Diagnostic o
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Órgano de Control Institucional Municipalidad Provincial de Arequipa ------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------ HOJA INFORMATIVA Nº 039-2010-MPA/OCI INFORME DE REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA DE CONFORMIDAD CON LA LEY 28716 A : Lic. Simón Balbuena Marroquín Alcalde Municipalidad Provincial de Arequipa Asunto : Informe de Revisión del Grado Implementación de la estructura de Control Interno - MPA Ref. : Articulo 9° de la Ley Nº 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado. Fecha : Arequipa 30 Noviembre del 2010 _________________________________________________________________________ ______ REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA DE CONFORMIDAD CON LA LEY 28716. I. COMENTARIOS : - Origen de la Actividad de Control . La presente actividad de control se ha efectuado de conformidad a lo dispuesto en el Plan Anual de Control - OCI de Municipalidad Provincial de Arequipa, correspondiente al ejercicio 2010, aprobada con Resolución de Contraloría Nº 015-2010-CG de fecha 21.Ene.2010, la cual considera la Actividad de Control N° 2-0472-2009-008, Revisión de la Estructura de Control Interno – Ley Nº 28716. Asimismo, mediante Oficio Nro. 311-2010-MPA/OCI de fecha 18.Oct.2010, se hace de conocimiento al Alcalde de la MPA el inicio de la Actividad de Control. - Objetivo . ------------------------------------------------------------------------- ----------------------------------------------------------- Actividad de Control Nº 2-0353-2010-010 Página 1 de 36
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Órgano de Control InstitucionalMunicipalidad Provincial de Arequipa-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
HOJA INFORMATIVA Nº 039-2010-MPA/OCI
INFORME DE REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNOMUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA DE CONFORMIDAD CON LA LEY 28716
A : Lic. Simón Balbuena MarroquínAlcalde Municipalidad Provincial de Arequipa
Asunto : Informe de Revisión del Grado Implementación de la estructura de Control Interno - MPA
Ref. : Articulo 9° de la Ley Nº 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
Fecha : Arequipa 30 Noviembre del 2010 _______________________________________________________________________________
REVISIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA DE CONFORMIDAD CON LA LEY 28716.
I. COMENTARIOS:
- Origen de la Actividad de Control.
La presente actividad de control se ha efectuado de conformidad a lo dispuesto en el Plan
Anual de Control - OCI de Municipalidad Provincial de Arequipa, correspondiente al
ejercicio 2010, aprobada con Resolución de Contraloría Nº 015-2010-CG de fecha
21.Ene.2010, la cual considera la Actividad de Control N° 2-0472-2009-008, Revisión de la
Estructura de Control Interno – Ley Nº 28716. Asimismo, mediante Oficio Nro. 311-2010-
MPA/OCI de fecha 18.Oct.2010, se hace de conocimiento al Alcalde de la MPA el inicio de
la Actividad de Control.
- Objetivo.
El objetivo de la presente Actividad de Control Programada es establecer el grado de
implementación y funcionamiento del Control Interno por parte de los funcionarios y
servidores de la Municipalidad Provincial de Arequipa, en cumplimiento de la Resolución
de Contraloría General N° 320-2006-CG y su Guía de Implementación aprobada mediante
Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG.
- Alcance de la Actividad.
La actividad de control comprendió la identificación, clasificación y selección de la
información interna de tipo documental que regule o contenga información relacionada con
los controles establecidos en la Municipalidad Provincial de Arequipa; de esta manera,
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efectuar el análisis de dicha información e identificar las debilidades de control interno y
determinar la respuesta frente a ellos.
- Antecedentes y base legal de la entidad.
La Municipalidad Provincial de Arequipa, es un Órgano de Gobierno Local, se sustenta en
la voluntad y elección popular, tiene como Jurisdicción el distrito capital de la provincia y el
departamento de Arequipa, posee personería jurídica de derecho público interno,
autonomía económica, administrativa y legal en los asuntos de su competencia; se rige por
la Constitución Política del Perú, Ley Orgánica de Municipalidades, su Reglamento Interno
y las Normas Legales de carácter específico que establece el gobierno.
Su organización y funcionamiento se rige por la Ley N° 27972 Ley Orgánica de
Municipalidades y le son aplicables las leyes y disposiciones, que de manera general y de
conformidad con la Constitución Política del Perú, regulan las actividades del Sector
Público Nacional.
Tiene como base legal la siguiente:
Constitución Política del Perú de 1993.
Ley Nº 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, de fecha
18.Abr.2006.
Ley Nº 27972 – Ley Orgánica de Municipalidades.
Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la República.
Resolución de Contraloría General Nº 320-2006-CG.
Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG.
Otras normas legales vigentes que se relacionan, con la ejecución de la presente
Actividad de Control.
II. CONCEPTOS PREVIOS:
EL CONTROL:
Es la actividad dirigida a verificar el cumplimiento de los planes, programas, políticas,
normas y procedimientos. De detectar desviaciones se debe de identificar posibles
acciones correctivas.
EL CONTROL INTERNO :
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El control interno comprende las acciones de cautela previa, simultánea y de verificación
posterior que realiza la entidad sujeta a control, con la finalidad que la gestión de sus
recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
El Control Interno es:
- Previo.
- Simultáneo.
- Posterior.
OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO :
El Control Interno, es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios y servidores
de una entidad, diseñado para enfrentar a los riesgos y para dar seguridad razonable de
que, en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos
gerenciales:
Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economía en las operaciones de la
entidad, así como la calidad de los servicios públicos que presta.
Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de
pérdida, deterioro, uso indebido y actos ilegales, así como, en general, contra todo
hecho irregular o situación perjudicial que pudiera afectarlos.
Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.
Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información.
Fomentar e impulsar la práctica de valores institucionales.
Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores públicos de rendir cuentas
por los fondos y bienes públicos a su cargo o por una misión u objetivo encargado y
aceptado.
SISTEMA DE CONTROL INTERNO :
La Ley de Control Interno de la Entidades del Estado, define como sistema de control
interno al conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
organización, procedimientos y métodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el
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personal, organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecución de los
objetivos institucionales que procura. Asimismo, la Ley refiere que sus componentes están
constituidos por:
El ambiente de control, entendido como el entorno organizacional favorable al
ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento
del control interno y una gestión escrupulosa.
La evaluación de riesgos, que deben identificar, analizar y administrar los factores o
eventos que puedan afectar adversamente el cumplimiento de los fines, metas,
objetivos, actividades y operaciones institucionales.
Las actividades de control gerencial, que son las políticas y procedimientos de control
que imparte el titular o funcionario que se designe, gerencia y los niveles ejecutivos
competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, con el fin de
asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Las actividades de prevención y monitoreo, referidas a las acciones que deben ser
adoptadas en el desempeño de las funciones asignadas, con el fin de cuidar y
asegurar respectivamente, su idoneidad y calidad para la consecución de
los objetivos del control interno.
