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DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

CIRCULAR DGABCA No. 361

San José, 27 de septiembre del 2002 Para: Proveedores institucionales Administración Central De: Licda. Jeannette Solano García Directora .

Asunto: Directrices para la elaboración y publicación del Plan Anual de Compras de la Administración Central

Según lo estipulado en la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa tiene por objetivo la programación, ejecución y seguimiento de las contrataciones que realiza el Estado para la obtención – en tiempo oportuno, calidad y precio conveniente – de los recursos materiales necesarios para el cumplimiento de las metas fijadas a los programas, en atención a lo anterior y en concordancia con lo establecido en el inciso m) del artículo 10 del decreto ejecutivo No 30640-H denominado “Reglamento para el funcionamiento de las de Proveedurías Institucionales de los Ministerio de Gobierno ”, publicado en el Diario Oficial La Gaceta, del 30 de agosto del 2002, se le recuerda que le corresponde a cada Proveeduría Institucional la publicación del Plan Anual de Compras, por lo que para la elaboración del mismo les remito algunas consideraciones e información ilustrativa para que lo tengan en cuenta para su elaboración; así como el formato que debe tener para se publicado en el Diario Oficial La Gaceta.

I. PLAN ANUAL DE COMPRAS

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1. Aspectos básicos

1.2 Concepto de Planificación

La planificación es una metodología que permite, una vez fijadas las metas y objetivos de diferentes instituciones u organizaciones, determinar los medios y recursos adecuados para lograr su consecución. A partir de establecer una serie de acciones, por medio de la cooperación entre las partes de una estructura funcional, en un esfuerzo común para conseguir el máximo rendimiento que las partes y los recursos utilizados pueden suministrar, maximizando los resultados pretendidos.

El sistema de contrataciones de cada entidad requiere de la

planificación, pues su objetivo, es que los entes que llevan a cabo las políticas públicas puedan contar con los recursos físicos o servicios necesarios en tiempo oportuno, al mejor precio disponible y en las cantidades adecuadas.

Por su parte, las contrataciones administrativas, están sujetas a los

mismos fenómenos económicos que la totalidad de la sociedad, debe asignar eficientemente recursos limitados entre diferentes alternativas que permitan satisfacer necesidades crecientes. Por ello, así como se planifican las acciones que permiten cumplir con las metas u objetivos institucionales se hace necesario planificar la gestión de obtención de los recursos materiales imprescindibles.

1.3 El Presupuesto por Programas y la relación recursos físicos / recursos financieros.

El Plan Anual de Compras debe transformarse en una consecuencia directa de la programación presupuestaria. Las Instituciones Públicas que conforman el Estado son entes productivos, sólo que su producción no consiste – en muchos casos – en productos físicos transables en el mercado.

En el proceso económico productivo para llevar a cabo la producción de

bienes y servicios, se requiere de la utilización de recursos reales y financieros. Por este motivo, las relaciones de insumo producto expresan esa utilización de recursos reales en la calidad y cantidad requerida por un lado, y por el otro, como fruto, la producción de bienes y servicios.

2. Objetivo de Plan

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El plan anual de compras debe consistir en una estimación razonable, efectuada por los Jefes de programa o de proyectos, de los bienes, obras o servicios que requieren para realizar las actividades que les permitan cumplir con los objetivos y fines para los que fueron creados.

La estimación previa de los recursos necesarios permitirá una mejor

utilización futura de los recursos financieros que se asignen finamente al programa que planifica. La jerarquización de prioridades políticas, definidas en el proceso de formulación, determina y condiciona la asignación de recursos presupuestarios, adjudicando a los diferentes programas los recursos que se prevé recaudar según el grado de prioridad que éstos posean. Así, a los planes de requerimientos iniciados desde las diferentes actividades de cada Programa para cubrir sus proyectos y actividades específicas, se superpone la limitación que impone la definición de prioridades políticas.

Por este motivo, el objetivo de la planificación debe consistir en traducir

el presupuesto de bienes, obras y servicios, expresados en recursos financieros del ente, en requerimientos concretos en cantidades de insumos de cada tipo, valorizados durante el período considerado.

Conocidos los recursos reales necesarios para llevar a cabo las tareas y

actividades se plantea el cronograma de adquisiciones a fin de disponer de ellos en el tiempo oportuno, en las mejores condiciones, de acuerdo al tipo de insumo y modalidad de contratación.

Puede pensarse como situación ideal aquella que permite definir para

cada programa una “ función de producción”, en la cual los objetivos productivos, el Plan de Anual de Compras, registra los insumos necesarios para llevar a cabo. Los objetivos productivos quedan fijados al establecerse la prioridades de cada Programa.

3. Utilidad de Plan

El Plan Anual de Compras debe coadyuvar a cumplir con las necesidades de:

a) Ministerios y entidades que los formulan y ejecutan. b) Para que las Proveedurías Institucionales puedan elaborar el cronograma

de compras y orientar su ejecución.

Porque permite:

3.1 Combinar los recursos financieros con los reales

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3.2 Contribuir a:

a) Integrar la información presupuestaria en materia de gastos. b) Elaborar estándares de eficiencia, con tal fin los Ministerios e

Instituciones del Sector Público, delinearán sus funciones de producción de bienes y servicios que liguen los insumos con las políticas, orientaciones y metas establecidas.

c) Hacer posible contrastar lo planificado con lo efectivamente ejecutado, a

fin de monitorear el cumplimiento de las metas y tomar las acciones correctivas necesarias.

