diagramas procedimientos

8/18/2019 diagramas procedimientos

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Gobierno del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave

El Colegio de Veracruz

MMM A A ANNNUUU A A ALLL DDDEEE

PPPR R R OOOCCCEEEDDDIIIMMMIIIEEENNNTTTOOOSSS

A A ADDDMMMIIINNNIIISSSTTTR R R A A ATTTIII V V V OOOSSS

Xalapa-Enríquez, Veracruzabril de 2004


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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS El Colegio de Veracruz

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Fecha:Elaboró: Dirección GeneralSubdirección de Planeación

Autorizó:Junta de Gobierno Diciembre 2003 Marzo 2004

Elaboración Autorización

ÍNDICE

Presentación .............................................................................4 Estructura Orgánica ..................................................................6

Simbología ................................................................................7

Descripción de Procedimientos...............................................10

Subdirección Académica...................................................11

Departamento de Servicios Escolares ................................11

Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.............11 Elaboración de boletas de calificaciones ............................16 Control de asistencia del profesorado................................20

Departamento de Docencia ..............................................23

Contratación de personal académico.................................23 Evaluación académica......................................................28

Subdirección de Investigación..........................................31

Reunión de Consejo Técnico ............................................31

Presentación, control y seguimiento de losproyectos de investigación y otras actividades. ..................34

Departamento de Biblioteca .............................................39

Adquisición, control y préstamo de libros...........................39

Subdirección de Vinculación.............................................43

Elaboración de Proyectos de contratos y conveniosde intercambio académico................................................43

Subdirección de Planeación..............................................47

Departamento de Programación y Evaluación ....................47 Elaboración y avance del Programa Operativo

Anual .............................................................................47

Departamento de Cómputo ..............................................52

Asignación de direcciones de red......................................52 Solicitud de soporte técnico..............................................55


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Subdirección de Administración .......................................58

Departamento de Recursos Financieros y Humanos............58

Elaboración del Estado del Ejercicio delPresupuesto....................................................................58 Elaboración del Estado Económico de los Ingresosy Egresos. ......................................................................61 Elaboración de la nómina.................................................64

Departamento de Recursos Materiales y de Servicios..........67 Solicitud y control de bienes de consumo ..........................67

Adquisición de bienes muebles y de consumo. ...................71 Control y actualización de resguardos de mobiliarioy equipo.........................................................................75

Departamento de Contabilidad .........................................78

Registro Contable de las Operaciones Financieras yElaboración de los Estados Financieros..............................78 Elaboración de conciliaciones bancarias.............................83

Directorio ................................................................................86

Firmas de Autorización ...........................................................88

Créditos...................................................................................89


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PRESENTACIÓN

El Colegio de Veracruz, como toda entidad pública, requiere contar con una

estructura de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a

la normatividad vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y

metas propuestas. Para ello es necesario tener dentro de los documentos

normativos que rigen las actividades internas de la Institución, los manuales

administrativos respectivos, los cuales tienen como propósito fundamental el

apoyar el funcionamiento institucional, coadyuvando a la correcta ejecución

de las labores encomendadas al personal y propiciar uniformidad en el

desempeño del trabajo.

Es por eso que se desarrolló para este fin el documento denominado

“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS”, siendo de suma

importancia para El Colegio de Veracruz en virtud que propiciará la

optimización de las tareas de la administración pública en general, teniendo

como propósitos específicos los siguientes:

Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan

en cada área y los puestos que intervienen en ellas.

Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control y

evaluación de las actividades.

Establecer normas, métodos y técnicas formales de trabajo.

Contar con un soporte documental que permita el análisis y ladetección de duplicidades y omisiones, y que constituya la base para

la implementación de acciones modernizadoras y de simplificación.


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La integración de este documento, parte de los cuestionarios aplicados

durante el proceso de elaboración del Proyecto de Manual de Organización y

de la recopilación de información adicional directamente con las áreasinvolucradas a través de entrevistas y observaciones; los diagramas y

descripciones de procedimientos resultantes fueron validados por el personal

responsable de efectuarlos.

Es importante destacar que para la elaboración tanto de este manual como

el de organización, se contó con la ayuda incondicional de la Dirección

General de Desarrollo Administrativo, adscrita a la Contraloría General.

El documento se conforma de ocho apartados: Presentación, EstructuraOrgánica, Simbología, Descripción de Procedimientos, Diagramas de Flujo,

Directorio, Firmas de Autorización y Créditos.

Cabe señalar que para cumplir adecuadamente los propósitos del presente

manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza

dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que

requiere la operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques

administrativos y la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a

cabo las actualizaciones necesarias en el presente manual.


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ESTRUCTURA ORGÁNICA

Director General

Subdirector dePlaneación

Subdirector Académico

Subdirector de Administración

Jefe del Departamento deProgramación y Evaluación

Jefe del Departamento dePublicaciones y Difusión

Jefe del Departamento deCómputo

Jefe del Departamento

de Contabilidad

Jefe del Departamento deRecursos Financieros y

Humanos

Jefe del Departamento deRecursos Materiales y

de Servicios

Jefe del Departamento deRegistro y Certificaciones

Jefe del Departamento deServicios Escolares

Jefe del Departamento deDocencia

Subdirector de Vinculación

Área de Apoyo del C.Director General

Subdirector deInvestigación

Jefe del Departamento deBiblioteca

Junta de Gobierno


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SIMBOLOGÍA


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Terminal

Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

Operación

Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizarcon excepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativa

Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de condiciones).

Documento

Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere osalga del procedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en elinterior del símbolo la clave o nombre correspondiente; así como el númerode copias.

Archivo definitivo

Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usageneralmente combinado con el símbolo "Documento" y se le puedenagregar en su interior las siguientes instrucciones:

A = Alfabético

N = Numérico

C = Cronológico

Archivo Provisional

Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Serige por las mismas condiciones del archivo permanente.

Conector

Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.


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Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que

continúa el diagrama de flujo.

Dirección de flujo o Líneas de unión

Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operaciones.

Preparación

Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin

para poder continuar con el descrito.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema Informático

Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o Cheque

Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga delprocedimiento

Aclaración

Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.

Disquete

Representa la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad magnética.


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DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS


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SUBDIRECCIÓN ACADÉMICA

Departamento de Servicios Escolares

PROCEDIMIENTO

Nombre: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

Objetivo: Integrar y controlar la base de datos de los aspirantes a ingresar

a El Colegio.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

La convocatoria de aspirantes a nuevo ingreso se publicará en losmedios de comunicación impresos y se subirá a la página de internet deEl Colegio.

