DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

DESCRIPCIÓN DE LOS

SISTEMAS DE

GESTIÓN Y CONTROL

PROGRAMA OPERATIVO

FSE

BALEARES

(2007ES052PO005)

07212716p

Cuadro de texto

VERSIÓN SEPTIEMBRE 2009

SECRETARÍA GENERAL DE EMPLEO

MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIÓN

S.G. DE LA UNIDAD ADMINISTRADORA DEL FONDO SOCIAL EUROPEO

www.mtin.es/uafse [email protected]

C/ PIO BAROJA, 6 28071 MADRID TEL: 91 363 18 13 FAX: 91 363 20 36

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL Descripción de los sistemas de gestión y control del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES conforme al artículo 21 y anexo XII del Reglamento 1828/2006 Índice del documento1: 1. ASPECTOS GENERALES 2. AUTORIDAD DE GESTIÓN 3. ORGANISMOS INTERMEDIOS 4. AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN 5. AUTORIDAD Y ORGANISMOS DE AUDITORÍA 6. SISTEMA DE INFORMACIÓN [ARTÍCULO 60, LETRA C), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO]

1 El índice sigue la numeración del anexo XII del Reglamento 1828/2006.

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DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Y CONTROL

1.- ASPECTOS GENERALES

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de 65 MINISTERIO DE TRABAJO E INMIGRACIÓN

1. ASPECTOS GENERALES ÍNDICE 1.1. Datos identificativos. 1.2. Fecha a la que se refiere la descripción de los sistemas. 1.3. Estructura del sistema.

1.3.1. Autoridad de Gestión. 1.3.2. Organismos Intermedios. 1.3.3. Autoridad de Certificación. 1.3.4. Autoridad y organismos de auditoría.

1.4. Directrices facilitadas a las autoridades de gestión y certificación y a los organismos intermedios para garantizar la buena gestión financiera de los Fondos Estructurales.

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1. ASPECTOS GENERALES En virtud del Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, el Estado español ha elaborado la descripción de los sistemas de gestión y control del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES en el que se incluye la organización y los procedimientos de la autoridad de gestión, de certificación y de los organismos intermedios, así como de la autoridad de auditoría. 1.1. Información presentada por:

Estado Miembro España Programa Operativo FSE COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS

ISLAS BALEARES CCI 2007ES052PO005 Dirección postal (sede) C/ Pío Baroja nº 6. 28006. Madrid Correo electrónico [email protected] Teléfono: + 34.913631813 Fax: +34.91.3632036

Identificación de la persona de contacto Nombre y apellidos Carlos Tortuero Martín Cargo Subdirector General Dirección postal (sede) C/ Pío Baroja nº 6. 28006. Madrid Correo electrónico [email protected] Teléfono: + 34.91.3631813 Fax: +34.91.3632036

1.2. Fecha a la que se refiere la descripción de los sistemas: La información presentada describe la situación a fecha de septiembre de 2009. 1.3. Estructura del sistema. En este apartado se describen las relaciones entre los diferentes organismos que participan en el sistema de gestión y control: Autoridad de Gestión, Organismo Intermedio, Autoridad de Certificación y Autoridad de Auditoría. El sistema de gestión y control en España se ha configurado mediante la designación por el Estado Español de una Autoridad de Gestión, una Autoridad de Certificación, una Autoridad de Auditoría y uno o varios Organismos Intermedios por Programa Operativo que, en su caso, contarán con la colaboración de otros organismos en el ejercicio de sus funciones. El Estado Español, en el proceso de designación de autoridades y en el desarrollo de las competencias atribuidas ha tenido presente las peculiaridades del sistema de organización territorial de España, la determinación de un nivel territorial adecuado de ejecución de los programas y el mandato de cooperación (asociación) entre

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los diferentes organismos tal y como se recoge en los artículos 11 y 12 del Reglamento 1083/2006. El Marco Estratégico Nacional de Referencia de España 2007-2013, aprobado por la Decisión C (2007) 1990 de 7-05-2007, en el apartado 11 “Estructura Organizativa”, punto 11.1.5. a) referido al Fondo Social Europeo, determina que tanto la Autoridad de Gestión en España como la Autoridad de Certificación será el Ministerio de Trabajo e Inmigración. La Autoridad de Auditoría en España será la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE), dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda, en el caso de los Programas Operativos Plurirregionales (multi-objetivos). En el caso de los programas operativos regionales, la Autoridad de Auditoría del FSE será la Intervención General de la Comunidad Autónoma respectiva. Las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo, en aplicación de lo establecido en el artículo 59 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y en consonancia con el Marco Estratégico Nacional de Referencia citado en el párrafo anterior, han designado como Autoridad de Gestión a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo y como Autoridad de Certificación a la Unidad de Certificación de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (centro dependiente de la Secretaría General de Empleo del Ministerio de Trabajo e Inmigración). La Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, que ejercerá las funciones atribuidas por el Reglamento 1083/2006 al Estado Miembro en materia de FSE, velará por el adecuado cumplimiento de las funciones de ambas Autoridades. La necesaria separación de funciones entre ambas Autoridades se manifiesta mediante la designación de Autoridad de Gestión y de Autoridad de Certificación en dos Unidades distintas (Subdirección Adjunta de Gestión y Subdirección Adjunta de Certificación), con funciones claramente diferenciadas y con personal distinto, que realizarán a tiempo completo las funciones respectivas tal y como se describen en los puntos 2.1.1 y 4.1.1 respectivamente de este documento. Se aporta el siguiente diagrama de flujo que muestra las relaciones entre los diferentes organismos que participan en el sistema de gestión y control:

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COMISIÓN

ORGANISMO INTERMEDIO

AUTORIDADDE

CERTIFICACION

AUTORIDADDE

GESTIÓN

AUTORIDADDE

AUDITORÍA

ESTADO MIEMBRO

Delegación funcionesAceptación Certificado de gastos

Supervisión

Auditoría

Conclusiones AuditoríaSeguimiento

Declaración gasto aceptada

Cantidades a recuperar

Directrices

Inform

es A

nuale

s y Fina

les

Solicitudes reembolsoDirectrices

Certificado de gastos

Propuesta mejora de sistemas

InstruccionesCoordinación

1.3.1. Autoridad de Gestión. El Estado Español ha designado como Autoridad de Gestión del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES a la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo.

Identificación de la persona de contacto Nombre y apellidos David García López Cargo Subdirector General Adjunto de Gestión Dirección postal (sede) C/ Pío Baroja nº 6. 28006. Madrid Correo electrónico [email protected]

[email protected] Teléfono: 91 3631818 Fax: +34 91 3632036

1.3.2. Organismos intermedios En el marco del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES, de conformidad con lo previsto en el artículo 59.2 del Reglamento 1083/2006 y según lo establecido en las disposiciones de aplicación, el Estado Español

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ha designado como Organismo Intermedio a LA SECRETARÍA GENERAL DE LA CONSEJERÍA DE TRABAJO Y FORMACIÓN DEL GOBIERNO DE LAS ISLAS BALEARES

Identificación de la persona de contacto Nombre y apellidos D. Fermín Domínguez Roldán Cargo Secretario general de Treball i Formació

(Conselleria de Traball i Formació) Dirección postal (sede) Plaza Son Castelló, nº 1

07009 Palma de Mallorca (Illes Balears) Correo electrónico [email protected] Teléfono: Fax: +34 971 784 644

1.3.3. Autoridad de Certificación El Estado Español ha designado como Autoridad de Certificación del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES a la Unidad de Certificación de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo.

Identificación de la persona de contacto Nombre y apellidos Alicia de las Heras Camino Cargo Subdirectora General Adjunta de

Certificación Dirección postal (sede) C/ Pío Baroja nº 6. 28006. Madrid Correo electrónico [email protected]

[email protected] Teléfono: 91 3631818 Fax: +34 91 3632036

1.3.4. Autoridad y organismos de auditoría. La Autoridad de Auditoría es la Intervención General de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares. La instrumentación de las funciones de la Autoridad de Auditoría se hará de acuerdo con los sistemas institucional, jurídico y financiero del Estado miembro, conforme a las normas de auditoría internacionalmente aceptadas (art. 59.3 del Reglamento 1083/2006 del Consejo) y los acuerdos que, en aplicación de las indicadas normas, firmen los órganos de control interno con competencias en esta materia, a fin de garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el ordenamiento jurídico comunitario.

Identificación de la persona de contacto Nombre y apellidos José Amengual Antich Cargo Viceinterventor General Dirección postal (sede) Calle Palau Reial, 17. 07001 Palma (Islas

Baleares)

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Correo electrónico [email protected] Teléfono: +34 971 176 761 Fax : +34 971 176 768

1.4. Directrices facilitadas a las autoridades de gestión y certificación y a los organismos intermedios. Tanto la Autoridad de Gestión como la Autoridad de Certificación siguen las directrices proporcionadas por el Ministerio de Trabajo e Inmigración, a través de la Secretaría General de Empleo y de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo. Las autoridades de gestión y certificación actúan de conformidad con los principios y políticas en materia de empleo que se establecen por la Secretaría General de Empleo. En su actuación, las citadas Autoridades actúan de conformidad con las directrices establecidas por la normativa nacional y comunitaria, teniendo en consideración las instrucciones y recomendaciones de la Comisión. El Marco Estratégico Nacional de Referencia, en su apartado 11.2, referido a mecanismos de coordinación, prevé un Comité de Coordinación de Fondos Comunitarios presidido por el Ministerio de Economía y Hacienda, que coordinará las políticas ejecutadas con el Fondo de Cohesión, el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, el Fondo Social Europeo, el Fondo de Desarrollo Rural y el Fondo Europeo de Pesca. Por otro lado, el Organismo Intermedio recibe de la Autoridad de Gestión las instrucciones y directrices necesarias para ejercer sus funciones, con alcance y en el marco de lo establecido en las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo y en el Acuerdo de Delegación de Funciones suscrito al efecto por el Organismo Intermedio y la Autoridad de Gestión. En lo que respecta al mecanismo previsto por el Estado Miembro para contestar las cuestiones provenientes de la Autoridad de Gestión, el Real Decreto 1129/2008, de 4 de julio, por el que se desarrolla la estructura orgánica básica del Ministerio de Trabajo e Inmigración y se modifica el Real Decreto 438/2008, de 14 de abril, por el que se aprueba la estructura orgánica básica de los departamentos ministeriales, contempla, en su artículo 13, apartado 4, letra c) a la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo como órgano dependiente de la Secretaría General de Empleo con rango de Subdirección General. Por otro lado, como se ve en la relación de puestos de trabajo de la Unidad Administradora, el subdirector adjunto, Jefe de la Unidad de Gestión, depende orgánicamente del Subdirector General de la Unidad. El Estado Miembro (Unidad Administradora del FSE), en virtud de las funciones que tiene atribuidas, ha elaborado los siguientes documentos e instrucciones, que han sido remitidas a los organismos intermedios, con el fin de garantizar la coherencia y uniformidad en la buena gestión de las actividades cofinanciadas por el Fondo Social Europeo:

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- Un Manual de usuario del Sistema de Seguimiento FSE2007, destinado a la Autoridad de Gestión, en donde se contempla la operativa pertinente; - Un Manual de usuario del Sistema de Seguimiento FSE2007, dirigido a los Organismos Intermedios, en donde se especifican las cadenas de transmisión de información entre las distintas Autoridades involucradas en el Programa Operativo; - Orientaciones sobre el concepto de operación y tipología de operaciones. - Orientaciones sobre los criterios de selección de operaciones - Estrategia del Plan de Comunicación, como instrumento a utilizar para la elaboración de los Planes de Comunicación de los Organismos Intermedios. - Guía metodológica de evaluación ex-ante para la realización de los distintos informes de evaluación con el objetivo de mejorar el alcance y contenidos de los programas operativos. - Guía metodológica de evaluación continua, en la que se recogen orientaciones, metodología y contenidos mínimos de los distintos informes de evaluación tanto a nivel operativo como estratégico, al objeto de optimizar la consecución de los objetivos previstos en las distintas formas de intervención. - Documento de instrucciones y orientaciones a los Organismos Intermedios para la elaboración de la descripción de Sistemas de Gestión y Control. En este sentido, se han mantenido reuniones monográficas con los Organismos Intermedios de los Programas Operativos Plurirregionales a fin de facilitar el trabajo en la medida de lo posible. - Instrucciones de la Autoridad de Gestión sobre las verificaciones (art. 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 y art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006), en las que se recogen los aspectos generales de estas verificaciones y su tipología, así como unas pautas sobre los requisitos que han de cumplir los documentos soportes de los gastos y componentes mínimos de los expedientes/informes de verificación y listados de comprobación. - Reuniones periódicas de trabajo, durante el proceso de programación y de ejecución, con los organismos intermedios para garantizar que la selección de las operaciones para su financiación se realice de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución, así como el cumplimiento con la normativa nacional y comunitaria.

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Y CONTROL

2.- AUTORIDAD DE GESTIÓN

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2. AUTORIDAD DE GESTIÓN ÍNDICE 2.1. Autoridad de Gestión y funciones principales.

2.1.1. Fecha y forma de la designación oficial por la que se autoriza a la autoridad de gestión a ejercer sus funciones. 2.1.2. Especificación de las funciones y tareas que lleva a cabo directamente la autoridad de gestión.

2.1.3. Funciones que ha delegado oficialmente la autoridad de gestión. 2.2. Organización de la Autoridad de Gestión.

2.2.1 Organigrama y especificaciones de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados). 2.2.2 Procedimientos escritos elaborados para ser utilizados por el personal de la autoridad de gestión/los organismos intermedios (fecha y referencia). 2.2.3 Descripción de los procedimientos de selección y aprobación de operaciones y de garantía de su conformidad, durante todo el período de ejecución, con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia (artículo 60, letra a), del Reglamento (CE) nº 1083/2006. 2.2.4 Verificación de operaciones (artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 2.2.5 Tratamiento de las solicitudes de reembolso. 2.2.6 Descripción de modo en que la autoridad de gestión transmitirá la información a la autoridad de certificación. 2.2.7. Normas sobre subvencionabilidad establecidas por el Estado miembro y aplicables al programa operativo.

2.3. En caso de que se designen las autoridades de gestión y certificación dentro del mismo organismo, descríbase el modo en que se garantiza la separación de funciones. 2.4. Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y normas medioambientales:

2.4.1 Instrucciones y directrices que e han dado sobre las normas aplicables (fecha y referencia). 2.4.2 Medidas previstas para garantizar la conformidad con las normas aplicables de la verificación, los controles y las auditorías de gestión, por ejemplo, controles de gestión, auditorías de control.

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2.5 Pista de auditoría (art. 19 del 1828/2006 y art. 90 del 1083/2006)

2.5.1 Descripción del modo en que los requisitos del artículo 15 se van a aplicar al programa o a cada prioridad. 2.5.2. Instrucciones que se han dado sobre la conservación de documentos acreditativos por parte de los beneficiarios (fecha y referencia).

2.6 Irregularidades y recuperaciones.

2.6.1. Instrucciones que se han dado sobre la notificación y corrección de irregularidades, el registro de deudas y la recuperación de pagos indebidos. 26.2 Descripción del procedimiento para cumplir con la obligación de notificación de irregularidades a la Comisión de conformidad con el artículo 28.

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2. AUTORIDAD DE GESTIÓN 2.1. Autoridad de Gestión y funciones principales. 2.1.1. Fecha y forma de la designación oficial por la que se autoriza a la autoridad de gestión a ejercer sus funciones. En aplicación del artículo 59 del Reglamento (CE) 1083/2006 y de acuerdo con el Real Decreto 683/2002, de 12 de julio, por el que se regulan las funciones y procedimientos de gestión de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, el Estado Español ha designado oficialmente a la Autoridad de Gestión a ejercer sus funciones a través del Marco Estratégico Nacional de Referencia de España 2007-2013, aprobado por la Decisión C (2007) 1990 de 7-05-2007 y a través de la decisión aprobatoria del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES C(2007) 6708, de fecha de 17 de diciembre de 2007. 2.1.2. Especificación de las funciones y tareas que lleva a cabo directamente la autoridad de gestión. La Autoridad de Gestión gestionará y ejecutará el programa operativo de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, con lo dispuesto en el Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 y en el Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo del anterior, así como en las disposiciones de aplicación del PO y en el acuerdo de Delegación de Funciones, que regula el reparto de competencias entre el Organismo Intermedio y la Autoridad de Gestión, de entre las atribuidas por los citados Reglamentos a la Autoridad de Gestión. Las funciones que lleva a cabo directamente la Autoridad de Gestión son: - Elaboración de instrucciones, aclaraciones y disposiciones para garantizar, a nivel nacional, la coherencia y uniformidad de criterios en la gestión y aplicación e interpretación de la normativa nacional y comunitaria aplicable en la gestión del Programa Operativo. - Puesta a disposición del sistema informático FSE2007 de registro de los datos de ejecución de todas las operaciones del Programa Operativo, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorias y la evaluación. Mantenimiento y actualización del mismo, así como divulgación y formación sobre su estructura y funcionamiento. - Asegurar que la Autoridad de Certificación dispone de toda la información necesaria sobre los procedimientos y verificaciones efectuados en relación con el gasto a certificar. - Elaborar los Informes Anuales y Finales del Programa Operativo, tras recibir la información que debe aportar cada Organismo Intermedio correspondiente a su gestión, y una vez revisada comprobando que cumplen con todos los requisitos reglamentarios, así como los datos relativos a los indicadores operativos y financieros. Enviar a la Comisión los Informes Anuales y finales, tras su aprobación por el Comité de Seguimiento.

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- Garantizar que las evaluaciones del Programa Operativo a que se refiere el artículo 48 del Reglamento (CE) 1083/2006 se llevan a cabo con arreglo a lo dispuesto en el citado Reglamento. - Realizar los informes estratégicos sobre la contribución del Programa Operativo a los objetivos del Plan Nacional de Reformas y de las directrices integradas para el crecimiento y el empleo, así como a la aplicación de las prioridades de las Orientaciones Estratégicas Comunitarias y el Marco Estratégico Nacional de Referencia de España. - Realizar una descripción de los sistemas en aplicación de lo previsto en el artículo 71 del Reglamento 1083/2006, para que el Estado Miembro pueda remitirla en plazo a la Comisión. - Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad, verificando el desarrollo de los planes de comunicación del Programa Operativo, y realizando en su caso, el seguimiento y evaluación de los mismos, remitiendo los preceptivos informes de resultados a la Comisión. - Realizar las actuaciones necesarias para la constitución del Comité de Seguimiento y orientar sus trabajos. - Formar parte del Comité de Seguimiento y garantizar que la ejecución del Programa Operativo responda a criterios de calidad. - Orientar el trabajo del Comité de Seguimiento y suministrarle los documentos que le permitan supervisar la calidad de la ejecución del programa operativo a la luz de sus objetivos específicos. - Iniciar las revisiones del Programa Operativo propuestas por el Comité de Seguimiento. - Velar por el correcto cumplimiento de las funciones delegadas a los Organismos Intermedios que se regulan en el Acuerdo de delegación de funciones de la Autoridad de Gestión. 2.1.3. Funciones que ha delegado oficialmente la autoridad de gestión. De conformidad con el acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Organismo Intermedio de 23 de julio de 2008, las funciones que va a desarrollar el organismo intermedio correspondiente a cometidos de la autoridad de gestión, bajo la responsabilidad de ésta son los correspondientes a las letras a), b), d), f), i) y j) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006. Las funciones que va a ejercer el organismo intermedio por delegación de la Autoridad de Gestión son las siguientes: - Establecer procedimientos que garanticen que la selección de las operaciones para su financiación se realizan de conformidad con criterios aplicables al programa operativo, debidamente aprobados por el comité de seguimiento, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución. - Presentar las certificaciones de gasto con el detalle y la periodicidad requeridos por la Autoridad de Gestión.

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- Garantizar frente a la Autoridad de Gestión que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. Para ello, el Organismo Intermedio se asegurará de que se han llevado a cabo tanto las verificaciones administrativas de todas las declaraciones de gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que vaya a presentar a la autoridad de gestión, como verificaciones “in situ” que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006. A efectos de garantizar frente a la Autoridad de Gestión el cumplimiento de todo lo dispuesto en este punto, el Organismo Intermedio firmará el certificado de verificaciones y el informe del resultado de las mismas, que acompaña a cada certificado de gastos que presente a la autoridad de gestión en el modelo establecido. Asimismo, remitirá toda la información que le sea requerida por la Autoridad de Gestión en este sentido. - Elaborar los informes de ejecución anual y final del Programa Operativo, remitiendo a la Autoridad de Gestión el informe anual antes del 15 de abril del año siguiente al que corresponda y el final, a más tardar el 31 de diciembre de 2016. - Garantizar el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el art. 69 del Reglamento (CE) 1083/2006. Para ello, trasladará a los beneficiarios la información comunicada por la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE en relación con la adecuada gestión del Programa Operativo y en particular la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar. - Elaborar y ejecutar el Plan de Comunicación previsto en la sección 1ª del Reglamento (CE) 1828/2006. El Plan de Comunicación debe ser remitido a la Unidad Administradora del FSE en el plazo de tres meses a partir de la adopción del Programa Operativo. - Informar a los beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios contemplada en el artículo 7 del Reglamento 1828/2006. - Garantizar que a los beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006 - Realizar las evaluaciones vinculadas al seguimiento del Programa Operativo y facilitar a la Autoridad de Gestión la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, en conformidad con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos, prestará su colaboración y participará en cuantos comités o grupos técnicos de evaluación, nacionales o comunitarios, se le requiera.

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- Garantizar que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional. - Asegurarse de que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten a la autoridad de certificación. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006. En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes al Programa Operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del Programa Operativo, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006. - Registrar y almacenar la información relativa a los datos contables y de gestión financiera, ejecución física, verificaciones, auditorías y evaluación de las operaciones ejecutadas. 2.2. Organización de la Autoridad de Gestión. 2.2.1 Organigrama y especificaciones de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados). Se proporcionan a continuación los siguientes organigramas, para proceder a continuación a su explicación en detalle:

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UNIDAD ADMINISTRADORA DEL FONDO SOCIAL EUROPEO

SUBDIRECCIÓN GENERAL DEL FSE

AUTORIDAD DE GESTIÓNSubdirección General Adjunta

AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓNSubdirección General Adjunta

Área Gestiónde Objetivo de Convergencia

Área Gestión de Objetivo de Competitividad

Regional y Empleo

Área de Certificación Área GestiónFinanciera

Secretaría Subdirección General

Servicio de Información yComunicación

1 Jefa de Servicio1 Titulado Superior

Área de Evaluación1 Jefe de Área

1 Jefa de Servicio1 Titulado Superior

Servicio de Informática2 Jefes de Servicio3 Personas apoyo

informático

Sección de AsuntosGenerales

3 Personal Administrativo

SUBDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA

Área Gestiónde Objetivo de Convergencia

Área Gestión de Objetivo de Competitividad

Regional y Empleo

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

Jefe de Servicio

4 TituladosSuperiores

Adaptabilidad


Lucha


1 TituladoSuperior

1 TituladoSuperior

AUTORIDAD DE GESTIÓN

Organigrama de la Unidad Administradora del FSE: La Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación dependen de la Subdirección General de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo. Como se ve en el primer organigrama, hay una serie de puestos de carácter horizontal, que orgánicamente

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dependen directamente del Subdirector General de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, son el Jefe de Área responsable de la Unidad de Evaluación, el Servicio de Información y Comunicación y la Sección de Asuntos Generales. Subdirector General de la Unidad Administradora del FSE: Ejerce las funciones encomendadas al Estado Miembro en el Reglamento (CE) 1083/2006 en materia de FSE. La Secretaría se compone de 1 Secretario y una Jefa de Negociado. Desempeñará las funciones de planificación y coordinación de relaciones con las instituciones a nivel tanto comunitario como nacional en los procesos de negociación, programación y seguimiento de las actuaciones en materia de recursos humanos cofinanciadas por dicho Fondo; el establecimiento de directrices de cara a la buena administración, evaluación, gestión financiera y difusión de resultados, de los recursos del FSE en España y su eficaz contribución a los objetivos de la Estrategia de Lisboa y de la Estrategia Europea para el Empleo, a través del Programa Nacional de Reformas. Jefe de Área de la Unidad de Evaluación: Se encarga también de dirigir y coordinar los procesos de evaluación. Para ello, asiste y coordina, en la parte FSE, a cuantos grupos y reuniones de evaluación se organicen. Recibe el apoyo de un titulado superior. Se encarga de resolver e informar sobre asuntos horizontales de la Unidad Administradora del FSE. Servicio de información y comunicación: Sus funciones son: - Velar por el cumplimiento de lo establecido en el Reglamento (CE) 1828/2006, de 8 de diciembre de 2006, en lo relativo a la información y publicidad. - Recepción y contestación de las preguntas que sobre el FSE formulan particulares o terceros. - Mantenimiento y actualización de la página Web de la Unidad. - Planificación de visitas de delegaciones a la Unidad. Se compone de una Jefa de Servicio y una Titulada Superior. Servicio de informática: Lo integran 2 jefes de servicio, una administrativa informática y una titulada superior de gestión y administración de sistemas. Es responsable de la administración del Sistema de Seguimiento FSE2007. Sección de Asuntos Generales: Se encarga de la tramitación al Ministerio de las cuestiones relativas a asuntos generales del personal adscrito a la Unidad.

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Organigrama de la Autoridad de Gestión: El organigrama de la Autoridad de Gestión consta de un Subdirector General Adjunto, dos Jefes de Área, de regiones de objetivo Convergencia y de regiones de objetivo Competitividad, 8 Jefes de Servicio y 11 Titulados Superiores gestionando los Programas Operativos. El número de personal administrativo de apoyo es de 9 personas. Se aporta a continuación la descripción del organigrama por puestos: Subdirector Adjunto de Gestión: Dirige la Autoridad de Gestión. Su cometido es asegurar la dirección y coordinación de la gestión de todos los Programas Operativos de Fondo Social Europeo de España y velar por la correcta gestión financiera del Fondo Social Europeo conforme a la normativa nacional y comunitaria. Desempeña igualmente funciones de ámbito comunitario e internacional, que incluyen la preparación y asistencia a comités y grupos de trabajo, seminarios y misiones. Representa a la Autoridad de Gestión. Jefe de Área de Gestión de objetivo Convergencia: Se encarga de coordinar y dirigir a los jefes de servicio responsables de los Programas Operativos de las regiones del objetivo convergencia. Además, coordina y dirige el Programa Operativo Plurirregional de Adaptabilidad y Empleo, para el que dispone de 4 titulados superiores y el Programa Operativo de Asistencia Técnica y Cooperación Transnacional e Interregional, con el apoyo de 2 jefes de servicio, 3 tituladas superiores, una Jefa de Sección y dos tituladas de grado medio. Jefa de Área de Gestión de objetivo de Competitividad Regional y Empleo: Se encarga de coordinar y dirigir a los jefes de servicio responsables de los Programas Operativos de las regiones del objetivo competitividad regional y empleo. Además, coordina y dirige el Programa Operativo Plurirregional de Lucha contra la discriminación, para el que dispone de 3 titulados superiores. Jefes de servicio: El Área de Convergencia se compone de 3 jefes de servicio, los cuales reciben apoyo a su vez de 2 titulados superiores. El área de Competitividad Regional y Empleo se compone de 5 jefes de servicio, que reciben apoyo de 2 titulados superiores. Las funciones del Jefe de Servicio o Titulado Superior, en su caso, son las de efectuar un seguimiento, coordinación y gestión de los Programas Operativos que tiene asignado y llevar a cabo todas aquellas tareas inherentes que sean necesarias para una adecuada gestión del mismo. En concreto, las tareas que realizan son, con carácter no exhaustivo, las siguientes: - Supervisión y redacción final de informes anuales y final, verificando que cumplen los requisitos del artículo 67 del Reglamento (CE) 1083/2006.