Con el objeto de complementar con los requerimientos específicos, el

Plan de Compras debe permitir.

Establecer el cronograma de ejecución para que los Programas puedan contar con los bienes y servicios en tiempo y forma.

Prever los precios de los insumos, a efectos de contar con los

recursos financieros necesarios como para cumplir con los objetivos. Optimizar los procedimientos de contratación de bienes, obras y

servicios similares de acuerdo con las políticas de contrataciones.

Establecer la modalidad de contratación más adecuada, según la cantidad y los precios de los insumos previstos.

Establecer sustitutos adecuados para productos o servicios que

pudieran brindar la misma prestación.

3.3 Recomendación para fijar las prioridades de la contratación

La clasificación de la variabilidad del requerimiento en función del nivel de actividad del organismo puede ayudar a priorizar los distintos insumos que se requieren, pues permite en cada centro de asignación de recursos:

a) Fijar la dimensión más económica. b) Mensurar el grado de utilización de la capacidad productiva.

c) Determinar la carga negativa de la paralización de las acciones

productivas.

d) Establecer el costo de iniciación de actividades.

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4. Características que debe poseer el Plan Anual de Compras (PAC)

4.1 Sentido de estrategia

El PAC debe permitir generar ideas básicas claras que faciliten la orientación de la selección de alternativas posibles. El ente responsable del programa y la Proveeduría Institucional pueden utilizar el PAC para determinar las prioridades de requerimientos de insumos de acuerdo con las necesidades que definan las autoridades políticas para los distintos programas.

4.2 Flexibilidad

Aptitud para adecuarse fácil y rápidamente a las variaciones de la ejecución del presupuesto por programas, acorde con las cuotas trimestrales o de lapsos más breves que resulten de la programación financiera del ejercicio fiscal y su grado de ejecución.

No es posible planificar con un enfoque determinístico y exacto, sino

contemplar alternativas dentro de un mismo sentido de estrategia. Deben considerase posibilidades realistas para ajustar las decisiones frente a nuevas situaciones, sin que ello implique abandonar el plan.

4.3 Continuidad y actualización permanente.

Todo plan debe ser actualizado permanentemente al conocerse nuevas bases estadísticas, el verdadero alcance de las circunstancias proyectadas o de las que ni siquiera fueron imaginadas en el momento de formularse. Por este motivo, el plan debe ser reelaborado y reevaluado constantemente para adaptarlo a las nuevas circunstancias y datos de la realidad.

En especial, los responsables de los centros de asignación de recursos

deberán reelaborar el Plan Anual de Compras original, a medida que se conozcan:

a) Nuevas estadísticas que modifican las tomadas en consideración.

b) El grado de avance de la ejecución del ejercicio. c) El monto de las cuotas que asignaron el programa, cumpliendo con la

programación financiera. 4.4 Escalonamiento temporal

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Al formular el Plan Anual de Compras, pueden aparecer diversas situaciones que requieran de un mejor ordenamiento temporal para llevar a cabo los objetivos del mejor modo. Por ejemplo, es imprescindible adecuar los requerimientos de cada contratación tanto al volumen de tareas a realizar para llevarla a cabo, como a la consideración de condicionamientos estaciónales de la oferta, o a la disponibilidad de que los “ insumos presupuestarios” estén disponibles cuando se produzca su demanda para cumplir la actividad productiva.

4.5 Determinación de prioridades

Es consecuencia de las que se asignen a las categorías programáticas; Debe asegurar el aprovechamiento de todos los bienes y servicios que se puedan contratar acorde con el programa financiero. Dentro de las prioridades que se determinen para el Programa que contrata, debe asimismo jerarquizarse los insumos que se requieren, a efectos de evitar discontinuidades en la realización de las actividades.

Se intenta evitar que las reducciones proporcionales o por determinados

ítems identificados por clase u objeto del gasto impidan el logro de la actividad productiva.

4.6 Consistencia

La consistencia de un plan debe chequearse en relación al resto de las actividades de programación y formulación del Presupuesto. Por este motivo, la congruencia entre los recursos financieros y físicos que se prevé ejecutar debe verificarse teniendo en cuenta:

4.6.1 Los fines últimos del plan. 4.6.2 Los fines últimos y los medios con que se cuenta para lograrlos.

Al finalizar la actividad de la programación, es impensable que lo planificado para Sistema de Administración sea incompatible con lo planificado para otro. Los recursos físicos valorizados según los precios indicativos que se utilicen deben coincidir con los recursos financieros previstos.

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II. INSTRUCCIONES Y DISPOSICIONES GENERALES PARA PRESENTAR EL

PLAN DE COMPRAS

Con el fin de lograr que la adquisición de los materiales requeridos por

las Instituciones que conforman la Administración Central se realicen en términos adecuados en cuanto a calidad, cantidad, oportunidad y costo para el beneficio del bien común, la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa les solicita con base en el artículo 7.8 del Reglamento de Contratación Administrativa, cumplir las siguientes instrucciones en cuanto a la elaboración y presentación del Plan Anual de Compras correspondiente al ejercicio económico del 2003.

1. La Proveeduría Institucional será la encargada de publicar el Plan de Compras en el Diario Oficial “La Gaceta a más tardar el último día hábil del mes de enero del 2003. De este Plan deberá enviar una copia a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa con el fin de que sea incluido en COMPRARED. (formato anexo 2, programa Microsoft word).