El Colegio integrará un Comité de Evaluación con personal académico yde la plantilla de investigadores, de preferencia con grado de Doctor, el

cual evaluará a los aspirantes a nuevo ingreso, debiendo emitir fallo enel tiempo establecido el cual será inapelable.

La Subdirección Académica verificará que la documentación presentadapor los aspirantes a ingresar a El Colegio cumpla invariablemente losrequisitos establecidos en la convocatoria.

La Subdirección Académica remitirá al Comité de Evaluación losexpedientes y fichas técnicas de los aspirantes, dentro de los siguientescinco días hábiles posteriores a la conclusión del periodo de entrega de

solicitudes. La Subdirección Académica, una vez entrevistados los aspirantes por el

Comité de Evaluación, notificará los resultados a los aspirantesadmitidos y aspirantes rechazados.


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DESCRIPCION NARRATIVA

ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN

Departamentode ServiciosEscolares.

1

2

2A

2A.1

3

4

5

5A

Elabora en un tanto, el proyecto de convocatoria a nuevoingreso y la presenta a la autorización del Director General.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria deNuevo Ingreso y revisa si indicó modificaciones a la misma.

¿Indica modificaciones?En caso de haber indicado modificaciones:Elabora el Proyecto de convocatoria para entrega de solicitudesa nuevo ingreso en un tanto y desecha el documentoincorrecto.

Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria anuevo ingreso para la autorización respectiva.

Pasa el tiempo.

Continúa la actividad número 3.

En caso de no haber modificaciones:Elabora a original y dos copias el oficio dirigido a la

Coordinación General de Comunicación Social para lapublicación de la convocatoria y recaba en éste la firma delDirector General.

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social laconvocatoria original para su publicación a través del oficiooriginal y distribuye la primera copia al Director General, lasegunda al Subdirector Académico.

Pasa el tiempo.

Una vez publicada la convocatoria e iniciado el periodoestablecido para la recepción de solicitudes, recibe de losaspirantes la documentación curricular solicitada y verifica queeste correcta y completa.

¿Esta correcta y completa?En caso de no estar correcta y completa:Devuelve al aspirante la documentación curricular.

Fin.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓN6

7

8

9

9A

10

11

12

En caso de estar correcta y completa:Elabora la ficha técnica en original con los datos del aspirante.

Turna ficha técnica y documentación curricular al Comité deEvaluación para su valoración y selección, realizándolo a travésde entrevistas, exámenes y ensayos, así como considerando losantecedentes escolares de los aspirantes.

Pasa el tiempo.

Recibe del Comité de Evaluación las fichas técnicas de losaspirantes y la documentación curricular de cada aspirante ylos archiva de manera cronológica temporal.Pasa el tiempo.

Una vez realizada la valoración de los aspirantes a nuevoingreso por parte del Comité de Evaluación, recibe del propioComité la relación de los aceptados y rechazados.

¿Aprueba la evaluación?En caso de no aprobar la evaluación:Notifica al aspirante su descalificación en el proceso deevaluación, elaborando oficio en original y dos copias,entregando el original al aspirante anexando la documentacióncurricular, la cual toma del archivo cronológico temporal, laprimera copia al Director General y la segunda copia alSubdirector Académico.

Fin.

En caso de aprobar la evaluación:Notifica al aspirante su aprobación y derecho a inscribirse a ElColegio, a través de oficio en original y dos copias, entregandoel original al aspirante, la primera copia al Director General y lasegunda al Subdirector Académico.

Pasa el tiempo.

Realiza la inscripción de los alumnos a nuevo ingreso de ElColegio, tomando la documentación curricular del archivocronológico temporal.

Registra en el formato Kardex los datos de los alumnosinscritos y archiva la documentación curricular de maneracronológica permanente en los expedientes de cada alumno.

Fin del procedimiento.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable: Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Selección y registro de aspirantes a nuevo ingreso.

INICIO

Elabora

Proyecto deconvocatoria

Recibe y revisa

Recibe yverifica

Proyecto deconvocatoria

DirectorGeneral

DirectorGeneral

¿Indicamodificaciones?

Elabora yrecaba firma

Elabora ydesecha

No

Si

Envía

− Coordinación Generalde Comunicación Social

− Director General− Subdirector Académico

Documentacióncurricular

1

PresentaDirectorGeneral

Proyectoincorrecto

Proyecto

Proyectoconvocatoria

Devuelve


¿Esta correctay completa? No

Si Aspirante

OficioO-2

Convocatoria

DirectorGeneral

1

1

OficioO-2

Aspirantes

FIN


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− Aspirante− Director General− Subdirector Académico

Recibe

Relación

Comité deEvaluación

Notifica yentrega

Oficio O-2documentación

curricular

¿Apruebaevaluación?

No

Notifica

Si

− Aspirante− Director General− Subdirector

Académico

C

OficioO-2

1

Realiza


Registra

C

C

FIN


Recibe

Turna

Ficha técnica yDocumentación

curricular

C

Ficha técnica yDocumentación

curricular


C

Elabora

C

Ficha técnicaDocumentación

curricular

FIN

Kardex



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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de boletas de calificaciones.

Objetivo: Registrar en un documento oficial las calificaciones de los

alumnos obtenidas de las evaluaciones semestrales realizadas

por los profesores de asignatura.

Frecuencia: Semestral.

NORMAS

Los registros de las evaluaciones se realizarán invariablemente en los

formatos establecidos por la Subdirección Académica.

Los profesores de asignatura entregarán las calificaciones a la

Subdirección Académica a más tardar tres días hábiles posteriores a la

Evaluación correspondiente.

Los alumnos se sujetarán a las formas de evaluación que al inicio del

semestre, instruyan los profesores de cada asignatura.

Las calificaciones serán proporcionadas a los alumnos por la

Subdirección Académica, a través del Departamento de Servicios

Escolares.


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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN


1

2

3

3A

4

5

6

Entrega al inicio del semestre a los profesores de asignatura elformato identificado como “concentrado semestral decalificaciones” en un tanto, el cual deberá ser llenado conformea la norma establecidas.

Pasa el tiempo.

En el periodo de evaluaciones, recaba los formatos “concentrado semestral de calificaciones” debidamenterequisitados de los profesores de asignatura en original y copiaen los cuales están asentadas las calificaciones de los alumnos.