Los sistemas de información y comunicación, a través de los cuales el registro,
procesamiento, integración y divulgación de la información, con bases de datos y
soluciones informáticas accesibles y modernas, sirva efectivamente para dotar de
confiabilidad, transparencia y eficiencia a los procesos de gestión y control interno
institucional
El seguimiento de resultados, consistente en la revisión y verificación actualizadas
sobre la atención y logros de las medidas de control interno implantadas, incluyendo
la implementación de las recomendaciones formuladas en sus
informes por los órganos del SNC.
Los compromisos de mejoramiento, por cuyo mérito los órganos y personal de la
administración institucional efectúan autoevaluaciones para el mejor desarrollo del
control interno e informan sobre cualquier desviación deficiencia susceptible de
corrección, obligándose a dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones
que se formulen para la mejora u optimización de sus labores.
- LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO:
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Las Normas de Control Interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos y
disposiciones para la aplicación y regulación del control interno en las principales áreas de
la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas las relativas a la gestión
financiera, logística, de personal, de obras, de sistemas de información y de valores éticos,
entre otras. Se dictan con el propósito de promover una administración adecuada de los
recursos públicos en las entidades del Estado.
Los titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia, son
responsables de establecer, mantener, revisar y actualizar la estructura de control interno
en función a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Asimismo, es
obligación de los titulares, la emisión de las normas específicas aplicables a su entidad, de
acuerdo con su naturaleza, estructura, funciones y procesos en armonía con lo establecido
en el presente documento.
Objetivos: Las Normas de Control Interno tienen como objetivo propiciar el fortalecimiento
de los sistemas de control interno y mejorar la gestión pública, en relación a la protección
del patrimonio público y al logro de los objetivos y metas institucionales.
- NORMA GENERAL PARA EL AMBIENTE DE CONTROL:
El componente ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional
favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para
sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de control interno.
Estas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y
fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de
los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.
- NORMA GENERAL PARA LA EVALUACIÓN DE RIESGOS:
El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los
riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración de
una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso de
administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación, valoración o análisis,
manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.
La administración de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar
incorporada en la filosofía, prácticas y procesos de negocio de la entidad, más que ser
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vista o practicada como una actividad separada. Cuando esto se logra, todos en la entidad
pasan a estar involucrados en la administración de riesgos.
- NORMA GENERAL PARA LAS ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL:
El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos
establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la
administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo
a asegurar el cumplimiento de estos.
Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar
consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un análisis de costo-beneficio.
Asimismo, deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los
objetivos de la entidad.
- NORMA GENERAL PARA LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN:
Se entiende por el componente de información y comunicación, los métodos, procesos,
canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de
información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con
las responsabilidades individuales y grupales.
La comunicación es inherente a los sistemas de información, siendo indispensable su
adecuada transmisión al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades.
- NORMA GENERAL PARA LA SUPERVISIÓN:
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación.
Las actividades de supervisión se realizan con respecto de todos los procesos y
operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificación de oportunidades de
mejora y la adopción de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una
cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestión, orientada
a la cautela y la consecución de los objetivos del control interno. La supervisión se ejecuta
continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones, formando parte
del engranaje de las operaciones de la entidad.
III. OTRAS CONSIDERACIONES:
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Con fecha 18.Abr.2006, se promulgo la Ley N° 28716, “Ley del Control Interno de las
Entidades del Estado”, Ley que tiene por objeto establecer las normas para regular la
elaboración, aprobación, implantación, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del
control interno en las entidades del Estado, con el propósito de cautelar y fortalecer los
sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control previo, simultáneo
y posterior, contra los actos y prácticas indebidas o de corrupción, propendiendo al debido y
transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.
Ámbito de aplicación: Las normas contenidas en la presente Ley y aquellas que emita la
Contraloría General de la República son de cumplimiento obligatorio por todas las entidades a
que se refiere el artículo 3º de la Ley Nº 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control
y de la Contraloría General de la República.
Son aplicadas por los órganos y personal de la administración institucional, así como por el
órgano de control institucional, conforme a su correspondiente ámbito de competencia.
El Artículo 6º.- “Obligaciones del Titular y funcionarios” de la Ley N° 28716, establece que son
obligaciones del Titular y funcionarios de la entidad, relativas a la implantación y
funcionamiento del control interno:
a) Velar por el adecuado cumplimiento de las funciones y actividades de la entidad y del
órgano a su cargo, con sujeción a la normativa legal y técnica aplicables.
b) Organizar, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno,
verificando la efectividad y oportunidad de la aplicación, en armonía con sus objetivos,
así como efectuar la autoevaluación del control interno, a fin de propender al
mantenimiento y mejora continua del control interno.
c) Demostrar y mantener probidad y valores éticos en el desempeño de sus cargos,
promoviéndolos en toda la organización
d) Documentar y divulgar internamente las políticas, normas y procedimientos de gestión
y control interno, referidas, entre otros aspectos, a:
i. La competencia y responsabilidad de los niveles funcionales encargados de la
autorización y aprobación de los actos y operaciones de la entidad.
ii. La protección y conservación de los bienes y recursos institucionales.
iii. La ejecución y sustentación de gastos, inversiones, contrataciones y todo tipo de
egreso económico en general.
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iv. El establecimiento de los registros correspondientes respecto a las transacciones
y operaciones de la entidad, así como a su conciliación.
v. Los sistemas de procesamiento, uso y control de la información, documentación
y comunicaciones institucionales.
e) Disponer inmediatamente las acciones correctivas pertinentes, ante cualquier
evidencia de desviaciones o irregularidades.
f) Implementar oportunamente las recomendaciones y disposiciones emitidas por la
propia entidad (informe de autoevaluación), los órganos del Sistema Nacional de
Control y otros entes de fiscalización que correspondan.
g) Emitir las normas específicas aplicables a su entidad, de acuerdo a su naturaleza,
estructura y funciones, para la aplicación y/o regulación del control interno en las
principales áreas de su actividad administrativa u operativa, propiciando los recursos y
apoyo necesarios para su eficaz funcionamiento.
El Artículo 8º.- “Responsabilidad” de la Ley N° 28716, establece que: La inobservancia de la
presente Ley, genera responsabilidad administrativa funcional, y da lugar a la imposición de la
sanción de acuerdo a la normativa aplicable, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal a
que hubiere lugar, de ser el caso.
IV- REVISIÓN DEL GRADO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA.
