Dirección de Planificación y Desarrollo InstitucionalManual de Normas, Procesos y Procedimientos...

Plantilla 2.1

MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS

MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

Guatemala, noviembre de 2019

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional Página 2

Índice

Índice ___________________________________________________________________________ 2

Introducción ______________________________________________________________________ 4

Propósito del manual ______________________________________________________________ 4

Normas, procesos y procedimientos ___________________________________________________ 5

1. Unidad de Género ____________________________________________________________________ 5

Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas __________________________________________ 5

Planificación de Actividades ____________________________________________________________________ 5

Ejecución de Actividades _______________________________________________________________________ 6

Preparación de Informes _______________________________________________________________________ 6

2. Planificación _______________________________________________________________________ 11

Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas _________________ 11

Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación

Presupuestaria ______________________________________________________________________________ 11

Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución ______________ 13

Elaboración, actualización, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI- _________________ 19

Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional –PEI- ____________________________________ 19

Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI-. _____________________________________ 21

Elaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual –POM- y seguimiento al Plan Operativo

Anual –POA- __________________________________________________________________________________ 25

Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional ______________ 25

Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA) _______________________________________________________ 27

Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metas ___________________________________ 31

Seguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas _____________________________________________ 31

Seguimiento a la Ejecución mensual de Metas _____________________________________________________ 32

Informe Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera a la Secretaría de Planificación y Programación de la

Presidencia (SEGEPLAN) _______________________________________________________________________ 32

Informe Cuatrimestral de Gestión y Rendición de Cuentas ___________________________________________ 33

Autorización de reprogramación de subproductos ____________________________________________________ 37

Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial ______________________ 37

Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional –DIPLANDI-. _____________________________________________________________ 38

Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional ________________________ 42

3. Cooperación Externa _________________________________________________________________ 48

Adquisición de Bienes o Servicios financiados con Recursos de Cooperación Externa ________________________ 48

Programación de Adquisiciones ___________________________________________________________________ 52

Planificación de monitoreo y evaluación ____________________________________________________________ 56

Validación de la matriz de Resultados ______________________________________________________________ 59

Elaboración de informes de cooperación externa ____________________________________________________ 63

Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones _______________________________ 63

Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República _______________________ 64

Revisión de informes de productos de consultoría ____________________________________________________ 69

Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones ______________________________________ 73

Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas _________________________________________________ 77

Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia________________ 79


-SEGEPLAN- ___________________________________________________________________________________ 79

Identificación de Posibles Cooperantes _____________________________________________________________ 83

Proceso de Gestión y Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Préstamos _____________ 85

Proceso de Gestión Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Donaciones ______________ 90

Regularización Donación en Especie (Servicios, bienes y suministros) ____________________________________ 94

Proceso de Liquidación y Cierre de Operaciones de la Cooperación Reembolsable y no Reembolsable ________ 101

Elaboración de Solicitud de Desembolsos __________________________________________________________ 111

4. Gestión de Calidad _________________________________________________________________ 119

Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio

de Finanzas Públicas ___________________________________________________________________________ 119

Gestión para la Actualización de Manuales _________________________________________________________ 128

Gestión Mejora de Procesos ____________________________________________________________________ 136

Gestión de Proyectos __________________________________________________________________________ 143


Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo

Institucional del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir y

estandarizar los criterios y procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado por

las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.

Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal

sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el

logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales

que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.

Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna

institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección de Planificación y Desarrollo

Institucional. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la institución y

otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y normatividad

aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su competencia y

funciones.


Normas, procesos y procedimientos

1. Unidad de Género

NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:

Unidad de género 03 1 de 5

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Asesoría técnica a las dependencias del Ministerio de Finanzas

PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Brindar asesoría técnica a las dependencias del Ministerio sobre los mecanismos, actividades y el contenido que deben implementar, cada una según su competencia, para el efectivo cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades, (PNPDIM-PEO 2008-2023) de acuerdo con las directrices emanadas de la Secretaría Presidencial de la Mujer (SEPREM) y el Gabinete Especifico de Desarrollo Social Inicia: Identificación de compromisos a cumplir por las direcciones según manda el Plan de Equidad de Oportunidades

-PEO-. Finaliza: Incorporación de los compromisos en los planes y mecanismos internos avalados por las direcciones.

NORMATIVA APLICABLE:

a) Acuerdo Gubernativo 130-2001, artículo 13 Reglamento Orgánico Interno de la Secretaría Presidencial de la Mujer

b) Acuerdo Gubernativo 91 - 2007 que aprueba la Política Nacional en Discapacidad como Política de Estado c) Acuerdo Gubernativo 302-2009, artículo 2 Política Nacional de Promoción y Desarrollo Institucional d) Acuerdo Gubernativo 260-2013, Implementación de las Unidades de Género en Ministerios y Secretarías del

Organismo Ejecutivo.

e) Acuerdo Gubernativo 143-2014 Política Pública para la Eliminación de la Discriminación Racial f) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas g) Acuerdo Gubernativo 11-2019 Gabinete Específico de Desarrollo Social (GEDS). h) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas

DISPOSICIONES INTERNAS:

1. Oficio Circular en la cual se invita al proceso de transferencia de Información Normativa y Lineamientos para el proceso de Planificación y Presupuesto en el marco de la Gestión por Resultados para el ejercicio fiscal y Multianual

Planificación de Actividades

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Coordina con la Secretaría Presidencial de la Mujer –SEPREM- y la Mesa Temática

de Mujeres del Gabinete Específico de Desarrollo Social para el acompañamiento y monitoreo que realiza a las diversas instituciones del Estado, en la implementación de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades -PNPDIM-PEO-, a través de las reuniones de coordinación bilaterales, convocatorias de la Secretaría Presidencial de la Mujer SEPREM a las unidades de género para Consejo Consultivo u otros requerimientos.

Coordinadora de la Unidad de Género (CUG)

2.

Coordina con las autoridades administrativas superiores de cada Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas, para la identificación de mecanismos y actividades que debe desarrollar el Ministerio de Finanzas Públicas para el cumplimiento de los compromisos que le manda la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO, en el marco de las funciones que les define a cada Dependencia el Reglamento Orgánico Interno.


3.

Acompaña a las autoridades superiores del Ministerio de Finanzas Públicas en la preparación y seguimiento de las acciones, mecanismos y orientaciones estratégicas para transversalisar a Igualdad y otras medidas pertinentes.




4.

Acompaña a las autoridades superiores del Ministerio de Finanzas Públicas en los Gabinetes o convocatorias del Congreso de la República y otras coordinaciones en que sea requerido.


5.

Asesora a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para que incorporen actividades en sus Planes Operativos y Presupuestos anuales, buscando la oficialización de las mismas, incorporándolas al Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque de Género e Interseccionalidad de Derechos -POA TEG-ID-


6.

Asesora a la Dirección de Planificación y Dirección Financiera para que se visibilice en los Planes Operativos Anuales –POAS- y Presupuestos de las Dependencias, las actividades que se definan para el cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.


7.

Asesora a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, acompaña a la Dirección Técnica del Presupuesto y dependencias del Ministerio para que, en lo que corresponda, apliquen el clasificador de género en la planificación y en los informes de ejecución.


Ejecución de Actividades


1.

Asesora conceptualmente al personal de las dependencias responsables de implementar las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.


2.

Asesora metodológicamente a las dependencias para el desarrollo de las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.


3. Acompaña a las direcciones en la ejecución de las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO.


4. Asiste en las actividades que sean asignadas por la Dirección o el Despacho Ministerial.


5. Impulsa la capacitación y calificación del personal en temas de derechos humanos Coordinadora de la Unidad de

Género (CUG

Preparación de Informes


1.

Asesora al Subdirector de Planificación en la integración del Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque de Género POM POA TEG a partir de las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades PNPDIM-PEO realizadas por el Ministerio de Finanzas, para los informes a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-, la Secretaría Presidencial de la Mujer –SEPREM- u otros requeridos.


2. A solicitud de las autoridades, integra informes para organismos nacionales o internacionales sobre el avance en materia de derechos humanos para las mujeres, desde un enfoque interseccional y otros temas relacionados.




3. Participa en las convocatorias que realizan organismos nacionales o internacionales para el monitoreo y evaluación del cumplimiento de los derechos humanos de las mujeres por parte del Estado de Guatemala.



Diagramas de Flujo


PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ( 1 de 1)


Inicio

Coordina con la SEPREM y la Mesa Temática de Mujeres del Gabinete Específico de

Desarrollo Social para el acompañamiento y monitoreo que realiza a las diversas

instituciones del Estado, en la implementación de la PNPDIM-PEO, a través de las reuniones de coordinación bilaterales, convocatorias de

la SEPREM a las unidades de género para Consejo Consultivo u otros requerimientos

Coordina con las autoridades administrativas superiores de cada Dependencia del MINFIN,

para la identificación de mecanismos y actividades que debe desarrollar el MINFIN

para el cumplimiento de los compromisos que le manda la PNPDIM-PEO, en el marco de las funciones que les define a cada Dependencia

el Reglamento Orgánico Interno

Acompaña a las autoridades superiores del MINFIN en la preparación y seguimiento de las acciones, mecanismos y orientaciones

estratégicas para transversalisar a Igualdad y otras medidas pertinentes

Asesora a la Dirección de Planificación, acompaña a la Dirección Técnica del

Presupuesto y dependencias del Ministerio para que, en lo que corresponda, apliquen el clasificador de género en la planificación

y en los informes de ejecución

Asesora a la Dirección de Planificación y Dirección Financiera para que se visibilice

en los POAS y Presupuestos de las Dependencias, las actividades que se

definan para el cumplimiento de la PNPDIM-PEO

Acompaña a las autoridades superiores del MINFIN en los Gabinetes o convocatorias del

Congreso de la República y otras coordinaciones en que sea requerido

Fin

Asesora a las dependencias del MINFIN para que incorporen actividades en sus Planes

Operativos y Presupuestos anuales, buscando la oficialización de las mismas,

incorporándolas al Plan Operativo Multianual y Anual para la

Transversalización del Enfoque de Género e Interseccionalidad de Derechos POA TEG-ID



EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES (1 de 1)

Coordinadora de la Unidad de Género

(CUG)

Inicio

Asesora conceptualmente al personal de las dependencias

responsables de implementar las actividades de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y

Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades

PNPDIM-PEO

Asesora metodológicamente a las dependencias para el desarrollo de

las actividades ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad

de Oportunidades PNPDIM-PEO

Asiste en las actividades que sean asignadas por la Dirección o el

Despacho Ministerial

Fin

Acompaña a las direcciones en la ejecución de las actividades

ministeriales de cumplimiento de la Política Nacional de Promoción y

Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de Oportunidades

PNPDIM-PEO

Impulsa la capacitación y calificación del personal en temas de derechos

humanos



PREPARACIÓN DE INFORMES (1 de 1)

Coordinadora de la Unidad de Género

(CUG)

Inicio

Asesora al Subdirector de Planificación en la integración del Plan Operativo Multianual y Anual para la Transversalización del Enfoque

de Género POM POA TEG a partir de las actividades de cumplimiento de la Política

Nacional de Promoción y Desarrollo Integral de las Mujeres y el Plan de Equidad de

Oportunidades PNPDIM-PEO realizadas por el Ministerio de Finanzas, para los s informes

a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN,

la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEPREM

u otros requeridos

A solicitud de las autoridades, Integra informes para organismos nacionales o

internacionales sobre el avance en materia de derechos humanos para las mujeres, desde

un enfoque interseccional y otros temas relacionados

Participa en las convocatorias que realizan organismos nacionales o internacionales para el monitoreo y evaluación del cumplimiento de los derechos humanos de las mujeres por

parte del Estado de Guatemala

Fin


2. Planificación


Departamento de Planificación y Programación. 01 1 de 8


Definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas


Establecer los criterios y actividades necesarias para la definición, validación y modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas, en cumplimiento al marco normativo aplicable.

Inicia: Recepción de lineamientos emitidos por parte de la Secretaria General de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), para el proceso de Planificación y Presupuesto anual y multianual, en el marco de la Gestión por Resultados (GpR).

Finaliza: Actualización dentro de los sistemas informáticos correspondientes y archivo de expediente.


a) Ley Orgánica del Presupuesto. b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Modificaciones a la Ley Orgánica del Presupuesto y su reglamento. d) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

año fiscal e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Estructura Orgánica interna del Ministerio de Finanzas Públicas


“No existen disposiciones internas para este procedimiento”

Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de

Formulación Presupuestaria


1

Recibe invitación por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia (SEGEPLAN), para recibir lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA). Traslada a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Ministro de Finanzas Públicas

2

Reciben y analizan lineamientos emitidos por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-; instruyen para que la Red de Producción y de Categorías Programáticas sea elaborada en función del Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Trasladan al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.

Nota: la verificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas debe realizarse cada año con la elaboración del Plan Operativo Multianual o Plan Operativo Anual y de acuerdo a los lineamientos del Plan Estratégico Institucional -PEI-.

Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y

Subdirector de Planificación

3 Recibe y revisa la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Jefe de Departamento de

Planificación y Programación

4

Elabora proyecto de memorándum y propone cronograma de trabajo para discutir con las direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas, la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Traslada al Subdirector de Planificación.

Jefe de Departamento de Planificación y Programación

5 Valida proyecto de memorándum y cronograma de trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas vigente. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


6 Firma y sella memorándum y cronograma de trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada a la asistente

Director (a) de Planificación y



de la Dirección para socializar dicha invitación. Desarrollo Institucional

7

Revisan Red de Producción y de Categorías Programáticas, en función a los Lineamientos emitidos por parte de la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN, Plan Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.

¿La Red de Producción y de Categorías Programáticas requiere modificación?

No: se solicita a cada dependencia validar mediante oficio la continuidad de la misma, continua en actividad 12.

Sí: la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional socializa con el enlace administrativo-financiero y Autoridad Superior de la dependencia, instrumentos para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas y continúa procedimiento.

Subdirector de Planificación/ Jefe de Departamento de

Planificación y Programación / Autoridad Superior de la

dependencia / Director(a) Financiero o persona designada

8 Traslada mediante oficio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, instrumentos con información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas.

Autoridad superior de la dependencia

9 Recibe oficio con instrumentos e información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de Planificación y Programación.

Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional

10 Recibe y revisa con el Jefe del Departamento de Planificación y Programación la propuesta presentada.


11 Define Red de Producción y de Categorías Programáticas y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera para validar la Red de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación para validación.


12 Valida proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera, adjuntando Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo institucional.


13 Valida Red de Producción y traslada Categorías a la Dirección Financiera para validar la estructura presupuestaria.


14

Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas propuesta.

¿Procede la validación de la estructura presupuestaria?

Sí: valida estructura presupuestaria y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.

No: regresa a la actividad 11

Director(a) Financiero

15 Recibe validación y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director (a) de Planificación y

Desarrollo Institucional

16 Elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho Ministerial. Traslada al Subdirector de Planificación.


17 Valida proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho Ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


18

Firma y sella oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías Programáticas para ser revisada y aprobada por el Despacho Ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para remitir documentación al Despacho Ministerial.


19 Recibe, revisa y firma oficio y devuelve a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Ministro

20 Recibe y envía oficio y Red de Producción y de Categorías Programáticas a la Dirección Técnica del Presupuesto para su respectiva actualización dentro de los sistemas informáticos correspondientes.




21 Actualiza en los sistemas informáticos correspondientes en función de los cambios realizados a la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Informa al Jefe de Departamento de Planificación y Programación

Dirección Técnica del Presupuesto

22

Actualiza en el Sistema Informático de Gestión (SIGES), los cambios en la red de producción y de categorías programáticas, que incluye la información siguiente:

a. Definición de resultados institucionales b. Productos y subproductos c. Definición de la tipología de detalle de insumos d. Actualización de categorización de centros de costos y asociación de

subproductos


23 Informa a las dependencias sobre la definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas del ejercicio fiscal en proceso de formulación. Archiva expediente.


Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución


1

Recibe solicitud de la dependencia interesada para la modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.

Nota: la solicitud presentada por la dependencia, debe contener oficio con instrumentos e información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas.

Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional

2 Recibe y traslada solicitud de modificación de red de producción y categorías programáticas al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


3

Recibe, revisa y analiza la solicitud de modificación a la red de producción y categorías programáticas.

¿Esta correcta la solicitud de modificación?

Sí: Procede a elaborar la propuesta de modificación, continúa procedimiento.

No: Devuelve a la dependencia interesada para modificaciones, finaliza procedimiento.

Jefe del Departamento de Planificación y Programación

4 Elabora proyecto de oficio solicitando a la Dirección Financiera validar la propuesta de modificación realizada a la red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.


5 Recibe y valida proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


6 RR

Valida Red de Producción y traslada a la Dirección Financiera para validar la estructura presupuestaria.


7

Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas propuesta.

¿Procede la validación de la estructura presupuestaria?

Sí: valida estructura presupuestaria y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.

No: Regresa para que atienda las observaciones, regresa actividad No. 4

Director (a) Financiera

8 Recibe validación y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director (a) de Planificación y

Desarrollo Institucional.

9

Recibe modificación validada y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto solicitando anuencia para modificar la de la red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.


10 Recibe, revisa y valida proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Subdirector de Planificación.



Planificación y Desarrollo Institucional.

11 Recibe, firma y sella oficio. Traslada a la Dirección Técnica del Presupuesto. Director (a) de Planificación y


12

Recibe y analiza la solicitud de modificación.

¿Cumple técnicamente con lo requerido?

Sí: Emite anuencia y traslada expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa procedimiento.

No: Devuelve expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para realizar correcciones, actividad No. 3.


13 Recibe anuencia de la Dirección Técnica del Presupuesto y traslada al Departamento de Planificación y Programación.


14 Recibe expediente y elabora proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo para modificar red de producción y de categorías programáticas. Traslada al Subdirector de Planificación.


15 Recibe, revisa y valida proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


16 Recibe, revisa y firma y sella informe ejecutivo, rubrica proyecto de resolución ministerial. Traslada al Despacho Superior.


17 Recibe, revisa y firma resolución y devuelve a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Ministro

18 Recibe expediente con la resolución ministerial firmada y remite al Departamento de Planificación y Programación.

Director de Planificación y Desarrollo Institucional

19 Recibe y traslada expediente a Secretaría General solicitando asignación de número y fecha a la resolución ministerial.


20 Asigna correlativo y entrega copia certificada de la resolución ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación

Secretaría General

21

Recibe copia certificada de resolución ministerial y elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para solicitar la incorporación de los cambios en los sistemas informáticos correspondientes. Adjuntando copia del expediente y resolución ministerial. Traslada al Subdirector de Planificación.


22 Recibe, revisa y valida proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Adjuntando copia del expediente y resolución ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


23 Recibe, revisa, firma y sella oficio. Traslada y adjuntando copia del expediente y resolución ministerial.


24

Recibe expediente, modifica la red de producción y de categorías programáticas en los sistemas informáticos correspondientes, notifica a Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional los cambios ejecutados según resolución ministerial


25 Informa a la dependencia solicitante que ya fueron incorporados los cambios dentro de los sistemas informáticos correspondientes. Archiva expediente.



Diagrama de Flujo


Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación Presupuestaria (1 de 2)


Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional y Subdirector

de Planificación



Director (a) de Planificación y Desarrollo

Institucional

Subdirector de Planificación/ Jefe de Departamento de Planificación y Programación / Autoridad Superior de la

dependencia / Director(a) Financiero o persona designada

Autoridad superior de la

dependencia

INICIO

Recibe invitación por parte de la Secretaria de

Planificación y Programación de la Presidencia

(SEGEPLAN),

Reciben y analizan lineamientos emitidos por

parte de la SEGEPLAN; instruyen para que la Red de Producción y de Categorías

Programáticas sea elaborada en función del Plan

Estratégico Institucional, Plan Operativo Multianual y

Plan Operativo Anual

Recibe y revisa la Red de Producción y de Categorías

Programáticas vigente

Elabora proyecto de memorándum y propone

cronograma de trabajo para discutir con las direcciones

del MINFIN

Valida proyecto de memorándum y cronograma de

trabajo para discutir la continuidad de la Red de Producción y

de Categorías Programáticas

vigente

Firma y sella memorándum y cronograma de

trabajo

Revisan Red de Producción y de Categorías Programáticas,

en función a los Lineamientos emitidos por

parte de SEGEPLAN

¿La Red de Producción y de

Categorías Programáticas

requiere modificación?

No

se solicita a cada dependencia validar mediante oficio la continuidad de la

misma

A

Sí

la DIPLANDI socializa con el

enlace administrativo-

financiero y Autoridad Superior de la dependencia

Traslada mediante oficio a la Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional, instrumentos con

información para modificar la Red de Producción y de Categorías Programáticas

Recibe oficio con instrumentos e

información para modificar la Red de

Producción y de Categorías

Programáticas

Recibe y revisa con el Jefe del

Departamento de Planificación y

Programación la propuesta presentada

Define Red de Producción y de Categorías Programáticas y elabora proyecto de oficio

dirigido a la Dirección Financiera para validar la Red de Categorías

Programáticas

Valida proyecto de oficio dirigido a la

Dirección Financiera,

adjuntando Red de Producción y de


Valida Red de Producción y

traslada Categorías a la Dirección

Financiera para validar la estructura

presupuestaria

1

A

2



Definición y validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Formulación Presupuestaria (2 de 2)

Director(a) Financiero Director(a) de Planificación y



Subdirector de Planificación MinistroDirección Técnica del

Presupuesto

Recibe Red de Producción y de Categorías Programáticas

propuesta

Recibe validación y traslada al Departamento de


Elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de Producción y de Categorías

Programáticas para ser revisado y aprobado por el Despacho

Ministerial

Valida proyecto de oficio e informe

ejecutivo, adjunta Red de Producción y

de Categorías Programáticas para

ser revisado y aprobado por el


Firma y sella oficio e informe ejecutivo, adjunta Red de

Producción y de Categorías Programáticas para ser

revisada y aprobada por el Despacho Ministerial

1

¿Procede la validación de la

estructura presupuestaria?

No

Regresa a la actividad 11

2

Sí

valida estructura presupuestaria y

envía a la Dirección de Planificación y


Recibe, revisa y firma oficio y

devuelve

Recibe y envía oficio y Red de Producción y de

Categorías Programáticas a la Dirección Técnica del

Presupuesto para su respectiva actualización

Actualiza en los sistemas informáticos

correspondientes en función de los cambios realizados a la

Red de Producción y de Categorías Programáticas

Actualiza en el Sistema Informativo de Gestión

(SIGES) los cambios en la red de producción y de

categorías programáticas

Informa a las dependencias sobre la definición y

validación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas del ejercicio

fiscal

Fin



Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución (1 de 2)

Director(a) de Planificación y Desarrollo

InstitucionalSubdirector de Planificación


Director (a) Financiera

INICIO

Recibe solicitud de la dependencia interesada para la modificación de la Red de Producción y de Categorías Programáticas. Traslada al


Recibe y traslada solicitud de modificación de red de producción y categorías programáticas al Jefe de

Departamento de Planificación y Programación

Recibe, revisa y analiza la solicitud de modificación a la

red de producción y categorías programáticas

¿Esta correcta la solicitud de

modificación?Sí

Procede a elaborar la

propuesta de modificación

No

Devuelve y finaliza

procedimiento

Elabora proyecto de oficio solicitando a

la Dirección Financiera validar la

propuesta de modificación

Recibe y valida proyecto de oficio

Valida Red de Producción y traslada a la Dirección

Financiera para validar la estructura presupuestaria

Recibe Red de Producción y de


propuesta

A

¿Procede la validación de la

estructura presupuestaria?Sí

valida estructura presupuestaria y

envía

No

Devuelve para atender

modificaciones

A

Recibe validación y traslada al


Recibe modificación validada y elabora proyecto de oficio

dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto solicitando

anuencia para modificar la de la red de producción y de categorías programáticas

Recibe, revisa y valida proyecto de

oficio

Recibe, firma y sella oficio

2

1

3



Modificación de Red de Producción y de Categorías Programáticas en la Etapa de Ejecución (2 de 2)

Dirección Técnica del PresupuestoDirector (a) de Planificación y Desarrollo

Institucional


Subdirector de Planificación Ministro Secretaría GeneralDirección Técnica del

Presupuesto

Recibe y analiza la solicitud de

modificación

2

¿Cumple técnicamente

con lo requerido?No

Devuelve expediente a

DIPLANDI para realizar

correcciones

Sí

Emite anuencia y traslada

expediente a la DIPLANDI

3

Recibe anuencia de la Dirección Técnica del Presupuesto y

traslada al Departamento de Planificación y Programación

Recibe expediente y elabora proyecto de resolución ministerial e informe ejecutivo para modificar red de producción y de

categorías programáticas

Recibe, revisa y valida proyecto de

resolución ministerial e

informe ejecutivo

Recibe, revisa y firma y sella informe ejecutivo,

rubrica proyecto de resolución ministerial

Recibe, revisa y firma resolución y

devuelve

Recibe expediente con la resolución

ministerial firmada

Recibe y traslada expediente a Secretaría General solicitando

asignación de número y fecha a la resolución ministerial

Asigna correlativo y entrega copia

certificada de la resolución ministerial

Recibe copia certificada de resolución ministerial y elabora

proyecto de oficio dirigido a DDirección Técnica del

Presupuesto para solicitar la incorporación de los cambios

en los sistemas

Recibe, revisa y valida proyecto de oficio dirigido a la

DDirección Técnica del Presupuesto

Recibe, revisa, firma y sella oficio

Recibe expediente, modifica la red de

producción y de categorías programáticas en los sistemas informáticos

correspondientes

Informa a la dependencia solicitante que ya fueron incorporados los cambios

dentro de los sistemas informáticos correspondientes

Fin1



Desarrollo de la planificación estratégica institucional 03 1 de 6


Elaboración, actualización, seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI-


Mostrar la situación estratégica institucional actual desde los mandatos jurídicos, el marco de las políticas, la problemática identificada, los resultados estratégicos institucionales que se esperan alcanzar en el marco estratégico, los proyectos estratégicos, el seguimiento y evaluación.