Revisa el correcto llenado de los formatos, atendiendo lasinstrucciones de llenado y las normas establecidas.

¿Está correcto?

En caso de no estar correcto:Devuelve al profesor responsable el concentrado semestral decalificaciones en original y copia para su correcto llenado.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 2.

En caso de estar correcto:Sella de recibido la copia del concentrado semestral decalificaciones y la entrega al profesor de asignatura.

Obtiene del archivo cronológico permanente el kardex de cadaalumno y registra las calificaciones de los alumnos de acuerdocon el concentrado semestral de calificaciones original.

Elabora la boleta de calificaciones por cada alumno en originaly copia y recaba la firma de validación del Subdirector Académico en las boletas y el sello correspondiente de ElColegio, archiva de manera cronológica permanente con elkardex y el concentrado semestral de calificaciones y la boletade calificaciones original y copia.

Pasa el tiempo.


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ÁREA ACT DESCRIPCIÓN7

8

Entrega a los estudiantes en el momento que lo soliciten laboleta de calificaciones correspondiente que obtiene

previamente del archivo cronológico temporal y recaba la firmaen la copia de la boleta de calificaciones por parte del alumno.

Archiva la copia de la boleta de calificaciones de maneracronológica permanente.



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DIAGRAMAS DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Elaboración de boletas de calificaciones.

INICIO

Entrega

Recaba

Sella derecibido yentrega

Devuelve¿Está

correcto?

Concentrado semestralde calificaciones

O-1

Revisa

No

Si

Entrega

FIN

Boleta decalificaciones

O

C

Obtiene yregistra

CElabora

C

Subdirector Académico

Estudiantes


O-1

1

1


O-1

Profesor de Asignatura


O-1

Boleta de calificaciones

Concentrado

semestral de calificaciones

Boleta calificacionesO-1

Archiva

Copia boleta decalificaciones

C

Kardex


O-1

Profesor de Asignatura


O-1


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Control de asistencia del profesorado.

Objetivo: Verificar que se cumpla con las horas de enseñanza-aprendizaje

establecidas en el programa de estudios correspondiente, dando

seguimiento al desarrollo de todas y cada una de las

asignaturas, a través de un registro y control de la asistencia del

cuerpo docente a sus clases.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

El registro de asistencia de los profesores de asignatura se realizará en

los formatos establecidos por la Subdirección de Administración.

El control de asistencia se realizará en forma diaria y puntual,

debiéndose presentar a los Subdirectores Académico y de Administración, un reporte mensual por las incidencias.

Los profesores de asignatura se sujetarán a los lineamientos

establecidos para la asistencia a las cátedras impartidas.


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Subdirector de Administración.

Profesores deasignatura.


1

2

3

4

Elabora las tarjetas de control de asistencia de los profesoresde asignatura y las coloca en el reloj checador.

Registran su asistencia cada vez que asistan a El Colegio aimpartir su cátedra.

Pasa el tiempo.

Cada mes concluido, registra las incidencias en el reporte decontrol de asistencia, elaborando oficio en original y trescopias.

Turna el reporte de control de asistencia, a través del oficiooriginal, a la Subdirección de Administración y distribuye laprimera copia al Director General, la segunda copia alSubdirector Académico y archiva la tercera copia de maneracronológica permanente en el expediente de control deasistencia.

Fin de procedimiento.(Conecta con el procedimiento “elaboración de la nómina”).


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Servicios Escolares.

Nombre del procedimiento: Control de asistencia del profesorado.

INICIO

Elabora ycoloca Registran

FIN

Tarjeta deasistencia

Tarjeta deasistencia

C

Registra yelabora

Turna

− Director General− Subdirector de

Administración− Subdirector Académico

Oficio

Reporte

Control de

asistencia

OficioO-3

Conecta con el procedimiento “Elaboración de Nómina”


Profesor de Asignatura Departamento deServicios Escolares


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Departamento de Docencia

PROCEDIMIENTO

Nombre: Contratación de personal académico.

Objetivo: Contratar nuevos catedráticos en sus tres niveles o en su caso

recontratarlos para futuros semestres, tomando en cuenta su

profesionalidad y responsabilidad.

Frecuencia: Semestral.

NORMAS

La Subdirección Académica publicará una convocatoria en los medios

impresos y se subirá en la página de internet para invitar a los

aspirantes y elegir los que tengan mejor perfil académico.

La Subdirección Académica será la responsable de evaluar la posibilidad

de contratación de profesores de asignatura, cumpliendo siempre conlos perfiles académicos requeridos.

La contratación de profesores de asignatura se sujetará a los

lineamientos establecidos en las leyes laborales, estatutos internos y el

contrato individual de trabajo.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Docencia.

1

2

2A

2A.1

3

4

5

Elabora en un tanto, el proyecto de Convocatoria paraContratación de Profesores de asignatura y la presenta a laautorización del Director General.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General el Proyecto de Convocatoria deContratación de Profesores de asignatura y revisa si indicómodificaciones a la misma.

¿Indica modificaciones?

En caso de haber indicado modificaciones:Elabora el Proyecto de Convocatoria para Contratación deProfesores en un tanto y desecha el documento incorrecto.

Presenta al Director General el Proyecto de Convocatoria paracontratación de profesores para la autorización respectiva.

Pasa el tiempo.

Continúa la actividad número 3.

En caso de no haber modificaciones:Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a laCoordinación General de Comunicación Social para lapublicación de la convocatoria y recaba en éste la firma delDirector General.

Envía a la Coordinación General de Comunicación Social laconvocatoria original para su publicación a través del oficioorigina y distribuye la primera copia al Director General, lasegunda al Subdirector Académico.

Pasa el tiempo.

Una vez publicada la convocatoria e iniciado el procedimientoestablecido para la recepción de solicitudes, recibe de losaspirantes a profesores de asignatura la documentacióncurricular solicitada y verifica que esta completa y correcta.


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5A

6

7

8

9

10

11

¿Esta correcta y completa?

En caso de no estar correcta y completa:Devuelve al aspirante la documentación curricular.

Pasa el tiempo.

Fin.

En caso de estar correcta y completa:Realiza las entrevistas a los aspirantes a profesores deasignatura y archiva de manera cronológica temporal ladocumentación curricular de cada aspirante.

Pasa el tiempo.

Elabora y turna reporte al Subdirector Académico, informandode los aspirantes que cumplen el perfil académico requerido, elcual autoriza la contratación de los profesores de asignaturauna vez analizada la documentación curricular, la cual estomada del archivo cronológico temporal.

