SISTEMA DE

ORDENAMIENTO

CRONOLOGICO

SANDY LORENA GUZMAN

ESTEBAN DAVID

JUAN DAVID SUAREZ

TATIANA MENESES

LUISA CANDIA

JOHANNA SEPULVEDA AVILA

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS

En una empresa, los archivos se clasifican según la

información y la frecuencia con la que se consultan

los documentos. Así, existen archivos, semiactivos e

inactivos.

Los archivos activos representan un material de

información indispensable en la actividad diaria de

una empresa ya que su consulta es constante.

Para los archivos semiactivos se establece un tiempo

prudente, de acuerdo a las necesidades de la

empresa, para la conservación de documentos; esto

es con la finalidad de dejar espacio a otros

documentos ya que de lo contrario, el de las gavetas

sería insuficiente.

En los archivos inactivos se guardan los documentos

que son consultados ocasionalmente. Por ejemplo, los

datos de establecimiento de la empresa nóminas,

estados contables, etc. Todos estos documentos

nunca deben ser destruidos.

Dentro de un sistema de archivo, toso documento lleva

una continuidad: se clasifica, registra y archiva.

Clasificar: Es reunir todos los documentos de una

misma clase o de un mismo asunto.

Registrar: Es anotar en tarjetas o libretas los datos

de los documentos clasificados anteriormente.

Archivar: Es guardar ordenadamente en el archivo

los documentos previamente clasificados,

registrados y colocados en carpetas.

Los sistemas de archivo más usuales son: el

Alfabético. Cronológico, geográfico. Por asuntos.

SISTEMA CRONOLÓGICO

El control cronológico o Auxiliar de Vencimientos, es un sistema que

consiste en ordenar los documentos de acuerdo a la sucesión lógica de

sus fechas.

La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en

el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de

nombres (meses) y números (fechas).

Puede aplicarse independientemente del sistema de archivo que se

tenga en la empresa.

Para aquellos documentos que se controlan por fechas cono las

letras, pagarés, cuentas de cobro, para el caso de departamentos

de crédito o cartera, la base de ordenamiento en este archivo es la

fecha teniendo en cuenta años, mes, día.

En casos especiales se puede programar con base en

quinquenios(5 años), cuatrienios (4 años) y bienio (2años).

En estos casos la guía será la mayor unidad de tiempo; las subguías

secundarias los meses, y las carpetas los días por fechas.

ARCHIVADOR Y TARJETERO

Según las necesidades de la empresa el archivador

cronológico puede estar compuesto de :

•Un archivador y su tarjetero

•Un clasificador de fuelle y su tarjetero

GAVETA ORGANIZADA PARA

CONTROL CRONOLOGICO

Los meses constituyen las guías principales y las fechas subguías. Una vez

vencida la fecha deben cambiar de posición, así: terminado junio esta guía

pasa al final de la gaveta detrás de mayo. Vencido el primero, esta subguías

pasa detrás del 31. En esta forma, las guías y subguías quedan ordenadas

para el mes siguiente.

Detrás de cada subguías se coloca la carpeta con los documentos que

vencen en dicha fecha, sin tener en cuenta el nombre del cliente.

Lo que interesa es la fecha en que se debe recordar el cumplimiento de

una obligación: pagos, cobros, etc.

CARPETA Y LEGAJO

La carpeta va marcada en la pestaña con la fecha de vencimiento: día, mes,

año.

•La forma acostumbrada para escribir las fechas es el números arábigos,

indicando primero el día, luego el mes y por ultimo el año.

Ejemplo:

Si el vencimiento es en enero 20 de 1985, se escribe: 20.01.85

Siempre deben escribirse dos dígitos para cada división de la fecha.

El legajo se marca con el nombre o nombres de los clientes cuyos

documentos contenga, y la fecha de vencimiento.

ORGANIZACIÓN

El proceso para organizar un archivo cronológico es el

siguiente:

Colocar guía principal (mes) en tercera posición

Colocar subguías en diferentes posiciones. Si las

subguías corresponden a las fechas (del 1° al 31),

habrá una carpeta para cada fecha y se pueden

colocar escalonadas.

Cada mes vencido va al final de la gaveta

Cada día vencido pasa al mes siguiente, siempre

detrás del anterior

CLASIFICADOR DE FUELLE Y

SU TARJETERO

El archivador de fuelle o Acordeón por su fácil manejo es muy utilizado para el

control de vencimientos.

Consta de dos tapas de cartón resistentes, divisiones de cartulina unidas por la

base con tela plegable que abre en forma de acordeón.

Puesto que en cada archivador o fuelle solo se puede controlar los documentos

de un mes deberá marcarse en la tapa con el nombre del mes.

Para su utilización, realice los siguientes pasos

•Con una etiqueta marque el clasificador con el nombre del mes.

•Coloque en los compartimientos del clasificador, marcados con las fechas

del mes, los documentos en las respectivas fechas de vencimiento.

•Elabore el fichero para cada cliente, en la misma forma que se hacen para

el archivo Auxiliar de Vencimientos.

PROCEDIMIENTO Y CONSULTA

PROCEDIMIENTO EN UN CONTROL DE VENCIMIENTOS: Para

llevar un control de vencimientos proceda en el siguiente orden:

MARCAR: subrayar o escribir a la derecha en la parte superior del

documento la fecha de vencimiento.

DISTRIBUIR: separar los documentos en grupos y por fechas de

vencimiento.

ARCHIVAR: colocar los documentos en las carpetas con las fechas

respectivas.

INSPECCIONAR: con la debida anticipación, tomar del archivo los

documentos para gestionar su cobro, su pago, préstamo o cualquier

otro cumplimiento.

CONSULTA EN UN CONTROL DE

VENCIMIENTO

a.Localizar el nombre en el tarjetero detrás dela guía

alfabética si se pregunta por fechas de documentos de

determinado cliente.

b.En el archivador o clasificador de fuelle:

1.Detrás de la guía principal en primer plano, localizar

la subguías correspondiente a la fecha.

2.Localizar la carpeta detrás de la subguías

3.Localizar el documento dentro de la carpeta

4.Sacar el documento

PROCEDIMIENTO PARA MANEJAR UN

CONTROL DE VENCIMIENTO

Teniendo en cuenta el sistema de administración que tenga establecido la

empresa para el control de esta clase de compromisos se toman del archivo

los datos o documentos requeridos con la debida anticipación para ejecutar

las acciones pertinentes.

En esta forma, los vencimientos a favor de la empresa puede recordarse a los

clientes con algunos días de anticipación.

Algunas empresas envían a sus clientes notas de cobro por correo lo que

requiere hacer este tramite con varios días de anticipación al vencimiento de

sus obligaciones.

Igualmente las obligaciones a cargo de la empresa pueden gestionarse con

uno o dos días de anticipación para su pago en la fecha oportuna.