Dirección y Gestión de Proyectos

ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS

BLOQUE I: CONCEPTOS Y TIPOS DE PROYECTOS

Tema 1:

Introducción.

Concepto, objetivos y características de los proyectos.

Marta Rodríguez Martínez

Segismundo Niñerola

Miguel Martín-Loeches

Departamento de Geología

Introducción.

Concepto de proyecto.

Objetivos y características de los proyectos.

Las dimensiones de un proyecto.

Costes, gastos, Ingresos, margen y

beneficios.

El factor riesgo y las contingencias.

Tema 1: Introducción. Concepto, objetivos y características de los proyectos.

La „Organización y Gestión de Proyectos‟

La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de

proyectos.

PLANIFICACIÓN: Planear la ejecución de un proyecto antes de su inicio.

CONTROL Y SEGUIMIENTO: Medir el progreso del proyecto.

"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué."

American Management Association

Tema 1. Introducción


Acepciones de „Proyecto‟ según la RAE:

(Del lat. proiectus).1. adj. Geom. Representado en perspectiva.

2. m. Planta y disposición que se forma para la realización de un tratado, o para la ejecución de algo de importancia.

3. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo.

4. m. Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería.

5. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma definitiva.

La „Organización y Gestión de Proyectos‟ como metodología

de trabajo


Tema 1. Concepto de proyecto.

Hay muchas definiciones de „Proyecto‟…

1. „Conjunto de actividades planificadas, ejecutadas y supervisadas

que, con recursos finitos, tiene como objeto crear un producto o

servicio único‟

2. „Trabajo singular, no repetitivo, con objetivos definidos y plazos

de inicio y finalización, que se desarrolla de acuerdo con un

programa y unas especificaciones técnicas, realizándose con un

presupuesto preestablecido‟.

3. Un proyecto es una actividad que implica una inversión y que se

lleva a cabo para satisfacer una necesidad, aprovechar una

oportunidad o resolver un problema en el futuro. Implica por ello

la transformación de una realidad. Integra objetivos, recursos,

información y conocimiento suficientes para pasar del

pensamiento a la acción.

¿QUÉ TIENEN EN COMÚN?

Un Proyecto es:

Un trabajo singular, no repetitivo

Con objetivos definidos.

Con un plazo de finalización, con fechas determinadas

para su inicio y terminación

Se desarrolla de acuerdo con un programa y unas

especificaciones técnicas.

Se realiza según un presupuesto preestablecido

Se lleva a cabo con una organización temporal vinculada

al proyecto


Tema 1. Objetivos y características de los proyectos

La finalidad de un proyecto es hacer posible la

realización de una obra o un trabajo concreto, de

manera que no haya dudas para el ejecutor en

cuanto a los aspectos técnicos, económicos, de

cantidad, calidad o cualquier otro necesario que

deben concurrir para su logro.

Un Proyecto pretende que a su finalización, se

disponga de toda la información necesaria para

ejecutar la obra o trabajo. En resumen, obtener,

preparar, elaborar y ordenar toda la información y

datos necesarios para llevarla a cabo, de manera que

no haya dudas para su ejecución en cuanto a los

aspectos técnicos, económicos, de cantidad, calidad o

cualquier otro y teniendo en cuenta que se debe

realizar con unos costes y en unos plazos,

prefijados.


En los proyectos no basta con conseguir uno o dos

objetivos, ni uno suele ser más importante que el otro.

Los objetivos de un proyecto siempre están relacionados

y la modificación de uno de ellos suele afectar a los

demás. Entre ellos debe haber coherencia y

proporción.

Muchas veces es necesario establecer prioridades, de

algún objetivo sobre el resto, lo cual debe hacerse de

acuerdo con los intereses del promotor


En general, los objetivos de los proyectos

son triples:

Técnicos (resultados),

En relación a los Costes

En relación a los Plazos


El primer objetivo es el resultado, es decir lo que quiere

realizarse y se supone que es el origen del proyecto, por

lo que puede considerarse el objetivo más importante y

significativo, pero no puede realizarse a cualquier

precio ni con un plazo desmesurado.

En proyectos, especialmente en los externos, el coste

(segundo objetivo) está definido previamente y es

una condición contractual cuyo cumplimiento siempre se

exige, a no ser que cambien las condiciones de partida.


El plazo es normalmente el objetivo que menos se

cumple, así se convierte en la mejor medida para medir

la calidad del proyecto. Muchas veces el cumplimiento

del plazo no se valora pero en ocasiones es un objetivo

principal, ineludible. El problema del plazo afecta en

muchas ocasiones a las anualidades del presupuesto.


Existe también un cuarto objetivo, que no alcanza la

importancia de los anteriores: la satisfacción del

promotor y del usuario, lo que quiere decir que el

proyecto debe satisfacer las expectativas de ambos.

Normalmente un proyecto que obtiene los resultados y

cuyos costes y plazos son los previstos, satisface al

promotor y si está bien concebido, al usuario. En

muchas empresas que realizan proyectos la

satisfacción del promotor es una estrategia.