Devuelve a los aspirantes no aceptados la documentacióncurricular, la cual es tomada del archivo cronológico temporal.

Notifica a los aspirantes a profesores de asignatura suaceptación a El Colegio, a través de oficio en original y doscopias, entregando el original al aspirante, la primera copia alDirector General y la segunda al Subdirector Académico.

Pasa el tiempo.

Elabora los contratos laborales a los profesores de asignatura,tomando la documentación curricular del archivo cronológicotemporal.

Realiza la contratación de los profesores de asignatura,

archivando conjuntamente con la documentación curricular demanera cronológica permanente.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Docencia.

Nombre del procedimiento: Contratación de personal académico.

INICIO

Elabora

Recibe

Proyecto deConvocatoria

Envía


DirectorGeneral

DirectorGeneral

¿Indicómodificaciones?

Elabora ydesecha


Oficio O-2

Oficio O-2y convocatoria

− Coordinación General deComunicación Social

− Director General− Subdirector Académico

No

Si 1

DocumentaciónIncorrecta


Presenta


Recibe yverifica


DirectorGeneral

1

1

Aspirantes


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1

Notifica

OficioO-2

Elabora

− Aspirante− Director General− Subdirector Académico

Realiza

Contratos yDocumentación

curricular

C

C

FIN

Realizaentrevista


C

Si

¿Estácompleta ycorrecta?

NoDevuelve


Elabora y turnaSubdirector Académico

Reporte

Devuelve Aspirantes


C

Aspirantes

FIN


Contratos


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Evaluación académica.

Objetivo: Realizar evaluaciones a la plantilla de profesores de asignatura,

incluyendo a los profesores investigadores a fin de mejorar la

calidad académica de la institución.

Frecuencia: Mensual.

NORMAS

La evaluación a la plantilla de profesores de asignatura la realizará la

Subdirección Académica.

Se aplicará de manera general a los profesores de asignatura

incluyendo a los profesores-investigadores.

Las respuestas deberán ser con veracidad y certeza por parte de los

profesores, a fin de contar con elementos de análisis para una auto-

evaluación.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Docencia.

1

2

3

4

5

6

Al final de cada semestre, aplica cuestionario a los catedráticosutilizando el formato elaborado para tal fin, el cual contienepreguntas relativas a la cátedra impartida, índice temático,horario asignado, entre otras cosas.

Registra las respuestas formuladas por los profesores,anotando tácitamente en el cuestionario, el cual es aplicado demanera individual en el Departamento de Docencia.

Evalúa y analiza la información asentada en los cuestionarios ydetermina las fallas que pudieran presentarse en la impartición

de la docencia.

Elabora reporte global original para presentarlo al Subdirector Académico, realizando las sugerencias de mejoras que seconsideren pertinentes.

Recibe instrucciones del Subdirector Académico, a fin derealizar actividades de mejora a la impartición de la docencia.

Archiva el reporte de manera cronológica permanente en elexpediente de evaluaciones académicas, conjuntamente conlos cuestionarios aplicados.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Docencia.

Nombre del procedimiento: Evaluación académica.

INICIO

Aplica

Registra

Elabora

Archiva

FIN

Cuestionarios

Cuestionarios

Evalúa y analiza

Cuestionarios

ReporteO

Subdirección AcadémicaProfesores de

Asignatura

Al final delsemestre

Recibeinstrucciones

Subdirección Académica

C

ReporteO

Expediente

Evaluaciones Académicas


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SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

PROCEDIMIENTO

Nombre: Reunión de Consejo Técnico.

Objetivo: Reunir a los integrantes del Consejo Técnico a fin de tratar

asuntos académicos y de investigación de El Colegio.


NORMAS

El Director General convocará mediante oficio a reunión a cada uno de

los integrantes del Consejo Técnico, con una anticipación de por lo

menos tres días a la celebración de la misma.

El Secretario del Consejo levantará el acta correspondiente con las

incidencias y acuerdos que sean tomados.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDirecciónGeneral.

Subdireccióndeinvestigación.

1

2

3

4

5

Convoca a reunión a los miembros del Consejo Técnico,solicitando al Subdirector de Investigación, quien funge comoSecretario, elabore oficio de convocatoria.

Elabora oficio para convocar a reunión, señalando fecha, hora yorden del día y anexando al mismo los documentos de losasuntos a tratar para cada miembro del Consejo.

Pasa el tiempo.

Una vez celebrada la reunión del Consejo Técnico, se formula

el acta en un tanto con las incidencias, acuerdos y recaba lasfirmas correspondientes en cada hoja del acta respectiva,presentándola al Director General para su conocimiento yarchiva el acta de manera cronológica permanente en elexpediente de reuniones de Consejo Técnico.

Consulta el acta y da seguimiento a los acuerdos tomados,solicitando a los miembros del Consejo, informen de losavances de los asuntos tratados para presentarlos en lapróxima reunión.

Pasa el tiempo.

Informa al Director General y a los miembros del ConsejoTécnico en la siguiente reunión del seguimiento realizado a losacuerdos.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Subdirección de Investigación.

Nombre del procedimiento: Reunión de Consejo Técnico.

INICIO

Convoca ysolicita

Elabora

Informa

FIN

DirecciónGeneral

OficioO

Formula,

recaba firmas ypresenta

Subdirección deInvestigación

ConsejoTécnico

Consulta y daseguimiento a

asuntos

Subdirector deInvestigación

ConsejoTécnico

DirecciónGeneral

C

ActaO

Acta

C


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Presentación, control y seguimiento de los proyectos deinvestigación y otras actividades.

Objetivo: Presentar ante el Consejo Técnico los proyectos de investigación

de los investigadores contratados por El Colegio, a fin de que

sean autorizados para su realización; así como llevar un

seguimiento de los mismos.

Frecuencia: Bimestral.

NORMAS

Los investigadores presentarán los proyectos de investigación para

someterlos ante el Consejo Técnico para su revisión y aprobación, así

como el reporte de avance bimestral para conocimiento detallando

además las actividades realizadas.


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SubdireccióndeInvestigación.

1

2

3

3A

4

4A

5

Elabora en original y copia oficio de solicitud de proyectos deinvestigación, dirigido a los investigadores.

Turna oficio original a cada uno de los investigadoressolicitando sus proyectos de investigación y entrega copia alDirector General, estipulando fecha de recepción de losmismos.

Pasa el tiempo.

