FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR

Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 1 4 GFA – RH037

Actualizado

Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Para uso exclusivo de MEXFAM, A.C. / Prohibida su reproducción.

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE: Asistente de Gerencia Oficinas de

Apoyo.

FUNDACIÓN MEXICANA PARA LA PLANEACIÓN FAMILIAR

Día Mes Año Página Total/Páginas Código

Elaborado 01 04 2013 2 4 GFA – RH037

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Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

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Descripción del Puesto Titulo del Puesto Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

Unidad de Adscripción Oficinas de Apoyo.

Jefe inmediato Gerente de Operaciones/Gerente de Relaciones Interinstitucionales/Gerente

de Servicios Médicos.

Responsabilidad Apoyar en todos los procesos administrativos y secretariales que garanticen

eficientemente el desarrollo de la operación de las Gerencias.

Funciones

Llevar el control de la agenda de la Gerencia.

Apoyar en la logística de eventos institucionales, al interior y exterior de O. A.

Contestar y canalizar las llamadas telefónicas recibidas en la Gerencia.

Organizar y controlar el archivo físico y computacional de la Gerencia.

Tramitar y realizar el pago por servicios contratados (compras y capacitación).

Solicitar y comprobar los gastos por viáticos de toda la Gerencia.

Proporcionar información a otras Gerencias y Jefaturas en Oficinas de Apoyo.

Actividades

Agendar los compromisos, juntas y proyectos de la Gerencia. Atender a participantes en cursos de capacitación, y a las visitas que vienen a tratar asuntos de índole laboral del área de servicios médicos. Asistir a los eventos realizados por la Gerencia de forma interna o externa. Canalizar las llamadas telefónicas según corresponda y tomar nota de los recados cuando el personal de la Gerencia esta de comisión o ausente. Recibir y canalizar la correspondencia al personal de la Gerencia. Archivar todos los documentos generados por la Gerencia. Resguardar y controlar los expedientes de la Gerencia. Mantener actualizadas y resguardadas (respaldos) las bases de datos, así como los archivos de cómputo que se utilizan en la Gerencia. Elaborar las solicitudes de compras, viáticos y pagos diversos. Realizar la comprobación correspondiente de viáticos y pagos diversos. Enviar correspondencia y materiales de forma interna y usuarios externos que tienen relación con la Gerencia.

Colaborador directo Ninguno. Colaborador indirecto Ninguno. Relaciones internas Gerentes Oficinas de Apoyo/Personal de Oficinas de Apoyo. Relaciones externas Usuarias y Usuarios de los servicios médicos y programas sociales.

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Elaborado 01 04 2013 3 4 GFA – RH037

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Unidad Administrativa Gerencia de Finanzas y Administración Documento Descripción y Perfil del puesto: Asistente de Gerencia Oficinas de Apoyo.

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Perfil

Escolaridad Bachillerato Técnico (Administración, contabilidad, secretarial, archivo).

Titulado (Deseable). Trunco en área de Ciencias Sociales (deseable).

Idioma o Lengua Inglés, 100 % Requiere alcanzar 14 puntos del factor idioma (Interpretar

documentos escritos, lectura).

Formación Carrera administrativa. Servicios médicos. Salud Sexual y Reproductiva

(Deseable). Área de Ciencias Sociales. Interés y sensibilidad a temas sociales.

Experiencia

Un año controlando agenda a nivel Gerencial.

Un año participando en la organización de eventos, talleres y cursos.

Atender y canalizar llamadas de usuarios (as) (conmutador).

Un manejando conmutador o teléfono multilinea.

Un año realizando actividades de archivo y control de expedientes.

Un año recepción, control y entrega de correspondencia y materiales.

Un año en control de gastos por viáticos y su comprobación.

Realizar inventarios, control de materiales y papelería de oficina.

Proporcionando información básica sobre servicios de salud.

Áreas de conocimiento especifico

Manejo de Office en un 100%.

Temas de salud sexual y reproductiva (deseable).

Control, registro de gastos y principios básicos de contabilidad (Deseable).

Trámites bancarios.

Control de citas, formación de expedientes y resguardo de archivo.

Manejo de computadora, copiadora, fax y conmutador.

Uso de Internet y Redes Sociales.

Excelente ortografía y redacción.

Manejo de accesorios y papelería usada en oficinas.

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Elaborado 01 04 2013 4 4 GFA – RH037

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Habilidades Y Competencias

Establecer relaciones interpersonales positivas con las personas que trata.

Amabilidad y disposición para atender a personas o usuarios.

Capacidad para trabajar en equipo.

Atender tareas múltiples. Organización y planeación.

Capacidad para fomentar el orden y la disciplina en las actividades diarias.

Contribuir a la comunicación asertiva.

Optimizar y controlar los recursos materiales asignados.

Aprendizaje y habilidad para simplificar procesos.

Solucionar problemas poco complejos.

Jornada laboral

48 horas distribuidas conforme a las necesidades de operación (flexible).