Mediante Resolución de Alcaldía Nº 0659-2009-MPA de fecha 22.May.2009, se designo al
Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa, en vista de los cambios
producidos de los responsables de las gerencias que lo conforman se resolvió mediante la
Resolución de Alcaldía Nº 1236-2010-MPA de fecha 03.Nov.2010 su recomposición; producto
de la reuniones efectuadas con el Comité de Control Interno, se acordó que una empresa
consultora externa efectúe el Diagnostico de la Estructura del Control Interno de la
Municipalidad Provincial de Arequipa, la misma que se ejecuto con la participación del Órgano
de Control Institucional de la entidad en calidad de veedor y con la participación de los
representantes de diferentes unidades orgánicas; la empresa consultora externa no cumplió
con lo establecido en las bases, el resultado de su trabajo fue desaprobado por los miembros
del Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa.
En cumplimiento del Plan Anual de Control del 2008 y 2009 del Órgano de Control
Institucional de la Municipalidad Provincial de Arequipa, ejecutó la Actividad de Control
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“Evaluación de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa de los años 2008 y
2009”,
Del diagnostico realizado se obtuvo los siguientes resultados:
DIAGNOSTICO DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA
COMPONENTE 2008 2009 Variación 2008 2009
AMBIENTE DE CONTROL 55.00% 59.49% 4.49% Deficiente DeficienteEVALUACION DE RIESGOS 20.00% 9.63% -10.37% Inadecuado InadecuadoACTIVIDADES DE CONTROL 51.00% 50.52% -0.48% Deficiente DeficienteINFORMACION Y COMUNICACIÓN 47.00% 54.56% 7.56% Deficiente DeficienteSUPERVISION 62.00% 72.14% 10.14% Satisfactorio Satisfactorio
RESULTADO FINAL 47.00% 49.27% 2.27% Deficiente DeficienteEscala de Resultados
RANGO (se considera respuestas afirmativas)
CALIFICACIÓN
Puntaje total entre 0.00% 40% InadecuadoPuntaje total entre 40.01% 60% DeficientePuntaje total entre 60.01% 80% SatisfactorioPuntaje total entre 80.01% 100% Adecuado
A efectos de revertir la situación crítica encontrada, el Comité de Control Interno de la
Municipalidad Provincial de Arequipa, planteo una serie de medidas a implantarse por cada
uno de los componentes del Sistema de Control Interno.
A continuación se procederá a detallar el grado de avance de los procesos establecidos por la
Municipalidad Provincial de Arequipa, para la implementación de un adecuado sistema de
control interno y el grado de cumplimiento de los mismos, por cada uno de los componentes
del Sistema de Control Interno.
IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
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A NIVEL DE ENTIDAD
a) AMBIENTE DE CONTROL.
Entendido como el entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores,
conductas y reglas apropiadas para el funcionamiento del control interno y una gestión
escrupulosa.
Estas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas contribuyen al establecimiento y
fortalecimiento de políticas y procedimientos de control interno que conducen al logro de
los objetivos institucionales y la cultura institucional de control.
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
CUADRO RESUMEN COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
COMPARATIVO 2008 - 2009
Satisf
actori
o
Satisf
actori
o
Satisf
actori
o
Defici
ente
Defici
ente
Defici
ente
Defici
ente
Defici
ente
Defic
iente
Satisf
actori
o
Satisf
actori
o
Defic
iente
Satisf
actori
o
Defici
ente
Defici
ente
Inade
cuado
Satisf
actori
o
Defici
ente
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SUB. COMPONENTES
%
AÑO 2008 74.00% 56.00% 66.00% 62.00% 41.00% 57.00% 42.00% 43.00% 55.13%
AÑO 2009 77.41% 52.96% 60.46% 58.29% 19.90% 59.03% 70.66% 77.21% 59.49%
Variación 3.41% -3.04% -5.54% -3.71% -21.10% 2.03% 28.66% 34.21% 4.36%
Filosofia de Dirección
Integridad y Valores Eticos
Administracion Estrategica
Estructura Organizacional
Administracion de Recursos
Competencia Profesional
Asignacion de Autoridad y
Organo de Control Institucional
PROMEDIO
Conforme al cuadro que se presenta, el componente AMBIENTE DE CONTROL, en
general alcanzó un calificativo de “DEFICIENTE”, cuyo resultado representa la
combinación de los factores que contiene, con una mejora en los Sub. Componentes
asignación de autoridad y responsabilidad y el de órgano de control institucional.
Actividades a Ejecutar:
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a.1. Difusión de la normatividad de Control Interno: La misma que consistía en
difundir mediante algún medio (Ejemplo charla, seminario, taller, comunicados,
entre otros) la normatividad de control interno, Ley Nº 28716 y Resolución de
Contraloría Nº 320-2006-CG. Respecto a esta actividad, si bien es cierto la entidad
ha comunicado a las diversas jefaturas respecto a la aprobación de las “Normas de
Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa”. Sin embargo, la entidad
no ha difundido entre los servidores y trabajadores de la entidad sobre la
importancia y el propósito de la normatividad de control interno.
a.2. Integridad y los valores éticos: Elaborar la propia entidad su Código de Ética,
código de conducta, debidamente aprobado y difundido, mediante talleres o
reuniones. Asimismo, la difusión entre los trabajadores la Ley 27815 “Ley del
Código de la Función Pública”. Comunicación de las acciones disciplinarias sobre
violaciones éticas. Respecto a la presente actividad la entidad, no elaboró su propio
Código de Ética, código de conducta, el cuál debió estar aprobado y difundido a fin
de establecer una cultura organizacional basada en principio y valores que rijan las
normas de conducta y estilos de gestión del personal de la Municipalidad. De igual
manera, no se evidencia la difusión entre los trabajadores, la ley Nº 27815 “Ley del
Código de Ética de la Función Pública”, documentos que a la fecha se encuentra
pendiente de implementación.
a.3. Administración estratégica: En cuanto se refiere a la presente actividad la
entidad, estableció el cumplimiento y evaluación del Plan operativo actualizado
conforme al Plan Estratégico Institucional, sobre la base de la misión, objetivos y
actividades de cada unidad orgánica. Al respecto, se observa que no se ha
realizado las evaluaciones en el presente ejercicio en lo que respecta al plan
estratégico, por lo que, no se puede evidenciar sobre el cumplimiento de su plan
estratégico y operativo conforme a la normatividad legal vigente. Asimismo, se
observa que no efectuó la revisión de la estructura organizacional de la entidad, en
cada unidad orgánica sobre la base de los procesos, operaciones, tipo y grado de
autoridad en relación con los niveles jerárquicos, canales y medios de
comunicación.