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- Preparación de tablas para los informes anuales y final. - Ejercer la Secretaría del comité de seguimiento, para lo cual tiene la obligación de asistir a las reuniones de los comités de seguimiento y tiene a su cargo la preparación de la documentación a presentar y de las intervenciones de la Autoridad de Gestión en los Comités. - Elaboración de actas de Comités. - Coordinación y propuesta de las revisiones de los PO que se llevan a cabo en los programas (contacto con organismos intermedios, revisión y redacción de memorias, etc.). - Revisión y aprobación de datos en el Sistema de Seguimiento FSE2007 y aprobación de los certificados de gasto. - Asesoramiento y formación en cuantas materias necesiten los organismos intermedios. - Impartición de ponencias y seminarios para informar de las actuaciones del FSE. - Mantenimiento de un contacto fluido y permanente con la Comisión Europea (remisión de informes, propuestas de revisión y demás información solicitada) y con los organismos intermedios. - Análisis de la elegibilidad de las acciones. - Supervisión y mantenimiento del archivo. 2.2.2 Procedimientos escritos elaborados para ser utilizados por el personal de la autoridad de gestión/los organismos intermedios (fecha y referencia). - Se ha elaborado con fecha de diciembre de 2007, el manual de procedimientos de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación. El manual describe los procedimientos de ambas Autoridades, desde la fecha de aprobación de la Decisión hasta la fecha de finalización de ejecución del programa. El Manual de procedimientos es el instrumento de orientación y ayuda para la gestión transparente del FSE y sirve como herramienta de información entre la Autoridad de Gestión y la Comisión Europea y entre los Organismos Intermedios. El manual de procedimientos se ha concebido como una herramienta flexible que permita actualizaciones y cambios y que figurará en la Web. Cualquier necesidad de revisión o actualización del manual será estudiada en la Unidad Una vez decidido un cambio debido a las exigencias de la gestión, se notificará al personal informático para que proceda a su modificación. - Se han elaborado con fecha de junio de 2008 unos manuales de usuario del Sistema de Seguimiento FSE2007 dirigido a las Autoridades de Gestión, Certificación, Auditoría y Organismos Intermedios. - Los reglamentos internos de los comités de seguimiento, aprobados en la sesión constitutiva de los comités de seguimiento 2007-2013, contienen procedimientos dirigidos a la Autoridad de Gestión y a los Organismos Intermedios en cuanto a funcionamiento del comité. 2.2.3. Descripción de los procedimientos de selección y aprobación de operaciones y de garantía de su conformidad durante todo el período de ejecución, con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia (artículo 60, letra a), del Reglamento (CE) nº 1083/2006.

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En función de la delegación de funciones a la que se ha hecho referencia en el punto 2.1.3. una de las tareas cuya gestión se encomienda al organismo intermedio es la función recogida en la letra a) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, de forma que el Organismo Intermedio debe establecer procedimientos que garanticen que la selección de las operaciones para su financiación se realizan de conformidad con criterios aplicables al programa operativo, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución. Los Organismos Intermedios deben establecer un procedimiento de selección y aprobación de operaciones. Las operaciones seleccionadas deben estar de acuerdo con el documento “Criterios de selección de las operaciones” que se ha aprobado en el correspondiente Comité de Seguimiento del Programa Operativo. Con objeto de orientar y cooperar con el Organismo Intermedio en su elaboración, la Autoridad de Gestión ha remitido a los mismos unas Orientaciones sobre lo que se entiende por criterios de selección de las operaciones, que proporciona las pautas normativas y conceptuales necesarias para llevar a cabo una delimitación del concepto de criterios de selección, incidiendo en la necesaria vinculación entre el tipo de operación y los objetivos del programa y el eje en el que se encuadra la misma. Asimismo, la Comisión Europea ha elaborado el documento Criterios para la selección de operaciones cofinanciadas por el FSE en los Programas Operativos de España 2007-2013. 2.2.4. Verificación de operaciones (artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006. En función de la delegación de funciones a la que se ha hecho referencia en el punto 2.1.3, una de las tareas cuya gestión se encomienda al organismo intermedio es la función recogida en la letra b) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, de forma que el Organismo Intermedio debe garantizar frente a la Autoridad de Gestión que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. Para ello, el Organismo Intermedio se asegurará de que se han llevado a cabo tanto las verificaciones administrativas de todas las declaraciones de gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que vaya a presentar a la Autoridad de Gestión, como verificaciones “in situ” que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006. Por lo tanto, el organismo intermedio va a describir sus procedimientos de verificación en su descripción de sistemas. El Organismo Intermedio, con carácter previo a la certificación de las operaciones mediante el Sistema de Seguimiento FSE2007, está obligado a llevar a cabo verificaciones de carácter administrativo de todas las declaraciones de gastos de operaciones certificados y sobre el terreno (“in situ”) de operaciones concretas.

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Las verificaciones deben abarcar tanto los aspectos administrativos y financieros como los técnicos y físicos de las operaciones y deben realizarse tanto administrativamente como sobre el terreno. Mediante las verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios, el Organismo Intermedio garantiza a la Autoridad de Gestión la regularidad del 100% del gasto declarado por los beneficiarios, comprobando la entrega de los bienes o la prestación de los servicios cofinanciados, la realidad de los pagos y su adecuación a las condiciones de aprobación de la ayuda, incluido el cumplimiento de la normativa comunitaria y nacional aplicable en materia de información y publicidad, medio ambiente, contratación pública, ayudas de Estado e Igualdad de Oportunidades. El resultado de esta verificación exhaustiva de los gastos de las operaciones ejecutadas que pretenden ser certificados, se traduce en un Informe de Verificaciones Administrativas a partir de la cumplimentación de Listados de Verificaciones (o check-lists). Cuando el Organismo Intermedio sea también beneficiario, esto es, ejecute directamente gasto por medios propios, garantiza además, la existencia de procedimientos de gestión y control adecuados, con una asignación clara y definida de las competencias, y asegurando, en todo caso, la necesaria separación funcional entre el personal encargado de desarrollar estas verificaciones y el responsable de la gestión de las operaciones. Las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas, permiten al Organismo Intermedio garantizar a la Autoridad de Gestión que los beneficiarios disponen de sistemas adecuados y que la gestión de todas las operaciones respeta la normativa comunitaria, nacional, autonómica y local. Constan de dos fases: una primera fase, de determinación y análisis de una muestra representativa de operaciones (normalmente a través de un análisis documental y financiero de las operaciones seleccionadas) y una segunda fase, de comprobación in situ de la realidad de la actividad cuyo coste se pretende cofinanciar y del cumplimiento de la normativa en materia de información y publicidad, por ejemplo (normalmente, mediante la visita del lugar de ejecución de las operaciones seleccionadas), En determinados casos, las visitas in situ pueden ser previas a la verificación analítica y a las verificaciones administrativas cuando las características de la operación lo requieran. El resultado de las verificaciones sobre el terreno se materializa en un Informe de Verificaciones sobre el terreno, a partir de la cumplimentación de Listados de Verificaciones específicos. Los datos de las verificaciones consisten en lo siguiente: - Como requisito previo, cada gasto en una operación debe ir ligado a la referencia de un número de expediente de verificaciones, de lo contrario no se puede aceptar el certificado de gastos, dado que la aplicación FSE2007 no lo permite. - Información de importes no certificados por conceptos de los gastos de operaciones verificadas: el Organismo Intermedio tendrá que identificar las cantidades retiradas y la causa de la retirada de esas cantidades. - Soporte documental de los expedientes de verificación que solicite la Autoridad de Gestión, según se describe más adelante.

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Cualquier información adicional que el Organismo Intermedio quiera añadir se debe añadir y se recogerá en el sistema de seguimiento. Asimismo hay que tener en cuenta que, entre la información que el Organismo Intermedio facilite en relación con las operaciones se deben señalar las que han sido objeto de verificación sobre el terreno (“in-situ”), de modo que exista al menos una. En lo que respecta al método de muestreo, éste quedará descrito y justificado en el Sistema de Seguimiento FSE2007. La Autoridad de Gestión envió a los Organismos Intermedios instrucciones sobre la intensidad de las verificaciones sobre el terreno (Documento de buenas prácticas sobre verificaciones administrativas de los Estados Miembros de las operaciones cofinanciadas por Fondos Estructurales y por el Fondo de Cohesión en el período 2007-2013). El método de muestreo se determinará en función de cada Programa Operativo o de Organismo Intermedio, tras un análisis de riesgo caso por caso. La Autoridad de Gestión llevará a cabo verificaciones de todas las declaraciones de gasto presentadas por los organismos intermedios antes de remitirlas a la Autoridad de Certificación (comprobaciones “ex ante”) mediante un análisis de la documentación aportada por el Organismo Intermedio conforme a una lista de comprobación. Este listado contiene una serie de aspectos que se analizan antes de aceptar un certificado de gastos, en particular se comprobará el contenido y alcance de las verificaciones realizadas por los organismos en que se ha delegado las tareas de verificación. En unos casos la comprobación se hace por la persona responsable de la Autoridad de Gestión y en otros por la aplicación FSE2007. Se reproduce a continuación:

VALIDACIÓN DE CERTIFICADO DE GASTOS POR LA AUTORIDAD DE GESTIÓN

PO Certificado de gastos nº Organismo Intermedio.

Validación por FSE2007

Validación por la AG

El certificado de gastos está firmado X El certificado de verificaciones del artículo 13 del Reglamento 1828/2006 está firmado

X

El certificado de gastos está firmado por la persona autorizada para ello según la descripción de los sistemas de gestión y control.

X

El certificado de verificaciones del artículo 13 del Reglamento 1828/2006 está firmado por la persona autorizada para ello según la descripción de los sistemas de gestión y control.

X

Todos los gastos asociados al certificado de gastos van ligados a la referencia de un expediente de verificaciones administrativas

X

El presente certificado contiene verificaciones in situ de ciertos gastos, seleccionados por muestreo

X

Se ha efectuado una revisión previa documental de los expedientes de verificaciones administrativas e informes/actas de verificaciones in situ solicitados.

X

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Los expedientes de verificación y los informes/actas analizados cumplen con los requisitos exigidos por la Autoridad de Gestión en sus instrucciones.

X

En la presente certificación se han comprobado los siguientes expedientes de verificación administrativa: Expediente Importe

X

Se ha comprobado que los gastos de los expedientes de verificaciones se corresponden con los gastos que figuran en FSE2007 como gastos asociados a los mismos

X

En la presente certificación se han comprobado soportes justificativos de los siguientes gastos de los expedientes de verificación administrativa: Nº de Expediente Código del gasto Importe del gasto

X

En la presente certificación se han comprobado los siguientes informes/actas de verificación in situ: Informe/acta Importe

X

Se ha comprobado que los gastos de los informes/actas aportados se corresponden con los gastos que figuran en FSE2007 como gastos asociados a los mismos

X

En la presente certificación se han comprobado soportes justificativos de los siguientes gastos de los informes/actas de verificación in situ: Nº de informe/acta Código del gasto Importe del gasto

X

Se aporta información sobre incidencias de verificación, lo que permite llevar un seguimiento y análisis de las principales incidencias en el proceso de verificación así como su cuantía / No hay incidencias de verificación

X

El método de muestreo de las verificaciones in situ del artículo 13 del Reglamento 1828/2006 es adecuado y representativo en cuanto al tamaño de la muestra.

X

El PO tiene los sistemas de gestión y control aprobados X El PO tiene los criterios de selección de las operaciones aprobadas

X

Texto libre VALIDACIÓN X

Se realiza la revisión previa documental de los expedientes de verificaciones administrativas e informes de las verificaciones in situ solicitados por la Autoridad de Gestión en base al método de muestreo que se expone a continuación:

1. A partir de la lista de gastos imputados en la certificación presentada por el Organismo Intermedio se seleccionarán las partidas de gasto que estén por encima de la

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materialidad, entendiéndose esta como el resultado de dividir el total de gastos en euros entre el número de partidas que componen dicho gasto.

2. De entre las partidas de gasto que han entrado en la muestra por superar la materialidad, un 5 % de las mismas se seleccionaran de forma aleatoria, con la condición de que la suma del gasto de dichas partidas no sea superior al 2% del total de gasto certificado. 3. Cada gasto va ligado a un expediente de verificaciones administrativas. De las partidas de gasto seleccionadas se pedirá el expediente de verificación correspondiente a las 5 primeras. 4. Adicionalmente a lo anterior, se complementará la muestra con la selección aleatoria de un 2% de las partidas de gasto que quedaron por debajo de la materialidad. Al igual que se indicaba en el punto 3, se pedirán los expedientes correspondientes a los 2 primeros gastos. 5. Se comprobará que el expediente se ajusta a los criterios marcados por la Autoridad de Gestión. 6. De cada expediente se pedirá soporte documental de al menos un elemento de gasto de los que integren los distintos conceptos recogidos en el cuadro resumen del expediente.

7. En cuanto a los listados de gasto del certificado que lleven asociado verificaciones in situ, se seleccionará de forma aleatoria un gasto que esté por encima y otro por debajo de la materialidad, calculada ésta en los términos señalados en el punto 1, y se solicitará el informe/acta de la verificación in situ a que dichos gastos seleccionados hayan sido sometidos. 8. Se comprobará que cada informe/acta se ajusta a los criterios marcados por la Autoridad de Gestión. 9. De cada informe/acta se solicitará soporte documental de al menos un elemento de gasto o hecho real (prueba documental de asistencia de participantes, de instalaciones o materiales, etc.) constatado en la verificación realizada.

Del análisis de la documentación de acuerdo a estos criterios la Autoridad de Gestión puede hacer lo siguiente:

- Rechazar el certificado de gastos y devolverlo al organismo intermedio. La Autoridad de Gestión solicitará del Organismo Intermedio la subsanación de los errores o la aportación de la información adicional correspondiente. - Aceptarlo y tramitarlo a la Autoridad de Certificación.

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- Presentar el certificado con observaciones a la Autoridad de Certificación. Esta opción se hará, de manera excepcional, cuando la Autoridad de Gestión estime necesario aclarar algún aspecto del certificado, o facilitarle alguna información adicional, a la Autoridad de Certificación. Ello, no obstante, no tendrá efecto vinculante para la Autoridad de Certificación. De todas las actuaciones realizadas quedará constancia en la aplicación FSE2007, es decir, tanto de las peticiones de información, como de las devoluciones y en cualquier caso, se emitirá el listado detallado más arriba de la Autoridad de Gestión en el que se identifican las acciones llevadas a cabo en relación con cada certificado de gastos.

Con este procedimiento se pone de manifiesto que la Autoridad de Gestión se asegura de la correcta ejecución de las tareas de verificación por los Organismos Intermedios. Por otro lado, con fecha de 17 de julio de 2009, la Autoridad de Gestión ha enviado a todos los organismos Intermedios instrucciones relativas a las verificaciones de gestión, de tal manera que se asegura así de la calidad global de las mismas dado que la Autoridad de Gestión comprobará en cada certificado de gastos si las verificaciones se adecuan a las mismas. Mediante estas instrucciones, el listado de comprobación mencionado y el método de muestreo de análisis de expedientes de verificación y documentación concreta de todo el universo de gastos certificados, la Autoridad de Gestión asegura una supervisión del trabajo delegado. Por último, la Autoridad de Gestión realizará visitas de seguimiento. En cuanto al alcance de las mismas, para la operación seleccionada, se comprobará que las tareas delegadas por la Autoridad de Gestión se ejercen correctamente y que concurren los elementos esenciales para su elegibilidad conforme al FSE. 2.2.5 Tratamiento de las solicitudes de reembolso. En la descripción de los procedimientos mediante los cuales se reciben, verifican y validan las solicitudes de reembolso y se autorizan, ejecutan y contabilizan los pagos a los beneficiarios hay que distinguir, por un lado, el Organismo Intermedio en su relación directa con los beneficiarios, proceso que se describe en el punto 3.2.5. del presente documento de descripción de sistemas de gestión y control del Programa Operativo y el papel de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación. En lo que respecta al papel a desempeñar por la Autoridad de Gestión, el procedimiento de validación del gasto y su tramitación a la Autoridad de Certificación se describe en la ficha 8 del Manual de Procedimientos, “validación del gasto”. El Organismo Intermedio introduce una serie de informaciones en FSE2007 a fin de emitir el certificado de gastos. Esta información debe contener los datos de las operaciones seleccionadas así como los datos de las verificaciones llevadas a cabo, tanto las de carácter administrativo como las que se hagan sobre el terreno. La Autoridad de Gestión recibe la documentación y revisa la documentación remitida por el Organismo Intermedio, que comprenderá la comprobación de los siguientes extremos:

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- Que se ha presentado el certificado de Gastos y el certificado de Verificaciones. Excepcionalmente, en caso de no poder firmarse electrónicamente, se presentarán debidamente firmados y sellados. - Que las personas firmantes son las acreditadas o designadas previamente con capacidad para firmar y que coinciden con las señaladas en el Sistema de Seguimiento FSE2007. - Que los importes que figuran en los certificados presentados son acordes con los importes de la relación de gastos y proceden de sistemas de contabilidad basados en documentos acreditativos verificables. - Que se ha declarado la realización de las verificaciones previstas por el Art. 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 en relación con la realidad de la entrega de bienes y la prestación de servicios, indicando que se han realizado de conformidad con la decisión aprobatoria, que las solicitudes del beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales. - Que se ha consignado una información suficiente para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable, incluida la relativa a los requisitos de subvencionabilidad del gasto, en materia de contratación pública, regímenes de ayuda, amortizaciones, igualdad de Oportunidades, medio Ambiente e información y publicidad. - Que los gastos certificados han sido pagados en el periodo que se certifican. - Que se garantiza la conservación y custodia de la documentación justificativa de las operaciones que han sido objeto de certificación y que la misma será puesta a disposición de los órganos que lo soliciten a efectos de la realización de controles. La Autoridad de Gestión puede solicitar al organismo intermedio tras el análisis efectuado una muestra adicional de los soportes documentales de las verificaciones. Una vez que la Autoridad de Gestión ha comprobado estos extremos, tramita el certificado de gastos a la Autoridad de Certificación si considera que cumple con los requisitos necesarios. Una vez validado, la Autoridad de Certificación puede acceder a los gastos incluidos en él junto con la información de verificaciones que los soporta. Una vez validado por la Autoridad de Certificación, será ésta la que elabore el certificado y declaración de gastos-solicitud de pago que remitirá a la Comisión. La Autoridad de Certificación, recibidos los fondos de la Comisión Europea, propondrá la ordenación de los pagos a los Organismos Intermedios. Estos procedimientos se detallan en las fichas 15 a 17 del Manual de Procedimientos. La Comisión realiza la transferencia de fondos por la cantidad de ayuda FSE incluida en una solicitud de pago, ingresándolos en la cuenta abierta al efecto en el Banco de España. Esta cuenta se encuentra a disposición de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, que comunica a la Autoridad de Certificación la recepción del ingreso. La Autoridad de Certificación, analiza previamente la situación financiera y posibles incidencias en los pagos a realizar a los distintos Organismos Intermedios. Posteriormente, tal y como se especifica en las Disposiciones de Aplicación de los programas operativos, la Autoridad de certificación procede a proponer la Orden de Pago

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de la Dirección General del Tesoro y Política Financiera a un Organismo Intermedio. Asimismo, la Autoridad de Certificación notifica al Organismo Intermedio que ha remitido la propuesta de pago a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera, indicando la cantidad abonar y en su caso la existencia de incidencias, como puede ser la existencia de controles o el tratamiento dado a determinadas irregularidades. La Dirección General del Tesoro y Política Financiera, una vez recibida la propuesta de la Autoridad de Certificación procede a ordenar el pago a favor del Organismo Intermedio correspondiente, y este a su vez será responsable de efectuar los pagos a los beneficiarios. Una vez ha recibido el abono de la cantidad correspondiente el Organismo Intermedio debe comunicar este hecho a la Autoridad de Certificación. Se aportan los diagramas de flujo de validación del gasto por la Autoridad de Gestión y de gestión financiera por la Autoridad de Certificación que ilustran el procedimiento descrito.

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DIAGRAMA DE FLUJO DE VALIDACIÓN DEL GASTO

OICarga en FSE 2007

-Datos de las operaciones-Datos de las verificaciones

Certificado de Verificaciones de

Art. 13

AGAnaliza

Resumen de Conclusiones de

Art. 13

Certificado de Gastos

AGSolicita documentación

adicional sobre verificaciones

AGTramita a la AC

AGRechaza

AGTramita con

observaciones a la AC

Certificado de Gastos Devuelto

Certificado de Gastos Presentado con Observaciones

Certificado de Gastos Presentado

CRT-INTCRT-SAL

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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA GESTIÓN FINANCIERA

CRT-INT CRT-SAL

CMRealiza tranferencia

TESComunica

recepción pago,Pone a disposición

ArGFAnaliza situación

financiera OI

ArGFEfectúa distribución previa

a OIs plurirregionales, si es necesario

ArGFPropone orden de

pago

Propuesta Orden de Pago

OIConfirma recepción

pago

Notificación Propuesta de Pago

TESAbona

Comunicación, con datos del pago

Propuesta Mandamiento de Pago

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2.2.6 Descripción de modo en que la autoridad de gestión transmitirá la información a la autoridad de certificación. La información concerniente al período de programación 2007-2013, tanto los datos financieros como documentación propiamente dicha, se transmitirá y recibirá fundamentalmente por vía electrónica, a través del Sistema de Seguimiento FSE2007 A estos efectos, se ha elaborado la siguiente documentación de soporte: - Un Manual de usuario del Sistema de Seguimiento FSE2007, destinado a la Autoridad de Gestión, en donde se contempla la operativa pertinente; - Un Manual de usuario del Sistema de Seguimiento FSE2007, dirigido a los Organismos Intermedios, en donde se especifican las cadenas de transmisión de información entre las distintas Autoridades involucradas en el Programa Operativo; Las comunicaciones a la Autoridad de Certificación se realizarán, en cada uno de los trámites procedimentales pertinentes, a través de un buzón de mensajes en el propio Sistema de Seguimiento FSE2007 y a través de correos electrónicos generados por el mismo. La Autoridad de Gestión, en lo que respecta a la validación del gasto (fichas 8 y 9 del manual de procedimiento de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación) envía el certificado de gastos a la Autoridad de Certificación si considera que cumple con los requisitos necesarios y aparece en estado “presentado” en el sistema, para que la Autoridad de Certificación lleve a cabo el análisis de las declaraciones de gasto (ficha 11). Se han previsto otros supuestos de comunicación indirecta de información de la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación en aquéllos casos en los que la Autoridad de Gestión introduce información o documentación en el Sistema de Seguimiento FSE2007 para su consulta por cualquier usuario de la misma (como sucede, por ejemplo, cuando se produce una revisión del Programa Operativo). Aunque en principio, no existe obligación de comunicar oficialmente dicha información a la Autoridad de Certificación, al introducir la nueva versión o la modificación del Programa Operativo en el Sistema de Seguimiento FSE2007, la información queda disponible para su consulta por usuarios distintos de la Autoridad de Gestión. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se aprueban o modifican de los criterios de selección de operaciones, en la elaboración de los informes de ejecución anuales y final y en el resto de procedimientos y documentos que se recogen en el Sistema de Seguimiento FSE2007 (descripción de sistemas de gestión y control, plan de comunicación, acuerdo de delegación de funciones...etc). 2.2.7. Normas sobre subvencionabilidad establecidas por el Estado miembro y aplicables al programa operativo.

