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Informe final

Contratación BID-006-2013 “Contratación de Servicios Profesionales de una Firma Consultora para Realizar el Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaborar el PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo”

Informe final PwC Página 2 de 45

PricewaterhouseCoopers Consultores S.A. 'El presente informe fue preparado de conformidad con nuestra oferta de servicios y está sujeto a las

condiciones y términos allí contenidos. La presente información ha sido preparada solo para uso y beneficio de la Municipalidad de Cartago y no

debe ser utilizada como base de confianza por ninguna otra persona'.

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Nombre del documento: Informe final

Contratación BID-006-2013 “Contratación de Servicios Profesionales de una Firma Consultora para Realizar el Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaborar el PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo”

Nombre del archivo: ENTMC010V1_EA.6 Informe final

Fecha de creación: 23 de septiembre de 2014

Última modificación: 06 de octubre de 2014

Historia de revisión del documento

Fecha Actualizado por Descripción de los cambios





Tabla de contenido 1. Introducción ............................................................................................................................. 5

1.1 Contexto del proyecto .................................................................................................................................... 5

1.2 Objetivo del entregable .................................................................................................................................. 5

2. Resumen ejecutivo .................................................................................................................... 6

3. Marco metodológico de recolección de datos y generación de información .............................. 8

4. Las principales actividades realizadas durante el proceso de la consultoría .......................... 10

5. Fuentes de información .......................................................................................................... 19

6. Resultados de la consultoría ................................................................................................... 21

6.1 Productos obtenidos .................................................................................................................................... 21

6.2 Limitaciones presentadas ............................................................................................................................ 31

6.3 Supuestos y riesgos generales materializados ............................................................................................ 32

7. Conclusiones y recomendaciones ........................................................................................... 33

8. Anexos .................................................................................................................................... 36

Anexo I. Entregable EA.1: Plan de Gestión de Proyecto, cronograma y metodología a emplear

Anexo II. Entregable EA.2: Informe de avance del diagnóstico

Anexo III. Entregable EC.1: Diagnóstico de la estructura actual para la implantación de un SIAF con enfoque en GpRD

Anexo IV. Entregable EA.3: Informe con resumen ejecutivo de la Fase II de la ejecución de la consultoría o (Diagnóstico)

Anexo V. Entregable EC.2: Documento con el PETIC y portafolio de proyectos actualizado a 3 años plazo

Anexo VI. Entregable EA.4: Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría (actualización del PETIC)

Anexo VII. Entregable EC.3: Plan Táctico para PETIC

Anexo VIII. Entregable EA.5: Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría (PETIC-Plan táctico)

Anexo IX. Entregable EC.4: Plan de Tecnologías de Información y Comunicación de la Municipalidad de Cartago





Tabla de figuras

Figura 1: Enfoque Technology Strategy Toolkit de PwC, para la definición de la estrategia de TI ........................... 8

Figura 2: Fases y entregables del proyecto ................................................................................................................. 22

Figura 3: Elementos clave de la estrategia para el cierre de brechas en TIC ............................................................. 27

Figura 4: Programas para apoyar la gestión de las acciones estratégicas de TIC ..................................................... 28





1. Introducción Según lo establece el plan de trabajo para la definición del Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicación (PETIC), el proyecto se dividió en cuatro fases: Planeación, Elaboración de Diagnóstico SIAF-PETIC, Elaboración del PETIC y Cierre de la Contratación. El presente informe presenta de manera resumida los aspectos más relevantes del proyecto de Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaboración del PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo.

1.1 Contexto del proyecto

El PETIC responde a los retos y contexto de la Municipalidad de Cartago, considerando su naturaleza, sus aspiraciones estratégicas, aspectos de su entorno operativo actual y esperado, la demanda por sus servicios, el ambiente regulatorio y el aprovechamiento de las nuevas tecnologías para proporcionar sus servicios de una manera efectiva. En este contexto, una de las consideraciones sobre el PETIC es la implantación de un Modelo de Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF).

En la primera fase se prepara la planificación del proyecto, definiendo el Plan de Proyecto a seguir, que identifica una serie de actividades y un paquete de entregables organizados en cuatro fases de desarrollo.

En la segunda fase se realiza un diagnóstico de la situación actual del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) que existe en la Municipalidad de Cartago, con el fin de identificar las brechas existentes entre la situación actual y la deseada y plantear los recursos financieros, humanos y tecnológicos requeridos para el cierre de dichas brechas.

En la tercera fase se elabora el PETIC de la Municipalidad de Cartago, con base en los resultados obtenidos en el diagnóstico del SIAF, definiendo la visión, misión, objetivos, ejes estratégicos y portafolio de proyectos y proponiendo un Plan Táctico de Implementación de la estrategia.

En la última fase se hace el cierre del proyecto, que entrega un informe final a la Unidad Coordinadora.

Como parte del equipo integrado de trabajo, los consultores de PwC facilitaron la definición de la estrategia de tecnología, proporcionando el marco metodológico, dirigiendo los talleres de trabajo, desarrollando el diagnóstico, aportando las mejores prácticas y las tendencias mundiales para instituciones similares a la Municipalidad de Cartago y recopilando en los entregables los resultados de la investigación. Por su parte, el equipo de la Municipalidad de Cartago proporcionó documentación y facilitó entrevistas para comprender las estrategias institucionales y el Modelo Operativo Meta y evaluó las capacidades actuales de TIC; también fue responsable de revisar y aprobar los entregables del proyecto.

1.2 Objetivo del entregable

Presentar de manera resumida los aspectos más relevantes del proyecto de Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaboración del PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo, destacando su enfoque metodológico, las actividades realizadas, los productos obtenidos, las fuentes de información y las conclusiones y recomendaciones para su implementación.





2. Resumen ejecutivo Este documento es el último de los entregables de la Contratación BID-006-2013 “Contratación de Servicios Profesionales de una Firma Consultora para Realizar el Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaborar el PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo”.

Su objetivo es presentar de manera resumida los aspectos más relevantes del proyecto de Diagnóstico del Sistema Integrado de Administración Financiera y elaboración del PETIC de la Municipalidad de Cartago, respecto a un modelo Sistema Integrado de Administración Financiera para el Sector Público y a la Gestión para Resultados en el Desarrollo, destacando su enfoque metodológico, las actividades realizadas, los productos obtenidos, las fuentes de información y las conclusiones y recomendaciones para su implementación.

Se establece el marco metodológico de recolección de datos y generación de información utilizado en el proyecto, el cual está fundamentado en la metodología Transform®, denominado Technology Strategy Toolkit, para definir la estrategia de la tecnología que integra la estrategia de negocio y sigue un enfoque ágil para la planificación estratégica.

Se detallan las principales actividades realizadas durante el proceso de la consultoría, las cuales se agruparon en 4 fases: Fase I Planeación de la consultoría, Fase II Diagnóstico del SIAF-PETIC, Fase III Elaboración del PETIC y Fase IV Cierre de la contratación. Cada una de las fases es descrita según su objetivo, descripción (actividades realizadas), herramientas utilizadas y entregables de la fase, incluido la tabla general de contenido de cada documento.

Los datos que se utilizaron como insumo para este proyecto provienen de distintas fuentes, las cuales son enumeradas. Estas fuentes consideraron información documental, entrevistas individuales a ejecutivos de la organización, talleres y otras dinámicas grupales. En algunos casos, como en la percepción de los usuarios sobre las aplicaciones informáticas que se determinaron críticas en esta consultoría, se aplicaron encuestas específicas a los “dueños” de las aplicaciones.