Recibe de los investigadores los proyectos de investigación enun tanto y analiza que cumpla las líneas establecidas.

¿Cumple líneas de investigación?

En caso de no cumplir :Presenta el Proyecto de Investigación al Consejo Técnico parasu autorización respectiva, por caso de excepción,considerando la importancia del trabajo a desarrollar por elinvestigador.

Continúa actividad número 4.

En caso de cumplir:Presenta al Consejo Técnico para su análisis y aprobación en lareunión convocada para tal fin, el cual somete a laconsideración de los integrantes la aprobación del proyecto.

¿Aprueba el proyecto?

En caso de no aprobar:Turna el proyecto al investigador para su corrección y posteriorpresentación.

Pasa el tiempo.


En caso de aprobar:Notifica al investigador para que inicie el desarrollo del trabajoen base al proyecto de investigación autorizado y archiva elproyecto de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.


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7

7A

8

8A

9

10

Presenta bimestralmente al Consejo Técnico los reportes deseguimiento de los investigadores, elaborando el formato

denominando “Reporte Bimestral” y archiva los mismos demanera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe de los investigadores el documento final y lo presenta alConsejo Técnico para su revisión, en el cual plasma el trabajode investigación desarrollado, analizando los integrantes elcontenido y realizando la aprobación respectiva.

¿Aprueba el Consejo Técnico la investigación?

En caso de no aprobar el Consejo Técnico la investigación:

Turna el trabajo de investigación al investigador para sucorrección y posterior presentación.


En caso de aprobar el Consejo Técnico la investigación :Envía a la Comisión Dictaminadora el documento final deltrabajo de investigación desarrollado, a fin de obtener eldictamen de autorización para la publicación del librorespectivo.

¿Autoriza la Comisión Dictaminadora?

En caso de no autorizar la Comisión Dictaminadora:Turna el trabajo de investigación al investigador para sucorrección y posterior presentación.

Pasa el tiempo.

Continúa actividad número 8.

En caso de autorizar la Comisión Dictaminadora:Elabora en original y dos copias el oficio dirigido a la editorialpara la impresión y publicación del libro y recaba en este lafirma del Director General.

Envía a la editorial el documento final del trabajo deinvestigación desarrollado para llevar a cabo la impresión dellibro correspondiente, a través del oficio original y distribuye laprimera copia al Director General y la segunda copia alInvestigador.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Subdirección de Investigación.

Nombre del procedimiento: Presentación, control y seguimiento de los proyectos deinvestigación y otras actividades.

Investigador

INICIO

Elabora

Turna

1

Recibe y analiza

OficioO-1

ProyectosInvestigadores

¿Cumple líneasde

investigación?

PresentaBimestralmente

Reporte deseguimiento

No

Si


OficioO-1

− Investigadores− Dirección General

Presentaautorización por

excepción

¿Aprueba elproyecto?

No

Si

Consejo Técnico

C

Consejo Técnico

Autorización

Notifica

Presenta ysomete

Investigadores

2


Investigadores

2


1

1

Turna paracorrección

C



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Recibe yPresenta

Documentofinal

No

1

¿Aprueba ElConsejoTécnico

investigación?


Trabajo deinvestigación

Investigador

Si

EnvíaComisión Dictaminadora

¿Autorizadictamen?

Si

Elabora

Envía

Investigador


No

OficioO-2

− Editorial− Director General− Investigador

FIN

Investigador

2

ConsejoTécnico

2

Documentofinal

3

3

Documentofinal

Documentofinal


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Departamento de Biblioteca

PROCEDIMIENTO

Nombre: Adquisición, control y préstamo de libros.

Objetivo: Establecer un control adecuado del material bibliográfico

propiedad de El Colegio, realizando un registro de los libros

adquiridos y prestados a los alumnos y público en general.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

El Departamento de Biblioteca será responsable del uso del material

bibliográfico, solicitando invariablemente identificación oficial del

alumno para el préstamo de los libros.

El préstamo del material bibliográfico se sujetará a la disponibilidad de

ejemplares.

El tiempo para consulta fuera de la biblioteca será de acuerdo a la

demanda que exista de los ejemplares por parte de los alumnos de El

Colegio.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Biblioteca.

1

2

3

4

5

6

7

7A

Realiza inventario de existencias de material bibliográfico en labiblioteca de El Colegio y clasifica los libros por temas, materiasy autores en los anaqueles o libreros.

Analiza el inventario de existencias y detecta la inexistencia delibros a través de la demanda por parte de los estudiantes yprofesores de asignatura, cuando realizan la visita a labiblioteca para consulta del material que sea de su interés yarchiva el inventario de manera cronológica permanente.

Elabora requisición en original y una copia para enviarla al

Subdirector de Administración para la adquisición de libros,recabando en esta la firma del Subdirector de Investigación.

Turna a la Subdirección de Administración la requisiciónoriginal para su adquisición y distribuye la copia al DirectorGeneral para su conocimiento.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Subdirección de Administración la adquisición delos libros solicitados, ya sea por el presupuesto autorizado paratal fin o por medio de donaciones de casas editoriales, por elsector público o privado o por particulares.

Ordena y clasifica la adquisición de los libros para consulta enlos libreros respectivos.

Pasa el tiempo.

Los usuarios de la biblioteca solicitan los libros de su interés yverifica que existan en el acervo bibliográfico.

¿Existen libros?

En caso de no existir :Informa al usuario que se carece del libro solicitado.

Fin.


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9

10

En caso de existir :Entrega el libro solicitado al usuario y elabora vale de

préstamo, recaba la firma de este en el vale de préstamo yarchiva de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Devuelve el usuario el libro solicitado, cancela el vale depréstamo, el cual toma del archivo cronológico temporal yordena el libro en el casillero correspondiente.

Archiva el vale de préstamo de libro de manera cronológicapermanente, el cual servirá para tener un antecedente del usodel acervo bibliográfico.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Biblioteca.

Nombre del procedimiento: Adquisición, control y préstamo de libros.

INICIO

Realiza yclasifica

Analiza yDetecta

inexistencia

Inventario deexistencias


RequisiciónO-1

Turna

RequisiciónO-1

− Subdirección de Administración

− Director General

Recibe

Libros

Subdirección de Administración

Ordena yclasifica

Libros

Inventario deexistencias

C

Subdirección deInvestigación

Solicitan yverifica

¿Existenlibros?