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Las normas sobre subvencionabilidad desarrolladas por el Estado miembro quedan recogidas en la Orden TIN/2008, de 14 de octubre por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el período de programación de 2007-2013, publicada con fecha de 18 de octubre de 2008 en el BOE, modificada por la Orden TIN/788/2009, de 25 de marzo, publicada con fecha de 1 de abril de 2009 en el BOE, así como en sus posteriores modificaciones. 2.3. En caso de que se designen las autoridades de gestión y certificación dentro del mismo organismo, descríbase el modo en que se garantiza la separación de funciones. La Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación se ubican en la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, posibilidad que contempla el Reglamento (CE) 1083/2006, en su artículo 59.4, que permite que, sin perjuicio de respetar la separación de funciones, la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación pertenezcan al mismo organismo. Ambas Autoridades se corresponden orgánicamente y según la distribución que ha sido comentada en el apartado 2.2. con dos Subdirecciones Adjuntas independientes en su funcionamiento y estructura. A la vista del organigrama de ambas Autoridades, se puede comprobar que la dotación de recursos humanos y técnicos es diferente para cada Autoridad. Además, en la descripción de los procedimientos que se contiene en los manuales de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación se puede comprobar que la separación de funciones está garantizada. Ninguno de los dos titulares de estas unidades son nombrados y removidos por el titular de la Unidad Administradora del FSE. 2.4. Contratación pública, ayuda estatal, igualdad de oportunidades y normas medioambientales: 2.4.1 Instrucciones y directrices que se han dado sobre las normas aplicables (fecha y referencia). La Autoridad de Gestión ha elaborado instrucciones dirigidas al cumplimiento de la normativa aplicable en materia de contratación pública, regímenes de ayuda, igualdad de Oportunidades y Medio Ambiente, que han sido incorporadas a las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo o a diversos documentos, según cada caso como se expone a continuación. Las orientaciones relativas a las normas sobre contratación pública, ayudas de Estado, Igualdad de Oportunidades y medio ambiente, por parte de la Autoridad de Gestión se han traducido en las siguientes actuaciones: 1) Remisión a los Organismos Intermedios de los Programas Operativos, en fecha 17/07/2007, el borrador negociado con la DG Empleo de la Comisión con las Disposiciones de Aplicación de los Programas Operativos que contienen un apartado específico sobre respeto a la normativa europea en las siguientes materias:

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- Normas sobre competencia - Adjudicación de contratos, - Medio ambiente - Igualdad de Oportunidades y - Contribución a la Estrategia Europea por el Empleo. En dicho documento se recuerda la obligación de cumplimiento de la normativa citada y se establecen indicaciones sobre el respeto de la normativa comunitaria, en particular de las normas de competencia, adjudicación de contratos, protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, medioambiente, principio de igualdad de Oportunidades y no discriminación y contribución a la Estrategia Europea por el Empleo: - Contratación pública: En lo que respecta a contratación pública, en las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo se dispone la necesaria adecuación de las actividades cofinanciadas por el Fondo Social Europeo a la normativa comunitaria en materia de contratos y a la legislación española en materia de contratación pública. - Ayudas estatales: En lo que respecta a ayudas estatales, las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo dan unas pautas sobre las mismas, de conformidad con los artículos 87 y 88 del Tratado CE y estableciendo la necesidad de que los regímenes y medidas individuales de ayudas financiados por los fondos estructurales sean analizados por las autoridades que hayan otorgado dicha ayuda para determinar si constituyen ayuda de estado de conformidad con el artículo 87 del Tratado CE. El Organismo Intermedio, como requisito para que se acepte el certificado de gastos por la Autoridad de Gestión, tiene que certificar que ninguno de los gastos certificados forme parte de un tema prioritario que incluya ayudas estatales que no se hayan aprobado aún, de conformidad con lo que se establece en el modelo de certificado de gastos que se contiene el manual del Sistema de Seguimiento FSE2007 y que saldrá automáticamente del mismo. El anexo normativo del manual de procedimiento de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación contiene la normativa relevante en materia de ayudas de Estado. - Igualdad de oportunidades: En lo relativo a igualdad de oportunidades, las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo hacen referencia al artículo 16 del Reglamento 1083/2006 y al artículo 6 del Reglamento 1081/2006. Normas medioambientales:

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Las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo establecen a este respecto la necesaria coherencia de las operaciones cofinanciadas con fondos estructurales con los principios y objetivos de desarrollo sostenible y de protección y mejora del medioambiente previstos en los Tratados. La Red de Autoridades Medioambientales, en la que participa la Unidad Administradora del FSE, tiene como objetivo básico la integración de la protección del medio ambiente en todas las intervenciones financiadas con fondos comunitarios, con la finalidad de contribuir a un objetivo más ambicioso: el fomento de un desarrollo regional sostenible. Del trabajo de esta red se viene incorporando desde el periodo 2000-2006 el módulo de sensibilización ambiental en los cursos cofinanciados por el FSE. La “Guía Metodológica para la Elaboración de Programas Operativos del FSE para el periodo 2007-2013 y para la selección de indicadores” recoge indicadores relativos al análisis de las actuaciones tendentes a la protección y mejora del Medio Ambiente. 2) En el mes de diciembre de 2007 fueron aprobados por la Comisión Europea los Programas Operativos FSE 2007-2013 que incorporaban en su punto 4 las Disposiciones de Aplicación con el contenido mencionado en el apartado anterior. 3) La Autoridad de Gestión remitió con fecha 13/10/2008 a los Organismos Intermedios el “Manual de procedimientos de las Autoridades de Gestión y de Certificación del Fondo Social Europeo en España en el periodo de programación 2007-2013” que incluye un anexo normativo que recoge la principal normativa nacional y comunitaria aplicable y que tiene previsto, como el resto del manual, un procedimiento de actualización y puesta a disposición en la página web. 4) Por otro lado, en la página web de la UAFSE existe en el apartado Inicio/Documentos/Normativa, una relación de las normas aplicables más destacadas, tanto nacionales como comunitarias que se actualiza periódicamente. Asimismo, los Organismos Intermedios tienen a su disposición una serie de herramientas (que pueden descargarse en la página web de la UAFSE) para la aplicación de los principios transversales, como por ejemplo, en materia, específicamente, de Igualdad de Oportunidades, la publicación “La igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres en el próximo periodo de programación del Fondo Social Europeo (2007-2013). Esta guía, editada el 30 de diciembre de 2006 y distribuida en enero de 2007, hace un análisis exhaustivo de lo que ha supuesto la igualdad de oportunidades en el período 2000-2006 en sus diferentes ámbitos (evaluaciones previas, ejes de programación, gestores y personal encargado de la toma de decisiones, evaluación, EQUAL), así como los recursos destinados y resultados. Se analiza la igualdad de oportunidades en el período 2007-2013, destacando el nuevo marco normativo y las principales novedades y se dan unas recomendaciones sobre la aplicación efectiva del principio de igualdad de oportunidades dirigidas a todo el personal involucrado en tareas de programación y seguimiento de acciones Fondo Social Europeo.

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Asimismo, se encuentra disponible el documento “El principio de Igualdad de Género para los nuevos programas del FSE (2007-2013)”. El 31 de diciembre de 2007 se distribuyó a todos los Organismos Intermedios la “Guía Metodológica para la Elaboración de Programas Operativos del FSE para el periodo 2007-2013 y para la selección de indicadores”. La guía recoge directrices acerca de la incorporación a los sistemas de seguimiento de las acciones FSE de indicadores que permitan el análisis de las actividades desde una perspectiva de género. Los Programas Operativos han incorporado estos indicadores. 2.4.2 Medidas previstas para garantizar la conformidad con las normas aplicables de la verificación, los controles y las auditorías de gestión, por ejemplo, controles de gestión, auditorías de control. El Sistema de Seguimiento FSE2007, tal y como especifican las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo, permite una adecuada recogida y transmisión de datos, así como una adecuada gestión de los datos financieros y físicos y del cumplimiento de las políticas comunitarias. En este sistema de seguimiento se ha incorporado una lista de comprobación para la recogida de información acerca de las verificaciones realizadas por los Organismos Intermedios. El Organismo Intermedio certifica a la Autoridad de Gestión que todos los gastos que se incluyen en el certificado de gastos cumplen los requisitos de subvencionabilidad del gasto y han sido abonados al ejecutar las operaciones seleccionadas en el marco del Programa Operativo. Se certifica que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y ha servido para financiar operaciones seleccionadas a tal fin, de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo, que la declaración de gestos es exacta y procede de sistemas de contabilidad basadas en documentos acreditativos verificables, que las transacciones conexas son lícitas y se atienen a las normas y que se han seguido los procedimientos de manera satisfactoria, que la declaración de gastos tiene en cuenta los importes recuperados y los ingresos acumulados procedentes de operaciones financiadas en el marco del programa operativo, que los documentos estarán disponibles durante al menos un período de tres años a partir del cierre del Programa Operativo por la Comisión, que el desglose de las operaciones se ha almacenado en soporte informático y está a disposición de los servicios competentes, previa solicitud, que ninguno de los gastos certificados ha sido suspendido en aplicación de los dispuesto en el artículo 92.2 del Reglamento (CE) 1083/2006 y que ninguno de los gastos certificados forma parte de un tema prioritario que incluya ayudas estatales que no se hayan aprobado aún. El Organismo Intermedio certifica asimismo que se han realizado las verificaciones exigidas en el artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006 para comprobar que el gasto declarado es real, que los bienes se han entregado o los servicios se han prestado de conformidad con la decisión aprobatoria, que las solicitudes de reembolso del beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales. Certifica que se han incluido procedimientos para evitar la doble financiación del gasto con otros regímenes comunitarios o nacionales y con otros períodos de

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programación. Por último, certifica que se han realizado en las comprobaciones verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios, de modo que al ejecutar cada operación se respetan las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular las relativas a contratación pública, ayudas estatales, protección del medio ambiente, igualdad de oportunidades e información y publicidad y de manera que se garantiza la conservación y custodia de la documentación justificativa de las operaciones que han sido objeto de certificación y que la misma será puesta a disposición de los órganos de control que lo soliciten. En el caso de verificaciones sobre el terreno, certifica el número de proyectos el importe, consignando el porcentaje sobre el total de gasto certificado, indicando el criterio de selección aplicado. Certifica por último, que en el caso de ayudas, cuando se acoja a la posibilidad prevista en el art. 11.3 del Reglamento (CE) 1081/2006, modificado por el Reglamento (CE) 396/2009, de 6 de mayo, los costes indirectos de cada operación declarados globalmente no superan el 20% de los directos. 2.5 Pista de auditoría (art. 19 del 1828/2006 y art. 90 del 1083/2006) 2.5.1 Descripción del modo en que los requisitos del artículo 15 se van a aplicar al programa o a cada prioridad. De conformidad con el artículo 59.2 del Reglamento (CE) 1083/2006, la Autoridad de Gestión ha encomendado al Organismo Intermedio del Programa Operativo el ejercicio las funciones recogidas en las letras a), b), d), f), i) y j) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006. Así, en virtud de lo dispuesto en la letra f) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006, el Organismo Intermedio establecerá los procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 90 (disponibilidad de documentos). Todos los requisitos, datos e informaciones a introducir en el Sistema de Seguimiento FSE2007 referidos a las operaciones y a sus gastos asociados, a las verificaciones y auditorias, garantizan una pista de auditoria suficiente y conforme a los requerimientos del art. 15 del Reglamento 1828/2006, así como el cumplimiento con las exigencias del art. 19 de dicho Reglamento en cuanto a la disponibilidad y conservación de los documentos acreditativos relativos a los gastos y las auditorías. En lo que respecta a la conciliación de los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos en poder de la autoridad de gestión, autoridad de certificación, organismos intermedios y beneficiarios, en relación con las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo, merece destacarse el hecho de que el sistema FSE2007 recoge la información por operación. Cada certificado de gastos se corresponde con un número determinado de

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operaciones seleccionadas, que en la mayoría de los casos se habrán introducido mediante un volcado automático de datos desde la aplicación informática del organismo intermedio al Sistema de Seguimiento FSE2007. En el sistema de seguimiento queda constancia de los gastos certificados correspondientes a todas las operaciones. El organismo intermedio, según las obligaciones que ha asumido en el acuerdo de delegación de funciones de la autoridad de gestión, debe disponer de los documentos acreditativos. Para ello, en el fichero de gastos de las operaciones, en el campo 13 (que se corresponde con el campo 24 del anexo III del Reglamento 1828/2006), se debe consignar el emplazamiento de los documentos acreditativos detallados de la solicitud cuando no se encuentran en los locales del beneficiario. La pista de auditoría permitirá verificar el pago de la contribución pública al beneficiario, ya que, a través del Sistema de Seguimiento FSE2007 quedará constancia de la distribución de los fondos comunitarios recibidos de la Comisión a los Organismos Intermedios. Una vez que culmina el proceso de elaboración del certificado y declaración de gastos-solicitud de pago por la Autoridad de Certificación (ficha 16 de los manuales de procedimiento de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación), se remite a la Comisión Europea, la cual realiza la transferencia a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. La Autoridad de Certificación lleva a cabo un análisis previo de la situación financiera y prepara la orden de pago de la Dirección General del Tesoro al Organismo Intermedio. El organismo intermedio confirma la recepción del pago. Tal como consta en las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo, los organismos intermedios serán los responsables de efectuar los pagos a los beneficiarios dentro del ámbito de su competencia. El órgano responsable de efectuar los pagos es el órgano de la Comunidad Autónoma con competencias para ordenar los pagos a favor de los acreedores que consten en las distintas propuestas de pago. Por otro lado, tal como consta en el acuerdo de delegación de funciones de la Autoridad de Gestión, el Organismo Intermedio debe registrar y almacenar la información relativa a la gestión financiera por medios informáticos, estando a disposición de la Autoridad de Gestión o de Certificación en caso de que se requiera. La pista de auditoría permite la verificación de la aplicación de los criterios de selección establecidos por el comité de seguimiento. En primer lugar, el acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Organismo Intermedio establece que la función recogida en la letra a) del artículo 60 del Reglamento (CE) , 1083/2006, esto es, la garantía de que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo, corresponde al organismo intermedio. La Autoridad de Gestión, con carácter previo a la aceptación del certificado de gastos, comprueba todos los requisitos exigibles, entre ellos que las operaciones cumplen con los criterios de selección de las operaciones que se contienen en el documento aprobado por el Comité de Seguimiento del Programa Operativo. El Sistema de Seguimiento FSE2007 contiene el documento de criterios de selección de las operaciones, en su versión última y recogerá todos los estados desde su creación, propuesta al comité de seguimiento y aprobación por el mismo. Las operaciones certificadas estarán ligadas siempre al último documento de criterios de selección aprobado por el comité de seguimiento.

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Cada operación certificada contendrá unos campos para la identificación de la operación (campos 1 al 7 del Sistema de Seguimiento FSE2007). Asimismo, el campo 8 se refiere a una breve descripción de la operación. El campo 11 recoge el organismo que emite la decisión aprobatoria y el campo 13 se refiere al método de gestión. Por lo tanto, cada operación contiene referencia a los documentos relativos a la aprobación de la concesión y a los procedimientos de contratación pública. En lo que respecta al plan de financiación, el fichero de carga de gastos asociados a operaciones contiene los campos relativos a la fecha de pago efectiva (8), gasto total (9), gasto total subvencionable (10), financiación privada (11) e ingresos deducidos (12) y otros tipos de gastos que pueden tener lugar en la ejecución de una operación (campos 14 a 18). En lo que respecta a los informes sobre las verificaciones, el sistema FSE2007 proporcionará información detallada asociada a cada operación. En el fichero de carga de verificaciones se incluirán todas las verificaciones que se produzcan, identificando la verificación (expediente o informe en el caso de las visitas sobre el terreno), el código y referencia de la operación asociada, el tipo de verificación, la causa de la verificación, la cuantía corregida, la fecha de la verificación efectuada y observaciones, en su caso, mediante un campo de texto libre. Mediante los campos de breve descripción de la operación (8), fecha de inicio de la operación (9) y fecha de conclusión de la operación (10) se dispone de información sobre la situación o el progreso de una operación, pudiendo acceder a los gastos asociados a la operación para disponer de una información más exhaustiva. En lo que respecta a las auditorías, el campo 21 del fichero de gastos recoge la referencia o identificación de las auditorías que se hayan efectuado sobre la operación. Por otro lado, todos los informes resultantes de las auditorías de operaciones y gastos se almacenarán en el sistema FSE2007 teniendo en cuenta la referencia o la identificación del control. El sistema permitirá la elaboración de un documento resumen de los controles en el que se identificarán los controles realizados, los gastos y las operaciones controladas y el seguimiento temporal de la situación de cada control. La pista de auditoría permite verificar la aplicación de los criterios de selección, dado que para dar de alta una operación se revisa el documento de criterios de selección de las operaciones por el organismo intermedio. Además, en las verificaciones previas por parte de la Autoridad de Gestión, en la revisión del expediente de verificaciones, se examina si las operaciones seleccionadas cumplen con los criterios de selección del Programa Operativo aprobados por el Comité de Seguimiento. Cada operación tiene ligados todos los campos reglamentarios, lo cual proporciona información completa sobre todos los datos de interés ligados a las operaciones o la manera de acceder a la citada información. El gasto presentado a la Autoridad de Gestión de cada operación, figurará en la información financiera del informe anual del año en el que se ha presentado. 2.5.2. Instrucciones que se han dado sobre la conservación de documentos acreditativos por parte de los beneficiarios (fecha y referencia).

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En las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo se establece que el Organismo Intermedio garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorias correspondientes al Programa Operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del Programa Operativo, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso. La documentación presentada figurará en algunos de los soportes que se mencionan en el artículo 19 apartado 4 del Reglamento 1828/2006 así como en los soportes admitidos por la legislación nacional. Por otro lado, el acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Organismo Intermedio atribuye el ejercicio de la función recogida en la letra f) del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 al Organismo Intermedio. El Acuerdo establece que el Organismo Intermedio se asegurará de que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten a la Autoridad de Certificación. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006. Establece además que garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes al Programa Operativo se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del Programa Operativo, o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el art. 90 del Reglamento (CE) 1083/2006. 2.6 Irregularidades y recuperaciones. 2.6.1. Instrucciones que se han dado sobre la notificación y corrección de irregularidades, el registro de deudas y la recuperación de pagos indebidos. El manual de procedimientos de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación contempla estos procedimientos como parte de la Autoridad de Certificación en las fichas 12, 13 y 18. Todos los requisitos de información necesarios para proceder a la notificación y corrección de irregularidades, el registro de deudas y la recuperación de pagos indebidos se encuentran en el Sistema de Seguimiento FSE2007. La información introducida en la aplicación informática permitirá la elaboración del Anexo XI del Reglamento CE 1828/2006 que al recoger los importes retirados, recuperados y pendientes de recuperar constituye el Libro de Deudores, el cual estará pertinentemente actualizado. Las irregularidades, es decir, los importes retirados o recuperados de gastos anteriormente certificados que han sido objeto de auditoría, se pueden derivar de las siguientes circunstancias: - Control de la Autoridad de Auditoría. - Auditorías de la Comisión.

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- Auditorías del Tribunal de Cuentas. - Verificación de la Autoridad de Certificación. - Error detectado por la Autoridad de Gestión o por el Organismo Intermedio. - Otras circunstancias como por ejemplo, intervención judicial... etc. El Organismo Intermedio debe dejar constancia de la cuantía de las cantidades irregulares, indicar la causa que las originó, las operaciones afectadas y la fecha de pago de éstas. Las cantidades irregulares serán consideradas en el ejercicio en que se produzcan, modificando los gastos acumulados de las operaciones que se han introducido hasta ese momento. Del mismo modo, es el Organismo Intermedio el que ha de llevar un seguimiento temporal de cada uno de los controles realizados, identificando el Certificado y declaración de gastos-solicitud de pago en el que se deduce el importe regular que se haya detectado en dichos controles, o dejando constancia de que dicho importe no ha sido deducido. 2.6.2 Descripción del procedimiento para cumplir con la obligación de notificación de irregularidades a la Comisión de conformidad con el artículo 28. La notificación de irregularidades que de conformidad con el artículo 28 se han recuperado o retirado será llevada a cabo por la Autoridad de Certificación que lo comunicará a la Autoridad de Auditoría del Programa Operativo correspondiente. La información que requiere el artículo 28 del Reglamento 1828/2006, relativo al informe inicial, se encontrará disponible en el Sistema de Seguimiento FSE2007. El manual de FSE2007 recoge toda la información a este respecto y da las instrucciones pertinentes para proceder a la cumplimentación de todos los datos requeridos.

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Y CONTROL

3.- ORGANISMO INTERMEDIO

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Versión 3 – Noviembre 2009

ÍNDICE

3 ORGANISMO INTERMEDIO Y FUNCIONES PRINCIPALES ................................................... 2

3.1 Organización interna de la Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación ..... 4

3.1.1 Secretario General .............................................................................................................. 6

3.1.2 Jefe del Servicio de Gestión de Fondos Europeos .............................................................. 6

3.2 Organización interna de los distintos Organismos Colaboradores ......................................... 8

3.2.1 Servei d’Ocupació de les Illes Balears (SOIB) .................................................................... 8

3.2.2 Dirección General de Empleo y Formación ......................................................................... 9

3.2.3 Dirección General de Salud Laboral .................................................................................. 10

3.2.4 Dirección General de Trabajo ............................................................................................ 11

3.2.5 Dirección General de Planificación Estratégica ................................................................. 12

3.2.6 Dirección General de Responsabilidad Social Corporativa ............................................... 13

3.2.7 Dirección General de Formación Profesional y Aprendizaje Permanente ......................... 14

3.2.8 Dirección General de Investigación, Desarrollo e Innovación ........................................... 15

3.2.9 Instituto Balear de la Mujer ................................................................................................ 16

3.3 Procedimientos Escritos elaborados para ser utilizados por el personal del organismo intermedio .................................................................................................................................... 16

3.3.1 Sistema informático a efectos del Programa Operativo .................................................... 17

3.3.2 Suministro de información al sistema informático FSE2007.............................................. 18

3.4 Descripción de los procedimientos de selección y aprobación de operaciones.................... 18

3.4.1 Programación .................................................................................................................... 19

3.4.2 Presupuestación................................................................................................................ 20

3.4.3 Puesta en marcha y gestión de las operaciones ............................................................... 20

3.4.4 Seguimiento de las operaciones ....................................................................................... 21

3.4.5 Evaluación continua. ......................................................................................................... 21

3.4.6 Solicitud de reembolso y de pago a los beneficiarios ........................................................ 22

3.4.7 Declaración de gastos ...................................................................................................... 22

3.4.8 Contabilidad separada ...................................................................................................... 22

3.4.9 Verificaciones y Controles. ................................................................................................ 22

3.4.10 Selección y aprobación de operaciones .......................................................................... 25

3.4.11 Aprobación y modificación de los criterios de selección .................................................. 25

3.4.12 Ejecución de las líneas de actuación .............................................................................. 25

3.4.13 Seguimiento de las operaciones ..................................................................................... 25

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3.4.14 Verificaciones de operaciones [Artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo] ............................................................................................................... 26

3.4.15 Tratamiento de las solicitudes de reembolso .................................................................. 26

3.4.16 El proceso de evaluación ................................................................................................ 26

3.4.17 Procedimientos de información y publicidad ................................................................... 26

3.4.18 Actualización del manual de procedimientos ................................................................... 27

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3 ORGANISMO INTERMEDIO Y FUNCIONES PRINCIPALES

Tabla . Datos del Organismo Intermedio.

Denominación Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación

Gobierno de las Illes Balears

Naturaleza Jurídica Entidad Pública

Dirección Postal Plaça de Son Castelló, 1 (Polígono de Son Castelló).

07009 Palma de Mallorca (Illes Balears)

Dirección correo electrónico

[email protected]

Teléfono 971 784 658 Fax: 971 176 319

Tabla . Datos de la Persona de Contacto.

Secretario General D. Fermín Domínguez Roldán

Dirección Postal Plaça de Son Castelló, 1 (Polígono de Son Castelló).

07009 Palma de Mallorca (Illes Balears)

Dirección correo electrónico

[email protected]

Teléfono 971 176 300 Fax: 971 784 644

La Secretaría General ejerce las competencias que le atribuyen los artículos 13 y 14 de la Ley 3/2003, de 26 de marzo, de Régimen Jurídico de la Administración de la Comunidad Autónoma de las Illes Balears. En concreto, el Secretario General es el órgano directivo encargado de la gestión de los servicios comunes y también de las funciones de asesoramiento jurídico y de soporte técnico. Sus atribuciones son las siguientes:

Prestar asistencia técnica y jurídica al consejero en el ejercicio de la potestad normativa y en la producción de los actos administrativos que corresponden al consejero, como también a otros órganos directivos de la consejería, en su caso.

Informar sobre los proyectos de disposiciones de carácter general tramitados por la Consejería, en los términos previstos en la Ley del Gobierno de las Illes Balears.

Elaborar el anteproyecto del estado de gastos y de la estimación de los ingresos de la Consejería y de las entidades públicas dependientes, de manera coordinada con los directores generales.

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mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

Descripción sistemas gestión, seguimiento y control PO FSE Illes Balears 2007-2013


Controlar, bajo la dirección superior del consejero, la gestión del presupuesto de la Consejería.

Ejercer, de acuerdo con las directrices fijadas por el consejero, el control de la eficacia y de la eficiencia de los órganos directivos y de las unidades administrativas de la Consejería.

Gestionar, bajo la dirección del consejero, los recursos humanos de la Consejería.

Encargarse de las publicaciones técnicas de la consejería, así como preparar compilaciones sistematizadas de las disposiciones normativas que afecten a la consejería, y proponer refundir o revisar aquellos textos normativos que se consideren oportunos.

Gestionar el registro general, los medios materiales y los servicios auxiliares, así como otros elementos organizativos.

Ejercer aquellas otras facultades y atribuciones que le correspondan de acuerdo con la legislación vigente.

En el marco del PO FSE y al amparo del artículo 11 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, y de acuerdo con los criterios de instrumentación establecidos en las disposiciones de aplicación del Programa operativo, la Secretaría General desempeña, en colaboración con la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE), varias de las funciones encargadas a la Autoridad de Gestión (AG) por el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Estas tareas son exigibles reglamentariamente desde la realización, por procedimiento escrito, de la delegación de competencias a la que se refiere el artículo 12 del Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión por parte de la Autoridad de Gestión (Unidad de Gestión de la UAFSE) a través del Acuerdo por el que se regulan las competencias de la Autoridad de Gestión que serán desarrolladas por el Gobierno de las Illes Balears firmado el día 23 de julio de 2008 y que se enumeran a continuación1:

Tabla . Las funciones de la Secretaría General como Organismo Intermedio del PO FSE 2007-2013 de Balears

ART. R.1083

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DELEGADAS POR LA AUTORIDAD DE GESTIÓN AL ORGANISMO INTERMEDIO

60.a)

Establecer procedimientos para garantizar que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.

1

� El Acuerdo actualmente vigente se firmó el 23 de julio de 2008 figurando la DG de Políticas Activas, Empleo y Formación como Organismo Intermedio, por lo que se deberá proceder a su modificación para adaptarlo a la nueva distribución de competencias

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ART. R.1083

DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DELEGADAS POR LA AUTORIDAD DE GESTIÓN AL ORGANISMO INTERMEDIO

60.b) Comprobar que se ha llevado a cabo la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se ha incurrido en el gasto declarado y que éste cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables.

60.d) Garantizar que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

60.f) Garantizar que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten por la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación.

60.i) Elaborar los informes anuales y el informe final del Programa Operativo que serán remitidos a la Unidad de Gestión de la UAFSE, para su posterior envío a la Comisión, tras su aprobación por el Comité de Seguimiento.

60.j)

Ejecutar, dentro del ámbito territorial de las Illes Balears, el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad.

-Trasladar a los beneficiarios la información comunicada por la Unidad de Gestión de la UAFSE en relación con la adecuada gestión del PO, y en particular la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar.

Informar a los beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios.

Garantizar que a los beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006.

3.1 ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA CONSEJERÍA DE

TRABAJO Y FORMACIÓN

Según el Decreto 11/2007, de 11 de julio, del Presidente de las Illes Balears, la Consejería de Trabajo y Formación consta de cinco direcciones generales y una Secretaría General y, de forma adscrita, pero con razón de dependencia, vinculación y participación el organismo autónomo Servei d’Ocupació de les Illes Balears (S.O.I.B.).

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Ilustración . Organigrama de la Consejería de Trabajo y Formación

Por su parte, dentro de la Secretaría General, como Organismo Intermedio (OI), dependiendo directamente del Secretario General existe un Departamento de Asuntos Generales. Bajo la dependencia del Jefe del Departamento de Asuntos Generales existen las siguientes unidades:

Servicio de la Unidad de Gestión Económica (UGE)

Servicio Jurídico

Servicio de Contratación (UAC)

Servicio de FONDOS EUROPEOS (GFE). Dispone de un jefe de servicio, un técnico superior, un técnico superior informático, un técnico de grado medio, dos auxiliares administrativos. Todos ellos se dedican a tareas de gestión y control propias del PO con una dedicación del 100%.

Sección de Informática

Negociado de personal

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3.1.1 Secretario General

Ejerce las funciones propias del Organismo Intermedio. Desempeñará las funciones de planificación y coordinación de las relaciones con las instituciones tanto a nivel comunitario como nacional en los procesos de negociación, programación y seguimiento de las actuaciones cofinanciadas por el Fondo Social Europeo. Establecerá las directrices de cara a una buena administración, evaluación, gestión financiera y difusión de resultados, de los recursos del Programa Operativo del FSE de las Illes Balears. Copreside el Comité de Seguimiento.

