DIPA 1000. PROCEDIMIENTOS DE CONFIRMACIN ENTRE BANCOS

Introduccin

1. El propsito de esta Declaracin es suministrar sobre los procedimientos de confirmacin interbancaria a los auditores independientes externos y a los profesionales de la banca, tales como auditores internos o inspectores. Se estima que los criterios contenidos en esta Declaracin contribuyen a la efectividad de los procedimientos de confirmacin interbancaria y a la eficacia del procesamiento de las respuestas.

2. Una etapa importante en el examen de los estados financieros de los bancos y de la informacin relacionada con ellos es la solicitud de confirmacin directa de otros sobre los saldos mutuos y otros importes que aparecen en el balance y sobre otra informacin que si bien no siempre aparece en dicho documento, puede ser puesta de manifiesto en cuentas de orden o en la memoria.

La informacin fuera de balance que puede requerir confirmacin incluye cuestiones tales como las garantas, compras a futuro, contratos de recompra o reventa, opciones de compra y acuerdos de compensacin o de retenciones en garanta de determinados saldos.

Este tipo de evidencia es valiosa, porque procede directamente de una fuente independiente y, por tanto, suministra un ms alto nivel de seguridad y fiabilidad que la obtenida nicamente de los propios registros del banco.

3. El auditor, al tratar de obtener confirmaciones interbancaria, puede encontrar dificultades en relacin con el idioma, terminologa, interpretaciones consistentes y mbito de cuestiones cubiertas por la respuesta. Frecuentemente, tales dificultades resultan del uso de diferentes tipos de solicitud de confirmacin o de interpretaciones inadecuadas del mbito que se pretende abarcar en ellas.

4. Los procedimientos de auditora pueden diferir de un pas a otro y, por tanto, las prcticas habituales en un determinado lugar pueden tener incidencia en la manera en que se aplican los procedimientos de confirmacin interbancaria. Si bien esta Declaracin no pretende describir un conjunto completo de los procedimientos de auditora, contempla algunos de los aspectos importantes que deben ser tenidos en cuenta en la utilizacin de las solicitudes de confirmacin.

La necesidad de confirmacin

5. Una caracterstica esencial del control de gestin en las relaciones empresariales, con individuos, con grupos de sociedades o con instituciones financieras, es la posibilidad de obtener confirmacin de las transacciones originadas de este modo, as como de las situaciones deudoras y acreedoras resultantes. La solicitud de confirmaciones bancarias se sustenta en la necesidad de la direccin del banco y de sus auditores de confirmar las relaciones financieras y comerciales entre el banco y:

otros bancos en el mismo pas;

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otros bancos en diferentes pases;

sus clientes no pertenecientes al sector bancario.

Aunque las relaciones interbancarias son similares en su naturaleza a las mantenidas entre los bancos y sus clientes no pertenecientes al sector, pueden tener importancia especial, por ejemplo, en relacin con algunos tipos de informacin que se registra al margen de las cuentas de balance, tales como transacciones a futuro, compromisos o acuerdos de compensacin o de retencin de garanta.

Utilizacin de solicitudes de confirmacin

6. Los criterios incluidos en los prrafos que aparecen a continuacin pretenden brindar apoyo a los bancos y a sus auditores en la obtencin de confirmaciones independientes de las relaciones financieras o comerciales con otros bancos.

No obstante, pueden existir ocasiones en las que los criterios incluidos en esta Declaracin pueden ser tambin aplicables a los procedimientos de confirmacin entre el banco y sus clientes no pertenecientes al sector bancario.

Sin embargo, no son aplicables en los procedimientos de confirmacin interbancaria de rutina que se llevan a cabo en relacin con las transacciones comerciales realizadas da a da entre los bancos.

7. El auditor debe decidir a que banco o bancos debe solicitar confirmacin, teniendo en cuenta cuestiones tales como dimensin de los saldos, volumen de actividad, grado de confianza en los controles internos y parmetros de importancia relativa en el contexto de los estados financieros.

La comprobacin de las actividades concretas del banco puede estructurarse de manera diversa y las solicitudes de confirmacin pueden, por tanto, limitarse solamente a una investigacin en relacin con tales actividades.

La solicitud de confirmacin de transacciones individuales pueden formar parte de las pruebas incluidas en el sistema de control interno de un banco o bien puede ser una manera de verificar los saldos que aparecen en sus estados financieros en una fecha determinada.

No obstante, las solicitudes de confirmacin deben ser diseadas para cumplir la finalidad especfica a la que se orientan.