1.1 Esta proyección de compras debe realizarse por programa

presupuestario para las partidas sujetas al trámite de contratación: a) servicios no personales, b) materiales y suministros; y c) maquinaria, equipo; d) construcciones y ampliaciones. 2. Descripción de Contenidos (art. 7.3. r.c.a.) Programa: en este campo se incluirá el programa presupuestario del Ministerio dentro del cual se realizará la compra. Tipo de bien, servicio u obra a contratar: se incluirán las partidas presupuestarias y los respectivos artículos que se adquirirán en el transcurso del año, por ejemplo. Subpartida 220 Gabachas Alfombras de Oficinas Unidad de medida: debe indicarse las contrata de medida: contrata, kilos, resmas, etc. Cantidad: incluir las cantidades en números del bien, servicio u obra a contratar. Monto estimado de la contratación: indicar el monto total en colones que se estima costará la contratación. Periodo de inicio de la compra: debe indicarse el periodo (puede ser por trimestre) en que se estima se contratará o se comprará el bien, servicio u obra.

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Es importante considerar los plazos establecidos para realizar los procedimientos de contratación administrativa, (Ver anexo) así como también las fechas límites establecidas para la recepción de documentos presupuestarios, con el fin de que las contrataciones programadas puedan ser ejecutadas en el período presupuestario correspondiente. Fuente de financiamiento: incluirá el tipo de financiamiento que puede ser Presupuesto Ordinario, Extraordinario, Partidas Especiales, Deuda, otros. 2.1 En aquellos Ministerios que existan otras Proveedurías Institucionales de entidades adscritas deberán publicar un solo Plan de Compras por Ministerio, estableciendo en el mismo un aparte con la indicación del Programa. La Dirección Administrativa u Oficial Mayor deberá coordinar su publicación y el envió en medios electrónicos (programa Microsoft word en el formato indicado en el anexo) a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para publicarlos en COMPRARED. 2.2. El Plan de Compras podrá ser modificado cuando surja una necesidad administrativa no prevista, pero para que surta efecto deberá publicarse el cambio en La Gaceta antes del inicio del procedimiento de contratación. Esta publicación debe efectuarse siguiendo los procedimientos establecidos en el punto 2.1. 2.3 Las compras deben evaluarse trimestralmente, tomando como base la capacidad presupuestaria y la jerarquización establecida según las necesidades de la Institución. 3. Compras Consolidadas 3.1 Se recomienda que para obtener una mayor y mejor efectividad en el uso de los recursos, y obtener precios más competitivos por las compras a mayor volumen; las Proveedurías Institucionales basado en los Planes de Compras Consolidados del Ministerio, elaboren un cronograma, donde se establezca las fechas en las que recibirá las solicitudes de mercancías (solicitudes de pedidos) para la adquisición de los bienes de uso común y continuo, de manera que pueda unirlas y sacar concursos para compras consolidadas.

Como complemento a la información de los Planes de Compras

Consolidados, se le adjunta información sobre el documento denominado “Análisis y Propuesta de Comparación de Bienes de Uso Común y Continuo”, elaborado por una Consultoría realizada para la “Definición de las compras de bienes de uso común y continuo y la desconcentración de la contratación administrativa del Poder Ejecutivo, febrero del 2002”, el que ilustra el número de compras realizadas por su ministerio según el gasto objeto.

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Ministerio de Ambiente y Energía

Clase Porcentaje Nombre de la clase FC

310 31,2% Mobiliario y Equipo de Oficina

270 11,4% Repuestos y Llantas

214 9,7% Productos Químicos

232 7,8% Productos de Papel y Cartón

234 6,0% Impresos y otros

282 5.9% Útiles y Materiales de Oficina

390 4,1% Equipos varios

286 3,8% Otros materiales y produc. Especif

Otros 20,25% Otras clases 200 y 300

Adicionalmente podrá imprimir reportes de las compras realizadas por clase o por artículo, para una determinada fecha, del Sistema de Información de Contratación Administrativa, así como también podrá consultar los precios referenciales

4. OTRAS DISPOSICIONES.

Las Proveedurías Institucionales deben advertir a los Jefes de Programas o Ejecutores de Proyectos que en el momento de confeccionar el Plan de Compras Anual; verifiquen los Inventarios de Bodega; con el fin de aprovechar al máximo todas las existencia y evitar el deterioro y vencimiento de los mismos y por ende los gastos innecesarios.

Las Proveedurías Institucionales deben velar por que la ejecución de compras en el ejercicio económico estén acorde con el Plan Anual de Compras y sus modificaciones. También deberán velar por que los procedimientos de contratación se realicen de acuerdo a la legislación vigente y a las directrices, instrucciones y comunicaciones que emita la Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa como Órgano Superior en esta materia.

Con base en la información suministrada del Plan de Compras y el

Consolidado de Compras se debe elaborar un cronograma de ejecución de las adquisiciones con el fin coordinar tanto con los responsables de cada programa, como las oficialías presupuestales y demás entidades que de una u otra manera están involucradas en la ejecución presupuestaria. Lo anterior constituye una herramienta muy útil para que procedimientos de contratación administrativa, así como la aprobación y trámite de los documentos presupuestarios, se puedan iniciar y concluir respetando los plazos y fechas establecidas, de manera que cada Instituciones pueda disponer de los bienes y servicios en tiempo y forma requerida.

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Las Proveedurías Institucionales estarán también en la obligación de brindar informe a la Dirección, en el cual se detalle en forma sucinta la actividad contractual desplegada trimestralmente, así mismo deberán remitir un reporte de la ejecución de las compras proyectadas versus compras reales.