a.4. Estructura organizacional, Competencia profesional y Asignación de autoridad
y responsabilidades: En relación a los presentes rubros, se determino que se
debían actualizar los siguientes documentos normativos de Gestión: Plan
Estratégico Institucional, Plan Operativo Institucional, Reglamento Interno de
Trabajo, Organigrama, Reglamento de Organización y Funciones – ROF, Manual de
Organización y Funciones – MOF, Manuales de Procedimientos Administrativos –
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MAPRO, Cuadro de Asignación de Personal – CAP, Presupuesto Analítico de
Personal PAP y el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA. Los
instrumentos de gestión están debidamente aprobados para los períodos que
corresponden, sin embargo, su actualización no corresponde a los cambios y/o
deficiencias detectados que presentan dichos instrumentos de gestión, lo que debe
conllevar a que se efectúe una evaluación de los mismos y valorar su contribución
y/o colaboración en la gestión de la entidad.
a.5. Administración de recursos humanos: En el presente rubro se determino que la
entidad debía de contar con procedimientos documentados para: • Reclutamiento •
Selección • Inducción • Desarrollo (capacitación) • Evaluación • Registro.
Documentos que a la fecha se encuentran pendientes de implementación. Que todo
el personal de la entidad ocupe una plaza en le PAP y que su cargo este incluido en
el CAP. Se cuente con un plan de formación y capacitación de personal. Y que el
personal que ocupa cargo en la entidad cuente con la competencia establecida. Al
respecto, se observa que las exigencias señaladas en el presente sub. componente
no han sido cumplidas, en tal sentido, dichos documentos y procedimientos, a la
fecha se encuentra pendiente de implementación.
a.6.Órgano de Control Institucional: Para implementar el presente rubro, se determino
que:
a) El OCI debe de contar con los recursos humanos, materiales y financieros que
le permitan el adecuado desempeño de sus funciones.
b) La Alta Dirección debe de atender oportunamente los requerimientos
formulados por el OCI.
c) La Alta Dirección debe de implementar oportunamente las recomendaciones
formuladas por el OCI.
Respecto a los puntos antes indicados la entidad ha cumplido parcialmente con el
primer punto, por cuanto a la fecha mantiene equipos de cómputo obsoletos.
Respecto a los dos puntos siguientes, el Titular de la Entidad, conjuntamente con la
Gerencia Municipal parcialmente atienden oportunamente los requerimientos
formulados por el OCI y en lo que se refiere a la implementación oportuna de las
recomendaciones formuladas por el OCI, en el presente año se ha evidenciado
avance progresivo en el mismo.
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b) LA EVALUACIÓN DE RIESGOS.
El componente evaluación de riesgos abarca el proceso de identificación y análisis de los
riesgos a los que está expuesta la entidad para el logro de sus objetivos y la elaboración
de una respuesta apropiada a los mismos. La evaluación de riesgos es parte del proceso
de administración de riesgos, e incluye: planeamiento, identificación, valoración o análisis,
manejo o respuesta y el monitoreo de los riesgos de la entidad.
ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DEL COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
CUADRO RESUMEN COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS
COMPARATIVO 2008 - 2009
Inadecuado Inadecuado
Inadecuado
InadecuadoInadecuado
InadecuadoInadecuadoInadecuadoInadecuadoInadecuado
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SUB. COMPONENTES
%
AÑO 2008 13.00% 14.00% 40.00% 11.00% 20.00%
AÑO 2009 4.15% 10.77% 9.23% 14.36% 9.63%
Variación -8.85% -3.23% -30.77% 3.36% -10.37%
Planeamiento de la Administración de
RiesgosIdentificacion de Riesgos Valoracion de Riesgos Respuesta al Riesgo PROMEDIO
La aplicación del cuestionario al personal, en sus diferentes niveles de la
Municipalidad, se obtuvo para el COMPONENTE EVALUACIÓN DE RIESGOS
un resultado de “INADECUADO” debido a que no existe un Plan de
Administración de Riesgos, que establezca la difusión de lineamientos y políticas
para la administración de riesgos, no se tiene identificadas las áreas de alto
riesgo de la entidad, por consiguiente no han desarrollado actividades
destinadas a reducir los riesgos, tampoco hay capacitación del personal en este
sentido, no hay evaluaciones periódicas del riesgo.
Actividades a Ejecutar: Respecto al presente componente se identifico las actividades a
realizar, como son:
b.1. Planeamiento de la gestión de riesgos: Es el proceso de desarrollar y
documentar una estrategia clara, organizada e interactiva para identificar y valorar
los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro de los
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objetivos. Se deben desarrollar planes, métodos de respuesta y monitoreo de
cambios, así como un programa para la obtención de los recursos necesarios para
definir acciones en respuesta a riesgos.
b.2. Identificación de los riesgos: En la identificación de los riesgos se tipifican todos
los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos de la entidad debido a
factores externos o internos. Los factores externos incluyen factores económicos,
medioambientales, políticos, sociales y tecnológicos. Los factores internos reflejan
las selecciones que realiza la administración e incluyen la infraestructura, personal,
procesos y tecnología.
b.3. Valoración de los riesgos: El análisis o valoración del riesgo le permite a la
entidad considerar cómo los riesgos potenciales pueden afectar el logro de sus
objetivos. Se inicia con un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos
que se hayan decidido evaluar. El propósito es obtener la suficiente información
acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia,
tiempo, respuesta y consecuencias.
b.4. Respuesta al riesgo: La administración identifica las opciones de respuesta al
riesgo considerando la probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al
riesgo y su relación costo/beneficio. La consideración del manejo del riesgo y la
selección e implementación de una respuesta son parte integral de la
administración de los riesgos.
Respecto a la ejecución de las presentes actividades, se encuentran pendientes de
implementación.
c) ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL.
El componente actividades de control gerencial comprende políticas y procedimientos
establecidos para asegurar que se están llevando a cabo las acciones necesarias en la
administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad,
contribuyendo a asegurar el cumplimiento de estos.