Se presentan los resultados de la consultoría, mediante la descripción de los productos obtenidos, las limitaciones presentadas y los supuestos y riesgos generales materializados. Los productos obtenidos son clasificados según sean Entregables de la Contratación (EC) o entregables de administración o gestión de la contratación (EA). Los primeros están conformados por los siguientes documentos: Diagnóstico de la estructura actual para la implantación de un SIAF con enfoque en GpRD, PETIC y portafolio de proyectos actualizado a 3 años plazo, Plan Táctico del PETIC Municipal y Plan de Tecnologías de Información y Comunicación de la Municipalidad de Cartago actualizado Integrado para la implementación de la estrategia. Los segundos por: Plan de gestión del proyecto o la contratación (administración del contrato) e inducción previa con el marco conceptual base del diagnóstico, Informe de avance de la ejecución de la contratación, Informe con resumen ejecutivo de la Fase II de la ejecución de la consultoría (Diagnóstico), Informe con resumen ejecutivo del proceso de elaboración del Entregable 2 del proyecto especificado en la Fase III de la ejecución de la consultoría y que corresponde a la actualización del PETIC, Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría (PETIC-Plan Táctico) e Informe final y presentación de resultados de la consultoría ante la Unidad Coordinadora.

A manera de resumen general, se presenta a el resumen ejecutivo de cada uno de los Entregables de la Contratación (EC).

Cabe indicar que la contratación y la ejecución del proyecto se desarrollaron sin que se presentaran limitaciones importantes que afectaron las características de calidad del producto obtenido.





Sobre los supuestos y riesgos generales materializados en el proyecto, se indica que del conjunto de riesgos identificados desde el inicio del proyecto y que fueron objeto de seguimiento durante su ejecución, el riesgo que se materializó fue “Atrasos en aprobación de entregables o de aspectos administrativos por parte de los responsables de la Municipalidad de Cartago”. Esto motivó el trámite y aprobación de dos solicitudes de cambios en el cronograma, que provocaron que la fecha de terminación del proyecto, planificada originalmente para el 6 de agosto del 2014, se trasladara para el 8 de octubre del 2014.

Finalmente se presentan las conclusiones y recomendaciones para la administración, relacionadas con el producto solicitado y su implementación.





3. Marco metodológico de recolección de datos y generación de información

Fundamentado en su metodología Transform®, PwC ha establecido un enfoque global, denominado Technology Strategy Toolkit, para definir la estrategia de la tecnología que integra la estrategia de negocio y sigue un enfoque ágil para la planificación estratégica.

El enfoque Technology Strategy Toolkit busca la alineación correcta de las estrategias de TI y del negocio, así como su interacción desde las primeras etapas de cualquier planeamiento de TI. Para alcanzar este objetivo, este enfoque apoya en la definición de un "estado estratégico objetivo" a través de la organización, para describir una visión de largo plazo que permita al modelo de negocio, las operaciones comerciales, la organización y arquitectura tecnológica alcanzar los objetivos definidos en la estrategia de negocio. La siguiente figura muestra las principales fases y actividades de este enfoque.

Figura 1: Enfoque Technology Strategy Toolkit de PwC, para la definición de la estrategia de TI

Fuente: PwC





La Fase 1: Establecer el contexto del negocio y el estado estratégico objetivo candidato, tiene como objetivo establecer el contexto de negocio para la estrategia de la tecnología, determinar las capacidades de negocio requeridas para lograr los objetivos, aprovechar las oportunidades y amenazas identificadas y desarrollar un candidato inicial del estado estratégico objetivo de alto nivel.

La Fase 2: Crear el estado estratégico objetivo, permite identificar y definir el estado estratégico objetivo deseado que se requiere para ejecutar la estrategia acordada en la Fase 1.

La Fase 3: Desarrollar caso para el cambio y el mapa de ruta de implementación de la estrategia, define un conjunto de planes para la implementación de la estrategia de TI, y el mapa de ruta.





4. Las principales actividades realizadas durante el proceso de la consultoría

Para lograr los objetivos y el alcance definidos para este proyecto se ejecutaron 4 fases: Fase I Planeación de la consultoría, Fase II Diagnóstico del SIAF-PETIC, Fase III Elaboración del PETIC y Fase IV Cierre de la contratación.

A continuación se describe en detalle cada fase del proyecto, indicando el objetivo, la descripción, las herramientas utilizadas y los entregables.


PricewaterhouseCoopers Consultores S.A. 'El presente informe fue preparado de conformidad con nuestra oferta de servicios y está sujeto a las condiciones y términos allí contenidos.

La presente información ha sido preparada solo para uso y beneficio de la Municipalidad de Cartago y no debe ser utilizada como base de confianza por ninguna otra persona'.

Cuadro 1: Descripción de cada fase del proyecto

Fase Objetivo Descripción Herramientas Entregables

Fase I:

Planeación

Garantizar la

ejecución efectiva

de la consultoría, así

como el

seguimiento y

control de las

actividades, para la

toma de decisiones

oportuna y la

obtención de los

productos

requeridos en la

contratación.

Incluye:

1. Reunión

preliminar para

validar alcance,

definir temas

logísticos y

solicitud de

documentos

2. Entrega de

documentación

solicitada

3. Kick off del

proyecto

(Inducción para

los procesos de

diagnóstico)

Reuniones Entregable EA.1: Plan de Gestión de Proyecto,

cronograma y metodología a emplear

Consiste en la propuesta del conjunto de actividades a

desarrollar para la obtención de los productos, indicando la

vinculación de las actividades, los períodos establecidos para

la realización, fecha de entrega de productos y metodología

empleada para la obtención de los mismos, con enfoque de

GpRD. Este producto se relaciona con la propuesta técnica

presentada en el proceso de contratación.

En términos generales el entregable incluye:

a) Establecimiento del marco conceptual base sobre el cual se

realizará la consultoría.

b) Plan de Gestión de la Consultoría acorde a la propuesta

técnica, detallado bajo los siguientes aspectos:

1. Gestión del alcance: entendido como el conjunto de

actividades a ejecutar asociadas a la fase I y los

entregables de cada una de ellas, requeridos para

obtener el producto final. Además, se identifican las

posibles restricciones del alcance propuesto en los

términos de referencia (supuestos y riesgos generales

que puedan afectar negativamente la obtención de los

productos finales).

2. Gestión del tiempo: cronograma de actividades

enfocado en la fecha de entrega de los productos

(entregables por fase).

3. Gestión del costo: desglose del costo por fase de

acuerdo con los Términos de Referencia y el costo

total de la propuesta, escrito en letras y números.





4. Gestión de la calidad: se refiere al enfoque técnico y

metodología general de trabajo propuesto.

5. Gestión del recurso humano: equipo responsable del

proyecto y las responsabilidades de cada uno de

ellos, el cual se integra con el equipo técnico

asignado por la Municipalidad.

c) Inducción previa a los funcionarios y funcionarias

involucrados en los procesos de diagnóstico.

Fase II:

Elaboración

de

Diagnóstico

SIAF-

PETIC

Elaborar un

diagnóstico de la

situación actual

(procesos,

procedimientos,

organización y

TICs) de la

Municipalidad de

Cartago, para la

implantación de un

SIAF con enfoque

en GpRD,

compatible con

Microsoft Dynamics

GP 10.0 ó superior,

el cual debe incluir

una descripción de

la situación actual

respecto a la

deseada, así como

las brechas

identificadas,

recursos financieros,

humanos y

Incluye:

1. Comprender la

estrategia

institucional, el

apoyo de las TIC

y definir el

modelo operativo

meta de alto

nivel

2. Evaluación de

capacidad de

procesos,

procedimientos y

organización del

SIAF

3. Evaluación de la

capacidad

tecnológica

instalada actual

de las TIC’s

4. Recomendacione

s para la

Reuniones

Sesiones de trabajo

Análisis FODA

Entrevistas a los

ejecutivos de la

Institución para

conocer su “agenda

estratégica

tecnológica” y las

expectativas y

características del

apoyo de las TI en

la gestión de sus

labores

Entrevistas a

ejecutivos de alto

nivel de las áreas de

TI

Plantillas para el

registro y análisis de

los activos de TI

Entregable EC.1: Diagnóstico de la estructura actual para

la implantación de un SIAF con enfoque en GpRD

Consiste en un documento que incluye, entre otros:

a) Evaluación de la capacidad de los procesos y

procedimientos del Sistema Administrativo Financiero de

la Municipalidad de Cartago, respecto al modelo de un

Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF),

con enfoque en GpRD y bajo el concepto ERP, así como

los impactos del cambio en el modelo organizacional

vigente, en relación con la implementación del modelo

SIAF requerido.

