DIA 2-IMPORTANCIA DE LOS ESTUDIOS PREVIOS Y...

Capacitador

JORGE GUILLERMO ORTEGA RUBIOAbogado

Especialista en Ciencias Administrativas y Constitucionales

• FINES DE LA CONTRATACIONo Cumplimiento de los fines del Estado

•(Art. 2 Constitucional)

o Prestación continua y eficiente de losservicios públicos

o Garantía de la efectividad de los derechos e intereses de los administrados.

o Cumplimiento de una función social

• BASES• 1. ELABORACIÓN DEL PLAN DE ANUAL DE

ADQUISICIONES Artículo 74 Ley 1474 de 2011

Artículos 2.2.1.1.1.4.1 ‐ 2.2.1.1.1.4.2 ‐ 2.2.1.1.1.4.3 ‐2.2.1.1.1.4.4Decreto 1082 de 2015

• 2. EL DESARROLLO DE LOS ESTUDIOS PREVIOS –ESTUDIOS DEL SECTOR.

Artículos 2.2.1.1.2.1.1 ‐ 2.2.1.1.1.6.1 ‐ 2.2.1.1.1.6.2Decreto 1082 de 2015

LEY 1474 DE 2011 Estatuto Anticorrupción

• ARTÍCULO 74. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS. Publicación a más tardar el 31 de enero de cada año, en su respectiva página web el Plan de Acción para el año siguiente:

Especificación de: Objetivos Estrategias Proyectos Metas Responsables Planes generales de compras (Plan Anual de Adquisiciones) Distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los

indicadores de gestión.

Circular externa No. 2 de 16 de agosto de 2013 Colombia Compra Eficiente

Elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones – Clasificador de Bienes y Servicios.

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas/20130 816circular2paa.pdf

Registro Único de ProponentesRUP.

(Artículos 2.2.1.1.1.5.1 al 2.2.1.1.1.5.7 Decreto 1082 de 2015) Nacional Público Oneroso

Obligatorio para procesos de Selección Abreviada y Licitación Pública Función de la Administración Pública ejercida por particulares.

Circular externa No. 12 de 5 de mayo de 2014 Colombia Compra Eficiente Elaboración –

Clasificador de Bienes y Servicios. (Artículo 2.2.1.2.5.2. Decreto 1082 de 2015)

http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/normativas /20140505circular12.pdf

Articulo 25 Ley 80 de 19937. La conveniencia o inconveniencia delobjeto a contratar y las autorizaciones yaprobaciones para ello, se analizarán oimpartirán con antelación al inicio delproceso de selección del contratista o al dela firma del contrato, según el caso.

Jorge Guillermo Ortega Rubio

Articulo 25 Ley 80 de 199312. Con la debida antelación a la apertura delprocedimiento de selección o de la firma delcontrato, según el caso, deberán elaborarselos estudios, diseños y proyectos requeridos,y los pliegos de condiciones.


Autorizaciones legales, cuando éstas se requieran.Constitución Política de Colombia

Artículos150 Numeral 9 (Congreso al Gobierno),189 Numeral 23 (Presidente facultades),

300 Numeral 9 (Asamblea al Gobernador),313 Numeral 3 (Concejo al Alcalde).

Concejo MunicipalParágrafo 4

Articulo 32 Ley 1551/2012

1. Contratación de empréstitos.2. Contratos que comprometan vigenciasfuturas.3. Enajenación y compraventa de bienesinmuebles.4. Enajenación de activos, acciones ycuotas partes.5. Concesiones.6. Las demás que determine la ley.