Libros

Usuarios

Informa

No

Si

Usuarios

FIN

Entrega libro yrecaba firma

Vale depréstamo

Devuelve libro,cancela yordena

Vale depréstamo

Archiva

Vale depréstamo

C

C

C

FINUsuarios

Usuarios


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SUBDIRECCIÓN DE VINCULACIÓN

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de

intercambio académico.

Objetivo: Celebrar convenios de intercambio con Instituciones de

educación superior para vincular a El Colegio, en materia de

docencia, investigación, y demás actividades afines a las líneas

de la institución.

Frecuencia: Esporádica.

NORMAS

El Director General será la persona facultada para la firma de contratos

y convenios, de acuerdo con las atribuciones que le confiere el Decreto

de Creación de El Colegio.

La Subdirección de Vinculación verificará que las instituciones de

educación superior con las cuales promueve convenios, sean de amplia

solvencia académica.

La Subdirección de Vinculación dará seguimiento al desarrollo de los

convenios firmados con dichas instituciones.


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Subdirector de Vinculación. 1

2

3

4

4A

5

6

6A

Realiza la vinculación con las instituciones de educaciónsuperior, a través de la investigación y consulta en losdirectorios de universidades de las escuelas afines a lasactividades de El Colegio, las cuales podrán ser nacionales oextranjeras, efectuando la difusión de las actividades querealiza la Institución.

Elabora borrador de convenio para presentarlo al DirectorGeneral y a la Institución con que se vincula, a fin de dar aconocer las cláusulas de derechos y obligaciones.

Turna al Director el borrador de convenio o contrato para suconocimiento y aprobación respectiva.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General el borrador de convenio y verifica silo aprobó.

¿Aprueba el Director General el borrador de convenio?

En caso de no aprobar el Director General el borrador deconvenio :

Realiza las correcciones al borrador de convenio y turnanuevamente el documento corregido y desecha el documentoincorrecto.

Continúa con actividad número 5.

En caso de aprobar el Director General el borrador deconvenio :Envía borrador de convenio o contrato a la institución conquien se vincula, a fin de recibir su aprobación respectiva.

Recibe de la institución el borrador de convenio y verifica si loaprobó.

Pasa el tiempo.

¿Aprueba la institución borrador de convenio?

En caso de no aprobar la institución el borrador de convenio :Realiza las correcciones correspondientes, envía nuevamente eldocumento corregido y desecha el documento incorrecto.


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7

8

9

Continúa con actividad número 7.

En caso de aprobar la institución el borrador de convenio :Concerta a través de llamada telefónica fecha de firma deconvenio entre El Colegio y la institución vinculada, a fin depreparar el acto protocolario, el cual se desarrollara en el lugarque hayan convenido las partes involucradas.

Pasa el tiempo.

En pleno del acto protocolario recaba la firma del DirectorGeneral y el representante de las instituciones académicas,comprometiéndose a llevar a cabo actividades para elmejoramiento recíproco y archiva de manera cronológica

permanente en el expediente de convenios celebrados.

Pasa el tiempo.

Da seguimiento al convenio a través de solicitar a las áreas deEl Colegio, vía económica, las actividades desarrolladas en elámbito de los acuerdos celebrados e informa al directorGeneral mediante tarjeta informativa del desarrollo delconvenio.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área

responsable :

Subdirección de Vinculación.

Nombre delprocedimiento:

Elaboración de Proyectos de contratos y convenios de intercambioacadémico.

INICIO

Elabora

Realiza yconsulta

Borradorconvenio

Instituciones deeducación superior

nacionales yextranjeras

Turna

DirecciónGeneral

DirecciónGeneral

Borrador

convenio

¿Aprueba elirector General

borrador?

Realiza, envía ydesecha

No

EnvíaInstitución

Educación Superior

Si

Recaba firmas

FIN

Concerta

¿Aprueba lainstituciónborrador?

Realiza, envía ydesecha

Borradorconvenio

Da seguimiento

No

Si

Recibe

Borradorconvenio

DirecciónGeneral

DirecciónGeneral

1

Borrador corregido

Borradorconvenio

1

Recibe

Borradorconvenio

2

− Dirección General− Institución de Educación

Superior

2

DirecciónGeneral

Instituciónde Educación

Superior

C

Convenio

Actividadesde las áreas

Borradorconvenio

InstituciónEducación Superior


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SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Departamento de Programación y Evaluación

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

Objetivo: Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por

las áreas de El Colegio, a fin de presentarlo a la Junta de

Gobierno para su autorización respectiva.

Frecuencia: Anual.

NORMAS

El Departamento de Programación y Evaluación recabará las

actividades programadas por las áreas al momento de elaborar el

proyecto de presupuesto del ejercicio siguiente.

La elaboración del Programa Operativo Anual se apegará a loslineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación y

la Contraloría General en materia de elaboración del Presupuesto de

Egresos.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentodeProgramacióny Evaluación.

1

2

2A

3

4

5

5A

Solicita a las áreas a través de oficio en original y dos copiaslas actividades programadas para el ejercicio siguiente,considerando los criterios emitidos por la Secretaría deFinanzas y Planeación y la Controlaría General, distribuyendo eloficio original al área respectiva, la primera copia al DirectorGeneral y la segunda copia al Subdirector de Planeación.

Recibe de las diversas áreas la información programática, laanaliza y concentra y verifica que las metas planteadas seancorrectas y congruentes con el presupuesto programado.

¿Es congruente?

En caso de no ser Congruente :Devuelve la información programática al área respectiva parasu corrección correspondiente.

Pasa el tiempo.


En caso de ser congruente :Elabora el Programa Operativo Anual en original con base en lainformación programática, determina las metas anuales y losporcentajes mensuales por cada actividad y presenta alSubdirector de Planeación para su conocimiento.

Turna al Director General para someterlo a la autorización de laJunta de Gobierno.

Pasa el tiempo.

Recibe del Director General el Programa Operativo Anual yverifica si fue autorizado por la Junta de Gobierno.

¿Autoriza la Junta de Gobierno?

En caso de no haber autorizado la Junta de Gobierno :Recibe para las modificaciones correspondientes, desecha eldocumento incorrecto y posterior presentación.



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7

8

9

9A

10

En caso de haber autorizado la Junta de Gobierno :Turna al Subdirector de Administración para integrarlo al

proyecto de Presupuesto de Egresos del año correspondiente.Pasa el tiempo.

Realiza en hoja de cálculo de excel, de manera mensual, elanálisis de las metas programadas contra las actividadesefectivamente realizadas por El Colegio.