Por medio de este procedimiento, se busca identificar las actividades sustantivas y los responsables, que deben contribuir de manera efectiva a la elaboración, actualización seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional PEI del Ministerio de Finanzas Públicas.

Inicia: Con la recepción de los lineamientos emitidos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN y del Ministro de Finanzas Públicas para que se proceda a la elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional PEI.

Finaliza: Archiva informe de seguimiento y evaluación del PEI y nota de entrega al Ministro de Finanzas Públicas.


a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley del Organismo Ejecutivo c) Ley Orgánica del Presupuesto d) Ley de Contrataciones del Estado e) Reformas a la Ley de Contrataciones del Estado f) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del año

fiscal g) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto h) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas i) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas j) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de

Cuentas DISPOSICIONES INTERNAS:


Elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional –PEI-


1.

Recibe invitación para elaborar o actualizar el Plan Estratégico Institucional –PEI- por parte de Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- y traslada a Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


2.

Recibe los lineamientos por parte de Secretaría de Planificación y Programación de

la Presidencia –SEGEPLAN- para elaborar o actualizar el Plan Estratégico

Institucional.



3. Analiza lineamientos recibidos, propone cronograma y metodología de trabajo a la Dirección.


4.

Recibe propuesta del cronograma y metodología de trabajo, determina si está de acuerdo con la misma.

¿Está de acuerdo con el cronograma y metodología de trabajo?




Sí: Valida cronograma y metodología de trabajo y continúa en actividad No. 5. No: Regresa para correcciones a la actividad No. 3.

5.

Diseña la estructura del contenido del Plan Estratégico Institucional -PEI- con base a los lineamientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-.


6. Distribuye tareas en función del cronograma y estructura del Plan Estratégico Institucional –PEI-.


7. Recopila información a lo interno y externo del Ministerio de Finanzas Públicas de acuerdo a las tareas asignadas.


8. Clasifica y analiza información recopilada. Jefe del Departamento de


9.

Realiza convocatoria a las Dependencias del Ministerio de Finanza Públicas para participar en talleres de trabajo de elaboración o actualización del Plan Estratégico Institucional -PEI-.


10. Realiza talleres de trabajo con las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas sobre temas específicos para incorporarlos en el Plan Estratégico Institucional -PEI-.


11. Realizan análisis y discusión de resultados que deben ser incorporados al Plan Estratégico Institucional -PEI-.

Subdirector de Planificación y Jefe del Departamento de


12. Elaboran versión preliminar del Plan Estratégico Institucional -PEI- y trasladan a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.



13.

Recibe y revisa el Plan Estratégico Institucional –PEI-.

¿El documento es correcto?

Sí: Valida el PEI y traslada al Ministro de Finanzas Públicas, continúa en actividad No. 14. No: Regresa para correcciones a la actividad No. 12.


14.

Recibe y revisa el Plan Estratégico Institucional –PEI-.

¿Aprueba el Plan Estratégico Institucional -PEI-?

Sí: Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 15. No: Solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.


15.

Recibe Plan Estratégico Institucional –PEI- aprobado y solicita al Subdirector de Planificación elaborar proyecto de oficio para envío a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.


16. Elabora proyecto de oficio y envía al Ministro de Finanzas Públicas para la firma. Subdirector de Planificación

17.

Remite el Plan Estratégico Institucional –PEI- aprobado a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y traslada copia del Plan Estratégico Institucional -PEI- y oficio de recibido a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su archivo.




18.

Realiza revisión del Plan Estratégico Institucional -PEI- enviado por el Ministerio de Finanzas Públicas.

¿El Plan Estratégico Institucional -PEI- es aprobado?

Sí: Envía documento aprobado al Ministerio de Finanzas Públicas. Continúa en actividad No. 25.

No: Realiza recomendaciones y traslada al Ministerio, continúa en actividad No. 19.

Secretaría de Planificación y Programación de la

Presidencia –SEGEPLAN-

19.

Recibe recomendaciones al Plan Estratégico Institucional -PEI- por parte de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para el análisis correspondiente.


20.

Recibe el Plan Estratégico Institucional –PEI- con recomendaciones de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- para el análisis correspondiente y traslada a Subdirector de Planificación.


21. Analizan e incorporan recomendaciones que se consideran pertinentes y envía a Director(a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Subdirector de Planificación y Jefe de Departamento de


22. Aprueba y envía a Ministro de Finanzas Públicas. Director de Planificación y


23. Envía Plan Estratégico Institucional -PEI- actualizado a la Secretaria de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.


24. Aprueba y traslada al Ministro de Finanzas Públicas. Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-

25. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional el oficio de aprobación del Plan Estratégico Institucional –PEI-.

Ministro de Finanzas Publicas

26. Elabora memorándum para entrega oficial del Plan Estratégico Institucional -PEI- a las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.


27.

Traslada el Plan Estratégico Institucional -PEI- en versión electrónica a la Dirección de Comunicación Social para su publicación en la página Web del Ministerio de Finanzas Públicas y archiva Plan Estratégico Institucional -PEI- versión final.


Seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI-.


1. Elabora o actualiza herramientas para recopilar información a nivel de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional –PEI-.


2. Presenta herramientas a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su validación.


3. Valida herramientas y cuando proceda solicita modificaciones. Director(a) de Planificación y




4. Elabora oficio dirigido a las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas para socializar las herramientas de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-.


5. Socializa herramientas de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI- con las Direcciones involucradas.


6. Solicita por medio de oficio a las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas la información del seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-.


7. Recibe información de las Direcciones involucradas de acuerdo a las herramientas establecidas.


8. Clasifica, analiza la información recibida, elabora informe de seguimiento y evaluación al Plan Estratégico Institucional –PEI- y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.



9. Recibe y revisa informe de seguimiento y evaluación del Plan Estratégico Institucional -PEI-, cuando proceda solicita modificaciones.


10. Aprueba el informe, traslada por medio de oficio al Ministro de Finanzas Públicas, traslada para archivo copia del informe y oficio recibido.



Diagramas de Flujo


Elaboración o actualización del Plan Estrategico Institucional PEI

INICIO

Recibe Invitación para elaborar o

actualizar el Plan Estratégico

Institucional -PEI-, traslada


Recibe los lineamientos para

elaborar o actualizar el Plan Estratégico

Institucional

Siubdirector de Planificación

Analiza lineamientos

recibidos, propone cronograma y

metodología de trabajo

Recibe propuesta del cronograma y metodología de

trabajo, determina si esta de acuerdo

con la misma

¿Esta de acuerdo?

Valida cronograma y metodología de

trabajo

SI

NO

Diseñala estructura del conteido del PEI

con base a los lineamientos de

SEGEPLAN

Distribuye tareas en función del

cronograma y estructura del PEI

Jefe del Departamento de Planificación y

Programación

Recopila información a lo interno y externo del Ministerio de

acuerdo a las tarea asignadas

Subdirector de Plani ficación y Jefe del Departamento de

Planificacion y Programación

Clasifica y analiza información recopilada

Realiza convocatoria a las Dependencias del Ministerio para

participar en talleres de trabajo Realiza los talleres

de trabajo con las Direcciones del

Ministerio sobre temas específicos para incorporarlos

al PEI

Responsable: Secretar ía de Planificación y

Programación de la Presidencia

Realizan analisis y discusión de

resultados que deben ser

incorporados al PEI

Elaboran versión preliminar del PEI y

trasladan

Recibe y revisa el PEI

¿El documento es correcto?

NO

Valida el PEI y traslada

Recibe y revisa el PEI

SI

¿Aprueba el PEI?

Recibe PEI aprobado y solicita elaborar proyecto

de oficio

SI Elabora proyecto de oficio y envía para

firma

Remite el PEI aprobado y traslada

copia y oficio de recibido a DIPLANDI

para su archivo

Realiza revisión del PEI

¿El PEI es aprobado?

Recibe recomendaciones al

PEI y traslada el análisis

correspondiente

NO

SI

Recibe el PEI con recomendaciones

para el análisis correspondiente y

traslada

Analizan e incorporan

recomendaciones que se consideran pertinentes y envía

Aprueba y envíaEnvía PEI

actualizado

Aprueba y traslada

Traslada el oficio de aprobación del PEI

Elabora memorándum para entrega oficial del

PEI a las Dependencias del

Ministerio de Finanzas Públicas

Traslada PEI en versión electrónica

a la Dirección de Comunicación Social para su publicación en la pagina Web y archiva PEI versión

final

FIN



Seguimiento y Evaluación al Plan Estratégico Institucional PEI

INICIO

Elabora o actualiza herramientas para

recopilar información a nivel de seguimiento y evaluación del PEI


Presenta herramientas para

su validación


Valida herramientas y cuando proceda

solicita modificaciones

Elabora oficio dirigido a las

Direcciones del Ministerio de

Finanzas Públicas para socializar las herramientas de

seguimiento y evaluación del PEI

Socializa herramientas de

seguimiento y evaluación del PEI con las Direcciones

involucradas

Solicita por medio de oficio la

información del seguimiento y

evaluación del PEI

Recibe información de acuerdo a las

herramientas establecidas

Clasifica, analiza la información

recibida, elabora informe de

seguimiento y evaluación al PEI y

traslada



Recibe y revisa informe de

seguimiento y evaluación del PEI,

cuando proceda solicita

modificaciones

Aprueba el informe, traslada pro medio

de oficio al Ministerio de

Finanzas Públicas, traslada para

archivo copia del informe y oficio

recibido

FIN



Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación 01 1 de 6


Elaboración del Plan Operativo Anual -POA- y Plan Operativo Multianual –POM- y seguimiento al Plan Operativo Anual –POA-


Describir los criterios y actividades necesarias para la elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) del Ministerio de Finanzas Públicas (MINFIN), en igual forma el seguimiento al Plan Operativo Anual, con el objetivo de disponer de un instrumento de planificación, que permita la cuantificación, monitoreo, medición y control de los productos, subproductos, enmarcados dentro de un modelo de gestión por resultados con especial énfasis en la vinculación de plan-presupuesto.

Inicia: Recepción de lineamientos por parte de Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.

Finaliza: Entrega del seguimiento al Plan Operativo Anual –POA- al Despacho Superior.


a) Constitución Política de la República de Guatemala b) Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del año

fiscal d) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas g) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General de

Cuentas



Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional


1.

Recibe invitación por parte de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para recibir lineamientos para la elaboración del Plan Operativo Multianual –POM- y Plan Operativo Anual –POA-. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


2.

Reciben y analizan lineamientos recibidos por parte de la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-. Trasladan al Jefe de Departamento de Planificación y Programación para que el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual sean elaborados en función de la planificación estratégica institucional de este Ministerio.



3.

Recibe y analiza lineamientos por parte de la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-. Elabora proyecto de memorándum y propone cronograma de trabajo para socializar lineamientos y metodología para la elaboración del que el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual, traslada al Subdirector de Planificación.


4.

Recibe y rubrica proyecto de memorándum y cronograma de trabajo para socializar lineamientos y metodología para elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


5. Recibe, firma y sella memorándum. Traslada a la asistente de la Dirección para socializar dicha invitación.


6. Define lineamientos específicos e instructivos para la elaboración del Plan Jefe de Departamento de



Operativo Multianual y Plan Operativo Anual. Planificación y Programación

7.

Socializa en reunión de trabajo los lineamientos e instructivos con los enlaces administrativos-financieros de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para la elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.



8. Realiza seguimiento y da asesoría a los enlaces administrativos-financieros de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas para la elaboración del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual.


9. Elabora el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual de la dependencia y solicita Visto Bueno a la Autoridad Administrativa Superior. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Enlace administrativo-financiero

10. Recibe el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas y traslada al Departamento de Planificación y Programación.


11.

Analiza la información con base a los lineamientos y resultados estratégicos institucionales y determina el cumplimiento de requisitos.

¿Cumple con los requisitos?

No: Solicita las correcciones al enlace administrativo-financiero, regresa a la actividad 9.

Sí: Continua en actividad No. 12.


12.

Consolida el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, según modelo e instrumentos establecidos por la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo. Traslada al Subdirector de Planificación.

Nota: adjunto al expediente se remite proyecto de oficio dirigido a la Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia

-SEGEPLAN- y Contraloría General de Cuentas, para la entrega del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional.


13.

Revisa el documento del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe ejecutivo.

¿Cumple con los lineamientos?

Sí: valida documento y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 14.

No: solicita modificaciones y regresa a la actividad No. 12.


14.

Revisa documento del Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe ejecutivo.


Sí: valida el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual, firma y sella oficio e informe ejecutivo. Traslada al Despacho Ministerial, continúa en actividad No. 15.



15.

Revisa el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional.


Sí: Firma y sella oficio. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional y continúa en actividad No. 16.



16.

Recibe el Plan Operativo Multianual y Plan Operativo Anual institucional y coordina el envío a las entidades siguientes: Secretaría General de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Contraloría General de Cuentas, Archiva copia del oficio de la documentación generada.



Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA)


1. Elabora o actualiza herramientas para recopilar información a nivel de seguimiento del Plan Operativo Anual.


2.

Elabora proyecto de oficio circular para solicitar herramientas de seguimiento al Plan Operativo Anual, dirigido a las Direcciones del Ministerio de Finanzas Públicas. Traslada a Subdirector de Planificación.

Nota: con la socialización del Oficio Circular, emitido de forma cuatrimestral por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, se dan a conocer algunos lineamientos que regulan procesos de planificación operativa, programación y evaluación del cumplimiento de planes de este Ministerio


3. Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio circular. Subdirector de Planificación

4. Firma y sella oficio circular. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para coordinar la entrega del mismo.


5. Recibe información de las Direcciones sobre avances del Plan Operativo Anual, de acuerdo a las herramientas establecidas.


6. Recibe, clasifica, analiza la información recibida, elabora informe de seguimiento al Plan Operativo Anual, adjunta proyecto de oficio y traslada al Subdirector para su revisión.


7. Revisa y rubrica proyecto de oficio e informe de seguimiento al Plan Operativo Anual. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


8. Firma y sella oficio, traslada informe al Departamento de Planificación y Programación.


9. Recibe y coordina él envió al Despacho Ministerial. Archiva copia del oficio de recibido.



Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional (1 de 2)

Ministro de Finanzas

Públicas




Subdirector de

Planificación

Director(a) de Planificación y




Desarrollan la o las reuniones de acuerdo a la

programación de las visitas con las dependencias

Recibe y analiza lineamientos. Elabora

proyecto de memorándum y propone cronograma de

trabajo para socializar lineamientos y metodología

para la elaboración del PLan Operativo Multianual

y PLan Operativo Anual

Recibe y rubrica proyecto de

memorándum y cronograma de

trabajo para socializar

lineamientos y metodología

Reciben y analizan lineamientos recibidos por

parte de la Secretaría General de Planificación y

Programación de la Presidencia (SEGEPLAN)

Recibe, firma y sella memorándum. Traslada a la

asistente de la Dirección para socializar dicha invitación

Inicia

Define lineamientos específicos e

instructivo para la elaboración del PLan Operativo

Multianual y PLan Operativo Anual

Socializa en reunión de trabajo los lineamientos e instructivo con los enlaces administrativos-financieros

Realiza seguimiento y da asesoría a los

enlaces administrativos-

financieros

1


Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA Elaboración del Plan Operativo Multianual (POM) y Plan Operativo Anual (POA) Institucional (2 de 2)

Enlace administrativo-

financiero



Subdirector de Planificación Ministro

Elabora PLlan Operativo

Multianual y PLan Operativo Anual de

la dependencia y solicita Visto Bueno

a la Autoridad Administrativa

Superior

Analiza la información con base a los lineamientos y resultados estratégicos

institucionales y determina cumplimiento de requisitos

Revisa documento del PLan OPerataivo Multianual y PLan OPerativo Anual institucional, proyecto de oficio e informe

ejecutivo

Recibe el PLan Operativo Anualy Plan Operativo

Multianual de las dependencias del MINFIN

1

¿Cumple con los requisitos?

No

Solicita las correcciones

al enlace administrativo

-financiero

Sí

Consolida PLan OPerativo Multianual y PLan OPerativo

Anual institucional, según modelo e instrumentos

establecidos por: Secretaría General de Planificación y

Programación de la Presidencia SEGEPLAN y

elabora proyecto de oficio e informe ejecutivo


No


Sí

valida documento y traslada

A

Revisa documento del PLan Operativo Multianual y PLan Operativo Anual

institucional


No


Sí

valida PLan Operativo

Multianual y PLan Operativo Anual,

firma y sella oficio e informe ejecutivo

Revisa PLan OPerativo

Multianual y PLan OPerativo Anual

institucional


No


B

C

Sí

Firma y sella oficio. Traslada

Recibe el POM y POA institucional y coordina el envío a

las entidades

Fin

A

B

C


Elaboración del Plan Operativo Anual (POA) y Plan Operativo Multianual (POM) y seguimiento al POA

Seguimiento al Plan Operativo Anual (POA) (1 de 1)

Jefe de Departamento de



Subdirector de

Planificación

Elabora o actualiza herramientas para

recopilar información a nivel de seguimiento del

Plan Operativo Anual

Elabora proyecto de oficio circular para solicitar

herramientas de seguimiento al PLan

OPerativo Anual, dirigido a las Direcciones del

MInisterio de Finanzas Públicas

Inicia

Recibe, revisa y rubrica proyecto de

oficio circular

Firma y sella oficio circular. Traslada al Departamento

de Planificación y Programación para

coordinar la entrega del mismo

Recibe información de las Direcciones sobre avances del PLan Operativo Anual,

de acuerdo a las herramientas establecidas

Recibe, clasifica, analiza la

información recibida, elabora

informe de seguimiento al Plan

Operativo Anual

Revisa y rubrica proyecto de oficio e

informe de seguimiento al PLan

Operativo Anual

Firma y sella oficio

Recibe y coordina el envió al Despacho

Ministerial

Fin



Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación. 01 1 de 6


Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metas


Definir los criterios y actividades para realizar la programación y ejecución de metas, en el marco de la normativa aplicable, a fin de dar cumplimiento a objetivos y resultados definidos.

Inicia: Elaborando proyecto de oficio, conteniendo lineamientos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Finaliza: Enviando oficio y archivando expediente.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

año fiscal d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas

DISPOSICIONES INTERNAS


Seguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas


1

Elabora proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada al Subdirector de Planificación. Nota: los lineamientos contienen información referente a las solicitudes de reprogramación de subproductos, modificaciones al plan operativo anual, programación y ejecución de metas físicas, calendario de entrega, entre otro tipo de información referente a la planificación institucional.


2

Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

¿Cumple con lo requerido?

Sí: valida proyecto de oficio y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 3.



3 Recibe, revisa y firma Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada a la Asistente de Dirección para copia del oficio a las dependencias de este Ministerio.


4 Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba dentro del Sistema Informático de Gestión, programación cuatrimestral de metas. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Dependencias del Ministerio

5 Recibe programación cuatrimestral y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


6

Recibe y verifica programación cuatrimestral.

¿Fue realizado correctamente?

Sí: continúa en actividad No. 7.

No: solicita modificación a la Unidad Ejecutora y regresa a la actividad No. 4.


7 Archiva comprobantes firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Jefe de Departamento de



Superior de la dependencia. Planificación y Programación

Seguimiento a la Ejecución mensual de Metas


1

Elabora proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada al Subdirector de Planificación. Nota: los lineamientos contienen información referente a las solicitudes de reprogramación de subproductos, modificaciones al plan operativo anual, programación y ejecución de metas físicas, calendario de entrega, entre otro tipo de información referente a la planificación institucional.


2

Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


Sí: valida proyecto de oficio y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 3.



3 Recibe, revisa y firma Oficio Circular que contiene lineamientos cuatrimestrales de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Traslada a la Asistente de Dirección para remitir copia del oficio a las dependencias de este Ministerio.


4 Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba dentro del Sistema Informático de Gestión, ejecución de metas y elabora informe descriptivo. Traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


5 Recibe ejecución de metas física, informe descriptivo y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


6

Recibe y verifica ejecución mensual de meta física.

¿Fue realizado correctamente?


No: solicita modificación a la Unidad Ejecutora y regresa a la actividad No. 4.


7 Archiva comprobantes firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la Dependencia.

Jefe de Departamento de Planificación y Programación.

Informe Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera a la Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia (SEGEPLAN)


1

Recibe lineamientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para la elaboración y entrega de informe cuatrimestral de ejecución física-presupuestaria a nivel de productos y subproductos. Traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


2

Recibe, revisa y define fechas en base a requerimientos de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- para elaborar reportes cuatrimestrales de ejecución física y financiera del Ministerio de finanzas Públicas en base a la información de los sistemas Sistema Informático de Gestión y Sistema de Contabilidad Integrada.

Jefe de Departamento de Planificación y Programación.

3 Ingresa información de ejecución física y financiera cuatrimestral institucional al Sistema de Planes Institucionales -SIPLAN- de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia.




4

Genera reportes de ejecución física y financiera cuatrimestral del Sistema de Planes Institucionales –SIPLAN-, adjunta informe narrativo y elabora proyecto de oficio dirigido a Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia

-SEGEPLAN-. Traslada al Subdirector de Planificación.


5

Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio e informe narrativo para remitir a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, información relacionada a la ejecución física y financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional


6 Recibe, revisa, firma y sella oficio para remitir información financiera a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-. Traslada a al Departamento de Planificación y Programación.


7

Gestiona envía a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- adjuntando informe narrativo y reportes de ejecución física y financiera cuatrimestral del Sistema de Planes Institucionales –SIPLAN-, en las fechas establecidas.


Informe Cuatrimestral de Gestión y Rendición de Cuentas


1

Genera del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- reportes de ejecución física y financiera del Ministerio de Finanzas Públicas; conforme lo regulado en el artículo 4 del Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto, artículos 20 y 38 del Acuerdo Gubernativo 540-2013, Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto.

Nota: se generan los reportes de acuerdo al Sistema de Contabilidad Integrada

–SICOIN-.


2 Elabora proyecto de oficio para solicitar a la Dirección Financiera, firma de los reportes generados dentro del Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN-.


3 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera para solicitud de firma de los reportes con información financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


4 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Dirección Financiera para solicitud de firma de los reportes con información financiera. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar el envío correspondiente.