8. El auditor debe determinar cual de las siguientes posibilidades es la ms adecuada en la obtencin de confirmacin de saldos o de otra informacin en relacin con otro banco:

establecer una lista de saldos de otra informacin y solicitar confirmacin de su precisin y carcter completo, o

solicitar detalles de saldos y de otra informacin, que sern comparados con los registros del banco solicitante.www.perucontadores.com Pgina 2

En la determinacin de cual de estas posibilidades es la ms adecuada, el auditor debe sopesar la calidad de la evidencia de auditora que necesita en las circunstancias concretas, teniendo en cuenta tambin la probabilidad de obtener respuesta del banco al que se ha solicitado confirmacin.

9. Pueden encontrarse dificultades en la obtencin de respuestas satisfactorias incluso cuando el banco solicitante remite informacin para su confirmacin al otro banco. Es importante que se produzca una respuesta a todas las solicitudes de confirmacin. No es una prctica habitual solicitar respuesta slo cuando la informacin enviada es incorrecta o incompleta.

Preparacin y envi de solicitudes y recepcin de respuestas

10. El auditor debe determinar al destinatario adecuado al que debe enviarse la solicitud de confirmacin, tal como un departamento concreto, que puede ser el de auditora interna, inspeccin o cualquier otro, que puede ser designado por el banco que ha de atender la confirmacin como el responsable de responder a solicitudes de este tipo.

Puede ser adecuado, no obstante, remitir las solicitudes de confirmacin a la alta direccin del banco (en la que, normalmente, estn situados los departamentos indicados), ms que a aquellas reas en las que se confeccionan los saldos o la informacin en cuestin. En otros casos, el destinatario adecuado puede ser la sede local del banco del que se requiere la confirmacin.

11. En la medida de lo posible, la solicitud de confirmacin debe prepararse en el idioma del banco del que se requiere confirmacin o en el normalmente utilizado en las actividades comerciales.

12. El control del contenido y del envo de la solicitud de confirmacin es responsabilidad del auditor. No obstante, puede ser necesario que se obtenga autorizacin al respecto del banco en cuyo nombre se realiza. Las respuestas deben devolverse directamente al auditor y ser facilitadas mediante la inclusin en la solicitud de un sobre con su direccin.

Contenido de las solicitudes de confirmacin

13. La forma y contenido de las solicitudes de confirmacin puede depender de la finalidad requerida para las mismas, de las prcticas locales y de los procedimientos contables del banco que las solicita, teniendo en cuenta, por ejemplo, si se utilizan con extensin sistemas informticos.

14. La solicitud de confirmacin debe redactarse de manera clara y concisa, que asegurase su rpida comprensin por el banco al cual se enva.

15. No toda la informacin sobre la que suele requerirse confirmacin debe solicitarse al mismo tiempo. Normalmente, las solicitudes de confirmacin deben enviarse en momentos diferentes durante el ao, en relacin con aspectos concretos de las relaciones interbancarias.

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16. Las solicitudes de informacin ms comnmente realizadas son las que se refieren a saldos, tanto deudores como acreedores, relativos al banco que los solicita, sobre tesorera, depsitos, prestamos y otros importes.

La solicitud debe suministrar la descripcin de la partida correspondiente, su importe y el tipo de moneda en que est expresado el saldo. tambin puede ser conveniente solicitar informacin sobre los saldos de importe nulo en cuentas mutuas o en aquellas que hayan sido canceladas en los doce meses anteriores a la fecha a la que se refiere la confirmacin.

El banco que solicita la informacin puede requerir confirmacin no slo de los saldos de las diferentes partidas sino, tambin, en los casos en que resulte de inters, de otros datos, tal como fechas de vencimiento, inters pactado, condiciones inusuales, lneas de crdito o disponibilidad similares, posibilidades de compensaciones de saldos o de retencin en garanta, garantas reales u otros derechos similares, y detalles de cualquier garanta personal o pignoraticia prestada o recibida.

17. Una parte importante del negocio bancario se refiere al control de las transacciones normalmente conocidas como "fuera de balance". De acuerdo con ello, es probable que el banco que realiza la solicitud y sus auditores requieran confirmacin sobre pasivos contingentes, tales como los que pueden surgir de garantas, avales, aceptaciones, endosos y operaciones similares.