3.1.2 Jefe del Servicio de Gestión de Fondos Europeos

Dirige la Unidad de Gestión. Su cometido es asegurar la dirección y coordinación de la gestión del Programa Operativo del Fondo Social Europeo de las Illes Balears y velar por la correcta gestión financiera conforme a la normativa comunitaria, nacional y autonómica. Desempeña las funciones de interlocutor ante las Autoridades de Gestión y de Certificación de la UAFSE. Asiste a los Comités de Seguimiento como titular y a los grupos de trabajo en materia de evaluación. Es el responsable de las funciones previstas en las letras a) e i) del artículo 60 Reglamento (CE) 1083/2006. Cuenta con:

1 Técnica superior. Responsable del cumplimento del Plan de Comunicación del PO y de la página web del PO FSE. Asiste a los comités de información y publicidad [art. 60.j) Reglamento (CE) 1083/2006].

2 Técnicas de grado medio. Realización de las verificaciones administrativas del art. 13 del Reglamento (CE) 1083/2006. Verificaciones administrativas de todas las operaciones objeto de cofinanciación del programa operativo [art. 60.b), d) y f)

1 Auxiliar administrativo. Apoyo al técnico/a de grado medio en las tareas de control y revisión de las operaciones que deban declararse a la Autoridad de Gestión.

1 Auxiliar administrativa. Mantenimiento de la base de datos de la SG y carga de las operaciones en la aplicación “FSE2007”.

1 técnico/a grado medio/superior responsable de la realización de las visitas in situ de las operaciones cofinanciadas por el programa operativo.

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De las funciones establecidas en el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 que corresponden a la Autoridad de Gestión y que ésta ha delegado al Organismo Intermedio,son competencia del Servicio de FONDOS EUROPEOS, juntamente con el personal adscrito al Servicio las funciones siguientes:

garantizar que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con los criterios aplicables al programa operativo y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución;

comprobar que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación de los servicios objeto de cofinanciación, que se han efectuado realmente el gasto declarado por los beneficiarios en relación con las operaciones, y que éste cumple las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia mediante la realización de las verificaciones administrativas sobre el 100% de las operaciones que se pretenden declarar. Las verificaciones in situ se realizarán mediante muestreo en la forma establecida en el Manual de Procedimientos.

se asegurará de que los beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantienen un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional;

establecerá procedimientos que garanticen que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada;

elaborará y remitirá a la Autoridad de Gestión, tras su aprobación por el Comité de Seguimiento, los informes de ejecución anual y final;

garantizará el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad.

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3.2 ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS DISTINTOS ORGANISMOS COLABORADORES

3.2.1 Servei d’Ocupació de les Illes Balears (SOIB)

El SOIB está estructurado en dos Departamentos: de Asuntos Generales y de Planificación y Gestión Administrativa. Dentro del Departamento de Asuntos Generales se encuentra el Servicio de Seguimiento Económico que tiene por objeto la revisión y comprobación de las memorias económicas que presentan las entidades beneficiarias de las subvenciones que otorgan el SOIB y la Dirección General de Empleo y Formación. Esta unidad cuenta con 1 Jefe de Sección, 2 técnicos superiores, 2 técnicos de grado medio y 2 auxiliares administrativos. Todo este personal se dedica al 100% a tareas de control y visitas in situ de operaciones realizadas por los dos OC mencionados.

En cuanto a la gestión de operaciones por parte del SOIB cabe decir que el Departamento de Planificación y Gestión Administrativa con sus cinco servicios es el encargado de realizar las operaciones que se aprueban por parte de este Organismo Colaborador, por lo que se garantiza plenamente la separación de funciones exigida por el artículo 13.5 del Reglamento (CE) 1828/2006 de la Comisión.

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3.2.2 Dirección General de Empleo y Formación

Este OC está estructurado en dos servicios el de Homologación y Acreditación y el de Políticas Activas. Dentro de este último Servicio y bajo la dependencia del Jefe de Sección VI hay dos técnicos superiores que realizan respectivamente las funciones de gestión y control y supervisión. No obstante, tal y como se ha mencionado en el apartado anterior, las tareas de control y verificaciones administrativas y in situ de las operaciones que se realizan por parte de este OC las lleva a cabo el Servicio de Seguimiento Económico del SOIB por lo que se garantiza la separación de funciones.

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3.2.3 Dirección General de Salud Laboral

Este OC está dividido en tres Servicios: de Prevención, de Coordinación y de Salud Laboral. Dentro de este último servicio y bajo la dependencia de un Jefe de Sección coordinador hay técnicos. Cada uno de ellos realizará las tareas de gestión y control del PO, con lo que se garantiza la separación de funciones.

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3.2.4 Dirección General de Trabajo

Este OC está estructurado en un solo Departamento de Relaciones Laborales. Bajo la dependencia de su jefa hay tres Secciones. La Sección VI tiene, a su vez, 1 técnico Superior que realiza las funciones de control con la ayuda de 1 Jefe de Negociado y dos auxiliares administrativos. Por otra parte 1 técnico de grado medio con la ayuda de dos auxiliares administrativos realiza las tareas de gestión de las operaciones de este OC; así queda garantizada la separación de funciones.

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3.2.5 Dirección General de Planificación Estratégica

Este OC cuenta con un solo Servicio. Bajo la superior dirección y coordinación de su Jefa de Servicio hay dos técnicos superiores. Cada uno de ellos realizará respectivamente las funciones de gestión y de control de las operaciones cofinanciadas por el FSE.

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3.2.6 Dirección General de Responsabilidad Social Corporativa

Este OC se estructura en tres Secciones. Bajo la supervisión y coordinación de la Jefa de Sección II hay dos administrativos que realizarán, respectivamente, las funciones de gestión y control de las operaciones con separación funcional.

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3.2.7 Dirección General de Formación Profesional y Aprendizaje Permanente

Este OC se encuentra adscrito orgánicamente a la Consejería de Educación y Cultura. Se estructura en cuatro Servicios. Dependiendo de la Jefa de Servicio de Planificación y Participación hay dos técnicos. Cada uno de ellos tiene encomendadas, respectivamente, las tareas de control y gestión. No obstante, la gestión de operaciones con cargo al PO se realizan también por los otros Servicios de esta Dirección General por lo que se garantiza la separación de funciones.

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3.2.8 Dirección General de Investigación, Desarrollo e Innovación

Este OC está adscrito funcionalmente a la Consejería de Economía, Hacienda e Innovación. Está estructurado en dos Servicios: de Innovación y de Investigación y Desarrollo Tecnológico. El Servicio responsable de las operaciones con cargo al PO FSE es el Servicio de Investigación y Desarrollo Tecnológico que cuenta con un jefa de Sección y un jefe de Negociado que se dedicarán a tareas de gestión y 1 técnico superior que realizará las tareas de control de las operaciones, garantizando de esta manera la adecuada separación de funciones.

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3.2.9 Instituto Balear de la Mujer

Este OC, con categoría de Dirección General, se encuentra incluido en la organización de la Consejería de Asuntos Sociales, Promoción e Inmigración. Esta unidad dispone de un solo Servicio de Gestión y Planificación. Bajo la dependencia de su jefa de Servicio hay dos jefes de Sección. En la Sección IV, bajo la dependencia de su jefa hay 1 técnico de grado medio que, con la ayuda de una auxiliar administrativa realiza tareas de gestión y otro técnico superior que realiza tareas de control de las operaciones.

3.3 PROCEDIMIENTOS ESCRITOS ELABORADOS PARA SER UTILIZADOS POR EL PERSONAL

DEL ORGANISMO INTERMEDIO

Con base en la experiencia de períodos anteriores, la Consejería de Trabajo y Formación de la CAIB ha perfeccionado sus procedimientos de gestión de los programas operativos del FSE en la comunidad, a partir de los ámbitos de mejora detectados en la gestión, control y seguimiento.

Dado que los Estados Miembros han de establecer su propio sistema de gestión y control de acuerdo a las exigencias de la normativa vigente [Reglamento (CE) 1083/2006 y 1828/2006] y su herramienta informática habrá de ser compatible con la nueva herramienta de la Autoridad de Gestión del PO, FSE2007, la SG es la responsable de establecer los procedimientos necesarios para la gestión y control del mismo, así como de garantizar su cumplimiento durante todo el período.

En este sentido, las recomendaciones de la Comisión Europea y de las Autoridades de Gestión y control del FSE en España (UAFSE) para contribuir al cumplimiento de las mayores exigencias

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de gestión y control se han traducido, entre otras, en la realización del Manual de Procedimientos de Gestión, Seguimiento y Control del Programa Operativo del Fondo Social Europeo de las Illes Balears para el período 2007-2013 que sirva de referencia para los beneficiarios del PO. Dicho manual contienen las herramientas de trabajo de aplicación a todos aquellos órganos de dicho ámbito del Gobierno de las Illes Balears cuya actividad está ligada a la gestión del FSE.

El objetivo de este manual es facilitar la dirección del PO por parte de la SG y optimizar las tareas asociadas a los beneficiarios de las operaciones del FSE en la región. Para ello se ha procedido a la descripción detallada de los procedimientos de gestión de las operaciones y de las medidas de control interno, de seguimiento, de evaluación y de respuesta ante posibles situaciones de irregularidad de conformidad con los principios generales de gestión y control y de proporcionalidad (artículos 58 y 74 respectivamente del Reglamento (CE) 1083/2006).

El Manual se compone de cuatro partes diferenciadas:

Introducción (capítulos 1 y 2), en la que se describe el propio Manual, se proporcionan pautas para su utilización más eficiente y se expone el contexto general de la Política Regional en la que se sitúan las Illes Balears en este período de programación.

Presentación del Marco Institucional y normativo (capítulos 3 y 4). Por lo tanto, se ocupa de examinar las instituciones que desempeñan roles específicos en la gestión del programa operativo (Comisión Europea, Autoridad de Gestión, Autoridad de Certificación y Autoridad de Auditoría, Organismo Intermedio, órganos colaboradores y Comité de Seguimiento) y de identificar la normativa de aplicación que afecta a la gestión y funcionamiento de la intervención.

Descripción de los procedimientos del Programa Operativo (capítulos 5 a 11) . Es la parte central del documento y la que presenta la estructura más compleja. La información contenida en este bloque se clasifica en función de los procedimientos asociados a la gestión del PO:

Procedimiento de ejecución del las operaciones del PO

Procedimiento de seguimiento

Procedimiento de control y verificación de las operaciones

Procedimiento de gestión de pagos

Procedimiento de evaluación

Procedimientos de información y publicidad.

Anexos y herramientas de trabajo (capítulos 12 y 13).

En consecuencia, existen dos principios básicos sobre los que se fundamenta el Manual:

1. Automatización de tareas asociadas a las intervenciones cofinanciadas

2. Proactividad en la gestión del PO, tanto en la resolución de problemas como en la detección de irregularidades.

3.3.1 Sistema informático a efectos del Programa Operativo

Para este período de programación la Secretaría General de la Consejería de Trabajo y Formación, como Organismo Intermedio, dispondrá de una aplicación informática: Fondos Europeos que permita el registro y almacenamiento de los datos relacionados con cada una de

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las operaciones, transacciones e indicadores que se ejecuten en el marco del Programa Operativo, con indicación del eje y tema prioritario, garantizando la existencia de una pista de auditoría adecuada a las exigencias de las reglamentos comunitarios.

Dicha aplicación facilitará la transmisión de la información, de forma segura, al sistema de la Autoridad de Gestión, FSE2007, al objeto de garantizar que ésta recoge los datos sobre ejecución necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación.

Los registros contables y los datos sobre operaciones realizadas incluirán, como mínimo, la información establecida en el Anexo III del Reglamento (CE) 1828/2006.

Las Autoridades de Gestión, Certificación y Auditoría así como los organismos de control distintos de la Autoridad de Auditoría, podrán tener acceso a Fondos Europeos.

La aplicación de Fondos Europeos se alimentará de la contabilidad del Gobierno de las Illes Balears (SAP/3) importando los datos necesarios para alimentar la aplicación de forma automática. El sistema utilizado será a partir de los documentos contables que cumplan los requisitos establecidos previamente y que estén identificados con el código de fondo finalista 19112, con las excepciones que se establezcan para el pago de nóminas de personal de la CAIB. La incorporación de datos de contabilidad se realiza en 2 pasos. Inicialmente, la información contenida en el archivo facilitado por la Contabilidad del Gobierno se incorpora a una tabla temporal. Posteriormente, el organismo colaborador/Organismo Intermedio incoporar los documentos contables asignándolos a las operaciones correspondientes, bien ya existentes o nuevas.

Todo lo relativo a la aplicación informática anteriormente mencionada se describe con mayor amplitud en el anexo I “aplicación informática”.

3.3.2 Suministro de información al sistema informático FSE2007

La Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) procederá a autorizar como usuario del sistema FSE2007 a la Secretaría General, como Organismo Intermedio, para permitirle el suministro telemático de datos.

El Organismo Intermedio suministrará al sistema FSE2007 los datos necesarios para la elaboración de los informes anuales y final, la información referente al seguimiento de la ejecución física y financiera de las operaciones (incluidos los indicadores) y los datos requeiros para la presentación de las declaraciones de gastos y solicitudes de reembolso.

Asimismo, se registrará en FSE2007 cuanta información le sea requerida por el sistema con arreglo al formato que le sea requerido en su caso.

Suscribirá, mediante firma electrónica en la aplicación FSE2007, la aprobación de operaciones (Secretaría General), las solicitudes de reembolso (Secretaría General), los informes de verificaciones y, en general, cuanta documentación le sea requerida por la Autoridad de Gestión, conforme al procedimiento establecido en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica.

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3.4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE

OPERACIONES

La estructura del sistema de procedimientos adoptado por la SG se muestra en el siguiente esquema en función de las tareas que serán necesarias para desarrollar, en el marco del PO, la planificación, los procesos operativos, el control y la información y publicidad.

Con relación a la Planificación se diferencian los siguientes procesos:

3.4.1 Programación

Hace referencia al proceso de organización y decisión destinado a desarrollar, sobre la base plurianual, la acción conjunta de la Unión Europea, la Administración General del Estado y el Gobierno de las Illes Balears para conseguir los objetivos perseguidos por el PO.

Como unidad responsable (de acuerdo con el convenio firmado con la UAFSE), a la Secretaría General le corresponde la elaboración definitiva, tramitación y presentación de las propuestas de programación y reprogramación de la intervención del FSE en las Illes Balears. En esta etapa, tanto de programación como de revisión periódica de la misma, se considerarán las propuestas formuladas por los distintos organismos colaboradores y beneficiarios del PO y las conclusiones que se obtengan de los distintos Comités de Seguimiento.

Para ello, los órganos responsables de la gestión de las ayudas facilitarán a la Secretaría General, en el plazo establecido por ésta, toda la información que se requiera en el proceso de programación o reprogramación de la Estrategia y, específicamente, la justificación y contenido de ésta, objetivos e indicadores, con la antelación suficiente a la presentación de la propuesta.

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A tal efecto, se identifican los agentes implicados, sus funciones y responsabilidades, las fases de programación y los documentos que intervienen en esta fase para facilitar una visión completa de la misma.

Con carácter previo a la carga de datos de las operaciones en la aplicación Fondos Europeos, el jefe del Servicio de FONDOS EUROPEOS introducirá en la misma la programación financiera, por ejes y temas prioritarios del Programa Operativo. Asimismo introducirá los datos relativos a las actuaciones recogidas en el documento de Criterios de Selección de Operaciones, aprobado por el Comité de Seguimiento (o sus versiones posteriores), debiendo consignar la descripción de cada una de ellas y los criterios de selección de las mismas.

Para la primera carga de Operaciones y una vez que la información previa haya sido carga en Fondos Europeos el Servicio de FONDOS EUROPEOS procederá a introducir la información relativa a las operaciones realizadas y declaradas a la Autoridad de Gestión previamente.

A partir de esta primera carga, los organismos colaboradores podrán introducir en la aplicación las Operaciones conforme vayan surgiendo.

3.4.2 Presupuestación

Para la determinación completa de las operaciones y la cuantificación de los objetivos que anualmente han de conseguirse, es necesario considerar la capacidad de financiación existente en cada momento por eje y tema prioritario.

Para ello se tendrán en cuenta los presupuestos de la Comunidad Autónoma, la cuantía acumulada de la programación inicial prevista en el PO, las declaraciones de gastos realizadas de años anteriores y las previsiones establecidas en la senda anual para el año correspondiente.

En segundo lugar, dentro de los Procesos Operativos se diferencian:

3.4.3 Puesta en marcha y gestión de las operaciones

Los organismos colaboradores/beneficiarios de las operaciones financiadas por el PO deben disponer de una referencia común de información y consulta, teniendo siempre como marco regulador y reglamentario la legislación comunitaria, nacional y autonómica vigente.

De esta manera, este proceso persigue un doble objetivo: por un lado, facilitar la ejecución de las operaciones de acuerdo con la normativa vigente y con los sistemas de gestión y control definidos por las autoridades de gestión y control y el organismo intermedio del PO (que hacen referencia a los criterios de selección de las operaciones, contratación, resolución, puesta en marcha, justificación y pago); por otro lado, establecer unos procedimientos homogéneos y especificados al detalle, dadas las mayores exigencias normativas de este período frente al anterior.

El carácter de este Manual es fundamental, dado que gracias a esta herramienta los órganos colaboradores que intervienen en el PO conocen, desde el inicio, cómo convocar, qué información es necesario comunicar, qué tipo de elementos han de solicitarse a las entidades beneficiarias, qué vías y procedimientos se contemplan para la solución de posibles dificultades que surjan durante la ejecución de las operaciones (listas de comprobación o cheks list, formularios, etc. para cada una de las fases del proceso general).

No obstante lo anterior, dado que cada operación tiene sus propias características y cada órgano participante en el PO tiene sus tareas asignadas serán cada uno de éstos, quienes distingan y apliquen los procedimientos convenientemente.

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Los Organismos colaboradores deberán comunicar al Organismo Intermedio las operaciones susceptibles de ser cofinanciadas por el Fondo Social Europeo con cargo al Programa Operativo. Esta comunicación deberá hacerse mediante la aplicación informática de Fondos Europeos. Esta comunicación deberá ser aprobada por el Servicio de FONDOS EUROPEOS, en nombre del Organismo Intermedio. La aprobación se realizará una vez comprobado el cumplimiento de los requisitos de cofinanciación que quedarán debidamente registrados en el sistema informático mediante la lista de comprobación correspondiente. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos de cofinanciación y demás exigidos, el Servicio de FONDOS EUROPEOS autorizará en el sistema informático la operación u operaciones y devolverá el control de éstas al Organismo Colaborador para su seguimiento. La creación de la operación deberá realizarse, por parte del Organismo Colaborador una vez que presupuestariamente la operación esté en fase AD, como mínimo.

Para cada convocatoria de ayudas, el Servicio de FONDOS EUROPEOS, a través de la aplicación informática seleccionará la muestra de operaciones que deberán ser objeto de verificaciones in situ, garantizándose de esta forma que anualmente, se realizan las verificaciones in situ en todos los ejes y temas prioritarios en los que se ejecuten operaciones.

Como paso previo al alta de operaciones de ayuda, el Servicio de FONDOS EUROPEOS deberá incluir en la aplicación la información requerida para cada uno de los posibles regímenes de ayuda a desarrollar en el Tema Prioritario de que se trata. A tal efecto, se deberá cumplimentar la “Lista de Verificación de Convocatoria”. Se dejará constancia en el expediente de las comprobaciones realizdas.

El jefe del Servicio de FONDOS EUROPEOS accederá periódicamente al apartado de “aprobación de operaciones” dentro de la aplicación. En dicho apartado aparecerá la lista de operaciones pendientes de aprobación existentes en el sistema. La aplicación informática permitirá aceptar aquellas operaciones que cumplan con los requisitos establecidos.

Todas las operaciones aprobadas serán trasladadas, cuanto corresponda, a la aplicación de la UAFSE FSE2007, mediante firma electrónica por el Secretario General de la Consejería de Trabajo y Formación.

Las operaciones que no se aprueben por el Organismo Intermedio quedarán registradas en la aplicación con indicación de la causa de exclusión.

3.4.4 Seguimiento de las operaciones

El seguimiento de las operaciones El seguimiento consiste en el examen de la eficacia y el correcto desarrollo de la operación cofinanciada por el PO. Se pretende constituir un mecanismo más dinámico y permanente de recopilación de información, tanto cuantitativa como cualitativa, y representar una herramienta básica para la aplicación del PO.

En particular, este proceso considerará los objetivos y las responsabilidades en materia de eficacia y regularidad de la gestión que, de manera general, girarán principalmente en torno al seguimiento físico y financiero alimentado por el sistema de indicadores y la elaboración de los informes anuales y finales del PO -tareas ejercidas y verificadas por el Comité de Seguimiento.

El seguimiento de las operaciones se realizará por los Organismos Colaboradores mediante la aplicación FONDOS EUROPEOS. Este seguimiento incluye todas las fases en que se encuentra la operación y la introducción de los indicadores físicos de realización y de resultado. El

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seguimiento financiero se realizará automáticamente por la aplicación informática a través de los datos que proporcione la Contabilidad del Gobierno.

3.4.5 Evaluación continua.

De acuerdo con los nuevos requerimientos de la normativa para garantizar la calidad, eficacia y el correcto desarrollo de los PO –artículo 47 del Reglamento 1083/2006-, en particular, el PO FSE de les Illes Balears ha establecido un procedimiento de evaluación permanente en términos de metodología, técnicas y contenido de los distintas evaluaciones –de conformidad las orientaciones de la Comisión y con los criterios y parámetros que finalmente establezca la UAFSE en su Plan de Evaluación de referencia

3.4.6 Solicitud de reembolso y de pago a los beneficiarios

Consiste en el pago de los gastos por parte de los organismos gestores del Programa a los beneficiarios una vez verificado el funcionamiento y adecuación de la operación y la validez de su documentación justificativa.

Para ello, una vez examinada la memoria técnica y económica que al finalizar las operaciones cofinanciadas han de presentar las entidades beneficiarias se le efectúa el pago o se solicita el reintegro de las ayudas según corresponda.

3.4.7 Declaración de gastos

La finalidad de este proceso es presentar una relación de gastos a la Autoridad de Gestión de las operaciones realizadas con cargo al PO –previamente verificada- y que, una vez comprobada por ésta, la Autoridad de Certificación proceda a solicitar a la Comisión el reembolso de los pagos efectuados.

Para ello, la función de la SG en esta materia es la selección y posterior declaración del conjunto de gastos efectivamente realizados en el marco del PO a la Autoridad de Gestión, tras realizar las verificaciones del artículo 13 del Reglamento (CE) 1828/2006, en concreto las siguientes comprobaciones:

Comprobación de contenido: exactitud de la certificación conforme a la documentación recibida, elegibilidad de los gastos, verificaciones previas, respeto a las políticas comunitarias, entre otros.

Comprobación de forma: utilización de los modelos, firmas de los responsables, entre otros.

Una vez comprobado y validado el Listado para la Declaración de Gastos, la Autoridad de Gestión lo envía a la Autoridad de Certificación.

En términos generales, este proceso integra los siguientes procedimientos: elaboración de la declaración del FSE, correcciones financieras (efectuadas bien por el Estado o por la Comisión y rectificación de la Declaración de Gastos) y solicitud de reembolso.

Por último, en el bloque de Control y Comunicación:

3.4.8 Contabilidad separada

Para el control y seguimiento de las operaciones susceptibles de cofinanciación con cargo al Programa Operativo del FSE de las Illes Balears 2007-2013 se ha previsto un código de identificación presupuestaria de fondo finalista, concretamente el 19112. De esta manera se

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garantiza la pista de auditoría de los fondos presupuestados por la Comunidad Autónoma de las Illes Balears con cargo al PO. Excepcionalmente, y sólo en el ámbito de las nóminas de personal propio de la Comunidad Autónoma que realiza funciones cofinanciadas por el FSE y funciones no cofinanciadas no existirá este código de identificación.

3.4.9 Verificaciones y Controles.

Las verificaciones del Organismo Intermedio se establecen con el objetivo básico de garantizar que los gastos declarados se correspondan con gastos efectivamente pagados por los beneficiarios de las ayudas y que su realización se ha cumplido conforme a la normativa aplicable.

Asimismo, la Secretaría General será la responsable de asegurar que los procedimientos descritos en el Manual de Procedimientos se aplican correctamente y que se cumplen las instrucciones dictadas al respecto y la normativa comunitaria aplicable.

No obstante lo anterior, todos los organismos colaboradores del PO y los beneficiarios/beneficiarias del mismo están sujetos a las normas y procedimientos comunitarios aplicables de gestión y control financiero, conforme a las disposiciones del PO, del Manual de Procedimientos del PO así como en la normativa comunitaria.

Por ello, han de asumir el compromiso de someterse al sistema de control de gastos previsto, colaborando para el correcto desarrollo de las tareas de control y verificación de operaciones que deben realizarse.

Con base en el mapa de procesos anterior, el siguiente esquema identifica los órganos del PO responsables de cada una de las principales tareas asociadas al funcionamiento, seguimiento, evaluación y control del PO FSE de las Illes Balears que, con mayor grado de detalle, se especifican en el siguiente capítulo.

Las verificaciones administrativas e in situ serán introducidas únicamente por el personal autorizado del Organismo Intermedio, lo cual garantiza la adecuada separación de funciones entre organismos colaboradores y organismo intermedio. La aplicación tendrá listas de verificación de las distintas operaciones que serán rellenadas por personal del Servicio de FONDOS EUROPEOS como paso previo e imprescindible para su inclusión en una declaración de gastos en FSE2007.

Cuando se realicen las verificaciones del artículo 13, el Servicio de FONDOS EUROPEOS solicitará el expediente original al Organismo Colaborador. Se escaneará toda la documentación de los expdientes y se guardará en formato informático bajo la responsabilidad del Organismo Intermedio. Una vez realizadas las verificaiones, los expedientes serán devueltos a los Organismos Colaboradores para su custodia.

El Servicio de Gesitón de Fondos Europeos a través de la aplicación informática Fondos Europeos llevará un registro de las operaciones aprobadas y de la declaración en que se han incluido ante la Autoridad de Gestión. También se registrarán las operaciones no aceptadas para su inclusión en una declaración de gastos junto con la causa del rechazo.

Mediante las verificaciones administrativas el Organismo Intermedio garantizará la regularidad del 100% del gasto declarado por los beneficiarios/organismos colaboradores, comprobando la realidad de los pagos y su adecuación a las condiciones de la ayuda, incluidas todas las normas que le sean de aplicación. A tal efecto, el Organismo Intermedio:

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Se asegurará de que el Organismo Colaborador vela por el cumplimiento de los objetivos iniciales de las operaciones de los que es responsable, basándose en los indicadores correspondientes (que controla la ejecución de las operaciones de los que es responsable).

Solicitará al Organismo Colaborador la documentación de los expedientes de la operaciones necesaria para la realización de las verificaciones.

Verificará que no existe doble financiación de las operaciones, para ello, el Organismo Colaborador:

1. Comprobará si se utiliza el sellado de facturas originales u otro sistema empleado para evitar la duplicidad del pago.

2. Comrpobará, en el seno del Comité de Coordinación de Fondos Europeos la no duplicidad de financiación de las operaciones mediante el intercambio periódico de información sobre operaciones y transacciones entre el PO FSE, el PO FEDER, el FEADER y el FEP.