Director (a) de Planificación y Programación

5 Gestiona la entrega del oficio y de los reportes. Jefe de Departamento de


6 R Recibe, revisa, firma y sella reportes con información financiera. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Director (a) Financiero

7 Recibe información de la Dirección Financiera y traslada al Departamento de Planificación y Programación.


8 Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, adjunta reportes con información financiera y sobre ejecución de metas. Traslada al Subdirector de Planificación.


9 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio a la Dirección Técnica del Presupuesto. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


10 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto para remitir informe de rendición de cuentas. Traslada Al Departamento de Planificación y Programación.

Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

11 Gestiona envío de oficio. Archiva copia del expediente. Jefe de Departamento de



Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasSeguimiento a la Programación Cuatrimestral de Metas (1 de 1)

Jefe de Departamento de Planificación y

Programación


Subdirector de PlanificaciónDependencias del

Ministerio

Elabora proyecto de Oficio Circular que

contiene lineamientos

cuatrimestrales

Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos

cuatrimestrales

Inicia


No


valida proyecto de oficio y traslada

Sí

Recibe, revisa y firma Oficio Circular

que contiene lineamientos

cuatrimestrales

Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba

dentro del SIstema Informático de

Gestión

Recibe programación cuatrimestral

Recibe y verifica programación cuatrimestral

¿Fue realizado correctamente?No

solicita modificación a la Dependencia

B

B

Sí

Archiva comprobantes

firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia

Fin

B

B


Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasSeguimiento a la Ejecución mensual de Metas (1 de 1)


Programación


Subdirector de PlanificaciónDependencias del

Ministerio

Elabora proyecto de Oficio Circular que

contiene lineamientos

cuatrimestrales

Recibe, revisa y analiza el proyecto de Oficio Circular que contiene lineamientos

cuatrimestrales

Inicia


No


valida proyecto de oficio y traslada

Sí

Recibe, revisa y firma Oficio Circular

que contiene lineamientos

cuatrimestrales

Recibe Oficio Circular y registra, solicita y aprueba

dentro del SIstema Informático de

Gestión, ejecución de metas y elabora informe descriptivo

Recibe ejecución de metas física,

informe descriptivo

Recibe y verifica ejecución mensual

de meta física

¿Fue realizado correctamente?No

solicita modificación a la Dependencia

A

A

Sí

Archiva comprobantes

firmados y sellados por la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia

Fin

A

A


Seguimiento a la Programación cuatrimestral y de ejecución de metasInforme Cuatrimestral de Ejecución Física y Financiera (SEGEPLAN) (1 de 1)




Subdirector de

PlanificaciónDirector (a) Financiero

Genera del Sistema de Contabilidad

Integrada (SICOIN) reportes de

ejecución física y financiera del MInisterio de

Finanzas Públicas

Elabora proyecto de oficio para solicitar a la Dirección

Financiera, firma de los reportes generados dentro del SIstema de Contabilidad

Integrada

Inicia

Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la

Dirección Financiera para solicitud de

firma de los reportes con información financiera

Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido

a la Dirección Financiera para

solicitud de firma de los reportes con

información financiera

Gestiona la entrega del oficio y de los

reportes

Fin

Recibe, revisa, firma y sella reportes con

información financiera

Recibe información de la Dirección

Financiera y traslada

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, adjunta reportes con información

financiera

Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio a la Dirección

Técnica del Presupuesto

Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido

a la Dirección Técnica del

Presupuesto para remitir informe de

rendición de cuentas

Gestiona envío de oficio. Archiva copia

del expediente



Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación. 01 1 de 5


Autorización de reprogramación de subproductos


Definir los criterios y actividades para realizar la reprogramación de subproductos, de acuerdo a la normativa aplicable, con el objeto de alinear el presupuesto a la gestión por resultados.

Inicia: Solicitud de reprogramación de subproductos presentada por parte de la (s) Unidad (es) Ejecutora (s).

Finaliza: Resguardo de Expediente.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo que aprueba la Distribución Analítica del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del

año fiscal d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Oficio Circular emitido de forma cuatrimestral por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, el cual contiene lineamientos que regulan procesos de planificación operativa, programación y evaluación del cumplimiento de planes de este Ministerio.

Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial


1

Recibe solicitud de reprogramación de subproductos y, traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.

Nota: la solicitud de reprogramación de subproductos se presenta únicamente por alguna variación en la meta o meta y presupuesto.


2

Revisa expediente y determina cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? Si: continúa en actividad No. 3. No: Devuelve el expediente a la Dependencia solicitante, para atender las modificaciones realizadas, finaliza procedimiento.


3 Elabora proyecto de resolución ministerial que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos y proyecto de informe ejecutivo. Traslada al Subdirector de Planificación.


4 Recibe, revisa y rubrica proyecto de informe ejecutivo y de resolución ministerial. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


5 Revisa y rubrica proyecto de resolución, firma informe ejecutivo. Traslada a al Departamento de Planificación y Programación.


6 Recibe resolución y gestiona el envío al Despacho superior para firma. Jefe de Departamento de


7 Recibe, revisa y firma resolución y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Despacho Superior

8 Recibe resolución y traslada al Departamento de Planificación y Programación. Director(a) de Planificación y


9 Recibe y traslada expediente a la Secretaría General solicitando asignación de número y fecha en Resolución.


10 Asigna correlativo y entrega copia certificada de la resolución ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.

Secretaría General



11 Recibe copia certificada de resolución ministerial y realiza los registros dentro del o los sistemas correspondientes, e imprime comprobante, firma y sella. Traslada al Subdirector de Planificación.


12 Recibe, firma y sella comprobante. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


13 Notifica a la Unidad Ejecutora solicitante y cuando aplique a la Dirección Financiera (modificación de meta y presupuesto).


14

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, informando sobre la autorización de reprogramación de subproductos. Traslada a subdirector de Planificación. Nota: la notificación debe realizarse en el plazo establecido en el Acuerdo Gubernativo que aprueba la distribución analítica del presupuesto del ejercicio fiscal vigente.


15 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


16

Firma y sella, oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, adjuntando copia de la resolución Ministerial. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


17 Coordina y gestiona él envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-.


Autorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de

Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.


1 Recibe expediente de solicitud de reprogramación de subproductos y traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


2

Revisa expediente y determina cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? Sí: Continúa en actividad No. 3. No: Devuelve el expediente a la Dependencia solicitante para atender incumplimiento de requisitos, finaliza procedimiento.


3 Elabora proyecto de Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos y comprobante en estado de Registrado dentro del Sistema Informático de Gestión –SIGES-. Traslada al Subdirector de Planificación.


4 Recibe, revisa y rubrica proyecto de Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


5 Recibe, revisa y firma Resolución emitida, que autoriza solicitud de reprogramación de subproductos. Traslada al Subdirector de Planificación.


6 Recibe expediente de reprogramación de subproductos y valida registro dentro del Sistema Informático de Gestión –SIGES-. Traslada al Jefe de Departamento de Planificación y Programación.


7 Imprime comprobante validado dentro del Sistema Informático de Gestión -SIGES-, firma y sella. Traslada al Subdirector de Planificación.


8 Recibe, firma y sella comprobante (s). Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


9 Notifica autorización de reprogramación de subproductos a la Unidad Ejecutora y Dirección Financiera, adjuntando copia de resolución emitida por la Dirección




de Planificación y Desarrollo de Planificación –DIPLANDI-.

10

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, para informar sobre la autorización de reprogramación de subproductos, adjunta copia de la resolución y de los comprobantes debidamente firmados y sellados. Traslada al Subdirector de Planificación.


11

Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


12 Recibe, revisa, firma y sella oficio dirigido a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-, Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


13 Coordina y gestiona él envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección Técnica del Presupuesto -DTP-.



Autorización de reprogramación de subproductosAutorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución Ministerial (1 de 1)





ProgramaciónDespacho Superior Secretaría General

Recibe solicitud de reprogramación de

subproductos

Revisa expediente y determina

cumplimiento de requisitos

Inicia

Recibe, revisa y rubrica proyecto de informe ejecutivo y

de resolución ministerial

Fin

Revisa y rubrica proyecto de

resolución, firma informe ejecutivo

¿Cumple requisitos?

Sí

Elabora proyecto de resolución ministerial que autoriza solicitud

de reprogramación de subproductos y proyecto de

informe ejecutivo

No

Devuelve el expediente a la Dependencia

solicitante, finaliza procedimiento

A

Recibe resolución y gestiona el envío al Despacho superior para firma

Recibe, revisa y firma resolución y

traslada

Recibe resolución y traslada

Recibe y traslada expediente a la Secretaría

General solicitando asignación de número y

fecha en Resolución

Asigna correlativo y entrega copia

certificada de la resolución ministerial

Recibe copia certificada de resolución ministerial y

realiza los registros dentro del o los sistemas correspondientes

Recibe, firma y sella comprobante

Notifica a la Unidad Ejecutora solicitante y

cuando aplique a la Dirección Financiera

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Scretaría de Planificación y Programación

de la Presidencia y La Dirección Técnica del Presupuesto, informando sobre la

autorización de reprogramación de subproductos


oficioFirma y sella, oficio

dirigido a la SSecretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia y la

Dírección Técnica del Presupuesto

Coordina y gestiona el envió de expedientes. Archiva

copia de los oficios enviados a Secretaría de Planificación

y Programación de la Presidencia y La Dirección Técnica del Presupuesto

A


Autorización de reprogramación de subproductosAutorización de reprogramación de subproductos mediante Resolución de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional (1 de 1)


Desarrollo Institucional Subdirector de Planificación Jefe de Departamento de Planificación y Programación

Recibe expediente de solicitud de

reprogramación de subproductos

Revisa expediente y determina

cumplimiento de requisitos

Inicia


Resolución que autoriza solicitud de reprogramación de

subproductos

Fin

Recibe, revisa y firma Resolución

emitida, que autoriza solicitud de reprogramación de

subproductos


Sí

Elabora proyecto de Resolución que autoriza solicitud de

reprogramación de subproductos y comprobante en estado de Registrado dentro del SIstema Informático de Gestión

No

Devuelve el expediente a la Dependencia

solicitante, finaliza procedimiento

A

Recibe expediente de reprogramación de

subproductos y valida registro dentro del SIstema

Informático de Gestión

Imprime comprobante

validado dentro de Sistema Informático de Gestión, firma y

sella

Recibe, firma y sella comprobante

Notifica autorización de reprogramación de subproductos a la Unidad Ejecutora y Dirección

Financiera

Elabora proyecto de oficio dirigido a Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia y La DIrección Técnica del Presupuesto para

informar sobre la autorización de reprogramación de subproductos,

adjunta copia de la resolución y de los comprobantes debidamente firmados y

sellados


oficio dirigido a Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia y

DIrección Técnica del Presupuesto

Firma y sella, oficio dirigido a la

Secretaría de Planificación y

Programación y Dirección Técnica del Presupuesto

Coordina y gestiona el envió de expedientes. Archiva copia de los oficios enviados a Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia y la Dirección Técnica del Presupuesto

A



Departamento de Planificación y Programación, Subdirección de Planificación 01 1 de 5


Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional


Definir los criterios y actividades para la elaboración de Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas, con el objeto de documentar y presentar los logros y resultados de la gestión institucional, de acuerdo a la normativa aplicable. Inicia: Definición de metodología de trabajo.

Finaliza: Entrega de Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas.


a) Ley Orgánica del Presupuesto. b) Ley del Organismo Ejecutivo. c) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto d) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas e) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas




1

Elabora metodología de trabajo para la elaboración de la Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas Públicas. Traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Nota: como parte de la metodología se elabora la guía de trabajo, herramientas de recopilación, estructura de contenido y cronograma de trabajo.


2

Revisa metodología de trabajo para elaboración de memoria de labores.

¿Valida metodología?

Sí: aprueba y traslada al Subdirector de Planificación, continúa en actividad No. 3.

No: solicita atender modificaciones, regresa a la actividad No. 1.


3 Recibe y solicita elaboración de proyecto de oficio. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


4 Recibe y elabora proyecto de memorándum dirigido a todas las dependencias del Ministerio, adjuntando la metodología de trabajo. Traslada al Subdirector de Planificación.


5 Recibe, revisa y rubrica proyecto de memorándum. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


6 Firma y sella memorándum. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para coordinar la entrega.


7 Reciben memorándum con la metodología de trabajo para elaborar Memoria de Labores. Recopilan información y elabora memoria de labores y trasladan a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas

8 Recibe memoria de labores y traslada al Departamento de Planificación y Programación.


9

Revisa y analiza la información de las dependencias.

¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de trabajo?

Sí: Integra la información recibida para la elaboración de la versión preliminar de la memoria de labores institucional. Traslada al Subdirector de Planificación.

No: Se solicita la modificación y/o ampliación de la información. Regresa a la




actividad 7.

10

Revisa, analiza y valida versión preliminar de la Memoria de Labores.


Si: Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 11.

No: realiza observaciones al documento y regresa a la actividad 9.


11

Revisa versión preliminar de la memoria de labores.


Sí: Valida y traslada a Despacho Superior para revisión, continúa en actividad No. 12.

No: Solicita modificaciones, regresa a la actividad 9.


12

Revisa versión preliminar de la memoria de labores institucional.

¿Aprueba memoria de labores?

Sí: traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional la versión final sin diagramación, continúa en actividad No. 13.

No: solicita modificaciones, regresa a la actividad 11.

Despacho Superior

13 Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores institucional. Traslada al Subdirector de Planificación.


14 Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores, solicita elaborar proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Comunicación Social para la edición y diagramación. Traslada al Jefe de Planificación y Programación.


15 Elabora proyecto de oficio para solicitud de edición y diagramación de la memoria de labores versión final a la Dirección de Comunicación Social.


16 Recibe, revisa y rubrica proyecto de oficio. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.


17 Recibe, firma y sella oficio. Traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar envío de oficio.


18 Gestiona envío del oficio a la Dirección de Comunicación Social. Jefe de Departamento de


19 Recibe oficio para edición y diagramación de la memoria de labores institucional y traslada a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional para revisión.

Director (a) de Comunicación Social

20

Revisa edición y diagramación de memoria de labores institucional

¿Aprueba versión final editada y diagramada?

Sí: Solicita a la Dirección de Comunicación Social la impresión del documento, continúa en actividad No. 21.

No: Solicita modificaciones, regresa a la actividad 19.


21 Imprime Memoria de Labores Institucional y entrega a Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.

Director (a) de Comunicación Social

22 Recibe Memoria de Labores impresa. Traslada al Departamento de Planificación y Programación.


23 Recibe Memoria de Labores, elabora proyecto de oficios e informes ejecutivos para trasladar a las instituciones que corresponda de acuerdo a la normativa vigente. Traslada al Subdirector de Planificación.


24 Revisa proyecto de oficios e informes ejecutivos y rubrica únicamente informes ejecutivos. Traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional.




25 Recibe, revisa y rubrica oficios, firma informes ejecutivos y traslada al Departamento de Planificación y Programación para gestionar el envío al Despacho Superior, adjuntando los ejemplares de la memoria de labores.


26 Gestiona envío de la Memoria de Labores. Archiva copia de la documentación generada.



Integración de Información para la Elaboración de memoria de labores institucional (1 de 3)

Subdirector de Planificación Director(a) de Planificación y Desarrollo InstitucionalJefe de Departamento de Planificación y

Programación


de Finanzas Públicas

INICIO

Elabora metodología de trabajo para la elaboración de la Memoria de Labores del Ministerio de Finanzas

Públicas

Revisa metodología de trabajo para elaboración de

memoria de labores

¿Valida metodología?

Sí

aprueba y traslada

No

solicita atender modificaciones

Recibe y solicita elaboración de proyecto

de oficio

Recibe y elabora proyecto de memorándum dirigido a todas las

dependencias del Ministerio, adjuntando la metodología de trabajo

A


memorándum

Recibe memoria de labores y traslada

Revisa y analiza la información de las

dependencias

A

Firma y sella memorándum

Reciben memorándum con la metodología de

trabajo para elaborar Memoria

de Labores. Recopilan

información y elabora memoria de

labores

¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de

trabajo?Sí

Integra la información

recibida para la elaboración de la versión preliminar de la memoria de

labores institucional

No

Se solicita la modificación y/o ampliación de la

información

B

B

1

2

3



Subdirector de Planificación Director(a) de Planificación y Desarrollo

InstitucionalDespacho Superior



Revisa, analiza y valida versión preliminar de la

Memoria de Labores

¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de

trabajo?

Sí

realiza observaciones al documento

No

Traslada al Director (a)

Revisa versión preliminar de la

memoria de labores

1

2¿Cumple requisitos establecidos en la metodología de

trabajo?

Sí

Valida y Traslada a Despacho Superior

para revisión

No

Solicita modificaciones

3


memoria de labores institucional

¿Aprueba memoria de

labores?Sí

traslada al Director (a) de Planificación y

Desarrollo Institucional la versión final sin

diagramación


A

A

Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores institucional

Recibe versión final sin diagramar de la memoria de labores, solicita

elaborar proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Comunicación Social

para la edición y diagramación

Elabora proyecto de oficio para solicitud de edición y diagramación

de la memoria de labores versión final


oficio

Recibe, firma y sella oficio

Gestiona envío del oficio a la Dirección de Comunicación

Social

4



Director (a) de Comunicación SocialDirector(a) de Planificación y Desarrollo

InstitucionalSubdirector de Planificación

Jefe de Departamento de Planificación

y Programación

Recibe oficio para edición y diagramación de la memoria

de labores institucional


memoria de labores

4

¿Aprueba versión final editada y diagramada?

Sí

Solicita a la Dirección de

Comunicación Social la impresión del

documento

No

Solicita modificaciones

Imprime Memoria de Labores

Institucional y entrega a Director

Recibe Memoria de Labores impresa

Recibe Memoria de Labores, elabora proyecto de oficios e informes ejecutivos para trasladar a las

instituciones que corresponda de acuerdo a la normativa vigente

Revisa proyecto de oficios e informes

ejecutivos y rubrica únicamente informes

ejecutivos

Recibe, revisa y rubrica oficios, firma informes

ejecutivos y traslada

Gestiona envío de la Memoria de

Labores. Archiva copia de la

documentación generada

A

A

Fin


3. Cooperación Externa


Cooperación externa 01 1 de 4


Adquisición de Bienes o Servicios financiados con Recursos de Cooperación Externa


Definir las actividades para la ejecución del proceso de adquisición de bienes o servicios enmarcados en el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos de adquisición establecidos por los Organismos Cooperantes. Inicia: Recepción de solicitud de parte de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria. Finaliza: Integración y resguardo del expediente de adquisición.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas a) Políticas, normas y procedimientos definidos por los Organismos Cooperantes en materia de Adquisiciones.


1. Toda solicitud de No Objeción ante el Organismo Cooperante, requiere previo al envío, el visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa.

2. Para los procesos de adquisición de bienes o servicios, independientemente de la modalidad de contratación que se utilice, deben ser publicados en Guatecompras.

3. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos.


1.

Recibe solicitud de adquisición de bien o servicio, aprobado por la máxima autoridad de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas; en caso de Entidades beneficiarias, con visto bueno de las autoridades correspondientes; y comunica la solicitud al Subdirector de Cooperación externa.


2. Recibe solicitud y la comunica al Responsable de las Adquisiciones para que inicie el procedimiento.

Subdirector de Cooperación Externa

3.

Revisa que la solicitud de adquisición de bien o servicio, contenga: Si es Bien:

a. Especificaciones técnicas. b. Dictamen técnico (cuando corresponda). Verifica en la

programación del Plan de Adquisiciones (monto, nombre de la actividad).

Si es Servicio:

a. Términos de Referencia b. Especificaciones técnicas (según corresponda). c. Dictamen técnico (cuando corresponda). Verifica en la

programación del Plan de Adquisiciones (monto, nombre de la actividad).

¿La información consignada en la solicitud es correcta?

Sí: Procede a la elaboración de documentos según modelos establecidos

por modalidad de compra (cuando corresponda); y continúa la gestión de

adquisición de conformidad con las Normas, Políticas y procedimientos

Responsable de las Adquisiciones



establecidos en materia de adquisiciones, por el Organismo Cooperante

que esté financiando la Operación. Continúa en la actividad número 5.

No: Comunica a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad Beneficiaria, para que aclare, corrija o complemente la información de la solicitud de adquisición de bien o servicio. Continúa procedimiento.

4. Aclara, corrige o complementa la información de la solicitud de adquisición de bien o servicio y la traslada al Responsable de las Adquisiciones

Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad

beneficiaria

5.

Recibe y continúa la gestión de adquisición de conformidad con las Normas, Políticas y procedimientos establecidos en materia de adquisiciones, por el Organismo Cooperante que esté financiando el Programa o Proyecto. ¿Se logró solicitar la No Objeción a la adquisición? Si: Continua procedimiento en la actividad número 6. No: Finaliza la gestión de adquisición, comunicando al Organismo Cooperante lo actuado, finaliza procedimiento.


6. Comunica que otorga No Objeción a la contratación del Proveedor adjudicado.

Organismo Cooperante

7. Recibe No Objeción y notifica al Proveedor, solicitando presente los documentos legales correspondientes para formalizar la contratación.

Responsable de las Adquisiciones/ Subdirector de

Cooperación Externa

8. Envía documentación legal conforme requerimiento. Proveedor

9.

Recibe documentos, emite Orden de Compra o Contrato y gestiona firmas. Nota: En el caso de contratos se registran en el Sistema de Contratos de la Contraloría General de Cuentas.


10. Envía copia de contrato firmado a Proveedor. Responsable de las

Adquisiciones/ Subdirector de Cooperación Externa

11. Integra y resguarda expediente de adquisición. Responsable de las Adquisiciones


Diagrama de Flujo

Adquisición de Bienes o Servicios Financiados con Recursos de Cooperación Externa (1 de 2)





Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria

INICIO

Recibe solicitud de adquisición de bien o servicio, aprobado

por la máxima autoridad de la

Dependencia del Ministerios de

Finanzas Públicas; en caso de Entidades

beneficiarias, con visto bueno de las

autoridades correspondientes; y

comunica la solicitud

Recibe solicitud y la comunica para que

inicie el procedimiento

Revisa la solicitud de adquisición de

bien o servicio

¿La información consignada en la solicitud es

correcta?

Procede a la elaboración de

documentos según modelos

establecidos por modalidad de

compra y continúa la gestión de adquisición

No

Comunica a la Dependencia del

Ministerio de Finanzas Públicas o

Entidad Beneficiaria, para

que aclare, corrija o complemente la

información de la solicitud de

adquisición de bien

Sí

Aclara, corrige o complementa la


adquisición de bien y la devuelve

1


Adquisición de Bienes o Servicios Financiados con Recursos de Cooperación Externa (2 de 2)



Responsable de las Adquisiciones/ Subdirector

de Cooperación ExternaProveedor

Recibe y continúa la gestión de adquisición de conformidad con las

Normas, Políticas y procedimientos

establecidos en materia de adquisiciones por el Organismo Cooperante que está financiando el programa o proyecto

¿Se logró solicitar la No Objeción a la adquisición?

1

Sí

Comunica al Organismo

Cooperante lo actuado

No

Comunica que otorga No Objeción a la contratación del

Proveedor adjudicado

Recibe No Objeción y notifica al Proveedor,

solicitando presente los documentos

legales correspondientes para formalizar la

contratación

Envía documentación legal conforme requerimiento

Recibe documentos, emite Orden de

Compra o Contrato y gestiona firmas

Envía copia de contrato firmado

Integra y resguarda expediente de

adquisición

FIN





Programación de Adquisiciones


Establecer los criterios y actividades necesarias para una adecuada programación de las adquisiciones de bienes, servicios y contratación de obras; enmarcados en el cumplimiento de las normas, políticas y procedimientos de adquisición establecidos por los Organismos Cooperantes. Inicia: Integración de requerimientos de la entidades beneficiarias. Finaliza: Aprobación del Plan de Adquisiciones.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas e) Políticas, normas y procedimientos definidos por los Organismos Cooperantes en materia de

Adquisiciones.


1. Toda solicitud de No Objeción ante el Organismo Cooperante requiere previo al envío, el visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa.

2. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (Cuando corresponda)


1.