Esperamos contar con la colaboración de siempre.

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ANEXO I

Como Desarrollar un plan de Compras 1. ¿Cuáles son los objetivos a corto y a largo plazo del negocio involucrado? 2. ¿Qué cantidades se requerirán en cada establecimiento, desglosado por

meses para el próximo año o siguientes dos años? 3. ¿Qué especificaciones se aplican en cada establecimiento?

3.a. ¿Qué alternativa podrá considerarse? 4. ¿Cuál es la capacidad de almacenamiento en cada establecimiento?

4.a. ¿Qué información se tiene respecto a qué cantidad de inventario se deba mantener?.

4.b. ¿Se ve restringido el inventario por las instalaciones de

almacenamiento, por capital de trabajo o por el deterioro por el paso del tiempo?.

5. ¿Cuál es el método de distribución que se prefiere en cada establecimiento?.

5.a- ¿Qué método alternativo de distribución podrán considerarse sin necesidad de hacer nuevas inversiones o realizando nuevas inversiones?.

5.b. ¿Cuál es la máxima cantidad por entrega?.

6. ¿Cuál fue el importe del material consumido por establecimiento y por mes

para el ano o los dos años anteriores?. 7. ¿Cuáles son los proveedores que actualmente surten a los diferentes

establecimientos, que precio se paga y qué cantidad que abastecida el año o los dos años anteriores?.

7.a. ¿Qué evaluación de los actuales proveedores puede hacer el

departamento de compras o proveeduría?. 8. ¿Quiénes son los proveedores en perspectiva?

8.a. ¿En dónde se encuentran ubicadas sus instalaciones?

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8.b, ¿Cuál es su capacidad productiva? 8.c. ¿Cuáles son sus procesos?

8.d. ¿Cuáles son las ventajas deseables de los proveedores en perspectiva

respecto de los actuales proveedores? 8.e. ¿Se tiene un abastecimiento regular disponible o está sujeto a factores

estacionales o de otra Índole? 9. ¿Cómo se habrá de establecer la cantidad requerida para efectos de nuevo

convenio, es decir, una cantidad fija a un porcentaje de los requerimientos, o un mínimo mensual fijo o un máximo mensual fijo?

10. ¿Qué especificaciones y métodos de análisis se habrán de describir en los

contratos para ser utilizados en la recepción y aceptación del material? 11. ¿Cuál será la duración del período de contrato?

11.a. ¿Qué alternativas se podrán considerar? 12. ¿Se desea alguna opción para extensión del contrato? 13. ¿Cuáles son los términos preferidos de pago? 14. ¿Cuál es el método de facturación? 15. ¿Qué puntos de discusión deberán explorarse entre el personal de

producción técnico de la empresa compradora o la organización del vendedor?

16. ¿Qué servicio técnico se podrá necesitar? 17: ¿Quién proporcionará el equipo de transporte?

17.a. ¿Qué alternativas deben considerarse? 18. ¿Existen tarifas de fletes apropiadas vigentes?

18.a. ¿Es necesario establecer nuevas tarifas?

18.b. ¿Hágase una evaluación de lo anterior para cada uno de los proveedores, 19. ¿Se trasladará todo el material en equipo para carga o granel, o se

transportará una parte en recipientes?

19.a. Si así fuera, ¿Cómo habrá de empacarse? 20. ¿Se negociarán las compras o se habrá de determinar mediante concursos?

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21. ¿A cuánto ascienden los costos de distribución desde las diversas plantas de

los proveedores a cada uno de los centros de consumo? 22. ¿Deseamos tener múltiples proveedores para cada unidad de consumo?

Investigación Concerniente a Proveedores Los puntos específicos a considerar en este tipo de investigaciones, son las siguientes: - Análisis de la situación financiera

Investigar la situación financiera de los proveedores actuales y futuros, de manera que se evalúe el probable riesgo de que el mismo llegue a enfrentar problemas financieros y el efecto que podría tener sobre la empresa compradora.

- Análisis de las instalaciones de producción

Recabar datos acerca de las instalaciones físicas, enfatizando capacidad y restricciones.

- Búsqueda de nuevas fuentes de abastecimiento

Es necesario tratar de encontrar nuevos proveedores para una necesidad de compra.

- Estimación de los costos de distribución

Hacer un análisis de los pasos que se tienen que seguir en el proceso de traslado de los artículos desde su fuente hasta el punto en el cual la empresa adquiere la posesión. Todo esto proporciona bases para poder juzgar lo que es un precio justo y hacer una evaluación respecto a si se están utilizando los canales más eficientes de distribución.

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- Investigación referente a actitudes de proveedores

Poder determinar, mediante técnicas de investigación sistemática, qué piensan los proveedores respecto de la empresa compradora.

- Evaluación del desempeño del proveedor

Recopilar y analizar los datos que sirvan como base para determinar que tan bien está realizando su trabajo un proveedor, de manera tal que las decisiones respecto a proveedores para volver a comprar se tomen de una manera más inteligente y los proveedores actuales puedan ser notificados respecto a en qué sentido pueden mejorar.

Investigación Respecto al Sistema de Compras Un adecuado conocimiento acerca de los artículos que se deban comprar y de los proveedores a quienes se habrá de efectuar la compra, se considera igualmente importante el saber cómo se habrá de realizar la compra. Los procedimientos administrativos eficientes reducirán el gasto de las operaciones departamentales y permitirán que se tomen decisiones apropiadas respecto de los artículos comprados y de su fuente de abastecimiento.