Autorización

PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES


Establecer losítems de acuerdocon el tipo decontrato


Estudio de precios de mercado


Determinar lospermisos, licencias yautorizacionesrequeridos(Si hay lugar)


Determinar elimpactoeconómico, social,ambiental (Si haylugar)


Elaboración del Presupuesto


Determinación del Sistema de Precios

Selección de la forma de pagoAnticipoPago AnticipadoParcialesVencimientos


Determinación Modalidad de selección del contratista

Licitación PúblicaSelección AbreviadaConcurso de MéritosContratación DirectaContratación de mínima cuantía


Programación de la contratación

Cumplimiento de las etapas precontractualesPropias de cada modalidad de selección


Programación del desarrollo del contrato

Plazo de ejecución

Liquidación


Elaboración de los estudios previos

Proyecto de pliego


PlaneaciónProgramación Estudios proceso

CONTRATO


NulidadDemandas

IndemnizacionesEjecución

ContratoProceso de Selección


DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

DECLARATORIA DE NULIDAD ABSOLUTA DEL CONTRATO;

REPLANTEAR ALGUNOS ASPECTOS DEL CONTRATO RELACIONADOS CON EL BIEN O SERVICIO CONTRATADO

REPLANTEAR LA NECESIDAD DE REALIZAR OBRAS O SERVICIOS NO PREVISTOS EN EL CONTRATO

ADICIONES EN OBRAS, BIENES O SERVICIOS


Decreto 1082Mayo 26 de 2015

SECCIÓN 2ESTRUCTURA Y DOCUMENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

SUBSECCIÓN 1PLANEACIÓN


Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos. Los estudios

y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de

pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Deben permanecer a

disposición del público durante el desarrollo del Proceso de

Contratación y contener los siguientes elementos, además de los

indicados para cada modalidad de selección: (…)

Artículo 2.2.1.1.2.1.1. Estudios y documentos previos (…)

1. La descripciónde la necesidadque la EntidadEstatal pretendesatisfacer con elProceso deContratación.


Dotar a laadministración deelementosnecesarios para elfuncionamiento yatención al usuario.


2. El objeto a contratar,con sus especificaciones,las autorizaciones,permisos y licenciasrequeridos para suejecución, y cuando elcontrato incluye diseño yconstrucción, losdocumentos técnicos parael desarrollo del proyecto.


Objeto:Adquisición de papelería e

insumos de oficina.


3. La modalidad de selección del contratista y sujustificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.

Licitación Pública

Selección Abreviada

Concurso de Méritos

Contratación Directa

Contratación de Mínima Cuantía



4. El valor estimado del contrato y la justificación delmismo. Cuando el valor del contrato esté determinado porprecios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la formacomo los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto enla estimación de aquellos. (…)

Estudios del sector


Decreto 1082 de 2015SUBSECCIÓN 6

ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO Y DE LOS OFERENTES POR PARTE DE LASENTIDADES ESTATALES

Artículo 2.2.1.1.1.6.1. Deber de análisis de las Entidades Estatales.La Entidad Estatal debe hacer, durante la etapa deplaneación, el análisis necesario para conocer el sectorrelativo al objeto del Proceso de Contratación desde laperspectiva legal, comercial, financiera, organizacional,técnica, y de análisis de Riesgo. La Entidad Estatal debedejar constancia de este análisis en los Documentos delProceso



4. (…) La Entidad Estatal no debe publicar lasvariables utilizadas para calcular el valorestimado del contrato cuando la modalidad deselección del contratista sea en concurso deméritos. Si el contrato es de concesión, laEntidad Estatal no debe publicar el modelofinanciero utilizado en su estructuración.



5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable.


Artículo 2.2.1.1.2.2.2. Ofrecimiento más favorable. La EntidadEstatal debe determinar la oferta más favorable teniendo en cuentalas normas aplicables a cada modalidad de selección delcontratista.En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, laEntidad Estatal debe determinar la oferta más favorable teniendoen cuenta: (a) la ponderación de los elementos de calidad y preciosoportados en puntajes o fórmulas; o (b) la ponderación de loselementos de calidad y precio que representen la mejor relación decosto‐beneficio. Si la Entidad Estatal decide determinar la oferta deacuerdo con el literal (b) anterior debe señalar en los pliegos decondiciones: (…)


6. El análisis de Riesgo y la forma de mitigarlo.



7. Las garantías que la Entidad Estatal contemplaexigir en el Proceso de Contratación.


Circular Externa No. 5 de 16 de septiembre de 2013

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo enlos Procesos de Contratación (Versión 1)A. Riesgos en el Proceso de ContrataciónB. Estructura de la administración de riesgos1. Establecer el contexto2. Identificar y clasificar los Riesgos