El resultado obtenido considera los siguientes dos ejes: 1.

Procesos y procedimientos, 2. Modelo organizacional

vigente.

Además de los productos del informe de avance contiene:

Identificación de brecha entre los procesos existentes y

los requeridos para la implementación de un SIAF

recomendado.

Identificación del impacto del cambio de los procesos

y el modelo organizacional existente respecto al

modelo requerido.





tecnológicos

requeridos. (Cf.

Objetivo Específico

1 de esta

contratación)

implementación

del SIAF

requerido

5. Evaluación del

PETI actual

Encuesta de

percepción de

madurez de

aplicaciones

Mejores prácticas y

tendencias para la

organización y

gestión de TI

Análisis de

documentación

Base de

conocimiento de

PwC sobre

tendencias y

mejores prácticas en

el uso de la

tecnología

aplicables a la

Municipalidad de

Cartago

Recomendaciones para la implementación del SIAF

requerido.

b) Evaluación de la capacidad tecnológica instalada al

momento de evaluación de las TIC’s de la Municipalidad

de Cartago.

Análisis de la funcionalidad de plataforma e

infraestructura tecnológica (software y hardware)

administrativo financiero existente lo que incluye:

o Aplicaciones.

o Integración de aplicaciones así como la capacidad y

flexibilidad para la implantación del SIAF con

enfoque en GpRD.

o Bases de datos, redes y telecomunicaciones.

o Alta disponibilidad de contingencia.

o Espacio físico y sus condiciones.

o Servicio eléctrico, recursos humanos de TI.

o Recomendaciones para la implementación del

SIAF.

Identificación de brecha entre lo existente y lo

requerido para la implementación de un SIAF

recomendado.

Identificación del impacto del cambio respecto al

modelo requerido.

Recomendaciones para la implementación del SIAF

requerido.

Identificación de diferentes escenarios y riesgos

asociados a la implementación o no implementación





del modelo de SIAF recomendado.

c) Evaluación del PETI previo de la Municipalidad de

Cartago, en relación con el modelo del SIAF

recomendado, bajo el enfoque de GpRD. Con el fin de

obtener un Plan Estratégico de Tecnologías de

Información y Comunicación (PETIC).

Identificación de brechas existentes entre los resultados

del diagnóstico del SIAF y lo propuesto en el PETI

actual.

Identificación de necesidades para adecuar el PETI

existente a un PETIC.

Recomendaciones para elaborar el PETIC.

Identificación de las brechas existentes entre el PETI

actual respecto a la Estrategia Institucional para

elaborar el PETIC.

Entregable EA.2: Informe de avance del diagnóstico

Se trata de un documento en con el informe de lo ejecutado

en el proceso de Diagnóstico del SIAF.

Contiene al menos:

Análisis de la funcionalidad Sistema Administrativo

Financiero existente.

Revisión del mapa vigente al momento de los procesos

administrativos, financieros, tributarios y operativos y

su flujo de la información o cadena de valor, en

relación con el modelo SIAF con enfoque en GpRD

requerido.

Identificación de los procesos críticos para la

implementación del SIAF requerido.





Entregable EA.3: Informe con resumen ejecutivo de la

Fase II de la ejecución de la consultoría o (Diagnóstico)

Se refiere a un documento en, donde se describen y enumeran

las principales actividades realizadas durante la segunda fase

de la consultoría.

El documento contiene al menos:

Las limitaciones presentadas, los resultados y

productos obtenidos, recomendaciones e impactos

generales del conjunto de los diagnósticos elaborados,

los cuales serán insumos para la Fase III de la

contratación y para la implementación del modelo del

SIAF requerido.

Fase III:

Elaboración

del PETIC

Elaborar el PETIC

de la Municipalidad

de Cartago donde se

incluya al menos los

objetivos, visión,

misión, políticas,

ejes estratégicos,

portafolio de

proyectos, plan de

recursos financieros,

humanos y

tecnológicos

requeridos para la

implementación del

mismo, todo con

base en los

resultados del

diagnóstico

presentado a la UC

del proyecto (Cf.

Incluye:

1. Elaboración del

PETIC

2. Elaboración del

Plan Táctico del

PETIC

Sesiones de trabajo

Modelo Operativo

Meta de alto nivel

(estado estratégico

objetivo)

Análisis de brecha

entre la situación

actual y el escenario

objetivo

Entregable EC.2: Documento con el PETIC y portafolio

de proyectos actualizado a 3 años plazo

Consiste en un documento del PETIC Municipal propuesto y

actualizado.

Incluye al menos:

a) Visión, misión, políticas, ejes estratégicos y sus objetivos.

b) Estrategias de gestión para cierre de las brechas

identificadas en el diagnóstico.

c) Etapas de ejecución del PETIC para cierre de las brechas

identificadas en el diagnóstico.

d) Identificación de riesgos y estrategias para su

administración.

e) Definición de indicadores alineados con la Planificación

Estratégica Institucional de acuerdo con la contratación

BID-004.

f. Portafolio de acciones estratégicas con sus perfiles





Objetivo Específico

2 de esta

contratación).

definidos.


Fase III de la ejecución de la consultoría (actualización

del PETIC)

Descripción del documento en versión digital con el informe

con resumen ejecutivo de la primera parte de la Fase III de la

ejecución de la consultoría-PETIC.

Se refiere a un documento donde se describen y enumeran las

principales actividades realizadas durante el proceso de

elaboración del entregable, las limitaciones presentadas, los

resultados y productos obtenidos y recomendaciones para

etapa de esta fase.

Entregable EC.3: Plan Táctico para PETIC

Documento con el Plan Táctico del PETIC Municipal

aprobado. Se trata de un documento del Plan Táctico para el

PETIC Municipal propuesto donde se incluye la metodología

para la ejecución, y desglosado en cuatro áreas:

a) Plan Recursos Humanos, requerido con las respectivas

competencias identificadas y plan de capacitación para

estandarizar y formalizar el conocimiento organizacional

individual y colectivo. Se debe incluir al menos lo

siguiente:

Descripción de las necesidades de capacitación.

Objetivos.

Componentes.

Planificación de la capacitación.

Recursos financieros requeridos.

Características de los instructores.





Personal que debe recibir la capacitación.

b) Plan de Infraestructura Tecnológica, donde se identifiquen

las necesidades y distribución de los componentes

tecnológicos, el cronograma de adquisiciones para la

implantación e implementación de lo requerido.

c) Plan de Recursos Financieros (costo de inversión

estimado) para la implementación del PETIC propuesto,

donde se especifique el costo y el desglose del mismo.

d) Plan de Administración de Riesgos identificados, que debe

incluir la Identificación de los riesgos asociados al PETIC

propuesto.


Fase III de la ejecución de la consultoría (PETIC-Plan

táctico)

Consiste en un documento, donde se describen y enumeran

las principales actividades realizadas durante el proceso de

elaboración del entregable requerido, las limitaciones

presentadas, los resultados y productos obtenidos y

recomendaciones al concluir la fase 3 del proyecto.

Fase IV:

Cierre de la

Contratació

n

Recibir conforme

los productos finales

requeridos en la

contratación para

iniciar la fase de

implementación del

PETIC por parte del

a Municipalidad de

Cartago.

Incluye:

1. Elaboración,

revisión y

aprobación de

los entregables

finales del

proyecto

Reuniones Entregable EC.4: Plan de Tecnologías de Información y

Comunicación de la Municipalidad de Cartago

Se refiere al documento con el diagnóstico, el Plan de

Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) de la

Municipalidad de Cartago y su Plan Táctico elaborados e

integrados por PwC en un único documento.