La confirmacin puede referirse tanto a los pasivos contingentes del banco que realiza la solicitud en relacin con el banco al que se enva la misma como a los originario en sentido contrario. El detalle suministrado o solicitado debe describir la naturaleza de los pasivos contingentes junto con la moneda en la que estn expresados y su importe.

18. Tambin suele realizarse confirmacin de las compras y ventas a futuro o de las opciones de compra vigentes en el momento en que se realiza la solicitud. Tal confirmacin debe describir los activos a los que se refiere el acuerdo, la fecha en que se acord la transaccin, su vencimiento y los trminos en los que puede ser completada.

19. Otro tipo de informacin, sobre la que con frecuencia suele requerirse confirmacin en fecha diferente a la relativa a la transaccin, se refiere a cuestiones tales como posibles contratos de futuro en moneda extranjera, lingotes de oros, acciones y otros contratos en vigor.

Suele ser prctica habitual en los bancos confirmar las transacciones con otros bancos cuando se realizan, pero, an cuando sea as, el auditor debe confirmar, de manera independiente, una muestra de las referidas a un perodo de tiempo concreto o confirmar todas las operaciones o posibles compromisos en vigor con un determinado tercero.

La solicitud debe suministrar detalles de cada operacin o acuerdo, incluyendo sus importes, la fecha de contratacin, la fecha de vencimiento, el precio al que se ha fijado la operacin, la moneda en que se realiza la misma y los correspondientes importes, todo ello en relacin con los contratos en los que el banco solicitante haya podido intervenir como comprador o como vendedor.

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20. Los bancos reciben con frecuencia valores mobiliarios u otros activos en depsito de seguridad establecido a favor de sus clientes. Una solicitud de confirmacin puede tambin, por tanto, referirse a estas partidas recibidas por el banco solicitante en una determinada fecha. La confirmacin debe solicitar una descripcin de los bienes depositados, as como de la naturaleza de los derechos sobre los mismos.

ANEXOGLOSARIO

Este Anexo define algunos de los trminos utilizados en esta Declaracin. La lista no pretende incluir todos los trminos utilizados en las solicitudes de confirmacin interbancaria. Las definiciones se han realizado teniendo en cuneta las prcticas habituales en la banca, si bien los usos locales o la aplicacin de la legislacin a un caso concreto pueden ser diferentes.

Depsito de seguridad: Servicio ofrecido por los bancos a sus clientes, en el que stos realizan la custodia de cualquier tipo de activo, normalmente por motivos de seguridad.

Garanta personal o pignoraticia: Garanta ofrecida por el prestatario al prestamista, como compromiso de pago de un prstamo que, no obstante, no es habitual en el caso de los negocios interbancarios. El prestamista, tiene con ello asegurada su deuda en caso de impago, en la medida en la que puede proceder contra el garante o contra la garanta, en bsqueda de obtencin de satisfaccin de su crdito. Cualquier tipo de bienes puede ser utilizado como garanta. Ejemplos al respecto son las propiedades inmobiliarias, bonos, existencias, efectos, avales y crditos documentarios, enseres, justificantes de depsitos o pignoraciones, etc.

Gravmenes: Derecho de un tercero, tal como una hipoteca sobre un bien inmueble, que limita el ejercicio de los de los derechos inherentes a la propiedad.

Lneas de crdito: Acuerdo de poner a disposicin de un cliente un importe mximo de fondos durante un determinado perodo de tiempo.

Opciones: Derecho de comprar o vender o, simultneamente, comprar y vender, durante un perodo determinado, acciones o mercancas a un precio previamente acordado.

Pasivos contingentes: Obligaciones potenciales, que slo se materializan por el cumplimiento o por el incumplimiento de determinadas condiciones. Pueden surgir de ventas, transferencias, endosos o garanta en efectos negociables o en otras transacciones financieras. Por ejemplo, pueden originarse en:

redescuento de efectos, aceptaciones comerciales y bancarias procedentes de letras de cambio comerciales;

garantas otorgadas;

cartas de aval, de conformidad o similares.

Recompra o reventa (contrato de): Acuerdo entre el vendedor y el comprador, de manera que el vendedor (o comprador) pueden revender (o recomprar) efectos, www.perucontadores.com Pgina 5

acciones, o activos de cualquier tipo al finalizar un determinado plazo, al cumplirse determinadas condiciones o al darse ambas circunstancias.

Retenciones en garanta: Derecho del banco, normalmente establecido por escrito, de tomar posesin de saldos contables que un garante o un deudor puede mantener con el mismo, para cubrir la obligacin del garante, deudor o tercero con el banco.

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