Recibe oficio de solicitud aprobada por la máxima autoridad de la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas; en caso de Entidades beneficiarias, con visto bueno de las autoridades correspondientes; y comunica la solicitud al Subdirector de Cooperación Externa


2. Recibe oficio de solicitud y se lo comunica al Responsable de las Adquisiciones para que inicie el procedimiento.


3.

Verifica que la solicitud esté acorde a la finalidad del programa o proyecto. Nota: En el caso de las Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, la solicitud deberá contar con el Vo. Bo. del Viceministro a cargo. ¿El requerimiento es coherente con el objeto del programa o proyecto? Sí: continúa procedimiento en la actividad número 5. No: Traslada solicitud de aclaración y corrección a la Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria. Continúa en actividad No. 4.


4. Aclara, corrige o complementa la información de la solicitud de adquisición y la traslada al Responsable de las Adquisiciones.

Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o

Entidad beneficiaria

5.

Integra y/o actualiza el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto en los formatos establecidos por los Organismos Cooperantes; elabora solicitud de No Objeción y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.

Nota: En el caso de los Organismos Cooperantes que utilizan un Sistema de Ejecución, el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto, deberá registrarse en el mismo.




6.

Revisa, firma y envía el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto y la solicitud de No Objeción al Organismo Cooperante.

Nota: En el caso de los Organismos Cooperantes que utilizan un Sistema de Ejecución, el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto, deberá enviarse tanto en físico como a través del sistema según corresponda.


7.

Verifica que el Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto esté correctamente elaborado conforme a sus políticas y/o normas en materia.

¿Está correctamente elaborado?

Sí: continúa procedimiento en la actividad número 10.

No: Traslada observaciones al Responsable de las Adquisiciones para su corrección. Continúa en actividad No. 8


8. Aclara, corrige o complementa la información del Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto y lo devuelve al Organismo Cooperante.


9. Revisa y confirma que fueron atendidas las observaciones enviadas. Organismo Cooperante

10. Otorga No Objeción al Plan de Adquisiciones del Programa o Proyecto. Organismo Cooperante

11. Recibe No Objeción y traslada a Responsable de las Adquisiciones. Subdirector de Cooperación

Externa

12. Recibe y archiva la No Objeción. Responsable de las

Adquisiciones


Diagrama de Flujo

Programación de Adquisiciones (1 de 2)





Dependencia del Ministerio de Finanzas Públicas o Entidad beneficiaria


INICIO

Recibe oficio de solicitud aprobada

por la máxima autoridad de la

Dependencia del Ministerio de

Finanzas Públicas; en caso de Entidades

beneficiarias, con visto bueno de las

autoridades correspondientes; y

comunica la solicitud

Recibe oficio de solicitud y la

comunica para que inicie el

procedimiento

Verifica que la solicitud esté

acorde a la finalidad del Programa o

Proyecto

¿El requerimiento es coherente con

el objeto del Programa o

Proyecto?

No

Traslada solicitud de aclaración y corrección y

continua

Si



adquisición y la traslada

2

Integra y/o actualiza el Plan de

Adquisiciones del Programa o

Proyecto en los formatos

establecidos, elabora solicitud de

No Objeción y traslada

Revisa, firma y envía el Plan de


Proyecto y la solicitud de No

ObjeciónVerifica que el Plan

de Adquisiciones del Programa o

Proyecto esté correctamente

elaborado conforme a sus políticas y/o

normas en materia

¿Esta correctamente

elaborado?

Traslada observaciones para

su corrección

No

Continua procedimiento

Si1


Programación de Adquisiciones (2 de 2)




2


información del Plan de Adquisiciones del

Programa o Proyecto y lo devuelve

Recibe y archiva la No Objeción

Revisa y confirma que fueron

atendidas las observaciones

enviadas

Otorga No Objeción al Plan de


Proyecto

Recibe No Objeción y traslada

FIN

1





Planificación de monitoreo y evaluación


Definir las actividades para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales de monitoreo, seguimiento y evaluación de las operaciones de préstamos y donaciones en ejecución.

Inicia: Recibe el convenio de donación o contrato de préstamo de cada operación. Finaliza: Integra un cronograma de monitoreo y seguimiento de cláusulas contractuales para los préstamos y las donaciones.


a. Ley de Acceso a la Información Pública b. Ley Orgánica del Presupuesto c. Ley anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme el ejercicio fiscal d. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f. Instrumentos de Formalización de Cooperación g. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. En caso de que la cooperación externa se refiera únicamente a asistencia técnica, se acordará con el donante y las entidades beneficiarias los procedimientos de coordinación, monitoreo y seguimiento.

2. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos


1. Traslada el convenio de donación o contrato de préstamo recibido por el Despacho Superior con la instrucción de ejecutar la operación.

Director(a)de Planificación y Desarrollo Institucional

2.

Revisa contenido y acuerda una reunión con la Dirección o entidad beneficiaria, para establecer las actividades a realizar, así como las fechas a tener en cuenta para el cumplimiento de las cláusulas contractuales.


3.

Traslada convenio de donación o contrato de préstamo al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que defina el plan de monitoreo y seguimiento de la operación en base a lo acordado con la Dirección o entidad beneficiaria de la operación.


4.

Recibe convenio y revisa las cláusulas específicas relacionadas con el

monitoreo y evaluación de los contratos de préstamo o convenios1 de

donaciones, basado en los cuales elabora un cronograma para su cumplimiento.

Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación

5.

Revisa las normas nacionales tales como la Ley Orgánica del Presupuesto, Ley de Acceso a la Información Pública y otras normas que establecen la obligatoriedad de entrega de informes periódicos de ejecución de préstamos y donaciones vigentes, y establece los tiempos de cumplimiento. Elabora un plan de monitoreo y evaluación y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa para su revisión y aprobación.


6.

Recibe el plan de monitoreo y evaluación y lo revisa.

¿Está de acuerdo?

Si: da visto bueno y traslada. Continúa procedimiento.

No: solicita realizar los cambios correspondientes. Regresa a la actividad


1Los contratos o convenios son suscritos entre el Estado de Guatemala y un Organismo Financiero Internacional.



número 5.

7. Recibe el plan de monitoreo y evaluación aprobado y le da seguimiento y cumplimiento.



Diagramas de Flujo

Planificación de monitoreo y evaluación (1 de 1)

Director(a) de Planificación y Desarrollo

InstitucionalSubdirector de Cooperación Externa

Responsable de Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación

INICIO

Traslada el convenio de donación o

contrato de préstamo recibido por el Despacho Superior con la instrucción de

ejecutar la operación

Revisa contenido y acuerda una reunión con

Dirección o entidad beneficiaria, para

establecer las actividades a

realizar así como las fechas a tener en

cuenta para el cumplimiento de las

cláusulas contractuales

Traslada convenio de donación o

contrato de préstamo para que

defina plan de monitoreo y

seguimiento de la operación en base a lo acordado con la Dirección o entidad

beneficiaria de la operación

Recibe convenio y revisa las cláusulas

específicas relacionadas con el

monitoreo y evaluación de los

contratos de préstamo o

convenios de donaciones, basado

en los cuales elabora un

cronograma para su cumplimiento

Revisa las normas nacionales tales

como la Ley Orgánica del

Presupuesto, Ley de Acceso la

Información Pública y otras normas y

establece los tiempos de

cumplimiento. Elabora un plan de

monitoreo y evaluación y lo

traslada

Recibe el plan de monitoreo y

evaluación y lo revisa

¿Está de acuerdo?

Da visto bueno y traslada

NO

Solicita realizar los cambios

correspondientes

SI

Recibe el plan de monitoreo y evaluación

aprobado y le da seguimiento y cumplimiento

FIN





Validación de la matriz de Resultados


Definir las actividades necesarias para verificar que la Matriz de Resultados del proyecto o programa financiado con préstamo o donación corresponde al contexto real y actual al inicio de la ejecución de cada operación.

Inicia: Localiza o solicita el documento de proyecto de la operación que contenga la Matriz de Resultados.

Finaliza: Procede a dar seguimiento a los indicadores conforme a los plazos establecidos.


a. Ley Orgánica del Presupuesto b. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c. Instrumentos de Formalización de Cooperación d. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas




1.

Instruye al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para realizar una revisión de la matriz de resultados, al inicio de la ejecución de cooperaciones externas.


2. Localiza o solicita el documento de proyecto específico de cada operación, identificando la Matriz de Resultados correspondiente.


3.

Envía la Matriz de Resultados vigente a la Dirección o entidad beneficiaria solicitando su opinión respecto a la pertinencia y/o viabilidad para cumplir con los indicadores establecidos en la Matriz de Resultados.


4.

Revisa la Matriz de Resultados evaluando su pertinencia y viabilidad para cumplir con los indicadores establecidos y confirma su aceptación o no, respondiendo a lo solicitado anteriormente por el Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.

Director de la Dirección o entidad beneficiaria

5.

Recibe la respuesta de la Dirección o entidad beneficiaria.

¿Es positiva la respuesta?

Sí: traslada a Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación, y continúa en la actividad No. 11.

No: se solicita una propuesta de Matriz de Resultados a la Dirección o entidad beneficiaria y continúa en la actividad No. 6.


6.

Recibe propuesta de Matriz de Resultados por parte de la Dirección o entidad beneficiaria y la envía al especialista responsable de la operación en el organismo cooperante para una revisión y aceptación previa.

Responsable de Monitoreo,

Seguimiento y Evaluación

7.

Recibe notificación de aceptación previa de propuesta de Matriz de Resultados y notifica a la Dirección o entidad beneficiaria para que presenten solicitud formal de modificación.



8. Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional la solicitud formal por parte de la Dirección o entidad beneficiaria para gestionar ante el organismo cooperante correspondiente, la actualización

Subdirector de Cooperación

Externa



de la Matriz de Resultados. Lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para realizar las gestiones para su actualización.

9. Prepara la documentación y remite la solicitud (con el aval de la autoridad superior) al organismo financiero solicitando la No Objeción.



10.

Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional la No Objeción a la nueva Matriz de Resultados, se procede a informar a la Dirección o entidad beneficiaria y se traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.


Externa

11. Recibe la matriz actualizada y lo integra al expediente de la cooperación correspondiente.




Diagramas de Flujo

Validación de la Matriz de Resultados (1 de 2)


Responsable de Monitoreo, Seguimiento

y Evaluación

Director de la Dirección o entidad beneficiaria

INICIO

Instruye al Responsable de

Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación para realizar una revisión

de la matriz de resultados, al inicio de la ejecución de

cooperaciones externas

Localiza o solicita el documento de

proyecto específico de cada operación,

identificando la Matriz de

Resultados correspondiente

Envía la Matriz de Resultados vigente

a la Dirección o entidad beneficiaria

solicitando su opinión respecto a la pertinencia y/o

viabilidad para cumplir con los

indicadores establecidos en la

Matriz de Resultados

Revisa la Matriz de Resultados

evaluando su pertinencia y

viabilidad para cumplir con los

indicadores establecidos y

confirma su aceptación o no,

respondiendo a lo solicitado

anteriormenteRecibe la respuesta

de la Dirección o entidad beneficiaria

¿Es positiva la respuesta?

Traslada

NO

Se solicita una propuesta de Matriz

de Resultados a la Dirección o entidad

beneficiaria

SI

Recibe propuesta de Matriz de

Resultados y la envía para una

revisión y aceptación previa

Recibe notificación de aceptación

previa de propuesta de Matriz de Resultados y

notifica para que presenten solicitud

formal de modificación

2

1


Validación de la Matriz de Resultados (2 de 2)



2

Recibe la solicitud formal para

gestionar ante el organismo ejecutor

cooperante correspondiente, la actualización de la

Matriz de Resultados. Lo traslada para

realizar las gestiones para su

actualización

Prepara la documentación y remite la solicitud (con el aval de la

autoridad superior) al organismo

financiero solicitando la No

Objeción

Recibe la No Objeción a la nueva

Matriz de Resultados, se

procede a informar a la Dirección o

entidad beneficiaria y se traslada Recibe la matriz

actualizada y lo integra al

expediente de la cooperación

correspondiente

1

FIN





Elaboración de informes de cooperación externa


Establecer las actividades necesarias para elaborar los informes relacionados con la cooperación externa.

Inicia: Actualización de información de ejecución de préstamos y donaciones por parte del área técnica, financiera y adquisiciones. Finaliza: Entrega de informes en versión impresa y magnética o archivos digitales a las entidades correspondientes.


a. Ley de Acceso a la Información Pública b. Ley Orgánica del Presupuesto c. Ley anual del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado conforme el ejercicio fiscal d. Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto e. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas f. Instrumentos de Formalización de Cooperación g. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (cuando corresponde)

Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones


1.

Recopila información actualizada de los préstamos y donaciones de las áreas técnicas, financiera y adquisiciones para actualizar los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de préstamos y donaciones.

Los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de préstamos se realizan de manera mensual.

Los informes de Avance Físico y Financiero IAFF de donaciones se realizan de manera bimestral.



2.

Actualiza los informes IAFF de acuerdo a los formatos o sistema establecidos.

En el caso de los préstamos se utiliza el formato establecido por la Dirección de Crédito Público según OFICIO CIRCULAR DCP/SO/DAEPE/142/2014.

En el caso de las donaciones, se actualizan los informes en línea en el Sistema de Gestión, Ejecución y Análisis de la Cooperación Internacional (SIGEACI).



3.

Traslada para revisión los borradores de informes al Subdirector de Cooperación Externa. Realiza las correcciones de acuerdo a las observaciones y comentarios del Subdirector, hasta obtener el Visto Bueno.



4.

Imprime y gestiona las firmas de los informes con: Director de la Dirección o entidad beneficiaria, del Subdirector de Cooperación Externa y/o del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y la firma de la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas.



5.

Entrega formalmente, a través de oficio, en forma impresa y magnética los informes de Avance Físico y Financiero de préstamos y donaciones de la siguiente manera:

Informe de Avance Físico y Financiero de préstamos, se entrega mensualmente a la Dirección de Crédito Público y a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.

Informe de Avance Físico y Financiero de Donaciones, se entrega





bimestralmente a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y Dirección de Crédito Público con copia al Ministerio de Relaciones Exteriores.

6. Archiva copia del oficio de entrega con sello de recibido y de los informes entregados, en versión impresa y digital en formato de documento portátil –PDF-


Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República


1.

Recopila mensualmente información actualizada de ejecución

financiera/presupuestaria de los préstamos y donaciones en el Sistema de

Contabilidad Integrada –SICOIN-, con apoyo del área financiera/presupuestaria.



2.

Elabora los informes de acuerdo a los formatos establecidos por la Secretaría General (en el caso de los informes para el Congreso de la República en formato Excel) y por la Dirección de Recursos Humanos (en el caso de informes para la Ley de Acceso a la Información Pública en formato Word).



3.

Traslada los borradores de informes al área financiera/presupuestaria para su

revisión y procede a realizar las correcciones indicadas por el área

financiera/presupuestaria.



4. Gestiona la revisión y aprobación del Subdirector de Cooperación Externa, previo

a su envío.



5.

Recibe los informes aprobados vía electrónica y envía en versión digital por correo electrónico a la Secretaría General en el caso de los informes para el Congreso de la República, y a la Dirección de Recursos Humanos en el caso de los informes de la Ley de Acceso a la Información Pública.



6. Archiva copia digital de los informes enviados. Responsable de Monitoreo,


Informes Trimestrales, Semestrales o Informes Finales de Préstamos y Donaciones


1.

Recopila información actualizada de la ejecución de los préstamos y donaciones de la Dirección o entidad beneficiaria, y de las áreas, financiera/presupuestaria y adquisiciones.

Nota: La elaboración y entrega de los informes trimestrales, semestrales o informes finales es para dar cumplimiento con lo establecido en los contratos y convenios de préstamos y donaciones suscritos, que normalmente corresponde a los trimestres o semestres calendarios de cada año (trimestres: enero-marzo, abril-junio, julio-septiembre, octubre-diciembre; semestres: enero-junio y julio-diciembre), así como al cierre de cada proyecto y/o programa.



2.

Elabora en formato digital los borradores de informes trimestrales semestrales o Informes Finales de ejecución de préstamos y donaciones, de acuerdo a los formatos utilizados por los organismos cooperantes.



3. Gestiona la revisión y aprobación del Subdirector de Cooperación Externa. Responsable de Monitoreo,




4.

Revisa y aprueba informe trimestral, semestral o Informe Final y gestiona el visto bueno del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y de las autoridades que correspondan.


5.

Recibe y envía los informes a través de oficios, en versión impresa y magnética y/o por correo electrónico (según sea requerido) a los organismos cooperantes correspondientes, solicitando la No Objeción al cumplimiento de las Cláusulas contractuales específicas.


6.

Realiza seguimiento de la No Objeción de los organismos cooperantes a los informes enviados. Al recibir la No objeción, a través del Subdirector de Cooperación Externa, procede a archivar la documentación correspondiente a los informes trimestrales, semestrales o Informes Finales.




Diagrama de Flujo

Informe de Avance Físico y Financiero (IAFF) de Préstamos y Donaciones (1 de 1)

Responsable de Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación

INICIO

Recopila información actualizada de los préstamos y donaciones

de las áreas técnicas, financiera y adquisiciones para actualizar los

informes de Avance Físico y Financiero de préstamos y

donaciones

Actualiza los informes de Avance Físico y Financiero de acuerdo a

los formatos o sistema establecidos

Traslada para revisión los borradores de informes. Realiza las correcciones de acuerdo a las observaciones y comentarios del

Subdirector hasta obtener el Visto Bueno

Imprime y gestiona las firmas correspondientes de los

informes

Entrega formalmente, a través de oficio, en forma impresa y

magnética los informes de Avance Físico y Financiero de

préstamos y donaciones

Archiva copia del oficio de entrega con sello de recibido y de los informes entregados, en

versión impresa y digital en formato de documento portátil -

PDF-

FIN


Informe para la Ley de Acceso a la Información Pública y Congreso de la República (1 de 1)


INICIO

Recopila mensualmente información actualizada de

ejecución financiera/presupuestaria de los

préstamos y donaciones en el Sistema de Contabilidad

Integrada SICOIN

Elabora los informes de acuerdo a los formatos

establecidos

Traslada los borradores de informes al área financiera/

presupuestaria para su revisión y procede a realizar las correcciones indicadas

Gestiona la revisión y aprobación previo a su envío

Recibe los informes aprobados vía electrónica y envía en versión digital por correo electrónico según

corresponda

Archiva copia digital de los informes enviados

FIN


Informes Trimestrales, Semestrales o Informes Finales de Préstamos y Donaciones (1 de 1)



INICIO

Recopila información

actualizada de la ejecución de los

préstamos y donaciones

Elabora en formato digital los

borradores de informes

trimestrales, semestrales o

Informes Finales de ejecución de préstamos y

donaciones, de acuerdo a los

formatos utilizados por los organismos

cooperantes

Gestiona la revisión y aprobación

Revisa y aprueba informe trimestral,

semestral o Informe Final y

gestiona el visto bueno del Director de Planificación y

Desarrollo Institucional y de las

autoridades que correspondan

Recibe y envía los informes a través de

oficios, en versión impresa y

magnética y/o por correo electrónico

(según sea requerido) a los

organismos cooperantes

correspondientes, solicitando la No

Objeción al cumplimiento de las

Cláusulas contractuales

específicas

Realiza seguimiento de la No Objeción de los organismos cooperantes a los

informes enviados. Al recibir la No

objeción, procede a archivar la

documentación correspondiente a

los informes trimestrales,

semestrales o Informes Finales

FIN



1.

Revisa los contratos y Términos de Referencia de las consultorías individuales contratadas con fondos de los préstamos y donaciones coordinadas por Cooperación Externa, y da seguimiento al cronograma de entrega de productos, establecidos en los contratos y Términos de Referencia –TDR-.



2.

Recibe de la Dirección o entidad beneficiaria los productos de consultorías para su revisión, con lo cual procede a verificar que cada producto, cumpla con lo estipulado en los contratos y Términos de Referencia –TDR-, emite sus comentarios y recomendaciones.



3.

Envía al Subdirector de Cooperación Externa, los comentarios y observaciones para su revisión y aprobación, previo a devolver el producto a la Dirección o entidad beneficiaria. De ser necesario, realiza los cambios necesarios a solicitud de la autoridad del área indicada, hasta su aprobación.



4.

Envía los comentarios y observaciones a la Dirección o entidad beneficiaria solicitando que sean atendidos los cambios y recomendaciones indicadas en el documento digital revisado. La Dirección o entidad beneficiaria a su vez, realiza el requerimiento al consultor/a.



5.

Recibe el producto corregido a través de la Dirección o entidad beneficiaria, y si todo está bien, procede a informar al Subdirector de Cooperación Externa, y solicitar su aprobación para requerir la entrega formal del producto, a través de la Dirección o entidad beneficiaria,



6.

Solicita a la Dirección o entidad beneficiaria, requerir la entrega formal del producto incluyendo toda la documentación necesaria para el caso: Carta de entrega del producto aprobado y solicitud de pago emitida por la Dirección o entidad beneficiaria, copia de la carta de entrega del producto por parte del consultor/a; Formato de aprobación del producto firmado y sellado por el consultor y los responsables de la aprobación (según Términos de referencia –TDR-) y el producto correspondiente. Se entrega en original y copia tanto impreso como magnético en CDs.



7.

Recibe el producto aprobado con la documentación indicada en el punto anterior y remite a procesos de pago al área financiera/presupuestaria. Según requerimiento de organismo financiero, en algunos casos se requiere No Objeción para el pago del Producto Final que para estos casos se procede a la actividad siguiente. En caso contrario, se procede a la actividad No. 9.



8. Remite el producto final al organismo cooperante para su No objeción, previo a remitirlo a

procesos de pago al área financiera/presupuestaria. Según requerimiento de organismo





Revisión de informes de productos de consultoría


Definir las actividades necesarias para la revisión de productos intermedios y finales de las consultorías individuales contratadas con recursos de préstamos y donaciones con el fin de garantizar el cumplimiento de lo establecido en los Términos de Referencia –TDR- de dichas consultorías. Inicia: Revisión de contratos y Términos de Referencia –TDR- de consultorías para establecer el cronograma de entrega de productos. Finaliza: Aprobación de productos de consultoría y remitir a procesos de pagos.


a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1) Reglamentos y/o Lineamientos Operativos (cuando corresponde)

2) Contratos y Términos de Referencia –TDR- de consultorías individuales



financiero.

9. Archiva un ejemplar del producto. Responsable de monitoreo,

seguimiento y evaluación


Diagramas de Flujo

Revisión de informes de productos de consultoría (1 de 2)


INICIO

Revisa los contratos y Términos de Referencia -TDR- de las consultorías individuales contratadas con fondos

de los préstamos y donaciones coordinadas y da seguimiento al

cronograma de entrega de productos, establecidos en los

contratos y Términos de Referencia -TDR-

Recibe los productos de consultorías para su revisión, con lo cual procede

a verificar que cada producto, cumple con lo estipulado en los

contratos y Términos de Referencia -TDR-, emite sus comentarios y

recomendaciones

Envía los comentarios y observaciones para su revisión y aprobación, previo a devolver el

producto De ser necesario, realiza los cambios necesarios a solicitud de la autoridad del área indicada, hasta

su aprobación

Envía los comentarios y observaciones solicitando que sean

atendidos los cambios y recomendaciones indicadas en el

documento digital revisado a su vez, realiza el requerimiento al

consultor/a

1


Revisión de informes de productos de consultoría (2 de 2)



1

Recibe el producto corregido y si todo

está bien, procede a informar y solicitar su aprobación para requerir la entrega

formal del producto

Solicita requerir la entrega formal del

producto incluyendo toda la

documentación necesaria para el

caso. Se entrega en original y copia

tanto impreso como magnético en CDs

Recibe el producto aprobado con la documentación

indicada en el punto anterior y remite a procesos de pago

Según requerimiento de

organismo financiero

¿Requiere No Objeción ?

Remite el producto final al organismo

cooperante para su No objeción, previo

a remitirlo a procesos de pago al

área financiera/presupuestaria.

Según requerimiento de

organismo financiero

SI

Archiva un ejemplar del producto

NO

FIN





Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones


Establecer las actividades a las cuales se le debe dar seguimiento durante los procesos de liquidación de operaciones.