3. Revisará, a la hora de revisar la información contenida en el sistema contable SAP, que las operaciones cofinanciadas llevan el código de fondo finalista (19112), garantizándose, de esta forma, que una operación no puede financiarse por dos fondos distintos.

4. Comprobará que la operación no se haya justificado en el período 2000-2006.

5. Para las operaciones que suponen gastos directos, no admitirá que una misma factura pueda estar duplicada en la aplicación informática, salvo que por la naturaleza del gasto quede debidamente justificada.

6. Comprobará si los gastos a certificar cumplen las normas de la subvencionabilidad aprobadas por la Orden TIN/2965/2008, de 18 de octubre.

Todas las verificaciones se documentarán mediante la correspondiente lista de verificación que se custodiará en el expediente que a tal efecto abrirá el Servicio de FONDOS EUROPEOS.

Estas listas de verificaciones se realizarán a través de la aplicación informática Fondos Europeos, a la que tendrán acceso todos los organismos colaboradores.

El seguimiento de la realización de las tareas encomendadas a los Organismos Colaboradores la realizará el Organismo intermedio a través de Fondos Europeos, que exige que, antes de poder certificar algún gasto de una operación, las listas de verificación deben estar previamente cumplimentadas, teniendo así constancia el Organismo intermedio de que la tarea ha sido realizada.

Con relación a las verificaciones in situ la aplicación informática Fondos Europeos permite la obtención de muestras a partir de los criterios de selección que le introducirá el Jefe del Servicio de Fondos Europeos. Estos criterios deberán garantizar la representatividad de la muestra y que ésta supone, al menos, el 10% de la cuantía de las operaciones. Al objeto de garantizar la representatividad final de las muestras en cada ejercicio se realizará una muestra en cada convocatoria de ayudas y en el resto de operaciones se garantizará que se seleccionan operaciones en cada eje y tema prioritario, tipo de operación y organismo colaborador.

Las verificaciones in situ consistirán en la realización de las siguientes actividades:

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Verificar la ejecución física y la entrega de bienes y servicios

Verificar si el beneficiario (Organismo Colaborador) dispone de un sistema de transferencia de información sobre el desarrollo de las operaciones que permita valorar su progreso.

Verificar que el Organismo Colaborador realiza un control sobre la ejecución mediante indicadores y si queda constancia documental de este control.

Verificar que el Organismo Colaborador participante en la ejecución de las operaciones cofinanciadas mantiene el código presupuestario 19112 en las partidas presupuestarias.

Verificar que los organismos colaboradores hacen visitas para comprobar el estado de ejecución de las operciones y garantizar la realidad de la prestación de bienes y servicios.

Verificar, en el caso que el Organismo colaborador ha sido auditado externamente, las irregularidades detectadas y las recomendaciones realizadas en ese caso.

Verificar las medidas correctoras que ha tomado el Organismo Colaborador a partir de los controles externos e internos, así como de la existencia de un seguimiento de las recomendaciones.

En caso de que se hayan producido incidencias, solicitará al Organismo Colaborador que las fundamente.

Las verificaciones in situ se llevarán a cabo utilizando la “Lista de verificación de visitas in situ”. El Organismo Intermedio conservará registros donde se describa y se justifique el método de muestreo utilizado y se identifiquen y justifiquen las operaciones seleccionadas para ser verificadas, garantizando la representatividad de las mismas.

El Organismo Intermedio conservará un expediente de cada operación a la que se hayan realizado las verificaciones

3.4.10 Selección y aprobación de operaciones

La selección y aprobación de las operaciones se encuentra regulada en el capítulo 5 del Manual de Procedimientos.

3.4.11 Aprobación y modificación de los criterios de selección

La ficha EJ/ACS/0907/01 contiene el procedimiento de aprobación y modificación de los criterios de selección.

La ficha EJ/SOP/0907/01 regula la selección de las operaciones. El Esquema 12 recoge el flujograma del proceso.

3.4.12 Ejecución de las líneas de actuación

El apartado 5.2 del Manual de Procedimientos recoge el proceso de ejecución de las líneas de actuación elegibles. Este apartado se subdivide en:

5.2.1. Subvenciones y regímenes de ayuda (ficha EJ/SUB/0806/00 y flujograma en Esquema 13)

5.2.2. Convenios (EJ/CVN/0907/00 y flujograma en Esquema 14)

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5.2.3 Contratación administrativa (EJ/CPE/0907/00, EJ/CPA/0907/00, EJ/CPR/0907/00, EJ/CPN/0907/00, EJ/CDC/0907/00 y flujograma en Esquema 15).

3.4.13 Seguimiento de las operaciones

El capítulo 6 del Manual de Procedimientos recoge el proceso de seguimiento de las operaciones una vez que han sido aprobadas.

La ficha SG/CSO/0907/00 y el Esquema 16 recogen el proceso para las reuniones del Comité de Seguimiento por el procedimiento escrito mientras que la ficha SG/CSE/0907/00 y el Esquema 17 hacen lo propio con el procedimiento por escrito.

La ficha SG/IND/0907/00 y el Esquema 19 establecen el proceso para la generación de información de la ejecución financiera y física.

La ficha SG/IAE/0907/00 y el Esquema 20 indican el proceso a seguir en la elaboración del Informe Anual de ejecución, mientras que la ficha SG/IFE/0907/00 establece el proceso de elaboración del Informe Final.

3.4.14 Verificaciones de operaciones [Artículo 60, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo]

Aparece regulado en el capítulo 7 del Manual de Procedimientos.

El apartado 7.2 se informa sobre el mantenimiento de la pista de auditoría.

El apartado 7.3 recoge el proceso de las verificaciones administrativas (ficha VE/VEA/0907/00 y el flujograma 1).

El apartado 7.4 recoge el proceso de las verificacions in situ (ficha VE/VIS/0907/00 y flujograma 2).

Finalmente, el apartado 7.5 recoge el proceso que la Secretaría General realizará para la supervisión de las tareas ejecutadas por los Organismos Intermedios.

3.4.15 Tratamiento de las solicitudes de reembolso

Se recogen en el Capítulo 8 del Manual de Procedimientos. La ficha GF/CER/0907/00 y el Esquema 23 recogen el procedimiento para la declaración de los gastos efectivamente pagados.

El apartado 8.2 del Manual recoge el Procedimiento de Declaración de Gastos y la Solicitud de Pagos Intermedios (ficha GF/SPI/0907/00 y Esquema 24).

La ficha GF/COB/0907/00 recoge el proceso para la recepción e ingreso de la ayuda.

El Esquema 25 describe el flujograma general de la gestión financiera incluyendo el procedimiento de recepción del cobro asociado a una solicitud de pagos.

El apartado 8.4 recoge el procedimiento que hay que seguir en caso de correcciones financieras por irregularidades detectadas (ficha GF/CFE/0907/00 y flujograma 3). La corrección de las irregularidades detectadas por la Comisión se recogen en la ficha GF/CFC/0907/00 y el Esquema 4.

Mediante la ficha GF/RGD/0907/00 (Esquema 27) se indica el proceso para la rectificación de una declaración de gastos y la recuperación de los pagos indebidos.

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Finalmente, la ficha GF/CIE/0907/00 y el esquema 29 describen el proceso para la solicitud de pago del saldo y la declaración de cierre del PO.

3.4.16 El proceso de evaluación

Se recoge en el Capítulo 9 del Manual. Mediante la ficha EV/EVO/0907/00 y el flujograma Esquema 30 se describe el proceso para la evaluación operativa del Programa.

3.4.17 Procedimientos de información y publicidad

El capítulo 10 recoge información sobre el Plan de Comunicación del PO FSE 2007-2013 , los organismos responsables y sus obligaciones en materia de información y publicidad y el proceso general de información y publicidad (ficha IP/COM/0907/00 y Esquema 33).

3.4.18 Actualización del manual de procedimientos

Para que el Manual de Procedimientos esté en todo momento actualizado y sirva a los objetivos para los cuales se ha diseñado se ha previsto el procedimiento que se habrá de seguir a fin de mantenerlo actualizado. El diseño del Manual se basa en la utilización de fichas en las que se indica, mediante columnas, las distintas fases de un procedimiento, las tareas a desarrollar, los organismos responsables de su ejecución, los soportes documentales en su caso, los elementos de verificación y las observaciones.

En el encabezado de cada ficha se ha incluido un código de 11 caracteres que resume la siguiente información:

Los dos primeros hacen referencia al proceso general que engloba los distintos procedimientos que deben aplicarse para el desarrollo de una gestión de calidad de la intervención.

Los tres siguientes caracteres aluden al proceso concreto que forman parte de un proceso y que, por tanto, contiene las tareas, actividades, soportes documentales y flujos de información que requiere su realización.

Los cuatro siguientes caracteres son numéricos y aluden a la fecha en la que una ficha se ha incorporado al Manual. Los dos primeros representan el año y los dos últimos el mes en que se ha actualizado la información y contenido de cada ficha.

Finalmente, los dos últimos caracteres indican el número de veces que cada ficha ha sufrido algún tipo de actualización, siendo la primera la versión 00.

Las fichas que han sido sustituidas deberán ser guardadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido. Con el fin de facilitar su búsqueda posterior se ha incluido en el pie de la ficha una codificación que responde a la siguiente configuración:

El número de ficha identifica dentro del cuerpo del Manual en qué puesto se encuentra la descripción del procedimiento en cuestión

La fecha en la que se ha creado la versión recogida en la ficha y la fecha en que ésta ha sido modificada.

El número de versión de la ficha que se establece y aquella a la que sustituye.

La ficha que regula el procedimiento para la actualización del Manual de Procedimientos es AM/AMP/0907/00 y el Esquema 34

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Y CONTROL

4.- AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN

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4. AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN ÍNDICE 4.1. Autoridad de certificación y funciones principales.

4.1.1. Fecha y forma de la designación oficial por la que se autoriza a la autoridad de certificación a ejercer sus funciones. 4.1.2. Especificación de las funciones realizadas por la autoridad de certificación. 4.1.3. Funciones que ha delegado oficialmente la autoridad de certificación (funciones, organismos intermedios y forma de delegación).

4.2. Organización de la autoridad de certificación.

4.2.1. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados). 4.2.2. Procedimientos escritos elaborados para ser utilizados por el personal de la Autoridad de certificación (fecha y referencia).

4.3. Certificación de las declaraciones de gastos.

4.3.1. Descripción del procedimiento por el que se elaboran, certifican y envían a la Comisión las declaraciones de gastos. 4.3.2. Descripción de las medidas adoptadas por la autoridad de certificación para garantizar el cumplimiento de los requisitos del artículo 61 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo. 4.3.3. Disposiciones para el acceso de la autoridad de certificación a la información detallada sobre operaciones, verificaciones y auditorías que obra en poder de la autoridad de gestión, los organismos intermedios y la autoridad de auditoría.

4.4. Sistema contable

4.4.1. Descripción del sistema contable que se va a establecer y utilizar como base para la certificación de los gastos a la Comisión. • Disposiciones para el envío de los datos agregados a la autoridad de certificación en el supuesto de un sistema descentralizado. • Conexión que se va a establecer entre el sistema contable y el sistema de información (apartado 6). • Identificación de las transacciones de Fondos Estructurales en caso de disponer de un sistema común con otros Fondos. 4.4.2. Nivel de detalle del sistema contable: • Gasto total por prioridad y por Fondo.

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4.5. Recuperación de importes

4.5.1. Descripción del sistema para garantizar la rápida recuperación de la ayuda Comunitaria. 4.5.2. Disposiciones establecidas para mantener un registro deudor y deducir los importes recuperados del gasto que se va a declarar.

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4. AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN 4.1. Autoridad de certificación y funciones principales.

4.1.1. Fecha y forma de la designación oficial por la que se autoriza a la autoridad de certificación a ejercer sus funciones. En aplicación del artículo 59 del Reglamento (CE) 1083/2006 y de acuerdo con el Real Decreto 683/2002, de 12 de julio, por el que se regulan las funciones y procedimientos de gestión de la Unidad Administradora del Fondo Social Europeo, el Estado Español ha designado oficialmente a la Autoridad de Certificación a través del Marco Estratégico Nacional de Referencia de España 2007-2013, aprobado por la Decisión C (2007) 1990 de 7-05-2007 y a través de la decisión aprobatoria del Programa Operativo FSE DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE LAS ISLAS BALEARES C(2007) 6708, de fecha de 17 de diciembre de 2007. 4.1.2. Especificación de las funciones realizadas por la autoridad de certificación. Con carácter general, las funciones que debe desarrollar la Autoridad de Certificación aparecen recogidas en el artículo 61 del Reglamento (CE) 1083/2006. No obstante, en las Disposiciones de Aplicación del Programa Operativo se completan estas funciones con otras establecidas, bien en otros artículos de este mismo reglamento, o bien en el reglamento (CE) 1828/2006. A continuación se enumeran las funciones que la Autoridad de certificación va a desarrollar en el período de programación 2007-2013: a. Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago intermedio. b. Certificar: - que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables. - que el gasto declarado se atiene a las normas nacionales y comunitarias aplicables en la materia y se ha realizado en relación con las operaciones seleccionadas para financiación, de conformidad con los criterios aplicables al programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias. c. Velar, a efectos de certificación, que ha sido convenientemente informada por la Autoridad de Gestión de los procedimientos y las verificaciones llevados a cabo en relación con el gasto incluido en las declaraciones. Toda certificación de gastos enviada por la Autoridad de Gestión incluirá la documentación acreditativa de que las verificaciones previstas en los artículos 13.2 del

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Reglamento (CE) 1828/2006 y 60.b) del Reglamento (CE) 1083/2006, se han llevado a cabo satisfactoriamente. La Autoridad de Certificación podrá realizar las verificaciones necesarias y adoptar medidas oportunas, para garantizar que las certificaciones de las declaraciones de gastos que se remitan a la Comisión Europea cumplen los requerimientos de la normativa comunitaria. d. Llevar un seguimiento, de los resultados de todos los controles llevados a cabo por la autoridad de auditoría o bajo su responsabilidad. e. Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión. f. Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados debido a la cancelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes recuperados se devolverán al presupuesto general de las Comunidades Europeas, antes del cierre del programa operativo, deduciéndolos en declaraciones de gastos posteriores. g. Remitir anualmente a la Comisión, antes del 31 de marzo de cada año, la información relativa a las cantidades retiradas, recuperadas y pendientes de recuperar a 31 de diciembre del año anterior. h. Realizar una descripción de los sistemas en aplicación de lo previsto en el artículo 71 del Reglamento 1083/2006, para que el Estado Miembro pueda remitirla en plazo a la Comisión. i. Recibir los pagos de la Comisión y el importe de la prefinanciación previsto en el Artículo 82 del Reglamento (CE) 1083/2006. j. En su caso, reembolsar a la Comisión el importe total abonado en concepto de prefinanciación cuando no se haya recibido ninguna solicitud de pago del programa operativo en un plazo de veinticuatro meses a partir de la fecha en que la Comisión haya pagado la primera fracción de la prefinanciación. k. Ordenar a la Caja pagadora, la realización de los pagos a los organismos intermedios, o en su caso a los beneficiarios de las ayudas FSE, velando por que estos reciban las ayudas a que tengan derecho, cuanto antes y en su integridad, sin deducciones ni retenciones. No se impondrá ninguna carga específica u otra carga de efecto equivalente, que reduzca los importes así abonados. l. Asignar los intereses devengados por la prefinanciación al programa operativo de que se trate. Estos serán considerados como recurso para el Estado miembro en forma de contribución pública nacional. m. Remitir a la Comisión antes del 30 de abril de cada año una previsión de las probables solicitudes de pagos en relación con el ejercicio presupuestario en curso y con el ejercicio siguiente.

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4.1.3. Funciones que ha delegado oficialmente la autoridad de certificación (funciones, organismos intermedios y forma de delegación). La Autoridad de Certificación no tiene previsto delegar ninguna de sus funciones en ningún Organismo Intermedio. 4.2. Organización de la autoridad de certificación. 4.2.1. Organigrama y especificación de las funciones de las unidades (incluido el número indicativo de puestos asignados). El organigrama general de la Autoridad de Certificación es el siguiente:

SUBDIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA

Área de GestiónFinanciera Área Certificación

1 Titulado Superior

Jefe de Servicio

Jefe deServicio

Jefe deServicio

Jefe de Servicio

Jefe deServicio

Jefe deServicio

Jefe deServicio

Jefe deSección

1 TituladoSuperior

AUTORIDAD DE CERTIFICACIÓN

En el organigrama anterior se recoge manera muy general el número de puestos y la distribución de funciones en el seno de la Autoridad de Certificación. No obstante, de manera más específica las funciones a desarrollar por la Autoridad de Certificación según

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se han especificado en el punto 4.1.2 se distribuirán de acuerdo con el siguiente esquema: 1.- Área de Certificación: - Se asegurará de haber recibido toda la información necesaria de la Autoridad de Gestión en relación con las comprobaciones realizadas por ésta o por los Organismos Intermedios con carácter previo a remitir las certificaciones y declaraciones de gastos- solicitudes de pago a la Comisión Europea. - Se asegurará de haber recibido la información necesaria en relación con la evaluación del sistema de gestión y control prevista en el artículo 71 del reglamento (CE) 1083/2006, así como el dictamen anual previsto en el artículo 62.1 d) ii) de la misma norma jurídica. - Realizará el seguimiento de las auditorías de las operaciones realizadas por la Autoridad de Auditoría del programa operativo, o bajo su responsabilidad, remitiéndole tan pronto como se produzca información relativa a las cantidades recuperadas o retiradas a causa de sus informes. Asímismo, se asegurará de haber recibido el informe anual previsto en el artículo 62 d) i) del reglamento (CE) 1083/2007. - Como consecuencia del seguimiento de las auditorías realizado, se asegurará que el Sistema Informático registra de forma adecuada las cantidades recuperadas, y en caso de ser necesario propondrá la retirada de las cantidades irregulares detectadas. A los efectos de conocer las cantidades retiradas o recuperadas de forma efectiva estará debidamente coordinada con el Área de Gestión Financiera. - Analizará la información recibida de la Autoridad de Auditoría y en base a la misma, de forma motivada podrá proponer medidas correctoras a la Autoridad de Gestión. - Realizará el seguimiento de las auditorías financieras realizadas por el esto de organismos nacionales o comunitarios con competencias para ello. Estas funciones se realizarán por el Jefe de Área, Jefes de Servicio y el Titulado Superior que conforman el Área de Certificación. Asimismo, se contratará una empresa especializada la prestación de un servicio de apoyo de entre 4 y 8 trabajadores. El número de horas que se prestarán de este servicio es equivalente a la mitad de la jornada completa de cada trabajador contratado (20 horas semanales en promedio anual). Por último hay que tener en cuenta que el Área de Certificación contará también con tres auxiliares administrativos para realizar actividades propias de su puesto.

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2.- Área de Gestión Financiera: - Preparará los certificados y declaraciones de gastos- solicitudes teniendo en cuenta la información que le haya transmitido el Área de Certificación en relación con la adecuación de los gastos a la normativa nacional y comunitaria aplicable. - Verifica que las solicitudes de pago cumplen los tres requisitos establecidos en el anexo X del Reglamento (CE) 1828/2006. - Facilitará al Área de Certificación, la información relativa a las cantidades recuperadas o retiradas que se han deducido de forma efectiva de las certificaciones y declaraciones de gastos- solicitudes de pagos remitidas a la Comisión. - Preparará para su remisión en plazo a la Comisión una previsión de las probables solicitudes de pagos en relación con el ejercicio presupuestario en curso y con el ejercicio siguiente, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 76 del Reglamento (CE) 1083/2006. - Conocerá por la información que facilite la Dirección General del Tesoro y Política Financiera los ingresos recibidos por la Comisión, ya sea como prefinanciación, reembolso de pagos intermedios o pago del saldo final de del programa operativo. - Elaborará las propuestas de pago a favor de los distintos organismos intermedios, y en su caso beneficiarios, para su posterior remisión a la Dirección General del Tesoro y Política Financiera. - Elaborará las propuestas de pago a favor de la Comisión, cuando deban realizarse reembolsos de las cantidades previamente ingresadas. Estas funciones se realizarán por el Jefe de Área, Titulado Superior y Jefa de Sección que conforman el Área de Gestión Financiera. Por último hay que tener en cuenta que el Área de Certificación contará también con un auxiliar administrativo para realizar actividades propias de su puesto. 4.2.2. Procedimientos escritos elaborados para ser utilizados por el personal de la Autoridad de certificación (fecha y referencia). La descripción de las funciones del personal que presta servicios en la Autoridad de Certificación se describe en el Manual de Procedimientos realizado al efecto, finalizado el 31 de diciembre de 2007.

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4.3. Certificación de las declaraciones de gastos.

4.3.1. Descripción del procedimiento por el que se elaboran, certifican y envían a la Comisión las declaraciones de gastos. La elaboración y posterior remisión a la Comisión de las certificaciones y declaraciones de gastos- solicitudes de pago se realizarán siguiendo el diagrama de flujos que a continuación se expone:

AGRemite

Certificado de Gastos-Petición de Pago

AC¿Los Certificados

presentan incidencias?

SÍ NO

SEG-VAL

Certificado de Verificaciones Art. 13

ACComprueba

ACAgrupa Certificados OIs, elabora, remite

Certificado y Declaración de Gastos-Solicitud de Pago Intermedio

CMAnaliza

CRT-GF

CM¿Acepta la Solicitud?SÍ

NO

CMEfectúa pago

VER-ADG

Resumen de Conclusiones de Artl 13

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El Organismo Intermedio como mínimo, remite a la Autoridad de Gestión a través de la información recogida en el Sistema de información FSE2007 el certificado de gastos y el certificado de verificaciones del artículo 13, así como la información contenida en el resumen de conclusiones de las verificaciones realizadas en aplicación del mencionado artículo. Este resumen recoge de forma sistematizada la información más relevante en relación con los controles realizados, especificando la causa y cantidades que finalmente no han sido objeto de certificación. Por su parte el certificado de gastos contendrá toda la información relativa a los gastos incurridos en la ejecución de las operaciones que van a ser objeto de certificación. La Autoridad de Gestión una vez ha comprobado que la información mencionada en el párrafo anterior se ha facilitado en la forma prevista y con las condiciones establecidas, remite la misma a la Autoridad de Certificación. En su caso, la Autoridad de Gestión puede solicitar documentación justificativa de las verificaciones administrativas, generalmente listados de comprobación, o de las verificaciones sobre el terreno, generalmente informes, que se hayan realizado, que deben corroborar lo incluido en el resumen de conclusiones de las verificaciones del artículo 13. En caso de que la Autoridad de Gestión no considere que la información facilitada es adecuada puede solicitar información adicional o bien devolver el certificado de gastos, con toda la información que lo acompaña al Organismo Intermedio. La Autoridad de Certificación (Área de Certificación) analiza la información facilitada por la Autoridad de Gestión, así como la información que le haya facilitado la Autoridad de Auditoría del programa operativo. Una vez recibido el certificado de gastos por la AC, ésta procederá en primer lugar a efectuar una Verificación de los Requisitos Generales del certificado. Para ello deberá contar con la posibilidad de consulta de la información sobre las actuaciones del OI, de la AG / UAFSE, sobre el certificado, y de la AA (sobre la información global de certificación del OI), marcándose como “verificado” cuando se considere completa la información consultada de cada uno de los requisitos generales (los cuales se detallan en el análisis de requisitos de la aplicación informática, y que incluyen el listado de expedientes / informes asociados a todas las verificaciones realizadas (administrativas e in situ) por el OI y el listado de la verificaciones realizadas por la AG / UAFSE). Una vez que la AC ha verificado los requisitos generales del certificado de gastos, ésta deberá proceder a efectuar un Análisis de las Operaciones y los Gastos incluidos en el certificado, mediante un proceso que incluye la generación de una muestra de operaciones y gastos para analizar y la solicitud de información y documentación adicional asociada a dicha muestra; solicitud que podrá repetirse sucesivamente como ampliación de las respuestas recibidas hasta el momento en que la AC la considere suficiente para decidir los gastos admitidos y los no admitidos.

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La muestra se seleccionará teniendo en cuenta la información sobre las actuaciones y verificaciones realizada por el OI, la AG / UAFSE y la AA, así como sobre la información global de certificación del OI: los resultados de las verificaciones de artículo 13 realizadas por la AG, los informes realizados por la AA y el volumen de las operaciones y gastos dentro de la certificación presentada. Como parte del proceso de Análisis de las Operaciones y Gastos, tras el fin de la selección de la muestra de análisis o la ampliación de ésta, podrá realizarse sobre el contenido de una submuestra (selección de gastos reducida al ámbito de la ya incluida en la muestra hasta ese momento) una gestión de verificaciones in situ, si se considera que toda la información facilitada no es suficiente para continuar la tramitación de la certificación de gastos. Una vez analizada toda la información antes señalada y una vez se han retirado los gastos que, en su caso, no se hubieran considerado adecuados para su remisión a la Comisión, la Autoridad de Certificación (Área de Gestión Financiera) prepara la certificación y declaración de gastos- solicitud de pago incluyendo los gastos que se hubieran considerado adecuados para su remisión a la Comisión. En el caso de no incorporar alguno de los gastos presentados por la Autoridad de Gestión, lo comunicará de forma motivada a ésta para que dé comunicación de dicha situación al OI. 4.3.2. Descripción de las medidas adoptadas por la autoridad de certificación para garantizar el cumplimiento de los requisitos del artículo 61 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo. Los siguientes diagramas de flujo ilustran las medidas y el procedimiento:

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Las verificaciones que la Autoridad de certificación debe llevar a cabo con carácter previo a remitir una certificación de gastos a la Comisión Europea son las siguientes: 1.- Analizar la información del resumen de verificaciones del artículo 13, que recoge información relevante de los resultados de las verificaciones realizadas por la Autoridad de Gestión o por los Organismos Intermedios, y más concretamente de las cantidades retiradas por la Autoridad de gestión o por el organismo Intermedio antes de haberse procedido a remitir información alguna a la Autoridad de Certificación. 2.- Analizar el contenido de una muestra de los soportes documentales que recogen las conclusiones de las verificaciones administrativas realizadas y todos los soportes documentales que recogen las verificaciones sobre el terreno. Esta información debe ser utilizada para validar la información del resumen de verificaciones del artículo 13.