Los aspectos específicos sobre los cuales se investiga comprenden los siguientes: - Ordenes globales a largo plazo

Investigar acerca de las ventajas que acarrea efectuar contratos globales que puedan dar mayores beneficios en cuanto a compras se refiere, reduciendo los costos administrativos- En el caso de que se diera una escasez de materiales, se recomienda el empleo de convenios a largo plazo constituirá un medio para asegurar un abastecimiento constante, lo cual podrá ser muy atractivo.

- Diseño de formas

Comprende un análisis de los requerimientos de información y flujos, de manera que las formas

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utilizadas en el área de compras puedan diseñarse para facilitar el tener una información exacta y oportuna,

- Formulación de índices de precios

Consiste en el desarrollo de un procedimiento mediante el cual se podrá preparar un índice o un conjunto de índices de manera que reflejen la mezcla de precios que realmente se pagan por las compras o una mezcla de precios de mercado contra los cuales los precios reales pagados podrán compararse, como una base para evaluar qué tan bien esta operando el departamento de compras.

- Control de inventarios

Se pretende establecer sistemas y procedimientos para lograr un control eficiente y oportuno del inventario a fin de maximizar los niveles de servicio de inventarios para un valor de inversión determinado. Se recomienda el prestar atención a lo relacionado con puntos de reorden, cantidades de reposición, niveles de inventarios deseados e inventarios de seguridad.

- Procedimientos de pago y procedimientos para aprovechar descuentos por pronto pago

Las investigaciones y mejoras al sistema para efectuar pagos a proveedores y aprovechar descuentos por pronto pago cuando así convenga. La única desventaja importante es que las compras deberán concertarse libre abordo destino puesto que no existe forma alguna de añadir los cargos por transporte.

- Sistema de recepción

Comprenden el estudio de los métodos que actualmente se utilizan para verificar las cantidades entregadas por los proveedores, para efectos de pago, en un intento de simplificar el sistema.

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- Contratación sistemática

Se realizarán investigaciones y se harán arreglos con un solo proveedor o con un pequeño grupo de proveedores, concernientes al abastecimiento de todos los requerimientos anuales de una empresa compradora y con respecto a un grupo específico de artículos.

- Método para evaluar el trabajo del departamento de compras

Se trata de establecer un sistema mediante el cual es resultado del esfuerzo del departamento de compras, de todos sus miembros en conjunto, se pueda comparar contra algún criterio predeterminado. Sobre la base de esta evaluación, se podrá establecer medidas para corregir las deficiencias.

- Método para evaluar el desempeño de los proveedores

Se tratará de establecer un sistema para aquilatar que tan bien están satisfaciendo los proveedores los requerimientos de las órdenes de compra y de los contratos que reciben. La información obtenida será concluyente en cuanto a las decisiones de volver a comprar, y como un medio para proporcionar una retroalimentación al proveedor respecto a qué puntos deben mejorarse

Planificación de Existencias Es la función que incluye la programación de necesidades de materiales, la vigilancia del volumen de las existencias, la evaluación y el control de los plazos de entrega de los materiales por parte de las casas proveedoras y el control de los niveles de existencia. Los objetivos de la gestión de existencias son:

a.- Determinar las necesidades de materiales y servicios. b-- Elaborar el plan de abastecimiento de la organización. c.- Programar los pedidos.

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d-- Controlar el volumen de existencias a la producción. e.- Controlar los plazos de entrega y el cumplimiento de los proveedores. f.- Mantener actualizado el costo de las existencias.

Factores Importantes Se presentan dos factores básicos para que se cumpla, y la organización pueda disponer de los recursos, de la calidad y cantidad debida en la oportunidad definida y al precio adecuado. Los factores son: a.- El método de dirección científica Se sustituye el cálculo aproximado o estimado en forma empírica, por la evaluación científica, aplicando los métodos cuantitativos que permiten una ponderación más precisa de los factores de inventario y del volumen de existencias. Por medio de las técnicas matemáticas, las estadísticas, la investigación de operaciones, la ruta crítica y el complemento del conocimiento empírico debidamente razonado y basado en información previa, se logra determinar las necesidades, prever la demanda y cuantificar el volumen de existencias requeridas para el costo, mediano y largo plazo. b.- Previsión La previsión se constituye en el elemento vital para el desarrollo de un proceso de planificación de materiales y para el control de la producción. Viene a ser la base sobre la cual el control de producción y de existencias puede planificar cuántos componentes y materias primas debe adquirirse, cuál debe ser la tasa de mecanización o montaje y programar los pedidos.

Consiste en preparar el futuro, con base en el presente y el pasado- Es una necesidad real en toda organización, aunque por las modificaciones del mercado pueden estar expuestas al error. b.I.- Etapas de previsión Se ejecuta en tres etapas: - Preparación de la información

Involucra tareas de investigación de las fuentes de información y obtención de datos, documentos e información detallada sobre necesidades, requerimientos y situación del mercado.

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- Realización de la previsión

Sobre la base de la información obtenida se establece la previsión, se incluye la estimación del error.