Circular Externa No. 5 de 16 de septiembre de 2013

Manual para la Identificación y Cobertura del Riesgo en los Procesos deContratación (Versión 1)A. Riesgos en el Proceso de ContrataciónB. Estructura de la administración de riesgos3. Evaluar y calificar los Riesgos4. Asignación y tratamiento de los Riesgos5. Monitorear los RiesgosC. ¿Qué se debe incluir en los Documentos del Proceso de Contratación y enlaaudiencia de asignación de Riesgos?.


Decreto 1082 de 2015Artículo 2.2.1.2.3.1.2. Clases de garantías.

Las garantías que los oferentes o contratistaspueden otorgar para asegurar elcumplimiento de sus obligaciones son:1. Contrato de seguro contenido en unapóliza.2. Patrimonio autónomo.3. Garantía Bancaria.


Decreto 1082 de 2015

Artículo 2.2.1.2.3.1.1. Riesgos que deben cubrir las garantías en la contratación. El cumplimiento de las obligaciones surgidas en favor de las Entidades Estatales con ocasión de:(i) la presentación de las ofertas;(ii) los contratos y su liquidación; y(iii) los riesgos a los que se encuentran expuestas las Entidades

Estatales, derivados de la responsabilidad extracontractualque pueda surgir por las actuaciones, hechos u omisiones desus contratistas y subcontratistas, deben estar garantizadas enlos términos de la ley y del presente título.



8. La indicación de si el Proceso deContratación está cobijado por un AcuerdoComercial.


ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS ECONÓMICO DE SECTOR

El análisis del sector económico permite establecer el contexto delProceso de Contratación, identificar algunos de los Riesgos y determinarlos requisitos habilitantes.

El análisis del sector debe cubrir tres áreas:

A. Análisis del mercadoB. Análisis de la demandaC. Análisis de la oferta

A. Análisis del mercado

Incluye: • La importancia del sector en el contexto local y

nacional.• Datos históricos de desempeño.• Participación del sector en el PIB nacional y en

el PIB industrial.• Empleo que genera.• Principales cifras comerciales.

Económico:

Los factores que influyen en el poder de compra ylos patrones de gasto de las Entidades Estatales yotros compradores, tales como:• Cambios en los presupuestos.• Cambios en las formas de adquisición.• Cambios en los ciclos de producción.• Fluctuaciones del valor de las materias primas y

costos de producción.• Inflación, devaluación y otros índices

económicos.

Internacional:Incluye aspectos como:• Acuerdos Comerciales.• Comportamiento del mercado.• Fluctuación de precios internacionales de

los bienes o servicios y de sus Materiasprimas e insumos.

• Información de importación y exportacióndel bien o servicio.

• Impacto de las tasas de cambio.

Técnico:Las condiciones técnicas y tecnológicas delobjeto del Proceso de Contratación, incluyendoel estado de la innovación y desarrollo técnicoque permite crear nuevos productos yoportunidades de mercado y las nuevastendencias como:• Cambios tecnológicos.• Amplitud de la oferta de bienes tecnológicos.• Especificaciones de calidad y tiempos de

entrega.

Legal:

La Entidad Estatal debe identificar la normativavigente aplicable al objeto del Proceso deContratación, tanto la que influye en el mercadodel bien o servicio como la que regula laactividad de los proveedores y compradores demanera particular, incluyendo las normasambientales y los cambios recientes en laimplementación y el impacto de talesmodificaciones.

B. Análisis de la demanda

La Entidad Estatal debe tener en cuenta lascondiciones en las cuales ha adquirido en el pasadoel bien o servicio objeto del Proceso de Contratacióny cómo lo han hecho otras Entidades Estatales.

SECOP: Mecanismo de consulta de losDocumentos del Proceso en los cuales la EntidadEstatal puede determinar las especificacionestécnicas solicitadas y las modalidades de contrataciónutilizadas.