Elabora el reporte de avance mensual en un tanto y presenta alSubdirector de Planeación para su conocimiento y aprobación.

Recibe del Subdirector de Planeación el reporte de avance

mensual y verifica si lo aprobó.

¿Aprueba el reporte de avance mensual?

En caso de no aprobar :Realiza correcciones del reporte de avance mensual delPrograma Operativo Anual y desecha el documento incorrecto.


En caso de aprobar :

Turna el reporte de avance mensual al Subdirector de Administración vía económica, para anexarlo al reporte delejercicio de presupuesto, el cual será presentado a laSecretaría de Finanzas y Planeación.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Programación y Evaluación.

Nombre del procedimiento: Elaboración y avance del Programa Operativo Anual.

INICIO

Recibe, analiza,concentra y

verifica

Informaciónprogramática

Elabora,determina y

presenta

Turna

Solicitainformación

− Director General− Subdirector de

Planeación− Áreas diversas

OficioO-2

¿Escongruente?

Informaciónprogramática

No

Si


ProgramaOperativo Anual

O

− Director General− Junta de

Gobierno

¿Autoriza?

No

Si Modifica ydesecha

Turna

Subdirector Administrativo

Realiza

Devuelve

1

1

Área

2 ProgramaOperativo Anual

O

DocumentoIncorrecto


O2


O

Elabora ypresenta

Reporte deavance

Hoja decálculo

3


1


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FIN

¿Aprueba?

No

Si

Realizacorrecciones y

desecha

TurnaSubdirector

Administrativo

Reporte deavance

Recibe yverifica

Reporte deavance


1

3 Reporte incorrecto

Reporte deavance


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Departamento de Cómputo

PROCEDIMIENTO

Nombre: Asignación de direcciones de red.

Objetivo: Verificar la asignación y detección del funcionamiento de la red

inalámbrica local.

Frecuencia: Diario.

NORMAS

Se hará el cambio de posición del ordenador o direcciones de red, a

menos que en realidad no funcionen los equipos de cómputo dentro de

la Red.

Se deberá solicitar al Departamento de Informática el chequeo del mal

funcionamiento de los equipos de cómputo, para la reasignación de las

direcciones en su debido caso.

La actividad únicamente lo podrá hacer el área de informática.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode Cómputo.

1

2

2A

2A.1

3

Recibe del área solicitante la tarjeta de notificación y el formatode soporte técnico original y le asigna turno de reparación.

Pasa el tiempo.

Verifica el funcionamiento de la dirección de la red en elequipo.

¿Funciona la dirección?

En caso de no funcionar:

Reasigna la dirección de red, en el debido caso de que esta nocumpla con los estándares de operación.

Elabora reporte en original y copia, turna a la Subdirección dePlaneación el original para conocimiento, y archiva copia demanera cronológica permanente en el expediente de apoyotécnico.

Fin.

En caso de funcionar:No se realiza cambio en la dirección de red.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Cómputo.

Nombre del procedimiento: Asignación de direcciones de red.

INICIO

Verificafuncionamiento

Direccionesde red

Recibe y asignaturno

Elabora

Reasigna

¿Funciona

direcciónde red?

No se realizancambios

FIN

Reporte

C

Subdirección dePlaneación

Si

No

reassolicitantes

Formato

Tarjeta denotificación

O

Direccionesde red

FIN

Direccionesde red


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Solicitud de soporte técnico.

Objetivo: Organizar y/o reparar los equipos o señales de red, a fin de

mantenerlos en óptimas condiciones de uso.

Frecuencia: Eventual.

NORMAS

El solicitante deberá llenar un formato de solicitud del mismo, el cual

deberá ser llenado lo más específicamente posible.

Este proceso deberá llevarse a cabo cada vez que ocurra un

desperfecto en su equipo de cómputo.


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Departamentode Cómputo. 1

2

2A

2A.1

3

4

5

Recibe del área solicitante de El Colegio, el reporte dereparación en un tanto, donde solicita la reparación y/omantenimiento de su equipo de cómputo, el cual es ordenadode manera cronológica temporal para su posterior reparación.

Pasa el tiempo.

Analiza el reporte de reparación, que obtuvo del archivocronológico temporal y determina el tipo de reparación ya seade software o hardware, así como si es de su competencia.

¿Es de su competencia?

En caso que no sea de su competencia :Envía equipo de cómputo al proveedor, especificando el tipo defalla para su reparación y archiva el reporte de reparación enun tanto de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe del proveedor el equipo de cómputo reparado para suposterior entrega al usuario.


En caso que sea de su competencia :Realiza la reparación del equipo de cómputo, ya sea en elsoftware y/o hardware, verificando el uso adecuado del mismo.

Entrega el equipo de cómputo al área solicitante, recaba lafirma de recepción en el reporte de reparación y archivamanera cronológica permanente en el expediente de soportetécnico.

Elabora reporte de servicio en original y copia, informando alSubdirector de Planeación de las incidencias detectadas para suconocimiento, archiva la copia del reporte de servicio demanera cronológica permanente en el expediente de soportetécnico.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Cómputo.

Nombre del procedimiento: Solicitud de soporte técnico.

INICIO

Analiza

FIN

Recibe y asignaturno

C

reasolicitante

C

Reporte dereparación

¿Es de sucompetencia?

Envía equipo

Recibe yobtiene

Repara yverifica uso

Entrega equipoy recaba firma


No

Si

C


C

Elabora informe

Reporte deservicio

O-1

reasolicitante

C

Reporte de

reparación

Proveedor

Proveedor

C1

1

Reporte deservicio

O-1


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SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Departamento de Recursos Financieros y Humanos

PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

Objetivo: Determinar la disponibilidad de recursos con que cuenta El

Colegio a una fecha determinada, a fin de ejercer el uso racional

del presupuesto autorizado por la Secretaría de Finanzas y

Planeación.


NORMAS

La determinación del ejercicio del presupuesto se realiza con base en la

Balanza de Comprobación del mes.

Para el ejercicio del presupuesto las áreas considerarán las políticasemitidas por la Secretaría de Finanzas y Planeación y la Contraloría

General.


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ÁREA ACT. DESCRIPCIÓNDepartamentode RecursosFinancieros yHumanos.

1

2

3

4

5

6

7

Recibe del Departamento de Contabilidad la balanza decomprobación del mes en un tanto, la cual contiene losmovimientos y saldos de las cuentas de gasto.

Determina el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuestoen original, entre el presupuesto ejercido y comprometido porcapítulo del gasto, reflejando la disponibilidad de recursos porpartida y capítulo para ejercer en el mes y por el resto delejercicio y archiva la balanza de comprobación de maneracronológica permanente.

Coteja del reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto lapartida 1000 de servicios personales contra la nómina del mesy los honorarios erogados, la cual obtiene del archivocronológico permanente del expediente mensual de nómina,así como los demás capítulos de gasto corriente observando laspolíticas para el uso del gasto emitida por la Secretaría deFinanzas y Planeación.

Realiza en el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto,las transferencias presupuéstales que sean necesarias, dandola suficiencia presupuestal a las partidas de gasto que se vayana ejercer en el periodo.

Elabora en un tanto el Estado del Ejercicio del Presupuestopresentándolo al Subdirector de Administración paraconocimiento y recaba la firma respectiva.

Integra al documento que contiene los Estados Financieros,para ser enviados a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Archiva el reporte del Estado del Ejercicio del Presupuesto demanera cronológica permanente en el expediente de EstadosFinancieros.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado del Ejercicio del Presupuesto.

INICIO

FIN

Determina

Coteja

Realizatransferencias

Elabora yrecaba firmas

Archiva

Integra

Balanza decomprobación

Departamentode contabilidad

Recibe


Secretaría de Finanzasy Planeación

Expediente deEstados

Financieros

C

Nómina

C

Balanza decomprobación

C

Reporte del estadodel Ejercicio del

presupuesto


presupuesto

Reporte del estado

del Ejercicio delpresupuesto


presupuesto


presupuesto

Estados Financieros


presupuesto


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos yEgresos.

Objetivo: Determinar los ingresos y egresos del ejercicio.

Frecuencia: Trimestral.

NORMAS

La determinación del estado se efectúa con base en el Estado

Económico de los Ingresos y Egresos del año anterior, el Estado del

Ejercicio del Presupuesto mensual, la Balanza de Comprobación y el

Estado de Resultados.


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Departamentode RecursosFinancieros yHumanos.

1

2

3

4

5

Realiza el vaciado en el formato de reporte del EstadoEconómico de los Ingresos y Egresos, tomando como base losingresos o el presupuesto ejercido en el año anterior, los cualestoma del archivo cronológico permanente del expediente deEstados Financieros.

Analiza los ingresos aprobados y egresos ejercidos deldocumento de presupuesto del año, el cual toma del archivocronológico permanente.

Determina las variaciones de la Ley de ingresos o presupuestode egresos ejercidos respecto al período anterior y actual yelabora en original el Estado Económico de los Ingresos yEgresos.

Turna de manera económica, el Estado Económico de losIngresos y Egresos original, a la Subdirección de Administración para su conocimiento.

Envía, a través de oficio, original del Estado Económico de losIngresos y Egresos a la Secretaría de Finanzas y Planeación yprevio acuse de recibido, archiva una copia de maneracronológica permanente en el expediente de los Estados

Financieros.



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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable: Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración del Estado Económico de los Ingresos y Egresos.

INICIO

Realiza

Analiza

Turna

Envía

FIN


Determina yelabora

Secretaría de Finanzasy Planeación

C Expediente deEstados

Financieros

Presupuesto delaño

C

Reporte del EstadoEconómico de

Ingresos y Egresos

Estado Económico deIngresos y Egresos

O

OficioO

C


O


O


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PROCEDIMIENTO

Nombre: Elaboración de la nómina.

Objetivo: Determinar los sueldos mensuales del personal realizando los

cálculos de impuestos y retenciones que por Ley deben ser

efectuados.


NORMAS

La nómina de pago se elaborará de acuerdo a los criterios establecidos

por la Secretaría de Finanzas y Planeación en la ley de Egresos del año

correspondiente y a la normatividad fiscal vigente.


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DIAGRAMA DE FLUJO

Área responsable : Departamento de Recursos Financieros y Humanos.

Nombre del procedimiento: Elaboración de la nómina.

INICIO

Realiza cálculosfiscales

Analiza

Elabora y turna

Recibe ydispersa

Elabora yrecaba

FIN

Determina losdías laboradosy descuentos

C

C

Recibos denómina

Subdirector Administrativo

Reportenómina

Formato auxiliar denómina

Tarjeta de

asistencia

Formato auxiliarde nómina

Hoja decálculo

Secretaría deFinanzas yPlaneación

SistemaInstituciónBancaria


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Departamento de Recursos Materiales y de Servicios

PROCEDIMIENTO

Nombre: Solicitud y control de bienes de consumo.

Objetivo: Realizar la entrega a las áreas de El Colegio de los bienes de

consumo para llevar a cabo sus actividades asignadas.

Frecuencia: Diaria.

NORMAS

El Departamento de Recursos Materiales y de Servicios será el

responsable de entregar los bienes de consumo.

El inventario físico de existencias de almacén se realizará de manera

semestral, tal y como lo establece la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo

del Estado y el Código Financiero para el Estado de Veracruz.


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Departamentode RecursosMateriales y deServicios.

1

2

2A

2A.1

2A.2

3

4

5

6

Recibe del área, de manera económica, la solicitud de losbienes consumibles de papelería o de cómputo.

Verifica de manera física la existencia del artículo solicitado.

¿Existe artículo?

En caso de no existir :Solicita vía telefónica al proveedor la mercancía, realizando deesta manera la compra directa del bien o bienes.

Recibe del proveedor la mercancía y la factura en original ycopia y elabora vale de entrada al almacén de bienes y archivade manera cronológica permanente el vale de entrada alalmacén.

Sella de recibido la factura original y copia, devuelve alproveedor la factura original y archiva de manera cronológicapermanente la copia de la misma.


En caso de existir :

Entrega bien o bienes al área solicitante, elabora vale de saliday recaba firma respectiva de la persona que recibe lamercancía y archiva de manera cronológica permanente el valede salida.

Registra en el kardex individual de artículos la salida delalmacén de la mercancía entregada.

Pasa el tiempo.

Elabora reporte mensual de salidas de almacén, turnandomediante oficio original al Departamento de Contabilidad parala afectación contable respectiva de la cuenta de almacén,previo acuse de recibido archiva copia del mismo de maneracronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Realiza inventario físico de existencias de artículos de consumo,cuantifica en cantidad e importe de manera individual y total lamercancía.


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Fecha:Elaboró: Dirección Ge

diagramas procedimientos

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