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3.- Analizar los informes realizados por la Autoridad de Auditoría del programa operativo, bien sean sobre una muestra de operaciones previamente certificadas o bien sean informes o dictámenes anuales sobre la validez del sistema de gestión. Ambos se utilizarán, junto con la información mencionada en los puntos anteriores, para valorar la fiabilidad de los gastos declarados prestando especial atención a los defectos encontrados y a su posible repetición en los gastos que se vana remitir a la Comisión. 4.- En su caso, analiza una relación de gastos de todas o parte de las operaciones certificadas, así como la documentación justificativa de los gastos y del pago realizado de todos o parte de los gastos que van a ser certificados a la Comisión. Con ello se debe poder afirmar que los gastos que se van a certificar están adecuadamente soportados documentalmente. El método de selección de los gastos a analizar vendrá determinado por factores de riesgo según la información facilitada en las verificaciones del artículo 13 y en los controles de operaciones de la Autoridad de Auditoría. En caso de considerarse necesario la muestra se complementará mediante una selección aleatoria. 5.- En caso de no considerar suficiente la información facilitada se puede determinar la necesidad de realizar una verificación sobre el terreno de cuyo resultado dependerá la certificación final de los gastos declarados. 4.3.3. Disposiciones para el acceso de la autoridad de certificación a la información detallada sobre operaciones, verificaciones y auditorías que obra en poder de la autoridad de gestión, los organismos intermedios y la autoridad de auditoría. La Autoridad de Certificación tendrá acceso a toda la información introducida en el Sistema FSE2007 y toda la información referente a las operaciones, verificaciones de la Autoridad de Gestión y controles de la Autoridad de Auditoría se encontrarán introducidas en este Sistema. En este sentido, se debe señalar que las certificaciones y declaraciones de gastos- solicitudes de pagos remitidas a la Comisión se elaborarán a partir de la información introducida en el Sistema en relación con los gastos incurridos en la ejecución de cada operación. Además, esta información será suficiente para cumplir con los requerimientos del anexo III del reglamento (CE) 1828/2006, como se especificará en el apartado 4.4 de este documento. En lo que respecta a las verificaciones realizadas por la Autoridad de Gestión, como puede apreciarse de lo mencionado en el apartado 4.3.2 la Autoridad de Certificación, para tramitar la certificación y declaración de gastos- solicitud de pago a la Comisión debe contar con: a) Todos los soportes documentales (informes) que recogen los resultados de las verificaciones sobre el terreno realizadas sobre los gastos incluidos en cada certificado de gastos presentado por el Organismo Intermedio a la Autoridad de Gestión.

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b) Una muestra de los soportes documentales (listados de comprobación) que recojan los resultados de las verificaciones administrativas realizadas sobre las declaraciones de gastos presentadas por el Organismo Intermedio a la Autoridad de Gestión. c) Resumen de los resultados más relevantes de las verificaciones realizadas. Sin esta información a su disposición no se llevará a cabo tramitación de certificaciones de gastos y solicitudes de pago a la Comisión. Por último, en lo que respecta a los informes de auditoría, se prevé su introducción en la base de datos, de tal forma que la Autoridad de Certificación los pueda tener en cuenta para su valoración previa de los gastos que pretende certificar, pero también para poder realizar y rendir cuentas del seguimiento de las conclusiones que se ponen de manifiesto en los mismos. En caso de no contar con esta información en plazo la Autoridad de certificación solicitará la misma a la Autoridad de Auditoría del programa operativo respectivo. 4.4. Sistema contable

4.4.1. Descripción del sistema contable que se ha establecido y se utiliza como base para la certificación de los gastos a la Comisión. Al igual que sucede con el sistema de información, con el que está íntimamente relacionado, para operar en el período de programación 2007-2013 se ha desarrollado un nuevo sistema contable distinto al utilizado en el período de programación 2000-2006. La Autoridad de Certificación analiza individualmente los gastos incluidos en cada certificado debidamente validado por la Autoridad de Gestión. Una vez realizado el análisis mencionado, en base a la información señalada en el apartado 4.3, la Autoridad de Certificación procede a certificar a la Comisión los gastos que considera que cumplen adecuadamente con la normativa comunitaria y nacional. Por lo tanto, la certificación de gastos a la Comisión se realiza teniendo en cuenta la información facilitada por los Organismos Intermedios, una vez que ha sido debidamente validada por la Autoridad de Gestión. No obstante, entre la información remitida por la Autoridad de Certificación a la Comisión y la enviada por la Autoridad de Gestión a la Autoridad de Certificación pueden existir diferencias debido a los gastos que la Autoridad de Certificación haya considerado como inadecuados para su envío a la Comisión por no cumplir plenamente con la normativa aplicable. El sistema contable almacena información suficiente en todo momento para conciliar esta diferencia, existiendo constancia en su caso del momento en que se produce la mencionada conciliación. Asimismo, el sistema contable almacena información relativa a los reembolsos abonados por la Comisión en base a las certificaciones de gasto y solicitudes de pago enviadas. • Disposiciones para el envío de los datos agregados a la autoridad de certificación en el supuesto de un sistema descentralizado.

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El sistema contable es centralizado y obtiene información del sistema de información.

• Conexión que se va a establecer entre el sistema contable y el sistema de información (apartado 6).

El sistema de información utilizado por la Autoridad de Gestión y el sistema contable utilizado por la Autoridad de Certificación es común. Esto significa que la información del Sistema, alimentada por los Organismos Intermedios, es única para ambas Autoridades. Sin embargo, es diferente el tratamiento de la información que ambas realizarán. El sistema de información contiene el total del gasto certificado en cada operación por cada beneficiario, diferenciándola por eje y tema prioritario. El organismo introduce de forma desglosada todos y cada uno de los gastos de cada operación y beneficiario.

La información facilitada por el Organismo Intermedio contiene los datos necesarios para relacionar la misma con la contenida en sus bases de datos, asegurándose así el mantenimiento de una adecuada pista de auditoría. Por esta razón se ha incluido el campo 1 del apartado 4.4.2 A) entre la información a suministrar por cada Organismo Intermedio. Adicionalmente, cada gasto certificado contiene la información referente al beneficiario, verificaciones, auditorías y tipo de gasto en su caso, junto con los diferentes estados de tramitación en que se puede encontrar: certificado por el Organismo Intermedio, transmitido por la Autoridad de Gestión, no aceptado por la Autoridad de Certificación, o tramitado a la Comisión por la Autoridad de Certificación. Asimismo, una vez que la Autoridad de Certificación no ha aceptado un gasto que inicialmente había sido incluido en un certificado por un Organismo Intermedio, éste debe proceder a modificar los importes en posteriores certificaciones de gastos. Por lo tanto, la información del Sistema permite en todo momento conciliar los importes certificados por los Organismos Intermedios y los certificados por la Autoridad de certificación a la Comisión Europea. Por último, hay que señalar que la información del sistema permitirá que la Autoridad de Auditoría de cada programa operativo tenga información en tiempo real de la situación en que se encuentra el seguimiento de los resultados de sus informes, especialmente de cuándo se ha producido la efectiva recuperación de las cantidades irregularmente certificadas a la Comisión que haya detectado. El intercambio de datos entre la Autoridad de Certificación y la Comisión Europea se lleva a cabo a través del sistema establecido por la Comisión, vía web service desde la aplicación de gestión de las ayudas del Fondo Social Europeo para el período 2007-2013, denominada “FSE 2007”.

• Identificación de las transacciones de Fondos Estructurales en caso de disponer de un sistema común con otros Fondos.

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El sistema de información y contable descrito se utiliza de forma exclusiva para el Fondo Social Europeo. 4.4.2. Nivel de detalle del sistema contable: • Gasto total por prioridad y por Fondo. La información incluida en el Sistema de información, que será utilizada por el sistema contable referente a las operaciones y a los gastos es la siguiente: A) Operaciones:

Campo Descripción Equivalencia de los campos con el Anexo III del Rgto. 1828/2006

1 Número de código único de operación. Campo 8. (Artículo 15 del reglamento (CE) 1828/2006, permite relacionar la información del Sistema con la información almacenada por el Organismo Intermedio/ Órgano que aprueba la operación), garantizando así una correcta pista de auditoría.

2 Identificador único de operación en el sistema FSE2007, obtenido para realizar modificaciones posteriores en dicha operación, con el siguiente formato: ID del Programa Operativo / ID del Organismo Intermedio / ID del Eje Prioritario / Año de la fecha de inicio de la operación / Número secuencial asignado por el sistema.

Campo 8 Al ser introducido por el Sistema de forma automática se garantiza que es único para todos los programas operativos.

3 Código del Objetivo. Sólo se cumplimentará en los Programas Operativos que tengan más de uno, como los Plurirregionales.

(Artículos 5 a 7 del Reglamento (CE) 1083/2006).

4 Código del Tipo de Ayuda. Sólo se cumplimentará en los Programas Operativos que tengan más de uno, como los Plurirregionales.

(Artículo 8 del Reglamento (CE) 1083/2006).

5 Código del Eje Prioritario. Campo 2

6 Código del Tema Prioritario. (Artículo 11.2 del Reglamento (CE) 1828/2006, que hace referencia a la Tabla 1 Anexo II del mismo Reglamento).

7 Código de Tipología de la operación. (Artículos 56 y 57 en relación con el artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006)

8 Breve descripción de la operación. Campo 9

9 Fecha de inicio de la operación. Campo 10

10 Fecha de conclusión de la operación. Si es una operación no cerrada se informará vacío.

Campo 11 Un a vez se haya introducido información en este campo no se podrá añadir nuevos gastos a certificar en la operación respectiva.

11 Organismo que emite la decisión aprobatoria. Campo 12 Estos organismos estarán previamente introducidos en el Sistema, para cada programa operativo, pudiéndose actualizar en cualquier momento. Estos órganos incluirán en todo caso a los que apoyan al organismo intermedio, en los términos mencionados en cada Programa Operativo.

12 Fecha de aprobación. No es un campo obligatorio. Campo 13

13 Código del método de gestión. (Artículo 21 del Reglamento (CE) 1828/2006 en relación con los apartados 2.2.3 y 3.2.3 del anexo XII del mismo Reglamento).

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14 Referencia del documento en caso de que el código del campo 13 sea “Remisión al documento”. Si existe se indica como texto libre.

(Artículo 21 del Reglamento (CE) 1828/2006 en relación con los apartados 2.2.3 y 3.2.3 del anexo XII del mismo Reglamento).

15 Financiación del BEI. Campo 19

16 Tipo de financiación. El campo puede ser no obligatorio incluyendo entonces un valor por defecto.

(Artículo 11 del Reglamento (CE) 1828/2006, que hace referencia a la Tabla 2 Anexo II del mismo Reglamento).

17 Tipo de actividad económica. El campo puede ser no obligatorio incluyendo entonces un valor por defecto.


18 Tipo Emplazamiento/Territorio. Código de la región o zona en la que se ubica o realiza la operación


19 Identificación del régimen de ayudas. Si existe, se indica el régimen aplicado como texto libre.

(Arts. 54 y 78 del Reglamento (CE) 1083/2006).

El Sistema facilita de forma automática la información referente al número CCI del programa operativo, al estar introducidas en el mismo las Decisiones de aprobación de los mismos. La denominación del fondo, Autoridad de Gestión y de Certificación del programa operativo también son datos que facilita el Sistema y que permanecen constantes en todos los programas operativos. La cantidad de ayuda FSE de cada gasto se obtiene de forma automática en función del programa operativo y del eje. B) Gastos de las operaciones:

Campo Descripción Equivalencia de los campos con el Anexo III del Rgto. 1828/2006

1 Número de código único de operación a la que se imputa el gasto. Campo 8. (Artículo 15 del reglamento (CE) 1828/2006, permite relacionar la información del Sistema con la información almacenada por el Organismo Intermedio/ Órgano que aprueba la operación).

2 Identificador único de operación en el sistema FSE2007. Campo 8

3 Número de referencia único que identifique el gasto. (Artículo 15 del Reglamento (CE) 1828/2006: detalle en registro contable del Organismo Intermedio/ Órgano que aprueba la operación).

4 Referencia del beneficiario, CIF para empresas o NIF para autónomos.

Campo 14

5 Referencia del beneficiario, Nombre, para autónomos o razón social, para empresas, fundaciones, entidades públicas, centro de I+D, etc.

Campo 14

6 Referencia del beneficiario, Número de expediente si es persona física.

Campo 14 En el caso de que sea una persona física no se recogerán datos de carácter personal, pero sí información suficiente para garantizar la pista de auditoría, es decir, para localizar la documentación justificativa de los gastos en que haya incurrido.

7 Referencia a la región en la que se imputa el gasto. Sólo es obligatorio en el caso de los PO Plurirregionales, ya que en los PO Regionales esta información vendrá dada por el propio PO.

(Artículos 5 a 8 del Reglamento (CE) 1828/2006).

8 Fecha de pago efectiva. (Artículo 56 del Reglamento (CE) 1083/2006).

9 Gasto total. Campo 16

10 Gasto total subvencionable. Campo 17

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11 Financiación privada. Campo 18 Para introducir información en este campo debe existir una previsión de la misma en el programa operativo.

12 Ingresos deducidos. Campo 33

13 Emplazamiento de los documentos acreditativos detallados de la solicitud cuando no se encuentran en los locales del beneficiario.

Campo 24

14 Gastos relacionados con el FEDER correspondientes a programas operativos cofinanciados por el FSE.

Campo 25

15 Gastos de cooperación transnacional. Sólo se debe rellenar cuando el campo 14 tenga valor.

Campos 27, 28 y 29

16 Gastos abonados por la compra de terrenos. Sólo se debe rellenar cuando el campo 14 tenga valor.

Campo 30

17 Gastos abonados en concepto de vivienda. Sólo se debe rellenar cuando el campo 14 tenga valor.

Campo 31

18 Gastos abonados en concepto de costes indirectos calculados a tanto alzado.

Campo 32

19 Número de expediente. De las verificaciones administrativas. (Art. 13.2.a) del Rgto. 1828/2006)

20 Identificación del informe. Campo 38 (Art. 13.2.b) del Reglamento (CE). 1828/2006)

21 Referencia o identificación del Control. (relación de gastos rectificados con informes de control)

En el caso Auditorías del Art. 16.1 del Reglamento (CE) 1828/2006: Campos 39 y 40. No obstante, se puede utilizar para identificar otro tipo de controles realizados una vez certificado el gasto a la Comisión (a posteriori, como es el caso e los realizados por la Comisión o el Tribunal de Cuentas Europeo).

La propia gestión del sistema contable determina la codificación sucesiva de las solicitudes de reembolso a la Comisión Europea, en función de su fecha de remisión. El sistema agrega las cantidades correspondientes a los gastos que la Autoridad de Certificación considera que cumplen todos los requisitos para ser certificados a la Comisión. 4.5. Recuperación de importes

4.5.1. Descripción del sistema para garantizar la rápida recuperación de la ayuda Comunitaria. Una vez se ha detectado la existencia de gastos irregularmente certificados a la Comisión Europea, la Autoridad de Certificación comunica esta circunstancia a la Autoridad de Gestión, para que ésta se ponga en contacto con el Organismo Intermedio. El Organismo Intermedio puede llevar a cabo distintos tipos de actuaciones: 1.- Minorar la cantidad irregular en posteriores certificaciones de gastos remitidas a la Autoridad de Gestión, dejando constancia del informe o documento del órgano de control en el que se detectaron estas irregularidades. En este caso, la cantidad irregular es objeto de recuperación al compensarse con las cantidades de gastos que van a certificarse con posterioridad.

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2.- No minorar la cantidad irregular detectada, en cuyo caso, la Autoridad de Certificación dará conocimiento de dicha situación a la Autoridad de Gestión, la cual prepara el inicio del expediente de minoración de gastos contra el Organismo Intermedio correspondiente. A la finalización de este expediente se procederá a recuperar la cantidad irregular mediante compensación en subsiguientes declaraciones de gastos presentadas por el Organismo Intermedio afectado, o por medio del abono en la cuenta prevista a estos efectos en el Banco de España y su posterior ingreso a favor de la Comisión. La resolución del expediente de minoración puede disminuir las cantidades que inicialmente se consideraron irregulares. El órgano de control que emitió el informe deberá conocer la causa que origina esta disminución, decidiendo en su caso aceptar la misma. No obstante, en determinados casos por razones de necesidad o de oportunidad, la Autoridad de Certificación puede retirar la cantidad irregular de posteriores certificaciones del Organismo Intermedio que le remita la Autoridad de Gestión. 4.5.2. Disposiciones establecidas para mantener un registro deudor y deducir los importes recuperados del gasto que se va a declarar. La Autoridad de Certificación conocerá las irregularidades detectadas en los informes de los distintos organismos con competencias en el control. Esta información será introducida en el Sistema FSE2007 y se tendrá a disposición de la Autoridad de Gestión y de la Autoridad de Certificación. Asimismo, en base a esta información, la Autoridad de Auditoría de cada programa operativo podrá acceder al seguimiento actualizado que la Autoridad de certificación realice de sus informes. En casos en que el Organismo Intermedio no deduzca las cantidades irregulares detectadas en futuras certificaciones, o se prevea que vayan a existir problemas en el cumplimiento de las resoluciones de los expedientes de reintegro, la Autoridad de Certificación puede proceder a la retirada de estas cantidades por iniciativa propia en una certificación de gastos posterior. Cuando el Organismo Intermedio proceda a deducir por propia iniciativa las cantidades irregulares, deberá facilitar información en el campo 21 anteriormente señalado. Esta información también deberá introducirse en el caso en que la Autoridad de certificación retira cantidades indebidamente certificadas, para conciliar los importes certificados por el organismo intermedio con los certificados por la Autoridad de certificación a la Comisión. Por último, hay que tener en cuenta que en el actual real Decreto 683/2002 que regula el funcionamiento de la Unidad Administradora del FSE se prevé la posibilidad de suspender el abono de las cantidades ingresadas por la Comisión Europea mediante acuerdo expreso debidamente motivado, cuando aprecie que existen deficiencias en el cumplimiento de la normativa aplicable, como puede ser el caso de falta o dilación en la

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recuperación de importes. Esta posibilidad se mantendrá en la nueva normativa que regule a nivel nacional las funciones de la Autoridad de Certificación. El Sistema por lo tanto, tendrá suficiente información para facilitar los datos requeridos en el anexo XI del Reglamento CE 1828/2006, en tiempo y forma. Dichos datos, al recoger los importes retirados, recuperados y pendientes de recuperar, constituyen el Libro de Deudores que estará pertinentemente actualizado, siendo lo suficientemente exacto como para proceder a un seguimiento completo de la situación.

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Y CONTROL

5.- AUTORIDAD Y ORGANISMOS DEAUDITORIA

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PO REGIONALES FSE

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN Y CONTROL DE LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA PROGRAMA OPERATIVO: Titulo: PROGRAMA OPERATIVO FSE 2007-2013 DE LA COMUNIDAD AUTONOMA DE LAS ISLAS BALEARES Fondo: Fondo Social Europeo (FSE). AUTORIDAD DE AUDITORÍA Denominación: Intervención General de la Comunidad Autonoma de las Islas Baleares Dirección postal: Calle Palau Reial, 17. 07001 Palma (Baleares). Dirección de correo electrónico corporativo:

Teléfono 971.176700 Fax: 971176768

Personas de contacto en el órgano de control Nombre y apellidos: José Amengual Antich Cargo: Viceinterventor General Dirección postal: Calle Palau Reial, 17. 07001 Palma (Isl as Baleares) Dirección de correo electrónico corporativo: [email protected]

Teléfono: 971.176761 Fax: 971176768

Nombre y apellidos: Bartolomé Matas Martorell Cargo: Interventor Adjunto Área de Control Dirección postal: Calle Palau Reial, 17. 07001 Palma (Islas Baleares) Dirección de correo electrónico corporativo: [email protected]

Teléfono: 971.176701 Fax: 971784305

OTROS ÓRGANOS DE CONTROL Denominación Intervención General de la Administración del Estado Dirección postal C/ María de Molina 50 28006 Madrid Dirección de correo electrónico corporativo Teléfono 91 536 70 00 Fax 915367570 Personas de contacto en el órgano de control Nombre y apellidos Jose Alberto Pérez Pérez Cargo Interventor General de la Administración del Estado Dirección postal C/ María de Molina 50 28006 Madrid

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Dirección de correo electrónico corporativo [email protected] Teléfono 91 536 70 63 Fax 915367570 Nombre y apellidos José Juan Blasco Lang Cargo Director de la Oficina Nacional de Auditoría (ONA) Dirección postal C/ María de Molina 50 28006 Madrid Dirección de correo electrónico corporativo [email protected] Teléfo no 91 536 70 72 Fax 9153675 71 Nombre y apellidos Mª del Carmen Serrano de la Hoz Cargo Jefe de División de la División III de la ONA Dirección postal C/ Castelló 117, 2ª planta Dirección de correo electrónico corporativo [email protected] Teléfono 91 536 70 07 Fax 915367641

5. AUTORIDAD Y ORGANISMOS DE AUDITORÍA

5.1. Descripción de las principales tareas e interrelaciones de la autoridad de

auditoría y los organismos de auditoría bajo la responsabilidad de la autoridad

de auditoría

La Autoridad de Auditoria será la Intervención General del Gobierno de las Islas

Baleares, adscrita orgánicamente a la Consellería competente en materia de

Hacienda y Presupuestos.

A fin de garantizar el correcto cumplimiento de las obligaciones establecidas en el

ordenamiento jurídico comunitario, la instrumentación de las funciones de la

Autoridad de Auditoría se hará de acuerdo con los sistemas institucional, jurídico y

financiero del Estado miembro, conforme a las normas de auditoría

internacionalmente aceptadas (art. 59.3 del Reglamento 1083/2006 del Consejo), “el

Marco de Actuación entre la Intervención General de la Administración del Estado y

las Intervenciones Generales de las comunidades autónoma para la coordinación y

ejecución de las funciones de control establecidas en el Reglamento (CE) nº

1083/2006” y a cualquiera de los acuerdos que, en aplicación de las indicadas

normas, firmen los órganos de control interno con competencias en esta materia.

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De acuerdo con lo anterior, la Intervención General del Gobierno de las Islas

Baleares, como Autoridad de Auditoría, ejercerá las siguientes funciones

establecidas en el artículo 62.1 del Reglamento 1083/2006 del Consejo (y que se

describen en los párrafos siguientes) basándose en un sistema de control integrado

en el que participan junto a la Intervención General de la Comunidad Autónoma, la

IGAE, asegurándose su independencia funcional (art. 62.3):

– Auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y

control (artículo 62.1a): La Intervención General de la Comunidad Autónoma de

las Islas Baleares, junto con la IGAE, realizarán dentro de su ámbito de

actuación las auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de

gestión y control del programa operativo, en el marco de la estrategia de

auditoría aprobada.

– Auditorías de las operaciones (artículo 62.1 b): la Intervención General de la

Comunidad Autónoma de las Islas Baleares realizará las auditorías de

operaciones, basándose en una muestra representativa que permita verificar el

gasto declarado, en el marco de la estrategia de auditoría aprobada.

– Estrategia de auditoría (art. 62.1.c): La Intervención General de la Comunidad

Autónoma de las Islas Baleares presentará a la Comisión y actualizará

anualmente la estrategia de auditoría, sobre la base de los acuerdos que hayan

alcanzado los diferentes órganos de control en el Marco de Actuación.

– Informe anual de control y dictamen sobre el funcionamiento del sistema de

gestión y control (art. 62.1.d, apartados i y ii): La Intervención General de la

Comunidad Autónoma de las Islas Baleares presentará el informe anual y el

dictamen, que se basarán en los resultados de las auditorías realizadas en su

ámbito de actuación y en los informes elaborados por la IGAE que reflejen los

resultados de sus auditorías.

– Emisión de la declaración de cierre parcial o final del programa operativo (arts.

62-1-d, apartado iii y 62-1-e): la Intervención General de las Islas Baleares

emitirá la declaración de cierre parcial o final del Programa operativo, así como

el informe final, basándose en los resultados de sus actuaciones y en los

informes elaborados por la IGAE que reflejen los resultados de sus auditorías,

siguiendo el procedimiento previsto en el apartado 5.3.1 del presente

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documento.

– Descripción de los sistemas sobre la organización y procedimientos de la

Autoridad de Auditoría y de los otros organismos de auditoría bajo su

responsabilidad, a partir tanto de la información propia como de la obtenida de la

IGAE.

– Informe sobre la evaluación de los sistemas de gestión y control y dictamen

sobre su conformdiad (artículo 71.2). La Intervención General de la Comunidad

Autónomas de las Islas Baleares presentará el informe sobre la evaluación de

los sistemas y emitirá el dictamen sobre su conformidad basándose en los

resultados de las auditorías que se realicen en su ámbito de actuación así como,

en su caso, en las auditorías realizadas por la IGAE en relación con los sistemas

relativos a su ámbito de actuación.

5.2. Organización de la autoridad de auditoría y los organismos de auditoría bajo

su responsabilidad

5.2.1. Organigramas (incluido el número de puestos asignados).

a) Autoridad de auditoría.

De acuerdo con el articulo 79 del Decreto Legislativo 1/2005, de 24 de junio,

por el cual se prueba el texto refundido de la Ley de Finanzas de la Comunidad

Autónoma de las Islas Baleares, la Intervención General de la Comunidad

Autónoma de las Islas Baleares se adscribe orgánicamente a la Consellería

competente en materia de Hacienda y Presupuestos (actualmente la

Consellería de Economía, Hacienda e Innovación).

El organigrama de la Intervención General de la Comunidad Autónoma de las

Islas Baleares se recoge al final de este documento en el Anexo I.

El número de puestos de trabajo de la Intervención General de la Comunidad

Autónoma de las Islas Baleares es de 85. Las funciones de control financiero

de los fondos comunitarios recibidos por la Comunidad Autónoma han sido

asignadas específicamenta a la Intervención Adjunta de Auditorías, dirigida por

un Interventor adjunto y un Jefe de Departamento y organizada en torno a

cuatro equipos de auditoría. Esta Intervención Adjunta tiene asignados, en

total, 14 puestos de trabajo. Asimismo, las diferentes Intervenciones Delegadas

de las Consellerías del Govern de les Illes Balears podrán realizar trabajos de

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control financiero bajo la coordinación y supervisión de la Intervención Adjunta

de Auditorías (artículos 6 y 7 del Decreto 32/2008, de 14 de marzo, que regula

la organización, estructura y funciones de la Intervención General de la

Comunidad Autónoma de las Islas Baleares) .

Así pues, el número de puestos de trabajo de la Intervención General de la

Comunidad Autónoma es de 85, de los que 24 participan en control financiero

de fondos comunitarios, 14 de modo principal y 10 pueden hacerlo

parcialmente.

b) Otros órganos de control.

De acuerdo con el Real Decreto 1552/2004, de 25 de junio, por el que se

desarrolla la estructura básica del Ministerio de Economía y Hacienda, la IGAE

queda encuadrada dentro de la Secretaria de Estado de Hacienda y

Presupuestos.

El organigrama de la IGAE se recoge en el Anexo I de este documento.

El número de puestos de trabajo de carácter técnico de la IGAE es 1392, de

los que 33 se dedican de modo exclusivo al control financiero de fondos

comunitarios, 985 pueden dedicarse parcialmente a esta tarea, si se les

encarga la realización de este tipo de controles.

La División de Control Financiero de Fondos Comunitarios se dedica de

manera exclusiva a estas tareas. Las Intervenciones Delegadas, Regionales y

Territoriales realizan los controles de fondos comunitarios que se les asigna en

cada plan de control.

5.2.2. Disposiciones para garantizar la independencia


El articulo 79 del Decreto Legislativo 1/2005, de 24 de junio, por el cual se

aprueba el texto refundido de la Ley de Finanzas de la Comunidad

Autónoma de las Islas Las Islas Baleares (publicado en el Boletín Oficial de

las Islas Baleares número 98 de 28 de junio de 2005) garantiza la plena

autonomía funcional de la Intervención General de la Comunidad Autónoma

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de las Islas Baleares en el ejercicio de todas sus funciones de control interno

respecto a todos y cada uno de los órganos administrativos y entes sujetos

al mismo.