B. Análisis de la demandaA. Adquisiciones previas de la Entidad Estatal:

Las Entidades Estatales deben analizar elcomportamiento de sus adquisiciones anterioresdel bien o servicio, teniendo en cuenta:

• Modalidad de selección del contratista.• Objeto del contrato.• Cantidad del bien o servicio.• Las autorizaciones, permisos y licencias requeridas para su ejecución,

y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentostécnicos para el desarrollo del proyecto.


• Valor de los contratos y forma de pago.• Número de contratos suscritos para el efecto y

vigencias de los mismos.• Vigencia de los contratos.• Presupuesto con cargo al cual han sido

ejecutados los contratos (inversión ofuncionamiento) y si ha habido lugar a vigenciasfuturas.

• Oferentes que han participado en los procesosde selección y contratistas.


• Comportamiento de los contratistas, imposición desanciones.

• Condiciones de pago establecidas en los contratosanteriores.

• Cronograma del Proceso de Contratación, teniendoen cuenta tiempos y lugar de entrega luego de lafirma del contrato.

• Garantías exigidas en los Proceso de Contratación ysiniestros.

B. Histórico de compras o adquisiciones deotras Entidades Estatales y otrosconsumidores del bien o servicio:

• Identificar y analizar cómo han sido otros Procesosde Contratación realizados por otras EntidadesEstatales, especialmente si dichos Procesos deContratación se han desarrollado por EntidadesEstatales grandes que hacen adquisiciones por altosmontos de dinero y tienen presencia a nivel nacional.Estas entidades pueden ser las Fuerzas Militares,ICBF, SENA, DIAN, entre otras.

• Revisar la información de la forma en que losproveedores del bien o servicio lo suministran aparticulares en condiciones de volumen, cantidad ycalidad comparables.

C. ANÁLISIS DE LA OFERTAPara el análisis de la oferta, lasEntidades Estatales debencontestar las siguientes preguntas:

• ¿Quién vende?:

Identificar los proveedores en el mercadonacional del bien o servicio y a quienes quehan participado como oferentes y contratistasen Procesos de Contratación con EntidadesEstatales.

Sistema de Información y Riesgo Empresarial (SIREM)

¿Cuál es la dinámica de producción, distribución yentrega de bienes o servicios?:

La Entidad Estatal debe conocer el proceso deproducción, distribución y entrega de los bienes oservicios, los costos asociados a tales procesos,cuáles son las formas de distribución y entrega debienes o suministro del servicio.

¿Cuál es la dinámica de producción, distribución yentrega de bienes o servicios?:

Ejemplo, el proveedor que necesita la EntidadEstatal puede ser proveedor de materias primas,fabricante, importador, ensamblador, distribuidormayorista, distribuidor minorista, intermediario,transportador, etc.

DISPONIBILIDAD Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Diseñar e implementar escenarios y procedimientos de solicitudde información a los potenciales oferentes. Condicionesmínimas va a solicitar información (fechas, si va a hacerlo enreuniones o por escrito, qué información va a solicitar, a quiénessolicitará información, etc.) y definir el procedimiento parahacerlo como formatos de solicitud de cotización o deinformación que permitan una participación uniforme del mayornúmero posible de interesados.

Analizar es la logística asociada al objeto delcontrato.

Incluye las actividades de las áreas de compras,producción, transporte, almacenamiento ydistribución.

Producción:

Conocer los métodos de producción de los potencialesproveedores con los que van a contratar cierto producto.

La Entidad Estatal debe conocer el costo de adquirir productos porfuera de un pedido planeado ya que probablemente estos van a sermás altos.

Determinar si existen oportunidades de obtener descuentos porvolumen o de agregar demanda con otras Entidades Públicas paraobtener mejores condiciones.

Distribución:

La Entidad Estatal debe conocer cómo funciona el transporte y cuáles son lostiempos de entrega que manejan los potenciales proveedores con los que van acontratar cierto producto.

En caso de que los tiempos deentrega no sean flexibles,dependiendo del bien oproducto, la Entidad Estatalpuede contar con inventariosmayores para prevenir el riesgode desabastecimiento quepodría ser crítico en bienes querequieren suministro constante,por ejemplo suministro depapelería.