- Verificación de la previsión

Con base en lo previsto y lo acontecido en la realidad del proceso de materiales, se verifican los datos y se establecen las necesidades correctivas del caso-

b.2.- Principios de la previsión Para que esta sea lo más efectiva posible se hace necesario que se ejecute bajo los siguientes principios de carácter universal:

- Exactitud y efectividad para grandes grupos de artículos. - Exactitud para períodos cortos de tiempo. - Toda previsión debe incluir una estimación del error. - Antes de aplicar la previsión, debe verificarse el método utilizado.

b.3.- Tipos de previsión Se pueden presentar los siguientes tipos de previsión de materiales: - Previsiones subjetivas: Son aquellas basadas en la empresa o institución. Predicciones con fundamento en la experiencia o el aparente conocimiento del mercado de materiales o del ambiente, por medio del sentido común, juicios de valor o sondeos. Tienden a reaccionar excesivamente a circunstancias inmediatas y son inestimables. Resultan costosas a la administración, aunque dan resultados satisfactorios cuando sus estimaciones se cumplen. - Previsiones científicas: Se basa en la aplicación del método científico y de las técnicas de análisis cuantitativo. Analizan cada elemento básico en una serie de demanda por separado. Exige el uso de datos históricos sobre la demanda de materiales, para determinar una previsión de inventario, de producción o venta futura. Utiliza técnicas estadísticas como la media, la correlación múltiple, la extrapolación de tendencias, el análisis matemático, el método exponencial y la investigación de operaciones. Una de las ventajas de este tipo es la reducción del número de

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factores a los cuales el encargado de realizar las previsiones debe aplicar juicio de valor. - Otros tipos de previsiones: Sobre la base de los dos tipos anteriores de previsiones, la administración de materiales utiliza o recurre a otros para fines específicos o especiales, según las circunstancias en que se encuentre la organización. Entre tales previsiones tenemos:

a.- Generales para toda la empresa. b.- Para grupos de productos. c.- Para artículos específicos. d.- Especiales para nuevos productos y promociones.

La Evaluación y el Control de Existencias La existencia de materiales son vitales para el funcionamiento de las organizaciones, ya que de su volumen va a depender el abastecimiento oportuno a los programas y proyectos de trabajo, de aquí la importancia de mantener una evaluación y control permanente sobre el proceso de materiales. La administración de hoy aplica la evaluación, y el control científico, en la que se toman en cuenta factores como: Características físicas, estimaciones, previsiones, evaluación del riesgo, disminución de la incertidumbre, el nivel futuro de precios y las oscilaciones de la demanda y del mercado. Establecer un sistema equilibrado de existencias, por medio de la aplicación de las técnicas o criterios de evaluación y control que se citan seguidamente.

1.- La evaluación cuantitativa: Permite reducir el nivel medio de existencias, sin descuidar el servicio a los clientes o usuarios, lográndose la uniformidad en el flujo de los materiales.

2.- Determinación del tamaño correcto del lote. 3.- Análisis de la tolerabilidad de las demoras en la entrega. 4.- Determinación de los niveles de seguridad. 5.- Utilización de los precios como mecanismos de control.

La evaluación por medio de métodos cuantitativos permite una ponderación más precisa de los factores de inventario, complementados con apreciaciones subjetivas y razonables que se sustentan en la experiencia de quienes ejecutan el trabajo. Se busca con ello que las existencias sean:

a.- Adecuadas para minimizar el riesgo de deterioro del volumen, para evitar la pérdida del cliente y el mal servicio.

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b.- Suficientemente pequeñas para evitar los gastos innecesarios que

implica un nivel alto de inventario, el deterioro y la obsolescencia de los materiales y la inmovilización de capital.

El Equilibrio en las Existencias La evaluación y el control son necesarios para mantener el volumen adecuado de las existencias, equilibrar las inversiones en los inventarios, de acuerdo con las otras necesidades de capital y tomando en consideración los costos implicados, De tal suerte que para ellos el equilibrio exige tomar decisiones y acciones, tales como:

1.- Equilibrio entre la inversión en existencias y el servicio al usuario: Permite mantener una relación eficiente entre el volumen del inventario y la demanda de servicios, ya que si se mantiene un nivel bajo habrá retraso en pedidos, artículos sin existencia y servicio sin atender, mientras que si se mantiene un nivel adecuado se brindará un mejor servicio al cliente o al usuario.

2.- Equilibrio entre la inversión en existencias y el costo de los pedidos de

reabastecimiento.

3.- Equilibrio entre la inversión en materiales y los costos de tránsito: Lograr el equilibrio entre la inversión, el volumen del inventario y los costos.

Clasificación de Existencias Se hace con fundamento en las funciones realizadas por la organización y utilizando los materiales según su uso en el proceso de prestación de servicios o de fabricación. Por funciones se entiende: a.- Existencias por fluctuación Son los materiales que se adquieren y almacenan, debido a que no es posible predecir con exactitud el programa de necesidades de producción y de ventas- b.- Existencia por anticipación Son aquellas existencias adquiridas y almacenadas con anterioridad a una época de gran demanda o de mucha venta, a un programa de promoción, o a un período de inactividad de la fábrica. Son de gran utilidad para atender necesidades futuras o imprevistas.