Asimismo, el artículo 3 del Decreto 62/2006, de 7 de julio, por el que es

regula el régimen de control interno que ha de ejercer la Intervención

General de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares (publicado en el

Boletín Oficial de las Islas Baleares número 99 de 15 de julio de 2006),

establece que la Intervención General de la Comunidad Autónoma de las

Islas Baleares ejercerá sus funciones de control interno de acuerdo con los

principios de autonomía funcional, jerarquía interna y procedimiento

contradictorio. Dicho artículo, en su apartado 2, garantiza no sólo la

independencia funcional de la Intervención General, como órgano

administrativo, sino la de todos sus funcionarios en el ejercicio de las

funciones de control, debiendo ajustar sus actuaciones exclusivamente a las

instrucciones impartidas por los órganos competentes de la Intervención

General.

El control de la Intervención General sobre los fondos estructurales recibidos

por la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares se realiza mediante el

control financiero con técnicas de auditoría; regulado en el artículo 87 del

mencionado Decreto Legislativo y el Título III del Decreto 62/2006.

Finalmente, el artículo 45.2.c del Decreto 62/2006 se refiere a las medidas

de corrección de anomalías detectadas en el control financiero, indicando

que en el caso que el órgano gestor no inicie la instrucción del expediente de

reintegro, la Intervención General podrá comunicarlo al Consejo de

Gobierno, a los efectos que corresponda, a través del Consejero competente

en materia de hacienda y presupuestos.


De acuerdo con el artículo 144 de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre,

General Presupuestaria:

“1. La Intervención General de la Administración del Estado ejercerá sus

funciones de control conforme a los principios de autonomía, ejercicio

desconcentrado y jerarquía interna a través de los órganos de control a que

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se refiere el artículo anterior.

2. El control a que se refiere este título se ejercerá con plena autonomía

respecto al órgano o entidad cuya gestión sea objeto de control. A tales

efectos, los funcionarios que lo realicen gozarán de independencia funcional

respecto de los titulares de los órganos cuya gestión controlen y ajustarán su

actuación a la normativa vigente y a las instrucciones impartidas por la

Intervención General de la Administración del Estado.”

5.2.3. Cualificación o experiencia exigida

a) Personal propio.

a.1) Autoridad de auditoría.

De acuerdo con la normativa vigente, el personal de la Intervención General

de las Islas Baleares destinado en aquellas unidades que tienen

competencia para ejercer el control financiero mediante técnicas de auditoria

tienen la condición de funcionarios de carrera, habiendo superado unas

pruebas de acceso, por sistema de oposición, basadas en principios de

objetividad, publicidad, igualdad, mérito y capacidad (artículo 44 Ley 3/2007,

de 27 de marzo, de la función pública de la Comunidad Autónoma de las

Islas Baleares).

Con carácter periódico los funcionarios pueden acceder a cursos de

formación y perfeccionamiento en materia de control financiero y auditoría,

contratación pública, subvenciones y ayudas públicas,… impartidos por

personal cualificado tanto en centros públicos como privados.

a.2) Otros órganos de control.

De acuerdo con la normativa vigente, el personal de la IGAE destinado en

aquellas unidades que tienen competencia para ejercer el control mediante

técnicas de auditoria tienen la condición de funcionarios de carrera,

habiendo obtenido plaza tras superar una fase de oposición y de escuela en

las que han superados temarios y practicas relacionados con las materias

que van a ser objeto de su trabajo. Fundamentalmente, los auditores

pertenecen al Cuerpo Superior de Interventores y Auditores del Estado y al

Cuerpo Técnico de Auditoría y Contabilidad.

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Con carácter periódico los funcionarios acceden a cursos de formación y

perfeccionamiento en materia de control financiero y auditoría impartido por

personal cualificado tanto en centros públicos como privados.

b) Contratación de firmas privadas.

Tanto en el caso de la Autoridad de auditoría como de los otros órganos de

control del programa operativo, en el caso de contratación de firmas privadas

se establecen cláusulas en los pliegos de contratación que permitan

asegurar la cualificación profesional de los licitadores, tales como

presentación titulaciones académicas, de certificaciones de inscripción en

registros oficiales de auditores, de años de experiencia en el ejercicio

profesional y de trabajos efectuados en el sector público. Estas cláusulas

son aplicables tanto a la entidad que va a prestar los servicios como al

personal que va a ejecutar directamente los trabajos de auditoria.

De acuerdo con el “Marco de Actuación para la coordinación y ejecución de

las funciones de control establecidas en el Reglamento (CE) nº 1083/2006”,

en el seno de la Comisión General de Coordinación se establecerán los

requisitos mínimos a exigir a los auditores privados que participen en la

realización de los trabajos (apartado V.2.e)

Asimismo, en los pliegos se establecen cláusulas para prevenir posibles

incompatibilidades respecto a los organismos objeto de control, así como

cualquier conflicto de intereses que pueda surgir durante la ejecución de los

contratos. A este respecto, hay que tener en cuenta las orientaciones dadas

por la Comisión en la Recomendación de 16 de mayo de 2002

"Independencia de los auditores de cuentas en la UE: Principios

fundamentales".

5.2.4. Descripción de los procedimientos de seguimiento de la aplicación de

las recomendaciones y medidas correctoras resultantes de los informes de

auditoría.

En el Acuerdo por el que se constituye la Comisión General de Coordinación para

el desarrollo y propuesta de las funciones establecidas en el Reglamento (CE)

1083/2006 y en el Reglamento (CE) 1198/2006 se establece que le corresponde

a esta Comisión conocer, debatir y aprobar, entre otras cuestiones, los

procedimientos, plazos y contenido de los intercambios de información entre la

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Autoridad de Auditoría y los restantes órganos de control, en orden a la

elaboración de los documentos a que se refieren las letras c) a e) del apartado 1

del artículo 62 del Reglamento 1083/2006 y las letras c), e) y f) del apartado 1 del

artículo 61 del Reglamento (CE) Nº 1198/2006, así como los del artículo 71 de los

Reglamento 1083/2006 y 1198/2006 del Consejo, así como también conocer,

debatir y aprobar la identificación de tipos genéricos de irregularidades y

procedimientos de comunicación a la Autoridad de Auditoría.

Debe tenerse en cuenta que estos procedimientos tendrán que determinarse de

tal forma que pueda cumplirse con las funciones propias de la autoridad de

auditoria y con lo establecido en los apartados 2 y 3 del artículo 48 del Decreto

Legislativo 2/2005, de 28 de diciembre, por el que se aprueba el texto refundido

de la Ley de subvenciones de la comunidad autónoma de las Islas Baleares, que

establece los mecanismos para el seguimiento de las conclusiones financieras

incluidas en los informes de control financiero sobre ayudas financiadas por la

Unión Europea.

Por tanto, en el presente programa operativo se hace necesario que la Autoridad

de Certificación informe cuatrimestralmente a la Autoridad de Auditoría de las

actividades desarrolladas en relación con las irregularidades puestas de

manifiesto en los informes de control financiero realizados por la Intervención

General de la comunidad autónoma de las Islas Baleares o por los otros

organismos de control que participen en el programa operativo.

En esa información se indicará, al menos, para cada operación controlada, el

programa operativo afectado, eje, tema prioritario, número de operación,

descripción de la operación, gasto elegible, gasto controlado, anualidad de

control, e importe y naturaleza de la irregularidad.. Así como aquella información

que se estime necesaria.

Asimismo, si se ponen de manifiesto otras conclusiones o recomendaciones no

constitutivas de irregularidad, se establecerán en el seno de esa Comisión los

procedimientos necesarios para que la Autoridad de Auditoría sea informada, por

los otros órganos de control, de las actuaciones desarrolladas.

Asimismo se llevará a cabo la comunicación de los resultados de las auditorias

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realizadas en el PO, en todo caso, a través del informe anual y de los

mecanismos que se establezcan en el seno de la Comisión de Coordinación, así

como, la comunicación de irregularidades a la OLAF cuando proceda.

Por otra parte, a continuación se describen los normas de seguimiento específico

existentes a nivel de las administraciones central y autonómica en relación con el

seguimiento de los resultados de los informes de control


La descripción de tal forma de actuar viene recogida en los artículos 44, 45 y

46 del Decreto 62/2006, de 7 de julio, por el que se regula el régimen de

control interno que ha de ejercer la Intervención General de la Comunidad

Autónoma de las Islas Baleares. Concretamente el articulo 44, se refiere a

los informes de control financiero definitivos, en el que se establece a quien

deberá remitir la Intervención General los informes definitivos:

“a).- Al gestor directo de la actividad controlada.

b) Al beneficiario final de la subvención, crédito, aval u otra ayuda y/o a la

entidad colaboradora.

c) A las entidades que hayan participado en la cofinanciación de las

subvenciones y otras ayudas objeto de control. Cuando el control se haya

realizado a solicitud o por mandato de otro Estado miembro de la Unión

Europea o de la propia Comisión Europea, de acuerdo con la normativa

aplicable, se remitirán además a la mencionada institución a través la

Intervención General de la Administración del Estado.

d) Al Secretario General de la Consejería a la cual esté adscrito el servicio o

el ente objeto de control.

e) Al Consejero competente en materia de hacienda y presupuestos.

El artículo 45, se refiere a la medidas de corrección de anomalías detectadas

en el control financiero, en el se establece:

“1.- Los órganos gestores, a requerimiento de la Intervención General,

comunicarán al órgano que haya desarrollado el control las medidas que

vayan adoptando para solucionarlas deficiencias puestas de manifiesto y, si

procede, el grado de cumplimiento de los plazos establecidos en sus

alegaciones. En el caso que las mencionadas medidas no sean adoptadas o

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no se cumplan los plazos establecidos, el órgano de control lo pondrá en

conocimiento de la Intervención General a los efectos que procedan.

2.- Cuando de los informes definitivos o de las actuaciones realizadas se

deriven obligaciones de reintegro de subvenciones o ayudas publicas, se

iniciará el procedimiento de reintegro con las especialidades siguientes:

a).- El acuerdo de inicio del procedimiento de reintegro se notificará a la

persona interesada, y se hará constar como cantidad reclamada la que

figure en la conclusiones del informe, excepto si, previamente, el órgano

gestor ha mostrado la discrepancia en los términos previstos en el artículo

14 del presente Decreto, en cuyo caso se hará constar la cantidad que

determine el Consejo de Gobierno.

b) En la propuesta de resolución y en la resolución correspondiente se

acordará, motivadamente, de acuerdo con las alegaciones que pueda

realizar el beneficiario en el tramite de audiencia y con el resto del

expediente, la procedencia o improcedencia del reintegro y su importe, que

podrá ser diferente del indicado en el informe de la Intervención General. En

todo caso, remitirá a la Intervención General la resolución que se dicte para

que tome conocimiento a los efectos que correspondan.

c).- En el caso de que el órgano gestor no inicie la instrucción del expediente

de reintegro, la Intervención General podrá comunicarlo al Consejo de

Gobierno a los efectos que correspondan, a través del Consejero

competente en materia de hacienda y presupuestos.”

El artículo 46 del mencionado Decreto 62/2006 establece que el Consejero

competente en materia de hacienda y presupuestos podrá solicitar a la

Intervención General que elabore uno o diversos informes, por materias, de

los resultados más relevantes que se hayan puesto de manifiesto en las

actuaciones de control financiero y de control posterior realizadas, así como

de las medidas que se hayan adoptado para solucionar las deficiencias

detectadas en ejercicios anteriores y, en su caso, las deficiencias que no se

hayan corregido adecuadamente.

Una vez recibidos estos informes, el Consejero competente en materia de

hacienda y presupuestos podrá acordar el seguimiento y control de las

incidencias más relevantes puesta de manifiesto.


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Las funciones de seguimiento de los resultados y conclusiones de los informes de

sistemas que, en su caso, se lleven a cabo por la IGAE se adecuarán a los

siguientes procedimientos:

- Procedimiento contradictorio de resolución de discrepancias: De acuerdo

con lo establecido en el apartado 10 de la Disposición Adicional 7ª del RD

887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley

38/12003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, nos indica que:

“Cuando en el desarrollo del control financiero se determine la existencia de

circunstancias que pudieran dar origen a la nulidad o anulación del acto de

concesión de la subvención nacional, se comunicará tan pronto como se

conozca al órgano concedente de la subvención para que proceda, en su

caso, a la revisión de oficio del acto administrativo.

Si como resultado del control financiero sobre el beneficiario final de la

ayuda comunitaria, el órgano de control detectara la existencia de una causa

de reintegro de subvención nacional de acuerdo con lo establecido en el

artículo 37 de la Ley General de Subvenciones, comunicará esta

circunstancia al órgano gestor de la subvención nacional para que, de

conformidad con lo establecido en el apartado 2 del artículo 42 de la Ley

General de Subvenciones, inicie el procedimiento de reintegro.

El órgano gestor deberá comunicar a la Intervención General de la

Administración del Estado, en el plazo de un mes desde la recepción de la

comunicación prevista en el apartado anterior, la incoación del

procedimiento de reintegro.

Cuando el órgano gestor manifieste su disconformidad total o parcial con la

procedencia del reintegro, en el plazo de un mes comunicará su

discrepancia al órgano de control de la Intervención General de la

Administración del Estado.

Si el órgano de control no acepta la opinión disconforme prevista en el

párrafo anterior o si, habiendo manifestado el órgano gestor su conformidad

con la propuesta, no incoa el procedimiento de reintegro o lo incoa por un

importe inferior al propuesto, la Intervención General de la Administración

del Estado emitirá informe de actuación en el que hará constar los hechos

que provocan la discrepancia.

El informe de actuación se dirigirá al titular del Departamento del que

dependa o al que esté adscrito el órgano o entidad controlada”.

103 de 132

- Seguimiento de las conclusiones y recomendaciones de los informes: El

apartado 9 de la Disposición Adicional 7ª del RD 887/2006, señala que: “Si

en los informes de control financiero sobre ayudas de la Unión Europea

efectuados por la Intervención General de la Administración del Estado se

pone de manifiesto la existencia de irregularidades, la Autoridad de Pagos

del Fondo deberá comunicar a dicho órgano de control, con periodicidad

cuatrimestral, las actividades desarrolladas en relación con las mismas.

Si en los informes anteriores se ponen de manifiesto otras conclusiones o

recomendaciones no constitutivas de irregularidad, el beneficiario final u

órgano de ejecución deberá comunicar a la Intervención General de la

Administración del Estado, en el plazo máximo de seis meses, las

actividades desarrolladas en relación con las mismas”.

5.2.5. Descripción de los procedimientos (cuando proceda) de supervisión

del trabajo de otros organismos de auditoría bajo la responsabilidad de la

autoridad de auditoría

La supervisión de la calidad de los trabajos que la Autoridad de Auditoría debe

ejercer en virtud de lo previsto en el Reglamento (CE) nº 1083/2006 y en el

Reglamento (CE) Nº 1198/2006 se realizará teniendo en cuenta lo previsto en la

Norma número 600 y en el Estudio 4 del sector público del IFAC, relativos a la

utilización del trabajo por otro auditor, así como, especialmente, lo establecido en

el apartado VII del Marco de actuación, que se adjunta como anexo.

En una primera fase y según lo establecido en el Acuerdo mencionado, en la

Comisión General de Coordinación, de la que forman parte la IGAE y las

Intervenciones Generales de las Comunidades y Ciudades Autónomas, se

determinarán los criterios generales de actuación (metodología de auditoría,

criterios para selección de muestras, comunicaciones entre la Autoridad de

Auditoría y los restantes órganos de control, procedimientos de tramitación de los

informes, etc.).

Posteriormente, la supervisión de la Autoridad de auditoría se realizará sobre la

base de una relación bilateral entre dicha Autoridad y cada uno de los órganos de

104 de 132

control adheridos a este marco de actuación (Intervenciones Generales de las

Comunidades autónomas).

La supervisión tendrá como objetivo evaluar si los trabajos realizados por los

distintos órganos de control se ajustan a las normas y procedimientos que

conforman el marco de actuación unificado y se realizará sobre la base de los

informes remitidos y de las manifestaciones proporcionadas a la Autoridad de

Auditoría por los órganos encargados de la ejecución de los trabajos siguiendo

el modelo previsto en la letra j) del apartado V.2 de este documento.

Cuando de esta información se deduzca que el trabajo, o parte de él, no se

adecua al marco de actuación establecido o surjan dudas respecto al

tratamiento que la Autoridad de Auditoría debe dar a algunas de las cuestiones

que se pongan de manifiesto en los informes, podrá requerir del órgano de

control la aportación de mayor información o la revisión de aquella

documentación adicional que le permita evaluar el efecto y alcance de estas

circunstancias.

Por otra parte, en el caso de que el trabajo sea encomendado a firmas privadas

de auditoría, en el seno de la Comisión de Coordinación se establecerán los

mecanismos a incluir en los pliegos de contratación para la coordinación,

verificación, revisión y recepción del servicio contratado. Estas actuaciones

podrán incluir el examen de los papeles de trabajo y la correspondiente

documentación soporte, asistir a las realización de pruebas, así como requerir

las ampliaciones y aclaraciones que se estimen pertinentes.

5.3. Informe anual de control y declaración de cierre

5.3.1 Descripción de los procedimientos de elaboración del informe

anual de control, el dictamen anual y la declaración de cierre

1. Informe anual de control.

El informe anual de control está regulado en el artículo 62.1.d) del

Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo y en el artículo 18.2 y el anexo

VI del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión

Para su elaboración, que se ceñirá al modelo recogido en los reglamentos

105 de 132

comunitarios y recogerá las constataciones de las auditorías llevadas a

cabo durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se

trate, tanto por la Autoridad de Auditoría (la Intervención General de la

comunidad autónoma de las Islas Baleares) como por los demás órganos

que participan en las actividades de control (la Intervención General de la

Administración del Estado), es necesaria la realización, por parte de la

Autoridad de Auditoría, de una serie de actuaciones que se describen a

continuación:

- En el marco de la Comisión General de Coordinación, diseño del

formato en el que se presentará la información por parte de otro u

otros órganos de control, así como de otra información a solicitar a

éstos para obtener una información homogénea de las actuaciones

efectuadas durante el ejercicio de referencia.

- Solicitud a las autoridades de gestión y de certificación de la

información necesaria para su inclusión en el informe anual.

- Recepción de la información, en el formato solicitado, de los

distintos órganos de control, así como de las autoridades de gestión

y certificación, por correo electrónico y por papel y ajustado a los

requisitos reglamentarios.

- Análisis y tratamiento de la información remitida por los órganos

mencionados anteriormente a efectos de obtener una información

agregada por Programa Operativo.

- Elaboración del Informe Anual de control en base a la información

disponible.

- Remisión de este documento a la Comisión Europea, a las

autoridades de Certificación y al resto de órganos de control.

- Recepción de observaciones a los informes por parte de la

Comisión Europea.

- Solicitud de información adicional, en su caso, a los restantes

órganos de control

- Recepción de las contestaciones de las distintos órganos de

control.

- Elaboración de la contestación a las observaciones y remisión a la

Comisión Europea.

2. Dictamen anual.

106 de 132

Acompañando al informe anual de control, la autoridad de auditoria debe

presentar un dictamen basado en los controles y auditorías que se hayan

realizado bajo su responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema

de gestión y control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables

de que los estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así

como garantías razonables de que las transacciones conexas son legales

y regulares.

Su elaboración por parte de la Autoridad de Auditoría, que se ajustará al

modelo recogido en el anexo VII del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la

Comisión, se realizará sobre la base de sus propias actuaciones y de los

resultados y conclusiones de las actuaciones llevadas a cabo por cada uno

de los órganos de control en su ámbito de actuación respectivo.

3. Declaración de cierre.

Dado que en el presente programa operativo las funciones de control son

ejercidas simultáneamente por la Autoridad de Auditoría y por otro u otros

órganos de control, en función de sus respectivas competencias, es

necesario coordinar las distintas actuaciones, con el fin de elaborar por la

Autoridad de Auditoría una única declaración de cierre por cada programa

operativo.

Para su realización se seguirán las instrucciones que, en su caso, dicte la

Comisión Europea, como ha ocurrido respecto al marco 2000-2006.

Las actuaciones de cierre, en términos generales son, al menos, las

siguientes:

• Recepción de los informes de ejecución y de la petición de

saldo de la Autoridad de Certificación.

• Análisis de la documentación recibida de la Autoridad de

Certificación.

• Solicitud a la Autoridad de Certificación de información

detallada, por eje, medidas, anualidades de la ejecución de

cada gestor de la Medida.

• Elaboración y remisión de un manual para facilitar a los

107 de 132

restantes órganos de control la remisión de la documentación

necesaria a suministrar.

• Resolución de posibles dudas de los restantes órganos de

control.

• Recepción de la información solicitada de cada uno de los

órganos de control.

• Elaboración de la Declaración de cierre y del Informe

complementario.

• Remisión de estos documentos a la Autoridad de Certificación

para su posterior remisión a la Comisión Europea.

• Recepción de observaciones de la Comisión Europea sobre los

documentos remitidos y, en su caso, solicitud de información

adicional a los órganos de control afectados.

• Recepción de las contestaciones realizadas por los distintos

órganos de control y elaboración y remisión de una respuesta a

las observaciones de la Comisión a la Autoridad de

Certificación.

Respecto a la posibilidad de cierres parciales, teniendo en cuenta lo

establecido en los reglamentos comunitarios y a falta de

orientaciones más concretas de la Comisión Europea, el

procedimiento será similar a las actuaciones descritas.

5.4. Designación del organismo de auditoría coordinador

5.4.1. Descripción de la función del organismo de auditoría

coordinador, cuando proceda.

El artículo 73.1 del Reglamento (CE) 1083/2006 del Consejo, de 1 de julio

indica que si un Estado miembro designa varias autoridades de auditoría,

podrá designar un organismo de coordinación.

Para el Estado Español, donde se han designado varias autoridades de

auditoría, el artículo 45.1 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones,

establece que en las ayudas y subvenciones financiadas total o

108 de 132

parcialmente con cargo a fondos comunitarios, la IGAE será el órgano

competente para establecer, de acuerdo con al normativa comunitaria y

nacional vigente, la necesaria coordinación de controles, manteniendo a

estos solos efectos las necesarias relaciones con los órganos

correspondientes de la Comisión Europea, de los entes territoriales y de

la Administración General del Estado.

Entre las actuaciones que viene realizando la IGAE como órgano

coordinador, se encuentran entre otras las siguientes: Convocatoria de

reunión anual de coordinación con la Comisión Europea, participación en

reuniones con las Autoridades de gestión y certificación, en grupos de

trabajo, en reuniones y grupos de trabajo convocados por la Comisión,

coordinación visitas de control de la Comisión o del Tribunal de Cuentas Europeo, Comunicación a la OLAF de las fichas de irregularidades

109 de 132

ANEXO I: INTERVENCIÓN GENERAL DE LAS ISLAS BALEARES

Intervención General de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares (Decreto 32/2008)

Secretaria de la IGCAIB

Intervenció Adjunta de Fiscalización

Servicios propios de laIntervención Adjunta

Intervenciones Delegadas

Intervención Adjunta de Auditorias Intervención Adjunta deContabilidad y Sistemas

Viceinterventor General

Interventor General

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ORGANIGRAMA DE LA IGAE

Secretaría de Estado de Hacienda y

Presupuestos.

Secretaría General de Hacienda.

Secretaría General de Presupuestos y Gastos.

Dirección General de

Presupuestos.

Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas.

Dirección General de

Fondos Comunitarios.

Intervención General de la Administración del

Estado.

Ministerio de Economía y Hacienda.

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IGAE

Gabinete técnico

Oficina nacional de auditoría. (ONA)

Subdirección General de

intervención y fiscalización.


coordinación.


organización, planificación y

gestión de recursos.


gestión contable.


Planificación y dirección de la contabilidad.


análisis y cuentas económicas del sector público.

Subdirección General de aplicaciones de

contabilidad y control.

Subdirección General de aplicaciones de

presupuestos y fondos comunitarios.

Subdirección General de aplicaciones de costes de personal activo y

pasivo.

Subdirección General de explotación.

Subdirecciones de la IGAE

División de análisis general y procedimientos

especiales.

División de organización, coordinación y

supervisión.

División de control financiero de fondos

comunitarios.

División de control financiero y auditoría del

sector público.

División auditoría operativa y control

financiero de subvenciones nacionales.

Intervención General de la defensa.

Intervención General de la Seguridad Social.

Intervenciones delegadas en los departamentos ministeriales y en determinados órganos directivos.

Intervenciones delegadas en organismos públicos y entidades del sector público

estatal.

Intervenciones delegadas regionales y territoriales.

Intervención delegada en la D. G. del tesoro y política financiera.

Intervención delegada en la D. G. de costes de personal y pensiones

públicas.

Intervenciones delegadas en las representaciones de España en el

exterior.

Órganos y dependencias distintos de

la estructura central.

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MINISTERIO DE ECONOMÍA Y HACIENDA INTERVENCIÓN GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN DEL ESTADO�

ANEXO II

MARCO DE ACTUACIÓN PARA LA COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES DE CONTROL

ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO (CE) 1083/2006, DEL CONSEJO, DE 11 DE JULIO DE 2006 Y EN

EL REGLAMENTO (CE) 1198/2006 DEL CONSEJO DE 27 DE JULIO

APROBADO EL DÍA 14 DE NOVIEMBRE DE 2007

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PREÁMBULO

El artículo 59.1.c) del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, de 11 de julio y el artículo 58.1.c) del

Reglamento (CE) Nº 1198/2006, de 27 de julio, exigen designar una Autoridad de Auditoría en cada Estado

miembro, funcionalmente independiente de las autoridades de gestión y de certificación, a la que

corresponden las funciones establecidas en los artículos 62 y 61 de los citados reglamentos, que

comprenden, entre otras cuestiones: asegurarse de que se realizan auditorías para comprobar el

funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control de los programas operativos, garantizar que las

auditorías de las operaciones se basan en muestras representativas y cerciorarse que los trabajos de

auditoría tienen en cuenta normas de auditoría internacionalmente aceptadas y que los organismos que

realizan directamente los controles cuentan con la necesaria independencia funcional. Además, se exige que

los documentos a presentar a la Comisión Europea -entre otros, la estrategia de auditoría, los informes

anuales de control y las declaraciones de cierre- sean elaborados por la Autoridad de Auditoría nacional.

No obstante lo anterior, los artículos 62.3 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y 61.3 del

Reglamento (CE) Nº 1198/2006 prevén que tanto las auditorías de verificación de los sistemas de gestión y

control como las de operaciones, puedan ser efectuadas por órganos distintos a la citada Autoridad de

Auditoría.

La creación de esta figura de Autoridad de Auditoría, en la que se concentran las labores de

coordinación e información entre la Comisión Europea y el Estado miembro en materia de control, exige

revisar el modelo actual de colaboración entre la Intervención General de la Administración del Estado y las

Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas.