• La Entidad Estatal contrata a un proveedorque tenga la capacidad de suministrar ydistribuir el producto en todos los lugaresrequeridos y maneja los pedidos einventario de cada lugar.

• La Entidad Estatal cuenta con un centro dealmacenamiento

Es la cantidad deexistencias bien seade materia prima,producto en proceso oproducto terminadoque hay endeterminadomomento.

Inventario

ESTUDIOS DEL SECTOR EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA Y CONTRATACIÓN DIRECTA

El análisis del sector hace partede la planeación del Proceso deContratación y materializa losprincipios deplaneación, de responsabilidad yde transparencia consagradosen la Ley 80 de 1993.

El estudio del sector es necesario en losProcesos de Contratación. La modalidad deselección del Proceso de Contratación no esrelevante para determinar la procedencia ono del análisis del sector.

ESTUDIOS DEL SECTOR EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA Y CONTRATACIÓN DIRECTA

A. Contratación directa

El análisis del sector debe tener en cuenta el objeto del Proceso deContratación, las condiciones del bien o servicio y las ventajas querepresenta para la Entidad Estatal contratar el bien o servicio con elaspirante correspondiente, la forma como se acuerda la entrega debienes o servicios, los plazos, cantidades contratadas, forma de pago yde entrega y en general demás condiciones previstas por las partes.

Debe permitir a la Entidad Estatal sustentar su decisión de hacer unacontratación directa, la elección del proveedor y la forma en que se pactael contrato desde el punto de vista de la eficiencia, eficacia y economía.

La Entidad Estatal debe consignar en losDocumentos del Proceso, bien sea enlos estudios previos o en la informaciónsoporte de los mismos, una reflexiónsobre el sector.

En un contrato de prestación de serviciosprofesionales, el análisis del sector depende delobjeto del contrato y de las condiciones deidoneidad y experiencia que llevan a contratar ala persona natural o jurídica que está encondiciones de desarrollar el objeto del Procesode Contratación.

EJEMPLO:

Si se trata de la contratación de un abogado parallevar un proceso judicial, la Entidad Estatal debehacer una reflexión sobre la necesidad de contratar elservicio y las condiciones de los Procesos deContratación que ha adelantado la Entidad Estatal enel pasado para contratar ese tipo de servicios,teniendo en cuenta plazos, valor y forma de pago.

B. Mínima Cuantía

En los Procesos de Contratación demínima cuantía el alcance delestudio de sector debe serproporcionado al valor del Procesode Contratación, la naturaleza delobjeto a contratar, el tipo de contratoy a los Riesgos identificados para elProceso de Contratación.

Si el objeto a contratar es muyimportante para la EntidadEstatal o si los Riesgos exigen untratamiento especial como en elcaso que se ofrezcancomúnmente en el mercadoplazos largos de entrega del bieno servicio, entonces el análisis desector debe ser más complejo yagregar mayor informacióngeneral y detallada de lospotenciales proveedores y elsector.

• Análisis estadístico:

Para entender el comportamiento de losdatos que componen la muestra,existen medidas de tendencia central ydispersión que permiten hacerinferencias5 sobre su comportamiento:

• Análisis gráfico:

El objetivo de construir gráficos es tener una herramientapara analizar el comportamiento general de los datos eidentificar sus características principales. Quien hace elanálisis debe acudir al análisis grafico antes de realizarotros tipos de análisis pues la ayuda visual permite sacarconclusiones respecto al comportamiento de los datoscon los que se cuenta. A continuación presentamosalgunos de los tipos de gráficos disponibles, quien haceel análisis debe decidir con qué herramienta se sientecómodo.

B. Fuentes de Información

Fuentes de información que usted puede consultar parallevar a cabos su estudio del sector:

Ley 1712 de 2014(6 de marzo)

"POR MEDIO DE LA CUAL SE CREA LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Y SE

DICTAN OTRAS DISPOSICIONES".


Ley 1712 de 2014(6 de marzo)

Articulo 9 y 10 Información relacionada con la

contratación, plan anual de adquisiciones


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