DIG-GEC-PRC-01

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CDIGO DIG-GEC-PRC-01

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FECHA DE REVISIN 03/11/2014

EDICIN 2 VERSIN 1

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL

Responsable Revis Aprob

Nombre L.A. Liliana Berenice Rivera Crdenas L.A. Beatriz Araceli Moreno Snchez. Ing. Fernando Cuevas Castro.

Puesto

Asistente de Funcionario

Responsable de Control de documentos y registros del

SGC

Coordinador Administrativo. Coordinadora de Mantenimiento al SGC

Director Institucional de Gestin de Calidad

Firma

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS


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1. Objetivo

Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentacin (documentos y registros) del Sistema Integral de Calidad (SICAL) de la UASLP. 2. Alcance

Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del SICAL para asegurar su efectividad. 3. Responsables

Responsable de Control de documentos y registros del SGC Coordinador de Mantenimiento al SGC Coordinadores de Calidad Responsables de documentos

4. Definiciones

Documento/Documentacin Conjunto de informacin organizada que posee datos significativos del SICAL y su medio de soporte.

Estructura Documental Es la documentacin del SICAL, la cual incluye:

Manual de Calidad (Poltica y Objetivos de Calidad)

Procedimientos de Calidad

Manuales Operativos (los necesarios determinados por el SICAL para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de

sus procesos)

Registros (los requeridos por la Norma ISO y los necesarios determinados por el SICAL para asegurar la eficaz planificacin,

operacin y control de sus procesos)

Documentos Internos

Son todos los documentos adicionales a la estructura documental requeridos por la organizacin, para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control de sus procesos. (Ejemplo: guas tcnicas, especificaciones, tabuladores, calendarios, otros manuales, etc.).

Documentos Externos Documentos que pertenecen a entidades externas del SICAL de la UASLP y que marcan directrices para la realizacin de las


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funciones.

Registros Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la evidencia objetiva del trabajo realizado.

Legibilidad Que la informacin contenida en los registros sea clara y pueda leerse

Identificacin Nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato).

Almacenamiento Lugar, dispositivo o equipo donde se encuentra fsicamente el Registro.

Proteccin Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til.

Recuperacin Facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos, tomando en cuenta su localizacin y su clasificacin.

Documentos Controlados Son todos los documentos generados por parte del SICAL, sujetos de actualizacin cuando el original sufra cambios.

Pgina de Internet SICAL Sitio virtual de Informacin, ubicado en la direccin electrnica www.sical.uaslp.mx que contiene la informacin referente al Sistema Integral de Calidad de la UASLP.

Centro de Documentacin Es el lugar donde se coloca la documentacin en papel del SICAL (EL MAC se encuentra nicamente en la DIGC, bajo el resguardo del Coordinador de Documentacin; mientras que los manuales operativos se mantienen impresos en la dependencia correspondiente, y es responsabilidad de cada Coordinador de Calidad mantenerlos actualizados).

Vigencia Se consideran documentos vigentes slo aquellos que se encuentran publicados en la Pgina de Internet SICAL y en el Centro de Documentacin, siempre y cuando ste tenga el mismo contenido.

Cambios en documentacin (fechas de entrega)

Los cambios a documentacin (estructura documental) se reciben en cualquier fecha excepto cuando se realizan auditoras; en este caso, se debern entregar al coordinador de documentacin cinco das hbiles antes de la fecha programada de auditora.

5. Desarrollo

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIN REA / RESPONSABLE

MATERIAL O EQUIPO

DOCUMENTO O

REGISTRO REQUISITO

Control de Documentos del SICAL (4.2.3)

1. Elaboracin de Documentos.

El Responsable de Control de documentos y registros del SGC y el Equipo Coordinador de Calidad, administran los documentos del SICAL, los cuales son elaborados por cada responsable de actividad que interviene en un proceso, de acuerdo a la gua para la elaboracin de documentos (DIG-GEC-GIA-01).