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CUADRO RESUMEN
COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIALCOMPARATIVO 2008 - 2009
Satis
factor
io
Satis
factor
io
Satis
factor
io
Satis
factor
io
Inade
cuad
o
Defic
ient
e
Inade
cuad
o
Inade
cuad
o
Inade
cuad
o
Defic
iente
Defic
iente
Satis
factor
io
Defic
iente
Satis
factor
io
Defic
ient
e
Inade
cuad
o
Satis
factor
io
Inade
cuad
o
Defic
iente
Inade
cuad
o
Inade
cuad
o
Defic
iente
-60%
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SUB. COMPONENTE
%
AÑO 2008 62.00% 42.00% 27.00% 58.00% 39.00% 25.00% 79.00% 78.00% 78.00% 26.00% 51.40%
AÑO 2009 79.49% 56.58% 59.23% 64.79% 35.56% 10.00% 59.26% 31.11% 79.40% 29.74% 50.52%
Variación 17.49% 14.58% 32.23% 6.79% -3.44% -15.00% -19.74% -46.89% 1.40% 3.74% -0.88%
P rocedimiento de
Autorización y
Segregación de Funciones
Evaluación Costo
Beneficio
Control sobre el Acceso a
los Recursos
Verificaciones y
Conciliacione
Evaluacion de desempeño
Rendicion de cuentas
Documentacion de
procesos,
Revision de procesos,
actividades y
Controles para las
tecnologias P ROMEDIO
La aplicación de los cuestionarios al personal de servidores de Alta Dirección, Gerentes,
Sub. Gerentes y Personal Administrativo se obtuvo para el COMPONENTE
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL un resultado como “DEFICIENTE” debido a
que la verificación de funciones tiene limitantes, no se cuenta con políticas y
procedimientos para la evaluación de desempeño, y el sistema informático tiene
limitaciones, que no permiten la optimización de la información.
Actividades a Ejecutar: Respecto al presente componente se identifico las actividades a
realizar, como son:
1. Establecer que las actividades y procedimientos de control estén de acuerdo con
los resultados esperados (costo beneficio). Considerando como premisa básica que
el costo no supere el beneficio que se puede obtener. Al respecto, se evidencia que
no se efectuó la identificación de los controles a implementar y su respectivo
costeo, su beneficio a obtener y su evaluación de costos a implementarse y su
confrontación de su contribución a fin de minimizar los riesgos.
2. Instaurar las políticas y procedimientos documentados para la utilización y
protección de los recursos o archivos de la Municipalidad. Al respecto se evidencia
que la entidad cuenta con los controles correspondientes para el acceso a los
recursos o archivos de la entidad, dichas autorizaciones de uso y custodia recaen
en servidores o en la respectiva unidad orgánica obligada a rendir cuentas de esta
responsabilidad.
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3. Definir y formalizar con documentos de carácter institucional los indicadores de
desempeño para los procesos, actividades y tareas, para prevenir y corregir
deficiencias que puedan afectar el logro de los objetivos y metas de la
Municipalidad. Al respecto, se evidencia que no se cuenta con un proceso que
permita determinar los resultados de la entidad a nivel global con la finalidad de
estimar el desempeño institucional sobre la base de los objetivos previstos en los
planes estratégicos institucionales. Situación que permitiría implementar medidas
correctivas constituyéndose en un mecanismo de mejora continua en la gestión de
la entidad, maximizando la eficacia del control en la utilización de los recursos
disponibles.
4. La entidad debe de implementar formalmente la evaluación del desempeño de la
gestión institucional para asegurar el cumplimiento de sus objetivos. Al respecto, la
entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de implementación.
5. El titular de la entidad debe de cumplir con enviar la rendición de cuentas
correspondiente. Se ha evidenciado que el titular de la entidad cumplió con remitir la
rendición de cuenta exigida según norma.
6. Establecer políticas y procedimientos escritos para la administración de los
sistemas de información y asegurar su correcta operatividad, sugiriendo lo
siguientes controles:
Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales
los controles de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones
de desarrollo, producción y soporte técnico.
Segregación de funciones.
Controles de acceso general, es decir, seguridad física y lógica de los equipos
centrales.
Continuidad en el servicio.
Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de
implementación.
7. Definir los mecanismos de autorización para la realización de proyectos, revisiones,
pruebas y aprobaciones para actividades de desarrollo de nuevos sistemas
requeridos por la Municipalidad. Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha
se encuentra pendiente de implementación.
8. Diseñar el Plan Operativo Informático, que al menos cumpla con las siguientes
etapas:
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(i) Definición de los recursos.
(ii) Planificación y organización
(iii) Requerimiento y salida de datos o información
(iv) Adquisición e implementación
(v) Servicios y soporte
(vi) Seguimiento y monitoreo.
Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de
implementación.
9. Elaborar, mantener y actualizar periódicamente un Plan de Contingencias,
debidamente autorizado y aprobado donde se mencione los procedimientos de
recuperación de datos con el fin de afrontar situaciones de emergencia. Al respecto,
la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de implementación.
10. Diseñar un Programa de Planificación y Administración de Seguridad que
comprenda lo siguiente:
Definición de controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los
equipos centrales).
Creación de perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados,
creación de usuarios con accesos propios (contraseñas) y tener actualizado la
relación de cada usuario con el perfil correspondiente.
Los programas informáticos (software) de la entidad cuenten con licencias y
autorizaciones de uso.
Los sistemas de información cuenten con controles y sistemas que eviten el
acceso no autorizado a la información.
Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de
implementación.
11. Implementar con personal capacitado y permanente con la finalidad de brindar un
adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologías de la Información y
Comunicación (TIC) que cuenta la Municipalidad.
Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de
implementación.
12. Definir y formalizar con documentos de carácter institucional las políticas sobre el
cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule
de las funciones.
Al respecto, la entidad no ha cumplido, a la fecha se encuentra pendiente de
implementación.
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d) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
Se entiende por el componente de información y comunicación, los métodos, procesos,
canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regular, aseguren el flujo de
información en todas las direcciones con calidad y oportunidad. Esto permite cumplir con
las responsabilidades individuales y grupales.
CUADRO RESUMEN
COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACIONCOMPARATIVO 2008 - 2009
Defic
iente De
ficien
te
Defic
ient
e
Inade
cuad
o
Inade
cuad
o
Inade
cuad
o
Inade
cuad
oSatis
factor
io
Satis
factor
io
Satis
factor
io
Def
icie
nte
Def
icie
nte
Satis
fact
orio
Def
icie
nte
Satis
fact
orio
Satis
fact
orio
Def
icie
nte
Inad
ecua
do
Inad
ecua
do
Adec
uado
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SUB. COMPONENTE
%
AÑO 2008 47.00% 24.00% 72.00% 38.00% 19.00% 19.00% 53.00% 75.00% 76.00% 47.00%
AÑO 2009 49.83% 57.69% 66.67% 13.25% 57.61% 16.98% 61.20% 91.62% 76.24% 54.56%
Variación 2.83% 33.69% -5.33% -24.75% 38.61% -2.02% 8.20% 16.62% 0.24% 7.56%
Funciones y caracteristicas de la
información
Informacion y responsabilidad
Calidad y suficiencia de la
información
Sistemas de información
Flexibilidad al cambio
Archivo institucional
Comunicación interna
Comunicación externa
Canales de comunicación
PROMEDIO
La aplicación de los cuestionarios al personal de la Municipalidad en sus diferentes
niveles, se ha obtenido para EL COMPONENTE INFORMACIÓN Y COMUNICACION un
resultado como “DEFICIENTE” debido a que aún no se ha implementado un sistema de
información en la Municipalidad y no se cuenta con un archivo institucional.