Entregable EA.6: Informe final y presentación de

resultados de la consultoría ante la Unidad Coordinadora

Ester documento, que incluye:





a) Resumen ejecutivo

b) Marco metodológico de recolección de datos y generación

de información.

c) Las principales actividades realizadas durante el proceso

de la consultoría.

d) Fuentes de información utilizadas.

e) Los resultados, productos obtenidos, las limitaciones

presentadas en el proceso de ejecución de la consultoría y

supuestos y riesgos generales materializados, que puedan

afectar negativamente la obtención de los productos

finales.

f) Conclusiones y recomendaciones para la administración,

relacionadas con el producto solicitado y su

implementación.

g) Fuentes de información.

h) Apartado de anexos donde se incluye toda la

documentación generada como resultado del proceso de la

consultoría.


PricewaterhouseCoopers Consultores S.A. 'El presente informe fue preparado de conformidad con nuestra oferta de servicios y está sujeto a

las condiciones y términos allí contenidos. La presente información ha sido preparada solo para uso y beneficio de la Municipalidad de

Cartago y no debe ser utilizada como base de confianza por ninguna otra persona'.

5. Fuentes de información Los datos que se utilizaron como insumo para este proyecto provienen de distintas fuentes. La información documental que proporcionó la Municipalidad de Cartago y que fue analizada y considerada en la elaboración del PETIC fue la siguiente.

1. Plan de Gobierno Local.

2. Estrategia de gobierno digital existente.

3. Sistemas informáticos existentes y en desarrollo y su funcionalidad.

4. Inventario de infraestructura tecnológica.

5. Estándares de TIC.

6. Documentación relacionada con la normativa vigente a nivel administrativo y tecnológico en Costa Rica y el nivel de cumplimiento de las mismas. (Lineamientos, Marco Jurídico, Normas Técnicas de TI estipuladas por la CGR, normas NICS, etc.).

7. Informe de Auditoría de Sistemas y TI generados por la Auditoría Externa.

8. Documentación de procesos y procedimientos.

9. Convenio de cooperación BID-PRODEV.

10. Lo avanzado en el Plan Estratégico Institucional que se elaborará con la contratación BID-004, para lo cual la firma consultora deberá mantener estrecha coordinación con la firma adjudicada para elaborar el Plan Estratégico institucional y los enlaces institucionales.

11. Lo avanzado por la firma consultora encargada de ejecutar la contratación BID-005-SIAF-RRHH.

12. PETI actual de la Municipalidad de Cartago.

13. Organigrama.

14. Documentación referente a la comisión de informática.

15. Lista de programas y proyectos de la Municipalidad de Cartago.

16. Lista de contratos de TI.

También se obtuvo información mediante entrevistas individuales a ejecutivos de la organización y se realizaron talleres y otras dinámicas grupales. Algunas de estas dinámicas grupales permitieron realizar análisis de la situación actual y análisis de diversos temas, como el análisis de brecha entre la situación actual y el estado estratégico objetivo.

En algunos casos, como en la percepción de los usuarios sobre las aplicaciones informáticas que se determinaron críticas en esta consultoría, se aplicaron encuestas específicas a los “dueños” de las aplicaciones.





La información recopilada, según se describió anteriormente, fue sometida a análisis por el equipo consultor. Los hallazgos fueron validados con el equipo de proyecto contraparte o por otros equipos de la Municipalidad de Cartago, cuando correspondía.

Como se puede apreciar, el enfoque para la ejecución del proyecto consistió en una dinámica participativa, donde el consultor aportó su expertiz en los temas específicos y actuó como facilitador para que la Municipalidad de Cartago realizara las definiciones estratégicas. La modalidad utilizada fue aprender haciendo, donde el equipo consultor orientó los talleres, suministrando herramientas que permitieron recoger la información y al mismo tiempo orientó al personal de la Municipalidad de Cartago en su aprendizaje, de manera que el personal de la Municipalidad de Cartago adquiriera capacidades para actualizar y elaborar el PETIC en el futuro.





6. Resultados de la consultoría A continuación se presentan los resultados de la consultoría, mediante la descripción de los productos obtenidos, las limitaciones presentadas y los supuestos y riesgos generales materializados.

6.1 Productos obtenidos

El proyecto generó 10 entregables, de los cuales algunos son entregables de gestión o administración del contrato y otros propios del producto final solicitado. Estos entregables son:

Entregables de la contratación (EC)

EC.1. Diagnóstico de la estructura actual para la implantación de un SIAF con enfoque en GpRD.

EC.2. PETIC y portafolio de proyectos actualizado a 3 años plazo.

EC.3. Plan Táctico del PETIC Municipal.

EC.4. Plan de Tecnologías de Información y Comunicación de la Municipalidad de Cartago actualizado Integrado para la implementación de la estrategia.

Entregables de administración o gestión de la contratación (EA)

EA.1. Plan de gestión del proyecto o la contratación (administración del contrato) e inducción previa con el marco conceptual base del diagnóstico.

EA.2. Informe de avance de la ejecución de la contratación.

EA.3. Informe con resumen ejecutivo de la Fase II de la ejecución de la consultoría (Diagnóstico).

EA.4. Informe con resumen ejecutivo del proceso de elaboración del Entregable 2 del proyecto especificado en la Fase III de la ejecución de la consultoría y que corresponde a la actualización del PETIC.

EA.5. Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría (PETIC-Plan Táctico). Corresponde al informe general del desarrollo de toda la fase.

EA.6. Informe final y presentación de resultados de la consultoría ante la Unidad Coordinadora.

La siguiente figura resume las fases y los entregables descritos anteriormente.





Figura 2: Fases y entregables del proyecto

Se adjuntan como archivos incrustados en los anexos a este documento, los Entregables de la contratación (EC) y los Entregables de administración o gestión de la contratación (EA).

A manera de resumen general, se presenta a continuación el resumen ejecutivo de cada uno de los Entregables de la Contratación (EC).

Diagnóstico de la estructura actual para la implantación de un SIAF con enfoque en GpRD.

Este informe presenta los hallazgos obtenidos en el diagnóstico de la situación actual del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) y de las tecnologías de información y comunicación (TIC) de la Municipalidad de Cartago.

Este diagnóstico abarca el entendimiento del contexto actual de las estrategias institucionales, el análisis de la situación actual del SIAF y la evaluación de las capacidades actuales de las TIC, y entrega resultados valiosos para identificar las brechas con respecto al modelo futuro y emitir recomendaciones, las cuales serán insumos importantes para plantear iniciativas que deberán ser incluidas dentro del nuevo PETIC para implantar un SIAF y alinear el Gobierno de TIC con las estrategias institucionales.

El marco conceptual y metodológico que orienta el diagnóstico considera el enfoque de PwC para la planeación estratégica de las TIC, la metodología Transform® de PwC y el marco de referencia de un SIAF de acuerdo con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).





En esta fase del proyecto se desarrollaron diversas actividades como revisión documental, talleres, encuestas y entrevistas para diagnosticar la situación actual del SIAF y las capacidades actuales de las TIC, con el objetivo de obtener hallazgos y recomendaciones para la elaboración del nuevo PETIC.

El análisis de la documentación permitió diagnosticar la situación actual de la Municipalidad de Cartago en las TIC y en el SIAF y comprender la visión de futuro y las estrategias establecidas para la institución. Se realizaron cinco talleres con el objetivo de presentar las tendencias de las TIC, identificar y analizar las capacidades de negocio, identificar y analizar las capacidades de las TIC, presentar las mejores prácticas en la gestión financiera-contable y revisar los procesos actuales contra esas mejores prácticas. Se aplicaron tres encuestas para conocer la percepción sobre la madurez de las aplicaciones informáticas, la percepción sobre la calidad de los servicios de TIC y evaluar las habilidades en TIC. Las entrevistas permitieron comprender la visión de futuro y los objetivos estratégicos de la Municipalidad de Cartago, identificar el apoyo que deben dar las TIC para el alcance de esta visión y entender su percepción sobre el gobierno, gestión y uso de las TIC, así como conocer el estado actual del SIAF.