La elaboracin consiste en la generacin o desarrollo de un documento borrador por las personas que intervienen en un proceso, considerando cuatro etapas principales:

o Planeacin

DIGC

N/A

N/A

Que el documento cumpla los lineamientos establecidos en la Gua para la Elaboracin de Documentos (DIG-GEC-GIA-01) Que el documento sea procesado en los


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o Redaccin o Revisin o Edicin

Asegurarse que el documento cumple los lineamientos establecidos en la Gua para la Elaboracin de Documentos (DIG-GEC-GIA-01)

Asegurarse que el documento sea procesado en los tiempos estipulados en el anexo 1.

El documento se somete a revisin, aprobacin y/o actualizacin.

Difusin del documento, al personal involucrado

tiempos estipulados en el anexo 1. Documento revisado, aprobado y/o actualizado.

Requisito 4.2.1 c), d) (DIG-GEC-GIA-01)

2. Revisin y Aprobacin de documentos.

La revisin y aprobacin de documentos consiste en:

Verifica el cumplimiento con los lineamientos establecidos en la gua para la elaboracin de documentos, antes de ser emitidos.

Verificar que estn descritas las prcticas reales de cada proceso

Cada documento se turna a la autoridad que corresponda para ser aprobado.

Cada responsable de documento debe revisar y mantener actualizada su documentacin, as como recolectar las firmas correspondientes en la portada (elaboracin, revisin y aprobacin).

Enviar el documento, electrnico y en papel, a su Coordinador de Calidad con las firmas de autorizacin correspondientes.

DIGC

N/A

N/A

Verificar lineamientos Aprobar los documentos Recolectar las firmas correspondientes Enviar documentos (electrnico y en papel) Requisito 4.2.3 a)

(DIG-GEC-GIA-01)

3. Revisin y actualizacin de los documentos

El coordinador de calidad se encarga de revisar los documentos aprobados de su dependencia o entidad, adems verifica que cada documento cumpla los lineamientos anteriormente mencionados. Asegurarse de lo siguiente, cuando un documento es modificado:

Identificacin de cambios en la documentacin (control de cambios de cada documento)

Estado de la versin vigente de los documentos

Disponibilidad de los documentos del SICAL en los puntos de uso (versiones pertinentes de cada documento y en el centro de documentacin)

Documentos legibles y fcilmente identificables.

DIGC

N/A

N/A

Se considera como documento aprobado aqul que cuenta con las firmas correspondientes en la portada. Requisito 4.2.3 b)

(DIG-GEC-GIA-01)


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Se considera como documento aprobado aqul que cuenta con las firmas correspondientes en la portada. El coordinador de calidad o lder de proceso de cada rea enva los documentos al Responsable de Control de documentos y registros del SGC, quien a su vez revisa el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento y en la gua para la elaboracin de documentos y se registra en el formato DIG-GEC-FRM-19; posteriormente se publica en la pgina de Internet del SICAL, y notifica va correo electrnico la publicacin del mismo.

4. Identificacin de los documentos externos

Cuando se utilice un documento externo en la operacin, el responsable debe cumplir con lo siguiente:

Notificar al Coordinador de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del documento.

Actualizar el documento a los usuarios.

Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos en su caso, o mantenerlos para referencia.

El Coordinador de Calidad genera el Control de Documentos Internos/Externos (DIG-GEC-FRM-03) y lo enva al Coordinador de Documentos del SICAL para su publicacin en la Pgina de Internet SICAL.