Además, como se aprecia en el grafico comparando los promedios obtenidos en el 2008
en relación al 2009 se observa que el año 2008 se obtuvo el calificativo de DEFICIENTE
con el puntaje de 47.00 % y en el año 2009 de DEFICIENTE con el puntaje de 54.56 %
con una variación positiva de 7.56 %.
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Actividades a Ejecutar: Respecto al presente componente se identifico las actividades a
realizar, como son:
d.1. Implementación de sistema de información interno: Se identifico que la
Municipalidad Provincial de Arequipa debe de implementar el sistema de
información interna, dicha actividad estuvo a cargo de la Sub Gerencia de
Estadística e Informática, la misma que se encuentran pendiente de
implementación, lo que no ayuda a la toma de decisiones gerenciales y no
proporciona información confiable y oportuna.
d.2. Elaboración de manuales e instructivos del sistema de información: Se
determino que la entidad debe de elaborar de manuales e instructivos del sistema
de información. Dicha actividad estuvo a cargo de la Sub Gerencia de Estadística e
Informática, la misma que se encuentran pendiente de implementación.
d.3. Soporte y mantenimiento de los sistemas de información: Se identifico que la
Municipalidad Provincial de Arequipa debe de establecer lineamientos sobre
Soporte y mantenimiento de los sistemas de información, dicha actividad estuvo a
cargo de la Sub Gerencia de Estadística e Informática, la misma que se encuentran
pendiente de implementación.
d.5. Administración, preservación y conservación de archivo institucional: En lo
que refiere a la Administración, preservación y conservación de archivo institucional,
cuya implementación estuvo a cargo de la Oficina de Secretaría General, la misma
que se encuentran pendiente de implementación.
d.6. Regulación de procedimientos en las comunicaciones internas y externas: En
lo que refiere a la Regulación de procedimientos en las comunicaciones internas y
externas, cuya implementación estuvo a cargo de la Oficina de Secretaría General,
la misma que se encuentran pendiente de implementación.
d.7. Obtener periódicamente la opinión de los usuarios sobre el sistema de
información, registrando los reclamos e inquietudes: cuya implementación
estuvo a cargo de la Sub. Gerencia de Relaciones Públicas y Prensa, la misma que
se encuentra pendiente de implementación.
d.8. Ambientes ubicados y ambientados adecuadamente para la preservación y
conservación de la información y documentación, los cuales sean utilizados
como archivo institucional: cuya implementación estuvo a cargo de la Oficina de
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Secretaría General, la cual ha quedado pendiente por la falta de un local a ser
utilizado como archivo institucional.
d.9. Se cuenta con una unidad orgánica especializada para administrar el archivo
institucional con procedimientos documentados para el archivo de la
documentación y la información con la finalidad de proporcionarla confiable y
oportunamente: implementación ha cargo de la Oficina de Secretaría General,
pendiente de implementar.
e) SUPERVISIÓN.
El sistema de control interno debe ser objeto de supervisión para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentación. Para ello la
supervisión, identificada también como seguimiento, comprende un conjunto de
actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la entidad, con
fines de mejora y evaluación. Dichas actividades se llevan a cabo mediante la prevención
y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de mejoramiento.
CUADRO RESUMEN
COMPONENTE SUPERVISIONCOMPARATIVO 2008 - 2009
Sat
isfa
ctor
io
Sat
isfa
ctor
io
Sat
isfa
cto
rio
Def
icie
nte
Sat
isfa
ctor
io
Sat
isfa
ctor
io
Sat
isfa
ctor
io
Sat
isfa
cto
rio
0%
20%
40%
60%
80%
100%
SUB. COMPONENTE
%
AÑO 2008 64.00% 66.00% 56.00% 62.00%
AÑO 2009 65.13% 71.85% 79.43% 72.14%
Variación 1.13% 5.85% 23.43% 10.14%
Actividades de prevención y monitoreo
Seguimiento de resultados Compromiso de mejoramiento PROMEDIO
La aplicación de los cuestionarios al personal de la Municipalidad en sus diferentes
niveles, se ha obtenido para el COMPONENTE SUPERVISION un resultado como
“SATISFACTORIO” debido a que en el desarrollo de sus actividades se realizan acciones
de supervisión, y la opinión de los trabajadores en el sentido que las deficiencias y
problemas detectados en el monitoreo se registran y comunican para la toma de acciones
correctivas. Respecto de la implementación de recomendaciones que formula el OCI, se
realizan en la medida de lo posible y de acuerdo a la disponibilidad de tiempo.
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Además, como se aprecia en el grafico comparando los promedios obtenidos en el 2008
en relación al 2009 se observa que el año 2008 se obtuvo el calificativo de
SATISFACTORIO con el puntaje de 62.00 % y en el año 2009 de SATISFACTORIO con
el puntaje de 72.14 % con una variación positiva de 10.14.
Actividades a Ejecutar: Respecto al presente componente se identifico las actividades a
realizar, como son:
e.1. Monitoreo de actividades y operaciones de la institución: Respecto a la
presente actividad, se determino que la entidad debe de contar con procedimientos
documentados para el monitoreo de las actividades y operaciones de la entidad,
documentos que a la fecha se encuentra pendiente de aprobación.
e.2. Índices de verificación para medidas correctivas: En el presente rubro se
determino que la entidad debe de llevar un registro de las debilidades o deficiencias
detectadas por el monitoreo, actividad que a la fecha se encuentran pendiente de
implementación.
e.3. Seguimiento de medidas correctivas: La entidad debe de realizar el seguimiento
de las acciones correctivas hasta su implementación. Actividades que a la fecha se
encuentran pendiente de implementación.
e.4. Autoevaluaciones de la gestión: Respecto a la presente actividad, se determino
que la entidad debe de realizar autoevaluaciones de la gestión, actividades que a la
fecha se encuentran pendientes de implementación.
e.5. Plan de mejoramiento institucional: En el presente rubro se determino que la
entidad debe de contar con un plan de mejoramiento institucional, actividad que a la
fecha se encuentran pendiente de implementación.
e.6. Cada unidad orgánica estableció mediante documento las políticas y
procedimientos de supervisión, prevención y monitoreo a fin de lograr sus
objetivos y metas previstas: Se ha evidenciado que los reportes de los resultados
de la supervisión y las correcciones efectuadas y además los logros obtenidos no
han sido registrados, por lo cual no se puede afirmar que haya existido monitoreo
implementado por la entidad, impidiendo que se haya facilitado la adopción de
medidas correctivas en forma oportuna.