Inicia: Revisión de las cláusulas contractuales relativo a los tiempos para realizar la liquidación de una operación.

Finaliza: Archiva el expediente de cada operación liquidada/finalizada.


a. Ley Orgánica del Presupuesto b. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c. Instrumentos de Formalización de Cooperación d. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Procedimientos de la Dirección de Crédito Público y Tesorería Nacional.


1. Revisa los tiempos establecidos en las cláusulas contractuales relativos a la liquidación del programa.

Responsable de monitoreo,


2. Realiza seguimiento a los procesos de contratación, realización y entrega de informe de auditoría final de cada operación de préstamo o donación.



3.

Da seguimiento en el área financiera/presupuestaria para la gestión de la

devolución de saldo de los recursos desembolsados así como a la solicitud de

desobligación de los recursos no desembolsados, si fuera el caso.



4. Solicita a donde corresponda que le entreguen los oficios o no objeciones en el que se confirman las devoluciones y/o desobligación de recursos.



5.

Da seguimiento a la solicitud de liquidación de los saldos de las cuentas secundarias de las operaciones, trasladándolas a la cuenta del fondo común, así como la inhabilitación de las cuentas secundarias correspondientes.

Nota: Este proceso se realiza a través de la Dirección de Crédito Público (DCP), quien a su vez solicita a la Tesorería Nacional. La Tesorería Nacional realiza los procedimientos de traslado del saldo de cuenta secundaria a la cuenta del fondo común y responde mediante oficio la solicitud, tanto a la Dirección de Crédito Público –DCP- como a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

-DIPLANDI-.



6.

Solicita al área financiera/presupuestaria copia del oficio de confirmación del traslado del saldo de la cuenta secundaria a la cuenta del fondo común, así como la inhabilitación o desactivación de la cuenta secundaria de la operación liquidada.



7.

Basado en los documentos obtenidos en el proceso de devolución del saldo desembolsado, de la desobligación de los recursos no desembolsados y en la confirmación del traslado del saldo de cuenta secundaria a la cuenta del fondo común y la inhabilitación de la cuenta secundaria correspondiente, prepara el expediente para gestionar ante las entidades correspondientes la finalización de la operación.



8. Procede a solicitar a las entidades rectoras correspondientes (Dirección de Crédito Público –DCP-, Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia




-SEGEPLAN- y Ministerio de Relaciones Exteriores –MINEX-) para dar por finalizada la operación correspondiente en sus sistemas.

9.

Recibe el oficio de confirmación de la finalización o liquidación de la operación por parte de las entidades rectoras. En caso de donación se realiza la gestión ante la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-, Crédito Público y Ministerio de Relaciones Exteriores; en caso de préstamo la gestión se realiza ante la Dirección de Crédito Público; y comunica a la Dirección


10. Procede a archivarlo en el expediente de la operación. Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación


Diagramas de Flujo

Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones (1 de 2)

Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación

INICIO

Revisa los tiempos establecidos en las

cláusulas contractuales relativos a la

liquidación del programa

Realiza seguimiento a los procesos de

contratación, realización y

entrega de informe de auditoría final de cada operación de

préstamo o donación

Da seguimiento en el área financiera/

presupuestaria para la gestión de la

devolución de saldo de los recursos

desembolsados así como a la solicitud

de desobligación de los recursos no

desembolsados, si fuera el caso

Solicita a donde corresponda que le

entreguen los oficios o no

objeciones en el que se confirman

las devoluciones y/o desobligación de

recursos

Da seguimiento a la solicitud de

liquidación de los saldos de las

cuentas secundarias de las operaciones, trasladándolas a la cuenta del fondo

común, así como la inhabilitación de las cuentas secundarias

correspondientes

1


Seguimiento al proceso de liquidación de préstamos y donaciones (2 de 2)

Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación


1

Solicita al área financiera/

presupuestaria copia del oficio de confirmación del traslado del saldo

de la cuenta secundaria a la

cuenta del fondo común, así como la

inhabilitación o desactivación de la cuenta secundaria

de la operación liquidada

Prepara el expediente para

gestionar ante las entidades

correspondientes la finalización de la

operación

Procede a solicitar a las entidades

rectoras correspondientes

para dar por finalizada la operación

correspondiente en sus sistemas

Recibe el oficio de confirmación de la

finalización o liquidación de la

operación por parte de las entidades

rectoras

¿Qué tipo de caso es:

Donación o Préstamo?

Realiza la gestión ante Segeplan,

Crédito Público y Ministerio de

Relaciones Exteriores

Donación

Realiza gestión ante Crédito Público; y

comunica a la Dirección

Préstamo

FIN

Procede a archivarlo en el expediente de

la operación





Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas


Establecer las actividades necesarias para dar seguimiento durante los procesos de cumplimiento de condiciones previas.

Inicia: Recepción del contrato, convenio u acuerdo suscrito con organismo financiero internacional.

Finaliza: No objeción al cumplimiento de condiciones previas.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Instrumentos de Formalización de Cooperación d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas




1. Recibe a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional el convenio de donación o contrato de préstamo trasladado por el Despacho Superior con la instrucción de ejecutar la operación.


2.

Revisa las cláusulas contractuales relativas al cumplimiento de condiciones previas para el primer desembolso de las nuevas operaciones de préstamos y donaciones; establece prioridades y traslada al Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación para su seguimiento.


3. Elabora una lista de las condiciones previa a cumplir, basado en el convenio de cooperación correspondiente.



4. Elabora un cronograma de los tiempos/fechas establecidos en las cláusulas contractuales para el cumplimiento de condiciones previas y da seguimiento a su cumplimiento.



5. Apoya los procesos de preparación de la documentación para el cumplimiento de las condiciones previas correspondientes a cada operación. Las que corresponden a la unidad ejecutora.



6 Da seguimiento, ante la Dirección de Crédito Público, al proceso de gestión de la No Objeción al cumplimiento de las condiciones previas al primer desembolso.



7

Recibe copia o notificación de la No Objeción a las condiciones previas al primer desembolso, a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional, remitido por la Dirección de Crédito Público, y traslada al Responsable de monitoreo, seguimiento y evaluación y al área financiera/presupuestaria.


Externa

8. Recibe y archiva copia física y digital de la documentación del cumplimiento de las condiciones previas, que incluye la No Objeción.




Diagramas de Flujo

Seguimiento al cumplimiento de condiciones previas (1 de 1)


Responsable de monitoreo, seguimiento y

evaluación

INICIO

Recibe a través del Director de la Dirección de

Planificación y Desarrollo

Institucional, el convenio de

donación o contrato de préstamo

trasladado por el Despacho Superior con la instrucción

de ejecutar la operación

Revisa las cláusulas contractuales

relativas al cumplimiento de

condiciones previas para el primer

desembolso de las nuevas operaciones

de préstamos y donaciones;

establece prioridades y

traslada para su seguimiento

Elabora una lista de las condiciones

previa a cumplir, basado en el convenio de cooperación

correspondiente

Elabora un cronograma de los

tiempos/fechas establecidos en las

cláusulas contractuales para el cumplimiento de condiciones previas y da seguimiento a su cumplimiento

Apoya los procesos de preparación de la

documentación para el

cumplimiento de las condiciones previas correspondientes a

cada operación

Da seguimiento al proceso de gestión de la No Objeción al cumplimiento de las condiciones previas

al primer desembolso

Recibe copia o notificación de la No

Objeción a las condiciones previas

al primer desembolso y

traslada

Recibe y archiva copia física y digital

de la documentación del cumplimiento de las condiciones previas,

que incluye la No Objeción

FIN





Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN-


Definir las actividades para la gestión de opinión técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia SEGEPLAN a los documentos de formalización de cooperación internacional (convenios, memorándum, carta de ejecución, etc.).

Inicia: Recepción de requerimiento de parte de la Dirección de Crédito Público. Finaliza: Traslado de la opinión técnica a Crédito Público y archivo de los documentos generados.


a) Ley Orgánica del Presupuesto b) Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas




1.

Recibe oficio y expediente de solicitud de la Dirección de Crédito Público, para la gestión de opinión técnica de un convenio o contrato de cooperación internacional, a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.

Nota: Dicha solicitud debe traer el expediente con los documentos requeridos por la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.


2.

Recibe y revisa el expediente.

¿Está completo el expediente?

Si: continúa procedimiento.

No: realiza las gestiones ante la Dirección de Crédito Público para completar el expediente.


3. Digitaliza el expediente e ingresa la información en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.


4.

Genera el formulario de Solicitud de Opinión Técnica de Cooperación Internacional en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED- y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa para su revisión y aprobación.


5.

Revisa proyecto del formulario de Solicitud de Opinión Técnica de Cooperación Internacional.

¿Está elaborado correctamente el formulario?

No: Devuelve al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que




atienda las observaciones, regresa a la actividad No. 4.

Si: Aprueba firma y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación, continúa en actividad No. 6.

6.

Recibe el formulario firmado e integra al expediente y elabora el informe ejecutivo para solicitar la firma del Ministro a los oficio de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” y traslada para su revisión al Subdirector de Cooperación Externa.


7.

Revisa y rubrica el informe ejecutivo y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para que gestione la firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


8. Firma y sella el informe ejecutivo y traslada al Despacho Superior. Director(a) de Planificación y


9.

Firma y sella los oficios de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” y traslada al Director de Planificación y Desarrollo Institucional.

Ministro

10.

Recibe, a través Director de Planificación y Desarrollo Institucional, los oficios de “solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” firmadas por el Ministro y traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación para su seguimiento.


11.

Recibe los oficios de “Solicitud de Opinión Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y Administrativa” firmadas por el Ministro, lo digitaliza y lo integra en el expediente físico y digital, y lo envía a la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-, para lo cual se realiza lo siguiente:

Envía el expediente completo en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.

Entrega el expediente impreso en las oficinas de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN-.


12.

Realiza seguimiento del estatus de la solicitud en la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia –SEGEPLAN- y en el Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/Opinión Técnica –SICED-.

Realiza las gestiones para atender los comentarios del Comité de Emisión de Dictamen.


13. Recibe la Opinión Técnica a través del Director de Planificación y Desarrollo Institucional, lo traslada al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.


14.

Recibe la Opinión Técnica y agrega al expediente correspondiente y lo remite a la Dirección de Crédito Público por medio de oficio firmado por el Director de Planificación y Desarrollo Institucional, para que continúe el proceso correspondiente.


15. Archiva copia de los documentos generados. Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación


Diagrama de flujo

Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- (1 de 2)



INICIO

Recibe oficio y expediente de

solicitud para la gestión de opinión

técnica de un convenio o contrato

de cooperación internacional, a

través del Director de Planificación y

Desarrollo Institucional y lo

traslada

Recibe y revisa el expediente

¿Está completo el expediente?

No

Realiza las gestiones ante la Dirección de Crédito Público para

completar el expediente

Digitaliza el expediente e

ingresa la información en el

Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/

Opinión Técnica

Genera el formulario de

Solicitud de Opinión Técnica de

Cooperación Internacional en el Sistema de Control

de Emisión de Dictámenes/

Opinión Técnica y lo traslada para su

revisión y aprobación

Revisa proyecto del formulario de

Solicitud de Opinión Técnica de

Cooperación Internacional

¿Está elaborado correctamente el formulario?

Devuelve para que atienda las

observaciones

No

Aprueba firma y traslada

SíRecibe el formulario firmado e integra al

expediente y elabora el informe

ejecutivo para solicitar la firma del

Ministro a los oficios de “solicitud de Opinión Técnica”

y de “Pronunciamiento

de Capacidad Técnica y

Administrativa” y traslada para su

revisión

1

Sí


Gestión de Opinión Técnica de la Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia -SEGEPLAN- (2 de 2)



MinistroResponsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación

1

Revisa y rubrica el informe ejecutivo y traslada para que gestione la firma

Firma y sella el informe ejecutivo y

traslada

Firma y sella los oficios de “solicitud de Opinión Técnica”

y de “Pronunciamiento


Administrativa” y trasladaRecibe los oficios de

“Solicitud de Opinión Técnica” y

de “Pronunciamiento


Administrativa” firmadas por el

Ministro y traslada para su seguimiento

Recibe los oficios de “solicitud de Opinión

Técnica” y de “Pronunciamiento de Capacidad Técnica y

Administrativa” firmadas por el Ministro, lo digitaliza y lo integra en el expediente físico y

digital, y lo envía a Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia

Realiza seguimiento del estatus de la solicitud en

Secretaría de Planificación y

Programación de la Presidencia y en el

Sistema de Control de Emisión de Dictámenes/

Opinión Técnica

Recibe la Opinión Técnica a través del

Director de Planificación y

Desarrollo Institucional, lo

traslada al Responsable de

Monitoreo, Seguimiento y

Evaluación

Recibe la Opinión Técnica y agrega al

expediente correspondiente y lo

remite a la Dirección de Crédito Público por

medio de oficio firmado por el Director de

Planificación y Desarrollo Institucional,

para que continúe el proceso

correspondiente

Archiva copia de los documentos generados

FIN





Identificación de Posibles Cooperantes


Definir las actividades necesarias para la Identificación de posibles cooperantes para financiar programas y proyectos de interés para el Ministerio de Finanzas Públicas.

Inicia: Recepción de instrucción del Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Finaliza: Entrega de informe de posibles cooperantes.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas




1.

Recibe instrucción del Director de Planificación y Desarrollo Institucional para identificación de posible donante de un proyecto específico y notifica al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación.


2.

Recibe instrucción, identifica cooperantes y elabora un análisis de los cooperantes identificados para financiar el proyecto específico y lo traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


3.

Recibe el listado de posibles cooperantes y realiza reuniones de presentación del proyecto a cooperantes identificados.

¿Hay algún cooperante para financiar el proyecto?

Si: Notifica al Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en actividad No. 4.

No: Solicita actualizar el listado al Responsable de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación. Regresa a la actividad No. 2.


4. Recibe notificación del posible cooperante de proyecto específico e informa a donde corresponda.



Diagrama de Flujo

Identificación de posibles cooperantes (1 de 1)




INICIO

Recibe instrucción para identificación de posible donante

de un proyecto específico y notifica

Recibe instrucción, identifica

cooperantes y elabora un análisis de los cooperantes identificados para

financiar el proyecto específico

y lo traslada

Recibe el listado de posibles

cooperantes y realiza reuniones de

presentación del proyecto a

cooperantes identificados

¿Hay algún cooperante para

financiar el proyecto?

Notifica

No

Solicita actualizar el listado al



Sí

Recibe notificación del posible

cooperante de proyecto específico e informa a donde

corresponda

FIN



Cooperación Externa 01 1 de 4


Proceso de Gestión y Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Préstamos


Definir las actividades para llevar a cabo el proceso de desembolso por pago directo en el exterior por préstamos, a través del Organismo Financiero Internacional.

Inicia: Traslado de contrato y documentación de respaldo por el Responsable de Adquisiciones. Finaliza: Archivo de expediente.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Modificaciones Presupuestarias para las Entidades de la Administración Central c) Manual de Procedimientos, para la administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de

ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Para realizar las gestiones de espacio presupuestario es necesario el traslado al Responsable Financiero el Plan de Adquisiciones, indicando los cambios en el caso de actualizaciones con sus respectivas no objeciones.

2. Los Contratos con sus No Objeciones deben ser trasladados al Responsable Financiero para el análisis presupuestario y financiero correspondiente.

3. Para la creación de insumos, es necesario obtener del Responsable de Adquisiciones las características técnicas específicas al detalle de los bienes y servicios a adquirir.


1.

Traslada documentación de respaldo, solicitando la gestión de pago directo en el exterior.

Nota: Para el primer pago debe adjuntarse el contrato suscrito y su respectiva No Objeción a la contratación.

Responsable de Adquisiciones

2.

Recibe y revisa la documentación de respaldo y traslada al Responsable presupuestario

Nota: La documentación de respaldo dependerá de la Normativa del Organismo Internacional y de la naturaleza de la adquisición, conforme al listado de documentos para cada caso.

Responsable Financiero

3.

Verifica la programación de pagos, disponibilidad de espacio presupuestario, saldo financiero, cuota financiera, insumos y documentación recibida.



No: procede a realizar la modificación presupuestaria correspondiente con base al manual de modificaciones presupuestarias, y la programación de cuotas, continúa en actividad No. 4

Responsable Presupuestario

4. Contacta a la empresa o consultor internacional, solicitando el recibo de pago y la información bancaria para la transferencia de fondos en el exterior.


5.

Elabora y envía solicitud de desembolso por pago directo en el exterior con visto bueno del Subdirector de Cooperación Externa y gestiona las firmas registradas, a la Tesorería Nacional requiriendo su visto bueno




6.

Recibe la solicitud, revisa la documentación.

¿La documentación es correcta?

Sí: emite visto bueno y traslada al Director (a) de Planificación y Desarrollo Institucional, continúa en actividad No. 7.

No: devuelve documentación para su corrección, regresa actividad No. 5

Tesorería Nacional

7. Recibe expediente de Tesorería Nacional y traslada al Subdirector de Cooperación Externa


8. Recibe expediente y solicita al Organismo Cooperante el desembolso por pago directo en el exterior.


9. Recibe solicitud y realiza la acreditación correspondiente al desembolso del pago directo en el exterior solicitado.


10. Notifica el aviso de desembolso por pago directo en el exterior a la Dirección de Crédito Público y al Subdirector de cooperación externa.


11. Recibe y realiza el proceso de registro de ingreso del desembolso por pago directo en el exterior en la cuenta virtual de préstamos.

Dirección de Crédito Público

12. Traslada el Comprobante Único de Registro –CUR- de ingresos y la documentación de soporte a la Dirección de Contabilidad del Estado.


13. Analiza y verifica la información y aprueba el Comprobante Único de Registro

–CUR- de ingresos, generando el asiento contable de forma automática.

Dirección de Contabilidad del Estado

14. Remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingresos aprobados al Director de Planificación y Desarrollo Institucional


15. Recibe copia de Comprobante Único de Registro –CUR- y traslada a Subdirector de Cooperación Externa


16.

Recibe y solicita al responsable Financiero iniciar registro contable en de gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el Sistema Informático de Gestión -SIGES- afectando la cuenta virtual de préstamos, en la que se generó el ingreso


17.

Recibe y solicita iniciar registro contable de gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- afectando la cuenta virtual de préstamos, en la que se generó el ingreso al responsable presupuestario.


18. Realiza registro y solicita revisión al Responsable Financiero Responsable presupuestario

19. Revisa ingreso en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita autorización al Subdirector de Cooperación Externa.


20.

Autoriza el registro contable en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y envía copia del Comprobante Único de registro –CUR- impreso, a la Dirección de Contabilidad del Estado mediante oficio de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, con copia a la Dirección de Crédito Público y traslada Comprobante Único de registro –CUR- original al responsable Financiero.


21. Recibe y traslada expediente Responsable Financiero



22.

Archiva el expediente.

Nota: Para solicitar un nuevo desembolso por pago directo en el exterior al Organismo Financiero Internacional, deberá haberse registrado el último desembolso.

Responsable presupuestario


Diagrama de Flujo

Proceso de gestión y regularización de pagos directos en el exterior financiados por préstamos (1 de 2)




Tesorería Nacional

INICIO

Traslada documentación de

respaldo, solicitando la

gestión de pago directo en el

exterior

Recibe y revisa la documentación de respaldo y traslada

Verifica la programación de

pagos, disponibilidad de

espacio presupuestario, saldo financiero, cuota financiera,

insumos y documentación

recibida


Continúa en actividad No. 4

SI

Procede a realizar la modificación

presupuestaria correspondiente

con base al manual de modificaciones

presupuestarias, y la programación de

cuotas

NO

Contacta a la empresa o consultor

internacional, solicitando el recibo

de pago y la información

bancaria para la transferencia de

fondos en el exterior

Elabora y envía solicitud de

desembolso por pago directo en el exterior con visto

bueno y gestiona las firmas registradas

requiriendo su visto bueno

Recibe la solicitud, revisa la

documentación

¿La documentación

es correcta?

Emite visto bueno y traslada

NO

Devuelve documentación

para su corrección

SI

1


Proceso de gestión y regularización de pagos directos en el exterior financiados por préstamos (2 de 2)




Organismo CooperanteDirección de Crédito

PúblicoDirección de

Contabilidad del EstadoResponsable Financiero


1

Recibe expediente y traslada

Recibe expediente y solicita el

desembolso por pago directo en el

exterior

Recibe solicitud y realiza la

acreditación correspondiente al

desembolso del pago directo en el exterior solicitado

Notifica el aviso de desembolso por

pago directo en el exterior

Recibe y realiza el proceso de registro

de ingreso del desembolso por

pago directo en el exterior en la

cuenta virtual de préstamos

Traslada el Comprobante Único

de Registro de ingresos y la

documentación de soporte

Analiza y verifica la información y

aprueba el Comprobante Único

de Registro de ingresos, generando el asiento contable

de forma automática

Remite copia del CUR de ingresos

aprobados

Recibe copia de Comprobante Único

de Registro y traslada Recibe y solicita al

responsable iniciar registro contable en

de gasto del desembolso por

pago directo en el exterior, en el

sistema informático de gestión (SIGES)

afectando la cuenta virtual de

préstamos, en la que se generó el

ingreso

Recibe y solicita iniciar registro

contable de gasto del desembolso por pago directo en el

exterior, en el sistema informático de gestión (SIGES)

afectando la cuenta virtual de

préstamos, en la que se generó el

ingreso al responsable

presupuestario

Realiza registro y solicita revisión

Revisa ingreso en el Sistema Informático de Gestión y solicita

autorización

Autoriza el registro contable en el

Sistema Informático de Gestión y envía

copia del Comprobante Único de Registro impreso mediante oficio de

la Dirección de Planificación y

Desarrollo Institucional, con

copia a la Dirección de Crédito Público y traslada Cur original

Recibe y traslada expediente

Archiva el expediente

FIN





Proceso de Gestión Regularización de Pagos Directos en el Exterior Financiados por Donaciones


Definir los pasos para llevar a cabo el proceso de desembolso por pago directo en el exterior de una donación, a través del Organismo Cooperante.

Inicia: Traslado de contrato y documentación de respaldo por el Responsable de Adquisiciones. Finaliza: Archivo de expediente.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Registro de Donaciones c) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. Los Contratos con su No Objeción, deben ser trasladados al Responsable Financiero para el análisis financiero correspondiente.


1.

Traslada la documentación de respaldo, solicitando la gestión de pago directo en el exterior.

Nota: Para el primer pago debe adjuntarse el contrato suscrito y su respectiva No Objeción a la contratación.


2.

Recibe y revisa la documentación de respaldo.


Sí: traslada al responsable presupuestario, continua en actividad No. 3

No: Devuelve documentación. Regresa actividad No. 2

Nota: La documentación de respaldo dependerá de la Normativa del Organismo Cooperante y de la naturaleza de la adquisición, conforme al listado de documentos para cada caso.


3.

Verifica la programación de pagos, saldo financiero y documentación recibida.


Sí: Contacta a la empresa o consultor internacional, solicitando el recibo de pago y la información bancaria para la transferencia de fondos en el exterior Continúa en actividad No. 4.

No: se solicita completar la documentación. Regresa actividad No. 2.


4. Elabora oficio de solicitud para Organismo Cooperante del desembolso por pago directo en el exterior y traslada expediente al responsable financiero.


5.

Recibe y revisa expediente de solicitud.

¿Está correcto el expediente de solicitud?

Sí: rubrica y traslada al Subdirector de cooperación externa, continua en actividad No. 6.

No: devuelve para que se atiendan las correcciones, regresa actividad No. 4.


6. Recibe y revisa expediente de solicitud.

¿Está correcto el expediente de solicitud?




Sí: firma y traslada al Organismo cooperante, continua en actividad No. 7.

No: devuelve para que se atiendan las correcciones, regresa actividad No.5.

7.

Recibe solicitud y realiza la acreditación correspondiente al desembolso del pago directo en el exterior solicitado y notifica el desembolso realizado al Subdirector de Cooperación Externa.


8. Recibe y traslada aviso de desembolso al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa

9.