DIGC

N/A

N/A

Requisito 4.2.3 f)

(DIG-GEC-GIA-01)

5. Control de la distribucin de documentos (internos y externos)

La distribucin de la documentacin se mantiene disponible en la pgina de Internet SICAL, en formato .pdf, para su consulta. Cada responsable de documento, que para su aplicacin maneja documentos de origen externo, es el responsable de mantenerlos ordenados de acuerdo al DIG-GEC-FRM-03. Verificar y asegurarse de que las versiones disponibles de origen externo se encuentren actualizadas, y que las copias distribuidas correspondan a la ltima versin de los documentos originales. Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, cada Lder de proceso y Coordinador de Calidad estn facultados para destruir los documentos que ya hayan sufrido modificaciones. En caso de que algn documento deba mantenerse, deber identificarse en una carpeta o archivo electrnico con la leyenda de documento obsoleto

DIGC

N/A

N/A

Requisito 4.2.3 f)

(DIG-GEC-GIA-01)


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Control de Registros (4.2.4)

1.

Identificacin Los registros se identificaran de acuerdo a la gua para la elaboracin de documentos por Nombre y/o Cdigo, en el punto 6 de cada procedimiento.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

2. Almacenamiento

Los registros se almacenan en medios electrnicos o en papel:

- Medios electrnicos: en los dispositivos y equipos que se requieran como son carpetas, archiveros, CDs, zip, disco duro, servidor y cualquier otro dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa utilizada.

- Papel se mantienen en reas de almacenamiento como gavetas, archiveros o cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las necesidades de cada proceso.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

3. Proteccin

El responsable de cada proceso o procedimiento, cuida la integridad de los registros generados y designan el lugar adecuado para la ubicacin de los mismos evitando que puedan ser daados, perdidos o deteriorados.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

4. Recuperacin

Todos los registros de calidad en papel o electrnicos son clasificados fsicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u otra forma conveniente para el usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo, permitiendo su fcil y oportuna recuperacin.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

5. Retencin

El responsable de cada proceso o procedimiento analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en que se guardarn, considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y legales aplicables a la institucin y al SICAL; este tiempo de retencin se registra en cada procedimiento en el punto 6 que responde al control de registros.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)


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6. Disposicin El destino final, guarda permanente o eliminacin de los registros, lo determinan los lderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

7. Revisin de registros

Los responsables de procedimientos depuran sus archivos de registros para dar disposicin final a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retencin.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

8. Difusin El Lder de Proceso debera asegurarse de difundir al personal involucrado en el proceso y/o usuarios de los documentos, los cambios realizados en un lapso no mayor a 5 das habiles posteriores a la publicacin del mismo.

DIGC

N/A

N/A

(DIG-GEC-GIA-01)

6. Registros

CDIGO NOMBRE DEL FORMATO O REGISTRO MEDIO DE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCIN LUGAR DE ALMACENAMIENTO

DISPOSICIN DESPUS DEL PERIODO DE RETENCIN

DIG-GEC-FRM-03 Control de Documentos Internos/Externos Electrnico 1 Ao PC Destruccin

DIG-GEC-FRM-04 Control de Registros de Calidad Electrnico 1 Ao PC Destruccin DIG-GEC-FRM-19 Control de publicacin de documentos Electrnico 1 Ao PC Destruccin

N/A Correo electrnico Electrnico 1 Ao PC Destruccin 7. Referencias Normas ISO Manual de Calidad MAC Gua para la elaboracin de documentos 8. Instructivos Relacionados N/A


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9. Control de Cambios

SECCIN

VERSIN

FECHA DE REVISIN

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Todas Ed. 2- Ver.0 07/10/2013 Actualizacin por nuevo ciclo de certificacin.

Todas Ed. 2- Ver.1 03/11/2014 Revisin y actualizacin de procedimiento al formato vigente.

10. Anexos 1. Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos

ANEXO 1 TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS POR LA EMISIN DE DOCUMENTOS

El tiempo recomendado para la emisin de un documento.

ACTIVIDAD

1 - 3 2 - 3 2 3 3

ELABORACIN-ACTUALIZACIN

REVISIN APROBACIN ACTUALIZAR CENTRO DE

DOCUMENTACIN PUBLICACIN

DIFUSIN

5 2 2 2 2 5

DAS HBILES

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