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e.7. La entidad no ha realizado periódicamente las evaluaciones independientes sobre
aspectos de gestión y de control interno a cargo de los órganos del Sistema
Nacional de Control- SNC (CGR, OCI, SOA).
V. LIMITACIONES EN LA EJECUCION DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL.
Para el desarrollo de la presente Actividad de Control, no se contó con los informes
oportunamente, por parte de las unidades orgánicas que tienen la responsabilidad de
implementar la recomendaciones señaladas en la Hoja Informativa Nº 036-2009, hechos que
ha originado una limitación para efectuar la presente actividad de control, la cual se hace
constar en el presente Informe.
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VI. CONCLUSION.
1. Como resultado de la evaluación efectuada a la estructura de control interno de la
Municipalidad Provincial de Arequipa, por los períodos 2008 y 2009, realizada en base a la
aplicación de cuestionarios de control interno aplicados a los servidores de la Alta
Dirección, Gerentes y Sub. Gerentes y Personal Administrativo, se obtuvo como resultado
una apreciación general de que el nivel de implementación de la Estructura de control
Interno es DEFICIENTE. A continuación se presenta el nivel de implementación de la
estructura de control interno por cada componente de los períodos 2008 y 2009:
RESUMEN TOTAL POR COMPONENTE
COMPONENTE 2008 2009 Variación 2008 2009AMBIENTE DE CONTROL 55.00% 59.49% 4.49% Deficiente DeficienteEVALUACION DE RIESGOS 20.00% 9.63% -10.37% Inadecuado InadecuadoACTIVIDADES DE CONTROL 51.00% 50.52% -0.48% Deficiente DeficienteINFORMACION Y COMUNICACIÓN 47.00% 54.56% 7.56% Deficiente DeficienteSUPERVISION 62.00% 72.14% 10.14% Satisfactorio Satisfactorio
RESULTADO FINAL 47.00% 49.27% 2.27% Deficiente Deficiente
2. Como resultado de la revisión del grado de implementación de la estructura del
sistema de control interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa, a la fecha se
tiene pendiente las recomendaciones señaladas en la Hoja Informativa Nº 036-2009,
dichos pendientes se muestran en el Anexo Nº 01, el cual se adjunta al presente.
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VII. RECOMENDACIONES.
En mérito a las conclusiones expuestas en el presente Informe y con el propósito de contribuir a una correcta y eficiente gestión de la Municipalidad Provincial de Arequipa, se recomienda lo siguiente:
Al Alcalde de la Municipalidad Provincial de Arequipa
1.- Que la Gerencia Municipal, disponga bajo responsabilidad de los Órganos Competentes,
para que en un tiempo perentorio, cumplan con las actividades encomendadas
relacionadas a la implementación del Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Provincial de Arequipa. (Conclusión Nº 02)
2.- Disponga que el Comité de Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa,
evalué el grado de avance de la implementación de las Normas de Control Interno y
plantee los correctivos necesarios, a fin de cumplir con los objetivos pre establecidos en el
cronograma de actividades. Asimismo, se de inicio a la segunda etapa de implementación
de las normas de control interno de la entidad. (Conclusión Nº 02)
3.- Que la Gerencia Municipal, disponga bajo responsabilidad de los Órganos Competentes,
cumplan con publicar en el portal de la entidad las Normas de Control Interno de la
Entidad, a fin de dar a conocer las mismas a todos los funcionarios y servidores de la
entidad. (Conclusión Nº 02)
4.- Que la Gerencia Municipal, disponga bajo responsabilidad de los Órganos Competentes,
cumplan con difundir entre todos los funcionarios y servidores de la entidad, la
normatividad de control interno, así como los fines y objetivos que persigue la misma.
(Conclusión Nº 02)
5.- Disponga la conformación de un Comité Evaluador Permanente de la Estructura del
Control Interno de la Municipalidad Provincial de Arequipa. La misma que debe de
encargarse de: La evaluación permanente de la razonabilidad de los controles internos de
la entidad, la evaluación e implementación de las recomendaciones realizadas por los
Órganos del Sistema Nacional de Control en sus Memorandos de Control Interno,
Proponer las modificaciones y/o incorporaciones correspondientes de las normas de
control interno de la entidad. (Conclusión Nº 02).
Arequipa, Noviembre 30 del 2010.
CPCC Rolando Almeida Benavente
Auditor II
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ANEXO Nº 01
CUADRO DE RECOMENDACIONES PENDIENTES DE IMPLEMENTACIÓN
RECOMENDACIONES
Componente Ambiente de Control
1. Se difunda mediante algún medio (Ejemplo charla, seminario, taller, comunicados, entre otros) la normatividad de C.I. relacionada con:• Ley Nº 28716 – Ley de C.I. de las entidades del Estado.• N.C.I. aprobadas por R. Contraloría Nº 320-2006-CG.
2. Se elabore su propio código de Ética, código de conducta, debidamente aprobado y difundido, mediante talleres o reuniones, que permitan establecer una cultura organizacional basada en principios y valores que rijan las normas de conducta y estilos de gestión del personal de la Municipalidad.
3. Se difunda entre los trabajadores, la Ley Nº 27815 “Ley del Código de Ética de la Función Pública” con el fin de influenciar convincentemente de su cumplimiento para beneficio de un mejor servicio a los usuarios internos y externos de la entidad.
4. El plan operativo debe estar alineado con el plan estratégico institucional.5. Se debe de desarrollar la administración estratégica en la Municipalidad, tendiendo a la
elaboración y cumplimiento de sus planes estratégicos y operativos previstos en la normatividad legal.
6. Se debe de efectuar la revisión de la estructura organizacional de la Municipalidad sobre la base de la misión, objetivos y actividades de cada unidad orgánica, ajustándola a la realidad, en el marco de eficiencia y eficacia que contribuya al cumplimiento de los objetivos de la entidad, la cual debe contener los procesos, operaciones, tipo y grado de autoridad en relación con los niveles jerárquicos, canales y medios de comunicación.
7. Los siguientes documentos de gestión deben de encontrarse actualizados:• Plan Estratégico Institucional. • Plan Operativo Institucional.• Reglamento Interno de Trabajo • Organigrama • ROF• MOF • MAPRO • CAP • PAP • TUPA
8. Debe de verificarse que todas las personas que laboran en la entidad ocupen una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignación de Personal (CAP), con la finalidad de programar los puestos y contratación del personal estrictamente necesario para cubrir los puestos vacantes para el cumplimiento de los objetivos de cada unidad orgánica de la Municipalidad.
9. Se debe de contar con políticas y procedimientos documentados para la administración de Recursos Humanos: reclutamiento, selección, inducción, capacitación, compensación, bienestar social, evaluación y registro de personal.