Recibe y realiza el procedimiento para el registro contable de ingreso y gasto del desembolso por pago directo en el exterior, en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y notifica al subdirector de cooperación externa para su autorización en el sistema.


10. Revisa y autoriza en el Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita a Responsable Financiero seguir con la gestión.


11.

Imprime y envía copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público con oficio, adjuntando copia del aviso de desembolso por pago directo en el exterior; y traslada Comprobante Único de Registro –CUR- original al Responsable Presupuestario


12.

Recibe y archiva el expediente.

Nota: Para solicitar un nuevo desembolso por pago directo en el exterior al Organismo Financiero Internacional, deberá haberse registrado el último desembolso.



Diagrama de Flujo


ll NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:



Regularización Donación en Especie (Servicios, bienes y suministros)


Definir las actividades a realizar para el registro de la regularización de donación en especie de organismos internacionales.

Inicia: Recibe documentación para gestionar la creación de los códigos específicos. Fin: Recibe, remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público y archiva el expediente.


a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Manual de Registro de Donaciones c. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas d. Instrumento de Formalización de Cooperación


“No hay disposiciones internas para este procedimiento”

Elaboración de solicitud de códigos específicos.


1. Recibe la documentación legal de la donación en especie y traslada al Financiero, para gestionar la creación de los códigos específicos.

Director (a) De Planificación y Desarrollo Institucional

2. Recibe y revisa la documentación legal, traslada al Responsable Financiero, para elaboración de oficio de solicitud de creación de códigos específicos.


3. Elabora oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


4.

Recibe y revisa solicitud.

¿Es correcta la solicitud?

Sí: da visto bueno y traslada al Director para firma correspondiente, continua en actividad No. 5.

No: devuelve para atender observaciones, regresa a actividad No. 3.


5. Recibe y firma oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.

Director (a) de Planificación y Desarrollo institucional

6. Recibe y traslada oficio de solicitud de creación de códigos específicos y traslada oficio de solicitud de creación de códigos a la Dirección de Crédito Público.


7. Recibe solicitud, realiza la creación de códigos solicitados y notifica al Director de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.


8. Recibe la notificación de la creación de códigos y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


9. Recibe la notificación de la creación de códigos y traslada al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa



10. Recibe la notificación y traslada a Responsable Presupuestario. Responsable Financiero

11. Recibe y archiva expediente. Responsable presupuestario

Regularización de servicios.


1. Recibe notificación de la Dirección de Crédito Público, del pago del servicio realizado por el Organismo Cooperante y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


2. Recibe, conoce y traslada la notificación al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa

3.

Recibe, revisa y traslada notificación solicitando al Responsable presupuestario que realice el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.


4.

Recibe notificación, opera la gestión en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita al Responsable Financiero la aprobación correspondiente en el sistema.


5.

Revisa el registro contable en el módulo de donaciones en especie.

¿Está correcto el registro?

Sí: aprueba el registro en el sistema, Imprime Comprobante Único de Registro –CUR- de regularización con firma electrónica y traslada a Responsable presupuestario, para que remita copia a la Dirección de Crédito Público. Continua en actividad No. 6

No: rechaza registro para atender observaciones, regresa actividad No.4


6. Recibe, remite copia a la Dirección de Crédito Público y Archiva el expediente. Responsable presupuestario

Regularización de bienes y suministros


1. Recibe notificación de la entrega de los bienes por parte del Organismo Cooperante y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


2. Recibe, conoce y traslada la notificación al Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa

3. Recibe, convoca y gestiona la recepción de los bienes de acuerdo al convenio suscrito.


4.

Revisan los bienes a entregar.

¿Los bienes a entregar corresponden a lo establecido en el convenio suscrito?

Sí: continúa en actividad No. 5

No: rechaza entrega por incumplimiento de convenio y finaliza procedimiento.

Responsable Financiero /Persona nombrada por la

sección de Almacén y sección de Inventario

5. Recibe y suscribe acta de recepción. Responsable Financiero /persona nombrada por la



sección de Almacén y sección de Inventario

6.

Registra los bienes y/o suministros en el módulo de almacén en el sistema correspondiente y traslada expediente.

¿A quién corresponde el registro?

Bienes: continúa en actividad No. 7.

Suministros: continúa en actividad No.8

Sección de almacén

7. Recibe expediente y registra los bienes en el módulo de inventario en el sistema correspondiente y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa.

Sección de inventario

8. Recibe expediente, y solicita al Responsable Financiero el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.


9.

Recibe, revisa y traslada expediente solicitando a Responsable presupuestario, que realice el registro en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES-.


10.

Recibe expediente, opera la gestión en el módulo de donaciones en especie del Sistema Informático de Gestión –SIGES- y solicita al Responsable Financiero, la aprobación correspondiente en el sistema.


11.

Revisa el registro contable en el módulo de donaciones en especie.


Sí: aprueba el registro en el sistema, Imprime Comprobante Único de Registro –CUR- de regularización con firma electrónica y traslada al Responsable presupuestario, para que remita copia a la Dirección de Crédito Público. Continúa en actividad No. 12.

No: rechaza registro para atender observaciones, regresa actividad No.10


12. Recibe, remite copia del Comprobante Único de Registro –CUR- a la Dirección de Crédito Público y archiva el expediente.



Diagrama de Flujo


Diagrama de Flujo

Regularización de servicios (1 de 1)




Responsable Financiero Responsable

presupuestario

INICIO

Recibe notificación del pago del servicio

realizado por el Organismo

Cooperante y traslada

Recibe, conoce y traslada la

notificación

Recibe, revisa y traslada notificación

solicitando que realice el registro en el módulo de donaciones en

especie del SIGESRecibe notificación, opera la gestión en

el módulo de donaciones en

especie del SIGES y solicita la

aprobación correspondiente en

el sistema

Revisa el registro contable en el

módulo de donaciones en

especie


Aprueba el registro en el sistema,

Imprime CUR de regularización con firma electrónica y traslada para que remita copia a la


NO

Rechaza registro para atender

observacionesSI

Recibe, remite copia y Archiva el expediente

FIN


Diagrama de Flujo

Regularización de bienes y suministros (1 de 2)

Director de P lanificación y Desarrollo Institucional



Jefe de Departamento Financiero, persona nombrada por la sección de Almacén, persona nombrada por la sección de

Inventario

Sección de almacén

INICIO

Recibe notificación de la entrega de los bienes por parte del

Organismo Cooperante y

traslada

Recibe, conoce y traslada la

notificación

Recibe, convoca y gestiona la

recepción de los bienes de acuerdo

al convenio suscrito

Revisan los bienes a entregar

¿Los bienes a entregar

corresponden a lo establecido en el

convenio suscrito?

Continúa procedimiento

SI

Rechaza entrega por incumplimiento de

convenio

NO

Recibe y suscribe acta de recepción

¿A quien corresponde el

registro?

Continúa procedimiento

Registra los bienes y/o suministros en

el módulo de almacén en el

sistema correspondiente y

traslada expediente

BIENES

Continua

SUMINISTROS

2

1

3


Regularización de bienes y suministros (2 de 2)

Sección de inventarioSubdirector de

Cooperación Externa

Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa



Recibe expediente y registra los bienes en el módulo de inventario en el


traslada expediente

Recibe expediente, y solicita el registro

en el módulo de donaciones en

especie del SIGES

Recibe, revisa y traslada expediente

solicitando que realice el registro en el módulo de donaciones en

especie del SIGES

FIN

3

Recibe expediente, opera la gestión en

el módulo de donaciones en

especie del SIGES y solicita la

aprobación correspondiente en

el sistema

Revisa el registro contable en el

módulo de donaciones en

especie


Aprueba el registro en el sistema,

Imprime CUR de regularización con firma electrónica y traslada para que remita copia a la


NO

Rechaza registro para atender

observacionesSI

Recibe, remite copia del CUR y archiva el

expediente1

2



Subdirección de Cooperación Externa 01 1 de 10


Proceso de Liquidación y Cierre de Operaciones de la Cooperación Reembolsable y no Reembolsable


Definir las actividades que conlleva el cierre de una operación de cooperación reembolsable y no reembolsable.

Inicia: El periodo de cierre se inicia según el plazo definido en el Convenio o Documento de formalización de la cooperación reembolsable o no reembolsable.

Finaliza: Se archiva expediente


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Procedimientos, para la Administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de

ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión c) Manual de Registro de Donaciones d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas e) Instrumento de Formalización de Cooperación


1. Firma registrada en liquidación y oficio subdirector 2. En ausencia de los titulares de los procedimientos se debe delegar a las personas que se consideren

Liquidación.


1. Solicita al Responsable Financiero, realizar la liquidación final de los recursos desembolsados por el Organismo Cooperante.


2. Recibe instrucción y solicita a Rresponsable presupuestario, elaborar la liquidación final de acuerdo a los recursos desembolsados por el Organismo Cooperante.


3. Elabora la liquidación final, borrador de oficio y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa para su revisión.


4.

Recibe y revisa expediente de liquidación.

¿El expediente está correcto?

Sí: firma liquidación y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa. Continúa en actividad No. 5.

No: devuelve al Responsable presupuestario para atender observaciones, regresa actividad No.3


5.

Recibe y revisa expediente de liquidación.

¿La liquidación esta correcta?

Sí: firma liquidación, oficio y envía a Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 6.

No: devuelve al Responsable Financiero para atender observaciones, regresa actividad No. 4.




6. Recibe el visto bueno de la liquidación final por parte del Organismo Cooperante y notifica al Responsable Financiero.


7. Recibe notificación y traslada expediente al Responsable presupuestario para su archivo.


8. Recibe el expediente y archiva. Responsable presupuestario

Devolución de saldo no ejecutado.


1. Recibe y traslada informe final de auditoría al Subdirector de Cooperación Externa. Director (a) de Planificación y


2.

Recibe y revisa informe final de auditoría.

¿El informe de auditoría refleja saldo no ejecutado?

No: finaliza procedimiento.

Sí: traslada expediente y solicita gestionar la devolución del saldo no ejecutado al Responsable Financiero, continúa en actividad No. 3.


3. Recibe informe final de auditoría, y solicita al Responsable presupuestario preparar expediente de devolución.


4. Prepara expediente de devolución y borrador de oficio de solicitud a la Tesorería Nacional, traslada al Responsable Financiero


5.

Recibe y revisa expediente.

¿Está correcto el expediente?

Sí: rubrica oficio y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 6.

No: devuelve expediente a los responsables para atender las observaciones, regresa actividad No. 4.


6.

Revisa expediente para gestionar la devolución.


Sí: rubrica y gestiona firma de oficio con el Director y traslada expediente al Responsable Financiero de, continúa en actividad No. 7.

No: devuelve expediente al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No. 5.


7. Recibe expediente y gestiona firmas registradas de la Dirección Financiera ante la Tesorería Nacional y entrega oficio y expediente a la Tesorería Nacional.


8.

Recibe y revisa expediente


Sí: Realiza la devolución del saldo no ejecutado a la cuenta que corresponda, continúa en actividad No. 9.

No: devuelve expediente para atender observaciones, regresa actividad No. 6.

Tesorería Nacional



9. Recibe nota de débito y crédito, traslada Subdirector de Cooperación Externa. Director (a) de Planificación y


10. Recibe y solicita Responsable financiero, elaborar borrador de oficio de notificación de la devolución realizada al Organismo Cooperante.


11.

Elabora el oficio de notificación de la devolución realizada al Organismo Cooperante con copia a la Dirección de Crédito Público, traslada a Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa para revisión.


12.

Recibe y revisa oficio de notificación

¿Está correcto el oficio de notificación?

Sí: Firma oficio de notificación, traslada al Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 13.

No: devuelve expediente para atender observaciones, regresa actividad No. 11


13. Recibe oficio de notificación, e informan a la Unidad Ejecutora la finalización de la operación.


14. Recibe y traslada notificación de la finalización de la operación al Responsable Financiero.


15. Recibe notificación y traslada al Responsable presupuestario para su archivo. Responsable Financiero

16. Recibe el expediente y archiva. Responsable presupuestario

Cierre de cuentas


1. Solicita iniciar gestión de cierre de cuentas al Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa

2. Recibe instrucción y solicita al Responsable presupuestario, elaborar borrador de oficio dirigido a la Dirección de Crédito Público, para gestionar el cierre de cuentas.


3. Elabora borrador de oficio y traslada al Responsable Financiero. Responsable presupuestario

4.

Recibe y revisa oficio de solicitud.

¿Está correcto el oficio de solicitud?

Sí: rubrica oficio y traslada expediente al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.

No: devuelve para que atienda las observaciones, regresa actividad 3.


5.



Sí: da Visto Bueno y traslada al Director, continúa en actividad No. 6.

No: devuelve al Responsable Financiero para que atienda las observaciones, regresa actividad 4.




6.



Sí: firma oficio y traslada expediente a la Dirección de Crédito Público, continúa en actividad No. 7.

No: devuelve al Subdirector de Cooperación Externa para que atienda las observaciones, regresa actividad 5.


7.

Recibe oficio por parte de la Dirección de Crédito Público, notificando la inhabilitación de las cuentas correspondientes y traslada al Subdirector de Cooperación Externa.


8. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y traslada a la Responsable Financiero. Subdirector de Cooperación

Externa

9. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y traslada al Responsable presupuestario.


10. Recibe oficio de inhabilitación de las cuenta y archiva. Responsable presupuestario


Diagrama de Flujo


Devolución de saldo no ejecutado (3 de 3)





Recibe oficio de notificación, e informan de la

operación

FIN

4

Recibe y traslada notificación de la finalización de la

operación

Recibe notificación y traslada para su

archivo

Recibe el expediente y

archiva

1


Diagrama de Flujo

Cierre de cuentas (1 de 2)

Subdirector de Cooperación Externa Responsable Financiero Responsable

presupuestario

INICIO

Solicita iniciar gestión de cierre de

cuentas

Recibe instrucción y solicita elaborar

borrador de oficio para gestionar el cierre de cuentas

Elabora borrador de oficio y traslada

¿Está correcto el oficio de solicitud?

Rubrica oficio y traslada expediente

NO


observaciones

Da Visto Bueno y traslada

Recibe y revisa oficio de solicitud

SI

Recibe y revisa expediente de

solicitud


NO


observacionesSI

1

2


Cierre de cuentas (2 de 2)





1

Recibe y revisa expediente de

solicitud


Firma oficio y traslada expediente

SI


observaciones

NO

2

Recibe oficio por parte de la

Dirección de Crédito Público, notificando la inhabilitación de

las cuentas correspondientes y

traslada

Recibe oficio de inhabilitación de las

cuenta y traslada


cuenta y traslada


cuenta y archiva

FIN



Subdirección de Cooperación Externa 01 1 de 8


Elaboración de Solicitud de Desembolsos


Definir las actividades para llevar a cabo el proceso de desembolsos a través del Organismo Cooperante.

Inicia: Subdirector solicita la elaboración de la solicitud

Finaliza: Archivo de expediente.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Manual de Procedimientos, para la Administración de cuentas de depósitos monetarios y otras modalidades de

ejecución financiadas con recursos provenientes de Organismos Multilaterales y Bilaterales de Inversión c) Manual de Registro de Donaciones d) Instrumentos de Formalización de Cooperación


“No hay disposiciones internas para este procedimiento”

Elaboración de solicitud para primer desembolso de una Operación no Reembolsable (Donación)


1. Solicita por medio escrito al Responsable Financiero Contable iniciar con la elaboración de la solicitud.


2. Recibe instrucción y requiere al Responsable Financiero presupuestario, preparar solicitud de desembolso.


3.

Prepara solicitud de acuerdo a la proyección de gastos en base del plan de adquisiciones y las normas del Organismo Cooperante y traslada al Responsable Financiero.


4.


¿Esta correcta la solicitud?

Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.

No: devuelve al Responsable financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.3


5.



Sí: Firma y traslada al Organismo Cooperante, continúa en actividad No. 6.

No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.3


6.

Recibe notificación de operación del desembolso por parte del Organismo cooperante y traslada al Responsable Financiero para elaborar la solicitud de registro de ingreso en el sistema correspondiente, a la Dirección de crédito Público.




7.

Recibe la notificación de la operación de desembolso e instruye al responsable presupuestario para elaborar borrador de oficio para la Dirección de Crédito Público solicitando el registro del ingreso en el sistema correspondiente.


8.

Elabora borrador de oficio para solicitar a la Dirección de Crédito Público el registro del ingreso en el sistema correspondiente y traslada al Responsable Financiero.


9.



Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continua en actividad No. 10.

No: devuelve a la Responsable presupuestario para atender las observaciones, regresa actividad No. 8.


10.



Sí: firma y traslada a la Dirección de Crédito Publico, continúa en actividad No. 11.

No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.9


11.

Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso por parte de la Dirección de Crédito Público y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa.


12. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso y traslada al responsable financiero presupuestario de cooperación externa


13. Recibe Comprobante Único de Registro –CUR- y archiva el expediente. Persona responsable

financiero presupuestario de cooperación externa

Elaboración de solicitud de desembolsos para una Operación Reembolsable (Préstamo) y de segundo y más

desembolsos para una operación No reembolsable (Donaciones)


1. Solicita al Responsable Financiero iniciar con la elaboración de la solicitud de desembolso al Organismo Cooperante y de visto bueno a la Tesorería Nacional.


2. Recibe instrucción y requiere al Responsable presupuestario preparar las solicitudes.


3.

Prepara solicitud de desembolso de acuerdo a la proyección de gastos con base al plan de adquisiciones y las normas del Organismo Cooperante y la solicitud de visto bueno de la Tesorería Nacional y traslada al Responsable del Departamento Financiero de Cooperación Externa.


4.

Recibe y revisa solicitudes.

¿Están correctas las solicitudes?

Sí: rubrica solicitudes y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 5.

No: devuelve al Responsable presupuestario de cooperación externa para atender las observaciones, regresa actividad No.3




5.

Recibe y revisa solicitudes.

¿Están correctas las solicitudes?

Sí: rubrica solicita al Responsable del Departamento Financiero, gestionar las firmas registradas para la solicitud de visto bueno de la Tesorería Nacional, continúa en actividad No. 6.

No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa a la actividad No. 4.


6. Recibe solicitudes, gestiona firmas registradas de la Dirección Financiera, entrega expediente a la Tesorería Nacional para Visto Bueno.


7.

Recibe y revisa solicitud para Visto Bueno.


Sí: da visto bueno y traslada a Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 8.

No: devuelve al Subdirector Cooperación Externa para atender observaciones, regresa actividad No. 3.

Tesorería Nacional

8. Recibe solicitud con visto bueno de Tesorería Nacional y traslada a Subdirector de Cooperación Externa.


9. Envía el expediente al Organismo Cooperante. Subdirector de Cooperación

Externa

10.

Recibe notificación de operación del desembolso del Organismo Cooperante y traslada al Responsable Financiero para elaborar la solicitud de registro de ingreso en el sistema correspondiente, a la Dirección de crédito Público.


11.

Recibe la notificación de la operación de desembolso e instruye al Responsable presupuestario para elaborar borrador de oficio para la Dirección de Crédito Público solicitando el registro del ingreso en el sistema correspondiente.


12.

Elabora borrador de oficio para solicitar a la Dirección de Crédito Público el registro del ingreso en el sistema correspondiente y traslada al Responsable Financiero.


13.



Sí: rubrica y traslada al Subdirector de Cooperación Externa, continúa en actividad No. 14.

No: devuelve Responsable presupuestario de cooperación externa para atender las observaciones, regresa actividad No.12.


14.



Sí: firma y traslada a la Dirección de Crédito Público, continúa en actividad No. 15.

No: devuelve al Responsable Financiero para atender las observaciones, regresa actividad No.13.


15. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso por parte de la Dirección de Crédito Público y traslada al Responsable Financiero.


16. Recibe notificación del Comprobante Único de Registro –CUR- de ingreso y traslada al Responsable presupuestario.




17. Recibe Comprobante Único de Registro –CUR- y archiva el expediente. Responsable presupuestario


Diagrama de Flujo


Elaboración de solicitud de desembolsos para una Operación Reembolsable (Préstamo) y de segundo y más desembolsos para una operación No reembolsable (Donaciones) (2 de 2)

Tesorería Nacional Director de Planificación y

Desarrollo InstitucionalSubdirector de Cooperación

ExternaResponsable Financiero Responsable presupuestario

Recibe solicitud con visto bueno y

trasladaEnvía el expediente

Recibe notificación de operación del

desembolso y traslada para

elaborar la solicitud de registro de ingreso en el

sistema correspondiente

1

Recibe y revisa solicitud para Visto

Bueno


Da visto bueno y traslada

SI

Devuelve para atender

observaciones

NO

2

Recibe la notificación de la

operación de desembolso e instruye para

elaborar borrador de oficio para el

registro del ingreso en el sistema

correspondiente

Elabora borrador de oficio para solicitar

el registro del ingreso en el


traslada



Rubrica y traslada

NO

Devuelve para atender las

observacionesSI



Firma y traslada

NO

Devuelve para atender las

observacionesSI

Recibe notificación del CUR de ingreso y

traslada

Recibe notificación del CUR de ingreso y

traslada

Recibe CUR y archiva el

expediente

FIN


4. Gestión de Calidad


Desarrollo institucional 01 1 de 10


Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


Describir las actividades y criterios necesarios para la gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función de las oportunidades de mejora identificadas en los procesos, leyes y normativa aplicable.

Inicia: Recepción de solicitud de modificación de estructura organizacional.

Finaliza: Traslado de expediente para el archivo correspondiente.


a) Ley del Organismo Ejecutivo b) Ley del Plan Anual de Salarios y Normas para su Administración c) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas d) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas

DISPOSICIONES INTERNAS: 1. La revisión de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio, puede realizarse por solicitud de las dependencias del

Ministerio de Finanzas Públicas o lineamientos del Despacho Ministerial. 2. Para el proceso de reformas al Reglamento Orgánico Interno, la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional

(DIPLANDI) podrá realizar la coordinación necesaria con la Dirección de Recursos Humanos, Dirección de Auditoría Interna, Dirección de Asesoría Jurídica, así como con las autoridades de las dependencias objeto de modificación de funciones y estructura.

3. Todo requerimiento de modificación a la estructura organizacional de las Dependencias del Ministerio, que no afecte el Reglamento Orgánico Interno, deberá ser entregado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, mediante oficio firmado por el Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante, debiendo contar con el visto bueno del Despacho Ministerial que corresponda.

4. En el caso de una modificación de la estructura organizacional de una o varias dependencias, que afecte el Reglamento Orgánico Interno del Ministerio, deberá ser entregado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, mediante oficio firmado por el Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante, debiendo contar con el visto bueno del Despacho Ministerial que corresponda y con la autorización del Despacho Superior.


1.

Recibe solicitud de modificación de estructura organizacional de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante, con documento de propuesta técnica que justifique la necesidad de tal modificación. Remite al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


2. Recibe y revisa solicitud de modificación de estructura organizacional. Asigna a personal asignado del área de Desarrollo Institucional.

Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional

3. Identifica la(s) dependencia(s) objeto de análisis y recopila la normativa aplicable. Personal asignado del área de


4.

Analiza la información recopilada de las áreas incluidas en la modificación de la estructura organizacional de la dependencia solicitante y revisa el expediente presentado a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-, el cual debe incluir como mínimo la información siguiente:

1. Oficio de solicitud de modificación de la estructura organizacional interna firmado por el Director o Puesto equivalente de la Dependencia solicitante, con visto bueno del Despacho Ministerial del área que corresponde y para las modificaciones que requieran reformas al Reglamento Orgánico Interno, además deberá contar con la autorización del Despacho Superior

Personal asignado del área de Desarrollo Institucional


No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE 2. Justificación técnica y legal 3. Estructura organizacional actual y propuesta de la dependencia 4. Estructura de puestos propuesta en función a la modificación o reforma de la

estructura organizacional de la dependencia 5. Funciones de las unidades administrativas incluidas en la modificación o reforma de

la estructura y/o puestos a crear o modificar 6. Acciones de puestos identificadas de acuerdo a la estructura de puestos propuesta 7. Cuantificación del incremento de la nómina de acuerdo a la modificación o reforma

de la estructura organizacional

Nota: La información podrá variar en función al tipo de modificación de estructura organizacional de que se trate.

5.

Establece si la documentación presentada por la Dependencia para el requerimiento de modificación de la estructura organizacional cumple con la información mínima, dependiendo del tipo de modificación de que se trate: ¿Cumple con la información mínima? Sí: Elabora proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Ministerial o Gubernativo, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando el dictamen técnico en el ámbito de competencia. Continúa en actividad número 8. No: Informa al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, para que se requiera a la Dependencia solicitante información complementaria o adicional, según sea el caso. Continúa en actividad No. 6.


6. Solicita a la Dependencia requirente complementar o adicionar información a la propuesta de modificación de estructura organizacional.


7. Envía información complementaria para fortalecer la propuesta de modificación de estructura organizacional, atendiendo el requerimiento realizado por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Regresa actividad número 4.

Director o puesto equivalente de la Dependencia solicitante

8.

Valida proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Gubernativo o Ministerial, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos, cuando aplique realizar cambios. Firma opinión técnica y gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


9.

Firma opinión técnica y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando dictamen técnico. Traslada documentos al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


10. Integra expediente y gestiona el envío del mismo a la Dirección de Recursos Humanos.


11. Elabora dictamen técnico favorable en materia de recursos humanos y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Dirección de Recursos Humanos

12. Recibe dictamen favorable de la Dirección de Recursos Humanos, y traslada al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


13. Envía expediente al personal asignado del área de Desarrollo Institucional, solicitando la elaboración del oficio dirigido a la Dirección Financiera para requerir el dictamen de disponibilidad presupuestaria.


14.

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera e integra al expediente. Gestiona validación del oficio con el Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional y firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional. Coordina envío de expediente a la Dirección Financiera.


15. Elabora dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable y traslada a la Dirección Financiera



Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

16. Recibe dictamen de disponibilidad presupuestaria por parte de la Dirección Financiera y traslada expediente al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


17.

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, solicitando emisión de dictamen de disponibilidad presupuestaria, así como informe ejecutivo de traslado al Despacho Superior. Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional en el informe ejecutivo y rúbrica en el oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto. Coordina envío del expediente al Despacho Superior para firma del oficio.


18.

Revisa expediente y determina si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de la estructura organizacional que se presenta. ¿Es procedente la aprobación de la modificación de estructura organizacional? Sí: Firma oficio dirigido a la Dirección Técnica del Presupuesto, solicitando dictamen de disponibilidad presupuestaria en función a la modificación de estructura organizacional presentada. Continúa procedimiento. No: Regresa expediente a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para que notifique a la Dependencia solicitante y finalice el proceso.

Despacho Superior

19. Recibe Expediente y traslada al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


20.

Verifica si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de estructura organizacional presentada por la Dependencia solicitante. ¿Es procedente continuar? Sí: Coordina el envío del expediente a la Dirección Técnica del Presupuesto, que incluye el oficio de solicitud de dictamen de disponibilidad presupuestaria. Continúa actividad número 22. No: Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante de que no procede su requerimiento de modificación o reforma de estructura organizacional. Continúa procedimiento.


21. Gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío del oficio a la Dependencia solicitante. Finaliza el procedimiento.


22. Emite dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


23.

Recibe expediente con dictamen de disponibilidad presupuestaria favorable; gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica. Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina envío de expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica.


24.

Emite dictamen jurídico favorable y establece si corresponde a una reforma de Reglamento Orgánico Interno (Acuerdo Gubernativo) o a una modificación de Estructura Orgánica Interna (Acuerdo Ministerial). Acuerdo Gubernativo: Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo envía a la Oficina Nacional de

Dirección de Asesoría Jurídica



Servicio Civil. Continúa en actividad número 31. Acuerdo Ministerial: Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Continúa en actividad No. 25.

25. Recibe expediente y gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio dirigido a la Secretaría General para iniciar proceso de firma del Acuerdo Ministerial.

Subdirector de Planificación y Desarrollo Institucional

26.

Gestiona con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional la firma del oficio dirigido a la Secretaría General, mediante el cual se solicita iniciar con el proceso de aprobación de la modificación de estructura organizacional, mediante la emisión del Acuerdo Ministerial.


27. Gestiona firma del Acuerdo Ministerial ante el Despacho Ministerial. Secretaría General

28. Firma el Acuerdo Ministerial de aprobación de la modificación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio, en función al requerimiento presentado por la Dependencia solicitante. Devuelve a la Secretaría General.


29. Asigna número de Acuerdo Ministerial y entrega expediente con copia certificada del Acuerdo Ministerial emitido, a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Secretaría General

30.

Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante y al resto de las Dependencias del Ministerio sobre la emisión del Acuerdo Ministerial de aprobación de la modificación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función al requerimiento presentado por la Dependencia solicitante. Coordina envío del oficio de notificación y copia del Acuerdo Ministerial emitido. Continúa actividad número 35.


31.

Con el visto bueno de la Oficina Nacional de Servicio Civil y con dictamen favorable de disponibilidad presupuestaria por parte de la Dirección Técnica del Presupuesto, envía expediente a la Procuraduría General de la Nación, para posterior gestión de aprobación ante la Secretaría General de la Nación.


32.

Coordina con la Dirección de Comunicación Social para la publicación del Acuerdo Gubernativo, de aprobación de reforma al Reglamento Orgánico Interno del Ministerio. Traslada copia certificada del Acuerdo Gubernativo a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Secretaría General

33.

Emitido y publicado el Acuerdo Gubernativo de modificación al Reglamento Orgánico Interno, gestiona la elaboración del oficio para notificar a la dependencia solicitante y al resto de Dependencias del Ministerio, a fin que inicie con las gestiones necesarias para la implementación de la reformas aprobadas.


34.

Gestiona ante la Secretaría General del Ministerio la actualización del Acuerdo Ministerial de aprobación de la Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas, en función a las reformas realizadas al Reglamento Orgánico Interno, mediante oficio firmado por el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


35. Traslada expediente al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para el archivo correspondiente.



Diagramas de Flujo

Procedimiento Gestión de reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del MINFIN (1 de 5)



Personal asignado del área de Desarrollo InstitucionalDirector o puesto equivalente de la

Dependencia solicitante

INICIO

Recibe solicitud de modificación de estructura

organizacional de la Autoridad Administrativa

Superior de la dependencia

¿Cumple con la información

mínima?

Revisa solicitud de modificación de estructura

organizacional. Asigna a personal asignado del área de Desarrollo Institucional

Identifica la(s) dependencia(s) objeto de

análisis y recopila la normativa aplicable

Analiza la información recopilada de las áreas

incluidas en la modificación de la estructura

organizacional de la dependencia solicitante y

revisa el expediente presentado a la DIPLANDI

Establece si la documentación presentada cumple con la información

mínimaElabora proyecto de opinión

técnica, de Acuerdo Ministerial o Gubernativo,

según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de

Recursos Humanos solicitando el dictamen

técnico No

Informa para que se requiera a la Dependencia solicitante información complementaria

o adicional

Sí

Solicita a la Dependencia requirente complementar o adicionar información a la

propuesta

Envía información complementaria para

fortalecer la propuesta de modificación de estructura

organizacional

Valida proyecto de opinión técnica, de Acuerdo Gubernativo o Ministerial, según corresponda, y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos, cuando aplique realiza cambios.

Firma opinión técnica y gestiona firma del Director

de Planificación y Desarrollo Institucional.

A

A

Firma opinión técnica y oficio dirigido a la Dirección de Recursos Humanos solicitando dictamen técnico.

Integra expediente y gestiona el envío del mismo a la Dirección de Recursos

Humanos.

1



Dirección de Recursos Humanos Director DIPLANDISubdirector de Proyectos y

Desarrollo InstitucionalPersonal asignado del área de

Desarrollo InstitucionalDirección Financiera

1

Elabora dictamen técnico favorable en materia de

recursos humanos

Recibe dictamen favorable de la Dirección de Recursos

Humanos, y traslada

Envía expediente y solicita la elaboración del oficio dirigido a la Dirección

Financiera para requerir el dictamen de disponibilidad

presupuestaria

Elabora proyecto de oficio dirigido a la Dirección Financiera e integra al

expediente

Gestiona validación del oficio con el Subdirector de

Proyectos y Desarrollo Institucional y firma del Director de DIPLANDI

Coordina envío de expediente a la Dirección

Financiera.

Elabora dictamen de disponibilidad

presupuestaria favorable y traslada

Recibe dictamen de disponibilidad

presupuestaria y traslada

Elabora proyecto de oficio dirigido a la DTP, solicitando

emisión de dictamen de disponibilidad

presupuestaria, así como informe ejecutivo de traslado

al Despacho Superior

Gestiona firma del Director de Planificación y Desarrollo Institucional en el informe ejecutivo y rúbrica en el oficio dirigido a la DTP

Coordina envío del expediente al Despacho Superior para firma del oficio.

2



Despacho Superior Director DIPLANDI Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional

2

Revisa expediente y determina si es procedente continuar con la gestión de aprobación de la modificación de la estructura organizacional que se presenta

¿Es procedente la aprobación?

4

Firma oficio dirigido a la DTP, solicitando dictamen de disponibilidad presupuestaria en función a la modificación de estructura organizacional presentada

Sí

Regresa expediente a la DIPLANDI para que notifique a la Dependencia solicitante y finalice el proceso.

No

3

Recibe Expediente y traslada

Verifica si es procedente

continuar con la gestión de aprobación

¿Es procedente la aprobación?

Coordina el envío del expediente a la

DTP

Sí

Gestiona con el Personal asignado

del área de Desarrollo

Institucional la elaboración del

oficio para notificar a la Dependencia solicitante de que

no procede su requerimiento de

modificación

No

Gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI y

coordina el envío del oficio a la Dependencia

solicitante

3





Dirección de Asesoría Jurídica Secretaría General

4

Emite dictamen de disponibilidad presupuestaria

favorable y envía

Recibe expediente con dictamen de

disponibilidad presupuestaria

favorable

Gestiona con el Personal asignado del área de

Desarrollo Institucional la elaboración del proyecto de oficio

dirigido a la Dirección de Asesoría Jurídica

Gestiona firma del Director de DIPLANDI y

coordina envío de expediente a la


Emite dictamen jurídico favorable y establece si corresponde a una reforma de Reglamento Orgánico Interno (Acuerdo Gubernativo) o a una modificación de Estructura Orgánica Interna (Acuerdo Ministerial)

Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo

envía a la DIPLANDI

Acuerdo Ministerial

Integra al expediente el Dictamen Jurídico y lo

envía a la Oficina Nacional de Servicio Civil

Acuerdo Gubernativo

Recibe expediente y gestiona con el Personal

asignado del área de Desarrollo Institucional

la elaboración del proyecto de oficio

dirigido a la Secretaría General para iniciar proceso de firma del Acuerdo Ministerial

Gestiona con el Director de DIPLANDI la firma del

oficio dirigido a la Secretaría General, mediante el cual se solicita iniciar con el

proceso de aprobación de la modificación de

estructura organizacional,

mediante la emisión del Acuerdo Ministerial

Gestiona firma del Acuerdo Ministerial ante el Despacho Ministerial

6

5



Despacho Ministerial Secretaría General Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional Dirección de Asesoría Jurídica

6

Firma el Acuerdo Ministerial de

aprobación de la modificación de la

Estructura Orgánica Interna

Asigna número de Acuerdo Ministerial y entrega expediente con copia

certificada del Acuerdo Ministerial emitido

Gestiona con el Personal asignado del área de Desarrollo Institucional la elaboración del oficio para notificar a la Dependencia solicitante y al resto de las Dependencias del Ministerio sobre la emisión del Acuerdo Ministerial

Coordina envío del oficio de notificación y copia del

Acuerdo Ministerial emitido

Con el visto bueno de la Oficina Nacional de Servicio

Civil y con dictamen favorable de disponibilidad

presupuestaria por parte de La DTP envía expediente a la Procuraduría General de la

Nación, para posterior gestión de aprobación ante la

Secretaría General de la Nación

5

Coordina con la Dirección de Comunicación Social para la

publicación del Acuerdo Gubernativo, de aprobación de

reforma al Reglamento Orgánico Interno del

Ministerio. Traslada copia certificada del Acuerdo

Gubernativo a la DIPLANDI Gestiona la elaboración del oficio para notificar a la

dependencia solicitante y al resto de Dependencias del

Ministerio, a fin que inicie con las gestiones necesarias para la implementación de la reformas

aprobadas

Gestiona ante la Secretaría General del Ministerio la actualización del Acuerdo

Ministerial de aprobación de la Estructura Orgánica Interna,

mediante oficio firmado por el Director de DIPLANDI

Traslada expediente al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para el

archivo correspondiente

FIN

3



Desarrollo Institucional 03 1 de 8


Gestión para la Actualización de Manuales


Definir las actividades necesarias para facilitar a las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas la elaboración y/o actualización de los manuales de “Organización y Funciones”, y “Normas, Procesos y Procedimientos”, de forma estandarizada en cuanto a la estructura y presentación de los documentos, promoviendo la disposición de los manuales al personal del Ministerio de Finanzas Públicas y partes interesadas, en cumplimiento a la normativa aplicable. Inicia: Establecimiento de lineamientos generales para el inicio del proceso de la actualización de los manuales.

Finaliza: Recepción de Acuerdo Ministerial por parte de las Autoridades Administrativas Superiores de las Dependencias para iniciar proceso de socialización e implementación.


a) Ley de Acceso a la Información Pública b) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas c) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas d) Acuerdo emitido para la aprobación de las Normas de Control Interno Gubernamental de la Contraloría General

de Cuentas


Ambos manuales: 1) El contenido del manual debe ajustarse al establecido en las plantillas elaboradas por la Dirección de Planificación

y Desarrollo Institucional. No agregar títulos o secciones adicionales. 2) Las autoridades de cada unidad administrativa de cada dependencia es responsable de revisar que los manuales

contengan las funciones y procedimientos que se necesitan para el cumplimiento de la normativa que aplique. 3) La vigencia de los manuales será a partir de la fecha estipulada en el acuerdo ministerial de aprobación. 4) La Autoridad Administrativa Superior de cada dependencia será responsable de la divulgación de sus manuales y

capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación según lo estipulado en las Normas Generales de Control Interno Gubernamental.

5) Toda actualización y/o modificación que se incorpore a los manuales se realiza con intervención de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, deberán tener el visto bueno del Viceministro al que corresponda la dependencia y la aprobación por Acuerdo Ministerial del Ministro.

Manual de Organización y Funciones

1) El organigrama debe contener solamente las unidades organizativas que tienen base legal vigente y deberá cumplir con el modelo establecido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional –DIPLANDI-.

2) El manual debe ser actualizado inmediatamente después que se apruebe la creación, supresión o cambio de alguna de las unidades organizativas de la dependencia.

Manual de Normas, Procesos y Procedimientos

1) Asegurarse que los procedimientos incluidos en el manual son los relevantes de la dependencia, necesarios para cumplir su misión, visión y mandato legal; y que los involucrados principales de cada procedimiento participen en su elaboración y revisión.

2) Las dependencias que realicen procesos de gestión administrativa interna, tales como adquisiciones, manejo de almacén e inventarios, ejecución presupuestaria, entre otros, deben aplicar e incluir en su manual los procedimientos estandarizados en el marco de gestión de calidad.

3) No documentar más de una vez los procedimientos dentro de una misma dependencia, evitar la duplicidad o excesiva documentación de información.


1. Establece los lineamientos generales para para iniciar el proceso de actualización de los manuales de “Organización y Funciones”, y “Normas, Procesos y Procedimientos”.


2. Elabora o actualiza cronograma de actividades de las diferentes etapas del proceso de actualización de los manuales.

Personal asignado Área de Desarrollo Institucional



3.

Revisa las plantillas vigentes de los manuales, solicitudes de modificación, creación y/o eliminación de documentos, formatos y diagramas de flujo; y cuando corresponda realiza modificaciones a la estructura de la plantilla, en función de aplicar las mejoras que se consideren pertinentes.


4.

Elabora o realiza ajustes a los documentos de apoyo para la coordinación del proceso de actualización de manuales, según aplique:

1. Lineamientos generales y específicos para la estandarización de los manuales

2. Presentación para la socialización de fundamentos, criterios y plantillas 3. Cronograma de actividades 4. Instructivo para la diagramación 5. Oficio para comunicar a la Autoridad Superior de cada dependencia el

inicio del proceso de actualización de los manuales y fecha de entrega a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. También se solicitará la asignación o confirmación de un enlace para participar en reunión de socialización y quien será responsable de coordinar la actualización en la dependencia


5. Traslada documentos de apoyo al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


6. Valida documentos de apoyo al proceso de coordinación para la actualización de manuales y gestiona firma del oficio ante el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


7. Firma oficio e instruye para envío a la Autoridad Administrativa Superior de cada una de las dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas.


8. Socializa los fundamentos, criterios y plantillas vigentes al personal asignado de cada una de las dependencias, según reuniones programadas.


9.

Coordina la actualización de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” con las diferentes áreas de su dependencia, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Durante todo el proceso de actualización, se podrán realizar consultas a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Enlace de la dependencia para la actualización de los manuales

10. Coordina la elaboración de las solicitudes de modificación, creación o eliminación de documentos o formatos y solicita a los Jefes de Departamento o Subdirector según corresponda, la firma y sello en el área de solicitud.


11.

Integra la información de los manuales y verifica cumplimiento de los requisitos solicitados por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. De cumplirse los requisitos traslada documentos a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia, adjuntando proyecto de oficio de entrega de los manuales y solicitudes de creación, modificación o eliminación de documentos o formatos, según modelo establecido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


12.

Aprueba manual de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, rubrica cada una de las hojas que lo conforman, firma y sella en el área de aprobación de las solicitudes de creación, modificación o eliminación y firma también el oficio de entrega de los manuales. Instruye para sellar cada hoja que conforman los manuales.

Autoridad Superior de la dependencia

13. Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de modificación, creación y/o eliminación de procedimientos o formatos al Viceministro según corresponda para su visto bueno.




14.

Con el visto bueno del Viceministro del área, envía oficio y manuales impresos al Director de Planificación y Desarrollo Institucional, en la fecha señalada para su entrega. Además las solicitudes de modificación, creación y/o eliminación por procedimiento o formato. Nota: También se debe entregar adjunto al oficio copia digital con archivos en PDF y editables de los manuales.


15. Recibe manuales y traslada a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


16. Recibe manuales y traslada al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional.


17.

Verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: Incluye en el manual correspondiente los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia para que se gestionen los cambios correspondientes, regresa a actividad No. 10. Sí: Actualiza en el control interno la entrega conforme de los manuales, continúa en actividad No. 18.

Personal asignado área de Desarrollo Institucional

18.

Con la totalidad de los manuales conformes con los requisitos establecidos para la actualización, elabora proyecto de Opinión Técnica y de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, según el modelo establecido, así como propuesta de oficio para enviar a la Secretaría General, para solicitar la gestión de aprobación correspondiente. Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


19.

Revisa y firma Opinión Técnica y valida el proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones. Traslada los documentos al Director de Planificación y Desarrollo Institucional para visto bueno.


20. Firma la opinión técnica y oficio. Devuelve al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


21. Coordina el envío de los manuales a la Secretaría General, para iniciar el proceso de aprobación de los mismos.


22. Gestiona la aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” ante el Despacho Ministerial.

Secretaría General

23. Aprueba los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con la firma del Acuerdo Ministerial correspondiente.


24. Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


25. Traslada copia certificada del Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales e instruye al Personal Asignado del área de Desarrollo Institucional, para que comunique de la aprobación.


26. Envía por correo electrónico copia del Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos” a los Enlaces de las dependencias.


27.

Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y los Manuales en la carpeta de cada dependencia y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del Ministerio de Finanzas Públicas. Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente.




28.

Elabora oficio para comunicar a las Dependencias del Ministerio sobre la aprobación de los Manuales, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial y los Manuales originales de las dependencias correspondientes. Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío respectivo.


29. Recibe Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con el personal de la dependencia.

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia


Diagramas de Flujo

Procedimiento Gestión para la Actualización de Manuales (1 de 4)


Personal asignado área de Desarrollo Institucional


Enlace de la Dependencia para la actualización de los manuales

INICIO

Establece los lineamientos generales para para iniciar el proceso de actualización de

los manuales

Elabora o actualiza cronograma de actividades de las diferentes etapas del proceso de actualización de

los manuales

1

Revisa las plantillas vigentes y cuando corresponda realiza

modificaciones a la estructura de la plantilla, en

función de aplicar las mejoras que se consideren

pertinentes

Elabora o realiza ajustes a los documentos de apoyo para la coordinación del proceso

de actualización de manuales

Valida documentos de apoyo al proceso de coordinación

para la actualización de manuales y gestiona firma

del oficio ante el Director de DIPLANDI

Firma oficio e instruye para envío a la Autoridad

Administrativa Superior de cada una de las

dependencias

Socializa los fundamentos, criterios y plantillas vigentes al personal asignado de cada

una de las dependencias Coordina la actualización de los manuales con las diferentes áreas de su dependencia, de acuerdo a los lineamientos de la DIPLANDI

Coordina la elaboración de las solicitudes de modificación, creación o eliminación de documentos o formatos y solicita a los Jefes de Departamento o Subdirector según corresponda, la firma y sello en el área de solicitud

Integra la información de los manuales y verifica cumplimiento de los requisitos solicitados por la DIPLANDI

2



Enlace de la Dependencia para la actualización de los

manualesAutoridad Administrativa Superior



1

Establece cumplimiento de requisitos de DIPLANDI

3


Traslada documentos, adjuntando proyecto de oficio de entrega de los

manuales y solicitudes de creación, modificación o

eliminación de documentos o formatos

SíAprueba y rubrica manuales,

firma y sella en el área de aprobación de las solicitudes de creación, modificación o

eliminación y oficio de entrega de los manuales.

Instruye para sellar cada hoja que conforman los

manuales.

Instruye para sellar cada hoja que conforman los manuales

Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de

modificación, creación y/o eliminación de

procedimientos o formatos al Viceministro según

corresponda para su visto bueno.

Envía oficio, manuales impresos, y las solicitudes de

modificación, creación y/o eliminación de

procedimientos o formatos A DIPLANDI

Recibe y traslada manuales Recibe manuales y traslada

2No



Personal asignado área de Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y Desarrollo

InstitucionalDirector de Planificación y

Desarrollo InstitucionalSecretaría General

3

Verifica cumplimiento de requisitos

¿cumple requisitos?

Actualiza en el control interno la entrega conforme de los manuales

Sí

Incluye en el manual correspondiente los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia

No

2

Con la totalidad de los manuales conformes con los requisitos establecidos para la actualización, elabora proyecto de Opinión Técnica y de Acuerdo Ministerial de aprobación de los manuales, así como propuesta de oficio para enviar a la Secretaría General

Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial

Revisa y firma Opinión Técnica y valida el proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones

Firma la opinión técnica y oficio

Coordina el envío de los manuales a la Secretaría General

Gestiona la aprobación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”

4



Despacho MinisterialDirector de Planificación y


Subdirector de Planificación y

Desarrollo InstitucionalPersonal asignado del área de


Autoridad Administrativa

Superior de la Dependencia

4

Aprueba los manuales con la

firma del Acuerdo Ministerial

correspondiente.

Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo

Ministerial de aprobación de los

manuales

Traslada copia certificada del Acuerdo Ministerial de

aprobación de los manuales e instruye para que se

comunique la aprobación

Envía por correo electrónico copia del Acuerdo

Ministerial de aprobación de los manuales a los Enlaces

de las dependencias

Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y los Manuales en la carpeta de cada dependencia y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del MINFIN

Registra y archiva los documentos en la carpeta

correspondiente

Elabora oficio para comunicar a las Dependencias del Ministerio sobre la aprobación de los Manuales adjuntando copia del Acuerdo Ministerial y los Manuales originales

Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI y coordina el envío respectivo

Recibe Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación de los manuales de “Organización y Funciones” y “Normas, Procesos y Procedimientos”, con el personal de la dependencia

FIN



Desarrollo Institucional 03 1 de 8


Gestión Mejora de Procesos PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO

Describir las actividades necesarias para el análisis, diseño y mejora de los procesos, en función de las necesidades del servicio y marco normativo aplicable. Inicia: Recepción de requerimiento de análisis de procesos.

