7/24/2019 Diferencia Entre Proyecto y Proceso

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LA DIFERENCIA ENTRE UN PROYECTO Y UN PROCESO

Por Jose Carlos Arce Rioboo.

Explica la diferencia entre un proyecto y un proceso operativo de una

empresa o institucin y como en muchas ocasiones creemos quedesarrollamos proyectos, pero en realidad estamos eecutando solamente

un proceso.

En muchas or!ani"aciones la #nica manera de conse!uir recursos o presupuesto

adicionales es a trav$s de proyectos. Con los a%os este dinero es utili"ado en trabaos

normales rutinarios, pero a%o con a%o, se si!ue pidiendo ese presupuesto maneando eltrabao como proyecto cuando ya no lo es mas.

Por otro lado hay muchos !erentes de proyecto que ven todo como proyecto&implementar un nuevo sistema de administracin de proyectos, es un proyecto'

desarrollar un nuevo producto, es un proyecto. Pero hay trabaos que est(n consumiendo

recursos que se deben de dedicar a proyectos reales que se utili"an en el otro tipo detrabao& procesos de ne!ocio. Es importante saber distin!uir cu(l es cu(l.

)as or!ani"aciones reali"an dos tipos de trabao, o dicho de otra manera hay dos manerasen que el trabao puede llevarse a cabo& mediante procesos de trabao o mediante

proyectos.

*odo lo nuevo o lo meorado que ocurre es un proyecto. *odas las operaciones rutinariasrequieren de procesos de trabao.

+n proyecto es un esfuer"o temporal que produce un producto, un entre!able o unservicio en la amplia definicin de los mismos- #nicos.

ebido a que un proyecto es temporal, se debe para reali"arlo, conuntar a un equipo queconstruye y eecuta un plan. Al acabar, el equipo se desinte!ra y re!resa a sus miembros a

sus lu!ares de ori!en. /i el equipo si!ue trabaando y el proyecto parece empe"ar de

temporada en temporada, mes con mes o a%o con a%o, probablemente la primera ve" fue

un proyecto que el propio equipo operacionali" y al cual se le dele!aron lasresponsabilidades de repetirlo de manera recurrente y repetitiva pero ahora est(n

trabaando en un proceso.

+n proceso es un esfuer"o que se puede considerar como permanente en el sentido de que

produce un entre!able o un producto repetitivo aunque puede tener peque%os cambios, y

la manera de manear dichos cambios deber0a de ser un proceso o parte del mismo-. Cadave" que se reali"a el proceso, se obtiene mas o menos el mismo producto o output.. Como

el proceso es permanente, hay personas asi!nadas a reali"arlo que hacen b(sicamente el

mismo conunto de tareas y trabaos cada ve" que el proceso se lleva a cabo.

Ambos son un conunto interrelacionado de actividades que van transformando insumos

en productos o entre!ables a!re!(ndoles valor-. )os proyectos, en ese conunto de

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actividades interrelacionadas y dependientes entre ellas, contienen actividades distintas,

diferentes, #nicas, que probablemente nunca se hayan reali"ado antes en la or!ani"acin

y que no se asemean a lo que antes se ha hecho. )os procesos u operaciones son unconunto de actividades, tambi$n interrelacionadas y dependientes que ya se han hecho de

manera similar por lo menos una ve" antes en la or!ani"acin.

Ambos, los procesos y los proyectos requieren de administrarse, pero solo sabiendo la

diferencia entre ellos podremos ele!ir las t$cnicas y herramientas administrativas

necesarias para llevarlos a cabo.

)os proyectos requieren de administracin de proyectos, pero los procesos requieren de

administracin de procesos.

+tili"ar administracin de proyectos para administrar la operacin de toda una

or!ani"acin es altamente ineficiente. /upon!an que cada ve" que una empresa de

entre!as que va a transportar un paquete, reuniera a un equipo de proyecto para reali"ar

un plan y eecutar y monitorear las actividades del env0o. Es rid0culo, 1por qu$2 , porqueya se saben los requerimientos del cliente y se saben las tareas que se necesitan reali"ar

para hacerlo, aunque el destino sea distinto cada ve", el peso del paquete, etc.. /e tienenun costo y un calendario para el proceso y es parte del presupuesto anual de operaciones-

y del eercicio de planeacin anual que tambi$n es un proceso, no se empie"a de cero y

aunque el plan sea distinto, la manera de hacer el plan es tambi$n un proceso-. /e tienen

personas que reali"an los trabaos de ese proceso. 3o se necesita administracin deproyectos.

En al!unos casos, como el citado en la parte superior, la diferencia es obvia. )a confusinsur!e cuando hay procesos que reali"an los mismos outputs o productos o entre!ables en

versiones que 4se hacen a la medida5. Aunque el proceso utili"a la misma serie de

conunto de trabaos y pasos cada ve", con las mismas personas, el producto o entre!ablepuede variar. +na revista es un eemplo de un macro proceso que se hace a la medida.

Cada edicin de la revista tiene !eneralmente el mismo formato, pero diferente

contenido, que puede hacer pensar y confundir que producir una revista es un proyecto.

Pero no lo es, es un proceso. )a revista es un esfuer"o no temporal, es decir espermanente, recurrente repetitivo por lo que debe de ser predecible y confiable cada ve"

que se realice. Reproduce un output o entre!able repetititivo la revista- cada ve" que el

proceso se lleva a cabo una ve" al mes-. 6ay trabaos asi!nados definidos para laspersonas que trabaan en la editorial y en el proceso de produccin. Es un proceso de

ne!ocio costumi"ado o hecho a la medida y se debe de administrar con las t$cnicas de

administracin de procesos, meora continua, 7/8, etc. , con las m$tricas definidas, unpresupuesto de proceso definido, con descripcin de trabaos definidos, dia!ramas de

fluos, pol0ticas de proceso definidas, etc., etc..

Para administrar una or!ani"acin como si todo fuera un proyecto es un error !arrafal,

aun en empresas proyecti"adas, ya que estas tambi$n contienen operaciones.

9ientras mas proyectos y procesos se puedan hacer repetitivos, recurrentes y predecibles,meor. 9ientras menos ries!o y mas eficiencia meor. A estos se le aplica la

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administracin de procesos.

/in embar!o, no todos los procesos pueden convertirse en procesos de trabao, eldesarrollo de nuevos productos o desarrollo de soft:are son proyectos.

+na empresa de capacitacin, aunque el cliente sea nuevo, pida un curso especial, etc.,tiene que llevar a cabo las mismas tareas& contactar al cliente, pedir requerimientos,

ne!ociar, firmar contrato, dise%ar el curso, reproducir el material, etc., actividades que

son parte de un proceso incluso certificable en 7/8, con controles y m$tricas definidas.

Cuando se tiene un martillo todo parece clavo, pero no solo hay que aprender a usar el

martillo bien sino hay que tener cuidado en no hacer que todo pare"ca un clavo, los

tornillos y tuercas se tratan con herramientas diferentes.

http://www.keisen.com/article62.html