10. Se debe de contar con un plan de formación y capacitación del personal, con la participación de todas las áreas y dar cumplimiento al mismo.
11. Se debe de efectuar la evaluación del personal que ocupa cada cargo de trabajo, y comprobó si cuentan con las competencias establecidas en el perfil del cargo de acuerdo con las funciones y responsabilidades asignadas.
12. La Alta Dirección debe de atender oportunamente los requerimientos formulados por el OCI.
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13. La Alta Dirección debe de implementar oportunamente las recomendaciones formuladas por el OCI.
Componente Evaluación de Riesgos
14. Se debe de contar con un documento que establezca los objetivos, metodología y lineamientos para la administración de riesgos en la entidad.
15. Se debe de contar con un registro de los principales riesgos de la entidad.
16. La Entidad debe de cuantificar los riesgos en términos de cuánto afectarían a las operaciones/servicios (impacto) y la probabilidad de su ocurrencia.
17. Se debe de realizar los planes de capacitación sobre administración de riesgos a todas las unidades orgánicas de la Municipalidad, a fin de uniformizar su concepción y definir la metodología, estrategias, tácticas y procedimientos para ejecutar el proceso de administración de riesgos.
18. La entidad debe contar con los procedimientos para minimizar la ocurrencia de los principales riesgos.
Componente Actividades de Control Gerencial
19. Se debe de establecer las actividades y procedimientos de control estén de acuerdo con los resultados esperados (costo beneficio). Considerando como premisa básica que el costo no supere el beneficio que se puede obtener.
20. Se debe de instaurar las políticas y procedimientos documentados para la utilización y protección de los recursos o archivos de la Municipalidad.
21. Se debe de definir y formalizar con documentos de carácter institucional los indicadores de desempeño para los procesos, actividades y tareas, para prevenir y corregir deficiencias que puedan afectar el logro de los objetivos y metas de la Municipalidad.
22. La entidad debe de implementar formalmente la evaluación del desempeño de la gestión institucional para asegurar el cumplimiento de sus objetivos.
23. Se debe de establecer políticas y procedimientos escritos para la administración de los sistemas de información y asegurar su correcta operatividad, sugiriendo lo siguientes controles: Sistemas de seguridad de planificación y gestión de la entidad en los cuales los controles
de los sistemas de información deben aplicarse en las secciones de desarrollo, producción y soporte técnico.
Segregación de funciones. Controles de acceso general, es decir, seguridad física y lógica de los equipos centrales. Continuidad en el servicio.
24. Se debe de definir los mecanismos de autorización para la realización de proyectos, revisiones, pruebas y aprobaciones para actividades de desarrollo de nuevos sistemas requeridos por la Municipalidad.
25. Se debe diseñar el Plan Operativo Informático, que al menos cumpla con las siguientes etapas:(vii) Definición de los recursos.(viii) Planificación y organización (ix) Requerimiento y salida de datos o información (x) Adquisición e implementación(xi) Servicios y soporte (xii) Seguimiento y monitoreo.
26. Se debe de elaborar, mantener y actualizar periódicamente un Plan de Contingencias, debidamente autorizado y aprobado donde se mencione los procedimientos de recuperación de datos con el fin de afrontar situaciones de emergencia.
27. Se debe de diseñar un Programa de Planificación y Administración de Seguridad que
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comprenda lo siguiente:Definición de controles de acceso general (seguridad Física y Lógica de los equipos
centrales).Creación de perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los empleados, creación
de usuarios con accesos propios (contraseñas) y tener actualizado la relación de cada usuario con el perfil correspondiente.
Los programas informáticos (software) de la entidad cuenten con licencias y autorizaciones de uso.
Los sistemas de información cuenten con controles y sistemas que eviten el acceso no autorizado a la información.
28. Se debe de implementar con personal capacitado y permanente con la finalidad de brindar un adecuado servicio de soporte técnico para las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) que cuenta la Municipalidad.
29. Se debe de definir y formalizar con documentos de carácter institucional las políticas sobre el cambio frecuente de contraseñas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones.
Componente Información y Comunicación
30. Se debe de diseñar, evaluar e implementar mecanismos necesarios para asegurar la calidad y suficiencia de la información como parte del sistema de control interno.
31. Se debe de solicitar periódicamente a los usuarios opinión sobre el sistema de información registrándose los reclamos e inquietudes.
32. Se debe de establecer políticas y procedimientos de archivo adecuados para la preservación y conservación de los documentos e información (archivos electrónicos, magnéticos y físicos).
33. Se debe de organizar una unidad orgánica que se encargue de administrar la documentación e información generada por la Municipalidad.
34. Se debe de dotar de ambientes que sean utilizados como archivo institucional y que cuenten con una ubicación y acondicionamiento apropiado.
35. La entidad debe de implementar un sistema de información interno que ayude a la toma de decisiones gerenciales con los correspondientes manuales e instructivos.
36. Se debe contar con documentos que permitan afirmar que el sistema de información interno implementado proporciona información confiable y oportuna.
37. La entidad debe brindar soporte y mantenimiento a los sistemas de información.
38. La entidad debe de contar con una unidad orgánica especializada para la administración del archivo institucional.
39. La entidad debe contar con ambientes adecuados para la preservación y conservación de la información y documentación.
40. La entidad debe contar con procedimientos documentados que regulen las comunicaciones internas y externas.
Componente de Supervisión41. Se debe de establecer mediante documento los documentos las políticas y procedimientos
de supervisión, prevención y monitoreo que deben lograr los objetivos y metas previstas por cada unidad orgánica, debiendo evidenciar o reportar los resultados de la supervisión, las correcciones efectuadas y los logros obtenidos.
42. Se debe de contar con procedimientos documentados para el monitoreo de las actividades y operaciones de la entidad.
43. Debe de existir documentos que permita afirmar que el monitoreo implementado en la entidad facilita la adopción de acciones correctivas en forma oportuna.
44. La entidad debe de llevar un registro de las debilidades o deficiencias detectadas por el monitoreo.
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Órgano de Control InstitucionalMunicipalidad Provincial de Arequipa-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
45. La entidad debe de realizar el seguimiento de las acciones correctivas hasta su implementación.
46. La entidad debe de realizar autoevaluaciones de la gestión.
47. La entidad debe de realizar autoevaluaciones de control interno.
48. La entidad debe de realizar periódicamente evaluaciones independientes sobre aspectos de gestión a cargo de los órganos del SNC (CGR, OCI y SOA)
49. La entidad debe de realizar periódicamente evaluaciones independientes sobre control interno a cargo de los órganos del SNC (CGR, OCI y SOA)
50. La entidad debe de contar con un plan de mejoramiento institucional.
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