La percepción del SIAF en la Municipalidad de Cartago a partir de las entrevistas indican que no existe un único concepto sobre el SIAF, algunas de las áreas no se ven como parte del SIAF, y coinciden en que es una herramienta para la toma de decisiones que permita la integración de las distintas áreas de la organización. Es destacable la percepción de que actualmente falta integración de las distintas funcionalidades que comprenden el SIAF, lo que se espera resolver en gran parte con los esfuerzos en áreas como la tributaria, planificación y recursos humanos.

Los talleres de mejores prácticas financieras-contables permitieron determinar cuáles de ellas no son aplicables, cuáles se cumplen, cuáles no se cumplen del todo y cuáles se cumplen parcialmente.

Respecto a la situación actual de las TIC en la Municipalidad, se evaluaron aspectos de alineamiento; gobierno; organización, procesos y servicios; aplicaciones e infraestructura.

Para establecer las declaraciones estratégicas que permitan orientar estratégicamente el gobierno, gestión y uso de las TIC en la Municipalidad, se utilizaron dos documentos, el Plan de Gobierno Municipalidad de Cartago 2011-2016 (enero 2011) y la Estrategia de Gobierno Digital (2012). Estas declaraciones se utilizaron para determinar, mediante talleres, las capacidades de negocio y de TIC que requiere la Municipalidad.

Un aspecto importante en el establecimiento de la estrategia de las TIC es la consideración de los esfuerzos actuales que despliega la organización con un alto contenido de TIC. Por eso se analizaron los distintos proyectos que se ejecutan actualmente o se tiene planificado ejecutar en la Municipalidad.

El gobierno de TIC considera la Comisión de Informática (CTIC) que sesiona ordinariamente cada tres meses y que tiene como miembros a los responsables de las diferentes áreas municipales.

Las declaraciones estratégicas de la Municipalidad permitieron determinar, mediante talleres, las capacidades de negocio, que expresan los elementos que ofrecen las habilidades organizacionales para alcanzar y sustentar objetivos estratégicos. Estas a su vez permitieron definir las capacidades de TIC, que identifican elementos concretos (siempre a alto nivel) para poder alcanzar y desarrollar capacidades de negocio específicas o sustentar objetivos estratégicos. Estas capacidades de las TIC permitirán, en la siguiente fase de esta consultoría, identificar las acciones estratégicas en materia de las TIC que requiere la Municipalidad para soportar la concreción de sus declaraciones estratégicas.

Se analiza la percepción sobre fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en el gobierno, gestión y uso de las TIC, clasificando esta percepción en temas de estrategia y estructura, procesos, recursos humanos y tecnología.





Se realiza un análisis de la organización y procesos del área de TIC, se valoran las competencias y habilidades del personal del Área de TIC, la infraestructura tecnológica y la percepción sobre la calidad de los servicios de TIC.

El análisis de las aplicaciones existentes en la Municipalidad para sus usuarios se valora desde diversas perspectivas. La encuesta sobre la percepción sobre la madurez de las aplicaciones, permitió conocer la percepción que tienen los usuarios sobre seis criterios: criticidad para el negocio, grado de apoyo de la aplicación al proceso, flexibilidad de la aplicación para adaptarse, calidad de la información producida, estabilidad de la aplicación y desempeño de la aplicación. Esta valoración se acompaña de los justificantes anotados por los evaluadores.

Finalmente, a partir de los hallazgos sobre el SIAF, se realizan una serie de recomendaciones con el propósito de que la Municipalidad consolide los esfuerzos que está realizando para lograr implementar un SIAF según las mejores prácticas financiera-contables y el modelo de referencia del BID.

PETIC y portafolio de proyectos actualizado a 3 años plazo.

Este informe presenta el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) definido para el período 2015-2017 y el portafolio de acciones estratégicas planteadas.

El PETIC contiene la misión y visión establecidas para el Área Informática, los objetivos estratégicos de TIC acompañados con los indicadores, las políticas de TIC alineadas con las prácticas de arquitectura empresarial, las estrategias de gestión completadas con los lineamientos para la administración de riesgos, asimismo el portafolio de acciones estratégicas.

Las acciones estratégicas en materia de las TIC apoyan a la Municipalidad de Cartago a concretar su visión y estrategias institucionales, también orientan al Área Informática a cerrar las brechas identificadas en sus capacidades de TIC.

El marco metodológico que orientó el desarrollo de esta fase integró elementos del diagnóstico de la situación, que suministró hallazgos valiosos para la comprensión de la situación de partida en la Municipalidad de Cartago, abarcando el entendimiento del contexto actual de las estrategias institucionales, el análisis de la situación actual del SIAF y la evaluación de las capacidades actuales de las TIC, y la revisión del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2015-2020, que permitió integrar las definiciones de Misión, Visión, Ejes estratégicos, objetivos de largo y mediano plazo y las metas asociadas a estos últimos.

En general, se siguió una estrategia participativa, para definir – por ejemplo – las capacidades de negocio y de TIC que apoyan las estrategias de la Municipalidad y la Misión y Visión para el Área de TIC.

La Misión y Visión del Área de TIC se basan y están alineadas con las del PEI.





Misión y Visión institucionales y del Área de TIC

Fuente: PwC, integrado elementos del Plan Estratégico Institucional

Por su parte, cuatro los objetivos estratégicos de TIC se han derivado de la revisión de los objetivos estratégicos de largo plazo de la Municipalidad, buscando el alineamiento que se requiere entre ambos grupos de objetivos. También se ha considerado el conjunto de capacidades de TIC identificadas.





Objetivos estratégicos de TIC y su apoyo a objetivos estratégicos de largo plazo

Fuente: PwC. Incluye información del Plan Estratégico Institucional

Los objetivos estratégicos de las TIC se encuentran acompañados con sus respectivos indicadores, que tienen la función de medir el alcance de los objetivos e identificar las diferencias existentes entre los resultados planeados y los obtenidos, con el fin de tomar decisiones, fijar el rumbo y alinear los esfuerzos hacia la consecución de las metas establecidas. Se definieron dos tipos de indicadores: de gestión y de resultado.

Las TIC requieren la definición y desarrollo de acciones en varios ámbitos, que se pueden organizar en tres grupos, con actores y responsabilidades generales en cada caso:

Gobierno de las TIC. Este ámbito se relaciona con la integración de las TIC en las estrategias generales de la Municipalidad, con definir la orientación estratégica de las TIC y, con la toma de decisiones que asigna recursos y establece prioridades para las acciones en el área TIC. En este caso, la Comisión de TIC (CTIC) actúa como órgano asesor para apoyar en los temas de gobierno de TIC en la Municipalidad; está orientada por un Reglamento de funcionamiento.

Gestión de las TIC. Este ámbito se relaciona con la gestión de los recursos asignados a las TIC y la prestación y calidad de los servicios de TIC que se ofrecen a las unidades y personas de la Municipalidad.





Requiere competencias generales de gestión y específicas en TIC. En este caso, la gestión de las TIC está a cargo del área especializada “Área de TIC”, que da servicio a toda la Municipalidad en todas sus instalaciones; depende directamente del Alcalde y está bajo la responsabilidad de un Director.

Uso de las TIC. Este ámbito se relaciona con el uso de servicios, recursos y herramientas provistos por el área encargada de la gestión de las TIC en el resto de la Municipalidad. En este caso, están involucrados usuarios, encargados de procesos y de proyectos y las jefaturas de dependencias, que actúan como responsables de la correcta utilización de los sistemas de información, de la información (datos) y todos los productos derivados y de actuar como patrocinadores y expertos temáticos en proyectos y como dueños de procesos y recursos de información.

Para orientar la toma de decisiones y acciones relacionadas con las TIC en la Municipalidad, se han definido políticas generales de TIC, que están alineadas tendencias de mercado - sobre todo con prácticas de arquitectura empresarial (AE) -, que buscan que las definiciones y modelos que orientan los aspectos propios de las TIC estén efectivamente alineados y respondan a las definiciones y modelos de negocio, integrando las estrategias, los procesos, los servicios y la infraestructura tecnológica, entre otros.