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c.- Existencias por tamaño del lote Consiste en obtener materiales en mayor cantidades que las necesarias en el momento, según la cantidad económica de pedido. Pretende equilibrar los costos de inversión de materiales, con los costos de los pedidos de reabastecimiento. De manera que su objetivo es determinar la cantidad de pedido que minimice el costo total del inventario- Así, la cantidad de pedido asociada con el costo total mínimo del inventario se denomina cantidad económica de pedido. d.- Existencia por tránsito Son aquellas originadas por el desplazamiento necesario de los materiales de un lugar a otro. Existen exclusivamente para evitar atrasos, debido al tiempo dedicado a su transporte. Costos de las Existencias Cada decisión que se toma sobre la cantidad de existencias que es necesario mantener produce unos costos que se pueden clasificar de la siguiente forma: a.- Costos de pedido o de adquisición Son los costos típicos asociados con la adquisición de materiales, propios del papel necesario para obtenerlos. b." Costos de existencias en inventario Incluyen todos aquellos gastos en que incurre una organización por concepto de obsolescencia, deterioro, pérdidas, impuestos, y seguros a los materiales. Además de los costos de operación, almacenamiento y del uso de la planta física, los equipos e intereses sobre el capital invertido. c.- Costos de agotamiento Comprende aquellos costos por disminución de ventas, por demanda no atendida, por personal y equipo ocioso y por papeles innecesario o extraordinario. d.- Costos relativos a la capacidad Se relaciona con aquellos costos por tiempo extraordinario, contratación de servicios, formación de personal, despidos y tiempos muertos. Se calculan utilizando los archivos que lleva la contabilidad.

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Control de Inventarios en la Administración de Recursos Materiales

El control de inventarios merece la atención de la alta dirección de una empresa, especialmente cuando se encuentra ésta en una etapa de crecimiento y de expansión de sus actividades en el mercado. Objetivos del Control

a.- Adquirir productos en cantidades que sean económicas para la empresa.

b.- Eliminar demoras a interrupciones en sus funciones por falta de

materiales o artículos.

c.- Prevenir la acumulación de articules no esenciales.

d.- Reducir pérdidas, mermas o deterioro de productos debido a un inadecuado manejo y conservación.

e.- Permitir una planificación efectiva de las funciones.

g.- Permitir el control de los costos y el manejo contable de los mismos.

Método ABC Es de gran utilidad en la programación de las compras, en la determinación de los niveles de inventarios, en los procesos de control y otros. Su aplicación está fundamentada principalmente hacia dos aspectos fundamentales dentro de la empresa o ente:

1.- Las cantidades de artículos que debo comprar. 2.- Las existencias o inventarios que posee la empresa o sea ese capital

inmovilizado que se posee en los almacenes a los cuales aplico controles más exhaustivos.

Los pasos que se identifican son los siguientes:

1.- Se obtienen los consumos o salidas por valor de todos los artículos que se van a utilizar.

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2.- Se ordenan dichos consumos por valor en orden decreciente. 3.- Se suman los consumos de todos los artículos para lograr un consumo

total del valor. 4.- Se acumulan los consumos por valor de cada uno de los artículos de la

siguiente forma:

a.- El primero no se suma con ninguno, da el consumo del primero. b.- Se suman el primero con el segundo y da el consumo acumulado

del segundo. c.- Se suman el primero, el segundo y el tercero y da el consumo

acumulado del tercero- d.- Así sucesivamente con los otros.

Para cumplir con la función anterior se hace necesario llevar a cabo las siguientes actividades: Artículo A:

Comprende los artículos de mayor demanda o consumo, los cuales representan el 80% del valor total del inventario, aunque numéricamente sea solo un pequeño grupo aproximadamente del 15% al 20% del total de artículos.

Artículo B:

Comprenden los artículos de mediana a poca demanda y representan el 15% del valor total del inventario, correspondiendo numéricamente entre un 30% y 40% del total de los artículos.

Artículo C:

Comprenden los artículos de menor nivel de rotación o movimiento, por lo que representan el 5% del valor total del inventario, pero que físicamente representan entre el 50% y 60% de la existencia total del inventario.

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La Gestión de Existencias Es responsable de la programación de las necesidades de los recursos materiales, de la vigilancia o control del volumen de existencias, y determinar las necesidades futuras o cantidad del pedido. En la gestión de existencias es importante saber cuánto comprar, cómo comprar, dónde comprar, cuánto comprar, etc.. ¿Cuánto Comprar? Generalmente existen dificultades para establecer el volumen de compras atribuibles a:

a.- Error de cálculo. b.- Presión de los proveedores. c.- Descoordinación. d.- Compras basadas en la experiencia. e.- Abusos en el uso de los redondees. f - Problemas por presupuestos heterogéneos. g.- Exageraciones en los suministros.

En relación con los problemas que delimitan el cuánto, es importante destacar:

a.- Disponibilidad financiera de la empresa o ente. b.- Programas de las compras. c.- Problemas en el manejo del almacén.

El control de inventarios tiene como fin primordial establecer el nivel óptimo de existencias en términos de abastecimiento, costos y almacenaje, entre otros. Además representa parte importante de los activos con que cuenta la empresa, por lo tanto una buena gestión de existencias justifica el importe de la inversión, asimismo, evita problemas en el manejo de sus activos circulantes y consecuentemente de los costos de administración. El departamento financiero, necesita conocer con detalle los flujos de caja o efectivo para hacer frente al pago de proveedores y del departamento de compras que requiere conocer anticipadamente las necesidades de materiales y servicios, para realizar la compra de los mismos en las mejores condiciones económicas posibles. La previsión de materiales debe hacerse en tres niveles:

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1.- Plan de necesidades de materiales a largo plazo: Se refiere a aquellos materiales y servicios que por su importancia económica requieren un tratamiento de compras a mediano y largo plazo. La previsión a mediano y largo plazo es tanto más difícil cuanto más inestable es el mercado y depende de gran cantidad de variables tales como el ciclo de vida de nuestros productos, las variaciones de gastos de la demanda, la fuerza de la competencia, la situación general de la economía, las posibilidades del mercado internacional y otras. Prever no es adivinar, sino aumentar las posibilidades más a menudo debe rehacer el plan y tomarse las oportunas medidas correctivas. 2.- Los presupuestos de compras y existencias: Debe recoger, en el tiempo, las cifras totales de compra de materiales y servicios necesarios para el cumplimiento del programa de producción y el mismo debe incluir las siguientes partidas:

a.- Materias primas, Insumos y conjuntos incorporables para la producción.

b.- Materiales auxiliares y suministros para la producción. c.- Materiales y servicios para mantenimiento y repuesto de las

instalaciones de producción. d.- Materiales y servicios para los departamentos no de producción. e.- Materiales y equipo para inversiones.