El cumplimiento de los objetivos del proyecto se facilita

mucho si este se desarrolla en un contexto adecuado,

tanto por parte del promotor como por parte de sus

realizadores. En cualquier caso el conocimiento de

este contexto es absolutamente necesario para

asegurar el éxito del mismo.


CARACTERÍSTICAS DE LOS PROYECTOS– Entidad e importancia. Alcance

– Principio y final.

– Trabajo esporádico, no repetitivo

– Dinámico, evoluciona

– Medios humanos y materiales variables

– Actuaciones con un cierto grado de irreversibilidad

– Influencias externas, políticas, sociales, económicas

– Carácter de obra completa

– Riesgos. Fracaso técnico

Incumplimiento de plazos

Costes imprevistos


MINIMIZACIÓN DE RIESGOS

Los riesgos se minimizan mediante un proyecto bien

concebido, con recursos adecuados de medios

humanos, materiales y económicos, bien articulado y

empleando en cada momento los medios necesarios,

con el tiempo que se requiera. Es decir: Con objetivos bien identificados y definidos, con costes y plazos adecuados, Identificando

“a priori” y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar, estableciendo

su secuencia lógica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento, programando las

actividades de manera acertada, dotando al proyecto de presupuestos adecuados, estimando y

utilizando los recursos necesarios adecuados, con un equipo técnico, un director del trabajo

y unos medios materiales suficientes para llevarlo a cabo, estableciendo una organización y

gestionando los medios humanos y materiales y programando y realizando un seguimiento y

control técnico, económico y de plazos adecuados.


Para poder acometer mejor su realización, los proyectos se

dividen en fases, con lo que se obtienen resultados

intermedios. Las fases de un proyecto, en conjunto

constituyen el ciclo de vida del proyecto.

El dividir el proyecto en fases facilita su realización y gestión.

En proyectos muy complejos la subdivisión en fases es

absolutamente necesaria.

La subdivisión en fases debe establecerse por grupos de

actividades completas de manera que las relaciones entre

ellas sean lo más simples posibles. Una subdivisión bien

realizada facilita el trabajo y el control de calidad, mal

realizada lo complica.


Cada fase comprende un conjunto de actividades

relacionadas con un objetivo parcial del proyecto. Se

construyen agrupando las actividades y teniendo en

cuenta objetivos y recursos.

El proyecto es una sucesión lógica de fases; al finalizar

cada una, procede revisar los resultados obtenidos y

determinar si la realización de las siguientes requiere

cambios, modificaciones y adaptaciones.

Cada fase comprende una parte del trabajo medible y

verificable. Normalmente a su terminación se puede

entregar una parte del trabajo. Una fase debe representar

un hito en el conjunto del trabajo.


El ciclo de vida de un proyecto se compone de sus

fases sucesivas, integradas por actividades

planificables.

Los ciclos de vida requieren que se definan los trabajos

técnicos que comportan y con que medios se van a

desarrollar. También deben evaluarse los resultados

finales e intermedios de manera que unos y otros

constituyan hitos en el desarrollo del Proyecto

Normalmente los niveles de costos, medios humanos y

materiales, son bajos al inicio, se incrementan

considerablemente en las fases intermedias y caen

rápidamente cuando se acerca su final.


Al inicio del ciclo las incertidumbres son más altas y disminuyen a

medida que se avanza en su desarrollo.

El seguimiento y control de los Proyectos debe acentuarse a

medida que se avanza en el ciclo de vida.

Las diferencias de los ciclos de vida dependen del alcance

(dependiendo hasta donde se debe llegar en el proyecto), y del tipo

del proyecto y sus características, tamaño, complejidad, etc. en

función de las cuales se establece la organización.

La estructura puede ser lineal: cada fase se realiza después de la

anterior y antes que la siguiente. Requiere saber lo que va a ocurrir

a efectos de planificación, pero a veces se plantean incertidumbres

que requieren desarrollos parciales antes de poder seguir con el

conjunto del proyecto. En este caso requiere conocer los resultados

antes de proseguir con las fases siguientes.


Un ciclo de proyecto, general, puede enunciarse como sigue:

– Desarrollo de una idea o necesidad (concepción)----formulación de un

documento para hacerla realidad (definición) -------ejecución de lo escrito en

el documento (implementación) ---- operación y evaluación de lo

conseguido ----------abandono o desactivación.

En el ciclo de vida de los proyectos públicos de obras se suele hablar de siete fases,

ordenadas de la siguiente manera:

Idea—Estudio de previabilidad—estudio de viabilidad o anteproyecto—proyecto

definitivo—ejecución—operación y gestión—evaluación ex-post.

(Martinez de Anguita et al, 2008)



Idea—Estudio de previabilidad—estudio

de viabilidad o anteproyecto—proyecto

definitivo—ejecución—operación y

gestión—evaluación ex-post.

Es ciertamente un proceso que se

considera cíclico ya que de los

resultados pueden surgir ideas que

continúan y completan el ciclo y cada

fase precede a la otra.

Tomado de Martínez de Anguita et al (2008), pág. 62.

Tomado de : http://www.monografias.com/trabajos12/pmbok/pmbok2.shtml


Tomado de : http://www.monografias.com/trabajos55/gestion-de-proyecto/gestion-de-proyecto2.shtml


ESPECIFICACIÓNES

(OBJETIVOS)

TÉCNICOS

(RESULTADOS)COSTES INGRESOS

SATISFACCIÓN DEL

PROMOTOR Y DEL

USUARIO

DIMENSIONES DE UN PROYECTO Domingo Ajenjo 2005.

DIMENSIÓN

TÉCNICA

DIMENSIÓN

ECONÓMICA

DIMENSIONES

COMERCIAL

Y ESTRATÉGICA



Lectura recomendada:

La dimensión económica de un proyecto.

La dimensión política de un proyecto.

En “Proyectos ambientales”, de Martínez de Anguita et al 2008.

DIMENSIONES DE UN PROYECTO

¿CUÁL ES LA PRINCIPAL

RAZÓN

POR LAS QUE SE ABORDA

UN PROYECTO?

¿QUÉ QUEREMOS

OBTENER?

Tema 1. Costes, gastos, ingresos, margen y beneficios.

…BENEFICIOS!!!


COSTES: Son el valor de los FACTORES

DE PRODUCCIÓN que se ponen en juego y

se consumen para realizar una actividad…


GASTOS: Son el intercambio de un factor de

producción por otro.

No confundir con COSTES

Cuando se adquiere materia prima (factor A)

por dinero (factor B) hemos realizado un

GASTO, pero hasta que no consumamos la

materia prima (factor A) NO HABLAREMOS

DE COSTE.


(O INCREMENTO PATRIMONIAL)


Una compañía obtiene 300.000 euros de ingresos

por realizar un proyecto, en el que ha consumido

240.00 euros en costes de personal y equipos.

Margen=Ingresos-Costes= 60.000 euros

Si hubiese invertido los 300.000 euros en un

depósito al 5% habría obtenido 15.000 euros

Beneficio=Margen-Costes de Oportunidad=

60.000-15.000= 45.000 euros


– El beneficio, obtenido lícitamente, no es solo unarecompensa a la inversión, al esfuerzo y al riesgoasumidos por el empresario, sino que también es unfactor esencial para que las empresas sigan en elmercado e incorporen nuevas inversiones al tejidoindustrial y social de las naciones. Es, en definitiva,un elemento imprescindible para la evolución de lasociedad. Domingo Ajenjo, 2005.


Riesgos: Aquellos efectos y contingencias

que ponen en peligro los objetivos que se

persiguen

1. Fracaso técnico

2. Incumplimiento de plazo

3. Costes imprevistos

Tema 1. El factor riesgo y las contingencias.

Conceptos de RIESGO y de INCERTIDUMBRE

Los riesgos pueden EVALUARSE para adoptar

medidas al respecto; la incertidumbre no es

calculable (pero podemos reservar un margen para

atenuarlas).

Rotura de un equipo

Bajas por enfermedad

Huelga general

Éxito comercial del producto


¿Cómo minimizamos los RIESGOS?

Mediante un PROYECTO BIEN

CONCEBIDO, con recursos adecuados de

medios humanos, materiales y económicos,

bien articulado y empleando en cada

momento los medios necesarios, con el

tiempo que se requiera.


¿Cómo minimizamos los RIESGOS?

1. Objetivos

2. Actividades, estudios y trabajos

3. Organización y gestión del Proyecto


¿Cómo minimizamos los RIESGOS?Con un PROYECTO BIEN CONCEBIDO

Objetivos

1. Bien identificados y definidos.

2. Costes y plazos adecuados.

Actividades, estudios y trabajos

1. Identificando “a priori” y de manera acertada las actividades, estudios y trabajos a realizar.

2. Estableciendo su secuencia lógica y relaciones y en consecuencia su encadenamiento.

3. Programando las actividades de manera acertada.

Organización y gestión del Proyecto

1. Dotando al Proyecto de presupuestos adecuados.

2. Estimando y utilizando los recursos necesarios adecuados, equipo técnico, director de trabajo y medios materiales para llevarlo a cabo.

¿Qué hemos visto HOY?

¿Qué es un proyecto? ¿Qué es la Gestión y Dirección de Proyectos?

¿Cuáles son los Objetivos y Dimensiones de un Proyecto?

El ciclo de vida de un proyecto.

¿Qué son los Beneficios, Costes, Gastos, Márgenes..?

¿Qué caracteriza un proyecto?

¿Qué son y cómo minimizamos los riesgos?

BIBLIOGRAFÍA

Domingo Ajenjo, A. ( 2005) . Dirección y

gest ión de proyectos, un enfoque práct ico. Ed.

RA-M A.

M art ínez de Anguita, P, García Abril, A,

Beneitez López, J.M ., y Sarmiento, M . ( 2008)

Proyectos ambientales.. Dyk inson, SL.

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