Finaliza: Socialización del procedimiento por parte de la Dependencias solicitante.


a) Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b) Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1) El análisis y diseño de los procesos debe realizarse con la participación de los actores principales involucrados,

tanto a nivel interno de las dependencias como a nivel externo.


1. Recibe requerimiento de análisis de procesos de la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante. Traslada solicitud a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


2. Revisa solicitud de análisis de procesos y asigna a personal del Área de Desarrollo Institucional para que inicie las acciones respectivas.


3. Identifica la dependencia objeto de análisis y recopila la normativa aplicable. Personal asignado Área de


4. Solicita al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional se convoque a las contrapartes de la dependencia solicitante, para conocer información adicional a la presentada en la solicitud.


5. Realiza comunicación con la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante, para coordinar reuniones y asignación del personal a participar.


6. Participan en reunión de trabajo con personal de la dependencia solicitante y establecen el plan de abordaje para el análisis de procesos.

Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional/personal asignado del Área de Desarrollo

Institucional

7. Realiza entrevistas con personal responsable de las áreas objeto de análisis de la dependencia solicitante, para establecer las funciones, usuarios y productos, además de otra información que se identifique relevante.


8.

Analiza la información recopilada de las Áreas de la dependencia solicitante y normativa aplicable. Genera documento que podrá contener como mínimo el resumen de la estructura de procesos, productos y usuarios. Nota: Durante la etapa de análisis se podrán realizar consultas a personal involucrado en los procesos y complementar información adicional, según corresponda.


9.

Convoca a las contrapartes de la dependencia solicitante y presenta los resultados del análisis realizado, obteniendo los insumos para complementar la información o realizar los ajustes respectivos. Nota: Podrán realizarse las reuniones que se consideren convenientes para cubrir las necesidades de información.




10.

Realiza propuesta de estructura de procesos de acuerdo a la normativa aplicable, necesidades del servicio y oportunidades de mejora identificadas en forma conjunta con las contrapartes involucradas y la integra al documento que contiene el análisis realizado. Traslada documento al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


11. Revisa documento y de estar de acuerdo con el contenido, convoca a la Autoridad Administrativa Superior o personal responsable asignado por parte de la dependencia solicitante.


12.

Revisan propuesta de estructura de procesos y establecen si corresponde modificación, considerando las necesidades del servicio, la normativa aplicable y aporte de mejoras que faciliten y agilicen la operación de los procesos.

Personal asignado Área de Desarrollo Institucional/Autoridad Administrativa Superior o personal

responsable asignado de la dependencia solicitante

13.

Valida la estructura de procesos e identifican si existe necesidad de actualizar la estructura organizativa de la dependencia. ¿Se necesita modificación de estructura organizativa? Sí: Inicia procedimiento de Gestión de Reforma del Reglamento Orgánico Interno o modificación de Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas. No: Establece la necesidad o no de iniciar con la elaboración de la Solicitud de Modificación, Creación y/o eliminación de procedimientos, según corresponda. Continúa procedimiento si requiere actualización al manual de Normas, Procesos y Procedimientos, instruyendo al Enlace o personal participante de la dependencia iniciar con la gestión de solicitud de actualización, caso contrario finaliza el proceso de análisis del proceso.

Autoridad Administrativa Superior dependencia solicitante

14.

Realiza solicitud de creación, modificación y/o eliminación de procedimientos según corresponda, imprime procedimiento y solicita al Jefe de Departamento o Subdirector (según corresponda) la firma y sello en el espacio correspondiente del formato de solicitud.

Enlace o Personal participante de la dependencia solicitante

15.

Traslada documentos a la Autoridad Administrativa Superior de la dependencia solicitante para la firma y sello en el formato de solicitud en el área de aprobación, además de la rúbrica y sello en las hojas adicionales. También solicita la rúbrica y sello de todas las hojas que conforman el procedimiento y los diagramas de flujos respectivos. Adjunta el procedimiento.

Enlace o Personal participante de la dependencia solicitante

16.

Recibe documentos, revisa, firma, rubrica y sella, según corresponda. Envía al Despacho del Viceministro correspondiente, el oficio dirigido a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para su visto bueno, adjuntando el procedimiento y solicitudes. Continúa procedimiento.


17.

Recibe visto bueno del Viceministro en el oficio, envía documentación (procedimiento y solicitud original) y cd conteniendo el procedimiento en Word a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional para iniciar la gestión de aprobación.


18. Recibe y traslada requerimiento y documentación a Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


19. Recibe e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional. Subdirector de Proyectos y




20.

Verifica cumplimiento de requisitos. ¿Cumple requisitos? No: Realiza los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia o personal designado para que se gestionen los cambios correspondientes. Regresa a la actividad 14. Sí: Continúa en actividad No. 21.


21.

Elabora proyecto de Opinión Técnica, de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento y oficio dirigido a la Secretaría General solicitando iniciar la gestión de aprobación respectiva ante el Despacho Ministerial. Traslada Opinión Técnica y proyecto de Acuerdo Ministerial al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


22.

Revisa y firma proyecto de Opinión Técnica y valida proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve documento solicitando modificaciones. Gestiona la firma del oficio y visto bueno del proyecto de Acuerdo Ministerial con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional.


23. Firma la Opinión Técnica y oficio. Devuelve al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


24. Coordinar el envío del oficio y la documentación a la Secretaría General. Subdirector de Proyectos y


25. Gestiona la aprobación del procedimiento ante el Despacho Ministerial. Secretaría General

26. Aprueba el procedimiento y firma Acuerdo Ministerial correspondiente. Despacho Ministerial

27. Certifica copia del Acuerdo Ministerial de Aprobación del procedimiento y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

Secretaría General

28. Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento al Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional.


29. Recibe y traslada expediente de aprobación del procedimiento e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional para que integre la información y comunique la aprobación a la dependencia solicitante.


30.

Recibe expediente y copia del Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento, integra al Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la dependencia solicitante y envía por correo electrónico copia del acuerdo a los Enlaces de las dependencias o personal designado de la dependencia que participó en el análisis del mismo.


31.

Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y el Manual actualizado en la carpeta de la dependencia correspondiente y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del Ministerio de Finanzas Públicas. Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente.


32.

Elabora oficio para comunicar a las Dependencia solicitante sobre la aprobación del procedimiento, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial e indicando la ruta de la publicación del Manual de Normas, Procesos y Procedimientos actualizado. Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de Planificación y Desarrollo Institucional y coordina el envío respectivo.


33. Recibe copia de Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e implementación del procedimiento, con el personal de la dependencia.

Autoridad Administrativa Superior de la dependencia


Diagramas de Flujo

Procedimiento Gestión de Mejora de Procesos (1 de 4)




INICIO

Recibe requerimiento de análisis de procesos y

traslada

Revisa solicitud de análisis de procesos y asigna a personal

del Área de Desarrollo Institucional

1

Identifica la dependencia objeto de análisis y recopila

la normativa aplicable

Solicita al Subdirector de Proyectos y Desarrollo

Institucional se convoque a las contrapartes de la

dependencia solicitante, para conocer información

adicional a la presentada en la solicitud

Realiza comunicación con la dependencia solicitante, para

coordinar reuniones y asignación del personal a

participar

Participan en reunión de trabajo con personal de la dependencia solicitante y establecen el plan de abordaje para el análisis de

procesos

Realiza entrevistas con personal responsable de las áreas objeto de análisis de la dependencia solicitante, para

establecer las funciones, usuarios y productos,

además de otra información que se identifique relevante

Analiza la información recopilada de las Áreas de la dependencia solicitante y normativa aplicable. Genera documento que podrá contener como mínimo el resumen de la estructura de procesos, productos y usuarios.

Convoca a las contrapartes de la dependencia solicitante y presenta los resultados del análisis realizado, obteniendo los insumos para complementar la información o realizar los ajustes respectivos



Personal asignado del área de Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y

Desarrollo InstitucionalAutoridad Administrativa Superior de la Dependencia

solicitanteEnlace o Personal participante de la

dependencia solicitante

1

Realiza propuesta de estructura de procesos de acuerdo a la normativa aplicable, necesidades del servicio y oportunidades de mejora identificadas en forma conjunta con las contrapartes involucradas y la integra al documento que contiene el análisis realizado

Revisa documento y de estar de acuerdo con el contenido,

convoca a la Autoridad Administrativa Superior o

personal responsable asignado por parte de la dependencia solicitante

Revisan, conjuntamente con autoridad Administrativa Superior de la Dependencia o personal responsable asignado, la propuesta de estructura de procesos y establecen si corresponde modificación, considerando las necesidades del servicio, la normativa aplicable y aporte de mejoras que faciliten y agilicen la operación de los procesos Valida la estructura del

proceso e identifica si existe la necesidad de actualizar la estructura organizativa de la

dependencia

¿Se requiere modificación de la

estructura?

Inicia procedimiento de Gestión de Reforma del Reglamento

Orgánico Interno o

modificación de Estructura

Orgánica Interna del

MINFIN

Sí

2

Establece la necesidad o no de iniciar con la elaboración de la Solicitud de Modificación, Creación y/o eliminación de procedimientos, según corresponda

No

¿Se requiere actualización del Manual de NPP?

No

Instruye al Enlace o personal participante de la dependencia iniciar con la gestión de solicitud de actualización

Sí Realiza solicitud de creación, modificación y/o eliminación de procedimientos según corresponda, imprime procedimiento y solicita al Jefe de Departamento o Subdirector la firma y sello en el formato de solicitud

Traslada documentos para la firma y sello en el formato de solicitud en el área de aprobación, además de la rúbrica y sello en las hojas adicionales

3

4



Enlace o Personal participante

de la dependencia solicitanteAutoridad Administrativa Superior de

la dependencia solicitante


Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y

Desarrollo Institucional Personal asignado del área de Desarrollo Institucional

3

Solicita la rúbrica y sello de todas las

hojas que conforman el

procedimiento y los diagramas de flujos

respectivo

Firma, rubrica y sella los documentos, según

corresponda

Envía al Despacho del Viceministro

correspondiente, el oficio dirigido a la DIPLANDI para su visto bueno, adjuntando

el procedimiento y solicitudes

Recibe visto bueno del Viceministro en el oficio,

envía documentación (procedimiento y solicitud

original) y cd a la DIPLANDI

Recibe y traslada requerimiento y

documentación a Subdirector de Proyectos y


Recibe e instruye al Personal asignado del área de


Verifica cumplimiento de requisitos

¿cumple requisitos?

Realiza los comentarios y modificaciones necesarias. Devuelve al Enlace de la dependencia o personal designado para que se gestionen los cambios correspondientes

No

4

Elabora proyecto de Opinión Técnica, de Acuerdo Ministerial de aprobación del procedimiento y oficio dirigido a la Secretaría General

Sí

Revisa y firma proyecto de Opinión Técnica y valida proyecto de Acuerdo Ministerial. De tener observaciones devuelve

Gestionar la firma del oficio y visto bueno del proyecto de Acuerdo Ministerial con

el Director de DIPLANDI

Firma la Opinión Técnica y oficio

Coordinar el envío del oficio y la documentación a la

Secretaría General

5



Secretaría General Despacho MinisterialDirector de Planificación y

Desarrollo InstitucionalSubdirector de Proyectos y


Personal asignado del área de


Autoridad Administrativa Superior de la

dependencia solicitante

5

Gestiona la aprobación del procedimiento

Aprueba el procedimiento y firma Acuerdo Ministerial

correspondiente

Certifica copia del Acuerdo Ministerial de Aprobación

del procedimiento

Recibe y traslada copia certificada de Acuerdo

Ministerial de aprobación del procedimiento

Recibe y traslada expediente de aprobación del

procedimiento e instruye al Personal asignado del área de Desarrollo Institucional

para que integre la información y comunique la aprobación a la dependencia

solicitante

Recibe expediente y copia del Acuerdo Ministerial de aprobación

del procedimiento, integra al Manual de Normas, Procesos y

Procedimientos de la dependencia solicitante

Envía por correo electrónico copia del acuerdo a los Enlaces de las

dependencias o personal designado de la dependencia que participó en el análisis del mismo

Pública en la intranet el Acuerdo Ministerial y el Manual actualizado en la carpeta de la dependencia correspondiente y coordina con la Secretaría General su publicación en la página del MINFIN

Registra y archiva los documentos en la carpeta correspondiente

Elabora oficio para comunicar a las Dependencia solicitante sobre la aprobación del procedimiento, adjuntando copia del Acuerdo Ministerial e indicando la ruta de la publicación del Manual actualizado

Valida oficio con Subdirector de Proyectos y Desarrollo

Institucional, gestiona firma del oficio con el Director de DIPLANDI

y coordina el envío respectivo

Recibe copia de Acuerdo Ministerial de aprobación y coordina la socialización e

implementación del procedimiento, con el

personal de la dependencia

FIN

2



Gestión de Proyectos 02 1 de 7


Gestión de Proyectos


Establecer las actividades que deben realizarse para la gestión de los proyectos del Ministerio de Finanzas Públicas, de inicio a fin, mediante la aplicación de herramientas y técnicas basadas en la guía de buenas prácticas del Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) del Project Management Institute (PMI®). Inicia: Solicita el inicio de la gestión del proyecto. Finaliza: Actualiza el estatus del proyecto o fase.


a. Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas b. Estructura Orgánica Interna del Ministerio de Finanzas Públicas


1. La Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, es la dependencia designada para la definición de lineamientos y estandarización de procesos y plantillas en materia de gestión de proyectos, así como para el seguimiento de proyectos del Ministerio de Finanzas Públicas.

2. Los proyectos se pueden originar del Plan Estratégico, del Despacho Superior, o de alguna Dependencias del Ministerio de Finanzas Públicas, utilizando los diferentes tipos de comunicación.

3. El Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos, podrán ser elaborados según necesidades identificadas por cada Dependencia.

4. La dependencia ejecutora del proyecto es la responsable de la administración de los recursos asignados al proyecto y de los resultados alcanzados.

1. Inicio y Planificación de Proyecto No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Solicita a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el inicio de la gestión del proyecto.

Director o puesto equivalente de la dependencia interesada

2. Comunica el requerimiento al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional


3. Recibe y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos. Subdirector (a) de Proyectos y


4. Se comunica con enlace de la Dependencia para que complete el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma.

Personal Asignado del área de Proyectos

5. Completan la información del Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y trasladan al Personal Asignado del área de Proyectos, para su revisión, comentarios u observaciones si fueran necesarios.

Enlace de la Dependencia interesada /equipo de proyecto

6. Revisa y traslada el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma al Sub director (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para agrega comentarios u observaciones si fueran necesarios.


7. Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.

Subdirector (a) de Proyectos y


8. Actualiza el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma con las observaciones recibidas del Subdirector (a), si fuera el caso y envía al enlace de la Dependencia interesada.


9. Recibe y revisa el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la Dependencia y Viceministro del área correspondiente.

Enlace de la Dependencia

10. Autoriza el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y envía los documentos a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


11. Recibe y traslada Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma, al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional




12. Recibe Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.

Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional

13. Recibe los documentos para archivo y seguimiento del Proyecto. Personal Asignado del área de

Proyectos

14.

Establece la necesidad de elaborar el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos.

¿Es necesario realizar Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos?

Sí: Completan el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos y envían documentos al Personal Asignado del área de Proyectos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.

No: Continúa en Actividad 1 de la Sección de Ejecución

Enlace de la Dependencia interesada/equipo de proyecto

15.

Revisa el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos

¿Hay observaciones?

Sí: Actualiza los documentos y envía al enlace de la Dependencia.

Continúa procedimiento.

No: Archiva y resguarda los documentos.

Personal Asignado del área de

Proyectos

16.

Recibe y revisa el Registro Inicial de Interesados y Matriz de Riesgos

¿Está de acuerdo con las observaciones?

Sí: Actualiza los documentos y regresa a actividad 15 de la Sección Inicio

y Planificación del Proyecto.

No: Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y

Monitoreo del Trabajo del Proyecto

Enlace de la Dependencia interesada

2. Ejecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

Realizan las actividades planificadas y obtienen los datos de desempeño

del proyecto. Envía al Personal Asignado del área de Proyectos los datos de

desempeño del proyecto, de acuerdo a la frecuencia establecida por la

DIPLANDI.


/Equipo de proyecto

2.

Recibe los datos de desempeño del proyecto y actualiza los datos de desempeño de cronograma del proyecto.

¿Los datos de desempeño indican que es momento de realizar el cierre del proyecto o fase?

Sí: Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Cierre del Proyecto o Fase.

No: Regresa a la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto.

Nota: Los datos de desempeño del cronograma del proyecto seguirán actualizándose hasta que se determine iniciar la sección de cierre del proyecto o fase.


3.

Determina si el proyecto requiere solicitud de cambio.

¿El proyecto requiere solicitud de cambio?

Sí: Elabora solicitud de cambio y la envía al Personal Asignado del área de Proyectos y continúa procedimiento.

No: Regresa a la actividad No. 1 de la sección de Ejecución y Monitoreo del




trabajo del Proyecto

Nota: La solicitud de cambio, la gestionará el enlace, en caso que el proyecto no finalice en tiempo o requiera algún cambio

4. Revisa la Solicitud de Cambio y sugiere observaciones o modificaciones si fuera el caso y traslada al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para revisión.


5. Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.

Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional

6. Recibe la Solicitud de Cambio conforme a las observaciones o modificaciones indicadas por el Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional si las hubiere y envía al Enlace de la Dependencia.


7. Recibe y revisa la Solicitud de Cambio y gestiona las firmas de la Dependencia, Viceministro del área y Ministro de Finanzas Públicas.


8. Autoriza y traslada la Solicitud de Cambio a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


9. Recibe y traslada la Solicitud de Cambio al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional.


10. Recibe la Solicitud de Cambio y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.


11. Recibe y registra la información de la solicitud de cambio autorizada y

archiva.


Proyectos

3. Cierre del Proyecto o Fase No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

1. Completa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase y envía al Personal Asignado del área de Proyectos de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


2. Revisa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y sugiere observaciones o modificaciones si fuera el caso y traslada al Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional para revisión.


3. Revisa el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso y envía al Personal Asignado del área de Proyectos.

Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo Institucional

4. Revisa y actualiza el Documento de Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y envía al enlace de la Dependencia interesada.


5. Recibe y revisa el Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y gestiona las firmas de la Dependencia y Viceministro del área correspondiente.


6. Autoriza el Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y envía a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.


7. Recibe y traslada Documento de Cierre del Proyecto o Fase de Proyecto al Subdirector(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional.


8. Recibe Documento de Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y traslada al Personal Asignado del área de Proyectos.


9. Recibe el Documento de Cierre o Fase y actualiza el estatus del Proyecto y archiva.



Diagramas de Flujo

Gestión de Proyectos

Inicio de Proyecto (1 de 2)

Director o puesto equivalente de la dependencia interesada

Director (a) de DIPLANDISubdirector (a) de

Proyectos y Desarrollo Institucional


Enlace de la DependenciaPersonal Asignado del área de

ProyectosDespacho Ministerial

INICIO

Solicita a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, el inicio de la gestión del proyecto

Comunica el requerimiento al Subdirector

(a) de Proyectos y Desarrollo Institucional

Recibe y traslada al Personal

Asignado del área de

Proyectos

Completan la información del Documento de Inicio

de Proyecto y Cronograma y trasladan al Personal Asignado del

área de Proyectos

Revisa y traslada el Documento de Inicio

de Proyecto y Cronograma

Revisa y coloca observaciones o modificaciones si fuera el caso

Actualiza el Documento de Inicio de Proyecto y

Cronograma con las observaciones recibidas

Se comunica con enlace de la Dependencia para

que complete el Documento de Inicio de Proyecto y Cronograma

Recibe y revisa el Documento de Inicio de

Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la

Dependencia y Viceministro del área

correspondiente

Recibe y revisa el Documento de Inicio de

Proyecto y Cronograma y gestiona las firmas de la

Dependencia y Viceministro del área

correspondienteRecibe y traslada

Documento de Inicio de

Proyecto y Cronograma

Recibe Documento de

Inicio de Proyecto y

Cronograma y traslada

1


Gestión de ProyectosInicio de Proyecto (2 de 2)

Personal Asignado del área de ProyectosEnlace de la Dependencia interesada/equipo de

proyectoEnlace de la Dependencia interesada

1

Recibe los documentos para

archivo y seguimiento del

Proyecto

Establece la necesidad de

elaborar el Registro Inicial de

Interesados y Matriz de Riesgos

¿Es necesario realizar Registro

Inicial de Interesados y

Matriz de Riesgos?

SI

Completan el Registro Inicial de

Interesados y Matriz de Riesgos y envían

documentos al Personal Asignado

del área de Proyectos

NO

Revisa el Registro Inicial de


Continúa en

Actividad 1 de la

Sección de Ejecución

¿Hay observaciones?

Actualiza los documentos y envía

al enlace de la Dependencia

Archiva y resguarda los documentos

Sí

No

Recibe y revisa el Registro Inicial de


¿Está de acuerdo con las observaciones?

Sí

Actualiza los documentos y

regresa a actividad 15

B

B

Continúa en la actividad No. 1 de la sección

de Ejecución y Monitoreo

FinA

A


Gestión de ProyectosEjecución y Monitoreo del trabajo del Proyecto (1 de 1)

Enlace de la Dependencia interesada /Equipo de proyecto

Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo

InstitucionalEnlace de la Dependencia interesadaPersonal Asignado del área de Proyectos Despacho Ministerial Director(a) de DIPLANDI

INICIO

Realizan las actividades

planificadas y obtienen los datos de desempeño del

proyecto

¿Los datos de desempeño indican que es momento de realizar el cierre del proyecto o fase?

No

Recibe los datos de desempeño del

proyecto y actualiza los datos de

desempeño de cronograma del

proyecto

Regresa a la actividad No. 1

Si

Determina si el proyecto requiere

solicitud de cambio

Revisa la Solicitud de Cambio y sugiere

observaciones o modificaciones si

fuera el caso y traslada

Revisa y coloca observaciones o modificaciones si

fuera el caso y envía al Personal

Asignado del área de Proyectos

Continúa en la actividad No. 1 de la sección de Cierre del Proyecto o

Fase

A

A

¿El proyecto requiere solicitud

de cambio?Sí

Elabora solicitud de cambio y la envía al Personal Asignado

del área de Proyectos No

Regresa a la actividad No. 1 de la

sección de Ejecución y

Monitoreo del trabajo del Proyecto

B

B

Recibe la Solicitud de Cambio

conforme a las observaciones o modificaciones

indicadas

Recibe y revisa la Solicitud de Cambio y gestiona las firmas de la Dependencia,

Viceministro del área y Ministro de Finanzas Públicas

Autoriza y traslada la Solicitud de

Cambio

Recibe y traslada la Solicitud de Cambio

Recibe y registra la información de la

solicitud de cambio autorizada y archiva

Fin


Gestión de ProyectosCierre del Proyecto o Fase (1 de 1)

Enlace de la Dependencia interesada /equipo de

proyecto


Director(a) de DIPLANDI

Subdirector (a) de Proyectos y Desarrollo

Institucional




INICIO

Completa el Documento de

Cierre del Proyecto o Fase y envía al


Proyectos de la DIPLANDI

Revisa el Documento de

Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto

y sugiere observaciones o modificaciones si

fuera el caso y traslada

Recibe y remite el Documento de

Cierre del Proyecto o Fase

Revisa el Documento de

Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto

y coloca observaciones o modificaciones

Revisa y actualiza el Documento de

Cierre del Proyecto o Fase del Proyecto y envía al enlace de

la Dependencia interesada

Recibe y revisa el Documento de

Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase y gestiona las firmas de la Dependencia y

Viceministro del área

correspondiente

FIN

Autoriza el Documento de

Cierre de Proyecto del Proyecto o Fase

Recibe y traslada Documento de

Cierre del Proyecto o Fase de Proyecto al Subdirector(a) de

Proyectos y Desarrollo

Institucional

Recibe Documento de Cierre de Proyecto del

Proyecto o Fase y traslada al Personal Asignado del área

de ProyectosRecibe el

Documento de Cierre o Fase y

actualiza el estatus del Proyecto y

archiva

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