Para confeccionar el presupuesto de compras se parte del programa de producción se calculan las necesidades de materiales y servicios. A partir de ellas y en función del plazo de suministro y la política de existencias se establece el Plan de Compras que, valorado, se transforma en el Presupuesto de Compras. 3*- El programa de necesidades para cada material: Este constituye un plan de corto plazo y las entregas se dan como consecuencia de la apertura de órdenes de fabricación. Esto conlleva al cálculo de las necesidades de materiales para la fabricación del producto en cuestión. Funciones de la Gestión de Existencias

1.- Establecer las necesidades materiales de la empresa, sin excepción todos los usuarios deben determinar de acuerdo a sus actividades

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programadas, qué materiales o insumes requieren para cumplir adecuadamente sus planes operativos.

2.- Programación de las necesidades de los recursos materiales.

3.- Vigilar y controlar el volumen de existencias.

4.- Determinar y controlar tos plazos de entrega.

5.- Inventario de recursos disponibles:

Se debe saber con qué cuenta la empresa, los recursos materiales y humanos.

6.- Determinar la disponibilidad económica.

7.- Identificar los posibles proveedores.

Para una verdadera programación de compras es necesario:

a.- Agrupar los artículos por afinidad. b.- Preparar cartel licitatorio o confeccionar cotizaciones. c.- Describir las características de los artículos. d.- Definir cuántas compras se efectuarán, con qué altemabilidad y cuáles

artículos se les dará prioridad. e.- Llevar tarjetas para consignar datos importantes.

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ANEXO II

MINISTERIO______________________ PROGRAMA DE COMPRAS

AÑO 2002

Programa Tipo de Unidad Cantidad Monto Período Fuente Bien de Estimado de Inicio Financ. Medida de la de Contratación Compra

Nota: ver descripción de contenidos (art. 7.3 R.C.A.) Este formato es en Microsoft word tabulado (utilizando únicamente el tabulador para digitar la información en columnas), no se debe utilizar el formato de tabla de este procesador.

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ANEXO III

MINISTERIO______________________ PROGRAMA DE COMPRAS CONSOLIDADO

AÑO 2003

SUBPARTIDA Tipo de Bien Unidad de

medida

Cantidad Monto Estimado de

la contratación

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ANEXO IV

Plazos promedios (en días hábiles) para la tramitación de la diferentes contrataciones del Poder Ejecutivo

ETAPAS O PASOS LICITACIÓN PÚBLICA

LICITACIÓN POR REGISTRO

LICITACIÓN RESTRINGIDA

CONTRATACIÓN DIRECTA

1. Plazo para confeccionar el cartel luego de haberse cumplido todos los requisitos previos (Financieros)*

De 5 días De 5 días De 5 a 10 días 3 días

2. Plazo para publicar el cartel en la gaceta o notificado

5 días 5 días 2 días 2 días

3. Plazo para recibir ofertas De 15 a 30 días Mín. 10 días Mín. 3 días 3 días

4. Plazo para adjudicar Mín. 30 días Mín. 30 días Mín. 20 días 5 días

5. Plazo para publicar la adjudicación en la gaceta o comunicarla

Mín. 5 días 5 días 2 días 2 días

6. Plazo para quedar en firme la adjudicación luego de publicarla

10 días 10 días 5 días _____

7. Plazo para confeccionar y tener refrendada la orden de compra

5 días 5 días 5 días 5 días

Total (plazos máximos) Total (plazos mínimos)

90 días 75 días

70 días 70 días

47 días 42 días

20 días 20 días

Otros Procesos

Plazo para confección del contrato 5 días 5 días 5 días ---------

Plazo para refrendo de contrato Contraloría de acuerdo al monto

30 días 30 días 30 días ______

Plazo para entregar la orden de compra 5 días 5 días De 2 a 5 días 2 días

En caso de que el cartel sea objetado hay que sumarle lo siguiente:

a) Si el plazo de recepción de ofertas ha sido prorrogado.

b) Cuando se introduzca una alteración importante a la concepción original del cartel.

De 3 a 10 días

De 15 a 30 días

De 3 a 10 días

Mín. 10 días

De 3 a 10 días

Mín. 10 días

De 3 a 10 días

_____

Si la adjudicación ha sido apelada o revocada, hay que sumar:

c) Para evacuar audiencias y dictar el acto inicial

d) Para resolver el recurso e) Para notificar el recurso

10 días

De 30 a 45 d. 2 días

De 5 a 10 días

De 20 días 2 días

5 días

20 días 2 días

____

20 días 2 días

Total del Plazo Máximo Total del Plazo Mínimo

137 días 100 días

92 días 80 días

87 días 77 días

34 días 27 días

* Este cuadro no incluye los trámites previos para la contratación que estiman en 40 días hábiles trámites realizados en los Ministerios, ni tampoco los plazos para formalización, refrendo y ejecución del contrato. Fuente: Circular DGABCA 075-2002, Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa