupuesto al titular de la subdirección correspondiente.
19 CLC Tipo Tipo de Referencia 2
CL= Cuenta por Liquidar Certificada (CLC) DM=Documento Múltiple RO= Remisión Oficial (alta almacén)
NO
20 CLC Número Número de cuenta por liquidar certificada
13 Números NO
21 Documento Tipo Tipo de documento 2
CA= Compromiso de adeudos MC= Modificaciones a CC= Comprobación de gastos MP= Modificación a CP CE= Cheque ND= Nota de devolución CI= Carta de crédito PC= Pedido al comercio CO= Contrato de obra PI= Pedido Internacional CS= Contrato de servicios PT= Orden de trabajo CX= Salida de bienes de inv.(CP-02) RC= Recibo de caja CZ= Gasto pasivo SB= Solicitud de abast.02 DE= Orden de despacho SC= Solicitud de abast.01 (salidas de almacén) SP= Servicio profesional FF= Oficio TE= Documento de Tesorería FP= Fondo presupuestal PY= Proyectos
NO
22 Documento
Número Número de Documento
7 Números NO
23 Capa Histórica u otro Concepto
Capa histórica o centro de trabajo
10 Texto y números NO
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 14 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Inicio de captura:
Fig. 3
Dar clic en el botón de CAPTURAR MODIFICAR, en seguida se activará la sección de encabezado en la
deberá introducir los datos generales de la póliza, en donde los datos que se solicitan son:
Tipo, Número, año y mes de la póliza a capturar, y en relación a la clave de delegación la asigna el
sistema, basado en cuenta la cuenta de usuario con que se inició la sesión, y en el caso del número de
hoja y renglón, SIC le asignará el valor consecutivo automáticamente asignando un total de 30 renglones
por hoja.
En esta sección, al introducir un dato deberá usar la tecla de tabulador para pasar al siguiente campo, y
para regresar podrá hacerlo mediante el ratón, dando clic en el campo deseado.
Fig. 4
Si desea cancelar la captura, dar clic en el botón SALIR y el sistema solicitará confirme la acción, ya que
NO SE GUARDARÁ la información que hasta ese momento se haya capturado.
Campos asignados por SIC
Indicador de Inicio de captura
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 15 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Ayuda de catálogos:
En el momento de captura y al estar posicionado en alguno de los siguientes campos:
1. Cuenta contable (en cualquier de sus 3 niveles),
2. Unidad Responsable, Centro de Trabajo y Auxiliar
3. Fondo
4. Partida presupuestal, Subpartida y Tipo de Pago,
Podrá acceder a los catálogos de ayuda correspondientes, mediante la combinación de las teclas (Ctrl-T),
asimismo el sistema mostrará el aviso cuando el campo tenga disponible un acceso a catálogo. (Ver Fig.
4.1.)
Operación de ayuda de catálogos:
Fig. 4.1
Para facilitar la búsqueda de un dato en el catálogo, se puede especificar un criterio de búsqueda
incluyendo meta caracteres:
Aviso que el campo tiene acceso
a catálogo
En el caso del catálogo de
cuentas, podrá ser visualizado en
orden por cuenta o descripción
En el catálogo de URCT, podrá
ser visualizado en orden por
URCT o descripción
En el catálogo de Partidas
presupuestales, podrá ser
visualizado en orden de Partida o
descripción
Descripción de Claves
Capturadas
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 16 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Ejemplo: buscar cuentas 4202 XX-000X (Ver Fig. 4.2.)
Fig. 4.2
De esta manera se acota la lista de valores para facilitar su elección.
Una vez localizado el dato deseado, deberá seleccionarlo y dar Enter o dar clic en el botón OK, para que
el valor sea reflejado en el (los) campo(s) de la póliza en captura.
