Diagnostico de Documentos y Archivos
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Es un texto importante en el proceso de la archivística y la gestión documental que se han evidenciado tan importantes en la actualidad. ofrece diversos datos que hacen de apoyo en el aprendizaje y realización del proceso archivístico
Transcript of Diagnostico de Documentos y Archivos
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LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
CDIGO: U-PR-11.005.008 VERSIN: 0.0 Pgina 1 de 3
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL CDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL
1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Identificar las condiciones en las que se encuentran los archivos para detectar deficiencias y oportunidades de manejo y formular estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones. Incluye la identificacin del archivo, de las caractersticas de su infraestructura fsica y el estado en el que se encuentran los documentos. ALCANCE: Comienza con la identificacin de todos los archivos de la Universidad y termina con la elaboracin del informe final. Aplica para las Unidades de Archivo. DEFINICIONES: 1. Deterioro: Alteracin o degradacin de las propiedades fsicas, qumicas y/o mecnicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores. (Fuente: Glosario Archivo General de la Nacin. Acuerdo No. 027-2006). DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Pautas para Diagnstico Integral de Archivos. 2003. Jaimes y Garca. AGN. Bogot. CONDICIONES GENERALES: 1. El procedimiento de diagnostico de documentos y archivos aplica para todos los archivos de la Universidad. 2. Cada Sede aplicar las secciones del diagnstico que requiera de acuerdo con sus necesidades.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE
REGISTROS SISTEMAS DE
INFORMACIN O APLICATIVOS
INFORMTICOS DEPENDENCIA O
UNIDAD DE GESTIN
CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO
1 Identificar los archivos de la Sede
Realizar un listado de la totalidad de archivos de la Sede.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Funcionario asignado
Listado de archivos de la Universidad
Hoja de Calculo en Microsoft
Excel, Documento en Microsoft
Word.
2
Seleccionar los archivos objeto de
diagnstico y elaborar el listado de
archivos a diagnosticar.
Seleccionar los archivos cuyo diagnstico es prioritario de acuerdo con los siguientes criterios: Riesgo de afectacin, Deterioro, Consulta frecuente e Importancia para la ciencia, la
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia
Funcionario asignado
Listado de archivos a
diagnosticar
Hoja de Calculo en Microsoft
Excel, Documento en Microsoft
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LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
CDIGO: U-PR-11.005.008 VERSIN: 0.0 Pgina 2 de 3
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL CDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE
REGISTROS SISTEMAS DE
INFORMACIN O APLICATIVOS
INFORMTICOS DEPENDENCIA O
UNIDAD DE GESTIN
CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO
cultura y la tecnologa. Una vez seleccionados los archivos a los que se les va a aplicar el diagnstico se elabora el listado correspondiente.
Nacional Word.
3 Programar las visitas a los archivos.
Concertar con las dependencias correspondientes, las visitas a los archivos para efectuar el diagnstico. Nota: Estas visitas incluyen entrevistas a los funcionarios y/o encargados de los archivos, y el registro fotogrfico de los archivos y su documentacin.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Funcionario asignado
Programacin de visitas a los
archivos
Hoja de Calculo en Microsoft
Excel, Documento en Microsoft
Word..
4 Aplicar los formatos de diagnstico.
Diligenciar los formatos de diagnstico para las reas de: Identificacin, Infraestructura fsica del Archivo y Caractersticas de la Documentacin.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Funcionario asignado
Formatos de diagnstico
diligenciados.
Hoja de Calculo en Microsoft
Excel
5 Sistematizar la informacin y
elaborar el informe preliminar
Analizar y tabular los datos obtenidos y redactar un informe preliminar.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Funcionario asignado
Informe preliminar
Documento en Microsoft
Word. Hoja de
Calculo en Microsoft
Excel.
-
LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN PROCEDIMIENTO:
DIAGNOSTICO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
CDIGO: U-PR-11.005.008 VERSIN: 0.0 Pgina 3 de 3
PROCESO: GESTIN DOCUMENTAL CDIGO: 11 SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE
REGISTROS SISTEMAS DE
INFORMACIN O APLICATIVOS
INFORMTICOS DEPENDENCIA O
UNIDAD DE GESTIN
CARGO Y/O PUESTO DE TRABAJO
6 Revisar el informe
preliminar por parte de la Unidades de
Archivo
Revisar el informe preliminar por parte del jefe de la Unidad de Archivo correspondiente y formular los ajustes pertinentes.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Jefe de las Unidades de
Archivo Solicitud de
ajustes
Documento en Microsoft
Word. Hoja de
Calculo en Microsoft
Excel.
7 Elaborar el informe final
Ajustar el informe preliminar con base en las observaciones del Jefe de la Unidad de Archivo y elaborar el informe final.
Unidades de Archivo de
Sede Secretaras de
Sedes de Presencia Nacional
Funcionario asignado Informe final
Documento en Microsoft
Word. Hoja de
Calculo en Microsoft
Excel
ELABOR
Divisin de Archivo y Correspondencia Sede Bogot
REVIS Coordinacin UN SIMEGE
APROB Unidades de Archivo de Nivel Nacional, Medelln, Manizales, Bogot y Palmira y
Secretaras de Sede de Presencia Nacional
CARGO
Jefe Divisin de Archivo y Correspondencia
CARGO Analista y Coordinador de UN SIMEGE Nodo Nacional
CARGO Jefes y Coordinadores de Archivo,
Secretarios de Sede de Orinoqua y Caribe, Delegada de la Secretara de
Sede de Amazona
FECHA
Agosto 14 de 2008
FECHA Septiembre De 2008
FECHA 25 de septiembre de 2008