De este modo, y sobre la base del respeto del ámbito competencial y la autonomía funcional de

cada órgano de control, se considera procedente instrumentar un sistema integrado de control en el marco de

las exigencias comunitarias, que simultáneamente se adecue al marco institucional español y permita que la

Autoridad de Auditoría cumpla las obligaciones que le impone el Reglamento (CE) Nº 1083/2006, de 11 de

julio y el Reglamento (CE) Nº 1198/2006, de 27 de julio.

Este nuevo modelo se basa en la creación de una Comisión General de Coordinación, integrada

por representantes tanto de la Intervención General de la Administración del Estado como de las

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Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas, que tendrá como objetivo

primordial debatir y aprobar las normas, planes y procedimientos que sirvan para configurar un sistema

integrado que permita ejercer las funciones encomendadas por el Reglamento (CE) 1083/2006 y el

Reglamento (CE) Nº 1198/2006, de 27 de julio, a la Autoridad de Auditoría.

El modelo toma su base en los programas operativos en los que la Autoridad de Auditoría es la

Intervención General de la Administración del Estado, ya que es en estos programas en los que la

coordinación se muestra más necesaria y compleja debido al número órganos que participan en las funciones

de control. No obstante, el modelo también contempla la colaboración a prestar por la citada Intervención

General a las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas que hayan

sido designados Autoridad de Auditoría, extiende a estos casos el modelo de supervisión y prevé la

utilización de las normas, sistemas y procedimientos diseñados en el seno de la Comisión General de

Coordinación o, en su caso, la adaptación por la correspondiente Autoridad de Auditoría a las circunstancias

concretas de los programas operativos a controlar.

En definitiva y con el fin de instrumentar la necesaria coordinación entre la Intervención General de

la Administración del Estado y las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades

Autónomas, en el ámbito de las funciones de control establecidas en los Reglamentos (CE) Nos 1083/2006,

de 11 de julio y 1198/2006, de 27 de julio, se adopta el siguiente marco de actuación.

I. ÁMBITO DE APLICACIÓN

De conformidad con el Reglamento (CE) Nº 1083/2006, de 11 de julio, el Reglamento (CE) Nº

1198/2006, de 27 de julio, el Marco Estratégico Nacional de Referencia y el ordenamiento jurídico nacional, el

presente documento tiene por objeto articular un sistema coordinado de relaciones entre la Intervención

General de la Administración del Estado (IGAE) y las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de

las Comunidades Autónomas, que permita responder a las exigencias que impone el artículo 62 del

Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y el artículo 61 del Reglamento (CE) Nº 1198/2006, de 27 de julio a la

Autoridad de Auditoría, en aquellos programas operativos en los que la Autoridad de Auditoría es la

Intervención General de la Administración del Estado y cuya relación es la siguiente:

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A) FEDER:

• Programas operativos regionales:

Programa operativo FEDER de Andalucía

Programa operativo FEDER de Cataluña

Programa operativo FEDER de Castilla la Mancha

Programa operativo FEDER de Extremadura

Programa operativo FEDER de Galicia

Programa operativo FEDER de Asturias

Programa operativo FEDER de Ceuta

Programa operativo FEDER de Melilla

Programa operativo FEDER de la Región de Murcia

Programa operativo FEDER de Canarias

Programa operativo FEDER de Castilla y León

Programa operativo FEDER de la Comunidad Valenciana

Programa operativo FEDER de Aragón

Programa operativo FEDER de Baleares

Programa operativo FEDER de Cantabria

Programa operativo FEDER de La Rioja

Programa operativo FEDER de Madrid

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Programa operativo FEDER de Navarra

Programa operativo FEDER de País Vasco

• Programas operativos plurirregionales:

Programa operativo de investigación, desarrollo e innovación por y para el beneficio de las

empresas.

Programa operativo de Economía basada en el conocimiento.

Programa operativo de asistencia técnica.

B) Fondo de Cohesión

Programa operativo del Fondo de Cohesión- FEDER.

C) Fondo Social Europeo

• Programas operativos plurirregionales:

Programas operativo de adaptabilidad y empleo.

Programa operativo de lucha contra la discriminación.

Programa operativo de asistencia técnica.

D) Fondo Europeo de Pesca.

Programa operativo español fondo europeo de pesca 2007- 2013.

Para los Programas Operativos Regionales del Fondo Social Europeo en los que las distintas

Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas ejercen las funciones de

Autoridad de Auditoría, se aplicará lo dispuesto en el apartado noveno de este documento.

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II. CONSTITUCIÓN DE LA COMISIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN PARA EL DESARROLLO Y

PROPUESTA DE LAS FUNCIONES ESTABLECIDAS EN EL REGLAMENTO (CE) 1083/2006 Y EN EL

REGLAMENTO (CE) Nº 1198/2006

Se constituye la Comisión General de Coordinación para el desarrollo de un sistema integrado de normas,

planes y procedimientos al que deben someterse la Intervención General de la Administración del Estado y

las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas en el ejercicio de las

funciones de control establecidas en el Reglamento (CE) 1083/2006 y en el Reglamento (CE) Nº 1198/2006.

III. COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN

1 Formarán parte de la Comisión el Interventor General de la Administración del Estado y los

Interventores Generales o titulares del órgano equivalente de las Comunidades Autónomas.

Asistirán a las sesiones de la Comisión el Director de la Oficina Nacional de Auditoría y el Jefe de la División

de Control Financiero de Fondos Comunitarios, ambos dependientes de la Intervención General de la

Administración del Estado.

2 Cada miembro de la Comisión podrá delegar la representación en quien ejerza responsabilidades

de control de fondos comunitarios y pertenezca al órgano de control correspondiente. En todo caso, el

sustituto del Interventor General de la Administración del Estado será el Director de la Oficina Nacional de

Auditoría.

IV.- FUNCIONAMIENTO DE LA COMISIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN

1 La Presidencia de la Comisión recaerá en el Interventor General de la Administración del Estado

Corresponde al Presidente de la Comisión acordar la convocatoria de las sesiones de trabajo y la fijación

del orden del día, así como presidir las sesiones y moderar su desarrollo.

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La convocatoria se hará llegar a los miembros de la Comisión al menos con cinco días de antelación a la

fecha de celebración.

2 Actuará como Secretario de la Comisión el Jefe de la División de Control Financiero de Fondos

Comunitarios, quien será sustituido en caso de vacante, ausencia o enfermedad por el auditor nacional

que designe el Director de la Oficina Nacional de Auditoría.

3 La Comisión quedará válidamente constituida cuando asistan, presentes o representados, la

mitad más uno de sus miembros, siempre que entre ellos figuren el Presidente y el Secretario.

4 De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el Secretario, en la que se

indicará: los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y tiempo en que se ha

celebrado, así como los puntos principales de las deliberaciones y los acuerdos adoptados.

V. FUNCIONES DE LA COMISIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN

La Comisión General de Coordinación tiene como función primordial establecer un marco de actuación

integrado para todos los órganos de control que forman parte del ámbito de aplicación de este marco de

actuación, según lo previsto en el apartado primero.

1 Este marco de actuación tomará como base:

a) Las funciones atribuidas a la Autoridad de Auditoría en el artículo 62 del Reglamento (CE)

1083/2006 del Consejo y en el artículo 61 del Reglamento (CE) Nº 1198/2006 del Consejo.

b) El reconocimiento mutuo de la cualificación profesional y el respecto de cada ámbito

competencial.

c) Las normas o guías que emita la UE en desarrollo del Reglamento (CE) 1083/2006 y del

Reglamento (CE) Nº 1198/2006, citados en el apartado anterior.

d) Las normas de auditoría internacionalmente aceptadas, en particular la NIA 600 y Estudio

número 4 del sector público de la IFAC.

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e) La colaboración de los órganos de control con la Autoridad de Auditoría para hacer

efectivos los requerimientos o revisiones de la Comisión.

2 En particular, corresponde a esta Comisión conocer, debatir y aprobar los siguientes asuntos:

a) Metodología de auditoría: normas de auditoría, manuales, guías y otros documentos

específicos que se elaboren al objeto de asegurar la homogeneidad y calidad de los trabajos.

b) Selección de muestras: Método o métodos de muestreo a utilizar, siguiendo lo previsto en

el artículo 17 del Reglamento (CE) 1828/2006 y en el artículo 43 del Reglamento (CE) Nº

1198/2006, y determinación del órgano encargado de la selección.

c) Procedimientos, plazos y contenido de los intercambios de información entre la Autoridad

de Auditoría y los restantes órganos de control, en orden a la elaboración de los documentos a

que se refieren las letras c) a e) del apartado 1 del artículo 62 del Reglamento 1083/2006 y las

letras c),e) y f) del apartado 1 del artículo 61 del Reglamento (CE) Nº 1198/2006, así como los del

artículo 71 de los Reglamento 1083/2006 y 1198/2006 del Consejo.

d) Identificación de tipos genéricos de irregularidades y procedimientos de comunicación a la

Autoridad de Auditoría.

e) Requisitos mínimos a exigir a los auditores privados que participen en la realización de los

trabajos y procedimientos de revisión de los trabajos.

f) Planificación temporal de los trabajos a realizar por los distintos órganos de control.

g) Procedimientos para la tramitación de informes.

h) Asignación y planificación de los trabajos de evaluación de los sistemas previstos en el

artículo 71 de los Reglamentos (CE) Nº 1083/2006 y 1198/2006.

i) La estrategia que la Autoridad de Auditoría debe presentar a la Comisión conforme a lo previsto

en la letra c) del apartado 1 del artículo 62 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y en la letra c) del

apartado 1 del artículo 61 del Reglamento (CE) Nº 1198/2006.

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j) Modelo de manifestaciones a realizar por los órganos de control a la Autoridad de Auditoría y

plazo de presentación de las mismas. Este modelo, que se desarrollará en forma de cuestionario,

versará sobre el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos y el alcance de los

trabajos realizados.

k) Cualquier otro asunto que se decida tratar en el seno de la Comisión a petición de alguno

de sus miembros.

3 En aquellos casos en que los asuntos a tratar afecten exclusivamente a la Autoridad de Auditoría

y a algún órgano de control, dichos asuntos, y los acuerdos a alcanzar en su caso, podrán ser

debatidos a nivel bilateral. De las sesiones celebradas a través de reuniones bilaterales se

levantará acta por el Secretario de la Comisión General de Coordinación con el mismo contenido

que se menciona en el apartado IV.4 de este documento.

VI. CONSTITUCIÓN DE UN GRUPO TRABAJO PARA LA ELABORACIÓN DE NORMAS QUE DEBAN

SOMETERSE A LA APROBACIÓN DE LA COMISIÓN GENERAL DE COORDINACIÓN

Para el mejor desarrollo de las funciones encomendadas a Comisión General de Coordinación,

se crea un Grupo de Trabajo que tendrá a su cargo la elaboración de los documentos que deban

someterse a la aprobación de dicha Comisión conforme a lo previsto en el apartado V.2 de este

documento, así como cualquier otro cometido que la misma le encargue.

Formarán parte del Grupo de Trabajo el Jefe de la División de Control Financiero de Fondos

Comunitarios, quien convocará y presidirá sus sesiones, y otros cinco miembros designados por el

conjunto de las Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas.

Los documentos se elevarán a la aprobación de la Comisión General de Coordinación, por

decisión del Presidente del Grupo de Trabajo. En el caso de que existan discrepancias en cuanto a su

contenido, los miembros del Grupo de Trabajo podrán elevar propuestas alternativas a la Comisión.

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Con carácter previo a la remisión de los documentos a la Comisión General de Coordinación, el

Grupo de Trabajo los enviará a los miembros de la citada Comisión que no formen parte del mismo, al

objeto de que puedan formular las observaciones que consideren oportunas.

VII. SUPERVISIÓN DE LOS TRABAJOS REALIZADOS

La supervisión de la calidad de los trabajos que la Autoridad de Auditoría debe ejercer en virtud

de lo previsto en el Reglamento (CE) nº 1083/2006 y en el Reglamento (CE) Nº 1198/2006, se realizará

sobre la base de una relación bilateral entre dicha Autoridad y cada uno de los órganos de control

adheridos a este marco de actuación.

La supervisión tendrá como objetivo evaluar si los trabajos realizados por los distintos órganos

de control se ajustan a las normas y procedimientos que conforman el marco de actuación unificado y se

realizará sobre la base de los informes remitidos y de las manifestaciones proporcionadas a la Autoridad

de Auditoría por los órganos encargados de la ejecución de los trabajos siguiendo el modelo previsto en la

letra j) del apartado V.2 de este documento.

Cuando de esta información se deduzca que el trabajo, o parte de él, no se adecua al marco de

actuación establecido o surjan dudas respecto al tratamiento que la Autoridad de Auditoría debe dar a

algunas de las cuestiones que se pongan de manifiesto en los informes, podrá requerir del órgano de

control la aportación de mayor información o la revisión de aquella documentación adicional que le permita

evaluar el efecto y alcance de estas circunstancias.

VIII.- COLABORACIÓN CON LA AUTORIDAD DE AUDITORÍA EN LOS CASOS DE REVISIÓN DE

TRABAJOS DE CONTROL ESPECÍFICOS POR PARTE DE LAS AUTORIDADES DE LA COMISIÓN

EUROPEA Y DEL TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

Los órganos de control se comprometen a remitir a la Autoridad de Auditoría la documentación

que, relativa a los trabajos de control por ellos efectuados, le sea solicitada por las autoridades de la

Comisión Europea o del Tribunal de Cuentas Europeo, en el ejercicio de sus funciones de revisión.

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Adicionalmente, la Autoridad de Auditoría requerirá la presencia del órgano de control en la reunión o

reuniones que se celebren para efectuar la revisión.

IX.- COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LAS FUNCIONES DE CONTROL PROGRAMAS OPERATIVOS

REGIONALES DEL FONDO SOCIAL EUROPEO

En los Programas Operativos Regionales del Fondo Social Europeo en los que las distintas

Intervenciones Generales u órganos equivalentes de las Comunidades Autónomas ejerzan las funciones

atribuidas a la Autoridad de Auditoría, la Intervención General de la Administración del Estado prestará la

necesaria colaboración en la realización de las auditorías de verificación de los sistemas de gestión y control

de los órganos de la Administración General del Estado que participen en dichos programas.

Estas relaciones se instrumentarán sobre la base de lo previsto en el punto 1 del apartado quinto

de este documento. La metodología, sistemas y procedimientos a aplicar serán los acordados por la

Comisión General de Coordinación, si bien, podrán ser adaptados por cada Autoridad de Auditoría a las

peculiaridades propias de los programas operativos gestionados por su Comunidad Autónoma.

En la supervisión de los trabajos de auditoría y en la colaboración con la autoridad de auditoría

en los casos de revisión por las autoridades de la Comisión Europea o del Tribunal de Cuentas Europeo

será de aplicación lo previsto en los apartados séptimo y octavo de este documento.

Madrid, 14 de noviembre de 2007

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Y CONTROL

6.- SISTEMA DE INFORMACIÓN

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6. SISTEMA DE INFORMACIÓN [ARTÍCULO 60, LETRA C), DEL REGLAMENTO (CE) Nº 1083/2006 DEL CONSEJO]

6.1. Descripción del sistema de información, incluido el diagrama de flujo (sistema de red central o común o sistema descentralizado con conexiones entre los sistemas) Indíquese si el sistema ya está operativo para reunir información financiera y estadística fiable sobre la ejecución de los programas de 2007-2013. En caso contrario, indíquese la fecha en la que estará operativo. El sistema de información desarrollado para la gestión de los programas operativos del periodo 2007-2013 del Fondo Social Europeo, denominado FSE2007, en cumplimiento de los requerimientos funcionales establecidos, contenidos en el documento de análisis de requisitos correspondiente, permite:

- Suministrar información para elaboración del Marco Estratégico Nacional de Referencia (MENR), en las prioridades FSE, así como para la elaboración, la aprobación y la modificación de los Programas Operativos (PO) del Fondo Social Europeo (FSE), para su utilización por la Autoridad de Gestión y los Organismos Intermedios. - Garantizar la información necesaria para la gestión financiera, el seguimiento de indicadores, las verificaciones, las auditorías, y la evaluación, para su utilización por la Autoridad de Gestión (AG), Autoridad de Certificación (AC), Autoridad de Auditoría (AA) y Organismos Intermedios (OI). - Establecer el sistema para garantizar el intercambio de datos por medios electrónicos entre las distintas autoridades de los programas operativos y entre éstas y los Organismos Intermedios, así como con la Comisión.

La aplicación FSE2007 es una aplicación web de gestión, en base a una arquitectura de tres capas, donde el servidor web, el servidor de aplicaciones y la base de datos se encuentran distribuidos con las ventajas que esta arquitectura proporciona en cuanto a escalabilidad y mantenimiento. El usuario ejecuta la aplicación en un explorador de Internet, por lo que no es necesario ningún tipo de instalación en los puestos cliente, lo cual facilita las labores de distribución y mantenimiento de versiones.

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El siguiente diagrama muestra las conexiones entre sistemas y los flujos de información entre estos y los distintos actores que interactúan con la aplicación centralizada FSE2007: El acceso de los usuarios al sistema se realiza de forma segura:

- Todos los usuarios, que se identifican ante el sistema con Usuario y Clave, deben contar además con un certificado de usuario vigente y admitido como válido dentro de la plataforma @firma, con las capacidades de autenticación y en su caso firma. - La comunicación entre el navegador del cliente y el servidor se realiza utilizando el protocolo de conexión segura SSL, de forma que la información transmitida quede encriptada, garantizando de esta manera la integridad y confidencialidad de los datos manejados en la aplicación. - Para conseguir que determinadas operaciones, que debe realizar el usuario en la aplicación, dispongan de medidas adicionales de seguridad, se utiliza la firma electrónica, garantizando así la integridad de los datos firmados, asegurando que dichos datos no son alterados una vez han sido firmados y evitando la suplantación de identidades.

Sistemas deGestión o Contables

de los OI

SFC2007

FSE2007

OrganismosIntermedios

Autoridadde

Certificación

Autoridadde

Gestión

EstadoMiembroAutoridad

deAuditoría

Información

Auditoría

Verificación de operaciones y gastos

Certificado y declaración de gastos –Solicitud de Pago

Programas Operativos

Análisis del Certificado

Solicitud de Información

Informe Anual

Información requerida por la Comisión. Art. 40 (R.1828/2006)


Resumen de Verificaciones

Indicadores

MENR

Informes Estratégicos

Sistemas deGestión o Contables

de los OI

SFC2007

FSE2007

OrganismosIntermedios

Autoridadde

Certificación

Autoridadde

Gestión

EstadoMiembroAutoridad

deAuditoría

Información

Auditoría

Verificación de operaciones y gastos

Certificado y declaración de gastos –Solicitud de Pago

Programas Operativos

Análisis del Certificado

Solicitud de Información

Informe Anual

Información requerida por la Comisión. Art. 40 (R.1828/2006)


Resumen de Verificaciones

Indicadores

MENR

Informes Estratégicos

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A continuación se muestra la pantalla de acceso a FSE2007, donde el usuario debe autenticarse mediante nombre de usuario y contraseña:

El sistema se estructura en los siguientes módulos funcionales: - Administración: Desde este módulo de la aplicación el sistema permite desarrollar las

siguientes funciones:

Administración, mantenimiento y gestión de los permisos de usuarios: Con el fin de no generar asignaciones desorganizadas de permisos y asegurar el cumplimiento de las políticas de seguridad, la gestión de permisos se asigna a través de un sistema de definición de roles y perfiles para cada usuario, es decir, los permisos de cada usuario están condicionados por su rol y perfil. A continuación se describe brevemente cuáles son los roles perfiles definidos en la aplicación:

- Roles: Son los diferentes papeles que puede desempeñar el usuario dentro de la aplicación. Los roles definidos son: Autoridad de Gestión, Autoridad de Certificación, Autoridad de Auditoría, Gestión Financiera, Organismo Intermedio - Perfiles: Son un conjunto de permisos predefinidos sobre acciones, que describen qué tareas puede realizar cada usuario dentro de cada opción de menú. Los perfiles definidos son: Administrador, Gestión, Gestión Avanzada, Gestión total y consulta.

Un usuario puede tener la posibilidad de tener más de un rol-perfil aunque sólo puede actuar en la aplicación con aquel que tenga activo en cada momento. Todo usuario cuenta con un rol-perfil por defecto, asignado como predeterminado.

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A continuación se muestra la estructura correspondiente al tratamiento de roles-perfiles:

Perfil Rol

Usuario

Acciones

Opción de Menú

Administración y mantenimiento de usuarios: El usuario administrador

puede gestionar los usuarios de la aplicación y los roles y perfiles asociados a estos (alta, baja y modificación).

Administración y mantenimiento de las tablas diccionario: Existen

algunos datos tipificados de uso común dentro de la aplicación, que permiten hacer un registro homogéneo y unificado de las características mas importantes asociadas a las entidades de información del sistema. Gracias a esa codificación es posible la explotación posterior de la información agregada, independientemente del usuario que la haya introducido. Esta información se encuentra recogida en las tablas diccionario. Este proceso permite mantener la información contenida en ellas así como la modificación de descripciones o la ampliación de códigos en estas. Las tablas diccionario que gestiona la aplicación son:

o Tipos Indicadores o Indicadores o Ejes Prioritarios o Relación Tema Prioritario-Eje Prioritario o Organismos Intermedios o Autoridades o Métodos de Gestión o Organismos Colaboradores

- Gestión: Dentro de las tareas asignadas a los usuarios de gestión se distinguen dos

grandes módulos funcionales:

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Programación. Este módulo recoge toda la información relativa a las

prioridades de los Programas Operativos del Fondo Social Europeo, regionales y plurirregionales, y cómo estas han sido articuladas. Se divide en 3 apartados que recogen:

o Marco Financiero FSE. Muestra la senda anual por Objetivo y tipo de

ayuda y por regiones. o MENR FSE. Muestra los datos generales del Programa Operativo, su

senda anual y las autoridades y organismos competentes a cada Programa Operativo.

o Programas Operativos FSE. Da acceso a los datos generales del Programa Operativo, la senda anual, las autoridades y organismos intermedios competentes, distribución financiera por Eje y Tema prioritario, indicadores establecidos para dicho Programa Operativo con sus objetivos a 2010 y 2013, así como el histórico de los documentos que han sido necesarios para que la Comisión Europea apruebe dicho Programa Operativo y el estado de aprobación en que se encuentra.

Seguimiento. Es en este módulo se realizarán todas las tareas necesarias

para la gestión y seguimiento del Programa Operativo por parte de los Organismos Intermedios y la Autoridad de Gestión. Sus principales procesos son:

o Documentación: Permite introducir los documentos relativos al

Programa Operativo: Criterios de Selección, Sistema de Gestión y Control el Plan de Comunicación.

o Importaciones de Datos: Mediante la carga de ficheros, permite la importación masiva de información relativa a la ejecución del Programa Operativo, como operaciones, gastos, indicadores y verificaciones que los usuarios autorizados del Organismo Intermedio deben registrar en la herramienta.

o Operaciones y Gastos: Del mismo modo, la herramienta permite la introducción de operaciones, gastos y verificaciones de forma manual o consultar la información introducida mediante carga de ficheros.

o Certificados: A través de este módulo el Organismo Intermedio confecciona su certificado de gastos, para posteriormente enviarlo firmado a la Autoridad de Gestión Permite a su vez el registro de las verificaciones llevadas a cabo por parte tanto del Organismo Intermedio de forma previa a la certificación, como la solicitud de documentación realizada por la Autoridad de Gestión en el análisis de ésta.

o Firmas: En esta sección el usuario del Organismo Intermedio designado para tal efecto y poseedor de un certificado válido, procede a firmar el resumen de verificaciones y el certificado de gastos para su tramitación.

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o Análisis del certificado de gastos por la AG para su presentación a la Autoridad de Certificación: En caso de irregularidades en dicho certificado la Autoridad de Gestión solicita información adicional al Organismo Intermedio o bien devuelve el certificado en su totalidad para su corrección y realiza las verificaciones oportunas antes de dicha presentación.

o Informe Anual: La aplicación permite cuantificar los indicadores cuya medición se exige según los objetivos asociados a cada Programa Operativo. Una vez introducidos los datos de indicadores por parte del Organismo Intermedio, el sistema tiene la capacidad de generar los informes de ejecución que anualmente se deben presentar a la Comisión para verificar el grado de cumplimiento del Programa Operativo.

- Certificación: Este módulo permite gestionar las acciones llevadas a cabo por parte

de la Autoridad de Certificación, así como el envío del certificado de gastos y la solicitud de pago a la Comisión en base a los gastos elegibles del certificado firmado por el Organismo Intermedio y presentado por la Autoridad de Gestión.

Certificación: La Autoridad de Certificación analiza el certificado de gastos

presentado por la Autoridad de Gestión y en base al mismo elabora el Certificado y declaración de gastos - Solicitud de pago, incluyendo solamente aquellos gastos que considere elegibles, que se remitirán a la Comisión Europea y del mismo modo lleva a cabo el seguimiento de las auditorías realizadas por la Autoridad de Auditoría y otros órganos de la Comisión o el Estado Miembro. Este módulo consta de los siguientes apartados:

o Análisis Previo: Permite a los responsables de la AC realizar una

primera verificación de requisitos generales que los certificados han de cumplir antes de proceder al análisis de los gastos incluidos en los mismos. Una vez verificados dichos requisitos, la aplicación permitirá el análisis de los gastos de los certificados y la gestión de las verificaciones realizadas sobre ellos.

o Revisión de decisiones sobre gastos: Permite que todas las verificaciones realizadas sobre los gastos incluidos en los certificados, junto con las decisiones de elegibilidad o no elegibilidad de los mismos, sean supervisadas y validadas por el superior jerárquico de la AC.

o Firmas: Una vez validadas las decisiones de cada uno de los gastos el superior jerárquico de la AC deberá firmar un informe en el que se reflejan los gastos no admitidos y la causa.

o Certificado y declaración de gasto - solicitud de pago: A partir de esta opción de menú el usuario AC responsable de esta tarea, podrá confeccionar y firmar la solicitud de pago que será enviada a la Comisión. También tendrá la opción de consultar el histórico de solicitudes de pago.

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Gestión Financiera: Realiza la gestión financiera de los programas operativos del FSE, es decir, gestiona los ingresos de la Comisión Europea y comunicados a través de la Dirección General del Tesoro y el pago al Organismo Intermedio. Se resume en los siguientes puntos:

o Compromisos presupuestarios: consulta, análisis del riesgo de

descompromisos, comunicaciones a la Comisión. o Ingresos de la Comisión o Asociación del ingreso a la solicitud de pago o Notas de adeudo o Órdenes de pago o Reintegros

- Auditoría: Este módulo permite la gestión de los informes resultantes de las auditorías

de operaciones e irregularidades así como el informe y dictamen anual de control realizados por la Autoridad de Auditoría. Del mismo modo permite gestionar los informes resultantes de las auditorías de operaciones del resto de organismos que realicen labores de auditoría.

o Selección y registro de muestra de gasto certificado por operaciones. o Registro de resultados de auditoría. o Elaboración del Anexo XI del rgto. 1828/2006. o Seguimiento de deficiencias e irregularidades.

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A continuación se muestra el menú principal.

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DESCRIPCIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

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