Se utilizan valores de búsqueda y
meta caracteres como ? ó *
Se obtienen los datos acotados
para un mejor apoyo de
selección.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 17 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 4.3
Los valores seleccionados en el
catálogo de cuentas son
reflejados en la captura de la
póliza
Los valores seleccionados en el
catálogo de URCT-Aux, son
reflejados en la captura de la
póliza
Los valores seleccionados en el
catálogo de partidas
presupuestales, son reflejados en
la captura de la póliza
El valor seleccionado en el
catálogo de fondos, es reflejado
en la captura de la póliza
Descripción de Claves
Capturadas
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 18 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Validaciones por campo y globales:
Validación por campo: Para efectuar la validación en el momento de capturar un campo, podrá usar la
tecla Tabulador y en ese momento se aplicará la validación contra el catálogo
correspondiente mostrando un mensaje de error y regresando el cursor al campo
inicial de la captura del dato erróneo, sin embargo, si lo desea podrá proseguir con
la captura de los siguientes datos, y la validación la efectuará de manera global al
intentar guardar la póliza.
Existen campos que al momento de ser llenado la totalidad de los caracteres
efectuará la validación correspondiente de manera automática y sin necesidad de
teclear Tabulador, como es el caso de la cuenta contable (ver fig. 5).
Fig. 5
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 19 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Validación global: Al momento de guardar la póliza, el sistema efectúa una validación de todos los
campos (global) y si en caso de que usted haya capturado valores incorrectos que el
SIC en su momento le notificó, o un su defecto que no le haya notificado mediante el
proceso de validación por campo, el sistema le mostrará un reporte de errores,
indicando el número de hoja y renglón, así como una descripción de las inconsistencias
que fueron detectadas.
Fig. 6
El sistema notificará que la póliza contiene errores, y preguntará si desea realizar el guardado de la
información.
Guardar información
En caso de que decida corregir los datos erróneos, deberá dar clic en no y el sistema regresará el cursor a
al cuerpo de la póliza, para que usted corrija y reintente guardar la información, para que esta se almacene
e identifique bajo un status de “Correcto”.
Si usted decide guardar los datos con error, la póliza será guardada e identificada con un status de
“Incorrecto”
Los campos que aplica validación son los siguientes:
Clave D/H.
Cuenta Contable.
Importe (valor diferente cero).
UR-CT-AUX.
Fondo.
Partida, Sub-partida y Tipo de Pago.
Se inicia la validación al momento
de guardar póliza
Reporte indicando la descripción
de errores
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 20 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Nota importante: Las pólizas que estén almacenadas con status de Error, no podrán ser respaldadas para
su integración al cierre contable.
Replicación de valores:
Con el propósito de agilizar la captura de un registro a otro, el sistema replica los valores al registro
siguiente, esto se consigue al momento de estar posicionado en el último dato del registro en captura y
pulsar la tecla Enter.
Borrado y localización de renglones por hoja.
Borrado: Si desea borrar un reglón o registro de una póliza, bastará con situarse en él y dar clic en el
botón “Borrar”, el sistema solicitará confirme la acción (ver fig. 7), y en caso de hacerlo se
eliminará el registro actualizando el número de hoja y renglón de los registros que estaban
situados abajo.
Fig. 7
¿Desea eliminar registro?
C.P. JUAN PEPREZ
PEREZ
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 21 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Localización de registro por hoja: Si usted requiere localizar el un reglón ubicado en una hoja
específica, ya sea para borrar o aplicar una corrección, el sistema le ayudará a posicionarse al
dar clic el botón “IR” o presionar las teclas simultáneamente (Ctrl-B), solicitando el número de
hoja y renglón deseado (Ver fig. 8).
Fig. 8
Dar clic en el botón Ir pulsar (Ctrl-
B) simultáneamente, se posiciona
en la hoja y renglón especificado
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 22 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Captura de datos en la sección de autorizaciones.
Al momento de efectuar el guardado de la póliza, el sistema activará la sección del concepto de la póliza
para su captura.
Para la selección del nombre quien firmará como revisor, deberá teclear simultáneamente (Ctrl-R),
activándose la lista con los nombres disponibles, deberá selección con las teclas de dirección y finalmente
dar (Enter) para su aceptación, de igual forma en la selección del autorizador deberá teclear
simultáneamente (Ctrl-A) y seguir el mismo procedimiento que el de revisor.
El campo de elaboró, será definido automáticamente por el sistema ya que corresponde al nombre del
usuario de la clave en sesión y no podrá ser cambiado (Ver. Fig. 9).
El cursor siempre estará posicionado en el campo de concepto, sin embargo, mediante la combinación de
las teclas arriba definidas, en todo momento y si lo desea podrá cambiar los nombres seleccionados como
Revisor y Autorizador.
Para aceptar los datos definidos deberá utilizar la tecla TABULADOR.
Fig. 9
Al término de la asignación de los datos de la sección de autorizadores, son almacenados y ligados a la
póliza asignada, por lo que en cualquier momento estos datos se mostrarán con la póliza para su consulta
o impresión de los formatos de codificación. (Ver. Fig. 10).
Captura de Concepto de Póliza
Nombre asignado, en base a la
clave de usuario
Nombres seleccionados de lista
de usuarios de la Delegación
Ctrl-R.- Seleccionar Revisor
Ctrl-A.-Seleccionar Autorizador
Lista de selección usuarios de la
Delegación para REVISÓ y AUTORIZÓ
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 23 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 10
Modificación de Póliza Para efectuar un cambio a una póliza ya capturada, deberá entrar al modulo de captura-modificación
CAPTURA/MODIFICAR, e introducir los datos generales de la póliza, el sistema informará que la póliza ya
existe, y si desea modificarla. (Ver Fig. 11).
Fig. 11
Al confirmar la modificación, los datos de la póliza serán automáticamente cargadas y el procedimiento de
cambios será en base al de captura. (Ver Fig. 12).
LA PÓLIZA YA EXISTE ¿Desea modificar?
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 24 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 12
Importar Póliza La opción de importar póliza consiste en cargar la información de un archivo de datos tipo texto, delimitado
por comas, con origen de un archivo de Excel.
El archivo podrá contener más de una póliza y hasta las que sean requeridas.
El procedimiento a llevar a cabo es el siguiente.
Paso 1. Contar con un archivo en Microsoft Excel con las pólizas a cargar, mismo que deberá contar con la
siguiente estructura y orden de 21 campos para Central y 20 campos para Delegaciones (no tomar en
cuenta el campo DELEG), conteniendo en la primera fila forzosamente los encabezados de los datos, no
importando el nombre que se le dé a cada uno:
No. Campo Descripción Longitud Valores Permitidos Obli-
gatorio Observaciones
1 Tipo Tipo de Póliza 1
A=Abastecimientos. (Remesas de bienes de consumo e inversión) B= Red bancaria G=Rechazos del convertidor de egresos I=Ingresos M=Obra Pública y Activo Fijo N=Prestamos personales y Deudores P=Pensiones R=Recursos Humanos S=Seguridad e higiene
SÍ
2 No. Número de póliza 6 Números enteros mayores que 0 SÍ
Comienza en 1 por cada mes Para Pólizas delegacionales el usuario captura solo 3 dígitos, el sistema asigna los otros Para Pólizas centrales el usuario captura solo 4 dígitos, el sistema asigna los otros
3 Clave Debe Haber Tipo de Registro 1 1= Cargo 2= Abono
SÍ
4 Cta. Cuenta Contable 4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
5 Subcuenta Subcuenta Contable 3 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
6 Subsubcuenta. Subsubcuenta Contable.
4 Ver Cuentas del Catálogo de Cuentas SÍ
7 Part. Partida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto
4 Números NO
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 25 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
del gasto.
8 SPart.
Subpartida presupuestal de acuerdo al clasificador por objeto del gasto
3 Números NO
9 TP Tipo de pago del clasificador por objeto del gasto.
2 Números NO
10 DELEG Cve. Delegacional 2 01 al 08, 10 al 43, 50, 70, 80, 90 al 99 SI En Central SI, en Delegaciones no existe el campo
11 UR Clave de la Unidad Responsable
3 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
12 CT Clave del Centro de Trabajo
3 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
13 Aux Auxiliar 2 Ver Catálogo de Unidades Responsables y Centros de Trabajo
SÍ
14 Fdo.
Fondo de acuerdo al ingreso y gasto, para dar cumplimiento al artículo 247 de la Ley del ISSSTE vigente
2
0 .-Administración si redistribuir en cuentas de gastos. 00.-Administración 01.-Seguro de Salud 02.-Invalidez y Vida 03.-Prestaciones Sociales y Culturales 04.-Riesgos de Trabajo 05.-Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez 06.-Préstamos Personales 07.-Préstamos Hipotecarios y FOVISSSTE 08.-PENSIONISSSTE
SÍ
15 Importe Importe del registro contable
12, 2 Números enteros con dos decimales SÍ 12, 2 indica 12 números enteros y 2 decimales más el punto decimal
16 Número Auxiliar Número de Auxiliar para Personas Físicas o Morales
13 Ver Catálogo General NO
Anotar el número de auxiliar (persona física o moral) El número de auxiliar será el mismo que asignó presupuesto a la Cuenta por Liquidar Certificada, excepto para casos de anticipos de gasto, viáticos, pasajes, etc. asignados al personal en cuyo caso, se anotará el número asignado por presupuesto al titular de la subdirección correspondiente.
17 CLC Tipo Tipo de Referencia 2
CL= Cuenta por Liquidar Certificada
(CLC) DM=Documento Múltiple RO= Remisión Oficial (alta almacén)
NO
18 CLC Número Número de cuenta por liquidar certificada
13 Números NO
19 Documento Tipo Tipo de documento 2
CA= Compromiso de adeudos MC= Modificaciones a CC= Comprobación de gastos MP= Modificación a CP CE= Cheque ND= Nota de devolución CI= Carta de crédito PC= Pedido al comercio CO= Contrato de obra PI= Pedido Internacional CS= Contrato de servicios PT= Orden de trabajo CX= Salida de bienes de inv.(CP-02) RC= Recibo de caja CZ= Gasto pasivo SB= Solicitud de abast.02 DE= Orden de despacho SC= Solicitud de abast.01 (salidas de almacén) SP= Servicio profesional FF= Oficio TE= Documento de Tesorería FP= Fondo presupuestal PY= Proyectos
NO
20 Documento
Número Número de Documento
7 Números NO
21 Capa Histórica u otro Concepto
Capa histórica o centro de trabajo
10 Texto y números NO
Ejemplo de hoja de cálculo en Excel. (Ver Fig. 13).
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 26 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 13
Paso 2. En el botón de office dar clic en guardar como: (Ver Fig. 14).
Fig. 14
En la opción Guardar como tipo, elegir la opción CSV (Delimitado por comas)(*.CSV). (Ver Fig. 15).
El nombre y ubicación de almacenamiento es indistinto.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 27 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 15
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 28 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Al término de este procedimiento se obtendrá un archivo polizas.csv, el cual si se abre en un editor como el
bloc de notas, mostrará la siguiente información (Ver Fig. 16).
. Fig. 16
Paso 3. En el menú principal del módulo de captura, dar clic en el botón Importar, y definir el periodo de
aplicación contable con el siguiente formato AAAA-MM. (Ver Fig. 17).
Fig. 17.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 29 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Seleccionar el archivo con extensión CSV y dar doble clic o en su defecto dar clic en el botón ABRIR. (Ver
Fig. 18).
Fig. 18.
Póliza existente.
En caso de que la póliza que se intenta subir ya existe en el período especificado, el sistema mostrará el
mensaje y no permitirá su importación, regresando al menú principal. (Ver Fig. 19).
Fig. 19
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 30 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Póliza con errores.
En el momento de importación el sistema validará la información, conforme a los parámetros definidos en
captura, por lo que en caso de presentar inconsistencias, se mostrará un reporte de errores, indicando la
línea del archivo que contiene la anomalía, no permitiendo su importación hasta que el archivo esté sin
errores. (Ver Fig. 20).
Es recomendable que la corrección se haga directamente en el archivo de Microsoft Excel y volver a
realizar el proceso de guardado a formato CSV nuevamente.
Fig. 20
Póliza importada con éxito.
Después de pasar por todos los procesos de validación de la(s) póliza(s) importadas, el sistema mostrará
por cada una de las pólizas incluidas en el archivo CSV el mensaje de “La póliza XXXX se cargó
exitosamente, favor de capturar los siguientes datos” y a partir de este momento, están incorporadas
en la tabla de captura, estando en posibilidades el usuario de imprimir reportes o en su caso de aplicar
modificaciones. (Ver Fig. 21).
Fig. 21
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 31 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Captura de sección de autorización.
El procedimiento siguiente es la captura de los conceptos, nombres de revisores y autorizadores que
avalarán la póliza.
Como ya se comentó en la sección de Importar Pólizas, el archivo a cargar puede contener más de una
póliza, por lo que se requiere asignar cada uno de los datos (concepto, revisó y autorizó).
Una vez que el sistema informa que los registros fueron cargados con éxito, y entrará en un ciclo donde
solicitará la captura de los datos (concepto, revisó y autorizó), de acuerdo al número de pólizas que incluye
el archivo. Ver Fig. 22.
Fig. 22
El sistema activará la sección del concepto de la póliza para su captura, y estará disponible el acceso a los
catálogos de revisores (CTRL-R) y autorizadores (CTRL-A). (Ver Figuras 23 y 24)
El campo de elaboró, será definido automáticamente por el sistema ya que corresponde al nombre del
usuario de la clave en sesión y no podrá ser cambiado.
El cursor siempre estará posicionado en el campo de concepto, sin embargo, mediante la combinación de
las teclas arriba definidas, en todo momento y si lo desea podrá cambiar los nombres seleccionados como
Revisor y Autorizador.
Para aceptar los datos definidos deberá utilizar la tecla TABULADOR.
Los nombres que aparecen en las listas, corresponden a las altas realizadas en el catálogo de revisores y
autorizadores.
D01A002
Número de póliza en curso de
captura de sección de
autorizadores
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 32 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 23
Fig. 24
Concepto de póliza, captura libre
Selección de nombre quien
firmará como revisor
Teclear: CTRL/R
Selección de nombre quien
firmará como autorizador
Teclear: CTRL/A
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 33 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Al término de la asignación de los datos de la sección de autorizadores (tecleando TABULADOR), el
sistema informará que los registros fueron cargados exitosamente, y si existen más pólizas en el archivo a
importar repetirá el proceso hasta que se concluya.
Las pólizas cargadas quedarán correlacionadas a los datos de conceptos capturados y autorizadores
seleccionados, al momento de efectuar cualquier modificación o impresión de los formatos de codificación.
Ver Fig. 25.
Fig. 25
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 34 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Eliminar Pólizas En caso de requerir eliminar una o un rango de pólizas ya existentes, podrá hacer mediante el botón
ELIMINAR.
El sistema solicita especificar el tipo y número de póliza mediante un rango, adicionalmente requiere el
período de registro contable definido en captura o importación (AAAA-MM), solicitando finalmente se
confirme la acción de eliminar. Ver. Fig. 26.
Fig. 26
En caso de no existir alguna póliza en el periodo seleccionado, el sistema informará la inexistencia de la
información, regresando al menú principal y caso contrario mostrará el mensaje que se eliminaron la(s)
póliza(s) seleccionada(s). Ver. Fig. 27.
Fig. 27
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 35 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Reportes
El módulo de captura ofrece la emisión de cinco reportes:
1. Reporte de Validación
2. Formato de codificación de registro de póliza contable
3. Reporte de Estado de Pólizas
a. Todos (con y sin error)
b. Con error
c. Correctos
Reporte de Validación
El sistema requiere ingrese el rango y periodo de las pólizas a mostrar en el reporte de validación,
utilizando la tecla Tabulador para pasar al campo siguiente. Ver. Fig. 28.
Fig. 28
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 36 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Formato de codificación de registro de póliza contable
El sistema requiere ingrese el rango y periodo de las pólizas a mostrar en el Formato de Registro de Póliza
Contable, utilizando la tecla Tabulador para pasar al campo siguiente. Ver. Fig. 29
Fig. 29
En caso de no existir la información solicitada el sistema lo informará. Ver. Fig. 30
Fig. 30
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 37 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Reportes de status de pólizas.
El sistema requiere ingrese periodo de las pólizas a mostrar en el reporte.
El reporte de TODOS, muestra el total de las pólizas del período especificado con el status de correcto e
incorrecto. Ver. Fig. 31.
Fig. 31
El reporte de ERROR, muestra las pólizas del período especificado con el status de incorrecto. . Ver. Fig.
32.
Fig. 32
El reporte de CORRECTOS, muestra las pólizas del período especificado con el status de correcto (OK). .
Ver. Fig. 33.
Fig. 33
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 38 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
En caso de no existir la información solicitada el sistema lo informará. Ver. Fig. 34
Fig. 34
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 39 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Bloqueo de Mes El presente modulo tendrá un componente de bloqueo de meses de captura el cual solo se podrá
visualizar si el usuario tiene privilegios de administrador. Ver Fig. 35
Fig. 35
Al dar clic sobre Bloqueo nos aparecerá una pantalla similar a la Fig. 36
Fig. 36
Al deseleccionar y al hacer clic en OK el mes este se bloqueara automáticamente para que no se permitan
capturas dentro de ese mes. Ver Fig. 37
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 40 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 37
Como se menciona esto afectara en la captura de la póliza, ya que si el mes se encuentra bloqueado el
usuario no podrá ingresar pólizas durante ese periodo. Ver Fig. 38
Fig. 38
Para volver autorizar el mes, tan solo se debe volver ingresar a la opción de Bloqueo, y seleccionar el mes
bloqueado.
Hacer Clic
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 41 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Valida El presente modulo tendrá un componente de Validación de claves para cuentas contables el cual solo se
podrá visualizar si el usuario tiene privilegios de administrador. Ver Fig. 39
Fig. 39
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 42 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Al dar clic sobre el botón de valida, se mostrará un menú con las opciones (Ver Fig.40):
Reporte (Ver Fig. 41)
Carga
Salir
Fig. 40
Genera un Reporte de las claves
de validación existente, el cual
nos servirá para actualizar o
agregar claves de validación a
este catálogo
Cargar Archivo de claves de
validación
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 43 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Fig. 41
Para la carga del reporte que se genera pasarlo a Excel y agregar, quitar o modificar las claves
correspondientes para después cargar y así actualizar las claves de validación para la captura de pólizas.
NOTA: En esta opción se
administrarán tanto las claves de para
el modulo de central y delegacional.
Departamento de Consolidación y Enlace de Sistemas Contables 44 Manual de Operación Módulo de Captura de Pólizas
Para la carga de las claves de validación, se seleccionara un archivo de tipo texto separado por comas
(.csv) el cual tendrá origen desde un archivo de Excel.
En ese momento se mostrará un mensaje con la leyenda de carga exitosa.
Se abrirá una ventana para
seleccionar el archivo a
cargar.
Una vez seleccionado el
archivo dar clic en el botón
Abrir.