También se han definido un conjunto de estrategias para el cierre de brechas y la transformación del rol de las TIC en la Municipalidad.

Como se ve en la siguiente figura, cuatro elementos clave de esta estrategia sustentan todo el desarrollo del PETIC.

Figura 3: Elementos clave de la estrategia para el cierre de brechas en TIC

Fuente: PwC





Para algunos uno de estos elementos, se plantean factores más detallados:

Para gestionar la estrategia de TIC como parte integral de la estrategia municipal:

o Gestión del portafolio de acciones estratégicas;

o Alineamiento de las acciones estratégicas en TIC con objetivos y metas de la estrategia institucional;

o Desarrollo del gobierno de las TIC; y

o Gestión de las TIC como parte de un modelo operativo municipal.

Para asegurar la calidad en la gestión de las TIC se plantean:

o Adopción y adaptación de buenas prácticas; como COBIT, ITIL, PMBOK y TOGAF;

o Orientación a servicios;

o Desarrollo de competencias y conocimientos; y la

o Integración estratégica de recursos externos.

En general, estas estrategias buscan garantizar el alineamiento de las TIC con los retos y definiciones estratégicas de la Municipalidad apoyándose en buenas prácticas de mercado que potencian tanto el gobierno como la gestión de las TIC.

El portafolio de acciones estratégicas se ha estructurado en dos niveles, identificando tres programas, que permiten agrupar acciones con una orientación similar y que conviene gestionar de manera lo más integral posible, y 35 acciones, que permiten cerrar las brechas identificadas en las capacidades de TIC y apoyar el cumplimiento de metas estratégicas de mediano plazo.

Figura 4: Programas para apoyar la gestión de las acciones estratégicas de TIC

Fuente: PwC

Estas “acciones estratégicas” identifican esfuerzos de diverso alcance, muchos de los cuales pueden verse como “proyectos” (nuevos o ya en desarrollo), mientras otros pueden ser más simples (“actividades”) o amplios (“programas de proyectos”). De esta forma, el portafolio puede organizarse, en consideraciones a prácticas de gestión de planes, programas y proyectos, como más convenga a la Municipalidad de Cartago.

Cada acción identifica, entre otros, el programa a que pertenecen, su estado inicial, actores clave para su desarrollo y el plazo para iniciar (expresado como corto, mediano y largo plazo).





Plan Táctico del PETIC Municipal.

Según lo establece el plan de trabajo para la definición del Plan Estratégico de Tecnología de Información y Comunicación (PETIC), el proyecto se ha dividido en cuatro fases: Planeación, Elaboración de Diagnóstico SIAF PETIC, Elaboración del PETIC y Cierre de la Contratación. El presente informe presenta el Plan Táctico elaborado para la ejecución del PETIC que cubre el período del 2015 al 2017.

Este informe presenta el Plan Táctico elaborado para la ejecución del PETIC que cubre el período del 2015 al 2017.

Como elemento conceptual central, plantea un modelo de referencia, el Sistema Integrado de Información de la Municipalidad de Cartago (SIMC), que debe orientar las acciones estratégicas para el gobierno y la gestión de las TIC y el cual debe ser dirigido mediante un sistema de gestión propuesto.

El plan táctico se define mediante un portafolio de acciones estratégicas, un plan de gestión, un plan de recursos humanos, un plan de infraestructura tecnológica, un plan de recursos financieros y un plan de administración de riesgos.

El portafolio de acciones estratégicas está estructura en tres programas: PR01- Ampliación de los servicios de TIC (que incluye 9 acciones estratégicas) PR02- Conformación del Sistema de Información de la Municipalidad de Cartago (SIMC) (que abarca 10 acciones estratégicas), PR03- Implementación de las mejores prácticas para la gestión y gobierno de TIC (que incluye 16 acciones estratégicas). Las acciones estratégicas consideradas comprenden acciones nuevas (identificadas mediante análisis de brecha participativo), así como acciones planificadas y en ejecución.

Las 29 acciones estratégicas nuevas son descritas mediante fichas detalladas, que comprenden el programa a que pertenece, la descripción de la acción, el estado, el plazo estimado de inicio, el plazo estimado de ejecución, el apoyo a la consecución de los objetivos estratégicos del PETIC, el apoyo al logro de las metas del PEI 2015-2012, el apoyo al desarrollo de las capacidades de TIC, los actores clave, los indicadores de resultado y los riesgos identificados.

Para las acciones estratégicas planificadas y en ejecución, se emiten recomendaciones orientadas a un desarrollo armonioso con el modelo de referencia SIMC.

El Plan de Gestión incorpora un mapa de ruta de las acciones estratégicas, que considera el plazo de inicio y la duración estimada de cada una. Además, expone componentes importantes que permiten una gestión exitosa durante la implementación de las accione estratégicas, estos son: Gobierno de TIC, gestión de programas y proyectos, y factos críticos de éxito.

El Plan de Recursos Humanos determina los actores claves para implantar el PETIC, además para los recursos internos define las necesidades de la capacitación, y para los recursos externos expone consideraciones importantes para adquirir servicios de terceros.

El Plan de Infraestructura Tecnológica establece definiciones para orientar la gestión de infraestructura y responder a los requerimientos e impactos tanto de las acciones estratégicas como de otras fuentes de cambio que se dan en la operación de la Municipalidad.

El Plan de Recursos Financieros muestra las inversiones estimadas para la ejecución de las acciones estratégicas nuevas. El cronograma de adquisiciones se deriva del cronograma de implementación de las iniciativas, o mapa de ruta.

Por último, el Plan de administración de riesgos incorpora dentro de las estrategias para la administración de las acciones estratégicas de TIC un enfoque para la gestión de riesgos.





Plan de Tecnologías de Información y Comunicación de la Municipalidad de Cartago actualizado Integrado para la implementación de la estrategia.

Este informe presenta el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación (PETIC) definido para el período 2015-2017 y el portafolio de acciones estratégicas planteadas.

El PETIC contiene la misión y visión establecidas para el Área Informática, los objetivos estratégicos de TIC acompañados con los indicadores, las políticas de TIC alineadas con las prácticas de arquitectura empresarial, las estrategias de gestión completadas con los lineamientos para la administración de riesgos, asimismo el portafolio de acciones estratégicas.

Las acciones estratégicas en materia de las TIC apoyan a la Municipalidad de Cartago a concretar su visión y estrategias institucionales, también orientan al Área Informática a cerrar las brechas identificadas en sus capacidades de TIC.

El marco metodológico que orientó el desarrollo de esta fase integró elementos del diagnóstico de la situación, que suministró hallazgos valiosos para la comprensión de la situación de partida en la Municipalidad de Cartago, abarcando el entendimiento del contexto actual de las estrategias institucionales, el análisis de la situación actual del SIAF y la evaluación de las capacidades actuales de las TIC, y la revisión del Plan Estratégico Institucional (PEI) 2015-2020, que permitió integrar las definiciones de Misión, Visión, Ejes estratégicos, objetivos de largo y mediano plazo y las metas asociadas a estos últimos.

En general, se siguió una estrategia participativa, para definir – por ejemplo – las capacidades de negocio y de TIC que apoyan las estrategias de la Municipalidad y la Misión y Visión para el Área de TIC.

Por su parte, los cuatro objetivos estratégicos de TIC se han derivado de la revisión de los objetivos estratégicos de largo plazo de la Municipalidad, buscando el alineamiento que se requiere entre ambos grupos de objetivos. También se ha considerado el conjunto de capacidades de TIC identificadas.

Los objetivos estratégicos de las TIC se encuentran acompañados con sus respectivos indicadores, que tienen la función de medir el alcance de los objetivos e identificar las diferencias existentes entre los resultados planeados y los obtenidos, con el fin de tomar decisiones, fijar el rumbo y alinear los esfuerzos hacia la consecución de las metas establecidas. Se definieron dos tipos de indicadores: de gestión y de resultado.

Las TIC requieren la definición y desarrollo de acciones en varios ámbitos, que se pueden organizar en tres grupos, con actores y responsabilidades generales en cada caso: Gobierno de las TIC, Gestión de las TIC y Uso de las TIC.

Para orientar la toma de decisiones y acciones relacionadas con las TIC en la Municipalidad, se han definido políticas generales de TIC, que están alineadas con las tendencias de mercado - sobre todo con prácticas de arquitectura empresarial (AE) -, que buscan que las definiciones y modelos que orientan los aspectos propios de las TIC estén efectivamente alineados y respondan a las definiciones y modelos de negocio, integrando las estrategias, los procesos, los servicios y la infraestructura tecnológica, entre otros.

También se han definido un conjunto de estrategias para el cierre de brechas y la transformación del rol de las TIC en la Municipalidad. En general, estas estrategias buscan garantizar el alineamiento de las TIC con los retos y definiciones estratégicas de la Municipalidad apoyándose en buenas prácticas de mercado que potencian tanto el gobierno como la gestión de las TIC.

Como elemento conceptual central, se plantea un modelo de referencia, el Sistema Integrado de Información de la Municipalidad de Cartago (SIMC), que debe orientar las acciones estratégicas para el gobierno y la gestión de las TIC y el cual debe ser dirigido mediante un sistema de gestión propuesto.





El portafolio de acciones estratégicas conformado en este PETIC se ha estructurado en dos niveles, identificando tres programas, que permiten agrupar acciones con una orientación similar y que conviene gestionar de manera lo más integral posible, y 35 acciones, que permiten cerrar las brechas identificadas en las capacidades de TIC y apoyar el cumplimiento de metas estratégicas de mediano plazo. Los tres programas son: PR01- Ampliación de los servicios de TIC (que incluye 9 acciones estratégicas) PR02- Conformación del Sistema de Información de la Municipalidad de Cartago (SIMC) (que abarca 10 acciones estratégicas), PR03- Implementación de las mejores prácticas para la gestión y gobierno de TIC (que incluye 16 acciones estratégicas). Las acciones estratégicas consideradas comprenden acciones nuevas (identificadas mediante análisis de brecha participativo), así como acciones planificadas y en ejecución.

Estas “acciones estratégicas” identifican esfuerzos de diverso alcance, muchos de los cuales pueden verse como “proyectos” (nuevos o ya en desarrollo), mientras otros pueden ser más simples (“actividades”) o amplios (“programas de proyectos”). De esta forma, el portafolio puede organizarse, en consideraciones a prácticas de gestión de planes, programas y proyectos, como más convenga a la Municipalidad de Cartago.

Las 29 acciones estratégicas nuevas son descritas mediante fichas detalladas, que comprenden el programa a que pertenece, la descripción de la acción, el estado, el plazo estimado de inicio, el plazo estimado de ejecución, el apoyo a la consecución de los objetivos estratégicos del PETIC, el apoyo al logro de las metas del PEI 2015-2012, el apoyo al desarrollo de las capacidades de TIC, los actores clave, los indicadores de resultado y los riesgos identificados.

Para las acciones estratégicas planificadas y en ejecución, se emiten recomendaciones orientadas a un desarrollo armonioso con el modelo de referencia SIMC.

Acompañan al portafolio de acciones estratégicas, un plan de gestión, un plan de recursos humanos, un plan de infraestructura tecnológica, un plan de recursos financieros y un plan de administración de riesgos.

El Plan de Gestión incorpora un mapa de ruta de las acciones estratégicas, que considera el plazo de inicio y la duración estimada de cada una. Además, expone componentes importantes que permiten una gestión exitosa durante la implementación de las acciones estratégicas, estos son: Gobierno de TIC y Gestión de programas y proyectos.

El Plan de Recursos Humanos determina los actores claves para implantar el PETIC, además para los recursos internos define las necesidades de capacitación, y para los recursos externos expone consideraciones importantes para adquirir servicios de terceros.

El Plan de Infraestructura Tecnológica establece definiciones para orientar la gestión de infraestructura y responder a los requerimientos e impactos tanto de las acciones estratégicas como de otras fuentes de cambio que se dan en la operación de la Municipalidad.

El Plan de Recursos Financieros muestra las inversiones estimadas para la ejecución de las acciones estratégicas nuevas. El cronograma de adquisiciones se deriva del cronograma de implementación de las iniciativas, o mapa de ruta.

Por último, el Plan de administración de riesgos incorpora dentro de las estrategias para la administración de las acciones estratégicas de TIC un enfoque para la gestión de riesgos.

6.2 Limitaciones presentadas

La contratación y la ejecución del proyecto se desarrollaron sin que se presentaran limitaciones importantes que afectaron las características de calidad del producto obtenido.





6.3 Supuestos y riesgos generales materializados

Del conjunto de riesgos identificados desde el inicio del proyecto y que fueron objeto de seguimiento durante su ejecución, el riesgo que se materializó fue “Atrasos en aprobación de entregables o de aspectos administrativos por parte de los responsables de la Municipalidad de Cartago”. Esto motivó el trámite y aprobación de dos solicitudes de cambios en el cronograma, que provocaron que la fecha de terminación del proyecto, planificada originalmente para el 6 de agosto del 2014, se trasladara para el 8 de octubre del 2014.





7. Conclusiones y recomendaciones

La Municipalidad de Cartago está realizando esfuerzos muy importantes encaminados a modernizar y hacer más efectivas sus operaciones internas y los servicios al ciudadano, mediante una estrategia de ordenamiento de sus procesos y la incorporación de soluciones basadas en tecnología de información y comunicación, como un sistema de administración tributaria, un sistema de recursos humanos y un sistema para la planificación institucional.

Se pueden usar los esfuerzos de implementación de estas nuevas aplicaciones para cumplir con las calidades que establece el BID para un Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) en la administración pública, como un conjunto integrado de procesos y sistemas, definidos en diferentes “capas de aplicación” o subsistemas.

El diagnóstico del SIAF mostró que los procesos y soluciones tecnológicas que actualmente apoyan este sistema en la Municipalidad, incorporan de manera parcial las mejores prácticas de mercado para esos procesos y exhiben deficiencias importantes. Por esa razón, se recomienda establecer un plan de acción para asegurar que las mejores prácticas que representan una oportunidad de mejora (las que al día de hoy se aplican parcialmente y las que del todo no se aplican) dentro de los procesos de la Municipalidad, sean integradas ya sea como requerimientos de proyectos o esfuerzos en curso o como nuevas iniciativas que amplíen la funcionalidad de sistemas o aplicaciones existentes o nuevas. Se recomienda también que las soluciones que actualmente soportan el núcleo del SIAF sean valoradas para determinar si procede su mejora o sustitución.

Estos esfuerzos de ordenamiento de los procesos e introducción de nuevas soluciones se están administrando como proyectos individuales, careciendo aún la Municipalidad de una sólida estructura y operación de un modelo de gobierno y gestión de las TIC, sin una visión integral sobre la arquitectura de aplicaciones futura y sin contar con una práctica madura de gestión de programas y proyectos. Esta situación puede incidir en que estos esfuerzos, que conllevan inversiones importantes, fomenten o refuercen la existencia de “islas” institucionales en materia de TIC, lo que a la postre conduce a la falta de integración y estandarización tan necesaria de las soluciones y la infraestructura tecnológica, impactando de manera perjudicial, al final de cuentas, a los diferentes actores que reciben los servicios municipales.

El Plan Estratégico de las TIC (PETIC) que PwC ha elaborado en conjunto con la Municipalidad, establece las bases para enfrentar los retos de construir un Sistema Integrado de Información para la Municipalidad de Cartago (SIMC). Este plan define una visión futura (2015-2017) de las TIC, visión que se manifiesta mediante una misión y una visión estratégica, políticas generales para el gobierno y gestión de las TIC, objetivos estratégicos e indicadores, modelo de referencia del SIMC, acciones estratégicas alineadas con los objetivos estratégicos institucionales, mapa de ruta que establece la secuencia y relación de las acciones estratégicas, recursos requeridos para llevar a la práctica las acciones estratégicas y los factores críticos de éxito para concretar el PETIC.

El PETIC define estrategias para el cierre de brechas en las capacidades de las TIC, que consisten en gestionar la estrategia de TIC como parte integral de la estrategia municipal, asegurar la calidad en la gestión de las TIC, transformar gradualmente el papel de las TIC y gestionar los riesgos asociados con las acciones estratégicas propuestas.





Para concretar el PETIC, la Municipalidad de Cartago debe considerar las recomendaciones contenidas en un conjunto de planes incorporados en los documentos entregables, concretamente:

Plan de gestión. El plan recomienda conformar y operar un sólido gobierno de TIC, para lo cual la Municipalidad ya cuenta con el CTIC, el cual debe ser potencializado para que oriente la construcción del SIMC. También se recomienda implementar la estructura, los procesos y los procedimientos para una implementación exitosa de las acciones estratégicas planteadas en este PETIC, mediante las mejores prácticas de gestión de programas y proyectos, pues las acciones estratégicas a ejecutar tienen complejidades y alcances diversos, inciden sobre elementos comunes y compiten por recursos.

Plan de recursos humanos. Este plan identifica los actores claves responsables de implantar el PETIC, para los recursos internos define las necesidades de capacitación, y para los recursos externos expone consideraciones importantes para adquirir servicios de terceros.

Plan de infraestructura tecnológica. En consideración a las brechas identificadas en los temas de infraestructura tecnológica, se busca desarrollar y consolidar capacidades de gestión. Esto es así porque, por un lado, no hay previsiones de transformaciones en la infraestructura misma (por ejemplo, debidos a cambios de estándares o migraciones de plataforma) y, por otro, las inversiones en infraestructura responden directamente a iniciativas que se orientan a cambios en servicios, aplicaciones y capacidades de gestión de las TIC. En este caso, las acciones estratégicas incorporadas en el PETIC que apoyan la gestión de infraestructura están directamente relacionadas con las Normas Técnicas de la CGR. En este sentido, en este plan de infraestructura se hacen recomendaciones y se establecen definiciones para orientar la gestión de infraestructura y responder a los requerimientos e impactos tanto de las acciones estratégicas como de otras fuentes de cambio que se dan en la operación de la Municipalidad.

Plan de recursos financieros. Este plan identifica las inversiones estimadas para la ejecución de las acciones estratégicas nuevas que se proponen en el PETIC. Algunas de estas acciones se recomienda desarrollarlas con recursos internos; otras acciones requieren el concurso de proveedores externos, pues la Municipalidad carece de la expertiz requerida para ejecutarlas.

Plan de administración de riesgos. La puesta en ejecución de las acciones estratégicas de TIC que se definen en este PETIC no está exenta a la materialización de diferentes riesgos, que provocan impactos positivos o negativos en su desarrollo. Consciente de esta realidad, se recomienda un enfoque para la gestión de riesgos para ejecutar las acciones estratégicas.

Cabe señalar que las transformaciones que realiza la Municipalidad para lograr la implementación del SIMC, incluido el SIAF, requieren una fuerte dosis de gestión del cambio, que asegure que el personal esté informado, involucrado y comprometido con estas transformaciones.

Los factores críticos de éxito, o sea, aquellas pocas cosas que deben estar bien para asegurar el éxito de este PETIC y, por lo tanto, representan las áreas que deben recibir especial y continua atención para lograr un alto rendimiento, consideran los siguientes factores:

Capacidad institucional para establecer y mantener una definición y gestión integrales de las acciones estratégicas tanto del PETIC como de otros planes institucionales; la integración de conceptos de planificación, de gestión de programas y proyectos y del Sistema de Gestión para Resultados en el Desarrollo (GpRD), ofrecen elementos para orientar esta capacidad en la Municipalidad.

Alineamiento entre las demandas y las capacidades asociadas con la gestión de las TIC y desarrollo del

portafolio de acciones estratégicas de TIC.

Esto requiere gestionar los plazos y prioridades de las acciones con los recursos, tanto del Área de TIC como de otras áreas de la Municipalidad o de fuentes externas, de modo que puedan atenderse





efectivamente las operaciones y servicios normales, los esfuerzos de transformación y los esfuerzos de gestión. Este alineamiento debe incorporar los temas de competencias y conocimientos del personal y el involucramiento de terceros.

Capacidad institucional para mantener actualizadas las estrategias de TIC, lo que implica percibir el entorno de la Municipalidad y adaptarse al ecosistema de clientes, socios, proveedores, intermediarios y reguladores.

Estas actualizaciones pueden implicar cambios en acciones estratégicas (programas, proyectos, iniciativas, etc.), por lo que es necesario re-evaluar periódicamente la definición, programación y alcances de iniciativas y sus impactos, riesgos y oportunidades.

El uso de mecanismos de coordinación y gobierno (como la CTIC y las capacidades que se tengan para la gestión del portafolio de programas y proyectos) y de las políticas generales de TIC permite tomar control y decisiones balanceadas y oportunas sobre eventos o elementos no planificados.

Esto llama a fortalecer en corto plazo las capacidades institucionales para la gestión de “programas” y “proyectos” y a habilitar funciones, responsables, herramientas y servicios que faciliten esta gestión.

Una clara comprensión por parte de las autoridades municipales alrededor de las instancias, funciones y responsabilidades del gobierno de las TIC, como una parte del gobierno institucional. Esto implica la implementación de los procesos de gobierno y gestión de TIC según los planteamientos de las Normas Técnicas de Contraloría General de la República, las mejores prácticas, apoyándose en marcos COBIT e ITIL, buscando la toma de decisiones en TIC en total alineamiento con la estrategia institucional y optimizando los procesos de gestión de TIC.

En este caso, es importante potenciar la Comisión en Tecnologías de Información y Comunicaciones (CTIC), pues en su dinámica previa ha tenido un rol limitado.

La adecuada comunicación entre la Municipalidad y los distintos actores considerados en el modelo de referencia de aplicaciones (SIMC) definido en el Plan Táctico, para posicionar a la Municipalidad a través de los distintos canales de servicio.





8. Anexos















Documento incrustado 1: Plan de Proyecto

ENTMC001V1 - Plan de Proyecto.docx






Documento incrustado 2: Informe de avance del diagnóstico

ENTMC002V2_EA.2 Informe de avance del diagnóstico.docx






Documento incrustado 3: Diagnóstico de la estructura actual para la implantación de un SIAF con enfoque

en GpRD

ENTMC003V2_EC.1 Diagnóstico.docx

ENTMC003V1_EC.1 Anexo 01.docx




ENTMC003V1_EC.1 Anexo 04.xlsm


ENTMC003V1_EC.1 Anexo 05.xlsx



ENTMC003V1_EC.1 Anexo 07.xlsx


ENTMC003V1_EC.1 Anexo 08.pptx


ENTMC003V1_EC.1 Anexo 09.pptx







Documento incrustado 4: Informe con resumen ejecutivo de la Fase II de la ejecución de la consultoría

(Diagnóstico)

ENTMC004V1_EA.3 Resumen ejecutivo del diagnóstico.docx






Documento incrustado 5: Documento con el PETIC y portafolio de proyectos actualizado a 3 años plazo

ENTMC005V2_EC2 Actualización del PETIC, v2014-09-01.docx






Documento incrustado 6: Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría

(actualización del PETIC)

ENTMC006V1_EA4 Resumen ejecutivo de la actualización del PETIC, v2014-09-01.docx






Documento incrustado 7: Plan Táctico para PETIC

ENTMC007V1_EC.3 Plan Táctico, r1.2.docx






Documento incrustado 8: Informe con resumen ejecutivo de la Fase III de la ejecución de la consultoría

(PETIC-Plan táctico)

ENTMC008V1_EA.5 Resumen ejecutivo del Plan Táctico, r1.2.docx






Documento incrustado 9: Plan de Tecnologías de Información y Comunicación de la Municipalidad de

Cartago

ENTMC006V1 EC4 Plan de TIC de la Municipalidad de Cartago, 1-10-2014.docx

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